z drzewami i bez gabinetów

Transkrypt

1 Biuro z drzewami i bez gabinetów 0 organizacji pracy w nowym biurze opowiada EWA SEKOWSKA-WASILEWSKA. Menedżer ds. Rekrutacji i Employer Branding w firmie MARS Polska Muszę przyznać, że takiego biura jak wasze jeszcze nie widziałam. Aranżacja jest oryginalna i bardzo przemyślana, uzyskano bardzo ładny efekt. Ciekawa jestem, czyj to był pomysł? Wiedzieliśmy o przeniesieniu części biura z Sochaczewa do centrum Warszawy już rok temu. Zależało nam bardzo na tym, by w ten proces zaangażować nie tylko dyrekcję, zarząd czy osoby odpowiedzialne za organizację przestrzeni biurowych, ale również naszych współpracowników. Dlatego stworzyliśmy grupy projektowe, do których każdy mógł się zgłosić. Chcieliśmy, żeby przynajmniej jedna osoba z każdego działu pracowała nad tym, jak nasze nowe biuro powinno wyglądać. Przyznam, że znaczna część tych pomysłów, które zostały zrealizowane, to wynik naszej burzy mózgów, a nie gotowe plany architektów. Oczywiście otrzymaliśmy od projektantów wizualizacje i przeprowadzaliśmy głosowania w ramach grup projektowych. Zdecydowaliśmy na przykład, że chcemy mieć taką a nie inną wykładzinę, że nasz pub powi- Ewa Sękowska-Wasilewska pełni funkcję Menedżera ds. Rekrutacji i Employer Branding. Współtworzy i jest odpowiedzialna za wdrażanie strategii employer branding dla Mars Polska. Odpowiada także za procesy rekrutacyjne, koordynację programów rozwojowych dla współpracowników i działań na rynku akademickim. Ewa Sękowska Wasilewska ukończyła psychologię na Wydziale Nauk Społecznych Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego. W 2000 roku wyjechała do USA, gdzie studiowała w Berkshire Community College w Massachusetts, uczestnicząc w projekcie Project Links". W Mars Polska pracuje od 2002 roku. Karierę rozpoczęła jeszcze w czasie studiów od udziału w programie Planet Mars. Następnie dołączyła do działu sprzedaży, gdzie w 2004 roku objęta stanowisko Kierownika Sprzedaży ds. Klientów Hurtowych. W październiku 2006 roku, w wyniku awansu poziomego, rozpoczęła pracę w dziale personalnym, będąc odpowiedzialną za obszar aktywności na rynku akademickim. Obecne stanowisko pełni od 2008 roku. Ewa Sękowska-Wasilewska jest autorką wielu publikacji, dotyczących procesów rekrutacji i employer branding. Ma doświadczenie trenerskie, prowadzi wykłady i warsztaty dla organizacji studenckich i biur karier. Reprezentuje również Mars Polska na konferencjach i seminariach branżowych. Prywatnie uwielbia podróże - jest licencjonowanym przewodnikiem górskim oraz pilotem wycieczek. Z mężem dzieli pasje narciarskie, jeździ na rowerze i pływa kajakiem. W wolnym czasie śpiewa i gra na gitarze. II; W ; Mr,... Największa sala konferencyjna - dzięki przesuwanym ściankom można ją podzielić na dwie lub trzy mniejsze nien być miejscem bardziej klimatycznym, a nie tylko zwykłym pomieszczeniem do spotkań z gościem z zewnątrz. Wykorzystaliśmy bardzo dużo pomysłów osób, które u nas pracują. Czyli najpierw były ogólne wytyczne i wskazówki firmy, na podstawie których powstał projekt architektów, a następnie odbyło się nanoszenie zmian, poprawek do tego planu?

2 MODERN OFFICE MANAGER ralne i społeczność lokalną, w której jesteśmy, bo jest to słuszne, a nie po to, żeby sztucznie budować na tym PR firmy. Od dawna segregujemy od pady zarówno w naszych fa brykach jak i biurach. Dbamy o oszczędzanie energii i wody. Np. w naszym nowym biurze mamy fotokomórki, wyłączają ce światło automatycznie, gdy przez jakiś czas w pomiesz czeniu nie ma nikogo. Kominek, gitara, wiklinowe fotele sprawiają, że firmowe miejsce spotkań zwane pubem jest bardzo klimatyczne i przytulne I tych zmian było sporo. Chcieliśmy, by powstało biuro będące miejscem, w którym będziemy się przede wszyst kim dobrze czuć. Więc kwestia designu, który jest może obec nie modny, nie była dla nas najistotniejsza. Ważne, by byto to miejsce przyjazne dla nas. W biurze wiele jest akcen tów ciepłych, domowych, związanych z naturą. Staraliśmy się urządzić biu ro pod kątem ekologii i natury. Nasza pierwsza i główna sie dziba jest w Sochaczewie tam jesteśmy bardzo blisko natury, mamy blisko biura las, gdzie m.in. przygotowaliśmy ścieżkę zdrowia. W czasie przerwy na lunch można wyjść i pospacerować po lesie. Chcieliśmy więc, by i w tym biurze była chociaż namiastka tego, co pozwala nam się zre laksować w Sochaczewie. Skąd takie zainteresowanie ekologią i naturą w firmie? Z czego to wynika? Nie jest to dla nas nic nowe go, od zawsze jedną z głów nych wartości Marsa jest sze roko rozumiana zasada odpo wiedzialności. Dotyczy ona wszystkich aspektów naszej działalności, w tym ochrony środowiska naturalnego. Do tej pory nie mówiliśmy o tym na zewnątrz, bo uważaliśmy, że dbamy o środowisko natu- Oaza w centrum open space - tu można chwilkę odpocząć lub omówić ważne sprawy Czy ta kwestia oszczędno ści, ekologicznego podej ścia, przekłada się na jakieś efekty finansowe? Jeśli chodzi o drukowanie, to papier ekologiczny, które go używamy do koresponden cji biznesowej, jest trzy raz droższy od normalnego. Pa pier, który można uznać za w petni ekologiczny, sprowa dzaliśmy przez pewien czas z Niemiec, ze względu na je go ograniczoną dostępność w Polsce. Zauważyliśmy rów nież, że bardzo dużo osób drukuje tylko jednostronnie. Wiele osób może po prostu nie zastanawia się nad tym. Dlatego ustawiliśmy sprzęt domyślnie na drukowanie dwustronne. Aby ograniczyć ilość zużywanych kopert do komunikacji wewnętrznej między naszymi biurami w Polsce stosujemy koperty wielokrotnego użytku. Kolej na rzecz: wiemy o tym, że drukując na drukarkach zuży wa się więcej tuszu oraz tone rów, które później są bardzo słabo biodegradowalne. Na mawiamy więc naszych współpracowników, by korzy stali z kserokopiarki zamiast z drukarki. Albo ze skanera... Staramy się też używać jak najmniej papieru. Na przy kład: laminujemy materiały rekrutacyjne, które potrzebne są w dużych ilościach i które są do pewnego stopnia powta rzalne. To samo dotyczy wszystkich innych materiałów, które można wykorzystać wie le razy. To jeden z naszych pomysłów na ograniczenie zużycia olbrzymiej ilości papieru Myśli pani, że nadejdą czasy, kiedy takie proekolo giczne myślenie stanie się w polskich biurach opłacal ne od strony finansowej? To jest kwestia świadomo ści. Na początku działalności firmy zastanawiają się nad optymalizacją zysków, a takie kwestie jak dbałość o środo wisko i w gruncie rzeczy o nas samych schodzi na dalszy plan. Mam szczęście, że pra cuję w firmie, która jako firma rodzinna sama decyduje, co jest dla nas najważniejsze, a dbałość o otoczenie jest jednym z takich priorytetów. Od ilu lat firma jest obecna w Polsce? W Polsce jesteśmy od 16 lat, ale firma jako taka powstała w Stanach Zjednoczonych w 1911 roku, mamy w tym momencie oddziały w 76 kra jach. Nasze biura na całym świecie są do siebie względnie podobne pod kątem rozwiązań ekologicznych, bo dzielimy się swoimi doświadczeniami. Jeże li ktoś wymyślił coś ciekawe go, to chcemy to zaimplemen tować u siebie. Jak się odbywa ta wymiana doświadczeń? Czy jest ja kieś specjalne forum, czy też spotykacie się państwo raz na jakiś czas i rozma wiacie? Spotykamy się często w ra mach obszarów, za które od powiadamy, np. osoby odpo wiedzialne za logistykę czy za biuro dzielą się między so bą doświadczeniami i informa cjami. Poza tym korzystamy np. z wideokonferencji, które ułatwiają kontakt z innymi oddziałami Mars Incorporated na świecie. Nie czekamy pa sywnie, aż ktoś przyśle nam dyrektywy i wtedy będziemy coś wdrażać. Udaje się nam, Polakom, zaskoczyć pozytywnie osoby z zarządu w Stanach, jeśli chodzi o jakieś nowatorskie pomysły? Jestem odpowiedzialna za część personalną i mogę podać przykłady obszarów, w któ rych nawet w pewnych zakre sach jesteśmy liderami. Zaj-

3 Fol MK Mrtliu Takie drzewa rosną" wzdłuż całego biura - pod naturalną korą ukryte są betonowe slupy konstrukcyjne muję się budowaniem wizerunku Marsa jako pracodawcy, a kampania, którą ostatnio realizowaliśmy, została potem przeprowadzona także w innych krajach Europy Centralnej. Tu chodzi również o optymalizację naszej pracy - jeśli coś jest naprawdę bardzo dobre i ktoś poświęcił na wykonanie tej pracy dużo czasu, to dlaczego nie mielibyśmy z tego korzystać? Innymi słowy, budujemy bazy wiedzy, gdzie dodajemy nasze pomysły. Z drugiej strony to kwestia naszych relacji - dobrze być ze sobą w kontakcie, bo rozmowa często sprawia, że dowiadujemy się sporo różnych, nowych rzeczy, których nie da nam żadne szkolenie czy przekazane wytyczne. Mamy też takie rozwiązanie, jak firmowa strona dotycząca innowacji. Jak to działa? Jeśli współpracownik ma ciekawy pomysł, który będzie można wdrożyć w firmie czy w jego dziale, to wpisuje anonimowo taką propozycję na internetowej platformie innowacji Marsa. Potem każdy współpracownik, odwiedzając tę stronę, może głosować na najciekawsze jego zdaniem innowacje. Idee, które dostają najwięcej pozytywnych komentarzy i ocen, są przedstawiane zarządowi. I jeśli pomysł przejdzie również akceptację zarządu, to zostaje przeznaczony do realizacji. Oznacza to, że organizowane są środki i czas, by osoba, która jest autorem pomysłu, stworzyła sobie zespół lub sama poprowadziła dany projekt. Druga kwestia dotycząca innowacji to program Enjoy. Tutaj chodzi nam bardziej o kwestię odpowiedzialności. Zgłaszane są pomysły, które związane są z naszymi pasjami lub działalnością dobroczynną, możemy wówczas oczekiwać wsparcia od firmy. Na przykład parę lat temu w Sochaczewie powstało boisko futbolowe. Współpracownicy stwierdzili, że potrzebne im miejsce, gdzie mogliby grać i przeprowadzać turnieje piłki nożnej. I od tamtej pory odbywają się one regularnie. W projekcie Enjoy może brać udział każdy. Na przykład zgłasza sie ktoś, kto chciałby pokazać dzieciom ze szkoły fabrykę słodyczy i rzeczywiście ten pomysł jest realizowany. Zapraszamy dzieci do fabryki czekolady, dla wielu taka wizyta byta marzeniem. Mamy zresztą program dotyczący pokazywania swego v : *#v.'l«biuro jest pełne zieleni. W drewnianej chatce widocznej z tylu mieści się firmowa Kuchnia i zaplecze kuchenne

4 MODERN OFFICE MANAGER miejsca pracy. Jesteśmy dumni z firmy, którą współtworzymy - jesteśmy też rodzicami dzie ci, które są bardzo ciekawe, gdzie pracuje tata czy mama. Nie tylko rodzice zapraszają swoje dzieci. Dwa razy w ty godniu zorganizowane są wy cieczki do fabryki, każdy z nas może zaprosić pewną liczbę osób. Umawiamy się przez Internet. Odbywa się dwugo dzinna wycieczka po biurach i fabryce, gdzie przewodnika mi są nasi współpracownicy. Zrealizowaliśmy inwestycję w odpowiedni sprzęt nagła śniający, by była to profesjo nalna wycieczka. Projekt ten cieszy się wielkim zaintereso waniem. Byłam zdziwiona, że nawet dorośli, nasi rodzice czy znajomi chcieliby zobaczyć, jak to wszystko wygląda. Po mysł powstał, gdy usłyszeli śmy, że robią to inne nasze oddziały i pomyśleliśmy: dla czego nie my? Pozostała tylko kwestia organizacji, ale spo kojnie wszystko udało się zro bić tak, jak trzeba, a frajda jest naprawdę niesamowita. Wróćmy jednak do biura. Pracujecie tu zaledwie od kilku tygodni? Tak, od połowy październi ka. Tu w Warszawie pracuje ok. 115 osób, natomiast biu rek jest więcej, kilka z nich jest przewidzianych dla osób, które tu nie pracują na stałe, lecz przyjeżdżają na przykład z innych biur na świecie w ra mach projektów międzynaro dowych. Jeśli chodzi o aranżację wnętrz, to współpracownicy firmy mieli sporo do powie dzenia. Interesuje mnie szczególnie pomysł dotyczą cy drzew" - skąd się wziął? Początkowo były to szare, betonowe słupy konstrukcyj ne. Postanowiliśmy pokryć je prawdziwą korą, którą zakupi liśmy okazyjnie jako produkt uboczny tartaku. Nie trzeba było dla naszych potrzeb ści nać żadnych drzew. U szczytu drzew" widzimy liście - jedy ną sztuczną roślinność w na szym biurze, reszta zieleni jest prawdziwa. Nie mieliście żadnych na rzuconych przez korporację warunków, dotyczących aranżacji czy kolorystyki, jaka powinna być w biurze? W nowym biurze nie posta wiono nam żadnych barier czy wytycznych. Zachowane mu siały być takie elementy, jak open space, identyczne biurka i krzesła dla wszystkich współ pracowników - członków na szej społeczności. No właśnie, ważna rzecz, na którą zwróciłam uwagę oglą dając biuro: brak gabinetów, wszyscy pracują obok siebie w jednym open space.. Wszyscy siedzimy razem, pracujemy razem. Mamy takie Sochaczew Wejście do kuchni-chatki - w pełnej okazałości same biurka, fotele, telefony, laptopy. Ważne dla nas jest wzajemne zaufanie. Dowodem może być między innymi to, że wszyscy zatrudniani u nas współpracownicy od pierwsze go dnia pracy otrzymują umo wy na czas nieokreślony, nie ma okresów próbnych. Open space daje nam możliwości lepszej komunikacji, szybkiego porozumienia się. Nie chcemy barier, ani w przestrzeni biu rowej, ani w naszych relacjach - przynosi to więcej korzyści niż to, że ktoś będzie miał gabinet. A poza tym lubimy razem pracować. Jest to zasada stosowana w całej firmie? Tak. Prezydent całej korpo racji też nie ma oddzielnego gabinetu czy własnego meeting roomu. Wszyscy jeste śmy tutaj równi - to dla nas bardzo istotne. Myślę, że jest to także jeden z powodów, dla których tak dużo osób chce u nas pracować. Jak wygląda sprawa par kingu? Dla dużych biur w centrum miasta, a szcze gólnie tutaj, w sąsiedztwie Dworca Centralnego i dużej galerii handlowej, to na pewno spory problem? Lokalizacja biura w ścisłym centrum miasta, a przede wszystkim w bezpośrednim sąsiedztwie węzła komunika cyjnego: dworców Centralnego i Warszawa Śródmieście, me tra, przystanków tramwajo wych i autobusowych była ce lowa. Chodziło o to, aby za chęcić naszych współpracow ników do korzystania z komu nikacji publicznej. Pomysł ten się sprawdził. Z tej perspekty wy kwestia miejsc parkingo wych nie była dla nas kluczo wym wyzwaniem. Oczywiście ilość tych miejsc w nowym biurze jest ograniczona. Mamy karty parkingowe - jedną lub dwie na dział. I wspólnie decy dujemy, kto tę kartę będzie miał przez określony czas, ko mu jest bardziej potrzebna, kto będzie miał pierwszeń stwo. W Sochaczewie sytuacja jest inna. Mamy olbrzymi par king i tam można parkować jak się chce, poza pierwszym rzędem, gdzie jest miejsce dla gości i kobiet w ciąży. Wielu pracowników dojeżdża z Sochaczewa? Łącznie z Sochaczewa oraz miejscowości między Socha czewem a Warszawą dojeżdża ponad 40 osób. O przepro wadzce wiedzieliśmy od roku. Pytaliśmy wszystkie osoby u nas w organizacji, czy są za dowolone z tego, że ich stano wisko będzie albo pozostawio ne w Sochaczewie, albo prze niesione do Warszawy. Zgłosi ło się do nas około 20 osób, które stwierdziły, że zmiana lokalizacji jest dla nich zbyt dużym wyzwaniem ze względu na dojazdy, zmiany stylu ży cia. Przez ostatni rok, jako dział personalny, byliśmy od powiedzialni za to, żeby zna-

5 I ol W/l Mali Kawa, herbata, napoje, kanapki - tu jest możliwość przyrządzenia różnych posiłków i przekąsek leźć takie miejsca w organizacji, które odpowiadałyby oczekiwaniom naszych współpracowników. Uważam to za duży sukces, bo wszystko się udało, nikt nie odszedł z firmy z powodu zmiany adresu. Dzięki awansom poziomym, przesunięciom w ramach organizacji, współpracownicy mogli przejść do innego działu, wybierając bardziej dogodną dla siebie lokalizację. Część działów biura została w Sochaczewie. Z przeniesieniem wiążą się także koszty dojazdu. Firma i o tym pomyślała - każdy współpracownik dostaje miesięcznie pewną kwotę do wykorzystania - bądź na kartę miejską w Warszawie, bądź na parkingi, jeśli dojeżdża samochodem lub na podróże pociągiem. Dzięki temu własne budżety współpracowników nie zmieniły się przez konieczność dojazdów. Dobrze, że firma pomyślała o takich rzeczach. Poza tym mamy elastyczny czas pracy, określoną liczbę godzin w tygodniu do przepracowania. Jest to korzystne szczególnie dla matek, które muszą odprowadzić, a potem odebrać dzieci z przedszkola lub szkoły. Osoby na stanowiskach samodzielnych mogą też pracować w domu. Z możliwości takiej chętnie korzystają młode mamy, które chcą pracować zawodowo - mogą dzięki temu być w pracy", mając połączenie z Internetem, ze wszystkimi potrzebnymi baza- Jedna z sal konferencyjnych - jej wyposażenie pozwala na przeprowadzenie telekonferencji mi informacji. Mamy do siebie pełne zaufanie. Pracownicy nazywani są u nas współpracownikami, bo są współodpowiedzialni za firmę, razem budujemy naszą przyszłość. I Skąd wzięła się koncepcja na takie właśnie traktowanie pracowników, a raczej współpracowników? To wzięło się z naszej filozofii. Jesteśmy firmą prywatną, rodzinną, i to ma zasadnicze znaczenie. Dlatego chcemy, by ludzie czuli się tu również jak w domu, przyjmując odpowiedzialności za siebie i organizację, łącząc bez wyrzeczeń życie zawodowe z prywatnym. Co daje firmie takie podejście? Mogę odpowiedzieć oceniając firmę ze swojej perspektywy: pracuję w Marsie już sześć lat, jest to mój pierwszy pracodawca i absolutnie nigdzie indziej się nie wybieram. Jestem młodą kobietą, chcę mieć rodzinę i dzieci, a pracując tu jestem spokojna, że wciąż będzie tu dla mnie miejsce. Wiem o tym, bo mam wiele przykładów wśród koleżanek. Zależało mi też na możliwo- ściach szybkiej i intensywnej kariery, które tutaj otrzymałam. Moje pasje zawodowe absolutnie nie kłócą się z tym, że będę chciała być matką, pójść na urlop wychowawczy. Jestem przekonana, że mój szef będzie mnie wręcz zachęcał, żeby w spokoju zająć się rodziną. Wiem, że po powrocie z urlopu będę mogła kontynuować karierę. Niekoniecznie na pełen etat - będzie to dostosowane do liczby godzin, którą będę chciała i mogła przepracować. Przede wszystkim jednak taka filozofia firmy oraz podejście do współpracowników sprawia, że jak wstaje się rano. to chce się po prostu iść do pracy, do ludzi. Rozmawiała: Mar/cna Szulc