IZBA CELNA WE WROCŁAWIU PROGRAM ZARZĄDZANIA POTENCJAŁEM FUNKCJONARIUSZY CELNYCH W GRUPIE WIEKOWEK 50+ W IZBIE CELNEJ WE WROCŁAWIU

Transkrypt

1 IZBA CELNA WE WROCŁAWIU PROGRAM ZARZĄDZANIA POTENCJAŁEM FUNKCJONARIUSZY CELNYCH W GRUPIE WIEKOWEK 50+ W IZBIE CELNEJ WE WROCŁAWIU 1

2 W związku z zatwierdzeniem przez Szefa Służby Celnej ZARZĄDZANIA POTENCJAŁEM FUNKCJONARIUSZY CELNYCH PROGRAM W GRUPIE WIEKOWEJ 50+ przedstawiam poniższe założenia realizacji programu w Izbie Celnej we Wrocławiu: 1. Liczebność grupy 50+ w Izbie Celnej we Wrocławiu: W Izbie Celnej we Wrocławiu, wg stanu zatrudnienia na dzień 18 lipca 2011r., na 922 osób zatrudnionych, 320 osób mieści się w grupie wiekowej 50+, co stanowi 34,7% ogółu zatrudnionych (130 kobiet i 190 mężczyzn). W grupie tej uwzględniono funkcjonariuszy celnych, pracowników korpusu służby cywilnej, zwanych dalej cywilami oraz pracowników objętych niemnożnikowym systemem wynagradzania, zwanych dalej obsługą. W perspektywie najbliższych pięciu lat do tej grupy wejdzie następnych 184 osób, co przy obecnym stanie zatrudnienia stanowić będzie prawie 55% ogółu zatrudnionych z całej jednostce. Poniższa tabela ilustruje strukturę wiekową grupy 50+ w izbie Celnej we Wrocławiu (stan na r.): IC Wrocław ilość osób zatrudnionych funkcjonariusze celni cywile obsługa pow Podobną analizę przeprowadzono w oparciu o dane kadrowe z dnia r. Poniższa tabela ilustruje strukturę wiekową grupy 50+ w izbie Celnej we Wrocławiu (stan na r.): IC Wrocław ilość osób zatrudnionych funkcjonariusze celni cywile obsługa

3 pow Grupa ta stanowi 38% ogółu zatrudnionych w jednostce (145 kobiet i 204 mężczyzn). Biorąc pod uwagę specyfikę zadań wykonywanych na poszczególnych stanowiskach służbowych, podobnie jak w Programie, wyróżnić można cztery kategorie zatrudnionych: 1) funkcjonariusze z komórek zwalczania przestępczości (kategoria ta obejmuje wyłącznie grupy mobilne ); WZPgrupy mobilne ilość osób zatrudnionych funkcjonariusze celni cywile obsługa ) funkcjonariusze z oddziałów celnych granicznych; OC Osobowy Port Lotniczy ilość osób zatrudnionych funkcjonariusze celni cywile obsługa ) funkcjonariusze z komórek dozoru (do tej grupy zaliczono wyłącznie osoby pełniące służbę w komórkach dozoru w urzędach celnych); UC - dozór ilość osób zatrudnionych funkcjonariusze celni cywile obsługa Łącznie w wymienionych powyżej komórkach pełni służbę 96 funkcjonariuszy celnych w grupie wiekowej 50+. W perspektywie pięciu lat od wejścia w życie Programu, grupa wszystkich pracowników i funkcjonariuszy w Izbie Celne w grupie 50+ wzrośnie do 524 osób, stanowiąc 57% zatrudnionych. - polityka kadrowa 3

4 Biorąc pod uwagę założenia Programu, podkreślić należy dobrowolność korzystania przez zainteresowanych z działań wdrażanych przez Izby Celne. W ramach polityki kadrowej, rozważyć należy dobrowolną zmianę komórki organizacyjnej przez funkcjonariuszy wykonujących zadania w komórkach zwalczania przestępczości, oddziałach celnych granicznych oraz komórkach dozoru w urzędach celnych. Nieodzowne jest zatem wskazanie potencjalnych komórek, gdzie wiedza, doświadczenie i umiejętności tych osób będą mogły być w pełni wykorzystane, ewentualnie po odpowiednim przeszkoleniu będą mogły wykonywać inne czynności. Biorąc pod uwagę dotychczas wykonywane zadania przez funkcjonariuszy celnych z Grup Mobilnych, można wskazać następujące komórki: Biorąc pod uwagę dotychczas wykonywane zadania przez funkcjonariuszy celnych z oddziałów celnych granicznych, można wskazać następujące komórki: 4

5 Biorąc pod uwagę dotychczas wykonywane zadania przez funkcjonariuszy celnych z komórek dozoru w urzędach celnych, można wskazać następujące komórki: 5

6 Z uwagi na dotychczasowy zakres zadań, dla funkcjonariuszy z urzędów celnych, przy ewentualnej zmianie komórki w pierwszej kolejności winny być rozpatrywane komórki na poziomie urzędów, następnie w izbie celnej. Przestawiony powyżej katalog komórek oczywiście nie ma charakteru zamkniętego lecz stanowi możliwy do wykorzystania schemat. W przypadkach indywidualnych, biorąc pod uwagę kwalifikacje i kompetencje, będzie istniała możliwość aplikacji do innych komórek organizacyjnych, nieujętych w schemacie. Sprawą oczywistą wydaje się także konieczność pełnego zachowania przepisów związanych z opisem i wartościowaniem stanowisk służbowych oraz naborem wewnętrznym. W związku z dużym odsetkiem osób w grupie wiekowej 50+ w Izbie Celnej we Wrocławiu, dużą trudnością będzie proponowanie zmiany komórki na realizującą zadania mniej obciążające (bez pracy zmianowej, bez konieczności wykonywania czynności kontrolnych). Taka polityka kadrowa doprowadzić może do kumulacji osób w grupie wiekowej 50+ w komórkach wewnętrznych, które również mają swoją specyfikę, gdzie wymagane są określone predyspozycje lub umiejętności (np. komórki analityczne bądź finansowe). W celu realizacji regulaminowych zadań komórek na właściwym poziomie, właściwe wydaje się rozlokowanie zasobów ludzkich w sposób 6

7 proporcjonalny. Nie stworzy to poczucia wykluczenia bądź izolowania tych osób lecz pozwoli na kontakt z ludźmi młodszymi, od których z jednej strony można będzie się uczyć a z drugiej strony można będzie przekazać swoje doświadczenie i wiedzę praktyczną. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na inny aspekt związany z zarządzaniem kadrami, dostrzegalny w szczególności w przypadku komórek zwalczania przestępczości. Do wykonywania zadań w komórkach zwalczania przestępczości wymagane są specyficzne predyspozycje. Ponadto funkcjonariusze obecnie pełniący służbę w tych komórkach przeszli wysoce specjalistyczne szkolenia, szkolenia strzeleckie (podstawowe i doskonalące). Dopiero po pewnym czasie ich nowe umiejętności przekształcą się w określone i pożądane nawyki. Tym samym działania w ramach Programu winny koncentrować się wokół kwestii związanych z nabywaniem nowych umiejętności (od umiejętności tzw. miękkich po umiejętności posługiwania się nowoczesnym sprzętem i oprogramowaniem) oraz promocji aktywnego trybu życia, zdrowego odżywiania, profilaktyki zdrowotnej. W celu dalszej realizacji Programu niezbędne jest: 1. zatrudnienie bądź przygotowanie doradcy zawodowego, który w oparciu o wywiady przeprowadzone wśród osób w tej grupie wiekowej zorientuje się w potrzebach indywidualnych. Doradca zawodowy, jako osoba z określonym zasobem wiedzy, głównie w zakresie psychologii i zarządzania wiekiem, będzie w stanie doradzić w zakresie ewentualnej zmiany komórki lub dobrania odpowiednich szkoleń uzupełniających, wypełniających lukę kompetencyjną. 2. określenia profili kompetencyjnych na poszczególnych stanowiskach służbowych na potrzeby prowadzenia polityki kadrowej stosowane są przepisy Ustawy o Służbie Celnej wraz z aktami wykonawczymi lecz dotyczy to w głównej mierze wykształcenia w kontekście zajmowanego stanowiska służbowego. Dodatkowo niektóre elementy zawarte zostały w Systemie Szkolenia w Służbie Celnej. Pomocne okażą się tutaj wypracowane przez zespół centralny profile kompetencyjne, zgodnie z programem zawartym w Decyzji Nr 4 Szefa Służby Celnej z dnia r. 7

8 - polityka szkoleniowa i rozwój zawodowy Rozwój zawodowy Izbie Celnej we Wrocławiu winien być oparty o sporządzone o Indywidualne Plany Potrzeb Szkoleniowych (FIPS) dla funkcjonariuszy oraz Indywidualny Plan Rozwoju Zawodowego (IPRZ) dla pracowników korpusu cywilnej. Wprowadzenie planów rozwoju winno być poprzedzone spotkaniami z całą kadrą kierowniczą izby oraz podległych urzędów. Nieodzowne w planowaniu rozwoju pracowników (nie tylko w ramach programu 50+) jest powiązanie wszystkich elementów zarządzania zasobami ludzkimi w Służbie Celnej (m.in. ocena okresowa, nabory wewnętrzne, Formularz Indywidualnych Potrzeb Szkoleniowych FIPS, Indywidualny Plan Rozwoju Zawodowego IPRZ). W dużej części kadra kierownicza została przygotowana do zarządzania kadrami poprzez uczestnictwo w kursach oficerskich (program zakładał dużą ilość godzin szkoleń tzw. miękkich). Nieodzowne wydaje się uzupełnienie kompetencji poprzez szkolenia, które wynikają z bieżących potrzeb (np. szkolenie z rozmowy oceniającej dla kadry przed rozpoczęciem oceny w izbie). Wynikiem danych z FIPS i IPRZ winien być Regionalny Plan Szkolenia dla Izby Celnej we Wrocławiu. Z uwagi na dużą ilość nowego sprzętu komputerowego wraz z najnowszym oprogramowaniem, wskazane jest zebranie informatycznych potrzeb szkoleniowych oraz ich realizacja. Znaczące w kontekście zarządzania organizacją z dużym odsetkiem osób w grupie wiekowej 50+, jest zaangażowanie kadry kierowniczej w realizację programu. Podniesieniu motywacji kadry kierowniczej służyć może przede wszystkim dostarczenie wiedzy poprzez udział w profesjonalnym szkoleniu z zarządzania wiekiem. Pomoże to zrozumieć bariery wynikające z wieku oraz korzyści płynące z pracy z ludźmi doświadczonymi, pozwoli na dostosowanie działań HR-owych do potrzeb i możliwości pracowników w tej grupie wiekowej. Jednocześnie wskazane jest odwołanie się do wiedzy i umiejętności, które przekazane zostały kadrze kierowniczej podczas kursów oficerskich. - polityka socjalna W ramach tych zadań, wprowadzono wzrost świadczenia socjalnego (niezależnie od świadczeń wynikających z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 lutego 2010 r. w sprawie świadczeń socjalnych funkcjonariuszy celnych i członków 8

9 ich rodzin Dz. U. Nr 33, poz. 177) należnego raz w roku, z założeniem wykorzystania na zajęcia sportowo-rekreacyjne. Źródłem finansowania tego świadczenia są oszczędności na Funduszu Pracy osób, które ukończyły 50 rok życia. Ideą takiego świadczenia jest zmotywowanie osób wieku do aktywności fizycznej poprzez udział w różnych zorganizowanych formach zajęć ruchowych (np. basen, siłownia, fitness, taniec). Udział w tego typu zajęciach, poza oczywistymi korzyściami dla samych uczestników (zwiększenie odporności organizmu, rozładowanie stresu zawodowego, utrzymanie masy ciała itp.), może również przynieść wiele korzyści dla pracodawcy (zmniejszenie absencji chorobowych, poprawa ilości i wydajności pracy, zapobieganie wypaleniu zawodowemu). - polityka zdrowotna W ramach polityki zdrowotnej należy zaangażować służbę BHP, której zadaniem winno być pozyskiwanie i informowanie zainteresowanych o bezpłatnych programach zdrowotnych i profilaktycznych. Tego typu informacje muszą docierać bezpośrednio do potencjalnych beneficjentów, stąd też koniecznym rozwiązaniem jest założenie i prowadzenie zakładki na stronie intranetowej izby, gdzie każdy użytkownik domeny może na bieżąco uzyskiwać ważne informacje. W zakładce powinny być zamieszczanie artykuły, ulotki, krótkie publikacje dotyczące zdrowego odżywiania, aktywnego trybu życia wraz z adresami organizacji i placówek, które proponują tego typu zajęcia (w szczególności bezpłatnie). W zakres działań promujących aktywny tryb życia, nieodzowne jest zaangażowanie lokalnego koordynatora ds. sportu w Izbie Celnej we Wrocławiu, którego zadaniem będzie m.in. zapewnianie udziału osób w tej grupie wiekowej w imprezach sportowych wynikających z Kalendarza przedsięwzięć rekreacyjno-sportowych funkcjonariuszy celnych i pracowników Służby Celnej, zatwierdzanego każdego roku przez Szefa Służby Celnej. - polityka promocyjna i komunikacja Z uwagi na duży krąg potencjalnych odbiorców Programu, ważne jest aby jego realizacji towarzyszyła skuteczna polityka promocyjna oraz dobra komunikacja wewnętrzna. Promocja powinna skupiać się na wykorzystywaniu powszechnego i bezkosztowego intranetu, zaś zamieszczane tam materiały muszą być prezentowane w sposób prosty i czytelny, bez konieczności wieloetapowego przeszukiwania zasobów sieciowych. Dobrą praktyką służącą budowaniu kultury 9

10 organizacyjnej firmy, będzie wprowadzenie zasady bezpośredniej komunikacji z zainteresowanymi, polegającej na przesyłaniu korespondencji kierowanej do pracowników w grupie wiekowej 50+ nie standardowo, tj. hierarchicznie lecz bezpośrednio na skrzynki imienne. Usprawni to proces komunikacji, da także tym osobom poczucie podmiotowości w pracy. MAPA KOMÓREK/STANOWISK IZBA CELNA L.p. Stanowisko/komórka organizacyjna Plan etatów Liczba osób 50+ średnie bez matury wykształcenie średnie wyższe z maturą 1. Wydział Zwalczania Przestępczości a) Referat Grupa Mobilna we Wrocławiu b) Referat Grupa Mobilna w Zgorzelcu c) Referat Grupa Mobilna w Wałbrzychu d) Referat IV e) Wieloosobowe Stanowisko Wspólnej Placówki w Kudowie Słonem URZĄD CELNY W WAŁBRZYCHU L.p. Stanowisko/komórka organizacyjna Plan etatów Liczba osób 50+ średnie bez matury wykształcenie średnie wyższe z maturą 1. Referat Dozoru w Wałbrzychu a) Sekcja Dozoru w Kłodzku b) Sekcja Dozoru w Jeleniej Górze URZĄD CELNY W LEGNICY L.p. Stanowisko/komórka organizacyjna Plan etatów Liczba osób 50+ średnie bez matury wykształcenie średnie wyższe z maturą 1. Referat Dozoru a) Sekcja Dozoru w Zgorzelcu URZĄD CELNY WE WROCŁAWIU L.p. Stanowisko/komórka organizacyjna Plan etatów Liczba osób 50+ wykształcenie średnie bez matury średnie z maturą wyższe 1. Referat Dozoru I Referat Dozoru II Oddział Celny Towarowy Port Lotniczy Wrocław - Strachowice 4. Oddział Celny Osobowy Port Lotniczy Wrocław - Strachowice

11 Poniższa mapa stanowi odzwierciedlenie rozlokowania komórek organizacyjnych, szczególnie uwzględnionych w Programie 50+, tj. komórek dozoru oraz zwalczania przestępczości. Na mapie nie ujęto oddziałów celnych granicznych, gdyż znajdują się one na terenie miasta Wrocławia (dodatkowy schemat spowodowałby brak czytelności). Jak wynika z analizy poniższego schematu, struktura komórek dozoru oraz zwalczania przestępczości jest rozproszona a rozmieszczenie komórek wynika bezpośrednio z zadań do wykonania. 11

12 Urząd Celny w Legnicy Urząd Celny w Wałbrzychu Wydział Zwalczania Przestępczości Referat Grupa Mobilna we Wrocławiu Referat Dozoru w Legnicy Referat Dozoru w Wałbrzychu Referat Grupa Mobilna w Wałbrzychu Referat Grupa Mobilna w Zgorzelcu Sekcja Dozoru w Zgorzelcu Sekcja Dozoru w Kłodzku Grupa realizacyjna w Kłodzku Grupa realizacyjna w Legnicy Sekcja Dozoru w Jeleniej Górze Grupa realizacyjna w Jeleniej Górze WSP Wspólnej Placówki w Kudowie Słonem 12