MPI Poland Club Sprawozdanie z działalności stowarzyszenia

Transkrypt

1 Polnd Club Sprwozdnie z dziłlności stowrzyszeni Przygotowny przez Zrząd Polnd Mrzec 2012

2 Dne orgnizcji Nzw: Międzynrodowe Stowrzyszenie Orgniztorów Spotkń POLAND Siedzib: Wrszw; Adres: Ul. Mickiewicz, Wrszw Dt wpisu do Krjowego Rejestru Sądowego: Numer KRS: ; Numer REGON: Dne członków zrządu: Prezes zrządu Wiceprezes ds. edukcji Frcik-Leśnik Wiceprezes ds. członkowskich Ann Górsk Wiceprezes ds. komunikcji Mgdlen Piseck / Monik Wąs Wiceprezes ds. finnsów Słowik Wiceprezes ds. studenckich Pulin Zwdzk Ustepujący Prezes Stowrzyszeni Krzysztof Celuch W dniu Mgdlen Piseck, pistując obowiązki Wiceprezes ds. komunikcji złożył rezygncję. Uchwłą Zrządu z dni... Wiceprezesem ds. komunikcji zostł Monik Wąs I. WSTĘP Poniższy rport przygotowny zostł jko podsumownie dziłlności Międzynrodowego Stowrzyszeni Orgniztorów Spotkń Polnd w okresie W terminie zrząd wrz z komitetmi spotkł się w Krkowie by przygotowć Business Pln i wyznczyć cele orz ktywności dl poszczególnych komitetów n okres od do Niektóre cele i zdni zostły w międzyczsie zweryfikowne orz uzupełnione dodtkowymi dziłnimi, zrelizownymi pond pln. Business Pln stnowi złącznik 1 do niniejszego sprwozdni (ze względu n fkt, że Meeting Professionls Interntionl jest orgnizcją międzynrodową, dokumenty przygotowny zostł w języku ngielskim.

3 II. CEL GŁÓWNY Chcemy podnieść liczbę członków w segmencie plnistów i mngerów obiektów poprzez dostrcznie wysokiej wrtości merytorycznej dl ktulnych I przyszłych członków orz osiągnięcie wyniku generlnej stysfkcji członków n poziomie 8 w skli do 10 punktów. Stopień osiągnięci tego celu będzie możliwy do weryfikcji po zebrniu opinii wszystkich członków przez hedqurters w Dlls, Texs i podsumowniu wyników w czerwcu III. CELE SZCZEGÓŁOWE Cel Komitet Odpowiedzilny Członek Zrządu lub Członek Komitetu Utrzymmy 90% członków w czerwcu 2012 w porównniu do czerwc 2011 Znjdziemy 30 nowych członków do 30 czerwc 2012 Zorgnizujemy 5 sesji edukcyjnych do 30 czerwc 2012 z średnią frekwencją 64 uczestników miesięcznie orz poziomuem stysfkcji n poziomie 4.92 w skli Członkowski Ann Górsk Członkowski Ann Górsk Edukcj Frcik Nrzędzi wspierjące Budżet Termin wykonni TBA Stopień wykonni Wykonno/ w trkcie Nie zrelizowno W trkcie relizcji

4 sześciopunktowej Zorgnizujemy 1 webinr edukcyjny do 30 czerwc 2012 Przygotujemy interktywny mnul dl członków ukzujący nrzędzi dostępne n stronie mpiweb.org Do 30 czerwc 2012 zbudujemy listę milingową potencjlnych członków skłdjącą się co njmniej z 1000 wpisów Zbudujemy politykę prtnerstw medilnego orz podpiszemy umowy prtnerskie z 1 mgzynem drukownym orz 2 portlmi Zbudujemy system wysyłki 12 newsletterów rocznie Edukcj Edukcj Frcik Frcik TBA Mnul zostł przygotowny, ktulnie jest n etpie konsultcji Komunikcj Monik Wąs Stn n wpisów Komunikcj Monik Wąs Komunikcj Monik Wąs Nowy dedline Newlettery wysyłne przed kżdym wydrzeniem. System muci być rozptrywny brdziej strtegicznie

5 Rektywujemy stronę internetową mpiweb.pl I zpewnimy roczny wzrost odwiedzin n poziomie 20% YOY. (min. 787 wizyt miesięcznie) Rektywujemy Polnd Fcebook fn pge i do czerwc 2012 zwiększymy liczbę fnów do 600 Zbudujemy bzę mediów zwierjącą co njmniej 50 wpisów orz minimum 2 informcje prsowe miesięcznie Zbudujemy system komunikcji wewnętrznej wspierjący zrządznie I komunikcje międzykomitetową Wyjśnimy wszystkie finnowe I prwne niejsności orz wdrożymy procedury finnsowe Będziemy promowć Polnd n polskich Komunikcj Monik Wąs Stron updte own. Od bedzie now stron Komunikcj Monik Wąs Stn n fnów Komunikcj Monik Wąs Zbudowno. 35 pozycji n liście mediów- stn n Prezes Wdrożono do codziennego użytku (dmcpolnd. bsecmphq.com) Finnse Student Słowik Pulin Zwdzk Rozliczono zszłości, wdrożono procedury finnsowe W czsie spotkń Koł Nukowego zrzeszjącego

6 uniwersytetch I podniesiemy liczb studentówczłonków o 20 do 30 czerwc 2012 studentów 2 Uczelni: Uczelni Vistul i Wyższej Szkoły Turystyki i Rekrecji promowno Polnd Club. Członkom rozdno formulrze zzgłoszeniowe. N dzień formulrze przesłło troje studentów. Ustępujący Prezes Krzysztof Celuch Nie wykonne. Mozliwe po Bord Retret i ustleniu dlszych dzilń IV. AKTYWNOŚCI ZAPLNOWANE DLA OSIĄGNIĘCIA POSZCZEGÓLNYCH CELÓW 1. KOMITET CZŁONKOWSKI CEL 1: UTRZYMAMY 90% CZŁONKÓW DO CZERWCA 2012 W PORÓWNANIU DO CZERWCA 2011 Aktywność Osob odpowiedzi ln Nrzędzi wspierjąc e Wsprcie innych komitetó w Budż et Sponsor/ in-kind Dedline Sttus Co drugi tydzień kontkt telefoniczny z wybrnym członkiem w Dorot Popińsk, Ew Woch Mięsięczn list wygsjąc ych członkost w od Brk Brk Aktywność ciągł W trkcie relizcji Trw wdrżnie Dvide

7 celu otrzymni informcji zwrotnej Binki lub z Chpter Leders online tool Odell, który zstąpił Ewę Woch Stworzyć nrzędzeni do mierzenieni powyższej kcji Dorot Popińsk, Ew Woch Brk Brk Rportow nie: co 2 tygodnie W trkcie relizcji Trw wdrżnie Dvide Odell, który zstąpił Ewę Woch Zorgnizowć Hppy Hours podczs trgów IMEX Anet Ksizek Newslette r Komunik cj 1000 PLN Poszukiw nie sponsor producent polskiego lkoholu W trkcie relizcji Orgnizcj spotkni networkingow ego n EIBTM w Brcelonie Anet Ksiązek Newslette r Komunik cj Brk Voucher n loterie pozyskny od sponsor Rdisson Blu Hotel, Krkow Zrelizow ne. Polnd & Spin Crossnetworkin g Event w Hrd Rock Cfé Brcelon. Wzięło w nim udził lącznie około 50 członków z Polski I

8 Hiszpnii Orgnizcj imprezy świątecznej dl członków Driusz Aktonorowic z Newslette r Wszystkie komitety Resturcj Blue Tower Zrelizow ne. Kolcj + szkolenie dot. Win zrelizow ne w resturcji Blue Tower w Wrszwie osób Orgnizcj imprezy networkingow ej poz Wrszwą Ann Kopek Newslette r Komunik cj 4000 PLN Lokln resturcj lub inny sponsor Zplnow ne n lipiec 2012 CEL 2: ZNAJDZIEMY NOWYCH 30 CZLONKÓW DO 30 CZERWCA 2012 Aktywność Osob Odpowiedzi ln Nrzędzi e wsprci Wsprcie innych komitetów Budż et Sponsor/ inkind Termin wykon ni Sttus Stworzyć system członek przyprow dz członk Anet Ksiązek Komunikcj W trkcie relizcji Uzyć kontktów osobistych by pozyskć 2 Ann Górsk Przewod nik ABC dlczego zostć członkie Wszystkie komitety W trkcie relizcji. Stworzono dokument: Korzyści z

9 człnków n kżdego członk komitetu m członkostw w Polnd Club Stworzyć członkowsk ą ulotkę I sles kit Anet Książek Frcik, VP. Communict ion 4000 PLN Znleżć gencję eventową lub firmę ubezpieczenio wą jko sponsor Nie zrelizow no. Przeniesio no n 2012r. W dniu r. Polnd Club liczyło 50 członków w dn , czyli rok później również 50. Tym smym CEL nr 1, który sobie złożyliśmy, czyli utrzymnie 90% członków w czerwcu 2012 w porównniu do czerwc 2011 zostnie zrelizowny. Wrto wspomnieć, że udło nm się stworzyć ktywny komitet członkowski, gdzie 6 osób n zsdzie wolontritu włącz się w prce n rzecz Polnd Club. Wyprcowliśmy również wżną formę komunikcji i spotykmy się co tydzień n konferencji skype, by omówić bieżące sprwy komitetu. W trkcie roku dołączył do ns Dvide Odell, który zstąpił Ewę Woch. Zczynjąc swoją prcę nsz komitet przeprowdził telefoniczne i milowe bdnie oczekiwń nszych członków. Njwżniejsze potrzeby określone przez członków to: Polecnie swoich usług wśród members Dobr polsk stron internetow uktulnini n bieżąco Szkolenie w zkresie korzystni ze strony internetowej Zwiększenie znczeni i świdomości o Spotkni orgnizowne w innych miejscch niż tylko Wrszw Ciekwy progrm edukcyjny Integrcj poprzez spotknie nieformlne Większość z powyższych potrzeb udło nm się zrelizowć. Szczególny ncisk położyliśmy n networking i dziłni integrcyjne, relizując dw brdzo udne spotkni. Jedno z nich w Brcelonie, podczs trgów EIBTM, rzem z Chpterem z Hiszpnii Polnd & Spin Cross networking Event w resturcji Hrd Rock Cfe. Wzięło w nim udził łącznie ok. 50 osób z Polski i Hiszpnii. Drugie spotknie zorgnizowliśmy w okresie świątecznym w Wrszwie. Był to kolcj i szkolenie/degustcj win w resturcji Blu Tower. Wzięło w nim udził ok. 25 osób. Spotknie te dły nm okzję do lepszego poznni się, wyminy informcji i doświdczeń.

10 Przedstwiciele nszego komitetu brli udził w dwóch międzynrodowych spotknich, gdzie zdobywli wiedzę o dziłlności i dobrych prktykch oddziłów świtowych i europejskich. Jedno z nich odbyło się w Dlls, USA. Tytuł spotkni to: The Future of Ledership Chpter Business Summit. Uczestniczyli w nim Ann Górsk i Driusz Aktonorowicz. Jest to coroczne spotknie. Wzięło w nim udził pond 200 osób. Celem było podniesienie umiejętności menedżerskich liderów oddziłów, którzy kierują stowrzyszeniem w swoich krjch. Główne pnele dyskusyjne n tegorocznym spotkniu dotyczyły edukcji, członkowstw i rozwoju osobistego. Drugie spotknie, w którym uczestniczył Anet Książek z Komitetu Członkowskiego odbyło się w dn. 28 listopd 2011, w Brcelonie. Jego tytuł to: " s Chpter Connect". Spotknie skierowne było Europen Chpter Leders i miło formę krótkiego wrszttu, którego celem był wymin doświdczeń między oddziłmi. W dobie kryzysu i pomimo zwiększonej opłty z członkostwo plnistów w, mmy ndzieję, że ud się nm osiągnąć (przynjmniej częściowo) drugi cel, czyli zchęcić jk njwięcej nowych osób do członkowstw w Polnd Club. 2. KOMITET EDUKACYJNY CEL 1: ZORGANIZUJEMY 5 SPOTKAŃ EDUKACYJNYCH DO 30 CZERWCA 2012 ZE SREDNIĄ 64 UCZESTNIKÓW MIESIĘCZNIE ORAZ POZIOMEM SATYSFAKCJI NA POSIOMIE 4,92 W SZEŚCIOSTOPNIOWEJ SKALI Aktywność Osob odpowiedziln Nrzędzi wsprci Wsprcie innych komitetów Budżet Sponsor/ inkind Termin wykonni Sttus Anliz nkiet dot. progrmów edukcyjnych preferownych przez członków Anliz potencjlnych temtów spotkń Stworzenie plnu Monik Wąs Brk Wykonno Frcik/Sbin Weselk Brk Wykonno Brk Wykonno

11 edukcyjnego Frcik Selekcj mówców z bzy Wstepne ustlenie mówców Frcik Frcik / Sbin Weselk Brk Wykonno Brk Wykonno Stworzenie budzetu spotkń Stworzenie progrmów poszczególnych konferencji Frcik Frcik / Ann Milcrz / Monik Wąs / Sbin Weselk TBA Wykonno Brk Wykonno Przygotownie informcji do implementcji system rejestrcyjnego Przygotownie terms& conditions dl rejestrcji n konferencję Dokonnie rezerwcji sl konferencyjnych n wszystkie spotkni Przygotownie Budzetu I logistyki podrozy spekerów Poszukiwnie sponsorów spotkń (wspólnie z komitetem finnsowym) Frcik / Ann Milcrz Frcik Słowik Brk System rejestrcyjny Conrego Wykonno Brk Wykonno Ann Milcrz W trkcie Monik Wąs / Ann Milcrz Monik Wąs / Ann Milcrz Słowik Brk Wykonno Brk Rezidor Hotel Group, Conrego, Brill AV Medi, Design 4

12 Rent, Golden Floor Conference Center, Perfect Trvel Ustlenie wrunków współprcy ze studentmi przy orgnizcji spotkń Ann Milcrz Pulin Zwdzk Brk Wykonno Wykorzystnie studentów do orgnizcji spotkń Monik Wąs / Ann Milcrz Pulin Zwdzk Brk Wykonno Po podpisniu umowy pomiędzy Polnd orz Uczelni Vistul, orgnizcj FLF Wrsw 2012 Krzysztof Celuch IMEX - greement Komunikcj, Edukcj, Studenci Umow IMEX - Uczelni Vistul; Wsprcie pozyskne; Polnd koordynuje FLF Wrsw CEL 2: ZORGANIZUJEMY JEDEN WEBINAR EDUKACYJNY DO 30 CZERWCA 2012 Aktywność Osob odpowiedziln Nrzędzi wsprci Wsprcie innych komitetó w Budże t Sponsor / in-kind Termin wykonni Sttus Ustlenie Brk W trkcie

13 terminu webinr Anliz temtu webinr Frcik Frcik / Sbin Weselk Brk Znlezienie odpowiednieg o nrzędzi webinrowego Wybór mowców Sbin Weselk TBC TBA Wykonn o Sbin Weselk / Frcik / Monik Wąs / Ann Milcrz TBA W trkcie CEL 3: PRZYGOTUJEMY INTERAKTYWNY PRZEWODNIK PRZEWODNIK DLA CZŁONKÓW UKAZUJĄCY JAK WYKORZYSTAĆ NARZEDZIA ZE STRONY WEB.ORG Aktywność Osob odpowiedziln Nrzędzi wsprci Other Chpter VP Support Budget Sponsor/ in-kind Dedline Sttus Anliz I przygotownie treści mnul Sbin Weselk Ann Górsk / Słowik / Pulin Zwdzk / / Krzysztof Celuch Brk Wykonno Znlezienie odpowiedniego nrzędzi online dl mnul Sbin Weselk TBC Wykonno

14 Przygotownie wstępnej wersji mnul Ostteczn wersj mnul Sbin Weselk Brk Wykonno Sbin Weselk None Mnul czek n poprwki Prezes W okresie lipiec 2011 Mrzec 2012 zostło zorgnizowne 3 spotkni edukcyjne (sierpień, pździernik, mrzec) Łącznie w spotknich uczestniczyło ok. 150 osób. Średni wynik opinii o wydrzenich 4.9 pkt. w skli 6 stopniowej. Dzięki negocjcjom zngżownych członków, duż część mówców wyrził chęć uczestniczeni w nszych spotknich bez dodtkowego wyngrodzeni, co korzystnie wpływło n budżet spotkni. Komitet odbyw spotkni się rz n miesiąc. Niestety do końc 2011, nie udło nm się wdrożyć n stronę mnul dl członków. Zdnie to zostło przeniesione n 2012 rok. 3. KOMITET KOMUNIKACYJNY CEL 1: ZBUDUJEMY LISTĘ MAILINGOWĄ POTENCJALNYCH CZŁONKÓW SKŁADAJĄCA SIĘ Z MIN WPISÓW PRZED CZERWCEM 2012 Aktywność Osob odpowiedziln Nrzędzie wsprci Wsprcie innych komitetó w Budże t Sponsor / in-kind Termin wykonni Sttus Stworzyć plikcję do przygotowni I wysyłki newsletterów Monik Wąs Nrzędzie do milingu grupoweg o Frcik Dodnie opcji subskrypcji newsletter do Frcik Wykonn o

15 formulrz rejestrcyjneg o n konferencję Wysłć emil do nszych fnów n fcebooku czy wyrżją zgodę n otrzymywnie newsletter Wysłć emil do wszystkich prtnerów biznesowych, którzy dli nm wizytówkę podczs imprez trgowych by wyrzili zgodę n otrzymywnie newsletter Redystrybucj newsletter wsród prtnerów biznesowych wszystkich członków komitetów Przygotowć listę byłych uczestników Krzysztof Celuch

16 FLF CEL 2: ZBUDUJEMY POLITYKĘ WSPÓŁPRACY Z MEDIAMI I PODPISZEMY UMOWY PARTNERSKIE Z JEDNYM MAGAZYNEM DRUKOWANYM ORAZ DWOMA PORTALAMI BRANŻOWYMI Aktywność Osob odpowiedziln Nrzędzi wsprci Wsprcie innych komitetów Budżet Sponsor/ in-kind Termin wykonni Sttus Rewizj ktulnej polityki współprcy z medimi Monik Wąs rozmowy w trkcie Podpisć umowę z MICE Polnd (sprwdzić również Widomości Turystyczne) Monik Wąs Wybrć 2 portle brnżowe I podpisć z nimi umowy prtnerskie Monik Wąs CEL 3: ZBUDUJEMY SYSTEM NEWSLETTEROW ZAWIERAJĄCY 12 WYSYŁEK W CIĄGU ROKU Aktywność Osob odpowiedziln Nrzędzi e wsprrci Wsprcie innych komitetó w Budże t Sponsor / in-kind Termin wykonni Sttus Zrewidowć oficjlny lyout newsletter zrobione

17 według wytycznych Stworzyć listę temtów przewodnich poszczególnych newsletterów Stworzyć sekcję njnowszych I gorących temtów Wysyłć newslettery z uwzględnienie m zproszeń n konferencje I spotkni networkingowe miesięczni e zrobione ktywnoś ć ciągł CEL 4: REAKTYWUJEMY STRONE INTERNETOWĄ WEB.PL I ZAPEWNIMY WZROST OGLĄDALNOŚCI NA POZIOMIE 20% YOY (MIN. 787 WIZYT MIESIECZNIE) Aktywność Osob odpowiedzil n Nrzędzi wspierją ce Wsprcie innych komitetó w Budże t Sponsor/ in-kind Termin wykonni Sttus Odbudowć włściwy wygląd strony mpiweb.pl orz stworzyć nową mpę strony Monik Wąs Studio Reklmy wykon nową stronę interneto wą w zmin z reklmę n stronie Wykonno. Aktulnie budown jest now stron internetow n bzie pozyskneg o sponsor Studio

18 i możliwość dotrci do uczestnikó w podczs jednej konferencj i Reklmy. Stron będzie gotow do końc mrc 2012 Updte/ tworzenie nowych bnerów Monik Wąs Sbin Weselk Zmin I regulrny updte Regulrnie wykonyw ne Regulrny updte zwrtości strony internetowej Monik Wąs Zmin I regulrny updte Regulrnie wykonyw ne Połczyć stronę linkmi z kluczowymi portlmi brnżowymi I fcebookiem Prezentcje członków n stronie mpiweb.pl. Stworzenie konceptu member of the month Monik Wąs Monik Wąs Zktulizowć I rozwinąć zkłdkę Student z Monik Wąs Pulin Zwdzk, Michł Mzirczy

19 uwzględnienie m możliwości prktyk w firmch członkowskich Stworzyć zkłdkę z benefitmi z członkostw Dodć filmy I sprwozdni z konferencji w zkłdce spotkni Monik Wąs Monik Wąs k Ann Górsk Updte zkłdki Gleri Zdjęć Brk Wykonno Zmienić zkłdkę forum n edukcj ukzującą nrzędzi ze strony mpiweb.org Brk Wykonno CEL 5: REAKTYWUJEMY FACEBOOK FAN PAGE POLAND I DO KOŃCA CZERWCA 2012 ZWIĘKSZYMY LICZBĘ FANÓW DO 600. Aktywność Osob odpowiedziln Nrzędzi wspierjąc e Wsprcie innych komitetów Budże t Sponsor / in-kind Termin wykonni Sttus Publikowć conjmniej 10 postów miesięczni e n fn Monik Wąs Newsletter y Mrcin Szczepnik, Ann Gwryś, Brk fnów

20 pge u n fcebooku CEL 6: ZBUDUJEMY BAZĘ MEDIÓW ZAWIERAJĄCĄ CO NAJMNIEJ 50 WPISÓW I BĘDZIEMY WYSYŁAĆ CO NAJMNIEJ 2 INFORMACJE PRASOWE MIESIĘCZNIE Aktywność Osob odpowiedziln Nrzędzi wspierjące Wsprcie innych komitetów Budżet Sponsor/ in-kind Termin wykonni Sttus Skonsolidowć kontkty medilne członków zrządu I komitetów Monik Wąs Promowć wśród mediów informcję, że członkowie mogą wypowidć się jko eksperci brnży Monik Wąs Przygotownie I miling 2 nottek prsowych miesięcznie Monik Wąs Pulin Zwdzk, Ann Gwryś Aktywność ciągł Podstwowe obszry dziłlności komitetu komunikcyjnego obejmowły: 1. Stworzyć plikcję do przygotowni i wysyłki newsletterów System wysyłki newsletterów prowdzony jest dotychczsowo przy wsprciu Agnieszki Frcik i jej nrzędzi do wysyłni newsletterów. Nie doszło do decyzji wyboru nrzędzi do wysyłni newsletterów. Poszukujemy tkiego, który dziłłby n wszystkich systemch opercyjnych komputerów. Nrzędzie do newsletterów z

21 powyżej opisnych powodów nie zostło wybrne w złożonym terminie. Zobowiązuję się jednk sfinlizowć te sprwę do 31 mrc 2012 roku. 2. Wysłć emil do nszych fnów n fcebooku czy wyrżją zgodę n otrzymywnie newsletter. Do przygotowni i wysłni do 30 kwietni Rozsyłnie mili wśród prtnerów biznesowych i promownie idei członkostw to dziłlność ciągł, pozwljąc n rozbudownie bzy potencjlnych członków. 4. Rewizj ktulnej polityki współprcy z medimi i podpisnie umowy prtnerskiej z MICEPolnd. Przy wsprciu Prezes Liszki prowdzone były rozmowy z redktor nczelną MICEPolnd Mgdą Konds n temt stworzeni polityki współprcy i podpisni umowy prtnerskiej. W lutym bieżącego roku obowiązku Mgdy Konds przejęł Jonn Jsikowsk. Zostł nwiązny wstępny kontkt i n początku tygodni prowdzone będą rozmowy o współprcy i o podpisniu umowy. Do końc mrc 2012 roku sfinlizown zostnie sprw polityki współprcy i podpisni umowy. Również termin podpisni umów z portlmi ulegnie przesunięciu. 5. Zbudownie systemu newsletterów zwierjących 12 wysyłek w ciągu roku. Po kontkcie milowych z centrlą i uzyskniu informcji n temt lyotu zostł utrzymmy dotychczsowy lyout newsletterów. nie nrzuc oddziłom i klubom jednego lyoutu pozwljąc n pewien stopień dowolności. Temtyk newsletterów tworzon jest n bieżąco i związn jest z dziłlnością edukcyjną Polnd Club, dziłlnością sttutową, wydrzenimi brnżowymi, postcimi związnymi z. Newslettery przy wsprciu Agnieszki Frcik rozsyłne są do bzy członków orz potencjlnych członków. W zmodyfikownej formie te sme informcje umieszczne są n fcebooku orz n stronie internetowej, czym zjmuje się Ktrzyn Bobowsk. T sm informcj w formie nottki prsowej trfi tkże do mediów brnżowych. 6. Stron internetow. Przy dużym wsprciu Prezes Liszki prowdzone są prce nd budową nowej strony internetowej. Obecnie trw przygotownie lyotu i zwrtości strony w oprciu o stronę międzynrodowego, le z uwzględnieniem specyfiki loklnej. Do końc mrc zostną uzupełnione brkujące zkłdki i ich zwrtość. Umieszczniem informcji n stronie i jej ktulizowniem w dlszym ciągu zjmowć się będzie Ktrzyn Bobowsk. 7. Fcebook Przy wsprciu Prezes Liszki i Komitetu Studenckiego fcebook zostł rektywowny. Informcje, jkie wysyłne są do mediów trfiją tkże n FB. 8. Bz mediów. Od połowy pździernik, kiedy zjęłm się komunikcją buduję bzę mediów korzystjąc z włsnych kontktów, kontktów członków, których poprosiłm o przesłnie włsnych kontktów. Bz m n chwilę obecną około 25 rekordów i

22 systemtycznie jest uzupełnin. Informcje prsowe piszę n bieżąco i wysyłm do mediów średnio sw rzy w miesiącu, w niektórych miesiącch częściej. Sprwdzm nstępnie obecność rtykułów, w zleżności od temtu zwsze pojwiją się minimum informcje w minimum dwóch, trzech medich brnżowych. Prowdzę sondż wśród mediów pozbrnżowych, jk temtyk związn z i brnżą byłby dl nich interesując i n tej bzie plnuję nwiązć również kontkty z medimi ogólnopolskimi. 9. Znim zjęłm się komunikcją, brłm udził w prcch komitetu edukcyjnego, z którym strm się blisko współprcowć. Pomgłm Prezesowi owi Liszce w przygotowniu konferencji dl brnży finnsownej przez krkowskie Convention Bureu. Oprcowłm temtykę spotkni, znlzłm mówców i potwierdziłm z nimi wrunki współprcy. 10. Nie udło mi się od pździernik zbudowć pełnego zespołu, co również wpływ n efektywność moich dziłń. Jedynym członkiem zespołu komunikcyjnego jest Ktrzyn Bobowsk, któr zjmuje się stroną internetową orz fcebookiem. Wsprci i pomocy udzielją mi tkże, Sbin Weselk, Pulin Zwdzk orz Frcik 4. PREZES CEL 1: ZBUDUJEMY SYSTEM KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ WSPIERAJĄCY ZARZĄDZANIE KOMITETAMI Aktywność Osob odpowiedzil n Nrzędzi wsprci Inne komitety zngżow ne Budże t Sponsor / inkind Termin wykonni Sttus Tygodniowe telekonferenc je Zrządu Brk Wszyscy Wiceprezesi Brk Wykonno/ ktywność ciągł Tygodniowe telekonferenc je Komitetów Wszyscy Wiceprezesi Brk Brk Wprowdzo no w Komitecie Membership. W pozostłych Komitetch ktywność

23 nrzie nie dził zgodnie z oczekiwni mi Wprowdzeni e pltformy komunikcyjn ej bsecmp Brk Frcik Brk 2400 PLN (DMC Polnd) Wprowdzo ne n płszczyźnie zrządu I komitetów W zkresie celów związnych z orgnizcją stowrzyszeni (będących w kompetencjch Prezes) udło się zrelizowć nstępujące, zplnowne wcześniej cele: 1. Przeniesienie dziłń z płszczyzny Zrządu n płszczyznę Komitetów. Podniesienie liczby osób ktywnie zngżownych w dziłlność stowrzyszeni z 5 do 23 (około 40% członków w Polsce). 2. Telekonferencje Zrządu rz w tygodniu kontynucj dziłni zinicjownego w poprzedniej kdencji Zrządu. Modyfikcj: w przypdku brku możliwości uczestnictw jednego z członków, zstępuje go wyznczony członek Komitetu. Wpłyneło to pozytywnie n podniesienie frekwencji n zebrnich orz efektywności i ciągłości relizcji zdń. Rporty z kżdej telekonferencji dostępne są n pltformie online: 3. Wprowdzenie telekonferencji n płszczyźnie Komitetów. Nie jest to jeszcze relizowne przez wszystkie Komitety Do głównych zdń Prezes nleżło również ktywne wspiernie wszystkich komitetów przy orgnizcji i relizcji poszczególnych zdń orz ich inicjownie. Wśród zrelizownych zdń wymienić wrto nwiąznie wspołprcy z Urzędem Mist Krkow przy przygotowniu ktlogu njciekwszych progrmów motywcyjnych w Krkowie i Młopolsce, prtnerstwo z Brill AV Medi zpewnijącym oświetlenie i ngłośnienie spotkń w zmin z świdczeni reklmowe czy pozysknie sponsor, który zbuduje brdziej nowoczesną stronę internetową stowrzyszeni.

24 Podczs spotkni Prezesów w Dlls, Texs we wrześniu 2011 nwiązł współprcę z Spin Chpter, któr zowocowł wspólny wydrzeniem networkingowym podczs trgów EIBTM w Brcelonie. Do momentu powołni Moniki Wąs n stnowisko Wiceprezes ds. Komunikcji relizowł dorźnie zdni związne z komunikcj dziłń stowrzyszeni i promocją relizownych spotkń. Doprowdził również do nwiązni współprcy z MICE Polnd i relizcji projektu Odkrycie Roku Polnd - ngrody wręcznej wspólnie z ngrodmi Osobowość Roku. 11. KOMITET FINANSOWY CEL 1: WYJAŚNIMY WSZYSTKIE FINANSOWE I PRAWNE NIEJASNOŚCI ZWIĄZANE Z POPRZEDNIĄ KADENCJĄ I WPROWADZIMY PROCEDURY OPERACYJNE Aktywność Osob odpowiedzil n Nrzędzi wspierją ce Wsprcie innych komitetó w Budżet Sponso r/ inkind Termin wykonni Sttus Zmknąć rok budżetowy I poprzednie Słowik Brk 250 PLN miesięczn ie (usługi księgowe ) Brk Wykonno Uzupełnić wymgną dokumentcj e z kdencję Słowik Brk Brk Brk Wykonno Sfinlizowć sprwozdni e Komisji Rewizyjnej Ann Milcrz Brk Agnieszk Słowik, Brk Brk Wykonno/ Czekmy n finlne ztwierdzeni

25 I wysłć dokumentcj ę do sądu e skłdu zrządu Stworzyć plik budzetowy Słowik Mtrix Stworzony plik budzetu poszczególny ch spotkń. Nie zostł on jeszcze zdptown y dl pełnego budzetowni dziłlności stowrzyszen i. Włściwy proces budzetowni zostnie zstosowny w sezonie Przeprowdz ć co pół roku udyty finnsowe Słowik, Bord of Audit Brk Wszystki e komitety Brk Brk , Pierwszy udyt komisji rewizyjnej w toku Wdrożyć procedury finnsowe dotyczące przepływów gotówki orz kceptcji wydtków Słowik Brk Brk Brk Wykonno W lipcu 2011 Słowik przejęł obowiązki v-ce prezes ds. finnsowych Międzynrodowego Stowrzyszeni Orgniztorów Spotkń Polnd. Pierwszym i podstwowym obowiązkiem było uporządkownie dokumentów i finnsów po poprzedniej

26 kdencji kiedy księgowość i prowdzenie rozliczeń prktycznie nie istniły. Rzem z nowo ztrudnionym biurem rchunkowym pni Liliny Rwicz Rciborskiej orz przy pomocy byłego prezes Polnd Krzysztof Celuch orz obecnego prezes Liszki uporządkowno dokumenty orz finnse. We wrześniu 2011 uzupełnione zostły dokumenty do Krjowego Rejestru Sądowego w Wrszwie orz zpłcone zległe podtki wrz z krmi z poprzednie lt. Nowy komitet do sprw finnsów ztrudnił wspomnine biuro rchunkowe, które zjmuje się n bieżąco finnsmi i podtkmi Stowrzyszeni. Do kżdego 10 dni miesiąc otrzymuje od Agnieszki Słowik kompletne dokumenty do rozliczeni Stowrzyszeni. Wszystkie oryginły dokumentów przechowywne są w jednym miejscu w biurze rchunkowym kopie znjdują się w biurze Flower Trvel nleżącym do Agnieszki Słowik. W sierpniu 2011 zkupiony zostł progrm Wfirm do wystwini rchunków dzięki czemu kżd wpłt n poczet konferencji bądź od sponsorów jest n bieżąco księgown. Konto bnkowe zostło po poprzedniej kdencji i jest ndzorowne przez jedną osobę Agnieszki Słowik, któr również n bieżąco reguluje nleżności Stowrzyszeni. Zostł stworzony regulmin procedur finnsowych, który otrzymli wszyscy członkowie zrządu Stowrzyszeni. Uprościło to brdzo dziłlność księgową zsdy funkcjonowni stły się jsne i przejrzyste. Budzet Stowrzyszeni ustlny jest wrz z komitetem edukcyjnym i wymg kceptcji obu stron. Do mrc 2012 komitet finnsowy kceptowł budżety konferencji n bieżąco. Nstępnie po konferencji były one rozliczne i podwne do widomości zrządu. Żdn z konferencji w okresie nie przyniosł strty. W okresie trwni nowej kdencji nie zdrzyło się żeby Stowrzyszenie zległo z płtnościmi do innych podmiotów lub miło sldo ujemne. Wzjemne zobowiązni są n bieżąco pilnowne i windykowne lub płcone. Komitet finnsowy we współprcy z edukcyjnym podjął próby pozyskni sponsorów gotówkowych (djących pieniądze w zmin z sponsoring konferencji) n bieżące konferencje. Pierwszym tkim sponsorem jest firm Perfect Trvel ze Stnów Zjednoczonych. Trwją rozmowy z nstępnymi firmmi zinteresownymi współprcą sponsorską ze Stowrzyszeniem. 12. KOMITET STUDENCKI CEL 1: PROMOWAĆ NA POLSKICH UCZELNIACH I ZWIĘKSZYĆ LICZBĘ CZŁONKÓW- STUDENTÓW O 30 DO 30 CZERWCA 2012.

27 Aktywność Osob odpowiedziln Nrzędzi wsprci Inne komitety wspierjące Budżet Sponsor/ in-kind Termin wykonni Sttus Spotknie ze studentmi Krzysztof Celuch Bylws, Student Pln Wykonne: cykl 4 spotkn w sumie 200 studentow Stworzenie I podpisnie umowy - Uniwersytet Vistul - FLF Wrsw Krzysztof Celuch Brk Brk Stworzyć bzę studentów wolontriuszy Pulin Zwdzk, Michł Mzirczyk List osób chętnych przesłn do Liszki Przygotownie propozycji Polnd dl wsprci/ koordyncji GCMBE Globl Trining Krzysztof Celuch Globl Trining rules Brk Brk Odbyly sie 2 spotknie w sprwie GT; podsumownie FLF Wrsw - wsprcie Polnd, Krzysztof Celuch Orgnizcj spotkni Future Leders Forum Umow - IMEX Krzysztof Celuch Pulin Zwdzk, Ew Jniszewsk, Ann Gwryś, Michl Mzirczyk Niektulne Relizcj uczestnikow

28 W Lipcu 2011 powołny zostł po rz pierwszy w historii Polnd Club Komitet Studencki. W skłd Komitetu wchodzi 5 osób. Jego głównym zdniem było wspiernie pozozstłych Komitetów w dziłnich orz pozysknie nowych członków studentów. Od tego czsu Komitet Studencki ktywnie wspierł pozozstłe Komitety nstępującymi dziłnimi: 1. Przygotowywnie notek prsowych. Po spotknich przygotowywne były nottki prsowe opisujące przebieg konferencji orz uczestników. Nottki prsowe umieszczne były n portlch brnżowych orz w prsie co spowodowło zwiększenie zinteresowni Polnd Club i zwrócenie uwgi n jego dziłni. 2. Kontkt z medimi, portlmi brnżowymi orz prsą. Do mediów, portli brnożwych i prsy przesyłne były wżne informcje dotyczące dziłlności Polnd Club. Dzieki temu członkowie mogli zuwżyć ktywne dziłni Komitetów orz skorzystć z możliwości np. uczestnictw w ciekwych konferencjch. 3.Promownie Polnd Club w trkcie spotkń ze Studentmi w trkcie spotkń ze studentmi promowne zostło W czsie spotkń ze studentmi przedstwine były korzyści jkie dje członkostwo w Polnd Club studentom. Rozdwne były formulrze członkowskie. Oferown był rózwnież pomoc przy wypełniniu formulrzy. Do dni przekzne zostły 3 formul;rze członkowskie. 4. Stworzenie listy wolontriuszy. Stworzon zostł list potrencjlnych wolontriuszy chętnych do pomocy przy orgnizcji różnych konferencji. Jest to szns dl studentów, którzy chcą prcowć w przyszłości w brnży Przemysły Spotkń n zdobycie doświdczeni. 5. Pomoc przy prowdzeniu orz przebudowie Strony Internetowej Polnd Club. Komitet Studencki wspierł Komitet Komunikcyjny orz Edukcyjny orz Członkowski przy przebudowie strony internetowej Polnd Club. Storzone zostąły nowe zkłdki, zkulizowne zostąły dne n stronie. Dodwne zostły również nowe informcje dotyczące dziłni Polnd Club. 6. Pomoc przy prowdzeniu profilu n Fcebook u.

29 Komitet Studencki wspierł Komitet Kominikcyjny w prowdzeniu profilu n Fcebook u. Dodwne były widomości dotyczące dziłlności Polnd Club. 7. Pozysknie nowych członków studentów. W czsie spotkń Koł Nukowego Uczelni Vistul orz Wyższej Szkoły Turystki i Rekrecji promowne było członkowstwo w Polnd Club. Przedstwione były korzyści jkie niesie z sobą członkowstwo. N dzień do Polnd Club dołączyło 3 nowych członków. 13. USTĘPUJĄCY PREZES CEL 1: PRZYGOTUJEMY APLIKACJĘ ABY POLAND ZOSTAŁO CHAPTEREM W RAMACH STRUKTUR MEETING PROFESSIONALS INTERNATIONAL Aktywność Osob odpowiedziln Nrzędzi wsprci Wsprcie innych komitetó w Budże t Sponsor / in-kind Termin wykonni Sttus Spotknie z Zrządem globlnego, Krzysztof Celuch Bylws for Chpters Zrelizown o przez WL. KC był nieobecny Przygotwnie pierwszej propozycji dl Interntionl Bord of Directors Krzysztof Celuch Bylws for Chpters Brk Brk Brk regulcji ze strony Spotknie z Zrządem globlnego, Krzysztof Celuch Bylws for Chpters Brk Brk Budpest Tk odbylo sie; czekmy n wytyczne do Chpter Przygotowni e włściwej plikcji Krzysztof Celuch Bylws for Chpters Dziłni Ustępującego Prezes