INSTRUKCJA UśYTKOWNIKA

Transkrypt

1 #$K Producent : Firma Informatyczna PiM s.c Kraków, ul. Długosza 2 tel/fax. (012) , (012) amadeo@pim.krakow.pl internet : INSTRUKCJA UśYTKOWNIKA SYSTEM AMADEO MARKET 2000 Program AMADEO Rozliczenie Kasjerów wersja 2008.II.003 ( ) (administracyjne stanowisko do rozliczenia zmian kasjerskich) Kraków #$K Wstęp: W skład komputerowego systemu zarządzania AMADEO MARKET 2000 wchodzi program AMADEO Rozliczenie Kasjerów (plik: k2a.exe), który umoŝliwia kierownikom zmiany oraz kierownikom sklepów rozliczanie kasjerów schodzących ze zmiany. Program ten został wyposaŝony w cały zestaw narzędzi umoŝliwiających kontrolę utargów kasowych oraz ich weryfikację ze stanem totalizerów, będących na wyposaŝeniu drukarek fiskalnych współpracujących z programem AMADEO Rozliczenie Kasjerów. Stanowi więc swoiste centrum administracji nad utargami kas sklepowych oraz zarządzania pracą kasjerów. # IDH_R0 $ Producent K Producent # IDH_R01 $ Wstęp K AMADEO Rozliczenie Kasjerów informacja wstępna 1

2 Poziom bezpieczeństwa dostępu do programu AMADEO Rozliczenie Kasjerów, umoŝliwia pracę tylko tym operatorom, którzy posiadają uprawnienia administratora lub kierownika. 2. #$K Dane techniczne: 2.1 #$K Wymagania sprzętowe: W pełni zgodne z minimalnymi wymaganiami sprzętowymi dla pakietu MS OFFICE PROFFESIONAL 97 PL. 2.2 #$K Wymagania systemowe: Typ aplikacji: Klient Serwer. Oprogramowanie serwera sieciowego: UNIX, LINUX lub MS WINDOWS NT SERVER, 2000 SERVER plus oprogramowanie nakładkowe CygWin (rozwiązanie nie zalecane ze względu na małą wydajność). Oprogramowanie klienta sieciowego: MS WINDOWS 95,98,NT,2000,XP. 2.3 #$K Motor bazy danych: Baza główna (sieciowa): POSTGRESQL. Dostęp przez sterownik ODBC: Insight Distribution Systems PSQLODBC.dll wersja lub nowsza. Baza pomocnicza (lokalna): MS ACCESS 97. Dostęp przez sterownik OD- BC: Microsoft Corporation ODBCJT32.dll wersja MDAC 2.7 lub nowsza. 3. #$K Instalacja programu AMADEO Rozliczenie Kasjerów : # IDH_R02 $ Dane techniczne K Dane techniczne # IDH_R021 $ Wymagania sprzętowe K Wymagania sprzętowe # IDH_R022 $ Wymagania systemowe K Wymagania systemowe # IDH_R023 $ Motor bazy danych K Motor bazy danych # IDH_R03 $ Instalacja programu AMADEO Rozliczenie Kasjerów K Instalacja programu 2

3 UWAGA (1): Proces instalacji programu na stanowisku roboczym, powinien zostać przeprowadzony przez odpowiednio przeszkolonego pracownika, standardowo zajmującego się administracją systemu. UWAGA (2): Obligatoryjnie przed przystąpieniem do instalacji programu na stanowisku roboczym, najpierw powinny zostać zainstalowane sterowniki OD- BC (dla POSTGRESQL: wersja lub nowsza, dla MS ACCESS: wersja MDAC 2.7 lub nowsza). Program AMADEO Rozliczenie Kasjerów jest nowoczesną aplikacją 32 bitową pracującą w środowisku MS WINDOWS (95, 98, NT, 2000, XP), aby zainstalować program, AMADEO Rozliczenie Kasjerów naleŝy otworzyć folder (na instalacyjnym dysku CD)...\K2A_INSTALL, wybrać plik : setup.exe, a następnie nacisnąć klawisz ENTER (lub dwukrotnie kliknąć lewym klawiszem myszy). Po uruchomieniu programu instalacyjnego na zadawane pytania, w odpowiedzi proszę naciskać klawisz ENTER. Program utworzy folder na dysku : C:\AMADEO\ROZLICZENIE i odpowiedni skrót AMADEO Rozliczenie Kasjerów (dostępny w menu START). Po zainstalowaniu programu naleŝy upewnić się, czy w folderze roboczym (tu: C:\AMADEO\ROZLICZENIE) znajdują się następujące pliki: Nazwa pliku: K2a.exe Rozliczenie.mdb Bledy.mdb Opis pliku: Plik programu AMADEO Rozliczenie Kasjerów. Podstawowa, pomocnicza baza danych programu. Pomocnicza baza danych programu. 4. #$K Pierwsze uruchomienie programu AMADEO Rozliczenie Kasjerów : Po uruchomieniu programu AMADEO Rozliczenie Kasjerów, zostają sprawdzone wszystkie dostępne połączenia sieciowe i lokalne z bazami danych. Zawsze podczas pierwszego uruchomienia program zgłosi komunikat: Obie bazy danych nie podłączone!!! Podłączyć teraz?, wynika to z faktu, iŝ standardowa instalacja programu nie zapewnia podłączenia programu do baz danych, gdyŝ w chwili instalacji nie są one znane, tak więc dopiero podczas pierwszego uruchomienia programu moŝemy zdefiniować połączenia do tabel baz danych. Dokładny opis procesu podłączenia baz danych został zawarty w rozdziale #$K Załączenie bazy danych dla MS ACCESS i POSTGRESQL: # IDH_R04 $ Pierwsze uruchomienie programu AMADEO Rozliczenie Kasjerów K Pierwsze uruchomienie programu # IDH_R041 $ Załączenie bazy danych dla MS ACCESS i POSTGRESQL 3

4 UWAGA: Dostęp do baz danych zapewniają sterowniki ODBC, dla których automatycznie są tworzone wpisy w rejestrze systemowym MS WINDOWS (DNS uŝytkownika). Niemniej instalacją programu lub przed pierwszym uruchomieniem programu powinny zostać zainstalowane sterowniki ODBC (dla POSTGRESQL: wersja lub nowsza, dla MS ACCESS: wersja MDAC 2.7 lub nowsza). Jeśli podczas uruchomienia, program zgłosi komunikat: Jedna z baz danych jest podłączona!!! Podłączyć teraz? lub Obie bazy danych nie podłączone!!! Podłączyć teraz? oznacza to iŝ podczas aktualnego uruchamiania programu lub podczas poprzedniej sesji pracy z programem wystąpił problem w dostępie do jednej lub kilku baz danych. Przytoczone komunikaty są równieŝ charakterystyczne dla pierwszego uruchomienia programu. W odpowiedzi na omawiane komunikaty naleŝy wybrać przycisk: TAK i podać klucz serwisowy (w standardowych instalacjach jest to: 333). Wówczas otworzy się formularz do podłączania danych: Załączenie danych. Dostęp do tego formularza moŝliwy jest równieŝ, po wybraniu opcji menu Plik ADMINISTRATOR Załączenie bazy danych. Status załączenia (TAK / NIE) poszczególnych baz danych jest wyświetlany przed przyciskami: Załącz 1 i Załącz 2. Podczas pierwszego uruchomienia programu oba statusy są ustawione na NIE. Ponad to standardowo wszystkie pola formularza są wypełnione. Znaczenia poszczególnych pól są następujące: Katalog roboczy dla programu: zawiera informację o domyślnym katalogu (folderze) roboczym. Standardowo zawiera wpisany katalog (folder) roboczy: C:\AMADEO\ROZLICZENIE. Jeśli chcemy uruchomić program w innym katalogu (folderze), to wpisujemy go z klawiatury lub moŝemy uŝyć przycisku:... (tylko dla stanowisk wyposaŝonych w mysz), który uruchomi opcję ułatwiającą nam przeglądanie zawartości dysku komputera w celu wyboru właściwego katalogu (folderu) roboczego. Załączenia do bazy lokalnej (0): zawiera informację o motorze dla lokalnych baz danych. Standardowo zawiera wpisany sterownik: Microsoft Access Driver (*.mdb). W obecnej wersji programu AMADEO Rozliczenie Kasjerów bazy lokalne zostały oparte o pliki MS ACCESS 97 i w związku z tym naleŝy uŝyć tego sterownika. Proces podłączenia rozpoczyna się po naciśnięciu kombinacji klawiszy ALT + 1 (lub kliknieciu prawym klawiszem myszy na przycisku: Załącz 1 tylko dla stanowisk wyposaŝonych w mysz). W następnym kroku zostanie otwarty formularz: DNS uŝytkownika, który umoŝliwi nam wprowadzenie informacji o dostępie do bazy danych. Baza danych: przechowuje informacje o pełnej ścieŝce dostępu do bazy danych i standardowo zawiera wpisaną ścieŝkę: K Załączanie baz danych 4

5 C:\AMADEO\ROZLICZENIE\rozliczenie.mdb Jeśli chcemy uŝywać bazy danych połoŝonej na innej ścieŝce, to wpisujemy ją z klawiatury lub mo- Ŝemy uŝyć przycisku:... (tylko dla stanowisk wyposaŝonych w mysz), który uruchomi opcję ułatwiającą nam przeglądanie zawartości dysku komputera w celu wyboru właściwego pliku lokalnej bazy danych. Przejście do następnego pola realizujemy za pomocą klawisza: TAB. Baza systemowa: przechowuje informacje o pliku systemowym MDW, który zawiera informacje o bezpiecznym i autoryzowanym dostępie do lokalnych baz danych i standardowo zawiera wpisaną ścieŝkę: C:\AMADEO\ROZLICZENIE\system_pim.mdw Jeśli chcemy uŝywać pliku systemowego połoŝonego na innej ścieŝce, to wpisujemy ją z klawiatury lub moŝemy uŝyć przycisku:... (tylko dla stanowisk wyposaŝonych w mysz), który uruchomi opcję ułatwiającą nam przeglądanie zawartości dysku komputera w celu wyboru właściwego pliku systemowego. Po ustaleniu dostępu do lokalnej bazy danych konieczne jest przetestowanie połączenia z bazą danych. Proces testowania rozpoczyna się po naciśnięciu kombinacji klawiszy ALT + T (lub kliknieciu prawym klawiszem myszy na przycisku: Baza danych załączona (Testuj teraz) tylko dla stanowisk wyposaŝonych w mysz). Jeśli podczas testu połączenia nie wykryto Ŝadnych błędów, program informuje nas o tym komunikatem: NIE WYKRYTO BŁĘDÓW! WYKONANO ZAŁĄCZENIE (0)!, w przeciwnym razie wyświetlony zostanie komunikat o wystąpieniu błędu (lub błędów) wraz z numerem błędu i jego opisem. Aby powrócić do załączania pozostałych baz zamykamy formularz za pomocą kombinacji klawiszy ALT + Z (lub kliknieciu prawym klawiszem myszy na przycisku: Zamknij tylko dla stanowisk wyposaŝonych w mysz). Po powrocie do głównego formularza do załączeń: Załączenie danych zauwaŝymy, Ŝe prawidłowe połączenie bazy sygnalizowane jest statusem: TAK w polu obok przycisku: Załącz 1. Załączenia do bazy sieciowej (1): zawiera informację o motorze dla sieciowych baz danych. Standardowo zawiera wpisany sterownik: Microsoft Access Driver (*.mdb). W obecnej wersji programu AMADEO Rozliczenie Kasjerów bazy sieciowe zostały oparte o motor bazy POSTGRESQL i w związku z tym naleŝy uŝyć sterownika: PostgreSQL, który wybieramy z dostępnej listy wyboru. Proces podłączenia rozpoczyna się po naciśnięciu kombinacji klawiszy ALT + 2 (lub kliknieciu prawym klawiszem myszy na przycisku: Załącz 2 tylko dla stanowisk wyposaŝonych w mysz). W następnym kroku zostanie otwarty formularz: DNS uŝytkownika, który umoŝliwi nam wprowadzenie informacji o dostępie do bazy danych. W następnym kroku zostanie otwarty formularz: DNS uŝytkownika, który umoŝliwi nam wprowadzenie informacji o dostępie do bazy danych. 5

6 Baza danych: przechowuje informacje o nazwie bazy danych. Nazwę tą wpisujemy ją z klawiatury (np. dane_det). Przejście do następnego pola realizujemy za pomocą klawisza: TAB. Nr portu GNU: przechowuje informacje o numerze portu w wielodostępnym systemie LINUX lub UNIX, przez który program moŝe mieć dostęp do bazy danych. Numer ten wpisujemy z klawiatury (np standardowy numer portu dla bazy POSTGRESQL). Przejście do następnego pola realizujemy za pomocą klawisza: TAB. Nazwa serwera: przechowuje informacje o nazwie serwera, na którym przechowywana jest główna, sieciowa baza danych. Jako nazwę serwera zaleca się podanie publicznego numeru IP. Numer ten wpisujemy z klawiatury (np local host standardowy numer IP dla bazy PO- STGRESQL zainstalowanej na lokalnym komputerze). Po ustaleniu dostępu do sieciowej bazy danych konieczne jest przetestowanie połączenia z bazą danych. Proces testowania rozpoczyna się po naciśnięciu kombinacji klawiszy ALT + T (lub kliknieciu prawym klawiszem myszy na przycisku: Baza danych załączona (Testuj teraz) tylko dla stanowisk wyposa- Ŝonych w mysz). Jeśli podczas testu połączenia nie wykryto Ŝadnych błędów, program informuje nas o tym komunikatem: NIE WYKRYTO BŁĘDÓW! WY- KONANO ZAŁĄCZENIE (1)!, w przeciwnym razie wyświetlony zostanie komunikat o wystąpieniu błędu (lub błędów) wraz z numerem błędu i jego opisem. Aby powrócić do załączania pozostałych baz zamykamy formularz za pomocą kombinacji klawiszy ALT + Z (lub kliknieciu prawym klawiszem myszy na przycisku: Zamknij tylko dla stanowisk wyposaŝonych w mysz). Po powrocie do głównego formularza do załączeń: Załączenie danych zauwaŝymy, Ŝe prawidłowe połączenie bazy sygnalizowane jest statusem: TAK w polu obok przycisku: Załącz #$K Uruchomienie programu przez uŝytkownika typu KIEROWNIK: Wszystkie opcje programu dostępne są wyłącznie dla uŝytkowników, którzy posiadają uprawnienia KIEROWNIKA. Po uruchomieniu programu pokaŝe się formularz: Lista logowania w programie, zawierający listę operatorów systemu posiadających uprawnienia kierownika (inny sposób otwarcia listy uŝytkowników opisany został w rozdziale 4.2.1). Kursor ustawi się na pierwszym z nich, naleŝy wybrać wówczas właściwego operatora i po naciśnięciu klawisza ENTER naleŝy dodatkowo podać hasło logowania. Po podaniu prawidłowego hasła następuje logowanie operatora, który jest widoczny na liście zalogowanych operatorów (patrz rozdział 4.2.2). # IDH_R042 $ Uruchomienie programu przez uŝytkownika typu KIEROWNIK K Uruchomienie programu (opcja KIEROWNIK) 6

7 Po zakończeniu procesu logowania moŝliwe jest rozliczanie kasjerów (szczegółowy opis tego procesu jest zawarty w rozdziale 6). W przypadku konieczności awaryjnego opuszczenia programu naleŝy uŝyć kombinacji klawiszy: ALT + F #$K Logowanie w programie AMADEO Rozliczenie Kasjerów : Pominięcie procesu logowania w programie (opisanego w rozdziale 4.2) nie jest jednoznaczne z zupełnym brakiem logowań. Operator moŝe zalogować się później, korzystając z opcji menu: Logowanie Logowanie. Uruchomienie tej opcji powoduje uruchomienie formularza: Lista logowania w programie, który zawiera listę operatorów systemu posiadających uprawnienia kasjera. Kursor ustawi się wówczas na pierwszym z nich, naleŝy wybrać wówczas właściwego operatora i po naciśnięciu klawisza ENTER naleŝy dodatkowo podać hasło logowania. Jeśli przez pomyłkę został wybrany inny operator, istnieje moŝliwość powrotu do listy wyboru po naciśnięciu kombinacji klawiszy ALT + O (lub kliknieciu prawym klawiszem myszy na przycisku: Inny Operator tylko dla stanowisk wyposaŝonych w mysz). Wówczas kursor ponownie ustawi się na pierwszym nazwisku z listy dostępnych operatorów. Proces logowania pozwala na trzykrotne powtórzenie hasła logowania, przy czwartej próbie podania hasła logowania zostanie on przerwany a operator nie zostanie zalogowany. Powrót do procesu logowania zapewnia opisana na początku rozdziału opcja menu: Logowanie Logowanie. Istnieje moŝliwość opuszczenia omawianego formularza bez wykonania Ŝadnej akcji. MoŜliwe jest to po naciśnięciu kombinacji klawiszy ALT + Z (lub kliknieciu prawym klawiszem myszy na przycisku: Zamknij tylko dla stanowisk wyposaŝonych w mysz). Wówczas okno formularza zostanie bezpiecznie zamknięte #$K Wylogowanie w programie AMADEO Rozliczenie Kasjerów : Korzystając z opcji menu: Logowanie Wylogowanie moŝemy rozpocząć proces wylogowania wybranego kasjera. Po wybraniu omawianej opcji otwarty zostanie formularz: Aktualne logowania w programie, który zawiera listę aktualnie zalogowanych operatorów. W otwartym formularzu kursor ustawi się na pierwszym z zalogowanych operatorów, naleŝy wybrać wówczas właściwego operatora i po naciśnięciu klawisza ENTER program ustawi kursor na przyciski: Wyloguj. Ponowne naciśnięcie klawisza ENTER lub opcjonalnie kombinacji # IDH_R0421 $ Logowanie w programie AMADEO Rozliczenie Kasjerów K Logowanie w programie # IDH_R0422 $ Wylogowanie w programie AMADEO Rozliczenie Kasjerów K Wylogowanie z programu 7

8 klawiszy ALT + W (lub kliknieciu prawym klawiszem myszy na przycisku: Wyloguj tylko dla stanowisk wyposaŝonych w mysz) spowoduje wygenerowanie pytania: Wylogować operatora: XXXXXXXX?, na pytanie to moŝna opowiedzieć twierdząco: TAK (kombinacja klawiszy: ALT +T lub klawisz EN- TER gdy kursor będzie pozostawiony na przycisku) lub negatywnie: NIE (kombinacja klawiszy: ALT +N lub klawisz ENTER gdy kursor będzie pozostawiony na przycisku). Odpowiedź twierdząca rozpoczyna proces zamykania zmiany. Istnieje moŝliwość opuszczenia omawianego formularza bez wykonania Ŝadnej akcji. MoŜliwe jest to po naciśnięciu kombinacji klawiszy ALT + Z (lub kliknieciu prawym klawiszem myszy na przycisku: Zamknij tylko dla stanowisk wyposaŝonych w mysz). Wówczas okno formularza zostanie bezpiecznie zamknięte. 4.3 #$K Uruchomienie opcji narzędziowych: W programie AMADEO Rozliczenie Kasjerów dostępnych jest szereg opcji narzędziowych (opcja menu Narzędzia). Niemniej ze względu na nieodwracalność wykonanych przez nie procesów, odradza się ich uŝywania. Dostęp do tych opcji powinni mieć jedynie autoryzowani przez producenta, administratorzy systemu, tak więc opis opcji narzędziowych został pominięty w niniejszej instrukcji. 5. #$K Konfiguracja programu AMADEO Rozliczenie Kasjerów : Opcje opisane w niniejszym rozdziale są opcjami odpowiedzialnymi za poprawną i stabilną pracę programu. Dostęp do nich moŝliwy jest jedynie dla uŝytkowników z uprawnieniami ADMINISTRATORA / KIEROWNIKA. Konfiguracja programu dostępna jest w opcji menu: Plik Administrator Konfiguracja Programu na formularzu: Konfiguracja Programu Konfiguracja Programu, który jest dostępny po podaniu dodatkowego hasła administracyjnego (w standardowych instalacjach jest to: 333). Zaleca się, aby podczas konfiguracji programu uŝywać nastaw, sugerowanych przez producenta oprogramowania. UWAGA: Niewłaściwe lub nieautoryzowane ustawienia konfiguracji programu mogą spowodować zakłócenia w poprawnej pracy programu AMADEO Rozliczenie Kasjerów oraz całego systemu AMADEO MARKET 2000, za które producent nie ponosi odpowiedzialności. # IDH_R043 $ Uruchomienie opcji narzędziowych K Uruchomienie opcji narzędziowych # IDH_R05 $ Konfiguracja programu AMADEO Rozliczenie Kasjerów K Konfiguracja programu 8

9 5.1 #$K Opcje konfiguracji programu: Opcja ta obejmuje najwaŝniejsze ustawienia programu, które mają istotny wpływ na poprawną pracę programu. Znaczenie poszczególnych ustawień jest następujące: Ilość kas w systemie: zawiera informację o ilości kas pracujących w systemie. Pole moŝe przechowywać tylko liczby całkowite większe od zera. W systemie nie ma ograniczeń co do ilości kas. Rozliczenie wg INFO: jest to flaga (moŝliwe ustawienia: 0 NIE / 1 TAK), która informuje o sposobie kontroli rozliczeń kasjerskich. Ustawienie opcji na 1 (TAK) spowoduje automatyczną kontrolę / weryfikację utargów kasowych z zawartością totalizerów drukarek fiskalnych. Standardowo po zakończeniu pierwszej instalacji programu opcja ta jest włączona (TAK). Zaleca się aby nie wyłączać tej opcji programu, gdyŝ podnosi to stopień bezpieczeństwa systemu informatycznego. Praca 24H: jest to flaga (moŝliwe ustawienia: 0 NIE / 1 TAK), która informuje o 24 godzinnym trybie pracy programu. Ustawienie opcji na 1 (TAK) umoŝliwia pracę programu w trybie całodobowym. Standardowo po zakończeniu pierwszej instalacji programu opcja ta jest wyłączona (0 NIE). Modyf. stanu mag.: jest to flaga (moŝliwe ustawienia: 0 NIE / 1 TAK), która informuje o sposobie kontroli stanu magazynowego. Ustawienie opcji na 1 (TAK) umoŝliwia kontrolę stanu magazynowego podczas operacji usuwania / przepisywania zmian kasjerów zarejestrowanych przez system AMADEO MARKET2000. Standardowo po zakończeniu pierwszej instalacji programu opcja ta jest włączona (1 TAK). Zaleca się aby nie wyłączać tej opcji programu, gdyŝ podnosi to stopień bezpieczeństwa systemu informatycznego. Jeśli opcja ta jest włączona lub właśnie została włączona, to naleŝy zwrócić szczególną uwagę na ustawienia konfiguracji programu magazynowego (patrz Instrukcja UŜytkownika dla programu AMADEO Magazyn ), które powinny być ustawione w tryb braku modyfikacji stanu magazynowego, podczas procesu zamykania dnia. Kontrola opakowań: jest to flaga (moŝliwe ustawienia: 0 NIE / 1 TAK), która informuje o wyłączeniu bądź o włączeniu kaŝdorazowej kontroli czy pozycje paragonu o statusie opakowania nie są objęte Ŝadną stawką PTU (ustawienie: 1 TAK) lub są objęte stawką PTU A lub G (0 NIE). Zaleca się aby opcja ta była wyłączona (0 NIE). Kontrola rabatu: jest to flaga (moŝliwe ustawienia: 0 NIE / 1 TAK), która informuje o wyłączeniu bądź o włączeniu uwzględniania rabatu udzielonego przez kasjerów podczas procesu rozliczania zmian kasjerskich. # IDH_R051 $ Opcje konfiguracji programu K Opcje konfiguracji programu 9

10 6. #$K Rozliczenie kasjerów: Program AMADEO Rozliczenie Kasjerów umoŝliwia prowadzenie rozliczeń utargów: gotówkowych, wg kart płatniczych, wg bonów oraz wg czeków / kredytów. Rozliczenie prowadzone jest w obrębie danej doby, z podziałem na poszczególne kasy wchodzące w skład systemu, które podzielone są wg unikatowych (w obrębie danej kasy) numerów zmian. Ponad to opcje tego programu umoŝliwiają śledzenie w trybie ON LINE (na bieŝąco) stan utargu na poszczególnych kasach (patrz rozdział 6.1). W przypadku pracy 24 godzinnej, bardzo waŝne jest zsynchronizowanie zegarów komputerowych na poszczególnych stanowiskach kasowych z zegarem na komputerze, na którym zainstalowany jest program AMADEO Rozliczenie Kasjerów. Jeśli wszystkie zegary nie będą zgodne z dokładnością do 15 minut, będzie to znaczne utrudnienie podczas rozliczania zmian pracujących do godziny 24:00. Prowadzenie rozliczeń na programie AMADEO Rozliczenie Kasjerów, nie zwalnia uŝytkowników od wykonania raportu zmiany oraz raportu fiskalny dobowy na drukarkach fiskalnych (patrz instrukcja uŝytkownika do programu AMADEO Paragony ). Raport zmiany stanowi dodatkowy element kontroli rozliczającego się kasjera, i w niektórych przypadkach (np. awaria sieci informatycznej) stanowi podstawowe źródło informacji podczas rozliczenia kasjera. Raport fiskalny dobowy w świetle ustawy o rachunkowości jest dokumentem bezwzględnie wymaganym. Jeśli raport fiskalny nie zostanie wykonany, to cały utarg zarejestrowany od ostatniego, wykonanego raportu zostanie przeniesiony na dzień następny, moŝe to spowodować niezgodności w rozliczeniu dnia i spowoduje konieczność przygotowania noty wyjaśniającej, dołączonej do raportu dziennego ze sprzedaŝy. 6.1 #$K Standardowe rozliczenie zmian kasjerskicj: Dostęp do tej opcji programu zapewnia opcja menu: DOKUMENTY STANY KAS. Po otwarciu formularza, jeśli kasy sklepowe pracują, wyświetlana jest lista pracujących kasjerów. Nazwisko kaŝdego kasjera poprzedzone jest symbolem kasy oraz unikatowym (w obrębie tej kasy) numerem zmiany. Przy nazwisku kaŝdego kasjera wyświetlana jest aktualna kwota utargu (pole: STAN KASY) oraz status stanu pracy tego kasjera. Dostępne są trzy stany pracy kasjera: # IDH_R06 $ Rozliczenie kasjerów K Rozliczenie kasjerów # IDH_R061 $ Standardowe rozliczenie zmian kasjerskich K Rozliczenie zmian kasjerskich 10

11 Status: Pracuje kasjer otworzył zmianę i pracuje aktualnie na kasie. W tym stanie nie moŝna rozliczyć kasy. Status: Nierozliczona kasjer zamknął zmianę (za pomocą klawisza F10 patrz instrukcja uŝytkownika do programu AMADEO Paragony ). Ten stan kasy umoŝliwia rozliczenie kasjera. Status: Rozliczona kasjer został rozliczony. W tym stanie nie jest moŝliwe wprowadzenie Ŝadnych zmian do rozliczenia kasjerów. Kwota utargu, dla kas pracujących oraz nierozliczonych jest odświeŝana co 60 sekund. Kwoty utargów, wyświetlanych przy nazwiskach poszczególnych kasjerów (pole: STAN KASY), będą zawsze pomniejszone o kwoty, które kasjer wydał klientowi w związku ze skupem opakowań oraz z wypłatą kwoty za korygowany paragon, ale tylko w obrębie pracującej, a następnie rozliczanej zmiany charakteryzowanej poprzez unikatowy numer. Całkowite podsumowanie, wyświetlanych kwot utargów, przechowuje pole: RAZEM W KASACH #$K Jak rozliczyć zmianę kasy: Przed przystąpieniem do rozliczenia danej zmiany, naleŝy upewnić się, czy został wykonany raport zmiany na drukarce fiskalnej, następnie naleŝy wymusić przyciskiem: ODŚWIEś aktualizację kwot utargów, które mogły nie zostać w pełni odświeŝone, ze względu na 60 sekundowy cykl automatycznego odświeŝania kwot utargu (stanu kasy). Jeśli pomimo wykonania tych czynności nie zmienił się status zmiany kasjerskiej z Pracuje na Nierozliczona, to naleŝy uŝyć awaryjnego trybu zamykania zmiany za pomocą kombinacji klawiszy ALT + F10. Po zakończeniu tych zabiegów naleŝy uruchomić formularz, przeznaczony do indywidualnego rozliczenia kasjera, poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy w momencie gdy wskaźnik myszy znajduje się nad nazwiskiem rozliczanego kasjera. Standardowo po otwarciu formularza rozliczeniowego, kursor ustawiany jest w polu: POGOTOWIE, które zawiera wprowadzoną przez kasjera w momencie logowania na kasie wartość pogotowia kasowego. Jeśli przy rozliczaniu kasjerów uŝywamy zasady zmiennego pogotowia kasowego, omawiane pole pierwotnie będzie zawierać poprzednią kwotę pogotowia jakim dysponował kasjer. Podczas rozliczenia naleŝy w tym polu wprowadzić aktualną kwotę pogotowia jakim dysponuje kasjer schodzący ze zmiany. Natomiast jeśli podczas rozliczania kasjerów stosujemy zasadę stałego pogotowia kasowego, omawiane pole przechowuje stałą wartość pogotowia. Kwoty tej nie naleŝy modyfikować. Następne pole: GOTÓWKA, do którego naleŝy wprowadzić kwotę rzeczywistego utargu gotówkowego, domyślnie program sugeruje w tym polu kwotę, # IDH_R0611 $ Jak rozliczyć zmianę kasy K Rozliczenie zmian kasjerskich jak to zrobić? 11

12 która jest róŝnicą pomiędzy kwotą zawartą w polu: UTARG (stan kasy pomniejszony o korekty oraz zwroty za kaucję) a polami: CZEKI / CREDIT (utarg wg formy płatności: Czeki lub Kredyt), BONY (utarg wg formy płatności: Bony), KARTY KREDYTOWE (utarg wg formy płatności: Karty Kredytowe). Wprowadzenie do pola: GOTÓWKA kwoty innej niŝ sugerowana przez program, spowoduje wypełnienie pola: MANKO / SUPERATA. Jeśli zajdzie taka potrzeba, to istnieje moŝliwość ręcznego korygowania kwot utargów wg form płatności: Czeki / Credit, Bony, Karty Kredytowe. Przed zatwierdzeniem rozliczenia kasjera (przyciskiem: NIEROZLICZO- NA), naleŝy upewnić się czy pole: STAN KASY zawiera kwotę zgodną z kwotą wynikającą z raportu zmiany, wygenerowanego przez drukarkę fiskalną. Niezgodność między wspomnianymi kwotami moŝe świadczyć o braku odświeŝenia stanu kas, w tym przypadku naleŝy zamknąć formularz rozliczeniowy i jeszcze raz nacisnąć przycisk: ODŚWIEś. Jeśli, mimo tych zabiegów, róŝnica nie zostanie usunięta, naleŝy podjąć próbę ściągnięcia z lokalnego stanowiska kasowego informacji o zmianie, które prawdopodobnie nie zostały samoczynnie przepisane po zakończeniu pracy programu AMADEO Paragony w trybie OFF LINE. Po zatwierdzeniu rozliczenia kasjera (przyciskiem: NIEROZLICZONA, którego tytuł zostanie wówczas zmieniony na: ROZLICZONA), nie będzie moŝna wprowadzić Ŝadnych modyfikacji rozliczenia, tak teŝ naleŝy tego dokonać po sprawdzeniu wszystkich parametrów rozliczenia. Sekcja: STATYSTYKA, zawiera dodatkowe informacje kontrolne (takie jak: ilość paragonów anulowanych, wartość paragonów anulowanych, ilość stornowanych pozycji, wartość stornowanych pozycji, ilość dodatkowych otwarć szuflady kasowej, wartość udzielonego rabatu), które dają obraz pracy kasjera na kasie. Kompletne wyświetlanie informacji statystycznych, moŝliwe jest jedynie podczas współpracy programu AMADEO Paragony z drukarkami fiskalnymi pracującymi w trybie fiskalnym. Począwszy od wersji 2007.II.001 ( ) pojawiło się nowe pole, które wypełnia się w momencie wciśnięcia przez kasjerkę w programie paragonowym przycisku F1 i wprowadzenia wypłaty gotówki ze stanowiska kasowego. Program wówczas przenosi do rozliczenia kasjerów do pola Wypłata tą właśnie kwotę. Opcja ta słuŝyć moŝe do odnotowywania wypłat ze stanowiska kasowego podczas pracy kasjerki. Pole nie jest edytowalne w rozliczeniu kasjerów - kwota z tego pola + kwoty z pola gotówka przechodzą w raporcie dziennym sprzedaŝy do rozliczenia gotówki. Począwszy od wersji 2008.II na rozliczeniu zmiany pojawiło się nowe pole Ilość kart rabatowych, wyświetlana jest informacja ile kart rabatowych brało udział w procesie rabatowania (w tym konkretnym przypadku będzie to informacja dla kierownika, ile kart rabatowych kasjer musi zwrócić, gdyŝ po udzieleniu jednorazowego rabatu, klient jest zobligowany zwrócić jednorazowy kupon rabatowy). Informacja ta jest zliczana na podstawie 12

13 sumy paragonów, do których był udzielony rabat. Pole to jest zablokowane przed edycją (tylko do odczytu) #$K Jak rozliczać zmiany, jeśli program pracuje przez całą dobę: W przypadkach gdy system AMADEO MARKET2000 pracuje na tzw. okrągły zegar, praca programu nie ulega zasadniczym zmianom. W zasadzie cały proces jest w pełni zautomatyzowany. Dostępny jest tylko dla właściwego ustawienia konfiguracji programu (pole: Praca 24H naleŝy ustawić na 1 TAK, patrz rozdział 5.1). Ponad to raz na miesiąc naleŝy kontrolować, czy nie następuje rozsynchronizowanie zegarów terminali kasowych w stosunku do terminala, na którym zainstalowany jest program AMADEO Rozliczenie Kasjerów. Niezmiernie waŝną rzeczą jest, rozliczenie kas (zamknięcie zmiany raport zmiany oraz raport fiskalny dobowy) zawsze na kilka minut przed godziną 24:00, ze względu na ustawowy obowiązek generowania raportów fiskalnych dobowych na drukarkach fiskalnych. W przypadku posiadaniu kilku lub kilkunastu kas sklepowych, zaleca się rozpoczęcie rozliczania kas odpowiednio wcześniej (optymalnie: 30 minut przed północą), tak aby płynnie rozliczyć wszystkie kasy bez wywoływania niepotrzebnego przestoju większości lub wszystkich kas sklepowych podczas procesu rozliczania zmiany #$K Jak wygenerować dzienny raport sprzedaŝy: Jeśli wszystkie zmiany (wszyscy kasjerzy) zostały prawidłowo rozliczone i posiadają status: ROZLICZONA, moŝna przystąpić do wygenerowania dziennego raportu sprzedaŝy. W tym celu naleŝy nacisnąć przycisk: RAPORT SPRZEDAśY. Jeśli zachodzi potrzeba ponownego przeliczenia raportu, naleŝy nacisnąć przycisk: PRZELICZ PONOWNIE, zostanie wyświetlony komunikat: Raport juŝ istnieje. Przeliczyć ponownie?, pozytywna odpowiedź (naciśnięcie przycisku TAK) spowoduje ponowne przeliczenie raportu, naleŝy mieć to na uwadze w przypadkach gdy zostaną naniesione na raport ręczne poprawki, poniewaŝ ponowne przeliczenie raportu spowoduje ich usunięcie. Jeśli jednak odpowiedź na wspomniany komunikat będzie negatywna (naciśnięcie przycisku NIE), raport zostanie otwarty w takiej formie, w jakiej został uprzednio przygotowany. W przypadkach gdy raport jest przygotowywany pierwszy raz, program wyświetla jedynie znacznik postępu, informujący operatora o procesie przetwarzania danych z poszczególnych kas sklepowych. Przygotowany raport zostaje # IDH_R0612 $ Jak rozliczać zmiany jeśli program pracuje przez całą dobę K Rozliczenie zmiany, jeśli program pracuje przez całą dobę jak to zrobić # IDH_R0613 $ Jak wygenerować dzienny raport sprzedaŝy K Dzienny raport sprzedaŝ jak wygenerować? 13

14 otwarty zawsze w trybie do edycji, na wypadek zajścia takiej konieczności (patrz rozdział 6.1.4). W celu wprowadzenia kontroli poprawności rozliczenia utargu, został wprowadzony dodatkowy element w postaci porównania informacji o raportach fiskalnych dobowych odczytanych z drukarki fiskalnej. Dostęp do tej informacji, moŝliwy jest tylko dla właściwie ustawionej konfiguracji programu (pole: INFO naleŝy ustawić na 1 TAK, patrz rozdział 5.1) a zapewnia go przycisk KALKULATOR. Po naciśnięciu wspomnianego przycisku, otwarty zostanie formularz Utarg wg Raportów Dobowych (lista), zawierający informacje o raportach fiskalnych dobowych odczytanych z poszczególnych drukarek fiskalnych. Odczytane raporty fiskalne naleŝy zweryfikować z wydrukowanymi raportami fiskalnymi dobowymi (przede wszystkim: ich ilość, suma PTU, razem naleŝność BRUTTO, razem utarg BRUTTO). Istnieje moŝliwość przepisania informacji kontrolnej z sumy raportów dobowych odczytanych z urządzeń fiskalnych, przechowywanej na wspomnianym formularzu, do edytowanego raportu dziennego (patrz rozdział 6.1.4). Operacja jest moŝliwa po naciśnięciu przycisku PRZEPISZ. Po przepisaniu informacji naleŝy pamiętać o naciśnięciu przycisku Przelicz raport na formularzu Raport Dzienny Edycja. Opisana operacja jest działaniem sztucznym i pozwala jedynie na doraźne rozwiązanie problemu z rozliczeniem zmian kasjerskich, tak więc nie naleŝy jej naduŝywać. Przed wydrukowaniem raportu naleŝy porównać kwotę z pola Razem w kasach (formularz: Rozliczenie zmian kasjerów) z wartością pola Utarg dzienny wg kas sklepowych kolumna Korekta utargu (z bieŝącego formularza). Dodatkowo naleŝy porównać wartością pola Utarg dzienny wg kas sklepowych kolumna Utarg wg raportu z kas sklepowych z polem Razem BRUTTO dostępnym na formularzu Utarg wg Raportów Dobowych (lista), dostępny po naciśnięciu przycisku KALKULATOR. Jeśli wszystkie kwoty są zgodne mamy pewność iŝ raport rozliczeniowy został przygotowany poprawnie a podczas rozliczania zmian kasjerskich nie wystąpiły błędy, w takim przypadku moŝna wydrukować raport, za pomocą przycisku WYDRUK RAPORTU. Uwaga: KaŜdy przypadek niezgodności poszczególnych, kontrolowanych kwot naleŝy niezwłocznie zgłosić do autoryzowanego serwisu producenta #$K Jak wprowadzić ręczne modyfikacje do dziennego raportu sprzeda- Ŝy: Czasami zachodzi konieczność wprowadzenia zmian w przygotowanym automatycznie dzienny raporcie sprzedaŝy. Program umoŝliwia wprowadzenie # IDH_R0614 $ Jak wprowadzić ręczne modyfikacje do dziennego raportu sprzedaŝy K Ręczne modyfikacje dziennego raportu sprzedaŝy jak wprowadzić? 14

15 indywidualnych zmian do kaŝdego pola raportu, niemniej naleŝy pamiętać, Ŝe po wprowadzeniu jakichkolwiek poprawek naleŝy ponownie obliczyć poszczególne sekcje raportu, w celu zachowania poprawności obliczeń całego raportu. Do ponownego obliczenia sekcji raportu słuŝy przycisk: PRZELICZ RAPORT. W skrajnych sytuacjach moŝna ręcznie wprowadzić do raportu informacje z pasków zawierających raporty fiskalne dobowe, umoŝliwia to opcja aktywowana przyciskiem: KALKULATOR. Jeśli w konfiguracji programu pole: INFO zostało ustawione na 1 TAK (patrz rozdział 5.1 i rozdział 6.1.3), to program zawsze będzie próbował samoczynnie odczytać informacje o raportach fiskalnych dobowych, niemniej jeśli odczytana informacja jest niekompletna lub nie moŝna odczytać Ŝadnej informacji, moŝna uzupełnić braki ręcznym wprowadzeniem właściwych raportów fiskalnych dobowych (przycisk Nowy raport lub Usuń raport jeśli chcemy usunąć błędnie wprowadzony raport). Po sprawdzeniu poprawności wpisu (przede wszystkim: ich ilość, suma PTU, razem naleŝność BRUTTO, razem utarg BRUTTO), moŝna przepisać je do sekcji: UTARG WG RAPORTU Z KAS SKLEPOWYCH za pomocą przycisku: PRZEPISZ, a następnie naleŝy aktywować ponowne przeliczenie poszczególnych sekcji raportu przyciskiem: PRZELICZ RAPORT (patrz rozdział 7.4) #$K Jak przesłać dzienny raport sprzedaŝy do kasy głównej: Jeśli w systemie AMADEO MARKET 2000 jest prowadzona kasa główna (patrz instrukcja uŝytkownika dla programu AMADEO Magazyn ), moŝna powiązać dzienny raport sprzedaŝy (utargi) z kasą główną, poprzez automatyczne wygenerowanie dokumentu KP (kasa przyjmie) w otwartym raporcie kasowym, który wprowadzi na stan kasy utargi z kas sklepowych, słuŝy do tego opcja aktywowana przyciskiem: DO RAPORTU KAS. Uruchomienie tej opcji powoduje wygenerowanie w otwartym raporcie kasowym dokumentu KP, nadanie mu numeru oraz zatwierdzenie operacji kasowej. Poprawne wykonanie operacji jest potwierdzane stosownym komunikatem oraz wprowadzeniem numeru raportu kasowego do pola: Nr RK oraz numeru dokumentu KP do pola: Nr KP (tylko dla niektórych konfiguracji programu AMADEO Magazyn ). Przy pracy z tą opcją, naleŝy pamiętać o konieczności posiadania, przez operatora uruchamiającego tą opcję otwartego raportu kasowego. Jeśli raport kasowy nie został otwarty lub został otwarty przez innego operatora, program nie pozwoli na wprowadzenie utargu do kasy głównej oraz wygeneruje następujący komunikat: Brak otwartego raportu kasowego obejmującego dzień: <rrrr-mm-dd>, dla operatora: <...>!!!. Jeśli dany, dzienny raport sprzedaŝy, został juŝ wcześnie dodany do raportu kasowego, program nie pozwoli na kolejny # IDH_R0615 $ Jak przesłać dzienny raport sprzedaŝy do kasy głównej K Dzienny raport sprzedaŝy a kasa główna 15

16 wpis, wyświetlając stosowny komunikat: Istnieje juŝ wpis dotyczący utargu z dnia: <rrrr-mm-dd>, dla operatora: <...>!!!. UWAGA: Podczas pracy z tą opcją programu, naleŝy zwrócić szczególną uwagę na zachowanie zgodności pomiędzy dziennym raportem sprzedaŝy a jego wpisem do kasy głównej, gdyŝ moŝe zajść przypadek wprowadzenia przez operatora zmian do przerzuconego uprzednio dziennego raportu sprzedaŝy, które nie zostaną automatycznie odwzorowane w kasie głównej. Spowodować to moŝe znaczne rozbieŝności między raportami o utargach a wpisami w kasie głównej, tak teŝ wszystkie zmiany wprowadzane do dziennego raportu sprzedaŝy, który został uprzednio przerzucony do kasy głównej, naleŝy gruntownie przemyśleć #$K Jak przeglądać stany kas oraz dzienne raporty sprzedaŝy: Formularz Rozliczenie zmian kasjerów, uŝywany standardowo do rozliczania kasjerów moŝe być uŝyty doraźnie jako przeglądarka utargów oraz dziennych raportów sprzedaŝy. Do tego celu moŝna uŝyć dostępnych filtrów (Lista kas, Od dnia, Do dnia). W celu przeglądania archiwalnego dziennego raportu sprzedaŝy, naleŝy ustawić filtr kas na: * (WSZYSTKIE) oraz wprowadzić przedział czasowy dotyczący jednego dnia, dla którego ma zostać uruchomione przeglądanie raportu. 7. #$K Ręczne modyfikacje rozliczenia kasjerów. Ze względu na mogące wystąpić opóźnienia, przy przesłaniu danych z kasy do bazy sieciowej, spowodowane głównie wystąpieniem problemów z komunikacją sieciowym, i związanym z tym długotrwałą praca kasy w trybie OFF- LINE, zaleca się zastosować ręczne modyfikacje: rozliczeń zmian kasjerskich, kalkulatora, czy teŝ dziennego raportu sprzedaŝy, dopiero po stwierdzeniu utrzymywania się wykrytych uprzednio nieprawidłowości, po rozliczeniu kolejnych zmian kasjerskich. 7.1 #$K Procedura przystąpienia do ręcznych modyfikacji rozliczenia kasjerów. # IDH_R0616 $ Jak przeglądać stany kas oraz dzienne raporty sprzedaŝy K Dzienne raporty sprzedaŝy i stany kas przeglądanie # IDH_R07 $ Ręczne modyfikacje rozliczenia kasjerów K Ręczne modyfikacje rozliczenia kasjerów # IDH_R071 $ Procedura przystąpienia do ręcznych modyfikacji rozliczenia kasjerów K Ręczne modyfikacje rozliczenia kasjerów - procedura 16

17 Do ręcznej edycji rozliczenia zmian kasjerskich, kalkulatora oraz dziennego raportu sprzedaŝy przystępujemy, gdy: Dla ręcznej edycji zmian kasjerskich: brak zmiany kasjerskiej na liście, zerowa wartość rozliczenia zmiany kasjerskiej (utrzymująca się pomimo zamknięcia i rozliczenia kolejnej zmiany), źle rozliczona wypłacona gotówka, niezgodności typu 1 (przy kontroli dziennego raportu sprzedaŝy). Dla ręcznej edycji kalkulatora: brak zapisu raportu dobowego, nadmiarowy zapis raportu dobowego, błędny zapis zapis raportu dobowego, niezgodności typu 2 (przy kontroli dziennego raportu sprzedaŝy). Dla ręcznej edycji dziennego raportu sprzedaŝy: gdy wystąpi jeden z wymienionych wyŝej czynników. 7.2 #$K Kontrola raportu dziennego. KONTROLA RAPORTU DZIENNEGO: Podczas automatycznego przygotowywania raportu dziennego (wywołanie przyciskiem: Raport SprzedaŜy z formularza Rozliczenie zmian kasjerów ), jest generowana informacja o zgodności rozliczeń zmian kasjerskich z sumą raportów dobowych, przygotowanych na poszczególnych kasach. Jeśli, biorące w kontroli cztery kwoty (suma brutto rozliczeń zmian kasjerskich jest równa sumie brutto utargu po korekcie oraz suma brutto utargu jest równa sumie brutto raportów dobowych ze wszystkich kas) stanowią zgodne porównanie, wówczas system sygnalizuje, Ŝe rozliczenie jest zgodne. Informuje o tym komunikat wyświetlony w kolorze czerwonym na formularzu: Raport Dzienny Edycja: RAPORT ZGODNY.. MoŜna uŝyć wówczas terminu krzyŝ jest zgodny (gdyŝ porównywane kwoty tworzą na formularzach swoisty krzyŝ). Jeśli natomiast, któreś z porównań nie jest zgodne, wówczas na formularzu: Raport Dzienny Edycja, jest wyświetlony w kolorze czerwonym komunikat o treści: RAPORT NIEZGODNY ( )!. W nawiasie podawany jest numer opisu niezgodności. Dostępne są dwa typy niezgodności: 1 lub 2. # IDH_R072 $ Kontrola raportu dziennego K Raportu dzienny kontrola 17

18 Niezgodność typu 1, opisana komunikatem: (1) razem w kasach? korekta utargu, informuje o niezgodności kwoty: Razem w kasach z formularza: Rozliczenie zmian kasjerów z kwotą: suma Korekta utargu dostępną na formularzu: Raport Dzienny Edycja. Niezgodność typu 2, opisana komunikatem: (2) utarg dzienny wg kas? razem brutto, informuje o niezgodności kwoty: suma Korekta utargu: z formularza: Raport Dzienny Edycja z kwotą: Razem BRUTTO dostępną na formularzu: Utarg wg Raportów Dobowych. KaŜdy z podanych typów niezgodności moŝe wystąpić pojedynczo, ale równieŝ oba typy mogą wystąpić jednocześnie. Niezgodności typu 1, moŝna poprawiać ręcznie przy uŝyciu opcji: EDYCJA ZMIAN KASJERSKICH (patrz rozdział 7.3) oraz bezpośredniej edycji formularza: Raport Dzienny Edycja (patrz rozdział 6.1.4). Natomiast niezgodności typu 2, moŝna poprawiać ręcznie przy uŝyciu opcji: EDYCJA KALKULATORA (patrz rozdział 7.4) oraz równieŝ bezpośredniej edycji formularza: Raport Dzienny Edycja. KONTROLA ZAMKNIĘCIA DNIA Oprócz kontroli rozliczenia zmian kasjerskich, program sprawdza zgodność zamknięcia dnia z sumą wystawionych paragonów oraz sumą utargu wg raportów dobowych po korekcie, czyli kwotą: suma Korekta utargu dostępną na formularzu: Raport Dzienny Edycja. Dostępne są dwa komunikaty, które informują o takich róŝnicach. Pierwszy komunikat: (!) zamknięcie dnia? korekta utargu informuje o niezgodności sumy brutto zamknięcia dnia z kwotą: suma Korekta utargu dostępną na formularzu: Raport Dzienny Edycja. Drugi komunikat: (!) paragony? utarg dzienny wg kas informuje o niezgodności suma brutto wystawionych paragonów z kwotą: suma Korekta utargu dostępną na formularzu: Raport Dzienny Edycja. KaŜdy z podanych komunikatów moŝe wystąpić pojedynczo, ale równieŝ oba komunikaty mogą wystąpić jednocześnie. Poprawa niezgodności ogranicza się do ponownego zamknięcia dnia lub oraz bezpośredniej edycji formularza: Raport Dzienny Edycja (patrz rozdział 6.1.4). KONTROLA ROZLICZENIA GOTÓWKI Począwszy od wersji 2008.II.003 z , wprowadzono kontrolę rozliczenia gotówki, która dostępna jest na formularzu: Raport Dzienny Edycja, 18

19 sekcja: Rozliczenie gotówki. Kontrola polega na porównaniu kwoty przyjętej gotówki (pole: Przyjęto gotówkę w kwocie ) z róŝnicą kwot wynikających z utargu (pola: Razem utarg dzienny, Manko / Superata, Kartami kredytowymi wpłacono kwotę, Udzielono kredytu na kwotę, Przyjęto bony towarowe na kwotę ). Jeśli porównywane wyniki (kwoty) są róŝne, to przy polu: Przyjęto gotówkę w kwocie, wyświetla się znak ostrzegawczy: (!). Postępowanie w tym przypadku moŝe być następujące: ręczna poprawa kwot na formularzu w oparciu o dostępne wydruki z terminali kart płatniczych czy urządzeń fiskalnych, ponowne przeliczenie raportu dziennego (patrz rozdział 6.1.3). Przyczyną opisanej niezgodności moŝe być błędy popełnione przy indywidualnym rozliczeniu kasjerów, a takŝe przedwczesne wygenerowanie dziennego raportu sprzedaŝy, które nie obejmuje wszystkich paragonów nadsyłanych z kas sklepowych. 7.3 #$K Ręczna edycja rozliczenia zmian kasjerskich. Począwszy od wersji 2008.II.001 programu K2A, istnieje moŝliwość samodzielnego edytowania i tworzenia zmian kasjerskich. Natomiast począwszy od wersji 2008.II.002, wprowadzono w tej opcji dodatkową kontrolę uprawnień, tak więc opcja ta jest dostępna jedynie dla operatorów, którzy posiadają uprawnienia: głównego księgowego (patrz: program AMADEO Magazyn, opcja menu: PLIK ADMINISTRATOR UPRAWNIENIA, zakładka: Część 6, pole: Uprawnienie głównego księgowego ). Edycja istniejących, zamkniętych (na kasie) i nierozliczonych zmian kasjerskich jest moŝliwa z poziomu opcji menu: DOKUMENTY STANY KAS, po wybraniu na formularzu edycyjnym szczegółów zmiany (Rozliczenie zmiany kasjera - wejście z listy dostępnych zmian, po naciśnięciu klawisza ENTER lub dwukrotnym kliknięciu lewym klawiszem myszy) nastawy: ręczna z listy wyboru: Aktualizacja i naciśnięciu klawisza ENTER. Wówczas moŝliwy będzie dostęp do pól: <Stan kasy>, <SprzedaŜ OPK> (tylko, jeśli konfiguracja programu ustawiona jest na kontrolę opakowań - OPK), <Skup OPK>, <Korekty paragonów>, <UTARG>, <Wypłacona gotówka>. Wprowadzając wartości do poszczególnych pól naleŝy kaŝdorazowo potwierdzać je naciśnięciem klawisza ENTER. Program automatycznie podsumowuje wprowadzone kwoty w polu: <UTARG>, niemniej ze względu na moŝliwość dowolnej edycji kaŝdej kwoty, # IDH_R073 $ Ręczna edycja rozliczenia zmian kasjerskich K Rozliczenie zmiany kasjerskiej edycja ręczna 19

20 naleŝy kaŝdorazowo kontrolować obliczenia i w razie konieczności korygować je ręcznie. Edycja pozostałych pól pozostała niezmieniona. Po wybraniu nastawy: automatyczna z listy wyboru: Aktualizacja i naciśnięciu klawisza EN- TER, program wylicza samoczynnie wartości zmiany na podstawie zapisu INFO lub dostępnej listy paragonów, w zaleŝności od ustawionej konfiguracji programu. Wybór nastawy: rozliczona z listy wyboru: Aktualizacja i naciśnięciu klawisza ENTER powoduje uruchomienie mechanizmu zamykania zmiany, tak jak po naciśnięciu przycisku: <Nierozliczona>. Generalnie formularz edycji szczegółów zmiany (Rozliczenie zmiany kasjera), domyślnie pozostaje dostępny do ręcznej edycji po ręcznym otwarciu, uprzednio zamkniętej zmiany (naciśnięciu kombinacji klawiszy ALT+F10 w momencie, gdy kursor znajduje się na wybranej zmianie na liście zmian kasjerskich) oraz samodzielnym załoŝeniu nowej zmiany kasjerskiej (naciśnięciu kombinacji klawiszy ALT+F9 w momencie, gdy kursor znajduje się na wolnym polu listy zmian kasjerskich). Automatyczna edycja zmiany jest domyślna dla wszystkich zmian generowanych przez program paragonowy P2A. ZałoŜenie nowej zmiany kasjerskiej jest moŝliwy z poziomu opcji menu: DO- KUMENTY STANY KAS, po naciśnięciu kombinacji klawiszy ALT+F9 w momencie, gdy kursor znajduje się na wolnym polu listy zmian kasjerskich (nawet, gdy lista ta jest pusta, tzn. nie zawiera Ŝadnej zmiany kasjerskiej, zawsze jest jedna, pusta linia). Formularz do generowania zmiany zostanie otwarty po pozytywnej odpowiedzi (przycisk: TAK), na pytanie Czy otworzyć zmianę kasjerską?. Standardowo program sugeruje datę zmiany jako powtórzenie zawartości pola: <Do dnia>, dostępnego na wspomnianej liście zmian kasjerskich. Niemniej, istnieje moŝliwość podania dowolnej daty, za pomocą listy wybory (kalendarza): <Dzień zmiany kasjerskiej>. W następnej kolejności naleŝy podać numer kasy, z listy wyboru: <Kasa nr>. Po wybraniu numeru kasy i naciśnięciu klawisza ENTER, program porównuje listę zmian dla wybranej kasy w rozliczeniu kasjerów z lista zmian dostępną na liście wystawionych paragonów, jeśli znajdzie wakat w numeracji zmian, to w polu: <Zmiana nr> podaje pierwszy z nich. Istnieje moŝliwość edytowania podanego numeru zmiany. Jeśli automat nie znajdzie Ŝadnego, róŝnicowego numeru zmiany pozostawia we wspomnianym polu numer zero, który naleŝy uzupełnić brakującym na liście zmian kasjerskich, numerem zmiany. Po podaniu nazwy kasjera (lista wyboru: <Kasjer>), naleŝy nacisnąć przycisk: <Otwarcie nowej zmiany kasjerskiej>. Program generuje zmianę w rozliczeniu kasjerskim, sprawdzając uprzednio czy dla podanego numeru kasy nie istniał wcześniej wprowadzony, podany tu numer zmiany. Przygotowana zmiana posiada status: nierozliczona i jest dostępna do ręcznej edycji (po wejściu do szczegółów zmiany po naciśnięciu klawisza ENTER lub dwukrotnym kliknięciu lewym klawiszem myszy). Wartości zmiany kasjerskiej jest obliczana na podstawie dostępnych w systemie, paragonów dla generowanej zmiany. Wartość ta jest wartością pomocniczą, którą moŝna edytować na for- 20

21 mularzu do edycji zmiany. Niemniej moŝliwe jest załoŝenie zmiany, która nie opiera się na dostępnej liście wystawionych paragonów. Wówczas wartość zało- Ŝonej zmiany wynosi zero, w związku z tym w całości wymaga ręcznej edycji. Po wygenerowaniu brakującej zmiany, formularz edycyjny zamyka się automatycznie. Data nowej zmiany umieszczana jest w polach: <Od dnia> i <Do dnia>, a automat odświeŝa listę dostępnych zmian kasjerskich i nowa zmiana dostępna jest na niej do dalszej obróbki. Ponad to istnieje moŝliwość zmiany daty zmiany (zarówno tej załoŝonej ręcznie, jak i tych załoŝonych automatycznie). MoŜliwe jest to po wybraniu z listy konkretnej zmiany, czyli naciśnięciu kombinacji klawiszy ALT+F9 w momencie, gdy kursor znajduje się na wybranej zmianie na liście zmian kasjerskich. Otwierany jest wówczas formularz do zakładania nowej zmiany. Formularz ten jest wypełniony informacjami odczytanymi z zapisu zmiany, i moŝna na nim zmienić jedynie datę zmiany (wg listy wybory (kalendarz): <Dzień zmiany kasjerskiej>). Zmiana daty będzie zatwierdzona, po naciśnięciu przycisku: <Zatwierdź datę zmiany kasjerskiej>. Zmieniona data zmiany umieszczana jest w polach: <Od dnia> i <Do dnia>, a automat odświeŝa listę dostępnych zmian kasjerskich. Zmiana dat zmian jest moŝliwa zarówno dla zmian rozliczonych, jak i nierozliczonych z tym, Ŝe zmiany rozliczone zostają otwarte (otrzymają status zmiany nierozliczonej). Dodatkowo zmiana ustawiana jest do ręcznej edycji (nastawa: ręczna na liście wyboru: Aktualizacja, formularz: Rozliczenie zmiany kasjera). Zmiana daty zmiany kasjerskiej nie powoduje zmian dat paragonów wchodzących w skład zmiany oraz zapisu INFO dla zmiany. NaleŜy pamiętać, iŝ edycja istniejących zmian kasjerskich oraz zakładanie nowych zmian nie zmienia zapisów INFO, w związku z tym po otwarciu zamkniętych (rozliczonych) zmian i ustawieniu automatycznej edycji (nastawa: automatyczna na liście wyboru: Aktualizacja, formularz: Rozliczenie zmiany kasjera), cała operacja zmiany informacji o zmianie, będzie wymagała powtórzenia. 7.4 #$K Ręczna edycja kalkulatora. Opcja kalkulatora, jest ściśle związana z zapisem INFO (dla rozliczenia zmian kasjerski), i zawiera oryginalny zapis raportów dobowych odczytanych z poszczególnych urządzeń fiskalnych obsługujących kasy. W razie konieczności istnieje moŝliwość wprowadzenia modyfikacji do odczytanych, oryginalnych raportów fiskalnych. Istnieje równieŝ moŝliwość usunięcia nadmiarowych lub niewłaściwych zapisów raportów dobowych oraz dodania brakujących zapisów # IDH_R074 $ Ręczna edycja kalkulatora K Kalkulator ręczna edycja 21

22 raportów dobowych. Dostęp do opcji kalkulatora moŝliwy jest po naciśnięciu przycisku: Kalkulator, który jest dostępny na formularzu: Raport Dzienny Edycja. Począwszy od wersji 2008.II.002, wprowadzono w tej opcji dodatkową kontrolę uprawnień, tak więc opcja ta jest dostępna jedynie dla operatorów, którzy posiadają uprawnienia: głównego księgowego (patrz: program AMADEO Magazyn, opcja menu: PLIK ADMINISTRATOR UPRAWNIENIA, zakładka: Część 6, pole: Uprawnienie głównego księgowego ). Po uruchomieniu opcji, wyświetlony zostaje formularz: Utarg wg Raportów Dobowych (lista), który wyświetla aktualną listę dostępnych raportów dobowych dla poszczególnych kas. Zwykle dla danego dnia, dla kaŝdej kasy jest stworzony jeden zapis raportu dobowego, niemniej dopuszcza się sytuację, gdy do danej kasy w wybranym dniu jest przypisany więcej niŝ jeden raport dobowy. Uruchomienie bezpośredniego edytora raportu dobowego, jest moŝliwe po naciśnięciu klawisza: ENTER, gdy jest podświetlony (wybrany) istniejący zapis raportu, który ma zostać zmodyfikowany. Alternatywnie, moŝna uŝyć myszy i kliknąć dwukrotnie lewym klawiszem na wybranym raporcie dobowym. Po uruchomieniu edycji wybranego raportu dobowego, wyświetlony zostaje formularz: Utarg wg Raportu Dobowego, na którym moŝna wprowadzać modyfikacje. Układ formularza został tak skonstruowany, aby swoimi ustawieniami odpowiadał oryginalnym wydrukom raportów dobowych, generowanych z urządzeń fiskalnych. W polu wyboru: Raport za dzień, moŝna zmienić datę raportu dobowego, za pomocą listy wybory (kalendarza), niemniej zaleca się uŝycie tej opcji tylko w razie wyŝszej konieczności. Pole: dla kasy, zawiera informację o numerze kasy, dla której dokonywana jest modyfikacja zapisu raportu dobowego. Pola: SprzedaŜ netto (Opodat. st. od A do G ), pozwalają na wprowadzenie lub edycję kwot netto na podstawie oryginalnego wydruku raportu dobowego. Pola: SprzedaŜ OPK oraz Skup OPK, pozwalają na edycję zapisu informacji o sprzedaŝy opakowań (tylko dla włączonej kontroli opakowań) oraz o skupie opakowań. Pola: Kwota VAT (PTU od A do G), pozwalają na wprowadzenie lub edycję kwot vat u, na podstawie oryginalnego wydruku raportu dobowego. Omawiany formularz zawiera dodatkowo dwa pola, które umoŝliwiają na bieŝąco kontrolę poprawności wprowadzanych informacji, poprzez porównanie jej z oryginalnym wydrukiem. Są to pola: Suma PTU, które rejestruje sumę wszystkich vat ów, oraz pole: Razem naleŝność BRUT- TO, które rejestruje kwotę całkowitego utargu brutto dla edytowanego raportu dobowego. Przycisk: Zamknij, słuŝy do zamknięcia formularza edycyjnego. 22