Regulamin rekrutacji Wystawców na wydarzenie pn. Małopolskie Targi Innowacji 2015 realizowanego w ramach Małopolskiego Festiwalu Innowacji 2015

Transkrypt

1 Regulamin rekrutacji Wystawców na wydarzenie pn. Małopolskie Targi Innowacji 2015 realizowanego w ramach Małopolskiego Festiwalu Innowacji 2015 Lokalizacja: Województwo Małopolskie, Płyta Małego Rynku w Krakowie (część targowa) Termin: 27 maja 2015 roku Organizator: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego (UMWM), Departament Rozwoju Gospodarczego Celem niniejszego regulaminu jest dostarczenie Wystawcom informacji przydatnych na etapie przygotowania deklaracji uczestnictwa w Małopolskich Targach Innowacji 2015 (dalej: Targach) organizowanych w ramach projektu realizowanego przez Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego pn. Regionalny System Innowacji Województwa Małopolskiego. Projekt pilotażowy współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego. W związku z powyższym zaleca się, aby osoby reprezentujące instytucje i firmy, zainteresowane udziałem w Targach w ramach ww. projektu na bieżąco zapoznawały się z informacjami zamieszczanymi na stronie I. Uczestnicy projektu w charakterze Wystawcy. 1. Wsparciem zgodnie z niniejszym Regulaminem zostaną objęte: a) Instytucje Naukowo Badawcze; b) Uczelnie; c) Mikro oraz małe i średnie przedsiębiorstwa będące zarejestrowane na terenie Województwa Małopolskiego (Firmy Innowacyjne; Instytucje i firmy zajmujące się komercyjnie transferem technologii, innowacji wiedzy oraz firmy pośredniczące w tych działaniach) wpisujące się profilem swojego działania w dziedziny kluczowe dla specjalizacji regionalnej (wskazane w Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Małopolskiego na lata wacji.aspx) tj: Nauki o życiu (life sciences), Energia zrównoważona, Technologie informacyjne i komunikacyjne, Chemia, Produkcja metali i wyrobów metalowych oraz wyrobów z mineralnych surowców niemetalicznych, Elektrotechnika i przemysł maszynowy, Przemysły kreatywne i czasu wolnego. d) Centra Transferu Technologii; e) Spółki zarządzające parkami technologicznymi; f) Instytucje typu non profit powołane statutowo do wspierania innowacji; g) Instytucje Otoczenia Biznesu. 2. Na Targi planuje się zaprosić m.in. firmy i instytucje. Firmy wskazane w ppkt 1, lit. c stanowią 30 z 50 Wystawców, którzy zostaną objęci pomocą publiczną, w tym 10 1 stanowić będą mikroprzedsiębiorstwa, a 20 2 małe i średnie przedsiębiorstwa. 1 Wśród 10 mikroprzedsiębiorstw 1 stoisko wystawiennicze otrzyma laureat konkursu Innovator Małopolski 2014 tj. firma ZAPA Sp. z o. o. pod warunkiem akceptacji niniejszego Regulaminu i dostarczenia wymaganych załączników, o których mowa w pkt. II ppkt Wśród 20 małych i średnich przedsiębiorstw 2 stosika wystawiennicze otrzymają laureaci konkursu Innovator Małopolski 2014 tj. firmy: K&K Recykling System Paweł Kuta oraz ASTOR SP. z o. o. pod warunkiem akceptacji niniejszego Regulaminu i dostarczenia wymaganych załączników, o których mowa w pkt. II ppkt Strona 1 z 6

2 3. W ramach przedmiotowego wydarzenia przewidziano pomoc de minimis w przypadku której nie jest wymagany wkład prywatny. Pomoc de minimis dotyczyć będzie przygotowania i organizacji Targów w tym wynajmu powierzchni wystawienniczej w 100% stanowiącej wydatki kwalifikowalne. 4. Wystawca, jeśli przepisy tego wymagają otrzyma zaświadczenie o udzielonej pomocy de minimis. Momentem udzielenia pomocy jest dzień wydarzenia tj. 27 maja 2015 roku. 5. Rozpoczęcie udziału wystawcy w projekcie liczone jest od dnia zakwalifikowania się go do grona wystawców Małopolskich Targów Innowacji Adres składania deklaracji uczestnictwa wraz z załącznikami: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament Rozwoju Gospodarczego ul. Racławicka 56, pok. 352 (sekretariat) Kraków II. Proces rekrutacji i wyboru wystawców Mikro i MŚP. 1. Potencjalny Wystawca jest zobowiązany złożyć w wersji papierowej: podpisaną deklarację uczestnictwa dla MŚP (Załącznik nr 1), oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych (Załącznik nr 2), Formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis (Załącznik nr 3), oświadczenie dotyczące pomocy de minimis (Załącznik nr 6). Potencjalny wystawca Mikro i MSP zobowiązany jest także złożyć aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wydruk Informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu Z REJESTRU PRZEDSIĘBIORCÓW pobrany na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym/aktualne Zaświadczenie o Wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej lub wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej. Informację do katalogu wystawców (Załącznik nr 4) prosimy przesyłać wyłącznie drogą elektroniczną na adres: Jacek.Mlynarz@umwm.pl w terminie podanym w pkt 2. (poniżej). 2. Rekrutacja będzie miała charakter zamknięty. Wybór wystawców nastąpi na podstawie podpisanych ww. Załączników do Regulaminu (1, 2, 3, 6), dostarczonych osobiście lub za pośrednictwem poczty lub kuriera w okresie od dnia r. do dnia r. włącznie, w godzinach 8:00 16:00 na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament Rozwoju Gospodarczego ul. Racławicka 56, pok. 352 (sekretariat) Kraków Załącznik nr 4 nie jest brany pod uwagę przy ocenie formalnej i merytorycznej. 3. Wszelkie pola dokumentów aplikacyjnych (załączników nr 1-3) muszą zostać wypełnione, a same dokumenty dostarczone w komplecie, w wersji papierowej. Niekompletne dokumenty aplikacyjne (brak któregokolwiek z wymienionych załączników, niewypełnione pola w załącznikach albo brak dokumentów wskazanych w pkt II.1.) skutkowały będą odrzuceniem deklaracji uczestnictwa na etapie oceny formalnej. Strona 2 z 6

3 4. Weryfikacja kwalifikowalności Wystawców nastąpi przez komisję w składzie: Dyrektor Departamentu Rozwoju Gospodarczego lub Z-ca Dyrektora Departamentu Rozwoju Gospodarczego, Kierownik projektu systemowego pn. Regionalny System Innowacji Województwa Małopolskiego. Projekt pilotażowy oraz 2 pracowników Biura Monitorowania i Zarządzania RSI w UMWM. Dostarczone ww. załączniki będą oceniane przez każdego Członka komisji pod względem formalnym (kryterium 0-1; spełnia/nie spełnia) jak i merytorycznym (opis innowacji i rodzaj prezentowanych eksponatów na stoisku oraz wpisywanie się profilem swojego działania w dziedziny kluczowe dla specjalizacji regionalnej, wskazane na str. 1 niniejszego Regulaminu; punktacja 0-10 pkt.). 5. Lista 30 wystawców spełniających kryteria rekrutacji utworzona wg największej ilości uzyskanych punktów, z uwzględnieniem zapisów w pkt. II ppkt 4 zostanie zamieszczona na stronie w terminie 5 dni roboczych 3 od dnia zakończenia terminu naboru. Ponadto informacja o wynikach rekrutacji zostanie przekazana drogą mailową na adres podany w załącznikach, o których mowa w ppkt W przypadku wielu zgłoszeń przewiduje się utworzenie listy rezerwowej wystawców, z zastrzeżeniem, że organizator może tym wystawcom nie zapewnić informacji w katalogu, o którym mowa w pkt. IV ppkt Organizator z przyczyn od niego niezależnych zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu rekrutacji z klauzulą, iż wystawcy wyłonieni po terminie, o którym mowa w ppkt 2 mogą nie mieć informacji w katalogu, o którym mowa w pkt IV ppkt Proces rekrutacji uwzględnia zasadę równości szans, w tym równości płci w taki sposób, że wystawcy zainteresowani tematyką Targów mogą uczestniczyć w ww. przedsięwzięciach bez względu na wiek, płeć i posiadane doświadczenie zawodowe. III. Proces rekrutacji i wyboru Wystawców instytucjonalnych. 1. Rekrutacja będzie miała charakter zamknięty. Dobór Wystawców instytucjonalnych leży w gestii Organizatora wydarzenia. 2. Zaproszone przez Organizatora instytucje, które wyraziły zainteresowanie uczestnictwem w wydarzeniu, zobligowane są do dostarczenia osobiście lub za pośrednictwem poczty lub kuriera deklaracji uczestnictwa (Załącznik nr 5) oraz oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych (Załącznik nr 2). Informację do katalogu wystawców (Załącznik nr 4) prosimy przesyłać wyłącznie drogą elektroniczną na adres: Jacek.Mlynarz@umwm.pl. Dokumenty aplikacyjne należy składać w okresie od dnia r. do dnia r. włącznie, w godzinach 8:00 16:00 na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament Rozwoju Gospodarczego ul. Racławicka 56, pok. 352 (sekretariat) Kraków 3. Wszelkie pola w deklaracji uczestnictwa oraz wymaganych załącznikach muszą być wypełnione oraz dostarczone w komplecie. 4. Lista 20 wystawców spełniających kryteria formalne rekrutacji zostanie zamieszczona na stronie w terminie 5 dni roboczych od dnia zakończenia terminu 3 W przypadku wielu zgłoszeń organizator zastrzega sobie możliwość wydłużenia weryfikacji nadesłanych Załączników do Regulaminu do 10 dni roboczych od dnia zakończenia terminu naboru. Strona 3 z 6

4 naboru. Ponadto informacja o wynikach rekrutacji zostanie przekazana drogą mailową na adres podany w załącznikach, o których mowa w ppkt Organizator z przyczyn od niego niezależnych zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu rekrutacji z klauzulą, iż wystawcy wyłonieni po terminie, o którym mowa w ppkt 2 mogą nie mieć informacji w katalogu, o którym mowa w pkt. IV ppkt.4. IV. Obowiązki i prawa organizatora i wystawcy. Organizator zapewnia przygotowanie i rozstawienie namiotu wystawienniczego (na podeście zapewniającym równe podłoże, wyłożonego na całej powierzchni wykładziną) wyposażonego w system ogrzewania (włączanego gdy temp. zewnętrzna obniży się poniżej 18 st. C (część targowa i cateringowa)), na płycie Małego Rynku w Krakowie, służącego jako pomieszczenie dla przeprowadzenia Małopolskich Targów Innowacji 2015, na następujących zasadach: 1. Organizator zapewnia stoisko o powierzchni 6 m 2 w namiocie wystawienniczym na płycie Małego Rynku w Krakowie, wykonane w systemie zabudowy aluminiowej z wypełnieniem. Minimalne wyposażenie techniczne stoiska z logiem i pełną nazwą wystawcy: podłączenie prądu 230 V 3 gniazdka elektryczne, stolik - 1 szt., krzesło - 3 szt., oświetlenie stoiska (min. 3 punkty świetlne), wykładzina dywanowa, półka na foldery reklamowe - systemowa, szafka zamykana na klucz - systemowa, lada systemowa, powierzchnia każdego boksu zostanie wyklejona folią kolorową (ok. 30% powierzchni) - o kolorze decyduje Organizator. Ponadto na 50% stoisk zostanie zainstalowany panel z grafiką projektu zaprojektowaną dla wydarzenia, na pozostałych 50% stoisk zainstalowany będzie panel z logo projektu pn. Regionalny System Innowacji Województwa Małopolskiego. Projekt pilotażowy, oznaczeniem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i flagą UE oraz napisem: Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Organizator zapewnia bezpłatny dostęp do internetu dla każdego Wystawcy. 3. Organizator zapewnia wystawcom catering; dostęp do zaplecza sanitarnego; sprzątanie przed wydarzeniem i po jego zakończeniu; dozór i ochronę w czasie wyposażania stoisk i imprezy, wjazd samochodem na płytę Małego Rynku celem wywozu wyposażenia stoiska po zakończeniu przedmiotowego wydarzenia, a zainstalowanego na potrzeby Targów. 4. Organizator zapewnia promocję wydarzenia w tym wystawców m.in. poprzez wydanie katalogu konferencyjno-targowego prezentującego wystawców Małopolskich Targów Innowacji Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zniszczenie lub zaginięcie rzeczy należących do Wystawcy lub osób trzecich. 6. Wystawca dla którego wyposażenie stoiska, o którym mowa w ppkt 1 jest niewystarczające ma możliwość, na podstawie indywidualnych ustaleń z Wykonawcą wydarzenia (firmą wyłonioną w ramach zamówienia publicznego przygotowującą Małopolskie Targi Innowacji 2015 na zlecenie organizatora) doposażyć stoisko o interesujące go elementy lub parametry techniczne (np. dodatkowy pobór prądu). Organizator nie uczestniczy w ustaleniach i nie ponosi odpowiedzialności za ich realizację. 7. Wystawca zobowiązuje się wyznaczyć od 1 do 3 osób reprezentujących go na stoisku wystawienniczym w godzinach wyznaczonych przez organizatora tj. od godz do godz.18.00, a ustaloną liczbę wskazać w dokumentach aplikacyjnych wydarzenia. Strona 4 z 6

5 8. Wystawca zobowiązany jest do umieszczenia na swoich stronach internetowych, w newsletterach, w wydawanych gazetkach i biuletynach, informacji zapowiadającej Małopolskie Targi Innowacji 2015 na co najmniej tydzień przed wydarzeniem oraz relacji z Targów do trzech dni po zakończeniu wydarzenia. Każda wiadomość o Małopolskich Targach Innowacji 2015 powinna zawierać informację, że organizatorem Targów jest Województwo Małopolskie, Targi są współfinansowane ze środków UE w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz link do strony Małopolskich Targów Innowacji 2015, której adres zostanie podany przez Organizatora. W informacjach, w których jest możliwość zamieszczenia zdjęć/grafik powinna zostać umieszczona grafika promująca wydarzenie dostarczona przez Organizatora. 9. Wystawca w miarę możliwości poinformuje (zaprosi) swoich partnerów, kontrahentów/ studentów i współpracowników na Małopolskie Targi Innowacji 2015 (poinformuje o dacie, miejscu oraz o Województwie Małopolskim jako organizatorze Targów). 10. Organizator będzie informować wszystkich Wystawców drogą mailową o pojawiających się artykułach, wiadomościach na temat Małopolskich Targów Innowacji 2015 i ich Wystawców. 11. Wystawca oświadcza, że wyposażenie i wszelkie ruchomości wnoszone przez niego na teren namiotu wystawienniczego i będące w jego użytkowaniu w dniu wydarzenia, nie będą umieszczane w ciągach komunikacyjnych, ani nie będą utrudniać lub uniemożliwiać bezpiecznego poruszania się odwiedzających namiot wystawienniczy. 12. Wystawca jako uczestnik Małopolskich Targów Innowacji 2015 oświadcza, że sprzęt wnoszony przez niego na teren części wystawienniczej i będący przedmiotem prezentacji nie stanowi zagrożenia dla zdrowia i życia pozostałych uczestników wydarzenia targowego oraz, że ponosi pełną odpowiedzialność za jego dozór podczas trwania imprezy. 13. Wystawca przyjmuje do wiadomości, że na terenie powierzchni wystawienniczej obowiązuje zakaz palenia tytoniu, używania otwartego ognia, używania grzejników i kuchenek gazowych, korzystania z prowizorycznej instalacji elektrycznej, pozostawiania bez dozoru urządzeń elektrycznych włączonych do sieci, nieprzystosowanych do ciągłej eksploatacji. 14. Wystawca zobowiązuje się do opróżnienia stoiska wystawienniczego do godziny w dniu 27 maja 2015 r. po zakończeniu wydarzenia targowego. 15. Wystawca, za stwierdzone po zakończeniu Małopolskich Targów Innowacji 2015 braki w wyposażeniu udostępnionego stoiska wystawowego lub jego uszkodzeniu, może zostać zobowiązany do zapłacenia Wykonawcy, o którym mowa w ppkt. 7 kwotę stanowiącą równowartość aktualnej ceny rynkowej zaginionego lub uszkodzonego wyposażenia lub kosztów doprowadzenia go do stanu pierwotnego. Kwestie roszczeniowe będą regulowane bezpośrednio między Wystawcą konkretnego boksu wystawowego, a Wykonawcą. 16. Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania poleceń porządkowych Organizatora. 17. W przypadku gdy Wystawca, który złożył kompletne, wymagane Regulaminem dokumenty w terminie wskazanym przez Organizatora oraz został zakwalifikowany do udziału w Małopolskich Targach Innowacji w dniu 27 maja 2015 r., a nie może wziąć w nich udziału w terminie przewidzianym w Regulaminie, ma obowiązek Strona 5 z 6

6 poinformowania o tym fakcie Organizatora minimum 2 tygodnie przed wydarzeniem. Rezygnacja Wystawcy z wzięcia udziału w wydarzeniu wiąże się z brakiem reklamy w katalogu o którym mowa w pkt IV, ppkt Pytania związane z niniejszym regulaminem oraz wydarzeniem pn. Małopolskie Targi Innowacji 2015 proszę kierować na adres mailowy imalopolska@umwm.pl lub nr tel Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego regulaminu. Ewentualne zmiany zostaną niezwłocznie zamieszczone na stronie Kraków, dnia r. Strona 6 z 6