PRAKTYCZNE ASPEKTY WDRAŻANIA E-ADMINISTRACJI

Transkrypt

1 PRAKTYCZNE ASPEKTY WDRAŻANIA E-ADMINISTRACJI W WOJEWÓDZTWIE MAZOWIECKIM Alicja Winiarska Biuro Geodety Województwa Mazowieckiego w Warszawie

2 PLAN PREZENTACJI 1. PODSTAWOWE FUNKCJONALNOŚCI APLIKACJI DO ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW 2. PRZESTRZENNA LOKALIZACJA PISM 3. DOŚWIADCZENIA Z DOTYCHCZASOWYCH WDROŻEŃ 4. PODSUMOWANIE

3 APLIKACJA DO ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW Elektroniczny Obieg Dokumentów podstawowe funkcjonalności: Rejestracja pism przychodzących i wychodzących Rejsetracja spraw zgodnie z RWA Naliczanie terminów załatwienia sprawy, oznaczanie pism i spraw pilnych, dla których mija termin załatwienia Obsługa dekretacji pism i spraw zgodnie ze strukturą urzędu Przechowywanie w repozytorium dokumentów przychodzących, wychodzacych, kolejnych wersji dokumentów, historii dostępu i zmian Wspomaganie Tworzenia Dokumentów - możliwość definiowania wzorów/szablonów dokumentów Rejestrowanie przestrzennej lokalizacji dokumentów

4 PRZESTRZENNA LOKALIZACJA DOKUMENTÓW 80 % DECYZJI ADMINISTRACYJNYCH ODNOSI SIĘ DO JAKIEGOŚ MIEJSCA W PRZESTRZENI MODUŁ SŁUŻĄCY DO PRZYPISYWANIA PISMOM/SPRAWOM LOKALIZACJI NA MAPIE SZCZEGÓLNIE WAŻNY ZE WZGLĘDU NA MOŻLIWOŚĆ WYKONYWANIA ZOBRAZOWAŃ KARTOGRAFICZNYCH I PRZEPROWADZANIA ANALIZ PRZESTRZENNYCH

5 PRZESTRZENNA LOKALIZACJA DOKUMENTÓW SPOSOBY PRZESTRZENEGO LOKALIZOWANIA DOKUMENTÓW: 1. AUTOMATYCZNIE, NA PODSTAWIE WSKAZANEGO Z POZIOMU APLIKACJI DO ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW PUNKTU ADRESOWEGO -OBIEKT PUNKTOWY LUB NA PODSTAWIE WSKAZANEJ Z POZIOMU APLIKACJI DO ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW DZIAŁKI EWIDENCYJNEJ - OBIEKT POWIERZCHNIOWY 2. RĘCZNIE, WRYSOWUJĄC PUNKT, LINIĘ LUB POWIERZCHNIĘ POPRZEZ APLIKACJĘ GIS, NA TLE DANYCH PODKŁADOWYCH POCHODZĄCYCH Z HURTOWNI DANYCH, BĄDŹ INNEGO ŹRÓDŁA DANYCH

6 PRZESTRZENNA LOKALIZACJA DOKUMENTÓW AUTOMATYCZNA LOKALIZACJA DOKUMENTU DOTYCZĄCEGO ZEZWOLENIA NA SPRZEDAŻ ALKOHOLU NA PODSTAWIE PUNKTU ADRESOWEGO WSKAZANEGO Z POZIOMU APLIKACJI (NUMER ADRESOWY 7)

7 PRZESTRZENNA LOKALIZACJA DOKUMENTÓW AUTOMATYCZNA LOKALIZACJA DECYZJI O WARUNKACH ZABUDOWY I ZAGOSPODAROWANIA TERENU DOTYCZĄCEJ DZIAŁKI EWIDENCYJNEJ NR 513 NA PODSTAWIE ISTENIEJĄCEJ W SWDE DZIAŁKI EWIDENCYJNEJ.

8 PRZESTRZENNA LOKALIZACJA DOKUMENTÓW RĘCZNA LOKALIZACJA DOKUMENTU DOTYCZĄCEGO ZGODY NA ZAJĘCIE PASA DROGOWEGO ULICY SOSNOWEJ WRYSOWANIE LINII NA TLE DANYCH PODKŁADOWYCH POPRZEZ APLIKACJĘ GIS

9 DOŚWIADCZENIA Z DOTYCHCZASOWYCH WDROŻEŃ WARUNKI KONIECZNE DO SKUTECZNEGO PRZEPROWADZENIA WDROŻENIA: 1. PRZEŚWIADCZENIE DECYDENTÓW O CELOWOŚCI DZIAŁAŃ W TYM ZAKRESIE 2. ZAANGAŻOWANIE OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH ZA ORGANIZACJĘ PRACY URZĘDU W PRZEPROWADZENIE WDROŻENIA 3. POZYTYWNE NASTAWIENIE PRACOWNIKÓW DO ZMIANY SPOSOBU PRACY 3 ETAPY PRAC WDROŻENIOWYCH

10 DOŚWIADCZENIA Z DOTYCHCZASOWYCH WDROŻEŃ I ETAP PRACE PRZYGOTOWAWCZE WARUNKI POCZĄTKOWE: PRZEANALIZOWANA STRUKTURA ORGANIZACYJNA URZĘDU OKREŚLONE ZAKRESY UPRAWNIEŃ DLA UŻYTKOWNIKÓW ZESŁOWNIKOWANY RZECZOWY WYKAZ AKT CZYNNOŚCI: WPROWADZENIE DO SYSTEMU STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ URZĘDU I WSZYSTKICH UŻYTKOWNIKÓW WPROWADZENIE WYKAZU TECZEK I RODZAJÓW PISM PRZYPORZĄDKOWANIE UPRAWNIEŃ WPROWADZENIE DO SYSTEMU PODSTAWOWYCH WZORÓW PISM

11 DOŚWIADCZENIA Z DOTYCHCZASOWYCH WDROŻEŃ I ETAP PRACE PRZYGOTOWAWCZE NAJWIĘKSZY WYSIŁEK PO STRONIE: OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH ZA ORGANIZACJĘ PRACY URZĘDU INFORMATYKÓW W NIEKTÓRYCH URZĘDACH NIEZBĘDNE BĘDĄ ZMIANY ORGANIZACYJNE NP. UTWORZENIE JEDNEGO PUNKTU PRZYJMOWANIA PISM

12 DOŚWIADCZENIA Z DOTYCHCZASOWYCH WDROŻEŃ II ETAP OKRES PRZEJŚCIOWY WARUNKI POCZĄTKOWE: WPROWADZONE DO SYSTEMU DANE ORGANIZACYJNE KOŃCÓWKI APLIKACJI ZAINSTALOWANE NA WSZYSTKICH STANOWISKACH PRACOWNICY PRZESZKOLENI Z OBSŁUGI APLIKACJI CZYNNOŚCI: KILKA MIESIĘCY PRACY RÓWNOLEGLE ANALOGOWY OBIEG DOKUMENTÓW WG DOTYCHCZAS OBOWIĄZUJĄCYCH ZASAD I PRACA Z OBIEGIEM ELEKTRONICZNYM STOPNIOWA REZYGNACJA Z OBIEGU PAPIEROWEGO MOŻLIWE ZMIANY STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ

13 DOŚWIADCZENIA Z DOTYCHCZASOWYCH WDROŻEŃ II ETAP OKRES PRZEJŚCIOWY OKRES PRZEJŚCIOWY NIE MOŻE TRWAĆ ZBYT DŁUGO OPTYMALNY CZAS PRACY W OKRESIE PRZEJŚCIOWYM 3 4 MIESIĄCE NAJWŁAŚCIWSZY MOMENT ZAKOŃCZENIA PRZEŁOM ROKU

14 DOŚWIADCZENIA Z DOTYCHCZASOWYCH WDROŻEŃ III ETAP PEŁNE WDROŻENIE SYSTEMU ZARZĄDZENIE STAROSTY/WÓJTA/SEKRETARZA O OBOWIĄZKU WPROWADZANIA WSZYSTKICH SPRAW DO SYSTEMU EGZEKWOWANIE WYKONYWANIA NAŁOŻONYCH OBOWIĄZKÓW RAPORTY Z SYSTEMU MAKSYMALNE OGRANICZENIE OBIEGU DOKUMENTÓW W POSTACI PAPIEROWEJ MAKSYMALNE WYKORZYSTANIE WSPARCIA TECHNICZNEGO W OKRESIE GWARANCJI

15 DOŚWIADCZENIA Z DOTYCHCZASOWYCH WDROŻEŃ PRZESTRZENNA LOKALIZACJA PISM DLA KILKU RODZAJÓW SPRAW KLUCZOWYCH Z PUNKTU WIDZENIA ZARZĄDZANIA POWIATEM / GMINĄ NAŁOŻENIE OBOWIĄZKU ICH LOKALIZOWANIA W PRZESTRZENI EGZEKWOWANIE WYKONYWANIA NAŁOŻONYCH OBOWIĄZKÓW RAPORTY Z SYSTEMU TYLKO KOMPLETNE DANE BĘDĄ WIARYGODNE I PRZYDATNE

16 PODSUMOWANIE WARUNKI NIEZBĘDNE DO SKUTECZNEGO PRZEPROWADZENIA WDROŻENIA: DETERMINACJA KONSEKWENCJA ZAANGAŻOWANIE WSPÓŁPRACA Z WYKONAWCĄ NA KAŻDYM ETAPIE WDROŻENIA

17 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Zapraszam do odwiedzenia serwisu: