INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA, OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW

Transkrypt

1 INSTRUKCJA SPORZĄDZANIA, OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW CZĘŚĆ I OGÓLNA. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w Gimnazjum Nr w Bielsku-Białej na ul. E. Plater. 2. Instrukcja została opracowana na podstawie Ustawy z dnia r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 2/94 poz. 59 z póżn. zm.). 2. Sprawy nieobjęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami wewnętrznymi dyrektora Gimnazjum Nr.. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: Ustawie, dotyczy to Ustawy z dnia r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 2/94 poz. 59, z późn. zm.), przez użyte słowo oznacza to: a mgr Waldemara Mąkę Przez użyte słowo Zakład, oznacza to Zakład Obsługi Szkół i Przedszkoli Miejskich w Bielsku-Białej Przez użyte słowo Wydział, oznacza to Wydział Edukacji Przy Urzędzie Miejskim w Bielsku-Białej. CZĘŚĆ II SZCZEGÓŁOWA. Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub zmierzających czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy. W odróżnieniu od ogólnego dokumentu, dokumentem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawowym uzasadnieniem zapisów księgowych. 2. Poza spełnieniem podstawowej roli, jaką jest uzasadnienie zapisów księgowych oraz odzwierciedlenie operacji gospodarczych prawidłowo, rzetelnie i starannie opracowane dokumenty księgowe mają za zadanie: - stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalności i celowości dokonanych operacji gospodarczych, - stworzenie podstaw do dochodzenia praw i do udowadniania dopełnienia obowiązków.

2 2. Zgodnie z Ustawą z dn r. o rachunkowości za prawidłowy uważa się dowód księgowy: I) Stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający, co najmniej: a) określenie wystawcy i wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy; w dowodach własnych, wystawionych przez jednostkę dokonującą księgowania do obiegu wewnętrznego; określenie wystawcy oraz nazw i adresów stron może być zastąpione nazwami lub symbolami komórek organizacyjnych jednostki, b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej jest zbieżna z datą wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty, c) przedmiot i wartość operacji gospodarczej oraz ilościowe jej określenie, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych, d) inne dane określone w odrębnych przepisach jako warunek prawidłowości określonego rodzaju dowodu, e) podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej i jej udokumentowanie; II) Sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne jednostki oraz na dowód sprawdzenia podpisanego przez osoby upoważnione; III) Oznaczony numerem lub innym sposobem umożliwiającym powiązanie dowodu z zapisani księgowymi dokonanymi na jego podstawie. 2. Jednostka dokonująca księgowania dowodu jest właściwa do wystawienia dowodów księgowych w celu: a) udokumentowania wewnętrznych operacji, w których uczestniczą tylko komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód; b) udokumentowania poniesionych kosztów nie wynikających ze świadczeń kontrahentów (innych jednostek, banków, osób fizycznych), ustalania powstałych strat lub osiągniętych zysków, potwierdzenia ilości i wartości otrzymanych od kontrahentów składników majątku, robót i usług lub innych świadczeń, jak też powierzania składników majątku pracownikom jednostki lub innym osobom materialnie za nie odpowiedzialnym (współodpowiedzialnym); c) udokumentowania zewnętrznych operacji gospodarczych, to jest operacji, w których uczestniczą komórki organizacyjne jednostki księgującej dowód i jej kontrahenci, jeżeli operacje te polegają na przekazaniu lub sprzedaży składników majątkowych, wykonywaniu robót i świadczeniu usług, jak też należnych kontrahentowi świadczeń umownych lub określonych przepisami. Dowody wymienione w pkt. a i b nazywa się dowodami własnymi wewnętrznymi a wymienione w pkt. c dowodami własnymi zewnętrznymi.. Kontrahenci jednostki dokonującej księgowania są właściwi do wystawienia dowodów księgowych w celu udokumentowania operacji gospodarczych, polegających na przekazaniu lub sprzedaży tej jednostce składników majątkowych, wykonywania robót i świadczenia usług oraz należnych jej świadczeń umownych lub określonych przepisami. Dowody wystawione przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania nazywa się dowodami obcymi. 4. Zasad ustalonych w ustępie 2 i nie stosuje się, jeżeli przepisy szczególne określają inne jednostki jako właściwe do udokumentowania określonych operacji gospodarczych. 2

3 5. Dowody wymienione w ustępie 2 pkt c oraz w ust. mogą być zastąpione dowodami wystawionymi wspólnie przez jednostkę dokonującą ich księgowania i jej kontrahenta (protokoły zdawczo-odbiorcze). 6. Jeżeli miedzy dowodami wymienionymi w ust. 2 pkt b i c, a dowodami wymienionymi w ust. dotyczącymi tej samej operacji gospodarczej, zachodzą różnice ilościowo- wartościowe, podlegają one ujęciu w księgach rachunkowych w sposób określony w planie kont. 7. Za dowody obce uważa się również dowody wystawione, w przypadkach organizacyjnie uzasadnionych, przez jednostkę dokonującą ich księgowania, jeżeli są podpisane przez jej kontrahentów. 8. Za dowody własne uważa się również dowody wystawione w przypadkach organizacyjnie uzasadnionych przez kontrahentów jednostki dokonującej ich księgowania, jeżeli są podpisane przez upoważnionych do tego przedstawicieli jednostki księgującej dowód. 9. Jednostki dokonujące księgowania są właściwe do wystawienia dowodów własnych, wewnętrznych dla udokumentowania operacji gospodarczych, dla których wymagane są dowody obce, jeżeli jest to niezbędne do zachowania kompletności zapisów księgowych, a dowód obcy nie wypłynął w terminie umożliwiającym sporządzenie sprawozdania finansowego. 0. W dowodach własnych wewnętrznych, zawierających ilościowe określenie operacji gospodarczych, może być pominięta wartość operacji, jeżeli zostanie podana w zestawieniach, dowodów ( 6) sporządzonych tabulogramach.. Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych z ustawy przepisów o wydatkach środków publicznych wyróżnianych w dowodach, a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki; sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy ( 7), zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu (ust. ) oraz, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których treści zawarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wpisanych przez przystosowane maszyny. 2. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub w załączniku do dowodu przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawienia błędów w dowodach księgowych.. Za dowody księgowe uważa się również: a) zestawienia dowodów księgowych przygotowane do zaksięgowania zapisem zbiorczym, b) polecenie księgowania, c) noty księgowe,

4 2. Zestawienia dowodów księgowych powinny: a) składać się co najmniej z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu, którego dotyczą objęte nim dowody, kwot do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej, b) obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym lub jego części, c) zapewnić sprawdzalne powiązanie ujętych w nim kwot z dowodami, na których podstawie zostały sporządzone.. Polecenia księgowania sporządza się: a) w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. skorygowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg), b) w innych wypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowości. 4. Za noty księgowe uważa się dowody wystawione przez kontrahenta jednostki w celu skorygowania jej własnych dowodów zewnętrznych (lub dowodów obcych uprzednio wystawionych przez kontrahentów) oraz dowody wystawione przez jednostki dokonujące ich księgowania w celu skorygowania dowodów obcych lub własnych zewnętrznych. 5. Do dowodów wymienionych w ust. stosuje się odpowiednio przepisy Dowód księgowy sporządza się w języku polskim. Dowód księgowy może być również sporządzony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym. Niezależnie od języka w jakim dowód jest sporządzony, treść jego winna być pełna i zrozumiała. W treści dowodu dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. W dowodach obrotu rzeczowymi składnikami majątku, dopuszcza się zastępowanie nazw tych składników symbolami (liczbowymi, literowymi), jeżeli jednostki uczestniczące w obrocie mają wykaz wyjaśniający znaczenie tych symboli. Jeżeli w dowodzie księgowym podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, jednostka posiadająca ten dowód jest zobowiązana sporządzić odrębny dowód lub załącznik do dowodu sporządzonego w walucie obcej, zawierający przeliczenie po obowiązującym kursie wszystkich danych dowodu w walucie obcej na walutę polską. Jeżeli układ dowodu księgowego na to pozwala, przeliczenie danych w walucie obcej na walutę polską może być zamieszczone w wolnych polach tego dowodu. 2. Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały (atramentem, ołówkiem kopiowym, długopisem lub pismem maszynowym, w tym również w formie wydruku komputerowego). Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie atramentem, długopisem lub ołówkiem kopiowym. Dane dowodów księgowych nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane, wyskrobywane lub usuwane w inny sposób.. Błędy w dowodach księgowych należy poprawić przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby niewłaściwej. Skreślenia dokonuje się w taki sposób, aby można było odczytać tekst lub liczbę pierwotną. Poprawka tekstu lub liczby powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upoważnionej. Zasady te mają zastosowanie wyłącznie do dowodów księgowych, dla których nie został ustalony przepisami szczegółowymi zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek oraz nie stosuje się ich do dowodów obcych, wystawionych przez inne jednostki, które mogą być poprawiane jedynie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty księgowej). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego. 4

5 4. Zakupy rzeczowych składników majątku mogą być udokumentowane wyłącznie fakturami (rachunkami) dostawców. Nie stanowią podstawy księgowania zakupu rzeczowych składników majątku paragony, dowody wpłaty do kasy i inne podobne dokumenty. 5. Udokumentowaniem zapisów księgowych mogą być wyłącznie prawidłowe dowody księgowe. 5. Dokumenty zatwierdza dyrektor lub osoby przez niego upoważnione. 6. Dekretacją określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. 7. Znane są i stosowane następujące kryteria klasyfikacyjne dokumentów: a/ według jednostek wystawiających: - własne wystawiane przez jednostkę dokonującą księgowań na podstawie tych dokumentów, - obce wystawione przez inną jednostkę. b/ według podstawy sporządzania: - pierwotne zwane źródłowymi, - wtórne wystawione są na podstawie dokumentów pierwotnych lub danych księgowości. 8. Dokumentami księgowymi dotyczącymi zakupu towarów, materiałów i usług są: - oryginał rachunku dostawcy, - oryginał faktury dostawcy. Faktura jest dokumentem księgowym. Zakupy rzeczowych składników majątkowych mogą być dokumentowane wyłączne fakturami dostawców. Faktura obejmuje co najmniej: - nazwę i adres jednostki wystawiającej, - datę wystawienia i numer kolejny, - nazwę i adres odbiorcy, - sposób zapłaty, - numer i datę zamówienia (umowy), - wykaz ilości, rodzajów i cen zafakturowanych towarów, materiałów i usług, - sumę brutto, - informację dotyczącą opakowań i przewozów, - kwoty potrąceń z określeniem ich tytułów (upusty, zaliczki..) - sumę należności, - kwotę należności wpisaną słownie, - pieczęć i podpisy wystawcy, - pokwitowanie zapłaty gotówkowej. Ponadto faktura może zawierać dodatkowe informacje: - adres magazynu dostawcy, - termin zapłaty, nazwę banku i symbole rachunku bankowego wystawcy, - podpisy pracowników wystawiających, sprawdzających i akceptujących faktury, - powołanie na cenniki i symbole indeksów, 5

6 - określenie podstawy prawnej zastosowanej ceny, rabatów, kosztów podatkowych itp. - datę i potwierdzenie przyjęcia faktury przez adresata. Faktury wpływające do placówki muszą być zarejestrowane w dzienniku podawczym i przekazane osobie odpowiedzialnej za ich realizację. Sprostowanie faktur: Dokumentami, na podstawie których ewidencjonuje się sprostowanie pierwotnej sumy FAKTURY, są odpowiednie noty księgowe, czyli: / kopie not własnych, 2/ uznane przez zakład oryginały not dostawców. Noty wystawia się w przypadku reklamacji zmniejszających lub zwiększających sumy faktur. Noty własne sporządza się na podstawie reklamacji, na ujednoliconym druku CWD nota Nr... (zewnętrzna) w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: / oryginał dla dostawcy (przekazuje do sekretariatu, skąd następuje wysyłka pocztowa do Kontrahenta), 2/ kopia dla komórki finansowo księgowej (zostaje dołączona do własnej faktury). Dokumentami stwierdzającymi uregulowanie zobowiązania są np. rozliczenia pracowników na zakup z załączonymi dowodami stwierdzającymi poniesione wydatki. 9. Dowodami bankowymi są: / dowód wpłaty, 2/ czeki, / polecenie przelewu, pobrania, 4/ wyciągi z rachunków bankowych, 5/ zrealizowane przez bank polecenie własne i obce. / Dowód wpłaty. Wszelkie wpłaty na rachunek własny lub obcy do banku dokonywane są przy pomocy specjalnych druków dowodów wpłaty. Dowód wpłaty wypełnia osoba wyznaczona przez dyrektora w trzech egzemplarzach (przy wpłatach na rachunek w tym samym oddziale banku) oraz w czterech egzemplarzach (przy wpłatach na konto w innym oddziale banku). Kopia dowodu wpłaty pozostawiana jest w aktach placówki. 2/ Czeki. Czeki gotówkowe winny być wystawiane przez kasjera Z.O.S. i P.M. w jednym egzemplarzu i podpisane przez osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Osoba otrzymująca czek do realizacji winna pokwitować jego odbiór w grzbiecie książeczki czekowej. Po otrzymaniu wyciągu bankowego przez księgowość ZOSiPM, suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu, podlega sprawdzeniu porównawczemu z kwotą w raporcie kasowym. / Polecenie przelewu i zbiorcze polecenie przelewu. Podstawą do wystawienia polecenia przelewu powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie lub przelewu-pobrania. Polecenie przelewu wystawia pracownik służby finansowoksięgowej w czterech egzemplarzach, które po podpisaniu przez upoważnione osoby składa się w banku. Po zrealizowaniu przelewu zakład otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym ostatni egzemplarz (odcinek D) przelewu. W przypadku złożenia jednorazowo więcej niż trzech przelewów należy sporządzić zbiorcze polecenie przelewu w dwóch egzemplarzach, które po podpisaniu składa się w banku wraz z poleceniem przelewu. 6

7 0. Przekwalifikowanie środków trwałych na pozostałe środki trwałe może mieć miejsce na skutek zmiany kryterium zaliczania środków trwałych lub pozostałych środków trwałych oraz niewłaściwego ich zakwalifikowania w przeszłości. Przekwalifikowanie takie powinno być udokumentowane przez sporządzenie odpowiedniego protokołu (zawierającego wartość początkową) i umorzenie środka trwałego przez powołaną do tego celu komisję. Protokół przekwalifikowania sporządza się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: / oryginał dla pracownika finansowo-księgowego szkoły, 2/ kopia dla księgowości ZOSiPM.. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń ( z funduszu osobowego lub innych) jest lista płac. Podstawowymi źródłami do sporządzania listy płac są: a/ pismo angażujące, b/ umowa o pracę zleconą, c/ zmiana umowy o pracę, d/ rozwiązanie umowy o pracę, mianowanie lub powoływanie e/ karta czasu pracy, f/ zlecenie na prace w godzinach nadliczbowych i ponad wymiarowych, g/ rachunek za wykonaną pracę, płacony z pozostałych funduszy, h/ wnioski premiowe, motywacyjne lub dotyczące wypłat innych dodatków.. Pismo angażujące nowego pracownika, które jest potwierdzeniem nawiązania stosunku pracy, wystawia sekretarz szkoły na podstawie decyzji dyrektora, w trzech egzemplarzach. Pismo powinno zawierać datę rozpoczęcia pracy, określenie stanowiska i warunków wynagrodzenia, a także czasowego świadczenia pracy oraz podpis dyrektora zakładu. 2. Na pracę doraźną nieprzewidzianą w planie zatrudnienia, ze względu na niewielkie rozmiary, zawiera się umowę na pracę zleconą (umowa zlecenie i umowa o dzieło). Umowę o pracę zleconą lub o dzieło sporządza się w komórce zlecającej pracę, w trzech egzemplarzach, z przeznaczeniem: -oryginał dla wykonawcy, -pierwsza kopia dla komórki zlecającej pracę (po wykonaniu pracy załącza się ją do rachunku), -druga kopia dla komórki księgowości ZOSiPM, płac. Umowę o pracę zleconą podpisuje dyrektor gimnazjum lub upoważnione przez niego osoby i zleceniobiorca, a parafuje główny księgowy.. Zmiana umowy o pracę zawiera decyzję o zmianie zajmowanego stanowiska lub zaszeregowania i wystawiana jest przez sekretarza szkoły na podstawie decyzji dyrektora. 4.Rozwiązanie stosunku pracy następuje na piśmie na warunkach określonych w obowiązujących w tym zakresie przepisach prawnych i powinno przede wszystkim określać datę rozwiązania stosunku pracy. 5. Rachunki płacone w ramach umów-zleceń i umów o dzieło wystawiane są przez osoby wykonujące te prace i mają na celu pokrycie należności osób fizycznych za wykonanie usług polegających głównie na osobistej pracy dla których, ze względu na niewielkie rozmiary, nie jest przewidziane zatrudnienie w planie zatrudnienia. Rachunki za wykonane prace zlecone powinny odpowiadać warunkom oraz podlegać kontroli w ogólnie obowiązującym trybie. 7

8 6. Podstawę do sporządzania listy z tytułu premii i innych wypłat stanowią wnioski sporządzone i podpisane przez dyrektora placówki. 2.. Listy płac sporządza komórka płac ZOSiPM w trzech egzemplarzach, na podstawie odpowiednio sporządzonych, przez odpowiedzialnych za ten odcinek pracowników placówki, sprawdzonych dowodów źródłowych. 2. Listy płac powinny zawierać następujące dane: a/ okres za jaki obliczono wynagrodzenie, b/ łączną sumę do wypłaty, c/ nazwisko i imię pracownika, d/ sumę należnego każdemu pracownikowi wynagrodzenia brutto, z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac, e/ sumę wynagrodzeń netto, f/ sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, g/ sumę zasiłku rodzinnego i innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego, h/ sumę ewentualnych dodatków przejściowych i stałych (dodatek funkcyjny), i/ pokwitowanie odbioru wynagrodzenia - podpis z uwagi na postanowienia prawne w zakresie ochrony danych pracownika, pokwitowanie odbioru wynagrodzenia może stanowić odrębny załącznik do listy płac.. Zgodnie z ustaleniami obowiązujących przepisów prawnych, w listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń: a/ należności egzekucyjnych na podstawie nakazów egzekucyjnych, b/ podatek dochodowy od osób fizycznych, c/ składki na ubezpieczenie społeczne i fundusz zdrowotny pracownika. Inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za wyraźną zgodą pracownika - na piśmie. 4. Listy płac nie mogą zawierać żadnych śladów usuwania zapisów ani też nie omówionych poprawek. 5. Listy płac powinny być podpisane przez: a/ osobę sporządzającą, b/ osobę sprawdzającą, / pracownika komórki służb pracowniczych, 4/ głównego księgowego, 5/ dyrektora. 6. Listy płac, po podpisaniu przez wyżej wymienione osoby, zostają przekazane do kasy w celu dokonania wypłaty, w przypadku gdy pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia na ROR.. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcji i zarządzeniach ZUS-u oraz przepisach prawnych w zakresie naliczania podatku dochodowego od osób fizycznych. 8

9 4. ZABEZPIECZENIE MIENIA Mienie będące własnością lub zdeponowane w placówce, powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży. Pomieszczenia służbowe oraz sale lekcyjne w których chwilowo nie przebywają pracownicy, powinny być zamknięte a klucze do nich umieszczone na specjalnych tablicach w zamkniętej portierni oraz w zamkniętym pokoju nauczycielskim. Po zakończeniu pracy, budynek szkoły a także wszystkie jej pomieszczenia należy odpowiednio zabezpieczyć przed włamaniem i kradzieżą a okna pozamykać. Na przebywanie w budynku poza godzinami pracy konieczna jest zgoda dyrektora placówki. Maszyny biurowe i sprzęt o większej wartości, pieczątki oraz wszelkie dokumenty, powinny być po zakończeniu pracy umieszczane w zamykanych szafach i szufladach a pomieszczenia kancelarii szkolnej i sali internetowej zabezpieczone przez włączenie instalacji alarmowej. Transport gotówki z banku lub z kasy ZOSiPM do placówki powinien odbywać się w sposób gwarantujący bezpieczeństwo przewożonych pieniędzy i innych wartości. Gotówka, w czasie godzin pracy oraz po jej zakończeniu, powinna być przechowywana w kasetce umieszczonej w kasie pancernej lub tylko w kasetce znajdującej się w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu. Odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie mienia placówki spoczywa na dyrektorze. CZĘŚĆ III - SZCZEGÓŁOWY OBIEG DOKUMENTÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH L.p. Nazwa dokumentu Symbol dokum. Nazwa kom. orga zobow. do wykonania Opis czynności Termin wykonania ilość dni Przyjęcie środka trwałego 2 Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego - przyjęcia, Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego - przekazania A. DOWODY OBROTU ŚRODKAMI TRWAŁYMI OT PT PT Kier. gospoda. Księg.ZOSiPM, Kier. gospoda. Kier. gospoda. Księg.ZOSiPM, Kier. gospoda. Kier. gospoda. Kiero. Gospod., Sporządzenie dokumentów w oparciu o dokumentację rozliczenia inwestycji. Zatwierdzenie dokumentu. Sprawdzenie zgodności odbieranego środka trwałego z dokumentacją, numer fabryczny, dane techniczne, stan techniczny. Uzyskanie potwierdzenia odbioru przez użytkownika oraz zatwierdzenie przez dyrektora i głównego księgowego kontrola formalno-rachunkowa zatwierdzenie dokumentu Sporządzenie dokumentu PT - przekazanie, uzyskanie potwierdzenia przez przejmującego środek, dyrektora, Zatwierdzenie dokumentu Ilość egzemplaży 9

10 4 Likwidacja środka trwałego 5 Sprawozdanie z fizycznej likwidacji środka trwałego 6 Protokół kwalifikacyjny środka trwałego LT SLT Komisja Likwidacyjna, Kiero. Gospoda Kierownik gos. Sporządza użytkownik Kier. gospod. dyrektor Komisja Likwidacyjna Kier. gospod. 7 Arkusz spisu z natury Komisja inwentaryzacyjna Faktura, Rachunek (zakupy materiałowe) Zespoły spisowe Kierownik gosp. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej Sporządzenie dokumentu w oparciu o prot. Kwalifikacyjny, Uzyskanie podpisu na dokumencie przez użytkownika, dyrektora, Zatwierdzenie dokumentu Dopilnowanie terminowej i prawidłowej likwidacji środka trwałego, uzyskanie materiałów wtórnych, sporządzenie sprawozdania z fizycznej likwidacji środka trwałego, Zatwierdzenie dokumentu. Zebranie komisji, do której należy ustalenie opinii o likwidacji środka trwałego. Sporządzenie protokołu, uzyskanie podpisu członków komisji i dyrektora Akceptacja wniosku komisji Wydanie ponumerowanych arkuszy spisowych zespołom spisowym, zebranie arkuszy po spisie i przekazanie kierownikowi gospodarczemu w celu obliczenia różnic inwentaryzacyjnych, weryfikacja różnic inwentarza Dokonanie spisu z natury, naniesienie ilości na arkusz spisowy, rozliczenie się z ilości otrzymanych arkuszy spisowych. Obliczenie różnic inwentaryzacyjnych, sporządzenie protokołu z przeprowadzonych inwentaryzacji, uzyskanie akceptacji dyrektora. B. OBRÓT MATERIAŁOWY Kierownik gospodarczy Kier. gospod. 2 Wniosek o zaliczkę Pracownik pobierający Kierownik gosp. Główny księgowy Delegacja służbowa Pracownik wyjeżdżający Kierownik gosp. Główny księgowy Rejestracja faktur, kontrola formalno-rachunkowa, Zatwierdzenie do zapłaty, Dokument wystawia się w celu zakupu gotówkowego materiałów, towarów i usług, Zatwierdzenie do wypłaty Dokument wystawia się w celu pokrycia kosztów wyjazdu służbowego, Zatwierdzenie do wypłaty Według planu

11 C. OBRÓT PIENIĘŻNY I GOSPODARKA FINANSOWA Kasa przyjmie KP Kierownik gospodarczy 2 Rozliczenia zaliczki Pracownik pobierający zaliczkę Kier. gospod. Polecenie wypłaty Wice godzin ponad wymiarowych 4 Polecenie wypłaty dodatku motywacyjnego 5 Polecenie wypłaty dodatku za wychowawstwo 6 Polecenie wypłaty dodatku za opiekę nad stażem 7 Polecenie wypłaty dodatku stażowego 8 Polecenie wypłaty zasiłku na zagospodarowanie 9 Polecenie wypłaty dodatku za poprawę prac 0 Polecenie wypłaty godzin dodatkowych z budżetu miasta Polecenie wypłaty świadczeń z ZFŚS 2 Umowy z ZFŚS w sprawie pożyczek mieszkaniowych Polecenie wypłaty ekwiwalentu urlopowego 4 Wypłaty z funduszu zdrowotnego nauczycieli 5 Polecenie wypłaty nagrody jubileuszowej 6 Polecenie wypłaty stypendium dla uczniów Wice Wice Komisja socjalna, Komisja socjalna, Komisja socjalna, 7 Umowy-zlecenia Kierownik gospo. Wystawienie dokumentu i pokwitowanie odbioru gotówki, przekazanie oryginału wpłacającemu, pozostawienie kopii w bloczku KP Sporządzenie dokumentu w oparciu o rachunki zakupu towarów i usług, Zatwierdzenie rozliczenia. Sporządzenie dokumentu w oparciu o ilość przepracowanych godzin dodatkowych, Kontrola form.-rachunkowa Na bieżąco

12 8 Umowa o pracę 2 9 Umowy na wynajem Kierownik gospo. Na bieżąco 2+ pomieszczeń Zatwierdzenie 20 Umowa na dostawę Kierownik gospo. Do 2+ gazu Zatwierdzenie Umowa na dostawę Kierownik gospo. Do 2+ ciepła Zatwierdzenie Umowa na usługi Kierownik gospo. Do 2+ telekomunikacyjne Zatwierdzenie Umowa na wywóz Kierownik gospo. Do 2+ śmieci Zatwierdzenie Bankowy dowód Kierownik gospo. Wypisanie dowodu, Na bieżąco lub 4 wpłaty zatwierdzenie 25 Książeczka opłat Kierownik gospo. Wypisanie dowodu opłaty, Do lub 4 RTV zatwierdzenie 5 stycznia 26 Kwitariusz KP Kierownik gospo. Na bieżąco 2 Zadaniem pracownika przygotowującego dokumenty do realizacji jest sprawdzenie ich pod względem merytorycznym tj. czy operacje finansowe określone danym dowodem miały rzeczywiście miejsce i w ilościach określonych dokumentami, terminowe wg powyższego terminarza, przekazanie do realizacji. Zadaniem pracownika otrzymującego dokument do realizacji jest sprawdzenie go pod względem rachunkowym tj. prawidłowości obliczeń matematycznych (wyeliminowaniu błędów rachunkowych) oraz czy dowód jest potwierdzony pod względem merytorycznym. Kierownik gospodarczy ponadto przygotowuje (sprawdzone) dowody do zatwierdzenia przez a gimnazjum, przedkłada mu do podpisu i przekazuje do Zakładu Obsługi Szkół i Przedszkoli Miejskich. Dokumenty zatwierdzone przez a i Głównego Księgowego ZOSiPM mogą być wtedy zrealizowane (w formie gotówkowej lub bezgotówkowej) i ujęte w ewidencji księgowej przez pracownika księgowego ZOSiPM. Realizacja tak opracowanych dokumentów może nastąpić tylko do wysokości otrzymanych limitów wydatków na poszczególne rodzaje wydatków płacowych i rzeczowych zgodnie z planem budżetowym placówki. CZĘŚĆ IV KSIĘGI RACHUNKOWE. Księgi rachunkowe prowadzi Dział Księgowości Zakładu Obsługi Szkół i Przedszkoli Miejskich w siedzibie ZOSiPM. 2.Wydruki komputerowe z realizacji budżetu, przekazuje raz w miesiącu do gimnazjum Dział Księgowości ZOSiPM.. Nadzór nad prawidłowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych sprawuje Główny księgowy Zakładu Obsługi Szkół i Przedszkoli Miejskich. 2

13 CZĘŚĆ V PRZECHOWYWANIE DOWODÓW KSIĘGOWYCH. Dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, o której mowa a art. 0 ust., Ustawy dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać w należyty sposób oraz chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 2. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie ZOSiPM w oryginalnej postaci, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, przez okres czasu ustalony w Ustawie.. Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dowody i dokumenty dotyczą. CZĘŚĆ VI EWIDENCJA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA. Druki ścisłego zarachowania są to formularze stosowane w szkole dla których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiec ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencje druków ścisłego zarachowania prowadzi się w księdze druków ścisłego zarachowania.. Do druków ścisłego zarachowania w szkole należą: - arkusze spisu z natury, - świadectwa szkolne, - legitymacje uczniowskie, - legitymacje pracownicze, 4. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: - komisyjnym przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, - bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasu druków w księdze druków ścisłego zarachowania, - oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. 5. Pracownikiem odpowiedzialnym za ewidencję, zabezpieczenie i kontrolę druków ścisłego zarachowania jest kierownik gospodarczy szkoły. Członków komisji, o której jest mowa w p. 4 oraz pracownika odpowiedzialnego za druki ścisłego zarachowania wyznacza dyrektor szkoły. 6. Do obowiązków komisji, o której jest mowa w p. 4 należy: - sprawdzenie ze specyfikacją rachunkiem wystawionym przez dostawcę liczby druków oraz ewentualnie ich serii i numerów, - nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie posiadają serii i numerów nadanych przez drukarnię. 7. Każdy egzemplarz druku ścisłego zarachowania oznacza się pieczątką z treścią Druk ścisłego zarachowania oraz nazwą jednostki.

14 Zasada ta nie dotyczy czeków oznaczonych w swoisty sposób przez bank. Każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym oraz oznaczyć w trudny do podrobienia sposób. W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy również posiadających serie i numery nadane w drukarni): - numer kolejny bloku, - numer karty w bloku (od nr... do nr...), - liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, a w odniesieniu do dowodów wpłaty przez kierownika gospodarczego. 8. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytkowania druków niezaewidencjonowanych i nieoznaczonych w wyżej podany sposób. 9. Ewidencję druków ścisłego zarachowania należy prowadzić dla każdego rodzaju druku oddzielnie, podając jednostkę miary. Zasady ewidencji stosuje się takie, jak w dowodach księgowych. Wydanie druku następuje w oparciu o pisemne dyspozycje lub po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. Druki wydaje się upoważnionym pracownikom. CZĘŚĆ VII INSTRUKCJA W SPRAWIE PRZEPROWADZENIA INWENTARYZACJI SKŁADNIKÓW MAJĄTKOWYCH Podstawa prawna:. Ustawa z dnia 29 września 994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 2/94 poz. 59 z póżn. zm... Zasady przeprowadzania inwentaryzacji określone w niniejszej instrukcji mają zastosowanie w Gimnazjum Nr imienia Jerzego Kukuczki w Bielsku-Białej mieszczącego się na ulicy E. Plater. 2. Celem inwentaryzacji jest ustalenie stanu aktywów i pasywów a na tej podstawie: - doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności za stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych, - ocena przydatności składników majątkowych, - rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, - przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej podległych placówek.. Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest dyrektor gimnazjum. 2.. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów w placówce ustala się w drodze: - spisu z natury, - weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami. 2. Spisem z natury ustala się stan następujących aktywów: - gotówki w kasie, - środków trwałych, - pozostałych środków trwałych, - Składników majątkowych ujętych wyłącznie w ewidencji poza inwentarzowej.. Inwentaryzacją w drodze weryfikacji stanu ewidencyjnego obejmuje się wartości niematerialne i prawne. 4

15 .. Ustala się następujące metody inwentaryzacji: - pełna inwentaryzacja okresowa polegająca na ustaleniu stanu rzeczywistego na dzień inwentaryzacji wszystkich składników aktywów i pasywów, - wyrywkowa inwentaryzacja okresowa, polegająca na ustaleniu stanu rzeczywistego części składników aktywów i pasywów objętych spisem. 2. Terminy i częstotliwość spisów określa dyrektor gimnazjum na wniosek kierownika gospodarczego.. Projekt planu inwentaryzacji opracowuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej. 4. Przy ustalaniu terminów spisu poszczególnych składników majątku stosuje się wymogi art. 26 Ustawy o rachunkowości z dn r. 5. Oprócz w/w należy przeprowadzić inwentaryzację składników majątkowych w przypadkach: - na dzień zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, - na dzień dokonania zmian organizacyjnych, - na dzień, w którym wystąpiły wypadki losowe lub inne przyczyny w wyniku których nastąpiło naruszenie stanu składników majątku (pożar, włamanie). 6. Inwentaryzacja winna być przeprowadzona wg stanu na ostatni dzień roku. Dozwolone jest przeprowadzenie inwentaryzacji w innym terminie niż kończący okres sprawozdawczy pod warunkiem, że ewidencja danych umożliwia ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. 7. Przed inwentaryzacją należy dokonać likwidacji (kasacji) tych składników majątkowych, które zostały zniszczone, zużyte, ewentualnie z innych przyczyn stały się bezużyteczne. 4.. W jednostce powinna być powołana komisja inwentaryzacyjna. 2. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej powołuje dyrektor szkoły na wniosek kierownika gospodarczego. Powinien nim być pracownik na stanowisku kierowniczym, nie może to być jednak kierownik gospodarczy.. Komisję inwentaryzacyjną powołuje dyrektor szkoły na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej w składzie co najmniej trzech osób, pracowników szkoły posiadających odpowiednie kwalifikacje. 4. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury powołuje się zespoły spisowe spośród pracowników szkoły. Zespół spisowy musi się składać co najmniej z dwóch osób, przy czym mogą to być osoby odpowiedzialne za spisane składniki majątku. Skład zespołów spisowych ustala, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, dyrektor szkoły specjalnym zarządzeniem. 5. Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy: - stawianie wniosków w sprawie powołania komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz w sprawie zmian i uzupełnień w ich składzie, - wyznaczenie spośród członków komisji zastępcy przewodniczącego oraz ustalenie zakresu czynności dla członków komisji, - przeprowadzenie szkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych, - organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji (należy do nich m. in. sprawdzenie czy środki trwałe i wyposażenie w użytkowaniu są oznakowane, a w pomieszczeniach w których się znajdują wywieszono aktualne ich spisy), - prowadzenie rozliczenia zespołów spisowych (m. in. z wydanych im druków ścisłego zarachowania). - stawianie w uzasadnionych przypadkach wniosków w sprawie: a) zmiany terminu inwentaryzacji, b) przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób uproszczony, c) przeprowadzenie spisów uzupełniających lub powtórnych, 5

16 d) powołania fachowców lub rzeczoznawców do ustalenia stanów faktycznych składników majątku, inwentaryzowanych na podstawie obmiaru lub szacunku. - kontrolowanie przygotowań do spisów oraz przebiegu spisów z natury, - kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów inwentaryzacyjnych, - zarządzanie w uzasadnionych przypadkach przyjęcia lub wydania składników majątku w czasie trwania spisu, - dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień w sprawie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie, - ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i postawienie wniosków w sprawie ich rozliczenia, - przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych, - stawianie wniosków w sprawie sposobu zagospodarowania ujawnionych w czasie inwentaryzacji zapasów niepełnowartościowych, zbędnych lub nadmiernych oraz w sprawie usprawnienia gospodarki rzeczowymi i pieniężnymi składnikami majątku. Przewodniczący komisji może część z wymienionych czynności zlecić do wykonania członkom komisji inwentaryzacyjnej oraz przewodniczącym zespołów spisowych, nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. - stawianie wniosków dotyczących usprawnienia gospodarki składnikami majątkowymi. 6. Do obowiązków zespołu spisowego należy: - przeprowadzenie spisów z natury w określonym terminie, na wyznaczonym obszarze spisowym, - dokonanie czynności spisowych w sposób nie zakłócający pracy inwentaryzowanej szkoły, - właściwe zabezpieczenie pomieszczeń na czas spisu przed niekontrolowaną zmianą miejsca spisywanych składników majątku. - terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zagarnięciem. 5.. Spis z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku polega na ustaleniu rzeczywistej ich ilości i wpisaniu do arkusza spisu z natury. 2. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za stan składników majątku objętych spisem, składa zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszystkie dowody przychodu i rozchody inwentaryzowanych składników zostały ujęte w ewidencji ilościowej oraz przekazane do działu księgowego.. Rzeczywistą ilość z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątku ustala się przez przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. 4. Liczenia, ważenia i pomiarów dokonuje członek zespołu spisowego w obecności osoby odpowiedzialnej za całość i stan składników majątku lub osoby przez nią upoważnionej. 5. Wpis do arkusza spisu powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu w sposób umożliwiający osobie materialnie i odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości spisu. 6. Zespoły spisowe wypełniają wszystkie wiersze i rubryki z wyjątkiem rubryk cena i wartość oraz podpisują arkusze spisowe i przedkładają do podpisania osobom materialnie 6

17 odpowiedzialnym. Arkusze spisu z natury są dowodami księgowymi, niedopuszczalne jest więc przerabianie cyfr lub treści, wymazywanie, wyskrobywanie i.t.p. jak również wypełnianie ołówkiem. Niewłaściwe zapisy należy poprawiać przez przekreślenie liczby lub treści nieprawidłowej, wpisanie obok liczby lub treści prawidłowej i umieszczenie przy zapisie poprawnym podpisu członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej. 7. Bezpośrednio pod ostatnią pozycją naniesioną na arkusz spisowy należy umieścić klauzulę: Niniejszy arkusz zawiera pozycje od do.... Pozostałe wolne pozycje arkusza spisu z natury należy wykreślić. 8. Arkusze spisu z natury sporządza się przez kalkę w dwóch egzemplarzach, przy inwentaryzacjach zdawczo odbiorczych w trzech egzemplarzach. Oryginał otrzymuje kierownik gospodarczy gimnazjum do akt a kopię księgowość ZOSiPM. 9. Na oddzielnych arkuszach dokonuje się spisu: - środków trwałych, - pozostałych środków trwałych, - składników majątkowych niepełnowartościowych, uszkodzonych, zepsutych lub takich, których wartość uległa z innych przyczyn obniżeniu (nie dotyczy środków trwałych). Nie spisuje się na jednym arkuszu spisowym składników majątkowych powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym. 0. Po zakończeniu spisu zespół spisowy składa przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej, rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu z natury.. Jeżeli w spisie z natury nie może z ważnych przyczyn brać udziału osoba materialnie odpowiedzialna i nie upoważni do tej czynności innej osoby, spis z natury może być przeprowadzony przez co najmniej trzyosobową komisję, wyznaczoną przez kierownika jednostki. 2. Podlegające spisowi składniki majątku nie mogą być do czasu zakończenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane a jeżeli jest to konieczne, zespół spisowy zawiadamia przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który może zarządzić aby przyjęcie lub wydanie uwzględnić w spisie na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania.. Wypełniając arkusze spisu z natury stosuje się nazwy, jednostki miary i inne szczegółowe określenia z indeksów materiałowych, a w razie ich braku, oznaczeń używanych w księgowości. Dotyczy to także numerów inwentarzowych środków trwałych i wyposażenia w użytkowaniu. 4. Po zakończeniu spisu zespół spisowy składa przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdanie zawierające: - rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu z natury, - informację o wszelkich stwierdzonych w czasie spisu nieprawidłowościach w gospodarce składnikami majątku. 6.. Poprzez weryfikację stanu ewidencyjnego dokonuje się inwentaryzacji tych artykułów, których stan nie podlega lub nie może być ustalony w drodze spisu z natury. 2. Weryfikację stanów ewidencyjnych przeprowadza kierownik gospodarczy gimnazjum.. wycenę rzeczowych składników majątkowych ujętych w arkuszach spisu z natury dokonuje kierownik gospodarczy gimnazjum nie uczestniczący w inwentaryzacji. 4. Wycena polega na przemnożeniu stwierdzonych w czasie spisu z natury faktycznych ilości przez stosowną cenę ewidencyjną oraz na ustaleniu łącznej ich wartości. 5. Za cenę ewidencyjną należy uważać: - przy wycenie środków trwałych i pozostałych środków trwałych wartość początkową, - przy wycenie pozostałych materiałów pełnowartościowych cenę zakupu, - przy wycenie materiałów niepełnowartościowych cenę ustaloną w drodze komisyjnego oszacowania. 7

18 6. Po dokonaniu wyceny składników majątku należy ustalić różnice inwentaryzacyjne, poprzez porównanie stanu faktycznego podanego na arkuszach spisów z natury ze stanem wynikającym z ewidencji ilościowo-wartościowej. 7. Przed ustaleniem różnic inwentaryzacyjnych ewidencja ilościowo - wartościowa musi być uzgodniona z ewidencją ilościową tj. księgami inwentarzowymi. 8. Różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako: a/ niedobory gdy stan ewidencyjny jest wyższy od rzeczywistego, b/ nadwyżki gdy stan ewidencyjny jest niższy od rzeczywistego, c/ szkody gdy nastąpiła całkowita lub częściowa utrata pierwotnej wartości inwentaryzowanego majątku. 9. Niedobory kwalifikuje się na: a/ ubytki naturalne, b/ niedobory nadzwyczajne oraz zawinione i niezawinione. 0. W przypadku stwierdzenia różnic inwentaryzacyjnych obowiązują następujące zasady postępowania: - kwalifikowanie różnic inwentaryzacyjnych ( jako niedoborów lub nadwyżek), przeprowadzenie postępowań wyjaśniających - stawianie wniosków w zakresie ich odpisania z ksiąg rachunkowych, należy do komisji inwentaryzacyjnej, - ustalanie poprzez komisję inwentaryzacyjna przyczyn powstawania niedoborów lub nadwyżek winno być wykonane w sposób bardzo wnikliwy, przy czym komisja powinna rozważyć stopień winy lub jej brak (szczególnie ze strony osób materialnie odpowiedzialnych), - rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych wraz z ustaleniem wysokości ubytków naturalnych (mieszczących się w granicach norm) winno obejmować okres między inwentaryzacyjny, - w przypadku wystąpienia różnic inwentaryzacyjnych ujawnione różnice i nadwyżki mogą być kompensowane, z tym że kompensaty nie mają zastosowania do środków trwałych oraz wyposażenia w użytkowaniu, - ujawnione niedobory księguje się w ewidencji ilościowo wartościowej na podstawie : a/ zbiorczych zestawień, b/ zestawień różnic inwentaryzacyjnych. 7.. Spis z natury powinien być poddany kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonych przez niego kontrolerów. 2. Kontrola polega na sprawdzeniu: - czy pole spisowe zostało właściwie przygotowane do spisu, - czy zespoły spisowe wykonują swoje obowiązki zgodnie z obowiązującymi przepisami, - czy prawidłowo ustalono ilość spisywanych składników, - czy spis z natury jest kompletny. Z wyników kontroli sporządza się protokół w jednym egzemplarzu, ponadto sprawdzający oznacza sprawdzone pozycje na arkuszu spisowym, podpisując w rubryce uwagi.. W razie stwierdzenia w toku kontroli, że opis z natury (w całości lub w części) przeprowadzony został nieprawidłowo, osoba która stwierdziła nieprawidłowość zobowiązana jest zarządzić ponowne przeprowadzenie całego lub odpowiedniej części spisu z natury. 8. Obieg dokumentów dotyczących inwentaryzacji i rozliczeń różnic inwentaryzacyjnych następuje w ustalonym porządku:. Przekazanie arkuszy spisu z natury i innych materiałów z inwentaryzacji przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 2. Przekazanie głównemu księgowemu przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej skontrolowanych pod względem formalnym i rachunkowym materiałów z inwentaryzacji. 8

19 . Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i przekazanie komisji zestawień różnic inwentaryzacyjnych. 4. Powiadomienie o stwierdzonych różnicach osób materialnie odpowiedzialnych i złożenie pisemnych wyjaśnień przez te osoby. 5. Opracowanie protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych przez komisję i przedłużenie dyrektorowi wniosków do akceptacji (nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia inwentaryzacji). 9. Przy rozliczaniu różnic inwentaryzacyjnych oraz rozpatrywaniu niedoborów, szkód i nadwyżek obowiązują przepisy ustawy z dnia 29 września 994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 2, poz. 59 z późniejszymi zmianami). 0. Dokumenty inwentaryzacyjne winny być przechowywane przez okres 5 lat w siedzibie placówki w oryginalnej postaci i porządku dostosowanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych. ZAKRES CZYNNOSCI I ODPOWIEDZIALNOŚCI OSÓB UCZESTNICZĄCYCH W INWENTARYZACJI NA PODSTAWIE SPISU Z NATURY l.p. Rodzaj czynności Osoby odpowiedzialne za wykonanie Przygotowanie składników majątkowych do spisu gimnazjum 2 Powołanie i przeszkolenie zespołów spisowych, przygotowanie Przewodniczący i doręczenie zarządzeń formularzy materiałów koniecznych do spisu komisji inwentaryza. Przeprowadzenie spisów z natury Zespoły spisowe 4 Kontrola prawidłowości spisów Przew. Komisji Inwe. 5 Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w przypadku Radca Prawny uznania niedoborów za nie mieszczące się w granicach norm lub zawinione. 6 Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie Kierownik rozliczenia różnic pod względem formalnym i rachunkowym gospodarczy 7 Zatwierdzenie wniosków komisji przez organ prowadzący obsługę Kierownik scentralizowaną. gospodarczy 8 Ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich Kierownik rozliczenia 9 Ocena nieprawidłowości w gospodarce składnikami majątku stwierdzonych w czasie spisu gospodarczy Przewodniczący Komisji inwentaryzac. 9