Daikin Airconditioning Poland Sp. z o.o. Wytyczne dotyczące przyjmowania dostaw. urządzeń wraz z akcesoriami.

Transkrypt

1 Daikin Airconditioning Poland Sp. z o.o. Wytyczne dotyczące przyjmowania dostaw urządzeń wraz z akcesoriami. Wprowadzenie: Podstawowymi elementami systemu dystrybucyjnego produktów są: transport, przyjęcie towaru, pobranie, załadunek, rozładunek, Cel instrukcji: Celem niniejszego podręcznika jest opisanie wytycznych dla wykrycia uszkodzeń produktów podczas różnych działań w całym łańcuchu logistycznym. Wytyczne dotyczące niezgodności dostaw instrukcja postępowania podczas przyjmowania dostaw produktów firmy Daikin. Daikin Airconditioning Poland.

2 Legenda Celem zastosowania symboli jest łatwe i szybkie rozpoznanie kiedy wymagane jest bardziej szczegółowe sprawdzenie zawartości przesyłki. Zastosowanie: Wytyczne zawarte w niniejszej instrukcji mogą być wykorzystywane do: opracowania procedur i instrukcji roboczych zastosowania jako tablice informacyjne udostępniania informacji wszystkim partnerom w łańcuchu logistycznym mierzenia poziomu oferowanych usług oraz pomiaru satysfakcji klienta Podstawowe zasady: Następujące zasady ogólne powinny być punktem wyjścia: Na każdym etapie, uszkodzone urządzenia powinny być traktowane z dużą uwagą, w taki sam sposób jak urządzenia bez uszkodzenia. Proszę postawić się w sytuacji odbiorcy końcowego i zawsze zadać sobie pytanie: "Czy chciałbyś otrzymać produkty w takim stanie? DAPO INCOTERM 2010: W związku z tym, że Daikin Airconditioning Poland Sp. Z o.o. dostarcza do wszystkich klientów z INCOTERM 2010 poniższe warunki są stosowane DAP DELIVERED AT PLACE (... named place of destination) => DAP Delivered at Place (named place of destination) Sprzedawca (Daikin) płaci za przewóz do oznaczonego miejsca, z wyjątkiem kosztów związanych z importową obsługą celną oraz ponosi wszelkie ryzyko do oznaczonego miejsca, rozładunek towaru obowiązkiem nabywcy. Strona 2 20

3 Spis Treści 1. Przyjęcie towaru przez klientów Daikin Airconditioning Poland sposób postępowania: Przyjazd auta Ładunek Zawartość ładunku Dok. związane z dostawą Dokumenty papierowe POD CMR- POD Rodzaje uszkodzeń: Instrukcja (Sprawdzenie uszkodzenia oraz Decyzja) Przedziurawiony karton Wgnieciony karton Rozdarty karton Przetarty karton Styropian Uszkodzona paleta Brudne lub nieodpowiednie opakowanie Mokre opakowanie Paski (zerwane lub brakujące) Oczyszczacze powietrza Naprawione opakowanie Strona 3 20

4 1. Przyjęcie towaru przez klientów Daikin Airconditioning Poland sposób postępowania: Daikin Airconditioning Poland dostarcza produkty zgodnie z Incoterm 2010 DAP (delivered at place) z pomocą firmy logistycznej. W momencie otrzymania przesyłki następujące czynności są wymagane od klienta: 1. Sprawdzenie stanu auta w momencie dostawy. 2. Sprawdzenie stanu ładunku w momencie dostawy. 3. Sprawdzenie stanu urządzeń w momencie dostawy (również pod względem ilościowym). 4. Akceptacja dowodów dostaw (niezbędne są podpisy odbiorcy oraz kierowcy, który dostarczył towar). 5. Akceptacja dokumentów CMR w przypadku transportów międzynarodowych (niezbędne są podpisy odbiorcy oraz kierowcy, który dostarczył towar). Nr Etapy dostawy Przykład Status UWAGA 1.1 Przyjazd auta. Wygląd zewnętrzny auta, na którym dostarczane są urządzenia. Ten przykład dotyczy złego transportu a sytuacja ta powinna zostać natychmiast zgłoszona do Customer Service Group Daikina Ładunek (dostawa) nie został odpowiednio zabezpieczony: Odmowa przyjęcia całej dostawy oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ) Ładunek (dostawa) nie został odpowiednio zabezpieczony: Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ) Strona 4 20

5 Ładunek (dostawa) nie został odpowiednio zabezpieczony a uszkodzenie jednostki jest widoczne od razu: Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ) Ładunek (dostawa) został załadowany niezgodnie z instrukcją logistyczną oraz nie został odpowiednio zabezpieczony: Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ) Ładunek (dostawa) nie został odpowiednio zabezpieczony a uszkodzenie jednostki jest widoczne od razu: Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia lub całej palety oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Ładunek (dostawa) nie został odpowiednio zabezpieczony oraz bardzo ciężka paleta została położona na lżejszych urządzeniach Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia lub całej palety oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Strona 5 20

6 Ładunek (dostawa) jest w doskonałym stanie Pomimo tego sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Ładunek (dostawa) jest w doskonałym stanie, urządzenia zabezpieczone torbami zabezpieczającymi. Pomimo tego sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). 1.2 Ładunek. Dwie palety z ładunku zostały ustawione niestabilnie co mogło doprowadzić do uszkodzenia produktu. Pomimo tego zdejmij folię i sprawdź urządzenia, w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Ładunek został dostarczony w doskonałym stanie. Folia nie jest uszkodzona a urządzenia są sztywno przymocowane do palety. Pomimo tego zdejmij folię i sprawdź urządzenia, w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Strona 6 20

7 Dwie palety z ładunku zostały ustawione na sobie. Górna paleta pasuje idealnie, jest lżejsza od dolnej palety. Pomimo tego zdejmij folię i sprawdź urządzenia, w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Strona 7 20

8 Nr. Etapy dostawy Przykład Status UWAGA Ładunek z widocznym uszkodzeniem po lewej stronie w narożniku (możliwe uszkodzenie wózkiem widłowym) oraz uszkodzenie urządzenia po środku palety. Pomimo tego zdejmij folię i sprawdź urządzenia, w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Ładunek najprawdopodobniej został przepakowany, jednostka zewnętrzna została położona na górze (do góry nogami). Prosimy zdjąć folię i sprawdzić urządzenia w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia lub przesyłki oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Ładunek najprawdopodobniej został przepakowany, jednostka zewnętrzna została położona na górze (boczna pozycja). Prosimy zdjąć folię i sprawdzić urządzenia w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia lub przesyłki oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Sprawdzenie ładunku Ładunek w doskonałej kondycji, pomimo tego, że jednostki są ułożone na palecie bardzo wysoko Prosimy zdjąć folię i sprawdzić urządzenia, w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia lub przesyłki oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Jeśli otrzymamy od Państwa raport niezgodności wraz z uwagami wpisanymi na Dowodzie Dostawy (podpisany przez kierowcę), możemy poprosić o zdjęcia lub film z załadunku od naszych partnerów logistycznych w celu sprawdzenia gdzie uszkodzenie mogło powstać. Strona 8 20

9 Nr Etapy dostawy Przykład Status UWAGA 1.3 Zawartość ładunku. Każdy ładunek jest oznaczony etykietą zawierającą informacje: Adres odbiorcy Adres nadawcy Ilość palet/ładunków (2/2) Sprawdź adres oraz ilość palet. Każdy ładunek posiada Dowód Dostawy (WZ), dokument w przeźroczystej kopercie przyczepiony do ładunku z następującymi informacjami: materiał oraz nazwa produktu (opisany również na urządzeniu) ilość produktów, numery seryjne urządzeń, wagę i wolumen włączając informację na temat rodzaju palety Prosimy Wyjąć Dowód Dostawy (WZ) z koperty, zdjąć folię z ładunku w celu sprawdzenia czy to co dotarło, zgadza się z Dowodem Dostawy (WZ). Każdą różnicę prosimy opisać na Dowodzie Dostawy lub nie przyjmuj towaru. Proszę zwrócić uwagę, że również większe dostawy (wiele palet) należy dokładnie sprawdzić pod kątem zgodności odpowiednich produktów, ich ilości, numerów seryjnych również z informacjami zawartymi w Dowodzie Dostawy (WZ). 1.4 Dok. związane z dostawą Dowód dostawy podpisany przez odbiorcę, potwierdzający dostawę towaru w odpowiedniej ilości i w odpowiednim stanie jakościowym. POD Dowód dostawy to potwierdzenie faktu otrzymania towaru przez odbiorcę. Strona 9 20

10 Nr Etapy dostawy Przykład Status UWAGA 1.5 Dokumenty papierowe POD Paper- POD Aktualnie korzystamy z ręcznego systemu potwierdzania dostaw. Akceptacja następuje poprzez podpisanie dokumentów: listu przewozowego oraz dowodu dostawy. Dowód dostawy List przewozowy 1.6 CMR- POD Międzynarodowy list przewozowy CMR jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego odbywa się przewóz ładunku. List przewozowy CMR wystawiany jest w 4 egzemplarzach: 1. Czerwony dla nadawcy. 2. Niebieski dla Odbiorcy 3. Zielony dla przewoźnika 4. Czarny dla kolejnego przewoźnika(jeśli jest) Generalnie prosimy o dokładne sprawdzenie czy wszystkie urządzenia są w odpowiednim stanie jakościowym. W przypadku zauważenia rozbieżności prosimy o zaznaczenie tego w liście przewozowym oraz w dowodzie dostawy na przykład: poz. 10/ 1pcs FXFQ80P9 uszkodzona poz. 20/ 1szt. RXYQ16P9 odmowa z powodu uszkodzenia. 1 paleta (4szt.) brakująca Przed podpisaniem, prosimy dokładnie sprawdzić i porównać dokumenty przewozowe z dowodem dostawy oraz: Prosimy policzyć palety Prosimy policzyć ilości na paletach Sprawdź czy produkty są prawidłowe Sprawdź każde urządzenie czy nie jest uszkodzone Konwencja CMR The CMR The CMR Convention (Convention on the Contract for the International Carriage of Goods by Road) jest konwencją uchwaloną i podpisaną przez ONZ w Genewie 1956 roku. W momencie otrzymania towaru, nabywca/klient podpisuje dokument CMR oraz Dowód dostawy: proszę wprowadzić datę dostawy, pieczątkę firmy oraz podpis. Każdą rozbieżność lub widoczne uszkodzenie proszę wyraźnie opisać w dokumencie CMR oraz w Dowodzie Dostawy. Oba dokumenty muszą zostać podpisane przez przewoźnika oraz przez odbiorcę. Dodatkowy dowód w postaci zdjęcia będzie zawsze dodatkową pomocą. Strona 10

11 Nr Etapy dostawy Przykład Status UWAGA CMR CMR jest kompletny tylko jeśli jest podpisany przez wszystkie strony: 1. Załadowcę 2. Przewoźnika 3. Odbiorcę / Nabywcę Dowód Dostawy Dokument Dowodu Dostawy musi towarzyszyć ładunkowi zawsze od miejsca załadunku aż do miejsca docelowego. Dowód dostawy zawiera szczegółowy opis zawartości palet wraz z informacją o rodzaju produktów (modeli), ich ilości oraz wolumenu i wagi. Każda niezgodność wykryta powinna zostać opisana w liście przewozowym, w dokumencie CMR oraz na dowodzie dostawy (dokumenty muszą być podpisane zarówno przez odbiorcę jak i przez przewoźnika). Brak wpisu na Dowodzie Dostawy (WZ) oraz na liście przewozowym oznacza zawsze (Brak uwag na temat stanu otrzymanych jednostek)= DAIKIN nie odpowiada za uszkodzenia. Strona 11

12 2. Rodzaje uszkodzeń: Rodzaj uszkodzenia / Nu mer Kategoria Przykłady Uszkodzenie opakowania 1 Przedziurawiony karton 2 Wgnieciony karton (uderzenie) 3 Rozdarty karton 4 Przetarty karton 5 Styropian Uszkodzenie palety 6 Uszkodzona paleta Niezgoność opakowania 7 Zabrudzone albo nieodpowiednie opakowanie. Strona 12

13 3. Instrukcja (Sprawdzenie uszkodzenia oraz Decyzja) 3.1 Przedziurawiony karton Jeśli karton jest przedziurawiony oraz nie ma styropianu pomiędzy urządzeniem a kartonem NOK Sprawdź jak głęboko przedziurawiono opakowanie oraz czy urządzenie nie zostało uszkodzone. Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). To opakowanie zostało uderzone bardzo delikatnie. Uszkodzenie tylko kilku centymetrów kwadratowych opakowania. Próba sprawdzenie głębokości dziury. Proszę sprawdzić czy kolejna warstwa opakowania została wgnieciona. W tym przypadku urządzenie wciąż jest zabezpieczone styropianem OK. Delikatne uszkodzenie opakowania spowodowane przez wózek widłowy. Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Strona 13

14 Duże prawdopodobieństwo uszkodzenia przez wózek widłowy. Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Zawsze z większą uwagą proszę sprawdzić urządzenia w przypadku 2 rodzajów uszkodzeń opakowania: 1) Dziura w kartonie 2) Wgnieciony karton Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Karton jest wgnieciony do środka przez wózek widłowy. Osłona wentylatora może być uszkodzona lub złamana. Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). W obu przypadkach uszkodzenie urządzenia może natychmiast zostać zauważone => odmowa przyjęcia urządzenia i uwaga na Dowodzie Dostawy (WZ) oraz na liście przewozowym Strona 14

15 Na pierwszy rzut oka uszkodzenie nie wydaje się poważne! Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). 3.2 Wgnieciony karton. Urządzenie zostało uderzone przez wózek widłowy. Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Najprawdopodobniej uszkodzenie powierzchowne opakowania! Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Przypadek delikatnego uszkodzenia opakowania: Uszkodzenie opakowania prawie niewidoczne! Zawsze bądź ostrożny podczas przyjmowania towaru. Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Strona 15

16 Na obu jednostkach widoczne uszkodzenie opakowania! Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Przypadek delikatnego uszkodzenia opakowania: Opakowanie popchnięte lub zahaczone, przetarte o płaską powierzchnię. Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Przypadek: Opakowanie uderzone przez widły lub wózek widłowy, uszkodzenie urządzenia niewidoczne. Sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Strona 16

17 Uszkodzenie opakowania wygląda na niewielkie w miejscu gdzie przylegała taśma. Na drugim zdjęciu karton jest zagięty z boku. Po sprawdzeniu jednostki wykryto poważne uszkodzenia jednostek. Zawsze sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). 3.3 Rozdarty karton Na obu jednostkach widoczne uszkodzenie opakowania. Prosimy Sprawdzić urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Strona 17

18 Niewielkie uszkodzenie opakowania w miejscu gdzie jednostka nie mogła zostać uszkodzona. Zawsze sprawdź urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Poważniejsze uszkodzenie kartonu z dużym prawdopodobieństwem uszkodzenia jednostki. Prosimy Sprawdzić urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). 3.4 Przetarty karton Na obu opakowaniach górna część kartonu jest uszkodzona! Prosimy Sprawdzić urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Strona 18

19 3.5 Styropian Wyłamany styropian! Prosimy Sprawdzić urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). 3.6 Uszkodzona paleta Paleta jest poważnie uszkodzona! Prosimy Sprawdzić urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Przykład: Szczęśliwie urządzenie nie jest uszkodzone! Prosimy Sprawdzić urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). W obu przypadkach niewielkie uszkodzenie palet! Prosimy sprawdzić urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Strona 19

20 3.7 Brudne lub nieodpowiednie opakowanie Ten rodzaj zabrudzenia jest niezgodny ze standardami firmy Daikin! Przypuszczalną przyczyną są spaliny wózków widłowych zasilanych silnikami diesela. Prosimy sprawdzić urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). 3.8 Mokre opakowanie Karton był mokry => wytrzymałość opakowania spada nawet po wysuszeniu. Urządzenie musi być osuszone natychmiast! Prosimy sprawdzić urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). 3.9 Paski (zerwane lub brakujące) Opakowanie nie do zaakceptowania Paski wbijają się w opakowanie zbyt głęboko albo brakuje pasków. Prosimy sprawdzić urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Strona 20

21 Poprawne umiejscowienie opasek na kartonie. W przypadku przesunięcia prosimy sprawdzić urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ) Oczyszczacze powietrza Proszę zwrócić większą uwagę na urządzenia typu oczyszczacze powietrza. Oczyszczacz powietrza jest urządzeniem niezwykle wrażliwym na wszelkiego rodzaju uszkodzenia. Dodatkowo opakowanie oczyszczacza pełni funkcję marketingową a każde uszkodzenie opakowania jest bardzo źle postrzegane. Przykład opakowania, które nie może być zaakceptowane. Prosimy sprawdzić urządzenia czy są uszkodzone => w przypadku uszkodzenia urządzenia => odmowa przyjęcia urządzenia oraz prosimy wprowadzić uwagi na Dowodzie Dostawy (WZ). Seite 19 20

22 3.11 Naprawione opakowanie Przykłady naprawionego opakowania. => użyta została brązowa taśma.