Nr postępowania 7/POKL/ /04/2014 z dnia r.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE na zakup usługi o wartości poniżej euro netto, polegającej na opracowaniu, produkcji i postprodukcji serii 4 filmów promocyjnych nt. zatrudniania osób niepełnosprawnych w ramach projektu systemowego pt. Wsparcie środowiska osób niepełnosprawnych z terenów wiejskich i małomiasteczkowych. Nr postępowania 7/POKL/ /04/2014 z dnia r. I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych Al. Jana Pawła II nr Warszawa Adres strony internetowej: II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem niniejszego zamówienia jest opracowanie, produkcja i postprodukcja serii 4 filmów promocyjnych (4 minutowych) nt. zatrudniania osób niepełnosprawnych. 1. Zadania Wykonawcy: W ramach realizacji usługi Wykonawca jest zobowiązany do: opracowania scenariusza, scenopisu opisowego i storyboard u, realizacji zdjęć, podczas których zespół realizujący przedmiot zamówienia, przeprowadzi rozmowy z szefami Działów Kadr, bądź innymi, wskazanymi przez pracodawcę osobami oraz przedstawi 4 konkretne historie (po jednej dla każdego z filmów) osób niepełnosprawnych, a także pokaże sposób ich funkcjonowania w naturalnym środowisku pracy, opracowania 3 projektów okładek na płyty DVD oraz 3 projektów grafik wykorzystywanych do nadruku na płytach DVD (do wyboru przez Zamawiającego), zapewnienia profesjonalnej postprodukcji, przygotowania dokumentacji zdjęciowej z planu do każdej z 4 historii, nagrania gotowych filmów na 150 nośnikach DVD oraz przekazania ich do siedziby Zamawiającego. 1

2 2. Założenia ogólne: a. charakter: filmy o charakterze testymonialno-edukacyjnym, pokazujące brak ograniczeń związanych z niepełnosprawnością w prawidłowo dobranym środowisku pracy oraz przedstawiające pozytywne działania i aspekty zatrudniania osób niepełnosprawnych. Wykonawca zobligowany jest do przedstawienia 4 historii osób niepełnosprawnych, którym udało się znaleźć zatrudnienie dzięki udziałowi w projekcie systemowym pt. Wsparcie środowiska osób niepełnosprawnych z terenów wiejskich i małomiasteczkowych, ze szczególnym uwzględnieniem tych osób w ich środowisku pracy, b. nośnik: min. jedna kamera cyfrowa wysokiej jakości, umożliwiająca wykonanie nagrania o jakości obrazu i dźwięku: HD 1920x1080, c. parametry filmów: czas trwania: 4 minuty każdy, film kolorowy, format: Full HD oraz przekonwertowany DVD, czołówka zawierająca informację o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz tytuł filmu, podkład muzyczny, dźwięk stereo, rejestrowany na planie wraz z postprodukcją, napisy do każdego z filmów, w języku polskim i angielskim, na płytach DVD napisy (polski i angielski) do wyboru z poziomu odtwarzacza, filmy w formacie Full HD muszą być nagrane na nośnik cyfrowy (pen-drive), Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania materiału do umieszczenia w sieci oraz materiału wyjściowego, DVD powielone w liczbie 150 sztuk, Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia nośników DVD, spełniających następujące parametry: zapakowane w twardą, kartonową, obustronnie zadrukowaną okładkę, drukowaną w jakości fotograficznej, uszlachetnioną w procesie kalandrowania, posiadającą zamknięcie magnetyczne oraz przezroczystą, plastikową tackę (tray) na płytę DVD (tzw. Digipack opakowania DVD). Płyty muszą uruchamiać się samoczynnie po włożeniu do odtwarzacza DVD. Nadruk na płytach oraz na opakowaniach musi zawierać tytuły filmów, 2

3 logotypy dostarczone przez Zamawiającego oraz grafikę opracowaną przez Wykonawcę, każdy z filmów musi uwzględniać powszechnie stosowane standardy dotyczące dostępności odbioru przez osoby z różnymi rodzajami niepełnosprawności, d. zespół realizacyjny: skład zespołu odpowiedzialnego za realizację usługi po stronie Wykonawcy musi obejmować co najmniej reżysera, kierownika planu, operatora, mistrza oświetlenia, osobę odpowiedzialną za dźwięk na planie, osobę prowadzącą wywiady, e. doświadczenie Wykonawcy: Wykonawca w okresie ostatnich dwóch lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, również wykonuje należycie co najmniej 2 usługi polegające na realizacji filmów dokumentalnych, za kwotę co najmniej ,00 zł (dwudziestu pięciu tysięcy złotych 00/100) każda. W przypadku usług, które są w trakcie realizacji, Wykonawca musi wykazać, że do dnia składania ofert, wartość każdej z wykonanych częściowo usług wynosiła co najmniej ,00 zł (dwadzieścia pięć tysięcy złotych 00/100). Doświadczenie musi być poparte portfolio w postaci przesłanych do Zamawiającego linków, na których istnieje możliwość zapoznania się z produkcjami Wykonawcy. f. Wykonawca jest zobowiązany zagwarantować, że przysługują mu wyłączne i nieograniczone autorskie prawa majątkowe do wytworzonych Utworów i że wolne są od jakichkolwiek wad prawych lub roszczeń osób trzecich, a korzystanie z nich przez Zamawiającego lub inne osoby zgodnie z Umową nie będzie naruszać praw własności intelektualnej ani żadnych innych praw osób trzecich, w tym praw autorskich oraz patentów. g. Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia w ramach wynagrodzenia wartości autorskich praw majątkowych do wszystkich elementów wytworzonych w ramach przedmiotowej usługi. h. Wykonawca jest zobowiązany do przeniesienia pełni autorskich praw majątkowych do wszystkich elementów wytworzonych w ramach przedmiotowej usługi na Zamawiającego. 3

4 3. Założenia scenariusza i narracji Głównym założeniem filmów promocyjnych jest zachęcenie osób z niepełnosprawnością do aktywnego wejścia na rynek pracy, jak również pracodawców do spojrzenia na osoby niepełnosprawne w sposób odmienny od powszechnie przyjętego, czyli jak na wykwalifikowanych i kompetentnych pracowników. Cztery filmy pokazujące historie czterech osób niepełnosprawnych: pracującej w prywatnej firmie, pracującej w urzędzie gminy, pracującej w organizacji pozarządowej, osoby, która założyła swoją działalność gospodarczą lub spółdzielnię społeczną. Filmy będą również pokazywać doświadczenia w zakresie zatrudniania osób niepełnosprawnych przez pracodawców. Film przede wszystkim ma na celu przełamywanie powszechnie panujących stereotypów, takich jak: Osoby niepełnosprawne - jeśli pracują - to wykonują proste czynności (np. archiwizacja dokumentów). Jest bardzo duża różnorodność zawodów, które osoby niepełnosprawne mogą wykonywać: specjalista ds. kadr i płac, nauczyciel, pracownik urzędu pocztowego itp. Osoby niepełnosprawne jeśli pracują zdalnie, to zazwyczaj wprowadzają dane do komputera, Osoba niepełnosprawna jest zazwyczaj kojarzona z niepełnosprawnością widoczną (np. osoba poruszająca się na wózku inwalidzkim), Dominuje opinia, że każdy pracownik z niepełnosprawnością musi mieć dostosowane stanowisko pracy, Osoby niepełnosprawne zazwyczaj pracują na chronionym rynku pracy. Na koniec każdego filmu, na osobnym slajdzie zostanie umieszczone hasło projektu Postaw na pracę, informacja o projekcie, Liderze (PFRON) i Partnerze (Fundacja Aktywizacja) oraz współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. źródłach finansowania wraz z logotypami. 4

5 4. Przewidywany harmonogram realizacji zadań a. Realizacja zdjęć w środowisku pracy osób niepełnosprawnych (realizacja czterech rozmów z szefami Działów Kadr, bądź innymi, wskazanymi przez pracodawcę osobami oraz przedstawienie czterech konkretnych historii osób niepełnosprawnych, a także pokazanie sposobu ich funkcjonowania w naturalnym środowisku pracy). b. Realizacja dni zdjęciowych będzie się odbywać w różnych, wskazanych przez Zamawiającego lokalizacjach (nie więcej niż 4), na terenie całej Polski. c. Zamawiający przekaże Wykonawcy logotypy, które należy zamieścić na opakowaniach płyt DVD, płytach DVD oraz na początku i na końcu każdego z filmów, w terminie 2 dni roboczych od zawarcia Umowy. d. Wykonawca najpóźniej w terminie 7 dni od dnia zawarcia Umowy przedstawi Zamawiającemu minimum dwie propozycje scenariusza, scenopisu wraz ze storyboard em i opisu koncepcji. W przypadku uwag ze strony Zamawiającego, Wykonawca dokona korekt i niezwłocznie w terminie nieprzekraczającym 2 dni roboczych od dnia zgłoszenia uwag przez Zamawiającego, przedstawi ostateczną wersję scenariusza, scenopisu, storyboard u i opisu koncepcji do akceptacji Zamawiającego. e. Wykonawca najpóźniej w terminie 21 dni od ostatniego dnia nagrań przedstawi Zamawiającemu projekty filmów w wersji elektronicznej (na płycie CD/DVD, pendrive) do akceptacji Zamawiającego. W przypadku uwag ze strony Zamawiającego, Wykonawca dokona korekt i niezwłocznie w terminie nieprzekraczającym 7 dni, przedstawi ostateczną wersję filmów Zamawiającemu. f. Wykonawca przygotuje w formie elektronicznej projekty opakowań i nadruków na płyty DVD oraz przekaże je Zamawiającemu w terminie 5 dni roboczych od ostatniego dnia zdjęciowego. g. Zamawiający zgłosi uwagi lub zastrzeżenia w ciągu 2 dni roboczych od przekazania projektów opakowań i nadruków na płyty DVD, które Wykonawca uwzględni i przedstawi poprawione projekty opakowań i nadruków na płyty DVD Zamawiającemu w terminie 2 dni roboczych od dnia przesłania uwag przez Zamawiającego. 5

6 h. Wykonawca musi posiadać doświadczenie niezbędne do wykonania usługi i zobowiązuje się do starannego jej wykonania z zachowaniem wymaganego w tym zakresie profesjonalizmu. i. Wykonawca musi dysponować zbiorami zdjęć i grafik możliwych do wykorzystania podczas projektowania materiałów. j. Wykonawca jest zobligowany do umieszczenia na wszystkich materiałach: informacji o współfinansowaniu, logotypu Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) oraz znaku Unii Europejskiej (UE) zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, wydanymi przez Instytucję Zarządzającą PO KL w dniu r. w Warszawie, do pobrania z: KL_ pdf, znaku firmowego Zamawiającego, który musi być wykonany zgodnie ze wzorami znaku firmowego oraz dokumentem pt. Katalog identyfikacji wizualnej PFRON, który jest zamieszczony na witrynie Zamawiającego pod adresem: znaku firmowego Partnera. k. Wykonawca jest zobligowany do utrzymywania stałego kontaktu z Zamawiającym. l. Wykonawca jest zobowiązany do skalkulowania i uwzględnienia w cenie za wykonanie całej usługi wszelkich kosztów dodatkowych, które mogą powstać przy jej realizacji, w tym kosztów transportu zamówionego towaru. Koszt nieskalkulowany w ofercie stanowi ryzyko Wykonawcy. m. Szczegółowy harmonogram może ulec zmianie w uzasadnionych przypadkach na wniosek jednej ze stron. 5. Obsada Zamawiający wskaże osoby mające zostać bohaterami filmów. 6

7 6. Inne obowiązki Wykonawcy Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obsadzie filmów: profesjonalnej stylizacji wraz z makijażem. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Wykonawca dostarczy filmy promocyjne najpóźniej do r. na adres: Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych Al. Jana Pawła II nr Warszawa piętro 4, pokój 417. IV. ODBIÓR PRZEDMIOTU UMOWY 1. W terminie 7 dni od Wykonania przedmiotu Umowy strony sporządzą protokół odbioru podpisany przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy. 2. Protokół odbioru, o którym mowa w ust. 1 będzie stanowił pisemne potwierdzenie należytego wykonania przedmiotu Umowy. V. WYNAGRODZENIE WYKONAWCY I PŁATNOŚCI 1. Wykonawca przedstawi fakturę za zrealizowaną usługę. 2. Zapłata za zrealizowanie przedmiotu zamówienia będzie dokonana bezgotówkowo przelewem bankowym na rachunek Wykonawcy w terminie 14 dni od dnia wystawienia Zamawiającemu faktury VAT, po uprzednim podpisaniu przez strony protokołu odbioru, o którym mowa w rozdz. IV ust. 1, bez zastrzeżeń. 3. Zamawiający odmówi przyjęcia dostarczonego przedmiotu zamówienia w przypadku wadliwego towaru, a także towaru niezgodnego z opisem przedmiotu zamówienia. 4. W przypadku stwierdzenia wad w dostarczonym towarze Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć towar wolny od wad, w terminie 3 dni roboczych od daty poinformowania Wykonawcy o wykrytych wadach przez Zamawiającego. 7

8 VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy: a. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, b. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonywania zamówienia, c. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. VII. DOKUMENTY WYMAGANE W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW 1. Formularz Oferty, stanowiący Załącznik nr 1 do Zapytania. 2. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych, stanowiące Załącznik nr 2 do Zapytania. 3. Wykaz doświadczenia wraz z linkami do wykonanych produkcji w zakresie realizacji usługi stanowiącej przedmiot zamówienia pozyskanego w ciągu ostatnich dwóch lat, stanowiący Załącznik nr 3 do Zapytania. Dokumenty, o których mowa powyżej, należy przesłać na adres mailowy: pmichalowski@pfron.org.pl. Ponadto, wszelkie dokumenty wystawione w innym języku niż polski, powinny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Wykonawcę. Wszystkie dokumenty należy sporządzić w sposób czytelny. Ocena spełniania warunków wymaganych od Wykonawcy zostanie dokonana wg formuły spełnia/nie spełnia na podstawie dokumentów załączonych do oferty. Z treści załączonych oświadczeń i dokumentów winno jednoznacznie wynikać, że Wykonawca spełnia ww. warunki. VIII. RODZAJ ZATRUDNIENIA Umowa na wykonanie usługi zewnętrznej. 8

9 IX. WALUTA, W JAKIEJ BĘDĄ PROWADZONE ROZLICZENIA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA PLN X. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Wymagania podstawowe: a. oferta powinna być stworzona wg wzoru Formularza oferty (Załącznik nr 1), b. oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty, c. oferta powinna być podpisana w sposób czytelny imieniem i nazwiskiem lub podpisem opatrzonym pieczęcią imienną, d. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania, e. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Forma oferty: a. oferta powinna być sporządzona w języku polskim, b. każda poprawka w ofercie musi być skreślona i parafowana przez osobę upoważnioną do podpisywania ofert wraz z datą, c. oferta jest jawna, z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, a Wykonawca składając ofertę zastrzegł w odniesieniu do tych informacji, że nie mogą one być udostępnione innym uczestnikom postępowania. 3. Kompletna oferta musi zawierać: a. wycenę przedmiotu zamówienia wg wzoru Formularza oferty (Załącznik nr 1), b. oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych (Załącznik nr 2), c. wykaz doświadczenia w zakresie realizacji usługi stanowiącej przedmiot zamówienia pozyskanego w ciągu ostatnich dwóch lat (Załącznik nr 3), 4. Zamawiający nie dopuszcza składania częściowych. 5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. XI. TERMIN ZWIĄZANIA ZŁOŻONĄ OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. 9

10 XII. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU SIĘ Z POTENCJALNYMI WYKONAWCAMI Paweł Michałowski Specjalista ds. promocji w projekcie pt. Wsparcie środowiska osób niepełnosprawnych z terenów wiejskich i małomiasteczkowych pmichalowski@pfron.org.pl. XIII. MIEJSCE, TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY 1. Ofertę ze wskazaniem łącznej ceny brutto całego zamówienia należy złożyć w wersji elektronicznej wraz z wymaganymi oświadczeniami i dokumentami na adres mailowy: pmichalowski@pfron.org.pl. 2. Ofertę należy złożyć do dnia roku do godz. 16:00. Oferty, które wpłyną po wymaganym terminie nie będą brały udziału w postępowaniu. XIV. KRYTERIA WYBORU OFERTY 1. Zamawiający oceni i porówna te oferty, które nie zostaną odrzucone. 2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz ich uzupełnienia. 3. Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty Wykonawcy według następującego kryterium: cena C - waga 100 % (100% = 100 pkt) Maksymalną liczbę punktów w tym kryterium (100 pkt) otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, natomiast pozostali Wykonawcy otrzymają odpowiednio mniejszą liczbę punktów obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: C = C n C o x 100 pkt gdzie: C n cena brutto oferty najtańszej C o cena brutto oferty ocenianej Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tego kryterium może uzyskać maksimum 100 pkt. 10

11 4. W przypadku, gdy w postępowaniu nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. XV. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów drogą ową. XVI. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. XVII. FINANSOWANIE Zamówienie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach projektu pt. Wsparcie środowiska osób niepełnosprawnych z terenów wiejskich i małomiasteczkowych. XVIII. UWAGI KOŃCOWE 1. Z możliwości realizacji zamówienia będą wyłączone podmioty, które powiązane są z beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo. 2. Niniejsze ogłoszenie nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych zastrzega sobie możliwość niepodpisania Umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji. 11

12 XIX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Do zapytania ofertowego dołączono: 1. Załącznik nr 1 Formularz Oferty; 2. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych; 3. Załącznik nr 3 Wykaz doświadczenia w zakresie realizacji usługi stanowiącej przedmiot zamówienia pozyskanego w ciągu ostatnich dwóch lat. 12