Zarządzanie projektów

Transkrypt

1 Zarządzanie projektów Zarządzanie projektów Część 1 Organizacja Kursu Organizacja Kursu Wykład - interaktywna prezentacja (ok. 95% czasu) Test (ok.. 5% czasu) Opracowanie indywidualne lub grupowe związane z zaliczeniem i zastosowaniem nabytej wiedzy do własnych projektów Studium przypadków (case study) Zarządzanie projektami - podstawy Podstawowe pojęcia i terminy związane z zarządzaniem projektami Metodologia, fazy projektu Inżynieria oprogramowania Czynniki decydujące o sukcesie / porażce przy realizacji projektu (Critical Success Factors) Formalne podstawy metod planowania przedsięwzięć Narzędzia wspomagające zarządzanie projektów Przegląd oprogramowania do zarządzania projektami (Ms Project, ProChian Project Scheduler, GanttProject) Organizacja Kursu Organizacja Kursu Wybór narzędzia - kryteria wyboru GantPject - oprogramowanie do zarządzania projektami, które jest open source (otwarte oprogramowanie) - krótka prezentacja programu Instalacja oprogramowania do zarządzania projektów GanttProject Pierwsze kroki z programem Jakie informacje należy wprowadzić do programu Tworzenie listy zadań Określenie terminów poszczególnych zadań Określenie zależności pomiędzy zadaniami Przydział zasobów do konkretnych, poszczególnych zadań Tworzenie własnego harmonogramu Analiza wpływu zasobów na koszty projektu Sposoby rozwiązywania konfliktów w terminarzu harmonogramu Kontrola realizacji projektu Praca grupowa, kontrolowanie, koordynacja zespołu Zasoby 1

2 Pracy zaliczeniowe Wyzwania dla firm Warunkiem zaliczenia dyscypliny Zarządzanie Projektami jest sporządzenie własnego projektu i uzyskanie pozytywnej oceny z jego obrony. Przykładowe tematy prac zaliczeniowych obejmują: Wdrożenie oprogramowania Open Source (Otwarte darmowe oprogramowanie) w firmie Wdrożenie zasady (strategii) Korzystam z legalnego oprogramowania Plan przygotowania firmy do przejścia na Skróty angielskie (francuskie, niemieckie, rosyjskie) stosowane w zarządzaniu projektami Słownictwo angielskie (francuskie, niemieckie, rosyjskie) stosowane w zarządzaniu projektami GanttProject - dokumentacja w języku polskim Czym jest projekt? Projekt - pomysł, zamiar, plan zamierzonej budowy, konstrukcji, model, szkic * - wspólna wieloetapowa praca przy realizacji złożonych planów do osiągnięcia określonego celu; - ograniczone w czasie przedsięwzięcie podjęte w celu wytworzenia unikalnego produktu lub usługi Wyzwania = projekty? Czym jest zarządzanie projektem? Zarządzanie projektami w firmach międzynarodowych (multicultural projects) * Władysław Kopaliński, Słownik wyrazów obcych i zwrotów obcojęzycznych z almanachem, MUZA SA, Warszawa 1999, s. 408 Wyzwania dla firm Wyzwania dla firm Spełnić wymagania roku 2000 (Meet the Y2k challenge) - stare systemy, zapomniane języki - Cobol... Euro conversion Wymagania poszczególnych ustaw: - Ochrona Danych Osobowych - Basel II... Związane z oprogramowaniem: oprogramowanie teraz musi nie tylko prowadzić do automatyzacji czynności, powinno tworzyć wartość dla biznesu, zapewniać przewagę nad konkurencją; funkcjonować w Internecie / Intranecie (Web), rozproszone środowisko; wymagania stawiane przez ustawodawstwo zmieniające się wymagania i warunki (stosowanej technologii...) podczas realizacji projektu Okres zwrotu inwestycji - Return on Investment (ROI) Wyzwania Typowe projekty SCM Zarządzanie i kontrolowanie portfolio projektów (Portfolio Management) Projektowanie i budowa wysokowydajnych zespołów (ang. Designing and Building High-Performance Teams) Od strategii w kierunku operacji Realokacja zakładu - eksport, import całego zakładu / linii produkcyjnej/ Zmiana w organizacji dystrybucji - scalanie centrów dystrybucji Zmiany w modelach dystrybucji - /VMI - Vendor Managed Inventory/ - dystrybucja tylko przez Internet /Amazon, Dell,.../ - dystrybucja z pomijaniem hurtowników /Pfizer UK/ - uruchamianie nowego kanału dystrybucji 2

3 Typowe projekty SCM Typowe projekty SCM Organizacja dostaw materiałów i komponentów do produkcji nowego wyrobu /wybór nowych dostawców/ Wdrażanie EDI (elektroniczna wymiana danych z dostawcami, dystrybutorami, klientami) /elektroniczne zamówienia, elektroniczne faktury, elektroniczna wymiana informacji o brakach w dostawach/ Implementacja systemu do prognozowania popytu, zamówień /hurtownia danych, systemy ekspertowe, zaawansowane planowanie/ zapas bezpieczeństwa (demand forecasting, Requirements Planning) Wdrażanie systemu obsługi mobilnych handlowców /PH/ Wdrażanie systemu obsługi reklamacji Wdrażanie technologii RFID Uruchamianie magazynów wysokiego składowania (Warehouse Management) Poprawa poziomu obsługi zyskownych klientów o...% Wprowadzanie zarządzanie kontraktami /target/ Zarządzanie mobilnego personelu Uruchamianie systemu śledzenia dostaw Zarządzanie wyjątków w procesach logistycznych /ang. event management/ Typowe projekty SCM Klasyfikacja projektów IT - przykładowe kryteria klasyfikacji Zarządzanie projektami konstrukcyjnymi /Engineer to Order Manufacturing/ Zarządzanie danymi wyrobu (Product Data Management) Planowanie dystrybucji (Distribution Planning) Planowanie operacji i sprzedaży (Sales and Operations Planning) Jak są realizowane wewnątrz firmy współpraca z firmą wdrażającą outsourcing Ukierunkowanie na ERP DW BI Obszar CRM Zakupy HR, Płace Zakres sprzęt (hardware) oprogramowanie (software) sprzęt i oprogramowanie (hardware + software) Zarządzanie projektami Zarządzanie projektami Zarządzanie projektami obejmuje planowanie i kontrolę realizacji złożonych przedsięwzięć Proste w teorii, w praktyce mało komu wychodzi! Zarządzanie projektami obejmuje między innymi: harmonogram, budżet, zasoby, kontrola i raportowanie postępu projektu. Co jest charakterystyczne dla projektów ogółem i w szczególności dla projektów IT? Statystyki projektów w dziedzinie IT o horyzoncie czasowym do 6 miesięcy lub zaangażowaniu do 6 osób w projekcie w 2000 roku w USA (około projektów) odzwierciedlają następujące sytuacje: Projekt przerwany, zaniechany (ang. failed) 23% Projekt zakończony sukcesem 28% Projekt jest kwestionowany 49% Przekroczenie czasu projektu (niedotrzymane terminy) 63% Przekroczenie budżetu projektu 45% Dostarczanie rozwiązania, które tylko częściowo spełniło wstępne wymagania w 2000r 67%* Jak zarządzać projektami tak, by uwięczyły się sukcesem? * Badanie przez The Standish Group projekty, które w 2000 roku są ograniczone w czasie do 6 miesięcy lub w których zaangażowanych jest do 6 osób - Extreme chaos, 3

4 Zarządzanie projektami Zarządzanie projektami Przekroczenie budżetu projektów w USA pokazuje, że w stosunku do 1994r (189%) w 2000r wynosiło tylko 45% Projekt Projekt Projekt jest zakończony przerwany kwestionowany Rok sukcesem (ang. failed) % 23% 49% % 28% 46% % 40% 33% % 31% 53% Jak mierzyć i kontrolować sukces / porażki projektów w dziedzinie IT? Jakie czynniki decydują o sukcesie projektu? * Badanie przez The Standish Group projekty które w 2000 roku są ograniczone w czasie do 6 miesięcy lub w których jest zaangażowanych do 6 osób - Extreme chaos, Atrybuty, właściwości projektu Pojęcia związane z zarządzaniem projektu Cel Termin Zasoby ludzie energia finanse materiały maszyny Zadania Project Magazine Project Management Institute Software Engineering Institute Project Management Professional (PMP) Organizational management ścieżka krytyczna GANT CPM PERT (Program Evaluation and Review Technique) Project Management Best Practice Project Risk Management Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) Project Portfolio Management Team work Chieff Project Officer Project Manager Project team Inżynieria oprogramowania Terminologia Miejsce zarządzania projektów Etap - agregacja kilku działań Działanie - łączenie kilku zadań Zadanie - praca, wykonywana samodzielnie - przez jedną osobę Operacje równocześne (równoległe) - wykonywane w tym samym czasie. Operacje seryjne - operacje wykonywane jedna po drugej STRATEGY PROGRAM PROJECTS 4

5 Poziom zarządzania projektów strategiczny taktyczny operacyjny Trójkąt możliwości (jakości) W każdym projekcie mamy do czynienia z pewnym kompromisem - cos za cos (ang. trade-offs). Trzy osie symbolizują trzy główne siły nacisku, ograniczeń, które występują w każdym projekcie i zależności między nimi. Czas Koszt Jakość Trójkąt możliwości (jakości) Trójkąt możliwości (jakości) Wynik projektu - założenia projektu Koszty - zasoby dostępne do realizacji projektu Czas - termin zakończenia projektu Normalna sytuacja - przynajmniej jedno z tych ograniczeń jest określone, a drugie i trzecie są zmienne. Typowa sytuacja - określone są dwa ograniczenia (koszty, czas) wtedy zmienna przy wykonaniu projektu może być tylko jego jakość - ograniczenie funkcjonalności rozwiązania. Kluczowa funkcjonalność a następna wersja, projekt (ang. core functionality). Wymagania rosną wraz z rozwojem projektu. Apetyt rośnie w trakcie jedzenia. Rozszerzenie wymaganej funkcjonalności o coraz to nowe obszary, zgłębienie już określonych poziomów. Może wynikać ze złe określonego zakresu projektu! Możliwości wyboru wydłużyć okres realizacji projektu; zwiększyć koszty (zasoby) obniżyć jakość (zrezygnować z nieistotnej funkcjonalności) realizować projekt etapowo (kluczowa funkcjonalność) Trójkąt możliwości (jakości) Szybka reakcja na zmiany w zakresie projektu Im później się zareaguje, tym gorzej Sztuka zarządzania projektami - sztuka ekwilibrystyki po trzech osiach. System development life cycle (SDLC) Cykl rozwoju oprogramowania, Waffa Karkukly, Are SDLC and PLC in conflict?, Business Need Potrzeby Biznesowe Analysis Analizy Design Projektowanie Develop Test Deploy Evaluate Rozwój Testy Wdrażanie Ocena 5

6 Cykl życia projektu (Project Life Cycle) Łączenie cyklów SDLC oraz PLC Przykładowy cykl życia projektu, Waffa Karkukly, Are SDLC and PLC in conflict?, Graphic taken from PMBOK2000 Pg 28 Łączenie cyklów SDLC oraz PLC Ścieżka krytyczna Ścieżka krytyczna nie reprezentuje idealnego zbiorowi zadań, które muszą być wykonane w celu zakończenia projektu, ale MINIMUM zadań, które należy wykonać, aby projekt został zrealizowany w terminie! Zadania na ścieżce krytycznej mogą być zmienione jeżeli: - nastąpią zmiany w terminie zakończenia projektu; - możliwe jest skrócenia niektórych zadań, które znajdują się na ścieżce krytycznej. Waffa Karkukly, Are SDLC and PLC in conflict?, CPM - Critical Path Method narzędzie do planowania i kontroli realizacji projektów technika planowania, kontrola postępów prac metoda analizy sieciowej powstała w 1957r w firmie Du Pont Czas trwania zadania - czas potrzebny na wykonanie zadania. Zadanie, czynność - wyodrębniony etap lub część przedsięwzięcia, które wymaga nakładu czasu i środków. Czynność charakteryzuje się trwaniem, terminem rozpoczęcia, zakończenia oraz ilością zaangażowanych do jej wykonania środków. (łuk w grafie - skierowanie łuku wskazuje kierunek przebiegu czynności). Zdarzeniem nazywa się moment rozpoczęcia lub zakończenia czynności albo koniec jednej, a początek drugiej czynności. Zdarzenie to zjawisko fizyczne, zlokalizowane za pomocą punktu geometrycznego w czasie i przestrzeni, a w modelu sieciowym oznacza osiągnięcie stanu zaawansowania prac przy realizacji przedsięwzięcia (wierzchołek grafu). Ze zdarzeniem nie wiąże się zużycie czasu ani środków *. * Tadeusz Śmigaj, Wykorzystanie metody ścieżki krytycznej w celu optymalizacji procesu zarządzania projektami, 6

7 Najwcześniejsze Czas Najwcześniejsze Rozpoczęcie Trwania Zakończenie ZADANIE Najpóźniejsze Zapas Najpóźniejsze Rozpoczęcie Czasu Zakończenie Najwcześniejsze Rozpoczęcie = Najwcześniejsze Zakończenie Wszystkich poprzedzających zadań + 1 Najpóźniejsze Rozpoczęcie = Najpóźniejsze Zakończenie czas trwania + 1 Najwcześniejsze Zakończenie = Najwcześniejsze Rozpoczęcie + czas trwania 1 Najpóźniejsze Zakończenie = Najpóźniejsze Rozpoczęcie następnego zadania 1 Zapas Czasu = Najpóźniejsze Rozpoczęcie - Najwcześniejsze Rozpoczęcie Jeżeli Zapas Czasu = 0 zadanie leży na ścieżce krytycznej Wolny Zapas Zadania = Najwcześniejsze Rozpoczęcie (nie wpływa na Następnego Zadania pozostałe zadania) - Najwcześniejsze Rozpoczęcie Poprzedzającego Zadania - Czas Trwania Zapas Całkowity Ciągu = Najpóźniejsze Rozpoczęcie Ostatniego Zdarzeń Zadania Ciągu (ilość wolnego czasu - Najwcześniejsze Rozpoczęcie do dyspozycji Pierwszego Zadania Ciągu sumaryczny ciąg - Σ(czas trwania wszystkich zadań zadań nie wpływa ciągu) na czas zakończenia projektu) Ścieżka krytyczna - powiązane ze sobą zadania, które mają decydujące znaczenie dla wykonania projektu w planowanym terminie i budżecie. Z postępem prac nad projektem zmienia się również ścieżka krytyczna. Opóźnienie w wykonaniu zadań, które leżą na ścieżce krytycznej spowoduje opóźnienie w terminie realizacji całego projektu. Zapas czasu (dryfowanie) - ilość czasu, o którą można opóźnić zadanie, zanim zadanie stanie się częścią ścieżki krytycznej. Sens ścieżki krytycznej - ustalanie zadań kluczowych. Należy zrobić wszystko, aby zostały wykonane w terminie w celu przestrzegania harmonogramu projektu. Zadania zależne od zasobów Dzielić duże zadania na mniejsze. W ten sposób łatwo możemy: wykonywać jednocześnie kilka małych zadań i skracać czas wykonania złożonego zadania; kontrolować postęp w realizacji projektu. Punkt kontrolny - zadania z zerowym czasem trwania, kluczowy etap w realizacji projektu. Punkty kontrolne są używane w celu wpisania w harmonogramie projektu znaczących zdarzeń typu akceptacja fazy projektu. Zadaniami ze stałym czasem trwania - czas wykonania zadania nie zależy od ilości ludzi i zasobów. Nie można skrócić czasu wykonania tego zadania przez dodanie zasobów. Zadaniami zależnymi od zasobów - czas wykonania zadania zależy od ludzi i zasobów. Praca wymagana do wykonania zadania pozostaje taka sama, ale możemy ją rozkładać równomiernie na każdy z przydzielonych zasobów. jak długo (albo lepiej ile godzin pracy) zajmie realizacja każdego z nich. Pamiętajmy, że rzadko w projektach IT można zastosować wzór 20 g pracy = 10 osób * 2 g Więcej osób wymaga większej koordynacji i objaśnień co dokładnie należy zrobić. Zdarza się, że czas potrzebny do objaśnień, przydziału i koordynacji może być nawet od 30 do 50% ogólnego czasu, kiedy zadanie jest wykonywane przez jedną osobę lub mały zespół. 7

8 Określenie wzajemnych współzależności pomiędzy zadaniami Zadanie, które poprzedza inne, jest poprzednikiem. Zadanie, które jest realizowane później, jest następnikiem. Każde zadanie może mieć wiele poprzedników i następników. Zadania posiadające wzajemne zależności są połączone. Współzależność między zadaniami - zadanie A nie może się rozpocząć przed zakończeniem zadania B. Wykresy Gantta pokazują te powiązania w postaci linii biegnących pomiędzy paskami zadań; strzałka na końcu tej linii wskazuje następnik. Relacje pomiędzy zadaniami w programie GanttProject mogą występować w różnych formach jak: Koniec-Początek, Koniec- Koniec, Początek-Początek i Początek-Koniec. W danej sieci może istnieć jedna lub więcej ścieżek krytycznych*. Czas ścieżki krytycznej określa najkrótszy cykl realizacji projektu. Zapas czasu oznacza możliwy czas opóźnień na ścieżce, który nie spowoduje opóźnienia terminu całego przedsięwzięcia. Z definicji wynika, że ścieżka krytyczna ma zerowy zapas czasu. Jakiekolwiek opóźnienie na ścieżce krytycznej powoduje przesunięcie terminu końca zadania. * Tadeusz Śmigaj, Wykorzystanie metody ścieżki krytycznej w celu optymalizacji procesu zarządzania projektami, Opóźnienia przy realizacji projektu Kierownictwa firm wdrażające projekty koncentrują się na porządkowaniu procesów decyzyjnych przede wszystkim w celu uzyskania precyzji planowania i jasnego podziału odpowiedzialności...zamaskowania faktycznego poziomu ryzyka związanego z realizowanymi projektami * Zagrożeniem jest wiara, że przedsięwzięcia można prowadzić tylko poprzez liczby. Oczywiście liczby, wskaźniki, harmonogramy i raporty postępów są ważne. To jednak nie wszystko **. * Borys Stokalski, Perspektywy zarządzania projektami wobec nowych wyzwań IT, II Konferencja Project Management - Perspektywy i Doświadczenia, ** Michał Hałas, To ludzie robią przedsięwzięcia, I Konferencja Project Management - Doświadczenia i Metody, Jak rozwiązać problem możliwości wystąpienia opóźnień przy realizacji projektu? Jak planować opóźnienia przy realizacji projektu? - planowanie optymistyczne zakładamy, że wszystko będzie tak jak zostało zaplanowane i nie wystąpią opóźnienia - dodawać do każdego zadania 1 dzień na możliwie opóźnienia; - dodawać do każdego zadania 20% czasu więcej na możliwie opóźnienia; - dodać na końcu projektu długie zadanie o czasie trwania 20% czasu realizacji projektu pod nazwą Rezerwowy czas na nieprzewidziane problemy Graficzna reprezentacja projektów Wykresy Gantta - pokazują zadania w projekcie i wzajemne współzależności między nimi Wykresy sieciowe zdobyły sobie dużą popularność dzięki takim zaletom jak: możliwość racjonalnego wykorzystania rezerw czasowych, możliwość koncentracji uwagi na czynnościach limitujących całe przedsięwzięcie (ścieżka krytyczna) i dochodzących do ścieżki krytycznej zadania*. * Tadeusz Śmigaj, Wykorzystanie metody ścieżki krytycznej w celu optymalizacji procesu zarządzania projektami, Wykorzystanie programu do zarządzania projektem Rola oprogramowania do zarządzania projektami realizacji w praktyce metody i teorie automatyzacja rutynowych czynności planowanie zadań; tworzenie harmonogramów kontrola przebiegu prac nad projektem symulacje i optymalizacje dotyczące projektu aktualizacja danych dotyczących zasobów i automatyczne tworzenie nowych harmonogramów i budżetów narzędzie komunikacji i pracy grupowej - przekazywanie informacji o projekcie, wspólna praca nad projektem 8

9 Wykorzystanie programu do zarządzania projektem Jaka informacja jest wymagana przed rozpoczęciem pracy z wykorzystaniem programu do zarządzania projektem: podzielić projekt na etapy, zadania; określić czas trwania zadań; sporządzić harmonogram projektu - porządek wykonywania poszczególnych zadań; określić współzależności między zadaniami; sporządzić listę zasobów (ludzkich, materialnych, finansowych, energetycznych); ocenić koszty każdego zasobu (godzina pracy); przydzielić zasoby do każdego zadania. Wykorzystanie programu do zarządzania projektem Podczas pracy nad projektem można korzystać z: szablonów (ang. Template), na przykład list sporządzonych do innych projektów; automatyczne powtórzeń zadań, które są wykonywane podczas realizacji projektu, zadań o stałej częstotliwości; śledzenia postępu projektu; wprowadzania lub usuwania zadań; aktualizacji projektu przy zmianie terminów poszczególnych zadań; aktualizacji projektu przy zmianie zasobów, którymi dysponujemy; aktualizacji kosztów poszczególnych zasobów. 9