Istotne Postanowienia Umowy. 1 Definicje

Transkrypt

1 Istotne Postanowienia Umowy 1 Definicje Ilekroć w Umowie jest mowa o: 1. Błędzie oznacza to: a) nieprawidłową (niezgodną z postanowieniami niniejszej umowy) zawartość Produktu wymagającą jego poprawy. Zamawiający jest uprawniony do przedstawienia zaleceń do wykonania poprawy. Wada, której skutkiem jest funkcjonowanie Obiegu, w sposób niezgodny z: a. wymaganiami określonymi w Załączniku 2, b. dokumentacją, 1) Do Błędów zalicza się także nieprawidłowe działanie Obiegu z systemem SharePoint Server 2013 Zamawiającego. 2) Błędem jest również nieprawidłowe działanie Obiegu objawiające się między innymi poprzez: a. Uzyskiwanie informacji niespójnych, niezgodnych z prawidłowymi danymi wejściowymi lub niewynikających z prawidłowych danych wejściowych (uwzględniając uprawnienia użytkownika). b. Wyznaczanie przez algorytmy obliczeniowe Obiegu nieprawidłowych wartości o ile dane wejściowe i parametry obliczeń są prawidłowe. c. Uniemożliwienie pracy w wyniku obciążenia Systemu i Obiegu przez maksymalną, przewidzianą w umowie liczbę użytkowników. d. Zawieszanie się Obiegu lub Systemu, następujące w wyniku pracy z Obiegiem. e. Zawieszanie się lub resetowanie komputerów spowodowane pracą z Obiegiem.. f. Utratę lub niedostępność wprowadzonych do Obiegu danych lub przez Obieg wyznaczonych. 3) Błędem są również: b) błędy językowe (np ortograficzne, interpunkcyjne), 2. Dniu roboczym oznacza to dzień od poniedziałku do piątku, poza dniami ustawowo wolnymi od pracy. Dzień roboczy rozpoczyna się o 7.30 i kończy o Dokumentacji wszelka dokumentacja dostarczana przez Wykonawcę w ramach realizacji Umowy. 4. Karcie Zgłoszenia Gwarancyjnego dokument, którego wzór określony jest w pkt. 20 Załącznika nr 3, podpisany przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego i przekazany, przy dokonywaniu Zgłoszenia Gwarancyjnego, upoważnionemu Strona 1 z 42

2 przedstawicielowi Wykonawcy. Karta zawiera komplet posiadanych informacji dotyczących Błędu. 5. Naprawie usunięcie Błędu lub dostarczenie Zamawiającemu Produktów wolnych od Błędów. W odniesieniu do Obiegu, Wykonawca zapewnia, że po dokonaniu naprawy, Obieg funkcjonuje zgodnie: ze specyfikacją usług opisanych w Załączniku nr 2 pkt I i II, z dokumentacją techniczną Obiegu opisaną w Załączniku nr 2 pkt III. 6. Obiegu oznacza to Produkt o tytule Zawieranie Umowy powstały w wyniku realizacji usług. Opis Obiegu znajduje sie w Załączniku nr 2 pkt II. 7. Umowie oznacza to niniejszą umowę na realizację usługi opracowania i uruchomienia mechanizmu workflow w architekturze SharePoint Portal w zakresie opisanym w Załączniku nr Usłudze oznacza to usługi, świadczone przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, opracowania i uruchomienia mechanizmu workflow w architekturze SharePoint Portal. 9. Powiadomieniu, przekazaniu, wezwaniu, dostarczeniu określonego dokumentu oznacza to wymóg przesłania odpowiedniego dokumentu pocztą lub pocztą elektroniczną na adres koordynatora Umowy - chyba, że postanowienia Umowy stanowią inaczej. 10. Produktach oznacza to wszelkie działania (w tym przeprowadzenie prezentacji przed odbiorem Obiegu), Utwory, Programy komputerowe, kody źródłowe Obiegu, dokumenty i opracowania, wykonane lub dostarczone w wyniku realizacji Usług świadczonych w ramach Umowy. 11. Protokole Przekazania dokument przedstawiony Zamawiającemu przez Wykonawcę po zakończeniu realizacji usług, będący podstawą do przeprowadzenia procedury odbioru przedmiotu umowy. 12. Protokole Odbioru dokument podpisany przez Zamawiającego, potwierdzający odbiór Produktów. 13. Sile wyższej oznacza to zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, na którego zaistnienie i przebieg nie ma wpływu żadna ze stron Umowy, a które jednocześnie ma wpływ na terminową realizację przedmiotu umowy. 14. Specjaliście oznacza to osobę wskazaną przez Wykonawcę, spełniającą wymagania Zamawiającego i świadczącą na rzecz Zamawiającego Usługi. 15. Systemie środowisko SharePoint Portal Zamawiającego. 16. Zgłoszeniu Gwarancyjnym przekazanie upoważnionemu przedstawicielowi Wykonawcy informacji o Błędzie poprzez przekazanie mu Karty Zgłoszenia Gwarancyjnego i poprzez wykonanie innych czynności przewidzianych w Załączniku nr 3. Strona 2 z 42

3 2 Przedmiot Umowy 1. Przedmiotem Umowy jest: a) Przygotowanie szczegółowej analizy wymagań Zamawiającego. b) Realizacja Usługi programistycznej (Obiegu) w zakresie opisanym w Załączniku nr 2, realizowanej w środowisku technicznym Zamawiającego opisanym w Załączniku nr 1 (Systemie) i wdrożenie produkcyjne wykonanego Obiegu. c) Opracowanie i przekazanie dokumentacji technicznej Obiegu. Opis dokumentacji znajduje się w Załączniku nr 2 pkt 3. d) Przeprowadzenie prezentacji, działającego i pozbawionego Błędów, Obiegu. e) Zapewnienie wsparcia na etapie odbioru produktów, w szczególności podczas testów odbiorczych. 2. Wykonawca udzieli gwarancji na Obieg, na zasadach opisanych w Załączniku nr Wykonawca zobowiązuje się do zrealizowania przedmiotu umowy, t.j. do przekazania Zamawiającemu Produktów wolnych od błędów w terminie...(wartość podana w ofercie) dni roboczych od daty zawarcia umowy. 4. Za dzień zawarcia Umowy Strony uznają dzień złożenia podpisów przez odpowiednio upoważnionych przedstawicieli obu umawiających się Stron. 5. Strony, w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia niniejszej umowy dokonają spotkania organizacyjnego w siedzibie Zamawiającego. 3 Odpowiedzialność Stron 1. Wykonawca oświadcza, że przedmiot Umowy zostanie zrealizowany z zachowaniem najwyższej profesjonalnej staranności, wymaganej od podmiotu profesjonalnie wykonującego usługi w obszarze IT, zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy technicznej i stosowanymi normami technicznymi. 2. Zamawiający udzieli Wykonawcy informacji oraz udostępni dokumentację znajdującą się w posiadaniu Zamawiającego, w zakresie, w jakim Zamawiający uzna to za konieczne do prawidłowej realizacji Umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego konsultowania z Zamawiającym zagadnień dotyczących realizowanego przedmiotu Umowy. Strona 3 z 42

4 4. Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym i niezwłocznego informowania Zamawiającego o wszelkich okolicznościach mogących mieć wpływ na prawidłowość lub terminowość realizacji Umowy. 5. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu Umowy w sposób minimalizujący uciążliwość prac dla Zamawiającego. 6. Wykonawca oświadcza, że: a. posiada wiedzę, doświadczenie i narzędzia informatyczne niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy, b. przedmiot Umowy zostanie zrealizowany przez profesjonalny zespół specjalistów, spełniających wymagania przedstawione w Załączniku nr 4. c. wskazany zespół specjalistów wykonujący prace w ramach realizacji Umowy posiada doświadczenie i kwalifikacje niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy, d. dostarczony przez niego Obieg będzie wolny od Błędów, zgodny z Umową i będzie realizował wszystkie funkcjonalności opisane w Dokumentacji przy zachowaniu określonej w Dokumentacji wydajności. 7. Wykonawca zobowiązany jest do udzielenia Audytorowi, posiadającemu pisemne upoważnienie udzielone przez Zamawiającego wszelkich informacji, danych i wyjaśnień w żądanym zakresie oraz udostępnienia i zaprezentowania rezultatów prowadzonych prac, jak również zapewnienia możliwości ich kontroli. 8. Zamawiający ponosi koszty wszelkich przeprowadzanych przez niego lub na jego zlecenie audytów oraz wszelkich innych kontroli realizacji prac objętych Umową. 9. Do kontaktów z Zamawiającym w zakresie merytorycznej realizacji zlecenia zostanie wyznaczony jeden ze specjalistów z zespołu realizującego zlecenie. Wyznaczenie specjalisty nastąpi na spotkaniu, o którym mowa w 2 ust Wykonawca jest zobowiązany do utrzymywania działających i aktywnych kanałów komunikacji (w tym , telefon, adres korespondencyjny) niezbędnych do skutecznej realizacji przedmiotu umowy. 11. Osobami upoważnionymi do podpisywania dokumentów związanych z realizacją Umowy, są: a) w imieniu Zamawiającego:...(Imię i nazwisko, adres , nr telefonu), b) w imieniu Wykonawcy:...(Imię i nazwisko, adres , nr telefonu), (Zmiany osób upoważnionych nie stanowią istotnej zmiany umowy i mogą być dokonywane w formie jednostronnego powiadomienia) Strona 4 z 42

5 4 Wynagrodzenie 1. Wynagrodzenie z tytułu realizacji niniejszej Umowy, w szczególności z tytułu wykonania przedmiotu Umowy określonego w 2, wynosi... złotych brutto, (słownie:... złotych brutto), w tym VAT 23%. 2. Kwoty wymienione w niniejszym paragrafie zawierają wszystkie koszty, jakie powstaną w związku z realizacją przedmiotu Umowy, w tym podatki i inne opłaty przewidziane prawem. 5 Płatności 1. Wykonawca będzie mógł wystawić fakturę, za zrealizowany przedmiot, umowy po podpisaniu, przez Zamawiającego, z wynikiem pozytywnym, Protokołu Odbioru. 2. Płatność z tytułu zrealizowania przedmiotu umowy będzie zrealizowana w złotych polskich (PLN) na podstawie faktury VAT, poprawnie wystawionej przez Wykonawcę i zaakceptowanej przez Zamawiającego, w terminie do 14 dni od daty otrzymania poprawnej faktury przez Zamawiającego. 3. Zapłata wynagrodzenia zostanie dokonana w formie przelewu, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. 4. Termin płatności uważa się za dotrzymany, jeżeli w ostatnim dniu terminu płatności zostanie obciążony rachunek Zamawiającego. 6 Procedura przekazania i odbioru prac 1. Procedurze odbioru podlegają wszystkie Produkty będące efektem realizacji przedmiotu umowy. 2. Dokumenty, o których mowa w niniejszym paragrafie, muszą być przedkładane w formie pisemnej. Strony dopuszczają składanie dokumentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. 3. W terminie uzgodnionym przez Strony, najpóźniej w dniu przekazania Produktów do odbioru, Wykonawca zobowiązany jest do prezentacji Zamawiającemu, w siedzibie Zamawiającego bezbłędnie i prawidłowo działającego Obiegu. 4. Wykonawca, po zakończeniu wszystkich prac związanych z budową i wdrożeniem w środowisku produkcyjnym Zamawiającego, przekaże Zamawiającemu Produkty wraz z Protokołem Przekazania, który stanowi zawiadomienie o zakończeniu realizacji przedmiotu Strona 5 z 42

6 umowy. Otrzymanie Protokołu Przekazania, przez Zamawiającego, jest równoznaczne ze zgłoszeniem przez Wykonawcę gotowości do odbioru Produktów. 5. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania do odbioru Produktów pozbawionych Błędów. 6. Zamawiający jest zobowiązany do przeprowadzenia odbioru, poprzez przetestowanie lub zweryfikowanie zgodności Produktów z przekazanymi Wykonawcy wymaganiami, w terminie 20 dni roboczych od dnia otrzymania Protokołu Przekazania. Strony w Protokole Przekazania mogą ustalić inny termin przeprowadzenia odbioru Produktów. 7. Za datę wykonania przedmiotu umowy uznaje się datę otrzymania przez Zamawiającego Protokołu Przekazania, pod warunkiem, że Protokół Odbioru, odnoszący się do tego Protokołu Przekazania, zostanie podpisany, przez Zamawiającego, z wynikiem pozytywnym. Wzór Protokołu Odbioru stanowi załącznik nr Podpisany, przez Zamawiającego, z wynikiem pozytywnym, Protokół Obioru stanowi potwierdzenie dokonanego odbioru przedmiotu umowy (wszystkich Produktów). 9. W przypadku podpisania Protokołu Odbioru z wynikiem negatywnym Strony uznają przedmiot umowy za nieodebrany. 10. W przypadku podpisania Protokołu Odbioru z wynikiem negatywnym Wykonawca, w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania Protokołu Odbioru przez Wykonawcę, usunie Błędy wyspecyfikowane w Protokole Odbioru i ponownie zgłosi Produkty, zgodnie z ust. 4, do odbioru, zgodnie z procedurą, o której mowa w ust Protokół Odbioru, podpisany przez Zamawiającego, z wynikiem pozytywnym, sporządzony i podpisany na zasadach określonych w ustępach poprzedzających stanowi dowód prawidłowego i kompletnego wykonania przedmiotu umowy i odebrania wszystkich Produktów umowy. 12. W ramach procedury odbioru prac Wykonawca zapewni Zamawiającemu bezpośrednie wsparcie specjalisty w siedzibie Zamawiającego. Wsparcie będzie wykorzystane podczas testowania Obiegu. Zakres wsparcia wyniesie min. 5 godzin roboczych. 7 Kary umowne, rozwiązanie Umowy 1. Strony zastrzegają kary umowne za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w następujących przypadkach i wysokościach: a) w przypadku opóźnienia w dostarczeniu Zamawiającemu Produktów i przekazaniu Protokołu Przekazania Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości odpowiadającej 0,5 % wartości przedmiotu umowy za każdy rozpoczęty dzień roboczy opóźnienia. Strona 6 z 42

7 b) Każdorazowo, w przypadku podjęcia realizacji Usług przez osobę inna niż zgłoszona przez Wykonawcę do realizacji Umowy, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości odpowiadającej 25% wartości przedmiotu umowy. c) W przypadku niedotrzymania terminów, o których mowa w Załączniku 3 (zasadach świadczenia gwarancji), Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości odpowiadającej 0,5 % wartości przedmiotu umowy za każdy rozpoczęty dzień roboczy opóźnienia. 2. Zamawiający ma prawo rozwiązać umowę w trybie natychmiastowym, tj. bez okresu wypowiedzenia, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w przypadku gdy: a) Opóźnienie, w dostarczeniu Zamawiającemu Produktów i przekazaniu Protokołu Przekazania przekroczy 10 dni roboczych. b) Zamawiający podpisze po raz drugi Protokół Odbioru z wynikiem negatywnym. c) Wykonawca odmówił usunięcia błędów wykazanych w Protokole Odbioru podpisanym przez Zamawiającego z wynikiem negatywnym. d) W innych stwierdzonych przypadkach realizacji umowy niezgodnie z jej postanowieniami i zobowiązaniami Wykonawcy, z zastrzeżeniem, iż Zamawiający uprzednio wezwie Wykonawcę do zaniechania dalszych naruszeń i przywrócenia stanu zgodnego z Umową określając termin na czynności naprawcze, nie krótszy niż 2 dni robocze. Po bezskutecznym upływie określonego terminu, Zamawiający może rozwiązać Umowę w trybie natychmiastowym. e) Wykonawca został postawiony w stan likwidacji, złożono wniosek o ogłoszenie jego upadłości. 3. W przypadku rozwiązania Umowy, Wykonawca nie zachowuje prawa do wynagrodzenia z tytułu wykonanych zadań, które zostały zgłoszone do Odbioru. 4. W przypadku rozwiązania Umowy, Zamawiający nie będzie zobowiązany zwrócić Wykonawcy kosztów, jakie Wykonawca poniósł w związku z realizacją Umowy. 5. W przypadku, gdy Zamawiający zamierza rozwiązać Umowę, zobowiązany jest do przesłania Wykonawcy oświadczenia o rozwiązaniu Umowy, listem poleconym za zwrotnym poświadczeniem odbioru. 6. W przypadku rozwiązania Umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty dodatkowej kary umownej w wysokości odpowiadającej 20% wartości przedmiotu umowy. 7. W przypadku naruszenia zasad poufności, o których mowa w 8, podczas wykonywania przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z Umowy, Wykonawca zapłaci Strona 7 z 42

8 Zamawiającemu karę umowną w wysokości zł, za każdy przypadek stwierdzonego naruszenia zasad. 8. Kary umowne określone w Umowie mogą być naliczane niezależnie od siebie i kumulować się. 9. Zamawiający ma prawo potrącania należnych mu kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, bez zgody Wykonawcy. 10. W przypadku, gdy wysokość poniesionej szkody przewyższa wysokość zastrzeżonej kary umownej, Zamawiający może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych. 11. Postanowienia dotyczące kar umownych obowiązują pomimo rozwiązania, odstąpienia lub innego sposobu wcześniejszego zakończenia Umowy. 8 Poufność i dane osobowe. 1. Wykonawca zobowiązuje się do nie ujawniania osobom trzecim jakichkolwiek danych i informacji dotyczących Zamawiającego, jakie uzyskał w związku z realizacją Umowy, chyba, że Wykonawca otrzyma od Zamawiającego pisemną zgodę na ich ujawnienie. 2. Obowiązek nie ujawniania danych i informacji dotyczących Zamawiającego uzyskanych w związku z wykonywaniem Umowy wiąże Wykonawcę również po wygaśnięciu, odstąpieniu jak i po rozwiązaniu Umowy. 3. Ograniczenia określone w ust. 1 nie dotyczą informacji uzyskanych przez Wykonawcę od osób trzecich zgodnie z prawem oraz nienaruszających zobowiązań tych osób do nie ujawniania takich informacji oraz informacji, które są publicznie znane. 4. Strony zobowiązują się do przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. 5. W przypadku, gdy Wykonawca będzie przetwarzać dane osobowe, Zamawiający upoważni Wykonawcę do ich przetwarzania wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym Umową tj. w zakresie wszelkich danych osobowych, które zamieszczone są lub będą w Systemie. 6. Wykonawca zobowiązuje się zachować w tajemnicy wszelkie dane osobowe, nie wykorzystać ich w celu innym niż wynikającym z Umowy oraz przestrzegać zasad wskazanych w niniejszej Umowie, przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014, poz z późn. zm.). 7. Wykonawca nie może wprowadzać, zmieniać, kopiować ani przekazywać przetwarzanych przez Wykonawcę danych osobowych udostępnionych przez Zamawiającego, chyba że jest to niezbędne do realizacji niniejszej Umowy. 8. Do przetwarzania danych osobowych dopuszczone mogą być jedynie osoby wskazane przez Wykonawcę, imiennie upoważnione przez Zamawiającego. Strona 8 z 42

9 9. W terminie 7 dni od dnia zawarcia Umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu listę osób, które będą dopuszczone do przetwarzania danych osobowych. Zamawiający udzieli tym osobom pisemnego upoważnienia, o którym mowa w ust Upoważnieni przez Zamawiającego specjaliści Wykonawcy będą mogli przetwarzać dane osobowe tylko i wyłącznie przy użyciu indywidualnie przypisanych kont użytkownika nadanych im przez Zamawiającego. Udostępnianie indywidualnie przypisanych kont użytkownika osobom innym niż upoważnione przez Zamawiającego będzie traktowane jako naruszenie warunków Umowy. 11. W przypadku wezwania którejkolwiek ze Stron umowy przez uprawniony do tego organ administracji publicznej,organ ścigania lub sąd do ujawnienia jakiejkolwiek informacji określonej w ust. 1, wezwana Strona ujawni temu organowi jedynie informacje w zakresie wskazanym w wezwaniu i jednocześnie powiadomi drugą Stronę o konieczności ujawnienia tych informacji. O ile będzie to możliwe powiadomienie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym winno nastąpić przed udostępnieniem informacji uprawnionemu podmiotowi. Ujawnienia informacji w sposób określony w niniejszym ustępie nie stanowi naruszenia zasady poufności i nie może stanowić podstawy do naliczenia kary umownej. 9 Pozostałe postanowienia Umowy 1. Załączniki wymienione w treści Umowy stanowią jej integralną część. 2. Strony zobowiązują się do natychmiastowego informowania o zmianie formy organizacyjnoprawnej, zgłoszeniu wniosku o ogłoszenie upadłości lub podjęciu postępowania układowego (ugodowego) oraz o innych istotnych zmianach sytuacji prawnej i danych rejestrowych. 3. Strony nie ponoszą odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu Umowy, które zostało spowodowane wystąpieniem siły wyższej. 4. Strony zobowiązują się do wzajemnego, niezwłocznego powiadamiania się o zaistnieniu zdarzeń siły wyższej. 5. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności z tytułu niewykonywania lub nienależytego wykonywania przedmiotu Umowy, które zostało spowodowane przyczynami leżącymi po stronie Zamawiającego. 6. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 7. Do spraw nie uregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. 8. Strony postanowiły, że wszelkie ewentualne spory wynikłe na tle Umowy rozwiązywane będą w drodze porozumienia Stron. W przypadku braku możliwości rozwiązania sporu Strona 9 z 42

10 w drodze porozumienia, spory wynikające ze stosowania Umowy poddane zostaną pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla Zamawiającego. 9. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. ZA WYKONAWCĘ ZA ZAMAWIAJĄCEGO (NF)... Strona 10 z 42

11 Zestawienie załączników: Załącznik nr 1 Charakterystyka środowiska Systemu Zamawiającego. Załącznik nr 2 Szczegółowy zakres przedmiotu umowy (OPZ). Załącznik nr 3 Warunki gwarancji. Załącznik nr 4 Wymagania dotyczące osób realizujących umowę. Załącznik nr 5 Wzór protokołu odbioru. Załącznik nr 6 Przeniesienie praw autorskich. Strona 11 z 42

12 Załącznik nr 1 Charakterystyka środowiska Systemu Zamawiającego 1. Środowiskiem informatycznym Zamawiającego w ramach którego zostanie zbudowany Obieg jest SharePoint Portal działający z wykorzystaniem bazy danych SQL Server 2014 Enterprise. 2. Zamawiający dysponuje oprogramowaniem Nintex Workflow 2013 Enterprise Edition Serwer w związku z tym Wykonawca może zbudować Obieg przy wykorzystaniu tego narzędzia. 3. Zamawiający wykorzystuje system poczty elektronicznej Microsoft Exchange 2013Server. 4. Active Directory Windows Server 2012 R2 5. Zamawiający posiada system obiegu dokumentów e-kancelaria TiMSI, działający w środowisku Microsoft SharePoint Portal. Dokumentację z opisem webserwisów Zamawiający udostępni na żądanie. 6. LSI Lokalny System Informatyczny Zamawiającego będący źródłem danych do konfigurowalnego projekt umowy do Obiegu. Strona 12 z 42

13 Załącznik nr 2. Szczegółowy zakres usług. I. Ogólne postanowienia realizacji usług. 1. Usługi będą realizowane w siedzibie Zamawiającego. 2. Zamawiający, w dni robocze, zapewni pokój z dostępem do sieci LAN Zamawiającego oraz dostęp do sieci internet. 3. Obieg zostanie przygotowany w przygotowanym, przez Zamawiającego, na ten cel środowisku testowym SharePoint. 4. Prezentacja gotowego obiegu, o której mowa w odbędzie się w środowisku testowym. 5. Jeżeli na etapie prezentacji Obiegu Strony nie wykryją Błędów, Wykonawca wdroży obieg w środowisku produkcyjnym Zamawiającego. 6. Obieg musi być oparty na zasobach Active Directory (Windows Serwer 2012 R2) Zamawiającego. 7. Aktorzy Obiegu muszą pochodzić jedynie z Active Directory Zamawiającego. 8. Obieg musi zostać zbudowany przy wykorzystaniu narzędzi, którymi dysponuje Zamawiający (SharePoint Designer, Nintex). 9. Wykonawca przygotuje i dostarczy Zamawiającemu wersje instalacyjną Obiegu dostosowaną do środowiska informatycznego Zamawiającego. 10. Obieg musi być zintegrowany z systemami informatycznymi Zamawiającego, w tym z: a. Microsoft SharePoint jako platformy, na której mają być zrealizowany Obieg. b. Active Directory w zakresie obsługi kont użytkowników c. Exchange w zakresie wysyłki powiadomień do użytkowników i zapisywania zadań do użytkowników. d. Systemem obiegu dokumentów e-kancelaria TiMSI w swym zakresie obejmuje obsługę: struktury organizacyjnej, rejestru umów, rejestracji spraw, pism, dokumentów i załączników, zastępstw. Dane systemu e-kancelaria zapisywane są w repozytorium SharePoint. 11. Obieg misi korzystać z mechanizmów zintegrowanego logowania (Kerberos). 12. Wydajność Obiegu musi zapewniać możliwość jednoczesnej pracy przez minimum 200 użytkowników. 13. Zamawiający przewiduje, że z Obiegu będzie korzystało 500 użytkowników. Strona 13 z 42

14 14. Wykonawca przygotuje 1 konfigurowalny projekt umowy do Obiegu (wzór w załączniku 7 do Umowy) w postaci dokumentu Microsoft Word (docx) na podstawie dostarczonego wzoru, którego pola i tabele będą wypełniane przez Obieg. 15. Dane do projektu umowy mają być automatycznie pobierane z LSI (Lokalnego Systemu Informatycznego Zamawiającego) zapisanych w bazie danych MS SQL Server lub będą wprowadzane ręcznie przez Koordynatora. 16. Lista pól do pobrania automatycznego wraz ze źródłem danych oraz lista pól do wprowadzania ręcznego zostanie przygotowana przez Zamawiającego i dostarczona Wykonawcy po zawarciu Umowy. 17. Dostarczony Obieg musi umożliwiać parametryzację i konfigurację przez Zamawiającego kolejnych wzorów umów. 18. Zamawiający posiada wdrożoną usługę Word Services. Strona 14 z 42

15 II. Opis obiegu: Zawieranie umowy - opracowanie i uruchomienie mechanizmu workflow w architekturze SharePoint Portal. Proces: Nazwa: Cel: Warunki początkowe: Wynik: Aktorzy: Uwagi: WD_OWK_ZU Zawieranie umowy Zarejestrowanie w Rejestrze umów zawartej umowy Podjęta uchwała o przyznaniu dofinansowania Zarejestrowana umowa z nadanym numerem z Rejestru umów Koordynator Kierujący WKO Kierujący SKO Pracownik DF (opcjonalnie) Pracownik DK Pracownik komórki ekologicznej ds. prawnych Radca prawny (opcjonalnie) Pracownik ZPP (opcjonalnie) Na każdym etapie akceptacji umowy Koordynator ma możliwość cofnięcia projektu ze ścieżki akceptacyjnej do etapu tworzenia umowy. Koordynator wpisuje przyczynę cofnięcia, o której zostanie poinformowana osoba, która jest obecnie właścicielem projektu (akceptuje). Przyczyna cofnięcia jest wpisywana w historię dokumentu Na 10 dni roboczych przed wygaśnięciem terminu ważności uchwały, Koordynator otrzyma powiadomienie. Na określoną w konfiguracji ZPI liczbę dni przed wygaśnięciem ważności uchwały, Koordynator otrzymuje powiadomienie z informacją o zbliżającym się terminie wygaśnięcia uchwały. Koordynator ocenia sytuację i: o nie podejmuje żadnych kroków, ponieważ jest przekonany, że umowa zostanie zawarta w terminie o sporządza decyzję dwóch członków Zarządu w sprawie przedłużenia terminu ważności uchwały o W przypadku, gdy termin ważności uchwały wygasł, wniosek zostaje zablokowany, aby kontynuować pracę Koordynator musi zwrócić się do Kierującego SKO/WKO o odblokowanie wniosku i ponownie przedstawić Zarządowi uchwałę o dofinansowaniu w celu określenia nowego terminu na zawarcie umowy W związku z monitorowaniem czasu od złożenia wniosku do zawarcia umowy, projekt umowy z najdłuższym czasem rozpatrywania powinien być wyróżniony lub ustawiany, jako pierwszy w kolejności do opinii i akceptacji Strona 15 z 42

16 Diagram: Business Process Zawieranie Umowy Name: Zawieranie Umowy Author: jsi wol ow Versi on: 1.1 Created: :19:13 Updated: :45:38 Wnioskodawca Peacownik ZPP ZPI 7 Wystawienie zaświadczenia o pomocy de minimis Niepodpisana umowa Podpisana Umowa Fundusz Departament DF Koordyntator Podjęta uchwała o dofinansowaniu 1 Przygotowanie projeku umowy Opi nia DF ZPI Umowa wymaga korekty Tak 2 Opiniowanie projektu umowy (DF) 5 Wydruk i parafowanie umowy Uchwała wygasła Tak Nie Parafowanie uzgodnionego projektu umowy Wygasła uchwała Parafowanie uzgodnionego projektu umowy Uzgadnianie terminu podpisania umowy 15 dni Odrzuceni e wniosku Ni epowstani e zobowiązania 6 Rejestracja umowy w Rejestrze umów dofinansowanie zakwal ifi kowane jako pomoc de mi nimi s Nie Zarejestrowana umowa Departament Księgowości i Rozliczeń Umowa wymaga korekty Nie 3 Opiniowanie projektu umowy (DK) Parafowanie uzgodnionego projektu umowy Umowa wymaga Pracownik ds. prawnych komorki ekologicznej korekty 4 Opiniowanie projektu umowy (Pracownik KE ds. prawnych) Parafowanie uzgodnionego projektu umowy Reprezentacja NFOŚiGW Podpisanie umowy Rysunek 1 Proces Zawieranie umowy 10.1 Przygotowanie projektu umowy Krok: Nazwa: Aktor: Opis: WD_OWK_ZU.01 Przygotowanie projektu umowy Koordynator Po podjętej uchwale Koordynator sporządza w systemie projekt umowy. Jeżeli w systemie nie ma wszystkich wymaganych informacji niezbędnych do sporządzenia umowy, koordynator uzupełnia je wypełniając odpowiednie pola. Następnie generuje projekt umowy. Do szablonu przeniesione zostają wszystkie wymagane informacje. Koordynator może wyświetlić projekt umowy w celu sprawdzenia poprawności zapisów. Następnie projekt zostaje zatwierdzony przez koordynatora i przesłany na ścieżkę akceptacyjną. W przypadku przedsięwzięcia, które nie było opiniowane przez DF a posiada zabezpieczenia (dotacja), Koordynator musi mieć możliwość skierowania umowy do akceptacji przez Pracownika DF. W przypadku naniesienia poprawek przez osoby akceptujące, Koordynator otrzyma wersję projektu umowy z widocznymi poprawkami w trybie zmian. Zaakceptuje je i wyśle projekt umowy do ponownej akceptacji (drugi obieg) Po wypełnieniu ostatniego punktu III części umowy Warunki szczegółowe, wszystkie wskazane w nim załączniki podłączone zostaną w systemie do umowy, mogą to być: 1. Harmonogram rzeczowo finansowy 2. Opis Przedsięwzięcia 3. Wzór Wniosku o wypłatę środków wraz ze wzorem zestawienia faktur 4. Oświadczenie dotyczące rozliczenia podatku VAT 5. Wzór rozliczenia końcowego 6. Wzór raportu z utrzymania trwałości efektów Strona 16 z 42

17 Dane wejściowe: Przyznanie dofinansowania ID 3 (Zarząd uchwała) Zmiana warunków dofinansowania ID 30 (upoważnieni decyzja) Zmiana warunków dofinansowania ID 35 (2 członków Zarządu decyzja) Zgoda na zmianę warunków dofinansowania ID 51 (Zarząd uchwała) Zatwierdzenie dofinansowania ID 24 (RN uchwała) Umowa z naniesionymi poprawkami osób akceptujących (pierwszy obieg) Załącznik nr 91abc Wykaz poprawek naniesionych przez wszystkie osoby akceptujące w przypadku drugiego obiegu akceptacji Dane wyjściowe: Projekt umowy zatwierdzony przez Koordynatora (data) Załącznik nr 91abc Wykaz poprawek naniesionych przez wszystkie osoby akceptujące w przypadku drugiego obiegu akceptacji Opis przedsięwzięcia Załącznik nr 92 Załączniki do umowy Uwagi: Dane: a. Przyznanie dofinansowania ID 3 (Zarząd uchwała). b. Zmiana warunków dofinansowania ID 30 (upoważnieni decyzja). c. Zmiana warunków dofinansowania ID 35 (2 członków Zarządu decyzja). d. Zgoda na zmianę warunków dofinansowania ID 51 (Zarząd uchwała). e. Zatwierdzenie dofinansowania ID 24 (RN uchwała). pochodzą z bazy danych (MS SQL Server) Zamawiającego i z tych baz muszą zostać odczytane. Wykonawca musi zapewnić rozwiązanie dostępu do tych danych Opiniowanie projektu umowy (DF) Proces: Nazwa: Cel: Warunki początkowe: Wynik: WD_OWK_ZU_DF Opiniowanie projektu umowy (DF) Zaopiniowanie i akceptacja projektu umowy Otrzymany projekt umowy Akceptacja projektu umowy Skierowanie projektu umowy do poprawek do Koordynatora Strona 17 z 42

18 Aktorzy: Sekretariat DF Pracownik DF Uwagi: DF opiniuje tylko te umowy, w których są zabezpieczenia Diagram: Business Process Opiniowanie proj ektu umowy (DF) Name: Opiniowanie projektu umowy (DF) Author: jsiwolow Version: 1.0 Created: :43:07 Updated: :33:05 Pracownik DF Sekretariat DF Projekt umowy przed opiniowaniem Dekretajca Opiniowanie projektu umowy Projekt umowy po opiniowaniu Rysunek 2 Opiniowanie projektu umowy (DF) Dekretacja Krok: Nazwa: Aktor: Opis: WD_OWK_ZU_DF.01 Dekretacja Sekretariat DF W przypadku projektu umowy, który powstał na podstawie wniosku ocenianego przez DF projekt umowy trafia bezpośrednio do Pracownika DF, który wniosek oceniał (z pominięciem sekretariatu). W przypadku, projektu umowy, który powstał na podstawie wniosku nieocenianego przez DF, ale posiada zabezpieczenia, projekt umowy trafia do Sekretariatu DF w celu dekretacji. Strona 18 z 42

19 Dane wejściowe: Projekt umowy zaakceptowany przez Koordynatora (pierwszy obieg) Załącznik nr 91abc. Dane wyjściowe: Projekt umowy przypisany do pracownika DF (data) Załącznik nr 91abc Uwagi: Pracownik sekretariatu przypisuje projekt umowy na podstawie dekretacji Dyrektora DF Załącznik nr 91abc dokument wygenerowany z szablonu i wypełniony danymi. Taki dokument musi być zapisany w repozytorium SharePoint (lokalizacja zostanie wskazana przez Zamawiającego). Przypisanie musi zostać zrealizowane poprzez wywołanie usługi przypisania pisma w systemie obiegu dokumentów e-kancelaria TiMSI, oraz poprzez nadanie uprawnień w ramach realizowanego obiegu, umożliwiając odczyt treści dokumentu, oraz nanoszenie uwag Akceptacja DF Krok: Nazwa: Aktor: Opis: WD_OWK_ZU_DF.02 Akceptacja DF Pracownik DF Pracownik DF opiniuje projekt umowy oraz sporządza projekty dokumentów związanych z ustanowieniem zabezpieczeń. Nanosi ewentualne uwagi i poprawki w zakresie swoich uprawnień Pracownik DF zaktualizuje lub uzupełni w systemie listę zabezpieczeń, wykaz dokumentów potwierdzających ustanowienie zabezpieczeń oraz inne istotne postanowienia umowne oraz warunki zawieszające, przy których będą również wpisane daty, w których dokumenty te będą musiały być złożone przez Beneficjenta. Tabela będzie zawierała informacje: Nazwa dokumentu Wymagany na etapie (etap wybierany z listy) Wymagany do dnia (wybór z kalendarza) Wymaganie spełnione/niespełnione Dane wejściowe: Projekt umowy zaakceptowany przez koordynatora Załącznik nr 91abc Projekt umowy przesłany przez Sekretariat DF (data) Załącznik nr 91abc Wykaz poprawek naniesionych przez wszystkie osoby akceptujące w przypadku drugiego obiegu akceptacji Strona 19 z 42

20 Dane wyjściowe: Projekt umowy zaakceptowany przez Pracownika DF (data) Załącznik nr 91abc Deklaracja wekslowa Odesłanie projektu umowy do Koordynatora (data) Załącznik nr 91abc Poprawki w trybie zmian Uwagi osoby opiniującej Informacja do Koordynatora o naniesionych poprawkach Informacja do Koordynatora o wpisanych uwagach osoby oceniającej Uwagi: Przy odsyłaniu musi być pole umożliwiające wpisanie krótkiej uwagi, ale nieobligatoryjne 10.3 Opiniowanie projektu umowy (DK) Proces: Nazwa: Cel: Warunki początkowe: Wynik: Aktorzy: Uwagi: WD_OWK_ZU_DK Opiniowanie projektu umowy (DK) Zaopiniowanie i akceptacja projektu umowy Projekt zaakceptowany przez Koordynatora Projekt zaakceptowany przez DF Akceptacja projektu umowy Skierowanie projektu umowy do poprawek do Koordynatora Kierownik DK Pracownik DK Diagram: Strona 20 z 42