SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Organizacja i obsługa w dniu r. w Warszawie jednodniowej konferencji na 200 osób dotyczącej działań Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) wdrażanych przez Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. Zamawiający: Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego ul. Nowogrodzka 1/3/5, Warszawa Siedziba Zamawiającego: ul. Tamka 3, Warszawa Podstawowe informacje dot. zapytania ofertowego: 1. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania ofertowego do upływu terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin ich składania. 3. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe, każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia procedury bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia procedury bez wyboru ofert. 5. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków Zamówienia. 6. MPiPS podpisuje umowy na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w Ministerstwie. 7. MPiPS nie wpłaca zaliczek za realizację zadania. Płatność dokonana jest po wykonaniu usługi. 8. Zamawiający zastrzega, że całościowa oferowana cena stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej i w przypadku zastrzeżenia jej przez Oferenta jako tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy przedsiębiorcy Oferta zostanie odrzucona. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej Tel , Sprawę prowadzi: Departament Wdrażania Fax Adam Szczubiał, specjalista Europejskiego Funduszu Społecznego kontakt@kapitalludzki.gov.pl Tel Ul. Nowogrodzka 1/3/5, Warszawa adam.szczubial@mpips.gov.pl

2 I. OGÓLNY ZAKRES PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest organizacja i obsługa w dniu r. w Warszawie jednodniowej konferencji na 200 osób dotyczącej działań Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój wdrażanych przez Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) powstał w odpowiedzi na potrzeby reform w obszarach zatrudnienia, włączenia społecznego, edukacji, szkolnictwa wyższego, zdrowia i dobrego rządzenia. Program wspiera również innowacje społeczne i współpracę ponadnarodową w wymienionych obszarach. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w ramach PO WER pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej dla Działania 1.3 w Osi Priorytetowej I Osoby młode na rynku pracy oraz Działań 2.1, 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 2.8, 2.9 w Osi Priorytetowej II Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji. Zamówienie obejmuje: druk i wysyłkę zaproszeń na konferencję w oparciu o listę adresatów przekazaną przez Zamawiającego, wykonanie i dostarczenie roll-up ów, ścianki prezentacyjnej, grafiki pod lady wystawiennicze oraz elementów wyposażenia sali konferencyjnej zgodnie z SOPZ w oparciu o projekty graficzne przekazane przez Zamawiającego, wykonanie i dostarczenie materiałów konferencyjnych dla uczestników zgodnie z SOPZ, konfekcjonowanie materiałów konferencyjnych, zapewnienie personelu do obsługi konferencji o zapewnienie recepcji konferencji, której zadaniem będzie: rejestracja uczestników na miejscu konferencji, rozdanie identyfikatorów i materiałów konferencyjnych, udzielanie uczestnikom informacji dotyczących organizacji konferencji min. 1 godz. przed rozpoczęciem rejestracji uczestników, o obsługa szatni, o zapewnienie osoby do podawania mikrofonu uczestnikom podczas konferencji, o personel powinien być ubrany wg zasad tzw. biznesowego dress code u. zapewnienie cateringu (wraz ze stołami na catering i stolikami konferencyjnymi, przy których będzie można zjeść posiłek) oraz obsługą, dostarczenie materiałów konferencyjnych i elementów wyposażenia miejsca konferencji (poza stołem prezydialnym) opisanych w SOPZ do siedziby Zamawiającego (Warszawa, ul. Tamka 3), transport materiałów przed i po konferencji (pomiędzy miejscem konferencji a siedzibą Zamawiającego), zapewnienie dokumentacji zdjęciowej z konferencji - min. 100 zdjęć z konferencji (format: 20 30, dokładny rozmiar w cm: 20,3 30,5; rozdzielczość: pikseli) i przekazanie tych materiałów Zamawiającemu na nośniku USB lub CD. Strona 2 z 9

3 Termin i miejsce konferencji: r. (piątek), Warszawa miejsce organizacji konferencji (recepcja, szatnia, sala konferencyjna wraz z osobnym pomieszczeniem na catering) zostanie wynajęte przez Zamawiającego, Wykonawca nie ponosi kosztów z tego tytułu. Czas trwania konferencji: rejestracja uczestników nie wcześniej niż od 9:30, czas trwania konferencji: nie wcześniej niż od 10:00, nie później niż do 15:00, miejsce organizacji konferencji zostanie udostępnione Wykonawcy w dniu konferencji nie później niż od 7:00 przed konferencją i nie później niż do 17:00 po konferencji. II. ZAPROSZENIA Wykonawca zapewni druk i wysyłkę max. 50 imiennych i 100 ogólnych zaproszeń do uczestników konferencji na min. 20 dni przed terminem konferencji w oparciu o projekt graficzny przekazany przez Zamawiającego. zaproszenia: wykonane z papieru ekologicznego, format 2xDL (składane na pół), papier: dwustronnie powlekany o matowej powierzchni, wyprodukowany w 100% z makulatury w technologii przyjaznej dla środowiska naturalnego, gramatura papieru: 300 g/m2, druk: dwustronny (4 kolory) zabezpieczenie nadruku lakierem dyspersyjnym matowym; koperty: format DL, wykonane z papieru ekologicznego, wyprodukowane w 100% z makulatury w technologii przyjaznej dla środowiska naturalnego, nadruk jednostronny (4 kolory) zawierający logo: Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz adres Zamawiającego, zgodnie ze wzorem nadruku przekazanym przez Zamawiającego. Strona 3 z 9

4 III. ELEMENTY WYPOSAŻENIA MIEJSCA KONFERENCJI Wykonawca zapewni: 1. stół prezydialny na min. 5 osób wraz z przykryciem i dekoracją kwiatową, 2. zakup na rzecz Zamawiającego 5 plastikowych wizytowników na stół prezydialny (na imię i nazwisko, funkcję i instytucję reprezentowaną przez prelegentów), 3. zakup na rzecz Zamawiającego 4 stojaków konferencyjnych z ramką na kartkę rozmiaru A3 pełniących funkcję oznaczenia drogi do sali konferencyjnej, 4. zakup na rzecz Zamawiającego i druk 2 banerów pod lady wystawiennicze w oparciu o projekt graficzny przekazany przez Zamawiającego (lady wystawiennicze zapewnia Zamawiający) wymiary banerów: 198 cm x 88 cm banery są mocowane na konstrukcji lady wystawienniczej za pomocą 5 pionowych taśm magnetycznych o średnicy 2,5 cm banery muszą być wykonane z giętkiego tworzywa umożliwiającego zamocowanie banera po zawinięciu jego boków wykrojnik uwzględniający miejsce mocowania taśm magnetycznych do banerów zostanie przekazany Wykonawcy w dniu podpisania umowy 5. zakup na rzecz Zamawiającego 4 roll-up'ów (+ nadruk w oparciu o projekt graficzny przekazany przez Zamawiającego 4 kolory) wymiary: 85x215 cm waga: nie większa niż 5 kg konstrukcja aluminiowa szeroka aluminiowa podstawa niewymagająca stopy podporowej kaseta wielokrotnego użytku nadruk na grafice: technika eko-solwentowa sposób złożenia: bez użycia narzędzi torba ułatwiająca transport rollup'a 6. Zakup na rzecz Zamawiającego ścianki prezentacyjnej i druk grafiki w oparciu o projekt przekazany przez Zamawiającego. wymiary: 204x200 cm waga: nie większa niż 8 kg konstrukcja aluminiowa nadruk na grafice: technika eko-solwentowa sposób z łożenia: bez użycia narzędzi nadruk zabezpieczony laminatem torba wraz z tubą ułatwiająca transport ścianki reklamowej i nadruku. Strona 4 z 9

5 IV. MATERIAŁY KONFERENCYJNE Wykonawca zakupi na rzecz Zamawiającego następujące materiały konferencyjne dla uczestników (200 sztuk każdego artykułu): 1. Spiralowy notes z recyklingu zamykany na guzik i gumkę (+ nadruk w oparciu o projekt graficzny przekazany przez Zamawiającego 1 kolor), wymiary: 215 x 146 x 14 mm 80 kartek w linie materiał: papier, karton kolor: brązowy, spirala i gumka w kolorze czarnym rodzaj nadruku: tampondruk, sitodruk 2. Pendrive drewniany z metalową obrotową obudową w kolorze niebieskim (+ nadruk w oparciu o projekt graficzny przekazany przez Zamawiającego 1 kolor) wymiary: 55 x 19 x 10 mm rodzaj nadruku: grawer laserowy pole nadruku: 27 x 14 mm certyfikat: CE materiał: jasne drewno klonowe + metal w kolorze niebieskim (obrotowa obudowa) pojemność: 4 GB zapis: 4-6 MB/s odczyt: MB/s USB 2.0 kompatybilne z USB 1.1 kompatybilny z Win98/NT/ME/2000/XP/Vista/Win7 opakowanie kartonowe z okienkiem 3. Smycz konferencyjna na identyfikator (+ nadruk w oparciu o projekt graficzny przekazany przez Zamawiającego 1 kolor) szerokość: 12 mm - 20 mm kolor granatowy rodzaj nadruku: sublimacja 4. Identyfikator kartonowy (+ nadruk w oparciu o projekt graficzny przekazany przez Zamawiającego 4 kolory, dwustronnie) wymiary: 85 x 64 mm okrągły otwór po środku górnej części identyfikatora umożliwiający przyczepienie identyfikatora do smyczy konferencyjnej 5. Naklejka samoprzylepna okrągła na torbę papierową (+ nadruk w oparciu o projekt graficzny przekazany przez Zamawiającego 4 kolory) średnica: 135 mm Strona 5 z 9

6 Wykonawca zapewni konfekcjonowanie materiałów konferencyjnych: naklejenie naklejek na torby papierowe zapewnione przez Zamawiającego, spakowanie materiałów konferencyjnych do toreb (notes, pendrive + kalendarz książkowy zapewniony przez Zamawiającego), przymocowanie identyfikatorów do smyczy konferencyjnych. V. CATERING Wykonawca zapewni usługę gastronomiczną, składającą się z: 1. przerwy kawowej powitalnej (świeżo parzona, gorąca kawa i herbata trzy rodzaje herbat w torebkach, do napojów gorących podane będą dodatki: mleczko, cytryna, cukier, soki 100%, butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana, ciastka min. 3 rodzaje kruchych ciastek, ciasto min. 2 rodzaje ciasta); 2. przerwy kawowej w trakcie konferencji (świeżo parzona, gorąca kawa i herbata trzy rodzaje herbat w torebkach, do napojów gorących podane będą dodatki: mleczko, cytryna, cukier, soki 100%, butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana, ciastka min. 3 rodzaje kruchych ciastek, ciasto min. 2 rodzaje ciasta, kanapki min. 3 rodzaje w tym jeden wegetariański); 3. obiadu na zakończenie konferencji składającego się z: przystawek (minimum 2 rodzaje), zupy (minimum 2 rodzaje), ciepłego dania głównego (minimum 3 rodzaje, w tym jeden wegetariański), min. dwóch rodzajów sałatek, deseru (min. 2 rodzaje ciast i 2 gatunki owoców), napojów zimnych (butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana, soki i napoje owocowe), napojów gorących (świeżo parzona, gorąca kawa i herbata). Na jednego uczestnika konferencji powinno przypadać min.: 2 filiżanki kawy, 2 filiżanki herbaty, 0,5 l soku, 0,5 l wody mineralnej niegazowanej, 0,5 l wody mineralnej gazowanej, 3 kanapki dekoracyjne, 3 ciastka, 3 porcje ciasta. Wykonawca zapewni stoły, na których zostanie rozstawiony catering wraz z przykryciem i zastawą na 200 osób oraz wysokie stoliki konferencyjne, przy których uczestnicy konferencji będą mogli zjeść posiłek. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji menu nie później niż dwa dni przed rozpoczęciem konferencji. Wyklucza się użycia jednorazowych sztućców i zastawy. Strona 6 z 9

7 VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wymagania obligatoryjne w zakresie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia: wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał co najmniej dwie usługi polegające na organizacji i obsłudze wydarzeń na min. 150 osób każde, tj. konferencja/ konwent/ kongres/ zjazd/ sympozjum, przy czym organizacja obejmowała łącznie co najmniej: a) wykonanie materiałów konferencyjnych dla uczestników, b) zapewnienie obsługi techniczno-logistycznej wydarzenia, c) świadczenie usług cateringowych dla uczestników. Dodatkowo punktowane będą oferty, w których wykonawca wykaże więcej niż dwie wyżej opisane usługi na min. 150 osób. Do formularza ofertowego należy załączyć referencje/protokoły odbioru/oświadczenia potwierdzające należyte wykonanie wszystkich usług wykazanych w ofercie. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna być przygotowana zgodnie ze wzorem formularza ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 1 do SOPZ. Do formularza ofertowego należy załączyć wykaz usług potwierdzający spełnienie warunków oceny ofert (Załącznik nr 2) oraz referencje/protokoły odbioru/oświadczenia potwierdzające należyte wykonanie usług wykazanych w ofercie. Strona 7 z 9

8 VIII. KRYTERIA OCENY I WYBORU OFERT Zamawiający udzieli zamówienia temu wykonawcy, którego oferta uzyska największą liczbę punktów przy zastosowaniu kryteriów i ich wag: K = K1 + K2 gdzie: K oznacza sumę punktów przyznanych zgodnie z poniższymi kryteriami: 1. Cena (K 1) - 60% (60 punktów) Kryterium obliczane na podstawie wzoru: K 1 = C n / C o * 60 K 1 oznacza liczbę punktów przyznanych zgodnie z kryterium ceny podanej w ofercie C n oznacza najniższą cenę brutto za realizację zamówienia spośród złożonych ofert C o oznacza cenę brutto za realizację zamówienia badanej oferty 2. Doświadczenie w organizacji i obsłudze wydarzeń na ponad 150 osób (K 2) - 40% (40 punktów) kryterium dodatkowe, nieobligatoryjne Kryterium obliczane na podstawie wzoru: K 2 = D o / D n * 40 K 2 oznacza liczbę punktów przyznanych zgodnie z liczbą usług (ponad liczbę wymaganą) wskazanych w badanej ofercie D o oznacza liczbę usług (ponad liczbę wymaganą) wykazanych w badanej ofercie D n oznacza największą liczba wykazanych usług (ponad liczbę wymaganą) spośród złożonych ofert W kryterium będzie brana pod uwagę liczba usług wykazana w Załączniku nr 2 bez uwzględnienia dwóch usług, które należy wykazać obligatoryjnie. Usługi dodatkowo punktowane również muszą być zgodne z wymaganiami opisanymi w punkcie VI SOPZ. Do wszystkich dodatkowych usług również należy dołączyć referencje/protokół odbioru lub oświadczenie potwierdzające należyte wykonanie usługi. Dla potrzeb oceny ofert, Zamawiający obliczy przyznane Wykonawcom punkty (dla każdego z powyższych kryteriów osobno) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający zsumuje punkty przyznane Wykonawcom w poszczególnych kryteriach i uzna za najkorzystniejszą ofertę, która uzyska największą liczbę punktów. Strona 8 z 9

9 IX. CZAS REALIZACJI ZAMÓWIENIA Zamawiający w dniu podpisania umowy przekaże Wykonawcy projekty graficzne niezbędne do wykonania nadruków na materiały konferencyjne i materiały wystawiennicze opisane w SOPZ. Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego materiały konferencyjne oraz elementy wyposażenia miejsca konferencji (poza stołem prezydialnym) w terminie maksymalnie 25 dni roboczych od dnia podpisania umowy. X. SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT I OSOBY DO KONTAKTU Oferta powinna być przygotowana zgodnie ze wzorem formularza ofertowego, stanowiącego Załącznik nr 1 do SOPZ. Do formularza ofertowego należy załączyć wykaz usług potwierdzający spełnienie warunków oceny ofert (Załącznik nr 2) oraz referencje/protokoły odbioru/oświadczenia potwierdzające należyte wykonanie usług wykazanych w ofercie. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: adam.szczubial@mpips.gov.pl do dnia 12 października 2015 roku. Osoby do kontaktu: Adam Szczubiał: tel , adam.szczubial@mpips.gov.pl Mariusz Marciniak-Grodecki: tel , mariusz.marciniak-grodecki@mpips.gov.pl Strona 9 z 9