Office 2007 PL. Nieoficjalny podrêcznik

Transkrypt

1 Office 2007 PL. Nieoficjalny podrêcznik Autor: Chris Grover, Matthew MacDonald, E. Moore T³umaczenie: ukasz Wita ISBN: Tytu³ orygina³u: Office 2007: The Missing Manual Format: B5, stron: 856 Wydawnictwo Helion ul. Koœciuszki 1c Gliwice tel Poznaj najg³êbiej ukryte tajemnice najnowszego MS Office Wykorzystaj nieznane mo liwoœci Worda, Excela, Accessa i PowerPointa Ujarzmij nowe interfejsy u ytkownika aplikacji Odkryj najg³êbiej ukryte narzêdzia Najnowsza wersja pakietu Microsoft Office, oznaczona numerem 2007, to prze³om. Office 2007 nie jest kopi¹ poprzedniej edycji, do której dodano kilka nowych poleceñ. To ca³kowicie nowe narzêdzie, posiadaj¹ce przeprojektowany interfejs u ytkownika, operuj¹ce na plikach w nowym formacie, oferuj¹ce nowatorskie mo liwoœci, inn¹ filozofiê pracy i zdecydowanie wy szy komfort eksploatacji. Jednak przesiadka na now¹ wersjê pakietu przy tak znacz¹cych zmianach mo e okazaæ siê doœæ skomplikowanym procesem, przy którym warto wspomóc siê dobrym podrêcznikiem. Dokumentacja do³¹czana do pakietu opisuje tylko jego podstawowe mo liwoœci. Aby staæ siê ekspertem, potrzebujesz czegoœ wiêcej. Ksi¹ ka Office Nieoficjalny podrêcznik na pewno bêdzie doskona³ym asystentem, dziêki któremu bez problemu opanujesz mo liwoœci najnowszego MS Office. Wiadomoœci w niej zawartych nie znajdziesz w oficjalnej dokumentacji. Czytaj¹c j¹, poznasz aplikacje wchodz¹ce w sk³ad pakietu, czyli Word, Excel, Access i PowerPoint, i odkryjesz wszystkie ich mo liwoœci nawet te najg³êbiej schowane. Nauczysz siê korzystaæ z nowego interfejsu u ytkownika i dostosowywaæ go do swoich potrzeb, zredagujesz dokumenty tekstowe, przygotujesz zestawienia i raporty oraz zapieraj¹c¹ dech w piersiach prezentacjê. Nowe elementy MS Office 2007 Tworzenie dokumentów w Wordzie Formatowanie czcionek i akapitów Drukowanie dokumentów Korzystanie z autokorekty i autouzupe³niania w Excelu Automatyzacja dzia³ania arkuszy Tworzenie formu³, tabel i wykresów Przygotowywanie prezentacji w PowerPoincie Wyœwietlanie prezentacji Projektowanie baz danych w Accessie Konstruowanie kwerend Tworzenie raportów i formularzy Nie musisz kupowaæ kilku ksi¹ ek, aby poznaæ najnowsz¹ wersjê MS Office. Nieoficjalny podrêcznik w zupe³noœci Ci wystarczy

2 Spis tre ci Spis tre ci Nieoficjalna czo ówka Wprowadzenie Cz I Word 2007 PL...39 Rozdzia 1. Tworzenie, otwieranie i zapisywanie dokumentów...41 Jak dzia a Word Nowy Word Uruchamianie programu Word Tworzenie nowego dokumentu Tworzenie nowego, pustego dokumentu Tworzenie nowego dokumentu na bazie ju istniej cego Tworzenie nowego dokumentu z szablonu Otwieranie istniej cego dokumentu Ró ne widoki dokumentu Widoki dokumentu: pi sposobów patrzenia na swój dokument Narz dzia grupy Pokazywanie/ukrywanie Powi kszanie i zmniejszanie widoku Grupa Okno wprowadzanie podzia ów Zapisywanie i zamykanie dokumentu Ró ne sposoby zapisywania dokumentu Rozdzia 2. Wpisywanie i edytowanie tekstu Pisanie w edytorze Word Klikaj i pisz funkcja Szybkiego formatowania Zaznaczanie tekstu Zaznaczanie za pomoc myszy Zaznaczanie za pomoc klawiatury... 75

3 Rozszerzanie zaznaczenia...76 Zaznaczanie wielu fragmentów tekstu w ró nych miejscach...77 Nawigowanie w dokumencie...78 Poruszanie si przy u yciu klawiatury...78 Poruszanie si za pomoc paska przewijania...79 Przegl danie wed ug nag ówków i innych obiektów...80 Przegl danie wed ug zak adek...81 Wycinanie, kopiowanie i wklejanie...83 Edytowanie za pomoc wst ki...84 Edytowanie za pomoc skrótów klawiaturowych...85 Edytowanie za pomoc myszy...85 Przenoszenie tekstu pomi dzy dwoma dokumentami...87 Przegl danie i wklejanie zawarto ci Schowka...87 Znajdowanie i zamienianie tekstu...90 Oszcz dzaj klawisze dzi ki Szybkim cz ciom...93 Rozdzia 3. Formatowanie tekstu, akapitów i nag ówków Podstawy formatowania...95 Formatowanie znaków...96 Formatowanie za pomoc wst ki lub okna dialogowego Czcionka...97 Formatowanie za pomoc minipaska narz dzi...98 Formatowanie za pomoc skrótów klawiaturowych...99 Zmiana wielkich i ma ych liter Formatowanie akapitów Wyrównywanie tekstu Ustawianie wci cia w akapicie Odst py mi dzy akapitami Odst py pomi dzy wierszami Wstawianie podzia u strony i wiersza Tworzenie list wypunktowania i numerowania Ustawianie tabulatorów Jak dzia aj pozycje tabulatora? Podgl d znaczników tabulatora w tek cie Usuwanie i edytowanie tabulatorów Rodzaje tabulatorów Znaki wiod ce Linijki w edytorze Word Zarz dzanie ustawieniami tabulatorów za pomoc linijki Ustawianie marginesów za pomoc linijki Ustawianie wci akapitu za pomoc linijki Szybkie formatowanie za pomoc Malarza formatów OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

4 Formatowanie za pomoc stylów Stosowanie Szybkich stylów Modyfikowanie stylów Zarz dzanie zestawami stylów Tworzenie w asnego zestawu stylów Rozdzia 4. Ustawianie parametrów dokumentu Dobieranie rozmiaru papieru i uk adu strony Zmiana rozmiaru papieru Ustawianie orientacji papieru Ustawianie marginesów dokumentu Wybieranie marginesów predefiniowanych Ustawianie marginesów niestandardowych Ustawianie marginesów broszury Wstawianie obramowania strony Dodawanie nag ówków i stopek Narz dzia nag ówka i stopki Wstawianie i zmienianie nag ówka Wstawianie odpowiedniej stopki Tworzenie w asnych nag ówków i stopek Usuwanie nag ówków, stopek i numerów stron Praca z wieloma kolumnami Kolumny niestandardowe Dzielenie wyrazów Automatyczne dzielenie wyrazów Usuwanie dzielenia wyrazów z dokumentu Dzielenie dokumentu na sekcje Wstawianie podzia ów sekcji Rozdzia 5. Motywy i szablony Wybieranie motywu Gdzie znale wi cej motywów Wybieranie szablonu Otwieranie dokumentu z szablonu U ywanie zainstalowanych szablonów Rozdzia 6. Pisownia, gramatyka i narz dzia sprawdzaj ce W czanie sprawdzania pisowni i gramatyki Sprawdzanie pisowni Sprawdzanie pisowni w trakcie pisania R czne sprawdzanie pisowni Zarz dzanie s ownikami niestandardowymi Sprawdzanie gramatyki i poprawno ci stylistycznej SPIS TRE CI 5

5 Kontrola autokorekty Jak dzia a autokorekta Dostosowywanie opcji autokorekty Autokorekta matematyczna, Autoformatowanie i Tagi inteligentne Odkrywanie narz dzi do wyszukiwania edytora Word Szukanie danych za pomoc panelu Poszukiwanie Dost p do tezaurusa w edytorze Word T umaczenie tekstu Etykiety ekranowe t umaczenia Sprawdzanie statystyki dokumentu Rozdzia 7. Drukowanie dokumentu edytora Word Szybkie i atwe drukowanie Podgl d wydruku Wybieranie drukarki Ustawianie drukarki domy lnej Zg bianie w a ciwo ci drukarki Drukowanie do pliku Adobe PDF Wysy anie faksu z edytora Word Zmiana ustawie drukowania Drukowanie cz ci dokumentu Drukowanie i sortowanie wielu kopii Drukowanie po obu stronach kartki Drukowanie kopert Drukowanie etykiet Ustawianie opcji drukowania Rozdzia 8. Tworzenie konspektu Prze czanie si na Widok konspektu Podwy szanie i obni anie poziomu nag ówków Kontrola podnag ówków w czasie podwy szania i obni ania Przenoszenie elementów konspektu Pokazywanie poszczególnych cz ci konspektu Rozwijanie i zwijanie poziomów Pokazywanie i ukrywanie tekstu Pokazywanie tylko pierwszego wiersza Pokazywanie formatowania tekstu Cz II Excel 2007 PL Rozdzia 9. Tworzenie arkuszy i poruszanie si po nich Co mo na zrobi w Excelu? Nowe funkcje Excela OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

6 Tworzenie podstawowego arkusza Tworzenie nowego arkusza Wstawianie tytu ów w kolumnach Wpisywanie danych Edytowanie danych Poruszanie si po Excelu Zak adki na wst ce Pasek formu y Pasek stanu Opcje programu Excel Zapisywanie plików Format pliku Excela Zapisywanie arkuszy w starszych formatach Zapisywanie skoroszytu w formacie PDF Odzyskiwanie danych po katastrofie Otwieranie plików Otwieranie kilku skoroszytów jednocze nie Rozdzia 10. Wprowadzanie danych do arkusza 255 Wprowadzanie ró nych typów danych Kontrolowanie typów danych Metody szybkiego wpisywania danych Autouzupe nianie Autokorekta Autowype nianie Autodopasowanie Cofnij i Wykonaj ponownie Rozdzia 11. Przemieszczanie danych w obr bie arkusza Zaznaczanie komórek Zaznaczanie ci g ych obszarów Zaznaczanie nieci g ych obszarów Automatyczne zaznaczanie danych Zaznaczanie komórek przy u yciu klawiatury Przemieszczanie komórek Proste operacje wytnij-i-wklej oraz kopiuj-i-wklej Metoda przeci gnij-i-upu Schowek Wklejanie specjalne Dodawanie i przesuwanie kolumn i wierszy Wstawianie kolumn Wstawianie wierszy Wstawianie skopiowanych lub wyci tych komórek Usuwanie kolumn i wierszy SPIS TRE CI 7

7 Rozdzia 12. Zarz dzanie arkuszami i skoroszytami 293 Arkusze i skoroszyty Dodawanie, usuwanie i ukrywanie arkuszy Nadawanie arkuszom nazw i zmiana ich uk adu w skoroszycie Znajd i zamie Podstawowa funkcja Znajd Znajd wszystko Wyszukiwanie zaawansowane Znajdowanie sformatowanych komórek Znajdowanie i zamiana warto ci Sprawdzanie pisowni Opcje sprawdzania pisowni Rozdzia 13. Formatowanie komórek Formatowanie warto ci komórek Formatowanie liczb Formatowanie dat i godzin Specjalne formatowanie specjalnych liczb Formatowanie wygl du komórek Wyrównanie i orientacja Czcionki i kolory Obramowanie i wype nienia R czne rysowanie obramowania Rozdzia 14. Ogl danie i drukowanie arkuszy Kontrolowanie widoku Powi kszanie Jednoczesne ogl danie odleg ych cz ci arkusza Blokowanie kolumn lub wierszy Ukrywanie danych Zapisywanie ustawie widoku Drukowanie Jak wydrukowa plik Excela? Szybkie drukowanie Podgl d wydruku Tworzenie nag ówków i stopek Dostosowywanie ustawie wydruku Kontrola stronicowania Znaki podzia u strony Skalowanie Podgl d podzia u stron widok z lotu ptaka OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

8 Rozdzia 15. Konstruowanie prostych formu Tworzenie prostej formu y Kolejno dzia a w Excelu Odwo ania do komórek Jak Excel formatuje komórki, które zawieraj odwo ania? Funkcje B dy w formu ach Operatory logiczne Szybkie konstruowanie formu Tworzenie formu z wykorzystaniem myszy Edytowanie formu z wykorzystaniem myszy Zak adka Formu y U ywanie przycisku Wstaw funkcj Kopiowanie formu Odwo ania bezwzgl dne Odwo ania mieszane Rozdzia 16. Tabele i wykresy Podstawowe informacje na temat tabel Tworzenie tabeli Formatowanie tabeli Edytowanie tabeli Zaznaczanie cz ci tabeli Sortowanie i filtrowanie tabeli Stosowanie prostego porz dku sortowania Sortowanie z wykorzystaniem wielu kryteriów Filtrowanie przy u yciu list warto ci Tworzenie bardziej zaawansowanych filtrów Podstawowe informacje o wykresach Wykresy osadzone i samodzielne Tworzenie wykresów przy u yciu wst ki Zak adki sekcji Narz dzia wykresów wst ki Drukowanie wykresów Cz III PowerPoint 2007 PL Rozdzia 17. Tworzenie prostej prezentacji Co mo esz zrobi w PowerPoincie 2007? Co nowego w PowerPoincie Nowe formaty plików Poprawiona grafika Wi cej gotowych motywów SPIS TRE CI 9

9 Rozpoczynasz tworzenie nowej prezentacji Tworzenie nowej prezentacji od podstaw Tworzenie prezentacji w oparciu o istniej cy szablon, motyw lub gotow prezentacj Wybieramy motyw Wstawiamy tekst Wype nianie istniej cych pól tekstowych Dodawanie nowych pól tekstowych Dodajemy kolejne slajdy Wybieramy slajd do edycji Nawigowanie za pomoc paska przewijania Nawigowanie za pomoc kart Slajdy i Konspekt Wyszukiwanie Dodajemy notatki prelegenta Przygotowujemy i drukujemy materia y informacyjne Zapisujemy i zamykamy prezentacj Odtwarzamy prezentacj Rozdzia 18. Edytowanie slajdów Edytowanie tekstu Zaznaczanie tekstu Wycinanie tekstu Kopiowanie tekstu Wklejanie tekstu Przemieszczanie tekstu Usuwanie tekstu Przywracanie poprzedniego stanu (polecenie Cofnij) Automatyczne wyszukiwanie i zamienianie tekstu Sprawdzanie pisowni Wstawianie znaków specjalnych Rozdzia 19. Formatowanie i wyrównywanie tekstu Automatyczne formatowanie tekstu Korzystanie z opcji autoformatowania Korzystanie z opcji autodopasowania R czne formatowanie tekstu Zmiana czcionki Zmiana rozmiaru czcionki Pogrubianie, pochylanie i podkre lanie tekstu Zmiana koloru czcionki i t a Tworzenie tekstowych efektów specjalnych R czne wyrównywanie tekstu i tworzenie wci akapitowych Wyrównywanie tekstu i tworzenie kolumn Tworzenie list OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

10 Zmienianie wci Zmienianie tabulatorów Zmienianie kierunku tekstu Formatowanie pól tekstowych Rozdzia 20. Formatowanie slajdów Zmiana uk adu slajdu Stosowanie gotowych uk adów Zmiana orientacji slajdu Zmiana po o enia pól tekstowych U atwienia w precyzyjnym ustawianiu pól tekstowych powi kszenie, prowadnice i siatka Zmiana koloru t a Tworzenie t a z efektem gradientowym Ponowne stosowanie motywu, kolorów i czcionek Ponowne stosowanie motywu Ponowne stosowanie schematu kolorów Ponowne stosowanie czcionki Rozdzia 21. Edytowanie pokazu slajdów Ogl danie wielu slajdów jednocze nie Panel Slajdy Widok Sortowanie slajdów Dodawanie, usuwanie i przemieszczanie slajdów Dodawanie pustych slajdów Usuwanie slajdów Zmienianie kolejno ci slajdów Powielanie slajdów Wycinanie, kopiowanie i wklejanie slajdów Wstawianie slajdów pobranych z innej prezentacji Edytowanie wzorców slajdów i uk adów Stosowanie wielu wzorców slajdów Dodawanie nag ówków i stopek Dodawanie stopek do slajdów Dodawanie nag ówków i stopek do materia ów informacyjnych oraz notatek Rozdzia 22. Wstawianie wykresów, diagramów i tabel Tworzenie wykresów Wybieranie typu wykresu Tworzenie wykresu Modyfikowanie wykresów przy u yciu gotowych uk adów i stylów SPIS TRE CI 11

11 Tworzenie diagramów Dodawanie diagramów do slajdów Przekszta canie list tekstowych na diagramy Modyfikowanie diagramów za pomoc gotowych stylów i schematów kolorów Modyfikowanie diagramów Tworzenie tabel Tworzenie prostej tabeli Modyfikowanie tabel Zmienianie rozmiarów tabeli Przemieszczanie tabel Usuwanie tabel Rozdzia 23. Przedstawianie prezentacji Konfigurowanie pokazu slajdów Wybór typu pokazu Ukrywanie pojedynczych slajdów Wybór monitora dla wy wietlania notatek lektora Ustawianie automatycznego chronometra u Odtwarzanie w p tli Tworzenie ró nych wersji tej samej prezentacji Tworzenie pokazu niestandardowego Edytowanie pokazu niestandardowego Odtwarzanie pokazu slajdów Tworzenie pokazów programu PowerPoint Przesy anie prezentacji drog ow Nagrywanie prezentacji na p yt CD Rozdzia 24. Drukowanie prezentacji Drukowanie slajdów (po jednym na stronie) Materia y informacyjne (kilka slajdów na jednej stronie) Foliogramy Notatki prelegenta Konspekt prezentacji Rozdzia 25. Obrazy i przej cia slajdów Rysowanie na slajdach Rysowanie linii i kszta tów Rysowanie czników Dodawanie obrazów tworzonych w innych programach Wstawianie obrazów przechowywanych na komputerze Dodawanie wbudowanych obiektów clipart OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

12 Przej cia slajdów Typy przej Dodawanie przej pomi dzy slajdami Cz IV Access 2007 PL Rozdzia 26. Tworzenie pierwszej bazy danych Co mo esz zrobi za pomoc Accessa? Dwie strony Accessa Access kontra Excel Poznaj bazy danych Access Zaczynamy Tworzenie nowej bazy danych Poznaj tabele Tworzenie prostej tabeli Edytowanie tabeli Zapisywanie i otwieranie baz danych Access Tworzenie kopii zapasowych Zapisywanie bazy danych pod inn nazw lub w innym formacie Otwieranie bazy danych Otwieranie wi cej ni jednej bazy danych naraz Otwieranie bazy danych utworzonej w poprzednich wersjach Accessa Tworzenie kolejnej bazy danych Okienko nawigacji Przegl danie tabel za pomoc okienka nawigacji Zarz dzanie obiektami bazy danych Rozdzia 27. Tworzenie sprawnie dzia aj cych tabel Poznaj typy danych Widok projektu Organizowanie i opisywanie pól Jak dzia aj aktualizacje w Widoku projektu? Typy danych w Accessie Tekst Nota Liczba Waluta Data/Godzina Tak/Nie Hiper cze Za cznik Autonumerowanie Klucz podstawowy Tworzenie w asnego pola klucza podstawowego SPIS TRE CI 13

13 Sze zasad projektowania baz danych Wybierz dobre nazwy pól Dziel informacje Umieszczaj wszystkie szczegó y w jednym miejscu Unikaj powtarzania informacji Unikaj zbytecznych informacji Umieszczaj pole Identyfikator Rozdzia 28. Opanowywanie arkusza danych Dostosowywanie arkusza danych Formatowanie arkusza danych Przestawianie kolumn Zmiana wielko ci wierszy i kolumn Ukrywanie kolumn Blokowanie kolumn Nawigacja po arkuszu danych Sortowanie Filtrowanie Wyszukiwanie Drukowanie arkusza danych Podgl d wydruku Dostrajanie wydruku Rozdzia 29. Blokowanie z ych danych Podstawy integralno ci danych Zapobieganie pustym polom Ustawianie warto ci domy lnych Wykorzystanie indeksów do zapobiegania powtarzaniu warto ci Maski wprowadzania U ywanie gotowej maski Regu y sprawdzania poprawno ci Stosowanie regu y sprawdzania poprawno ci pola Tworzenie regu y sprawdzania poprawno ci pola Tworzenie regu sprawdzania poprawno ci tabeli Odno niki Tworzenie prostego odno nika ze sta ymi warto ciami Dodawanie nowych warto ci do listy odno nika Rozdzia 30. czenie tabel za pomoc relacji Podstawy relacji Powtarzaj ce si dane kontra powi zane dane To same pola: cze relacji czenie za pomoc kolumny Identyfikator Relacja rodzic potomek OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

14 U ywanie relacji Definiowanie relacji Edycja relacji Wi zy integralno ci Nawigowanie przez relacje Odno niki z powi zanymi tabelami Rozdzia 31. Kwerendy wielokrotne wyszukiwanie Podstawy kwerend Tworzenie kwerend Tworzenie kwerendy w Widoku projektu Tworzenie prostej kwerendy za pomoc Kreatora kwerend Poznaj kwerendy akcji Testowanie kwerend akcji (zachowa ostro no ) Rodzina kwerend akcji Rozdzia 32. Tworzenie raportów Podstawy raportów Tworzenie prostego raportu Rozmieszczanie elementów raportu Dodawanie i usuwanie pól Wiele widoków raportu Tworzenie raportu od podstaw Drukowanie, podgl danie i eksportowanie raportu Podgl danie raportu Eksportowanie raportu Jak zdoby dodatek Zapisz jako PDF? Formatowanie raportu Formatowanie kolumn i ich nag ówków Filtrowanie i sortowanie raportu Filtrowanie raportu Sortowanie raportu Rozdzia 33. Tworzenie prostych formularzy Podstawy formularzy Tworzenie prostego formularza Korzystanie z formularza Sortowanie i filtrowanie w formularzu Sortowanie formularza Filtrowanie formularza Korzystanie z funkcji Filtruj wed ug formularza Zachowywanie filtrów na przysz o Kreator formularzy SPIS TRE CI 15

15 Rozdzia 34. Importowanie i eksportowanie danych Powody, dla których importujemy lub eksportujemy dane Jak dzia a eksportowanie Jak dzia a importowanie Korzystanie ze Schowka Kopiowanie tabeli Accessa do innego programu Kopiowanie komórek Excela do bazy Access Operacje importowania i eksportowania Typy plików, które mo na importowa Importowanie danych Importowanie z pliku Excela Importowanie danych z pliku tekstowego Typy plików, do których mo na eksportowa dane Eksportowanie danych Dodatki Dodatek A Modyfikowanie paska Szybki dost p Dodatek B Poszukiwanie pomocy Skorowidz OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

16 Wprowadzenie Posiadanie komputera z pakietem Microsoft Office to dla rzeszy pracowników korporacyjnych niemal e obywatelski obowi zek je li chodzi o reszt spo ecze stwa, to wcale nie jest inaczej. Dla Microsoftu by a to zawsze wietna wiadomo, bo to w a nie Word, Excel, PowerPoint i Access by y przyczyn tego, e wp ywy tej firmy przekracza y dochody bud etów niejednego ma ego pa stwa. Przez ca e lata firma Microsoft korzysta a z tego niby-monopolu jako pewnego, zdaj c sobie spraw z tego, e pracownicy biurowi z ca ego wiata b d pilnie aktualizowa posiadane oprogramowanie do ka dej nowej wersji. Bo jakby nie patrze, z pracy biurowej, polegaj cej na redagowaniu listów, tworzeniu arkuszy kalkulacyjnych, prezentacji i baz danych, nikt jeszcze nie zosta zwolniony za pos ugiwanie si programami Microsoftu. Obecnie, po wydaniu wersji 2007 nasi przyjaciele z Redmond wreszcie odp acili si wiernym u ytkownikom. Wersje programów biurowych z pakietu Office 2007 zosta y gruntownie przerobione, znacznie u atwiaj c u ytkownikom korzystanie z nich. Zmiany wymagaj co prawda przyzwyczajenia si do nich, rozpoznania i obycia z nimi, ale po to masz t ksi k. Uwaga: Niniejsza ksi ka dotyczy najnowszego i najlepszego dotychczasowego wydania pakietu Microsoft Office Office 2007, przeznaczonego wy cznie dla systemów z rodziny Windows. Najnowsze wydanie pakietu dla systemów Macintosh zosta o opisane w ksi ce Office 2004 for Macintosh: The Missing Manual. Co nowego w pakiecie Office 2007 Odk d Microsoft Office podbi wiat (lata dziewi dziesi te XX wieku), programy takie jak Word, Excel, PowerPoint i Access nie zmienia y si zanadto. Cho od czasu do czasu pojawia y si zupe nie nowe, przydatne mo liwo ci, Microsoft sp dza wi cej czasu na wprowadzaniu dziwacznych gad etów, takich jak gadaj cy spinacz.

17 Co nowego w pakiecie Office 2007 Jak to mo liwe, e na moim komputerze nie ma Accessa ani PowerPointa? Je li na swoim komputerze nie mo esz w ramach pakietu Office 2007 znale programu Access albo PowerPoint, nie martw si wcale si nie zgubi y. Pakiet Office 2007 jest wydawany w kilku ró nych odmianach (firma Microsoft nazywa je wersjami ); wszystkie zawieraj programy Word 2007 i Excel 2007, z pozosta ymi rzecz wygl da ró nie. Wybór ogranicza z jednej strony wersja Basic z programami Word, Excel i Outlook (to program do obs ugi poczty elektronicznej i organizacji czasu), C Z S T O Z A D A W A N E P Y T A N I A Odmiany Office 2007 a wersja Enterprise z drugiej. Ta ostatnia to wersja dla pracowników wielkich korporacji i zawiera wszystko: nie tylko Worda, Excela, PowerPointa i Accessa, ale i szereg innych aplikacji. Je li interesuj Ci ró nice pomi dzy wersjami pakietu Microsoft Office 2007, zajrzyj na stron WWW firmy Microsoft ( gdzie poprzez odno niki Office, a nast pnie Porównaj wersje dotrzesz do tabeli zestawiaj cej zawarto poszczególnych wariantów. Je li chcesz uzupe ni sk ad swojego pakietu o programy PowerPoint i Access bez kupowania ca ego zestawu, mo esz dokupi te programy osobno. Office 2007 prze amuje ten schemat i wprowadza najwi ksze zmiany od czasu pakietu Office 95. Najbardziej rzucaj c si w oczy zmian jest znacznie poprawiony interfejs u ytkownika (okna, paski narz dzi, menu i skróty klawiaturowe u ywane w pracy z aplikacjami pakietu Office). Microsoft po zbyt d ugim okresie czasu, w którym stara si upro ci chaotyczne, prze adowane paskami narz dzi interfejsy wi kszo ci aplikacji z pakietu Office, zebra si w ko cu na odwag i zupe nie je przeprojektowa. W efekcie powsta ca kowicie nowy interfejs u ytkownika, który wreszcie jest odpowiednio intuicyjny. G ównym elementem nowego interfejsu jest nadrz dny pasek narz dziowy tak zwana Wst ka. Wst ka Najlepsz modyfikacj, któr wprowadzono do pakietu Office na przestrzeni ostatnich lat, jest koncepcja wst ki narz dziowej. Wszystko, co zechcesz zrobi w programach pakietu Office, zosta o na niej umieszczone. Zawarto wst ki zale y od programu, ale zasadniczo pozostaje ona spójna: w ka dym przypadku stanowi centrum sterowania dla wszystkich wykonywanych czynno ci. Uwaga: W programie Access 2007 wst ka jest niewidoczna do czasu utworzenia bazy danych. Wst k nale y traktowa jako rozbudowany pasek narz dziowy. Na pocz tku wydaje si, e zajmuje w oknie programu zbyt du o miejsca (zobacz rysunek W.1), ale wcale tak nie jest wi cej przestrzeni w poprzednich wersjach programów zajmowa klasyczny pasek menu z kilkoma zestawami pasków narz dzi. Poza tym wst ka zawsze jest na swoim miejscu, nigdy si nie powi ksza i poniewa nie mo na jej modyfikowa ani przenosi, tak jak paski narz dzi w poprzednich wersjach, nie mo na jej przypadkowo usun. 24 OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

18 Co nowego w pakiecie Office 2007 Rysunek W.1. Wst ka jest pe na szczegó ów. Gdy przytrzymasz kursor nad przyciskiem, nie pojawi si lakoniczny opis w ó tym polu. Zamiast tego pojawi si przyjazne okienko z krótkim, ale tre ciwym opisem. Tutaj widoczny jest efekt przytrzymania kursora nad poleceniem Tabela w Accesie 2007 PL Wskazówka: Wst ki narz dzi w Office 2007 to jeden z tych nowych elementów, które naj atwiej zrozumie i doceni w akcji na stronie pod odno nikiem Missing CD-ROM w a ciwym dla orygina u niniejszej ksi ki znajdziesz demonstracj zasady dzia ania wst ki w Wordzie. Dzi ki wst ce znacznie atwiej jest znale poszczególne funkcje i zapami ta ich po o enie, poniewa ka de z narz dzi znajduje si w logicznie powi zanych zak adkach (zwanych te kartami). Co wi cej, gdy u ytkownik odnajdzie interesuj cy go przycisk, zwykle bez trudu mo e równie odnale inne powi zane z nim polecenia, przegl daj c jedynie grup, w której przycisk si znajduje. Inaczej mówi c, wst ka nie jest tylko kolejnym wygodnym narz dziem, ale tak e doskona ym rozwi zaniem do poznania mo liwo ci poszczególnych programów. Wskazówka: Chcesz odzyska przestrze zajmowan przez wst k? Po prostu kliknij dwukrotnie aktywn zak adk, a wst ka zostanie zwini ta, pozostawiaj c jedynie wiersz z tytu ami zak adek. Ponownie kliknij dwukrotnie zak adk, aby przywróci przyciski. Jedn z przyjemniejszych cech zak adek wst ki jest to, e nigdy si nie zmieniaj to znaczy, e nie ma tu tajemniczego przemieszczania si i znikania polece. Wst ka zosta a zaprojektowana tak, aby polecenia pozostawa y zawsze w tych samych miejscach i by wiedzia, gdzie ich szuka. Jedynie kiedy powi kszysz okno programu, zmieni swój uk ad tak, aby lepiej wykorzysta dost pne miejsce (rysunek W.2). W zale no ci od wielko ci okna przycisk, który b dziesz musia klikn, mo e nie zawiera tekstu. Zamiast tego mo e pojawi si jako ma a ikona. W takiej sytuacji, aby pozna nazw tajemniczego przycisku, mo esz przytrzyma nad nim wska nik myszy, zanim zdecydujesz si, czy go klikn. WPROWADZENIE 25

19 Co nowego w pakiecie Office 2007 Rysunek W.2. W tym przyk adzie Accessowi zabrak o miejsca na wy- wietlenie sekcji Widoki, Rekordy i Znajdowanie zak adki Narz dzia g ówne, wi c zosta y one zast pione przyciskami. Gdy klikniesz który z tych przycisków, zostanie wy- wietlony panel zawieraj cy poszukiwane elementy Zak adki Aby rozmie ci wszystkie te przyciski, trzeba by o podzieli wst k na zak adki odpowiadaj ce kategoriom czynno ci. Po uruchomieniu ka dego z programów z pakietu Office zobaczysz zak adk Narz dzia g ówne to, jakie b d pozosta e zak adki, zale y od tego, o jaki program chodzi. Na przyk ad Excel na pocz tku udost pnia na wst ce siedem zak adek. Gdy która z nich zostanie klikni ta, na ekranie pojawi si zupe nie nowa kolekcja przycisków (rysunek W.3). Rysunek W.3. Po uruchomieniu Excela aktywna jest zak adka Narz dzia g ówne, natomiast po klikni ciu zak adki Uk ad strony u ytkownik zyskuje dost p do szeregu zada takich jak dostosowywanie rozmiaru strony i wykonywanie wydruków. Przyciski obecne na zak adce s zebrane w mniejsze grupy, dzi ki czemu ich organizacja jest bardziej czytelna 26 OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

20 Co nowego w pakiecie Office 2007 Zak adki kontekstowe pozwalaj pracowa ze specjalnymi obiektami, takimi jak obrazy czy wykresy. Pojawiaj si nad wst k, a w ksi ce s zapisywane z pionow kresk po kontekstowej cz ci ich nazwy, na przyk ad Narz dzia wykresów Formatowanie. Zak adki kontekstowe pojawiaj si tylko wtedy, gdy s rzeczywi cie potrzebne, i automatycznie znikaj, kiedy staj si zb dne. Na przyk ad gdy zaznaczymy wykres umieszczony na slajdzie, pojawi si trzy nowe zak adki: Narz dzia wykresów Projektowanie, Narz dzia wykresów Uk ad i Narz dzia wykresów Formatowanie. Je li nast pnie zaznaczymy fragment tekstu, PowerPoint uzna, e zako czyli my formatowanie wykresu, i ukryje te zak adki. Warto po wi ci troch czasu na przyzwyczajenie si do wst ki z zak adkami. Poklikaj poszczególne zak adki, aby dowiedzie si, co dok adnie si w nich znajduje. W trakcie lektury tej ksi ki b dziesz poznawa kolejne z tych polece. Wskazówka: Je eli dysponujesz mysz z rolk, mo esz jeszcze sprawniej porusza si po elementach zak adek poprzez ustawienie kursora nad wst k i kr cenie pokr t em. Grupy Po uruchomieniu ka dego z programów pakietu Office 2007 PL automatycznie wy wietlana jest karta Narz dzia g ówne, która zawiera opcje formatowania tekstu podzielone na odpowiednie sekcje, czyli grupy. Na przyk ad je li korzystasz z programu PowerPoint, opcje z grupy Czcionka pozwalaj zmieni tekst na pogrubiony lub podkre lony, a opcje z grupy Akapit s u m.in. do wyrównywania tekstu i formatowania go jako listy punktowanej lub numerowanej. Przyciski polece Jak atwo si domy li, aby wybra jak opcj na wst ce, nale y klikn odpowiedni przycisk. Na przyk ad aby podkre li tekst nag ówka, wystarczy go zaznaczy i w grupie Czcionka klikn przycisk Podkre lenie. Podobnie, aby zmieni kolor tekstu, nale y go najpierw zaznaczy, a nast pnie w grupie Czcionka na zak adce Narz dzia g ówne klikn przycisk Kolor czcionki. Przyciski otwieraj ce okna dialogowe Aby da nam pe n kontrol nad ka dym elementem pokazu slajdów, zachowuj c jednak podstawow zasad udost pniania wszystkich opcji na wst ce, projektanci interfejsu Office a 2007 umie cili w prawym dolnym rogu wi kszo ci grup male kie przyciski s u ce do otwierania okien dialogowych. Klikni cie takiego przycisku otwiera okno dialogowe odpowiadaj ce danej grupie. Na przyk ad je li klikniemy taki przycisk w grupie Czcionka w programie PowerPoint, otworzy si okno Czcionka pokazane na rysunku W.4. WPROWADZENIE 27

21 Co nowego w pakiecie Office 2007 Rysunek W.4. Je li klikniesz w kwadracik w prawym dolnym naro niku grupy Czcionka (zakre lone u góry), wy wietli si okno dialogowe wyboru czcionki (na dole) U ywanie wst ki z klawiatury Zdeklarowani mi o nicy klawiatury uciesz si zapewne na wie o tym, e polecenia wst ki mo na wywo ywa za pomoc klawiszy. Ca a sztuka polega na u yciu skrótów klawiaturowych, czyli serii klawiszy rozpoczynaj cej si od klawisza Alt (a zatem tego samego klawisza, za pomoc którego uaktywnia si menu). Gdy u ywa si skrótów klawiaturowych, nie trzeba naciska jednocze nie wszystkich klawiszy. (Wkrótce b dziesz si móg przekona o tym, e niektóre kombinacje klawiszy sk adaj si z tak wielu liter, e gdyby chcia nacisn je wszystkie jednocze nie, musia by poprosi o pomoc jeszcze jedn osob ). Wystarczy w takiej sytuacji naciska poszczególne klawisze jeden po drugim. Ca a sztuka korzystania ze skrótów klawiaturowych polega na tym, by zrozumie, e gdy naci ni ty zostanie klawisz Alt, trzeba wykona dwie czynno ci w nast puj cej kolejno ci: 1. wybra zak adk wst ki, 2. wybra polecenie na wst ce. Zanim wywo ane zostanie konkretne polecenie, trzeba wybra odpowiedni zak adk (nawet je li zak adka jest ju wy wietlona). Ka dy skrót wymaga naci- ni cia co najmniej dwóch klawiszy po uprzednim naci ni ciu klawisza Alt. Je li trzeba skorzysta z podmenu, liczba wymaganych naci ni klawiszy mo e by jeszcze wi ksza. 28 OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

22 Co nowego w pakiecie Office 2007 Na razie ca y proces wygl da zapewne zupe nie niepraktycznie. Jak mo na zak ada, e u ytkownik zapami ta dziesi tki ró nych kombinacji klawiszy w ramach skrótów klawiaturowych? Na szcz cie Office pomaga w u yciu nowego rozwi zania za pomoc odpowiednich wskazówek nazywanych KeyTips. Jak dzia aj wskazówki? Otó gdy naci- niesz klawisz Alt, nad ka d zak adk wst ki pojawi si litery. Po naci ni ciu litery odpowiadaj cej zak adce wy wietlone zostan litery odpowiadaj ce poszczególnym poleceniom na tej zak adce (rysunek W.5). Naci ni cie danej litery spowoduje wywo anie odpowiadaj cego jej polecenia (rysunek W.6). Rysunek W.5. Po naci- ni ciu klawisza Alt Excel wy wietli litery odpowiadaj ce ka dej zak adce, menu Office oraz przyciskom paska narz dzi Szybki dost p. Gdy naci- niesz klawisz M odpowiadaj cy zak adce Formu y, obok ka dego polecenia na zak adce pojawi si litera, jak na rysunku W.6 Rysunek W.6. W nast pnym kroku mo esz nacisn klawisz F, aby wywo a polecenie Wstaw funkcj, klawisz H wywo a polecenie Autosumowanie i tak dalej. Nie masz nawet co próbowa powi za liter z nazwami polece albo zak adek. Na wst ce znajduje si tyle funkcji, e w wi kszo ci przypadków litery nie maj adnego zwi zku z poleceniem Niektóre pozosta e skróty klawiaturowe zw aszcza te, z których u ytkownicy korzystali od lat nie wykorzystuj wst ki. Przyk adem s kombinacje klawiszy z klawiszem Ctrl. Na przyk ad skrót Ctrl+C od zawsze kopiuje zawarto zaznaczonego obszaru do schowka; Ctrl+S od zawsze zapisuje zmiany w bie cym dokumencie. Posta skrótu klawiaturowego mo esz pozna, zatrzymuj c wska nik myszy nad ikon polecenia przesu wska nik nad przycisk Wklej na zak adce Narz dzia g ówne, a zobaczysz podpowied : skrótem funkcji wklejania ze schowka jest kombinacja Ctrl+V. WPROWADZENIE 29

23 Co nowego w pakiecie Office 2007 Menu Office W pakiecie Office 2007 pozosta jeden element tradycyjnego menu obecny we wcze niejszych wersjach. Dotychczasowe menu Plik, które s u y o do otwierania, zapisywania i drukowania plików, zosta o przekszta cone w menu Office. Menu Office mo na uaktywni przez naci ni cie przycisku Office, który ma posta du ej, okr g ej ikony Office i znajduje si w lewym górnym rogu okna (rysunek W.7) we wszystkich programach pakietu. Rysunek W.7. Menu Office (tu z programu Excel) jest wi ksze i bardziej czytelne ni menu tradycyjne. Po prawej stronie menu posiada równie list ostatnio otwieranych dokumentów Za pomoc menu Office wykonuje si trzy rodzaje czynno ci: Prac z plikami (tworzenie, otwieranie, zamykanie i zapisywanie plików). Drukowanie pliku. Konfigurowanie sposobu dzia ania poszczególnych programów. Klikni cie przycisku Opcje programu Word (nazwa przycisku zmienia si w zale no ci od tego, jakiego programu u ywasz) znajduj cego si u do u menu spowoduje wy wietlenie okna dialogowego z opcjami, w którym definiuje si ustawienia dla programu. Do jednego z rozwi za wykorzystanych w menu trzeba si nieco przyzwyczai. Niektóre polecenia menu ukrywaj podmenu z dodatkowymi poleceniami. Dotyczy to na przyk ad polecenia Drukuj. W menu Office mo na wybra polecenie Drukuj, aby wydrukowa efekty swojej pracy. Je li jednak klikni ta zostanie znajduj ca si obok polecenia Drukuj strza ka wskazuj ca w prawo (albo gdy na chwil umie ci si nad ni kursor myszy), pojawi si podmenu z dodatkowymi opcjami, widoczne na rysunku W OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

24 Co nowego w pakiecie Office 2007 Rysunek W.8. Drukuj to zarówno polecenie menu, które mo esz klikn mysz, jak i polecenie otwieraj ce podmenu. Aby ujrze podmenu, musisz umie ci kursor myszy (lecz nie klika mysz ) nad poleceniem Drukuj albo klikn strza k po prawej stronie (jak na rysunku). Sama wst ka równie zawiera kilka przycisków, które dzia aj w podobny sposób Pasek narz dzi Szybki dost p Bystre oko z pewno ci ju wypatrzy o ma y fragment ekranu po prawej stronie przycisku Office, tu nad wst k. Znajduje si tam szereg ma ych ikon, takich jak w paskach narz dzi we wcze niejszych wersjach Office a (rysunek W.9). Jest to pasek narz dzi Szybki dost p (ang. Quick Access toolbar, a dla ekspertów po prostu QAT). Rysunek W.9. Pasek narz dzi Szybki dost p umieszcza w zasi gu r ki polecenia Zapisz, Cofnij i Wykonaj ponownie. W tym przyk adzie Access zamieszcza tam te polecenia, poniewa wi kszo osób korzysta z nich cz ciej ni z pozosta ych. Jednak jak dowiesz si z dodatku A, mo esz tam umie ci dowolne polecenia WPROWADZENIE 31

25 Co nowego w pakiecie Office 2007 Gdyby pasek narz dzi Szybki dost p by jedynie specjalizowanym skrótem dla trzech polece, nie warto by oby w ogóle si na nim skupia. Jednak interesuj c cech paska jest to, e mo na go dostosowywa do w asnych potrzeb. Inaczej mówi c, mo esz usun z paska te polecenia, których nie u ywasz, oraz doda w asne, ulubione. Sposób wykonywania odpowiednich czynno ci zosta opisany w dodatku A. Microsoft celowo nada paskowi Szybki dost p tak ma e rozmiary, poniewa jego zadaniem jest udost pnianie wyselekcjonowanych skrótów dla polece. Nawet je eli poszalejesz podczas dodawania w asnych polece do paska Szybki dost p, reszta wst ki pozostanie niezmieniona, a to z kolei oznacza, e kolega z pracy albo narzeczona nadal mog korzysta z Twojego komputera, unikaj c bólu g owy zwi zanego z poszukiwaniem polece w zmienionym uk adzie menu. Natychmiastowy podgl d Czy kiedykolwiek Twoja r ka zatrzyma a si nad poleceniem albo opcj formatowania, bo zastanawia o Ci, co ona zrobi z dokumentem? Czasy takich rozterek masz za sob, a to za spraw kolejnej nowo ci z Office 2007, czyli funkcji Podgl d na ywo. Teraz w programie Word, Excel i PowerPoint 2007 kiedy chcesz na przyk ad zmieni formatowanie czy kolor czcionki, to efekt ewentualnego zatwierdzenia zmiany zobaczysz w dokumencie, arkuszu lub bie cym slajdzie prezentacji ju po zatrzymaniu wska nika nad polem koloru (patrz rysunek W.10). Je li zmiana Ci si podoba, wystarczy, e klikniesz. Je li nie, odsu wska nik myszy znad pola opcji czy polecenia, a dokument wróci do pierwotnej postaci. Oczywi cie, podgl d nie dotyczy tylko czcionek i barw. Rysunek W.10. Widoczna tu galeria motywów jest jedn z wielu istniej cych w PowerPoincie. Umieszczenie wska nika myszy nad elementem galerii powoduje automatyczne wygenerowanie jego podgl du w bie cym slajdzie 32 OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

26 Same podstawy Podgl d na ywo oszcz dzi Ci czasu i wysi ku, bo b dziesz móg ogl da wp yw dzia ania opcji na dokument na ywo, jeszcze zanim zatwierdzisz opcj czy polecenie (w poprzednich wersjach trzeba by o wybra opcj i zatwierdzi j, dopiero potem mo na by o obejrze efekt; je li by niezadowalaj cy, trzeba by o wycofa operacj i zacz wszystko od nowa). Uwaga: Funkcja podgl du nie jest obowi zkowa. Jednym z powodów jej wy czenia mo e by to, e okno galerii b dzie zas ania akurat t cz slajdu, któr chcesz zmodyfikowa, i jej podgl d nie b dzie widoczny. Innym powodem mo e by to, e niektórzy ludzie po prostu nie lubi, gdy program zmienia cokolwiek w wygl dzie slajdu nawet gdy jest to zmiana tylko tymczasowa bez ich zgody, czyli klikni cia mysz. Aby wy czy t funkcj, kliknij kolejno Przycisk pakietu Office/Opcje programu PowerPoint/Popularne i usu zaznaczenie opcji W cz podgl d na ywo. Minipasek narz dzi Office 2007 pozby si wi kszo ci pasków narz dzi, ale nie wszystkich. Jednym z tych, które pozosta y, jest minipasek narz dzi pokazany na rysunku W.11. Polecenia formatowania zebrane na miniaturowym pasku zada s identyczne z poleceniami wst ki, wi c wcale nie jest on niezb dny, ale niektórzy uwa aj, e jest por czny. Je li Ci irytuje, mo esz go wy czy, klikaj c Przycisk pakietu Office, a potem przycisk Opcje programu [Word/Excel/PowerPoint/Access]. Nast pnie w wy wietlonym oknie w lewej kolumnie przejd do Popularne i usu zaznaczenie pola Poka minipasek narz dzi przy zaznaczaniu. Rysunek W.11. Minipasek narz dzi stanowi wyj tek od zasady przyj tej przez projektantów Office a 2007, zgodnie z któr aden element nie powinien nagle pojawia si i znika, ale jako e wielu u ytkowników po- wi ca du o czasu na formatowanie tekstu, postanowiono tak mo liwo zachowa. Minipasek jest cz ciowo przezroczysty i znika natychmiast, gdy tylko go zignorujemy i rozpoczniemy wpisywanie nowego tekstu Same podstawy Pisz c t ksi k, starali my si unika stosowania specjalistycznego argonu i technicznej terminologii, ale pewne poj cia z zakresu obs ugi komputera b d w niej wyst powa dosy cz sto. Je li Twoje r ce znajdowa y si kiedy na klawiaturze komputera, to zapewne czynno ci opisane poni ej nie s Ci obce: WPROWADZENIE 33

27 Same podstawy Naciskasz klawisze klawiatury, a w Twoim dokumencie pojawia si tekst. Aby wpisa wielkie litery lub ró ne znaki, które znajduj si nad klawiszami numerycznymi (!@#$&*^), musisz przytrzyma klawisz Shift. Kiedy wci niesz klawisz Caps Lock, b dziesz pisa jedynie wielkimi literami, ale cyfry i inne symbole b d pojawia y si normalnie. Je eli chcesz poprawi jaki b d, który pojawi si w trakcie pisania, skorzystaj z klawisza Backspace. Jedno wci ni cie spowoduje przesuni cie kursora o jedno miejsce wstecz i wymazanie ostatniego znaku. Jego d u sze przytrzymanie spowoduje, e kursor b dzie przesuwa si wstecz, zjadaj c efekt Twojej pracy, jak g oduj cy poch ania by zawarto szwedzkiego sto u. Klawisz Delete (Del), który znajduje si z regu y w pobli u numerycznej cz - ci klawiatury, równie usuwa jeden znak, tyle e znajduj cy si z przodu kursora. Je li ju to opanujesz, b dziesz gotów do pracy z ksi k Office 2007 PL. Nieoficjalny podr cznik. Zak adam te, e znane Ci s inne poj cia, podane poni ej: Klikni cie. Wiele opisywanych w tej ksi ce polece wymaga u ycia myszy lub panelu dotykowego (ang. trackpad lub touchpad) w przypadku laptopa. Klikni cie polega na wskazaniu kursorem w postaci strza ki okre lonego elementu na ekranie monitora, a nast pnie bez przesuwania kursora wci ni ciu i natychmiastowym zwolnieniu lewego przycisku myszy (lub trackpadu). Dwukrotne klikni cie oznacza wykonanie drugiego klikni cia bezpo rednio po pierwszym, przy czym kursor nie mo e w tym czasie zmieni swego po o enia. Przeci ganie polega na przesuwaniu kursora przy wci ni tym ci gle lewym przycisku myszy. Klikni cie prawym przyciskiem myszy ró ni si od zwyk ego klikni cia tylko tym, e u ywany jest prawy przycisk myszy zamiast lewego. Wywo anie niektórych polece wymaga, aby podczas klikni cia wci ni ty by okre lony klawisz, na przyk ad Shift lub Ctrl. Skróty klawiaturowe. Za ka dym razem, gdy odrywamy d o od klawiatury, by wykona ruch mysz, tracimy czas i potencjalnie zak ócamy tok pracy twórczej. Dlatego wielu do wiadczonych u ytkowników komputera stosuje, gdy tylko jest to mo liwe, skróty klawiaturowe zamiast wybierania polece za pomoc myszy. Przyk adowo Ctrl+B jest skrótem w czaj cym pogrubienie tekstu (nie tylko w PowerPoincie 2007, ale równie w wi kszo ci innych programów). Chc c zastosowa skrót klawiaturowy typu Ctrl+S (który s u y do zapisywania zmian w bie cym dokumencie), musimy przytrzyma wci- ni ty klawisz Ctrl, wcisn w tym czasie dodatkowo klawisz S, a nast pnie zwolni je obydwa. Z kolei gdy zechcemy zastosowa skrót typu Alt+F,S (nowsza wersja skrótu dla polecenia Zapisz), musimy wcisn klawisz Alt, potem F i na koniec S. Uwaga: W niektórych przypadkach poleceniu mog odpowiada dwie litery, co oznacza, e u ytkownik musi nacisn dwa klawisze jeden po drugim. Na przyk ad skrót Alt+G, FD oznacza naci ni cie klawiszy Alt potem G, nast pnie F i na koniec klawisza D. 34 OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

28 O ksi ce Wszystkie drogi prowadz do Rzymu. PowerPoint 2007 zwykle oferuje kilka sposobów wybrania tej samej opcji przez klikni cie przycisku na wst ce, przez klikni cie prawym przyciskiem myszy obiektu umieszczonego na slajdzie i wybranie opcji z menu podr cznego lub przez wci ni cie odpowiedniej kombinacji klawiszy. Niektórzy preferuj szybko dzia ania i wybieraj skróty klawiaturowe, a inni wol widzie wszystkie dost pne polecenia w formie menu lub paska narz dzi. W ksi ce podawane s obie mo liwo ci, aby ka dy móg sprawdzi, które z tych rozwi za odpowiada mu najbardziej. O ksi ce Mimo wielu ulepsze w samym oprogramowaniu, jedno dokumentacja nie polepszy o si ani troch. Faktycznie, w programach pakietu Office 2007 nie znajdziesz w ogóle drukowanego podr cznika. Specjali ci z firmy Microsoft oczekuj, e nauk o tysi cach funkcji tego pakietu b dziesz pobiera od systemu pomocy. Od czasu do czasu pomoc jest faktycznie przydatna, na przyk ad kiedy szukasz krótkiego obja nienia tajemniczej nowej funkcji. Z drugiej strony, je li próbujesz nauczy si na przyk ad tego, jak utworzy atrakcyjny wykres, znajdziesz tu jedynie zwi z e, a cz sto niejasne instrukcje. Ta ksi ka to w a nie podr cznik, którego brakuje w pakiecie Office Na jej stronach znajdziesz szczegó owe instrukcje i wskazówki dotycz ce stosowania niemal wszystkich funkcji programów pakietu Office równie tych, które wcze niej nie by y Ci znane. Uk ad tre ci Ksi ka jest podzielona na pi cz ci zawieraj cych po kilka rozdzia ów: Cz I. Word 2007 PL zaczyna si od podstaw, czyli uruchamiania programu i tworzenia nowego dokumentu, a ko czy na zaawansowanych technikach, na przyk ad tworzeniu konspektu. Nauczysz si wszystkiego, co potrzebne do pos ugiwania si Wordem. Cz II. Excel 2007 PL pokazuje, jak tworzy i edytowa arkusze kalkulacyjne w programie Excel, jak przeprowadza obliczenia za pomoc formu oraz odwzorowywa dane w tabelach i wykresach. Cz III. PowerPoint 2007 PL nauczy Ci tworzenia wszystkiego, co potrzebne w profesjonalnej i przyjemnej dla oka prezentacji: slajdów, diagramów, materia ów informacyjnych, obrazów oraz przej slajdów itp. Cz IV. Access 2007 PL poprowadzi Ci przez proces tworzenia bazy danych, sortowania danych, czenia tabel za pomoc relacji, tworzenia kwerend i wszystkiego, co potrzebne do zarz dzania cennymi, bo Twoimi danymi. WPROWADZENIE 35

29 O uko nikach Dodatki. Ksi ka ko czy si dwoma krótkimi dodatkami. Dodatek A jest po wi cony modyfikowaniu paska narz dzi Szybki dost p w pakiecie Office Dodatek B pokazuje, jak porusza si w ród artyku ów wbudowanego systemu pomocy i jak uzyska pomoc od rzeszy innych u ytkowników, mi- o ników i ekspertów pakietu Office. O uko nikach W tej ksi ce, jak i w ca ej serii Nieoficjalnych podr czników, znajdziesz zdania typu: Kliknij przycisk Start/Wszystkie programy/microsoft Office/Microsoft Office Word Jest to skrótowa forma zapisu znacznie d u ej instrukcji, zgodnie z któr powinno si otworzy menu Start, a nast pnie wybra Wszystkie programy. Stamt d masz skierowa si do folderu Microsoft Office i klikn ikon programu Word, co spowoduje jego uruchomienie. Zgodnie z t zasad wybiera si wszystkie polecenia i menu, jak pokazuje to rysunek W.12. Rysunek W.12. W tej ksi ce uko- niki s u do uproszczenia zapisu struktury wst ki programu Word i jego polece. Na przyk ad, jak pokazuje rysunek, Wybierz Widok/ Powi kszenie/szeroko strony jest skrócon wersj zapisu kliknij kart Widok, nast pnie z grupy Powi kszenie wybierz przycisk Szeroko strony Przyciski rozwijane Od czasu do czasu na wst ce pojawi si przyciski, z którymi powi zane jest krótkie menu. W zale no ci od rodzaju przycisku menu takie mo e si pojawi zaraz po klikni ciu przycisku albo dopiero wówczas, gdy klikniesz strza k rozwijania znajduj c na przycisku, jak na rysunku W.13. Gdy trzeba skorzysta z tego rodzaju przycisku, ostatni element polece zawartych w tej ksi ce wskazuje pozycj, jak nale y wybra z menu rozwijanego. Na przyk ad za ó my, e wybierasz polecenie Narz dzia g ówne/schowek/wklej/wklej specjalnie. Polecenie takie oznacza, e musisz wybra zak adk Narz dzia g ówne, odszuka sekcj Schowek, klikn rozwijaln cz przycisku Wklej (i rozwin tym samym menu z dodatkowymi opcjami), a nast pnie z menu wybra polecenie Wklej specjalnie. 36 OFFICE 2007 PL. NIEOFICJALNY PODR CZNIK

30 O uko nikach Rysunek W.13. W Excelu tekst znajduj cy si w schowku mo na wklei na kilka sposobów. Aby wklei tekst w standardowy sposób (ze wszystkimi standardowymi ustawieniami), kliknij przycisk Wklej. Mo esz tak- e klikn doln cz przycisku, aby ujrze menu dost pnych opcji zwi zanych z wklejaniem Wskazówka: Na strza ki rozwijaj ce menu, znajduj ce si na wst ce, trzeba zwróci szczególn uwag, poniewa na pocz tku mog one by myl ce. Aby zobaczy pe n list dost pnych opcji, musisz klikn cz przycisku ze strza k. Je li klikniesz inn cz przycisku, lista nie zostanie wy wietlona. Zamiast tego Excel wykona polecenie standardowe (czyli to, które jest najcz ciej wybierane) albo polecenie u yte ostatnio. Przyk ady W trakcie lektury niniejszej ksi ki napotkasz szereg przyk adów obrazuj cych mo liwo ci poszczególnych programów pakietu Office. Wiele z tych przyk adów mo na pobra w postaci plików. Po prostu przejd do witryny i wyszukaj stron dotycz c tej ksi ki. WPROWADZENIE 37