RAPORT. Dodatek promocyjny

Transkrypt

1 RAPORT Dodatek promocyjny

2 Dodatek promocyjny RAPORT PARTNER RAPORTU: Wspomagane zarządzanie Systemy ERP ułatwiają pracę zarządom i menedżerom liniowym, pośrednio obniżając koszty działalności przedsiębiorstw. Jednak tylko połowa firm wykorzystuje je w 100% częściowo z winy użytkowników, częściowo problem leży w samych platformach. Firmy sięgają po zintegrowane platformy do zarządzania, pragnąc sprostać rosnącej konkurencji i wypracować lepsze wyniki przy optymalnym wykorzystaniu zasobów. Dział badawczy ICAN Institute chciał dowiedzieć się, czy faktycznie systemy ERP generują przewagę konkurencyjną i pozwalają na poprawę efektywności działania. Badanie umożliwiło też sprawdzenie, co warto zrobić, żeby poprawić satysfakcję użytkowników. Analizą zostały objęte cztery obszary: finanse, kadry, sprzedaż i produkcja/logistyka. Wyniki, co prawda, potwierdziły pytania postawione w badaniu, ale kluczowy wniosek płynący z analizy opinii respondentów brzmi tak: firmy nie wykorzystują w pełni generowanej przez ERP wartości biznesowej. Aby to zmienić, bezpośredni użytkownicy z różnych obszarów działalności powinni być bardziej zaangażowani w proces przygotowania wdrożenia i samo wdrożenie. Drugi, nie mniej istotny, wiosek dotyczy przedsiębiorców, którzy jeszcze się nie zdecydowali na instalację platformy ich opinie dotyczące korzyści niewiele mają wspólnego z rzeczywistą wartością tego narzędzia. Tak naprawdę menedżerowie niekorzystający z systemów zarządczych nie zdają sobie sprawy, ile faktycznie tracą. System wykorzystywany tylko częściowo ERP nie jest jednostkowo małym wydatkiem. Mimo to firmy nie korzystają R 2

3 RAPORT Dodatek promocyjny Korzyści z wdrożenia ERP (%) Oszczędność czasu pracy Szybki dostęp do danych Przygotowywanie raportów i podsumowań Automatyzacja prostych czynności w dziale Obniżenie wskaźnika błędów Możliwość przechowywania dokumentów Obniżenie kosztów działalności Integracja funkcjonowania różnych działów Standaryzacja działań/procesów Automatyzacja procesów Integracja działania różnych lokalizacji/oddziałów Udostępnianie informacji innym działom i pracownikom Parametry ERP i satysfakcja użytkowników ISTOTNOŚĆ CECH SYSTEMU (%) całowity brak korzyści 17 brak korzyści Niezawodność Szybkość działania Kompleksowość oferowanych funkcji są korzyści ważne i niezaspokojone nieważne i niezaspokojone 57 Możliwość pracy dużej liczby pracowników Elastyczność, możliwość modyfikacji 6 Intuicyjność obsługi Możliwość pracy na różnych urządzeniach SATYSFAKCJA Z CECH SYSTEMU ERP (%) bardzo duże korzyści ważne i zaspokojone nieważne, ale zaspokojone Możliwość integrowania z innymi sysatemami Bezpieczeństwo danych ze wszystkich funkcji, które oferuje. Dlaczego? Z badania wynika, że tylko 48% respondentów angażowało się w przygotowania do wdrożenia; 59% uczestniczyło, co prawda, w samej implementacji, ale w etapie testowania, kiedy jest czas, aby wyeliminować błędy lub doprecyzować potrzeby, brało udział jedynie 41% menedżerów. Zgodnie z uzyskanymi opiniami, w 100% system wykorzystuje średnio tylko 44% badanych firm, a wyniki pokazują silną korelację między zaangażowaniem szefa odpowiedzialnego za dany obszar a korzystaniem z ERP (zobacz ramkę Zaangażowanie we wdrożenie vs wykorzystanie funkcji ERP). Najchętniej w proces implementacji włączają się finanse i one też najczęściej w pełni go wykorzystują. Najmniej chętni są liderzy sprzedaży, dlatego też ich działy najrzadziej w pełni z niego korzystają. Oczywiście respondenci tłumaczą niewykorzystywanie wszystkich opcji ERP kilkoma przyczynami. Niedostosowanie niektórych funkcji do potrzeb (37%). Zdaniem badanych, niedostosowanie wynika między innymi z niewłaściwego wdrożenia, obecności kilku systemów funkcjonujących w firmie bądź korzystania z łatwiejszych i mniej pracochłonnych sposobów pracy wobec braku presji ze strony zarządu. Niektórzy tłumaczyli jeszcze niedostosowanie specyfiką konfiguracji raportów czy brakiem pomysłów/rozwiązań wskazujących daną funkcję jako możliwą do zastosowania przy konkretnej operacji. Nie mamy takiej potrzeby (35%). Badani uważają, że ERP jest zbyt mocno zaawansowanym narzędziem, aby eksploatować go w 100%, poza tym został stworzony dla różnych klientów z różnymi potrzebami i z różnych branż, więc siłą rzeczy cierpi na nadmiar funkcji. Według opinii innych użytkowników, niektóre funkcje są po prostu nieprzydatne lub całkowicie zbędne. Poza tym ERP to wielki, skomplikowany kombajn komputerowy, którego nie sposób w całości ogarnąć, a na dodatek obsługa R 3

4 Dodatek promocyjny RAPORT ZDJĘCIE: 123 RF jest pracochłonna i skomplikowana. Dlatego wybierają narzędzia prostsze, łatwiejsze i przede wszystkim szybsze w obsłudze, z których wcześniej korzystali i do których są przyzwyczajeni. Niektórzy nawet twierdzą, że zarząd kupił system na wyrost, z funkcjami obsługującymi procesy, których IT nie obejmuje albo w ogóle nie występują w ich firmach. Nie mamy odpowiednich umiejętności (19%). Ta przyczyna zdaje się być kluczowa, choć jest wymieniana dopiero na trzecim miejscu (pośrednio dwie poprzednie również w części dotyczą umiejętności). Co najbardziej doskwiera respondentom? Brakuje im odpowiedniego przygotowania do pracy z systemem. Przede wszystkim szkoleń pokazujących wszystkie możliwości ERP, i to nie jednorazowych, ale całego programu, dzięki któremu krok po kroku uczyliby się filozofii działania ERP, struktury, wszelkich skrótów przyspieszających pracę, mogli testować różne zastosowania. Z części opinii respondentów wynika, że firmy porwały się z przysłowiową motyką na słońce. Zafundowały wszystkim drogie, skomplikowane oprogramowanie, ale poskąpiły na opiekę wdrożeniowców i profesjonalne warsztaty, podczas których każdy użytkownik mógłby poznawać aplikacje przydatne w pracy na danym stanowisku. Poza tym fluktuacja kadr też stanowi barierę nikt nie ma czasu, aby pokazywać nowym pracownikom inne funkcje niż te, których znajomość znajduje się w zakresie ich obowiązków. Co ważne programy szkoleniowe, według badanych, powinny odbywać się cyklicznie i być dostosowane do stopnia zaawansowania danej grupy. Mamy lepsze/łatwiejsze sposoby wykonywania zadań (13%). Systemy ERP należałoby udoskonalić, aby były bardziej użyteczne w pracy, inaczej pracownicy będą szukać ścieżek poprawiających komfort pracy, czyli korzystać ze sprawdzonych rozwiązań (prostszych aplikacji, nawet pracy ręcznej), co automatycznie podważy sens zakupu ERP. O badaniu Dane zebrano w trakcie wywiadów telefonicznych (CATI) i internetowych (CAWI). Firmy biorące udział w badaniu zatrudniały ponad 100 pracowników, miały wdrożony system ERP przynajmniej od roku, a osoba, z którą prowadzony był wywiad, odpowiadała za swój obszar przynajmniej od 3 lat. Zrealizowano 408 wywiadów w firmach posiadających systemy ERP, po około 100 na każdy obszar działalności, czyli finanse, kadry, sprzedaż i produkcję/ logistykę. Dodatkowo zrealizowano 100 wywiadów z firmami nieposiadającymi ERP, badając ich opinię/wyobrażenie o systemach. Badanie realizowano w marcu 2015 roku. Respondenci oczekują od producentów uproszczonego sposobu wprowadzania danych, bardziej spersonalizowanych narzędzi analitycznych, łatwego, intuicyjnego korzystania z poszczególnych funkcji oraz instalacji/odblokowania aplikacji wspierających główny system. Parametry systemu i satysfakcja użytkowników Przyczyny niewykorzystywania ERP wyraźnie wskazują, czego użytkownicy oczekują od systemu i co programiści powinni udoskonalić. Badanie wyłoniło najważniejsze potrzeby i te mniej ważne oraz pokazało, które są zaspokojone, a które nie. Średnio dla wszystkich firm korzystających z platformy najważniejsze są: intuicyjność obsługi, bezpieczeństwo danych, niezawodność i szybkość działania, przy czym dwie pierwsze są zaspokojone, dwie inne nie. Parametry mniej ważne, ale zaspokojone, to: możliwość pracy dużej liczby pracowników i praca z systemem na różnych urządzeniach mobilnych. Pozostałe, czyli elastyczność i możliwość modyfikacji zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami, integracja z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie oraz kompleksowość oferowanych funkcji, według badanych, nie są zaspokojone (zobacz ramkę Parametry ERP i satysfakcja użytkowników). Na tle średnich wyników dla całej grupy nieco inne priorytety mają właściciele i szefowie firm, inne szefowie finansów, sprzedaży, produkcji i HR. Właściciele/prezesi. Według decydentów, ważne i zaspokojone jest bezpieczeństwo, ale narzekają na intuicyjność obsługi i niezawodność. Mniej ważne, ale zaspokajane są takie potrzeby, jak możliwość pracy dużej liczby pracowników oraz kompleksowość oferowanych przez system funkcji. Natomiast nie są usatysfakcjonowani szybkością działania aplikacji, elastycznością pozwalającą modyfikować funkcje w zależności od potrzeby, możliwością pracy na różnych urządzeniach oraz integrowaniem się ERP z innymi programami. Finanse. Menedżerowie odpowiedzialni za ten obszar są zadowoleni głównie z intuicyjności obsługi i bezpieczeństwa danych (parametry z grupy ważnych) oraz z możliwości pracy dużej liczby ludzi i korzystania z systemu na różnych urządzeniach (mniej ważne). Ich niezadowolenie dotyczy niezawodności i szybkości pracy ERP (ważne) oraz integracji, kompleksowości i elastyczności (mniej ważne). Z ich punktu widzenia, szybki i ciągły dostęp do zagregowanych danych ma kluczowe znaczenie przy podejmowaniu decyzji operacyjnych, a wolno działający lub zawieszający się system może istotnie opóźnić pracę w innych pionach firmy. HR. Według szefów kadr, system gwarantuje bezpieczeństwo danych, można go intuicyjnie odsługiwać, jest niezawodny i umożliwia równoczesną pracę na wielu stanowiskach (ważne). Poza tym jest elastyczny, daje się zintegrować z innymi programami oraz pozwala na pracę z urządzeniami mobilnymi (mniej ważne). Niestety, pracuje zdecydowanie zbyt wolno, wywołując R 4

5 RAPORT Dodatek promocyjny KOMENTARZ Wyniki raportu potwierdzają spostrzeżenia, z którymi na co dzień spotykamy się w naszej pracy. Wdrożenie systemu ERP realnie poprawia jakość obsługi procesów biznesowych. Dane pokazują, że uporządkowanie przepływu informacji zwiększa efektywność działań, pomaga wygrywać z konkurencją, a w efekcie obniża koszty funkcjonowania firmy. Implementacja tej klasy rozwiązań jest więc inwestycją, która zwróci się z nawiązką po niedługim czasie. Godnym uwagi wskaźnikiem jest opinia firm nieposiadających systemu ERP, które jako główną przeszkodę wskazują wysokie koszty wdrożenia. Być może, zwrot w kierunku metod zewnętrznego finansowania, od kredytowania, poprzez leasing, a skończywszy na wsparciu na przykład ze źródeł Unii Europejskiej, mógłby przyczynić się do zniesienia tej bariery i tym samym do podniesienia jakości prowadzenia biznesu. Usługi serwisowe i utrzymania często są wskazywane jako jeden ze słabszych punktów systemu ERP, żadna z ankietowanych firm nie zdecydowała się na zmianę dostawcy ze względu na niską jakość współpracy. Warto mieć na uwadze, że w niektórych przypadkach niechęć do zmiany aktualnego dostawcy może wynikać nie z lojalności wobec jednej firmy, lecz ze złożoności procesu wyboru i wdrożenia nowego podwykonawcy. Dla sektora dostawców systemów jest to jednak wyraźny sygnał, że firmy oczekują stopniowego podnoszenia poziomu utrzymania systemów, także za pomocą szkoleń osób zaangażowanych w projekt po stronie klienta. Oprócz jakości świadczonych usług dostawcy muszą się skupić na budowaniu relacji ze swoimi klientami. Paweł Kresak, Managing Partner, Hicron Sygnał dla dostawców oprogramowania irytację zbyt długim oczekiwaniem na wykonanie polecenia (ważne). Zarzucają mu również brak kompleksowej oferty funkcji (mniej ważne). Sprzedaż. Liderzy są zadowoleni z intuicyjności, bezpieczeństwa danych, niezawodności oraz szybkości działania, choć dwa ostatnie parametry znalazły się na pograniczu potrzeb niezaspokojonych (wszystkie z grupy ważnych). W grupie mniej ważnych cech systemu, z których są usatysfakcjonowani, znalazły się: elastyczność, równoczesna praca na wielu stanowiskach, integrowanie z innymi urządzeniami. Średnio są usatysfakcjonowani kompleksowością. Produkcja. Szefowie odpowiedzialni za produkcję, wskazując cechy systemu dla nich ważne, są usatysfakcjonowani tylko z poziomu bezpieczeństwa danych. Mniej zadowolenia budzi intuicyjność, niezawodność, możliwość pracy na wielu stanowiskach, kompleksowość i szybkość. Do parametrów z grupy mniej ważnych, do których również mieli zastrzeżenia, zaliczyli pozostałe, czyli integrację, elastyczność i pracę na wielu urządzeniach. Warto, aby opinie menedżerów produkcji wzięli pod uwagę producenci oprogramowania, ponieważ dobre wsparcie informatyczne w tym obszarze przynosi ewidentne zyski całej organizacji, a to jeden z kluczowych wskaźników decyzyjnych. Generalnie poziom satysfakcji z wdrożonego ERP jest wysoki. Aż 83% wszystkich użytkowników jest zadowolonych z pracy z systemem, 4% mówi wyraźnie nie, a 13% nie ma na ten temat zdecydowanej opinii. Zastrzeżenia grupki niezadowolonych dotyczą między innymi: elastyczności systemu (26% niezadowolonych i niezdecydowanych), pracy na różnych typach urządzeń mobilnych (17% w tej samej grupie) oraz kompleksowości funkcji (16% wskazań). Korzyści widzą prawie wszyscy Większość użytkowników twierdzi, że ERP pozwala usprawnić zarówno procesy wewnątrzdziałowe (67%), jak i współpracę międzydziałową (69%). Optymalizacja procesów poprawia jednak nie tylko zdolność adaptacji. Systemy wpływają na rzeczywiste obniżenie kosztów (60% wskazań), stwarzają bowiem nowe możliwości w zakresie kontroli. Działy zakupów przestają już patrzeć na jednostkowe wydatki, a finanse zaczynają monitorować koszty poszczególnych procesów, a nie tylko wytworzenia produktu. W jaki sposób systemy zarządcze wspierają optymalizację procesów i obniżenie kosztów? Po pierwsze, połowa wszystkich użytkowników twierdzi, że tak naprawdę chodzi o oszczędność czasu pracy (47%) to jeden z ważniejszych kosztów, którym zarządzanie jest chyba najtrudniejsze. Korzyścią podkreślaną w tym obszarze jest automatyzacja powtarzalnych czynności (32%), takich jak choćby przygotowanie listy płac w dużych przedsiębiorstwach. Drugi obszar, szczególnie istotny dla zarządów, szefów finansów i sprzedaży, to poprawa kontroli ryzyka. Chodzi tu o szybki dostęp do danych (43%), poprawę systemu raportowania (34%) i obniżenie wskaźników błędu (27%). Co ciekawe, firmy, które osiągają lepsze zyski, przykładają większą wagę do tej właśnie grupy korzyści. Kolejnym obszarem jest czysto praktyczny aspekt związany z archiwizacją dokumentów i danych historycznych (24%). W wielu obszarach te ostatnie pełnią istotną rolę, a informacje o trendach związanych z rozwojem różnych projektów są wsparciem w podejmowaniu decyzji strategicznych. Ostatnią ważną dla użytkowników funkcją jest standaryzacja i automatyzacja procesów (13%). Ten obszar jest szczególnie ważny dla produkcji. Poszukiwanie oszczędności z jednej strony i kontrola jakości z drugiej wymagają tu wsparcia systemów informatycznych. Podsumowując, 8 na 10 firm, które mają wdrożony system, dostrzega wiele zysków płynących z jego użytkowania, a co czwarta mówi o bardzo dużych profitach. Co ważne, badanie pozwoliło zidentyfikować związek między przychodami firm posiadających system ERP R 5

6 Dodatek promocyjny RAPORT w porównaniu z konkurencją a oceną korzyści z użytkowania im wyższe przychody firmy w porównaniu z konkurencją, tym częstsze potwierdzanie, że systemy te generują istotne wartości. Ponad połowa użytkowników ERP (56%) wprost podkreśla, że przekładają się one na budowanie przewagi konkurencyjnej. Czy powinno to dziwić? Nie, ponieważ łatwiej zdobyć przewagę, posiadając szeroki arsenał narzędzi do zarządzania ryzykiem, optymalizacji oraz standaryzacji procesów i kosztów. Na tle powyższych wyników interesująco wypada porównanie firm, które mają wdrożony system i tych, które z niego nie korzystają, a opinie wyrażają tylko na podstawie zasłyszanych ocen. Według 41% nieużywających ERP, system jest bardzo drogi, a 25% uważa go za narzędzie zbyt skomplikowane, niedostosowane do potrzeb firmy/ działu. Choć przypuszczają, że pozwoliłby zoptymalizować pracę, nie mają wyrobionej opinii, czy faktycznie daje szanse na ograniczenie kosztów i pozwala zbudować przewagę konkurencyjną. Biorąc pod uwagę skalę korzyści wymienianych przez użytkowników, widać wyraźnie, co tracą pozostali. Zaangażowanie we wdrożenie vs wykorzystanie funkcji ERP (%) finanse, księgowość HR, kadry, płace Czy był(a) Pan(i) zaangażowany(a) we wdrożenie system ERP w firmie? Niektóre funkcje nie są dostosowane do naszych potrzeb Nie mamy takiej potrzeby Nie mamy odpowiednich umiejętności Mamy lepsze/łatwiejsze sposoby wykonywania tych działań 24 sprzedaż produkcja, magazyn, logistyka średnio Czy wykorzystują Państwo wszystkie dostępne funkcje systemu ERP przeznaczone do pracy w Pana(i) dziale lub obszarze pracy? Wybór dostawcy i wdrożenie Opinie na temat podstawowego kryterium wyboru dostawcy są jednoznaczne niezależnie od firmy, jej wielkości czy struktury kapitału najważniejsza dla kupujących jest cena (49%). Tylko kierownicy sprzedaży na pierwszym miejscu stawiają stosunek ceny do jakości. Wszyscy badani na drugim miejscu wymieniają doświadczenie (38%), potem skalowalność systemu i możliwość jego rozbudowy (32%) oraz referencje (31%). Ze współpracy z dostawcą jest zadowolonych 67% respondentów, tylko 6% jest innego zdania, reszta nie zajęła stanowiska. Raz wybranemu producentowi praktycznie pozostaje się wiernym (w ciągu 3 lat 95% firm nie zmieniło integratora). Jeśli już się go zmienia, to powodem jest odgórna decyzja centrali albo wymiana systemu na bardziej funkcjonalny. Nie pojawił się ani jeden przypadek odstąpienia od umowy z powodu złego, niekompetentnego serwisu. Według 78% badanych, samo wdrożenie przebiegało w sposób satysfakcjonujący; wszystko odbywało się profesjonalnie i planowo. Tylko 2% zdecydowanie było niezadowolonych, a 20% nie miało na ten temat zdania. Obszary wymagające poprawy, według badanych firm, obejmują rozbudowę ERP już po wdrożeniu, bieżące wsparcie użytkowników i szkolenia pracowników prowadzone u klienta. Systemy ERP optymalizują działalność organizacji, przyczyniając się w końcowym rachunku do wymiernego obniżenia kosztów. Firmy mogłyby odnosić jeszcze większe korzyści, gdyby wymusiły na menedżerach liniowych większe zaangażowanie w proces przygotowania implementacji i fazę testową oraz wprowadziły cykl stałych szkoleń. Na wybór dostawcy wpływa głównie cena, jednak później bardzo rzadko zarządy decydują się na zmianę operatora. Prawdopodobnie przyczyny leżą nie tyle w jakości produktów, co w naturze oprogramowania będącego sercem cyfrowego krwiobiegu przedsiębiorstw. Do tej opinii skłania lista oczekiwań użytkowników, na której możliwość samodzielnego rozbudowywania systemu zajmuje czołowe miejsce. Dostawcy mają więc o czym myśleć. Michał Andrejczuk, dział badań ICAN Institute Weronika Podhorecka, redaktor ICAN Institute R 6

7 RAPORT Dodatek promocyjny Dokąd zmierzają zintegrowane systemy informatyczne ERP można niemal dowolnie rozwijać, podążając za szybko zmieniającymi się potrzebami rynkowymi. Mobilność, dostępność, big data, Internet Rzeczy to obecne kierunki rozwoju. Systemy ERP (enterprise resource planning planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to dziś często rdzeń funkcjonowania wielu firm: od niewielkich przedsiębiorstw po międzynarodowe korporacje. Z tymi zaawansowanymi technologicznie rozwiązaniami łączy się określenie optymalizacja procesów biznesowych. Choć dobrze oddaje główne zadanie ERP, to jednak w odniesieniu do zdobyczy dzisiejszych technologii agregowanych przez te rozwiązania nie wyczerpuje tematu. Optymalizację procesów zapewniały, choć w bardzo ograniczonym zakresie, już pierwsze systemy, które w latach sześćdziesiątych wspierały zarządzanie zapasami w branży produkcyjnej. Współczesne rozwiązania informatyczne to wysoce zaawansowane narzędzia, które obejmując działaniem kluczowe obszary funkcjonowania firmy przyczyniają się nie tylko do szybkiej wymiany informacji pomiędzy użytkownikami czy też skrócenia poszczególnych procesów, ale również posiadają coraz bardziej rozbudowane moduły analityczne, które umożliwiają zaawansowane planowanie i zarządzanie różnymi aspektami działalności: od planowania zasobów materiałowych aż po zarządzanie łańcuchem dostaw. Trochę historii Początki rozwiązań wspierających zarządzanie sięgają lat 50. ubiegłego wieku. Pierwsze rozwiązania służyły do ewidencji gospodarki materiałowej, później rozwijały się tzw. systemy MRP (material requirements planning), czyli planowanie potrzeb materiałowych, umożliwiające nieco bardziej złożone działania. Następcą MRP były systemy MRP II (odpowiadające za manufacturing resource planning planowanie zasobów produkcyjnych), które oprócz funkcji projektowania produkcji posiadały pewną integrację z procesami sprzedażowymi i finansowymi, co umożliwiło przełożenie danych procesów zachodzących w firmie na język ekonomii. Początek panowania ERP to moment optymalizacji segmentu kadrowo- -płacowego, zarządzania sprzedażą i relacjami z klientami, czy też wreszcie pełnego łańcucha logistycznego. Pokrywanie coraz to nowych obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa, skuteczniejsza wymiana danych i uwspólnienie dostępnych zasobów informacji pomagało i do dziś pomaga w lepszym, szybszym i mniej pracochłonnym zarządzaniu, a także w coraz dokładniejszym planowaniu na podstawie informacji dostarczanych przez moduły analityczne systemów ERP. Gdzie teraz jesteśmy Dedykowane rozwiązania ERP. Współczesne systemy ERP, produkowane na przykład przez SAP AG, Oracle czy Microsoft, to zaawansowane technologicznie oprogramowanie, które posiada wiele możliwości rozbudowy i rozwoju. W badaniu przeprowadzonym przez Panorama Consulting Solutions aż 63% firm, które wdrożyły u siebie tego rodzaju system, jest zadowolonych z dokonanego wyboru. Ponad połowa z nich (56%) działa na arenie międzynarodowej, zaś 77% posiada kilka lokalizacji. Coraz częściej rozwiązania ERP są dostosowywane do specyfiki poszczególnych branż, pokrywając ich potrzeby i jak najpełniej odpowiadając na zachodzące w firmach danego sektora gospodarki potrzeby biznesowe. Oprogramowanie dedykowane to efekt intensywnej pracy dostawców, którzy umiejętnie łączą predefiniowane systemy ERP z autorskimi rozwiązaniami i aplikacjami, opierając się na dobrych praktykach wytyczonych w danej branży. Systemy ERP są coraz chętniej wykorzystywane na przykład w branży automotive. Producenci aut, części i komponentów, a także importerzy i serwisy, kładą nacisk na informatyzację i czerpią z niej wiele korzyści. Przykładem może być autorskie rozwiązanie Hicron Predictive Marketing to

8 Dodatek promocyjny RAPORT ZDJĘCIE: THE IMAGE BANK / GETTY IMAGES aplikacja zbierająca i analizująca zwyczaje zakupowe konsumentów, będąca skutecznym prognostycznym narzędziem marketingowym dla obsługi posprzedażowej klientów salonów motoryzacyjnych mówi Bartosz Fudala, Managing Partner w Hicron. Połączenie HPD z aplikacją mobilną DriveApp (zainstalowana na smartfonie klienta) dostarcza korzyści obu stronom. Kierowca otrzymuje wgląd w niedostępne nigdzie indziej statystyki pojazdu oraz informacje na przykład o możliwym zmniejszeniu zużycia paliwa przy zastosowaniu podpowiedzi nt. eco drivingu, a także możliwość bezpośredniego kontaktu z serwisem w przypadku awarii. Serwis dysponuje pełnymi danymi o sposobie użytkowania auta, które dzięki zastosowaniu algorytmów prognostycznych umożliwiają lepsze dopasowanie ofert marketingowych do potrzeb kierowcy na zasadzie wyprzedzania zapotrzebowania. Kolejny przykład stanowią rozwiązania dla sektora medycznego. To niezwykle specyficzna branża, gdzie stawką jest ludzkie życie. Placówki ochrony zdrowia, w tym przychodnie i szpitale, generują ogromną liczbę danych zarówno wewnątrz swojej struktury, jak i na potrzeby podmiotów zewnętrznych, na przykład Narodowego Funduszu Zdrowia. Konieczność ich zbierania, przetwarzania i analizowania wymaga rozwiązań IT najwyższej jakości. W sukurs zarządzaniu ochroną zdrowia przychodzą systemy ERP, zapewniając skuteczną informatyzację dwóch sektorów: tzw. części szarej (administracja i finanse) oraz białej (odpowiedzialnej za diagnostykę, ruch chorych czy dystrybucję leków). Kluczem do pełnego wykorzystania ERP w medycynie jest połączenie powyższych dwóch stref za pomocą jednego, zintegrowanego systemu. Pełna integracja umożliwia sprawne zarządzanie placówką poprzez realizowanie bieżących potrzeb oraz planowanie optymalnych dróg rozwoju. Także branża przemysłowa coraz intensywniej eksploatuje zdobycze technologii informatycznych, pokrywając coraz to nowe segmenty działalności systemami ERP. Maszyny produkcyjne, jako zaawansowane urządzenia również posługujące się wysokiej klasy oprogramowaniem, mogą teraz połączyć się z centralnym systemem ERP i tym samym otrzymują możliwość wymiany danych i informacji o swoim funkcjonowaniu. Jaka z tego korzyść? Zbieranie dokładnych danych magazynowanych w trakcie obsługi kolejnych procesów w połączeniu z możliwościami analitycznymi systemów ERP (a także dzięki możliwościom, jakie daje big data) jest środkiem do osiągnięcia podstawowego celu: oszczędności. Optymalizacja danego procesu, generująca choćby najmniejsze oszczędności, w skali funkcjonowania całego przedsiębiorstwa przynosi już znaczne pieniądze. Większa dostępność. Jeszcze kilkanaście lat temu wdrożenie systemu ERP było dostępne tylko dla największych rynkowych graczy. Były kosztowne, skomplikowane i tym samym wydawały się zarezerwowane niemal wyłącznie dla dużych firm, zwłaszcza z branży produkcyjnej. Potrzeba optymalizacji i uporządkowania procesów biznesowych zaowocowała silnym rozwojem ERP w kierunku dostępności, elastyczności i niższej ceny. Systemy do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa stały się narzędziem niezbędnym w kierowaniu niemal każdą firmą. W toku ewolucji Systemy erp wspomagają podejmowanie trafnych decyzji, które prowadzą do realnych oszczędności. dostawcy tych rozwiązań zaczęli obsługiwać nawet niewielkie podmioty, komponując dla nich łatwe w obsłudze, idealnie wyskalowane platformy pokrywające najważniejsze obszary działania, na przykład: workflow, finanse, controlling, zarządzanie projektami czy dystrybucję i sprzedaż. Tym samym stały się tańsze; pojawiły się także darmowe rozwiązania, oparte na otwartym kodzie, o przyjaznych interfejsach, mniejszych mocach obliczeniowych i mniejszym stopniu skomplikowania. ERP, można powiedzieć kolokwialnie, zawitał pod strzechy. Oto kilka przykładów bezpłatnych systemów zarządzania zasobami. Odoo jest jednym z najpopularniejszych rozwiązań, posiadającym także polski interfejs, umożliwiającym podstawową obsługę firmy w ramach kilkudziesięciu aplikacji odpowiadających za poszczególne sektory jej funkcjonowania. ERPNext oprócz standardowej obsługi MŚP daje też możliwość administrowania stroną WWW przedsiębiorstwa. Warto również zwrócić uwagę na Open- Bravo ERP, który oprócz bezpłatnych komponentów oferuje płatne dodatki. Także sektor dostawców dostrzegł w małych firmach potencjał rynkowy. Niektóre firmy, jak na przykład Comarch, proponują klientom rozwiązania, które rosną razem z firmą. Pakiety ERP Optima linii START to proste rozwiązania składające się z bazowych modułów systemu, na przykład umożliwiających wystawianie faktur czy zarządzanie przepływem finansów lub obsługą księgową. Co ciekawe, systemy te umożliwiają rozwinięcie ich w przyszłości o kolejne funkcjonalności, dzięki czemu firma może bazować na jednym rozwiązaniu ewoluującym wraz z nią. Elastyczność. Dostawcy systemów ERP niestrudzenie pracują nad skalowalnością rozwiązań. Niemal każdy klient otrzymuje system o unikatowej konfiguracji, stworzony na bazie dokładnego audytu pomagającego rozpoznać dostawcy potrzeby, oczekiwania, kierunek rozwoju firmy i wszystkie procesy biznesowe, jakie w niej zachodzą. R 8

9 RAPORT Dodatek promocyjny Sekret wysokiej jakości rozwiązań dostarczanych przez czołowych producentów tkwi więc także w podejściu dostawców. Wdrożenia często są dzielone na etapy, gdzie w początkowej fazie wdraża się najistotniejsze z punktu funkcjonowania firmy moduły, zaś w późniejszym etapie te, które dodatkowo zoptymalizują jej działanie lub są wdrażane z myślą o przyszłości przedsiębiorstwa (uruchomienie nowego zakładu, przejęcie kolejnych spółek czy rozszerzenie działalności). Aby sprostać oczekiwaniom biznesu, dostawcy systemów nie ograniczają się wyłącznie do budowy z komponentów oferowanych przez producentów. Wychodzą naprzeciw oczekiwaniom klientów i tworzą własne rozwiązania, które rozszerzają działanie ERP o nowe funkcjonalności. Dużym polem do popisu są autoryzowane przez producentów ERP platformy z dodatkowymi aplikacjami partnerów. Niczym w dobrze nam znanym e-sklepie Google Play czy AppStore, na przykład w SAP Store czekają dziesiątki nowych rozwiązań, które odpowiadają szybko zmieniającym się oczekiwaniom biznesu wyjaśnia Bartosz Fudala z Hicron. Również i Polska ma swój wkład w zasoby SAP Store. Pierwszą aplikacją rodzimej produkcji był Mobile Product Catalog firmy Hicron. Zintegrowany z bazą danych SAP w danej firmie umożliwia jej handlowcom prezentowanie aktualnych ofert za pomocą tabletu. Rozwiązanie z pozoru nieskomplikowane, lecz realnie ułatwiające terenowym sprzedawcom pracę z klientem. Outsourcing. Kolejnym ważnym czynnikiem mówiącym o systemach ERP jest outsourcing pojmowany w bardzo szerokim znaczeniu. Możemy mówić o outsourcingu systemu, infrastruktury IT lub nawet specjalistów. Przekazanie części kompetencji podmiotom trzecim to kolejny krok na drodze do optymalizacji kosztów i sprawniejszego zarządzania firmą, bowiem outsourcing przynosi realne oszczędności. Miesięczny koszt utrzymania własnej serwerowni razem z amortyzacją Mobilność to kwestia, na którą użytkownicy w najbliższych latach będą kłaść ogromny nacisk. Wymagają od ERP bezpieczeństwa i dostępności systemów. związaną z poniesionymi nakładami inwestycyjnymi to około 30 tysięcy złotych. Koszt outsourcingu tej usługi to przeciętnie 7 tysięcy. Jak widać, daje oszczędności na poziomie 22,5 tysiąca złotych w skali miesiąca. Ta kwota pozwoliłaby firmie zatrudnić kilku dodatkowych pracowników niezbędnych w innych obszarach działalności firmy uważa Robert Stiller, Business Solution Architect w Hicron. Dostawcy często praktykują outsourcing konsultantów, którzy świadczą usługi wdrożenia, rozwoju lub także wsparcia serwisowego posiadanych systemów. Możliwość wynajęcia specjalisty jest dla firm interesującym rozwiązaniem. W miejsce stałego etatu, opłacanego wewnętrznie, mogą liczyć na profesjonalne wsparcie i realizację zleconych zadań w wyznaczonym czasie. Mobilność. W mediach od kilku lat każdy kolejny rok jest ogłaszany rokiem mobile. I pomimo faktu, że stało się to przedmiotem licznych żartów, faktycznie nie sposób nie oddać technologiom mobilnym palmy pierwszeństwa. Podstawowym oczekiwaniem staje się dostęp do aktualnych informacji tu i teraz, niezależnie od miejsca, gdzie się znajdujemy. Mało kto dziś wyobraża sobie funkcjonowanie bez służbowej skrzynki w swoim smartfonie, dlatego też producenci i dostawcy rozwiązań ERP nie ustają w poszukiwaniu bezpiecznych i stabilnych metod na coraz szersze przeniesienie funkcjonalności systemu na urządzenia mobilne. Celem staje się aktywne korzystanie z ERP w miejsce funkcjonujących obecnie rozwiązań umożliwiających podgląd. Mobilność to kwestia, na którą w najbliższych latach zostanie położony ogromny nacisk. Użytkownicy systemów częściej wymagają jednocześnie bezpieczeństwa i dostępności systemów. Praca z tabletem i innymi przenośnymi urządzeniami stanie się coraz bardziej powszechna. Już dziś systemy ERP ułatwiają pracę pracownikom magazynu czy serwisu samochodowego, uniezależniając ich od danych zawartych w komputerze na rzecz funkcjonalności przeniesionych na ekran tabletu. Enterprise mobility to aktywnie rozwijająca się teraźniejszość i doskonale rokująca przyszłość. Co jeszcze czeka nas w najbliższych latach i dokąd zmierzają współczesne systemy ERP? Trendy na nadchodzące lata Komunikacja 2.0: Internet Rzeczy i M2M. Zdobycze technologiczne coraz bardziej poszerzają horyzonty nauki i biznesu. To, co jeszcze 10 lat temu wydawało się nieosiągalne, dziś jest już rzeczywistością. Inteligentne odkurzacze, drony, bankowość elektroniczna na zawsze zmieniły nasze życie. Teraz wkraczamy w kolejną fazę. Łączność (zarówno internetowa, jak i radiowa) nie będzie już zarezerwowana wyłącznie dla urządzeń sterowanych przez człowieka. Jednym z najbardziej perspektywicznych trendów jest tzw. Internet Rzeczy (Internet of Things, IoT). Czym jest Internet Rzeczy? To coraz bardziej zaawansowana koncepcja, gdzie przedmioty codziennego użytku będą mogły za pomocą Internetu komunikować się pomiędzy sobą i z użytkownikiem. Inteligentna lodówka, robiąca zakupy na podstawie ubywających zapasów i pilnująca świeżości produktów, stała się niemalże symbolem IoT. R 9

10 Dodatek promocyjny RAPORT Według Gartnera, w 2020 roku na świecie będzie 26 miliardów urządzeń działających na zasadzie IoT. Oznacza to, że każdy mieszkaniec naszej planety będzie miał trzy takie urządzenia. Szacuje się także, że zastosowanie tej technologii wpłynie na kształt kolejnych generacji systemów ERP, które będą pobierały dane ze zdecydowanie większej liczby źródeł, uwzględniając także przedmioty IoT. Dzięki zwiększonym możliwościom analitycznym i wsparciu big data możliwe będą dużo dokładniejsze i bardziej trafne analizy biznesowe. Kwintesencją Internetu Rzeczy są samojezdne samochody, poruszające się po drogach bez kierowcy. Nad takimi pojazdami toczą się prace między innymi w Google oraz w garażach Audi, gdzie powstał model RS7 wyposażony w system piloted driving. Nieco mniej widowiskowym, choć zdecydowanie bardziej użytecznym przykładem wykorzystania Internetu Rzeczy są na przykład inteligentne latarnie, znajdujące się m.in. w Kopenhadze i Dublinie. Na podstawie danych zbieranych z otoczenia są w stanie dopasować swoje funkcjonowanie do aktualnej pogody czy pory dnia. Pojęciem pokrewnym do IoT, a jednocześnie równie obiecującym trendem, jest komunikacja Machine to Machine (M2M), pozwalająca porozumiewać się urządzeniom za pomocą fal radiowych lub Internetu. Najszerzej znanym przykładem wykorzystania tej technologii są liczniki zużycia mediów: prądu, gazu, wody. Wyposażone w moduły telemetryczne mogą na bieżąco przesyłać odczyty do centralnie zarządzanego systemu. Dokładność odczytów oraz funkcje analityczne mają największe znaczenie na przykład dla sieci handlowych, które mając setki punktów sprzedaży, mogą liczyć na znaczne oszczędności generowane dzięki takim innowacyjnym urządzeniom. Jak to się dzieje? Dane ze wszystkich liczników są zbierane i analizowane przez system, który po niedługim czasie wskazuje, w jakim punkcie sprzedaży warto zmienić taryfę na korzystniejszą, aby ograniczyć zużycie prądu. Bezprzewodowy przekaz zużycia ogranicza także błędne odczyty, a tym samym zawyżone rachunki. Według prognoz IDC, do 2017 roku przychody z M2M będą rosły średnio o niemal 24%. W tej chwili jest to stale postępujący kierunek rozwoju i z czasem będą pojawiały się coraz to nowe zastosowania w komunikacji maszyn. Nie tylko w biznesie, ale i w codziennym życiu. Big data. Termin wielkie zbiory danych od kilku lat jest odmieniany przez wszystkie przypadki, stąd też niektórzy nie traktują go jak nowości. Warto jednak zdać sobie sprawę, jak ogromny i nieodkryty potencjał drzemie w petrabajtach gromadzonych danych. Big data wciąż kryją w sobie tajemnice i tak naprawdę dopiero uczymy się nad nimi panować i tym samym wydobywać z nich wiedzę. W połączeniu z danymi zbieranymi przez systemy ERP big data daje biznesowi ogromne możliwości. Siła wielkich zbiorów danych drzemie w analizach procesów biznesowych i pozyskanych informacjach. Na ich podstawie można uzyskać odpowiedź na pytania o możliwe oszczędności, rozwój firmy czy odkryć drogi do przewagi na rynku. To z ich pomocą uda się połączyć sferę online i offline na przykład w handlu. Firmy będą mogły lepiej poznać klienta jego upodobania i zwyczaje a tym samym zaproponować lepiej dopasowane oferty marketingowe, których nie potraktuje jako spam, ponieważ trafią do niego w odpowiednim momencie. Integracja i automatyzacja. Świat zmierza ku integracji, do niemal pełnej synergii pomiędzy naszym życiem a przedmiotami codziennego użytku. Konsumenci żądają synchronizacji swoich kalendarzy, kontaktów, zdjęć i plików tak, aby były dla nich dostępne wszędzie, w każdej chwili. Ten trend coraz bardziej uwidacznia się także w dziedzinie ERP. Dostawcy i producenci dążą do coraz lepszej skalowalności systemów (tym samym biznesów klientów), proponując integrację informatyczną coraz to nowych obszarów działalności, do tej pory jeszcze nieeksploatowanych. Coraz więcej platform informatycznych, dotąd egzystujących niejako oddzielnie, niewymieniających żadnych danych (na przykład ERP i system obsługi maszyn) już w niedługiej perspektywie będzie aktywnie prowadziło tę wymianę. Na podstawie zebranych informacji firmy będą mogły lepiej poznać i zanalizować swój biznes, podejmując trafne decyzje oparte na silnym technologicznym fundamencie, jakim są właśnie systemy ERP. Polska versus świat Podczas dyskusji o przyszłości rozwoju technologii często pojawia się pytanie o podobieństwa i różnice pomiędzy Polską a zagranicą. Czy faktycznie jest o czym mówić? Pracując dla klientów w Polsce i za granicą, mamy szeroki obraz światowego rynku IT. O ile na przykład w Stanach Zjednoczonych czy Niemczech systemy klasy ERP zaczęto wdrażać kilkanaście lat wcześniej niż w polskich przedsiębiorstwach, to jednak szybko nadganiamy stracone przez sytuację polityczną lata. Polska od 1989 roku jest aktywna biznesowo. Wdrożenia ERP stały się inwestycją konieczną do prowadzenia działalności, również z powodu współpracy z zagranicznymi kontrahentami, którzy stawiali wysokie wymagania technologiczne. Nasi specjaliści są wysoko cenieni za granicą, a polskie firmy, w tym nasza, często wygrywają zagraniczne kontrakty nie niską ceną, lecz jakością świadczonych usług mówi Bartosz Fudala. Być może, wkrótce systemy ERP w obecnym kształcie odejdą do lamusa, podobnie jak dziś mało kto pamięta pierwsze rozwiązania MRP. Dla tysięcy firm na całym świecie pozostaną one wielkim technologicznym krokiem. Uproszczenia przepływu danych, ułatwienie komunikacji i odejście od papierowych dokumentów to niewątpliwy wkład ERP w kształt współczesnego biznesu. Joanna Sieradzka R 10

11 RAPORT Dodatek promocyjny CASE STUDY Zarządzanie wspomagane przez system IT Comarch ERP XL, znany dawniej pod nazwą Comarch CDN XL, to platforma ERP przeznaczona dla dużych i średnich przedsiębiorstw produkcyjnych, handlowych i usługowych. Pracuje na nim już ponad cztery tysiące firm z różnych branż. TOMASZ MALINOWSKI tego typu oprogramowanie. Wybór padł na Comarch, ponieważ zaproponował nam wysokiej jakości produkt w połączeniu z dobrą i spełniającą nasze oczekiwania ofertą cenową. Nie bez znaczenia były również pozytywne opinie na temat konsultantów wdrażających system mówi Wojciech Dawid Krzeszowski, dyrektor ds. ekonomiczno- -finansowych, członek zarządu CIECH Vitrosilicon. Wdrożenie objęło główne obszary funkcjonowania spółki procesy logistyczne, produkcyjne, handlowe i księgowe, a także obieg informacji i raporty zarządcze. Najważniejszymi celami wdrożenia była automatyzacja obsługi procesów produkcyjnych również w zakresie rozliczania kosztów produkcji, możliwość rejestracji danych o kontaktach z klientami oraz lepsze zarządzanie obiegiem informacji pomiędzy działami i procesami obsługi księgowej. Zintegrowany system Comarch klasy ERP obejmuje wszystkie obszary działalności biznesowej: handel i dystrybucję, gospodarkę magazynową, produkcję i kompletację, serwis i remonty, analizy i raporty, controlling, pracę mobilną, sprzedaż internetową, zabezpieczanie danych, platformę B2B, finanse i księgowość, kadry i place, środki trwałe, pulpity dla pracowników, elektroniczną wymianę dokumentów. Na przykładzie wdrożenia przeprowadzonego w firmie produkcyjnej pokazujemy, w jaki sposób Comarch ERP XL może usprawnić pracę w dynamicznej i rosnącej organizacji, jak ją zmienić i dostosować do potrzeb rynkowych. Przypadek CIECH Vitrosilicon Spółka akcyjna CIECH Vitrosilicon należy do dużej polskiej Grupy CIECH. Jest producentem wyrobów pochodzących z wytopu szkła oraz produktów chemicznych, a mianowicie: opakowań szklanych typu słoje i lampiony do zniczy, szklistych krzemianów sodu i potasu oraz szkła wodnego sodowego i potaso wego. Spółka powstała w roku 1988 na bazie prywatyzacji Żagańskich Hut Szkła, które były trzecią co do wielkości hutą szkła opakowaniowego w Polsce, działającą nieprzerwanie od końca II wojny światowej. To bardzo istotna informacja, ponieważ należy pamiętać, że w produkcji szklarskiej oprócz maszyn bardzo ważnym czynnikiem wpływającym na jakość produkcji jest wieloletnie doświadczenie. Wybierając producenta i platformę ERP, CIECH Vitrosilicon kierował się m.in. właśnie doświadczeniem przyszłego partnera. Spółka zdecydowała się na wybór kompleksowej oferty, zawierającej pakiet rozwiązań dla firm produkcyjno-handlowych, którą oferował Comarch, czyli system Comarch ERP XL. Przed podjęciem decyzji o wyborze producenta i określonej platformy ERP dokonaliśmy całościowego przeglądu ofert firm, które tworzą Co się zmieniło Pracownicy CIECH Vitrosilicon podkreślają, że najbardziej odczuwalną zmianą spowodowaną wdrożeniem platformy Comarch ERP XL jest automatyzacja różnego rodzaju procesów, które wcześniej wykonywano ręcznie, przy udziale zewnętrznych aplikacji biurowych. System ERP pozwolił na znaczne uproszczenie i ujednolicenie procesów w głównych obszarach, na przykład w produkcji. Możemy teraz filtrować różnego rodzaju infor macje po numerach stanowisk i numerach hal produkcyjnych oraz wyciągać i agregować dane na temat procesów produkcji w jednym miejscu w systemie. Dane mają też bardziej szczegółowy charakter, co ułatwia pozyskiwanie istotnych informacji. Nie bez znaczenia jest automatyczne rozliczanie służb pomocniczych i znacznie łatwiejsza koordynacja faz produkcji wyjaśnia Wojciech Dawid Krzeszowski. Wdrożenie, które trwało zaledwie dziewięć miesięcy, usprawniło pracę firmy zatrudniającej ponad trzystu R 11

12 Dodatek promocyjny RAPORT pięćdziesięciu pracowników. Dzięki uruchomieniu nowego systemu ERP CIECH Vitrosilicon może jeszcze efektywniej niż dotychczas wykorzystywać swoje zasoby, aby szybciej się rozwijać. Jednym z najważniejszych obszarów działania firmy jest pion sprzedaży, w nim również nastąpiły istotne zmiany, które pozwalają osiągać w codziennej pracy nowe standardy. Wcześniej korzystaliśmy z różnych platform i aplikacji renomowanych globalnie dostawców, a dane były rozmieszczone w kilku miejscach. Obecnie wszystkie potrzebne zestawienia znajdują się w jednym miejscu, a dostęp do nich został znacznie ułatwiony. Inaczej przebiega ewidencja danych, faktur i zamówień, a także historia operacji oraz czas i liczba przetwarzanych informacji na gruncie tych wszystkich procesów mamy teraz do czynienia z dużo większą intuicyjnością, prostotą, szybkością działania i automatyzacją. Mocno uprościliśmy również zarządzanie relacjami z klientem, osiągając wyższą efektywność uważa Waldemar Lipiński, dyrektor handlowy CIECH Vitrosilicon. Ważną aplikacją, która usprawniła pracę w obszarze sprzedaży, jest Comarch ERP XL BI rozwiązanie pozwalające na przekształcanie dużych strumieni danych w informację oraz przekształcenia tej informacji w przydatną wiedzę biznesową, która umożliwia podejmowanie decyzji wpływających na poziom konkurencyjności przedsiębiorstwa. BI zapewnia nam dostęp do ciekawych i rozbudowanych raportów, jest to również system charakteryzujący się wysoką mobilnością i elastycznością. Możemy podejmować trafniejsze decyzje dotyczące całego procesu sprzedaży, wcześniej musieliśmy je generować ręcznie tłumaczy Waldemar Lipiński. Również obszar księgowości doczekał się widocznych i znaczących usprawnień. Jak mówi Maria Draguła, zastępca głównego księgowego, obsługa obrotów i sald stała się dużo prostsza, platforma zapewnia szybki i intuicyjny przegląd wszystkich dokumentów, KOMENTARZ Współpraca z klientami owocuje lepszą wersją systemu Od wielu lat rozwijając zintegrowane systemy klasy ERP, zdajemy sobie sprawę, że w dzisiejszych czasach obsługa wyłącznie podstawowych procesów zachodzących w przedsiębiorstwach nie jest wystarczająca. Dlatego też od dłuższego czasu systematycznie rozbudowujemy w naszych systemach takie elementy, jak: narzędzia wsparcia pracy mobilnej, sprzedaż internetowa B2B i B2C, raportowanie i analizy z wykorzystaniem Business Intelligence, backup danych czy narzędzia BPM (Business Process Management). Stworzone przez nas systemy klasy ERP 2.0 są bardzo dobrze przyjmowane a zajrzeć do nich można z jednego miejsca. Wcześniej trzeba było korzystać z różnych zakładek w różnych miejscach, trudno było znaleźć dokumenty. Podoba nam się również rozwiązanie, które pozwala na stworzenie ostrożnej wyceny zapasów równocześnie z przygotowaniem zalegania wyrobów niechodliwych. Teraz następuje eliminacja podwójnych odpisów. Nie bez znaczenia jest również automatyczne zbieranie danych do deklaracji VAT i wysyłka dokumen tów z poziomu systemu dodaje Maria Draguła. Jednym z zadań postawionych przed Comarchem było stworzenie efektywniejszego, bardziej przejrzystego i uporządkowanego obiegu dokumentów pomiędzy działami. Opracowany został system, który pozwala na lepsze zarządzanie obiegiem informacji pomiędzy sektorami, wymusza wyznaczenie osób odpowiedzialnych za zatwierdzenia konkretnych dokumentów oraz zawiera logiczne zasady obiegu dokumentacji firmowej. Archiwizuje też ścieżkę przez klientów, co pokazują nie tylko indywidualne rozmowy, ale także twarde liczby. Sposobem na rozwój naszego oprogramowania jest także społeczność firmy Comarch, gdzie klienci wskazują, co jest najważniejsze do wykonania w kolejnych wersjach Comarch ERP. Te swego rodzaju wnioski kaizen są następnie weryfikowane przez członków społeczności, a my realizujemy te najwyżej ocenione, co przekłada się na wysoki poziom satysfakcji użytkowników oprogramowania. Tomasz Rutkowski, dyr. Konsultingu Comarch ERP dokumentacji w formie elektronicznej, co pozwala śledzić historię obiegu konkretnych dokumentów, sprawdzić, przez kogo zostały opisane, można także łatwo je odnaleźć. Potencjał rozwoju Spółka widzi również obszary, które można dodatkowo rozwijać we współpracy z producentem oprogramowania. Samo wdrożenie platformy Comarch nie kończy naszych kontaktów biznesowych. Widzimy perspektywę dla dalszych prac w zakresie raportowania i rozbudowy mechanizmów rozliczających produkty tłumaczy Wojciech Dawid Krzeszowski. CIECH Vitrosilicon jest zadowolony z osiągnięcia celów postawionych na początku wdrożenia oraz rocznej pracy z systemem Comarch ERP XL, dlatego rekomenduje go innym firmom, które pracują w podobnym modelu działania. Tomasz Malinowski, Centrum Rozwoju Biznesu, Comarch ERP R 12

13 RAPORT Dodatek promocyjny CASE STUDY Świadomy wybór i rozwój systemu ERP Każde przedsiębiorstwo, aby być konkurencyjne, musi być sprawnie zarządzane. Nie da się tego osiągnąć bez systemu ERP. ROBERT RUS Coraz więcej firm przestaje zadawać sobie pytanie, czy wprowadzać system ERP, czy nie. Dziś pytanie brzmi, co zrobić, aby wprowadzić go jak najszybciej. Twarde dane są bezdyskusyjne, średni czas zwrotu inwestycji w oprogramowanie klasy ERP to tylko dwa i pół roku. Skąd tak krótki zwrot z inwestycji? Po pierwsze, system obejmuje swoim zakresem większość obszarów biznesowych firmy. Po drugie, wpływa na obniżenie kosztów funkcjonowania firmy, wzrost wydajności pracy, całkowite wykorzystanie zdolności produkcyjnych, zmniejszenie stanu magazynów, przyspieszenie i skoordynowanie procesów przez ich częściową automatyzację, dostosowanie raportowania dla poszczególnych poziomów zarządzania czy choćby sprawniejszą obsługę klientów i szybszą reakcję na ich potrzeby. Z wymienionej specyfiki widać, że system ERP jest kluczowy m.in. dla firm, w których ważna jest dystrybucja i logistyka. Do takich należy firma, która podjęła współpracę z EIP. Działająca w Europie Środkowo-Wschodniej, dystrybuująca części zamienne do różnych urządzeń, już osiem lat temu postawiła na sprawdzone rozwiązania systemu ERP. Posiadając kilkadziesiąt oddziałów w kraju oraz kilkadziesiąt przedstawicielstw w Europie, oferuje ponad milion sztuk różnego asortymentu. Dysponując takimi zasobami, musiała zapewnić sobie sprawny i kompleksowo działający system, który będzie wspierał zarządzanie przedsiębiorstwem. Taką właśnie usługę opartą na Microsoft Dynamics NAV dostarczyła firma EIP. Z perspektywy czasu widać, że była to kluczowa decyzja dla rozwoju tej firmy. Wyniki finansowe stale się poprawiają. Następuje ciągły wzrost przychodów, obniżone zostały koszty obsługi logistycznej, a 83% towarów jest dostępnych na jutro rano. Po zintegrowaniu NAV z platformą B2B odnotowano także stałą przewagę ilościową zamówień z kanału internetowego nad tradycyjnymi formami obsługi klienta. Jak udało się uzyskać takie efekty? Firma EIP zastosowała całościowe podejście do projektu. Powołany został międzyorganizacyjny zespół kompetencyjny, który sprawnie dokonał dogłębnej analizy potrzeb swojego klienta. Na bazie tych rekomendacji EIP przełożyło znajomości procesów biznesowych na konkretną funkcjonalność aplikacji klienta. Dalszym krokiem współpracy było i jest ciągłe wprowadzanie nowych rozwiązań z jednoczesnym rozwijaniem już istniejących, poprzez dostosowywanie ich do zmieniających się warunków otoczenia biznesowego tej firmy. Szczególnie ważne było R 13

14 Dodatek promocyjny RAPORT ZDJĘCIE: MICROSOFT przygotowywanie kolejnych wersji rozwiązań dedykowanych pod kolejne kraje, w których firma zaczynała funkcjonować. Całościowe podejście do projektu dopełniło opracowanie procedur bieżącego wsparcia, polegającego m.in. na ustanowieniu dedykowanego zespołu helpdesk oraz uruchomieniu linii alarmowej pracującej w godzinach pozabiurowych. Dlaczego postawiono na Microsoft Dynamics NAV? Analiza zapotrzebowania i rozwoju firmy wykazała, że optymalnym rozwiązaniem będzie wykorzystanie narzędzi zawartych w tym właśnie oprogramowaniu. Ogromnym plusem okazały się możliwości dostosowania systemu do specyfiki funkcjonowania organizacji wielooddziałowej. NAV jest bowiem bardzo elastyczną platformą, łatwą do mody fikacji i szybką we wdrażaniu. System jest wielojęzyczny i wielowalutowy, co ułatwia zarządzanie firmą z perspektywy działalności w różnych krajach Europy. Dodatkową zaletą była także pełna zgodność z przepisami prawa polskiego oraz międzynarodowego. Jeśli nałożymy na to bardzo dobre parametry techniczne oraz wydajnościowe, takie jak generowanie ponad 100 tysięcy dokumentów miesięcznie, obsługa ponad 5 milionów dokumentów i możliwość przetwarzania bazy z ponad 700 GB danych, to nie było wątpliwości, że najlepszym rozwiązaniem będzie Microsoft Dynamics NAV. Patrząc z perspektywy ponad ośmiu lat współpracy, system sprawdził się bardzo dobrze. Za dynamicznym rozwojem firmy nadążały rozwiązania zaprojektowane w Microsoft Dynamics NAV. System sprawnie radzi sobie z ogromną liczbą danych do przetworzenia. Udało się też ujednolicić system w oddziałach zagranicznych oraz bardzo mocno rozwinąć moduł logistyczny, który jest kluczowy dla handlu hurtowego. Analizy i raportowanie są przejrzyste i dają oczekiwane wsparcie w podejmowaniu decyzji. Robert Rus, Dynamics NAV Director Działania podjęte przez EIP na rzecz klienta dostosowanie raportowania zarządczego do standardu BI wdrożonego w centrali w Polsce; poszerzenie liczby użytkowników systemu; dostosowanie standardowego systemu pod kątem umożliwienia jednoczesnej pracy w systemie coraz większej liczby osób; dostosowanie systemu do lokalnych wymogów prawnych przygotowanie funkcjonalności zgodnych z lokalnymi wymogami do jednolitego, międzynarodowego systemu czy księgowości IFRS; EIP IT professional services optymalizacja stanów magazynowych działania służące zautomatyzowaniu procesu składania zamówień i utrzymywaniu określonych stanów magazynowych; zapewnienie łańcucha dostaw na drodze główny magazyn a magazyny w regionach i dalej sklepy; powiązanie systemu ERP ze sprzedażą internetową B2B i B2C; eliminacja potencjalnych błędów ludzkich użycie skanerów magazynowych. Firma EIP wdraża nowatorskie rozwiązania IT, stawiając na jakość, wydajność i zrównoważony rozwój. Spółka zapewnia profesjonalne usługi informatyczne w zakresie projektowania systemów IT, wdrożenia oferowanych produktów i wsparcia technicznego. Jako Gold Partner Microsoft, EIP specjalizuje się w projektach wdrożeniowych systemu ERP. Jego wyjątkowe kwalifikacje potwierdzają między innymi tytuł Partnera Roku Dynamics Nav i członkostwo w President s Club for Dynamics, który skupia zaledwie 5% partnerów z całego świata. R 14

15 RAPORT Dodatek promocyjny CASE STUDY SAP APO w połączeniu z podejściem VMI (Vendor Managed Inventory zarządzanie zapasami przez dostawcę) miał zwiększyć płynność produkcyjną i płatniczą. Nowy system nowe możliwości W 2012 roku firma Profile VOX podjęła kroki zmierzające do wprowadzenia systemu SAP APO (Advanced Planner and Optimizer). Wykonawcą wdrożenia był Hicron, dostawca zaawansowanych systemów IT, w tym systemów klasy ERP umożliwiających zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa. Przed wdrożeniem systemu management Profile VOX zdefiniował podstawowe problemy i słabe punkty w planowaniu produkcji. Najważniejszym było zgadywanie potrzeb rynku, co skutkowało zbyt dużymi zleceniami kierowanymi do działu produkcji, powodując zwiększanie się zapasów magazynowych. Kolejną kwestią, którą kierownictwo firmy chciało usprawnić, była wymiana informacji o bieżącym zapotrzebowaniu pomiędzy producentem a dwoma grupami dystrybutorów: zintegrowanymi z systemem Profile VOX oraz niezintegrowanymi. Tak więc głównym celem modernizacji IT w obszarze planowania produkcji była optymalizacja stanów magazynowych. Efektem wdrożenia miało być przede wszystkim właściwe ustawienie produkcji poprzez regularne uzupełnianie zapasów dystrybutorów. Efektywniejsze planowanie zapasów magazynowych Standardowe planowanie produkcji opiera się zazwyczaj na historii produkcji i sprzedaży z lat ubiegłych. Jednak szybko zmieniające się potrzeby rynku mogą powodować zaopatrywanie sklepów w niechciany towar, co w konsekwencji tworzy zatory płatnicze. W takim schemacie nie można szybko dokonać zmian w produkcji konkretnego towaru, ponieważ co do zasady zlecenia są programowane z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Dlatego błyskawiczna reakcja na szybko zmieniające się trendy rynkowe staje się jednym z wyzwań, z jakimi mierzą się firmy produkcyjne. Opierając się na standardowym planowaniu produkcji, które zakłada analizę trendów z przeszłości, Profile VOX ryzykowało, że oczekiwany towar dostarczy już po okresie największego popytu. W efekcie dystrybutor sprzeda go sklepom w ograniczonej ilości, produkt wró ci do magazynów, a Profile VOX znów będzie miało za wysokie stany magazynowe. Sprawę dodatkowo komplikował fakt, że budowanie prognoz popytowych opiera się na danych pochodzących również od dystrybutorów, w efekcie wydłużając perspektywę tworzenia zamówień z dwóch tygodni do miesiąca. Problem właściwego prognozowania i zwiększenia elastyczności produkcji w Profile VOX rozwiązał SAP APO. System IT zlikwidował problem Hicron wykorzystał system SAP APO, który we współpracy z podejściem VMI zapewnił skuteczne zarządzanie łańcuchem dostaw przez producenta, jednocześnie zapewniając stałe zatowarowanie w odpowiedzi na potrzeby klienta końcowego. Dodatkową zaletą APO jest pełna zgodność z systemem R 15

16 Dodatek promocyjny RAPORT SAP, co tworzy jednorodne środowisko wspierające procesy logistyczne. SAP APO zmieniło całą filozofię zarządzania magazynem poprzez korektę procedur po stronie klienta, a tym samym pracy handlowców. Producent wziął pełną odpowiedzialność za stan zapasów u dystrybutora, dlatego ten może odpowiednio planować sprzedaż i zarządzać własnym magazynem. Warunkiem skuteczności APO była sprawna i dokładna integracja systemów wymiany danych pomiędzy producentem a siecią dystrybutorów. We właściwym planowaniu zapasów pomaga VMI, ponieważ zakłada, że producent generuje zamówienia na rzecz dystrybutora zgodnie z jego potrzebami ustalanymi na podstawie informacji płynących z punktów sprzedaży. Dzięki temu minimalizowane są straty związane z tzw. sprzedażą utraconą, czyli taką, która miałaby miejsce, gdyby towar znajdował się w magazynie. Przeniesienie odpowiedzialności za planowanie zapasów na producenta można nazwać kamieniem milowym w zarządzaniu łańcuchem dostaw. Za pomocą dokładnych informacji generowanych przez narzędzie SAP APO możliwe jest szybkie przeplanowanie produkcji w reakcji na aktualne potrzeby rynku. Wielkość produkcji jest dokładnie skalibrowana, nie tworzą się zbędne zapasy, zaś dystrybutorzy dysponują pełnym wachlarzem produktów firmy. Rozwiązanie SAP APO pozwoliło także Profile VOX sprawnie zarządzać życiem produktu, czyli wprowadzać do obrotu nowe towary i wycofywać te, na które nie ma wystarczającego popytu. Na etapie wdrożenia zarząd Profile VOX zdecydował odgórnie o wdrożeniu podejścia VMI. Zmiana modelu biznesowego zobligowała dystrybutorów do udostępniania mu pełnej informacji na temat oczekiwań rynku, a tym samym do optymalizacji produkcji i sprzedaży. Etapowe wdrożenie Wdrożenie systemu było skomplikowanym przedsięwzięciem. Wdrożenie SAP APO w Profile VOX zoptymalizowało zarządzanie łańcuchem dostaw razem ze wszystkimi profitami, jakie płyną z tego usprawnienia. W efekcie uruchomienia SAP APO nastąpiła integracja danych u producenta oraz u 400 odbiorców (punktów sprzedaży). Zarząd Profile VOX podszedł do tego bardzo pragmatycznie, uruchamiając tylko te funkcjonalności, które mogły przynieść od razu konkretny zwrot biznesowy. Sama inwestycja w SAP APO zwraca się średnio w ciągu 2,5 roku. Od stycznia do kwietnia 2012 roku Hicron opracował koncepcję implementacji, opierając się na potrzebach swoich klientów. Kolejnym krokiem była budowa prototypu wraz z dostosowaniem procesów i niezbędnymi zmianami w systemie. Z końcem września 2012 roku zakończył się pierwszy etap, czyli właściwe wdrożenie APO SNP. Zamknięte zostały także prace dotyczące integracji SAP APO z poszczególnymi dystrybutorami, dzięki czemu na jednej wspólnej platformie mogło zacząć pracować 80% dystrybutorów w całym kraju. Obecnie planowanie dostaw i produkcji opiera się na w pełni zautomatyzowanych algorytmach; wcześniej, w trakcie trwania okresu testowego, dostawy były na bieżąco korygowane z rzeczywistym zapotrzebowaniem, aby po przejściu w okres automatyzacji prognozy były możliwie najdokładniejsze. Widoczne efekty to największy sukces Po zakończeniu procesu pełnej integracji firma Profile VOX zwiększyła sprzedaż poprzez zlikwidowanie braków w asortymencie przy jednoczesnym zwiększeniu dostępności towaru. Tym samym może realizować swój podstawowy cel dostarczać towar, na który aktualnie jest największy popyt na rynku. Poprzez optymalizację produkcji Profile VOX może też obniżać koszty planowania i składania zamówień oraz utrzymywania zapasów, co pozwala na ograniczenie powierzchni magazynowej. Wsparcie systemu APO ułatwia także dynamiczną reakcję na potrzeby rynku, co bezpośrednio wiąże się ze zwiększeniem konkurencyjności. Zastosowanie podejścia VMI przyniosło wymierne korzyści zarówno producentowi, jak i dystrybutorom. Dostawca może minimalizować błędy w prognozowaniu oraz w zamówieniach, a także przewidzieć potrzeby przed ich faktycznym wystąpieniem, zaś znajomość wielkości zapasów pozwala mu na stosowanie priorytetów w realizacji dostaw. Dystrybutorzy zyskali szansę na wyrównanie stanów magazynowych oraz obniżenie kosztów magazynowania. Przenosząc odpowiedzialność za utrzymanie zapasów na producenta, procedury administracyjne zostały znacznie uproszczone, a obsługa zamówień przebiega płynnie i sprawnie. Wdrożenie SAP APO w Profile VOX przede wszystkim zoptymalizowało zarządzanie łańcuchem dostaw razem ze wszystkimi profitami, jakie płyną z tego usprawnienia: od zmniejszenia nadprodukcji, poprzez przewidywanie zapotrzebowania, aż po zmniejszenie nakładów administracyjnych na obsługę zamówień. Co prawda, podejście VMI jest standardowym sposobem zarządzania zapasami w branżach spożywczej, farmaceutycznej, drogeryjnej oraz farbiarskiej, jednak wdrożenie w Profile VOX dowodzi, że daje się je odpowiednio przeformatować, zgodnie z procesami zachodzącymi w konkretnej firmie bez względu na branżę. R 16

17 RAPORT Dodatek promocyjny CASE STUDY Inwestycja w system ERP się opłaca Z badań zleconych przez firmę Sage wynika, że dzięki wydajniejszemu wykorzystaniu danych organizacje rozwijają się szybciej, uzyskują wyższe przychody i są bardziej rentowne. Wybierając właściwego partnera w segmencie ERP, warto poszukiwać stabilnej firmy, która sprawnie poprowadzi zmianę w kierunku bezpiecznego i elastycznego systemu. MAŁGORZATA ŚCIŚLAK Grupa Sage jest jednym z wiodących dostawców systemów ERP na świecie. Wiedzę ekspercką popartą wieloletnim doświadczeniem w zakresie wspierania biznesu MŚP uzupełnia, prowadząc regularnie badania na temat rynku, gospodarki czy skuteczności nowych rozwiązań. Jednym z nich jest Wpływ efektywności wykorzystania danych na wyniki działalności przedsiębiorstw średniej wielkości w regionie Europy i Ameryki Północnej, przeprowadzone w lutym 2014 roku przez zespół IDG Research Services. Badanie miało na celu wykazanie, w jaki sposób wyniki działalności przedsiębiorstw zmieniają się wraz z poprawą dostępności danych, ich użyteczności oraz zdolności analizy informacji biznesowych. Wyniki badania wskazują, w jaki sposób inwestycje w rozwiązania ERP, rozpatrywane w kontekście czterech atrybutów danych dostępności, użyteczności, jakości i analizy biznesowej mogą wpływać na wyniki w działalności mierzone według takich kryteriów, jak: wzrost przychodów i sprzedaży, rentowność, efektywność operacyjna i penetracja rynku. Przewaga konkurencyjna dzięki skutecznemu systemowi ERP Badanie potwierdziło, że poprawa dostępności, użyteczności, jakości i analizy biznesowej danych ma pozytywny i bezpośredni wpływ na wyniki działalności przedsiębiorstw. Firmy podnoszące efektywność wykorzystania swoich danych uzyskują przychód wyższy nawet o 35% rok do roku w porównaniu z firmami o niższej skuteczności pod tym względem. Co również istotne, badanie wykazało, że oprócz pozytywnego wpływu finansowego najsprawniejsze przedsiębiorstwa średniej wielkości konsekwentnie osiągają lepsze wyniki we wszystkich kategoriach operacyjnych, w tym również w kategoriach związanych z obsługą klienta. Warto również zauważyć, że firmy o istotnym poziomie skuteczności wykorzystania danych poprawiają swoje wyniki finansowe niezależnie od ich dotychczasowego poziomu. Jednocześnie badanie wskazuje, że wzrost przychodów i rentowności przedsiębiorstwa jest do pewnego stopnia związany z poprawą każdego z analizowanych atrybutów danych. Choć według przedstawicieli badanych firm, największy wpływ na to ma poprawa analizy biznesowej. Pozostałe atrybuty mają natomiast impakt na poszczególne elementy działalności. Poprawa dostępności danych wpływa istotnie na innowacje i penetrację rynku, a użyteczności na skrócenie czasu poświęcanego na zadania nieprodukcyjne oraz optymalizację zasobów w celu poprawy sprzedaży i pracę za granicą. Poprawa jakości przekłada się natomiast na dostarczanie klientom konsekwentnie wysokiej jakości danych, zgodność z przepisami, ocenę ryzyka oraz terminowe i dokładne raportowanie. Należy też pamiętać, że do pewnego stopnia te cztery atrybuty są współzależne, co oznacza, że wszystkie będą odgrywać rolę w budowaniu środowiska sukcesu. Odpowiednie rozwiązanie ERP może poprawić dostępność danych, ich użyteczność, jakość i analizę biznesową, umożliwiając firmom analizowanie wyników, poprawę skuteczności w podej mowaniu decyzji strategicznych, ale też zwiększanie efektywności operacyjnej. Zysk dla całej organizacji Rentowność firm potrafiących lepiej analizować dane biznesowe wzrasta średnio w tempie 2,2% rok do roku. W przypadku firm o wysokiej skuteczności analizy biznesowej danych prawdopodobieństwo optymalizacji zapasów magazynowych wzrasta natomiast czterokrotnie. Jakość danych bezpośrednio wpływa na kilka ważnych kryteriów oceny wyników działalności, w szczególności na zapewnienie klientom konsekwentnie wysokiej jakości, zgodności z wymogami prawnymi i sprawozdawczości. Badanie wykazało twarde korelacje R 17

18 Dodatek promocyjny RAPORT 20-procentowa poprawa jakości danych przekłada się na 9-procentową poprawę zapewnienia klientom stałej wysokiej jakości obsługi i 6,4-procentową poprawę w stałym spełnieniu wymogów regulacyjnych oraz zgodności z wymogami prawnymi. Szczególnie interesująco przedstawiają się natomiast dane dotyczące produktywności przedsiębiorstw, która jak wynika z analiz wzrasta aż o 10% w przypadku firm poprawiających użyteczność swoich danych o 20%. Poprawa dostępności danych w tym samym wymiarze oznacza natomiast zwiększenie sprzedaży nowych produktów i usług o 5%. Osiągnięcie tak istotnego wzrostu wymaga jednak od firm wdrożenia odpowiednio dobranego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem. Najlepiej takiego, który zapewni dostęp do aktualnych informacji na każdym szczeblu zarządzania, w każdej chwili i z dowolnego urządzenia. Jak bowiem wynika z badania, firmy posiadające systemy ERP o wysokiej efektywności analizy danych stają się bardziej rentowne, notują większą dynamikę wzrostu przychodów oraz poprawiają wiele kluczowych kryteriów oceny wyników związanych z obsługą klientów i zarządzaniem operacyjnym. Bezpieczeństwo i elastyczność wdrożenia W celu zapewnienia oczekiwanej poprawy wszystkich parametrów przedsiębiorstwa wdrożenia systemu Sage Symfonia ERP obliczone są nie tylko na efekt implementacji odpowiedniej funkcjonalności, ale w równym stopniu na zapewnienie bezpieczeństwa samego projektu. Stosowana metodyka wdrożeń obejmuje tym samym wszystkie, kluczowe dla sukcesu, etapy: od analizy po obsługę serwisową, uwzględniając także aktualizację systemów niezbędną z punktu widzenia zmieniających się wymogów prawnych i biznesowych. Jednocześnie priorytetem wdrożeń Sage jest elastyczność polegająca na dostosowaniu systemu do indywidualnych oczekiwań konkretnego klienta. Istotą oferowanych przez Sage rozwiązań są bezpieczne, sprawdzone produkty, kompleksowe wdrożenie oraz optymalne warunki handlowe, wynikające z elastycznej oferty i możliwości wyboru sposobu finansowania inwestycji. Oferta obejmuje zakup w abonamencie rocznym lub licencję, pełną paletę usług standardowych i zindywidualizowanych, szkolenia i konsultacje. Model licencyjny Sage Symfonia ERP Business Intelligence zapewnia dostęp do danych analitycznych na każdym, również operacyjnym, poziomie zarządzania, z uwzględnieniem mobilnych form dostępu. Jest to odpowiedź na zapotrzebowanie sygnalizowane przez klientów i użytkowników w badaniach. Nasi klienci mają możliwość przetestowania niektórych rozwiązań we własnym środowisku biznesowym przed podjęciem ostatecznej decyzji o zakupie. Studium sukcesu Korzyści z wdrożenia Sage Symfonia ERP najlepiej ilustrują przykłady wybranych firm, które zdecydowały się na ich wybór. Działająca w branży telekomunikacyjnej firma Selfon od wdrożenia systemu ERP oczekiwała nie tylko możliwości realizowania bieżących potrzeb, ale również rozbudowy narzędzi analitycznych do przygotowania raportów, analiz i sprawozdań, a tym samym usprawnienia pracy sieci salonów sprzedaży. Szefowie firmy Selfon wybrali Sage Symfonia ERP z powodu prostoty obsługi procesów operacyjnych oraz możliwości elastycznego dostosowania systemu do specyfiki działalności firmy. Zdaniem klienta to modelowe wdrożenie systemu w sieci sprzedaży telefonów komórkowych, abonamentów, dekoderów oraz Internetu. Jego wyjątkowość polega na dopasowaniu nietypowych rozwiązań dodatkowych, poprawiających efektywność i rentowność pracy salonów, podwyższających poziom obsługi klientów oraz przepływ informacji. Innym przykładem jest wdrożenie we włodawskiej firmie Gramar, zajmującej się przetwórstwem, działającej na rynku lokalnym i zagranicznym z uprawnieniami eksportowymi do krajów UE, Macedonii, Bośni i Hercegowiny, Kosowa, Chorwacji, Mołdawii. Firma oczekiwała systemu, który w pełni zaadaptuje się do obecnie funkcjonujących w przedsiębiorstwie procesów, a jednocześnie zwiększy jego wydajność. Wzrost produkcji oraz nowe wymagania względem funkcjonalności i sprawności systemu zmusiły spółkę do rezygnacji z autorskiego rozwiązania na rzecz oprogramowania Sage Symfonia ERP. W efekcie wdrożenia zautomatyzowano obieg dokumentów oraz zwiększono efektywność procesów operacyjnych, co znacznie ograniczyło koszty firmy. Dodatkową korzyścią dla przedsiębiorstwa była możliwość generowania raportów oraz prowadzenia analiz. Dla firmy Vipera Cosmetics zmiana systemu na pełne rozwiązanie ERP była konsekwencją dynamicznego rozwoju. Celem wdrożenia w tym wypadku było usprawnienie oraz ujednolicenie systemu do rozliczeń produkcji, a także integracja pracy różnych działów przedsiębiorstwa. Klient oczekiwał maksymalnej automatyzacji procesów oraz zapewnienia wielowymiarowej analizy danych. Drugi czynnik wyboru stanowiła potrzeba znalezienia rozwiązania, które umożliwi współpracę z dotychczas używanym oprogramowaniem magazynowym. Używany program magazynowy nie pozwalał na gromadzenie wszystkich informacji, które w rozwijającej się firmie usprawniałyby pracę oraz ułatwiały agregowanie danych. Kompleksowe rozwiązanie dostarczyła firma SerwNet, Złoty Autoryzowany Partner Sage. Współpraca między firmami układała się tak korzystnie, że zdecydowano się na jej przedłużenie, a firma Vipera powierzyła wykonawcy implementację pełnego rozwiązania informatycznego do zarządzania produkcją i sprzedażą. Małgorzata Ściślak, SMB Segment Marketing Manager Sage Sp. z o.o. R 18

19 RAPORT Dodatek promocyjny CASE STUDY Test Sinatry w branży ERP W zalewie podobnych ofert trudno wybrać tę najbardziej odpowiednią. W jaki sposób producent oprogramowania może ciekawie zaprezentować własne dokonania i przekonać klienta, że jego system jest najlepszy? JOLA UŹDZICKA W bardzo konkurencyjnej branży producentów i dostawców systemów ERP oferowane oprogramowanie na pierwszy rzut oka wyróżnia się głównie poprzez interfejs i zastosowanie nieco innych algorytmów lub technologii do stworzenia tych samych funkcjonalności, które mają zapewnić klientowi oczekiwane korzyści. W wyróżnieniu się na rynku IT mogą pomóc również kompetentni specjaliści, którzy znają się nie tylko na informatyce, ale także na zarządzaniu produkcją, na finansach i księgowości, logistyce, procesach sprzedaży oraz innych ważnych obszarach działania. Dzięki nim można uwierzyć, że firma produkująca soft, wie, co robi. Wyróżnij się Polski rynek IT jest dość bogaty w rozwiązania określane, czasem na wyrost, mianem zintegrowanych systemów ERP. Wśród takiej różnorodności poszukiwanie systemu nieraz urasta do rangi legendy i łatwo można stracić z oczu pierwotne założenia. Czym powinien kierować się przyszły użytkownik podczas wybierania takiego systemu? Pytanie to stawiają potencjalnym użytkownikom sami producenci i sami udzielają na nie mocno sugestywnych odpowiedzi. Porad w tym zakresie jest mnóstwo. Wszyscy polecają zwrócić uwagę na wieloletnią obecność na rynku, na specjalizację (handel, produkcja, usługi), na doświadczenie konsultantów, ilość sprzedanych licencji lub zrealizowanych wdrożeń, na obsługę posprzedażową i szereg innych aspektów. Jeśli kadra zarządzająca szuka systemu ERP i spotka się na przykład z pięcioma różnymi producentami, to usłyszy od nich, kim jesteśmy, co robimy i co sprawia, że nie wyróżniamy się od innych. Po tych spotkaniach w głowie szukających pojawia się mętlik i pewnie na usta ciśnie się jedno zdanie pochodzące z kultowego filmu Miś: Daj i mi radę wujku Jak się w tym wszystkim odnaleźć? Jak wybrać ten właściwy system i jego dostawcę? Przy takiej ilości podobnych informacji, które powtarza potencjalnemu klientowi większość działów marketingu i sprzedaży, o co klient może zapytać producenta lub dostawcę, aby wybadać, czy jest on dobry? O test kompetencji, wiarygodności, autentyczności, profesjonalizmu... określenia są różne. Chodzi po prostu o test Sinatry. Co to za test? To technika stosowana w marketingu do innego wyrażenia dokonań firmy (wyróżnienia firmy) niż tylko powiedzenie lub napisanie: jesteśmy profesjonalistami, znamy się na tym najlepiej, mamy tysiące wdrożeń i lata doświadczeń. Ale dlaczego uważacie, że się wam uda w naszej firmie zrobić to czy tamto? tak zazwyczaj pyta klient. Co wtedy odpowiedzieć, aby nie być podobnym do innych, żeby przykuć uwagę klienta i wzbudzić zainteresowanie? Frank Sinatra w piosence New York, New York śpiewał, że jeśli uda mi się tam, to uda mi się wszędzie ( If I can make it there, I ll make it anywhere ). Informuje tym samym każdego, kto będzie jej słuchał, że dla niego Nowy Jork jest takim miastem, w którym jeśli się odniesie sukces, to można go odnieść w każdym innym miejscu na świecie. Można pokusić się o stwierdzenie, że każda firma ma coś takiego, co jest jej Nowym Jorkiem. Coś takiego, czego zdobycie zapewni sukces w przyszłości i przełoży się na wymierne korzyści. Nasz Nowy Jork My też, jako polski producent oprogramowania, mamy taki swój Nowy Jork. Jest nim obszar zarządzania produkcją i tworzenie dla firm produkcyjnych systemu ERP, który jest na tyle użyteczny i funkcjonalnie bogaty, aby w pewnym standardzie możliwości wspomagać realizację procesów w firmach z różnych R 19

20 Dodatek promocyjny RAPORT ZDJĘCIE: 123RF branż, bez konieczności oczekiwania na wykonanie prac kastomizacyjnych. Ich efekt na początku nie zawsze zadowala zlecającego, ponieważ nieraz on sam nie jest całkiem pewien, jakiego efektu się spodziewa lub czy jeszcze nadal chce tak to robić, jak pierwotnie to zlecał. Ponad dziewięć lat temu, jak zaczynaliśmy pisać system ERP przeznaczony dla firm produkcyjnych, spodziewa liśmy się, że będzie trudno. Jasno dały nam to do zrozumienia pierwsze firmy produkcyjne, z którymi prowadziliśmy rozmowy. Patrząc przez pryzmat ich oczekiwań i wielkości oraz pamiętając, jak małą byliśmy wtedy firmą informatyczną z Zielonej Góry, której jak wszyscy mówili bliżej do Berlina niż do Warszawy, widać, jaką długą drogę przeszliśmy w produkcji, aby móc dzisiaj powiedzieć, że nam się udało. Że rozumiemy firmy produkcyjne, że je lubimy za tę inność, za to, że tak bardzo rozwinęły nasz system. Dziewięć lat temu wiedzieliśmy, że jeśli uda nam się z nimi, to uda nam się wszędzie. Tak jak w piosence Franka Sinatry Jedną ze wspomnianych firm produkcyjnych, które zapewniły najbardziej wydolnościowy trening naszego systemu ERP, był duży producent poszyć na fotele samochodowe różnych marek, który mógł się poszczycić posiadaniem własnej drużyny piłkarskiej w ekstraklasie. Wtedy patrzyliśmy na niego z perspektywy małej firmy informatycznej, która znalazła swojego Świętego Graala w obszarze produkcji. Wiedzieliśmy, że współpraca z tym klientem zapewni naszemu systemowi rozwój i zweryfikuje w praktyce nasze marzenia o staniu się najlepszym dostawcą ERP dla produkcji. Co zapewniliśmy oprócz systemu? Przede wszystkim wyjątkowe skupienie się na realizacji jego potrzeb i na dostarczeniu rozwiązania, które usprawni procesy związane z zarządzaniem i organizacją produkcji oraz pozyskaniem na czas informacji niezbędnych podczas podejmowania decyzji. A tam informacja dostarczona w dobrym momencie była ważna, widzieliśmy, jak wpływała na szybkość i trafność decyzji. I to było Zdaliśmy nasz test Sinatry w firmie, która pojawiła się na początku naszej produkcyjnej drogi, która tę drogę poszerzyła, zdefiniowała i w pewien sposób wyznaczyła jej standard. niesamowite. Patrzyliśmy, jak nasz system stał się jednym z filarów działania naszego klienta, a przecież to tylko program. Chyba każda firma ma w swojej historii taki test Sinatry. Albo go zda i zdobędzie swój wymarzony Nowy Jork, albo go nie zda i wtedy w najlepszym wypadku po prostu jakoś przetrwa wśród podobnych, ale niewyróżniających się niczym specjalnym firm. Zdaliśmy nasz test Sinatry w firmie, która pojawiła się na początku naszej produkcyjnej drogi, która tę drogę poszerzyła, zdefiniowała i w pewien sposób wyznaczyła jej standard. Każda firma, którą spotykaliśmy na kolejnych odcinkach tej drogi, utwierdzała nas w przekonaniu, że tworzenie systemu ERP dla firm produkcyjnych to dobry kierunek i że skoro udało nam się w naszym Nowym Jorku, to uda się wszędzie. Zrealizowaliśmy zadanie, które wtedy było prawdziwym wyzwaniem, czyli wdrożyliśmy system ERP w dużym, bardzo znanym, wielooddziałowym przedsiębiorstwie produkcyjnym, będąc firmą małą pod względem wielkości, a jeszcze mniejszą pod względem świadomości istnienia naszej marki jako dostawcy ERP. Dzisiaj jesteśmy średniej wielkości dostawcą oprogramowania, który wśród firm produkcyjnych ma ugruntowaną pozycję i jest znany z tego, że podejmuje się różnych wyzwań w zakresie informatyzacji obszaru produkcji. Nie zapomina się jednak nigdy pierwszego ważnego osiągnięcia, które rzutuje na późniejsze dokonania, nie zapomina się swojego Nowego Jorku. Chętnie o tym doświadczeniu opowiadamy naszym potencjalnym klientom, żeby zwrócić na siebie uwagę, ponieważ to czyn jest tym, co nas definiuje, a nie słowa o profesjonalizmie w podejściu i działaniu. Jola Uździcka, dyrektor działu marketingu Streamsoft R 20