Polski Związek Motorowy Autotour sp. z o.o.

Transkrypt

1 SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA NA DOSTAWĘ OPROGRAMOWANIA KOMPUTEROWEGO Projekt dofinansowywany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Unii Europejskiej (działanie 8.2) Polski Związek Motorowy Autotour sp. z o.o. 1

2 1. INFORMACJE WPROWADZAJĄCE 1.1. Polski Związek Motorowy Autotour spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Górczewska 228F, zaprasza do składania ofert w postępowaniu prowadzonym w trybie konkursu ofert Przedmiotem postępowania jest zamówienie na dostawę oprogramowania w zakresie określonym w punkcie 2 SIWZ Postępowanie będzie prowadzone zgodnie z wytycznymi do Programu POIG Działanie 8.2 oraz niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia Użyte w Specyfikacji terminy mają następujące znaczenie: Zamawiający Polski Związek Motorowy Autotour spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Górczewska 228F. Postępowanie postępowanie prowadzone przez Zamawiającego na podstawie niniejszej Specyfikacji. SIWZ niniejsza Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. Zamówienie należy przez to rozumieć dostawę oprogramowania, którego przedmiot został w sposób szczegółowy opisany w punkcie 2 SIWZ. Wykonawca podmiot, który ubiega się o wykonanie Zamówienia, złoży ofertę na wykonanie Zamówienia albo zawrze z Zamawiającym umowę w sprawie wykonania Zamówienia Dane Zamawiającego: NIP: Dokładny adres do korespondencji: PZM Autotour sp. z o.o. ul. Górczewska 228F, Warszawa Tel.: Faks do korespondencji w sprawie Zamówienia: E- mail do korespondencji w sprawie Zamówienia: it@sospzmot.pl przedmiot zamówienia i procedura 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 2.1 Przedmiotem Zamówienia jest dostawa i instalacja niżej wymienionego oprogramowania komputerowego: Zadanie 1 Zakup i konfiguracja dedykowanych platform ERP / WEB ERP. Zadanie 2 Zakup i instalacja na platformach ERP / WEB ERP modułów: zarządzania zleceniami, obiegu dokumentów, obsługi sprzedaży/raportowania, zarządzania relacji z klientami. Zadanie 3 Zakup i instalacja modułów wymiany danych z systemami informatycznymi partnerów biznezowych. Zadanie 4 Zakup licencji na oprogramowanie zewnętrzne niezbędne do funkcjonowania systemu (serwer bazy danych, serwer aplikacji (jeżeli inny niż oparty o platformę Microsoft.NET), serwer WEB (jeżeli inny niż Microsoft IIS) Zadanie 5 Określenie specyfikacji sprzętu (serwerów, nośników danych, podstawowych i zapasowych) niezbędnych do funkcjonowania systemu przy minimalizacji ryzyka utraty danych lub ciągłości pracy Dokładny opis przedmiotu zamówienia zawiera SPECYFIKACJA FUNKCJONALNA zał. Nr 1 do SIWZ 2

3 2.2 W ramach Zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do: sprzedaży licencji na dostarczone oprogramowanie, z zastrzeżeniem wyłączności takiej licencji w odniesieniu do rozwiązań dedykowanych udzielenia nieograniczonej w czasie i co do zakresu zgody na ingerencję Zamawiającego w oprogramowanie umożliwiającą Zamawiającemu modyfikację kodu źródłowego (i ew. jego rekompilację) w przyszłości na własne potrzeby, bez prawa sublicencjonowania przez Zamawiającego całości lub fragmentów oryginalnego lub zmienionego oprogramowania sprzedaży doradztwa i usług eksperckich (w tym analiz przygotowawczych na poszczególnych etapach realizacji) zainstalowania i uruchomienia dostarczanego oprogramowania ; przekazania Zamawiającemu szczegółowych informacji dotyczących architektury dostarczonego oprogramowania i instrukcji jego obsługi, wraz z udokumentowaniem kodów źródłowych; 2.3 Wykonawca będzie odpowiedzialny względem Zamawiającego za to, że jest uprawniony do wprowadzenia do obrotu instalowanego oprogramowania oraz za to, że Zamawiający wskutek zawarcia umowy będzie upoważniony do korzystania w ramach prowadzonej działalności z wymienionej w umowie liczby licencji. 3. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA 3.1. Zamawiający przewiduje, że rozpoczęcie realizacji Zamówienia nastąpi Zamawiający wymaga, aby Zamówienie zostało wykonane do dnia Za dzień wydania oprogramowania Zamawiającemu uważać się będzie dzień, w którym oprogramowanie zostało dostarczone, zainstalowane i uruchomione przez Dostawcę, przy jednoczesnym przekazaniu niezbędnych informacji i instrukcji. 3.2 Miejscem wykonania Zamówienia (instalacji oprogramowania) jest siedziba firmy Zamawiającego 4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSÓB DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW 4.1 O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia; Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: wykonawców, którzy w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili szkodę nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które wykonawca nie ponosi odpowiedzialności; wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono; osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; spółki jawne, których wspólnika prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko 3

4 obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; spółki partnerskie, których partnera lub członka zarządu prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne, których komplementariusza prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; osoby prawne, których urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych; podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary; złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania; nie złożyli oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków; Zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawcę o wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 4.2 Zamawiający ustala następujące szczegółowe warunki udziału w Postępowaniu: W zakresie warunku wskazanego w punkcie wymagane jest posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia w zakresie dostaw, instalacji i uruchomienia oprogramowania komputerowego. Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w punkcie W zakresie warunku wskazanego w punkcie ocena spełnienia warunków szczegółowych nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w punkcie W zakresie warunku wskazanego w punkcie ocena spełnienia warunków szczegółowych nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów, o których mowa w punkcie OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY JAKIE POWINNI DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW OKREŚLONYCH W PUNKCIE W celu wykazania spełnienia warunków udziału w Postępowaniu, każdy z Wykonawców powinien przedłożyć następujące oświadczenia i dokumenty: Ofertę w ujednoliconej formie kwestionariusza, stanowiącego zał. nr 2 do SIWZ. Złożenie oferty jest równoznaczne z potwierdzeniem spełniania warunków określonych w pkt , i SIWZ Opis kwalifikacji oraz doświadczenia osób przewidzianych do wykonania Zamówienia Poświadczoną kopię aktualnego, nie starszego niż 3 miesiące odpisu z KRS lub innego właściwego rejestru Rachunek zysków i strat ze sprawozdania finansowego za 2010 r. lub w przypadku formy prawnej innej niż spółka kapitałowa inny stosowny dokument specyfikujący przychody i koszty Opcjonalnie referencje, prezentacje i inne materiały. 4

5 6. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW. 6.1 Wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje itp. (dalej, zbiorczo, Korespondencja ) Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie. 6.2 Zamawiający dopuszcza składanie Korespondencji za pomocą telefaksu (na numer wskazany w punkcie 1.5 SIWZ) lub drogą elektroniczną (na adres wskazany w punkcie 1.5 SIWZ). Korespondencję uważa się za złożoną w terminie, jeżeli jej treść dotarła do Zamawiającego przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona Dopuszcza się zadawanie pytań do treści niniejszej SIWZ drogą elektroniczną ( em) w trakcie przygotowywania oferty, do momentu jej złożenia. Zamawiający będzie odpowiadał na pytania w ciągu jednego dnia roboczego. 7. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI - Wojciech Marciniak, - Grzegorz Olichwierczuk W/w osoby dostępne są pod nr telefonu oraz adresem it@sospzmot.pl 8. WADIUM Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 9. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 9.1 Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, o którym mowa w punkcie 11.1 SIWZ. 10. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 10.1 Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w SIWZ i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, w formie elektronicznie wypełnionego i wydrukowanego kwestionariusza (zał. nr 2 do SIWZ). Wszystkie kartki oferty wraz z oświadczeniami powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę (osoby) uprawnioną do występowania w imieniu Oferenta (dalej Osoby Uprawnione ). Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez Osoby Uprawnione Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy powinny zostać przekazane w taki sposób, by Zamawiający mógł z łatwością określić zakres informacji objętych tajemnicą. Brak stosownego zastrzeżenia będzie traktowany jako jednoznaczny ze zgodą na włączenie całości przekazanych dokumentów i danych do dokumentacji Postępowania Ofertę należy przesłać listem poleconym lub przesyłką kurierską na adres Zamawiającego. Jednocześnie wersję elektroniczną kwestionariusza oferty (zał. nr 2 do SIWZ) należy przesłać pocztą elektroniczną na adres it@sospzmot.pl 10.7 Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają tej samej formy co jej złożenie Dopuszcza się skorzystanie przez Wykonawcę z usług podwykonawców w realizacji części Zamówienia. W takim przypadku należy opisać zakres podzlecenia oraz wymienić przedsiębiorstwo podwykonawcy w osobnym dokumencie dołączonym do oferty. Podwykonawca uczestniczy 5

6 bezpośrednio w konkursie ofert (w zakresie podzlecenia), składając Zamawiającemu identyczny zestaw dokumentów, co Wykonawca, pomijając kwestie wykraczające poza zakres podzlecenia. 11. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 11.1 Termin składania ofert upływa r o godz Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową czy kurierską. Kryterium terminu musi spełnić zarówno wersja papierowa jak i elektroniczna oferty Oferty w formie papierowej należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego i zaadresować: PZM Autotour sp. z o.o. ul Górczewska 228F Warszawa Z dopiskiem : Oferta na dostawę oprogramowania Ofertę w formie elektronicznej (kwestionariusz) należy przesłać na adres it@sospzmot.pl. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania należy skontaktować się telefonicznie z jedną z osób wymienionych w pkt. 7 SIWZ. 12. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT Przy wyborze oferty Zamawiający weźmie pod następujące kryteria (kolejność przypadkowa): Proponowane technologie informatyczne pod kątem ich wydajności i skalowalności w odniesieniu do potrzeb określonych w Specyfikacji Funkcjonalnej (zał. nr 1 do SIWZ), wymagań sprzętowych, łatwości konserwacji, wparcia producentów, perspektyw rozwoju, stopnia trudności wdrożenia pracowników Zamawiającego, łatwości prac integracyjnych z innymi systemami, wymagań sprzętowych Kondycja finansowa Wykonawcy Zasoby ludzkie Wykonawcy co do ich dostępności w okresie realizacji projektu oraz kwalifikacji zawodowych osób uczestniczących w projekcie Doświadczenie Wykonawcy Zaproponowane: metodologię i harmonogram prowadzenia projektu pod kątem zapewnienia stałego monitoringu ze strony Zamawiającego i możliwości wczesnego reagowania na nieprawidłowości oraz podejmowania skutecznych działań korygujących Wagę Zamówienia dla Wykonawcy (wobec skali innych równolegle realizowanych projektów i zadań) Oferowana cena, przy czym dopuszcza się zaoferowanie ceny (i jej składników) w formie przedziałów o rozpiętości nie przekraczającej 10% tzn. 2 C max C min C max + C min 10%. Ma to na celu ułatwienie Wykonawcom kalkulacji ceny w sytuacji, w której nie mają pewności co do szczegółowej interpretacji oczekiwań funkcjonalnych wobec pewnych elementów Zamówienia, a co za tym idzie: pracochłonności. Ostateczna cena zostanie wówczas uzgodniona z wybranym wykonawcą w toku negocjacji treści umowy. W każdym jednak przypadku, przy dokonywaniu wyboru oferowana cena konfrontowana będzie z proponowanym przez Wykonawcę harmonogramem i szacunkiem zasobów, co pozwoli wyeliminować wspomniany wyżej czynnik niepewności co do zakresu prac i umożliwi Zamawiającemu na określenie oczekiwanego kosztu Zamówienia w proporcji do zaangażowania (czas i zasoby ludzkie) Wykonawcy w proces jego wykonania. Podając cenę w formie przedziału wartości należy precyzyjnie wskazać, zmienność których założeń ma wpływ na cenę i w jaki sposób Koszt niezbędnych dodatkowych licencji i sprzętu Zamawiający przykłada jednakową wagę do kryteriów wymienionych w pkt

7 13. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH PO WYBORZE OFERTY Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie doręczone Wykonawcy w formie pisemnej (listem poleconym) oraz drogą elektroniczną. W zawiadomieniu o wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie i miejscu przystąpienia do negocjacji treści umowy. 14. GWARANCJA I INNE ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY 14.1 Wykonawca zobowiązany będzie do udzielenia gwarancji na oprogramowanie komputerowe. Minimalny okres gwarancji wynosi 1 rok. Szczegółowe warunki gwarancji zostaną określone w toku negocjacji treści umowy, w szczególności z uwzględnieniem wpływu ingerencji Zamawiającego w poszczególne składniki oprogramowania w okresie gwarancyjnym. 15. ZAŁĄCZNIKI Następujące załączniki stanowią integralną część SIWZ: Załącznik nr 1: Specyfikacja funkcjonalna Załącznik nr 2: Kwestionariusz ofertowy 7