Wykaz rejestrów ewidencji prowadzonych w Urzędzie Gminy Zawoja. Referat Organizacyjny i Spraw Społecznych Rozporządzenie Prezesa Rady

Transkrypt

1 Wykaz rejestrów ewidencji prowadzonych w Urzędzie Gminy Zawoja Lp. Nazwa rejestru/ewidencji Podstawa prawna utworzenia rejestru 1. Rejestr czynności kancelaryjnych- system tradycyjny Zakres informacji zgromadzonych w rejestrze*/ Referat Organizacyjny i Spraw Społecznych Rozporządzenie Prezesa Rady - numer, - podmiot, - data przyjęcia, - data pisma, - nr obcy, - tytuł, - odpowiedzialny, - znak sprawy Zarządzenie Nr WT Wójta Gminy Zawoja z dnia w sprawie wprowadzenia instrukcji wewnętrznej obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Zawoja 2. Rejestr kart usług Zarządzenie Nr WT Wójta Gminy Zawoja z dnia r. w sprawie opracowania procedury opisu usług świadczonych przez Urząd Gminy Zawoja oraz ich aktualizowaniu u udostępnianiu w BIP, w BOK na stronie internetowej Urzędu oraz wprowadzenia Katalogu Usług 3. Rejestr skarg i wniosków Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r - Kodeks Postępowania Administracyjnego ( Dz. U. z numer karty usług, - rodzaj formularza do karty usług, - data aktualizacji karty usług, - imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za realizację usługi - data wpływu, - imię i nazwisko petenta, Dane teleadresowe osoby odpowiedzialnej za prowadzenie rejestru/ewidencji Beata Mętel Zguda tel.33 / w.109 e- mail: b.mentel@zawoja.ug.pl Katarzyna Kardaś tel.33 / w.126 k.kardas@zawoja.ug.pl Beata Mętel Zguda tel.33 / w.109 e- mail: b.mentel@zawoja.ug.pl Małgorzata Mikołajczyk Tel w. 123 e-mali:

2 4. Rejestr wydanych upoważnień, pełnomocnictw, r.poz.267.j.t.) Rozporządzenie Prezesa Rady Zarządzenie Nr WT Wójta Gminy Zawoja z dnia 3 stycznia 2013 w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Zawoja ( 29.3.) Rozporządzenie Prezesa Rady obsługujących te organy i związki. 5. Rejestr Zarządzeń wydanych przez Wójta Rozporządzenie Prezesa Rady nazwa instytucji, redakcji, - adres petenta, instytucji redakcji, - przedmiot skargi, - data zlecenia załatwienia, - komu zlecono załatwienie, - termin załatwienia, - data wpływu po załatwieniu, - sposób załatwienia, - data wysłania zawiadomienia, - kogo zawiadomiono, - uwagi - data, - osoba upoważniająca, - osoba upoważniona, - treść upoważnienia, - uwagi - numer kolejny, - data wydania, - przedstawienie zarządzenia treść, - wykonawca zarządzenia, - zmiany do zarządzenia, m.mikołajczyk@zawoja.ug.pl Małgorzata Mikołajczyk Tel w. 123 e-mali: m.mikołajczyk@zawoja.ug.pl Katarzyna Kardaś tel.33 / w.126 k.kardas@zawoja.ug.pl

3 obsługujących te organy i związki. Zarządzenie Nr WT Wójta Gminy Zawoja z dnia 3 stycznia 2013 w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Zawoja ( 35) 7. Rejestr umów Zarządzenie Nr WT Wójta Gminy Zawoja z dnia r. w sprawie prowadzenia centralnego rejestru umów 8. Rejestr uchwał Rady Gminy Rozporządzenie Prezesa Rady obsługujących te organy i związki. Zarządzenie Nr WT Wójta Gminy Zawoja z dnia r. w sprawie - uwagi - data zawarcia umowy, - okres obowiązywania, - dysponent, - wartość przedmiotu umowy, - przedmiot mowy - numer Uchwały, - postanowienia uchwały - ważniejsza treść, - termin wykonania uchwały, - data złożenia sprawozdania ze stanu realizacji uchwały, z wykonania uchwały, - data przekazania uchwały do Wojewody, RIO, - wykonawca postanowienia i decyzji, -data ogłoszenia w Dz.Urz. Katarzyna Kardaś tel.33 / w.126 k.kardas@zawoja.ug.pl Bogumiła Marek Tel.33/ w.117 m.marek@zawoja.ug.pl

4 prowadzenia centralnego rejestru umów 9. Rejestr projektów uchwał Rady Gminy Zarządzenie Nr WT Wójta Gminy Zawoja z dnia 3 stycznia 2013 w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Zawoja 10. Rejestr wniosków Rozporządzenie Prezesa Rady obsługujących te organy i związki - zmiany do postanowienia i decyzji, - uwagi - data podjęcia wniosku, - treść wniosku, - osoba odpowiedzialna za realizację, - termin załatwienia, - data udzielenia odpowiedzi o realizacji, - sposób realizacji, - uwagi Bogumiła Marek Tel.33/ w.117 m.marek@zawoja.ug.pl Bogumiła Marek Tel.33/ w.117 m.marek@zawoja.ug.pl 11. Rejestr wniosków i postulatów mieszkańców do Rady Gminy Rozporządzenie Prezesa Rady - data podjęcia wniosku, - treść wniosku, - osoba odpowiedzialna za realizację, - termin załatwienia, - data udzielenia odpowiedzi o realizacji, - sposób realizacji, - uwagi Bogumiła Marek Tel.33/ w.117 m.marek@zawoja.ug.pl

5 obsługujących te organy i związki 12. Rejestr interpelacji radnych Rozporządzenie Prezesa Rady obsługujących te organy i związki - data założenia interpelacji, - imię i nazwisko osoby składającej interpelację, - treść interpelacji lub zapytania, - komu przekazano do załatwienia, - Data przekazania do załatwienia, - wyznaczony termin załatwienia, - data udzielenia odpowiedzi, - uwagi 13. Rejestr( książka kontroli) zewnętrznych Rozporządzenie Prezesa Rady obsługujących te organy i związki - imię i nazwisko, tytuł służbowy kontrolującego, - przez kogo delegowany, - data i numer delegacji służbowej, - czas trwania czynności kontrolnych, - wyszczególnienie skontrolowanych działów pracy, - określenie charakteru czynności, - podpisy kontrolującego i kierownika jednostki Danuta Lasa tel.33/ w.124 d.lasa@zawoja.ug.pl

6 kontrolowanej. 14. Ewidencja ludności / w systemie informatycznym/ Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz. U.z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.). / art.44a/ Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych z dnia 19 listopada 2008 r. (Dz. U. z 2008 r. Nr 214, poz z późn. zm). Zbiór danych osobowych - nazwiska, imiona, nazwiska rodowe, PESEL, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, adresy pobytu stałego i czasowego, stany cywilne, obywatelstwo, zgony informacje o dokumentach tożsamości, status wyborcy, obowiązek wojskowy. Renata Hutniczak r.hutniczak@zawoja.ug.pl 16. Stały rejestr wyborców Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz. U.z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych z dnia 19 listopada 2008 r. (Dz. U. z 2008 r. Nr 214, poz. Zbiór danych wyborcy - nazwisko, imię, - PESEL, - imię ojca, - data i miejsce urodzenia, - adres zameldowania Renata Hutniczak r.hutniczak@zawoja.ug.pl

7 1353 z późn. zm). 17. Ewidencja wydanych i utraconych dowodów osobistych / w systemie informatycznym Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz. U.z 2006 r. Nr 139, poz. 993, z późn. zm.). Rozporządzenie Prezesa Rady obsługujących te organy i związki Zbiór danych osobowych, których dotyczy wydany bądź unieważniony dokument tożsamości -nazwiska, imiona, nazwiska rodowe, PESEL, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, adres pobytu stałego bądź czasowego, fotografie, podpis dokumenty tożsamościinformacje o unieważnionych i aktualnym dokumencie tożsamości, dane identyfikacyjne/ wzrost, płeć, kolor oczu. Renata Hutniczak r.hutniczak@zawoja.ug.pl 18. Wykaz osób podlegających obowiązkowi wojskowemu Art. 31 ust. 2, art. 32 ust. 7 i 8 oraz art. 53 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 1967 roku o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2004r. Nr 241, poz. 2416) 1. Gminny wykaz osób podlegających obowiązkowi wojskowemu prowadzi się w formie: -rejestru, -listy osób obowiązanych do stawienia się do kwalifikacji wojskowej, -wykazu osób o nie uregulowanym stosunku do służby wojskowej. 2. W wykazie osób podlegających obowiązkowi wojskowemu gromadzone są następujące dane: Renata Hutniczak r.hutniczak@zawoja.ug.pl

8 -nazwisko i imiona; -nazwisko rodowe; -imię ojca; -data i miejsce urodzenia; -numer PESEL; -adres oraz data zameldowania na pobyt stały i czasowy; -seria i numer aktualnego dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości; -stopień wojskowy, nazwa, seria i numer wojskowego dokumentu osobistego oraz oznaczenie wojskowej komendy uzupełnień, w której ewidencji osoba pozostaje; kategoria zdrowia. 19. Rejestr wydanych przez Wójta Gminy Zawoja zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych 20 Rejestr osób zgłaszających przygotowanie zawodowe pracowników młodocianych Ustawa z dnia 26 października 1982r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: Dz. U r. poz z późn. zm.). Ustawa z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty art. 70b (Dz. U. z 2004r. nr 256 poz z późn. zm.) - Numer zezwolenia, - rodzaj, oznaczenie przedsiębiorcy, - adres punktu sprzedaży, - adres składowania napojów alkoholowych/magazynu dystrybucyjnego, - okres ważności zezwolenia Rejestr Przedsiębiorców zgłaszających przygotowanie zawodowe pracowników młodocianych Katarzyna Kudzia k.kudzia@zawoja.ug.pl Katarzyna Kudzia k.kudzia@zawoja.ug.pl

9 21 Rejestr licencji na wykonywanie przewozów taxi osobowego na terenie Gminy Zawoja Art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001r. o transporcie drogowym (tj. Dz. U z 2007r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.) Numer licencji, imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer rejestracyjny pojazdu, numer podwozia VIN, okres ważności licencji, obszar prowadzenia przewozów Katarzyna Kudzia k.kudzia@zawoja.ug.pl 22. Rejestr wydanych przez Wójta Gminy Zawoja zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych Art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 26 października 1982r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity: Dz. U r. poz z późn. zm.). Numer zezwolenia, rodzaj, oznaczenie przedsiębiorcy, adres punktu sprzedaży, adres składowania napojów alkoholowych/magazynu dystrybucyjnego, okres ważności zezwolenia Katarzyna Kudzia k.kudzia@zawoja.ug.pl 23. Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym Rozdział 5 Instrukcji archiwalnej, stanowiącej załącznik nr 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) Nr kolejny spisu, data przyjęcia akt do archiwum, nazwa komórki, która dokumenty przekazuje, liczba teczek, liczba poz. spisu, daty skrajne dokumentacji, ew. kategorie dokumentacji Katarzyna Kudzia k.kudzia@zawoja.ug.pl */Dane osobowe podlegają ochronie na podstawie art. 23 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)

10 Referat Inwestycji Gminnych Lp. Nazwa rejestru/ewidencji Podstawa prawna utworzenia rejestru Referat Inwestycji Gminnych 1. Ewidencja zabytków Ustawa z dnia r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami ( Dz. U ) - / art.22 ust. 4/ 2. Rejestr planów miejscowych oraz wniosków o ich sporządzanie lub zmianę 3. Ewidencja dróg i obiektów mostowych,tuneli, przepustów i promów Ustawa z dnia r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym ( t.j. Dz. U z 2012 r. poz.647 z poen. zm.)- /art.31 ust.1/ Ustawa z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych ( tekst jedn.dz. U. z 2013, poz. 260)) 4. Ewidencja numeracji porządkowej Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne ( t.j. z 2010 r. Nr 193, poz.1287 z późn. zm.) Zakres informacji zgromadzonych w rejestrze */ Gromadzenie danych o zabytkach nieruchomych z terenu gminy Gromadzenie danych o uchwalonych planach oraz danych o wnioskach Gromadzenie danych o sieci dróg i obiektów mostowych, tuneli, przepustów Gromadzenie danych o numeracji porządkowej nieruchomości Dane teleadresowe osoby odpowiedzialnej za prowadzenie rejestru/ewidencji Łukasz Listwan, pokój nr 13 Tel. 33/ w. 113 l.listwan@zawoja.ug.pl Łukasz Listwan, pokój nr 13 Tel. 33/ w. 113 l.listwan@zawoja.ug.pl Adam Kurek, pokój nr 22 Tel. 33/ w. 122 a.kurek@zawoja.ug.pl Krystyna Motowidło, pokój nr 13 tel. 33/ w. 113 k.motowidło@zawoja,ug.pl */ Dane osobowe podlegają ochronie na podstawie art. 23 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)

11 Urząd Stanu Cywilnego Lp. Nazwa rejestru/ewidencji Podstawa prawna utworzenia rejestru 1. Rejestracja aktów urodzenia,, małżeństwa, zgonu i ich zmiany Urząd Stanu Cywilnego Ustawa z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego ( t.j.dz. U. Nr 212 poz.1264 z późn. zm.) Zakres informacji zgromadzonych w rejestrze*/ Gromadzenie danych w księgach stanu cywilnego w formie aktów urodzenia, małżeństwa oraz zgonu Dane teleadresowe osoby odpowiedzialnej za prowadzenie rejestru/ewidencji Sylwia Budzowska Radwan,pokój nr 25 Tel.33/ w. 125 s.budzowska@zawoja.ug.pl Rozporządzenie Prezesa Rady obsługujących te organy i związki */*/Dane osobowe podlegają ochronie na podstawie art. 23 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)

12 Referat Finansowy Lp. Nazwa rejestru/ewidencji Podstawa prawna utworzenia rejestru Referat Finansowy 1. Rejestry podatkowe, ewidencje i wykazy Rozporządzenie Prezesa Rady obsługujących te organy i związki 2. Windykacja należności - ewidencja upomnień - ewidencja tytułów wykonawczych Ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji ( t.j. Dz. U. z 2012 r. poz z późn. zm) Rozporządzenie Prezesa Rady Zakres informacji zgromadzonych w rejestrze*/ Dane o podatnikach, podmiotach w szczególności wynikających z informacji deklaracji składanych przez podatników, danych zawartych w księgach wieczystych, w ewidencji gruntów i budynków oraz w innych ewidencjach i rejestrach Informacje o dłużnikach niezbędne do prowadzenia windykacji należności Dane teleadresowe osoby odpowiedzialnej za prowadzenie rejestru/ewidencji Michalina Malik Pokój nr 7 tel.33/ w.107 m.malik@zawoja.ug.pl Danuta Makoś Pokój nr 7 tel.33/ w. 107 d.makoś@zawoja.ug.pl Janina Trzebuniak Pokój nr 7 tel.33/ w. 107 j.trzebuniak@zawoja.ug.pl Danuta Makoś Pokój nr 7 tel.33/ w. 107 d.makoś@zawoja.ug.pl

13 obsługujących te organy i związki 3. Rejestr zaświadczeń Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe( Dz. U. z 2011, nr293, poz Ewidencja środków trwałych Ustawa o rachunkowości ( Dz. U. Nr 76 z 2002 r. poz. 694 z późn. zm. - nr ewidencyjny zaświadczenia, - data wpływu żądania( zgody), -imię i nazwisko lub nazwa oraz adres zamieszkania lub adres siedziby oraz NIP/numer PESEL osoby ubiegającej się o wydanie zaświadczenia, - treść wniosku, - sposób załatwienia ( data wydania, treść zaświadczenia, podpis pracownika prowadzącego rejestr, sposób doręczenia - nazwa - wartość początkowa, -- amortyzacja Michalina Malik Pokój nr 7 tel.33/ w.107 m.malik@zawoja.ug.pl Lucyna Stanowska, Pok. Nr 5 Tel. 33/ w. 105 l.stanowska@zawoja,ug.pl 5. Rejestr faktur VAT Ustawa o podatku od towarów i usług ( tj.dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz z późn. zm.) Dane dotyczące kontrahenta, imię i nazwisko, nazwa, adres, NIP, Dane dotyczące sprzedaży, kwota netto, VAT, brutto Jadwiga Dańczak Pok. Nr 2 Tel.33/ w. 102 j.danczak@zawoja.ug.pl */ Dane wynikające z postępowania podatkowego są objęte tajemnicą skarbowa art. 293 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U z 2012, poz. 749 z późn. zm.) Dane osobowe podlegają ochronie na podstawie art. 23 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)

14 Samodzielne stanowisko ds. informatyki Lp. Nazwa rejestru/ewidencji Podstawa prawna utworzenia rejestru Zakres informacji zgromadzonych w rejestrze Samodzielne stanowisko ds. informatykli 1. Wykaz programów komputerowych Art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 Gromadzenie wykazu września 1994 r. o rachunkowości oprogramowania ( t.j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. stosowanego w urzędzie 1223 z późniejszymi zmianami ) gminy Zawoja Dane teleadresowe osoby odpowiedzialnej za prowadzenie rejestru/ewidencji Tomasz Rępiński Pok.1 Tel.33/ w. 101