Zapytanie ofertowe do umowy o dofinansowanie nr UDA-POIG /13-00

Transkrypt

1 Snap Outdoor Sp. z o.o. ul. Leśna 1a Gliwice Gliwice, 4 listopada 2013 r. Zapytanie ofertowe do umowy o dofinansowanie nr UDA-POIG /13-00 SNAP OUTDOOR Sp. z o.o. zaprasza do udziału w postępowaniu powaniu na wybór oferenta, który będzie realizował zadania pt System B2B - zakup wartości niematerialnej i prawnej oraz Usługa szkoleniowa 5 dni - szkolenie z użytkowania systemu B2B w ramach realizacji projektu pt.,, Budowa systemu B2B w Snap Outdoor Sp. z o.o. - systemu do współpracy w formie elektronicznej z wybranymi kontrahentami w ramach Działania 8.2 Wspieranie wdrażania ania elektronicznego biznesu typu B2B Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Informacja o niniejszym konkursie ofert została umieszczona na stronie internetowej oraz w miejscu realizacji projektu w Gliwicach przy ulicy Leśnej 1a PRZEDMIOT POSTĘPOWANIAPOWANIA Przedmiotem niniejszego postępowania jest wykonanie dedykowanego oprogramowania - systemu B2B - do automatycznej wymiany danych, koordynacji i optymalizacji działań pomiędzy Snap Outdoor a partnerami objętymi projektem oraz przeprowadzenie szkolenia dla udziałowców i pracowników Snap Oudoor z użytkowania Systemu B2B. W ramach oferty oferent jest zobowiązany zaproponować oprogramowanie zgodne z poniższymi wymaganiami funkcjonalnymi: moduł obsługi outsourcingu (portalu B2B) służący do składania zamówień przez pracowników klientów moduł obsługi zakupów (system zarządczy) służący do automatycznego planowania zakupów oraz wymiany dokumentów zakupowych

2 moduł obsługi specjalnych akcji sprzedażowych zawansowana obsługa promocji, wyprzedaży y posezonowych (ilościowo, wartościowo) moduł obsługi wydań ń (system zarządczy) służący do automatycznego wystawiania dokumentów magazynowych i obsługi spedycji, moduł fakturowania (system zarządczy) służący do wystawiania faktur i automatycznego eksportowania dokumentów faktur do klientów. Szczegółowe funkcjonalności systemu B2B: I. Katalog produktów automatyczny import bazy dostawców (sprzężenie z programem księgowo- magazynowym) zarządzanie bazą dostawców edycja danych (nazwa, opis) automatyczny import struktury kategorii produktowych (sprzężenie z programem księgowo-magazynowym) zarządzanie kategoriami i podkategoriami produktów edycja danych, zmiana kolejności wyświetlania automatyczny import bazy produktowej z Subiekt GT kod EAN, nazwa, opis i inne zależne od możliwości technicznych dane (sprzężenie z programem księgowo-magazynowym) pobieranie informacji o cenach i dostępności produktów w locie tzn. za pomocą aplikacji pomostowej zarządzanie produktami edycja danych (m.in. galerii zdjęć, plików do pobrania), ustalanie parametrów, przypisywanie produktów do danej kampanii promocyjnej listing wszystkich produktów z możliwością filtrowania, sortowania i wyszukiwania (m.in. po kodzie EAN, cenie, dostępności) z możliwością przejścia do edycji danych zarządzanie kampanią promocyjną dodawanie produktów wg kategorii produktowej i/lub producenta (marki) i/lub parametru produktu, ustalanie czasu obowiązywania, wskazywanie odbiorców

3 prezentacja katalogu produktów odbiorcom (z informacją o dostępności i cenach produktów sezonowych) wraz z mechanizmami sortowania i filtrowania produktów w obrębie bie danej kategorii oraz wyszukiwania (np. po kodzie EAN, cenie, nowości, promocje, wyprzedaże) II. prezentacja wybranych kategorii specjalnych odbiorcom (promocje, wyprzedaże, e, nowości, zapowiedzi produktowe) do których została skierowana Koszyk możliwość dodania produktów do koszyka zatwierdzanie zawartości koszyka i generowanie zamówienia automatyczna rezerwacja produktów zamówionych przez danego odbiorcę w programie magazynowo-sprzedażowym) zapamiętywanie zamówienia i pozycji z zamówienia w historii transakcji danego odbiorcy możliwość wybrania sposobu dostawy zamówienia III. generowanie pliku XML lub csv z treścią zatwierdzonego zamówienia celem importu do programów sprzedażowo-magazynowych odbiorców Zamówienia tworzenie formularzy zamówień (przedzamówienie sezonowe na produkty danego producenta, domówienie na produkty sezonowe) eksport zamówień do Subiekt GT listing zamówień prezentacja produktów, danych odbiorcy, uwag do zamówienia wraz z zaawansowanymi mechanizmami filtrowania (wg daty złożenia, opiekuna, odbiorcy, statusu płatności, statusu zamówienia, statusu produktów w zamówieniu) zarządzanie zamówieniami edycja cen i ilości produktów, ustalanie kosztów transportu, łączenie i anulowanie zamówień (sprzężenie z programem księgowo-magazynowym), zmiana statusu zamówienia (w tym pojedynczych produktów), przypisywanie opiekuna automatyczne pobieranie informacji o statusie kwocie płatności (sprzężenie z programem księgowo-magazynowym)

4 IV. wgląd do historii zamówień dla odbiorców Dwukierunkowa integracja z programem księgowo-magazynowym Subiekt GT eksport/import t kontrahentów import produktów (nazwa, opis, kod EAN), cenników i stanów magazynowych eksport zamówień do programu księgowo-magazynowego autokontrola zgodności stanów magazynowych i listy rezerwacji systemu i programu księgowo-magazynowego import wystawionych faktur sprzedaży z programu księgowo-magazynowego przypisywanie produktów z dokumentów magazynowych (przyjęcia towarów) do zamówień import informacji o płatnościach z programu księgowo-magazynowego przypisywanie statusu płatności do faktur sprzedaży import z programu księgowo-magazynowego informacji o udzielonym i wykorzystanym limicie kredytu kupieckiego przez odbiorcę konwersja pobranych list kodów EAN, cenników, faktur udostępnionych przez dostawców do formatu umożliwiającego poprawne wczytanie do Subiekt GT i aktualizację ę posiadanej bazy danych oraz przyjęcie towarów do magazynu na podstawie otrzymanych faktur zakupu V. Zapytania handlowe zarządzanie typami zapytań i postacią odpowiadających im formularzy zarządzanie statusami zapytań listing zapytań ń z możliwością sortowana i filtrowana (m.in. po statusie i dacie) przypisywanie opiekunów do zapytań VI. generowanie pliku XML z treścią wysłanego zapytania handlowego celem importu do programów odbiorców Reklamacje formularz przyjęcia zgłoszenia reklamacyjnych (z opcją załączania zdjęć) import zgłoszenia reklamacyjnego w ustalonym pliku XML automatyczne przydzielanie numerów RMA nowo przyjętym zgłoszeniom listing reklamacji z możliwością filtrowania i wyszukiwania

5 przeglądanie historii danego zgłoszenia edycja otrzymanych zgłoszeń ustawianie statusu, edycja komunikatu dla odbiorcy tworzenie szablonów komentarza (dla często powtarzających się zgłoszeń) VII. przypisywanie szablonów komentarza do poszczególnych zgłoszeń Statystyki statystyki użytkowników statystyki czasu pracy administratorów statystyki zamówień VIII. statystyki serwisowe Użytkownicy wielopoziomowy system uprawnień użytkowników tworzenie (grup) użytkowników filtrowanie i sortowanie listy użytkowników możliwość przypisania odbiorcy opiekuna możliwość blokady użytkowników przypisywanie użytkownika do wybranej grupy z możliwością swobodnej zmiany przyporządkowania IX. dodawanie notatek do profili użytkowników Inne system nawigacji: menu, ścieżki lokalizacyjne, powrót na stronę główną z dowolnego miejsca, mapa serwisu zarządzanie informacją: artykuły informacyjne, aktualności, pliki do pobrania, galerie zdjęć, banery reklamowe, opcja wydruku rejestracja zmian w systemie z możliwością odczytu logów dotyczących wymiany danych edytowalny system pomocy (FAQ) kategoryzacja a zapytań i odpowiedzi

6 Opis integracji z programem księgowo-magazynowym Subiekt GT Cała komunikacja pomiędzy bazą danych Subiekt a Platformą B2B będzie odbywała się poprzez VPN co zapewni bezpieczeństwo danych. Częstotliwość synchronizowania danych jest konfigurowalna. Redundancja danych (w bazie Insert GT oraz w bazie platformy B2B) jest konieczna z powodów wydajnościowych i nie jest przeszkodą. Zakres integracji obejmuje wymianę dwukierunkową danych. Synchronizujemy bazę produktową wraz z stanami magazynowymi, listę kontrahentów, zamówień. Integracja zrealizowana zostanie obiektowo (OOP) co umożliwia jej łatwą skalowalność i rozszerzalność w razie potrzeby. W ramach oferty oferent jest zobowiązany zaproponować również ż usługę szkoleniową dotyczącą użytkowania wdrożonego systemu B2B. TERMIN REALIZACJI ZAMOWIENIA 1) Zamówienie powinno zostać zrealizowane do OSOBY KONTAKTOWE Osobami właściwymi do kontaktu we wszystkich sprawach formalnych i merytorycznych związanych zanych z niniejszym postępowaniem są: 1) Dariusz Wildner, zapytania_ofertowe@snapoutdoor.pl, tel ZAWARTOŚĆ OFERTY Oferent winien uwzględnić ć w swojej ofercie następujące informacje: 1) Pełną nazwę, adres, dane rejestrowe, formę prawną oraz obrót oferenta w ostatnim roku rozliczeniowym 2) Datę sporządzenia oferty 3) Koszty poszczególnych usług oraz cenę całkowitą netto i brutto 4) Termin ważności oferty 5) Warunki i terminy płatności 6) Propozycję rozwiązań ń technicznych i funkcjonalnych 7) Specyfikacje techniczną

7 8) Potwierdzenie terminów wykonania poszczególnych prac lub indywidualny harmonogram prac związanych z realizacją zamówienia 9) Dane osoby do kontaktu w sprawach związanych z ofertą Oferta powinna być opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez oferenta. Pominięcie jakiejkolwiek z powyższych informacji w ofercie skutkuje jej odrzuceniem bez dalszego rozpatrywania. ZAŁĄCZNIKI DO OFERTY 1) Kopia aktualnego dokumentu rejestrowego 2) Zasoby osobowe i kompetencyjne oferenta, w tym życiorysy zawodowe osób wyznaczonych do realizacji projektu wraz z wykazem ich kompetencji 3) Lista referencji z wykazem podobnych projektów zrealizowanych przez oferenta (platformy b2b, platformy b2b realizowane dla klientów z branży sportowej, platformy b2b realizowane dla klientów z branży outdoor, platformy e-commerce) Załączniki winny być złożone wraz z dokumentem oferty. Pominięcie jakiegokolwiek z powyższych załączników skutkuje odrzuceniem oferty bez jej dalszego rozpatrywania. TERMIN ZWIĄZANIA ZANIA OFERTĄ Oferta powinna być ważna co najmniej do: 30 grudnia 2013 r. WARUNKI PRZYGOTOWANIA OFERTY 1) Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 2) Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. 3) Nie ma możliwości składania ofert częściowych bądź wariantowych. 4) Oferta powinna być ć podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta i opatrzona pieczątką firmową. Brak takich podpisów skutkuje odrzuceniem oferty. 5) Każda strona oferty wraz z załącznikami musi być ponumerowana kolejnymi numerami i parafowana przez osoby podpisujące ofertę.

8 6) Oferta musi być złożona ona w formie pisemnej, a w razie wersji papierowej wszystkie strony oferty winny być spięte razem i we właściwej wej kolejności. W przeciwnym wypadku oferta zostanie uznana za niekompletną i wykluczona z postępowania. 7) Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę uprawnioną do złożenia oferty. 8) Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być opatrzone klauzulą za zgodność z oryginałem i poświadczone przez osoby podpisujące ofertę. 9) Nie dopuszcza się składania ofert wspólnych przez kilka podmiotów (np. konsorcjum). WARUNKI SKŁADANIA OFERT Oferta może być przesłana: 1) Za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: zapytania_ofertowe@snapoutdoor.pl 2) Za pośrednictwem poczty na adres: Snap Outdoor sp. zo.o., ul. Leśna 1A, Gliwice TERMIN SKŁADANIA OFERT Oferta niezależnie od sposobu dostarczenia winna być złożona ona w terminie do dnia 18 listopada 2013 r. Złożenie oferty po tym terminie skutkuje jej odrzuceniem bez dalszego rozpatrywania. OCZEKIWANIA WOBEC OFERENTÓW 1. Nie dopuszcza się zleceń podwykonawstwa a w ramach realizacji projektu. 2. Oferent prowadzi działalność handlową co najmniej przez 3 lata (na dzień składania oferty). 3. PKD oferenta jest zgodne z przedmiotem zapytania.

9 KRYTERIA OCENY OFERT: Lp. Nazwa Kryterium 1 Cena (netto) 2 Doświadczenie Waga 70% 30% SPOSÓB OBLICZANIA WARTOŚCI PUNKTOWEJ KRYTERIÓW 1)Kryterium Cena (netto) będzie oceniane następująco: Gdzie: C min X 1 = x 70 C o X 1 - wartość punktowa ocenianego kryterium C min - najniższa cena netto ze złożonych ofert C o cena netto ocenianej oferty 70% (waga kryterium Cena (netto) ) oznacza, że w postępowaniu powaniu można uzyskać max 70 pkt. w ramach niniejszego kryterium (70% ze 100 pkt.) 2)Kryterium Doświadczenie będzie oceniane następująco: Potwierdzenie realizacji 3 podobnych projektów przez oferenta (platformy b2b, platformy b2b realizowane dla klientów z branży sportowej, platformy b2b realizowane dla klientów z branży outdoor, platformy e-commerce) 30 pkt. Potwierdzenie realizacji 2 podobnych projektów przez oferenta (platformy b2b, platformy b2b realizowane dla klientów z branży sportowej, platformy b2b realizowane dla klientów z branży outdoor, platformy e-commerce) 20 pkt. Potwierdzenie realizacji 1 podobnego projektu przez oferenta (platformy b2b, platformy b2b realizowane dla klientów z branży sportowej, platformy b2b realizowane dla klientów z branży outdoor, platformy e-commerce) 10 pkt. Brak potwierdzenia realizacji podobnych projektów 0 pkt. 30% (waga kryterium Doświadczenie oznacza, że w postępowaniu można uzyskać max 30 pkt. w ramach niniejszego kryterium (30% ze 100 pkt.)

10 WYBÓR OFERTY, OGŁOSZENIE WYNIKÓW I PODPISANIE UMOWY 1) Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o powyższe kryteria (oraz ewentualnie w oparciu o rozmowy bezpośrednie z oferentami) w terminie do: 18 listopada 2013 r. 2) Podpisanie umowy z wybranym oferentem nastąpi w terminie do: 22 listopada 2013 r... Data: (podpis i pieczęć)