Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7 Moduły podstawowe

Transkrypt

1 Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7 Moduły podstawowe 1 Spis treści 1 SPIS TREŚCI INTEGRA 7, INFORMACJE OGÓLNE PRZEZNACZENIE PROGRAMU BUDOWA PROGRAMU INSTALACJA INSTALACJA AUTOMATYCZNA (PEŁNA WERSJA) INSTALACJA ZAAWANSOWANA PROCES INSTALACJI PLIKÓW PROGRAMU AKTUALIZACJA. ODINSTALOWANIE PROGRAMU URUCHOMIENIE PROGRAMU ODBLOKOWANIE PROGRAMU LOGOWANIE DO PROGRAMU PORUSZANIE SIĘ W SYSTEMIE INTEGRA OPIS GŁÓWNEGO OKNA PROGRAMU OPIS MENU GŁÓWNEGO PROGRAMU FILTROWANIE WYSZUKIWANIE DANYCH KONFIGURACJA PROGRAMU KREATOR PIERWSZEGO URUCHOMIENIA PARAMETRY PROGRAMU EDYCJA DANYCH FIRMY KONFIGURACJA SKRÓTÓW KLAWIATUROWYCH ARCHIWIZACJA DANYCH KONFIGURACJA DRUKARKI FISKALNEJ ZMIANA BAZY DANYCH KONFIGURACJA PARAMETRÓW SPRZĘTOWYCH DODAWANIE UŻYTKOWNIKÓW I MODYFIKACJA UPRAWNIEŃ KONFIGURACJA MAGAZYNÓW KONFIGURACJA REJESTRÓW SPRZEDAŻY KONFIGURACJA MODUŁU KASA KONFIGURACJA PUNKTÓW SPRZEDAŻY KONFIGURACJA PARAMETRÓW FINANSOWYCH Instrukcja Integra 7 (moduły podstawowe) - ver [ ] / Copyright by Integra Software 1

2 7 KARTOTEKI SYSTEMU INTEGRA KONTRAHENCI POJAZDY SPRZĘTY TOWARY USŁUGI KONFIGURACJA KARTOTEK PROGRAMU GRUPOWA ZMIANA PARAMETRÓW KARTOTEK EKSPORT KARTOTEK I LIST DO PLIKU *.XLS SCALANIE KARTOTEK KONFIGURACJA GRUP CENOWYCH KONFIGURACJA GRUP RABATOWYCH PRACA Z PROGRAMEM OBSŁUGA SERWISU POJAZDÓW TERMINARZ PLANOWANIE PRACY SERWISU WYSTAWIANIE ZLECEŃ KOSZTORYSY NAPRAW OBSŁUGA SERWISU SPRZĘTU TERMINARZ PLANOWANIE PRACY SERWISU WYSTAWIANIE ZLECEŃ OBSŁUGA SPRZEDAŻY I MAGAZYNU WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW SPRZEDAŻY WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW KASOWYCH RAPORTY I REJESTRY RAPORTY SERWISOWE RAPORT ZAKUPU RAPORTY SPRZEDAŻY REJESTRY DOKUMENTÓW RAPORTY MAGAZYNOWE RAPORTY KASOWE MODUŁ FINANSE WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU (TOWARY NA MAGAZYN) WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU (KOSZTY FIRMY) WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU KORYGUJĄCEJ (FZK) WYSTAWIENIE FAKTURY ZAKUPU (WNT) WYSTAWIENIE KOREKTY FAKTURY ZAKUPU (WNTK) DOKUMENTY KASOWE (DOSTĘPNE W MODULE FINANSE) WINDYKACJA PRZETERMINOWANYCH PŁATNOŚCI

3 Od autorów Dziękujemy za podjęcie decyzji o wyborze naszego oprogramowania. Mamy nadzieję, że program Integra 7 pozwoli sprawniej, wygodniej i w sposób bardziej ekonomiczny prowadzić działalność Państwa firmy, oraz że wpłynie on na wzrost rentowności i efektywności Państwa działań. Program Integra 7 został zaprojektowany przez zespół osób od lat związanych z branżą motoryzacyjną, dzięki czemu jego funkcje odpowiadają faktycznym oczekiwaniom rynku. Ergonomia i łatwość obsługi były jednymi z podstawowych założeń podczas procesu jego tworzenia. Gorąco zachęcamy do przeczytania niniejszej instrukcji obsługi. Została ona napisana, aby ułatwić Państwu rozpoczęcie pracy z programem oraz pomóc w wykorzystywaniu bardziej złożonych funkcji. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby informacje zawarte w tej publikacji przedstawione były w sposób przejrzysty i czytelny oraz przyczyniały się do coraz lepszego poznania funkcjonalności oprogramowania. Użytkowanie systemu Integra 7 pozwoli Państwu usprawnić i przyspieszyć czynności związane zarówno z codzienną obsługą klienta jak i funkcjonowaniem całej firmy oraz przyczyni się do odniesienia kolejnych sukcesów. Jednocześnie zachęcamy do korzystania z zasobów witryny internetowej firmy Integra Software ( gdzie są publikowane dodatkowe opisy, narzędzia, filmy instruktażowe i inne przydatne materiały, dzięki którym można jeszcze lepiej poznać i wykorzystać oprogramowanie Integra 7. Uwaga: Mimo, iż zespół redakcyjny firmy Integra dołożył wszelkich starań, aby informacje zawarte w instrukcji odpowiadały funkcjom programu, ze względu na stały i dynamiczny rozwój oferowanych systemów niniejsza instrukcja może zawierać w niektórych obszarach treść niezgodną z najnowszą wersją oprogramowania. Dostępność poszczególnych modułów czy funkcji programu jest uzależniona od zakupionej licencji. Zespół Redakcyjny Integra 7. Koszalin, 31 styczeń

4 2 Integra 7, informacje ogólne 2.1 Przeznaczenie programu Wykorzystując doświadczenie w branży motoryzacyjnej oraz osiągnięcia na polu kreowania rozwiązań informatycznych dla sektora auto-moto, stworzyliśmy kompletny system wspomagający funkcjonowanie przedsiębiorstw prowadzących działalność w tym sektorze oraz w sektorze technicznym. Integra 7 może znaleźć zastosowanie praktycznie w każdej firmie będącej podmiotem o profilu motoryzacyjnym czy technicznym. Dotyczy to zarówno małych sklepów czy warsztatów wyposażonych w jedno stanowisko do obsługi klientów, jak i dużych kompleksów o złożonej strukturze organizacyjnej i kadrowej oraz mocno rozwiniętej infrastrukturze informatycznej. Dzięki wykorzystaniu najnowszych rozwiązań programistycznych, technologii.net oraz serwerów SQL firmy Microsoft stworzyliśmy program mocno zintegrowany ze środowiskiem MS Windows. Dzięki temu jest on łatwy w obsłudze; charakteryzuje się przyjaznym interfejsem użytkownika obsługiwanym w sposób intuicyjny, a co za tym idzie nie wymaga czasochłonnych szkoleń pracowników. Takie ukształtowanie programu pozwala na zwiększenie wydajności pracy, przyspieszenie często wykonywanych czynności i w efekcie podniesienie jakości świadczonych przez firmę usług. Wiąże się z tym budowanie dobrej opinii i wizerunku przedsiębiorstwa i w efekcie zwiększenie satysfakcji klienta. Poszczególne programy serii Integra 7 są przeznaczone dla: - Integra Firma 7-sklepów oraz lokalnych dystrybutorów części i akcesoriów samochodowych - Integra Car 7 - serwisów pojazdów osobowych oraz dostawczych - Integra Truck 7 - serwisów pojazdów ciężarowych, dostawczych i osobowych - Integra Serwis 7 - firm oferujących usługi serwisowe w branżach technicznych, m.in. AGD, RTV, GSM, elektrotechniki motoryzacyjnej, elektronarzędzi, urządzeń diagnostycznych, linii produkcyjnych, sprzętu biurowego itp. Uwaga! Klienci nie posiadający w programie modułów serwisowych mogą pominąć opisy dotyczące serwisu. 2.2 Budowa programu Integra 7 charakteryzuje się modułową budową i jest skonstruowany w taki sposób, że każdy z elementów oprogramowania może pracować niezależnie od innych. Każdy moduł jest wydzielonym logicznie, samodzielnym programem w obrębie jednej aplikacji. Dzięki temu odbiorca systemu nie musi posiadać w programie elementów, które go nie dotyczą lub nie leżą w kręgu jego zainteresowań. Moduły można dowolnie łączyć zgodnie z zapotrzebowaniem na wymagane funkcje. Oczywiście kiedy chcemy wiernie odwzorować strukturę organizacyjną firmy moduły stają się zależne od siebie i często te związki wymuszają instalację dodatkowych elementów środowiska. 4

5 Program Integra 7 składa się z następujących modułów: Serwis pojazdów osobowych Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego naprawę pojazdu osobowego. Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a także pozwala na kontrolę dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem. Serwis pojazdów ciężarowych Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego naprawę pojazdów ciężarowych. Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a także pozwala na kontrolę dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem. Serwis podzespołów Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego serwis, naprawę czy regeneracje podzespołów (np. pomp Diesel, alternatorów, rozruszników, automatycznych skrzyń biegów). Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a także pozwala na kontrolę dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem. Serwis urządzeń Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego serwis, naprawę czy regeneracje urządzeń (np. urządzeń diagnostycznych, urządzeń pomiarowych, linii produkcyjnych). Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a także pozwala na kontrolę dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem. 5

6 Serwis sprzętu Moduł ten jest odpowiedzialny za obsługę serwisową klienta zlecającego serwis, naprawę czy regeneracje sprzętu (np. radioodtwarzaczy samochodowych, elektronarzędzi, elektroniki użytkowej AGD/RTV/GSM). Dzięki licznym mechanizmom ułatwiającym wystawienie zlecenia, czynności z tym związane są realizowane znacznie szybciej i sprawniej. Dodawanie do zlecenia usług, części i materiałów jest oparte o kartotekę magazynu oraz dostępne słowniki usterek i usług. Wydrukowanie odpowiednich dokumentów takich jak zlecenie, karta serwisowa oraz potwierdzenie przyjęcia pojazdu jest bardzo proste. Moduł zapewnia wgląd w pełną historię pojazdu, a także pozwala na kontrolę dokumentów magazynowych oraz finansowych związanych ze zleceniem. Przechowalnia opon Moduł ten zawiera funkcje zapewniające sprawną obsługę serwisów opon. Karty przechowalni pozwalają prowadzić ewidencję w zakresie przyjmowania i wydawania opon klientów serwisu oraz mogą być powiązane ze zleceniami napraw dot. wymiany opon. Podczas przyjęcia opon, drukowana jest specjalna karta z potwierdzeniem przekazania opon do przechowalni. Sprzedaż detaliczna Środowisko Integra 7 posiada również element umożliwiający prowadzenie sprzedaży towarów i usług. Moduł ten umożliwia wystawianie faktur, paragonów i rozliczeń wewnętrznych. W przypadku współpracy z modułami Magazyn i Kasa automatycznie generowane są dokumenty magazynowe i kasowe związane z procesem sprzedaży. Magazyn Sprawną i funkcjonalną gospodarkę magazynową realizuje moduł Magazyn. Pozwala on na przechowywanie w kartotece, danych dot. towarów oraz na generowanie dokumentów magazynowych. Dzięki niemu mamy pełną kontrolę nad kolejkowaniem wejść i wyjść towarów oraz posiadamy informację o ich stanach, lokalizacjach i cenach. Kasa Kasa jest modułem gwarantującym poprawną obsługę rozliczeń gotówkowych i bezgotówkowych z klientami. Pozwala na generowanie dokumentów KP i KW oraz ich odpowiedników w przypadku płatności przelewem bankowym. Rozliczanie zaliczek, raporty kasowe oraz możliwość powiązania dokumentów kasowych z dokumentami sprzedaży pozwala na pełną kontrolę finansów firmy. CRM/Zadania Przypominają o okresowych naprawach oraz o wymianie eksploatacyjnych części np., filtrów, oleju, płynu hamulcowego., świec, pasków, wycieraczek, opon itp. Przypomnienia są wyświetlane przy otwieraniu zleceń oraz na liście CRM, która umożliwia grupowe wysyłanie przypomnień do wielu klientów za pomocą wiadomości SMS. Funkcję powiadomień SMS można również wykorzystać dla przekazania klientom innych ważnych informacji np. o zakupie nowego sprzętu i rozszerzeniu działalności oraz akcjach typu "przegląd zimowy". Za pomocą tej funkcji można też informować klienta o zakończeniu naprawy. System również zawiera funkcje dot. przydzielania i kontroli realizacji zadań przez pracowników firmy. 6

7 Finanse Jest to moduł pozwalający na ewidencję zarówno zakupów na magazyn jak i kosztów firmy typu płace, media, telefony, środki BHP itp. Dokumenty typu KW, KP, BW, BP, KM oraz raporty kasowe, należności i zobowiązań zapewniają kontrolę przepływu gotówki, a także orientacyjnie ustalają dochody i podatek VAT. Moduł ten ściśle współpracuje z Interfejsem systemów F-K oraz modułem Home Banking. Raporty / Analizy Zaawansowane raporty i statystyki to część systemu najbardziej przydatna dla właścicieli firm i kierowników działów. Przy pomocy tego modułu osoby kontrolujące funkcjonowanie firmy mają możliwość oceny: rentowności działań, wyników finansowych, przerobu stanowisk serwisowych, wydajności pracowników. Można również na podstawie określonych raportów analizować pod względem ilościowym i jakościowym obsługiwane przez serwis marki pojazdów. Dzięki temu budżetowanie, uzgadnianie zakupów narzędzi, tworzenie asortymentu części oraz planowanie inwestycji staje się znacznie prostsze i skuteczniejsze. Moduł Raporty / Analizy oferuje również możliwość tworzenia różnego rodzaju wykresów oraz ich eksport, wraz z danymi źródłowymi, do programów zewnętrznych w celu poddania ich dalszej obróbce. Menadżer Moduł Menadżer jest swojego rodzaju centrum dowodzenia, przeznaczonym dla właścicieli firm i administratorów systemu. Z jego poziomu możliwy jest dostęp do wszystkich kartotek środowiska Integra 7. Przy wykorzystaniu tego modułu konfiguruje się program, ustawia parametry pracy i uprawnienia poszczególnych pracowników. Dzięki Menadżerowi konfiguruje się również pracę z programami zewnętrznymi. Home Banking Moduł umożliwiający import operacji wygenerowanych w systemie bankowym (m.in. BOŚ, BPH Sezam, BZWBK, ING Bank Śląski, mbank, PKO BP Inteligo, PKO BP ipko, PekaoBIZNES24, Pekao24, Spółdzielcza Grupa Bankowa). Dzięki takiemu rozwiązaniu podczas importu w programie Integra 7 generowane są dokumenty kasowe, które automatycznie są podpinane do dokumentów zakupu/sprzedaży. W ten prosty i szybki sposób można wykonać rozliczenie kasowe w/w dokumentów. Interfejs systemów F-K Moduł ten umożliwia eksport dokumentów sprzedaży, magazynowych, kasowych i zakupu do zewnętrznych systemów F-K. Dzięki takiemu rozwiązaniu czas potrzebny na wprowadzenie do systemu F-K dokumentów wygenerowanych w programie Integra 7 został ograniczony do minimum. Terminarz Terminarz pozwala lepszą organizację pracy serwisu. W module tym nie tylko istnieje możliwość zarezerwowania terminu, ale również określenia zakresu naprawy i wstępnych kosztów. Dzięki współpracy z modułem SMS możliwe jest wysyłanie do klientów krótkich wiadomości tekstowych z ustalonym terminem i zakresem naprawy. Moduł umożliwia kontrolę wykorzystania poszczególnych stanowisk serwisowych zarówno na dzień bieżący jak również na najbliższy tydzień. To wszystko sprawia, że funkcjonujące w serwisie stanowiska naprawcze mogą być optymalne wykorzystane. 7

8 Interfejs systemów SKP Moduł ten pozwala na importowanie z systemu SKP do programu Integra 7 informacji o przeprowadzonym badaniu technicznym. Umożliwia to wystawienie w programie Integra 7 dokumentu sprzedaży za przeprowadzone badanie. Na podstawie zaimportowanych informacji generowane są również przypomnienia dotyczące daty następnego badania technicznego (w module CRM/Zadania). Gromadzone w ten sposób informacje można w przyszłości wykorzystać w celu powiadomienia klientów o zbliżającym się terminie wykonania kolejnego badania technicznego. Interfejs systemów serwisowych Moduł ten umożliwia komunikację programu Integra 7 z branżowymi systemami serwisowymi. Pozwala wygodny i szybki dostęp do informacji zawartych w takich programach jak: WorkshopCD (Vivid), AutoData, ESI[tronic] (Bosch), AIS (AuDaCon), TecDoc. Baza pojazdów w systemie Integra 7 posiada specjalne identyfikatory, umożliwiające automatyczny wybór pojazdu w systemach serwisowych. Moduł uszkodzeń samochody osobowe Serwisy, warsztaty pojazdów osobowych i dostawczych mogą korzystać ze specjalnego modułu z graficznym interfejsem do szybkiego opisu uszkodzeń zewnętrznych podczas przyjęcia pojazdu do naprawy. Moduł zawiera wiele schematów z różnymi typami nadwozi pojazdów osobowych i dostawczych. Moduł uszkodzeń samochody ciężarowe Serwisy, warsztaty pojazdów ciężarowych mogą korzystać ze specjalnego modułu z graficznym interfejsem do szybkiego opisu uszkodzeń zewnętrznych podczas przyjęcia pojazdu do naprawy. Moduł zawiera wiele schematów z różnymi typami nadwozi pojazdów ciężarowych. Czasy napraw samochody osobowe Dane umożliwiające przygotowanie szybkiej wyceny naprawy w oparciu o dane producenta pojazdu. Pomyłki przy podawaniu cen dotyczących wykonania danej usługi, powodują konkretne straty dla każdego serwisu. Aby zapobiec takim zdarzeniom potrzebne są sprawdzone informacje niezbędne do poprawnej kalkulacji prac warsztatowych. Wszystkie zawarte w module czasy napraw są zgodne z informacjami producentów samochodów osobowych i uwzględniają indywidualne opcje i wyposażenie pojazdu. Wiarygodna wycena usługi ma bardzo duży wpływ na profesjonalna obsługę klientów serwisu. Baza czasów napraw jest objęta licencją abonamentową. Czasy napraw samochody ciężarowe Dane umożliwiające przygotowanie szybkiej wyceny naprawy w oparciu o dane producenta pojazdu. Pomyłki przy podawaniu cen dotyczących wykonania danej usługi, powodują konkretne straty dla każdego serwisu. Aby zapobiec takim zdarzeniom potrzebne są sprawdzone informacje niezbędne do poprawnej kalkulacji prac warsztatowych. Wszystkie zawarte w module czasy napraw są zgodne z informacjami producentów samochodów ciężarowych i uwzględniają indywidualne opcje i wyposażenie pojazdu. Wiarygodna wycena usługi ma bardzo duży wpływ na profesjonalna obsługę klientów serwisu. Baza czasów napraw jest objęta licencją abonamentową. 8

9 Moduły dodatkowe (opcjonalne) Moduły podstawowe Integra Firma 7 Integra Car 7 Integra Truck 7 Integra Serwis 7 Moduł SMS Wiadomości SMS można wysyłać grupowo na życzenie klientów (jednocześnie nawet kilka tysięcy). Wybór odbiorców można przygotować wg roczników, adresu zamieszkania oraz informacji dot. wykonywania okresowych usług serwisowych i wymiany eksploatacyjnych części. Funkcję SMS można również wykorzystać dla przekazania klientom innych ważnych informacji np. o zakupie nowego sprzętu i rozszerzeniu działalności oraz akcjach promocyjnych typu "przegląd zimowy", wyprzedaż części, itp. Moduł ten oferuje możliwość wprowadzenia własnych szablonów sms lub edycji już istniejących. Rys. 2-1 przedstawia zakres modułów podstawowych wchodzących w skład zakupionego programu. Przedstawiono również możliwość rozszerzenia programu o dodatkową funkcjonalność wykorzystując w tym celu moduły opcjonalne. Pola ze znakiem * oznaczają brak możliwości dołączenia modułu do wybranej wersji systemu Integra 7. Moduł Menadżer X X X X Sprzedaż detaliczna X X X X Magazyn X X X X Kasa/Bank X X X X Terminarz X X X Serwis sam. osobowych X X Serwis sam. ciężarowych X Finanse Interfejs systemów F-K Home Banking Raporty/Analizy CRM/Zadania Serwis podzespołów X Serwis urządzeń Serwis sprzętów Przechowalnia opon Moduł SMS Interfejs systemów serwisowych * * Interfejs systemów SKP * * Moduł uszkodzeń - sam. osobowe * * Czasy napraw - sam. osobowe * * Moduł uszkodzeń - sam. ciężarowe * * * Czasy napraw - sam. ciężarowe * * * Rys. 2-1 Moduły wchodzące w skład poszczególnych programów systemu Integra 7 9

10 3 Instalacja Wersja instalacyjna programu Integra 7 znajduje się na płycie CD-ROM. Po włożeniu płyty do napędu nastąpi automatyczne uruchomienie programu instalacyjnego. Jeżeli to nie nastąpi, należy ręcznie uruchomić znajdujący się na płycie plik o nazwie SystemCheck.exe. Po jego uruchomieniu pojawia się okno Sprawdzanie systemu (Rys. 3-1). Program ten służy do kontroli parametrów komputera z wymaganiami programu Integra 7. W celu sprawdzenia zgodności, należy wybrać przycisk Testuj. Jeśli komputer spełnia wymagania, wówczas będzie możliwa kontynuacja instalacji (wybrać przycisk Dalej). Rys. 3-1 Okno programu do kontroli zasobów komputera Okno powitalne (rys. 3-2), zawiera informacje o wersji programu Integra 7. Aby kontynuować instalację programu, należy wybrać przycisk Dalej. Rys. 3-2 Okno powitalne instalatora Okno Rodzaj instalacji (Rys. 3-3) pozwala na wybór sposobu instalacji (automatyczna lub zaawansowana). Instalacja automatyczna spowoduje zainstalowanie programu z zalecanymi 10

11 ustawieniami. Wybór instalacji zaawansowanej umożliwi zainstalowanie programu lokalnie lub sieciowo. W dalszym etapie można będzie wybrać lokalizację dla plików programu oraz dla bazy danych. Po wyborze wymaganego sposobu instalacji należy wcisnąć Dalej. Rys. 3-3 Wybór rodzaju instalacji 3.1 Instalacja automatyczna (pełna wersja) Program instalacyjny sprawdzi obecność instancji Integra Serwera SQL (MSDE), wymaganego do działania programu (Rys. 3-4). W przypadku braku instancji serwera pojawi się odpowiedni komunikat, a wybór przycisku Dalej spowoduje rozpoczęcie instalacji serwera. Rys. 3-4 Weryfikacja obecności instancji Integra i instalacja serwera Po instalacji środowiska MSDE nastąpi instalacja plików programu (patrz p. 3.3). 11

12 3.2 Instalacja zaawansowana Instalacja lokalna Program instalacyjny sprawdzi obecność instancji Integra Serwera SQL (Rys. 3-5), wymaganego do prawidłowego działania programu. W przypadku jego braku rozpocznie się instalacja Serwera SQL (patrz p. 3.1). Rys. 3-5 Weryfikacja obecności instancji Integra i wybór rodzaju instalacji W następnym kroku (rys. 3-6) mamy możliwość wyboru miejsca instalacji plików programu. Aby zmienić miejsce instalacji plików programu, należy wybrać przycisk Zmień... i wskazać nową ścieżkę (docelowe miejsce instalacji programu). Po aktualizacji ustawień w oknie Wybierz parametry instalacji programu, należy wybrać przycisk Dalej w celu kontynuowania instalacji. Rys. 3-6 Okno zmiany parametrów instalacji 12

13 3.2.2 Instalacja sieciowa Instalacja sieciowa dotyczy stanowisk, które będą łączyć się z bazą danych umieszczoną na innym komputerze (np. na serwerze dedykowanym). W celu wyboru lokalizacji serwera należy wcisnąć przycisk Szukaj (Rys. 3-7), a następnie wskazać właściwe miejsce sieciowe. Rys. 3-7 Okno wyboru lokalizacji serwera bazy danych w sieci Można też ręcznie wpisać lokalizację serwera podając jego nazwę oraz dodając \INTEGRA, a następnie wcisnąć Połącz (Rys. 3-8). Po ustaleniu zdalnego serwera należy wcisnąć Dalej. Wyświetli się wówczas okno Wybierz parametry instalacji programu (patrz Rys. 3-6)). Po zaznaczeniu parametrów należy wcisnąć Dalej, aby kontynuować instalację. Rys. 3-8 Okno lokalizacji serwera bazy danych w sieci 13

14 3.3 Proces instalacji plików programu W kolejnym etapie zostaną zainstalowanie pliki programu oraz bazy danych. W oknie Gotowy do rozpoczęcia instalacji (Rys. 3-9) należy wcisnąć przycisk Instaluj, a następnie potwierdzić rozpoczęcie instalacji za pomocą przycisku Tak. Uruchomi się wówczas proces instalacji programu. Rys. 3-9 Uruchomienie instalacji plików programu Postęp instalacji będzie uwidoczniony za pomocą skali procentowej oraz pasków postępu (Rys. 3-10). Czas instalacji potrwa kilka minut. Będzie on uzależniony od dostępnych zasobów komputera (pamięć, procesor, dysk twardy). Rys Proces instalacji plików programu 14

15 Na końcu instalacji wyświetla się komunikat informujący o możliwości obejrzenia wykonanych czynności (Rys. 3-11). Rys Wybór zapisu czynności instalacyjnych Okno Zakończono instalację (Rys. 3-12) umożliwia uruchomienie programu bezpośrednio po wyłączeniu instalatora oraz przeczytanie pliku z informacjami dodatkowymi. Rys Komunikat informujący o poprawnym zakończeniu instalacji programu Integra 7 15

16 3.4 Aktualizacja. Odinstalowanie programu Przed wykonaniem aktualizacji programu do nowszej wersji zaleca się wykonanie na każdym stanowisku archiwizacji ustawień programu (dot. m.in.: widoczności modułów, konfiguracji filtrów i kolumn na listach, itp.). W tym celu należy z menu Program->Archiwizacja danych uruchomić funkcję Archiwizacja danych, a następnie wybrać przycisk Zapisz ustawienia programu. W ten sposób zostanie utworzony plik z rozszerzeniem *.reg, który będzie zawierał informacje o ustawieniach programu na stanowisku, z którego został utworzony (Rys. 3-13). W celu przywrócenia ustawień programu sprzed aktualizacji wystarczy uruchomić ten plik. Rys Okno archiwizacja Zapisz ustawienia programu Po włożeniu płyty instalacyjnej do napędu i uruchomieniu instalatora, pojawi się okno umożliwiające wykonanie aktualizacji programu (Rys. 3-14). Należy wtedy zaznaczyć opcję Aktualizacja automatyczna i nacisnąć przycisk Dalej. Z tego miejsca można także odinstalować program z komputera, zaznaczając Odinstaluj program i wciskając Dalej. Odinstalowanie programu oraz bazy danych można również wykonać z poziomu Panelu Sterowania systemu operacyjnego Windows poprzez Dodaj lub usuń programy. Rys Okno wyboru aktualizacji lub odinstalowania 16

17 4 Uruchomienie programu Skrót uruchamiający program znajduje się na pulpicie oraz w Menu Start. Start Programy Integra 7 Integra 7. W trakcie uruchamiania program wyświetla okno powitalne zawierające m.in. informacje o: wersji programu i bazy danych, użytkowniku posiadającym licencję na produkt. Rys. 4-1 Okno powitalne systemu Integra Odblokowanie programu System jest odblokowywany indywidualnie na każde stanowisko komputerowe. Po instalacji zostanie wyświetlone okno odblokowania (Rys. 4-2), gdzie wpisujemy dane firmy, numer i opis stanowiska, a następnie wciskamy przycisk Formularz odbl. Rys. 4-2 Okno odblokowania programu 17

18 Wyświetli się wówczas Formularz odblokowania programu (przykład na Rys. 4-3), w którym należy uzupełnić: dane teleadresowe firmy (przede wszystkim pola oznaczone znakiem * ), ilość zakupionych stanowisk, numer stanowiska, opis stanowiska, nazwa użytkownika, uwagi (np. numer dokumentu zakupu licencji programu). Rys. 4-3 Przykładowy formularz odblokowania programu Po uzupełnieniu danych należy przesłać formularz do firmy Integra Software przez Internet (wciskając przycisk Wyślij). Kod odblokowujący zostanie wygenerowany przez firmę Integra Software i przekazany klientowi. Po wygenerowaniu kodu odblokowującego przez firmę Integra Software, należy go pobrać z systemu licencyjnego przyciskiem Odblokuj w oknie odblokowania programu. (rys. 4-4). 18

19 Rys. 4-4 Wpisanie kodu odblokowującego w oknie odblokowania programu 4.2 Logowanie do programu Po odblokowaniu i przy kolejnych uruchomieniach zostanie wyświetlone okno logowania (Rys. 4-5), w którym należy podać swój login oraz hasło, a następnie nacisnąć Loguj lub przycisk Enter na klawiaturze. Przy pierwszym logowaniu podajemy: Login: admin Hasło: admin Ze względów bezpieczeństwa dostępu do funkcji programu zaleca się zmianę hasła administratora w karcie pracownika (opis w p.6.8 Dodawanie użytkowników i modyfikacja uprawnień). Rys. 4-5 Okno logowania 19

20 5 Poruszanie się w systemie Integra Opis głównego okna programu W celu ułatwienia obsługi programu, okno główne podzielono na kilka obszarów (Rys. 5-1): 1. Pasek ikon - umożliwia szybkie wywołanie przypisanej funkcji. 2. Obszar menu głównego - udostępnia wszystkie funkcje modułów (6) w postaci tekstowej. 3. Obszar zawierający przyciski konfiguracyjne umożliwia zarządzanie filtrami oraz widokiem okna programu. 4. Obszar drzewa dokumentów i kartotek (Zawartość). 5. Obszar paska filtrów - służy do wyszukiwania dokumentów i kartotek wg różnych kryteriów. Wyniki wyszukiwania są wyświetlane w obszarze (7). 6. Obszar wyboru modułów umożliwia szybkie nawigowanie między poszczególnymi modułami. 7. Obszar prezentacji listy dokumentów i kartotek. 8. Pasek informacyjny prezentuje ilość pozycji wyświetlanych w oknie głównym i nazwę serwera bazy danych. 9. Obszar szczegółów kartoteki pokazuje szczegóły aktualnie zaznaczonej pozycji na liście dokumentów i kartotek. Rys. 5-1 Główne okno programu 20

21 5.1.1 Obszar menu Na obszar menu aplikacji składa się: menu główne (opisane w punkcie 5.2), menu modyfikacji dokumentów, kartotek oraz zgłaszania uwag cztery pierwsze ikony służą do przeprowadzania podstawowych operacji na wybranej pozycji z listy, ikona Uwagi służy do zgłaszania uwag do programu, ikona Kolumny pozwala na automatyczne dopasowanie szerokości kolumn wyświetlanej listy, ikona pomoc pozwala na połączenie online z działem pomocy technicznej firmy Integra Software, Rys. 5-2 Menu modyfikacji dokumentów, kartotek oraz zgłaszania uwag menu funkcyjne modułu - zmienia się w zależności od tego, jaki moduł Integra 7 jest aktywny i pozwala na dostęp, do najważniejszych funkcji. Menu modułu zmienia się w zależności od tego, jaki moduł Integra 7 jest aktywny. Rys. 5-3 Pasek ikon funkcyjnych dla modułu Serwis Drzewo dokumentów i kartotek W lewej części okna programu znajduje się okno Zawartość (Rys. 5-4). Jest w nim widoczne drzewo kartotek i dokumentów które zapewnia szybsze i łatwiejsze wyszukiwanie oraz wyświetlanie potrzebnych danych. Rys. 5-4 Obszar drzewa dokumentów i kartotek (Zawartość) 21

22 Za pomocą podwójnego kliknięcia, albo używając znaku +, można rozwijać poszczególne gałęzie drzewa i przechodzić do niższych jego poziomów Obszar podglądu dokumentów i kartotek Obszar prezentacji listy dokumentów i kartotek stanowi największą część okna głównego Integra 7. Na Rys. 5-1 jest on oznaczony numerem (7) i wypełniony towarami. Każdy z towarów zajmuje jeden wiersz. Podwójne kliknięcie na wybranym towarze powoduje otwarcie jego kartoteki do edycji Obszar szczegółów kartoteki Obszar szczegółów kartoteki oznaczony jest numerem (9) na Rys Na zakładce Podgląd wyświetlane są dodatkowe informacje o wybranej pozycji: np. szczegóły dotyczące lokalizacji towaru, jego stanu (minimalnego, zalecanego i maksymalnego), bieżącej ceny sprzedaży netto/brutto, rotacji. Na innych zakładkach znajdziemy zamienniki, ceny zakupu, grupy cenowe jak i bieżące rezerwacje. Typ i wygląd informacji wyświetlanych w obszarze szczegółów jest uzależniony od rodzaju kartoteki Menu podręczne Pojedyncze kliknięcie prawym klawiszem myszy w obszarze prezentacji listy dokumentów i kartotek (7), powoduje wyświetlenie menu podręcznego (przykład na Rys. 5-5). Rys. 5-5 Menu podręczne w kartotece towarów Menu podręczne zawiera te same funkcje co pasek przycisków edycyjnych. Umożliwia dodawanie i usuwanie danych w kartotekach, a także ich wyświetlanie i modyfikację. Pozycja Konfiguracja kolumn pozwala na zmianę ilości i kolejności wyświetlanych kolumn aktywnej listy, natomiast Konfiguracja menu pozwala odpowiednio dopasować zawartość menu podręcznego. W zależności od rodzaju kartoteki menu podręczne udostępnia także szereg innych, przydatnych funkcji. 22

23 5.2 Opis menu głównego programu Na poniższym rysunku przedstawione zostało menu główne programu Integra 7. Rys. 5-6 Menu główne systemu Integra 7 Znajdują się w nim następujące pozycje: Program, Edycja, Kartoteki, Dokumenty, Raporty, Administracja, Pomoc Program Menu Program (Rys. 5-7) pozwala m.in. na zmianę zalogowanego pracownika, wybór odpowiedniego modułu, ustawienie parametrów drukarki fiskalnej, archiwizację danych i aktualizację programu. Uwaga! Opis funkcji menu Program został umieszczony w rozdziale 6 Konfiguracja programu. Zachęcamy do zapoznania się z tym opisem. Rys. 5-7 Menu Program 23

24 5.2.2 Edycja Menu Edycja (Rys. 5-8) pozwala na modyfikowanie, tworzenie, przeglądanie i usuwanie pozycji aktywnej kartoteki. Wybranie opcji Dodaj, Modyfikuj i Pokaż powoduje wyświetlenie dodatkowego okna, które umożliwia odpowiednio dodanie, modyfikację lub podgląd wybranej pozycji. Wciśnięcie Usuń spowoduje wyświetlenie komunikatu wymagającego potwierdzenia chęć usunięcia kartoteki. Rys. 5-8 Menu umożliwiające edycję kartotek Kartoteki Menu Kartoteki (Rys. 5-9) pozwala na dostęp m.in. do kartotek: kontrahentów, usług, towarów. Dostęp ten jest uzależniony od aktualnie włączonego modułu. Rys. 5-9 Menu umożliwiające dostęp do kartotek w module Menadżer Dostęp do kartotek zgromadzonych w programie możliwy jest także z opisanego wcześniej drzewa dokumentów i kartotek. 24

25 5.2.4 Dokumenty Dokumenty wygenerowane w programie można przeglądać z menu Dokumenty (Rys. 5-10). Zawartość jest uzależniona od aktualnie aktywnego modułu. Rys Menu umożliwiające dostęp do dokumentów Administracja Menu Administracja ( Rys. 5-11) umożliwia zmianę konfiguracji programu. Za pomocą tego menu można m.in. ustalić grupy cenowe, dodać nowego pracownika, utworzyć nowy magazyn, punkt sprzedaży itp. Uwaga! Dostęp do menu Administracja jest możliwy tylko z poziomu modułu Menadżer. Rys Menu Administracja 25

26 5.3 Filtrowanie wyszukiwanie danych Filtry umożliwiają wyświetlenie w obszarze prezentacji listy dokumentów i kartotek tylko tych elementów, które spełniają ustawione kryteria (np. nr rejestracyjny, okres czasu, marka i model pojazdu itp). Wyszukiwanie uruchamia się za pomocą przycisku. Przycisk czyści ustawione kryteria wyszukiwania. Rys Obszar filtrów zakładka Podstawowy Na Rys zobrazowano wyniki wyszukania zleceń dla pojazdu VW Golf III (1H1). Rys Wyniki wyszukania przy pomocy filtrów (zakładka Dodatkowy) 26

27 6 Konfiguracja programu Po instalacji i uruchomieniu programu Integra 7, można przystąpić do jego skonfigurowania. Czynności konfiguracyjne należy przeprowadzić bezpośrednio po zainstalowaniu programu. Prawidłowe ustawienie wszystkich parametrów na początku pracy z programem prawdopodobnie pozwoli już do tego nie wracać w przyszłości. Wszystkie czynności związane z konfiguracją programu powinna wykonywać osoba posiadająca uprawnienia administratora. 6.1 Kreator pierwszego uruchomienia Kreator pierwszego uruchomienia pomaga użytkownikowi skonfigurować program krok po kroku i dostosować do specyfiki firmy (konfiguracja magazynów, punktów sprzedaży, pracowników itd.). Kreator uruchomi się automatycznie po pierwszym zalogowaniu do programu (logując się pierwszy raz należy wpisać login: admin, hasło: admin). Kreatora można również wywołać korzystając z menu Administracja (Rys. 6-1). Rys. 6-1 Menu Administracja, kreator pierwszego uruchomienia Zostanie uruchomione okno Kreatora pierwszego uruchomienia programu, które w siedmiu krokach pozwoli na przystosowanie programu do potrzeb firmy (Rys. 6-2). 27

28 Rys. 6-2 Kreator pierwszego uruchomienia, krok 1 Po uzupełnieniu danych firmy wciskamy przycisk Dalej i przechodzimy do konfiguracji magazynu (Rys. 6-3). Rys. 6-3 Kreator pierwszego uruchomienia, krok 2 Kreator proponuje dodanie domyślnego magazynu o nazwie Magazyn główny. Przy pomocy przycisków edycyjnych możemy dodać nowy magazyn (przycisk Dodaj), obejrzeć szczegóły 28

29 istniejącego (przycisk Info) oraz edytować istniejący magazyn (przycisk Edytuj). Po wpisaniu nazwy magazynu oraz symbolu wciskamy przycisk Zapisz (Rys. 6-4). Rys. 6-4 Okno dodawania nowego magazynu Nowy magazyn będzie prezentowany jako moduł Magazyn opon w obszarze wyboru modułów (Rys. 6-5). W dalszych krokach (po wciśnięciu przycisku Dalej) możemy w podobny sposób skonfigurować kasy, punkty sprzedaży (serwisy), użytkowników oraz kasę fiskalną. Rys. 6-5 Widok nowego magazynu w obszarze wyboru modułów 6.2 Parametry programu edycja danych firmy Aby rozpocząć ustawianie parametrów programu trzeba się zalogować jako administrator i przejść do modułu Menadżer. W module tym, korzystając z menu Administracja należy wybrać Parametry programu (Rys. 6-6). Rys. 6-6 Menu Administracja, opcja Parametry programu Okno Parametry programu (rys. 6-7) pozwoli na edycję danych firmy. Można w nim również sprawdzić szczegóły posiadanej licencji. Po wprowadzeniu danych należy wcisnąć przycisk Zapisz w celu 29

30 zachowania tych informacji w systemie. Dane te można w każdej chwili poprawić ponownie wykonując wyżej opisane czynności. Rys. 6-7 Okno Parametry programu 6.3 Konfiguracja skrótów klawiaturowych System Integra 7 zawiera ułatwienia obsługi w postaci skrótów klawiaturowych. Użytkownik ma wpływ na konfigurację skrótów klawiaturowych wg własnych preferencji czy przyzwyczajeń nabytych w innych programach. Sposób zmiany konfiguracji (Rys. 6-8): 1. Wybieramy z menu Program -> Ustawienia indywidualne -> Konfiguracja klawiatury, 2. Zaznaczamy wybraną funkcję na liście modułów, 3. Ustawiamy kursor myszy w polu skrótu i wciskamy na klawiaturze nowy skrót. Po wprowadzeniu modyfikacji wciskamy przycisk OK. 30

31 Rys. 6-8 Konfiguracja skrótów klawiaturowych 6.4 Archiwizacja danych System Integra 7 posiada wbudowane mechanizmy ułatwiające wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych, będących zabezpieczeniem na wypadek ich utraty. Zalecamy, aby archiwizować dane codziennie (np. po zakończeniu pracy), a pliki kopii zapisywać dodatkowo na niezależnym nośniku (np. płycie, dysku sieciowym, pamięci zewnętrznej itp.). Uwaga! Archiwizacja może zostać wykonana tylko na stanowisku, na którym jest zainstalowany serwer bazy danych Ręczna kopia zapasowa (Rys. 6-9) otworzyć menu Program -> Archiwizacja danych -> Archiwizacja danych, wskazać lokalizację dla archiwum przyciskiem, dodatkowo można zabezpieczyć archiwum hasłem (opcja Użyj hasła), zatwierdzić przyciskiem OK. Rys. 6-9 Archiwizacja ręczna 31

32 6.4.2 Automatyczna kopia zapasowa (Rys. 6-10) otworzyć menu Program -> Archiwizacja danych -> Konfiguracja, wskazać lokalizację dla archiwum przyciskiem, ustawić czas wykonywania się kopii (można ustawić dwie różne pory), dodatkowo można zabezpieczyć archiwum hasłem (opcja "Użyj hasła"), wprowadzić dodatkową lokalizację dla plików archiwum, zatwierdzić przyciskiem OK. Rys Archiwizacja automatyczna Odzyskiwanie danych z kopii (Rys. 6-11) otworzyć menu Program -> Archiwizacja danych -> Odtwarzanie danych, wskazać lokalizację pliku archiwum przyciskiem, zatwierdzić przyciskiem OK. Rys Odtwarzanie archiwum Uwaga! Odzyskanie danych będzie możliwe tylko w ramach tej samej wersji bazy danych. W przypadku konieczności odtworzenia z innej wersji bazy, prosimy o kontakt z działem technicznym firmy Integra. 32

33 6.5 Konfiguracja drukarki fiskalnej System Integra 7 współpracuje z szeroką gamą drukarek fiskalnych. Konfiguracja drukarki fiskalnej odbywa się w menu Program -> Drukarka fiskalna. W oknie konfiguracji należy wybrać z listy posiadaną drukarkę oraz port komputera, do którego jest podłączona (Rys. 6-12). Uwaga! Jeśli nie posiadamy drukarki fiskalnej, a paragony wystawiamy na kasie fiskalnej, wówczas wybieramy z listy pozycję Zewnętrzna kasa fiskalna. Rys Konfiguracja drukarki fiskalnej 6.6 Zmiana bazy danych W przypadku konieczności przełączenia się na inną bazę danych (np. demonstracyjną), wybieramy Program -> Zmiana bazy, a następnie wybieramy wymaganą bazę z listy i potwierdzamy przyciskiem OK (Rys. 6-13). Po tej czynności należy ponownie uruchomić program Integra. Rys Odtwarzanie archiwum 33

34 6.7 Konfiguracja parametrów sprzętowych System Integra 7 posiada możliwość konfiguracji w zależności od parametrów sprzętowych komputera, dzięki czemu może lepiej funkcjonować na słabszych komputerach. W celu zmiany parametrów sprzętowych wybieramy menu Program -> Parametry sprzętowe komputera (Rys. 6-14) i ustawiamy parametry minimalne lub zalecane (w zależności od posiadanej konfiguracji komputera). Można także ustawić rozdzielczość ekranu. Posiadaną konfigurację można sprawdzić funkcją Sprawdź konfigurację komputera. Rys Zmiana parametrów sprzętowych 6.8 Dodawanie użytkowników i modyfikacja uprawnień Aby dodać nowych pracowników i nadać im uprawnienia lub zmienić uprawnienia wpisanego już pracownika, należy przejść do modułu Menadżer i wybrać menu Administracja -> Pracownicy. Z poziomu wyświetlonej listy można dodać, usunąć lub edytować kartę pracownika wraz z jego uprawnieniami. Aby dodać nowego pracownika należy wybrać z paska przycisków edycji lub z menu podręcznego przycisk Dodaj. Kartę do wprowadzenia danych użytkownika przedstawia Rys Rys Karta pracownika 34

35 W tej karcie wprowadza się kolejno: Login, Imię, Nazwisko, Stanowisko, ew. oddział firmy w którym pracownik pracuje. Następnie poprzez zaznaczenie odpowiednich pól wyboru określić, czy jest to osoba obsługująca program, pracownik serwisu i czy ma funkcjonować w module CRM/Zadania. Po wprowadzeniu danych podstawowych można ustawić takiemu pracownikowi hasło przy pomocy przycisku Zmiana hasła oraz wprowadzić dodatkowe informacje ułatwiające kontakt z pracownikiem (np. telefony, ). Ponadto każdemu z pracowników można przypisać udział procentowy w sprzedaży towarów i usług, a także wprowadzić stawkę godzinową i kod kreskowy (potrzebny do autoryzacji zleceń w module Rejestracji Czasu Pracy Serwisanta). Jeśli założony użytkownik ma uprawnienia do sprzedaży towarów i usług, możemy mu ustalić maksymalny rabat jaki może przyznać klientowi jak i dopuszczalny termin płatności. Informacje te pomogą w przyszłości w prowizyjnym rozliczaniu lub premiowaniu pracowników. Istnieje możliwość kopiowania uprawnień z wcześniej zdefiniowanych profilów (przycisk Kopiuj uprawnienia). Gdy informacje podstawowe są już uzupełnione można przejść na zakładkę Uprawnienia, którą przedstawia Rys Za pomocą przycisków Zezwalaj i Zabroń określamy jakie czynności w programie może wykonywać dany pracownik. Uprawnienia są konfigurowane dla poszczególnych modułów programu, zatem należy wybrać odpowiedni moduł z listy rozwijalnej w górnej części okna. Rys Pracownik, uprawnienia 6.9 Konfiguracja magazynów Po zakończeniu dodawania użytkowników systemu oraz modyfikacji ich uprawnień należy utworzyć oraz skonfigurować magazyny. Aby tego dokonać postępuje się podobnie jak w przypadku pracowników. Mianowicie pozostając w module Menadżer z drzewa kartotek należy 35

36 wybrać gałąź Administracja -> Magazyny. Gdy wyświetli się lista magazynów, w obszarze podglądu kartotek, można podobnie jak w przypadku pracowników skorzystać z menu podręcznego lub paska ikon i wybierając przycisk Dodaj wyświetlić kartę Magazyn Nowy. Rys Karta Magazyn Nowy W karcie tej uzupełnia się następujące dane: Nazwa - nazwa magazynu, Symbol - stanowi identyfikator w nr dokumentów magazynowych, Obsługa zamówień i dostaw pojazdów dot. współpracy magazynu z modułem sprzedaży poj., Aktywny pole wyboru dzięki któremu możemy aktywować magazyn. W dalszej kolejności uzupełnia się dane drukowane na dokumentach magazynowych: Dane firmy, Nazwa magazynu, Nr kat. towaru, Nr zlecenia, Nr dok. sprzedaży/zakupu, Cena towaru, Wartość towaru/dokument, itp. Należy również wprowadzić, o ile nie jest to początek roku, nr dokumentów, które mają być wystawione jako następne. Z tego miejsca również ustalamy ilość drukowanych kopii dokumentów, marginesy oraz cykl numeracji, od którego zależy identyfikator numeru dokumentu. Po wprowadzeniu wszystkich danych należy zachować informacje i zamknąć kartę przy użyciu klawisza Zapisz. Aby dodać kolejne magazyny całą operację trzeba powtórzyć. Należy zwrócić uwagę, aby nazwy i symbole były różne dla każdego z magazynów. Uwaga! Użytkownicy, którzy pragną przyspieszyć pracę na liście kartotek towarowych, mogą skorzystać z opcji Nie wyświetlaj pozycji po otwarciu listy towarów... Zaznaczenie pola powoduje, że lista towarów domyślnie jest pusta - zarówno z poziomu dokumentów jak i kartoteki towarów. 36

37 6.10 Konfiguracja rejestrów sprzedaży Gdy wszystkie magazyny są już skonfigurowane należy wprowadzić i ustawić parametry rejestrów sprzedaży. Aby wykonać tę operację postępuje się analogicznie do punktów opisanych powyżej. Wybierając kolejno Administracja -> Rejestry Sprzedaży z menu podręcznego lub paska edycji należy wcisnąć przycisk Dodaj. Wyświetli się karta Rejestr Sprzedaży Nowy (Rys. 6-18). W karcie tej uzupełnia się następujące dane: Nazwa nazwa rejestru, Symbol - stanowi identyfikator w nr dokumentów, Aktywny - pole wyboru dzięki któremu możemy aktywować dany rejestr, Cykl numeracji roczny lub miesięczny, Schemat numeracji mamy do wyboru roczny, miesięczny lub określany samodzielnie (własny przycisk? pozwala zapoznać się z zasadami tworzenia własnych schematów numeracji), Numery kolejne - kolejne nr dokumentów sprzedaży i dokumentów korygujących. Rys Karta Rejestr Sprzedaży Nowy Po ustawieniu parametrów należy kliknąć Zapisz w celu zachowania informacji i zamknięcia karty. Rejestrów sprzedaży można również wprowadzić kilka, tak jak było to w przypadku magazynów. Może to pomóc w rozdzieleniu dokumentów sprzedaży pochodzących z różnych punktów sprzedaży i przyczynić się do tworzenia bardziej czytelnych dla księgowości eksportów tychże rejestrów Konfiguracja modułu Kasa Aby dodać nową kasę i ją skonfigurować należy wybrać menu Administracja -> Kasy po czym dodać nową kasę. Po wyświetleniu karty Kasa, przedstawionej na Rys. 6-19, można ustawić następujące parametry: Nazwa nazwa, pod jaką będzie identyfikowana kasa (np.: Kasa główna, Kasa serwis, Kasa-Bank, Kasa 3 itp.); 37

38 Symbol krótkie oznaczenie kasy, wykorzystywane później jako wyróżnik w nazwie dokumentów kasowych (np.: KG, KS, KB, K3 itp.) ; Typ kasy określenie stosowanej formy płatności w danej kasie: - gotówkowa obsługa transakcji gotówkowych; wystawiane dokumenty to KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wyda); - bankowa obsługa transakcji przelewów bankowych; wystawiane dokumenty to BP (bank przyjmie) i BW (bank wyda); - karty kredytowe obsługa transakcji dokonywanych kartami płatniczymi; wystawiane dokumenty to BP (bank przyjmie) i BW (bank wyda); Numery kolejne dokumentów możliwość ręcznego wpisania od jakiego numeru będą wystawiane dokumenty kasowe; Blokada edycji dokumentów blokada edycji dokumentów kasowych zgodnie z ustawionymi parametrami (dodatkowo należy wyłączyć pracownikowi uprawnienie do edycji dok. kasowych powyżej daty granicznej); Drukowane informacje - możliwość ustalenia drukowanych informacji tj. logo, danych firmy, nazwy kasy, nr dokumentu sprzedaży lub zakupu; Logo możliwość dodania pliku graficznego, które będzie drukowane na dok. kasowych; Liczba drukowanych kopii dok. kasowych - jeśli wprowadzimy 0 dokumenty kasowe nie będą drukowane; Marginesy możliwość dopasowania wydruku np. do papieru firmowego; Cykl numeracji numerowanie dok. kasowych w cyklu miesięcznym lub rocznym. Wyświetl przed wydrukiem okno z wyborem drukarki możliwość wyboru drukarki przed wydrukiem dokumentu kasowego Drukuj automatycznie KP podczas generowania KP z dok. Sprzedaży/zlecenia Rys Karta Kasa nowy 38

39 6.12 Konfiguracja punktów sprzedaży W systemie Integra 7 funkcjonują cztery typy punktów sprzedaży, na podstawie, których można tworzyć nowe punkty sprzedaży: Serwis pojazdów, Serwis sprzętowy, Sprzedaż detaliczna, Sprzedaż hurtowa. Postępując podobnie jak w wyżej opisanych przypadkach, aby dodać nowy punkt sprzedaży, należy wybrać Administracja -> Serwisy / Punkty Sprzedaży po czym dodać i wybrać jeden z punktów sprzedaży. Z chwilą wyświetlenia listy punktów sprzedaży danego typu, korzystając z paska przycisków edycji lub menu podręcznego dodajemy nowy punkt sprzedaży. Rys Karta Serwis samochodowy Nowy Jeżeli został wybrany typ punktu Serwis pojazdów ustawia się dla niego następujące parametry: Nazwa nazwa punktu serwisowego/sprzedaży, Symbol - pełni rolę infiksu w nr zlecenia naprawy, Aktywny - pole wyboru dzięki któremu możemy aktywować punkt sprzedaży, Ikona - wybór ikony, 39

40 Moduł magazynowy - określenie czy punkt ma współpracować z magazynem (którym) oraz czy ma tworzyć i wystawiać dokumenty magazynowe, Moduł kasowy - określenie czy punkt ma współpracować z kasą (którą) oraz czy ma tworzyć i wystawiać dokumenty kasowe, Terminarz (Edytuj) - Wprowadzenie stanowisk obsługi serwisowej wraz z godzinami ich pracy (będą one widoczne m.in. w terminarzu napraw), System olejowy konfiguracja współpracy z systemem olejowym (dodatkowy moduł), Wystawiane dokumenty - określenie z którym rejestrem sprzedaży współpracuje dany punkt sprzedaży i jakie dokumenty można z niego wystawiać, Stosowane ceny - rodzaj cen wykorzystywanych podczas dodawania pozycji do dokumentów Sposób liczenia podatku VAT - określenie sposobu naliczania podatku VAT, Cykl numeracji - wybór w jakim cyklu mają być tworzone dokumenty, Czasy napraw określenie stawki za 1 rbh oraz współczynnika dla katalogowych czasów napraw firmy AuDaCon AG wbudowanych w program Integra 7 (wymagany dodatkowy moduł), Numery kolejne dokumentów - wprowadzenie kolejnych nr dokumentów (zlecenie, kosztorys, protokół), Blokada edycji dokumentów możliwość zablokowania edycji wystawionych dokumentów zgodnie z wprowadzonymi w tym miejscu parametrami. Na drugiej zakładce zatytułowanej Wydruki znajdują się pola wyboru, dzięki którym można skonfigurować wydruk dokumentów i zleceń (Rys. 6-21). Rys Karta Serwis Samochodowy- Nowy, zakładka Wydruki Na tej zakładce można określić sposób drukowania daty, liczbę drukowanych egzemplarzy dokumentów, wielkość marginesów, drukowane dwa załączniki do zlecenia (np. warunki gwarancji czy 40

41 formularz bezpłatnego przeglądu) oraz standardowe informacje umieszczane w stopkach dokumentów. Zaznaczenie opcji Kod EAN w sekcji Drukowane informacje spowoduje umieszczenie kodu kreskowego na wydruku dokumentów sprzedaży oraz zleceń. Skanowanie kodu kreskowego na dokumencie pozwala w szybki sposób odszukanie go w programie. Do dołączenia załączników drukowanych wraz z zleceniem wystarczy kliknąć w przycisk Edytuj i wprowadzić/wkleić tekst. W bardzo łatwy sposób można z tego miejsca na stronie dodać logo firmy. Klikając na tekst niebieską czcionką (Pole def. 1-3) możemy wprowadzić nazwy pól definiowanych widocznych na karcie zleceń oraz dokumentach sprzedaży. Więcej informacji na temat samych pól można znaleźć w p Ostatnią zakładką przy konfiguracji punktu sprzedaży typu serwis jest zakładka ustawień domyślnych dla dokumentów (Rys. 6-22). W zakładce tej znajdują się między innymi parametry domyślne dla nowo otwieranych zleceń: Typ płatne lub gwarancyjne; Ustawienia statusów wybór innej nazwy dla bieżących statusów systemowych, Ustaw datę i godz. odbioru zaznaczenie pola i wprowadzenie wartości (np. 4) spowoduje, że przy otwarciu zlecenia pojawi się informacja że pojazd można odebrać za cztery godziny, Kontrola stanu licznika zaznaczając pole i wybierając jednostkę, program będzie kontrolował stan licznika przy kolejnej wizycie pojazdu w warsztacie, Grupa kontrahentów w tym polu określamy domyślną grupę kontrahentów, Województwo domyślne województwo, z którego pochodzi większość klientów serwisu. Rys Karta Serwis samochodowy Nowy, zakładka Domyślne 41

42 Na tej karcie możemy zaznaczyć możliwość automatycznego rozpoczęcia zlecenia po dołączeniu towaru/usługi. Opcja ta umożliwia automatyczną zmianę statusu zlecenia z Oczekującego na Rozpoczęte po dodaniu przynajmniej jednej z pozycji do zlecenia. Poza tym można na zakładce tej zamieścić: domyślne uwagi dodatkowe do zlecenia, dowolny tekst pisany drobnym drukiem (np. zgoda na przetwarzanie danych osobowych), uwagi dodatkowe odbierającego, uwagi serwisanta, uwagi dodatkowe drukowane na potwierdzeniu przyjęcia pojazdu. Dodatkowo pod przyciskiem Ustawienia statusów możemy zmienić domyślne statusy systemowe na inne jak to widać na rysunku 6-23.(Nowe statusy wprowadzamy z poziomu Dokumenty -> Zlecenia - Inne -> Statusy zleceń.) Rys Okno Domyślne statusy zleceń Jeżeli poza serwisem samochodowym w firmie znajduje się np. sklep z częściami, można założyć punkt sprzedaży detalicznej (Rys. 6-24). Rys Karta Punkt sprzedaży detalicznej nowy, zakładka Podstawowe 42

43 W parametrach punktu sprzedaży detalicznej konfiguruje się: Nazwa nazwa punktu sprzedaży detalicznej, Symbol - pełni rolę infiksu w dokumentach sprzedaży wystawionych z danego punktu, Aktywny - pole wyboru dzięki któremu możemy aktywować punkt sprzedaży, Moduł magazynowy - określenie czy punkt ma współpracować z magazynem (którym) oraz czy ma tworzyć i wystawiać dokumenty magazynowe, Moduł kasowy - określenie czy punkt ma współpracować z kasą (którą) oraz czy ma tworzyć i wystawiać dokumenty kasowe, Sprzedaż pojazdów konfiguracja w przypadku sprzedaży pojazdów (wymagany moduł DMS), Wystawiane dokumenty - Rodzaj wystawianych dokumentów i powiązanie ich z wybranym rejestrem sprzedaży, Rejestr dokumentów sprzedaży - określenie z którym rejestrem sprzedaży współpracuje dany punkt sprzedaży i jakie dokumenty można z niego wystawiać, Stosowane ceny - typ stosowanych cen (Netto, Brutto), Sposób liczenia podatku VAT - określenie sposobu naliczania podatku. Ponadto podobnie jak w przypadku punktu serwisowego, można sterować danymi drukowanymi na dokumentach sprzedaży co pokazuje Rys Dzięki temu można ustawić: Drukowanie informacje - dokumenty (Dane firmy, Nazwa punktu sprzedaży itp.), Drukowana data sprzed. - sposób drukowania daty sprzedaży, Marginesy wielkość marginesu górnego i dolnego, Liczba drukowanych egzemplarzy dokumentu sprzedaży i polecenia przelewu, Stopka dokumentu kredytowego - Zawartość stopki dokumentu kredytowego, Stopka - Zawartość stopki gotówkowych dokumentów sprzedaży, Uwagi dodatkowe/wystawienie dokumentu zawartość będzie drukowana na dokumentach sprzedaży, Drukowane inf. Sprzedaż pojazdów konfigurowane w przypadku sprzedaży pojazdów (wymagany moduł DMS). W zasadzie po zakończeniu wykonywania czynności omówionych do tej pory w rozdziale szóstym można zacząć pracę z programem. Aby jednak ułatwić sobie ją w przyszłości dobrze byłoby pokusić się o ustawienie wstępnych parametrów finansowych systemu Integra 7. 43

44 Rys Karta Punkt sprzedaży detalicznej, zakładka Wydruki 6.13 Konfiguracja parametrów finansowych Parametry finansowe w systemie Integra 7 są wstępnie ustalone i po instalacji nie trzeba ich koniecznie modyfikować. Można jednak to zrobić jeżeli firma ma wypracowane standardy obsługi stałych klientów, przydzielania rabatów oraz określoną politykę co do stosowanych form płatności. Do parametrów finansowych w Integra 7 należą: Stawki VAT Standardowo wprowadzone są trzy poziomy tego podatku: 0%, 8% oraz 23%. W przypadku konieczności zmiany lub dodania nowej stawki należy wybrać z menu Administracja Stawki VAT (Rys. 6-26). W tym oknie można ustawić kod, nazwę, stawkę procentową, kod PTU oraz Indeks obcy (określający stawkę VAT dla programów zewnętrznych - może to być 1, 2 lub G w zależności od tego jakie oznaczenie ma dana stawka w programie zewnętrznym). Rys Stawka VAT 44

45 Grupy cenowe Kolejnym elementem finansowym jakim należy się zająć to grupy cenowe. Pozwalają one na przypisanie kontrahenta do konkretnego przedziału cenowego, w którym można określić standardowe narzuty na towary i rabaty na usługi. Aby wyświetlić okno z grupą cenową (Rys. 6-27) należy wybrać menu Administracja Grupy cenowe. W celu konfiguracji grupy cenowej należy podać jej nazwę, narzut na towary (ustalić czy narzucamy go od cen sprzedaży/cen zakupu), narzut na usługi oraz określić typ punktu sprzedaży w jakim grupa ta obowiązuje. Istnieje możliwość zdefiniowania odrębnych narzutów na grupy towarowe. W przypadku przedstawionym na Rys detaliczna cena sprzedaży towaru będzie uzależniona od tego do jakiej grupy będzie należał. W przypadku, gdy będą to tarcze BREMBO, sprzedaż towaru będzie z upustem 20% od bazowej ceny sprzedaży. Jeśli producentem będzie TRW, to upust będzie równy 25% a w przypadku producenta TEXTAR sprzedaż odbędzie się z upustem 30% od bazowej ceny sprzedaży. W przypadku sprzedaży np. filtrów będzie zastosowany ogólny upust 10%. Pole Zezwalaj na zmianę grupy w trakcie sprzedaży pozwoli nam zmienić grupę cenową na wystawionym dokumencie sprzedaży, a w przypadku serwisu przejść na inną grupę na trwającym zleceniu lub już zamkniętym. Rys Grupa cenowa Formy płatności W przypadku form płatności do słownika wprowadzone są domyślnie jej podstawowe typy. Są to: płatność gotówką, przelewem, kartą kredytową i czekiem. Mogą one określać typ dla innych form płatności zdefiniowanych indywidualnie. Aby dodać nową formę płatności należy z menu wybrać Administracja Formy płatności (Rys. 6-28). Dodatkowo, istnieje możliwość wyliczania opłaty dodatkowej (przydatne dla kard kredytowych) jak i ustawienia indeksu obcego, 45

46 wymaganego do komunikacji z programami zewnętrznymi, np. CDN Optima. Indeks zależy od konfiguracji programu zewnętrznego, z którym system Integra 7 ma wymieniać dane. W celu uzyskania szczegółowej informacji, należy skontaktować się z działem technicznym firmy Integra Software. Rys Forma płatności Rabaty Okno dodawania rabatów oraz ich modyfikacji wyświetlamy podobnie jak było to w przypadku parametrów omawianych w grupach cenowych (Administracja Rabaty). Z chwilą wyświetlenia okna (Rys. 6-29) definiując rabat, można wprowadzić tam następujące dane: nazwę rabatu, rabat na towary procentowo, rabat na usługi procentowo, typ punktu sprzedaży do którego przypisany jest dany rabat. Po zaznaczeniu opcji Indywidualny rabat klienta, będzie można go przypisać na karcie kontrahenta jako rabat domyślny. Rabat zdefiniowany jak na Rys będzie ustalał ceny wg następujących priorytetów: na filtr Bosch rabat 20%, na pozostałe towary Bosch 15%, na towary NGK 5%, na wszystkie pozostałe towary oraz usługi 10%. Zapisując dane w tym oknie kończy się ustawianie parametrów i można przystąpić do pracy w programie. Rys Rabat 46

47 7 Kartoteki systemu Integra 7 Informacje i wszelkie dane zapisywane w systemie Integra 7 przechowywane są w kartotekach. Kartoteki pełnią funkcję widzianej przez wszystkie moduły biblioteki danych. Dzięki współdzieleniu zbioru kartotek nie ma konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Środowisko Integra 7 posiada pięć podstawowych kartotek: Kontrahenci, Pojazdy, Sprzęty, Towary i Usługi. Każda z kartotek posiada swoją kartę, służącą do uzupełniania danych. Karta taka składa się z dwóch zakładek: Podstawowej, gdzie zapisywane są informacje najbardziej przydatne oraz Dodatkowej, gdzie mieszczą się dane uzupełniające. Zbiór danych, jakim są kartoteki służy do wykonywania operacji na dokumentach. Przy jego wykorzystaniu pracownik jest w stanie poprawnie wprowadzić dane do: zlecenia, dokumentów sprzedaży, dokumentów magazynowych czy kasowych. W każdej z kartotek możliwe jest skonfigurowanie ustawień domyślnych, tzn. takich, które będą przypisywane każdej nowej pozycji (pojazd, kontrahent itp.) - patrz r Kontrahenci Ta kartoteka gromadzi dane o wszystkich kontrahentach firmy. Bez względu na to, czy jest to klient serwisu lub sklepu, czy odbiorca lub dostawca części, czy też wreszcie osoba prywatna lub osoba prowadząca działalność, jeżeli miała kontakt z firmą musi trafić na listę kontrahentów. Raz zapisany kontrahent może być wykorzystywany wielokrotnie w procesach wystawiania zlecenia, sprzedaży, dostawy itp. Figuruje on na stałe w bazie danych firmy. Kartoteka służąca do wprowadzania danych przedstawiona jest na Rys Rys. 7-1 Kartoteka kontrahenta 47

48 Na zakładce Podstawowe jak sama nazwa wskazuje zamieszczone są podstawowe dane identyfikujące i opisujące kontrahenta. Informacje pogrupowane są w kilku przedziałach. Druga zakładka zatytułowana Dodatkowe zawiera informacje uzupełniające o kontrahencie (m.in. Cechy własne). Nie są to informacje wymagane, ale często okazują się bardzo przydatne. Warto zwrócić uwagę na możliwość wyboru jednego z numerów (NIP lub PESEL), który będzie drukowany na fakturach. W zakładce CRM prezentowane są informacje (przypomnienia) przechowywane w dodatkowym module CRM. 48

49 7.2 Pojazdy Kolejną kartoteką systemu Integra 7 jest kartoteka pojazdów. Gromadzi ona wszelkie dane dotyczące naprawianych na serwisie pojazdów. Wiąże ona również pojazd z kontrahentem. Kartoteka do wprowadzania i edycji danych pojazdu przedstawiona została na rysunku poniżej. R ys. 7-2 K a r t a P o j a zd - z a k ł a d k a P o d s t a w o w e W sekcji Pojazd umieszczone zostały 3 pola, których nazwy można dostosować do własnych potrzeb. Możliwa jest zmiana nazwy pól: Nr silnika, Kod wyp. oraz Pole def. 3. W celu zmiany nazwy pola należy wybrać menu Kartoteki -> Pojazdy Inne -> Ustawienia domyślne i klikając w nazwę pola zmienić ją. Oprócz danych podstawowych można uzupełnić też inne informacje o pojeździe do czego przeznaczona jest zakładka Dodatkowe. Zakładka Salon/Komis dostępna jest po wykupieniu modułu DMS służącego do sprzedaży pojazdów. W zakładce CRM-przypomnienia prezentowane są informacje przechowywane w dodatkowym module CRM. 49

50 7.3 Sprzęty Kartoteka sprzętów przechowuje dane dotyczące naprawianych w serwisie urządzeń/sprzętów (alternatorów, rozruszników, pomp wtryskowych itp.). Serwisowane sprzęty są przypisane do kontrahentów. 7.4 Towary Kartoteka towarów w obsłudze jest bardzo podobna do wcześniej omówionych kartotek kontrahentów i pojazdów. Tak jak i one posiada swoją kartę do edycji i dodawania danych (Rys. 7-3). Istnieje możliwość zmiana nazwy niektórych pól widocznych na kartotece (Nr kat., Nr fabr., Nr OE, Nr dostawcy). W celu zmiany nazwy pola należy wybrać menu Kartoteki -> Towary Inne -> Ustawienia domyślne i klikając w nazwę pola zmienić ją. Rys. 7-3 Karta Towar - Edycja, zakładka Podstawowe Na zakładkach danych dodatkowych tak jak w wyżej omawianych kartach znajdują się informacje uzupełniające. 50

51 7.5 Usługi Kartoteka ta gromadzi informacje na temat usług oferowanych przez serwis. Identycznie jak we wszystkich omówionych wyżej przypadkach do wprowadzania i edycji danych służy odpowiednia karta (Rys. 7-4). Cena usługi może być wyliczana na podstawie przypisanej ilości rbh oraz stawki za 1 rbh (ustawiona jednostka rbh oraz wybrana stawka w polu Rodzaj usług). W przypadku, gdy wykonanie usługi wiąże się z dodatkowymi pracami, można je wprowadzić w pole Zakres Usługi. Ostateczna cena usługi będzie sumą kosztów poszczególnych prac. Istnieje również możliwość określenia ceny usługi ręcznie - należy ustawić odpowiednią jednostkę usługi np. operacja oper oraz wprowadzić cenę usługi do pól cena netto/cena brutto. Pola te będą aktywne, gdy wybrana jednostka miary usługi nie będzie w konfiguracji miała zaznaczonej opcji. Rys. 7-4 Karta Usługi - zakładka Podstawowe Na zakładce Dodatkowe można wprowadzić m.in. dodatkowe jednostki miary, które będą wykorzystywane podczas przyjęcia towaru na magazyn (np. zakup beczki oleju 208l, który będzie sprzedawany na litry). Zakładka Współczynniki pozwala zdefiniować dla tej samej usługi różne ceny w zależności od marki i modelu pojazdu. 51

52 7.6 Konfiguracja kartotek programu W programie Integra 7 można ustawić domyślne parametry nowo tworzonych kartotek oraz wystawianych dokumentów. Poniżej opisano najczęściej stosowane konfiguracje. Konfiguracja domyślna spowoduje, że nowo tworzone kartoteki bądź dokumenty będą miały od razu wypełnione pewne dane, co zaoszczędzi czas przy pracy z programem Konfiguracja grup i podgrup kartotek Grupy towarów (rys. 7-5) (Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Grupy). Rys. 7-5 Karta Grupa towarów Podgrupy towarów (rys. 7-6) (Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Podgrupy). 1. Podgrupa określenie nazwy podgrupy towarów. 2. Niezależna numeracja w obrębie podgrupy określa, czy indeks identyfikujący pozycję towarową ma być generowany oddzielnie dla każdej podgrupy towarów (zaznaczone Niezależna numeracja w obrębie grupy), czy nie. Rys. 7-6 Karta Podgrupa towarów - Nowy Grupy usług (rys. 7-7) (Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne -> Grupy) 1. Grupa Określenie nazwy grupy usług. Rys. 7-7 Karta Grupa usług - Nowy 52

53 Podgrupy usług (rys. 7-8) (Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne -> Podgrupy). 1. Podgrupa określenie nazwy podgrupy usług. 2. Niezależna numeracja w obrębie podgrupy określa, indeks identyfikujący usługę ma być generowany oddzielnie dla każdej podgrupy usług (zaznaczone Niezależna numeracja), czy nie. Rys. 7-8 Karta Podgrupa usług - Nowy Grupy kontrahentów (rys. 7-9) (Menu programu -> Kartoteki -> Kontrahenci - Inne -> Grupy) 1. Grupa Określenie nazwy grupy kontrahentów. 2. Niezależna numeracja w obrębie grupy określa, czy indeks ma być generowany oddzielnie dla każdej grupy kontrahentów (zaznaczenie Niezależna numeracja w obrębie grupy), czy nie. Rys. 7-9 Karta Grupa kontrahentów 53

54 7.6.2 Kontrahenci ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Kontrahenci - Inne -> Ustawienia domyślne). Rys Karta Kontrahent Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe 1. Grupa kontrahenta przyporządkowanie nowych kontrahentów do z góry określonej grupy, zazwyczaj Odbiorcy. 2. Województwo i kraj jeżeli większość kontrahentów pochodzi z jednego regionu można ustawić domyślne województwo dla nowo tworzonych kontrahentów. 3. Forma i warunki płatności domyślne ustawienia dot. formy i terminu płatności oraz kredytu kupieckiego. 4. Grupa cenowa parametr (narzut lub upust) określający obliczanie cen sprzedaży dla klienta. 5. Rabat domyślny rabat dla sprzedaży towarów i usług. 6. IBAN format numeru konta, w chwili obecnej wszystkie numery kont muszą go spełniać, więc należy domyślnie zaznaczać opcję. 7. Typ kontrahenta określa, w jakim obszarze będzie dostępny kontrahent (tzn. sprzedaż, serwis, zakupy, gwarancje). Domyślnie klient serwisu oraz detalu. 8. Rodzaj kontrahenta umożliwia podział kontrahentów na firmy oraz osoby prywatne. Informacja wymagana przy wystawianiu paragonów do faktur sprzedaży. 54

55 Rys Karta Kontrahent Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe 1. Drukuj na FV konfiguracja domyślnie drukowanego na dokumentach sprzedaży numeru ewidencyjnego (NIP lub PESEL) 2. Cechy własne dodatkowe informacje specyficzne dla kontrahentów. Konfiguracja nazw cech własnych została przedstawiona w p Nazwy cech własnych. Cechy można wykorzystać podczas raportowania np. wartości sprzedaży wśród stałych klientów (posiadających kartę rabatową). 3. Dostawy/Rezerwacje w polu Dodaj automatycznie dostawcę w dok. PZ istnieje możliwość przyporządkowania odpowiedniego formatu faktur elektronicznych, które będą importowane na dok. PZ. Dzięki temu podczas importu faktury elektronicznej kontrahent będzie automatycznie ustawiany na karcie dok. PZ. 55

56 7.6.3 Towary ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Towary - Inne -> Ustawienia domyślne). Rys Karta Towar Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe 1. Grupa towaru przyporządkowanie towaru w kartotece do określonej grupy, (przydatne, jeżeli tworzymy grupę jednakowych części, np. świec, wycieraczek itp.). 2. Podgrupa towaru przyporządkowanie towaru do podgrupy (przydatne, jeżeli tworzymy grupę jednakowych części, np. świec, wycieraczek itp.). 3. Jednostka miary domyślnie ustawiono sztuki. 4. Parametry określające ilość całkowitą towaru, aktywność (czy nowo utworzone towary mają być od razu widoczne w kartotece), numer seryjny (czy dana sztuka towaru posiada indywidualny numer seryjny). Domyślnie zaznaczone pole Aktywny. 5. Obliczanie cen towaru określamy parametry cenowe towaru, narzut oraz bazową cenę sprzedaży. 6. Stawki VAT na zakup i sprzedaż towaru. Domyślnie należy pozostawić 23% w obu przypadkach. 7. Marża minimalna domyślna minimalna marża z jaką towar może zostać sprzedany. 56

57 Rys Karta Towar Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe 1 1. Stany kontrolne towaru w magazynie określamy stany minimalne, zalecane oraz maksymalne dla nowo tworzonego towaru w magazynie. Stany kontrolne można wykorzystywać przy zamówieniach towaru u dostawców. 2. Funkcje przypominające o wymianie towaru po określonym czasie lub przebiegu. 3. Aktualizacja cen zakupu i sprzedaży. W przypadku dostaw towaru w różnych cenach zalecane jest ustawienie tych parametrów. Decydują one o aktualizacji cen do sprzedaży. 4. Cechy własne towarów zostały umieszczone na zakładce Dodatkowe 2 zawierają dodatkowe informacje specyficzne dla towaru. Konfiguracja nazw cech własnych została przedstawiona w rozdziale p Nazwy cech własnych. 57

58 7.6.4 Usługi ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Usługi - Inne -> Ustawienia domyślne). Rys Karta Usługa Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe 1. Grupa usługi przyporządkowanie usługi w kartotece do określonej grupy. 2. Podgrupa usługi przyporządkowanie usługi do podgrupy (przydatne, jeżeli tworzymy grupę jednakowych usług, np. Mechanika-> Wymiana paska rozrządu, Mechanika-> Wymiana płynu chłodzącego itp.). 3. Jednostka pracy domyślna jednostka usługi. 4. Stawka VAT stawka dla sprzedaży. 5. Obszar funkcjonowania usługi czy usługa ma być domyślne tworzona dla wszystkich punktów sprzedaży, czy np. tylko dla serwisu. 6. Rodzaj usług wycena jednej RBH wg zdefiniowanego stawki. 7. Aktywna czy usługa po utworzeniu ma być od razu widoczna w kartotece. Domyślnie zaznaczone. 58

59 Rys Karta Usługa Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe 1. Zalecenie wykonania po w tym polu można określić po jakim przebiegu lub czasie usługa powinna być ponownie wykonana. Zaznaczenie opcji Przypomnij pozwoli automatycznie wygenerować odpowiednie przypomnienie w module CRM, jeśli taka usługa była dodana do zlecenia naprawy samochodu. Zaznaczenie opcji Wyświetl przy zleceniu spowoduje wyświetlenie przypomnienia podczas otwierania nowego zlecenia na samochód (oczywiście, jeśli wcześniej w tym samochodzie usługa została przynajmniej raz wykonana oraz nadszedł czas na wykonanie jej ponownie). 2. Cechy własne usługi - dodatkowe informacje specyficzne dla usługi. Konfiguracja nazw cech własnych zostanie przedstawiona w p Nazwy cech własnych. 59

60 7.6.5 Pojazdy ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Pojazdy - Inne -> Ustawienia domyślne). Rys Kara Pojazd Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe 1. Aktywny czy po utworzeniu nowego pojazdu ma on być od razu widoczny w kartotece. Domyślne zaznaczone. 2. Przepisz określa, czy dla nowego pojazdu użytkownik jest jednocześnie właścicielem (przepisuje dane użytkownika do sekcji Właściciel). 60

61 Rys Kara Pojazd Ustawienia domyślne, zakładka Dodatkowe 1. Dane dodatkowe informacje dokładniej charakteryzujące nowo tworzony pojazd. Przydatne w przypadku jeżeli serwis specjalizuje się np. w naprawach silników Diesel wszystkie nowo tworzone pojazdy będą miały przypisanie do rodzaju paliwa Diesel. 2. Przeglądy ustawienia domyślnych cykli między okresowymi przeglądami technicznymi i serwisowymi pojazdów. 3. Cechy własne pojazdu dodatkowe informacje specyficzne dla pojazdu. Konfiguracja nazw cech własnych zostanie przedstawiona w rozdziale Nazwy cech własnych. 61

62 7.6.6 Sprzęty/Urządzenia/Podzespoły ustawienia domyślne (Menu programu -> Kartoteki -> Sprzęty/Podzespoły/Urządzenia - Inne -> Ustawienia domyślne). Rys Karta Sprzęt Ustawienia domyślne, zakładka Podstawowe 1. Aktywny czy po utworzeniu nowego sprzętu ma on być od razu widoczny w kartotece. Domyślne zaznaczone. 2. Przepisz określa, czy dla nowego sprzętu użytkownik jest jednocześnie właścicielem (przepisuje dane użytkownika do sekcji Właściciel). 62

63 Rys Karta Sprzęt ustawienia - domyślne, zakładka Dodatkowe 1. Cechy własne sprzętu/urządzenia/podzespołu dodatkowe informacje specyficzne dla tych kartotek. Konfiguracja nazw cech własnych zostanie przedstawiona poniżej. 2. Przeglądy ustawienia domyślnych cykli między okresowymi przeglądami serwisowymi sprzętu/urządzenia/podzespołu. 63

64 7.6.7 Nazwy cech własnych dla kartotek (Moduł Menedżer-> Menu programu -> Kartoteki-> Cechy własne). Konfiguracja nazw cech własnych dla kartotek (rys. 7-20). Rys Zakładanie nowych cech własnych 1. Wybór kartoteki, dla której ma odbyć się konfiguracja nazw cech własnych. 2. Konfiguracja poszczególnych nagłówków cech własnych. 64

65 7.6.8 Kasa/Bank ustawienia domyślne (Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Kasy) Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Kasa lub Bank oddzielnie. Konfiguracja domyślnych parametrów dokumentów kasowych/bankowych (rys. 7-21). Rys Karta edycji ustawień domyślnych modułu Kasa, zakładka Podstawowe 1. Dane podstawowe Konfiguracja modułu jako Kasa, Konto bankowe lub Karty kredytowe. 2. Drukowane informacje wybór, jakie dane mają się drukować na dokumentach wystawianych w modułu Kasa/Bank. 3. Liczba drukowanych kopii konfiguracja ilości drukowanych kopii dokumentów kasowych/bankowych podczas automatycznego wystawienia. 4. Logo logo w nagłówku wydrukowanych dokumentów kasowych/bankowych. 5. Marginesy górny i dolny margines wydruku. Istotne np. kiedy nadruk ma się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce np. dane firmy. 6. Numeracja dokumentów określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie miesiąca, czy roku. 7. Drukuj automatycznie KP podczas generowania KP z dok. sprzedaży/zlecenia konfiguracja pozwalająca na automatyczny wydruk dokumentu kasowego podczas sprzedaży bez potwierdzenia ze strony użytkownika programu. 65

66 7.6.9 Magazyn ustawienia domyślne. (Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Magazyny) Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Magazyn oddzielnie. Rys Ustawienia domyślne magazynu 1. Dane podstawowe konfiguracja nazwy oraz symbolu magazynu, który będzie drukowany na dokumentach magazynowych. 2. Drukowane informacje konfiguracja widocznych informacji na wydrukach dokumentów magazynowych. 3. Ceny stosowane na WZ/WZK 4. Liczba drukowanych kopii konfiguracja ilości drukowanych kopii dla poszczególnych dokumentów magazynowych. 5. Numery kolejne dokumentów umożliwia ustawienie własnych numerów kolejnych dla 66

67 dokumentów magazynowych jeżeli użytkownik programu chce zachować ciągłość numeracji z poprzedniego rozwiązania. 6. Rezerwacje ustawienie automatycznego anulowania dokumentu RT jeśli nie zostanie w odpowiednim terminie zrealizowany (w ten sposób towar wróci do ponownej sprzedaży). 7. Import zamówień Konfiguracja folderu na dysku z którego będą importowane dok. ZA i ZK. 8. Tytuły oraz dodatkowe informacje drukowane na dokumentach - możliwość zdefiniowania tytułów oraz treści dokumentów drukowanych jako Protokół dostawy (podczas wystawiania PZ) oraz Zamówienie od klienta (ZK). 9. Marginesy górny i dolny margines wydruku. Istotne np. kiedy nadruk ma się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce np. dane firmy. 10. Numeracja dokumentów określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie miesiąca, czy roku. 11. Zaznaczenie opcji: Wyświetl przed wydrukiem okno z wyborem drukarki pozwala przed wydrukiem dok. magazynowych wybrać drukarkę, Nie wyświetlaj pozycji po otwarciu listy towarów - po przejściu na listę towarów w programie, będzie ona pusta. Wyszukiwanie części na magazynie odbywa się przez wprowadzenie odpowiednich informacji do filtrów znajdujących się w górnej części okna. Włączenie funkcji zalecane jest w przypadku stwierdzenia długiego czasu wyświetlania listy (zwykle przy bardzo dużej ilości kartotek), Wyświetl na liście towarów dok. PZ kolumnę Upust zamiast kolumny Marża. pozwala na dok. PZ, na liście towarów wyświetlać informację dot. upustu zamiast marży. Funkcja przydatna do kontroli upustu podczas przyjmowania towaru na magazyn (w przypadku, gdy znamy poziom upustu od cen katalogowych dostawcy wg własnych warunków handlowych i chcemy kontrolować, czy został on zachowany podczas bieżącej dostawy). 67

68 Sprzedaż detaliczna ustawienia domyślne (Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Punkty sprzedaży - Inne-> Sprzedaż detaliczna). Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Sprzedaż detaliczna oddzielnie (rys. 7-23). Rys Karta Punkt sprzedaży detalicznej, zakładka Podstawowe 1. Dane podstawowe konfiguracja nazwy oraz symbolu punktu sprzedaży detalicznej. 2. Współpraca z modułem magazynowym w przypadku większej ilości skonfigurowanych magazynów jeden jest ustawiony jako domyślny. 3. Współpraca z modułem kasowym domyślna kasa, w której mają być rozliczane dokumenty sprzedaży. 4. Sprzedaż pojazdów konfiguracja dotyczy modułu DMS (opisany w odrębnej instrukcji) 5. Wystawiane dokumenty typy dokumentów, które można wystawić w danym punkcie sprzedaży (np. FV, paragon itd.) oraz ich numeracja (rejestr sprzedaży). 6. Parametry cenowe stosowane ceny oraz algorytmy obliczania podatku VAT na dokumentach sprzedaży. 7. Blokada edycji dokumentów ograniczenie edycji wystawionych dokumentów sprzedaży zgodnie z datą graniczną. 8. Ustaw kontrahenta Nieokreślony podczas tworzenia paragonu fiskalnego, będzie on domyślnie wystawiany na kontrahenta Nieokreślony. Pozostaje jednak możliwość ręcznej podmiany kontrahenta i wystawienie paragonu imiennego. 68

69 Zakładka Wydruki (rys. 7-24). Rys Karta Punkt sprzedaży detalicznej, zakładka Wydruki 1. Drukowane informacje domyślny zakres danych, które pojawią się na wydruku dokumentu sprzedaży. 2. Drukowana data sprzedaży drukowana data sprzedaży na dokumencie sprzedaży. Domyślnie ustawiona Pełna data. 3. Marginesy górny i dolny margines wydruku. Istotne kiedy np. nadruk dokumentu sprzedaży ma się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce jakieś dane. 4. Liczba drukowanych egzemplarzy ilość automatycznie drukowanych egzemplarzy dokumentu sprzedaży. Jeżeli ustawiona na 2 lub więcej, w nagłówku program na pierwszym egzemplarzu wydrukuje napis Oryginał, a na drugim i pozostałych Kopia. Jeżeli ilość ustawiona na 1 to program będzie drukował napis Oryginał/Kopia. 5. Stopka dokumentu kredytowego dodatkowa informacja drukowana na dokumentach sprzedaży, na których formą płatności jest przelew. W stopce dok. kredytowego można umieścić numer konta bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów. 6. Stopka dokumentu dodatkowa informacja drukowana na każdym dokumencie sprzedaży. Może zawierać klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaży. 7. Stopka (dane rejestrowe firmy) miejsce na dane rejestrowe firmy. 8. Uwagi dodatkowe dodatkowe informacje drukowane na dokumencie sprzedaży 9. Logo wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaży oraz jego konfiguracja na wydruku. 10. Szablon wydruku dok. (F, P, FP, FUE, N) pozwala na zmianę szablonu wydruku dla dokumentów faktury, paragonu, faktury pro forma, faktury unijnej i dokumentów wewnętrznych. 69

70 Serwis pojazdów ustawienia domyślne (Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Punkty sprzedaży - Inne-> Serwis pojazdów) Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Serwis pojazdów oddzielnie. Rys Karta Serwis samochodowy, zakładka Podstawowe 1. Dane podstawowe konfiguracja nazwy, symbolu oraz typu (ciężarowy czy osobowy) modułu serwis pojazdów. 2. Ikona umożliwia wybór własnej ikony serwisu widocznej na bocznym pasku modułów. 3. Współpraca z modułem magazynowym w przypadku większej ilości skonfigurowanych magazynów jeden jest ustawiony jako domyślny. 4. Współpraca z modułem kasowym domyślna kasa, w której mają być rozliczane dokumenty sprzedaży oraz zlecenia. 5. Terminarz konfiguracja stanowisk terminarza dla modułu serwis pojazdów. 6. System olejowy konfiguracja współpracy z systemami olejowymi (Almar, Lube Master) wymagany dodatkowy moduł Interfejs Systemów Olejowych. 7. Wystawiane dokumenty typy dokumentów, które można wystawić w danym punkcie sprzedaży (np. FV, paragon itd.) oraz ich numeracja (rejestr sprzedaży). 8. Parametry cenowe stosowane ceny oraz algorytmy obliczania podatku VAT na dok. sprzedaży. 9. Cykl numeracji zleceń określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie każdego miesiąca, czy po upływie roku. 10. Czasy napraw parametr wykorzystywany do obliczeń cen usług przy korzystaniu z bazy danych 70

71 Czasy napraw firmy AuDaCon AG wymagany dodatkowy moduł Czasy napraw. 11. Numery kolejne dokumentów umożliwia ustawienie własnych numerów kolejnych dla zleceń i kosztorysów jeżeli użytkownik programu chce zachować ciągłość numeracji z poprzedniego rozwiązania. 12. Blokada edycji dokumentów - ograniczenie edycji wystawionych dokumentów zgodnie z datą graniczną. Rys Karta Serwis samochodowy, zakładka Wydruki 1. Drukowane informacje domyślny zakres danych, które pojawią się na wydruku dokumentu sprzedaży. Pole def.1, Pole def.2, Pole def.3 są to pola definiowane. Zmiana nazwy pola odbywa się przez podwójne kliknięcie myszą. Jeśli zawartość takiego pola ma być drukowana na dokumencie sprzedaży, należy je zaznaczyć podobnie jak pozostałe drukowane informacje. 2. Drukowane informacje na zleceniach domyślny zakres danych, który pojawia się na wydruku zleceń naprawy. W tym miejscu możemy do dyspozycji 3 pola definiowane, którym można nadać dowolną nazwę (podwójnie klikając na nie myszą), a następnie wyświetlać oraz drukować na zleceniu (w tym przypadku są to pola: Nr umowy, Nr autoryzacji oraz Poj. zastęp). 3. Zlecenia num. ewidencyjne funkcja pozwala na wprowadzenie dodatkowych numerów (np. sygnatur ISO), które będą drukowane na zleceniu naprawy, potwierdzeniu przyjęcia i karcie serwisowej. 4. Drukowana data sprzedaży drukowana data sprzedaży na dokumencie sprzedaży. Domyślnie ustawiona Pełna data. 71

72 5. Liczba drukowanych egzemplarzy ilość automatycznie drukowanych egzemplarzy dokumentu sprzedaży. Jeżeli ustawiona na 2 lub więcej, w nagłówku program na pierwszym egzemplarzu wydrukuje napis Oryginał a na drugim i pozostałych Kopia. Jeżeli ilość ustawiona na 1 to program będzie drukował napis Oryginał/Kopia. 6. Marginesy górny i dolny margines wydruku. Istotne kiedy np. nadruk dokumentu sprzedaży ma się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce jakieś dane. 7. Drukowane załączniki dodatkowe dokumenty (format txt) drukowane przy zleceniu (np. warunki gwarancji, check lista przeglądu samochodu) ich drukowanie można dodatkowo ustalić z poziomu karty zlecenia. 8. Stopka dokumentu kredytowego dodatkowa informacja drukowana na dokumentach sprzedaży, na których formą płatności jest Przelew. W stopce dok. kredytowego można umieścić numer konta bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów. 9. Stopka dokumentu dodatkowa informacja drukowana na każdym dokumencie sprzedaży. Może zawierać klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaży. 10. Stopka (dane rejestrowe firmy) miejsce na dane rejestrowe firmy. 11. Logo wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaży oraz jego konfiguracja na wydruku. Rys Karta Serwis samochodowy, zakładka Domyślne 72

73 1. Typ i ustawienia statusów Typ określa, czy jest to zlecenie płatne, czy gwarancyjne. Domyślne statusy zleceń pozwalają dla konkretnego stanu systemowego (Oczekujące, Rozpoczęte, Wstrzymane, Zakończone) zmienić wyświetlaną nazwę statusu. 2. Data i godzina odbioru ustawia datę i godzinę odbioru pojazdu; w konfiguracji należy podać opóźnienie w godzinach. 3. Dane odbiorcy ustawienie domyślnej grupy i województwa dla kontrahentów tworzonych na zleceniach. 4. Kontrola stanu licznika zaznaczenie opcji nie pozwoli wystawić zlecenia naprawy bez podania stanu licznika pojazdu. 5. Automatyczne rozpoczynanie zlecenia - Po wystawieniu zlecenia, otrzymuje ono status Oczekujące. Po zaznaczeniu opcji status zlecenia automatycznie zmieni się na Rozpoczęte jeśli do zlecenia zostanie dodany Towar lub Usługa. 6. Automatycznie dołączaj zlecenia zerowe.. funkcja pozwala podłączyć zlecenie zerowe do dok. PZ jako dodatkowy koszt zakupu (Stosowane w dodatkowym module DMS przy sprzedaży samochodów). 7. Uwagi dodatkowe dla zlecenia domyślny tekst, który jest drukowany na zleceniu naprawy. Może zawierać np. dodatkowe uniwersalne uwagi i zapisy dot. obsługi zlecenia. 8. Dodatkowe informacje do zlecenia (drobny druk) domyślny tekst, który jest drukowany małą czcionką na zleceniu naprawy. Może zawierać np. informacje o pozwoleniu na przetwarzanie danych osobowych. 9. Uwagi dodatkowe odbierającego domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu pozostawienia pojazdu do naprawy. 10. Uwagi serwisanta domyślny tekst, który jest drukowany na karcie serwisowej przekazywanej serwisantowi z opisem czynności do wykonania. 11. Uwagi dodatkowe dla potwierdzenia domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu pozostawienia pojazdu w serwisie do naprawy. Może zawierać np. informację o braku odpowiedzialności zleceniobiorcy za rzeczy pozostawione w samochodzie na czas naprawy. 73

74 Serwis sprzętu ustawienia domyślne (Moduł Menedżer-> Menu programu-> Administracja-> Punkty sprzedaży - Inne-> Serwisy sprzętowe) Konfigurację parametrów domyślnych należy odbyć dla każdego modułu Serwis sprzętowy oddzielnie. Rys Karta Serwis sprzętowy, zakładka Podstawowe 1. Dane podstawowe konfiguracja nazwy, typu (sprzęt, urządzenia, podzespoły) oraz symbolu modułu serwis sprzętowy. 2. Współpraca z modułem magazynowym w przypadku większej ilości skonfigurowanych magazynów jeden jest ustawiony jako domyślny. 3. Współpraca z modułem kasowym domyślna kasa, w której mają być rozliczane dokumenty sprzedaży oraz zlecenia. 4. Terminarz konfiguracja stanowisk terminarza dla modułu serwis sprzętowy. 5. Cykl numeracji zleceń oraz numery kolejne zleceń określa, czy numeracja ma zaczynać się od początku po upływie każdego miesiąca, czy po upływie roku. 6. Numery kolejne dokumentów możliwe ustawienie własnych numerów kolejnych 7. Wystawiane dokumenty typy dokumentów, które można wystawić w danym punkcie sprzedaży (np. FV, paragon itd.) oraz ich numeracja (rejestr sprzedaży). 8. Parametry cenowe stosowane ceny oraz algorytmy obliczania podatku VAT na dok. sprzedaży. 9. Blokada edycji dokumentów - ograniczenie edycji wystawionych dokumentów zgodnie z datą graniczną. 74

75 Rys Karta Serwis sprzętowy, zakładka Wydruki 1. Drukowane informacje domyślny zakres danych, które pojawią się na wydruku dokumentu sprzedaży. 2. Drukowane informacje na zleceniach domyślny zakres danych, który pojawia się na wydruku zleceń naprawy. 3. Drukowana data sprzedaży drukowana data sprzedaży na dokumencie sprzedaży. Domyślnie ustawiona Pełna data. 4. Marginesy górny i dolny margines wydruku. Istotne kiedy np. nadruk dokumentu sprzedaży ma się odbywać na papierze firmowym zawierającym w nagłówku lub stopce jakieś dane. 5. Liczba drukowanych egzemplarzy ilość automatycznie drukowanych egzemplarzy dokumentu sprzedaży. Jeżeli ustawiona na 2 lub więcej, w nagłówku program na pierwszym egzemplarzu wydrukuje napis Oryginał a na drugim i pozostałych Kopia. Jeżeli ilość ustawiona na 1 to program będzie drukował napis Oryginał/Kopia. 6. Stopka dokumentu kredytowego dodatkowa informacja drukowana na dokumentach sprzedaży, na których formą płatności jest przelew. W stopce dok. kredytowego można umieścić numer konta bankowego, na które powinny trafiać przelewy od klientów. 7. Stopka dodatkowa informacja drukowana na każdym dokumencie sprzedaży. Może zawierać klauzulę z podziękowaniami lub informację o obsłudze reklamacji sprzedaży. 8. Stopka (dane rejestrowe firmy) miejsce na dane rejestrowe firmy. 9. Logo wybór graficznego logo dla dokumentów sprzedaży oraz jego konfiguracja na stronie. 75

76 Rys Karta Serwis sprzętowy, zakładka Domyślne 1. Typ i ustawienia statusów Typ określa, czy jest to zlecenie płatne, czy gwarancyjne. Domyślne statusy zleceń pozwalają dla konkretnego stanu systemowego (Oczekujące, Rozpoczęte, Wstrzymane, Zakończone) zmienić wyświetlaną nazwę statusu. 2. Data i godzina odbioru ustawia datę i godzinę odbioru sprzętu; w konfiguracji należy podać opóźnienie w godzinach. 3. Dane odbiorcy ustawienie domyślnej grupy i województwa dla kontrahentów tworzonych na zleceniach. 4. Uwagi dodatkowe dla zlecenia domyślny tekst, który jest drukowany na zleceniu naprawy. Może zawierać np. dodatkowe uniwersalne uwagi i zapisy dot. obsługi zlecenia. 5. Uwagi dodatkowe dla odbierającego domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu pozostawienia pojazdu do naprawy. 6. Uwagi serwisanta domyślny tekst, który jest drukowany na karcie serwisowej przekazywanej serwisantowi z opisem czynności do wykonania. 7. Uwagi dodatkowe dla potwierdzenia domyślny tekst, który jest drukowany na potwierdzeniu pozostawienia sprzętu w serwisie do naprawy. 76

77 7.7 Grupowa zmiana parametrów kartotek. Grupowa zmiana parametrów towarów i usług umożliwia posegregowanie i uporządkowanie kartoteki towarów/usług. Grupowa zmiana parametrów w połączeniu z modułem CRM/Zadania pozwala na uaktualnienie przypomnień do wykonanych już usług lub sprzedanych towarów (może to być istotne w przypadku np. dokupienia modułu CRM, kiedy chcemy, aby wykonane do tej pory naprawy, czy okresowe przeglądy zostały umieszczone na liście przypomnień dla klientów). Uwaga! Przed użyciem tej funkcji zalecane jest utworzenie archiwum bazy danych (rozdz. 6.4) Grupowa zmiana parametrów kartoteki towarów. Aby uruchomić funkcję należy przejść w module Menedżer do Kartoteki-> Grupowa zmiana parametrów towarów. Rys Karta Grupowa zmiana parametrów towarów, zakładka Podstawowe 1. Wybór towarów - sekcja odpowiedzialna za odfiltrowanie zakresu towarów, który chcemy poddać grupowej zmianie parametrów. (na rys. 7-31wybrano cały asortyment z grupy Filtry, którego dostawcą jest Hurtownia Motoryzacyjna). Przycisk Wyświetl wybrane towary pozwala sprawdzić, które kartoteki zostaną zmienione zgodnie z zaznaczonymi parametrami. 2. Zmień parametry podstawowe - sekcja parametrów możliwych do zmiany (na rys wybrano zmianę dostawcy na firmę Auto Partner). UWAGA! Wybór przycisku Zapisz uruchamia proces zmiany parametrów 77

78 Rys Karta Grupowa zmiana parametrów towarów, zakładka Cenowe Na zakładce Cenowe znajdują się parametry cenowe kartotek, które możemy zmieniać (np. w celu uruchomienia promocji na dany asortyment, bądź aktualizację cen dla danej grupy kontrahentów powiązanych z grupami cenowymi). Parametry są zmieniane dla zakresu towarów odfiltrowanych na zakładce Podstawowe (rys.7-31) Grupowa zmiana parametrów kartoteki usług. Aby uruchomić funkcję należy przejść w module Menedżer do menu Kartoteki-> Grupowa zmiana parametrów usług. Zakładka Podstawowe (rys. 7-33). 1. Usługi - sekcja odpowiedzialna za odfiltrowanie zakresu usług, który chcemy poddać grupowej zmianie parametrów. 2. Zmień parametry podstawowe - sekcja podstawowych parametrów możliwych do zmiany (np. zmiana jednostki lub przypisania usługi do określonego rodzaju punktu sprzedaży). 3. Zmień parametry CRM sekcja parametrów umożliwiających grupową zmianę parametrów na kartach usług odpowiadających za generowanie przypomnień w module CRM. 78

79 Rys Karta Grupowa zmiana parametrów usług, zakładka Podstawowe Rys Karta Grupowa zmiana parametrów usług, zakładka Cenowe Na zakładce Cenowe znajdują się parametry cenowe kartotek usług, które możemy zmieniać (np. w celu uruchomienia promocji na dany rodzaj usług, bądź aktualizację cen dla danej grupy kontrahentów powiązanych z grupami cenowymi). Parametry są zmieniane dla zakresu usług odfiltrowanych na zakładce Podstawowe rys

80 7.8 Eksport kartotek i list do pliku *.xls Program Integra 7 umożliwia eksportowanie kartotek (np. kontrahentów, towarów) oraz list programu (np. zleceń, dok. sprzedaży) do formatu xls obsługiwanego przez program Microsoft Excel. Przed przeprowadzeniem eksportu musimy najpierw ustalić jaki zakres danych chcemy wyeksportować. W tym celu klikamy prawym przyciskiem myszy np. na liście kartotek, wybieramy Konfiguracja kolumn (rys. 7-35) i określamy zakres wyświetlanych kolumn. Po ustaleniu które kolumny mają się wyświetlać, a zarazem eksportować, ponownie klikamy prawym przyciskiem myszy na liście towarów i wciskamy przycisk Eksportuj (rys 7-35). Rys Eksport kartoteki pojazdów do programu MS Excel 80

81 Analogicznie, można wyeksportować inne listy z programu (np. listę zleceń widoczną na rysunku 7-36). W przypadku zleceń mamy w tej sposób możliwość przygotowania szeregu zestawień, w zależności od tego wg jakich parametrów jest prezentowana lista zleceń np. status zlecenia, serwisant itp. - takie pozycje zostaną umieszczone w eksportowanym pliku. Rys Eksport listy zleceń do programu Microsoft Excel UWAGA! Eksportowanie list jest uzależnione od posiadania odpowiedniego uprawnienia w module Menadżer! Rys Uprawnienie do eksportu list 81

82 7.9 Scalanie kartotek Funkcja scalania kartotek umożliwia łączenie dwóch i więcej kartotek w jedną w celu uporządkowania danych znajdujących się w programie. Przy pomocy tej funkcji możliwe jest np. połączenie w jedną dwóch kartotek założonych na tego samego kontrahenta. Rys przedstawia dwie kartoteki założone na tego samego kontrahenta. Do każdej kartoteki dołączony jest dokument sprzedaży. Rys Dwie kartoteki założone na tego samego kontrahenta W celu scalenia tych kartotek w jedną należy zaznaczyć myszą kartotekę, która po scaleniu ma zostać usunięta, a następnie prawym przyciskiem z menu podręcznego wybrać funkcję Porządkowanie (scalanie) powielonych kartotek (Rys. 7-39). Rys Menu podręczne 82

83 W oknie scalania kartotek (Rys. 7-40) w sekcji(1) wprowadzona została kartoteka, która będzie po scaleniu usunięta. W sekcji (2) za pomocą przycisku Wybierz należy wskazać kartotekę, która po scaleniu pozostanie w bazie. Do tej kartoteki zostaną podłączone wszystkie dokumenty powiązane z usuniętą kartoteką. W celu scalenia wybranych kartotek, należy zatwierdzić przyciskiem Scal. Rys Okno scalania powielonych kartotek Kartoteka, która po scaleniu pozostała w bazie posiada powiązania ze wszystkimi dokumentami, które były przedtem powiązane z kartoteką usuniętą (Rys. 7-41). Rys Scalona kartoteka z powiązanymi dokumentami sprzedaży UWAGA! Opisaną funkcję scalania można wykorzystywać do wszystkich kartotek w programie (kontrahenci, towary, usługi, pojazdy, sprzęty). 83

84 7.10 Konfiguracja grup cenowych Grupy cenowe służą do przygotowania wielu schematów wyliczania cen sprzedaży dla towarów i usług. Każdy klient powinien być przypisany do jednej z grup cenowych. Dzięki takiemu zabiegowi program automatycznie przypisze odpowiedni poziom cen dla klienta na zleceniu i dokumencie sprzedaży. Konfigurację grup cenowych przeprowadza się w module Menadżer w menu Administracja -> Grupy cenowe. Rys Menu Grupy cenowe Konfiguracja nowej grupy cenowej została przedstawiona na Rys Zgodnie z przykładową konfiguracją w grupie Stały klient ceny towarów i usług zostaną wyliczone z upustem 10%. Wyjątek będą stanowiły towary z grupy Oleje, smary, dla których będzie obowiązywał upust 5% oraz towary z grupy Filtry z upustem 15%, których producentem jest firma Bosch. Rys Konfiguracja grupy cenowej Tak przygotowaną grupę cenową można przypisać do danego klienta w kartotece kontrahenta. 84

85 7.11 Konfiguracja grup rabatowych Grupy rabatowe służą podobnie jak grupy cenowe do przygotowania wielu schematów wyliczania cen sprzedaży dla towarów i usług. W ten sposób można przygotować schemat warunków handlowych, który następnie będzie przypisany do odpowiedniego kontrahenta. Konfigurację grup rabatowych przeprowadza się w module Menadżer w menu Administracja -> Rabaty. Rys Menu Rabaty Konfiguracja nowej grupy rabatowej została przedstawiona na Rys Zgodnie z przykładową konfiguracją indywidualnego rabatu dla klienta Jan Kowalski wszystkie ceny usług zostaną objęte 20% rabatem, natomiast ogólny rabat dla towarów został ustalony na poziomie 15%. Wyjątek będą stanowiły towary z grupy Oleje, smary, dla których będzie obowiązywał rabat 5% oraz towary, których producentem jest firma Bosch. W tym przypadku Filtry zostaną objęte rabatem 10%, natomiast paski napędowe rabatem 20%. Rys Konfiguracja grupy cenowej Tak przygotowaną grupę rabatową można przypisać do danego klienta w kartotece kontrahenta. UWAGA! Przypisanie kontrahenta jednocześnie do grupy cenowej i grupy rabatowej powoduje sumowanie rabatów z obydwu grup. 85

86 8 Praca z programem Informacje zawarte w poprzednich rozdziałach będą bardzo pomocne w dalszej pracy, która nie opiera się wyłącznie na tworzeniu nowych towarów, usług czy też wprowadzaniu kontrahentów i ich pojazdów. Głównym elementem programu jest możliwość tworzenia zleceń naprawy, dokumentów sprzedaży, dokumentów magazynowych oraz dokumentów kasowych. OBSŁUGA SERWISU POJ AZDÓW 8.1 Terminarz planowanie pracy serwisu Bardzo ważnym elementem pracy każdego serwisu jest odpowiednie zaplanowanie pracy w celu pełnego wykorzystania możliwości firmy w zakresie wykonywania napraw. W systemie Integra 7 dostępny jest Terminarz napraw, służący do planowania pracy na poszczególnych stanowiskach naprawczych w serwisie. Dzięki temu możliwe jest poprawienie organizacji firmy, zwiększenie wydajności serwisu z jednoczesnym obniżeniem kosztów, a co za tym idzie zwiększeniem obrotów. Terminarz jest dostępny w module Serwis i można go uruchomić na dwa sposoby: wybierając pozycję Terminarz w obszarze wyboru modułów, wybierając ikonę Terminarza z paska ikon. Terminarz umożliwia wyświetlenie widoku jednego dnia (zakładka Dzień), jak również całego tygodnia roboczego. Dzięki takiemu rozwiązaniu, umawiając klienta na naprawę mamy pełny podgląd aktualnej sytuacji w serwisie. Ustalając datę i godzinę naprawy możemy zaplanować godziny pracy indywidualnie dla każdego stanowiska naprawczego oraz przydzielić naprawy poszczególnym serwisantom. Ponadto system po wprowadzeniu pojazdu do terminarza może wysyłać wiadomość SMS z ustalonym terminem i zakresem naprawy, a także przypominać klientowi o umówionym terminie na godzinę przed naprawą. Rys. 8-1 przedstawia widok zakładek Dzień i Tydzień Terminarza. 86

87 Rys. 8-1 Planowanie pracy w Terminarzu Konfigurację poszczególnych stanowisk Terminarza wraz z godzinami pracy można przeprowadzić poprzez menu Administracja Ustawienia (w module Terminarz). Rys. 8-2 Konfiguracja stanowisk Terminarza 87

88 1. Dodaj/Edytuj/Usuń - Przyciski odpowiadające za edycję stanowisk z terminarza. 2. Soboty pracujące pole włączające na terminarzu możliwość rezerwowania terminów w soboty. 3. Dodawaj przypomnienia w module CRM zaznaczając to pole przypomnienia do zapisywanego terminu w terminarzu będą się dodawały automatycznie. 4. Kontroluj czas napraw zaznaczając pole program będzie kontrolował zarezerwowany termin z czasem wynikającym z dodanych na terminie usług Utworzenie nowego wpisu w terminarzu - Z poziomu modułu Terminarz dodajemy nowy termin. - Zaznaczamy zakres czasu dla odpowiedniego stanowiska. Po czym klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy Rezerwuj termin (Rys. 8-3). Rys. 8-3 Rezerwacja terminu na stanowisku naprawczym - Wypełniamy kartę Zapis w terminarzu (Rys. 8-4). Rys. 8-4 Zapis w terminarzu 88

89 1. Przypisanie serwisanta poprzez wciśnięcie przycisku. 2. Dodanie przypomnienia w module CRM. Okno pośrednie dodawania daty przypomnienia w CRM (rys 8-5) pozwala określić czas przypomnienia, zmienić tytuł czy też zmodyfikować opis widoczny w systemie CRM. Aby je wyłączyć możliwość określenia daty przypomnienia trzeba zaznaczyć opcje Nie pokazuj okna z ustawieniem godziny przypomnienia i zapisać termin. Rys. 8-5 Okno pośrednie z możliwością określenia daty przypomnienia Uwaga! Jeśli z poziomu Terminarza wejdziemy w menu Administracja -> Ustawienia i włączymy Dodawaj przypomnienia w module CRM to przycisk (2) będzie wyszarzony, a przypomnienia do zapisu w terminarzu będą dodawane automatycznie. 3. Ustalenie zakresu zlecenia: Wybór usterki ze słownika (przycisk Usterki), Wybór usługi ze słownika (przycisk Usługi), Dodanie nowej usterki (przycisk D). 4. Uzupełnienie danych pojazdu i zleceniodawcy (wpisanie nowego, lub wybór z listy). W przypadku dodania nowego, dane zostaną zapisane do odpowiednich karotek. 5. Dodanie dodatkowych uwag dotyczących wpisu w terminarzu. 6. Zaznaczenie pól Wyślij SMS spowoduje, że klient otrzyma wiadomość SMS dot. terminu i zakresu naprawy (ew. z podaniem wstępnego kosztu) oraz przypomnienie o naprawie na godzinę przed umówionym terminem. 89

90 Funkcje terminarza - Przypisanie kosztorysu do terminu bezpośrednio z poziomu terminarza. Za pomocą przycisku Kosztorys (u dołu okna terminarza Rys. 8-6) można przypisać utworzony wcześniej kosztorys do terminu, dzięki czemu dane pojazdu, kontrahenta, usterki i usługi zostaną przeniesione do terminarza. Takie rozwiązanie znacznie skraca czas potrzebny na umówienie klienta na naprawę (jeśli wcześniej przygotowano dla niego kosztorys naprawy). Rys. 8-6 Wystawienie kosztorysu z terminarza - Tworzenie zlecenia bezpośrednio z poziomu terminarza Za pomocą przycisku Dodaj zlec. (u dołu okna terminarza Rys. 8-7) można otworzyć zlecenie, automatycznie przenosząc do niego wszystkie dane wprowadzone podczas umawiania klienta na naprawę. Takie rozwiązanie znacznie ułatwia pracę i skraca czas obsługi klienta. Z poziomu terminarza można także podejrzeć wystawione zlecenie (przycisk Info Zlec.) albo edytować (przycisk Edytuj Zlec.) Rys. 8-7 Wystawienie zlecenia z terminarza 90

91 - Rezerwacja towarów z poziomu terminarza Do wpisu w terminarzu można wykonać rezerwację towarów, aby nie zostały zużyte do innych napraw. W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy na wybranym terminie i wybieramy Rezerwuj towary (Rys. 8-8). Zostanie wyświetlony nowy dokument RT, w którym wpisujemy towary do rezerwacji. Rys. 8-8 Rezerwacja towarów z terminarza - Przenoszenie wpisów na inny termin W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy na wybranym terminie i wybieramy Wytnij. Następnie zaznaczamy obszar w innym terminie i wybieramy Wklej. Rys. 8-9 Przenoszenie wpisów na inny termin 91

92 8.2 Wystawianie zleceń Zlecenie jest wystawiane w chwili przybycia klienta do serwisu i zamieszczane są w nim szczegółowe informacje dotyczące zleceniodawcy, naprawianego pojazdu, zakresu czynności do wykonania, oraz dodatkowe uwagi. Zlecenia w programie Integra 7 zaprojektowane są w taki sposób, aby skutecznie wspomagały proces naprawy i gwarantowały szybki dostęp do niezbędnych informacji. Zlecenia naprawy dostępne są w module Serwis. Nowe zlecenie można otworzyć na 4 sposoby: za pomocą ikony Nowe zlecenie wybierając Dodaj z paska edycji wybierając Dodaj z menu podręcznego (prawy klawisz myszy). przy użyciu czytnika kodów 2D Wszystkie aktualnie realizowane zlecenia naprawy są widoczne na liście zleceń (Rys. 8-10). Z poziomu listy możemy skonfigurować zakres wyświetlanych kolumn, a sama lista pozwala na kontrolowanie bieżącej sytuacji i nadzorowanie pracy serwisu. Domyślnie wyświetlane są otwarte zlecenia, natomiast w każdej chwili można wyświetlić listę wszystkich zleceń (także zamkniętych), odznaczając opcję Otwarte. Rys Lista zleceń z widoczną kolumną Nr nadwozia VIN Jedną z funkcji programu dostępnych z poziomu tego okna jest wyszukiwanie w polu szukania złożonego po numerze VIN (Rys. 8-10). To czy program będzie wyszukiwał po numerze VIN czy nie, ustalamy klikając na zaznaczoną w prawym górnym rogu ikonę (Rys. 8-10). 92

93 8.2.1 Szybkie zlecenie Program Integra 7 umożliwia otwarcie szybkiego zlecenia, które zawiera tylko podstawowe dane niezbędne do rozpoczęcia naprawy, natomiast pozostałe informacje uzupełniane są w dogodnym dla klienta momencie. Dzięki temu można szybko i sprawnie obsłużyć klientów, którzy się spieszą. Przy tworzeniu tego rodzaju zleceń można korzystać z bazy kontrahentów i pojazdów oraz z gotowych słowników usterek i usług. Na zleceniu widoczny jest wstępny koszt usługi. Czas wystawienia szybkiego zlecenia to około 30 sekund. Szybkie zlecenia wykorzystywane są np. przy usługach: wymiany oleju, regulacji świateł, wymiany wycieraczek itp. Rys Karta szybkiego zlecenia 93

94 8.2.2 Zlecenie pełne Zakładka Zlecenie Jeżeli klient naprawiał już pojazd w danym serwisie można wprowadzić nr rejestracyjny lub jego część i pozostałe dane na temat pojazdu i kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie. Niezależnie od tego czy już naprawiał pojazd czy nie, zawsze można sczytać dane klienta wraz z pojazdem z nowego dowodu rejestracyjnego za pomocą czytnika 2D (rys. 8-12), co nie tylko oszczędza czas, ale eliminuje błędy np. w danych teleadresowych, czy numerze VIN. Opis funkcji sczytywania danych z dowodu rej. W trakcie sczytywania czytnikiem priorytetowym polem identyfikacyjnym jest numer rejestracyjny pojazdu, w przypadku braku pojazdu o takim numerze rej. sprawdzane jest czy w bazie występuje kontrahent o numerze pesel lub regon odpowiadający sczytanemu z dowodu rej. Jeśli kontrahent nie zostanie zidentyfikowany po tych numerach, sprawdzana jest następnie nazwa kontrahenta. Jeśli program zidentyfikuje go w bazie kontrahentów, których nazwa odpowiada temu z dowodu rej., wyświetli ich w postaci listy, z której można wybrać odpowiedniego kontrahenta. Jeśli żaden z nich nie jest właścicielem pojazdu wprowadzonym w dowodzie rej., zamknięcie listy spowoduje pobranie danych kontrahenta z dowodu rejestracyjnego. Uwaga! Sczytywania za pomocą czytnika dokonujemy z dowolnego miejsca w module serwis pojazdów. W programie wprowadzono możliwość przepisania danych pojazdu i kontrahenta sczytanych z dowodu rejestracyjnego do bazy programu Integra. Do tego celu służy przycisk P (rys. 8-13). Przycisk ten dostępne jest tylko po operacji sczytania danych z dowodu. Rys Sczytywanie danych za pomocą czytnika 2D 94

95 Rys Karta zlecenia po sczytaniu pojazdu za pomocą czytnika W przypadku ręcznego wprowadzania danych możemy wykorzystać specjalny formularz dowodu rejestracyjnego (przycisk Dow. Rej.) lub też wypełniać dane z poziomu karty zlecenia (rys. 8-14). W ramce można ustalić czy program ma drukować załączniki tekstowe dołączane do zlecenia. Ich ustawienie zostało opisane w r Rys Karta zlecenia pełnego 95

96 Po wprowadzeniu danych kontrahenta i pojazdu, kolejny krok to określenie Zakresu zlecenia (Rys. 8-14), który można uzupełnić przy pomocy dostępnego w programie słownika usterek i usług oraz katalogu czasów napraw (moduł dodatkowy). Czasy napraw to baza czynności serwisowych wyrażonych w rbh przygotowana przez firmę AuDaCon AG na podstawie danych producentów samochodów. Istnieje również możliwość dodania do zakresu zlecenia części zamiennych łącznie z cenami. W tym celu należy przy wciśniętym na klawiaturze klawiszu CTRL wybrać przycisk Towary (zastąpi przycisk Usługi w zakresie zlecenia). Wstępny zakres naprawy jest automatycznie przenoszony do zakresu usług na zakładce Towary/Usługi. Dzięki temu, że widoczny jest koszt poszczególnych usług, można przedstawić klientowi wstępną informację dotyczącą kosztów naprawy. Okna czasów napraw, usług oraz usterek do wyboru przedstawiono na rysunku poniżej. Rys Baza czasów napraw, Słowniki usług i usterek Przy otwieraniu zlecenia dot. pojazdów istnieje możliwość szybkiego opisu uszkodzeń zewnętrznych pojazdu w Module uszkodzeń, dzięki czemu w zleceniu znajdują się informacje o ewentualnych uszkodzeniach lub brakach. W tym celu należy wcisnąć myszą ikonę pojazdu w sekcji Uwagi dodatkowe karty zlecenia (Rys. 8-16). Moduł uszkodzeń pojazdu opisano w rozdziale 10. Rys Uruchomienie modułu uszkodzeń z karty zlecenia 96

97 Jeśli wcześniej określiliśmy pola definiowane (patrz p.6.12), istnieje możliwość wprowadzenia informacji w te pola. Może to być informacja o numerze: polisy, szkody, zlecenia wewnętrznego, umowy, autoryzacji, a także o pojeździe zastępczym czy lokalizacji (rys. 8-17). Rys Pola definiowane Na rysunku 8-14 warto zwrócić uwagę na pole Wstrzymaj. Zaznaczając je możemy zmienić status zlecenia na Wstrzymane w związku z zawieszeniem realizacji zlecenia np. z powodu oczekiwania na dostawę części. Aplikacja umożliwia również wstawienie nowych statusów oraz edycje już istniejących, co sprawia że w sposób bardziej naturalny możemy uporządkować listę zleceń oraz mamy dokładniejszą kontrolę stopnia realizacji naprawy. Konfiguracja statusów została omówiona w r Warto zwrócić uwagę na funkcję Przywróć zlecenie (rys. 8-18). Można z niej skorzystać, gdy zlecenie posiada status Zamknięte i nie wystawiono do niego dokumentu sprzedaży. Opcja ta umożliwia powrót zlecenia do statusu Rozpoczęte. Rys Menu podręczne, opcja Przywróć zlecenie 97

98 Zakładka Towary / Usługi Dodawanie towarów do zlecenia Podczas naprawy pojazdu wprowadzamy do zlecenia pozycje dot. części zamiennych oraz wykonanych usług. Towary / Usługi wprowadzane są z domyślną ceną (rys. 8-19) dla wybranego kontrahenta, jednakże podczas dodawania poszczególnych pozycji do zlecenia cena jak i narzut mogą zostać zmienione (rys. 8-20). Automatycznie są również uwzględniane stałe rabaty przyznane klientowi oraz przynależność do konkretnej grupy cenowej (np. cena promocyjna, sezonowa itp.), określona w karcie kontrahenta. Rys Zlecenie zakładka Towary/Usługi Rys Narzut na towarze w trakcie dodawania towaru 98

99 Szybkie dodawanie towaru Podczas dodawania towaru do zlecenia można skorzystać z funkcji Szybkiego dodawania towaru (przycisk Dodaj tow. >> dostępny z wciśniętym na klawiaturze przyciskiem Ctrl). Wyświetlone okno pozwala na wpisanie informacji dot. danego towaru i dodanie go do zlecenia (tzw. dodanie z ręki ). W przypadku funkcji szybkiego dodawania nie jest konieczne zakładanie karty towaru w kartotece, co znacznie przyspiesza proces obsługi zleceń i dokumentów sprzedaży. Funkcja ta jest szczególnie przydatna dla użytkowników programu, którzy nie prowadzą ścisłej kontroli magazynu. Uwaga! W przypadku skonfigurowanej współpracy punktu sprzedaży z magazynem program nie pozwoli wystawić dok. magazynowego zanim towar nie zostanie przyjęty do magazynu. Rys Szybkie dodawanie towaru do zlecenia Po wciśnięciu przycisku Dodaj towar na zakładce zlecenia w obszarze towarów (Rys. 8-19), wyświetlona zostanie lista towarów (w zależności od ustawień magazynu, patrz r. 6.9) widoczna na rysunku Wybrane pozycje dodajemy do zlecenia za pomocą lewego przycisku myszy i klawisza Wybierz, lub poprzez podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. Możliwy jest również wybór wielokrotny kilku towarów naraz ( z użyciem przycisku Wybór wielokrotny). W tym przypadku wybrane z listy towarów pozycje są dodawane do zlecenia (domyślnie po jednej sztuce), bez wyświetlania okna pośredniego przy każdym towarze. W przypadku, gdy istnieje potrzeba sprawdzenia dostępności towaru u dostawców należy skorzystać z funkcji Sprawdź stan online (Rys. 8-22) dostępnej z menu podręcznego wywołanego prawym klawiszem myszy. Wywołane okno prezentuje stany online (w czasie rzeczywistym) w centrali oraz obsługującej nas fili, u dostawców do których dostęp został wcześniej skonfigurowany w parametrach programu. Należy zwrócić uwagę na pierwszego dostawcę na liście. Tylko przy tym dostawcy prezentowane są nie tylko stany, ale również ceny zakupu wynikające z warunków handlowych. 99

100 Rys Lista towarów Po wybraniu towaru, który chcemy dodać do zlecenia, wyświetla się okno pośrednie, w którym określamy ilość towaru dodawanego do zlecenia (Rys. 8-23). Z poziomu tego okna dostępne są cztery opcje: wybranie innego towaru (przycisk Wybierz ), utworzenie nowej pozycji w magazynie(przycisk Dodaj), podgląd informacji o towarze (przycisk Info) oraz edycja karty wybranego towaru (przycisk Edytuj). Przycisk Pokaż/Ukryj historię dostaw pozwala sprawdzić w jakiej cenie był zakupiony towar podczas konkretnej dostawy. Klikając dwukrotnie lewym przyciskiem myszy na liście historii dostaw, istnieje możliwość wyboru dostawy, z której chcemy sprzedać towar (np. ze względu na datę produkcji). W celu sprawdzenia dotychczasowych cen sprzedaży, należy wybrać przycisk Pokaż historię sprzedaży. Podobnie jak w przypadku usług, podczas dodawania towaru do zlecenia, można dołączyć do niego odpowiedniego pracownika, którego chcemy premiować na podstawie sprzedaży części. W tym celu wybieramy przycisk Dołącz w obszarze Pracownicy. Z wyświetlonej listy pracowników wybieramy nazwisko pracownika lub pracowników i określamy udział procentowy. W ten sposób informacja o udziale w sprzedaży części trafi do raportu serwisanta. 100

101 Rys Okno Towar Opis funkcji w oknie Towar: 1. Drukuj opis w nowym wierszu Informacja widoczna w oknie opis zostanie wydrukowana na dokumencie sprzedaży od nowej linii. 2. W komplecie dodany towar zostanie automatycznie przypisany do kompletu (patrz dalej opis Komplety grupowanie towarów i usług do jednej pozycji). 3. Nr seryjny w przypadku, gdy towar ma na swojej karcie zaznaczone pole Numery seryjne, można dodając towar wprowadzić jego numer seryjny (który będzie drukowany na dokumencie sprzedaży). Dodawanie usług do zlecenia Następny krok w obsłudze zlecenia to uzupełnienie listy usług. Po wciśnięciu przycisku Dodaj usługę w obszarze usług (Rys. 8-19), wyświetlona zostaje lista usług do wyboru (Rys. 8-24). Wybrane pozycje dodajemy do zlecenia podobnie jak towary: za pomocą lewego przycisku myszy i przycisku Wybierz, lub poprzez podwójne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. Możliwe jest także szybkie dodawanie usług - podobnie jak w przypadku towarów nie jest wymagane założenie karty usługi w kartotece. 101

102 Rys Lista usług Rys Okno Usługa 102

103 Zwiększanie ilości operacji na usłudze W przypadku, gdy chcemy zwiększyć ilość operacji na usłudze, program oferuje taką funkcjonalność w bardzo prosty sposób. Przykład (Rys. 8-25): Wymiana amortyzatorów przedniej osi (czas pracy 0,7rbh za 1 stronę). Wystarczy wprowadzić w polu (1) ilość rbh przypadających na wymianę 1 amortyzatora (0,7rbh), w polu (2) liczbę operacji do wykonania 2, a następnie, wcisnąć przycisk =. Odpowiednio zaktualizuje się: pole (1) - 1,4 rbh pole (2) zostanie puste pole (3) zostanie uzupełnione opisem dotyczącym ilości operacji pole (4) skorygowane zostają roboczogodziny przypisanych serwisantów. Również w przypadku usług, można przypisać określony udział procentowy poszczególnym pracownikom, poprzez wciśnięcie klawisz Dołącz w obszarze Serwisanci (Rys. 8-25, 8-26). Do jednej usługi można dodać kilku pracowników z różnym udziałem w danej naprawie. Takie informacje stanowią podstawę do prowizyjnego wynagradzania mechaników. Rys Dołączanie serwisanta do usługi Dodatkowo istnieje możliwość importu usług z systemu ESI[tronic] oraz korzystanie z bazy czasów napraw zaimportowanej do programu z aplikacji AuDaCon (przycisk Czasy napraw rys. 8-27). Atutem tego rozwiązania jest dużo szybsze załadowanie listy czasów napraw lepsze tłumaczenie pojęć oraz uwzględnienie tzw. prac zespolonych. Dużym ułatwieniem jest fakt, że usługi wpisane wcześniej w zakresie zlecenia przenoszone są automatycznie na listę usług w zleceniu. Kolejnym atutem jest informacja na kosztorysie/fakturze, że koszt naprawy został wyliczony w oparciu o dane przygotowane przez firmę AuDaCon A.G (rys. 8-28). Dokładny opis współpracy z systemami serwisowymi i katalogami części opisano w Instrukcji użytkownika cz.2 rozdział

104 Rys Czasy napraw Praca zespolona Rys Informacja o sposobie wyliczania kosztu naprawy 104

105 Komplety grupowanie towarów i usług do jednej pozycji Dzięki funkcji Kompletacji w trakcie tworzenia dokumentu można decydować o pozycjach, które zostaną wydrukowane na rozliczeniu zlecenia lub fakturze czy paragonie. Funkcja ta umożliwi zastąpienie wielu pozycji wchodzących w zakres danej naprawy czy usługi jedną pozycją, np. Przegląd pojazdu po km, Montaż instalacji gazowej itp. Istnieje możliwość utworzenia 2 kompletów na jednym dokumencie sprzedaży. Po zaznaczeniu towarów i usług, które mają stanowić komplet należy z menu podręcznego wybrać opcję Dołącz zaznaczone do kompletu. Przy wybranych pozycjach na zleceniu pojawi się znacznik K1, który będzie informował o przypisaniu pozycji do pierwszego kompletu. Następnie w polu Nazwa kompletu należy wprowadzić nazwę, która na wydruku dokumentu sprzedaży będzie reprezentowała komplet K1. Nazwę można wprowadzić ręcznie lub skorzystać z gotowego słownika klikając na lupę. Następnie można zaznaczyć kolejne pozycje i z menu podręcznego wybrać opcję Dołącz zaznaczone do kompletu 2. Przy wybranych pozycjach na zleceniu pojawi się znacznik K2. Nazwę drugiego kompletu wprowadzamy w polu oznaczonym etykietą K2 rys 8-29). Rys Tworzenie kompletów UWAGA! Konfiguracja domyślna programu umożliwia utworzenie tylko jednego kompletu. W celu włączenia obsługi dwóch kompletów należy w module Menadżer w menu Administracja -> Parametry programu na zakładce Dodatkowe zaznaczyć opcje Obsługa 2 kompletów na zleceniu/dok. sprzedaży. 105

106 Zakładka Rozliczenie / Dok. sprzedaży Kolejna zakładka zlecenia jest związana z rozliczeniem naprawy. Do każdego zlecenia można wystawić dokument sprzedaży typu: faktura, paragon fiskalny, faktura unijna. Można również rozliczyć zlecenie wystawiając dokument wewnętrzny (w tym przypadku opcjonalnie może nie być naliczany podatek VAT; dokument wykorzystywany do wewnętrznych rozliczeń w firmie, np. przy naprawie samochodu służbowego). Do zlecenia można nie wystawiać dokumentu sprzedaży taka funkcjonalność jest przydatna dla firm rozliczających się ryczałtowo lub w przypadku, gdy będzie wystawiana faktura zbiorcza do kilku zleceń. Uwaga! Dokument sprzedaży można wystawić do zlecenia jeśli zostało ono zakończone. Na Rys przedstawiono przykład wypełnienia zakładki Rozliczenie / Dok. sprzedaży w zleceniu. Jako typ wybrano fakturę VAT. Ustawiono także dwie formy płatności. W obszarze Drukowane informacje można wybrać informacje, które zostaną umieszczone na wydruku dok. sprzedaży. Na wydruku znajdzie się także tekst dodatkowy wpisany w polu Uwagi. Rys Rozliczenie zlecenia Informacje dotyczące kontrahenta związane z zakończeniem zlecenia (np. grupa cenowa, rabat, forma i termin płatności) są automatycznie pobierane z karty kontrahenta, co znacznie skraca czas obsługi zlecenia. Można je w każdej chwili zmienić, np. gdy klient kolejny raz korzysta z usług serwisu i upomina się o większy rabat. 106

107 Możliwa jest także zmiana kontrahenta na wystawianym dokumencie sprzedaży, jeżeli ma on być inny niż w zleceniu (np. gdy naprawę pojazdu zleca użytkownik (kierowca), a dokument sprzedaży ma zostać wystawiony na firmę właściciela pojazdu). Rys Zmiana kontrahenta na dokumencie sprzedaży Jeśli istnieje taka potrzeba, można podzielić należność za wykonanie zlecenia i określić dwie różne formy oraz dwa terminy płatności. Integra 7 umożliwia także eksport dokumentu sprzedaży do pliku. Funkcja ta może być wykorzystywana do rozliczeń gwarancyjnych, obsługi flot, czy do wysyłania na życzenie klienta faktury pocztą elektroniczną. Na zakładce Rozliczenie/Dok. sprzedaży można także określić które informacje mają być wydrukowane na dokumencie rozliczeniowym, np. dane pojazdu, udzielony klientowi rabat itp. Program umożliwia usunięcie faktury z ostatnim wystawionym numerem (rys. 8-32). Operacja ta różni się tym od anulowania, że w systemie nie zostaje żaden ślad po dokumencie. Funkcja ta wymaga odpowiednich uprawnień nadanych przez administratora systemu. Uwaga! Po usunięciu dokumentu należy przeprowadzić korektę w numeracji dokumentów z poziomu Administracja -> Rejestry sprzedaży -> Rejestr podstawowy, a następnie Numery kolejne, pozycja Faktura VAT. 107

108 Rys Usuwanie dokumentu sprzedaży Program posiada wbudowane mechanizmy pozwalające automatycznie kontrolować sprzedaż poszczególnym kontrahentom. Każdy kontrahent może mieć ustaloną domyślną formę płatności, termin płatności, maksymalny kredyt kupiecki (rys. 8-33). Program kontroluje te parametry podczas tworzenia dokumentu i w przypadku przekroczenia któregokolwiek z parametrów (np. zbyt długi termin płatności) możliwe jest zablokowanie sprzedaży. Rys Karta kontrahenta 108

109 Dokument sprzedaży wystawiony przy rozliczaniu zlecenia jest z nim ściśle powiązany. Numer zlecenia jest widoczny na liście dokumentów sprzedaży, a dostęp do zlecenia jest możliwy także z poziomu dokumentu sprzedaży. Dzięki temu możliwy jest szybki podgląd zlecenia, które zostało rozliczone danym dokumentem (rys. 8-34). Rys Powiązanie dokumentu sprzedaży ze zleceniem Zakładka Inne Ostatnia zakładka Zlecenia to zakładka Inne (Rys. 8-35), z poziomu której możliwa jest m.in. obsługa dokumentów powiązanych ze zleceniem (dok. kasowych, magazynowych oraz innych, np. kosztorysu na podstawie którego utworzono zlecenie). W zakresie tych dokumentów program umożliwia ich dołączanie i odłączanie od zlecenia oraz podgląd i edycję. Na ostatniej zakładce zlecenia znajduje się także pole Uwagi, w którym można wpisać wszelkie dodatkowe informacje dot. zlecenia (m.in. naprawy które należałoby wykonać ze względu na stan techniczny pojazdu, a na które klient nie wyraził zgody, np. wymiana podzespołów układy hamulcowego). 109

110 Z poziomu zakładki Inne możliwe jest także tworzenie raportów: Historia pojazdu wyświetla wszystkie wykonane w danym pojeździe naprawy i użyte do nich części; takie informacje są przydatne np. przy weryfikacji usterki, zgłaszaniu przez klienta reklamacji itp. Raport kontrahenta wyświetla informacje dot. sprzedaży towarów i usług danemu kontrahentowi, przydatne np. przy ustalaniu rabatu czy innych warunków płatności danego klienta. Rys Zlecenie zakładka Inne 110

111 8.3 Kosztorysy napraw Tworzenie kosztorysów pozwala na przygotowanie klientom wstępnej wyceny naprawy. Ważne jest, aby informacja dotycząca kosztów została przekazana klientowi szybko i rzetelnie. Pomyłka związana z niedoszacowaniem kosztów naprawy może narazić serwis na straty, natomiast zawyżenie ceny może zniechęcić klienta. Uzgadniając koszty napraw możemy korzystać z różnych źródeł: w przypadku towarów: Integra Katalog, Integra WebKatalog, Integra Cennik, TecDoc, ESI[tronic]; natomiast w przypadku usług ze słownika usterek, usług oraz dostępnych w systemach serwisowych informacji dotyczących czasów napraw (AuDaCon, Autodata, ESI[tronic], VIVID). Jeżeli klient zdecyduje się na naprawę, na podstawie wcześniejszych ustaleń zawartych w kosztorysie można szybko i sprawnie utworzyć zlecenie. W tym przypadku koszty i zakres naprawy na zleceniu będą zgodne z ustaleniami zawartymi w kosztorysie. Rys Karta Kosztorysu 111

112 8.3.1 Kosztorysy wzorcowe System Integra 7 umożliwia obsługę kosztorysów wzorcowych, tj. kosztorysów do wielokrotnego użytku dla popularnych napraw (np. montaż autoalarmu, montaż instalacji gazowej czy montaż ogrzewania postojowego). Główną ich zaletą jest to, że można korzystać z nich wielokrotnie oraz to przypisać (lub nie) do konkretnej marki/modelu/wersji pojazdu. Spróbujmy stworzyć taki kosztorys dla instalacji Autoalarmu. Po wybraniu nowego kosztorysu na zakładce Nagłówek wprowadzamy tylko dane w pole Uwagi/Opis będzie to przydatne do późniejszego odnalezienia kosztorysu. Resztę pól pozostawiamy niewypełnione. Można również skorzystać z automatycznego przeliczania wartości kosztorysu dołączonego do zlecenia naprawy, w przypadku, gdy nastąpi zmiana cen towarów lub stawek za usługi serwisowe. W tym celu należy zaznaczyć opcję Po dołączeniu aktualizuj ceny towarów i usług. Rys Karta kosztorysu wzorcowego, zakładka Nagłówek Notatka: Przygotowując kosztorys pod konkretną markę/model/wersję pojazdu trzeba te pola wybrać. Teraz przechodzimy na pola Towary/Usługi i dopieramy potrzebne komponenty. Po zakończeniu wciskamy przycisk Zapisz. 112

113 Rys Karta kosztorysu wzorcowego, zakładka Towary/Usługi Tak przygotowany kosztorys można już wykorzystać do zlecenia. W tym celu korzystamy z przycisku K widocznego obok żółtego dymka. Wybieramy kosztorys, towary i usługi zostaną przeniesione w zależności od potrzeb możemy zmodyfikować dodane towary/usługi. Rys Karta zlecenia i przycisk do pobierania danych z kosztorysu Uwaga! Kosztorys pobrany przez przycisk K można wykorzystywać wielokrotnie. Jeśli dołączymy go z zakładki Inne, to nie będziemy mogli go więcej wykorzystać. 113

114 OBSŁUGA SERWISU SPRZĘTU Moduł serwisu sprzętu jest dedykowany dla firm prowadzących serwis, naprawy i regenerację w różnych branżach technicznych. Rodzaje modułów w Serwisie Sprzętu: Serwis Podzespołów np. pomp Diesel, alternatorów, rozruszników, silników, automatycznych skrzyni biegów, sterowników, zestawów wskaźników, ogrzewania postojowego itp. Serwis Sprzętu np. radioodtwarzaczy samochodowych, elektronarzędzi, elektroniki użytkowej - (AGD/RTV/GSM), sprzętu biurowego (komputery, drukarki, kserokopiarki, kasy fiskalne), sprzętu ogrodowego, maszyn budowlanych itp. Serwis Urządzeń np. urządzeń diagnostycznych, urządzeń pomiarowych, urządzeń rejestrujących (tachografy), linii produkcyjnych itp. 8.4 Terminarz planowanie pracy serwisu Funkcje Terminarza zostały szczegółowo omówione w punkcie 8.1. Podczas konfiguracji Terminarza należy dodać odpowiednie stanowisko dla serwisu sprzętu, w którym będzie można planować pracę serwisu sprzętu. Konfigurację poszczególnych stanowisk Terminarza wraz z godzinami pracy można przeprowadzić poprzez menu Administracja Ustawienia (w module Terminarz). Konfiguracja stanowisk terminarza jest przedstawiona na Rys. 8-40, a widok zaplanowanego dnia pracy na Rys Rys Konfiguracja stanowisk serwisu sprzętu w Terminarzu 114

115 Rys Planowanie pracy w Terminarzu 8.5 Wystawianie zleceń Zlecenie jest wystawiane w chwili przybycia klienta do serwisu i zamieszczane są w nim szczegółowe informacje dotyczące zleceniodawcy, naprawianego sprzętu, zakresu czynności do wykonania, oraz dodatkowe uwagi. Zlecenia w programie Integra 7 zaprojektowane są w taki sposób, aby skutecznie wspomagały proces naprawy i gwarantowały szybki dostęp do niezbędnych informacji. Zlecenia naprawy dostępne są w module Serwis. Nowe zlecenie można otworzyć na trzy sposoby: za pomocą ikony Nowe zlecenie wybierając Dodaj z paska edycji wybierając Dodaj z menu podręcznego (prawy klawisz myszy) Poniższe rysunki przedstawiają kartę nowego zlecenia dla podzespołów, urządzeń i sprzętu. Jeżeli klient naprawiał już sprzęt w danym serwisie, można wprowadzić nr fabryczny, seryjny, własny lub jego część i pozostałe dane na temat sprzętu i kontrahenta zostaną uzupełnione automatycznie. Informacje o sposobie dodawania towarów i usług, wystawiania dok. sprzedaży ze zlecenia oraz wystawiania dokumentów magazynowych i kasowych, przedstawiono odpowiednio w p

116 8.5.1 Przykład zlecenia w serwisie podzespołów Rys Zlecenie w serwisie podzespołów Przykład zlecenia w serwisie urządzeń Rys Zlecenie w serwisie urządzeń 116

117 8.5.3 Przykład zlecenia w serwisie sprzętu Rys Zlecenie w serwisie sprzętu 117

118 OBSŁUGA SPRZEDAŻY I MAGAZYNU 8.6 Wystawianie dokumentów sprzedaży Bez względu na rodzaj punktu sprzedaży, z którego będzie wystawiany dokument, karta do jego edycji pozostaje bez zmian. Nie zmienia się on również w przypadku wystawiania różnego rodzaju dokumentów (paragon, faktura). Wystawienie faktury z poziomu zlecenia zostało omówione w poprzednim rozdziale. Można to zrobić również inaczej- wybrać z drzewa gałąź Dokumenty Sprzedaży (ewentualnie wybrać konkretny typ dokumentu np. paragon, faktura) i wcisnąć przycisk Dodaj. Rys Karta Dokumentu sprzedaży Dane dokumentu Po wyświetleniu karty można przystąpić do jej uzupełniania. Typ dokumentu może zostać wybrany automatycznie w dwóch przypadkach: jeżeli wybrany został wcześniej przy edycji rozliczania zlecenia lub w przypadku wybrania konkretnego dokumentu sprzedaży. Pole to pozostaje puste tylko w przypadku wybrania dokumentu otwartego. Numer dokumentu generowany jest automatycznie po zapisaniu dokumentu z zaznaczonym polem wyboru Wystaw. Grupa cenowa i rabat są przejmowane domyślnie z ustawień kontrahenta (oczywiście można je w każdej chwili dowolnie zmienić). Data 118

119 sprzedaży i wystawienia dokumentu są ustawiane samoczynnie chyba, że jest konieczność ich zmiany, można zrobić to ręcznie. Formy płatności, kwoty i terminy płatności są przejmowane z dokumentu zlecenia lub można je ustawić samodzielnie w przypadku dokumentu sprzedaży nie związanego ze zleceniem (punkt sprzedaży detalicznej). Wybór kontrahenta odbywa się w ten sam sposób jak miało to miejsce w przypadku zlecenia naprawy. Pola definiowane na karcie dokumentu sprzedaży w sekcji Dane dokumentu zostały umieszczone 3 pola definiowane. W polach tych można umieszczać dodatkowe informacje (np. Nr umowy), których brakuje w standardowym dokumencie sprzedaży. Zmiana nazwy pola definiowanego jest możliwa w module Menadżer, menu Administracja -> Punkty sprzedaży.w wybranym do edycji punkcie sprzedaży na zakładce Wydruki w sekcji Drukowane informacje dokumenty zmiana nazwy pola definiowanego odbywa się przez podwójne kliknięcie myszą na nazwie pola (pola w kolorze niebieskim). Eksport to funkcja, która eksportuje dokument sprzedaży do wybranego formatu elektronicznego w celu późniejszego wysłania go i zaimportowania w innym programie u odbiorcy. Drukowane informacje umożliwiają wybór elementów drukowanych na dokumencie sprzedaży. Stosowane ceny istnieje możliwość zmiany stosowanych cen (np. z brutto na netto). Zmiana będzie obowiązywała wyłącznie na wystawionym dokumencie. Zmiana stosowanych cen jest możliwa przed dodaniem towarów/usług do dokumentu sprzedaży. Statusy są polami wyboru uzupełnianymi automatycznie po dokonaniu operacji modyfikujących dokument sprzedaży. W przypadku wystawienia dokumentu sprzedaży do zlecenia statusy są dziedziczone. W polu uwag można wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu. Pola dotyczące tego kto wystawił dokument i kto go odebrał mogą być uzupełniane przez program (odpowiednio osoba zalogowana w systemie i imię oraz nazwisko wybranego kontrahenta) lub wybierane ręcznie w zależności od potrzeb. Towary/Usługi - dodawanie towarów i usług opisane zostało szczegółowo w rozdziale poświęconym wystawianiu zleceń tj. 8.2 i 8.5. Inne - na zakładce Inne (Rys. 8-46) zamieszczone są informacje dotyczące dołączonych dokumentów magazynowych, kasowych i innych (np. kosztorysów czy faktur pro forma). Można z niej także wykonać raport kontrahenta, zawierający historię sprzedaży dla kontrahenta oraz anulowanie dokumentu. 119

120 Rys Karta dokumentu sprzedaży- zakładka Inne Uwaga! Istnieje możliwość usunięcia ostatniej faktury VAT. Opis operacji usunięcia faktury znajduje się w r Notatka: Jeśli wciśniemy przycisk Drukuj (rys. 8-46) znajdujący się w lewym dolnym rogu karty dokumentu sprzedaży, pojawi się możliwość wydruku oryginału, kopii lub duplikatu dokumentu sprzedaży (kolejno pojawiające się komunikaty prezentowane są poniżej). Rys Drukowanie oryginału, kopii i duplikatu dokumentu sprzedaży 120

121 8.6.1 Tworzenie dok. sprzedaży z listy towarów Przydatną funkcją jest możliwość utworzenia dokumentów sprzedaży z listy towarów. W tym celu wyświetlamy listę towarów, zaznaczamy wybrane towary (trzymając przycisk CTRL na klawiaturze), klikamy prawym przyciskiem myszy na zaznaczonej pozycji, a następnie wybieramy odpowiednią opcję z menu podręcznego (Rys. 8-47): - Dodaj do dok. sprzedaży jeśli wybrane pozycje mają trafić do zapisanego, lecz niewystawionego dok. sprzedaży (dokumenty bez numeru). - Dodaj do nowego dok. sprzedaży - jeśli wybrane pozycje mają trafić do nowego dok. sprzedaży (pojawi się wówczas nowy dokument do edycji). Rys Dodawanie towarów do dok. sprzedaży z listy towarów Uwaga! Opisana powyżej funkcjonalność dotyczy modułów typu sprzedaż. W przypadku modułów typu serwis w podobny sposób można dodawać towary i usługi również do zleceń. 121

122 8.6.2 Podsuwanie wartości dok. sprzedaży Program umożliwia zaznaczenie od kilku do kilkudziesięciu dokumentów sprzedaży i skorzystanie z funkcji Podsumowanie wartości dokumentów. Zaznaczone dokumenty zostaną zsumowane z rozbiciem na wartość brutto / netto oraz towary i usługi rys Rys Podsumowanie wartości na liście faktur VAT Dokumenty korygujące Do każdego dokumentu sprzedaży można wystawić dokument korygujący. Aby tego dokonać należy wybrać z drzewa gałąź Dokumenty Sprzedaży Korygujące. Następnie przyciskając klawisz Dodaj wyświetli się lista możliwych dokumentów (Rys. 8-49). Rys Lista dokumentów korygujących 122

123 Po wybraniu typu dokumentu wyświetla się lista dokumentów, np. faktur, do których możemy wykonać korektę. Dzięki tej funkcji można dokonywać zwrotu towarów, anulowania usług lub dodawania tychże elementów do już wystawionego dokumentu sprzedaży. System Integra 7 dbając o prawidłowy stan kasy oraz poprawne stany magazynowe wystawia do dokumentu korygującego odpowiednie dla niego dokumenty kasowe oraz magazynowe. Aby ułatwić obsługę korekt dokumentów, towary i usługi zostały rozdzielone na dwie zakładki. W oknie znajdującym się w górnej części karty jest stan obecny towarów lub usług na dokumencie sprzedaży, a w dolnym stan jaki powinien być po korekcie. Rys Dokument korygujący, zakładka Usługi Po uzupełnieniu odpowiednich danych można zapisać korektę. Pozostałe zakładki wyglądają tak samo jak w przypadku standardowego dokumentu sprzedaży. UWAGA! Istnieje możliwość utworzenia korekty bezpośrednio z listy dokumentów sprzedaży. Wystarczy wskazać na liście odpowiedni dokument, a następnie z menu podręcznego wybrać opcję Wystaw korektę. 123

124 8.7 Wystawianie dokumentów magazynowych W większości przypadków dokumenty magazynowe są wystawiane samoczynnie. Ma to zastosowanie w małych firmach, w których pracuje kilka osób i nie ma pracowników wyznaczonych do kontroli gospodarki magazynowej. W takiej sytuacji do zleceń i dokumentów sprzedaży automatycznie dołączane są odpowiednie dokumenty magazynowe. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku dokumentów korygujących. Ręczne wystawianie dokumentów magazynowych jest wymagane tylko w przypadku przyjęć magazynowych, przyjęć wewnętrznych lub rozchodów wewnętrznych na potrzeby własne. Oczywiście w firmach o rozbudowanej strukturze można wyłączyć automatyczne generowanie dokumentów magazynowych i przekazać to w ręce pracowników. Pracownik serwisu wystawiając zlecenie lub dokument sprzedaży może do niego taki istniejący dokument magazynowy dołączyć Dokument PZ Dokumenty typu PZ (przyjęcie zewnętrzne) wystawia się w przypadku wprowadzenia na magazyn zakupionych towarów. Możliwe jest ręczne wprowadzenie towarów na magazyn, automatyczny import faktury elektronicznej z pliku oraz import faktur elektronicznych online (Rys. 8-51). Rys Karta dokumentu PZ 124

125 Import faktur elektronicznych z pliku Przycisk Wczytaj faktury (1) w sekcji Faktury elektroniczne - offline (Rys. 8-51) pozwala na automatyczny import faktury elektronicznej z pliku. Po wyborze tego przycisku wyświetla się standardowe okno obsługi plików systemu operacyjnego MS Windows, gdzie można wskazać plik z fakturą elektroniczną otrzymaną od dostawcy (Rys. 8-52). Rys Wybór pliku z fakturą elektroniczną Po imporcie takiego pliku wszystkie towary, które były w nim umieszczone są przyjęte na magazyn. W przypadku, gdy towar jest przyjmowany na magazyn pierwszy raz, zostanie założona dla niego nowa kartoteka. Jak widać na Rys towary, które znajdowały się na fakturze elektronicznej przeszły na zakładkę towarów. Ta funkcja jest bardzo wygodna w przypadku, gdy do wczytania jest bardzo duża ilość towarów. Normalnie pracownik wprowadzałby je cały dzień. W tym przypadku import trwa kilka sekund, a rola pracownika ogranicza się jedynie do kontroli poprawności stanów magazynowych i zgodności asortymentu z listą. Po wczytaniu towarów z pliku do dok. PZ istnieje możliwość wprowadzenia lokalizacji oraz daty produkcji przyjmowanego towaru. W tym celu należy wywołać menu podręczne prawym przyciskiem myszy. Informacja o lokalizacji towaru pojawi się na wydruku dok. PZ, co pozwoli na odpowiednie rozmieszczenie towaru w magazynie. Informacja o lokalizacji ułatwia również przeprowadzenie inwentaryzacji magazynu. Wprowadzenie daty produkcji przyjmowanego towaru pozwoli podczas dodawania części do zlecenia (lub dok. sprzedaży) na wybór towaru z dowolnej dostawy w taki sposób, aby wydać z magazynu towar ze starszą datą. 125

126 Dokument PZ może być drukowany w cenach zakupu/sprzedaży w wartościach netto/brutto. Wystarczy zaznaczyć odpowiednią opcję. Rys Dokument PZ, zaimportowane towary Import faktur elektronicznych online Program umożliwia import faktur elektronicznych online (2) bezpośrednio z systemu dostawcy (Rys. 8-51). Przycisk Pobierz faktury po wcześniejszym wskazaniu dostawcy pobiera listę faktur dostępnych online (Rys. 8-54). Po wskazaniu odpowiedniej faktury i wyborze przycisku Pobierz, następuje import pozycji do dok. PZ w podobny sposób jak w przypadku importu z pliku. Rys Lista faktur pobrana online z systemu dostawcy 126

127 Ręczne dodawanie towarów do dokumentu PZ Ręczne dodawanie towarów do dokumentu PZ jest również możliwe i nie różni się niczym od dodawania towarów do zleceń lub dokumentów sprzedaży. Na zakładce Towary, po wciśnięciu klawisza Dodaj wyświetla się odpowiednia lista, z której można dodać towary do dokumentu. Niestety w przypadku dodawania ręcznego nie są zakładane automatycznie karty towarów, co oznacza, że jeżeli przyjmujemy towar, którego wcześniej na magazynie nie było, należy ręcznie utworzyć jego kartę za pomocą przycisku Dodaj znajdującego się na liście towarów (możliwość utworzenia karty towaru z pełnymi danymi). Istnieje również możliwość szybkiego utworzenia karty towaru (z podstawowymi danymi o towarze). W tym celu należy na zakładce Towary należy wybrać przycisk Dodaj nowy towar Obsługa dodatkowych jednostek miar Program Integra 7 podczas wprowadzania towarów do magazynu pozwala na przypisanie dodatkowej jednostki miary. Ma to zastosowanie np. podczas wprowadzania do magazynu oleju w beczkach, który ma być sprzedany w litrach; wycieraczek w kompletach, które mają być sprzedane na sztuki itp. Konfiguracja dodatkowych jednostek odbywa się w kartotece towaru, w zakładce Dodatkowe (Rys. 8-55). Należy wpisać nazwę jednostki, skrót oraz mnożnik (przelicznik jednostki). Rys Konfiguracja dodatkowych jednostek miar w kartotece towaru 127

128 Podczas dodawania towaru do PZ można wybrać z listy dodatkową jednostkę miary (Rys. 8-56). Rys Dodawanie tow. do PZ - wybór dodatkowej jednostki miary Dzięki funkcjonalności dodatkowych jednostek miar można: Przyjąć olej w beczkach i sprzedać w litrach, Przyjąć towar w beczkach i sprzedać w beczkach, Przyjąć towar w litrach i sprzedać w litrach. 128

129 Drukowanie etykiet towarowych Etykiety towarowe pozwalają na uporządkowanie towarów na magazynie. Program Integra pozwala na ich wydruk na zwykłych drukarkach i papierze do etykiet. Do okna umożliwiającego wydruk takich etykiet możemy przejść z poziomu listy towarów (rys. 8-57), klikając prawym przyciskiem na towarze lub z poziomu listy dokumentów magazynowych (PZ, PW itd.) W obu przypadkach wybieramy opcje Drukuj etykiety towarowe. Przytrzymując klawisz CTRL/SHIFT na klawiaturze możemy zaznaczyć dowolną liczbę dokumentów magazynowych lub towarów. Rys Przejście do drukowania etykiet towarowych Za pomocą przycisku Ustaw (rys. 8-57) możemy określić liczbę drukowanych etykiet dla poszczególnego towaru - wyniki wprowadzonych zmian widać w kolumnie Druk. Klawiszem Przepisz Ilość -> Druk do kolumny Druk możemy przepisać ilość dostępną na magazynie. Klikając w okienko Szablon możemy wybrać typ szablonu na którym wydrukujemy etykiety znajdziemy tutaj cztery zdefiniowane formaty do wyboru. Program oferuje możliwość określenia własnego formatu. W tym celu wybieramy przycisk z trzema kropkami, a później Dodaj (rys. 8-58). Papier dopasowany do dostępnych w programie szablonów można zamówić w Dziale Handlowym firmy Integra (tel ). Po ustaleniu liczby drukowanych etykiet jak i wybraniu stosownego szablonu klikając na ikonę lupy (Podgląd Rys. 8-59) w ten sposób sprawdzimy rozkład i czytelność etykiet przed wydrukiem. W przypadku, gdy wydruk etykiet ma odbyć się na arkuszu wcześniej częściowo wykorzystanym, można określić kolumnę i wiersz etykiety, od której rozpocznie się wydruk. Jeśli brakuje nam kodów kreskowych, musimy zaznaczyć opcje Uzupełniaj kod kreskowy indeksem i w celu sprawdzenia wybrać ponownie Podgląd. 129

130 Rys Przejście do drukowania etykiet towarowych Rys Podgląd wydruku Etykiet towarowych Uwaga! Każda drukarka ma inne parametry zadruku strony zaleca się przeprowadzenie wydruku testowego. 130

131 8.7.2 Dokument PW Dokument PW (Rys. 8-60) służy do wprowadzania towarów na magazyn. Jest to tzw. przyjęcie wewnętrzne, które można wykorzystać jeżeli firma prowadzi np. działalność produkcyjną. Po przekazaniu elementów do montażu (dokument RW) można przyjąć już gotowy wyrób dokumentem PW. Przyjęcie wewnętrzne można też wykorzystać wtedy, gdy posiadamy towar, który powinien znaleźć się na magazynie, a nie mamy na niego dokumentu zakupu bo zaginął (np. gdy sklep gdzie towar był kupiony został zlikwidowany i nie można poprosić o duplikat dokumentu sprzedaży). Rys Dokument PW, przyjęcie wewnętrzne W tym przypadku towary do dokumentu można dodawać: Ręcznie (oczywiście, gdy brak karty towaru w programie, musimy stworzyć nową ), Przyciskiem Importuj - import pozycji towarowych z wcześniej przygotowanego pliku CSV (format pliku dostępny w Dziale Technicznym firmy Integra Software). 131

132 8.7.3 Dokument WZ Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) towarzyszy zawsze dokumentom sprzedaży. Jest on najczęściej generowany automatycznie przy wystawianiu faktury, ale można go przygotować również ręcznie. Nie dołączaj do dokumentu sprzedaży (1) zaznaczenie opcji spowoduje, że dok. WZ utworzony ręcznie, nie będzie automatycznie podpinany do nowego dokumentu sprzedaży wystawianego na tego samego kontrahenta. Drukowane informacje (2) standardowo na wydruku dok. WZ są prezentowane ceny zakupu netto. Istnieje możliwość wydruku tego dokumentu w cenach brutto oraz w cenach sprzedaży. Kolektor danych (3) sekcja ta umożliwia współpracę z kolektorem danych (funkcja dedykowana dla większych magazynów). Karta dokumentu WZ jest przedstawiona na Rys Rys Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) W przypadku, gdy towar wydawany jest z magazynu na podstawie dok. WZ, a dopiero w późniejszym terminie na jego podstawie wystawiany jest dokument sprzedaży, możliwe jest podczas dodawania towaru do dokumentu określenie indywidualnej ceny sprzedaży (1) (Rys. 8-62). 132

133 Rys Dokument WZ ustalenie indywidualnej ceny sprzedaży Dokument WZ może być wydrukowany w cenach zakupu lub sprzedaży (2) zgodnie z ustawieniami na Rys Rys Wydruk dok. WZ z cenami zakupu i sprzedaży 133

134 8.7.4 Dokument RW Dokumenty RW (rozchód wewnętrzny, Rys. 8-64) powiązane są najczęściej zleceniami napraw (pole z numerem zlecenia) i są przeważnie generowane automatycznie. Można je wystawiać również ręcznie. Wystawianie ręczne dokumentów RW odbywa się w dwóch przypadkach: przy prowadzeniu zaawansowanej gospodarki magazynowej obsługiwanej przez wyznaczone do tego osoby (numer zlecenia, do którego wydawane są części ustawiany jest ręcznie), gdy dokument wystawiany jest na potrzeby własne firmy - wymaga zaznaczenia opcji Potrzeby własne (1) (nie jest powiązany ze zleceniem ani dokumentem sprzedaży - np. zużycie płynu do szyb w samochodach firmowych). Rys Dokument RW, rozchód wewnętrzny Istnieje możliwość przypisania do dokumentu osoby, która pobrała towar z magazynu (2) Kolektor danych (3) sekcja ta umożliwia współpracę z kolektorem danych (funkcja dedykowana dla większych magazynów została opisana w rozdziale ). 134

135 8.7.5 Dokument BO Bilans otwarcia BO jest dokumentem, który wykonuje się zwykle tylko raz na początku pracy z programem Integra 7 (Rys. 8-65). Utworzenie dokumentu BO polega na dodaniu wszystkich towarów jakie są w firmie (np. na podstawie przeprowadzonego spisu z natury) i ustalenie ich stanów początkowych wynikających z inwentaryzacji. Towary do dokumentu można dodawać: Ręcznie przycisk Dodaj (oczywiście, gdy brak karty towaru w programie, musimy stworzyć nową), Przyciskiem Importuj (1) - import pozycji towarowych z wcześniej przygotowanego pliku CSV (format pliku dostępny w Dziale Technicznym firmy Integra Software). Pole Szukanie złożone (2) służy do szybkiego wyszukiwania pozycji na liście. Możliwe jest szukanie po nazwie, numerze katalogowym oraz indeksie Rys Dokument BO, bilans otwarcia 135

136 8.7.6 Dokument ZA Dokumenty ZA to zamówienia do dostawców. Generowanie zamówień możliwe jest na 3 sposoby: Ręczne przygotowanie zamówienia do jednego dostawcy, Automatyczne przygotowanie zamówienia do jednego dostawcy, Automatyczne przygotowanie zamówień do wielu dostawców jednocześnie, Przygotowanie zamówienia do dostawcy na podstawie Zamówienia od klienta Ręczne przygotowanie zamówienia do jednego dostawcy Zamówienie tworzy się w module magazyn. Na liście dokumentów ZA z menu podręcznego (prawy przycisk myszy) należy wybrać funkcję Dodaj (Rys. 8-66). W celu dodania pozycji do zamówienia, należy przejść na zakładkę Towary i przyciskiem Dodaj wybrać towary z listy). Rys Dokument ZA tworzony ręcznie Automatyczne tworzenie zamówienia do jednego dostawcy Istnieje możliwość utworzenia zamówienia na towary w sposób automatyczny (Rys. 8-67). Warunkiem prawidłowego działania tej funkcji jest uzupełnienie na kartotekach ilości minimalnych, zalecanych i maksymalnych dla towarów na własnym magazynie (zmiana parametrów opisana w rozdziale 7.7.1). Tworzenie zamówienia rozpoczyna się identycznie jak w rozdziale , z tą różnicą, że do wprowadzenia pozycji wykorzystuje się przycisk Automatyczne przygotowanie. Podczas automatycznego przygotowania zamówienia można sprecyzować kryteria wyboru towarów do zamówienia, tj.: grupę, podgrupę, producenta oraz dostawcę towaru. Dodatkowo można zaznaczyć ilości, do jakich zostaną uzupełnione stany zamówionych towarów. 136

137 Rys Dokument ZA tworzony automatycznie do jednego dostawcy Automatyczne przygotowanie zamówień do wielu dostawców jednocześnie Istnieje możliwość utworzenia automatycznie kilku zamówień do różnych dostawców (Rys. 8-66). Zamówienia przygotowujemy w module magazyn. Na liście dokumentów ZA z menu podręcznego (prawy przycisk myszy) należy wybrać funkcję Automatyczne przygotowanie zamówień lub skorzystać z funkcji dostępnej na pasku ikon (Rys. 8-66). Podczas automatycznego przygotowania zamówienia można sprecyzować kryteria wyboru towarów do zamówień, np.: grupę, podgrupę, producenta... Dodatkowo można zaznaczyć ilości, do jakich zostaną uzupełnione stany zamówionych towarów. Warto zwrócić uwagę na funkcję Uzupełnij stany wg sprzedaży z wybranego zakresu dat, która umożliwia przygotowanie zamówień na towary, które w zadanym okresie czasu zostały wydane z magazynu (1). Warunkiem prawidłowego tworzenia automatycznego zamówienia jest uzupełnienie na kartotekach towarów informacji o dostawcy, u którego zamawiany będzie towar. Po automatycznym wprowadzeniu pozycji na kartę zamówienia w kolumnie Dostawca prezentowa jest nazwa domyślnego dostawcy ustawionego na karcie towaru. Przed wygenerowaniem zamówień istnieje możliwość sprawdzenia online dostępności towaru u dostawcy. W tym celu należy skorzystać z przycisku Dostępność (2). Czas sprawdzenia dostępności towarów umieszczonych w zamówieniu zależy od ilości pozycji oraz liczby dostawców u których dostępność będzie sprawdzana. Po wykonaniu tej funkcji zostaną wypełnione kolumny Stan (centrala) oraz Stan (filia) z prawej strony 137

138 okna zamówienia. W prezentowanym na rys przykładzie wyraźnie widać, że filtr powietrza z przypisanym dostawcą Inter Cars jest dostępny w firmie Auto Partner(zarówno w centrali jak i filii dostępność tego towaru jest >10). W celu zmiany dostawcy dla tego towaru na zamówieniu należy wywołać funkcję Sprawdź stan online towaru dostępną z menu podręcznego (3). W wyświetlonym oknie prezentującym stan online towaru wyraźnie widać, że jest dostępny u wszystkich skonfigurowanych dostawców. Aby towar trafił na zamówienie do dostawcy, który ma go aktualnie na stanie magazynowym, należy ustawić dostawcę wybierając przycisk Dla tworzonego zamówienia. W ten sposób na tworzonym zamówieniu w kolumnie Dostawca nastąpi zamiana firmy u której będziemy zamawiać towar. Po wybraniu przycisku Zapisz (4), okno Automatycznego przygotowania zamówień zostanie podzielone na kilka zamówień do różnych dostawców. O tym, na jakie zamówienie (do jakiego dostawcy) trafi konkretny towar decyduje przypisanie dostawcy na karcie towaru. Rys Dokument ZA tworzony automatycznie do wielu dostawców Eksport zamówienia (ZA) do pliku Przygotowane zamówienie (ZA) można wyeksportować do pliku txt. (Rys. 8-67). Tak utworzony plik może być wykorzystany przy tworzeniu zamówienia na części w systemie zamówieniowym dostawcy. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie ma potrzeby ręcznego przepisywania zamówienia z Integry do Katalogu części. Format Integra Katalog (TXT) umożliwia wygenerowanie pliku, który będzie można wykorzystać przy tworzeniu zamówień w cennikach dostawców: AP Katalog, Inter-Team Katalog, Fota Katalog, Integra Katalog Motogama, Integra Katalog FHU Górecki. Format Inter Cars(txt) umożliwia wygenerowanie pliku, który będzie można wykorzystać przy tworzeniu zamówień w IC Katalogu. 138

139 Przygotowanie zamówienia do dostawcy na podstawie dok. ZK. Można utworzyć zamówienie do dostawcy (ZA) na podstawie wcześniej utworzonego zamówienia od klienta (ZK) (Rys. 8-69). Przygotowanie takiego zamówienia polega na dołączeniu w sekcji Zamówienia od klientów odpowiedniego dokumentu wskazanego na liście dok. ZK wywołanej przyciskiem Dodaj. W ten sposób pozycje zamówione przez klienta z dokumentu ZK zostaną automatycznie przeniesione na kartę dokumentu ZA. Rys Automatyczne tworzenie zamówienia 139

140 8.7.7 Inwentaryzacja magazynu INSTRUKCJA INWENTARYZACJI WSTĘP Inwentaryzacją nazywamy czynności zmierzające do sporządzenia szczegółowego spisu z natury stanów magazynowych towaru na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich towarów, oraz zweryfikowaniu różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji przychodów i rozchodów towarów prowadzonej w programie. Różnice te mogą wynikać z różnych powodów, m.in.: upływu daty ważności towaru (np. środki chemiczne, elementy gumowe, itp.), błędów popełnianych podczas przyjmowania i wydawania towarów z magazynu (pomyłki liczbowe w zapisach dokumentów PZ, PW, WZ, RW, MM, itp), kradzieże, nadużycia, itp. Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu towarów w magazynie. Zalecane jest przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z załączonym harmonogramem (Zał. nr 1). Czynności związane z inwentaryzacją obejmują m.in.: 1. Utworzenie Arkusza spisu (AS) z natury zawierającego listę towarów, które powinny znajdować się w magazynie. Zazwyczaj przygotowuje się jeden arkusz obejmujący wszystkie towary. Można także, w przypadku inwentaryzacji częściowej, przygotować arkusz, który będzie zawierał towary wg określonych grup (np.: Filtry oleju) lub wg lokalizacji (np. Regał 1 Półka 2; Regał 2 Półka 3, itp.). Jeśli towar w magazynie nie jest pogrupowany wg rodzaju asortymentu zaleca się automatyczny podział towaru w magazynie na grupy asortymentowe za pomocą funkcji Grupowa zmiana parametrów towarów. Taka operacja nie powinna zająć dużo czasu, a może ułatwić przeprowadzenie inwentaryzacji. Weryfikacja podziału towaru na grupy asortymentowe może być wykonana za pomocą dynamicznych raportów magazynowych. Przed inwentaryzacją zalecane jest wydrukowanie etykiet z kodami kreskowymi dla towarów, które nie posiadają kodów kreskowych. Znacznie ułatwi to wykonanie inwentaryzacji przy użyciu czytnika kodów lub kolektora danych. Etykiety można drukować za pomocą funkcji Drukuj etykiety towarowe dostępnej z poziomu kartoteki towarów. 2. Przygotowanie Arkuszy inwentaryzacyjnych (AI) służących do określenia (spisania) faktycznej ilości towarów znajdujących się w magazynie. Można przygotować jeden arkusz obejmujący wszystkie towary lub wiele arkuszy z podziałem towarów na grupy towarowe lub lokalizacje. Taki podział umożliwi przeprowadzenie inwentaryzacji etapowej bez konieczności blokowania sprzedaży całego asortymentu znajdującego się w magazynie. 3. Spis rzeczywistych stanów towaru, które aktualnie znajdują się w magazynie. W programie są dostępne cztery metody spisywania stanów magazynowych: a) za pomocą papierowych arkuszy AI, b) z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych, c) przy pomocy bezprzewodowych kolektorów danych, d) za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych. 140

141 4. Weryfikacja stanów magazynowych zapisanych w programie ze stanem rzeczywistym towarów, poprzez wprowadzenie spisanych danych o stanie rzeczywistym do arkusza/y inwentaryzacyjnego w programie dok. AI. 5. Zakończenie procesu inwentaryzacji na Arkuszu spisu z natury oraz automatyczne wystawienie dokumentów RI+ oraz RI obejmujących ewidencje różnic stanów magazynowych dot. braków jak i nadmiarów towaru w magazynie. 6. Wydruk zakończonego arkusza spisu z natury i jego formalne potwierdzenie przez osoby wykonujące inwentaryzację. Uwaga! Moduł magazyn zawiera funkcje umożliwiające przeprowadzanie inwentaryzacji bez konieczności przerywania sprzedaży wszystkich towarów możliwe jest stopniowe wyłączanie kolejnych spisywanych grup, dzięki czemu możliwa jest w tym czasie sprzedaż pozostałego asortymentu Tworzenie Arkusza Spisu z Natury (AS). Aby utworzyć arkusz spisu z natury (AS) wybieramy moduł magazynu, w którym będzie przeprowadzany spis. Następnie z menu Dokumenty->Magazynowe-> Dok. Inwentaryzacyjne zaznaczamy pozycję AS-Arkusze Spisu z Natury. W celu utworzenia nowego arkusza AS, w głównym obszarze okna należy wybrać z menu podręcznego (spod prawego klawisza myszy) opcję Dodaj. Rys Tworzenie Arkusza Spisu z Natury (AS) 141

142 W polu Opis głównego okna arkusza spisu z natury należy wprowadzić informację pozwalającą łatwo odszukać dok. AS (Rys.8-71). W górnej części arkusza znajduje się pole Uwagi, w które można wpisywać uwagi dotyczące danego spisu. Arkusz spisu z natury zawiera wszystkie aktywne towary, które powinny znajdować się w wybranym magazynie. Należy pamiętać, że na liście towarów dok. AS domyślnie prezentowane są towary ze stanem większym od zera. Stan magazynowy towarów przed spisem jest określany na dzień, który został wybrany przy tworzeniu arkusza w polu Data spisu Jeśli spis ma zostać ustalony na inny dzień, należy zmienić datę spisu w dokumencie a następnie nacisnąć przycisk Odśwież listę znajdujący się w dolnej części okna. Rys Przygotowanie Arkusza Spisu z Natury (AS) Aby przeprowadzić spis towarów znajdujących się w dok. AS, tworzymy Arkusze inwentaryzacyjne (AI). Z dokumentów AI drukowane są arkusze, na których pracownicy nanoszą faktyczny stan magazynowy towarów, a następnie wprowadzają je w programie do dokumentu AI. W systemie dostępne są różne szablony wydruków AI różniące się od siebie wielkością czcionki i ilością pozycji towarowych na wydruku. Dokumenty AS powinny być tworzone przez osoby posiadające duży zakres uprawnień np. właściciel firmy, kierownik magazynu itp.. Dostęp do Arkuszy inwentaryzacyjnych (AI) powinni mieć pracownicy o mniejszych uprawnieniach np. pracownicy sklepów, działów części, osoby obsługujące magazyn. 142

143 8.7.9 Tworzenie Arkusza Inwentaryzacyjnego (AI). Arkusz AI tworzymy za pomocą przycisku Utwórz arkusz AI (dostępny w dolnej części okna Arkusza spisu na zakładce podstawowe). Można także utworzyć arkusz AI nie powiązany z dok. AS (z poziomu listy dok. AI), a następnie dołączyć go do dok. AS za pomocą przycisku Dołącz z poziomu zakładki Inne w sekcji Dołączone dokumenty Wprowadzenie towarów do arkusza inwentaryzacyjnego. Tworząc Arkusz Inwentaryzacyjny AI możemy ustalić, jakie towary mają znaleźć się na tym arkuszu. Istnieje możliwość utworzenia wielu arkuszy AI zawierających towary wg określonych grup (np.: Filtry oleju, Świece zapłonowe) lub wg lokalizacji (np. Regał 1, Regał 2, itp). Utworzenie arkuszy z podziałem na grupy towarowe lub lokalizacje umożliwi wykonanie spisu z natury w kilku etapach, nie blokując sprzedaży całego asortymentu. Po wyborze opcji Utwórz arkusz AI, dostępnej z poziomu dokumentu AS, pojawi się okno wyboru towarów (Rys. 8-72). Rys Okno wyboru towarów na dok. AI Jeśli nie wybierzemy konkretnej lokalizacji lub grupy/podgrupy, arkusz zostanie utworzony dla całego asortymentu znajdującego się na magazynie. Opcja Inwentaryzacja ręczna powinna być stosowana w przypadku gdy spisujemy stan rzeczywisty towaru za pomocą papierowych arkuszy AI oraz metek inwentaryzacyjnych. W tej opcji jest wypełniana kolumna Stan ze spisu co zapewnia nam szybszą i sprawniejszą inwentaryzację, ponieważ przy wpisywaniu stanów rzeczywistych z arkusza papierowego do programu, edytujemy tylko pozycje, dla których stan magazynowy w programie jest niezgodny z rzeczywistą ilością towaru. Jeśli podczas inwentaryzacji stosujemy czytniki kodów kreskowych lub kolektory danych powinna być stosowana opcja Inwentaryzacja czytnikiem kodów (Rys. 8-73). W tej opcji kolumna Stan ze spisu nie jest wypełniana ponieważ uzupełniamy te dane na bieżąco podczas spisywania stanów magazynowych za pomocą czytnika kodów kreskowych. 143

144 Rys Okno wyboru towarów na dok. AI (opcje dodatkowe) W opcjach dodatkowych (rozwijanych przyciskiem Opcje dodatkowe) mamy możliwość wybrania funkcji Uwzględnij towary ze stanem zerowym uwzględniamy wtedy na arkuszach również te towary, których nie powinno być na stanie magazynu. W/w funkcja powinna być stosowana tylko przy spisie małej liczby towarów np. o dużej wartości. Należy pamiętać, że włączenie tej funkcji może spowodować, że na dokumencie AI pojawi się nam bardzo duża ilość towarów z pozycjami, które zakupiono i sprzedano tylko jeden raz. np. dla 20 tys. towarów wydruk takiego dok. AI zajmie około 700 stron A4. Uwaga! W przypadku większej liczby kartotek towarowych (pow. 1000), nie zaleca się używania funkcji Uwzględnij towary ze stanem zerowym ponieważ może to znacznie wydłużyć i utrudnić inwentaryzację. W opcjach dodatkowych jest również dostępna funkcja Nie wyświetlaj kolumny ilość początkowa na liście towarów dok. AI, która pozwala ukryć na liście dokumentu AI stan towarów przed spisem (stan magazynowy z programu). Stosowanie tej funkcji zalecane jest również tylko w przypadku małej ilości pozycji na dok. AI, ponieważ weryfikując stany magazynowe w dok. AI będzie wymagana edycja wszystkich pozycji również tych dla których stan magazynowy na dokumencie AI jest zgodny ze spisem na wydruku. Jeżeli utworzono arkusz AI z błędnie wybranym zakresem grup lub lokalizacji, istnieje możliwość zmiany tego zakresu za pomocą przycisku Zmień zakres AI (Rys. 8-74). UWAGA! Wykonanie tej operacji spowoduje usunięcie dotychczas wprowadzonych stanów ze spisu. 144

145 Rys Okno Arkusza Inwentaryzacyjnego (AI) Wprowadzenie stanów magazynowych do arkusza inwentaryzacyjnego po spisie z natury. W zależności od wybranej metody przeprowadzenia inwentaryzacji (inwentaryzacja kolektorem danych, czytnikiem kodów lub inwentaryzacja ręczna) należy wybrać jedną z opcji przy tworzeniu dok. AI oraz przyjąć odpowiedni sposób spisywania stanów magazynowych do arkusza AI. Ręczny spis stanów magazynowych wykorzystujemy w przypadku braku kodów kreskowych EAN na towarach znajdujących się w magazynie. Spis stanów magazynowych przy użyciu czytnika kodów kreskowych - wykorzystujemy w przypadku, gdy na towarach znajdujących się w magazynie oraz na kartotekach towarów w programie, są dostępne kody kreskowe EAN i firma posiada czytnik w/w kodów. Spis stanów magazynowych za pomocą kolektora danych - wykorzystujemy w przypadku gdy na towarach znajdujących się w magazynie oraz na kartotekach towarów w programie, są dostępne kody kreskowe EAN i firma posiada w/w kolektor danych. Ręczny spis stanów magazynowych przy częściowym użyciu czytnika kodów kreskowych lub kolektorów danych wykorzystujemy w przypadku, gdy kody kreskowe EAN są dostępne tylko na części towarów znajdujących się w magazynie. 145

146 Spis stanów magazynowych za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych Spis towarów za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych jest najbardziej dokładną, a zarazem najbardziej czasochłonną metodą inwentaryzacji. Ta metoda jest zalecana dla spisu towarów o wysokiej wartości, gdzie wymagana jest bardzo duża dokładność przeprowadzanej inwentaryzacji Ręczny spis stanów magazynowych. Po utworzeniu w programie Arkusza inwentaryzacyjnego należy go wydrukować (Rys. 8-75). W systemie są dostępne różne szablony wydruków dokumentów AI, różniących się wielkością czcionki i ilością pozycji towarowych, które mieszczą się na jednej stronie kartki A4. Rys Wybór szablonu wydruku arkusza inwentaryzacyjnego 146

147 Po wydrukowaniu AI należy przystąpić do ręcznego spisywania towarów znajdujących się w magazynie. Po wypełnieniu wydrukowanego arkusza AI rzeczywistymi stanami towarów na magazynie, należy uzupełnić w programie ilości dla towarów w arkuszu AI przez wypełnienie kolumny Ilość ze spisu (Rys. 8-76). Aby wpisać właściwą ilość danego towaru z wypełnionego wydruku arkusza inwentaryzacyjnego, należy dwukrotnie na nią kliknąć. Wyświetli się okno pośrednie z możliwością wprowadzenia rzeczywistego stanu magazynowego dla danej pozycji. Rys Uzupełnienie kolumny Ilość ze spisu Po potwierdzeniu wpisanej ilości przyciskiem ENTER program automatycznie przejdzie do następnej pozycji arkusza inwentaryzacyjnego. Ponowne wciśnięcie przycisku ENTER wyświetli okno pośrednie dla kolejnej pozycji. W ten sposób możemy szybko edytować po kolei wszystkie pozycje arkusza inwentaryzacyjnego. W mniejszych firmach z niewielką ilością towarów i w sytuacji, gdy np. spis sporządza właściciel firmy można wydrukować na Arkuszu Inwentaryzacyjnym ilość początkową towaru. W takich przypadkach nie ma konieczności wpisywania ilości dla pozycji, w których stan rzeczywisty towaru w magazynie zgadza się z ilością początkową towaru zapisaną w programie. Uwaga! Aby spisujący stan magazynowy nie sugerował się tym, jaka powinna być ilość towaru, tylko wprowadzał ilość rzeczywistą towaru znajdującego się w magazynie, nie zaleca się drukowania stanu początkowego na Arkuszu AI. 147

148 Spis stanów magazynowych przy użyciu czytnika kodów kreskowych W przypadku, gdy kartoteki towarów posiadają wprowadzone kody EAN (kody kreskowe), możliwe jest bardzo szybkie ustalenie rzeczywistych stanów magazynowych przy użyciu czytnika kodów kreskowych. W takim przypadku podczas tworzenia dokumentu AI wybieramy opcję Inwentaryzacja czytnikiem kodów (Rys. 8-77). Rys Wybór metody wprowadzania pozycji do arkusza Przy otwartym oknie Arkusza Inwentaryzacyjnego odczytujemy czytnikiem kody z towarów. Zeskanowanie kodu kreskowego automatycznie edytuje pozycję z towarem na dokumencie AI ustalając ilość spisywanego towaru na 1. Kolejne skanowanie tego samego kodu kreskowego powiększa ilość tego towaru na dok. AI. Po zeskanowaniu kodu odpowiednią ilość razy (odpowiadającą ilości towaru na magazynie), skanujemy następny towar, a program automatycznie przechodzi do odpowiedniej pozycji towarowej na arkuszu. 148

149

150 Po wprowadzeniu wszystkich pozycji na AI, należy zapisać dane wciskając przycisk Zapisz (Rys. 8-78). Rys Zapisanie dok. AI po wprowadzeniu danych 142

151 Spis stanów magazynowych za pomocą kolektora danych (Motorola / Symbol MC 30xx) W przypadku, gdy do inwentaryzacji wykorzystywany jest kolektor danych, podczas tworzenia arkusza AI należy wybrać opcję Inwentaryzacja czytnikiem kodów oraz ewentualnie wskazać lokalizację lub grupę towarową, która będzie spisywana. Istotne jest, aby do takiego arkusza wprowadzone zostały tylko towary zawierające kod EAN (kod kreskowy) (Rys. 8-79). Dla towarów bez kodów EAN wymagane będzie utworzenie odrębnych arkuszy spisowych i przeprowadzenie ręcznego spisu tych towarów. Rys Zapisanie dok. AI po wprowadzeniu danych Po utworzeniu arkusza AI należy wykonać eksport pozycji w nim zawartych do interfejsu kolektora danych. W tym celu należy nacisnąć przycisk Eksportuj (Rys. 8-80) i wskazać lokalizację w której ma być zapisany plik eksportu. Tak wyeksportowany plik można zaimportować do interfejsu obsługującego kolektor danych. 143

152 Rys Eksport pozycji z dok. AI Aby wprowadzić do kolektora kartoteki towarowe ze stanami magazynowymi z danego dok. AI, należy wybrać przycisk Interfejs Kolektora (Rys. 8-80), a następnie w interfejsie opcję Eksport do skanera (Rys. 8-81) i wskazać właściwy plik wyeksportowany z dok. AI. Spowoduje to zapisanie w pamięci kolektora kartotek towarowych i umożliwi przeprowadzenie spisu towarów znajdujących się w magazynie. Ilość spisanych towarów jest przechowywana w pamięci kolektora. Po zakończeniu spisu należy zaimportować spisane ilości z pamięci kolektora do dok. AI wykorzystując przycisk Import ze skanera. Podczas tej operacji tworzony jest automatycznie plik z danymi, który należy zaimportować do danego dok. AI. W arkuszu inwentaryzacyjnym AI import spisanych towarów nastąpi po naciśnięciu przycisku Importuj oraz wskazaniu odpowiedniej lokalizacji pliku. Na podstawie informacji zawartych w pliku, do dokumentu AI zostaną wprowadzone, ustalone podczas spisu stany znajdujących się w magazynie towarów. 144

153 Rys Eksport pozycji do skanera (kolektora) Spis stanów magazynowych za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych. W programie Integra 7 została wprowadzona możliwość drukowania etykiet dla kartotek towarowych. W celu przeprowadzenia spisu z wykorzystaniem etykiet, należy je wydrukować dla poszczególnych towarów w ilościach takich jakie znajdują się w programie. W tym celu należy z poziomu listy dokumentów AI, dla danego dokumentu przy użyciu prawego przycisku myszy, uruchomić funkcję: Drukuj etykiety towarowe (Rys.8-82). Po wykonaniu tej czynności pojawi się okno pośrednie, w którym domyślnie są już ustawione ilości drukowanych etykiet zgodne ze stanem magazynowym w programie (Rys. 8-83). Przed rozpoczęciem wydruku należy wybrać szablon odpowiadający rozmiarowi etykiet samoprzylepnych, za pomocą których zostanie przeprowadzona inwentaryzacja. Wydrukowane w ten sposób etykiety należy umieścić na każdym spisywanym towarze w magazynie. Jeśli po wykonaniu tej operacji pozostaną jeszcze wolne etykiety, będzie to wskazywało na braki w magazynie. Jeśli zabraknie wydrukowanych etykiet, będzie to oznaczało, że stan rzeczywisty na magazynie jest większy niż stan tych towarów w komputerze. Takie nadmiarowe pozycje należy zapisać w wydrukowanym wcześniej Wykazie nadwyżek magazynowych, a następnie wprowadzić do dokumentu AI poprzez funkcję Dodaj. W/w rejestr można wydrukować z poziomu zakładki Inne w dok. AS (Rys. 8-84). 145

154 Rys Wydruk etykiet towarowych dla towarów znajdujących się na dok. AI Rys Wydruk etykiet towarowych dla towarów znajdujących się na dok. AI 146

155 Rys Wydruk etykiet towarowych dla towarów znajdujących się na dok. AI Zakończenie spisu towaru w arkuszu inwentaryzacyjnym AI Po zakończeniu spisu stanów towarowych w magazynie i wprowadzeniu tych stanów do arkuszy AI, należy zamienić jego status na zakończony. Zmianę statusu wykonuje się poprzez naciśnięcie przycisku Zakończ (Rys. 8-85). Zakończenie arkusza AI oznacza, że spisano wszystkie towary znajdujące się na tym arkuszu i że nie będzie on już edytowany. Jeśli spis stanów towarowych w magazynie był przeprowadzony z wykorzystaniem kodów kreskowych (inwentaryzacja czytnikiem kodów lub kolektorem danych), wówczas przed zakończeniem arkusza inwentaryzacyjnego należy wyzerować stan magazynowy dla brakujących pozycji. Aby wykonać taką operację należy nacisnąć przycisk Wyzeruj niewypełnione (Rys. 8-82). W efekcie dla niewypełnionych pozycji w kolumnie Ilość ze spisu zostanie wprowadzona wartość 0. Uwaga! Zakończenie arkusza AI w sytuacji, gdy nie wypełniono stanu ze spisu (z magazynu) dla wszystkich znajdujących się na nim pozycji nie jest możliwe (Rys. 8-86). 147

156 Rys Zakończenie spisu towarów na dok. AI Rys Komunikat informujący o braku możliwości zakończenia dok. AI Program dzięki wbudowanemu systemowi uprawnień pozwala regulować dostęp do arkuszy AI o statusie zakończony tylko wybranym pracownikom firmy. Należy zwrócić uwagę, że zakończenie arkusza AI nie powoduje zmiany stanów magazynowych spisywanych towarów w programie. Po zakończeniu arkusza AI spisany stan magazynowy towarów jest wprowadzany na arkusz spisu z natury i to poprzez ten arkusz (AS) ustalane są stany magazynowe w programie. 148

157 Istotne jest również zwrócenie uwagi na fakt, że towary znajdujące się na arkuszu AI zostaną odblokowane dopiero po zakończeniu całej inwentaryzacji (zakończeniu arkusza AS), do tego momentu sprzedaż i dostawa tych towarów jest zablokowana. Rys Komunikat informujący o braku możliwości zakończenia dok. AI Na arkuszu inwentaryzacyjnym dostępna jest funkcja umożliwiająca sprawdzenie ilości spisanych sztuk oraz porównanie tej wartości z ilością sztuk przed inwentaryzacją (Rys. 8-86, 8-87) Określenie ilości sztuk może pozwolić na zaplanowanie czasu potrzebnego na wykonanie inwentaryzacji. 149

158 Zakończenie inwentaryzacji - wystawienie dokumentu AS Po przeprowadzeniu spisu stanów magazynowych oraz zakończeniu wszystkich arkuszy AI zaleca się sprawdzenie różnic powstałych podczas spisu. Rys Raport różnic inwentaryzacyjnych Taką kontrolę umożliwia raport różnic inwentaryzacyjnych dostępny na zakładce Inne arkusza AS (Rys. 8-88). Kontrola różnic przed zakończeniem inwentaryzacji pozwala osobie koordynującej proces inwentaryzacji na szybki dostęp do informacji jakie zmiany stanów magazynowych zostaną wprowadzone po zakończeniu inwentaryzacji. Wyświetlenie tego raportu pozwala również zidentyfikować nieprawidłowości powstałe w trakcie spisu. W przypadku dużych różnic między stanem magazynowym w programie, a stanem spisanym z magazynu, można wykonać ponowną dokładną kontrolę pozycji, których stan faktyczny jest znacząco różny od tego, który jest zapisany w programie. 150

159 Kolejnym elementem, który zaleca się wykonać przed zakończeniem inwentaryzacji jest Wykaz różnic dla pozycji niewypełnionych (Rys.8-88, 8-89). Wykaz ten umożliwia skontrolowanie, czy spisano wszystkie towary znajdujące się na arkuszu spisu z natury. Innymi słowy, czy dla wszystkich towarów zostały utworzone arkusze inwentaryzacyjne. Sytuacja taka może wystąpić, gdy omyłkowo nie został utworzony arkusz inwentaryzacyjny np. na jedną z grup towarowych lub lokalizację. Rys Raport różnic inwentaryzacyjnych Należy zwrócić uwagę na to, że proces inwentaryzacji może być zakończony jedynie w sytuacji, gdy wszystkie towary znajdujące się na arkuszu spisu z natury (AS) zostały spisane za pomocą arkuszy AI (został ustalony ich faktyczny stan w magazynie). Ponadto wszystkie utworzone podczas inwentaryzacji arkusze AI zostały zakończone i dołączone do Arkusza Spisu z Natury (AS). 151

160 Zakończenie inwentaryzacji wykonuje się poprzez naciśnięcie przycisku Zakończ inwentaryzację (Rys. 8-90). Zakończenie inwentaryzacji spowoduje wprowadzenie dla inwentaryzowanego magazynu blokady na edycję dokumentów magazynowych wystawionych przed datą spisu. Dostęp do dokumentów wystawionych przed tą datą regulowany jest odpowiednimi uprawnieniami. Rys Zakończenie inwentaryzacji Po zakończeniu inwentaryzacji zostaną skorygowane stany magazynowe i automatycznie wygenerowane dokumenty RI+ oraz RI- (dla tych pozycji, których stan towaru w programie jest niezgodny z rzeczywistym stanem towaru w magazynie, ustalonym podczas inwentaryzacji). Należy zwrócić uwagę na to, iż towary wprowadzone na magazyn poprzez dok. RI+ będą domyślnie wprowadzone w ostatniej cenie zakupu. Istnieje możliwość zmiany domyślnej ceny dla wprowadzanych towarów na bazową cenę zakupu lub średnią cenę zakupu (Rys. 8-91). Dokumenty RI+ zostaną wygenerowane w przypadku, gdy ilość towaru spisana podczas inwentaryzacji przekracza stan magazynowy towaru zapisany w programie (Rys. 8-92). Dokumenty RI- generowane są w sytuacji, gdy ilość towaru spisana podczas inwentaryzacji jest mniejsza niż stan magazynowy towaru zapisany w programie. Dokumenty RI są wystawiane automatycznie podczas zakończenia Arkusza Spisu z Natury (AS). Po wystawieniu dokumentów RI+/RI-, stan magazynu jest korygowany. 152

161 Rys Zakończenie inwentaryzacji wybór domyślnej ceny zakupu dla dok. RI+ Rys Automatycznie wygenerowany dok. RI+ oraz jego wydruk 153

162 Wydruk arkusza spisu z natury Wraz z zakończeniem inwentaryzacji możliwy jest wydruk arkusza spisu z natury (Rys. 8-93, 8-94). Na podstawie wydruku arkusza spisu z natury ustalana jest wartość towaru znajdującego się w magazynie. Przypominamy, że inwentaryzację należy przeprowadzić jak najdokładniej ponieważ wysokość zapasów magazynowych ma wpływ na zobowiązania podatkowe firmy. Rys Drukowanie Arkusza Spisu z Natury Uwaga! Jeśli w programie skonfigurowanych jest kilka magazynów, dla każdego z nich należy przeprowadzić niezależną inwentaryzacje i wydrukować odpowiedni arkusz spisu z natury. 154

163 Rys Wydruk Arkusza Spisu z Natury 155

164 Dodatkowe funkcje w arkuszach AS i AI Wykaz nadwyżek magazynowych Służy do wydrukowania arkusza, na którym można odręcznie wprowadzić informację o wszelkich nadwyżkach magazynowych, które zostały zaewidencjonowane podczas spisu. Na podstawie wypełnionego ręcznie wykazu można dodać nadwyżki do arkusza inwentaryzacyjnego AI, aby po zakończeniu dok. AS został zwiększony stan tych towarów na magazynie. Rys Wykaz nadwyżek magazynowych 156

165 Funkcja kontrolująca powtarzające się towary na arkuszach AI W przypadku, gdy na tworzonym arkuszu AI znajdują się towary występujące na wcześniej utworzonym innym arkuszu AI program wyświetla komunikat z ostrzeżeniem o takich towarach oraz umożliwia wydruk zestawienia z powtarzającymi się towarami (Rys. 8-96). Rys Wykaz powtarzających się towarów 157

166 Sortowanie pozycji na dokumencie AI wg numerów katalogowych Domyślnie program sortuje pozycje w arkuszu AI według indeksu towaru. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu towarów takie sortownie jest najbardziej optymalne, pod warunkiem ze towary posiadają naklejone etykiety z w/w indeksem i są układane na półkach w kolejności zgodnej z w/w indeksami. W przypadku, gdy spisywany towar jest poukładany na półkach wg nr katalogowych, pozycje na dokumencie AI powinny być posortowane wg nr katalogowych. (Rys. 8-97) Rys Sortowanie pozycji na Arkuszu Inwentaryzacyjnym wg nr katalogowych 158

167 Sortowanie pozycji w dok. AI wg nr użytkowych (tzw. skrótów lub oznaczeń handlowych np. WR7DC) Domyślnie program sortuje pozycje w arkuszu AI według indeksu towaru. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu towarów takie sortownie jest najbardziej optymalne, pod warunkiem ze towary posiadają naklejone etykiety z w/w indeksem i są układane na półkach w kolejności zgodnej z w/w indeksami. W przypadku, gdy spisywany towar jest poukładany na półkach wg skrótów tzw. oznaczeń handlowych (nr użytkowych) np. WR7DC, P3355, 5PK980, WVA20687, pozycje na dokumencie AI powinny być posortowane wg nr w/w skrótów. Oznaczenia skrótów są zazwyczaj ściśle katalogowymi i są bardzo wygodne w identyfikowaniu części zamiennych podczas spisu. powiązane z nr Rys Sortowanie pozycji na Arkuszu Inwentaryzacyjnym wg skrótów Uwaga! Aby zapewnić sprawne wprowadzenie spisanego towaru z wydruku do dok. AI, pozycje na wydruku arkusza AI powinny być zawsze tak samo posortowane jak towary na arkuszu AI w programie. 159

168 Wydruki różnic z AI i AS. W systemie z poziomu dokumentów Arkusza Spisu i Arkusza Inwentaryzacyjnego dostępne są wydruki pokazujące niezgodności inwentaryzacyjne. Wykaz różnic dla pozycji niewypełnionych generowany jest z poziomu AS (zakładka: Inne), i pokazuje towary, które nie zostały jeszcze przeliczone dla nich kolumna Ilość ze spisu nie została wypełniona (Rys. 8-99). Dostępna jest opcja wygenerowania Arkusza Inwentaryzacyjnego dla tych pozycji w momencie zatwierdzania AS. Rys Wykaz różnic dla pozycji niewypełnionych 160

169 Wykaz różnic inwentaryzacyjnych Na Wykazie różnic inwentaryzacyjnych, który jest dostępny z poziomu dokumentu Arkusza spisu (zakładka: Inne), znajdują się zaewidencjonowane podczas spisu nadwyżki i niedobory (Rys ). W momencie zatwierdzania dokumentu AS automatycznie generowane dokumenty RI+/- skorygują widniejące na tym zestawieniu różnice magazynowe. Wydruk różnic dostępny jest również z poziomu dokumentu Arkusza inwentaryzacyjnego. Rys Wykaz różnic inwentaryzacyjnych 161

170 Automatyczna weryfikacja towarów posiadających wiele lokalizacji W sytuacji gdy, te same towary znajdują się w różnych lokalizacjach magazynu i mają określoną w karcie towaru lokalizację, przed rozpoczęciem odczytu należy włączyć parametr programu Podczas inwentaryzacji ustalaj stan towaru w lokalizacjach (Rys ). Rys Ustalanie stanu towarów w lokalizacjach Włączenie tej opcji spowoduje, że dla towarów, które znajdują się na więcej niż jednej lokalizacji, system będzie wyświetlał okno z możliwością wyboru odpowiedniego miejsca składowania towaru. UWAGA! Jeżeli parametr Podczas inwentaryzacji ustalaj stan towaru w lokalizacjach nie zostanie zaznaczony, wówczas odczytany stan będzie wprowadzany dla pierwszej pozycji (lokalizacji) Arkusza inwentaryzacyjnego z tym towarem. 162

171 Zestawienie angaży czasowych z próbnej inwentaryzacji. Poniżej przedstawiamy porównanie czasów przeprowadzenia próbnej inwentaryzacji, za pomocą papierowych arkuszy i czytnika kodów kreskowych. Inwentaryzację wykonano w małym sklepie motoryzacyjnym, spis towarów wykonywały 2 osoby. Przykładowe angaże czasowe podczas inwentaryzacji w sklepie. LP Grupa towarów Ilość sztuk Papierowe arkusze Czytnik kodów kreskowych Wycieraczki min 22 min 2 Filtry min 102 min 3 Paski napędowe min 87 min 4 Świece zapłonowe min 55 min 5 Przewody zapłonowe min 60 min Razem: 1180 min 20 godzin 326 min 5,5 godziny Różnica: około 15 godzin!!!! Jak widać w w/w tabeli, inwentaryzacja za pomocą czytnika kodów kreskowych zajęła prawie o 15 godzin mniej niż spis na papierowych arkuszach. Również dokładność inwentaryzacji za pomocą czytników jest znacznie większa. Najszybszą metodą inwentaryzacji jest spis towarów za pomocą kolektora danych. Umożliwia on bardzo szybkie przeprowadzenie spisu przy udziale nawet jednej osoby. Ponadto nie jesteśmy ograniczeni odległością od stanowiska z komp. PC ponieważ pozycje towarowe mamy bezpośrednio dostępne w kolektorze danych, które są na bieżąco uzupełniane ilościami spisywanych towarów. Ma to szczególnie duże znaczenie kiedy spis wykonujemy w większym sklepie lub pomieszczeniach magazynowych. Spis towarów za pomocą etykiet inwentaryzacyjnych jest najbardziej dokładną, a zarazem najbardziej czasochłonną metodą inwentaryzacji. Ta metoda jest zalecana dla spisu towarów o wysokiej wartości, gdzie wymagana jest bardzo duża dokładność przeprowadzanej inwentaryzacji. 163

172 Załącznik nr 1 Przykładowy Harmonogram Inwentaryzacji dla Magazynu 1. Ustalenie terminu i czasu trwania inwentaryzacji. Planowana data rozpoczęcia spisu godz. Planowana data zakończenia spisu godz. 2. Wyznaczenie osób obecnych przy spisie: Przewodniczący(osoba odpowiedzialna za inwentaryzację): Pozostałe osoby uczestniczące w spisie: Uzupełnienie etykiet z kodami kreskowymi, dla towarów które ich nie posiadają. 4. Przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych - termin realizacji:... a. Utworzenie AS (Arkusza Spisu). b. Wybór metody przeprowadzenia spisu. c. Utworzenie dokumentów AI (Arkusz Inwentaryzacyjny): - wydruk AI dla metody spisu za pomocą papierowych arkuszy; - eksport danych do kolektora dla metody z wykorzystaniem kolektorów danych; d. Przygotowanie druków Wykazu nadwyżek magazynowych (Załącznik nr 2). e. Przygotowanie druków Rejestru towarów wydanych w trakcie inwentaryzacji (Załącznik nr 3) f. Przekazanie w/w wydruków dla osób obecnych przy spisie. 5. Przeprowadzenie spisu z natury wybraną metodą Termin realizacji. 164

173 6. Wprowadzenie danych do systemu Integra 7 - termin realizacji:... a. Wprowadzenie pozycji do dokumentu AI. - ręczne wprowadzenie danych dla metody papierowych arkuszy; - import danych z kolektora do systemu; b. Wprowadzenie do dokumentu AI pozycji z Wykazu nadwyżek magazynowych c. Wyzerowanie niewypełnionych pozycji w arkuszach AI. d. Zakończenie AI. 7. Rozliczenie inwentaryzacji - termin realizacji:... a. Określenie ilościowe i wartościowe różnic inwentaryzacyjnych Wydruk Wykazu różnic inwentaryzacyjnych. b. Wyjaśnienie różnic z osobami odpowiedzialnymi materialnie za towar znajdujący się w sklepie lub magazynie i ewentualne uzupełnienie stanów odnalezionych towarów w poszczególnych dok. AI c. Utworzenie dokumentów RI+/RI- (ustalenie faktycznego stanu magazynowego). 8. Zakończenie inwentaryzacji - termin realizacji:... a. Zakończenie dokumentu AS b. Wydruk zakończonego arkusza spisu z natury i jego formalne potwierdzenie przez osoby wykonujące inwentaryzację. Przygotował/a:.. 165

174 Załącznik nr 2 data Wykaz nadwyżek magazynowych nr LP L Nazwa Nr katalogowy Indeks Stan mag. JM Uwagi: 166

175 8.8 Wystawianie dokumentów kasowych System Integra 7 umożliwia wystawianie dokumentów kasowych zarówno do transakcji gotówkowych jak i bezgotówkowych (przelewy bankowe, płatności kartami płatniczymi). Są to dokumenty KP i KW (kasa przyjmie i kasa wyda) dla rozliczeń gotówkowych oraz BP i BW (bank przyjmie i bank wyda) dla rozliczeń bezgotówkowych. Dokumenty KP i KW mogą być tworzone i/lub wystawiane automatycznie w chwili wystawiania zleceń, dok. sprzedaży, dokumentów zakupu czy korekt (decydują o tym ustawienia danego punktu sprzedaży) lub mogą być przygotowywane ręcznie, a następnie dołączane do odpowiednich dokumentów (zlecenie, dokument sprzedaży, dokument zakupu, korekta). Do transakcji bezgotówkowych należy utworzyć dedykowaną kasę typu bank lub karty kredytowe, gdzie będziemy wystawiać dokumenty BP (bank przyjmie) i BW (bank wyda) do zleceń, dokumentów sprzedaży, dokumentów zakupu, korekt. Szczegóły dot. tworzenia i konfiguracji kas można znaleźć w punkcie 6.11 Aby ręcznie utworzyć dokument kasowy należy przejść do modułu Kasa i wybrać z drzewa gałąź Dokumenty Kasowe po czym wcisnąć przycisk Dodaj z paska edycji lub wybrać odpowiadającą mu opcję z menu podręcznego. Powinno wyświetlić się okienko z możliwością wyboru interesującego nas dokumentu kasowego (Rys ) Rys Wybór dokumentu kasowego Jeśli w ustawieniach punktu sprzedaży zaznaczono pozycje dot. tworzenia i/lub wystawiania dok. kasowych (Rys ), to podczas wystawiania dokumentu sprzedaży, zakupu czy korekty z opcją płatności gotówka, program zaproponuje automatyczne wygenerowanie lub wystawienie dok. kasowego (KP lub KW). Rys Konfiguracja współpracy punktu sprzedaży z modułem kasowym 167

176 Dokumenty sprzedaży / zakupu są rozliczone kasowo jeśli posiadają dołączone dok. kasowe na łączną kwotę, na którą opiewają. Ręczne rozliczenie polega na: dołączeniu dokumentów kasowych do dokumentu sprzedaży czy zakupu w zakładce Inne (Rys ), Rys Dołączanie dok. kasowych do faktury dołączeniu dokumentów sprzedaży czy zakupu do dokumentu kasowego w obszarze Rozliczenie (Rys ), Rys Dołączanie dok. sprzedaży do dok. kasowego wciśnięciu prawego przycisku myszy na dokumencie nierozliczonym kasowo, wyborze pozycji Rozlicz kasowo (Rys ). Program automatycznie poda kwotę rozliczenia w karcie rozliczania dokumentu (Rys ). Można ręcznie zmienić tę kwotę, a także wybrać formę płatności, kasę oraz datę rozliczenia. 168

177 Rys Rozliczanie kasowe nierozliczonych dokumentów z poziomu listy dokumentów Rys Karta rozliczania dokumentu 169

178 8.8.1 Dokument KP (kasa przyjmie) Dokumenty KP umożliwiają rozliczanie kasowe dokumentów sprzedaży oraz zleceń naprawy przy płatnościach gotówką. Ponadto są wystawiane w przypadku dopłat gotówki związanych z korektami dok. sprzedaży. Z chwilą wystawiania dokumentu sprzedaży, zlecenia lub korekty system pyta się czy wystawić dokument kasowy na kwotę opiewającą na dokumencie sprzedaży (chyba, że ustawiono inaczej patrz opis powyżej). Jeżeli zostanie wybrana opcja Tak dokument kasowy zostanie utworzony i/lub wystawiony oraz dołączony do dokumentu sprzedaży lub zlecenia. Rys Dokument KP (kasa przyjmie) Dokument KW (kasa wyda) Dokumenty KW umożliwiają rozliczanie kasowe dokumentów zakupu przy płatnościach gotówką. Wystawia się je wówczas, gdy z kasy wypłacana jest gotówka na poczet zakupów czy zwrotów klientom (np. z tytułu korekt dok. sprzedaży). W przypadku, gdy firma przekazuje pracownikowi zaliczkę na poczet zakupów, zaznaczamy opcję Zaliczka w obszarze Status (Rys ). 170

179 Rys Dokument KW (kasa wyda) Dokument BP (bank przyjmie) Dokumenty BP służą do rozliczania kasowego dokumentów sprzedaży oraz zleceń naprawy przy płatnościach przelewem lub kartą płatniczą. Ponadto są wystawiane w przypadku bezgotówkowych dopłat związanych z korektami dok. sprzedaży. Rys Dokument BP (bank przyjmie) 171

180 8.8.4 Dokument BW (bank wyda) Dokument BW czyli Bank Wyda ma zastosowanie przy płatnościach przelewem za m. in.: zobowiązania firmy: zakupy u dostawców, media (gaz, energia, telefon), z tytułu wypłaty wynagrodzeń, transport itp. Rys Dokument BW (bank wyda) 172

181 8.8.5 Dokument KM (kompensata) Dokument KM czyli kompensata ma na celu uregulowanie wzajemnych zobowiązań z kontrahentem. W pierwszym kroku musimy wybrać kontrahenta, a następnie dołączamy zarówno po stronie należności, jak i zobowiązań dokumenty, które chcemy skompensować (rys ). Rys Karta Kompensata - Nowy Zależnie od tego czy chcemy rozliczyć się zupełnie z kontrahentem, czy tylko rozliczyć kwotę wynikającą z różnicy, możemy wykonać dwie operacje: 1. Aby ustalić kwotę rozliczenia, wciskamy przycisk (1) Ustal wartość i przycisk Zapisz. W ten sposób rozliczymy różnicę wynikającą z dołączonych dokumentów. 2. W przypadku, gdy chcemy rozliczyć się zupełnie z kontrahentem, musimy zaznaczyć opcję (2) Utwórz dok. kasowy i przycisk Zapisz. W tym momencie zostanie wystawiony dodatkowo do dokumentu KM dokument KP/KW, który rozliczy do końca wszystkie dokumenty. Notatka: Do wydrukowania dokumentu KM musimy zaznaczyć pole Drukuj. 173

182 9 Raporty i rejestry Program Integra 7 daje użytkownikom możliwość generowania różnego rodzaju raportów i zestawień na podstawie zgromadzonych danych. Raporty pozwalają na bieżącą analizę osiąganych wyników i ułatwiają podejmowanie decyzji związanych z prowadzeniem działalności. Znajdują się one w menu głównym pozycja Raporty i są uzależnione od aktywnego modułu. Rys. 9-1 Menu Raporty 9.1 Raporty serwisowe Historia pojazdu Raport Historia pojazdu pozwala wyświetlić wszystkie naprawy wykonane w wybranym pojeździe, oraz zużyte do tych napraw części zamienne. Interesujący nas samochód wybieramy z listy pojazdów (Rys. 9-2) poprzez dwukrotne kliknięcie lub za pomocą przycisku Wybierz. Rys. 9-2 Lista pojazdów 174

183 Następnie ustawiamy parametry raportu. Okno służące do ustawiania parametrów raportu wygląda następująco (Rys. 9-3): zakres dat okres, z którego dane mają być wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu, szczegóły dotyczące wyświetlanych informacji czy mają być wyszczególnione zużyte części i wykonane usługi. Uwagi, wprowadzone do zlecenia na zakładce Rozliczenie/Dok. sprzedaży. Rys. 9-3 Ustawienia raportu Historia pojazdu W utworzonym w ten sposób raporcie znajdują się: podstawowe informacje na temat danego pojazdu i jego właściciela, numery kolejnych zleceń oraz utworzonych do nich dok. sprzedaży wraz z datą, wykonane usługi, uwagi i użyte do tego części oraz szczegółowe informacje na ich temat (indeks, nr katalogowy, ilość, jednostka, rabat, wartość netto oraz ilość rbh). Raport zawiera podsumowanie wartości netto z podziałem na towary i usługi oraz łączną sumę netto. Przykładowy raport przedstawia Rys

184 176 Rys. 9-4 Raport Historia pojazdu

185 9.1.2 Raport serwisantów Raport ten pozwala zapoznać się z wynikami pracy poszczególnych serwisantów. Jest to wyszczególnienie wykonanych przez pracowników usług (wartość i liczba roboczogodzin) oraz użytych towarów. Po wybraniu tego raportu z listy należy ustawić jego parametry, czyli: Zakres dat okres, z którego dane mają być wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu uwzględnienie serwisantów (tylko aktywni, tylko z obrotem > 0, obrót nie przydzielony). Dodatkowo można ustawić parametry prezentacji graficznej raportu w postaci wykresu. Rys. 9-5 Ustawienia Raportu serwisantów Takie zestawienie informacji pozwala na ocenę efektywności pracy poszczególnych serwisantów i premiowanie ich na podstawie faktycznie osiągniętych wyników. W raporcie znajduje się także podsumowanie wykonanych w danym okresie usług (wartość i liczba roboczogodzin) oraz użytych towarów, co pozwala na ocenę efektywności całego serwisu. Przykład Raportu serwisantów przedstawia Rys Rys. 9-6 Raport serwisantów 177

186 9.1.3 Raport serwisanta Raport ten pełni podobną funkcję jak raport serwisantów, z tą różnicą że jest tworzony dla jednego, wybranego pracownika. Serwisant wybierany jest z listy pracowników poprzez dwukrotne kliknięcie lub użycie przycisku Wybierz. Rys. 9-7 Lista pracowników Kolejnym krokiem przy tworzeniu raportu serwisanta jest wybranie okresu z którego dane mają być wzięte pod uwagę przy tworzeniu raportu (wybór serwisu i ustawienie zakresu dat). Okno służące do ustawiania parametrów do raportu serwisanta wygląda następująco: Rys. 9-8 Ustawienia Raportu serwisanta Raport serwisanta zawiera szczegółowe informacje na temat wykonanych przez niego usług i użytych do tego części (nazwa, indeks, nr katalogowy, ilość, jednostka, rabat, wartość netto oraz ilość roboczogodzin). Informacje te są pogrupowane w porządku chronologicznym, z podziałem na poszczególne zlecenia i utworzone do tych zleceń dokumenty sprzedaży. 178

187 W raporcie znajduje się podsumowanie wykonanych w danym okresie usług (wartość i liczba roboczogodzin) oraz użytych towarów. Rys. 9-9 Przykładowy Raport serwisanta Raporty gwarancyjne Pozwalają na wyświetlenie zestawienia napraw gwarancyjnych w zależności od kontrahenta (gwaranta) oraz pojazdu. 179

188 9.2 Raport zakupu Raport zakupu sumaryczny Prezentuje łączną wartość zakupów (netto, VAT, brutto) za dany okres czasu. Rys Raport zakupu sumaryczny Raport zakupu/sprzedaży sumaryczny Prezentuje łączną wartość zakupów, sprzedaży oraz różnicę między nimi (netto, VAT, brutto) za dany okres czasu. Rys Raport zakupu/sprzedaży sumaryczny 180

189 9.3 Raporty sprzedaży Drugi rodzaj raportów dostępnych w systemie Integra 7 to raporty sprzedaży. Pozwalają one na zestawienie danych dotyczących sprzedaży zarówno towarów, jak i usług w wybranym okresie czasu. Rys Dostępne raporty sprzedaży Raport sprzedaży towarów Tworzymy go wybierając z listy raportów sprzedaży pozycję Raport sprzedaży towarów. Następnie wybieramy zakres dat, zaznaczając w ten sposób okres czasu, z którego dane mają zostać pobrane do raportu. Rys Ustawienia Raportu sprzedaży towarów W utworzonym w ten sposób raporcie wyszczególnione są następujące informacje dotyczące sprzedanych towarów: nazwa, indeks, numer katalogowy, ilość oraz wartość netto i brutto. Poszczególne pozycje towarów są podzielone na grupy główne i podgrupy, w obrębie których podsumowane są wartości sprzedaży netto i brutto. Raport zawiera także łączną wartość towarów sprzedanych w danym okresie czasu. Przykładowy raport przedstawiono na Rys

190 Rys Przykładowy Raport sprzedaży towarów Raport sprzedaży towaru Przedstawia listę dok. sprzedaży, na których znalazł się wybrany przez nas towar oraz w ramach każdego dok. informacje o: ilości, udzielonym rabacie, cenie zakupu netto, marży netto, wartości netto i wartości brutto wybranego towaru. 182

191 9.3.3 Raport sprzedaży usług Tworzymy go wybierając z listy raportów sprzedaży pozycję Raport sprzedaży usług. Podobnie jak w przypadku innych raportów rozpoczynamy od ustawienia zakresu dat (Rys. 9-11) Rys Ustawienia raportu sprzedaży usług Sposób tworzenia i budowa tego raportu jest podobne jak w przypadku raportu sprzedaży towarów. Poszczególne pozycje usług są podzielone na grupy główne i podgrupy, w obrębie których podsumowane są wartości sprzedaży netto i brutto. Raport zawiera także łączną wartość usług sprzedanych w danym okresie czasu. Przykładowy raport sprzedaży usług przedstawiono na Rys Rys Przykładowy Raport sprzedaży usług 183

192 9.3.4 Raport sprzedaży usługi Przedstawia listę dok. sprzedaży, na których znalazła się wybrana przez nas usługa oraz w ramach każdego dok. informacje o: ilości, udzielonym rabacie, wartości netto i wartości brutto wybranej usługi Raport sprzedaży sumaryczny Prezentuje podsumowanie wartości sprzedaży w zadanym okresie. Otrzymujemy w nim informację o: wartości netto, kwocie VAT i wartości brutto sprzedaży. Dodatkowo powyższe informacje przedstawione są w rozbiciu na różne stawki podatku VAT (o ile wystąpiły). Rys Przykładowy Raport sprzedaży usług Raport kontrahenta Przedstawia listę dokumentów sprzedaży wystawionych danemu kontrahentowi wraz z listą ujętych w nich towarów i usług. Przy towarach znajdziemy informację o: ilości, jednostkach miary, rabatach, wartościach netto i wartościach brutto. Dodatkowo jest pokazane podsumowanie z: wartością netto i brutto sprzedanych towarów, wartością netto i brutto sprzedanych usług, a także wartość łączna sprzedaży. 184

193 9.4 Rejestry dokumentów Rys Rejestry dokumentów System Integra 7 zawiera następujące rejestry dokumentów: Rejestr dokumentów sprzedaży, Rejestr paragonów fiskalnych, Rejestr faktur VAT, Rejestr faktur VAT Marża, Rejestr faktur zaliczkowych, Rejestr dok. wewnętrznych, Rejestr paragonów fiskalnych korygujących, Rejestr faktur VAT korygujących, Rejestr faktur zaliczkowych korygujących, Rejestr dok. wewnętrznych korygujących, Rejestr dokumentów WNT. Rejestry dokumentów sprzedaży można wyeksportować do pliku w celu wykorzystania w programach finansowo-księgowych lub zaimportować z programów finansowo-księgowych. Służy do tego Interfejs Systemów Finansowo-Księgowych, opisany w Instrukcji użytkownika cz.2 rozdział

194 9.5 Raporty magazynowe Raporty te umożliwiają sprawną gospodarkę magazynową i są pomocne przy tworzeniu zamówień. \ Stany magazynowe Rys Raporty magazynowe Raport ten pozwala na wyświetlenie listy towarów wraz z ich stanami magazynowymi. Aby go utworzyć wybieramy pozycję Stany magazynowe z listy raportów magazynowych i ewentualnie ustalamy zakres grup i podgrup towarów do raportu. Jeśli raport ma być wykonany dla wybranego magazynu, zaznaczamy jego nazwę przy pomocy myszy. Rys Ustawienia raportu Stany magazynowe W raporcie znajdują się następujące informacje szczegółowe: numer katalogowy, indeks, nazwa towaru oraz jego ilość znajdująca się w magazynie. Przykładowy raport dla wybranej grupy Filtry i podgrupy Powietrza przedstawiono na Rys

195 Rys Przykładowy raport stanów magazynowych Stany magazynowe z cenami Raport ten tworzymy wybierając z listy raportów magazynowych pozycję Stany magazynowe z cenami. Następnie ustawiamy kryteria podobnie jak w poprzednim raporcie magazynowym. Budowa tego raportu jest podobna do poprzedniego - znajdują się w nim następujące informacje szczegółowe: numer katalogowy, indeks, nazwa towaru oraz ilość znajdująca się w magazynie, a także cena netto i wartość danego towaru Pozostałe raporty magazynowe: Raport dostaw / zobowiązań przedstawia listę dostaw wraz z prezentacją dokumentu zakupu, daty operacji, wartości netto, wartości brutto oraz informacją czy dokument został rozliczony. Raport zarezerwowanych towarów przedstawia listę towarów zarezerwowanych z prezentacją ilości rezerwacji, stanu w magazynie oraz różnicy między stanem, a rezerwacją. Raport przekroczeń stanów kontrolnych prezentuje listę towarów w zależności od różnic między stanem w magazynie, a stanem minimalnym lub zalecanym lub maksymalnym. Stany kontrolne ustala się w kartotece towaru (zakładka Dodatkowe). Historia towaru przedstawia ilości przychodów i rozchodów wybranego towaru w zadanym okresie z jednoczesną prezentacją dokumentów magazynowych. Historyczne stany magazynowe z cenami prezentuje stany magazynowe na zadany dzień. 187

196 9.6 Raporty kasowe System Integra 7 udostępnia użytkownikowi następujące raporty związane z kasą: Raporty dostępne z menu głównego (Rys. 9-18): Rys Menu Raporty kasowe Raport kasowy pokazuje listę dok. kasowych z wartościami przychodu i rozchodu w zadanym okresie czasu oraz podsumowanie: przychód, rozchód, zmianę stanu, stan początkowy i stan końcowy kasy (raport po wygenerowaniu może być wydrukowany, ale nie zostaje zapisany w bazie w formie dokumentu). Raport dostaw / zobowiązań lista kontrahentów, którym zalegamy z płatnościami. Raport jest generowany na podstawie dok. PZ. Można go wykonać dla konkretnego kontrahenta, za dany okres. Raport zaliczek raport wykonywany na podstawie dokumentów KW (kasa wyda) i BW (bank wyda), które mają zaznaczoną opcję Zaliczka (są wystawiane na poczet zakupów). W raporcie znajdziemy listę tych dokumentów wraz z kwotą i kwotą pozostałą po rozliczeniu nimi faktury zakupu w module Finanse. Raport dostępny z drzewa dokumentów (Rys. 9-19): Raport kasowy z numeracją pozwala wygenerować listę dok. kasowych z wartościami przychodu i rozchodu w zadanym okresie czasu oraz podsumowanie: przychód, rozchód, zmianę stanu, stan początkowy i stan końcowy kasy. Różnica między Raportem kasowym i Raportem kasowym z numeracją polega na tym, że ten ostatni otrzymuje własny numer i zostaje zapisany w bazie. Należy zwrócić uwagę, że okres za jaki zostanie wygenerowany Raport kasowy z numeracją zostanie zablokowany. Nie będzie możliwości wystawienia dokumentów kasowych z datą pokrywającą się z zakresem dat raportu kasowego. 188

197 10 Moduł Finanse Moduł Finanse pozwala na ewidencję kosztów firmy takich jak: płace, energia, telefony, czynsz oraz innych bieżących wydatków wprowadzanych do systemu na podstawie dokumentów zakupu. Koszty firmy można podzielić na różne kategorie, które można wykorzystać przy analizowaniu wydatków firmy. Dzięki temu możemy np. porównać jak wyglądały opłaty za telefony, czy energię elektryczną w ostatnich kilku miesiącach. Z dokumentów zakupu można także korzystać w przypadku ewidencji zakupów części zamiennych. W przypadku zwrotu części mamy możliwość wystawienia korekty dok. zakupu, a nawet wystawienia kilku korekt w przypadku, gdy dokument zakupu korygowany jest wielokrotnie. Moduł zapewnia obsługę dok. typu KW, KP, BW, BP, KM oraz zawiera wiele raportów dot. należności i zobowiązań firmy, które zapewniają kontrolę przepływu gotówki, a także pozwalają orientacyjnie ustalić dochody firmy oraz podatek VAT. Opcjonalnie jest możliwa współpraca z programami Finansowo Księgowymi i systemami bankowymi (np. BOŚ, BPH, BZWBK, ING Bank Śląski, mbank, PEKAO SA, PKO BP, Inteligo, Spółdzielcza Grupa Bankowa) Wystawienie faktury zakupu (towary na magazyn) Dodajemy nową fakturę zakupu. Uzupełniamy zakładkę Podstawowe - nr dok. zakupu, formy płatności, datę zakupu, datę wystawienia, terminy płatności, dane kontrahenta. Kwota faktury zakupu zostanie automatycznie obliczona na podstawie dołączonych dokumentów PZ oraz wartości wprowadzonych w sekcji Koszty. W polu Opis zaleca się wpisywać zawartość faktury zakupu. W polu Uwagi można wprowadzić dodatkową informację dla danego dokumentu. Pola dotyczące pracownika wystawiającego i odbierającego dokument mogą być uzupełniane przez program lub wybierane ręcznie w zależności od potrzeb. Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Towary na magazyn (np. Zakupy towaru na magazyn). Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, można ją dodać przyciskiem [ ]. Tworzymy dok. przyjęcia zewnętrznego PZ (przycisk Utwórz PZ). W przypadku, gdy dok. PZ został przygotowany wcześniej, istnieje możliwość dołączenia go do FZ (zakładka Dodatkowe przycisk Dołącz w sekcji Dołączone dokumenty magazynowe Rys. 10-2). W przypadku, gdy faktura zakupu zawiera pozycje kosztowe (np. koszty transportu), należy wypełnić sekcję Koszty. Wybieramy odpowiednią kategorię kosztów (jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, można ją dodać przyciskiem [ ]. Istnieje możliwość rejestracji ponoszonych kosztów, które nie są potwierdzone dokumentem zakupu. W tym celu należy wypełnić sekcję Koszty bez zaznaczenia opcji Koszty księgowe. Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz. Przykład wypełnienia zakładki Podstawowe przedstawia Rys Przykład wypełnienia zakładki Dodatkowe przedstawia Rys

198 Rys Przykład wypełnienia faktury zakupu zakładka Podstawowe" Rys Przykład wypełnienia faktury zakupu zakładka Dodatkowe" 190

199 10.2 Wystawienie faktury zakupu (koszty firmy) Dodajemy nową fakturę zakupu. Uzupełniamy zakładkę Podstawowe - nr dok. zakupu, formy płatności, datę zakupu, datę wystawienia, terminy płatności, dane kontrahenta. Kwoty zostaną obliczone na podstawie wpisów w sekcji Koszty. W polu Opis zaleca się wpisywać zawartość faktury zakupu. Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Koszty (np. art. BHP, odzież robocza, energia elektryczna, czynsz, wynagrodzenia, usługi transportowe itp.). Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, można ją dodać przyciskiem [ ]. Można również przypisać udział w kosztach do różnych punktów sprzedaży. W tym celu wciskamy Dodaj w sekcji Udział w kosztach na zakładce Dodatkowe, a następnie wybieramy punkt sprzedaży i przypisujemy do niego udział procentowy (Rys. 10-4). W polu Uwagi można wprowadzić dodatkową informację dotyczącą danego dokumentu. Pola dotyczące pracownika wystawiającego i odbierającego dokument mogą być uzupełniane przez program lub wybierane ręcznie w zależności od potrzeb. Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz. Przykład wypełnienia zakładki Podstawowe faktury zakupu dot. kosztów przedstawiono na Rys Rys Przykład wypełnienia faktury zakupu zakładka Podstawowe Przykład wypełnienia zakładki Dodatkowe faktury zakupu dot. kosztów przedstawia Rys

200 Rys Przykład wypełnienia faktury zakupu zakładka Dodatkowe Na Rys przedstawiono listę faktur zakupu Rys Przykładowa lista faktur zakupu 192

201 10.3 Wystawienie faktury zakupu korygującej (FZK) W momencie otrzymania faktury korygującej na zakupione towary czy usługi, należy wykonać korektę odpowiedniej faktury zakupu. Wystawiamy dokument FZK, wciskając prawy przycisk myszy na dokumencie, który chcemy skorygować i wybieramy Utwórz korektę, albo dodajemy nowy dokument z poziomu Faktur Zakupu Korygujących (Rys. 10-6). Rys Sposób dodania korekty faktury zakupu Wypełniamy zakładkę Podstawowe (nr dok. zakupu, data korekty, wystawienia i terminu płatności, uwagi (Rys. 10-7). Dla faktur zakupu dot. towarów na magazyn tworzymy dok. PZK (przyjęcie zewnętrzne korygujące) za pomocą przycisku Utwórz PZK (Rys. 10-7) lub dołączamy przyciskiem Dołącz w sekcji Dołączone dokumenty magazynowe na zakładce Dodatkowe, jeśli PZK utworzono wcześniej (Rys.16-8). Dla faktur zakupu dot. kosztów wpisujemy kwotę, o którą zmniejszono lub zwiększono wartość dokumentu (Rys. 10-8). Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz. 193

202 Rys Przykład wypełnienia korekty faktury zakupu zakładka Podstawowe Rys Wpisanie kwoty korekty dotyczącej kosztów 194

203 10.4 Wystawienie faktury zakupu (WNT) Faktury zakupu WNT stosuje się w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towaru. Dodajemy nową fakturę zakupu. Pobieramy aktualne kursy walut potwierdzając wyświetlony komunikat Zakładka Dane dokumentu Uzupełniamy zakładkę Dane dokumentu - nr dok. zakupu, datę zakupu z rach. oraz datę wystawienia WNT, formy i terminy płatności, dane kontrahenta, rodzaj waluty (korzystając z przycisku Pobierz kurs można pobrać aktualny kurs waluty z NBP, po którym zostanie przeliczona wartość zakupu na złotówki). Kwota faktury zakupu zostanie automatycznie obliczona na podstawie wprowadzonych pozycji na zakładce Towary oraz wartości wprowadzonych w sekcji Koszty. W polu Opis zaleca się wpisywać zawartość faktury zakupu. W polu Uwagi można wprowadzić dodatkową informację dla danego dokumentu. Pola dotyczące pracownika wystawiającego i odbierającego dokument mogą być uzupełniane przez program lub wybierane ręcznie w zależności od potrzeb. Wybieramy odpowiednią kategorię w sekcji Towary na magazyn (np. Zakupy towaru na magazyn). Jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, można ją dodać przyciskiem [ ]. W przypadku, gdy faktura zakupu zawiera pozycje kosztowe (np. koszty transportu), należy wypełnić sekcję Koszty. Wybieramy odpowiednią kategorię kosztów (jeśli brakuje odpowiedniej kategorii, można ją dodać przyciskiem [ ]. Zakładka Towary Dodajemy pozycje towarowe do dokumentu wykorzystując przyciski Dodaj. W oknie pośrednim określamy ilość zakupionego towaru oraz cenę jednostkową w walucie, w której została wystawiona faktura zakupu (np. EUR) Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz. Przykład wypełnienia zakładki Dane dokumentu przedstawia Rys Przykład wypełnienia zakładki Towary przedstawia Rys

204 Rys Przykład wypełnienia faktury zakupu WNT zakładka Dane dokumentu Rys Przykład wypełnienia faktury zakupu WNT zakładka Towary 196

205 10.5 Wystawienie korekty faktury zakupu (WNTK) W momencie otrzymania faktury korygującej na zakupione towary czy usługi, należy wykonać korektę odpowiedniej faktury zakupu. Wystawiamy dokument FZK, wciskając prawy przycisk myszy na dokumencie, który chcemy skorygować i wybieramy Utwórz korektę, albo dodajemy nowy dokument z poziomu Faktur Zakupu Korygujących (Rys. 10-6). Rys Sposób dodania korekty faktury zakupu Zakładka Dane dokumentu Wypełniamy zakładkę Dane dokumentu (nr dok. zakupu, opis, data korekty z rach oraz data wyst. WNTK, forma i termin płatności, uwagi (Rys. 10-7). Dla faktur zakupu dot. kosztów wpisujemy kwotę, o którą zmniejszono lub zwiększono wartość dokumentu. Zakładka Towary Na zakładce Towary w sekcji Powinno być korygujemy ilość lub cenę jednostkową wybranej pozycji. (Rys. 10-7). Wystawiamy dokument przyciskiem Zapisz. 197

206 Rys Przykład wypełnienia korekty faktury zakupu WNTK zakładka Dane dokumentu Rys Przykład wypełnienia korekty faktury zakupu WNTK zakładka Towary 198

207 10.6 Dokumenty kasowe (dostępne w module Finanse) Standardowe dokumenty kasowe KP, KW, BP i BW zostały opisane w rozdziale Dokument KM (kompensata) Kompensata jest dokumentem, który ułatwia rozliczenia z kontrahentami. Wystawia się go wówczas, gdy mamy należności oraz zobowiązania we wzajemnych transakcjach z danym kontrahentem. Kompensaty pozwalają na ograniczenie ilości czynności wykonywanych w programie Integra 7. Rys przedstawia kartę kompensaty. W obszarze Należności dołączamy dokumenty, które są zobowiązaniami kontrahenta wobec naszej firmy, a w obszarze Zobowiązania dołączamy dokumenty, które są naszym zobowiązaniem wobec tego samego kontrahenta. Dokument KM można zakończyć na 2 sposoby: 3. Utworzenie wyłącznie kompensaty (dokumenty zostaną rozliczone do kwoty wspólnej dla zobowiązań i należności). W celu utworzenia wyłącznie kompensaty, która rozliczy zobowiązania i należności w części wspólnej, należy przed wystawieniem dokumentu KM wybrać przycisk Ustal wartość (Rys ). 4. Utworzenie kompensaty z całkowitym rozliczeniem kasowym W przypadku, gdy dokumenty zobowiązań i należności mają zostać całkowicie rozliczone kasowo, należy przed wystawieniem dokumentu KM zaznaczyć opcję Utwórz dok. kasowy (Rys. 10-9). W konsekwencji program obliczy wartości kwot i wystawi odpowiednie dokumenty kasowe: KP bądź BP w przypadku, gdy należności przekraczają wartość zobowiązań, KW bądź BW jeśli wartość zobowiązań jest większa niż należności. 199

208 Rys Dokument KM (kompensata) Dokument RD (rozliczenia dodatkowe) Dokument RD jest szczególnym rodzajem dokumentu kasowego. W programie został wprowadzony do rozliczeń dokonywanymi kartami płatniczymi, ponieważ właśnie wtedy pojawia się problem z prawidłowym rozliczeniem dokumentów sprzedaży. Zastosowanie tego dokumentu zostanie przedstawione na przykładzie: Przykład: 1. Wystawiono fakturę sprzedaży na kwotę 1200zł. Klient dokonuje płatności kartą. 2. Z tytułu obsłużonej płatności kartą na konto firmy wpływa kwota 1164,00zł, która jest pomniejszona o prowizję firmy obsługującej terminal. W programie Integra 7 wystawiono dok. kasowy BP na kwotę 1164zł. 3. Firma obsługująca terminal wystawiła za swoje usługi fakturę na kwotę 36zł. Faktura zakupu została zarejestrowana w programie Integra 7 (Rys ). W celu prawidłowego rozliczenia kasowego dokumentu sprzedaży należy wystawić dokument RD (Rys ), do którego podłączamy odpowiednio dok. BP (1), fakturę sprzedaży (2) oraz fakturę zakupu (3). Tak wystawiony dokument RD całkowicie rozliczy wszystkie dołączone do niego dokumenty. 200

209 Rys Wystawione dokumenty FV, BP, FZ Rys Rozliczenie kasowe dokumentów FV i FZ za pomocą dokumentu RD 201

210 10.7 Windykacja przeterminowanych płatności Funkcje umożliwiają wysłanie wiadomości SMS oraz wystawienie dokumentu Wezwania do zapłaty dla kontrahentów, którzy nie wywiązali się ze zobowiązań wobec naszej firmy (Rys , Rys ). Rys Wybór opcji Wezwanie do zapłaty z listy dok. sprzedaży Wybór opcji Wezwanie do zapłaty z listy kontrahentów 202

211 SMS dot. przeterminowanych płatności Funkcja dostępna jest na liście dokumentów sprzedaży w module Finanse w menu podręcznym (prawy przycisk myszy) (Rys ). W celu odfiltrowania przeterminowanych płatności na liście dokumentów sprzedaży należy ustalić graniczne daty płatności oraz zaznaczyć opcję Nierozliczone kasowo (Rys ). Następnie należy wybrać funkcję Wyślij SMS dot. zapłaty lub Wyślij SMS dot. zapłaty (nr i kwota) (Rys ). Automatycznie przygotowane okna z wiadomościami przygotowanymi do wysłania prezentuje Rys Okna wiadomości Wyślij SMS dot. zapłaty oraz Wyślij SMS dot. zapłaty (nr i kwota) Wezwania do zapłaty Tworzenie wezwań do zapłaty odbywa się w module Finanse oraz Kasa bezpośrednio z listy dokumentów sprzedaży (Rys ) oraz z listy kontrahentów (Rys ). Należy wcisnąć prawy przycisk myszy, a następnie wybrać pozycję Wezwanie do zapłaty. Karta Wezwanie do zapłaty (Rys ) umożliwia dołączenie nierozliczonych dokumentów, dzięki czemu zostanie obliczona wartość zobowiązań klienta wobec naszej firmy. Ponadto można ustalić datę płatności zaległych kwot, a także wysokość odsetek za zwłokę. Do wyboru jest kilka wzorów ponagleń, które zostaną umieszczone na wydruku. 203

212 10-19 Wezwanie do zapłaty Wydruk wezwania do zapłaty (Rys ) będzie zawierał dane wystawiającego oraz dłużnika, informacje dot. nierozliczonych dokumentów, a także tekst wezwania (zgodnie z wybranym wcześniej wzorem ponaglenia). 204