VADEMECUM STYPENDYSTY czyli wszelkie formalności przed, w trakcie i po powrocie ze stypendium

Transkrypt

1 VADEMECUM STYPENDYSTY czyli wszelkie formalności przed, w trakcie i po powrocie ze stypendium WPROWADZENIE Dla ułatwienia podajemy poniŝej listę działań, która mamy nadzieję pozwoli usystematyzować informacje na tematy związane z wyjazdem na stypendium. Prosimy o dokładne zapoznanie się z jego treścią, a najlepiej zachowanie tego dokumentu i szukanie w nim odpowiedzi na pytania, które pojawić się mogą na róŝnych etapach przygotowania do wyjazdu, pobytu na stypendium oraz po powrocie do Polski. Rekrutacja - podjęcie decyzji - obowiązkowe kwalifikacje językowe w Studium Języków Obcych UEK w wyznaczonym terminie - wypełnienie aplikacji on-line (w wyznaczonym terminie) - złoŝenie dokumentów w BPZ (w wyznaczonym terminie) - obrady Uczelnianej Komisji Kwalifikacyjnej ds. Wyjazdów Zagranicznych Studentów - ogłoszenie wyników na stronie BPZ - potwierdzenie gotowości wyjazdu / rezygnacja z wyjazdu (w wyznaczonym przez BPZ terminie) Przed wyjazdem W uczelni zagranicznej Po powrocie ze stypendium PRZED WYJAZDEM Spis treści: I. Wysłanie nominacji do uczelni zagranicznej II. Wypełnienie aplikacji uczelni zagranicznej III. Dokumenty przed wyjazdem IV. Granty i kwestie finansowe I. Wysłanie nominacji do uczelni zagranicznej, do której student wyjeŝdŝa przez koordynatora z Biura Programów Zagranicznych. II. Wypełnienie aplikacji uczelni zagranicznej. Formularze aplikacyjne student otrzymuje w formie elektronicznej od koordynatora z BPZ lub od koordynatora z uczelni zagranicznej. Aplikacje i inne wymagane dokumenty naleŝy złoŝyć w BPZ w podanym terminie. Zostaną one wysłane faksem i pocztą na daną uczelnię zagraniczną. Prosimy o składanie wyłącznie kompletu dokumentów. MoŜna je składać w poniedziałki, wtorki, czwartki i piątki od do w kaŝdym pokoju, w którym aktualnie odbywa się dyŝur. PROSIMY O BEZWZGLĘDNE PRZESTRZEGANIE WSZYSTKICH TERMINÓW WYZNACZONYCH PRZEZ BPZ ORAZ UCZELNIĘ ZAGRANICZNĄ. Aplikacje prosimy uzupełniać komputerowo/względnie drukowanymi literami czarnym długopisem. W aplikacji moŝe pojawić się pytanie o uczelnianego koordynatora (institutional coordinator). NaleŜy wówczas wpisać dane koordynatora z BPZ odpowiedzialnego za współpracę z danym krajem w ramach danego programu:

2 Hiszpania, Litwa, Łotwa, Estonia, Skandynawia, Wielka Brytania (program Erasmus), EMBS, DIRECT ENTRY (Wielka Brytania), STEP (Japonia): Joanna Jackowska tel. 12/ Austria, Bułgaria, Belgia, Holandia, Francja, Niemcy, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Węgry, Włochy (program Erasmus): Justyna Mentel tel. 12/ Czechy, Grecja, Turcja (program Erasmus): Małgorzata Sadowska tel. 12/ Kanada, Korea Pd., Meksyk, Peru, Wenezuela, Tajwan, Elon (USA), Kanada (umowy międzyuczelniane BPZ): Katarzyna Małek tel. 12/ Wyjazdy w ramach programu Double Diploma: Sylwia Rutkowska tel. 12/ sylwia.rutkowska@uek.krakow.pl Wyjazdy w ramach programu CEEPUS: Małgorzata Trojanowska tel. 12/ malgorzata.trojanowska@uek.krakow.pl

3 BPZ nie pośredniczy w organizowaniu zakwaterowania za granicą. Niektóre uczelnie oferują studentom zakwaterowanie w akademikach (zazwyczaj informacja o takiej moŝliwości znajduje się na stronie danej uczelni lub w materiałach od koordynatora z uczelni zagranicznej), jednak student załatwia to we własnym zakresie, a nie za pośrednictwem BPZ. KaŜdy student zobowiązany jest do zapoznania się z warunkami legalizacji pobytu w kraju, do którego wyjeŝdŝa: III. Dokumenty, które naleŝy przygotować i złoŝyć przed wyjazdem na stypendium: 1. Kwestionariusz stypendysty (formularz do ściągnięcia ze strony BPZ) 2. Kopia listu akceptacyjnego z uczelni zagranicznej. Po wysłaniu aplikacji do uczelni zagranicznej, student otrzymuje stamtąd list akceptacyjny (letter of acceptance), na adres domowy. JeŜeli list zostanie wysłany na adres BPZ, student otrzyma zawiadomienie mailem. 3. Zaświadczenie o zaliczeniu semestru (formularz do ściągnięcia ze strony BPZ) podbite przez dziekanat dostarczyć do BPZ. 4. Podanie do Dziekana o zgodę na wyjazd i o Indywidualny Program Nauczania - trzeba najpierw podbić w BPZ, a następnie złoŝyć do podpisu przez Dziekana, podpisane dostarczyć do BPZ. KaŜdy student zaakceptowany na studia za granicę, musi zwrócić się do Dziekana swojego Wydziału z prośbą o zgodę na wyjazd. W tym celu naleŝy napisać podanie o udzielenie Indywidualnego Programu Nauczania (IPN) na czas pobytu za granicą. Studenci, którzy otrzymali roczne stypendia dodatkowo piszą podanie o zgodę na Rozliczenie Roczne. Na podaniach musi się znaleźć pieczątka BPZ jako potwierdzenie zakwalifikowania studenta na wyjazd za granicę. Podania naleŝy kierować do następujących osób: Wydział Ekonomii i Stosunków Międzynarodowych Prodziekan: dr hab. Leszek Kusak Wydział Finansów Dziekan: Prof. dr hab. Krzysztof Surówka Wydział Zarządzania Dziekan: Prof. UEK dr hab. Paweł Lula Wydział Towaroznawstwa Dziekan: Prof. dr hab. Władysław Kędzior 5. Learning Agreement na formularzu UEK (formularz do ściągnięcia ze strony BPZ). Na tym formularzu student wpisuje przedmioty jakie będzie realizował za granicą (pierwsza strona: Details ). Informacje o proponowanych przez uczelnię zagraniczną przedmiotach moŝna znaleźć np. na stronach internetowych uczelni zagranicznych, w informatorach z uczelni itp. NaleŜy w sumie wybrać kursy na sumę minimum 30 punktów ECTS na jeden semestr (60 ECTS na rok). Języki obce realizowane w uczelni zagranicznej zostaną zaliczone studentowi, który: 1) zgodnie z programem studiów obowiązującym w Uczelni ma zrealizować lektoraty na danym roku studiów, podczas odbywania stypendium w takiej sytuacji studentowi zaliczone zostaną maksymalnie 2 języki zrealizowane podczas pobytu za granicą, lub: 2) ukończył lektoraty w Uczelni w takiej sytuacji studentowi zaliczony zostanie maksymalnie 1 język zrealizowany podczas pobytu za granicą (taki, którego wcześniej nie realizował w Uczelni). Pierwotna wersja LA nie musi być ostateczna po przyjeździe do uczelni zagranicznej istnieje moŝliwość zmiany niektórych przedmiotów (słuŝy do tego druga strona formularza Learning Agreement Changes ).

4 KaŜdy student wypełnia LA niezaleŝnie od tego, czy wypełniał juŝ podobny dokument w momencie wypełniania aplikacji uczelni zagranicznej. Dokument ten naleŝy wypełnić komputerowo. Wypełniony Learning Agreement naleŝy podbić w BPZ, następnie złoŝyć do podpisu przez Dziekana, skserować, kopię dostarczyć do BPZ z pozostałymi dokumentami, a oryginał zabrać ze sobą za granicę. Tam po ustaleniu ostatecznego programu zajęć podbić i podpisać u koordynatora i przesłać faksem lub skan do BPZ. Oryginał naleŝy zachować przy sobie, a po powrocie przywieźć, ponownie podbić w BPZ i złoŝyć w dziekanacie. Po ponownym podpisie przez dziekana kopię LA naleŝy ponownie dostarczyć do BPZ. Uwaga! Studenci wyjeŝdŝający na stypendia roczne, bądź przedłuŝający pobyt na stypendium na kolejny semestr zobowiązani są wypełnić dwa osobne dokumenty Learning Agreement na formularzach UEK po jednym na kaŝdy semestr. 6. Zgoda promotora na wyjazd (jeśli wyjazd odbywa się na ostatnim roku studiów). 7. Karta ubezpieczenia zdrowotnego EKUZ (kopia) - wyrabia się ją w oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia właściwym ze względu na miejsce zameldowania. Wyrabia się ją na podstawie zaświadczenia o zakwalifikowaniu na stypendium wydanego przez BPZ oraz dodatkowych dokumentów wymaganych przez NFZ: NaleŜy wcześniej poinformować swojego koordynatora z BPZ o chęci uzyskania zaświadczenia i podać daty semestru za granicą (z uwzględnieniem ewentualnego orientation week, kursu EILC) podane w liście akceptacyjnym/kalendarzu akademickim/ u od koordynatora zza granicy. Karta EKUZ upowaŝnia do korzystania z opieki medycznej za granicą w Unii Europejskiej. Informacje o dodatkowych dokumentach, które naleŝy przedłoŝyć w NFZ znajdują się na stronie Formularz waŝny jest przez miesiąc, dlatego naleŝy się o niego ubiegać na kilka tygodni przed wyjazdem. Europejska Karta Zdrowia nie ubezpiecza od nieszczęśliwych wypadków, dlatego kaŝdy stypendysta musi posiadać dodatkowe ubezpieczenie np. kartę EURO26, ISIC itp. Kopię karty EKUZ naleŝy złoŝyć w BPZ wraz z pozostałymi dokumentami. Studenci wyjeŝdŝający do krajów spoza Unii Europejskiej zobowiązani są wykupić ubezpieczenie zdrowotne i NW we własnym zakresie kopie dostarczyć do BPZ. 8. Kopia dodatkowego ubezpieczenia np. Euro 26 / ISIC 9. Zgoda rodziców na finansowanie podczas pobytu na stypendium (wzór do ściągnięcia ze strony BPZ). Dokument nie musi być tłumaczony notarialnie. Obowiązkiem kaŝdego studenta jest złoŝenie wyŝej wymienionych dokumentów w BPZ przed wyjazdem na stypendium. Prosimy o składanie wyłącznie KOMPLETU dokumentów w godzinach dyŝurów BPZ (poniedziałki, wtorki, czwartki, piątki od do 15.00; w środy nieczynne) WaŜna informacja dla stypendystów programu Erasmus/Double Diploma/EMBS: Po złoŝeniu powyŝszych dokumentów trzeba podpisać umowę stypendialną. Tylko studenci z kompletem dokumentów mogą podpisać umowę. O zamiarze przyjścia na podpisanie umowy naleŝy powiadomić mailowo lub telefonicznie SWOJEGO koordynatora z BPZ min. trzy dni wcześniej (lista koordynatorów powyŝej). Do przygotowania umowy niezbędna jest informacja o długości semestru. Uprzejmie prosimy o podawanie dat semestrów osobie, której będzie się zgłaszać zamiar przyjścia w celu podpisania umowy. Umowę podpisują studenci, którzy otrzymali grant oraz studenci, którzy grantu nie otrzymali (wyjazd na stypendium bez grantu).

5 UWAGA! Bez podpisania umowy stypendyści programów Erasmus/Double Diploma/EMBS nie mogą wyjechać na stypendium. Umowę naleŝy koniecznie podpisać OSOBIŚCIE. IV. Granty i kwestie finansowe W ramach niektórych programów oferowane są granty finansowe. PoniŜej moŝna znaleźć informacje na temat grantów i innych spraw związanych z finansowaniem w ramach konkretnych programów. UWAGA! Zakwalifikowanie się na dane stypendium NIE JEST równoznaczne z automatycznym otrzymywaniem grantu!!! Erasmus/Double Diploma/EMBS: Grant w ramach tego programu przyznawany jest według listy rankingowej (punktów) powstałej w okresie rekrutacji i według stawek właściwych dla danego kraju ustalonych przez Agencję Narodową Erasmusa. W związku z tym, iŝ o kwocie przyznanej na wypłaty grantów BPZ dostaje informację z Agencji Narodowej Erasmusa zazwyczaj w czerwcu/lipcu, naleŝy liczyć się z tym, Ŝe w momencie potwierdzania gotowości wyjazdu na stypendium studenci nie wiedzą, czy otrzymają grant finansowy. Studenci, którym przydzielony został grant w ramach programu Erasmus/Double Diploma/EMBS powinni na adres lena.kolasa@uek.krakow.pl przesłać następujące informacje: - adres i nazwa banku - adres zamieszkania, który był podawany przy zakładaniu konta - dokładny nr rachunku tj. symbol IBAN, kod banku, nr osobisty właściciela rachunku - kod SWIFT - dla rachunków zagranicznych. Informacje w formie papierowej NIE BĘDĄ przyjmowane. Uniwersytet Ekonomiczny posiada środki na wypłatę grantów dla studentów w EURO lecz nie jest to równoznaczne z tym, iŝ akceptowane są tylko konta EURO. To, w jakiej walucie chce się otrzymywać grant zaleŝy od studenta - moŝna podać konto złotówkowe, walutowe, załoŝone w banku polskim lub zagranicznym. Grant wypłacany jest w min. dwóch ratach na semestr. Istnieje moŝliwość otrzymania pierwszej raty grantu w gotówce przed wyjazdem, lecz o tym student musi powiadomić BPZ min. na 14 dni przed odbiorem pieniędzy. Pierwsza część grantu wypłacana jest po podpisaniu umowy Erasmusa, warunkiem uzyskania drugiej części jest uzgodnienie na uczelni partnerskiej ostatecznej formy Learning Agreement i przesłanie jego kopii podpisanej przez tamtejszego koordynatora do BPZ - faksem lub pocztą klasyczną. Studenci, którzy nie spełnią warunków ustalonych przez program Erasmus będą musieli zwrócić cały lub część grantu. Warunki programu zawarte są w umowie stypendialnej. Ceepus: Grant na studia w ramach programu CEEPUS student otrzymuje w uczelni przyjmującej. Wysokość grantu moŝna sprawdzić na stronie klikając na flagę wybranego państwa. Istnieje moŝliwość zwrotu kosztów przejazdu na i ze stypendium, pod warunkiem, iŝ został wybrany najtańszy środek lokomocji. W celu refundacji kosztów naleŝy do BPZ dostarczyć po powrocie ze stypendium bilety, podpisany przez koordynatora zagranicznego letter of confirmation oraz wypełniony raport.

6 Stypendia rządowe: STEP (Japonia) istnieje moŝliwość otrzymywania grantu fundowanego przez rząd japoński oraz przez Hiroshima University of Economics o przydzieleniu grantu decyduje strona japońska. Stypendium Rządu Szwajcarskiego studenci podpisują umowę w uczelni zagranicznej i tam teŝ otrzymują grant. Umowy międzyuczelniane (Korea, Tajwan, USA (Elon), Kanada, Meksyk, Peru, Wenezuela): Studenci wyjeŝdŝający na stypendia w ramach umów międzyuczelnianych BPZ są zwolnieni z czesnego (opłaty za studia) na danych uczelniach, natomiast nie otrzymują Ŝadnych dodatkowych grantów - muszą we własnym zakresie pokryć koszty utrzymania w danym kraju. Direct Entry: Studenci wyjeŝdŝający na stypendium w ramach programu Direct Entry do Wielkiej Brytanii na studia licencjackie mogą otrzymać poŝyczkę od rządu danego kraju na pokrycie czesnego za studia. W Szkocji poŝyczka ta jest bezzwrotna, natomiast w Anglii i Walii naleŝy ją spłacić. [Uwaga! W przypadku Coventry University otrzymanie poŝyczki jest moŝliwe wyłącznie przez osoby, które nie posiadają dyplomu Ŝadnej innej uczelni.] W przypadku wyjazdu na studia magisterskie studenci nie otrzymują poŝyczki (pojedyncze oferty finansowanych studiów będą ogłaszane na bieŝąco). Aby pokryć koszty utrzymania studenci mają swobodę podejmowania dorywczej pracy na miejscu. Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy: Studenci zakwalifikowani na to stypendium otrzymują dofinansowanie z Funduszu Stypendialnego i Szkoleniowego. W UCZELNI ZAGRANICZNEJ I. Learning Agreement. Po przyjeździe na uczelnię zagraniczną student zobowiązany jest do uzgodnienia z koordynatorem danej uczelni ostatecznej wersji Learning Agreement jeśli wprowadzone zostają zmiany względem pierwotnej wersji ustalonej w UEK i podpisanej przez Dziekana przed wyjazdem naleŝy dodać/usunąć kursy na drugiej stronie formularza ( Changes ), pamiętając przy tym, by finalnie zrealizować kursy za minimum 30 punktów ECTS w jednym semestrze (60 ECTS na rok). Learning Agreement uwaŝa się za waŝny w momencie, gdy widnieje na nim podpis i pieczątka koordynatora uczelni zagranicznej. Musi takŝe zawierać nazwy przedmiotów, liczbę godzin i punktów ECTS. Zatwierdzony Learning Agreement naleŝy przesłać do BPZ faksem na numer lub zeskanować i przesłać mailem do swojego koordynatora z BPZ. Oryginał Learning Agreement student powinien zachować podczas pobytu w uczelni zagranicznej, a po zakończeniu stypendium przywieźć ze sobą do Polski, podbić w BPZ i złoŝyć w dziekanacie, a po ponownym podpisaniu przez dziekana skserować i dostarczyć kopię do BPZ. II. Confirmation letter. Po zakończeniu stypendium kaŝdy student musi otrzymać zaświadczenie o odbyciu studiów za granicą (wzór moŝna ściągnąć ze strony BPZ). NaleŜy się w tym celu zgłosić do koordynatora w uczelni zagranicznej z prośbą o wystawienie stosownego dokumentu. WaŜne, by confirmation letter zawierał imię i nazwisko studenta, nazwę uczelni zagranicznej, w której student odbywał stypendium, dokładne daty pobytu (od-do) zgodne z tymi z listu akceptacyjnego oraz podpis i pieczęć koordynatora. Oryginał confirmation letter naleŝy przywieźć ze sobą do Polski i złoŝyć w BPZ. III. Transcript of Records. KaŜdy student po zakończeniu stypendium powinien otrzymać z uczelni partnerskiej wykaz ocen z kursów, które realizował za granicą. Często zdarza się, Ŝe oficjalne transkrypty wysyłane są studentom juŝ po ich powrocie do Polski trzeba na nie czekać około miesiąca. W razie potrzeby szybszego otrzymania wykazu ocen (koniecznego, by dopełnić formalności w UEK po powrocie)

7 sugerujemy zgłosić się z prośbą do koordynatora w uczelni zagranicznej z prośbą o wystawienie na dany moment przynajmniej nieoficjalnej wersji transkryptu ocen. UWAGA! W czasie całego pobytu na stypendium bardzo prosimy o regularne sprawdzanie skrzynki mailowej, gdyŝ koordynatorzy z BPZ będą się kontaktować ze studentami drogą mailową, informować o formalnościach itp. PO POWROCIE ZE STYPENDIUM Wszyscy stypendyści zobowiązani są do załatwienia formalności z BPZ i dziekanatami PRZED KOŃCEM SESJI POPRAWKOWEJ DANEGO SEMESTRU. Studenci, którzy wyjeŝdŝali na ostatnim roku studiów powinni dopełnić formalności jak najszybciej, by zaliczyć semestr i móc podejść do obrony pracy licencjackiej/magisterskiej w terminie. Do BPZ naleŝy dostarczyć: 1. Confirmation letter list potwierdzający pobyt w uczelni zagranicznej podpisany przez koordynatora zza granicy. 2. Sprawozdanie z wyjazdu na stypendium (formularz do ściągnięcia ze strony BPZ) - bardzo prosimy przesłać wypełnione sprawozdanie w formie elektronicznej na adres mailowy swojego koordynatora z BPZ. 3. Kopię Learning Agreement ponownie podpisanego przez dziekana. 4. Transcript of records jeśli student otrzymał wykaz ocen jeszcze podczas pobytu za granicą naleŝy go dostarczyć do BPZ w celu przeliczenia ocen na skalę polską. Jeśli transkrypt przesłany zostanie na adres studenta juŝ po jego powrocie prosimy o dostarczenie go wówczas w celu przeliczenia. Zdarza się teŝ, iŝ koordynatorzy z uczelni zagranicznych przesyłają transkrypty ocen studentów bezpośrednio do BPZ. Po przeliczeniu ocen na skalę polską studenci otrzymują z BPZ maila z informacją o moŝliwości odbioru przeliczonego transkryptu ocen. Dodatkowo: UWAGA! Transkrypty będą wydawane WYŁĄCZNIE po dopełnieniu pozostałych formalności w BPZ. - Stypendyści programu Erasmus zobowiązani są wypełnić ankietę online na stronie (login - student; hasło - erazm) - Stypendyści programu Ceepus dodatkowo zobowiązani są wypełnić Mobility Report zostanie przesłany z biura programu Ceepus Do dziekanatu wszyscy studenci powinni dostarczyć: 1. Opis kursów, które zrealizowane zostały za granicą - w języku polskim lub angielskim (z pieczątką BPZ). 2. Porozumienie o planie studiów (formularz do ściągnięcia ze strony BPZ) dokument naleŝy wypełnić komputerowo. W pierwszej rubryce naleŝy wpisać przedmioty, które realizowane powinny być w UEK w semestrze, w którym student przebywał na stypendium; w drugiej rubryce naleŝy wpisać przedmioty zrealizowane za granicą; natomiast w trzeciej seminarium dyplomowe. Ewentualne róŝnice programowe i przedmiotu do ewentualnego zaliczenia w UEK zostaną ustalone przez dziekana. Porozumienie musi być podpisane przez studenta, promotora lub opiekuna naukowego oraz podbite w BPZ, a dopiero na końcu złoŝone w dziekanacie. Zgodnie z regulaminem student powinien zaliczyć ewentualne róŝnice programowe w ciągu dwóch kolejnych semestrów następujących po powrocie ze stypendium. 3. Oryginał Learning Agreement naleŝy najpierw podbić go w BPZ, następnie zanieść do ponownego podpisu przez dziekana, po czym skserować i kopię dostarczyć do BPZ, a oryginał zostawić w dziekanacie. 4. Transcript of records przeliczony uprzednio w BPZ. Opracowanie: BPZ, wersja z dn r.