EWIDENCJONOWANIE CZASU PRACY

Transkrypt

1 PRAWO PRACY EWIDENCJONOWANIE CZASU PRACY

2 Spis treści Od prowadzenia ewidencji się nie wywiniesz i nie zastąpisz jej innym dokumentem... 3 Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy?... 4 Jak wypełniać kartę? rady, jak ułatwić sobie prowadzenie ewidencji najczęstszych błędów w prowadzeniu ewidencji czasu pracy... 9 Gdzie i jak długo przechowujesz karty ewidencji czasu pracy Redakcja Grażyna Mazur Korekta Zespół CBP 350 ISBN Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2010 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a, tel , faks Praktyczny raport Ewidencjonowanie czasu pracy chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w raporcie Ewidencjonowanie czasu pracy bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Niniejszy raport został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia. Zaproponowane w raporcie Ewidencjonowanie czasu pracy wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w raporcie Ewidencjonowanie czasu pracy wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 2

3 Od prowadzenia ewidencji się nie wywiniesz i nie zastąpisz jej innym dokumentem Wystarczy, że zatrudnisz tylko jednego pracownika, a już przybywa Ci dość czasochłonny obowiązek. Dla każdego pracownika musisz bowiem założyć i prowadzić przez cały okres zatrudnienia indywidualną (imienną) kartę ewidencji czasu pracy. Nie ma przy tym znaczenia, czy jesteś małym, średnim czy dużym pracodawcą. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotyczy bowiem wszystkich pracodawców, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, czy też formy i struktury organizacyjnej firmy. Nawet, gdy zatrudniasz mniej niż 20 pracowników, czyli nie masz obowiązku tworzenia regulaminu pracy i wynagrodzenia, nadal masz obowiązek prowadzenia karty ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika odrębnie. PRZYKŁAD Anna T. jako osoba fizyczna prowadzi od 2009 r. działalność gospodarczą. Ma sklep spożywczy, w którym od 1 sierpnia 2010 r. zatrudniła na podstawie umowy o pracę jedną sprzedawczynię. Z chwilą zatrudnienia tej pracownicy Anna T. ma obowiązek założenia dla niej imiennej karty ewidencji czasu pracy. Nie myl karty ewidencji z listą obecności Pamiętaj też, że ewidencja to nie to samo, co lista obecności. Stosowane w firmach listy obecności są formą potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, które mają Ci jedynie pomóc w utrzymaniu porządku i właściwej organizacji pracy. A zatem lista obecności nie ma na celu ewidencjonowania czasu pracy, a jedynie odnotowanie, czy dany pracownik był obecny konkretnego dnia w pracy. W przeciwieństwie do karty ewidencji lista obecności nie jest obowiązkowa. Możesz bowiem ustalić inny sposób potwierdzania przez pracowników obecności w pracy, np. odbicie karty zegarowej. ani z harmonogramem Karta ewidencji czasu pracy to nie to samo, co harmonogram (grafik) i sporządzanie grafiku nie zastąpi prowadzenia karty. Do karty ewidencji wpisujesz bowiem, ile czasu faktycznie dana osoba świadczyła pracę. Musi z niej zatem jasno wynikać, ile godzin w poszczególnych dobach pracownik przepracował w ramach normalnego czasu pracy, ile w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej itd.. Na jej podstawie ustalane jest bowiem wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia związane z pracą. Natomiast harmonogram (grafik) to plan, ile czasu i w jakiej porze w przyszłości pracownik ma wykonywać swoje zadania. Ważne! Jeżeli w Twojej firmie godziny pracy są stałe, nie musisz sporządzać harmonogramów (grafików), ale mimo to musisz prowadzić ewidencję czasu pracy. PRZYKŁAD Pracodawca zatrudnia pracowników biurowych w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-17:00 z przerwą lunchową pomiędzy godziną 13:00 a 14:00. Godziny pracy pracowników są niezmienne. W związku z tym pracodawca nie tworzy dla tej grupy pracowników harmonogramu czasu pracy. Pracownicy doskonale wiedzą bowiem, w jakich godzinach mają pozostawać w dyspozycji pracodawcy w poszczególnych dniach, a kiedy przypada ich czas wolny od pracy. Mimo to pracodawca nadal ma obowiązek prowadzenia dla tych pracowników ewidencji czasu pracy. 3

4 Pamiętaj też, że w grafiku nie możesz wpisywać pracownikom nadgodzin byłoby to bowiem równoznaczne z planowaniem pracy w nadgodzinach, co jest surowo zabronione! Tymczasem w ewidencji czasu pracy masz obowiązek wykazać wszystkie już przepracowane nadgodziny. Karta i harmonogram mogą zawierać się w jednym dokumencie Zastąpienie karty ewidencji czasu pracy harmonogramem jest niemożliwe. Jednak harmonogram czasu pracy, w którym zapisana jest także jego realizacja, może spełniać jednocześnie rolę karty ewidencji czasu pracy, pod warunkiem że wpisy dotyczące faktycznego wykonywania pracy będą odpowiadały wymogom określonym w obowiązujących przepisach i będzie można stwierdzić, który wpis dotyczy planu pracy, a który związany jest z jej ewidencjonowaniem. UWAGA! Istnieje jednak ryzyko, że taki dokument będzie za mało przejrzysty, dlatego najlepiej jest założyć odrębną ewidencję. Kartoteka urlopowa nie zastąpi ewidencji wykorzystanych urlopów Wielu pracodawców prowadzi specjalne kartoteki, w których odnotowuje się urlopy pracownicze (tzw. kartoteki urlopowe), choć nie jest to wymagane przez obowiązujące przepisy. Ułatwia to bowiem osobie zajmującej się urlopami wypoczynkowymi ich rozliczanie i bieżące śledzenie prawidłowości ich udzielania. Jednakże nawet jeśli prowadzisz kartoteki urlopowe nadal masz obowiązek wpisywania wykorzystanych przez pracowników urlopów w karcie ewidencji czasu pracy. Co powinna zawierać karta ewidencji czasu pracy? Podstawowym i niezbędnym elementem, który powinna zawierać ewidencja czasu pracy każdego pracownika, jest liczba godzin pracy w poszczególnych dobach roboczych, w tym liczba godzin pracy: w niedzielę i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Ponadto masz obowiązek ewidencjonować: dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Nie dla każdego pracownika taki sam zakres prowadzenia ewidencji Indywidualną kartę ewidencji czasu pracy trzeba prowadzić dla każdego pracownika. Jednak dla kilku kategorii pracowników zakres karty jest ograniczony lub przeciwnie rozszerzony. 4

5 Dla kogo mniej Dla niektórych pracowników prowadzisz kartę w mniejszym zakresie. Dotyczy to pracowników: objętych zadaniowym czasem pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy, otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe, otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej. Takim pracownikom nie musisz do karty wpisywać konkretnej liczby godzin pracy w danym dniu. W dalszym ciągu jesteś natomiast zobowiązany do prowadzenia indywidualnych kart ewidencji czasu pracy tych pracowników i zaznaczania w nich dni pracy oraz dni wolnych od pracy. Ta uproszczona ewidencja powinna w szczególności obejmować: odnotowanie pracy w dni wolne, urlopy, zwolnienia lekarskie, opiekę nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, inne nieobecności lub zwolnienia od pracy. WSKAZÓWKA Pamiętaj, że grupą pracowników, dla których zawsze prowadzi się ewidencję czasu pracy w pełnym zakresie (tj. uwzględniającą również godziny pracy) są pracownicy zatrudnieni na stanowisku kierowcy. Nie ma tu znaczenia, że kierowca np. otrzymuje ryczałt za nadgodziny. a dla kogo więcej? W stosunku do pracowników młodocianych uwzględniasz w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Ewidencja dla pracowników tymczasowych Dla pracowników tymczasowych ewidencję czasu pracy prowadzi pracodawca użytkownik, czyli ten pracodawca, do którego agencja pracy tymczasowej kieruje pracowników do wykonywania pracy tymczasowej. Nie zmienia tego fakt, że pracodawcą dla pracownika tymczasowego jest agencja pracy tymczasowej, a nie pracodawca użytkownik. Jest to bowiem podyktowane względami praktycznymi agencja nie ma przecież wpływu na bieżące świadczenie pracy przez pracownika tymczasowego i nie byłaby w stanie rzetelnie prowadzić jego ewidencji czasu pracy. A zatem gdy korzystasz z usług agencji pracy tymczasowej, musisz prowadzić ewidencję czasu pracy także dla wykonujących w Twojej firmie pracę pracowników tymczasowych. Nie uwzględniaj zleceniobiorców Ewidencji czasu pracy nie prowadź dla zleceniobiorców ani innych osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy o dzieło. Ewidencję prowadzi się bowiem w odniesieniu do pracowników, tj. osób, które z pracodawcą łączy stosunek pracy. Jeżeli natomiast założysz karty ewidencji czasu pracy dla zleceniobiorców, to możesz się w trakcie kontroli spotkać z pytaniami inspektorów pracy, jaki faktycznie jest charakter świadczonej dla Ciebie przez te osoby pracy. Mogą więc powstać wątpliwości czy w rzeczywistości nie jest to ukryty stosunek pracy. 5

6 Jak wypełniać kartę? EWIDENCJONOWANIE CZASU PRACY W ewidencji czasu pracy powinieneś uwzględnić wszystkie godziny pracy pracownika. Karta ewidencji czasu pracy to zatem nic innego, jak opis czasu pracy w każdej dobie. Nie musisz jednak wpisywać w karcie godziny przyjścia i wyjścia pracownika z pracy w danym dniu, choć nie ma oczywiście przeszkód prawnych abyś to robił zależy to od Twojej decyzji. Wystarczające będzie bowiem wpisanie samej liczby przepracowanych godzin w każdej dobie roboczej (np. 8 godzin). WAŻNE! Przepisy regulujące czas pracy odnoszą się do doby rozumianej jako kolejne 24 godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go harmonogramem czasu pracy, nie zaś do doby kalendarzowej. W związku z tym, opisując czas pracy w ewidencji, należy posługiwać się również taką definicją. PRZYKŁAD Pracownik rozpoczyna pracę w niedzielę o i kończy ją w poniedziałek o Wówczas pracę tę należy opisać w ewidencji czasu pracy pod datą z dnia, w którym pracownik pracę tę rozpoczął, czyli w niedzielę. Jeśli zaś w poniedziałek pracownik ma korzystać z dnia wolnego od pracy, to pod datą poniedziałkową, w ewidencji czasu pracy, wpisuje się dzień wolny. Oprócz tego w osobnych rubrykach wpisuj te godziny pracy, których rekompensata daje pracownikowi prawo do wynagrodzenia, dodatku, dnia lub czasu wolnego od pracy. Aby naliczyć wynagrodzenie Kartę ewidencji czasu pracy musisz wypełniać w taki sposób, aby wynikały z niej wszystkie informacje niezbędne do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia za pracę poszczególnych pracowników. Przy czym chodzi zarówno o normalne wynagrodzenie, jak również wszystkie dodatki przewidziane przez przepisy, czyli wynagrodzenie/dodatki: za pracę w godzinach nadliczbowych, za pracę w niedziele i święta, za pracę w porze nocnej, za okres niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, za dyżury w siedzibie pracodawcy lub w innym wyznaczonym przez pracodawcę (poza domem). Ewidencjonuj też czas dyżurów pełnionych w domu. Choć dyżury nie są płatne, to nie mogą one naruszać prawa pracownika do nieprzerwanego odpoczynku. WSKAZÓWKA Ewidencjonując liczbę godzin nadliczbowych przepracowanych z powodu przekroczenia dobowej normy czasu pracy lub przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy wynikającego z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy wyodrębnij w osobnych rubrykach te nadgodziny, które są opłacane dodatkiem 50 i 100% do wynagrodzenia (patrz wzór karty). Unikniesz wówczas błędów w wyliczaniu konkretnych kwot wynagrodzenia za nadgodziny. Na podstawie ewidencji czasu pracy będziesz też rozliczać sytuacje, gdy pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, np. okresy nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy, urlopy bezpłatne, okresy choroby, za które przysługuje zasiłek chorobowy, itp. Dlatego też musisz te okresy wpisywać na bieżąco w karcie ewidencji czasu pracy. 6

7 i oddać dzień wolny Zaznaczaj też w ewidencji w czytelny sposób te dni, w których praca wiąże się z koniecznością oddania pracownikowi: dnia wolnego od pracy w innym terminie (praca w niedziele, święta czy dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,) lub czasu wolnego (np. dyżury zakładowe). WSKAZÓWKA W karcie ewidencji czasu pracy zawsze na bieżąco zaznaczaj, które dni są dniami wolnymi udzielonymi pracownikowi w zamian za pracę w niedziele, święta czy dni wolne od pracy wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Będzie to dla organów kontroli dowód na to, że wywiązujesz się w tej kwestii ze swoich obowiązków. Nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione W karcie ewidencji możesz stworzyć jedną rubrykę Usprawiedliwione nieobecności w pracy, w której będziesz wpisywać występujące w konkretnych dniach choroby, urlopy wypoczynkowe, w tym urlopy na żądanie, urlopy bezpłatne, zwolnienia okolicznościowe i inne nieobecności usprawiedliwione. Nie musisz więc wszystkich tych pozycji rozbijać na odrębne rubryki. Pamiętaj jednak, że każda z nieobecności usprawiedliwionych powinna być wówczas opisywana w tej wspólnej rubryce w sposób czytelny, odróżniający ją od innych nieobecności tego rodzaju. Możesz więc zastosować specjalne symbole dla każdej nieobecności, np. urlop wypoczynkowy to UW, choroba to ZL (zwolnienie lekarskie) itp. Natomiast do rubryki Nieusprawiedliwione nieobecności w pracy wpisuj nieobecności w pracy, których pracownik w żaden sposób nie usprawiedliwił. Dodatkowe informacje Jeżeli w Twoich przepisach wenątrzzakładowych (układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagradzania) przyznajesz pracownikowi specjalne dodatki uzależnione od czasu, w którym przewidziana jest praca (np. dodatki za dyżur domowy, za pracę w soboty, czy w godzinach popołudniowych), ewidencja powinna zawierać dodatkowe informacje, które będą potrzebne do ustalenia prawa do tych specjalnych dodatków. PRZYKŁAD Firma Maxima zgodnie z regulaminem wynagradzania przyznaje swoim pracownikom ekstra dodatek za pracę w sobotę od 14 do 22 opłacany 150 % dodatkiem do wynagrodzenia. W takiej sytuacji w ewidencji czasu pracy musi być zaznaczona praca w tych godzinach w sobotę. Trzeba więc stworzyć osobną rubrykę na umieszczanie tych informacji. W poradniku Dokumentacja kadrowa znajdziesz kompleksowe omówienie wszystkich zagadnień, z jakimi stykasz się w swojej pracy. Został on przygotowany specjalnie dla specjalistów takich jak Ty, którzy na co dzień tworzą dokumenty kadrowe i administrują nimi. Każdy dokument kadrowy będziesz mógł sporządzić w kilka chwil korzystając z szablonów na płycie CD gotowych do wydrukowania i samodzielnego modyfikowania oraz wypełniania. ZAMÓW NA 30-dni do TESTU! 7

8 3 rady, jak ułatwić sobie prowadzenie ewidencji Rada 1. Gotowy wzór lub karta szyta na miarę Nie istnieje stworzony przez ustawodawcę wzór karty ewidencji czasu pracy pracownika. W związku z tym możesz opracować go we własnym zakresie, dostosowując do swoich potrzeb bądź też skorzystać z gotowych druków dostępnych na rynku. Pamiętaj jednak, że stworzona czy zakupiona przez Ciebie karta powinna zawierać wszystkie obowiązkowe dane. To Ty odpowiadasz bowiem za prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy swoich pracowników, a nie firma, która opracowała gotowy wzór karty, używany przez Ciebie. PRZYKŁAD Pracownicy spółki z o.o. pracują od poniedziałku do piątku w godzinach od 8 00 do W październiku 2010 r. zdarzyła się awaria, skutkiem czego jeden z pracowników musiał dodatkowo przyjść na kilka godzin w nocy. Na koniec okresu rozliczeniowego pracownik ten zauważył, że nie naliczono mu ani dodatku za pracę w porze nocnej, ani dodatku za pracę nadliczbową. Kiedy poprosił o kartę ewidencji czasu pracy, okazało się, że nie przewidziano w niej rubryk na pracę nocną i nadliczbową. Po zbadaniu sprawy okazało się, że stosowane dotąd wzory kart ewidencji czasu pracy są błędne, gdyż nie zawierają wszystkich elementów wymaganych przepisami, co skutkuje pomyłkami przy naliczaniu pracownikom wynagrodzeń. WSKAZÓWKA Jeżeli dostępne w sklepach gotowe wzory karty nie pasują do stosowanego w Twojej firmie systemu czasu pracy (gdyż np. występuje u Ciebie bardzo dużo dyżurów, przerywany czas pracy, itd.) możesz sporządzić własny wzór karty. Łatwiej będzie Ci na takich kartach pracować. Możesz np. zamieszczać w takich kartach potrzebne Ci informacje dodatkowe. Pamiętaj tylko, aby we wzorze przygotować rubryki na informacje obowiązkowe. Rada 2. Wybierz dogodny okres, na który zakładasz kartę Obowiązujące przepisy nie określają przedziału czasowego, który ma mieć odzwierciedlenie w ewidencji czasu pracy. Gdy więc prowadzisz karty w formie papierowej, możesz je zakładać na dowolny okres. W zależności od Twoich potrzeb, karty ewidencji czasu pracy mogą być kartami rocznymi, miesięcznymi lub obejmującymi inne okresy, np. kwartał. Najczęściej przyjęło się sporządzać albo karty miesięczne, albo karty roczne. Karty miesięczne stosuje się zwykle w stosunku do tych pracowników, których godziny i dni pracy podlegają częstym zmianom (np. w działach produkcyjnych) i stąd stała konieczność zamieszczania w kartach dużej liczby informacji. Natomiast karty roczne są wygodniejsze w przypadku pracowników zatrudnionych w stałych godzinach i dniach (np. w biurze). Wielu pracodawców stosuje zasadę, iż karta ewidencji prowadzona jest na okresy pokrywające się z przyjętym okresem rozliczeniowym. Pytanie: Zatrudniamy w firmie kilkudziesięciu pracowników. Czy możemy dla niektórych stosować miesięczne, a dla niektórych roczne karty ewidencji czasu pracy? Tak, możliwe jest stosowanie u jednego pracodawcy kart ewidencji czasu pracy obejmujących różne odcinki czasowe. Przepisy nie określają bowiem dokładnie, w jaki sposób powinny wyglądać karty ewidencji czasu pracy. Bez wątpienia, powinny mieć one charakter indywidualny i zawierać dane określone w przepisach. Natomiast nie obowiązują żadne ograniczenia, co do okresu czasu, na który 8

9 są one tworzone. Pracodawca może więc w stosunku do jednego działu stosować np. roczną kartę ewidencji czasu pracy, a w stosunku do innych działów miesięczne karty. Wszystko zależy od specyfiki pracodawcy. Rada 3. Komputer pomoże wypełniać karty Możesz ogromnie ułatwić sobie pracę prowadząc karty ewidencji czasu pracy w systemie komputerowym. Pozwala to bowiem na uniknięcie dużej ilości żmudnej pracy polegającej na ręcznym wypełnianiu kart. W przepisach nie ma bowiem żadnych wymogów, co do formy prowadzenia karty. Tym samym dopuszczalna jest zarówno forma papierowa jak i elektroniczna. Kupując oprogramowanie kadrowo-płacowe sprawdzaj więc, czy pozwala ono na ewidencjonowanie czasu pracy. Takie oprogramowanie powinno samoczynnie wypełniać karty ewidencji czasu pracy (wpisując np. za każdy dzień roboczy 8 godzin lub też inne, określone przez Ciebie wartości). Twoja ingerencja powinna być niezbędna tylko wtedy, gdy zachodzi zmiana w zakresie godzin świadczenia pracy, np. dochodzą godziny nadliczbowe, pracownik korzysta z urlopu lub też choruje, itd. Ważne! Stosowany przez Ciebie program kadrowo-płacowy musi umożliwiać Ci, na żądanie pracownika lub inspektora pracy, dokonanie wydruku z zaznaczoną liczbą godzin pracy w danym dniu oraz innych okoliczności, które musisz ewidencjonować (np. dyżurów). Na ogół programy kadrowo-płacowe umożliwiają też wydruk karty ewidencji czasu pracy zarówno w ujęciu rocznym, jak i w rozbiciu na poszczególne miesiące. Nie znaczy to jednak, że musisz wydruki przygotowywać, gdy nie są one w danej chwili potrzebne. 10 najczęstszych błędów w prowadzeniu ewidencji czasu pracy Błędne prowadzenie ewidencji czasu pracy może być dla Ciebie kosztowne grozi bowiem nałożeniem na pracodawcę sporej grzywny. Poniżej przedstawiamy listę najczęściej spotykanych błędów w prowadzeniu ewidencji i radzimy, jak ich uniknąć. BŁĄD 1 Pomijanie niektórych okresów zaliczanych do czasu pracy Na czym polega błąd Do czasu pracy zaliczane są nie tylko okresy wykonywania pracy. Czasem pracy jest też np. czas przekazywania stanowiska pracy innemu pracownikowi. Gdy inspektor PIP stwierdzi rozbieżności pomiędzy kartą ewidencji czasu pracy a innymi dokumentami poświadczającymi czas wykonywanej pracy (np. kartą zegarową, tarczą tachografu kierowcy, zestawieniem godzin logowania się w systemie komputerowym), zbada zwykle, dlaczego nie wszystkie godziny uwzględniono w karcie. Zażąda od Ciebie wyjaśnień, gdy np. z karty zegarowej wynika, że pracownik przebywał w zakładzie przez 9 godzin, a w ewidencji zapisanych zostało 8 godzin. Jak uniknąć błędu Musisz ewidencjonować faktyczny czas pracy, a nie wpisywać do karty zawsze 8 godzin. Nie znaczy to jednak, że w karcie uwzględniasz również np. czas, przez jaki pracownik oczekiwał w Twojej firmie na transport do domu nie wykonując żadnych zadań. W typowym przypadku czasu oczekiwania na transport do domu, czy też oczekiwanie na pracę w szatni czy stołówce zakładowej nie zalicza się bowiem do czasu pracy. Nie trzeba więc tego czasu ewidencjonować i za niego płacić. Gdyby jednak w czasie oczekiwania na godzinę rozpoczęcia pracy pracodawca zlecił osobom przebywającym w zakładzie pracy jakieś czynności (np. reperację urządzenia na stanowisku pracy itp.), wówczas należałoby przyjąć, że z tą chwilą czas pracy rozpoczął się i należy go ewidencjonować. 9

10 BŁĄD 2 Pomijanie pracy w haromongramowo wolne niedziele i święta, lub w tzw. wolną sobotę Na czym polega błąd W niektórych zakładach pracy w ewidencji uwzględniany jest tylko czas pracy wynikający z rozkładu (harmonogramu). Brak natomiast informacji, że pracownik został wezwany do pracy w niedzielę lub święto, które nie było dla niego normalnym dniem pracy czy też w tzw. wolną sobotę. Jak uniknąć błędu W karcie ewidencyjnej należy uwzględnić również pracę w wolne niedziele i święta oraz w tzw. wolne soboty (w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy) i to niezależnie od tego, czy później został pracownikowi udzielony w zamian za to inny dzień wolny. Trzeba również zaznaczyć, w którym dniu pracownik otrzymał w zamian dzień wolny, a jeżeli doszło do pracy nadliczbowej (np. ponad 8 godzin na dobę), również fakt pracy nadliczbowej. BŁĄD 3 Pomijanie pojedynczych godzin pracy w nocy Na czym polega błąd Zdarza się, że godziny nocne ewidencjonowane są tylko, gdy cały czas pracy przypada w porze nocnej. Natomiast pomija się pojedyncze godziny. Przykładowo, gdy u pracodawcy pora nocna ustalona została w godzinach od do 6.00, a pracownik rozpoczyna pracę o godzinie 5.00, do karty często nie jest wpisywana ta 1 godzina pracy w nocy. Jak uniknąć błędu Koniecznie uwzględniaj w karcie wszystkie nawet pojedyncze godziny pracy nocnej. BŁĄD 4 Pomijanie godzin nadliczbowych Na czym polega błąd U niektórych pracodawców w ewidencji wpisywany jest jedynie czas pracy wynikający z rozkładu (np. zawsze 8 godzin). Tymczasem podczas kontroli PIP okazuje się, że istnieją inne dokumenty potwierdzające dłuższą pracę, niż to wykazano w karcie. Niektórzy pracodawcy ewidencjonują bowiem nadgodziny w osobnych zeszytach i wypłacają dodatkowe wynagrodzenie w formie premii uznaniowej lub podwyższają podstawowe wynagrodzenie, uzgadniając z pracownikiem, że nie będą płacić osobno za nadgodziny. Takie rozwiązania nie są jednak zgodne z prawem, a nawet są obarczone sporym ryzykiem. Wielu pracowników kieruje bowiem sprawy w tym zakresie do PIP oraz do sądów pracy. Jak uniknąć błędu Rzetelnie ewidencjonuj nie tylko normalne godziny pracy pracowników, ale także czas przepracowany w nadgodzinach. Wypłacaj w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych wynagrodzenie wraz z dodatkiem w niezakamuflowany sposób. W razie sporu sąd może bowiem nie uznać zapłaty za nadgodziny np. w formie premii uznaniowej za wystarczającą i nakazać wypłacenie pracownikowi dodatku za czas faktycznie przepracowany w nadgodzinach. Zdaniem Sądu Najwyższego Uzgodnienie z pracownikiem wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych w formie premii uznaniowej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapłaty za pracę faktycznie wykonaną w tych godzinach. Wyrok SN z 18 lipca 2006 r., I PK 40/

11 Pamiętaj też, że w postępowaniu sądowym w sprawie o zapłatę wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych sąd pracy bardzo często żąda od pracodawcy przedstawienia ewidencji czasu pracy z uwzględnieniem przepracowanych nadgodzin. Jej nierzetelne prowadzenie w tym zakresie lub zupełny brak ewidencjonowania nadgodzin (np. zagubienie przez pracodawcę kart ewidencji czasu pracy) będzie wówczas okolicznością obciążającą pracodawcę. Zdaniem Sądu Najwyższego Nie można przyjąć, że ciężar dowodu w zakresie czasu pracy obarcza wyłącznie pracownika, który dochodzi roszczeń z tym związanych. To bowiem pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy, z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych, którą udostępnia na żądanie pracownika. Sąd powinien zatem wymagać od pracodawcy przedłożenia takiej dokumentacji, a w przypadku jej braku uzyskać szczegółowe wyjaśnienia odnośnie zgłaszanych przez pracowników roszczeń. Z uzasadnienia wyroku SN z 23 listopada 2001 r., I PKN 678/00 PRZYKŁAD Z SALI SĄDOWEJ Pracownik pozwał pracodawcę o nadgodziny. Sąd pracy zażądał od pracodawcy przedstawienia ewidencji czasu pracy, jednak ten oświadczył, że ewidencja zaginęła. Sąd uznał, że w takiej sytuacji należy zbadać wszystkie dostępne dokumenty potwierdzające liczbę przepracowanych godzin (np. zapiski dokonywane przez pracownika, książki wyjść i wejść, elektroniczny system potwierdzania obecności). Stwierdził też, że zagubienie dokumentacji obciąża pracodawcę, a już na pewno nie może działać na niekorzyść pracownika. To na pracodawcy spoczywa przecież ciężar prawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy. BŁĄD 5 Niezałączanie wniosku o oddanie czasu wolnego Na czym polega błąd Jeżeli Twoja firma udziela pracownikom czasu wolnego za przepracowane nadgodziny w proporcji 1:1, masz obowiązek najpierw uzyskać pisemny wniosek w tej sprawie od pracownika. Typowe błędy to rekompensowanie nadgodzin w takiej proporcji bez pisemnego wniosku (zamiast w proporcji 1:1,5) lub przechowywanie wniosków w innym miejscu niż razem z kartą. W niektórych działach kadr wnioski takie są bowiem umieszczane np. w aktach osobowych. Nie jest to prawidłowe, gdyż obowiązujące przepisy wyraźnie nakazują podpinać je do indywidualnej karty ewidencji czasu pracy. Zresztą gdy dostosujesz się do tego przepisu, czeka Cię mniej stresu w trakcie kontroli PIP, jeśli inspektor będzie chciał sprawdzić, czy masz wszystkie wymagane wnioski. Tobie z kolei będzie łatwiej kontrolować, czy właściwie udzielono pracownikom czasu wolnego za nadgodziny. Jak uniknąć błędu Wniosek o oddanie czasu wolnego za godziny nadliczbowe pobierz od pracownika przed udzieleniem tego czasu i od razu załącz go do jego karty ewidencji czasu pracy. BŁĄD 6 Wykazywanie zawsze 8-godzinnej pracy, nawet w systemie równoważnym Na czym polega błąd W systemie równoważnym czas pracy można wydłużać powyżej 8 godzin, np. do 10, a nawet 12 godzin, odpowiednio skracając go w innych dniach. W niektórych firmach nie jest to jednak uwzględniane w karcie. Zamiast tego pojawia się tam informacja, że pracownik świadczył pracę codziennie przez 8 godzin. Nie może tak być. Jak uniknąć błędu Ewidencjonuj zawsze faktyczne godziny pracy pracownika. 11

12 BŁĄD 7 Pomijanie niektórych dyżurów EWIDENCJONOWANIE CZASU PRACY Na czym polega błąd W niektórych zakładach ewidencjonowane są jedynie takie dyżury, w trakcie których pracownik wykonywał pracę. Jak uniknąć błędu Przepisy nakazują ewidencjonować wszystkie rodzaje dyżurów. Jeżeli w trakcie dyżuru pracownik wykonywał pracę, wówczas odpowiednio rozbij czas pracy i czas dyżuru, wpisując w odpowiednie rubryki liczbę godzin faktycznego dyżurowania oraz godzin zaliczanych do czasu pracy. BŁĄD 8 Błędne ewidencjonowanie rlopu w systemie równoważnym Na czym polega błąd Zdarzają się przypadki rozbieżności pomiędzy liczbą godzin pracy zaplanowaną w rozkładzie a liczbą godzin wykorzystanego urlopu wpisaną do karty ewidencji czasu pracy. Problem dotyczy pracowników pracujących w systemie równoważnym, których liczba godzin pracy w poszczególnych dniach bywa różna. Jak uniknąć błędu Aby prawidłowo wpisać do karty liczbę godzin urlopu wykorzystanego, zajrzyj najpierw do rozkładu (harmonogramu) czasu pracy danego pracownika. Następnie w karcie wpisz taką liczbę godzin urlopu, jaką pracownikowi zaplanowano do przepracowania. Czyli jeśli np. miał przepracować danego dnia 12 godzin, ale skorzystał z urlopu zaznacz wykorzystanie 12 godzin urlopu (a nie 8 godzin). Problem pojawiłby się, gdybyś nie sporządził harmonogramu (grafiku) na okres, w którym i tak było wiadomo, że pracownik będzie na urlopie. Nie byłoby bowiem jasne, jaką liczbę godzin urlopu należy wpisać do karty. Dlatego lepiej sporządzaj harmonogramy również na okresy, w których zaplanowano urlop chociaż i tak z góry wiesz, że nie wystąpi w nich praca. BŁĄD 9 Brak wyszczególnienia rodzaju zwolnienia od pracy Na czym polega błąd W niektórych kartach znajduje się informacja, że pracownik korzystał np. z innej usprawiedliwionej nieobecności. Brak jest natomiast rozróżnienia, czy był to np. urlop okolicznościowy, urlop szkoleniowy, czy też tzw. opieka nad dzieckiem. Jak uniknąć błędu Z uwagi na różne zasady wynagradzania poszczególnych okresów niewykonywania pracy konieczne jest wskazywanie z jakiego konkretnego rodzaju zwolnienia pracownik korzystał. Każdy dokument kadrowy od zatrudnienia do zwolnienia sporządzisz w 5 minut! W 100% bezbłędnie! Teraz każdy dokument kadrowy od zatrudnienia do zwolnienia sporządzisz w 5 minut! W 100% bezbłędnie! Zawsze według najnowszych interpretacji prawnych Państwowej Inspekcji Pracy i Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Tak, by inspektor PIP nic Ci nie zarzucił. Nie narażając firmy na kary ani na sprawy w sądzie pracy. Dzięki poradnikowi Dokumentacja kadrowa, zyskasz cenny czas i pewność, że prawidłowo prowadzisz dokumentację pracowniczą. ZAMÓW NA 30-dni do TESTU! 12

13 BŁĄD 10 Wypożyczanie pracownikom oryginału karty Na czym polega błąd Zdarza się, że pracownik przychodzi do działu kadr i prosi o udostępnienie jego karty ewidencji czasu pracy z danego miesiąca, kwartału itp. Wówczas często pracodawca po prostu daje mu oryginał karty i nie zawsze kontroluje, czy pracownik po przejrzeniu karty ją zwrócił. Jest to bardzo częsty powód zaginięcia kart ewidencji, co może mieć negatywne konsekwencje dla pracodawcy (patrz błąd 4). Jak uniknąć błędu Masz wprawdzie obowiązek udostępnić pracownikowi imienną kartę ewidencji czasu pracy na jego żądanie (art kp). Jednak oryginał tego dokumentu jest Twoją własnością i to Ty musisz go przechowywać. Pamiętaj więc, aby nie wydawać pracownikowi oryginału karty ewidencji czasu pracy. Możesz co najwyżej umożliwić mu wgląd do karty, lub jej powielenie np. skserowanie. Miej jednak nad tym pełną kontrolę! WSKAZÓWKA Wskazówka Ewidencję czasu pracy dla konkretnego pracownika zacznij prowadzić od razu po zatrudnieniu pracownika i na bieżąco ją wypełniaj przez cały okres trwania stosunku pracy. Pamiętaj, że zaniedbując bieżące prowadzenie karty nie tylko narażasz się na sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest bowiem wykroczeniem przeciwko prawom pracownika karanym grzywną. Łatwiej będzie Ci też o popełnienie błędu w trakcie dokonywania rozliczeń z pracownikami. Gdy chcesz uniknąć pomyłki przy wypełnianiu karty, zwłaszcza, gdy godziny pracy w Twojej firmie podlegają dużym zmianom, możesz w ustalonych odstępach czasu (np. raz na miesiąc) pokazywać każdemu pracownikowi jego kartę, aby sprawdził, czy dane się zgadzają. Po przejrzeniu karty przez pracownika, warto uzyskać jego podpis, który może stanowić dowód, że pracownik nie zgłaszał zastrzeżeń. Podpisywane co miesiąc przez pracownika karty ewidencji czasu pracy mogą okazać się więc bardzo przydatnym dokumentem w razie sporu z pracownikiem, dotyczącym np. zapłaty za nadgodziny. Gdzie i jak długo przechowujesz karty ewidencji czasu pracy Trzymaj karty w segregatorze Imienne karty ewidencji czasu pracy wszystkich pracowników wraz z ich wnioskami o odbiór czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych mogą być gromadzone w odrębnym segregatorze. Nie przechowuj natomiast tych dokumentów w aktach osobowych poszczególnych pracowników. przez co najmniej 3 lata Przepisy prawa pracy nie przewidują okresu, w jakim jesteś zobowiązany do przechowywania ewidencji czasu pracy. Przyjmuje się, że powinieneś przechowywać karty przez co najmniej 3 lata. W tym okresie roszczenia ze stosunku pracy, w tym te, które wynikają z przepisów o czasie pracy nie ulegają przedawnieniu. Po tym okresie, gdyby pracownik chciał skutecznie dochodzić roszczeń, np. wypłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, możesz skutecznie przed sądem pracy podnosić tzw. zarzut przedawnienia. Powoduje on nieuwzględnienie przez sąd pracy takich przedawnionych roszczeń pracownika. 13

14 i w odpowiednich warunkach EWIDENCJONOWANIE CZASU PRACY Masz obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy a więc także karty ewidencji czasu pracy w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Nie trzymaj więc kart ewidencji w miejscu, w którym mogłyby być np. zalane, podarte, zagubione lub skradzione. Pamiętaj, że za niewłaściwe przechowywanie dokumentacji kadrowej grozi Ci kara grzywny! Podstawa prawna: art. 128, 149, art. 281 pkt 5, 6, art , art , Kodeksu pracy, rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286, ze zm.), art. 14 ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. z 2003 r., nr 166, poz. 1608, ze zm.), art. 2 ustawy z 2 marca 2007 r., o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy Kodeks pracy (Dz. U. nr 64, poz. 426). Z poradnika Dokumentacja kadrowa dowiesz się m.in.: Co robić, gdy pracownik nie przedstawi od razu wszystkich dokumentów, lecz po jakimś czasie doniesie któryś z nich? Jakie informacje muszą znaleźć się w ewidencji czasu pracy dla zatrudnionego w systemie podstawowego czasu pracy? Czy specjalista ds. personalnych ponosi osobistą odpowiedzialność za nieprowadzenie lub niewłaściwe prowadzenie akt osobowych albo błędy w aktach osobowych pracowników? Dzięki zamieszczonym w poradniku wzorom dokumentów wraz z podstawą prawną i instrukcją wypełniania oraz przykładami typowych i nietypowych pomyłek będziesz pewien, że przygotujesz dokumenty w 100% bezbłędnie. ZAMÓW NA 30-dni do TESTU! 14

15 Karta ewidencji miesięcznej czasu pracy Rok Miesiąc... Nazwisko i imię pracownika... Stanowisko... Komórka organizacyjna... Dzień miesiąca Suma godz. Godziny faktycznie przepracowane W tym: godziny normalne Godziny ponadwymiarowe Godziny nadliczbowe Godziny nocne Dyżur Zwolnienia lekarskie: choroba (Ch), opieka nad chorym członkiem rodziny (Op) Urlopy: macierzyński (Um), wychowawczy (Uwych) Urlopy: wypoczynkowy (Uw), okolicznościowy (Uo) Delegacja (D) Inne nieobecności płatne (Np) Nieobecności bezpłatne (Nb) Nieobecności nieusprawiedliwione (Nn) Inne 15

16