Opis systemu obsługi finansów wydziału Akanet

Transkrypt

1 Przeznaczenie. System Akanet przeznaczony jest do ewidencji wydatków wydziału wyŝszej uczelni, w badaniach statutowych, własnych, programach rządowych, dydaktyce, kosztach wydziałowych i innych rodzajach kosztów, sporządzania kalkulacji wstępnych i wynikowych oraz prowadzenia list płac. MoŜe z niego korzystać jednocześnie wielu uŝytkowników. System jest udostępniany przez Internet lub moŝe być zainstalowany w wewnętrznej sieci. Instalacja systemu Akanet. Aplikacja Akanet do pracy wykorzystuje bezpłatny serwer aplikacji web Apache Tomcat, który naleŝy zainstalować przed instalacją Akanet. Pakiet instalacyjny moŝna pobrać ze strony projektu Po zainstalowaniu Tomcata naleŝy w pliku konfiguracyjnym ustawić wartości Initial memory pool na 128 MB, Maximum memory pool na 256 MB. Do przechowywania danych system uŝywa bezpłatnego serwera baz danych Postgresql, który jest do pobrania ze strony: Konieczne jest teŝ zainstalowanie na serwerze maszyny wirtualnej Java, do pobrania ze strony Pliki znajdujące się na płycie instalacyjnej Akanet naleŝy skopiować do katalogu webapps Tomcata i ustawić prawidłowe parametry w plikach konfiguracyjnych. Wymagania sprzętowe stacji roboczej. Komputer z dyskiem twardym i 1GB RAM. Szybkość pracy zaleŝna jest od szybkości procesora komputera. Zalecane jest uŝywanie komputerów z procesorami nowszej generacji. Wymagania programowe stacji roboczej. Zainstalowana przeglądarka internetowa. Do wyświetlania moŝna uŝyć dowolnej przeglądarki internetowej. Zaleca się Mozilla Firefox 3.x ze względu na szybkość i bezpieczeństwo, Internet Explorer 7.x lub Operę 9.x. Ta ostatnia jest polecana ze względu na łatwość zmiany rozmiaru wielkości ekranu klawiszami +, - i dopasowanie go do rozdzielczości monitora. Ochrona danych. Dostęp do aplikacji mają stacje robocze o zdefiniowanych adresach IP a połączenia są szyfrowane. Przy rozpoczęciu uŝytkowania aplikacji naleŝy podać login i hasło uŝytkownika. Hasło musi składać się z minimum 8 znaków i zawierać 2 cyfry i 2 duŝe litery. Kopia danych jest wykonywana co 2 godziny i przechowywana przez trzy dni robocze, kopia dzienna jest przechowywana przez 14 dni roboczych. Współpraca systemu Akanet z przeglądarkami. Przeglądarki internetowe posiadają funkcje umoŝliwiające zmianę wyglądu okna począwszy od zmiany kroju czcionki, skórek, kolorów strony, sposobu wyświetlania obrazków. Za pomocą tych narzędzi uŝytkownik moŝe dopasować wygląd ekranu do swoich upodobań. Zasady uŝywania są opisane w pomocy przeglądarki oraz w dodatkach i rozszerzeniach do przeglądarek. Strona 1

2 System Akanet współpracuje prawidłowo ze wszystkimi przeglądarkami pod względem merytorycznym pobieranie danych, wykonywanie działań matematycznych i logicznych, filtrowanie, sortowanie danych, wydruki. Sposób prezentacji danych na ekranie moŝe być róŝny dla róŝnych przeglądarek. ZaleŜy to od uŝytej przeglądarki i ustawień zastosowanych przez uŝytkownika. Np. uŝycie klawisza F11 powoduje zamknięcie/otwarcie menu przeglądarki i umoŝliwienie uzyskania większego/mniejszego obszaru ekranu na wyświetlanie danych. UśYTKOWANIE PROGRAMU W celu zalogowania się do systemu naleŝy wpisać odpowiedni adres w pasku adresów przeglądarki. Po przejściu na wpisany adres otwiera się strona logowania do systemu, gdzie wpisuje się ustalony login i hasło uŝytkownika. Przy wpisywaniu hasła istotna jest wielkość liter. Hasło musi się składać z co najmniej 8 znaków i zawierać co najmniej dwie cyfry i dwie duŝe litery. UMOWY lista umów Dodawanie umowy i tworzenie kalkulacji wstępnej. Po zalogowaniu do systemu uŝytkownik domyślnie widoczną ma listę umów. Umowę dodaje się naciskając klawisz Dodaj umowę. Dodawanie i wypełnianie pola firma opisane jest w punkcie FIRMY. Po naciśnięciu strzałki obok pola firma, pojawia się podgląd listy firm, z której moŝna wybrać firmę. Pole opis wypełnia się w przypadku, gdy umowa nie jest zawierana z firmą, tylko koszty dotyczą np. kosztów wydziałowych. Wymagalne pola w formularzu dodawania umowy: firma lub opis, zamawiający, typ, konto. W przypadku próby zapisu formularza bez wypełnionych powyŝszych pól pojawia się odpowiedni komunikat. NaleŜy wówczas wrócić do formularza i uzupełnić go odpowiednimi wpisami. W pole Vat odliczany wpisuje się wartość współczynnika np. Vatu odliczanego w przypadku kosztów wydziałowych. W jednostce pole nr umowy jest nieedytowalne. Po sprawdzeniu prawidłowości wypełnienia danych umowy i kalkulacji biuro nadaje numer umowie. Po nadaniu numeru umowie biuro blokuje moŝliwość edycji danych kalkulacji i od tego momentu moŝna wprowadzać koszty. Blokada (hash) jest widoczna na liście umów. Kalkulację moŝna zmienić po jej odblokowaniu przez biuro. Przy odblokowanej kalkulacji dodawanie kosztów w jwdnostce jest niemoŝliwe. Przy zapisie formularza Dane umowy jest porównywana wartość pól kwota zlecenia z kwotą kalkulacji. W przypadku, gdy kwoty te są róŝne, formularz nie zostaje zapisany. Zaznaczenie pola międzynarodowa powoduje, Ŝe na formularzu Dodaj koszt pojawia się pole Euro. Wpisywane tam wartości dla poszczególnych kosztów są sumowane i wyświetlane w kalkulacji bieŝącej. Dla umów międzynarodowych moŝna wydrukować kalkulację w Euro. Na wydruku Strona 2

3 kalkulacji w euro w arkuszu kalkulacyjnym Excel, wpisując w pole Kurs EUR odpowiednie wartości, moŝna przeliczać kalkulację w złotych. Pole zaliczki słuŝy do notowania dat i kwot wpływu zaliczek. Wyświetlana jest ich suma. Pole grupa tematyczna naleŝy wybrać wartość z listy. PRACOWNICY lista pracowników Dodawanie pracownika moŝna wykonać z listy pracowników lub przy wprowadzaniu umowy, kosztu, płacy. Dodawanie pracownika nieistniejącego w bazie do swojej jednostki: NaleŜy znać następujące dane pracownika: pesel, nazwisko, imię, data urodzenia, płeć. Wypełnienie tych pól jest wymagalne. Przy wprowadzaniu danych sprawdzana jest poprawność wpisania numeru pesel. Dodawanie pracownika istniejącego w bazie do swojej jednostki: NaleŜy znać pesel pracownika, którego chce się dodać. Po wpisaniu numeru w pole pesel pojawiają się pozostałe dane osobowe. NaleŜy nacisnąć klawisz Dodaj do jednostki a następnie Zapisz. Wtedy pracownik zostanie przypisany do jednostki, z której jego dane są edytowane. Na liście pracowników w kolumnie jed wyświetlone są numery jednostek, do których pracownik jest przypisany. Edytować dane pracownika moŝna po naciśnięciu klawisza Edycja. W biurze edytować moŝna dane pracownika tylko przypisanych do biura. W innych przypadkach pojawia się komunikat Nie masz uprawnień. Wyświetlać moŝna listę wszystkich pracowników. NaleŜy prawidłowo wypełniać pola w formularzu. Dane są pobierane do wydruków umów i rachunków z pracownikiem. FIRMY lista firm Dodawanie firmy z poziomu listy firm: NaleŜy uŝyć klawisz Dodaj firmę i wypełnić kolejno pola formularza a następnie Zapisz. Dodawanie firmy z formularza Dodawanie umowy, Dodawanie kosztu: W pole firma naleŝy wpisać numer NIP. Jeśli po wpisaniu NIP w polu nie pojawi się nazwa firmy oznacza to, Ŝe na liście firm nie ma firmy o takim NIP. NaleŜy uŝyć wtedy umieszczonego po prawej klawisza Dodaj. Wtedy na formularzu Dodawanie firmy w polu NIP pojawia się uprzednio wpisany NIP, kolejne dane trzeba uzupełnić. Wymagane pola na formularzu firmy to NIP, nazwa firmy, miasto. Po wypełnieniu formularza Dodawanie firmy powraca się do formularza Dodawanie umowy lub Dodawanie kosztu. Dane firmy moŝna poprawić uŝywając klawisza Edytuj. NiemoŜliwe jest wpisanie wielokrotne firmy o tym samym NIP. Przy wpisaniu w pole NIP numeru, który juŝ istnieje w bazie, wyświetlany jest komunikat. NIP wprowadzany jest bez kresek i odstępów między znakami. Strona 3

4 KOSZTY lista kosztów do umowy W celu dopisywania kosztów do umowy lub ich przeglądania naleŝy wybrać klawisz Koszty z prawego menu na liście umów. Formularz kosztu jest róŝny w zaleŝności od rodzaju umowy. Nagłówek formularza Dodawanie kosztu zawiera pola, w których wpisuje się dane z dokumentu. Wypełnienie pola FZ zaznacza wpis jako fundusz zastrzeŝony (środki zarezerwowane) i kwota jest podświetlana na Ŝółto na liście kosztów. Środki zarezerwowane traktowane są w kosztach jako wydatki faktycznie popełnione. Pola firma, nazwisko, ZP/DZP, płatność są polami wyboru. Sposób wybierania firmy i nazwiska przy dodawaniu kosztu opisany jest w punktach dotyczących FIRM i PRACOWNIKÓW. Przy umowach międzynarodowych w formularzu kosztu pojawia się pole Euro. Wpisywane tu wartości w Euro dla poszczególnych kosztów są sumowane i wyświetlane w kalkulacji bieŝącej. Dodawanie kosztu w umowach gdzie Vat nie jest odliczany. Dla tych umów tabela pozycji zawiera kolumny: rodzaj kosztu, kwota w koszty, licznik. Aby dopisać pozycję kosztu naleŝy wybrać odpowiedni rodzaj kosztu, wpisać kwotę w koszty, wybrać licznik i nacisnąć klawisz Dodaj znajdujący się w wierszu przy dodawanej pozycji. Po wpisaniu wszystkich pozycji kosztu naleŝy zapisać formularz przyciskiem Zapisz i odświeŝ lub Zapisz i wróć. Dla zapisania kosztu zerowego jest wymagane dopisanie pozycji o zerowej kwocie w koszty. Dodawanie kosztu w umowach gdzie Vat jest odliczany współczynnikiem. Dla tych umów tabela pozycji zawiera kolumny: rodzaj kosztu, netto, kwota Vat, brutto, Vat odl. %, Vat odliczany (kwota), Vat koszt, kwota w koszty, licznik. Aby dopisać pozycję kosztu, naleŝy wybrać odpowiedni rodzaj kosztu, wpisać kwotę netto pozycji z faktury, kwotę Vat z faktury i licznik. W pozostałych kolumnach wyliczane są odpowiednie wartości. Pozycję zapisuje się przez naciśniecie klawisza Dodaj znajdującego się w wierszu przy dodawanej pozycji. Uwaga. Przy zmianie w umowie współczynnika Vatu odliczanego z zero na większy od zera kwoty w rekordach przepisane są do kolumny kwota brutto kosztu (nieznana jest kwota netto ani Vat dokumentu). Kwoty te nie są wtedy wyświetlane na liście kosztów do umowy. NaleŜy wyedytować te rekordy i uzupełnić wpisy w kolumnach kwota netto i kwota Vat. Pozostałe kolumny zostaną przeliczone. W przypadku zmiany w umowie współczynnika Vat odliczanego większego od zera na inny większy od zera, kwoty Vat odliczanego przeliczane są we wszystkich kosztach. W przypadku zmiany w umowie współczynnika Vat odliczanego większego od zera na zero kwoty w kosztach są przeliczane a dane o kwotach netto i Vat dokumentów są zapamiętywane i przywracane w przypadku przywrócenia współczynnika. Strona 4

5 UŜytkownik moŝe w kolumnie Vat odl.% w formularzu kosztu wpisać swoją wartość. Po zmianie współczynnika Vat odl. % w umowie i przeliczeniu kosztów takie wpisy (zmienione indywidualnie) nie są brane po uwagę i zachowują poprzednią wartość. Pozycję moŝna usunąć klawiszem Usuń znajdującym się w wierszu przy pozycji przeznaczonej do usunięcia. Program rejestruje i wyświetla, kto i kiedy dokonał ostatni zmiany zapisu w formularzu kosztu. Program automatycznie nadaje kaŝdemu wpisowi unikalny numer kolejny (pozycję). Niewykorzystane (anulowane) w ciągu dnia numery pozycji przechodzą na dzień następny. Wypełnienie pola hash przez biuro uniemoŝliwia dokonywanie zmian w formularzu kosztu. Rekord otrzymuje status tylko do odczytu. Z pozycji jednostki nie jest moŝliwe usunięcie ani zmiana wpisanej kwoty w polu Kwota zamówienia. Pod listą kosztów do umowy wyświetlana jest tabela z aktualnym stanem wydatków dla poszczególnych rodzajów kosztów i wyświetlane oraz suma środków zastrzeŝonych. PŁACE dodawanie i edycja umów (o dzieło i zlecenia) z pracownikiem i innych wynagrodzeń: Lista umów Płace z prawego menu Dodawanie umowy z pracownikiem klawisz Dodaj umowę z pracownikiem. Formularz ten wykorzystywany jest do sporządzania umowy i aneksu do umowy z pracownikiem. W polu nazwisko wpisuje się nazwisko szukanego pracownika. W przypadku jego braku naleŝy je dopisać zgodnie z opisem w punkcie PRACOWNICY. Pole Działalność na formularzu: jeśli jest wypełnione to na wydrukach umieszczony jest wpis z tego pola, jeśli nie jest wypełnione to drukowany jest numer umowy (kalkulacji). Pole Typ prac np. naukowo-badawcze. Kwotą aneksu jest kwota powiększona lub pomniejszona o róŝnicę między umową a aneksem. W przypadku wypełnienia pola poz. rej. n-b (pozycja rejestru płac naukowo-badawczych) nadawany jest kolejny numer rejestru. Rejestr moŝna zobaczyć po uŝyciu klawisza pokaŝ Rejestr. Rejestr moŝna wyeksportować do Excela zawęŝając eksport do wybranych pozycji. Na liście umów z pracownikiem w kolumnie saldo wyświetlana jest kwota, jaka pozostała jeszcze do wypłaty z danej umowy. RACHUNKI DO UMÓW Z PRACOWNIKIEM Przejście do listy rachunków do umowy z pracownikiem następuje po naciśnięciu klawisza Rachunki na liście umów z pracownikiem. Dodawanie rachunku następuje przy uŝyciu klawisza Dodaj rachunek. Pole nr listy jest wymagalne. W polu etap naleŝy wybrać częściowy lub końcowy. W polu typ listy naleŝy wybrać odpowiedni rodzaj wynagrodzenia Strona 5

6 a w polu kwota rachunku wpisać kwotę netto rachunku. Po przejściu do następnego pola zostaną naliczone pochodne. W polu za jest skopiowana treść umowy z pracownikiem. MoŜna zapisać na tym samym formularzu wynagrodzenie powyŝej pułapu, w którym występuje obniŝona stawka ZUS. Tę kwotę wpisuje się w polu honorarium pow. Na wydruku rachunku kwoty pól z honorarium pow. i innych wynagrodzeń są sumowane. W polu suma ZUS jest wyświetlona kwota pochodnych. Po naciśnięciu klawisza Zapisz i wróć dostępny jest klawisz Wydruk pokaŝ. Opis wydruków jest w punkcie WYDRUKI. Wypełnienie pola hash przez biuro uniemoŝliwia dokonywanie zmian w formularzu rachunku. Rekord otrzymuje status tylko do odczytu. OGÓŁEM CHRONOLOGICZNIE Funkcja dostępna w jednostce. Wyświetla chronologicznie koszty z wszystkich umów. PRZEKSIĘGOWANIA Funkcja dostępna w biurze. Pozwala na przenoszenie zapisów pomiędzy umowami. Po wejściu w przeksięgowania naleŝy w polu nr umowy wybrać umowę, do której się chce przeksięgować pozycję. W przypadku dokumentów z wieloma pozycjami przeksięgowana zostaje tylko jedna pozycja dokumentu. NiemoŜliwe jest przeksięgowanie dokumentów przypisanych do umów o róŝnym współczynniku Vatu odliczanego. SORTOWANIE I FILTROWANIE REKORDÓW NA LISTACH KaŜdą listę moŝna sortować po kliknięciu w jej nagłówek. Strzałka, która się pojawia przy nazwie kolumny, wskazuje porządek sortowania. Filtrować tabele moŝna po wpisaniu kryterium filtrowania w okienko nad nagłówkiem kolumny i naciśnięciu klawisza Filtruj. MoŜna szukać dokładnego ciągu lub wyników, które zawierają szukany ciąg, uŝywając znaku %. Np. wpisując wartość i szukanie po numerze umowy otrzymamy jeden wynik: Wpisując %34% otrzymamy w wyniku numery umów, które zawierają podany ciąg, czyli np. 2345, itp. Wpisując %77 otrzymamy wszystkie kończące się na 77 a wpisując np. KW% otrzymamy KW1, KW2... KW10. MoŜna stosować kryteria dla wielu kolumn jednocześnie. Zostaną wyświetlone dane spełniające wszystkie kryteria. Funkcje filtrowania i sortowania działają tak samo na wszystkich listach. Przy filtrowaniu kwot jako separatora odzielającego miejsca dziesiętne naleŝy uŝyć przecinka. Na filtrowanie nie ma wpływu uŝycie separatora tysięcy. Format daty to dd.mm.rrrr. W tych przypadkach równieŝ moŝna uŝywać klawisza % i wyświetlić np. tylko dane z konkretnego miesiąca % wyświetla dane z lutego. Filtrowanie i sortowanie jest pamiętane do momentu usunięcia go klawiszem Wszystkie. Wtedy zostają wyświetlane wszystkie rekordy. Strona 6

7 WYDRUK DANYCH KaŜdą listę ekranową moŝna wydrukować przez uŝycie klawisza Wydrukuj stronę. Wydruk uwzględnia wszystkie filtrowania i sortowania listy. Klawisz Wydruk gotówki w górnym menu dostępny z kaŝdej listy rozliczenie przelewów, gotówek, delegacji. Za pomocą tej funkcji moŝna drukować i eksportować do Excela dane przefiltrowane według róŝnych kryteriów: licznika, nazwiska, daty rachunku, sposobu płatności, numeru konta, pozycji. Wydruk kalkulacji i wkładek materiałowych Lista umów Dane Wydruk kalkulacji Dostępne wydruki (arkusze Excela): 1.Wkładka skrócona 2.Wkładka pełna 3.Kalkulacja wstępna 4.Kalkulacja wynikowa 5.Saldo kalkulacji 6.Kalkulacja wstępna w Euro (dla umów międzynarodowych) 7.Kalkulacja wynikowa w Euro (dla umów międzynarodowych) Wydruk umów i rachunków z pracownikiem Lista umów Płace Rachunki Edycja Wydruk (pokaŝ). Dostępne wydruki w postaci plików rtf: Umowa zlecenie (3 rodzaje) Umowa o dzieło (3 rodzaje) Oświadczenie Vat Rachunek do umowy Oświadczenie o prawach autorskich Oświadczenie zał.3 Oświadczenie do PIT-8C Oświadczenie do celów podatkowych Aneks do umowy z pracownikiem Wydruki są realizowane w formacie rtf. Po otwarciu pliku w Wordzie, moŝna dokonać w nim zmian i wydrukować swoje zmiany. Następny plik pojawi się w wersji niezmienionej. EKSPORT DANYCH Funkcja umoŝliwia przenoszenie danych do arkusza kalkulacyjnego Excel, gdzie moŝna je dowolnie obrabiać. Dostępne są moŝliwości: Eksport kalkulacji wstępnych Eksport kalkulacji wynikowych Eksport kosztów bieŝących (zestawienie pojedynczych kosztów dla wszystkich umów) Eksport zamówień publicznych KOMUNIKATY Funkcja dostępna w biurze. UmoŜliwia umieszczenie krótkiego komunikatu widocznego natychmiast w jednostkach. Strona 7

8 INNE FUNKCJE KaŜdy ostatnio edytowany rekord jest podświetlany na liście Ŝółtym kolorem. KaŜdą tabelę moŝna przewijać do przodu lub do tyłu klawiszami Pierwsza, Poprzednia, Następna, Ostatnia (strona). MoŜna wybrać konkretny numer strony do wyświetlenia. MoŜna zdefiniować ilość wyświetlanych rekordów na stronie: 18, 50, 100. Ponadto wyświetlana jest ilość znalezionych rekordów według zadanego kryterium. Ułatwieniem jest moŝliwość kopiowania i wklejania zaznaczonego tekstu np. przy powielaniu tej samej daty czy NIP lub innego tekstu przez zaznaczenie tekstu do kopiowania i uŝycie klawiszy Ctrl-C (kopiuj) i Ctrl-V (wklej) zarówno w obrębie programu Akanet jak i do innych i z innych. Jest teŝ moŝliwość sporządzania wydruków z poziomu przeglądarki internetowej wydruk aktualnie dostępnej strony. W tym celu naleŝy wybrać w menu przeglądarki: plik -> drukuj, ustawić odpowiednio parametry wydruku. Okresowo lub przypadku stwierdzenia nieprawidłowego działania programu naleŝy wyczyścić historię przeglądania w przeglądarce. W Firefox: Narzędzia -> Wyczyść prywatne dane -> zaznaczyć: historię przeglądanych stron, pamięć podręczną, ciasteczka, sesje uwierzytelnione a następnie "Wyczyść prywatne dane". W Operze: Narzędzia -> Wyczyść prywatne dane -> Szczegóły -> zaznaczyć wszystko oprócz "wyczyść wszystkie hasła kont pocztowych" i "wyczyść hasła menadŝera haseł" a następnie "Usuń". Następnie nacisnąć klawisz F5 i zalogować się ponownie. W celu uzyskania prawidłowych wydruków naleŝy w przeglądarce ustawić wielkość i krój czcionki w Firefox wybrać: Narzędzia opcje treść czcionki i kolory - wybrać rozmiar 10 lub mniejszy. Instrukcja obsługi systemu jest do pobrania ze strony logowania. Instrukcja jest tworzona w sposób przyrostowy. Zmiany umieszczane są na końcu z podaniem daty wprowadzenia. Wersja obecna (początkowa) jest z dn. 10 grudnia Kontakt: akanet@akanet.pl Strona 8