Zarządzenie Nr 11 Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie z dnia 19 marca 2012r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 11 Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie z dnia 19 marca 2012r. w sprawie zasad obowiązujących przy realizacji w Szkole Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie projektów współfinansowanych z programów strukturalnych, nie objętych programami wspólnotowymi Działając w oparciu 67 ust. 2 pkt. 6) Statutu Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie wprowadzam następujące zasady postępowania obowiązujące przy realizacji projektów współfinansowanych z programów strukturalnych, nieobjętych programami wspólnotowymi oraz procedury określające tryb postępowania na etapie aplikacji, podpisania umowy i realizacji projektów: I. Zasady ogólne 1 Jeżeli w treści zarządzenia i załącznikach należy przez to rozumieć: jest wymieniony: Adresat umowy Podmiot wskazany w treści umowy o dofinansowanie jako osoba odpowiedzialna za kontakt z Instytucją Finansującą Autor Projektu Pracownik SGGW wnioskujący o przygotowanie projektu w SGGW Beneficjent Instytucja otrzymująca dofinansowanie, w przypadku niniejszego zarządzenia Uczelnia BSO Biuro Spraw Osobowych SGGW COBiS Centrum Organizacji Badań i Szkoleń SGGW Instytucja Finansująca Instytucja ogłaszająca konkurs (IOK), finansująca i nadzorująca realizację oraz rozliczenie projektu Instytucja Koordynująca Jednostka odpowiedzialna za realizację całego projektu, występująca w charakterze strony w umowie z instytucją przyznającą środki Jednostka Jednostki międzywydziałowe, jednostki organizacyjna SGGW pozawydziałowe, jednostki ogólnouczelniane, zakłady doświadczalne, inne jednostki realizujące projekt za zgodą Rektora lub Prorektora właściwego ds. funduszy strukturalnych Podstawowa jednostka organizacyjna Wydział SGGW Kierownik Projektu/Koordynator Projektu w SGGW Osobę powołaną przez Rektora do kierowania realizacją i rozliczeniem projektu, na pisemny wniosek Autora Projektu, po akceptacji Dziekanów i Kierowników jednostek zaangażowanych w projekt oraz po uzyskaniu zgody Prorektora właściwego ds. funduszy 1

2 strukturalnych i Kanclerza Koszty kwalifikowane Koszty, których poniesienie jest merytorycznie uzasadnione i które spełniają kryteria zasadności określone przez przepisy krajowe, wspólnotowe, wytyczne programowe i inne dodatkowe ustanowione przez instytucje zarządzające, pośredniczące i wdrażające Kwestura Dział Finansowy, Dział Kosztów i Analiz, Dział Ewidencji Majątku, Dział Księgowości, Dział Płac i Stypendiów w Kwesturze SGGW Okres realizacji Projektu Okres wskazany w umowie o dofinansowanie projektu Pełnomocnictwo Pełnomocnictwo Rektora udzielone Kierownikowi Projektu/Koordynatorowi Projektu w SGGW Prefinansowanie Przejściowe sfinansowanie całości lub części wydatków na realizację Projektu ze środków własnych Uczelni lub pozyskanych przez nią środków zewnętrznych, wynikające z zasady okresowej refundacji poniesionych wydatków, obowiązującej w ramach niektórych programów strukturalnych Program strukturalny Wszelkie programy finansowane z funduszy: Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR), Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS), Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW), Europejskiego Funduszu Rybackiego (EFR), Funduszu Spójności (FS) i Norweskiego Mechanizmu Finansowego i Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), Szwajcarsko polskiego Programu Współpracy w celu zmniejszenia różnic społeczno-gospodarczych w obrębie rozszerzonej Unii Europejskiej Programy wspólnotowe Wszelkie środki pochodzące z programów, do których Polska wpłaciła składki. Znajdują się wśród nich m.in. takie programy jak LLL-Life Long Learning, Leonardo da Vinci, Cost, Eureka, Tempus, Programy Ramowe (7PR) Projekt Przedsięwzięcie Uczelni współfinansowane z funduszy programów, realizowane w oparciu o umowę zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniach, dokumentach programowych oraz instrukcjach właściwych organów Unii Europejskiej i instytucji krajowych odpowiedzialnych za ich wdrażanie, w tym projekt partnerski Projekt partnerski Wspólny projekt Uczelni i innych podmiotów 2

3 prawnych tworzących partnerstwo powołane w celu opracowania i realizacji projektu, zgłaszanego do finansowania w ramach programów strukturalnych Rejestr formularzy zgłoszenia projektu Prowadzony w COBiS rejestr formularzy zgłoszenia do konkursu projektów w programach strukturalnych Rejestr projektów finansowanych Rejestr umów o dofinansowanie projektów w programach strukturalnych w programach strukturalnych Rejestr wniosków o dofinansowanie Rejestr składanych wniosków o dofinansowanie SGGW, Uczelnia Szkołę Główną Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie Środki własne SGGW Środki którymi dysponuje Uczelnia, które mogą zostać przeznaczone m.in. na pokrycie kosztów niekwalifikowanych projektu Wkład własny Określoną w umowie o dofinansowanie projektu część nakładów rzeczowo finansowych ponoszonych przez Uczelnię na jego realizację, pochodzącą ze środków własnych lub z pozyskanych przez nią środków zewnętrznych niepochodzących z programów strukturalnych Wnioskodawca Szkołę Główną Gospodarstwa Wiejskiego, reprezentowaną przez Rektora lub Prorektora właściwego ds. funduszy strukturalnych Zespół Projektowy Grupę osób powołanych przez Rektora w celu realizacji projektu i należytego nim zarządzania, na pisemny wniosek Autora Projektu, po akceptacji Dziekanów i Kierowników jednostek zaangażowanych w projekt oraz po uzyskaniu zgody Prorektora właściwego ds. funduszy strukturalnych i Kanclerza 2 1. Umowy i wszelkie dokumenty dotyczące projektów w programach strukturalnych w imieniu SGGW, (jako Wnioskodawcy) podpisuje Rektor lub Prorektor właściwy ds. funduszy strukturalnych. 2. Rektor powierza Prorektorowi właściwemu ds. funduszy strukturalnych nadzór nad wykonywaniem czynności związanych z projektami w programach strukturalnych oraz podpisywanie wniosków projektowych i umów na dofinansowanie z tych programów. 3. Dziekan Wydziału sprawuje kontrolę nad realizacją projektu na Wydziale. 3 Tryb postępowania na etapie aplikacji, podpisania umowy i realizacji projektów, określa procedura stanowiąca załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 3

4 4 1. Pracownicy COBiS wspierają Autora Projektu w zakresie przygotowania projektu dofinansowywanego z programów strukturalnych wskazując właściwe źródła informacji, przekazując niezbędne druki, kopie dokumentów itp. oraz ułatwiając kontakty z instytucjami oraz z osobami, które właściwymi informacjami dysponują. 2. Zakres wsparcia jest każdorazowo ustalany z Autorem projektu i może w szczególności obejmować przygotowanie wniosku o dofinansowanie zgodnie z kryteriami formalnymi obowiązującymi dla danego konkursu. II. Formularz zgłoszeniowy do projektu 5 1. Przed przystąpieniem do przygotowania projektu realizowanego przez jednostki organizacyjne SGGW należy uzyskać zgodę Rektora lub Prorektora właściwego ds. funduszy strukturalnych na ich wykonywanie. W tym celu Autor projektu występuje z Formularzem zgłoszeniowym do projektu załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia, w którym Kierownik Katedry oraz Dziekan Wydziału (w przypadku projektów realizowanych przez podstawową jednostkę organizacyjną SGGW) lub w innych jednostkach - Dyrektor lub Kierownik (w przypadku projektów realizowanych przez jednostkę organizacyjną SGGW nie będącą podstawową jednostką organizacyjną) wyrażają zgodę na realizację tego projektu. 2. Przed podpisaniem formularza przez Rektora lub Prorektora właściwego ds. funduszy strukturalnych należy go przesłać do COBiS w formie elektronicznej celem wstępnej weryfikacji (na adres wskazany na stronie internetowej COBiS). 3. Zaakceptowany przez wymienione podmioty formularz należy przedłożyć do zatwierdzenia Rektorowi lub Prorektorowi właściwemu ds. funduszy strukturalnych za pośrednictwem COBiS. 4. Wpis do rejestru formularzy następuje w momencie przedłożenia przez Autora projektu podpisanego formularza zgłoszeniowego. III. Formularz zgłoszeniowy do projektów partnerskich 6 1. W przypadku konieczności złożenia Listu Intencyjnego wyrażającego chęć współpracy w projekcie dofinansowywanym z programów strukturalnych, przed przystąpieniem do współpracy należy uzyskać pisemną zgodę Rektora lub Prorektora właściwego ds. funduszy strukturalnych. W tym celu Autor projektu występuje z Formularzem zgłoszeniowym załącznik nr 2, w którym Kierownik Katedry oraz Dziekan Wydziału (a w jednostkach organizacyjnych nie będących podstawową jednostką organizacyjną - Dyrektor lub Kierownik jednostki) wyrażają pisemną zgodę (wraz z odciśnięciem pieczęci imiennej) na przystąpienie do realizacji tego projektu w charakterze partnera. 2. Przed podpisaniem formularza należy go przesłać do COBiS w formie elektronicznej celem wstępnej weryfikacji. 3. Egzemplarze dokumentów przekazywanych na zewnątrz powinny zawierać podpisy osób wymienionych w tych dokumentach. 4

5 4. Zaakceptowany przez wymienione podmioty formularz należy przedłożyć do zatwierdzenia Rektorowi lub Prorektorowi właściwemu ds. funduszy strukturalnych za pośrednictwem COBiS. 7 W przypadku, gdy projekt ma być realizowany w konsorcjum wyłonienie partnerów musi nastąpić na gruncie obowiązującego prawa oraz zasad wewnętrznych, a także w zgodności z wytycznymi dokumentacji konkursowej. IV. Uchwała Senatu 8 1. W przypadku projektów, w których wymagane jest potwierdzenie przez organ kolegialny Beneficjenta dysponowania i przeznaczenia środków finansowych wystarczających do zapewnienia płynności finansowej Projektu, decyzję w sprawie przygotowania projektu podejmuje Senat SGGW. 2. Wymóg potwierdzenia przez organ kolegialny może w szczególności wynikać z wielkości dofinansowania określonej w Projekcie. 3. Senat na wniosek Rektora lub Prorektora właściwego ds. funduszy strukturalnych, po wcześniejszym uzyskaniu pisemnych opinii: Zespołu Radców Prawnych SGGW oraz Senackiej Komisji ds. finansowych, podejmuje uchwałę intencyjną w sprawie przystąpienia do przygotowania i realizacji projektu określającą wysokość kwoty, o którą Autor Projektu wnioskuje i ewentualnego wymaganego wkładu własnego SGGW. V. Wniosek o dofinansowanie 9 W przypadku, gdy wymagają tego przepisy wewnętrzne Uczelni, Autor projektu przygotowuje, zgodnie z zasadami i procedurami obowiązującymi na Uczelni, projekt uchwały Senatu SGGW lub Zarządzenia Rektora, mające za przedmiot podjęcie przygotowania i realizacji projektu oraz zgłoszenie wniosku o dofinansowanie Przed złożeniem wniosku o dofinansowanie z programów strukturalnych i podobnych, Autor projektu zobowiązany jest do: a) przygotowania merytorycznego wniosku (informacje dotyczące materiałów źródłowych określających wymagania formalne oraz formularze można uzyskać w COBiS), b) złożenia w sekretariacie COBiS listy załączników dotyczących zagadnień finansowoprawnych SGGW, niezbędnych do złożenia wniosku (w celu ich pozyskania przez COBiS), c) oszacowania ryzyka realizacji projektu zgodnie z polityką zarządzania ryzykiem obowiązującą w SGGW, d) przedłożenia wniosku do COBiS w celu weryfikacji formalnej (COBiS dokonuje potwierdzenia przez imienne parafowanie ze wskazaniem daty), 5

6 e) sporządzenia i przedłożenia w Kwesturze części projektu zawierającej kalkulację kosztów obejmującą wszystkie źródła finansowania (uwzględniającą zasady obowiązujące w Uczelni, w tym terminy wypłat, terminy odprowadzania składek i podatków, terminy sporządzania dokumentów i ewidencjonowania), celem dokonania wstępnej kontroli rachunkowej. Kwestura dokonuje potwierdzenia przez imienne parafowanie ze wskazaniem daty. Wzór informacji o źródłach finansowania, jeśli nie jest określony przez wytyczne dokumentacji konkursowej, stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia, f) przedłożenia w COBiS pełnych dokumentów aplikacyjnych razem z potwierdzoną wstępną kontrolą rachunkową przez Kwesturę, obejmującą wszystkie źródła finansowania, harmonogramem oraz przewidywanymi formami zatrudnienia wykonawców projektu (zgodnych z obowiązującymi w tym zakresie przepisami), które będą utworzone w ramach projektu, celem zweryfikowania pod względem formalnym i zgodności z dokumentacją konkursową. VI. Przygotowanie budżetu projektu we wniosku o dofinansowanie 11 Wniosek o dofinansowanie musi uwzględniać koszty, według ustalonych wytycznych dla katalogu kosztów kwalifikowanych danego konkursu, z uwzględnieniem zasady, że uznanie za koszt kwalifikowany jest często zależne od właściwego ustalenia terminu powstania kosztu lub dokumentowania. Szczególną uwagę należy zwrócić na koszty: a) obsługi administracyjnej, księgowej i kadrowej, b) usług audytorskich (w projektach, w których audyt jest wymagany), c) związanych z ustanowieniem form stanowiących zabezpieczenie realizacji projektu (w projektach, gdzie jest ono wymagane), d) otwarcia i prowadzenia rachunku bankowego niezbędnego dla projektu, e) eksploatacji lub najmu pomieszczeń, w których realizowany jest projekt (w projektach, dla których określenie tego kosztu jest możliwe, zgodnie z zasadami określonymi w 12 i 24 niniejszego zarządzenia), f) wyposażenia i środków trwałych Uczelni wykorzystanych do projektu, g) a także wszystkich innych niezbędnych kosztów (w tym wynagrodzeń, materiałów i usług, zgodnych z obowiązującymi w tym zakresie przepisami) Z chwilą przystąpienia do budżetowania projektu Autor Projektu dokonuje kalkulacji kosztów wykorzystania pomieszczeń SGGW dla celów projektu. Kalkulacja kosztów następuje na podstawie załącznika nr 4 do niniejszego zarządzenia, określającego metodykę rozliczania dziennego kosztu użytkowania 1 m 2 budynków na terenie Kampusu SGGW. 2. Dzienny koszt 1 m 2, zawarty w załączniku nr 4, obowiązuje do chwili zaktualizowania informacji za rok poprzedni, jednakże najdalej do końca miesiąca następującego po I kwartale roku następnego, i będzie podlegał corocznej aktualizacji przez Sekcję Planowania i Analiz w formie pisma okólnego (załącznik nr 4, obowiązuje do 30 kwietnia 2012 roku i stanowi wzór do opracowania corocznego pisma okólnego). 3. W przypadku, gdy projekt przewiduje rozliczanie mediów po kosztach rzeczywistych, nie mogą one być wliczane do kosztów projektu przez Kierownika/Koordynatora Projektu, z uwagi na brak systemu pomiarowego. 6

7 4. Autor Projektu ma obowiązek dokonać oceny zgodności załącznika nr 4 z postanowieniami programu oraz wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków mającymi zastosowanie do realizacji projektu. 5. W przypadku, gdy metodyka nie jest zgodna z postanowieniami programu oraz wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków mającymi zastosowanie do realizacji projektu, Autor Projektu składa w COBiS celem zaopiniowania pisemne uzasadnienie odstąpienia od kalkulacji kosztów na podstawie metodyki zawartej w załączniku nr 4 oraz propozycję metodyki umożliwiającej kalkulację kosztów w projekcie. 6. COBiS przedstawia Kierownikowi projektu pisemną opinię na temat możliwości zastosowania metodyki w danym projekcie, uwzględniając w szczególności zasady programu operacyjnego oraz wytyczne kwalifikowalności wydatków w projekcie. 7. Autor Projektu przedstawia Dyrektorowi Ekonomicznemu zaopiniowaną przez COBiS propozycję metodyki obliczania kosztów pośrednich. Dyrektor Ekonomiczny podejmuje decyzję w sprawie zatwierdzenia lub odmowy zatwierdzenia metodyki. Zatwierdzona przez Dyrektora Ekonomicznego metodyka jest podstawą do rozliczania kosztów pośrednich w projekcie. VII. Złożenie wniosku o dofinansowanie do podpisu Autor projektu przygotowuje wniosek o dofinansowanie w liczbie egzemplarzy określonej w dokumentacji projektowej plus jeden egzemplarz dla SGGW. 2. Pracownik COBiS ewidencjonuje wniosek o dofinansowanie we właściwym rejestrze i potwierdza ten fakt przez podpisanie go ze wskazaniem daty (i odciśnięcie pieczęci imiennej) oraz sprawdza wniosek pod kątem poprawności formalnej. 3. Egzemplarz wniosku o dofinansowanie pozostający w SGGW, zatwierdzają przez podpisanie i odciśnięcie pieczęci imiennej z podaniem daty w kolejności: a) Autor projektu (kontrola zgodności merytorycznej i formalnej wniosku z zasadami konkursu), b) Kierownik Katedry (zgoda na realizację projektu w ramach Katedry w przypadku projektów realizowanych przez podstawową jednostkę organizacyjną SGGW, c) Dziekan Wydziału, na którym realizowany będzie projekt, (zgoda na realizację projektu wraz z wynikającymi z tego konsekwencjami dla Wydziału lub Uczelni), a w jednostkach organizacyjnych SGGW nie będących podstawowymi jednostkami organizacyjnymi SGGW Dyrektor lub Kierownik jednostki, (zgoda na realizację projektu wraz z wynikającymi z tego konsekwencjami dla jednostki), d) Kwestor (kontrola wstępna), e) podpisuje Dyrektor COBiS (kontrola zgodności projektu z niniejszym Zarządzeniem i procedurą). 4. Dokonanie czynności kontrolnej przez wymienione podmioty należy potwierdzić podpisem i imienną pieczęcią na egzemplarzach pozostających w Uczelni. Egzemplarze przekazywane na zewnątrz powinny zawierać podpisy osób wymienionych w dokumentach konkursowych. 5. COBiS przekazuje wniosek o dofinansowanie do osoby lub osób wskazanych w dokumentacji konkursowej celem podpisania. 6. Gdy wymagają tego wytyczne do programu i konkursu, wszystkie dokumenty potwierdza za zgodność z oryginałem Rektor lub osoba przez niego upoważniona lub Prorektor właściwy ds. funduszy strukturalnych lub Notariusz. 7

8 7. Autor projektu dostarcza podpisany wniosek do instytucji wskazanej w dokumentach konkursowych (projekty koordynowane przez SGGW) lub do Koordynatora oraz uzyskuje potwierdzenie złożenia na egzemplarzu opatrzonym podpisami. Jedną kopię podpisanego formularza wniosku o dofinansowanie z potwierdzeniem złożenia przekazuje do COBiS. VIII. Decyzja w sprawie przyjęcia wniosku do realizacji lub jego odrzucenia Adresat decyzji (negatywnej lub pozytywnej) w SGGW dotyczącej przyjęcia wniosku do realizacji bądź jego odrzucenia przekazuje kopię decyzji do COBiS w ciągu dwóch dni roboczych po otrzymaniu decyzji. 2. Wszelkie uzupełnienia wniosku o dofinansowanie po wcześniejszym zaakceptowaniu przez Kierownika Katedry i Dziekana Wydziału (dotyczy projektów prowadzonych przez podstawową jednostkę organizacyjną SGGW) lub odpowiednio Dyrektora lub Kierownika jednostki (dotyczy projektów prowadzonych przez jednostkę organizacyjną nie będącą podstawową jednostką organizacyjną SGGW) poprzez złożenie podpisu, odciśniecie imiennej pieczęci i opatrzenie datą, muszą być zgłoszone do COBiS i za jego pośrednictwem przekazywane do akceptacji Rektorowi lub Prorektorowi właściwemu ds. funduszy strukturalnych (złożenie podpisu, odciśniecie imiennej pieczęci i opatrzenie datą). Uzupełnienia składane są w formie pisemnej i elektronicznej. IX. Powołanie zespołu projektowego 15 Po uzyskaniu decyzji o dofinansowaniu, Autor Projektu zobowiązany jest do złożenia pisemnego wniosku o powołanie Zespołu do realizacji projektu i Kierownika Projektu/Koordynatora Projektu (po uzyskaniu akceptacji Dziekanów i Kierowników jednostek zaangażowanych w projekt oraz zgody Prorektora właściwego ds. funduszy strukturalnych i Kanclerza), zgodnie z obowiązującym prawem i wytycznymi dotyczącymi realizacji projektów i kosztów kwalifikowanych. X. Pozyskanie kredytu bankowego W przypadku, gdy Uczelnia nie dysponuje środkami finansowymi wystarczającymi do pokrycia wkładu własnego i prefinansowania projektu, Kierownik Projektu/ Koordynator Projektu zobowiązany jest podjąć działania zmierzające do pozyskania kredytu i otwarcia związanego z nim rachunku. 2. Zakres działań Kierownika Projektu/Koordynatora Projektu zostanie określony w upoważnieniu nadanym przez Rektora lub Prorektora właściwego ds. funduszy strukturalnych. Wnioskowanie o kredyt następuje za pośrednictwem właściwych jednostek administracji centralnej. 3. Kierownik Projektu/Koordynator Projektu oddelegowuje (w formie pisemnej) osobę, która zostanie upoważniona do kontaktów z bankiem w sprawie przekazywania i odbioru dokumentów związanych z funkcjonowaniem rachunku. 8

9 XI. Umowa o dofinansowanie projektu Kierownik Projektu/Koordynator Projektu składa w Kwesturze projekt umowy o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami będącymi jej integralną częścią, istotnymi z punktu widzenia rozliczenia finansowego, a w przypadku, kiedy szczegółowy budżet nie stanowi załącznika do umowy, przedstawia kalkulację kosztów (załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia), celem przeprowadzenia przez Kwestora kontroli wstępnej. Kwestura wnosi uwagi w formie pisemnej lub, w przypadku braku uwag, parafuje kalkulację kosztów z podaniem daty i odciśnięciem pieczęci imiennej. 2. Kierownik Projektu/Koordynator Projektu składa do Radcy prawnego SGGW projekt umowy o dofinansowanie. Radca prawny opiniuje projekt pod względem formalnoprawnym przedstawiając uwagi na piśmie lub, przy braku uwag, parafując rekomendowany projekt umowy z podaniem daty i odciśnięciem pieczęci imiennej. 3. Kierownik Projektu/Koordynator Projektu jest zobowiązany do uwzględnienia przedłożonych przez Kwesturę i Radcę prawnego uwag, o ile instytucja przyznająca dofinansowanie wyrazi zgodę na wprowadzenie zmian do umowy. 4. Przedstawiony wymienionym wyżej podmiotom projekt umowy powinien zostać sporządzony w języku polskim. 5. W przypadku, gdy Instytucja Finansująca wymaga przedłożenia do umowy o dofinansowanie innych dokumentów dotyczących SGGW, Kierownik Projektu/Koordynator Projektu powinien niezwłocznie po uzyskaniu tej informacji zgłosić ją na piśmie w COBiS celem ich przygotowania. 6. Zaopiniowany pozytywnie przez wymienione wyżej podmioty projekt umowy o dofinansowanie projektu lub projekt z uwagami Kwestury i Radcy prawnego zostaje przedłożony do akceptacji i podpisu Rektorowi SGGW lub Prorektorowi właściwemu ds. funduszy strukturalnych. 7. Przed podpisaniem umowy Kierownik Projektu/Koordynator Projektu sporządza analizę ryzyka zgodnie z obowiązującymi w SGGW przepisami dotyczącymi zarządzania ryzykiem. 8. Kierownik Projektu/Koordynator Projektu przekazuje do Instytucji Finansującej podpisaną ze strony SGGW umowę. 9. Kierownik Projektu/Koordynator Projektu, po otrzymaniu umowy o dofinansowanie podpisanej przez wszystkie jej strony, zobowiązany jest przekazać do Kwestury i do COBiS po jednej kopii umowy w języku, w jakim umowę zawarto. Jeżeli umowę zawarto w języku innym niż język polski, Kierownik Projektu/Koordynator Projektu przedkłada także wersję umowy w języku polskim wraz z załącznikami, w tym zatwierdzony harmonogram i planowaną kalkulację kosztów. XII. Zabezpieczenie realizacji umowy Rektor lub Prorektor właściwy ds. funduszy strukturalnych, w uzasadnionych przypadkach, może wydać zgodę na uzyskanie i opłacenie ze środków własnych SGGW dokumentów zabezpieczających prawidłową realizację Umowy o dofinansowanie Projektu, w tym np. weksla lub notarialnego oświadczenia o poddaniu się dobrowolnej egzekucji. 9

10 2. Wniosek w tej sprawie składa Kierownik Projektu/Koordynator Projektu przy akceptacji Kierownika Katedry i Dziekana lub odpowiednio Dyrektora lub Kierownika jednostki organizacyjnej SGGW nie będącej podstawową jednostką organizacyjną realizującej projekt (załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia). XIII. Rachunek bankowy Na pisemny wniosek Kierownika Projektu/Koordynatora Projektu Kwestura otwiera rachunek bankowy oraz nadaje numer konta kosztowego. We wniosku należy wskazać jednostkę realizującą projekt. Do wniosku należy załączyć kopię umowy i kalkulacji kosztów (jeśli dokumenty projektu nie zawierają obowiązującego formularza należy wypełnić załącznik nr 3). 2. Kierownik Projektu/Koordynator Projektu jest odpowiedzialny za to, aby wpłata środków zewnętrznych na realizację projektu została dokonana na założony na potrzeby projektu odrębny rachunek bankowy. Przed okresem sprawozdawczym Kierownik Projektu/Koordynator Projektu analizuje, czy wszystkie dokonane operacje znajdują się na rachunku bankowym oraz sprawdza czy znalazły swoje odzwierciedlenie na utworzonym w tym celu koncie kosztowym. XIV. Realizacja projektu Środki z programów strukturalnych, jako środki publiczne, wydatkowane są zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy o finansach publicznych oraz wszystkimi innymi obowiązującymi przepisami, w tym unijnymi, krajowymi i wewnętrznymi SGGW. 2. Realizacja projektów musi być zgodna z dokumentami i wytycznymi opisanymi w dokumentach programowych oraz dokumentacji konkursowej. 3. Koszty finansowe na potrzeby Projektu ewidencjonowane są na kontach księgowych wyodrębnionych dla projektu. Koszty te są opłacane z rachunków bankowych wyodrębnionych na potrzeby projektu. XV. Pełnomocnictwo Rektor może udzielić Kierownikowi Projektu/ Koordynatorowi Projektu pełnomocnictwa dotyczącego podpisywania dokumentacji projektowej. 2. Zakres pełnomocnictwa może w szczególności obejmować podpisywanie dokumentacji finansowej, poświadczanie za zgodność z oryginałem dokumentacji finansowej, podpisywania pozostałej dokumentacji dotyczącej Projektu, poświadczanie za zgodność z oryginałem pozostałej dokumentacji dotyczącej Projektu. 3. Wzór pełnomocnictwa stanowi załącznik nr 6 do niniejszego zarządzenia. 4. Podpisywane przez Kierownika Projektu/Koordynatora Projektu, zgodnie z zakresem udzielonego pełnomocnictwa dokumenty wymagają uprzedniej akceptacji przez Kierownika Katedry, Dziekana Wydziału/Dyrektora lub Kierownika jednostki organizacyjnej nie będącej podstawową jednostką organizacyjną. 10

11 5. Zakres pełnomocnictwa jest ustalany indywidualnie w odniesieniu do każdego Projektu. XVI. Odpowiedzialność Kierownika Projektu Kierownik Projektu/ Koordynator Projektu odpowiada za efektywne i racjonalne wydatkowanie środków oraz systematyczne monitorowanie przebiegu realizacji projektu, za monitorowanie poziomu ryzyka, za merytoryczne rozliczanie Projektu i wypełnienie wszystkich zapisów umowy. XVII. Wydatki Projektu Wydatki Projektu ewidencjonowane są w ramach kosztów Wydziału lub innej Jednostki organizacyjnej Uczelni, w której realizowany jest projekt. 2. Wydatki nie uznane przez Instytucję Finansującą obciążają jednostkę realizującą projekt. W przypadku projektów realizowanych przez jednostki organizacyjne SGGW nie posiadające własnego budżetu, decyzję w tej sprawie podejmują władze Uczelni. W przypadku, gdy kwota nie uznanego wydatku przewyższa budżet jednostki lub uniemożliwia jej działanie, decyzję w sprawie finansowania wydatków podejmuje Rektor, zaś Dziekan lub odpowiednio Dyrektor lub Kierownik jednostki organizacyjnej nie będącej podstawową jednostką organizacyjną podejmuje kroki celem wyjaśnienia przyczyny powstania takiej sytuacji. 3. Wydatki muszą być merytorycznie uzasadnione, właściwie skalkulowane i związane z realizacją konkretnego projektu oraz zgodne z umową, harmonogramem i przedłożoną kalkulacją kosztów. 4. Za prawidłowe kwalifikowanie wydatków odpowiedzialny jest Kierownik Projektu/ Koordynator Projektu. Faktury oraz inne dowody księgowe powinny być właściwie opisane i podpisane przez Kierownika Projektu/Koordynatora Projektu, a następnie zatwierdzone przez Kierownika Katedry i Dziekana (w przypadku projektów prowadzonych przez podstawową jednostkę organizacyjną SGGW) lub odpowiednio Dyrektora lub Kierownika jednostki organizacyjnej (w przypadku projektów prowadzonych przez jednostkę organizacyjną SGGW nie będącą podstawową jednostką organizacyjną). Dokumenty kierowane do zapłaty powinny przejść przez wszystkie etapy kontroli zgodnie z obowiązującymi na Uczelni zasadami. 5. Za prawidłowe, terminowe i zgodne z załącznikiem nr 3 do niniejszego zarządzenia oraz częścią projektu zawierającą kalkulację kosztów obejmującą wszystkie źródła finansowania, rozliczenie przyznanych funduszy odpowiada Kierownik Projektu/Koordynator Projektu. 6. Przy rozliczaniu projektów, w których występują waluty obce, należy stosować przelicznik kursów zgodnie z zasadami określonymi w odniesieniu do poszczególnych programów. 11

12 XVIII. Rozliczanie kosztów eksploatacyjnych Rozliczanie kosztów eksploatacyjnych odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w 12 niniejszego zarządzenia. 2. W przypadku dokonania wyboru metodyki rozliczania kosztów eksploatacji zgodnej z załącznikiem nr 4 z chwilą przystąpienia do rozliczenia etapu projektu, Kierownik/Koordynator Projektu składa do Sekcji Planowania i Analiz oświadczenie zgodne z załącznikiem nr 7 do niniejszego zarządzenia uwzględniające wykaz powierzchni wykorzystanej na potrzeby projektu oraz liczbę dni wykorzystywania pomieszczenia w danym okresie. Dodatkowo wskazuje, które z pozycji wymienionych w treści oświadczenia powinny zostać uwzględnione przy wystawieniu noty wewnętrznej. 3. W przypadku rozliczania kosztów na podstawie metodyki zatwierdzonej przez Dyrektora Ekonomicznego, Kierownik Projektu/Koordynator Projektu postępuje w sposób zgodny z zatwierdzoną metodyką. XIX. Zmiany w projekcie W przypadku zmian w projekcie (np. źródeł, wysokości i terminów finansowania) Kierownik Projektu jest zobowiązany do uzyskania pisemnej zgody Instytucji Finansującej, a także, zawarcia aneksu do umowy o dofinansowanie, jeżeli zaleci to Instytucja Finansująca. 2. Po uzyskaniu zgody Instytucji Finansującej Kierownik Projektu jest zobowiązany dokonać korekty załącznika nr 3 oraz części projektu zawierającej kalkulację kosztów obejmującą wszystkie źródła finansowania, uzyskać wszystkie niezbędne podpisy oraz przekazać załącznik oraz kopie zgody Instytucji Finansującej oraz aneks (jeżeli był zawarty) do Kwestury i COBiS. XX. Zatrudnianie w projekcie Zasady zatrudniania i wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów określają przepisy wewnętrzne Uczelni, z zastrzeżeniem, że zasady te nie mogą być sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa, a także z zasadami kwalifikowalności wydatków z funduszy unijnych i budżetu państwa. 2. Wypłata wszelkich wynagrodzeń, w tym dla nauczycieli akademickich, dokonywana będzie po wykonaniu zadań, w terminach określonych wewnętrznymi zasadami Uczelni i nie wcześniej niż przewiduje to harmonogram/kosztorys projektu. XXI. Otrzymywanie i przekazywanie środków Umowy podpisane przez Rektora lub Prorektora właściwego ds. funduszy strukturalnych, których realizacja wymaga zaangażowania środków własnych Uczelni (tj. kwota wydatków przewyższa kwoty wpłacone przez Instytucję Finansującą realizację projektów), a zgłoszone w formularzu zgłoszeniowym stanowiącym załącznik nr 2 do 12

13 niniejszego Zarządzenia, realizowane są bez konieczności uzyskiwania dodatkowej zgody Rektora lub Prorektora właściwego ds. funduszy strukturalnych na przekazanie środków. 2. W przypadku trudności z otrzymaniem przyznanych środków lub uzyskaniem ich zwrotu, Kierownik Projektu/Koordynator Projektu sporządza pismo do właściwej instytucji z prośbą o interwencję. Pismo sporządzane jest w dwóch egzemplarzach; na egzemplarzu pozostającym w Uczelni podpis składa Kierownik Projektu, Kierownik Katedry i Dziekan. Egzemplarz przekazywany do instytucji podpisuje Rektor lub Prorektor właściwy ds. funduszy strukturalnych. 3. W przypadku nieterminowego przekazywania środków finansowych przez instytucję je przyznającą lub Koordynatora Projektu istnieje możliwość dokonywania płatności z rachunku Uczelni. Kierownik Projektu/Koordynator Projektu sporządza wniosek o dokonywanie płatności z rachunku obrotowego SGGW (załącznik nr 8 do niniejszego zarządzenia). Po potwierdzeniu przez Kwesturę braku środków na rachunku bankowym projektu oraz możliwości sfinansowania określonej kwoty ze środków własnych Uczelni, Kierownik Projektu/Koordynator Projektu za pośrednictwem COBiS przedstawia wniosek do zatwierdzenia Rektorowi lub Prorektorowi ds. funduszy strukturalnych. Spłata zaangażowanych przez SGGW środków następuje w momencie wpływu środków finansowych dotyczących danego projektu, na podstawie wniosku o dokonanie przelewu między rachunkami, podpisywanego przez dysponenta środków, składanego przez Kierownika Projektu/Koordynatora Projektu w Kwesturze. XXII. Sprawozdania okresowe i końcowe Po zakończeniu realizacji każdego etapu projektu, w terminie zgodnym z umową, Kierownik Projektu/Koordynator Projektu sporządza sprawozdanie dotyczące rozliczeń finansowych (np. wniosek o płatność) za dany okres oraz po zakończeniu realizacji projektu - sprawozdanie końcowe. 2. Sprawozdanie okresowe w dwóch egzemplarzach podpisuje Rektor lub Prorektor właściwy ds. funduszy strukturalnych, chyba, że umowa przewiduje możliwość upoważnienia innej osoby. 3. Jeśli jest to wymagane w dokumentacji konkursowej, przed podpisem Rektora lub Prorektora właściwego ds. funduszy strukturalnych sprawozdanie podpisują kolejno, a) Kierownik Projektu/Koordynator Projektu, b) Kwestor. 4. Egzemplarz sprawozdania pozostający w Uczelni podpisują kolejno: Kierownik Projektu/Koordynator Projektu, Kierownik Katedry, Dziekan Wydziału lub odpowiednio Dyrektor lub Kierownik jednostki organizacyjnej (w przypadku projektów prowadzonych przez jednostkę organizacyjną SGGW nie będącą podstawową jednostką organizacyjną). 5. Kierownik Projektu/Koordynator Projektu przekazuje podpisane sprawozdanie okresowe do Instytucji Finansującej lub Koordynatorowi Projektu. 6. Kierownik Projektu/Koordynator Projektu przekazuje kopie złożonego sprawozdania do Kwestury, Kierownika Katedry i Dziekana (w przypadku projektów prowadzonych przez podstawową jednostkę organizacyjną SGGW) lub odpowiednio do Dyrektora lub Kierownika jednostki organizacyjnej (w przypadku projektów prowadzonych przez jednostkę organizacyjną SGGW nie będącą podstawową jednostką organizacyjną) i do COBiS. 7. Sprawozdanie końcowe podpisuje Rektor lub Prorektor właściwy ds. funduszy strukturalnych, po wcześniejszym zweryfikowaniu go w części finansowej przez 13

14 Kwesturę, podpisaniu go przez: Kierownika Projektu/Koordynatora Projektu, Kierownika Katedry i Dziekana Wydziału (kontrola w zakresie kompetencji nadzorczych nad działalnością Wydziału oraz finansów Wydziału) w przypadku projektów prowadzonych przez podstawową jednostkę organizacyjną SGGW, Dyrektora lub Kierownika jednostki organizacyjnej w przypadku projektów prowadzonych przez jednostkę organizacyjną Uczelni nie będącą podstawową jednostką organizacyjną oraz parafowaniu przez pracownika COBiS. 8. Kierownik Projektu/Koordynator Projektu przekazuje podpisane sprawozdanie końcowe do Instytucji Finansującej lub Koordynatorowi Projektu. 9. Kierownik Projektu/Koordynator Projektu przekazuje kopie złożonego sprawozdania końcowego w sposób opisany w ust. 6. XXIII. Sprawozdania okresowe w projektach partnerskich W przypadku projektów partnerskich egzemplarz sprawozdania okresowego pozostający w SGGW podpisywany jest przez Kierownika Projektu oraz przez Kwesturę, Kierownika Katedry i Dziekana lub odpowiednio Dyrektora lub Kierownika jednostki organizacyjnej w przypadku projektów prowadzonych przez jednostkę organizacyjną Uczelni nie będącą podstawową jednostką organizacyjną. 2. W projektach partnerskich podpis Kwestora SGGW na sprawozdaniu okresowym oznacza weryfikację finansowej dokumentacji projektowej w części dotyczącej Uczelni (partnera). XXIV. Audyt projektu Kierownik Projektu/Koordynator Projektu ma obowiązek powiadamiania na piśmie Kanclerza SGGW, Audytora Wewnętrznego SGGW, Dyrektora COBiS, Kierownika Katedry, Dziekana oraz innych jednostek Uczelni zaangażowanych w realizację projektu o terminie kontroli zewnętrznej w zakresie oceny rzeczowej, operacji finansowych oraz systemów zarządzania i kontroli projektu. 2. W przypadku, gdy zgodnie z wymogami programu projekty podlegają audytowi, wyboru audytora na pisemny wniosek Kierownika Projektu/Koordynatora Projektu, dokonuje Kierownik jednostki organizacyjnej SGGW, w której realizowany jest projekt, zgodnie z obowiązującymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych. Jeśli program to przewiduje, audytu może też dokonać Audytor Wewnętrzny SGGW, pod warunkiem ujęcia audytu danego projektu w planie rocznym audytu wewnętrznego na dany rok kalendarzowy. Koszt audytu obciąża jednostkę organizacyjną, w której realizowany jest projekt lub ewentualnie stanowi koszt projektu, jeśli audyt jest przewidziany w projekcie. XXV. Zamknięcie Projektu 31 Kierownik Projektu/Koordynator Projektu, po otrzymaniu od zewnętrznej Instytucji Finansującej informacji o zatwierdzeniu końcowego sprawozdania finansowego z realizacji projektu, jest zobowiązany do zgłoszenia w Kwesturze konieczności zwrotu niewykorzystanych środków, sporządzenia wydruku z historii konta, zamknięcia rachunku 14

15 bankowego i konta kosztowego założonych na potrzeby projektu (na wniosku stanowiącym załącznik nr 9 do niniejszego zarządzenia) oraz złożenia kopii rozliczenia projektu w Kwesturze i w COBiS. XXVI. Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji projektowej Pełna dokumentacja projektu wraz z potwierdzonymi za zgodność kserokopiami dokumentów księgowych i osobowych powinna znajdować się w jednostce organizacyjnej SGGW, w której realizowany jest projekt. Do kserokopii każdego dokumentu księgowego powinna być dołączona informacja przypisująca dany wydatek do określonego etapu realizacji projektu. Kopie dokumentów księgowych powinny być identyczne jak przekazane do organizacji rozliczającej projekty (odzwierciedlające pełną procedurę kontrolną, w tym dokonywaną przez Kwesturę, Sekcję Zamówień Publicznych i BSO). Należy sporządzać kopię zapasową dokumentacji z realizacji projektu i przechowywać ją w wersji papierowej i elektronicznej w sposób bezpieczny w innym pomieszczeniu niż dokumenty główne. 2. Ewidencja dokumentacji projektowej powinna być prowadzona przez jednostkę realizującą projekt zgodnie z zasadami obowiązującymi w SGGW w Warszawie w zakresie archiwizacji i obiegu dokumentów. 3. Za przechowywanie dokumentacji dotyczącej rozliczenia projektu odpowiada Kierownik jednostki organizacyjnej (lub Kierownik podstawowej jednostki organizacyjnej), w której jest realizowany projekt. Za przechowywanie oryginalnej dokumentacji księgowej odpowiada Kwestor. Za przechowywanie oryginalnej dokumentacji w zakresie umów o pracę Kierownik BSO. Za przechowywanie oryginalnej dokumentacji postępowań przetargowych Dziekan lub odpowiednio Dyrektor lub Kierownik jednostki realizującej projekt (dotyczy projektów prowadzonych przez jednostki organizacyjne SGGW nie będące podstawową jednostką organizacyjną). 4. Dokumentację należy gromadzić odrębnie dla każdego projektu zachowując oznaczenia dokumentacji wynikające z umów. 5. Pełna dokumentacja projektów współfinansowanych z funduszy unijnych, w tym oryginały dokumentów poświadczających wydatki, podlega archiwizowaniu zgodnie z zasadami przyjętymi w SGGW i powinna być przechowywana przez minimum 5 lat od dnia rozliczenia projektu lub na warunkach określonych w programach. 33 Traci moc zarządzenie Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie Nr 26 z dnia r. w sprawie zasad organizacyjnych obowiązujących przy wnioskowaniu i realizacji projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Funduszy Strukturalnych oraz zarządzenie Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie Nr 42 z dnia r. w sprawie zasad obowiązujących przy realizacji w Szkole Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie projektów współfinansowanych z programów strukturalnych, nieobjętych programami wspólnotowymi. 34 Nadzór nad realizacją zarządzenia sprawuje Prorektor właściwy ds. funduszy strukturalnych. 15

16 35 Integralną częścią niniejszego Zarządzenia są następujące załączniki: a) Załącznik nr 1: Procedura, b) Załącznik nr 2: Formularz zgłoszeniowy, c) Załącznik nr 3: Informacja o źródłach finansowania, d) Załącznik nr 4: Metodyka rozliczania dziennego kosztu użytkowania 1m 2 budynków na terenie Kampusu SGGW w Warszawie, e) Załącznik nr 5: Wniosek o wydanie dokumentów zabezpieczających prawidłową realizację projektu, f) Załącznik nr 6: Wzór pełnomocnictwa, g) Załącznik nr 7: Oświadczenie Kierownika Projektu o wykorzystanych pomieszczeniach na potrzeby projektu, h) Załącznik nr 8: Wniosek o dokonywanie płatności z konta obrotowego SGGW. i) Załącznik nr 9: Wniosek o zamknięcie rachunku i ewidencji projektu. 36 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 16