Procedura w Zakresie Szkoleń Ogólnych Grupy Żywiec

Transkrypt

1 Procedura w Zakresie Szkoleń Ogólnych Grupy Żywiec

2 Spis treści Wciśnij klawisz CTRL i kliknij, na wybrany z paragrafów, a przeniesiesz się w odpowiednie miejsce w tekście. Aby wrócić do początku strony wciśnij klawisze CTRL + Home Tytuł Strona 1. Postanowienia Ogólne Zakres Dział Szkoleń Grupy Żywiec Definicje Limity szkoleń 4 2. Rodzaje Szkoleń Standardowe Szkolenia Ogólne Szkolenia Fakultatywne Szkolenia Zawodowe 6 3. Postanowienia Szczegółowe Identyfikacja Potrzeb Szkoleniowych Odpowiedzialność Uczestników Procesów Szkoleniowych Zgłoszenia na Szkolenie Obecność na Szkoleniu Miejsce Szkolenia Płatności Targi, Konferencje, Sympozja 9 2

3 1. Postanowienia ogólne 1.1. Zakres Celem niniejszej procedury jest zapewnienie właściwej realizacji polityki szkoleniowej Grupy Żywiec w zakresie szkoleń ogólnych Dział Szkoleń Grupy Żywiec Za przygotowanie i przebieg procesów szkoleniowych dotyczących realizacji polityki szkoleniowej w zakresie szkoleń ogólnych odpowiada Dział Szkoleń Grupy Żywiec Definicje Szkolenie Ogólne szkolenie rozwijające kompetencje sprzyjające osiąganiu wyższej jakości pracy i efektywności zawodowej, uniwersalne dla pracowników każdego z pionów firmy Grupa Żywiec - Grupa Żywiec S.A. oraz wszystkie spółki zależne Zatwierdzający osoba upoważniona do ostatecznego akceptowania kierunków rozwoju pracowników w ramach danego Pionu, Działu lub jednostki organizacyjnej (np. spółka ŻTH lub region GH) Członek Zarządu, Dyrektor Pionu, Dyrektor Działu lub Zarządzający jednostką organizacyjną wchodzącą w skład Grupy Żywiec Bezpośredni Przełożony - pracownik Spółki Grupy Żywiec kierujący pracą innych osób Pracownik - każda osoba zatrudniona w Spółce wchodzącej w skład Grupy Żywiec Grupa Docelowa grupa pracowników o zbliżonych potrzebach szkoleniowych. Biorąc pod uwagę rodzaj wykonywanej pracy i zakres odpowiedzialności, w Grupie Żywiec przyjęto następujące Grupy Docelowe: A. Kadra Zarządzająca od kat. HAY 25 wzwyż B. Kadra Kierownicza osoby kierujące pracą zespołów pracowniczych, do kat. HAY 20 włącznie C. Specjaliści * pracownicy odpowiedzialni merytorycznie za grupy zadań, nie kierujący pracą innych osób * UWAGA: z punktu widzenia realizacji polityki szkoleniowej, jako specjalistę traktować można każdego pracownika, niezależnie od nazwy stanowiska i jego kategorii wg metodologii HAY. Decyzję taką podejmuje Bezpośredni Przełożony Standardowe Szkolenie Ogólne - szkolenie przewidziane dla danej Grupy Docelowej w Programie Standardowych Szkoleń Ogólnych Fakultatywne Szkolenie Ogólne - szkolenie odpowiadające na indywidualne potrzeby rozwojowe pracownika, inne niż przewidziane jako Standardowe dla Grupy Docelowej Szkolenie Zawodowe - wymagane prawem, przepisami bezpieczeństwa lub wymogami technicznoeksploatacyjnymi, szkolenie lub instruktaż Szkolenie Wewnętrzne - szkolenie opracowane i prowadzone przez pracownika Grupy Żywiec. 3

4 Szkolenie Zewnętrzne szkolenie dostarczone przez zewnętrzną firmę szkoleniową Katalog Standardowych Szkoleń Ogólnych zbiór szkoleń ogólnych przewidzianych przez Zarząd jako obowiązkowe dla poszczególnych Grup Docelowych. Zawiera informację o tematyce każdego ze szkoleń (Załącznik Nr 1) Katalog Wewnętrznych Szkoleń Fakultatywnych zbiór wewnętrznych szkoleń ogólnych, w których udział wynika z indywidualnych potrzeb pracownika. Zawiera krótką informację o tematyce każdego ze szkoleń (Załącznik nr 2) Roczny Plan Szkoleń GŻ - szkolenia planowane na dany rok z podziałem na szkolenia Standardowe i Fakultatywne. Sporządzany jest przez Dział Szkoleń na podstawie danych z Twojej Bazy HR oraz zgłoszeń otrzymanych od Bezpośrednich Przełożonych pracowników nie objętych Systemem Rozmów Okresowych Harmonogram Standardowych Szkoleń Ogólnych lista szkoleń standardowych w podziale na Grupy Docelowe wraz z terminami Harmonogram Wewnętrznych Szkoleń Fakultatywnych - wykaz terminów aktualnie dostępnych szkoleń fakultatywnych realizowanych przez Trenerów Wewnętrznych Limity szkoleń Łączna liczba dni szkoleniowych przewidzianych na szkolenia dla każdego pracownika Grupy Żywiec, nie powinna przekraczać 12 dni roboczych w ciągu roku kalendarzowego. 2. Rodzaje Szkoleń 4

5 2.1. Standardowe Szkolenia Ogólne Szkolenia ogólne przewidziane przez Zarząd GŻ jako obowiązkowe dla poszczególnych Grup Docelowych, zawierające treści konieczne dla tworzenia oczekiwanej kultury organizacyjnej firmy Celem Programu jest zagwarantowanie właściwego poziomu wiedzy Kadry Zarządczej, Kierowniczej i Specjalistów Grupy Żywiec w zakresie tzw. umiejętności miękkich Obowiązkowi realizacji Programu podlegają wszyscy pracownicy na stanowiskach zarządczych, kierowniczych oraz specjaliści, niezależnie od terminu rozpoczęcia pracy w Grupie Żywiec. Czas, jaki jest przeznaczony na realizację programu to 24 miesiące od chwili zatrudnienia w Grupie Żywiec Uczestnictwo w Standardowych Szkoleniach Ogólnych jest obowiązkowe. Za wykonanie tego obowiązku przez podległych pracowników odpowiedzialna jest Kadra Zarządzająca i Kierownicza Grupy Żywiec UWAGA: Z obowiązku uczestnictwa w szkoleniu zwolniona może być osoba, która udokumentuje udział w przeciągu ostatnich trzech lat w szkoleniu o zbliżonej tematyce, i która wykazuje wysoki poziom umiejętności praktycznych w zakresie treści danego szkolenia Kolejność uczestnictwa w Standardowych Szkoleniach Ogólnych przewidzianych dla danej grupy docelowej jest dowolna. Jednak sugerowane jest, aby korzystać z nich wg kolejności, w jakiej zostały one umieszczone w Katalogu SSO (Załącznik nr 1) UWAGA: W przypadku planowanego awansu, np. z poziomu Specjalisty na poziom Kierowniczy, należy w trybie przyśpieszonym uzupełnić wszystkie szkolenia przewidziane na obecnym stanowisku. 2.2 Szkolenia Fakultatywne Każdy pracownik Grupy Żywiec może w uzasadnionym przypadku wystąpić o skierowanie na dowolne szkolenie zewnętrzne lub wewnętrzne. Będzie to dla niego Szkolenie Fakultatywne Szkolenia Fakultatywne opracowane przez Dział Szkoleń są ujęte w Katalogu Wewnętrznych Szkoleń Fakultatywnych (Załącznik nr 2). Będą one organizowane na podstawie zapotrzebowań ujętych w Rocznym Planie Szkoleń lub bieżących zgłoszeń dokonywanych przez Bezpośrednich Przełożonych na formularzu Zgłoszenia (Załącznik Nr 5) Dział Szkoleń monitoruje wszelką działalność szkoleniową w Grupie Żywiec i na tej podstawie tworzy Listę Referencyjną firm szkoleniowych, z którymi współpraca jest rekomendowana Dział Szkoleń posiada aktualizowany na bieżąco Bank Ofert szkoleniowych. Dział Szkoleń przeanalizuje każdą propozycję skorzystania z oferty firmy szkoleniowej, nie znajdującej się w Banku Ofert ani na Liście Referencyjnej Dział Szkoleń kontaktuje się z zewnętrznymi firmami szkoleniowymi, analizuje zawartość merytoryczną oferowanych szkoleń, określa terminy i miejsca prowadzenia zajęć oraz negocjuje warunki zakupu usług szkoleniowych Ostatecznego wyboru dostawcy zewnętrznej usługi szkoleniowej dokonuje Kierownik ds. Szkoleń Grupy Żywiec na podstawie analizy i porównania konkurencyjnych ofert Żadne zmiany organizacyjne i ustalenia z firmami zewnętrznymi dotyczące zakupu szkoleń nie mogą 5

6 być czynione bez wiedzy i akceptacji Działu Szkoleń W przypadku szkoleń dostarczanych przez firmy zewnętrzne a organizowanych na terenie obiektów będących własnością Spółek Grupy Żywiec pracownik Pionu Personalnego wyznaczony w danej lokalizacji ds. szkoleniowych, jest zobowiązany przesłać do Działu Szkoleń komplet informacji o zrealizowanym szkoleniu Szkolenia Zawodowe Wszelkie Szkolenia Zawodowe (patrz definicja pkt ) są dobierane, organizowane i kupowane lokalnie przez Spółki i jednostki organizacyjne Grupy Żywiec Informacja o ich przeprowadzeniu winna być przekazywana do Działu Szkoleń za pośrednictwem pracowników lokalnego Pionu Personalnego i musi zawierać: tematykę, termin, nazwę dostawcy, koszt, listę przeszkolonych oraz ocenę efektów szkolenia. 3. Postanowienia Szczegółowe 6

7 3.1. Identyfikacja potrzeb szkoleniowych Pracownik Grupy Żywiec ma prawo wnioskować u Bezpośredniego Przełożonego o skierowanie na każdy rodzaj szkolenia, którego treść wykorzystana w praktyce przyniesie Grupie Żywiec wymierne korzyści Kadra Zarządzająca i Kierownicza Grupy Żywiec jest zobowiązana do identyfikowania potrzeb szkoleniowych podległych pracowników W terminie do 31 marca Bezpośredni Przełożony akceptuje w Twojej Bazie HR działania rozwojowe pracownika lub, w przypadku osób nie objętych Systemem Rozmów Okresowych, wypełnia Indywidualne Formularze Badania Potrzeb Szkoleniowych (Załącznik Nr 3) podległych pracowników i składa je w lokalnej komórce Pionu Personalnego, która przesyła informację do Działu Szkoleń. UWAGA: Wypełnienie w/w Formularza lub zaznaczenie w Twojej Bazie HR wybranych szkoleń nie jest jednoznaczne ze zgłoszeniem na szkolenie. Tryb zgłaszania opisany jest w pkt 3.3. niniejszej Procedury Na tej podstawie Kierownik ds. Szkoleń sporządza zawierający ocenę kosztów i proponowane terminy projekt Rocznego Planu Szkoleń Grupy Żywiec i przedstawia go Dyrektorowi Personalnemu w terminie do 15 kwietnia każdego roku Dyrektor Personalny przedstawia projekt do akceptacji Zarządowi Grupy Żywiec. Zarząd zatwierdza Roczny Plan Szkoleń i do 30 kwietnia przekazuje go do realizacji przez Dział Szkoleń Odpowiedzialność uczestników procesów szkoleniowych Bezpośredni Przełożony Bezpośredni Przełożony jest odpowiedzialny za prawidłowe określanie potrzeb szkoleniowych pracownika oraz bieżącą współpracę z Działem Szkoleń w celu prawidłowej realizacji założeń Rocznego Planu Szkoleń podległych pracowników Bezpośredni Przełożony ma prawo i obowiązek sprawdzania w praktyce efektów szkoleń podległych pracowników. Działanie to warunkuje efektywność procesu szkolenia pracownika. Zatwierdzający (patrz def. Pkt 1.3.3) Zatwierdzający współodpowiada za realizację Rocznego Planu Szkoleń, a w szczególności za umożliwienie wszystkim podległym pracownikom uczestnictwa w zaplanowanych szkoleniach Zatwierdzający decyduje o udziale pracownika w Szkoleniach Fakultatywnych wnioskowanych lub popieranych przez Bezpośredniego Przełożonego pracownika Zatwierdzający ma prawo i obowiązek sprawdzać w praktyce efektywność szkoleń podległych pracowników. Wnioski z tych obserwacji należy przekazywać do Działu Szkoleń, jako że mogą one wpływać w istotny sposób na treść i metody realizacji szkoleń, ich planowanie oraz dobór dostawców. Pracownik Pracownik jest zobowiązany do aktywnego udziału we wszelkich szkoleniach tak, aby w oparciu o ich treść maksymalnie podnieść jakość i efektywność swojej pracy Uczestnik szkolenia ma obowiązek dostarczania do Działu Szkoleń wszelkich informacji istotnych dla usprawnienia procesu zarządzania szkoleniami. W tym celu, po każdym szkoleniu, wypełnia Arkusz Oceny Szkolenia (Załącznik Nr 6) i przekazuje go do Działu Szkoleń. 7

8 Uzyskane w ten sposób dane przeznaczone są na wyłączny i wewnętrzny użytek Działu Szkoleń Zgłoszenie na szkolenie Zgłoszenia pracownika na szkolenie dokonuje jego Bezpośredni Przełożony Zgłoszenia należy przesyłać do Działu Szkoleń od momentu zamieszczenia w Intranecie harmonogramów szkoleń, jednak nie później niż 14 dni przed datą planowanego szkolenia Zgłoszeń należy dokonywać na przeznaczonych do tego celu formularzach: - Załącznik Nr 4 Szkolenia Standardowe, - Załącznik Nr 5 Szkolenia Fakultatywne, przy czym każdy Załącznik Nr 5 musi być zatwierdzony przez Zatwierdzającego (patrz def. pkt ). Uwaga: zgłoszenia na szkolenia standardowe mogą być dokonywane drogą mail ową na adres szkolenia GZ@grupazywiec.pl Formalności związanych z wyjazdem zgłoszonego pracownika na szkolenie (dojazd, zakwaterowanie, wyżywienie) dopełnia jednostka organizacyjna kierująca pracownika na szkolenie, o ile odmienny tryb nie wynika z informacji przesłanej przez Dział Szkoleń Celem optymalizacji kosztów szkoleń w przypadku zewnętrznych Szkoleń Fakultatywnych, Dział Szkoleń będzie dążył do stworzenia grup minimum 8 osobowych niezbędnych dla zorganizowania szkolenia zamkniętego, tzn. wyłącznie dla pracowników Grupy Żywiec. Jeśli nie będzie to możliwe, osoby zgłoszone zostaną skierowane na szkolenie otwarte w terminie zgodnym z kalendarzem szkoleń wybranej firmy szkoleniowej W przypadku, gdy na planowane wewnętrzne Szkolenie Ogólne (standardowe lub fakultatywne) nie zostanie zgłoszona minimalna liczba uczestników (6 osób), zostanie ono odwołane. Nowy termin zostanie podany przez Dział Szkoleń nie później niż 14 dni przed terminem szkolenia Obecność na szkoleniu Odwołanie udziału pracownika w szkoleniu jest możliwe wyłącznie z ważnych powodów służbowych lub względów zdrowotnych Odwołania dokonuje pisemnie z podaniem uzasadnienia Bezpośredni Przełożony, uzgadniając równolegle z Działem Szkoleń nowy termin szkolenia W każdym przypadku, w miejsce osoby odwołanej, Zatwierdzający może zgłosić do Działu Szkoleń innego pracownika danej Grupy Docelowej z podległej organizacji UWAGA: w przypadku, gdy Dział Szkoleń nie znajdzie zastępstwa w miejsce osoby odwołanej, kosztami zostanie obciążony MPK działu tej osoby Miejsce szkolenia Za zapewnienie należytych warunków szkoleń organizowanych na terenie obiektu będącego własnością Grupy Żywiec (Biuro Zarządu, Browar, Centrum Dystrybucyjne ŻTH, Biuro Regionalne) odpowiedzialna jest osoba wskazana przez zarządzającego daną lokalizacją Przez zapewnienie należytych warunków rozumie się możliwość niezakłóconego korzystania z sali szkoleniowej, udostępnienie środków audiowizualnych, zapewnienie uczestnikom wyżywienia w godzinach szkolenia. 8

9 3.6. Płatności Całkowity koszt szkolenia pracownika (wynajem i/lub pobyt trenera zewnętrznego, materiały szkoleniowe i wynajem sali konferencyjnej, dojazd, zakwaterowanie i wyżywienie uczestnika) ponosi jednostka kierującą pracownika na szkolenie, zgodnie z podanym na druku zgłoszenia numerem MPK Wystawiona przez dostawcę usługi szkoleniowej fakturę VAT podlega sprawdzeniu, opisaniu i akceptacji pod względem formalnym przez Kierownika ds. Szkoleń a następnie zatwierdzana jest przez Bezpośredniego Przełożonego. Następnie faktura jest kierowana do Księgowości celem dokonania rozliczenia z dostawcą UWAGA: Wymóg akceptacji przez Kierownika ds. Szkoleń nie dotyczy Szkoleń Zawodowych organizowanych przez Browary, Centra Dystrybucyjne lub Biura Regionalne Grupy Handlowej W przypadku, kiedy faktura obejmuje płatność za szkolenie, w którym brały udział osoby z różnych Spółek Grupy Żywiec i/lub ich pionów/działów, Dział Szkoleń dokonuje jej opisu z podziałem kosztów na poszczególne MPK Targi, konferencje, sympozja Niniejsza Procedura nie normuje zagadnień związanych z targami, konferencjami, sympozjami i zjazdami, których nie traktuje się jako planowych elementów procesu rozwoju zawodowego. O udziale w nich decydują wyłącznie Bezpośredni Przełożeni oraz Zarządzający Spółką / Dyrektorzy Pionów. Udział w konferencji, targach, sympozjach i zjazdach nie jest wliczany do rocznego limitu szkoleń i nie będzie rejestrowany przez Dział Szkoleń. 9