Projekt,,Potencjał Działanie Rozwój: nowy wymiar współpracy Miasta Płocka i płockich organizacji pozarządowych

Transkrypt

1 Projekt Potencjał Działanie - Rozwój: nowy wymiar współpracy Miasta Płocka i płockich organizacji pozarządowych Procedura standardy realizacji zadań publicznych oraz kryteria oceny ofert składanych w otwartych konkursach ofert na realizację zadań publicznych P R O J E K T Gmina - Miasto Płock Płock, czerwiec 2014

2 P R O J E K T UCHWAŁA Nr... /LV/ Rady Miasta Płocka z dnia roku. w sprawie standaryzacji zadań publicznych zlecanych do realizacji w otwartych konkursach ofert. Na podstawie art. 5a ust. 2, art. 7 ust. 1 pkt 19 w zw. Z art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz.594, poz.645 i poz.1318); art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2003 r. Nr 96, poz. 873, z 2004 r. Nr 64, poz. 593, Nr 116, poz. 1203, Nr 210, poz. 2135, z 2005 r. Nr 155, poz. 1298, Nr 169, poz. 1420, Nr 175, poz. 1462, Nr 249, poz. 210, DzU z 2006r Nr 94, poz. 651, Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz.1316, Dz.U. z 2009 r. Nr 19, poz.100, Nr 22, poz 120, Nr 157, poz.1241, Dz.U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146) Rada Miasta Płocka uchwala, co następuje: 1 Wprowadza się obowiązek standaryzacji zadań publicznych zlecanych organizacjom pozarządowymi w trybie otwartego konkursu ofert. 2 Standard realizacji zadania publicznego jest przygotowywany przez organizacje pozarządowe i pracowników komórek organizacyjnych w ramach zespołów tematycznych, określonych w programie współpracy Miasta-Gminy Płock z organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. 3 Przygotowując standard należy postępować zgodnie z następującymi fazami:

3 1) faza I tworzenie standardów etap identyfikacji i wypracowania standardu; 2) faza II stanowienie standardów etap doprowadzenia do zaistnienia wypracowanych standardów w prawie lokalnym i strukturze samorządu; 3) faza III stosowanie standardów etap realizacji zadania zgodnie ze standardem; 4) faza IV monitoring, kontrola i weryfikacja standardów ewaluacja, monitoring i aktualizacja standardów. 4 Standard powinien zawierać w szczególności: 1) postanowienia wstępne (preambuła); 2) podstawy prawne; 3) przedmiot zadania/usługi 4) misja i cel zadania/usługi 5) zakres: a) podmiotowy, b) rzeczowy, c) przestrzenny; 6) specyfikacja; 7) warunki spełnienia usługi: a) materialne; b) duchowe; c) kwalifikacje pracowników realizujących zadanie/usługę; 8) procedury stosowane przy realizacji zadania/usługi; 9) zasady monitoringu i ewaluacji realizowanej usługi 10) regulacje nadzwyczajne/ 5 Zespół tematyczny musi zaplanować: 1) jakie podmioty powinny zostać zaproszone do składu zespołu standaryzacyjnego (jakie instytucje, organizacje, osoby powinny uczestniczyć w pracy zespołu); 2) harmonogram, miejsce i częstotliwość spotkań zespołu standaryzacyjnego;

4 3) wydarzenia związane ze standaryzacją: debata/seminarium, konsultacje, 4) wstępne koszty wynajęcia moderatora/facylitatora procesu, ekspertów, recenzentów itp., koszty sporządzenia diagnozy, organizacji wydarzeń (debata) itp Wszystkie zadania publiczne muszą mieć opracowany standard, najpóźniej w ciągu 4 lat od rozpoczęcia ich realizacji przez organizacje pozarządowe. 2. Dal zadań obecnie zleconych standard musi zostać opracowany najpóźniej do 20 listopada 2016 roku. 7 Wypracowany standard musi zostać zatwierdzony przez Prezydenta Miasta Płocka, jako zlecającego zadania publiczne. 8 Wykonanie uchwały powierza się Prezydentowi Miasta Płocka. 9 Uchwała wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego. Przewodniczący Rady Miasta Płocka

5 Uzasadnienie Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie daje możliwość w art. 11 zlecenia przez samorządy terytorialne zadań publicznych do realizacji organizacjom pozarządowym. Na tej podstawie od wielu lat Prezydent Miasta Płocka zleca realizację zadań publicznych organizacjom pozarządowym. W związku z tym pojawiła się potrzeba przygotowania i wdrożenia standardów zadań publicznych. Proces standaryzacji zadania/usługi wymaga zaplanowania w wymiarze czasowym, osobowym, finansowym i materialnym. Wstępne zaplanowanie procesu powinno należeć do właściciela standaryzowanego zadania odpowiedniego wydziału czy departamentu urzędu. Będzie to trudniejsze w sytuacji, gdy standaryzacja następuje po raz pierwszy, wraz z nabytym doświadczeniem instytucjonalnym i osobowym w samorządzie będzie to rutynową procedurą. Sytuację znakomicie ułatwiłby urzędnik odpowiedzialny za standaryzację zadań w samorządzie. Należy zaplanować: skład zespołu standaryzacyjnego (jakie instytucje, organizacje, osoby powinny uczestniczyć w pracy zespołu), harmonogram, miejsce i częstotliwość spotkań zespołu standaryzacyjnego, wydarzenia związane ze standaryzacją: debata/seminarium, konsultacje, wstępne koszty wynajęcia moderatora/facylitatora procesu, ekspertów, recenzentów itp., koszty sporządzenia diagnozy, organizacji wydarzeń (debata) itp. Ostateczny plan powinien opracować i zatwierdzić zespół standaryzacyjny. Dobranie osób do zespołu jest niezwykle ważnym elementem. Należy się dokładnie temu przyjrzeć i dobrze zastanowić. Oczywiście w proces budowania standardu powinni zostać włączeni urzędnicy odpowiedzialni za daną dziedzinę, przedstawiciele organizacji pozarządowych, ale także specjaliści z danej dziedziny. Na przykład w przypadku świetlic środowiskowych straż pożarna, sanepid czy pracownicy socjalni. Można pomyśleć nad tym by w ramach diagnozy dobrać również beneficjentów tego zadania. Należy również uwzględnić, że samorząd musi być gospodarzem procesu standaryzacji i organizować wokół tego pracę. Bo to on decyduje się zlecić zadanie publiczne i to on jest za nie odpowiedzialny. Standard można podzielić na dwa rodzaje: minimalny i rekomendowany.

6 Standard minimalny to akceptowany zestaw norm i procedur, które na danym poziomie rozwoju cywilizacyjnego i ekonomicznego są niezbędne dla prawidłowej realizacji zadania/usługi. Zejście poniżej standardu minimalnego jest nieakceptowane społecznie i nie gwarantuje osiągnięcia celu założonego zadania/usługi. Standard optymalny/rekomendowany to taki zestaw norm i procedur, które dają szansę na osiągnięcie najlepszych z możliwych efektów realizacji założonego zadania/usługi, przy akceptacji krańcowej wysokości kosztów. Przekroczenie w górę standardu rekomendowanego, pociąga za sobą nieuzasadniony społecznie wzrost kosztów. W praktyce dość trudno wyjaśnić stronie samorządowej czym jest standard minimalny i dlaczego nie należy go obniżać. Koronnym argumentem jest brak środków finansowych, a w tym świetle argumenty dotyczące efektywności i trwałości są trudno akceptowalne. Należy również opracować zasady doboru kryteriów oceny ofert oraz wskazywania zadań do umów wieloletnich. Będzie to trudne, ale baza do tego jest już gotowa, w postaci obecnie istniejących dokumentów.