ZAPYTANIE OFERTOWE 009/ORG/2

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE 009/ORG/2 Educator L.B. Centrum Kształcenia Liliana Kaleta ( Organizator Postępowania, Zamawiający ) zaprasza do udziału w postępowaniu dotyczącym zakupu usługi polegającej na wynajmie sal szkoleniowo-konferencyjnych oraz wyżywienia uczestników w ramach projektu Sprawdź i zmieńpoprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice. ( Projekt ). Postępowanie ma charakter niepubliczny. Postępowanie prowadzone będzie na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz., 93 z późn. zm.) oraz niniejszego zapytania ofertowego, w związku z realizacją przez Organizatora Postępowania projektu Sprawdź i zmień- poprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice, numer projektu: POKL / Organizator Postępowania - Zamawiający: Educator L.B. Centrum Kształcenia Liliana Kaleta, ul. Hanki Sawickiej 50 A lok. 20, Kalisz, nazwa skrócona: Educator L.B. URL: biuro@educatorlb.pl Telefon: Fax: Definicje Ilekroć w niniejszym Zapytaniu ofertowym jest mowa o: 1. Oferencie należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o zawarcie Umowy w ramach Postępowania; 2. Organizatorze Postępowania należy przez to rozumieć Educator L.B. z siedzibą w Kaliszu; 3. Postępowaniu należy przez to rozumieć niniejsze postępowanie przetargowe prowadzone przez Educator L.B. w przedmiocie: dotyczącym zakupu usługi polegającej na wynajmie sal szkoleniowo-konferencyjnych oraz wyżywienia uczestników w ramach projektu Sprawdź i zmieńpoprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice.

2 4. Zapytaniu ofertowym należy przez to rozumieć niniejsze zapytanie ofertowe; 5. Umowie należy przez to rozumieć umowę o treści wskazanej w Załączniku nr 2 niniejszego zapytania ofertowego. 3. Przedmiot Postępowania Przedmiotem Postępowania jest zakup usługi polegającej na wynajmie sal szkoleniowokonferencyjnych oraz wyżywienia uczestników (kod CPV: , ) na 62 dni szkoleniowe dla łącznej liczby 825 osobodni szkoleniowych. Przedmiot zamówienia został szczegółowo określony poniżej w opisie przedmiotu zamówienia. W trakcie realizacji zamówienia dopuszcza się wzrost wartości zamówienia udzielonego z zastosowaniem zasady konkurencyjności do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności. Opis przedmiotu postępowania. Oferent powinien zapewnić pożądany zakres kryteriów w odniesieniu do przedmiotu zamówienia: I. Sala szkoleniowo-konferencyjna: a) położona na terenie powiatu sieradzkiego lub poddębickiego przeznaczona do realizacji szkoleń/warsztatów, b) przystosowana do obsługi 25 osobowych grup szkoleniowych zgodnie z przepisami BHP, c) wyposażona w sprzęt dydaktyczny: laptop, projektor multimedialny, ekran, tablicę typu flipchart (na każdy dzień szkoleniowy zabezpieczone min. 20 kartek), markery 4 sztuki (w różnych kolorach) markery 4 sztuki (w różnych kolorach), d) sala musi posiadać oświetlenie naturalne/dzienne (z możliwością zaciemnienia) oraz sztuczne, a także klimatyzację. Wymagane jest wyposażenie sali w stoły i krzesła dla wszystkich uczestników. Pożądane będzie ułożenie stołów w podkowę, miejsca siedzące po zewnętrznej stronie stołu, ewentualnie ułożenie klasowe. Organizator wymaga również wydzielenia odrębnego miejsca (na sali szkoleniowej lub obok w/w sali), do celów serwowania niezależnego cateringu, zapewniającego swobodę konsumpcji dla uczestników szkoleń/warsztatów,

3 e) wymagane jest wyposażenie sali w stoły i krzesła dla wszystkich uczestników. Pożądane będzie ułożenie stołów w podkowę, miejsca siedzące po zewnętrznej stronie stołu, ewentualnie ułożenie klasowe, f) sala powinna posiadać oświetlenie naturalne/dzienne (z możliwością zaciemnienia) oraz sztuczne, a także klimatyzację. g) organizator wymaga również wydzielenia odrębnego miejsca (na sali szkoleniowej lub obok w/w sali), do celów serwowania niezależnego cateringu, zapewniającego swobodę konsumpcji dla uczestników szkoleń/warsztatów, h) sala i bezpośrednie dojście do niej dostosowane dla potrzeb osób niepełnosprawnych, i) wyposażona w zaplecze sanitarne. II. Świadczenie usług cateringowych w trakcie szkoleń/warsztatów W trakcie jednego, 8-godzinnego dnia szkoleniowego Wykonawca powinien zapewnić dla każdego Uczestnika szkolenia/warsztatu oraz trenera prowadzącego: Obiad: a) Zupa (min. 350 ml). b) Drugie danie: potrawa mięsna min. 200 g bez sosu na osobę lub na życzenie Zleceniodawcy zamiennie potrawa wegetariańska z warzywami gotowanymi oraz zestaw dwóch surówek lub warzyw sezonowych - co najmniej 200 g każdy z dodatków. ziemniaki/frytki/makarony/ryż co najmniej 200 g dla każdego uczestnika szkolenia/warsztatu. c) Deser. Np. ciasto z kremem 2 sztuki osoba lub deser lodowy min. 200 ml na osobę lub owoce sezonowe z bitą śmietaną porcja min. 250 g na osobę. d) Zimne napoje. Dwa rodzaje 100% soków owocowych do wyboru co najmniej 250 ml dla każdego uczestnika oraz woda mineralna gazowana i niegazowana (do wyboru), podana w szklanym dzbanku lub w butelkach 0.5 l na osobę. Trzy przerwy kawowe: kawa, herbata, cukier, śmietanka i mleko do kawy, soki owocowe min. dwa rodzaje, woda mineralna gazowana i niegazowana w butelkach 0,5 l, kruche ciasteczka dwa rodzaje (150 g dla każdego uczestnika szkolenia/warsztatu na dzień szkoleniowy), owoców. Gramatura obiadów powinna być zgodna z normami określonymi przez Instytut Żywności i Żywienia. Obiady powinny być podane po obróbce termicznej, dostarczone w odpowiedniej dla danego produktu temperaturze. Przerwy kawowe powinny być zapewnione w takiej ilości, by zapewnić

4 każdemu uczestnikowi szkolenia/warsztatu możliwość skorzystania z przerw kawowych w całym zakresie menu. Ww. posiłki powinny być podawane w innej sali niż sala wykładowa, ale w tym samym budynku lub na terenie tego samego ośrodka lub hotelu. Posiłki powinny być podawane na zastawie ceramicznej, z kompletem sztućców metalowych i serwetek na stołach pokrytych materiałowymi obrusami. Wykonawca musi zapewnić obsługę pozwalającą na szybkie i sprawne wydanie posiłków. Liczba osobodni wyżywienia: 825 (na każdy osobodzień wyżywienia składają się przerwy kawowe oraz obiad, zgodnie ze standardem opisanym powyżej). Liczba dni szkoleń: 62 (gdzie każdy dzień szkolenia to 8 godzin zegarowych, pod pojęciem dnia szkolenia rozumie się dzień roboczy) Grupa szkoleniowa/1 dzień szkoleniowy: os. Okres realizacji szkoleń: marzec 2013-lipiec 2014 r. Organizator wymaga podania ceny jednostkowej za wyżywienie 1 osoby za 1 dzień szkoleniowy (1 osobodzień) i wynajem sali szkoleniowej na 1 dzień szkoleniowy. Przedmiot Postępowania został szczegółowo określony w Umowie stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 4. Warunki udziału w postępowaniu. Części zamówienia. Oferty wariantowe. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert częściowych. Organizator Postępowania nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 5. Wymagane dokumenty Oferent jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą (na wzorze zawartym w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania) następujące oświadczenia i dokumenty: a. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, o którym mowa w punkcie 10 niniejszego zapytania ofertowego; b. Dokumenty potwierdzające uprawnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych; c. Oferta merytoryczna zawierająca informacje o:

5 proponowanym przykładowym menu (rekomendowane min. 2 różne menu), formie oraz sposobie podania posiłku, standardzie sali szkoleniowej (rekomendowane dołączenie zdjęć sali lub informacji o linku do strony internetowej, na której może obejrzeć zdjęcia sali), lokalizacja sali i dostępność komunikacyjna. 6. Osoby uprawnione do porozumiewania się z Oferentami Osobą upoważnioną ze strony Organizatora Postępowania do kontaktowania się z Oferentami jest: Marek Wojciechowski, tel , fax , marek.wojciechowski@educatorlb.pl 7. Oferta a. Każdy z Oferentów składa jedną ofertę według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego i oznacza ją jako OFERTA. b. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna zostać w pełni wypełniona. c. Oferent może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. d. Ofertę złożoną po terminie Organizator Postępowania zwróci bez otwierania. e. Oferent wypełni pozycje cenowe zawarte w formularzu ofertowym, podając oferowaną kwotę netto oraz kwotę brutto. f. Wszelkie cła, podatki i inne należności zostaną uwzględnione przez Oferenta w kwocie oferty. g. Oferent poda kwotę oferty w polskich złotych (PLN). Płatności odbędą się w polskich złotych (PLN) na zasadach szczegółowo określonych w Umowie. h. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, a każda strona ponumerowana u dołu strony i zaparafowana lub podpisana przez osobę (osoby) umocowaną(e) do złożenia podpisu w imieniu Oferenta. i. Oferenci ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Organizator Postępowania nie odpowiada za koszty poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. 8. Termin związania ofertą a. Złożona oferta powinna zawierać 30 (trzydziesto) dniowy termin związania ofertą.

6 b. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 7 dni przed upływem terminu związania ofertą Organizator Postępowania może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni. c. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 9. Złożenie ofert a. Oferta zostanie zapakowana do opakowania z wyraźnym oznaczeniem jako OFERTA. Opakowanie zostanie zaklejone lub zalakowane oraz oznaczone w następujący sposób: Adres Organizatora Postępowania: Educator L.B. Centrum Kształcenia ul. Hanki Sawickiej 50 A, lok Kalisz Przedmiot Postępowania: zakupu usługi polegającej na wynajmie sal szkoleniowokonferencyjnych oraz świadczenie usług cateringowych w ramach projektu Sprawdź i zmieńpoprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice. (nr zapytania 009/ORG/2). b. Na opakowaniu zostanie dodatkowo podana nazwa i adres Oferenta, co umożliwi zwrot nienaruszonej oferty w przypadku złożenia oferty po terminie lub jej wycofanie. c. Organizator Postępowania nie ponosi odpowiedzialności za zagubienie lub otwarcie oferty w przypadku nie oznakowania lub nie opieczętowania oferty zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego 10. Termin i miejsce złożenia ofert Wszystkie oferty w zaklejonych lub zalakowanych kopertach oznaczonych zgodnie z wymogami niniejszego zapytania ofertowego muszą być dostarczone pod adres: Educator L.B. Centrum Kształcenia z siedzibą w Kaliszu, Kalisz, ul. Hanki Sawickiej 50 A, lok. 20, do dnia 26 marca 2013 r., do godziny 15:00. Otwarcie ofert nastąpi w dniu ich złożenia.

7 11. Ocena i wybór oferty najkorzystniejszej a. Ocena ofert ma charakter niejawny. Organizator Postępowania dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodności ze niniejszym zapytaniem ofertowym. b. Oferta zostanie odrzucona, jeśli: jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego, jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Oferent nie zgodził się na poprawienie przez Organizatora Postępowania oczywistej omyłki pisarskiej lub rachunkowej w treści oferty, Oferent nie wyraził zgody na przedłużenie okresu związania ofertą na zasadach określonych w pkt. 8 niniejszego zapytania ofertowego. c. Z tytułu odrzucenia oferty, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Organizatorowi Postępowania. d. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Oferentom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty. e. Oferent może nie później niż w terminie składania ofert, zastrzec niejawność informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. f. Organizator Postępowania może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między Organizatorem Postępowania a Oferentem negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie zmiany w jej treści. g. Organizator Postępowania jest uprawniony do poprawienia w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich lub rachunkowych, niezwłocznie zawiadamiając o tym danego Oferenta. W terminie 2 dni od dnia zawiadomienia Oferent może nie zgodzić się na poprawienie w treści oferty oczywistych pomyłek pisarskich lub rachunkowych, w takim przypadku jego oferta podlega odrzuceniu. h. Organizator Postępowania jest uprawniony do wezwania Oferenta do uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów wymaganych do złożenia wraz z ofertą. i. Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji w zakresie oferowanej ceny z Oferentem, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, w przypadku, gdy cena podana przez Oferenta przekracza wysokość środków przeznaczonych w budżecie projektu na

8 usługę objętą niniejszym postępowaniem. W przypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji Organizator Postępowania zastrzega sobie prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia Oferentowi, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, oraz do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta została uznana za kolejną najkorzystniejszą. 12. Kryteria oceny ofert Przy ocenie i porównaniu ofert zastosowane zostaną następujące kryteria: 1. Oferta merytoryczna, tj. w przypadku wyżywienia rodzaj menu i forma oraz sposób podania posiłku, w przypadku sali szkoleniowej standard sali, lokalizacja (bliskość do centrum i dostępność komunikacyjna (możliwość dojazdu różnego rodzaju środkami transportu komunikacji miejskiej) dla uczestników szkolenia 40% punktacji (max. 40 pkt) 2. Cena brutto: a. Za 825 osobodni wyżywienia 30% punktacji (max 30 pkt); b. Za wynajem sali szkoleniowej na 62 dni szkoleniowych 30% punktacji (max 30 pkt); Każda najkorzystniejsza cenowo oferta otrzyma 30 pkt w ramach poszczególnych podpunktów, pozostałe wg zależności: C=(Cn/Co)*30 gdzie Cn cena oferty najkorzystniejszej w poszczególnych podpunktach Co cena oferty rozpatrywanej w poszczególnych podpunktach. Łącznie Oferent może otrzymać w tym kryterium max. 60 pkt. 13. Wynik a. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta zawierająca największą liczbę punktów. b. Jeżeli Organizator Postępowania nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Organizator Postępowania może wezwać Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Organizatora Postępowania ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny. c. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane

9 w złożonych ofertach. d. Do oceny ofert dodatkowych stosuje się odpowiednio punkt 13 ust. b. i 13 ust. c niniejszego zapytania ofertowego. e. Organizator Postępowania jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą odmówił podpisania Umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn. 14. Zawiadomienie o wybraniu zwycięskiej oferty Przed upływem terminu związania ofertą Organizator Postępowania zawiadomi pisemnie wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty. 15. Podpisanie Umowy Podpisanie Umowy nastąpi w terminie nie krótszym niż 1 dzień od dnia zawiadomienia o wyborze zwycięskiej oferty. Oferent stawi się i podpisze Umowę w wyznaczonym miejscu i terminie. 16. Umowa Umowa zostanie zawarta z Oferentem, który otrzymał największą liczbę punktów za złożoną ofertę. W Załączniku nr 2 do niniejszego zapytania zawarty jest wzór Umowy, którą Oferent powinien zaakceptować i potwierdzić stosownym oświadczeniem pisemnym zawartym w ofercie. Załącznik nr 2 wzór umowy stanowi integralną część zapytania ofertowego. Organizator Postępowania zastrzega możliwość złożenia zamówienia uzupełniającego lub modyfikację już złożonego zamówienia w ramach przedmiotowego postępowania przetargowego. Umowa może zostać zmodyfikowana w zakresie niezbędnym dla jej dostosowania do złożonej oferty oraz w zakresie logicznie wynikających z oferty zmian i ich spójności z treścią i kształtem zobowiązań umownych. Nie dopuszcza się składania wraz z ofertą postanowień modyfikujących treść umowy. Ewentualne zmiany zostaną ustalone drogą porozumienia pomiędzy stronami. 17. Zmiana dokumentacji postępowania. Unieważnienie Postępowania. a. Organizator Postępowania zastrzega możliwość wprowadzania zmian do dokumentacji postępowania (zapytania ofertowego wraz z załącznikami). O wprowadzonych zmianach poinformuje niezwłocznie oferentów, do których wystosował zapytanie ofertowe oraz umieści

10 informację o zmianach na stronie internetowej. b. Organizator Postępowania zastrzega sobie uprawnienie do zamknięcia Postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia Postępowania bez podawania przyczyn. c. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Organizatora Postępowania w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z uprawnień wskazanych w punkcie 1 powyżej. W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń. 18. Inne postanowienia a. Z Postępowania wyklucza się Oferentów powiązanych kapitałowo lub osobowo z Organizatorem Postępowania lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Organizatora Postępowania. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe należy rozumieć w szczególności: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub kapitałowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. b. Na potwierdzenie braku powiązań, o których mowa w lit. a, Oferent składa oświadczenie zawarte w formularzu oferty. 19. Załączniki Załączniki do zapytania ofertowego: 1. Załącznik nr 1 - Formularz oferty 2. Załącznik nr 2 - Wzór umowy

11 Nazwa oferenta: Adres: Tel. kontaktowy: OFERTA Do: Educator L.B. Centrum Kształcenia ul. Hanki Sawickiej 50 A lok Kalisz Ja/my niżej podpisani... [firma/nazwa Oferenta, siedziba, numer wpisu do rejestru] składam/y niniejszym ofertę polegającą na zapewnieniu usługi polegającej na wynajmie sal szkoleniowo-konferencyjnych oraz wyżywienia uczestników na co najmniej 62 dni szkoleniowych w ramach projektu Sprawdź i zmień- poprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice na warunkach wskazanych w umowie stanowiącej Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 007/SZKOL/2. Stosownie do pkt. 7 e Zapytania ofertowego oferujemy ceny w następującej wysokości: 1. cena netto za 1 osobodzień wyżywienia:... zł + VAT =... zł cena brutto za 1 osobodzień wyżywienia:... zł RAZEM cena brutto za 825 osobodni wyżywienia: zł słownie:... złotych 2. cena netto za wynajem sali na 1 dzień szkoleniowy:... zł + VAT =... zł cena brutto za wynajem sali na 1 dzień szkoleniowy:... zł RAZEM cena brutto za wynajem sali na 62 dni szkoleniowych: zł słownie:... złotych

12 Oświadczenia: a. Oświadczamy i zobowiązujemy się, że w przypadku wyboru naszej oferty Umowa będzie wykonywana zgodnie z zasadami określonymi w Zapytaniu ofertowym oraz treścią samej Umowy. b. Oświadczamy, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 30 dni od daty, w której upływa termin składania ofert. c. Oświadczamy, że w przypadku wyboru naszej oferty zawrzemy umowę z Organizatorem Postępowania na zasadach określonych w Zapytaniu ofertowym. d. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z treścią Zapytania ofertowego i akceptujemy je bez zastrzeżeń. e. Oświadczamy, że Oferent w imieniu którego działamy, nie jest powiązany kapitałowo ani osobowo z Organizatorem Postępowania lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Organizatora Postępowania lub osobami wykonującymi w imieniu Organizatora Postępowania czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru oferenta, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub kapitałowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpisano w dnia 2010 r. [Podpis i pieczątka Oferenta] Załączniki: 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 2. Dokumenty potwierdzające uprawnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych. 3. Oferta merytoryczna.

13 Załącznik nr 2 -wzór umowy UMOWA NR. zawarta w dniu.. w. pomiędzy: w imieniu której działa: zwaną dalej ZLECENIODAWCĄ, a zwanym dalej ZLECENIOBIORCĄ. Preambuła Niniejsza umowa zostaje zawarta w ramach projektu Sprawdź i zmień- poprawa jakości funkcjonowania urzędów JST Pajęczno, Poddębice, Świnice Warckie, Skomlin, Zapolice,, zwanego w dalszej części umowy Projektem, realizowanego w wyniku przyznania dofinansowania przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji zwane dalej Instytucją Pośredniczącą. Projekt realizowany jest przez Partnerstwo w składzie: Educator L.B. Centrum Kształcenia (Lider Partnerstwa), Powiat Pajęczański, Powiat Poddębicki, Gminę Świnice Warckie, Gminę Skomlin, Gminę Zapolice (Partnerzy), w ramach Priorytetu V Dobre rządzenie, Działania 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałania Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, nr umowy o dofinansowanie projektu UDA-POKL /12. Niniejsza umowa wynika z przeprowadzenia postępowania w trybie zasady konkurencyjności w w/w projekcie oraz na podstawie umowy wiążącej Zamawiającego z Partnerami. 1. [Przedmiot umowy] 1. Przedmiotem umowy są usługi polegające na zapewnieniu wyżywienia dla uczestników szkoleń i trenerów oraz zapewnieniu sal szkoleniowych na potrzeby szkoleń realizowanych w ramach Projektu (zwane w dalszej części umowy usługami). 2. Usługi obejmują 825 osobodni wyżywienia oraz wynajem sal na 62 dni szkoleniowych.

14 3. Usługa zapewnienia wyżywienia dla uczestników szkoleń i trenerów na każdy dzień szkolenia obejmuje: a) zapewnienie 3 przerw kawowych w każdym dniu szkolenia w miejscu szkolenia, na których każdemu uczestnikowi i trenerowi przysługuje świeżo parzona gorąca kawa i herbata, dodatki do kawy i herbaty, jakimi jest cukier, mleko, cytryna oraz woda mineralna gazowana i niegazowana, świeże ciastka, serwis gastronomiczny (zastawa, przygotowanie i sprzątanie); b) przygotowanie, dostarczenie i podanie obiadu w formie ciepłego posiłku. Podanie obiadu powinno odbywać się w miejscu zapewnionym przez Zleceniobiorcę, znajdującym się w odległości nie większej niż 200 metrów od budynku, w którym zlokalizowane jest miejsce szkolenia. Obiad będzie obejmować 2 dania ciepłe (zupa i drugie danie), soki, wodę mineralną gazową i niegazowaną oraz słodki poczęstunek, a także serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa oraz przygotowanie i sprzątanie). Na każdy dzień szkolenia zostanie przygotowane inne menu. 4. Usługa zapewnienia sal szkoleniowych na potrzeby szkoleń na każdy dzień szkolenia obejmuje: a) zapewnienie sali szkoleniowej (w lokalizacji znajdującej się w odległości nie większej niż 500 m od przystanku komunikacji miejskiej) wraz z pełnym wyposażeniem i sprzętem niezbędnym do przeprowadzenia danego szkolenia, w szczególności stołów i miejsc siedzących dla wszystkich uczestników, dostępu do światła dziennego z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, klimatyzację w okresie letnim/ogrzewanie w okresie zimowym, ekranu, tablicy typu flipchart, pisaków oraz podłączenia rzutnika multimedialnego i laptopa, dostosowanych do potrzeb osób niepełnosprawnych; b) zapewnienie zaplecza sanitarnego (toalety) zlokalizowanego nieopodal sali szkoleniowej (poza salą), dostosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych; c) zapewnienie obsługi technicznej szkolenia (w szczególności w zakresie podłączenia i poprawnego funkcjonowania sprzętu, funkcjonowania klimatyzacji/ogrzewania, itp.); d) oznaczenie drogi od wejścia do budynku do sali szkoleniowej w sposób pozwalający na bezproblemowe dotarcie uczestników do miejsca szkolenia; e) zapewnienie możliwości umieszczenia w sali oraz przed salą plakatu lub roll-upu zawierającego informację o realizowanym szkoleniu. 2.

15 [Harmonogram] 1. Świadczenie usług będzie odbywało się zgodnie z ustalonym pomiędzy Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą w formie pisemnej, miesięcznym harmonogramem, który będzie zawierał: nazwę szkolenia, termin szkolenia, liczbę uczestników danego szkolenia oraz ramowy plan szkolenia z uwzględnieniem przerw, zwanym w dalszej części umowy harmonogramem. 2. Umowę zawarto na czas realizacji szkoleń w ramach Projektu, które określone zostaną w harmonogramie, na czas nie dłuższy jednak niż do r. 3. [Należyta staranność] 1. Przedmiot niniejszej umowy winien być wykonany z należytą starannością, z zastosowaniem wiedzy i umiejętności niezbędnych do jego wykonania, zgodnie z wymogami wskazanymi przez Zleceniodawcę, z Wytycznymi Instytucji Wdrażającej oraz zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. 2. Zleceniobiorca oświadcza, że posiada kwalifikacje i umiejętności niezbędne do wykonania zlecenia objętego umową. 3. Zleceniobiorca nie może zawierać żadnych umów czy porozumień, które uniemożliwiałyby realizację niniejszej umowy i nie jest uprawniony do reprezentowania Zleceniodawcy. 4. Strony zobowiązują się do regularnej wymiany informacji dotyczących okoliczności, które mogą mieć wpływ na prawidłowe wykonywanie przedmiotu niniejszej umowy. 5. Zleceniobiorca zobowiązuje się w szczególności do; a) aktywnej współpracy ze Zleceniodawcą w zakresie wykonywania przedmiotu niniejszej umowy; b) wcześniejszego uzgodnienia z Zleceniodawcą terminów świadczenia usług; c) na każde zapytanie Zleceniodawcy informować Zleceniodawcę na nie niezwłocznie, jednakże nie później niż w terminie 7 dni od dnia zapytania przez Zleceniodawcę, o postępie w świadczeniu usług będących przedmiotem niniejszej umowy. 6. Zleceniodawca zobowiązuje się do: a) uzgodnienia ze Zleceniobiorcą terminów świadczenia usług; b) terminowej zapłaty.

16 7. Zleceniobiorca zobowiązuje się informować Zleceniodawcę o niemożności świadczenia usług, niezwłocznie, jednakże co najmniej na 7 dni przed planowaną, zgodnie z harmonogramem, datą przeprowadzenia szkolenia. 8. Jeżeli w przypadku niepoinformowania Zleceniodawcy przez Zleceniobiorcę o niemożności świadczenia usług w terminie wskazanym w harmonogramie, dane szkolenie nie zostanie przeprowadzone, Zleceniobiorca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości złotych w terminie 7 (siedmiu) dni od otrzymania stosownego wezwania od Zleceniodawcy. 9. W przypadku wykonania usługi niezgodnie z niniejszą umową Zleceniobiorca jest zobowiązany do zapłaty kary umownej w wysokości złotych brutto za każde naruszenie. 10. Jeżeli w przypadku naruszenia przez Zleceniobiorcę obowiązku, o którym mowa w ust. 7 niniejszego paragrafu oraz naruszenia wykonywania niniejszej umowy, Zleceniodawca poniesie szkodę wyższą niż zastrzeżona w ust. 8 lub 9 powyżej kara umowna, Zleceniodawca będzie uprawniony do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych, określonych w Kodeksie Cywilnym. 11. Zleceniodawca odstąpi od naliczenia kary umownej w przypadku gdy Zleceniobiorca udowodni, że naruszenie obowiązków, o których mowa w ust. 7 niniejszego paragrafu było wynikiem działania siły wyższej. 4. [Wynagrodzenie] 1. Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy kwotę. (słownie:.) zł brutto za 1 osobodzień wyżywienia, tj. łącznie.. (słownie:..) zł brutto za 825 osobodni wyżywienia. 2. Zleceniodawca zapłaci Zleceniobiorcy kwotę.. (słownie: ) zł brutto za wynajem sali szkoleniowej za 1 dzień szkolenia, tj. łącznie.. (słownie:..) zł brutto za wynajem sali szkoleniowej na 62 dni szkoleniowych. 3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 i 2 niniejszego paragrafu, płatne będzie przelewem na podstawie wystawionej przez Zleceniobiorcę, po każdym szkoleniu, faktury VAT/rachunku w terminie 30 dni od dnia jej/jego doręczenia Zleceniodawcy, z tym zastrzeżeniem, iż wypłata wynagrodzenia nastąpi nie wcześniej, niż z momentem wpłynięcia na konto Zleceniodawcy od Lidera Partnerstwa. środków finansowych przeznaczonych na pokrycie wydatków związanych z realizacją Projektu na etapie, na którym uczestniczył w nim Wykonawca.

17 4. Rachunki/faktury VAT, o których mowa w ust. 3 powyżej, będą każdorazowo wystawiane przez Wykonawcę na podstawie podpisanego przez obie Strony protokołu z adnotacją BEZ UWAG, stanowiącego dowód prawidłowego wykonania przez Wykonawcę usług w ramach danego szkolenia, nie później jednak niż w terminie 7 dni od podpisania przez Strony protokołu, o którym mowa w niniejszym ustępie. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 5. Zapłata zostaje dokonana w dniu wydania przez Zleceniodawcę jego bankowi dyspozycji przelania wynagrodzenia. 6. Wynagrodzenie jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 7. Zleceniodawca może wypłacić Zleceniobiorcy zaliczkę na poczet wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania niniejszej umowy, w wysokości nie wyższej niż 70% potencjalnego wynagrodzenia należnego Zleceniobiorcy za świadczenie usług objętych umową, o którym mowa w ust. 1 i 2 powyżej. 8. Zleceniodawca wyraża akceptację na przesyłanie wystawionych przez Zleceniobiorcę faktur VAT drogą elektroniczną, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia r., na adres mailowy, począwszy od dnia podpisania niniejszej umowy. 9. Faktury oraz ich korekty będą wysyłane w formie zapewniającej zachowanie autentyczności ich pochodzenia oraz integralność treści faktury. 10. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do cofnięcia zgody na wysyłkę faktur w formie elektronicznej, ze skutkiem w dniu następnym po cofnięciu akceptacji. 5. [Kontrole] 1. Świadczenie usług będących przedmiotem mniejszej umowy może być przedmiotem kontroli przez Instytucję Wdrażającą oraz inne uprawnione podmioty. 2. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo wglądu do dokumentów związanych z realizowanym projektem, w tym dokumentów finansowych. 3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 4. Zleceniobiorca zobowiązuje się umożliwić Instytucji Wdrażającej oraz innym uprawnionym

18 podmiotom przeprowadzenie kontroli realizacji Projektu, w tym udostępnić Instytucji Wdrażającej oraz innym uprawnionym podmiotom żądane dokumenty dotyczące realizacji Projektu. 5. Zleceniobiorca zobowiązuje się przekazywać Zleceniodawcy telefonicznie lub pocztą elektroniczną informacje o prowadzonych przez Instytucję Wdrażającą oraz inne uprawnione podmioty kontrolach realizacji Projektu, w dniu powzięcia przez Zleceniobiorcę wiadomości w tym zakresie. 6. [Rozwiązanie umowy] 1. Niniejsza umowa może zostać rozwiązana przez Zleceniodawcę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rozwiązania umowy między Zleceniodawcą a.., w oparciu o które Zleceniodawca realizuje Projekt. 2. Niniejsza umowa ulega rozwiązaniu w trybie natychmiastowym w przypadku, gdy dojdzie do wygaśnięcia, rozwiązania lub odstąpienia którejkolwiek ze stron umowy zawartej pomiędzy Liderem Partnerstwa a Instytucją Wdrażającą, w oparciu o którą Zleceniodawca realizuje Projekt. 3. W przypadku zaistnienia jednego z czynników określonych w ust. 1 i 2 powyżej, Zleceniodawca zobowiązany jest do wypłaty Zleceniobiorcy wynagrodzenia za usługi świadczone przez Zleceniobiorcę do momentu zaistnienia sytuacji określonej w wyżej wskazanym ustępie. 4. Zleceniodawca ma również prawo do rozwiązania niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku, gdy Zleceniobiorca nie wywiąże się z któregokolwiek z obowiązków, które zostały na niego nałożone w niniejszej umowie, niezależnie od obowiązku zwrotu przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy określonych kosztów lub zapłaty przez Zleceniobiorcę na rzecz Zleceniodawcy kar umownych zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy. 5. Niniejsza umowa może być rozwiązana przez każdą ze Stron w każdym czasie z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia. 7. [Zmiany i zawiadomienia] 1. Zmiany, jak również wszelkie oświadczenia woli składane na tle realizacji umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Zmiany umowy wymagają zgody obu Stron wyrażonej w formie pisemnej.

19 3. Zmiany załączników do umowy nie wymagają zmiany umowy. 8. [Właściwe przepisy] W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową obowiązują postanowienia Kodeksu Cywilnego, jak i wszelkie inne przepisy mogące znaleźć zastosowanie. 9. [Rozstrzygnięcia sporów] Strony poddają pod rozstrzygnięcie wszelkie spory zaistniałe na tle realizacji niniejszej umowy sądowi powszechnemu właściwemu dla siedziby Zleceniodawcy. 10. [Egzemplarze umowy] Umowę sporządzono w dwóch jednakowo brzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Stron. ZLECENIODAWCA ZLECENIOBIORCA

20 Załącznik Nr 1 do Umowy nr.. Protokół przyjęcia usługi Niniejszym potwierdzamy należyte wykonanie usług polegających na zapewnieniu wyżywienia dla uczestników i trenerów oraz zapewnieniu sal dla potrzeb przeprowadzenia szkoleń: Lp. Nazwa szkolenia Liczba osobodni wyżywienia Liczba dni wynajmu sali realizowanych w ramach projektu Projekt realizowany jest w ramach Poddziałania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Nazwa Zleceniodawcy:.. Data i podpis osoby reprezentującej Zleceniodawcę: Nazwa Zleceniobiorcy: Data i podpis osoby reprezentującej Zleceniobiorcę Uwagi: BEZ UWAG