Księga Jakości Polskiej Komisji Akredytacyjnej

Transkrypt

1 Księga Jakości Polskiej Komisji Akredytacyjnej Rejestr zmian Data Podpis

2 Spis treści: 1. Prezentacja Polskiej Komisji Akredytacyjnej Struktura organizacyjna Misja i strategia System Zarządzania Jakością PKA Glosariusz Wymagania ogólne Zakres systemu Odpowiedzialność Opis systemu Procesy Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością i nadzór Polityka jakości Księga Jakości Procedury Karty procesów Zapisy Nadzór nad zapisami Pomiary i analiza Monitorowanie i pomiary procesów Audyt wewnętrzny systemu Przegląd systemu Ciągłe doskonalenie Panel Systemu Zarządzania Jakością Załącznik do Księgi Jakości PKA karty procesów

3 1. Prezentacja Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Polska Komisja Akredytacyjna (PKA) została powołana jako Państwowa Komisja Akredytacyjna z dniem 1 stycznia 2002 r. na podstawie art. 38 ust. 1 znowelizowanej 20 lipca 2001 r. ustawy z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 65, poz. 385, z późniejszymi zmianami). Polska Komisja Akredytacyjna jest instytucją działającą niezależnie na rzecz doskonalenia jakości kształcenia. Komisja w swoich pracach kieruje się zasadą rzetelności, bezstronności i przejrzystości oraz dążeniem do wyrównywania udziału kobiet i mężczyzn w jej pracach. Obecnie podstawę prawną działania PKA stanowią przepisy ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym. W ustawie określony został m.in. organ powołujący Komisję i tryb jej powoływania, liczba członków, czas trwania kadencji, organy Komisji i ich podstawowe kompetencje, struktura organizacyjna, zadania, sposób podejmowania uchwał oraz zasady odwoływania się od nich, a także sposób obsługi administracyjnej i finansowej Komisji. Ustawa reguluje jedynie zasadnicze kwestie związane z funkcjonowaniem Komisji, natomiast wszelkie sprawy organizacyjne zostały dookreślone w uchwalonym przez Komisję Statucie oraz pozostałych aktach wewnętrznych. Komisja zachowuje pełną niezależność operacyjną a także strategiczną w wyznaczaniu celów, zadań oraz stosowanych standardów i kryteriów postępowania z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa. Ponadto zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym PKA posiada uprawnienia do samodzielnego decydowania o zakresie i formach współpracy z krajowymi oraz zagranicznymi instytucjami funkcjonującymi w obszarze zapewniania jakości w szkolnictwie wyższym. Ustawa, statut, procedury, kryteria i wytyczne stanowią spójny system komplementarnych przepisów wewnętrznych PKA, umożliwiający sprawne, terminowe, rzetelne, obiektywne i transparentne wykonywanie przez nią zadań, które zdefiniowane zostały w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym. Członkowie Polskiej Komisji Akredytacyjnej zgodnie z art. 48 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, są powoływani przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego spośród kandydatów zgłoszonych przez senaty uczelni, Radę Główną Nauki i Szkolnictwa Wyższego, Konferencję Rektorów Akademickich Szkół Polskich, Konferencję Rektorów Zawodowych Szkół Polskich, Parlament Studentów Rzeczypospolitej Polskiej oraz ogólnokrajowe stowarzyszenia naukowe i organizacje pracodawców. Członkami Komisji mogą być nauczyciele akademiccy posiadający co najmniej stopień naukowy doktora zatrudnieni w uczelni jako podstawowym miejscu pracy. Jej członkiem jest także z mocy prawa Przewodniczący Parlamentu Studentów RP. 3

4 Członek PKA może zostać odwołany przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego na wniosek Prezydium Komisji. Natomiast wygaśnięcie mandatu członka Komisji zgodnie z postanowieniami znowelizowanej ustawy - następuje m.in. z powodu złożenia rezygnacji lub nieuczestniczenia w pracach Komisji przez okres dłuższy niż sześć miesięcy. Obsługę administracyjną i finansową PKA zapewnia Biuro Komisji będące jednostką budżetową finansowaną ze środków pochodzących z budżetu państwa. Biuro funkcjonuje na podstawie Regulaminu Organizacyjnego nadanego przez Przewodniczącego Komisji. Zadania PKA zostały zdefiniowane w ustawie z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i obejmują: 1. ocenę programową, w tym kształcenia nauczycieli, 2. ocenę instytucjonalną, w tym jakości kształcenia na studiach trzeciego stopnia i studiach podyplomowych, 3. formułowanie opinii w sprawach dotyczących: 1) spełnienia określonych w przepisach powszechnie obowiązujących warunków do prowadzenia kształcenia, 2) przywrócenia zawieszonych uprawnień do prowadzenia studiów na określonym kierunku i poziomie kształcenia, 3) utworzenia uczelni, 4) przyznania jednostce organizacyjnej uczelni uprawnienia do prowadzenia kształcenia na danym kierunku studiów i określonym poziomie kształcenia, jeżeli kierunek ten dotyczy obszaru kształcenia i dziedzin nieodpowiadających uprawnieniom do nadawania stopnia naukowego doktora habilitowanego, posiadanym przez tę jednostkę, 5) utworzenia przez uczelnię zagraniczną uczelni lub filii z siedzibą na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, 6) jakości kształcenia w jednostce ubiegającej się o przyznanie uprawnienia do nadawania stopni doktora i doktora habilitowanego Struktura organizacyjna. Komisja działa na posiedzeniach plenarnych i poprzez swoje organy. Zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym organami Polskiej Komisji Akredytacyjnej są: organy jednoosobowe: Przewodniczący Komisji i Sekretarz Komisji, 4

5 organy kolegialne: Prezydium Komisji, w skład którego wchodzą przewodniczący ośmiu zespołów odpowiadających obszarom nauk (zwanych dalej zespołami obszarowymi ): 1) nauk humanistycznych, 2) nauk społecznych w zakresie nauk ekonomicznych, 3) nauk społecznych w zakresie nauk społecznych i prawnych, 4) nauk ścisłych, 5) nauk przyrodniczych, rolniczych, leśnych i weterynaryjnych, 6) nauk technicznych, 7) nauk medycznych oraz nauk o zdrowiu i nauk o kulturze fizycznej, 8) sztuki oraz Przewodniczący Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej, a także dwaj przedstawiciele organizacji pracodawców. Zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami, w strukturze PKA funkcjonuje także Komisja ds. Etyki, Zespół ds. rozpatrywania wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy oraz Rada Konsultacyjna, w skład której wchodzą przedstawiciele interesariuszy zewnętrznych. Prace Polskiej Komisji Akredytacyjnej wspierane są przez jej Biuro, którego struktura została określona w Regulaminie Organizacyjnym. Biuro nie posiada wyodrębnionych komórek organizacyjnych, jego pracami kieruje Dyrektor przy pomocy dwóch zastępców. Zakresy obowiązków pracowników dostosowane są do zadań Biura oraz organizacji i funkcji Komisji w poziomej strukturze zatrudnienia wyróżniono stanowiska ds. obsługi zespołów obszarowych, organów Komisji, Zespołu ds. Etyki oraz Zespołu ds. rozpatrywania wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy, a także zadań związanych ze współpracą międzynarodową, sprawami kadrowymi i finansowymi oraz zamówieniami publicznymi Misja i strategia. Polska Komisja Akredytacyjna jest niezależną instytucją, działającą na rzecz doskonalenia jakości kształcenia. Podstawowym celem działań Komisji jest wspieranie polskich uczelni publicznych i niepublicznych w procesie doskonalenia jakości kształcenia oraz w osiąganiu standardów edukacyjnych na miarę najlepszych wzorców obowiązujących w europejskiej i globalnej przestrzeni akademickiej. Działania te zmierzają do zapewnienia absolwentom polskich szkół wyższych wysokiej pozycji na krajowym i międzynarodowym rynku pracy oraz do zwiększenia konkurencyjności polskich uczelni jako instytucji europejskich. 5

6 Nadrzędną wartością, którą Polska Komisja Akredytacyjna kieruje się w swoich pracach, jest dobro społeczne, ponieważ jakość i efektywność kształcenia w istotny sposób przyczyniają się do rozwijania kapitału intelektualnego i budowania społeczeństwa obywatelskiego. Polska Komisja Akredytacyjna realizuje swoją misję poprzez dokonywanie obligatoryjnych ocen programowych i instytucjonalnych oraz formułowanie opinii o wnioskach dotyczących nadawania uprawnień do prowadzenia studiów. Troską Komisji jest to, by jej opinie i oceny pozostawiały szerokie pole dla autonomicznych inicjatyw promujących innowacyjność procesu dydaktycznego oraz wysoką kulturę jakości kształcenia. Polska Komisja Akredytacyjna działa w poczuciu odpowiedzialności za podejmowane decyzje, budując swoją wiarygodność poprzez obiektywizm ocen i opinii, profesjonalizm podejmowanych działań, zachowanie zasady jawności i przejrzystości stosowanych procedur, precyzję argumentacji, przestrzeganie zasad etycznych oraz poszanowanie tradycji akademickich. Polska Komisja Akredytacyjna uznaje za swoją powinność wszechstronną współpracę i dialog ze wszystkimi interesariuszami procesu kształcenia, w tym środowiskiem akademickim, kandydatami na studia, pracodawcami oraz organami państwa i administracji publicznej. Komisja podejmuje inicjatywy w zakresie takiej współpracy, także na arenie międzynarodowej, aktywnie współdziałając z innymi komisjami akredytacyjnymi oraz grupującymi je organizacjami międzynarodowymi przy realizacji Procesu Bolońskiego oraz budowie Europejskiego Obszaru Szkolnictwa Wyższego. PKA realizuje swoją misję poprzez dokonywanie obligatoryjnych ocen oraz formułowanie opinii o wnioskach. PKA uznaje siebie za partnera w procesie zapewniania jakości kształcenia w polskim systemie szkolnictwa wyższego. Nadrzędną wartością, którą Komisja stara się kierować w swoich pracach jest obiektywizm i transparentność wydawanych ocen jakości kształcenia, które są niezbędnym elementem wspomagającym polskie uczelnie w identyfikowaniu ich pozycji w krajowym systemie szkolnictwa wyższego. PKA jest miejscem współpracy i dialogu wszystkich stron zainteresowanych działaniem na rzecz zapewniania wysokiej jakości kształcenia w szkolnictwie wyższym. Komisja podejmuje inicjatywy w zakresie takiej współpracy, także na arenie międzynarodowej. W celu realizacji swojej misji Polska Komisja Akredytacyjna opracowuje strategię, która wyznacza cele podstawowe oraz zadania strategiczne na okres czterech lat. Strategia PKA przyjęta na lata określa cele operacyjne i zadania pozwalające na osiągnięcie niżej wymienionych celów strategicznych: 1. doskonalenie akredytacji i oceny jakości kształcenia; 2. pomoc uczelniom w budowaniu wysokiej kultury jakości kształcenia; 3. doskonalenie form dialogu nt. rozwoju systemu zapewniania jakości kształcenia w szkolnictwie wyższym; 6

7 4. wzmacnianie roli PKA jako instytucji o pełnej autonomii działającej na rzecz jakości kształcenia oraz upowszechniania znaczenia jakości kształcenia w szkolnictwie wyższym; 5. zwiększenie stopnia internacjonalizacji działań PKA. 7

8 2. System Zarządzania Jakością PKA Glosariusz cykl PDCA cykl Deminga (ang. Plan-Do-Check-Act) - schemat ilustrujący podstawową zasadę ciągłego doskonalenia. Cykl Deminga realizowany jest w czterech etapach związanych planowaniem (Plan), wdrażaniem (Do), sprawdzaniem (Check) oraz ciągłym doskonaleniem (Act). kanał komunikacyjny sposób porozumiewania się z otoczeniem zewnętrznym i wewnętrznym; mapa procesów graficzne ujęcie zespołu procesów oraz ich wzajemnych powiązań; ocena ponowna ocena dokonywana w związku z upływem czasu, na jaki przyznano poprzednią ocenę pozytywną bądź wyróżniającą; ocena powtórna ocena dokonywana w związku z wydaną uprzednio oceną warunkową; podejście procesowe systematyczne zarządzanie zidentyfikowanymi i wzajemnie powiązanymi procesami w celu osiągnięcia wyniku o określonych cechach jakościowych; procedura tryb realizacji procesu lub jego części zawierający opis uporządkowanych w czasie czynności, jakie należy wykonać, aby osiągnąć określony rezultat; proces zespół działań, których celem jest osiągnięcie określonego rezultatu; właściciel procesu osoba odpowiedzialna za prawidłową realizację procesu; zapis dokument, w którym przedstawiono uzyskane wyniki, dowody przeprowadzonych badań lub potwierdzono wykonanie czynności Wymagania ogólne. Wymagania w odniesieniu do zadań realizowanych przez Polską Komisję Akredytacyjną zostały pośrednio określone w powszechnie obowiązujących aktach normatywnych regulujących działalność Komisji i szkół wyższych, a także wewnętrznych przepisach samej Komisji. Ponadto Polska Komisja Akredytacyjna jako agencja działająca w Europejskim Obszarze Szkolnictwa Wyższego zobligowana jest do stosowania Standardów i wskazówek dotyczących zapewnienia jakości ENQA (European Association for Quality Assurance in Higher Education). W części trzeciej standardy odnoszą się do agencji zewnętrznego zapewnienia jakości. Standard 3.8 wzywa agencje do ustanowienia procedur w zakresie własnej odpowiedzialności, które powinny obejmować: 8

9 1) opublikowaną politykę zapewnienia jakości w stosunku do danej agencji, udostępnioną na witrynie internetowej, 2) dokumentację zaświadczającą, że: procesy realizowane przez agencję są odzwierciedleniem jej misji oraz celów w zakresie zapewnienia jakości, agencja wprowadziła w życie mechanizm niepowodujący sprzeczności interesów oraz egzekwuje jego stosowanie w pracy zewnętrznych ekspertów, w przypadku gdy elementy procedury zapewnienia jakości są w całości lub w części zlecane innym podmiotom, agencja dysponuje niezawodnymi mechanizmami gwarantującymi jakość wszelkich działań podjętych przez podwykonawców i materiałów przez nich przygotowanych, agencja wprowadziła w życie wewnętrzne procedury zapewnienia jakości obejmujące: mechanizm wewnętrznych informacji zwrotnych (tj. środki gromadzenia opinii własnego personelu oraz rady / zarządu), wewnętrzny mechanizm reagowania (sposoby reagowania na wewnętrzne i zewnętrzne zalecenia udoskonalające) oraz mechanizm zewnętrznych informacji zwrotnych (tj. sposoby gromadzenia opinii ekspertów oraz zbadanych instytucji co do rozwoju w przyszłości), z myślą o udzielaniu informacji i wsparcia w zakresie własnego rozwoju i poprawy. 3) obowiązkowy cykliczny przegląd działań agencji dokonywany co najmniej raz na 5 lat. Mając powyższe na uwadze, Polska Komisja Akredytacyjna wdrożenie systemu zarządzania jakością traktuje jako wyraz usystematyzowanego działania ukierunkowanego na utrzymanie i doskonalenie jakości oraz kreowanie świadomości projakościowej wśród członków i ekspertów Komisji. Decydując o procesowym podejściu do zarządzania jakością Polska Komisja Akredytacyjna kieruje się specyfiką uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych, jak również koniecznością podkreślenia trwałych i wyraźnych powiązań pomiędzy zidentyfikowanymi procesami, a także zarządzania nimi w celu zagwarantowania i doskonalenia jakości realizowanych przez nią zadań. Wdrażając system zarządzania jakością Komisja chce: o zwiększyć zaufanie do instytucji i podejmowanych przez nią działań, o zwiększyć wiarygodność, o utrwalać pozytywny wizerunek, o tworzyć przejrzyste procedury odpowiedzialności, o usprawnić komunikację wewnętrzną oraz zewnętrzną, o uświadomić cele organizacji osobom pracującym na jej rzecz, o usystematyzować działania, procedury, procesy, dokumentację, 9

10 o o wprowadzić stały mechanizm nadzoru i analizy, doskonalenia, a także identyfikowania problemów, korygowania i zapobiegania działaniom niezgodnym, optymalnie wykorzystywać zasoby Zakres systemu. Działanie Systemu Zarządzania Jakością obejmuje swoim zakresem obszar działalności Polskiej Komisji Akredytacyjnej określony w ustawie z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym, dotyczy zarówno organów Polskiej Komisji Akredytacyjnej, przewodniczących i członków zespołów obszarowych, jak i wszystkich ekspertów Komisji, a także - w niezbędnym zakresie - pracowników Biura Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Organizacja i tryb pracy Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz szczegółowe kompetencje jej organów określone są w Statucie Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Organizację i tryb pracy Biura PKA określa Regulamin organizacyjny nadany przez Przewodniczącego Komisji. Celem nadrzędnym Systemu Zarządzania Jakością jest podniesienie skuteczności działań podejmowanych w związku z realizacją misji i strategii Polskiej Komisji Akredytacyjnej, ich ciągłe doskonalenie, a także zagwarantowanie realizacji ustawowych zadań w sposób gwarantujący powtarzalność cech jakościowych. Celami szczegółowymi systemu są: zapewnienie profesjonalizmu i obiektywizmu w zakresie realizowanych procesów, zapewnienie zasobów umożliwiających realizację procesów na wysokim poziomie, ciągłe doskonalenie i rozwój Systemu Zarządzania Jakością, doskonalenie kanałów komunikacji i współpracy z interesariuszami Komisji, kształtowanie postaw projakościowych. Skuteczna realizacja powyższych celów jest możliwa dzięki wdrożeniu i utrzymaniu podejścia procesowego do zarządzania jakością oraz poprzez następujące działania: prawidłowe planowanie oraz nadzór nad realizowanymi zadaniami, podnoszenie kwalifikacji i zdobywanie nowych kompetencji przez osoby pracujące na rzecz Komisji, zapoznawanie wszystkich osób pracujących na rzecz Komisji z Polityką jakości i jej celami, kształtowanie kultury jakości Komisji poprzez egzekwowanie zgodności czynności wykonywanych przez członków, ekspertów i pracowników Biura z wymaganiami procedur, 10

11 a także budowanie poczucia wspólnej odpowiedzialności za jakość i ułatwianie inicjowania zmian projakościowych, identyfikowanie i rejestrowanie problemów jakościowych związanych z realizowanymi zadaniami i funkcjonowaniem systemu, zapewnianie sprawnego przepływu informacji wewnątrz i na zewnątrz Komisji, organizowanie audytów i przeglądów systemu oraz podejmowanie działań zapobiegawczych i korygujących Odpowiedzialność. System Zarządzania Jakością obejmuje całą strukturę organizacyjną Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Za nadzór nad systemem odpowiedzialny jest Przewodniczący Polskiej Komisji Akredytacyjnej, natomiast całość spraw związanych z Systemem Zarządzania Jakością i problematyką jakości została powierzona Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością. W obszarze realizacji procesów szczególna odpowiedzialność powierzona została Sekretarzowi PKA oraz przewodniczącym zespołów obszarowych. Zakres odpowiedzialności za poszczególne działania w ramach systemu został zapisany w kartach procesów. Tabela nr 1. Odpowiedzialność podstawowa w ramach Systemu Zarządzania Jakością. Przewodniczący koordynowanie prac związanych z opracowaniem polityki jakości, podejmowanie decyzji związanych z wdrożeniem, utrzymaniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością, zapewnianie warunków organizacyjnych niezbędnych do funkcjonowania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością, zatwierdzanie mechanizmów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, promowanie świadomości projakościowej oraz podejścia procesowego do zarządzania jakością. Pełnomocnik ds. systemu zarządzania jakością wdrożenie i utrzymanie Systemu Zarządzania Jakością, przygotowanie planu audytów wewnętrznych, a także powołanie oraz szkolenie audytorów, przygotowywanie corocznych przeglądów systemu, współuczestniczenie w działaniach zmierzających do przeprowadzenia cyklicznych przeglądów zewnętrznych Polskiej Komisji Akredytacyjnej, przedstawianie Przewodniczącemu okresowych sprawozdań z funkcjonowania systemu, uwzględniających informacje dotyczące potrzeb związanych 11 Sekretarz PKA, Przewodniczący zespołów obszarowych bieżące monitorowanie poprawności realizowanych w zespołach procesów, podnoszenie świadomości w zakresie wymagań Systemu Zarządzania Jakością wśród członków zespołu oraz ekspertów współpracujących z zespołem, inicjowanie działań korygujących i zapobiegawczych, przedstawianie Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością okresowych informacji w zakresie realizacji procesów w zespole, w tym rocznych sprawozdań z działalności, oraz potrzeb związanych z rozwojem i doskonaleniem.

12 z rozwojem i doskonaleniem systemu, nadzorowanie i monitorowanie działań doskonalących, zachowanie integralności systemu w trakcie wprowadzanych w nim zmian, podejmowanie działań zmierzających do upowszechnienia wśród osób pracujących na rzecz Komisji wiedzy o wymaganiach i funkcjonowaniu systemu Opis systemu. System Zarządzania Jakością Polskiej Komisji Akredytacyjnej został wdrożony w Komisji na podstawie Zarządzenia nr 1 Przewodniczącego Polskiej Komisji Akredytacyjnej z dnia 24 kwietnia 2013 r. Model Systemu Zarządzania Jakością Polskiej Komisji Akredytacyjnej funkcjonuje w cyklu PDCA związanym z planowaniem, wdrażaniem, nadzorowaniem i ciągłym doskonaleniem zidentyfikowanych procesów: Planowanie (ang. Plan) ustanowienie polityki, określanie celów, procesów, odpowiedzialności, procedur i narzędzi niezbędnych do realizacji zadań PKA zgodnych z wymaganiami określonymi w przepisach powszechnie obowiązujących oraz przepisach wewnętrznych, a także oczekiwaniami interesariuszy i polityką organizacji, Realizacja (ang. Do) wdrożenie i stosowanie polityki, środków nadzoru, procesów i procedur, metod realizacji celów i stosownych narzędzi. Sprawdzenie (ang. Check) monitorowanie i pomiar procesów oraz ich wyników w odniesieniu do polityki, celów i stawianych im wymagań, Doskonalenie (ang. Act) podejmowanie działań zmierzających do ciągłego doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością. Planowanie w obszarze zarządzania jakością w Polskiej Komisji Akredytacyjnej jest procesem ciągłym i jest realizowane przede wszystkim poprzez: określenie wizji, misji, strategii i polityki jakości, identyfikację celów jakościowych, identyfikację procesów i ich wzajemnych powiązań, 12

13 określenie koniecznych zasobów, określenie odpowiedzialności i procedur, w tym odnoszących się do doskonalenia, określenie harmonogramów realizacji zadań. Wizja, misja, strategia i polityka jakości uchwalane są na posiedzeniu plenarnym Polskiej Komisji Akredytacyjnej i komunikowane interesariuszom wewnętrznym i zewnętrznym Komisji. Polityka jakości i cele jakościowe są powiązane z misją i strategią Komisji oraz stanowią podstawę realizacji działań w obszarze zarządzania jakością Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Odpowiedzialność za planowanie została dookreślona w Statucie Polskiej Komisji Akredytacyjnej, kartach procesów, a także procedurach przyjętych dla zidentyfikowanych procesów. Rysunek nr 1. Cykl PDCA w Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Źródło: opracowanie własne Komisja przyjęła podejście procesowe do systemu zarządzania jakością. Dla potrzeb systemu zidentyfikowane zostały procesy odpowiadające newralgicznym obszarom działalności Komisji, a także 13

14 określono ich sekwencję i wzajemne oddziaływanie. W celu wizualizacji powiązań między procesami opracowana została mapa procesów (por. rozdział 3). Ponadto, określono kryteria i metody potrzebne do zapewnienia skuteczności zarówno przebiegu jak i nadzorowania poszczególnych procesów. Zapewniono dostępność zasobów i informacji niezbędnych do wspomagania przebiegu i monitorowania procesów. Przewidziano monitorowanie i pomiarowanie we wszystkich obszarach, w których może to przynieść korzyści, a także zobowiązano się wdrażać działania niezbędne do osiągnięcia zaplanowanych wyników i ciągłego doskonalenia procesów. Polska Komisja Akredytacyjna zapewnia także zasoby niezbędne do funkcjonowania, doskonalenia oraz rozwoju Systemu Zarządzania Jakością. Zarządzanie zasobami realizowane jest przez Przewodniczącego Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz w niezbędnym zakresie - Dyrektora Biura PKA zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi oraz wewnętrznymi uregulowaniami Komisji i Biura z uwzględnieniem konieczności zachowania przejrzystych kryteriów i procedur. Potrzeby i plany Polskiej Komisji Akredytacyjnej formułowane w odniesieniu do zasobów są komunikowane interesariuszom wewnętrznym i zewnętrznym. Polska Komisji Akredytacyjna stosuje mechanizm niepowodujący sprzeczności interesów oraz egzekwuje jego stosowanie w pracy członków i ekspertów. Członkowie, eksperci i osoby pracujące na rzecz Komisji zobowiązują się do stosowania Kodeksu Etyki oraz składają deklaracje o braku jakichkolwiek przeciwskazań formalnych do pełnienia funkcji eksperckich. Naruszenie zasad Kodeksu Etyki skutkuje odpowiedzialnością przed Zespołem ds. Etyki. Zespół proceduje zgodnie z przyjętym Regulaminem. W Polskiej Komisji Akredytacyjnej zapewnione zostały odpowiednie kanały komunikacyjne z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym. 14

15 Rysunek nr 2. Kanały komunikacyjne z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Źródło: opracowanie własne. W zdecydowanej większości przepływ informacji jest dokumentowany, a dokumenty przechowuje się w Biurze Komisji. Procedury stosowane w pracy Polskiej Komisji Akredytacyjnej określają sposób realizacji procesu, odpowiedzialność osób podejmujących działania na różnych jego etapach oraz zasady dokumentowania poszczególnych czynności. Procedury są udostępniane interesariuszom wewnętrznym i zewnętrznym Polskiej Komisji Akredytacyjnej poprzez opublikowane na stronach internetowych. Wykaz procesów i procedur stanowi załącznik do Księgi Jakości. W odniesieniu do zadań Polskiej Komisji Akredytacyjnej sporządzane są, zgodnie z procedurami lub powierzonymi zakresami obowiązków, harmonogramy pracy, zarówno w ujęciu krótkookresowym, jak i długookresowym. Harmonogramy pracy Polskiej Komisji Akredytacyjnej przyjmowane są uchwałą Prezydium Komisji. Ponadto dla potrzeb Systemu Zarządzania Jakością określono roczny kalendarz działań projakościowych. Niezbędny zakres planowania zadań Polskiej Komisji Akredytacyjnej został 15

16 uwzględniony w procedurach realizacji wytyczonych procesów. Realizacja procesów objętych Systemem Zarządzania Jakością jest nadzorowana przez osoby posiadające odpowiednie uprawnienia. Polska Komisja Akredytacyjna monitoruje i dokonuje na bieżąco pomiarów skuteczności wszystkich procesów w odniesieniu do realizowanej polityki, celów oraz stawianych im wymagań ilościowych (m.in. określonych wskaźnikami) lub jakościowych. Szczegółowe zasady monitorowania i pomiaru skuteczności procesów przedstawione zostały w rozdziale 5. Analiza wyników monitorowania i pomiaru ma na celu określenie skuteczności systemu oraz jego doskonalenie. Analiza dokonywana jest przez osoby lub zespoły upoważnione przez Przewodniczącego Polskiej Komisji Akredytacyjnej, który określa również częstotliwość prowadzenia badań. Za bieżącą analizę wniosków i uwag zgłaszanych przez interesariuszy oraz przekazywanie ich w formie opracowań wraz z propozycjami działań korygujących Przewodniczącemu PKA odpowiada Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. Rezultaty przeprowadzonych analiz są publikowane, a wnioski z nich płynące są podstawą ewentualnych działań doskonalących. System poddawany jest corocznym przeglądom dokonywanym przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, mającym na celu weryfikację i aktualizację Polityki jakości oraz wprowadzanie zmian w systemie, przy poszanowaniu zasady jego integralności. Do określenia zakresu procesu doskonalenia wykorzystywane są przede wszystkim Polityka jakości, cele jakościowe, a także wyniki audytów wewnętrznych oraz wyniki przeglądów wewnętrznych i zewnętrznych. Odpowiedzialność za stałe doskonalenie systemu ponosi Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. W procesie ciągłego doskonalenia uczestniczy również kierownictwo Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz jej Biura poprzez wnoszenie propozycji oraz inicjowanie działań doskonalących. 16

17 3. Procesy. Polska Komisja Akredytacyjna wdrożyła System Zarządzania Jakością zbudowany na podstawie podejścia procesowego identyfikując proces jako zbiór działań, jakie należy podjąć aby osiągnąć zamierzony efekt. Wśród procesów realizowanych przez PKA należy wyróżnić następujące procesy główne tj. służące realizacji zadań podstawowych: Oceny programowe i instytucjonalne proces ukierunkowany na zapewnienie terminowej i kompetentnej realizacji wszystkich rodzajów ocen programowych i instytucjonalnych (tj. ocen pierwotnych i powtórnych, a także podejmowanych na wniosek zainteresowanych uczelni lub wniosek ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego). Proces obejmuje swoim zasięgiem członków i ekspertów odpowiednich zespołów Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz sekretarzy tych zespołów, a odpowiedzialność za właściwą jego realizację jest skoncentrowana w rękach Sekretarza PKA. Informacje szczegółowe zawarte są w karcie procesu KP-01. Opinie PKA proces zorientowany na zapewnienie kompetentnej i terminowej realizacji drugiego z ustawowych zadań Komisji, tj. opiniowania wniosków dotyczących: o utworzenia uczelni oraz przyznania jej podstawowej jednostce organizacyjnej uprawnień do prowadzenia studiów na danym kierunku i poziomie kształcenia, o przywrócenia podstawowej jednostce organizacyjnej zawieszonych uprawnień do prowadzenia studiów na danym kierunku i poziomie kształcenia, o utworzenia przez uczelnię zagraniczną na terenie Polski uczelni lub filii, o jakości kształcenia prowadzonego w podstawowej jednostce organizacyjnej ubiegającej się o uprawnienia do nadawania stopni naukowych doktora i doktora habilitowanego, a także opiniowania projektów aktów prawnych dotyczących szkolnictwa wyższego i nauki. Podobnie jak w przypadku ocen, proces obejmuje członków i ekspertów Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz sekretarzy właściwych zespołów, a odpowiedzialność za jego właściwą realizację ponosi Sekretarz PKA. Informacje szczegółowe zawarte są w karcie procesu KP- 02. Polityka informacyjna proces obejmuje całokształt zadań związanych z zapewnianiem interesariuszom wewnętrznym i zewnętrznym aktualnej i wyczerpującej informacji o działaniach podejmowanych przez Polską Komisję Akredytacyjną, w tym o działaniach projakościowych. Proces opiera się na dwóch głównych filarach: stronie internetowej PKA ( oraz Panelu Informacyjnym Systemu Zarządzania Jakością 17

18 ( Właścicielem procesu jest Przewodniczący PKA. Informacje szczegółowe zawarte są w karcie procesu KP-03. Procesom głównym towarzyszą następujące procesy pomocnicze służące zwiększeniu efektywności realizacji procesów głównych: Zarządzanie zasobami w związku ze specyficznym statusem Polskiej Komisji Akredytacyjnej określonym w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym oraz podziale ról pomiędzy Komisję, a jej Biuro, proces został ograniczony do zapewnienia zasobów kadrowych właściwych z punkt widzenia powierzonych Komisji zadań oraz spraw bezpośrednio z zasobami kadrowymi związanych, a jego właścicielem jest Przewodniczący PKA. Informacje szczegółowe zawarte są w karcie procesu KP-04. Utrzymywanie i rozwój Systemu Zarządzania Jakością proces odnosi się do zapewnienia skuteczności i efektywności działania systemu poprzez właściwy nadzór nad stosowanymi dokumentami, monitorowanie skuteczności działań realizowanych w ramach poszczególnych procesów, w tym poprzez prowadzenie audytów wewnętrznych, ale także monitorowanie informacji zwrotnej od interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych. Odpowiedzialność za jego realizacje została powierzona Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością. Informacje szczegółowe zawarte są w karcie procesu KP-05. Rysunek nr 3 ilustruje wzajemne zależności pomiędzy procesami. Rezultaty procesów Oceny programowe i instytucjonalne oraz Opinie PKA stanowią wejścia do procesu Polityka informacyjna. Powyższym procesom podstawowym towarzyszy proces pomocniczy Zarządzanie zasobami, w ramach którego zapewnia się zasoby właściwe dla realizacji zadań Komisji. Analiza efektów działań podejmowanych przez PKA w toku realizacji poszczególnych procesów jest dokonywana w ramach procesu Utrzymywanie i rozwój Systemu Zarządzania Jakością, którego rezultaty są udostępniane interesariuszom wewnętrznym i zewnętrznym poprzez proces Polityka informacyjna oraz stanowią wejścia do procesów głównych i pomocniczych. 18

19 Rysunek nr 3. Mapa procesów. Proces Oceny programowe i instytucjonalne Proces Utrzymywanie i rozwój SZJ Proces Zarządzanie zasobami Proces Polityka informacyjna Proces Opinie PKA Źródło: opracowanie własne. 19

20 4. Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością i nadzór. Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością Polskiej Komisji Akredytacyjnej obejmuje przede wszystkim wymagania dotyczące postępowania lub odpowiedzialności za przeprowadzenie procesów w poszczególnych obszarach działalności Komisji. W Polskiej Komisji Akredytacyjnej do dokumentów systemowych zalicza się: - misję i strategię, wizję, - Politykę jakości i cele jakości, - Kodeks Etyki, - Księgę Jakości, - karty procesów, - procedury, - pozostałe dokumenty wspierające system. Rysunek nr 4. Hierarchia dokumentów Systemu Zarządzania Jakości PKA. Misja, wizja, strategia, Polityka jakości, cele jakościi, Kodeks Etyki. Księga jakości. Karty procesów, procedury, pozostałe dokumenty wspierające system. Źródło: opracowanie własne. 20

21 Misja, strategia i Kodeks Etyki zostały przyjęte przez PKA niezależnie od decyzji o wdrożeniu Systemu Zarządzania Jakością, natomiast pozostałe dokumenty zostały wdrożone zgodnie z wymaganiami systemu oraz Europejskich standardów i wskazówek dla zapewnienia jakości w Europejskim Obszarze Szkolnictwa Wyższego. Dokumentacja systemu PKA jest opracowywana, akceptowana i zatwierdzana zgodnie z kompetencjami przedstawionymi w poniższej tabeli. Pełna dokumentacja systemu jest przechowywana u Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością i archiwizowana zgodnie z zasadami przyjętymi w Komisji. Dokumentacja jest nadzorowana, co gwarantuje, iż w obiegu znajdują się tylko dokumenty aktualne, a stały dostęp do niej jest zapewniony w sieci wewnętrznej Biura Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz w Panelu Informacyjnym dedykowanym dla Systemu Zarządzania Jakością (por. rozdział 7). W przypadku jakichkolwiek zmian dokumentacji Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością odpowiedzialny jest za wprowadzenie stosowanych zmian w sieci wewnętrznej, na stronie Panelu Informacyjnego, a także wymianę egzemplarzy nieaktualnych zgodnie z prowadzonym rejestrem. Wszystkie dokumenty są oznaczone w sposób umożliwiający łatwe zidentyfikowanie wersji bieżącej. Wprowadzenie nowych dokumentów oraz wszelkie zmiany w dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością PKA odbywają się zgodnie z zaprezentowanym poniżej schematem: 21

22 Tabela nr 2. Dokumentacja Systemu Zarządzania jakością PKA i nadzór. Rodzaj Opracowanie / Akceptacja Zatwierdzenie Zarys treści Zakres Nadzór dokumentu uprawnienia do zastosowania wprowadzania zmian Misja Zespół wyznaczony Posiedzenie plenarne Przewodniczący Deklaracja społeczna Cała organizacja Przewodniczący PKA przez PKA Przewodniczącego Strategia Wiceprzewodniczący Posiedzenie plenarne Przewodniczący Cele długookresowe Cała organizacja Przewodniczący PKA Komisji w zakresie PKA własnych kompetencji Kodeks Etyki Zespół ds. Etyki Prezydium / Plenum Przewodniczący Zbiór zasad, do których Członkowie, Przewodniczący PKA, stosowania zobligowani eksperci i wszystkie Przewodniczący Zespołu są członkowie i eksperci osoby pracujące na ds. Etyki PKA oraz osoby rzecz PKA wykonujące działania na rzecz PKA Polityka jakości Zespół wyznaczony Posiedzenie plenarne Przewodniczący Deklaracja w Cała organizacja Przewodniczący PKA przez odniesieniu do jakości Przewodniczącego działań PKA, zawiera cele jakościowe. Księga jakości Pełnomocnik ds. Przewodniczący / Dyrektor Przewodniczący Opis systemu Cała organizacja Pełnomocnik ds. Systemu 22

23 Systemu Zarządzania Jakością Procedury Pełnomocnik ds. związane z Systemu Zarządzania procesem Jakością Utrzymanie Systemu Pozostałe Pracownik procedury merytoryczny Karty procesów Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Decyzje Pracownicy organów PKA merytoryczni Biura Zarządzania Jakością PKA, odpowiedzialność oraz jego funkcje. Przewodniczący Przewodniczący Szczegółowy opis czynności związanych z utrzymaniem Systemu Zarządzania Jakością Przewodniczący / Dyrektor Przewodniczący Szczegółowy opis Biura czynności związanych z realizacją zidentyfikowanych procesów Przewodniczący / Dyrektor Przewodniczący Szczegółowy opis Biura danego procesów, z określeniem danych wejściowych oraz wyjściowych, przypisaniem procedur, odpowiedzialności oraz mierników. Dyrektor Biura / Prezydium Przewodniczący Związany z obszarem regulowanym 23 ustalone obszary działalności PKA oraz osoby odpowiedzialne ustalone obszary działalności PKA oraz osoby odpowiedzialne Zidentyfikowane procesy w ramach Systemu Zarządzania Jakością Obszary w których wymagana jest Zarządzania Jakością Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Właściciele procesów Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Przewodniczący PKA / Dyrektor BPKA

24 Pozostała Pracownicy dokumentacja merytoryczni / Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Źródło: opracowanie własne. Dyrektor Biura / Prezydium / Przewodniczący Dyrektor Biura / Przewodniczący 24 Związany z obszarem regulowanym regulacja Obszary w których wymagana jest regulacja Przewodniczący PKA / Dyrektor BPKA

25 4.1. Polityka jakości. Polityka jakości jest deklaracją kierownictwa odnoszącą się do celów strategicznych organizacji w sferze jakości skierowaną do jej interesariuszy wewnętrznych oraz zewnętrznych. Właściwie określona Polityka jakości stanowi podstawę realizacji działań w obszarze zarządzania jakością, a także stanowi ramy do dalszego doskonalenia zarówno w odniesieniu do celów organizacji, jak i realizowanych przez nią zadań. Polityka jakości jest wyrazem odpowiedzialności instytucji za realizację powierzonych zadań, a tym samym oświadczeniem, iż zadania będą wykonywane zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami interesariuszy oraz będą spełniały określone standardy jakościowe. Polityka jakości powinna być znana oraz wiążąca dla wszystkich osób działających na rzecz danej instytucji oraz sprzyjać lepszemu zrozumieniu celów, misji oraz strategii organizacji, jak również promować podejście projakościowe w odniesieniu do podejmowanych działań. Świadomie określona deklaracja jakościowa organizacji, uwiarygadnia jej pozycję w obszarze działalności podstawowej, a także uwierzytelnia prospołeczny charakter jej aktywności. Zgodnie z wymaganiami Statutu Polskiej Komisji Akredytacyjnej Polityka jakości uchwalana jest na posiedzeniu plenarnym Komisji i jest komunikowana jej interesariuszom. Polska Komisja Akredytacyjna mając na uwadze wymagania brzegowe sformułowane w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym, w standardach i wskazówkach dotyczących zapewniania jakości w Europejskim Obszarze Szkolnictwa Wyższego, a także potrzeby i oczekiwania interesariuszy, powinna przyjąć Politykę jakości będącą wyrazem jej odpowiedzialności w zakresie powierzonych zadań ustawowych, a zatem Polityka jakości i określone w niej cele jakościowe powinny być ściśle powiązane z misją oraz strategią Komisji, a także - jak wspomniano powyżej - muszą stanowić wyznacznik działań związanych z zarządzaniem jakością w Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Wobec przyjęcia na mocy decyzji Przewodniczącego PKA w sprawie wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością podejścia procesowego, proponuje się odnieść konstrukcję Polityki jakości do charakterystycznych dla zarządzania procesowego wymagań normy ISO 9001, zgodnie z którymi Polityka jakości powinna: a) być odpowiednia do celu istnienia organizacji, b) zawierać zobowiązania do spełnienia wymagań i ciągłego doskonalenia skuteczności systemu zarządzania, c) tworzyć ramy do ustanowienia i przeglądu celów dotyczących jakości, d) być zakomunikowania i zrozumiała w organizacji, 25

26 e) podlegać cyklicznym przeglądom pod względem jej ciągłej przydatności. Propozycja deklaracji: POLITYKA JAKOŚCI Polska Komisja Akredytacyjna, kierując się dobrem społecznym a w szczególności odpowiedzialnością wobec interesariuszy, wykazuje szczególną dbałość o utrzymanie europejskich standardów jakości w odniesieniu do realizowanych zadań w obszarze zapewniania wysokiej jakości kształcenia w polskim systemie szkolnictwa wyższego. Komisja przyjmuje podejście projakościowe we wszystkich podejmowanych przez siebie działaniach a także wyznacza cele jakościowe, jednocześnie uznając za swoją powinność ciągłe doskonalenie jakości w odniesieniu do czynników mających wpływ na ich realizację oraz objętych procesami wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością. Nadrzędnymi celami Komisji w odniesieniu do jakości są: 1) skuteczna oraz efektywna realizacja wytyczonych zadań ustawowych, misji i celów strategicznych, 2) efektywne wykorzystanie zasobów umożliwiająca realizację procesów na wysokim poziomie, 3) systematyczne doskonalenie kompetencji członków, ekspertów i wszystkich osób pracujących na rzecz Komisji, 4) promowanie postaw projakościowych wśród zaangażowanych osób, w szczególności przestrzeganie zasad etycznych, profesjonalizmu, rzetelności oraz bezstronności w odniesieniu do podejmowanych działań, 5) doskonalenie formuł dialogu i współpracy z interesariuszami, 6) zapewnianie transparentności działań oraz ich rezultatów poprzez realizację kompleksowej polityki informacyjnej. Strategiczne cele wynikające z Polityki jakości Polskiej Komisji Akredytacyjnej są realizowane poprzez następujące działania: 1) wdrożenie podejścia procesowego do zarządzania jakością w Komisji, 2) prawidłowe planowanie oraz nadzór nad realizowanymi zadaniami, 3) wskazywanie członkom, ekspertom, pracownikom Biura na konieczność spełniania wymagań wszystkich procedur, a także potrzebę inicjowania nowych rozwiązań podnoszących jakość realizowanych działań, 4) umożliwienie podnoszenia kwalifikacji i zdobywania nowych kompetencji przez członków, ekspertów oraz osoby pracujące na rzecz Komisji, 26

27 5) identyfikowanie i rejestrowanie wszystkich problemów jakościowych związanych z realizowanymi działaniami i funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością, 6) zapewnianie sprawnego przepływu informacji wewnątrz i na zewnątrz Komisji, 7) organizowanie cyklicznych przeglądów mających na celu ocenę efektywności i skuteczności systemu zarządzania jakością. Polska Komisja Akredytacyjna zobowiązuje się do realizacji Polityki jakości, w zakresie wyznaczonych celów i działań. Do zapoznania się z treścią Polityki jakości zostali zobowiązani członkowie, eksperci oraz wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Polskiej Komisji Akredytacyjnej. Polityka jakości została również opublikowana w miejscu ogólnie dostępnym, tak by jej treść była znana wszystkim interesariuszom Księga Jakości. Księga Jakości PKA jest podstawowym dokumentem Systemu Zarządzania Jakością. Pełni ona funkcję przewodnika, w którym opisany został system, sposób jego funkcjonowania oraz odpowiedzialność osób biorących udział w realizacji zidentyfikowanych procesów. Księga Jakości stanowi kompleksowe kompendium wiedzy adresowane przede wszystkim do członków i ekspertów PKA, ale także do wszystkich osób pracujących na rzecz Komisji oraz jej interesariuszy zewnętrznych. Za opracowanie Księgi Jakości, jej publikację, wprowadzenie i rozpowszechnianie oraz ewidencję wszelkich zmian odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. Dokument zatwierdzany jest przez Przewodniczącego Komisji i udostępniany w wersji papierowej na życzenie osób zainteresowanych. Wersja elektroniczna dostępna jest bez ograniczeń. Przegląd Księgi Jakości przeprowadza się w miarę potrzeb lecz nie rzadziej niż raz w roku, przy okazji przeglądu Systemu Zarządzania Jakością. Zmiany wprowadzane do podlegającej aktualizacji Księgi są rejestrowane, a każda zmiana powoduje nowe wydanie Księgi oraz wycofanie Księgi znajdującej się w obiegu. W egzemplarzach archiwalnych nie wprowadza się zmian. 27

28 4.3. Procedury. Procedura stanowi określoną formę realizacji procesu wskazuje osoby odpowiedzialne ze przebieg poszczególnych etapów, określa ich uprawnienia i kompetencje, a także precyzuje ramy czasowe przewidziane na realizację poszczególnych zadań. Nadzór nad aktualnością procedur sprawuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. Proces Oceny programowe i instytucjonalne obejmuje następujące procedury: oceny programowej (P-01); powtórnej oceny programowej (P-02); oceny programowej na wniosek uczelni (P-03); oceny programowej na wniosek ministra właściwego ds. szkolnictwa wyższego (P-04); oceny instytucjonalnej (P-05); powtórnej oceny instytucjonalnej (P-06); oceny instytucjonalnej na wniosek uczelni (P-07); oceny instytucjonalnej na wniosek ministra właściwego ds. szkolnictwa wyższego (P-08); głosowania elektronicznego (P-09); rozpatrywania wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy (P-10). Proces Opinie został skonkretyzowany w następujących procedurach: opiniowania wniosków (P-11); wyrażania opinii o jakości kształcenia w jednostce ubiegającej się o uprawnienia do nadawania stopni naukowych doktora i doktora habilitowanego (P-12); opiniowania aktów prawnych (P-13); głosowania elektronicznego (P-09); rozpatrywania wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy (P-10). W ramach procesu Polityka Informacyjna mają zastosowanie następujące procedury: publikowania informacji na stronach internetowych PKA (P-14); prowadzenia Panelu Informacyjnego Systemu Zarządzania Jakością (P-15). Wyżej wymienione dokumenty tworzą blok procedur związanych z realizacją procesów podstawowych. Procedury towarzyszące procesom pomocniczym określono poniżej: 28

29 W procesie Zarządzanie zasobami wyróżniono: procedurę powoływania ekspertów (P-17); procedurę szkoleń dla członków i ekspertów PKA oraz weryfikacji (P-18); W procesie Utrzymywanie i rozwój Systemu Zarządzania Jakością wykorzystuje się: procedurę audytu wewnętrznego (P-19); procedurę przeglądu Systemu Zarządzania Jakością (P-20); procedurę monitorowania poprawności procesów realizowanych w zespołach (P-21); procedurę nadzoru nad dokumentami (P-22); procedurę ankietyzacji i monitorowania (P-23) Karty procesów. Karty procesów stanowią ilustrację kluczowych dla danego procesu elementów zawierają numer porządkowy (w formacie KP-XX, gdzie KP oznacza kartę procesu, a XX liczbę porządkową), rejestr zmian, określają właściciela i cele procesu, jego wejścia i wyjścia, a także główne zadania realizowane w jego ramach, stosowane sposoby pomiaru i dokumenty, które w danym procesie mają zastosowanie. Karty poszczególnych procesów podstawowych i pomocniczych zostały zebrane w załączniku do Księgi Jakości Zapisy. Polska Komisja Akredytacyjna przyjęła, że w ramach wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością skuteczność działania należy dokumentować w postaci tzw. zapisów stanowiących potwierdzenie realizacji określonych czynności lub udokumentowanie ich wyników. Rodzaje stosowanych zapisów uzależnione są od właściwości procesu, w którym zapisy są wykorzystywane stosuje się zapisy w formie papierowej na ustalonym formularzu wzorcowym (np. w przypadku listy jednostek i kierunków wyznaczonych do oceny w danym roku akademickim), raportu (np. w przypadku sprawozdań z funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością) lub w formie elektronicznej (stosowane najczęściej w przypadku procesu Polityka informacyjna ). 29

30 Szczegółowy wykaz zapisów stosowanych przez Polską Komisję Akredytacyjną wraz z określeniem realizowanych przez nie funkcji oraz podziałem na procesy, w ramach których zapisy są stosowane zaprezentowany został poniżej. Proces Oceny programowe i instytucjonalne : o (Z-01a) lista jednostek i kierunków uczelni wyznaczonych do oceny programowej - pozwala na identyfikację kierunków i jednostek uczelni wyznaczonych do oceny po raz pierwszy i ponownie bądź powtórnie w sposób umożliwiający określenie wzajemnych proporcji tych zbiorów; o (Z-01b) lista jednostek uczelni wyznaczonych do oceny instytucjonalnej - pozwala na identyfikację kierunków i jednostek uczelni wyznaczonych do oceny po raz pierwszy i ponownie bądź powtórnie w sposób umożliwiający określenie wzajemnych proporcji tych zbiorów; o (Z-02) zapisy w bazie ocen formularz bazy danych zawiera pola przewidziane na wprowadzenie informacji o terminach realizacji poszczególnych czynności etapowych określonych w procedurach ocen programowych i instytucjonalnych; o (Z-03a) formularze zatwierdzania składów zespołów oceniających zawierają informacje pozwalające na jednoznaczną identyfikację ocenianego kierunku bądź jednostki organizacyjnej uczelni, specjalności reprezentowanych przez poszczególnych ekspertów, a także reprezentowanych przez nich uczelni oraz proponowanych im funkcji w zespole oceniającym; o (Z-03b) upoważnienia do udziału w wizytacji umożliwiające zidentyfikowanie osób upoważnionych, uczelni i jednostki lub uczelni, jednostki i kierunku podlegającego ocenie oraz opatrzone podpisem Sekretarza PKA; o (Z-04) raporty zespołów oceniających zawierają ustrukturyzowaną treść pozwalającą zapewnić jednolitość kryteriów oceny oraz umożliwiającą weryfikację kompletności opinii formułowanych przez zespoły oceniające; o (Z-05) protokoły z posiedzeń zespołów obszarowych zawierające syntezę opinii osób referujących sprawy oraz określenie stanowiska zespołu w danej sprawie; o (Z-06) uchwały Prezydium Polskiej Komisji Akredytacyjnej - zawierają oceny Prezydium PKA wraz z uzasadnieniem; o (Z-07) protokoły z posiedzeń Prezydium PKA zawierające syntezę opinii formułowanych w trakcie posiedzenia oraz informację o rozstrzygnięciu; 30

31 o o (Z-08) protokoły z posiedzeń zespołu ds. rozpatrywania wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy zawierają syntezę stanowisk recenzentów oraz przegłosowane rozstrzygnięcia zespołu; (Z-09) uchwały w sprawie wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy - zawierają stanowiska stron oraz rozstrzygnięcia Prezydium PKA wraz z uzasadnieniem. Proces Opinie PKA : o (Z-02) zapisy w bazie danych - formularz bazy danych zawiera pola przewidziane na wprowadzenie informacji o terminach realizacji poszczególnych czynności etapowych określonych w procedurach opiniowania wniosków; o (Z-03a) formularze zatwierdzenia recenzentów wniosku zawierają informacje pozwalające na jednoznaczną identyfikację zakresu wniosku, specjalności reprezentowanych przez poszczególnych recenzentów, a także reprezentowanych przez nich uczelni; o (Z-10a) recenzje wniosków - zawierają ustrukturyzowaną treść zapewniającą jednolitość kryteriów wydawania opinii oraz umożliwiającą weryfikację kompletności sądów osób recenzujących; o (Z-03b) upoważnienia do udziału w wizytacji umożliwiające zidentyfikowanie osób upoważnionych, uczelni i jednostki lub uczelni, jednostki i kierunku podlegającego ocenie oraz opatrzone podpisem Sekretarza PKA; o (Z-10b) raporty z wizytacji dokonywanych w związku z opiniowaniem wniosków zawierają ustrukturyzowaną treść zapewniającą weryfikację kompletności sądów osób recenzujących; o (Z-05) protokoły z posiedzeń zespołów obszarowych - zawierają syntezę opinii osób referujących sprawy oraz określenie stanowiska zespołu w danej sprawie; o (Z-06) uchwały Prezydium Polskiej Komisji Akredytacyjnej - zawierają opinie Prezydium PKA wraz z uzasadnieniem; o (Z-07) protokoły z posiedzeń Prezydium PKA zawierające syntezę opinii formułowanych w trakcie posiedzenia oraz informację o rozstrzygnięciach; o (Z-08) protokoły z posiedzeń zespołu ds. rozpatrywania wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy - zawierają syntezę stanowisk recenzentów oraz przegłosowane rozstrzygnięcia zespołu; o (Z-09) uchwały w sprawie wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy - zawierają stanowiska stron oraz rozstrzygnięcie Prezydium PKA wraz z uzasadnieniem. 31