ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na wyłączność obsługi Żagańskiej Majówki 2015 w zakresie gastronomii lekkiej i ciężkiej oraz stoisk handlowych

Transkrypt

1 Żagań, dnia 02 kwietnia 2015 r. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na wyłączność obsługi Żagańskiej Majówki 2015 w zakresie gastronomii lekkiej i ciężkiej oraz stoisk handlowych Pałac Książęcy Sp. z o. o. w Żaganiu ul. Szprotawska Żagań Tel , , fax Współorganizator Pałac Książęcy Sp. z o.o. w Żaganiu działając w imieniu Gminy Żagań o statusie miejskim zaprasza do składania ofert na wyłączność obsługi imprezy plenerowej pn. Żagańska Majówka 2015 organizowanej w dniach maja 2015 r. w zakresie gastronomii lekkiej i ciężkiej oraz stoiska handlowych. I. NAZWA IMPREZY: II. TERMIN IMPREZY: ŻAGAŃSKA MAJÓWKA maja 2015 r. od godz do maksymalnie 24.00, 02 maja 2015 r. od godz do maksymalnie III. TEREN IMPREZY: Wyłączność obsługi imprezy plenerowej obejmuje teren: Przy Placu Gen. Maczka w Żaganiu przy ulicy Jana Pawła II IV. ZAKRES SPRZEDAŻY: 1. GASTRONOMIA LEKKA, np.: wata cukrowa, popcorn, kukurydza gotowana, słodycze, orzeszki prażone, gofry, naleśniki, żelki itp., sery wędzone, oscypki, lody, owoce w czekoladzie, kawa, herbata, napoje bezalkoholowe. 2. GASTRONOMIA CIĘŻKA, np.: Napoje alkoholowe niskoprocentowe, tj. piwo podawane wyłącznie w plastikowych kubkach, grillowane mięsa i wędliny, np. kiełbasa, karczek, dziczyzna, szaszłyki itp., Fast-food: hot-dogi, hamburgery, pajda chleba itp., 3. STOISKA HANDLOWE: Artykuły przemysłowe, tekstylne, zabawki itp., Artykuły gospodarstwa domowego, przyprawy itp., Artykuły dekoracyjne. 1

2 V. ZAKRES OBOWIĄZKÓW OFERENTA: 1. Miejsce rozstawienia sprzętu i zaplecza gastronomicznego (stoły, budki, zabudowy itp.) każdorazowo musi być uzgodnione ze Współorganizatorem. Nieprzestrzeganie wymienionego warunku skutkowało będzie natychmiastowym usunięciem zaplecza. Sprzętu nie należy ustawiać na wyznaczonych drogach bezpieczeństwa i w miejscach umożliwiających prawidłową realizację imprezy (np. nie zasłaniały widoku sceny). 2. Oferent zobowiązuje się posiadać stosowne zezwolenia na prowadzenie działalności gastronomicznej wydane przez Stację Sanitarno-Epidemiologiczną uzyskane we własnym zakresie. 3. Oferent prowadzi działalność na własną odpowiedzialność. 4. Oferent zobowiązuje się do obsługi miejsc gastronomicznych i handlowych podczas w/w imprezy w godzinach trwania imprezy oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru wyłączności, jak również po każdym dniu imprezy. 5. Jako zabezpieczenie posprzątania terenu po imprezie i pokrycia ewentualnych szkód wyrządzonych przez Oferenta, Oferent wpłaci kaucje zabezpieczającą w wysokości 1.500,00 zł (słownie: jeden tysiąc pięćset złotych). Kaucja winna wpłynąć do Organizatora przed terminem imprezy na konto wskazane w umowie. Kaucja zostanie zwrócona w ciągu siedmiu dni po zakończeniu imprezy, po posprzątaniu przez Oferenta miejsca obszaru swojej wyłączności. Teren winien być uprzątnięty, z zachowaniem obecnej infrastruktury. VI. ZAKRES OBOWIĄZKÓW WSPÓŁORGANIZATORA IMPREZY: 1. Współorganizator zobowiązuje się do utrzymania czystości we wszystkich miejscach nie objętych wyłącznością Oferenta w trakcie trwania imprezy po każdym dniu. 2. Współorganizator zapewnia ustawienie przenośnych kabin toaletowych. 3. Współorganizator udostępnia pod lokalizację zaplecza gastronomicznego oraz stoisk handlowych grunt, którego obszar wyznacza mapa stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia. 4. Współorganizator zapewnia możliwość korzystania z punktu poboru zimnej wody pitnej oraz możliwość podłączenia się do szafek z energią elektryczną 230/400V pod warunkiem posiadania przez dzierżawcę przedłużaczy, urządzeń oraz osprzętu elektrycznego zgodnego z obowiązującymi normami i przepisami. 5. Warunki poboru mediów zostaną określone w umowie zawartej z Pałacem Książęcym Sp. z o.o. w Żaganiu. 6. Pałac Książęcy Sp. z o.o. w Żaganiu nie zapewnia ochrony terenu objętego wyłącznością. 2

3 VII. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU NA WYŁĄCZNOŚĆ OBSŁUGI IMPREZY PLENEROWEJ: 1. O udzielenie wyłączności mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące warunki: a) posiadają uprawnienia do występowania w obrocie gospodarczym w zakresie objętym ofertą (mają zarejestrowaną działalność we właściwym rejestrze lub zaświadczeniu o wpisie do centralnej ewidencji działalności gospodarczej), b) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność prowadzenia usług bez możliwości ubiegania się o wcześniejsze zaliczki od współorganizatora na rozpoczęcie działalności. Oferent składa oświadczenie na załączonym druku (załącznik nr 2), c) posiadają odpowiednie referencje. 2. Warunkiem uczestnictwa w konkursie ofert jest: a) złożenie oferty (załącznik Nr 1) wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ust. 1, lit. b), b) załączenie dwóch niezależnych referencji z ostatnich trzech lat prowadzenia działalności potwierdzających rzetelne wykonanie zadania o tożsamym charakterze obsługi imprez plenerowych, c) wniesienia przez Oferenta wadium w wysokości 1.000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych) na konto: PKO BP S.A. Oddział 1 w Żaganiu w terminie do 09 kwietnia 2015 r. do godz w z dopiskiem: Wadium - oferta na obsługę Majówki Wpłacone wadium stanowi gwarancję przystąpienia Oferenta do podpisania umowy. Wadium wpłacone przez Oferenta, którego oferta została wybrana zostanie zaliczone na poczet przyszłych zobowiązań finansowych. Pozostałym Oferentom wadium zostanie zwrócone w terminie 3 dni roboczych od daty zakończenia postępowania i dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty. W przypadku uchylania się Oferenta, którego oferta została wybrana od zawarcia umowy w wyznaczonym terminie - wadium nie będzie podlegać zwrotowi. VII. INFORMACJA DOTYCZACA SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH: Współorganizator nie dopuszcza składania ofert częściowych na poszczególne zakresy wyłączności. VIII. OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ: 1. Komplet dokumentów rejestracyjnych: 3

4 - aktualny wypis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do centralnej ewidencji informacji działalności gospodarczej potwierdzający dopuszczenie do obrotu gospodarczego w zakresie objętym ofertą, - zaświadczenie o nadaniu numeru NIP i REGON, 2. Ofertę (załącznik Nr 1), 3. Oświadczenie Oferenta, że znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej płynność prowadzenia usług bez możliwości ubiegania się o wcześniejsze zaliczki od współorganizatora na rozpoczęcie działalności. Oferent składa oświadczenia na załączonym wzorze (załącznik nr 2), 4. Referencje potwierdzające rzetelne wykonanie dwóch zadań o tożsamym charakterze obsługi imprez masowych, 5. Kserokopię dowodu wpłaty wadium w wysokości 1.000,00 zł (słownie: jeden tysiąc złotych), 6. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopii poświadczonej: za zgodność z oryginałem przez Oferenta, 7. Brak jakiegokolwiek dokumentu spowoduje odrzucenie oferty. IX. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT: 1. Oferty należy składać w Sekretariacie Pałacu Książęcego, pok. 269, Żagań, ul. Szprotawska 4 w terminie do 09 kwietnia 2015 roku do godz. 10: Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie z oznaczeniem danych teleadresowych Oferenta z dopiskiem: Obsługa imprezy plenerowej Żagańska Majówka 2015 gastronomia i handel, 3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 09 kwietnia 2015 r. o godz w Sali Kurlandzkiej. Otwarcie ofert jest jawne. X. PROCEDURA POSTĘPOWANIA I WYBÓR OFERTY: 1. Wyboru oferty dokonuje Komisja Konkursowa powołana przez Prezesa Zarządu Spółki Pałac Książęcy w Żaganiu. 2. Kryterium oceny ofert: Komisja Konkursowa dokonując oceny ofert bierze pod uwagę następujące czynniki: proponowana wysokość za wyłączność obsługi imprezy w kwocie brutto waga 100%, 3. Organizator konkursu ofert zastrzega sobie prawo do zamknięcia konkursu bez wybrania którejkolwiek z ofert, bez podania przyczyny na każdym jego etapie. 4. Oferent jest związany ofertą w ciągu 15 dni od dnia otwarcia ofert. 4

5 5. Konkurs może się odbyć pod warunkiem, że wpłynie przynajmniej jedna oferta spełniająca wymogi formalne postępowania. 6. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. UWAGA: Zaproponowana kwota wyłączności na obsługę imprezy plenerowej nie może być niższa niż ,00 zł/brutto (słownie: trzynaście tysięcy złotych brutto). Osoba do kontaktu: W sprawach organizacyjnych: Paweł Oleszczuk, tel , , Niniejsze zaproszenie opublikowano również na stronie internetowej: 5