PODRĘCZNIK SUKCESU KODEKS POSTĘPOWANIA PMI

Transkrypt

1 PODRĘCZNIK SUKCESU KODEKS POSTĘPOWANIA PMI

2 LIST NASZEGO DYREKTORA GENERALNEGO Koleżanki i Koledzy, Z ogromną przyjemnością przekazuję Wam Podręcznik Sukcesu PMI, który uaktualnia i zastępuje nasz Kodeks Postępowania. W Podręczniku opisano fundamentalne przekonania i cechy, które łączą nas i prowadzą podczas wspólnej drogi do osiągnięcia celów PMI. Te przekonania i cechy odzwierciedlają nasze zobowiązania wobec społeczeństwa, udziałowców, partnerów biznesowych, a przede wszystkim nasze koleżanki i kolegów. Dotyczą one sposobu, w jaki prowadzimy działalność jako poszczególne osoby i jako cała firma, zawsze i wszędzie. Przestrzegamy tych zobowiązań niezależnie od trudnych wyzwań i nacisków, z jakimi mamy niezmiennie do czynienia podczas prowadzenia działalności. Jest to dla nas jedyna gwarancja pomyślnej przyszłości. Pomagamy sobie nawzajem w realizacji tych zobowiązań, uczciwie oceniając swoje działania, a jeśli wymagają tego okoliczności, otwarcie mówimy o wątpliwościach i dzielimy się pomysłami. Zachęcam do uważnego przeczytania Podręcznika. Pomoże on Wam w codziennej pracy i rozwiązywaniu trudnych sytuacji, z jakimi możecie się spotkać. W razie wątpliwości co do właściwego sposobu postępowania nie wahajcie się prosić o pomoc. Wielu doświadczonych pracowników i specjalistów z przyjemnością pomoże Wam rozwiązać dany problem. Zaufanie, współpraca i uczciwość stanowią fundament innowacyjności w biznesie, a więc także naszego sukcesu. Z wyrazami szacunku, André Calantzopoulos

3 SPIS TREŚCI List naszego dyrektora generalnego 03 Kluczowe idee Nasze praktyki 07 Uczciwość w miejscu pracy 09 Marketing i sprzedaż 11 Konkurencja 13 Walka z łapówkarstwem i korupcją 15 Informacje firmowe 17 Oświadczenia firmowe i dokumentacja 19 Podatki i działalność handlowa 21 Konflikty interesów, prezenty i zaproszenia 23 Odpowiedzialność za łańcuch dostaw 25 Otwarte mówienie o wątpliwościach Obowiązki przełożonego Zastosowanie i uchylenie wymagań oraz wyjątki

4 KLUCZOWE IDEE

5 kluczowe idee Pewne fundamentalne przekonania dotyczące postępowania w biznesie jednoczą nas jako pracowników firmy PMI i stanowią dla nas wytyczne. Te wspólne przekonania stanowią sedno tego Podręcznika. Na kolejnych stronach przedstawiamy zasady i przykłady działań, które pozwolą nam utrzymać konkurencyjną pozycję dzisiaj i w nadchodzących dziesięcioleciach. Zasady, z którymi się zapoznasz, odzwierciedlają oczekiwania świata zewnętrznego wobec nas firmy odnoszącej sukcesy w przemyśle tytoniowym oraz nasze oczekiwania i wymagania wobec siebie nawzajem jako współpracowników realizujących cele firmy PMI. Tworząc przyszłość naszej firmy, jesteśmy dumni z jej dziedzictwa. Znakomity rozwój firmy PMI może stanowić fundament naszych działań. Musimy przy tym zawsze pamiętać, że nasz sukces wynika z prowadzenia działalności biznesowej w sposób uczciwy. Dopóki stale zyskujemy zaufanie społeczne dla naszej działalności, możemy stawiać czoła trudnym wyzwaniom i ufnie patrzeć w przyszłość. Reputacja firmy PMI bierze się z sumy naszych indywidualnych działań. Ponieważ stawka jest wysoka, wszyscy musimy dążyć we właściwym kierunku i postępować w odpowiedni sposób. Niewłaściwe postępowanie nawet jednej osoby może rzucić cień na pracę tysięcy pracowników. Właśnie dlatego wytyczne przedstawione w Podręczniku są tak ważne: jeśli będą przez nas i naszych współpracowników przestrzegane, uda nam się zachować czołową pozycję firmy PMI na rynkach światowych; jeśli zboczymy z tej drogi, zarówno poszczególnych pracowników, jak i całą firmę PMI czekają poważne konsekwencje. Aby ułatwić Ci zastosowanie tych koncepcji w codziennej pracy, w Podręczniku omówiono zagadnienia, które pojawiają się często i wymagają szczególnej uwagi. Nikt z nas nie zna oczywiście wszystkich odpowiedzi. Nie ma w tym nic złego pod warunkiem, że staramy się znaleźć jak najlepsze dostępne rozwiązania. 04

6 kluczowe idee W Podręczniku podkreśla się znaczenie cech charakteryzujących naszą pracę w firmie PMI: Jesteśmy innowacyjni, zadajemy pytania, otwarcie mówimy o wątpliwościach. Rynek stale się zmienia. W każdej organizacji jest zawsze coś do ulepszenia. Otwarcie podchodzimy do problemów. Bierność nie jest żadnym rozwiązaniem. Każdy pracownik powinien okazywać konstruktywne niezadowolenie, stale pytając: Czym się dziś zajmujemy? Dlaczego to robimy? Jakie innowacyjne rozwiązania możemy zaproponować? Mówimy otwarcie o nieprawidłowościach i o praktykach biznesowych, procesach lub produktach, które możemy udoskonalić. Zgłaszanie wątpliwości lub oferowanie rozwiązań nadaje znaczenie naszemu zaangażowaniu na rzecz innych. Firma uważnie słucha i podejmuje odpowiednie działania, jeśli pracownicy wypełniają obowiązek otwartego mówienia o wątpliwościach. Współpracujemy ze sobą. Zaangażowanie innych nie stanowi przeszkody dla obranego sposobu działania. To niezbędny etap rozwiązywania problemów. Różnorodność poglądów i opinii jest źródłem najlepszych decyzji. Zarządzamy naszą firmą w sposób oparty na przynależności; przełamujemy bariery indywidualne i bariery utrudniające współpracę między działami i funkcjami. Bierzemy odpowiedzialność i działamy. Szybko reagujemy na trudne sytuacje. Nie czekamy, aż problemy zostaną rozwiązane przez kogoś innego. Nie przekazujemy ich do rozstrzygnięcia na wyższym szczeblu. Przewodzimy swoim zespołom i czujemy się odpowiedzialni za wyniki ich pracy. Nie zadowalamy się tym, że nie popełniamy błędów. Jeśli tylko mamy informacje niezbędne do dalszych działań, podejmujemy je w sposób zdecydowany. Ważniejsze jest jednak to, że szybkość reakcji łączymy z rozwagą. Przed podjęciem ostatecznego działania zawsze jest czas na zatrzymanie się i zadanie sobie pytania, czy jest to legalne i zgodne ze zdrowym rozsądkiem, czy dokonaliśmy właściwego osądu sytuacji, i czy jest to zgodne ze sposobem, w jaki firma PMI prowadzi swoją działalność.

7 kluczowe idee Respektujemy przepisy prawa. Liczymy się z systemami politycznymi, które stosują przepisy w sposób sprawiedliwy, chronią podstawowe prawa i przedkładają równość ponad popularność czy władzę. Przepisy prawa zabezpieczają nas przed atakami na naszą swobodę prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli przepisy ustawowe i wykonawcze są zbyt restrykcyjne, możemy dążyć do zmian. Dopóki jednak zmiany te nie zostaną wprowadzone, uczciwie przestrzegamy obowiązujących przepisów. Czytając ten Podręcznik, pamiętaj także o następujących fundamentalnych zasadach: Wiemy, że społeczeństwo wymaga od nas, abyśmy postępowali w sposób odpowiedzialny. Wiele osób ma zdecydowane poglądy na temat tytoniu i firm tytoniowych. Nie oczekujemy, że każdy będzie się zgadzał ze wszystkim, co robimy. Musimy jednak liczyć się z opiniami środowisk, w których prowadzimy działalność. Nasze decyzje powinny uwzględniać rzeczywistość oraz sposób postrzegania naszego postępowania. Powinniśmy zrozumieć, że w naszym najlepszym interesie, zwłaszcza w perspektywie długoterminowej, jest przestrzeganie często bardziej rygorystycznych standardów, niż ma to miejsce w przypadku naszych konkurentów lub firm z innych sektorów. Rozumiemy, że zaufanie i uczciwość mają kluczowe znaczenie. Bez nich żadna organizacja nie może funkcjonować. W ujęciu najbardziej podstawowym polega to na tym, że nie możemy podejmować racjonalnych decyzji, jeśli nie dysponujemy rzetelnymi informacjami od współpracowników. Oczywiste jest też, że firma, która próbuje konkurować w sposób nieuczciwy i oszukańczy, nie przetrwa. Wszystko sprowadza się do wiarygodności; do tego, czy ludzie z organizacji i spoza niej mogą i powinni nam wierzyć; do spójności naszych słów i działań. Myślimy długoterminowo. Nie interesuje nas jednorazowy i krótkotrwały sukces; naszym celem jest zrównoważony rozwój. Staramy się przewidywać potencjalne szanse i problemy. Działanie na skróty, pozwalające osiągnąć tymczasowe rezultaty, stwarza tylko iluzję sukcesu, a zamiast zysków nieuchronnie przynosi straty. Zrównoważony rozwój to nie tylko wyniki finansowe; to także ludzie. Koncentrowanie się na klientach, zaangażowanie na rzecz różnorodności i przynależności oraz partnerstwo wszystkie te działania pozwalają przyjąć długoterminową perspektywę. Zadawanie pytań wiąże się przecież ze słuchaniem. Jeśli nadzorujesz pracę innych, ponosisz szczególną odpowiedzialność za słuchanie opinii i wątpliwości członków swojego zespołu (i za zapewnienie, że znają treść tego Podręcznika). Bez względu na to, czy kierujesz zespołem złożonym z dwóch czy 2000 osób, zawsze pamiętaj, że efektywne przywództwo wymaga aktywnego słuchania. 06

8 UCZCIWOŚĆ W MIEJSCU PRACY

9 UCZCIWOŚĆ W MIEJSCU PRACY Co robimy Dbamy o środowisko pracy, które jest bezpieczne, oparte na poczuciu przynależności i profesjonalizmie. Wszyscy powinniśmy mieć równe szanse wykazania się i odnoszenia sukcesów dzięki swoim umiejętnościom i efektywności pracy. Kiedy tak jest, każdy na tym korzysta. Dyskryminacja, nękanie i niebezpieczne warunki pracy są krzywdzące; stanowią przeciwieństwo tego, w jaki sposób działamy. Jak to robimy Wszystkie decyzje związane z zatrudnianiem podejmujemy na podstawie umiejętności i efektywności. Nie ograniczamy pracownikom szans wykazania się ani awansu ze względu na wiek, obowiązki związane z opieką nad dziećmi, niepełnosprawność, pochodzenie etniczne, płeć, orientację seksualną, wyznanie, ciążę lub inne cechy osobiste podlegające ochronie prawnej. Nie akceptujemy żadnych form nękania. Traktujemy innych z szacunkiem. Nie tolerujemy obrażania, gróźb ani nadużyć. Przykłady niewłaściwego postępowania to przemoc słowna, znęcanie się, niechciane propozycje i zachowania o charakterze seksualnym, zastraszanie i obraźliwe zachowanie. Nieakceptowalne są oczywiście także przemoc i groźby. O czym musimy pamiętać Zatrzymaj się i słuchaj. Niektóre zachowania mogą wiązać się z brakiem szacunku i dyskryminacją, nawet jeśli jest to niezamierzone. Ludzie czasem nieświadomie obrażają innych i narażają dobre imię firmy na szwank tylko dlatego, że nie poświęcili dość czasu na wysłuchanie cudzych opinii lub zrozumienie, jak inni mogą się poczuć lub zareagować. Jeśli np. uważasz, że jesteś najmądrzejszą osobą w zespole, a inni nie miewają dobrych pomysłów (i to okazujesz), okazujesz osobom ze swojego otoczenia brak szacunku i zrozumienia. Możesz je w ten sposób obrazić i zupełnie nie zauważyć wartościowych pomysłów. Pracownicy powinni móc swobodnie wypowiadać się w pracy. Szeroki zakres różnych postaw i opinii jest źródłem korzyści dla firmy. Budujemy i wspieramy atmosferę zróżnicowania i przynależności, dbamy o to, aby wszyscy pracownicy czuli się komfortowo. Każdy z nas ma inne potrzeby i upodobania, powinniśmy więc starać się do nich dostosować. dowiedz się więcej PMI 2-C Zatrudnienie PMI 8-C Bezpieczeństwo i higiena pracy, ochrona środowiska i ochrona mienia Bezpieczeństwo musi być naszym priorytetem. Chroń siebie i innych przed urazami, przestrzegając wszystkich obowiązujących w firmie reguł bezpieczeństwa i higieny pracy. Informuj kierownictwo o wszystkich urazach i o niebezpiecznych sytuacjach. Praca pod wpływem legalnych i nielegalnych substancji odurzających, w tym alkoholu, narkotyków i leków dostępnych na receptę, jest niebezpieczna i niedozwolona. Jeśli nie masz do tego specjalnego upoważnienia zgodnego z praktykami firmy, nie przynoś do pracy broni ani nie miej jej przy sobie podczas wykonywania obowiązków służbowych. Nasze standardy obowiązują też poza biurem. Prace w terenie, spotkania poza firmą, wyjazdy służbowe i spotkania towarzyskie pracowników to także sytuacje związane z pracą. Reguły zakazujące nękania dotyczą też np. zachowania się podczas przyjęcia pożegnalnego dla pracownika przechodzącego na emeryturę. W każdej sytuacji musisz się zastanowić, jak Twoje zachowanie może wpłynąć na współpracowników i reputację firmy. Przynależność organizacyjna pracowników. Szanujemy prawo pracowników do uczestniczenia (lub nieuczestniczenia), według ich swobodnego wyboru, w związkach zawodowych i innych reprezentujących ich organizacjach. 08

10 MARKETING I SPRZEDAŻ

11 MARKETING I SPRZEDAŻ Co robimy Jak to robimy O czym musimy pamiętać dowiedz się więcej Promocja i sprzedaż naszych produktów odbywa się w sposób odpowiedzialny i wyłącznie dla pełnoletnich osób palących. Nasze marki należą do najbardziej cenionych na świecie. Kreatywność i innowacyjność to nasz wkład w rozwój i utrzymanie wartości marki. Jednocześnie zdajemy sobie sprawę z tego, że wyroby tytoniowe stwarzają ryzyko dla zdrowia konsumentów. Angażujemy się więc wyłącznie w odpowiedzialne działania marketingowe i sprzedażowe. Jeśli nie będziemy postępować odpowiedzialnie, w dalszej perspektywie nasza firma nie będzie miała przyszłości. PMI 4-C Marketing, opakowania konsumenckie i sprzedaż PMI 7-C Rozwój, produkcja i regulacje dot. konwencjonalnych wyrobów tytoniowych Promocja i sprzedaż naszych produktów dotyczy tylko pełnoletnich osób palących. Osoby dorosłe są zdolne do podjęcia świadomej decyzji o paleniu. Ani nasze produkty, ani działania marketingowosprzedażowe nie są kierowane do osób niepełnoletnich czy niepalących. Jako wiodąca firma z branży tytoniowej, mamy obowiązek wnieść swój wkład w walkę z paleniem przez dzieci i młodzież. Ostrzegamy konsumentów przed skutkami zdrowotnymi naszych produktów. Na wszystkich reklamach i opakowaniach przeznaczonych dla konsumentów muszą znajdować się ostrzeżenia zdrowotne, nawet jeśli prawo tego nie wymaga. Działania marketingowe muszą być uczciwe i rzetelne. Informacje lub oświadczenia na temat naszych produktów umieszczane w materiałach marketingowo-sprzedażowych muszą być oparte na faktach. Przestrzegamy prawa. Regulacje dotyczące marketingu i sprzedaży są często skomplikowane i mogą wymagać dodatkowych wskazówek przy interpretacji. Jeśli wiesz o działaniach, które mogą naruszać prawo lub zasady firmy, powiedz o tym otwarcie. Wszystkie działania marketingowe muszą przejść proces akceptacji. Ze względu na to, że musimy przestrzegać bardzo rygorystycznych standardów, proces ten łączy zaufanie i szacunek do indywidualnych osądów i kreatywności z rzetelną analizą. W analizowanie proponowanych działań marketingowych angażujemy osoby na różnych stanowiskach i o różnym doświadczeniu. Jesteśmy też oceniani na podstawie działań podmiotów zewnętrznych. W przedsięwzięciach marketingowosprzedażowych często uczestniczą kontrahenci, tacy jak: agencje i hostessy. Ich działania rzutują na naszą firmę tak samo jak nasze. Jeśli w ramach działań marketingowosprzedażowych współpracujesz z podmiotami zewnętrznymi, poinformuj je o naszych zasadach i zwracaj uwagę na wszystkie potencjalne niezgodności z naszymi wartościami lub zasadami. Opracowujemy nowe produkty. Priorytetem firmy PMI jest tworzenie i wprowadzanie na rynek produktów, które pozwalają zmniejszać ryzyko chorób związanych z paleniem tytoniu. Produkty te, w zależności od charakteru i sposobu dystrybucji, mogą podlegać różnym regułom dotyczącym badań konsumenckich, marketingu i sprzedaży. Przed zaangażowaniem się w działania marketingowosprzedażowe dotyczące produktów o obniżonym ryzyku należy zapoznać się z tymi regułami. 10

12 KONKURENCJA

13 konkurencja Co robimy Jak to robimy O czym musimy pamiętać dowiedz się więcej Odnosimy sukcesy na uczciwym, konkurencyjnym rynku. Aktywnie konkurujemy z innymi dzięki jakości produktów, znajomości zachowań i opinii konsumentów, innowacjom, cenom i innym środkom zgodnym z przepisami o ochronie konkurencji. Wiemy, że konkurencja na rynku jest korzystna dla biznesu i dla naszych klientów. PMI 5-C Konkurencja i uczciwy handel Działamy w sposób niezależny od naszych konkurentów. Nigdy nawet nie myśl o omawianiu lub ustalaniu z konkurentami cen ani innych zagadnień o szczególnym znaczeniu dla konkurencji. Jeśli Twoja praca wymaga kontaktów z konkurentem, poproś o odpowiednie wytyczne przedstawicieli Działu Prawnego. Unikaj rozmów na temat cen, nowo wprowadzanych marek, programów handlowych i innych zagadnień istotnych dla konkurencji. Nie współpracujemy z partnerami handlowymi w celu wykluczenia konkurentów lub ograniczenia konkurencji na rynku. Porozumienia z klientami i dostawcami mogą stanowić problem, jeżeli wykluczają konkurentów lub sprawiają, że koszt konkurowania dla rywali jest wyższy lub jeżeli mają negatywny wpływ na konkurencję wśród dystrybutorów, detalistów i dostawców. Szczególną ostrożność w kontaktach z przedstawicielami handlu i łańcucha dostaw musimy zachować na rynkach, na których mamy istotny udział. Aby postępować właściwie, trzeba czasem prosić o pomoc. Reguły dotyczące konkurencji są skomplikowane i bywają nieintuicyjne. Dział Prawny i zarząd spółki wiedzą, co jest właściwe na danym rynku i mogą udzielić odpowiednich wskazówek. Przed podjęciem działania zadaj sobie pytanie, czy można odnieść wrażenie, że Twoja decyzja została podjęta we współpracy z konkurentami bądź miała wyeliminować rywali z rynku lub sprawić, że konkurowanie będzie od nich wymagać większych nakładów. Jeśli tak jest, musisz skonsultować się z kierownictwem i z przedstawicielami Działu Prawnego. Każda interakcja z konkurentami może stwarzać problemy prawne. Często najlepszym podejściem jest unikanie niepotrzebnych kontaktów z konkurentami. Zwłaszcza wtedy, gdy Twoje stanowisko lub okoliczności mogą chociażby sprawiać wrażenie, że przedmiotem dyskusji są ceny, warunki i programy handlowe lub inne tematy związane z konkurencją. Jeśli ktoś zacznie poruszać takie tematy, zakończ rozmowę. Daj otoczeniu jasno do zrozumienia, że nie zamierzasz brać udziału w żadnych porozumieniach antykonkurencyjnych. Następnie niezwłocznie skontaktuj się z Działem Prawnym. Sposób konkurowania jest równie ważny jak jego wyniki. Niektóre metody zwiększania sprzedaży i zysków są po prostu sprzeczne ze sposobem, w jaki działamy. Gromadzenie informacji na temat działalności naszych konkurentów także może być niewłaściwe. Rodzaj i sposób gromadzenia informacji często podlegają ograniczeniom prawnym. Współpracuj z lokalnymi prawnikami, aby poznać i stosować obowiązujące lokalnie przepisy. 12

14 WALKA Z ŁAPÓWKARSTWEM I KORUPCJĄ

15 WALKA Z ŁAPÓWKARSTWEM I KORUPCJĄ Co robimy Jak to robimy O czym musimy pamiętać dowiedz się więcej Nigdzie i z żadnego powodu nie oferujemy nikomu łapówek. Łapówkarstwo narusza przepisy prawa i dobrobyt społeczeństwa. Wiemy, że odmowa udziału w działaniach korupcyjnych może utrudniać prowadzenie działalności na niektórych rynkach, ale firma PMI po prostu nie akceptuje łapówkarstwa. Nasze stanowisko w tej sprawie jest jednoznaczne; w przeciwnym razie narażalibyśmy na szwank naszą uczciwość i reputację. Stale dowodzimy, że możemy osiągać cele biznesowe bez nieakceptowanych działań na skróty. PMI 14-C Kontakty z urzędnikami państwowymi i partnerami biznesowymi. Działalność polityczna. Nigdy nie oferuj ani nie dawaj nikomu łapówek. Nie pozwalaj innym dawać łapówek w swoim imieniu. Musimy być szczególnie ostrożni, jeśli oferujemy komuś coś wartościowego pieniądze, prezenty, przysługi lub zaproszenia na imprezy rozrywkowe może to być postrzegane jako próba wpłynięcia na decyzje lub działania służbowe tej osoby. Staraj się zawsze oceniać sytuację właściwie, a w razie wątpliwości zwróć się do Działu Prawnego, aby dowiedzieć się dokładnie, co możesz, a czego nie możesz zrobić. Nie oferuj nikomu nieoficjalnych opłat ułatwiających załatwienie transakcji (nieoficjalnych gratyfikacji), nawet jeśli lokalne prawo na nie zezwala. Nieoficjalne gratyfikacje to niewielkie kwoty lub drobne prezenty oferowane urzędnikom państwowym w zamian za przyspieszenie realizacji rutynowej procedury lub usługi. Nie rób tego, nawet jeśli dostrzegasz potrzebę wręczenia takiej gratyfikacji lub odczuwasz naciski w tej sprawie. Zwróć się do Działu Prawnego i zapytaj, jak najlepiej poradzić sobie w tej sytuacji. Dokumentuj wszystkie wartościowe przedmioty oferowane urzędnikom państwowym. Prezenty i zaproszenia dawane urzędnikom państwowym musisz zawsze zgłaszać. Spełnisz w ten sposób wymogi prawne dotyczące rzetelnej księgowości i dokumentacji. Pomoże to również uniknąć niewłaściwej interpretacji. Zanim zaoferujesz coś wartościowego urzędnikowi państwowemu, poznaj wymagania obowiązujące w firmie PMI i lokalnie. Postępowanie właściwe na jednym rynku może być nielegalne lub z innego powodu nieakceptowane na innym. W niektórych krajach nielegalne jest np. zaproszenie urzędnika państwowego do restauracji dozwolone i zwyczajowo przyjęte w innych. Co zrobić, jeśli łapówka lub nieoficjalna gratyfikacja wydaje się jedyną dostępną opcją? Jeśli uważasz, że łapówka jest niezbędna lub ktoś się jej od Ciebie domaga, musisz o tym otwarcie powiedzieć. Firma zaangażuje odpowiednie osoby, aby znaleźć właściwe rozwiązanie. Często udaje się rozstrzygnąć problem w trakcie rozmów z urzędnikami wyższego szczebla lub przedstawicielami stowarzyszeń branżowych. Jeśli okaże się to niemożliwe, zrezygnujemy z danej możliwości biznesowej lub zweryfikujemy swoje cele. Definicja urzędnika państwowego może Cię zaskoczyć. Współpraca z urzędnikami państwowymi wymaga zachowania szczególnej ostrożności, a prawo stawia bardzo szczególne wymagania dotyczące kontaktów z osobami na takich stanowiskach. Do urzędników państwowych należą pracownicy administracji krajowej i lokalnej oraz kandydaci na stanowiska polityczne. Definicja może również obejmować pracowników przedsiębiorstw państwowych, np. dziennikarzy pracujących dla gazet państwowych lub nawet kierownika stacji benzynowej będącej własnością państwa. Nasi kontrahenci także muszą przestrzegać naszych reguł. Każdy kontrahent, który w naszym imieniu kontaktuje się z urzędnikiem państwowym, musi przestrzegać tych samych reguł co my i nie może wręczać łapówek (bezpośrednio ani przez pośredników). 14

16 INFORMACJE FIRMOWE

17 INFORMACJE FIRMOWE dowiedz się więcej Co robimy Chronimy wartość biznesową naszych informacji i pomysłów. Źródłem informacji i pomysłów, które wykorzystujemy w pracy, są ciężka praca i kreatywność. Sposób wykorzystania i udostępniania tych informacji może zwiększyć ich wartość lub im zaszkodzić. Aby strzec tej cennej wartości, musimy stosować określone sposoby dokumentowania, chronienia, przetwarzania i zabezpieczania naszych zastrzeżonych informacji i pomysłów. Właściwe zabezpieczenie takich danych ułatwia ochronę i rozwój naszej działalności. PMI 1-C Zarządzanie informacjami firmowymi PMI 3-C Ochrona danych osobowych PMI 6-C Prawa własności intelektualnej PMI 18-C Wykorzystywanie technologii komputerowej PMI 18-CG2 Media społecznościowe Jak to robimy Chroń informacje poufne. Jeśli inni wiedzą, co myślimy lub robimy, tracimy przewagę konkurencyjną. Możemy opracować innowacyjne strategie marketingu i sprzedaży, ale nasz wysiłek straci na wartości, jeśli konkurenci z wyprzedzeniem poznają nasze plany. Nie udostępniaj bez upoważnienia informacji o szczególnym znaczeniu handlowym. Do informacji o szczególnym znaczeniu handlowym należą np. specyfikacje nowych produktów i technologii, strategie dotyczące marketingu i spraw korporacyjnych, wyniki badań, dane budżetowe i inne informacje finansowe. Szanuj prywatność i chroń dane osobowe. Gromadzimy dane osób z firmy i spoza niej. Wykorzystujemy je w związku z zarządzaniem zasobami ludzkimi, marketingiem oraz do innych legalnych celów. To typowy element prowadzenia działalności. Istnieją jednak określone reguły gromadzenia, wykorzystywania, udostępniania, przechowywania, przekazywania i usuwania danych osobowych. Służy to ochronie prywatności. Nie udostępniaj danych osobowych nikomu, kto nie jest upoważniony do ich przeglądania z istotnych powodów biznesowych. W obrocie papierami wartościowymi nie wykorzystuj informacji poufnych ani stanowiących tajemnicę zawodową. Nie ułatwiaj tego innym. W celu zapewnienia ochrony inwestorom, prawo o obrocie papierami wartościowymi zabrania kupowania i sprzedawania papierów wartościowych (akcji, obligacji, opcji itd.) osobom dysponującym istotnymi informacjami niejawnymi. Istotne informacje niejawne to informacje, które nie zostały udostępnione publicznie i które racjonalnie myślący inwestor z dużym prawdopodobieństwem uznałby za ważne w przypadku decyzji o zakupie lub sprzedaży papierów wartościowych. Nie wykorzystuj informacji niejawnych do kupowania lub sprzedawania papierów wartościowych. Nie dawaj też nikomu (małżonkowi, współpracownikowi, znajomemu, brokerowi itp.) wskazówek dotyczących istotnych informacji niejawnych. Przed przekazaniem niepublicznych danych finansowych lub biznesowych inwestorowi skonsultuj się z naszym biurem ds. relacji z inwestorami. Wykorzystanie w obrocie papierami wartościowymi informacji poufnych lub stanowiących tajemnicę zawodową stanowi nadużycie zaufania, jakie pokłada w Tobie PMI, jest nielegalne i nieuczciwe wobec innych inwestorów. Chroń naszą własność intelektualną. Jeśli cenny pomysł nie jest właściwie chroniony, może utracić swoją wartość z wielu powodów. Skontaktuj się z Działem Prawnym, aby dowiedzieć się, jak prawa autorskie, patenty, znaki towarowe i inne formy praw własności intelektualnej chronią wartość naszych pomysłów i opracowywanych produktów. Szanuj poufność i prawa własności intelektualnej innych osób. Nie kradnij tajemnic ani własności intelektualnej ani materialnej innych osób. Dotyczy to zarówno spraw dużych (np. procesu produkcyjnego będącego tajemnicą firmy), jak i małych (np. znalezionego w Internecie zdjęcia chronionego prawami autorskimi). Zachowaj ostrożność wobec pomysłów przedstawianych przez osoby z zewnątrz z ich własnej inicjatywy. Jeśli ktoś spoza firmy zgłosi się do Ciebie z takim pomysłem, przed jego wykorzystaniem lub udostępnieniem niezwłocznie skontaktuj się z Działem Prawnym. Zmniejszysz w ten sposób ryzyko roszczeń podmiotów zewnętrznych wobec praw do pomysłów, które już posiadamy, lub oskarżeń o ich kradzież. Przechowuj dokumentację wymaganą przez prawo i firmę. We wszystkich spółkach obowiązują harmonogramy przechowywania dokumentacji. Określają one, które dokumenty należy zachowywać i jak długo. Harmonogramy te gwarantują, że firma dysponuje informacjami niezbędnymi do prowadzenia działalności i że spełnia wymagania regulacyjne. Raz na jakiś czas możesz otrzymać tzw. Notę Wstrzymania Prawnego (Legal Hold Notice) zawiadomienie o konieczności zachowania określonych dokumentów, np. ze względu na toczący się proces sądowy lub dochodzenie państwowe. Jeśli otrzymasz Legal Hold Notice, musisz przestrzegać podanych w niej wytycznych i zachować wszystkie wskazane w niej dokumenty. 16

18 OŚWIADCZENIA FIRMOWE I DOKUMENTACJA

19 oświadczenia firmowe i dokumentacja Co robimy Komunikujemy się otwarcie i uczciwie. Oświadczenia składane przez naszą firmę wpływają na to, jak postrzega nas opinia publiczna. Publiczne zaufanie do naszej uczciwości jest ważne dla długoterminowego zrównoważonego rozwoju firmy. Aby można było utrzymać to zaufanie, cała nasza komunikacja publiczna musi być zgodna z prawdą, rzetelna i nie może wprowadzać w błąd. Tych samych praktyk przestrzegamy w odniesieniu do komunikacji i dokumentacji wewnętrznej. Jak to robimy Nasze sprawozdania finansowe są rzetelne i zrozumiałe. Inwestorzy powinni mieć możliwość podejmowania decyzji na podstawie tego, co mówimy. Nasze sprawozdania finansowe i inne dane finansowe udostępniane organom regulacyjnym i opinii publicznej muszą przedstawiać zrozumiały i kompletny obraz naszej działalności. Księgi i dokumentację prowadzimy w sposób rzetelny. Rzetelność ksiąg i dokumentacji nie ogranicza się do naszych sprawozdań finansowych. Sporządzane przez pracowników i firmę raporty dotyczące informacji biznesowych muszą być rzetelne, pełne i terminowe. Nie składamy oświadczeń w sprawach naukowych, jeśli nie mamy solidnych dowodów. Opracowujemy produkty, które potencjalnie mogą zmniejszyć zagrożenia związane z paleniem. Aby sprostać temu niezwykle trudnemu zadaniu, nasi naukowcy mający fachową wiedzę z wielu dziedzin tworzą i oceniają prototypy produktów. Dysponujemy solidną platformą wysokiej jakości umożliwiającą prowadzenie takich badań. Należą do nich badania przedkliniczne i kliniczne, badania behawioralne i monitorowanie produktów wprowadzonych do obrotu. Nasze oświadczenia naukowe są poparte danymi, które udostępniamy publicznie, umożliwiając ich weryfikację przez inne podmioty naukowe. O czym musimy pamiętać Te same zasady dotyczą komunikacji wewnętrznej. Codzienna komunikacja służbowa powinna być uczciwa, rzetelna i kompletna. Staraj się wyrażać zrozumiale. Nie myl faktów z opiniami. Jeśli chcesz postawić hipotezę na jakiś temat, wyraźnie to zaznacz. O ile nie należy to do Twoich obowiązków służbowych, nie oceniaj sytuacji prawnej ani nie wygłaszaj opinii prawnych. Serwisy społecznościowe nie są prywatne. To naturalne, że używamy serwisów społecznościowych, aby dzielić się wrażeniami i przemyśleniami. Pamiętaj jednak, że to, co piszesz w serwisach społecznościowych, to komunikacja publiczna. Nawet jeśli nie masz takiego zamiaru, może to zostać potraktowane jako ujawnienie poufnych informacji firmowych lub oświadczenie złożone w imieniu firmy, a nie Twoje indywidualne poglądy. To zaś może wprowadzić w błąd opinię publiczną i naruszyć przepisy dotyczące inwestycji i zachowania poufności. Przestrzegaj wytycznych firmowych w sprawie używania serwisów społecznościowych. dowiedz się więcej PMI 1-C Zarządzanie informacjami firmowymi PMI 18-CG2 Media społecznościowe Otwarcie informujemy o wsparciu, jakiego udzielamy innym podmiotom. Nie ukrywamy swojej roli w opracowywaniu materiałów, które mają wpływać na decyzje polityczne leżące w interesie firmy. Obejmuje to wyniki finansowanych przez nas prac na temat wpływu naszych produktów na zdrowie. Dotyczy to również prezentowania danych lub opinii na ten temat przez podmioty zewnętrzne, które finansujemy, aby dostarczać informacje pozwalające podejmować na decyzje polityczne. Taki wymóg dotyczący odpowiedzialności nie ma zastosowania, gdy niezależne podmioty zewnętrzne, w tym organy administracji państwowej i inne organizacje, działają we własnym imieniu, nawet jeśli firma PMI zapewnia im wsparcie w postaci materiałów lub danych referencyjnych. 18

20 podatki i działalność handlowa

21 podatki i działalność handlowa Co robimy Pomagamy w walce z nielegalną sprzedażą naszych produktów i niewłaściwym wykorzystywaniem zasobów firmowych. Wiele osób palących z całego świata woli nasze marki od wszystkich innych. To oczywiście bardzo korzystne zjawisko. Stanowi jednak zachętę dla przestępców zajmujących się handlem i przemytem naszych produktów w sposób naruszający przepisy celne i podatkowe lub wykorzystujących naszą firmę do prania brudnych pieniędzy. Standardy firmy PMI są jasne. Nie tolerujemy, nie ułatwiamy ani nie wspieramy przemytu ani prania brudnych pieniędzy. Współpracujemy z organami administracji państwowej, aby zatrzymać nielegalną sprzedaż naszych produktów. Nasza wiarygodność w tym obszarze zależy od naszego wyczulenia na wszelkie działania lub praktyki, które mogą naruszać nasze standardy. Jak to robimy Stosujemy praktyki biznesowe, aby zapobiec wykorzystaniu naszych aktywności i produktów w celach przestępczych. Pranie brudnych pieniędzy to proces, w którego ramach osoby fizyczne lub przedsiębiorstwa próbują ukryć źródło nielegalnie pozyskanych funduszy lub w inny sposób sprawić, aby wyglądało ono na legalne. Firma PMI przestrzega przepisów o zwalczaniu prania brudnych pieniędzy. Stosujemy procedury nakazujące unikania przyjmowania gotówki lub jej odpowiedników, pochodzących z przestępstwa. Aby zapobiec przemytowi, nasze spółki monitorują wielkość sprzedaży konsumenckiej, a w razie podejrzenia nielegalnego obrotu naszymi produktami podejmują odpowiednie działania. Zawsze weryfikujemy potencjalnych nowych klientów, dostawców i producentów kontraktowych. Współpracujemy tylko z tymi, którzy stosują podobne standardy praworządności i uczciwości. Dział Kontroli Wewnętrznej dysponuje procesami pozwalającymi identyfikować potencjalne problemy z partnerami biznesowymi. Dokładnie sprawdzamy wszystkie możliwości współpracy, aby mieć pewność, że nie wchodzimy w relacje biznesowe z krajami, reżimami, organizacjami lub osobami fizycznymi objętymi sankcjami handlowymi, których musimy przestrzegać. Analizę taką trzeba przeprowadzić przed nawiązaniem nowej relacji biznesowej. O czym musimy pamiętać Dobra znajomość dokumentu Poznaj swojego klienta oraz innych standardów podatkowohandlowych usprawnia pracę i chroni nas wszystkich przed problemami. Firmowe praktyki weryfikowania klientów i innych podmiotów zewnętrznych mogą wydawać się czasochłonne i kłopotliwe, ale dzięki nim możemy działać wydajniej i zgodnie z prawem. USA i inne kraje nakładają określone ograniczenia dotyczące współpracy handlowej z wieloma krajami i tysiącami osób fizycznych. Ich lista zmienia się codziennie. Nasze systemy pomagają nam unikać łamania prawa i gromadzić informacje niezbędne do odpowiadania na zapytania rządowe. dowiedz się więcej PMI 9-C Poznaj swoich dostawców PMI 10-C Poznaj swoich klientów i producentów kontraktowych PMI 11-C Dopuszczalne formy płatności PMI 15-C Opodatkowanie Przestrzegamy wszystkich ograniczeń antybojkotowych. Zgodnie z prawem USA, firma PMI musi zgłaszać organom rządowym wszelkie żądania uczestnictwa w bojkocie innego państwa sprzecznego z polityką USA i nie może w nich uczestniczyć. Pracownicy nie mogą podejmować żadnych działań, udostępniać informacji ani składać deklaracji, które mogłyby być postrzegane jako udział w zabronionym bojkocie zagranicznym. Aktualne informacje na temat zakazanych bojkotów zagranicznych można uzyskać w Dziale Prawnym. 20

22 KONFLIKTY INTERESÓW, PREZENTY I ZAPROSZENIA

23 Konflikty interesów, prezenty i zaproszenia Co robimy Jak to robimy O czym musimy pamiętać Podejmujemy sprawiedliwe i obiektywne decyzje. Konflikty interesów występują, gdy zakres działalności prywatnej, społecznej, finansowej lub politycznej pracownika pokrywa się częściowo z jego obowiązkami służbowymi. Większość konfliktów interesów wiąże się z relacjami osobistymi, np. bliski krewny pracownika może być zatrudniony w przedsiębiorstwie dążącym do nawiązania współpracy z firmą PMI. Nasze decyzje służbowe powinny być zawsze oparte na tym, co jest najlepsze dla firmy PMI, nie dla nas osobiście. Istnienie konfliktu nie musi stanowić problemu. Nasze wymagania dotyczące konfliktów interesów promują podejmowanie sprawiedliwych decyzji, wymagają bowiem ujawnienia, analizy i rozwiązywania konfliktów, które mogą wpływać na naszą zawodową obiektywność. Nasze reguły dotyczące prezentów i zaproszeń zabraniają przyjmowania lub oferowania czegokolwiek, co mogłoby oddziaływać na profesjonalny osąd. Oznacza to, że możemy polegać na sobie nawzajem, jeśli chodzi o podejmowanie słusznych decyzji i budowanie reputacji firmy prowadzącej działalność w sposób uczciwy. Zgłaszaj potencjalne konflikty interesów. Twoje życie prywatne jest prywatne. Firma to szanuje, ale musi wiedzieć, czy nie istnieją sytuacje, w których Twoje prywatne interesy mogą pokrywać się z Twoimi obowiązkami służbowymi. Potencjalne konflikty interesów musisz zgłaszać w Dziale Compliance, nawet jeśli uważasz, że poradzisz sobie z daną sprawą bez pomocy. Większość ludzi przecenia swoją zdolność do podejmowania obiektywnych decyzji, jeśli konkurują one z ich prywatnymi korzyściami. Najlepszym sposobem sprawdzenia własnej obiektywności jest zaangażowanie w to innych osób. Zwykle są one w stanie znaleźć metody pozwalające rozwiązać konflikt lub zapobiec mu. Nie oferuj prezentów ani zaproszeń na imprezy rozrywkowe z zamiarem wywarcia wpływu na profesjonalny osąd innych osób. Prezenty i zaproszenia to legalny sposób budowania relacji biznesowych i okazywania szacunku. Nie można ich jednak używać w celu wywierania wpływu na obiektywizm naszych kontrahentów. Szczegóły są określone w regułach dotyczących prezentów. Zawsze staraj się właściwie ocenić sytuację i unikaj prezentów, które są luksusowe, wykraczają poza przyjęty obyczaj lub mogłyby zawstydzić Twoich współpracowników. Nie bierz udziału w żadnych imprezach rozrywkowych, które mają charakter niesmaczny lub nieprzyzwoity (w tym seksualny). Oferowanie prezentów o łącznej wartości przekraczającej 250 USD w roku kalendarzowym wymaga uzyskania zgody. W poszczególnych spółkach mogą obowiązywać niższe limity. Proces zgłaszania konfliktów interesów jest prosty, poufny i uczciwy. Firma udostępnia pracownikom łatwe w obsłudze narzędzia służące do zgłaszania konfliktów interesów. Większość konfliktów interesów zostaje w rzeczywistości zaakceptowana pod określonymi warunkami dotyczącymi zaangażowanych osób. Szczegóły Twojego zgłoszenia będą znały tylko osoby, które muszą posiadać taką wiedzę. Kim jest bliski krewny? Bliski krewny to, na przykład: mąż, żona, rodzice i przybrani rodzice, dzieci i przybrane dzieci, rodzeństwo i przybrane rodzeństwo, siostrzeńcy i bratankowie, wujowie, ciotki, dziadkowie, wnuki oraz zięć, synowa, teściowie czy szwagrowie/szwagierki. Reguły dotyczące bliskich krewnych obejmują też partnerów mieszkających z pracownikiem (bez względu na to, czy związek ten jest uznawany przez lokalne prawo) oraz osoby pozostające z pracownikiem w bliskiej relacji osobistej. Jeśli nie masz pewności, czy dana osoba jest bliskim krewnym, zwróć się o pomoc do Działu Compliance. Ujawnianie konfliktów interesów dowiedz się więcej PMI 13-C Konflikty interesów PMI 14-C Kontakty z urzędnikami państwowymi i partnerami biznesowymi. Działalność polityczna. Nie przyjmuj prezentów ani zaproszeń, które mogą wpłynąć na Twój zawodowy obiektywizm. Nie przyjmuj niczego, co narusza obowiązujące w firmie reguły dotyczące prezentów bądź mogłoby zawstydzić Twoich współpracowników lub firmę. Przyjmowanie prezentów o łącznej wartości przekraczającej 250 USD w roku kalendarzowym wymaga uzyskania zgody. W poszczególnych spółkach mogą obowiązywać niższe limity. Użyj formularza internetowego lub skontaktuj się bezpośrednio z Działem Compliance. Poinformuj przełożonego, chyba że masz istotny powód aby tego nie robić. 22

24 ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA ŁAŃCUCH DOSTAW

25 ODPOWIEDZIALNOŚĆ za łańcuch dostaw Co robimy Jak to robimy O czym musimy pamiętać Zależy nam na długoterminowym rozwoju. Stale dążymy do zmniejszenia zanieczyszczenia środowiska. Wyznaczyliśmy sobie roczne oraz pięcio- i dwudziestoletnie Współpracujemy z dostawcami, którzy podzielają nasze zaangażowanie na rzecz praworządności i uczciwości. To, kogo decydujemy się włączyć do naszego Realizacja tego celu zależy od cele w zakresie zmniejszenia zanieczyszczenia łańcucha dostaw i jak działają nasi partnerzy i dostawcy, zrównoważonego rozwoju środowiska naszego łańcucha dostaw. Nasze wpływa na naszą reputację i na naszą działalność. Jeśli naszych wewnętrznych inicjatywy obejmują zrównoważony rozwój wybierasz nowego dostawcę lub dokonujesz ponownej i zewnętrznych łańcuchów produkcji rolnej, w tym ponowne zalesianie, oceny istniejącego kontrahenta, upewnij się, że rozumieją dostaw. Zmniejszamy redukcję zużycia wody i energii, recykling oni nasze zasady i zwracaj baczną uwagę na wszystko, wpływ naszej działalności i zmniejszanie poziomu emisji CO2. Co roku co mogłoby naruszać nasze standardy. na środowisko i promujemy publikujemy informacje o postępach w tej zrównoważone wykorzystanie dziedzinie. zasobów naturalnych, które są nam niezbędne. Zwracamy baczną uwagę na problem pracy dzieci i pracy Pracujemy nad tym, aby wyeliminować z naszego łańcucha dostaw pracę dzieci, pracę przymusową i inne nadużycia związane z zatrudnianiem. Nie tolerujemy przymusowej i staramy się go pracy dzieci ani pracy przymusowej. rozwiązać. Dzięki temu lepsze Nie zatrudniamy też osób nieletnich w naszej są wyniki naszej firmy i jakość firmie. Wspólnie z właścicielami gospodarstw życia społeczności, w których rolnych wdrażamy dobre praktyki rolnicze prowadzimy działalność. w celu zwiększenia poziomu zrównoważenia upraw. Od właścicieli gospodarstw rolnych dowiedz się więcej Kodeks Praktyk Związanych z Zatrudnieniem w Rolnictwie PMI 8-C Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz ochrona mienia PMI 12-C Darowizny charytatywne oczekujemy stosowania się do wymogów naszego Kodeksu Praktyk Związanych z Zatrudnieniem w Rolnictwie. Nasz program darowizn charytatywnych pomaga stwarzać nowe możliwości dla społeczności wiejskich. 24

26 OTWARTE MÓWIENIE O WĄTPLIWOŚCIACH

27 Otwarte mówienie o wątpliwościach Co robimy Jak to robimy O czym musimy pamiętać dowiedz się więcej Jeśli coś jest niewłaściwe lub może zostać udoskonalone, podejmujemy odpowiednie działania. Jeśli widzisz jakieś nieprawidłowości, powiedz o tym otwarcie, a firma wysłucha Cię i podejmie właściwe działania. Równie ważne jest, aby otwarcie mówić o możliwościach wprowadzenia udoskonaleń. Jeśli otwarcie i w dobrej wierze zgłaszasz pomysł czy wątpliwość, uzyskasz od firmy PMI pełne wsparcie. PMI 16-C Zgłaszanie podejrzeń o naruszeniu zasad praworządności Dziel się pomysłami i doświadczeniami dotyczącymi udoskonaleń. Jeśli jakieś wymaganie lub jakiś proces utrudniają Ci efektywną pracę lub wydają się zbyt skomplikowane, zgłoś to. Reguły i procesy powinny być sensowne i pomagać Ci w wypełnianiu obowiązków służbowych. Zgłaszaj też sytuacje, w których Twoim zdaniem nie podjęto odpowiednich działań chroniących firmę przed potencjalnym ryzykiem biznesowym, prawnym lub regulacyjnym. Jeśli coś jest niejasne, pytaj. Firma PMI zapewnia wszystkim pracownikom na każdym szczeblu organizacji dostęp do osób, które są w stanie odpowiadać na pytania, rozwiązywać problemy i udzielać rad. Jeśli nie wiesz, co zrobić, zapytaj na pewno uzyskasz pomoc. Walcz z nieprawidłowościami. Błędy zdarzają się każdemu. Wtedy częścią naszej pracy jest pomoc w ich skorygowaniu. Jeśli coś funkcjonuje nieprawidłowo lub może naruszać reguły opisane w tym Podręczniku, Nasze Zasady i Praktyki lub przepisy prawa, masz obowiązek otwarcie mówić o wątpliwościach. Zignorowanie potencjalnego problemu ze zgodnością z naszymi standardami może sprawić, że względnie mały problem rozrośnie się i spowoduje realne szkody dla Twoich współpracowników i firmy. Szczegółowo analizujemy przypadki zgłaszania podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości. W Dziale Compliance pracują wykwalifikowane osoby pełniące różne funkcje związane z analizowaniem potencjalnych naruszeń. Standardy prowadzenia postępowań wyjaśniających PMI regulują wszystkie dochodzenia związane z praworządnością. Po zakończeniu dochodzenia przeprowadzamy kontrolę jakości, aby upewnić się, że proces przebiegał sprawiedliwie, bezstronnie i z szacunkiem dla wszystkich zainteresowanych. Jeśli nie masz pewności, zapytaj. Jeśli obawiasz się, co się stanie, gdy otwarcie powiesz o wątpliwościach, porozmawiaj z lokalnym kierownictwem lub z Działem Compliance. Zajmą się oni Twoimi wątpliwościami i odpowiedzą na wszelkie ewentualne pytania na temat całego procesu. Jak otwarcie mówić o wątpliwościach Istnieje wiele sposobów otwartego mówienia o wątpliwościach. Skontaktuj się z: Przełożonym lub szefem działu Działem Zasobów Ludzkich Działem Prawnym Działem Compliance: - PMI.Compliance@pmi.com - Regionalnym dyrektorem compliance - Menedżerem compliance w Twojej spółce. Obsługiwana przez niezależną firmę infolinia Compliance jest dostępna we wszystkich językach używanych w firmie PMI, 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Skontaktuj się z infolinią online lub telefonicznie. Lokalne numery telefonów znajdziesz w serwisie intranetowym. Możliwe są połączenia na koszt odbiorcy. Z infolinii można korzystać anonimowo. Wyjątkiem jest kilka krajów, w których przepisy lokalne nie pozwalają na takie praktyki. Jeśli nie masz pewności, jakie ograniczenia dotyczące anonimowości obowiązują w Twojej lokalizacji, zapytaj o to na infolinii lub w Dziale Prawnym. W Polsce możliwe jest zgłoszenie anonimowe. 26

28 Obowiązki przełożonego

29 Obowiązki przełożonego Na nasze działania wpływa kultura organizacji. Kulturę tę tworzy wiele czynników. Mogą na nią wpływać pozytywnie lub negatywnie sposób pracy w zespole, sprawiedliwość w organizacji, postrzeganie zasad firmy, presja konkurencyjna, a nawet plotki. Osoby, którym firma powierza nadzorowanie pracy innych, mają szczególny obowiązek kształtowania naszej kultury korporacyjnej i środowiska pracy swoich zespołów. Znają i rozumieją ten Podręcznik oraz Zasady i Praktyki PMI przypisane do konkretnych stanowisk. Wszyscy przełożeni powinni zapewnić, że ich zespoły: Rozumieją, że postanowienia opisane w Podręczniku oraz Zasady i Praktyki PMI są stosowane sprawiedliwie i spójnie. Czują, że mogą swobodnie i otwarcie mówić o wątpliwościach i problemach z przestrzeganiem standardów i oczekują, że firma wysłucha ich obaw. Dbają o to, abyśmy prowadzili działalność w sposób uczciwy. Pielęgnowanie właściwej kultury jest znacznie trudniejsze niż po prostu polecenie pracownikom, aby stosowali się do określonych reguł. Przede wszystkim wymaga prawdziwego przywództwa. Dawaj swoim postępowaniem przykład uczciwego działania. Zdobądź zaufanie swojego zespołu porozmawiaj o zagadnieniach omówionych w tym Podręczniku. Słuchaj opinii pracowników i właściwie na nie reaguj. Pamiętaj, że milczenie członków zespołu nie musi oznaczać, że nie mają oni nic do powiedzenia. Jeśli ktoś otwarcie mówi o podejrzeniach dotyczących niewłaściwego postępowania, pamiętaj, że spełnia swój obowiązek służbowy i powinien być traktowany z szacunkiem. O wszelkich tego typu sprawach niezwłocznie informuj Dział Compliance, tak aby firma mogła obiektywnie odnieść się do zgłoszonych podejrzeń. Zaufanie musi być obustronne. Jeśli myślisz, że Twój przełożony powinien robić więcej, aby budować kulturę praworządności i uczciwości, powiedz o tym przełożonemu lub innym osobom w firmie. 28

30 Zastosowanie i uchylenie wymagań oraz wyjątki Niniejszy Podręcznik zawiera postanowienia obowiązujące wszystkich pracowników, kadrę kierowniczą i zarząd firmy PMI oraz wszystkie podmioty prowadzące działalność w naszym imieniu. Naruszenia postanowień Podręcznika lub Zasad i Praktyk dot. Compliance mogą spowodować zastosowanie sankcji dyscyplinarnych, włącznie ze zwolnieniem z pracy. W wyjątkowej sytuacji Szef Działu Compliance może uchylić postanowienia tego Podręcznika. Wyjątki do jakichkolwiek postanowień w odniesieniu do przedstawicieli kierownictwa firmy muszą być również zatwierdzone przez Zarząd PMI. Podręcznik obowiązuje firmę Philip Morris International Inc. i wszystkie jej pośrednie i bezpośrednie spółki zależne (afiliaty), zwane zbiorczo firmą Philip Morris International, firmą PMI lub firmą.

31

32 04/15 PL EX