INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMU

Transkrypt

1 INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMU I PODSTAWOWE DANE TECHNICZNE FiK FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ generacja 9.55 wersja ZIMA dgame Computer Studio Spółka Akcyjna 1

2 Do czego służy program FiK...4 To co najważniejsze w programie FiK...4 Zgodność dokumentacji z oprogramowaniem FiK Instalacja oprogramowania Wymagania programu Pierwsza instalacja Instalacja uaktualnień Instalacja łat Wersja sieciowa...6 Wiele Ksiąg Handlowych na jednym komputerze Wdrożenie Nazwa Firmy Drukarka Kontrahenci (parametry) Rejestry VAT Rejestry przejściowe VAT Głośnik Lata księgowe Polskie litery Operatorzy i ich kompetencje Pozostałe Plan kont Likwidacja roku księgowego Księgowanie Księgowanie BO Księgowanie obrotowe Obsługa paczek Schematy dekretacji Pobieranie danych z innych systemów Zamknięcie roku Rozrachunki (istotne szczegóły w dodatku poświęconym rozrachunkom) Inne możliwości systemu Sterowanie wydrukami Administrator sieci Księgowanie walutowe Wyszukiwanie kwot Zestawienia definiowane Skąd biorą się syntetyki Przeglądarki tabel i wyszukiwarki Kontrahenci i ich obsługa Konfiguracja dowolnych programów z menu DODATKI Rejestry VAT Deklaracje Deklaracje DOS Deklaracje Windows Zetawienia i wydruki Zestawienia Księgowe Obejmujące tylko dane zaksięgowane (bez danych paczkach) Obejmujące dane zaksięgowane i z paczek Zestawienia VAT Zestawienia dotyczące rozrachunków Bezpieczeństwo danych...65 DODATKI...65 A.Struktura katalogów...65 B.Struktura istotnych zbiorów...66 C.Format zbioru do importu danych...69 D.Wykaz błędów wczytania danych z innych systemów...73 E.Program PASÓWKA...74 F.Program LEGAL...75 G.Praca w trybie WIELOFIK

3 G.1.Instalacja pakietu FiK...77 G.2.Instalacja klucza generacji...78 G.3.Instalacja wersji sieciowej...78 G.4.Instalacja wielu ksiąg handlowych programem FIKWIELO.EXE...79 G.4.1.Wprowadzenie zgromadzonych wcześniej danych do struktury wielofik 82 G.5.Instalacja uaktualnień...82 G.6.Instalacja łat...83 H.Obsługa rozrachunków...83 H.1.Uzgadnianie w kartotece faktur (rozrachunki)...83 H.2.Uzgodnienie stanów...88 H.3.Odsetki i upomnienia...89 H.4.Rozrachunki w paczce H.5.Obsługa archiwum...93 H.6.Kontrola jakości rozrachunków...93 H.7.Usuwanie archiwum...93 H.8.Pobieranie danych z księgi głównej do rozrachunków...93 I.Wersja sieciowa programu FiK...93 I.1.Wstęp...94 I.2.Możliwości pracy w sieci komputerowej...94 I.3.Przygotowanie stanowisk pracy do wersji sieciowej...94 I.4.Wydajność systemu FiK w pracy sieciowej...94 I.5.Zmiana systemu FiK na wersję sieciową...95 I.6.Koncepcja pracy systemu FiK w wersji sieciowej...95 I.7.Możliwości pracy operatorów na różnych stanowiskach...95 I.8.Opcje FiK dostępne w wersji sieciowej...95 I.9.Obsługa wydruków w wersji sieciowej FiK...95 I.10.Problem z NetWare...96 J.Ustawienie drukarki

4 Do czego służy program FiK Skrót FiK pochodzi od słów Finanse i Księgowość. Jest to program typowo finansowo księgowy, który pozwala obsługiwać księgi prawa handlowego wraz z rejestrami VAT i rozrachunkami. Program obsługuje deklaracje VAT7, VAT- UE, CIT2, PIT5 i PIT5L, a także może importować dane potrzebne w księgowaniu z każdego innego systemu. Program nie służy do grania, fakturowania i wystawiania. To co najważniejsze w programie FiK Program FiK jest całkowicie analityczny. Syntetyki powstają po przeliczeniu odpowiednich analityk. W ten sposób mamy rozwiązany problem zgodności syntetyki z analityką. Program obsługuje następujące podstawowe kartoteki: Księga główna (zapisy księgowe) Plan kont Kontrahenci Rozrachunki Rejestry VAT, zakupu i sprzedaży, zarówno właściwe jak i przejściowe Księgowanie odbywa się poprzez paczki. Opis czym są paczki znajduje się w dalszej części dokumentacji. Wprowadza się tam dane o dekretach księgowych, dokumentach VAT i ewentualnie rozrachunkach. Dopóki dane znajdują się w paczce, nie są zaksięgowane. Przy zaksięgowaniu paczki program FiK sprawdza ich poprawność i jeśli są bilansowe i zawierają wszystkie dokumenty VAT wtedy: 1. Dane o dekretach idą do księgi głównej i ich modyfikacja już nie jest możliwa w programie FiK. W sytuacjach szczególnych można skorzystać z programu PASOWKA w celu ich modyfikacji bądź uzupełnienia 2. Dane z dokumentów VAT idą do rejestrów VAT (lub rejestrów przejściowychvat) i można nimi manipulować przy użyciu opcji REJETRY VAT. Można przenosić dane z rejestrów przejściowych VAT do rejestrów właściwych. Przez rejestry właściwe uznaję te, które wchodzą do deklaracji VAT. Rejestry przejściowe, to takie, które nie wchodzą do deklaracji i wydruków rejestrów i mogą zostać przeniesione do rejestrów właściwych w odpowiednim momencie. 3. Dane o rozrachunkach idą do rozrachunków, niezależnie od tego czy są wypunktowane. Jeśli nie można było punktować rozrachunków w paczce, można to zrobić w kartotece rozrachunków. Po wypunktowaniu rozrachunku system bada czy saldo dokumentu (faktura i zapłaty) mają saldo Jeśli tak, rozrachunki znikają z kartoteki rozrachunków i przechodzą do archiwum. Można je stamtąd zawrócić do rozrachunków Kontrahentów należy wprowadzać dynamicznie w miarę potrzeb, najlepiej w paczce. Założenie kontrahenta powoduje założenie odpowiadającego mu konta w planie kont. Jest też możliwe zakładanie kontrahentów bez analitycznych kont księgowych (tylko na potrzeby rejestrów VAT) Kartoteka rozrachunków i VAT, oraz zmiany w nich dokonywane nie mają żadnego wpływu na księgę główną, są od siebie całkowicie niezależne. Wspólne dane programu FiK dla wszystkich lat księgowych to: 1. Kontrahenci 2. Rozrachunki Dane dotyczące roku księgowego to: 1. Zapisy księgowe 2. Plan kont Łatwo zauważyć, że wszystkie lata księgowe mają identyczny dostęp do kartotek kontrahentów i rozrachunków i zamknięcie roku księgowego niczego w tych kartotekach nie zmienia. Kartoteki planu kont i zapisów księgowych są inne dla każdego roku księgowego i każdy rok księgowy może mieć inny plan kont. Wyjątkiem są konta kontrahentów, wspólne dla wszystkich lat księgowych. Nie zalecamy zmian syntetyk kontrahentów w poszczególnych latach księgowych. UWAGA! Czytaj w dolnej części ekranu help (na niebieskim tle). Uzyskasz w ten sposób informacje, jakie funkcje i zestawienia są dostępne i jak je zrealizować. Jest to o tyle istotne, że w niniejszej dokumentacji opisane są najważniejsze funkcje istotne dla pracy systemu, natomiast sporo funkcji i zestawień, jako pomocnicze i nie mające większego wpływu na pracę systemu FiK, nie jest opisane. Zgodność dokumentacji z oprogramowaniem FiK Niniejsza dokumentacja zgodna jest z systemem FiK wersja 9.55e. Jeśli otrzymacie Państwo inną wersję systemu FiK to dostarczane przez nas uaktualnienia opisane są w zbiorze czytaj.to!, który podczas instalacji zostaje zeskłado- 4

5 wany w katalogu, w którym znajduje się system FiK. Zbiór ten zapisany jest w formacie pliku tekstowego co umożliwia jego wydruk na dowolnej drukarce i w dowolnym systemie operacyjnym. Nieopisane funkcje systemu FiK określone są w menu pojawiającym się na ekranie (niebieskie tło w dole ekranu). W razie chęci uzyskania większej ilości szczegółów prosimy dzwonić na dyżur. Sama dokumentacja jest bardzo uproszczona i zawiera podstawowe wytyczne dotyczące obsługi programu FiK, gdyż jej poprzednia wersja co do objętości zbliżała się do 200 stron i nikt jej nie czytał (w każdym razie niewiele osób) 1.Instalacja oprogramowania Jeśli pierwszy raz instalujesz program, przeczytaj pkt.2, jeśli masz już program, a zakupiłeś uaktualnienie, przeczytaj pkt.3. Jeśli jednak w trakcie roku zachodzi potrzeba zmian w oprogramowaniu, to nasza firma udziela bezpłatnego serwisowania przy pomocy łatek do programu. Jak wstawić łatki (uaktualnić program) o tym w pkt Wymagania programu Komputer zgodny z PC System operacyjny akceptujący DOS (DOS, Windows) Minimum 640 RAM 10 MB HDD w trakcie pracy bazy danych będą się powiększały i zajmowały więcej miejsca drukarka dowolnego typu zalecane jest urządzenie do kopiowania danych np. CD-W (nagrywarka) 1.2.Pierwsza instalacja Najwygodniej zrobić to standardowo, w katalogach takich jak proponuje nasza firma, tzn c:\dgcs\fik. Pierwsza część oznacza nazwę firmy, natomiast dalsza część katalogu (FIK) jest stała i nie powinno jej się zmieniać. Prześledźmy postępowanie: włóż płytkę CD do napędu znajdź katalog w którym występuje skrót FiK uruchom SETUP.EXE zapoznaj się z umową licencyjną i jeśli Ci odpowiada przejdź dalej wprowadź numer seryjny i klucz aktywacji (dla wersji DEMO wystarczy w numerze seryjnym podać DEMO) wybierz te produkty, które chcesz zainstalować zdecyduj się na katalog (proponujemy pozostawić ustawienia domyślne) wciśnij DALEJ w czasie instalacji programu FiK zacznie działać program LEGAL. Jego obsługę opisuje dodatek F po zainstalowaniu się oprogramowania ustaw parametr FILES na minimum 70 w DOS, Windows do 98 parametr ten należy ustawić w zbiorze CONFIG.SYS w Windows XP i 2000 parametr ten ustawiamy w zbiorze c:\windows\sytem32\config.nt Jeśli chcesz pracować na bazach danych wielu przedsiębiorstw zapoznaj się z dodatkiem G (WIELOFIK) Jeśli chcesz pracować z wersją sieciową zapoznaj się z dodatkiem I (wersja sieciowa) 1.3.Instalacja uaktualnień wykonaj kopię Twoich baz danych postępuj identycznie jak w 1.2, wskazując katalogi w taki sposób, aby uaktualnienie przebiegło na istniejących bazach danych Jeśli pracujesz na bazach danych wielu przedsiębiorstw zapoznaj się z dodatkiem G (WIELOFIK) Jeśli pracujesz z wersją sieciową zapoznaj się z dodatkiem I (wersja sieciowa) 1.4.Instalacja łat Wejdź przez internet na stronę Wejdź do uaktualnień Wejdź do księgi handlowej (FiK ) Odszukaj odpowiednią łatę (np. 953b53c oznacza łatę z wersji 9.53b do wersji 9.53c) Pobierz łatę i wgraj ją do tego katalogu na swoim komputerze, w którym jest program FiK Wykonaj łatę traktując ją jako program (aplikację) 5

6 Jeśli pracujesz na bazach danych wielu przedsiębiorstw zapoznaj się z dodatkiem G (WIELOFIK) Jeśli pracujesz z wersją sieciową zapoznaj się z dodatkiem I (wersja sieciowa) 1.4.Wersja sieciowa Jeśli korzystasz z wersji sieciowej, pamiętaj, że każde uaktualnienie oprócz łatki przywraca wersję jednostanowiskową. Aby nadać programowi status wielostanowiskowy należy będąc w katalogu FiK wykonać program FIK_NET.EXE i odpowiednio FIK_NET1.EXE jeśli korzystasz z dolnej pamięci komputera. Numer seryjny i klucz aktywacji potrzebny do uaktywnienia wersji sieciowej znajduje się w zbiorze HASLO w katalogu FiK. Pamiętaj aby był ustawiony SET NET_FIK w każdym komputerze. Jeśli pracujesz na bazach danych wielu przedsiębiorstw zapoznaj się z dodatkiem G (WIELOFIK). Więcej szczegółów znajdziesz w dodatku I (wersja sieciowa). Wiele Ksiąg Handlowych na jednym komputerze. Ponieważ program instalacyjny rozpowszechniany wraz z programem Księga Handlowa - FiK umożliwia wielokrotną instalację na dysku w różnych katalogach, odstąpiliśmy od produkcji specjalnej wersji dla biur rachunkowych. Na jednym komputerze można efektywnie prowadzić kilkanaście ksiąg handlowych (ze względu na czas dostępu do jednostki), rozszerzyliśmy prawo użytkownika w Umowie Licencyjnej o możliwości wielokrotnej instalacji na jednym komputerze. Jednocześnie przypominamy, że Umowa Licencyjna dostarczana razem z programem zezwala na użytkowanie go tylko na jednym komputerze. Szczegóły omawia dodatek G (WIELOFIK) UWAGA! W celu zainstalowania ww. programu na kilku komputerach, należy kupić odpowiednią ilość programów z licencją. 2.Wdrożenie To te czynności, które należy wykonać jednorazowo przed przystąpieniem do właściwej codziennej pracy 2.1.Nazwa Firmy Ustaw ją w programie FiK korzystając z opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ NAZWA FIRMY 2.2.Drukarka Ustaw ją w programie FiK korzystając z opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ DRUKARKA Jeśli drukarka jest podłączona do złącza LPT1 można wykorzystać sterowniki do drukarek: Epson9 lub 24 (ilość igieł w drukarce igłowej) IBM9 lub 24 (ilość igieł w drukarce igłowej) LC200 (igłówka) OKI128 (igłówka) HPLJ4L (laserowa) HPLJIIP (laserowa) HPLJIII (laserowa) HPDJ550 (atramentowa) STYL800 (atramentowa) Każdą inną drukarkę Windowsową można obsługiwać sterownikiem DOS->WIN, ale należy pamiętać, że wtedy należy ustawić ADMINISTRACJA \ POSKIE LITERY \ Wybór polskich znaków na drukarkę jako WINDOWS. Po wybraniu tego typu drukarki uruchomiony zostanie program konfiguracyjny w Windows obsługujący ten sterownik. Zalecamy: Czcionkę COURIER NEW Długość strony w wierszach na taką samą jak programie FIK Interface wyłączony Typ drukarki software Wybór drukarki domyślna Liczba wierszy identyczna jak w programie FiK. Należy nieparzystej liczby wierszy, a w szczególności liczb, które są pierwszymi. Dobrymi liczbami są liczby podzielne przez 4 np. 64, 68, 72 itd. Pamiętaj, że im mniejsza rozdzielczość drukarki, tym będzie ona chodziła szybciej, co można ustawiać w konfiguracji drukarki 6

7 Jeśli mimo tych zaleceń będziesz miał(a) kłopoty z drukowaniem, zastanów się czy nie ma nowszego drivera do drukarki w internecie UWAGA! Więcej szczegółów o ustawieniu drukarki znajdziesz w dodatku poświęconym drukarkom 2.3.Kontrahenci (parametry) Zadaniem jest określenie syntetyk kontrahentów. Analityki będą powstawały w trakcie pracy. Wchodzimy w programie FiK do opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ KONTRAHENCI. Mamy przykładowo: W dostawcach syntetyką będzie 200. (patrz pierwszy wiersz). Ponieważ mamy tu grupy dostawców wobec tego syntetykami będą również 200/00 i 200/08. W odbiorcach mamy syntetyki 201 i Rejestry VAT Mamy za zadanie pokazać, do których kont księgowych będą przyczepione rejestry VAT. Podczas księgowania w paczkach, dekret na konto VATowskie spowoduje wejście do dokumentu VAT. Jeśli nie ma konta VAT w planie kont to je załóż w opcji KONTA \ PLAN KONT \ F2 Wejdź do REJESTRY VAT \ KONTA VAT Naciśnij F2 (zakładanie) Określ strony konta, które są przyczepiane do odpowiedniego rejestru. Np.: 7

8 Teraz do konta 220 po stronie MA mamy przypięty rejestr sprzedaży. W ten sam sposób możemy określić rejestr zakupu. Rejestrów sprzedaży i zakupu może być dowolna ilość. Rejestry zakupu i sprzedaży można określić na tym samym koncie księgowym po obu jego stronach Rejestry przejściowe VAT Możemy uaktywnić rejestry przejściowe VAT. Rejestry te to takie, które nie uczestniczą w deklaracji VAT i nie ma ich na zestawieniach VATowskich. Uaktywnienia należy dokonać w opcji REJESTRY VAT \ REJESTRY PRZEJŚCIO- WE \ DOWIĄZANIE DO PLANU KONT. Teraz będzie można w paczce księgować rejestry VAT przejściowe, a następnie przenosić dokumenty VAT z rejestru przejściowego do właściwego 2.5.Głośnik Zadaniem jest ustawienie głośnika komputera w taki sposób aby dawał sygnały dźwiękowe lub też nie dawał. Sygnały te dotyczą pobierania danych z innych systemów, niektóre komunikaty o błędach, tworzenie zbiorów drukarskich. Aby dokonać zmian wejdź do opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ GŁOŚNICZEK 2.6.Lata księgowe Ty określamy zakres dat przy poszczególnych latach księgowych. Jeśli Twoim zakresem są daty od 1 stycznia do 31 grudnia tego samego roku, to nie musisz robić nic. Jeśli jest inaczej należy określić zakres dat w opcji ADMINISTRA- CJA \ PARAMERTY \ LATA KSIĘGOWE. Dla przykładu: 8

9 Rok księgowy 2004 zaczyna się a kończy Rok księgowy 2005 zaczyna się a kończy Pamiętaj aby wchodząc do programu FiK podawać właściwy rok księgowy. 2.7.Polskie litery Wejdźmy do opcji ADMINISTRACJA \ POLSKIE LITERY. Zadaniem jest określenie polskich liter jakie będą występowały w bazie danych, na monitorze i drukarce. Polskie litery w bazie danych i na monitorze są identyczne. Mogą one być różne od polskich znaków na drukarce. Stąd w opcji tej mamy dwa ekrany. Pierwszy z nich określa polskie znaki w bazie danych i na monitorze. Drugi to polskie znaki do wydruków. Baza danych i monitor: Zalecamy LATIN2 IBM (strona kodowa 852) Na ekranie od razu widać czy dany standard znaków jest poprawnie odczytywany i należy go wybrać Drukarka: Należy wybrać taki standard polskich znaków, który jest akceptowany przez drukarkę. Jest tu kilka wyjątków: Jeśli mamy drukarkę igłową starego typu bez polskich znaków to można wybrać symulację polskich liter na drukarce Jeśli używamy sterownika drukarki DOS->WIN (dla drukarek typowo Windowsowych) należy wybrać standard polskich znaków WINDOWS 2.8.Operatorzy i ich kompetencje Standardowo po instalacji programu FiK jest zainstalowany operator adm (skrót od administratora) z hasłem dgcs. Nie powinno się go używać w pracy codziennej. Jest to o tyle niebezpieczne, że adm nie na żadnych ograniczeń i łatwo można zniszczyć księgi handlowe np. przy pomocy opcji KSIĘGOWANIE \ ZAMKNIĘCIE \ ZEROWANIE STA- NÓW. Hasło administratora należy zmienić używając opcji ADMINSTRACJA \ PARAMETRY \ ZMIANA HASŁA, zapisać je na kartce i schować w kasie pancernej u szefa firmy. Teraz tworzymy nowych operatorów i nadajemy im uprawnienia w opcji ADMINSTRACJA \ KOMPETENCJE OPERATORÓW \ F2 i F5. Poszczególnym osobom nadajemy uprawnienia, na które zezwoli im kierownictwo firmy. Teraz dany operator wchodząc do programu FiK podaje swoją nazwę operatora i swoje hasło. 2.9.Pozostałe Pozostałe opcje wdrożenia nie mają już zasadniczego znaczenia, ale należy o nich wspomnieć dla porządku. FORMULARZE Tutaj określamy formularze na których będą drukowane upomnienia i noty odsetkowe. Standardowo jest ich 3. Należy je zmienić i dostosować do potrzeb własnego przedsiębiorstwa. Można też tworzyć własne. Numery 9

10 formularzy są z zakresu Podczas wypełniania formularzy można zmieniać to co jest na białym polu. Pola czarne wypełnia komputer podczas wystawiania upomnień i not odsetkowych. WYDRUK DZIENNIKA Tutaj określamy czy podczas wydruku dziennika będą drukowane nazwy paczek, czy też określenie operatora, który jako ostatni zmieniał dekret, przed jego zaksięgowaniem TABELA PODATKÓW Już nie stosowane, ale niektórzy użytkownicy przyzwyczajeni są do opcji SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ PIT5, CIT2, RACHUNEK WYNIKÓW \ F7 i F8. Opcja ta jeszcze będzie funkcjonowała przez jakiś czas i zostanie wycofana. Została ona zastąpiona opcją SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ ZESTAWIENIA DEFINIOWANE \ RA- CHUNEK ZYSKÓW I STRAT (dwa warianty), nowocześniejszą i w pełni zgodną z ustawą o rachunkowości) DRUK PARAMETRÓW Służy do wydrukowania aktualnie określonych parametrów programu FiK, oraz do sprawdzenia działania drukarki (zawsze tylko jedna strona wydruku) KATALOG DEKLARACJI Określa w jaki katalog mają zostać wpisane dane księgowe do deklaracji PIT5, PIT5L, VAT7, CIT2. W katalogu tym znajdują się programy do drukowania i przeliczania deklaracji. Standardowo jest tam..\deklar i nie zalecamy zmiany katalogu, chyba, że deklaracje mają być uruchamiane z innych podkatalogów. Parametr ten musi być identyczny z katalogiem wywoływania programu deklaracji w opcji DODATKI \ GENEROWANIE MENU \ pole KATALOG DOSTĘPU TYPY DZIENNIKÓW Jeśli używacie więcej niż jednego rodzaju dziennika należy je wprowadzić w opcji ADMINISTRACJA \ PA- RAMETRY \ TYPY DZIENNIKÓW. Wtedy paczki w opcji KSIEGOWANIE \ PRZYGOTOWANIE DO- KUMENTÓW DO KSIĘGOWANIA \ OBSŁUGA PACZEK \ F7 (typ dziennika) można określać tak jak zdefiniowany typ dziennika. Jeśli nie dokonamy określenia typu dziennika w paczce, będzie to paczka powiązana z uniwersalnym typem dziennika. Ma to wpływ na wydruki w opcji SPRAWOZDAWCZOŚĆ \ WYDRUK DZIENNIKA. Po podaniu parametrów wydruku można wybrać z menu odpowiedni typ dziennika. Całość nie dotyczy tych z Państwa, którzy używają jednego dziennika (wtedy nie potrzeba określać typów dziennika w paczkach) IMPORT DANYCH FAKTURA SPRZEDAŻY Przy imporcie danych z MagazynMulti produkcji firmy dgcs dokumenty sprzedaży mają symbol WZ. Można zamienić nazwę dokumentu na FV IMPORT DANYCH NAZWA KONTRAHENTA Przy imporcie danych z MagazynMulti produkcji firmy dgcs nazwa kontrahenta zostaje wprowadzona tuż za numerem dokumentu. Dotyczy to dokumentów sprzedaży i zakupu IMPORT DANYCH FAKTURA ZAKUPU Przy imporcie danych z MagazynMulti produkcji firmy dgcs dokumenty zakupu mają symbol PZ. Można zamienić nazwę dokumentu na FV IMPORT DANYCH STEROWANIE ZAKUPEM Przy imporcie danych z MagazynMulti produkcji firmy dgcs dokumenty zakupu ustawione w magazynie jako inwestycyjne można traktować jako towar lub usługę. Ma to takie praktyczne zastosowanie, że można w fakturze zakupu potraktować transport jako inwestycję a przy imporcie danych do FiKa dekretację można przeprowadzić na konto transportu zakupowego. PACZKA KONTA KSIĘGOWE W paczce, podczas jej przeglądania, widoczne są nazwy kont księgowych z dekretów PACZKA KOLORY NAGŁÓWKÓW Można wyregulować kolory dokumentów i nagłówków w paczce, stosownie do potrzeb, tak aby paczka miała najbardziej przyjazny wygląd POZOSTAŁE Tutaj można ustawić długość pracy brzęczyka przy komunikatach 2.10.Plan kont Teraz trzeba określić zakładowy plan kont. Określamy tu tylko konta analityczne, ale takie, które nie są kontami rozrachunkowymi (kontrahentów). Konta kontrahentów określane są w opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ OBSŁUGA lub bezpośrednio w paczce wprowadzając dane księgowe obrotowe. Jeśli podczas otwierania roku księgowego (przy pierwszym wejściu do roku księgowego w programie FiK ) wprowadzimy standardowy plan kont (Ministerstwo Finansów) to należy go tylko zmodyfikować i dostosować do własnych potrzeb. Jeśli wprowadzimy pusty plan kont, wtedy trzeba wprowadzić cały zakładowy plan kont. Syntetyki określane są automatycznie przez program FiK. Jeśli nie jest to wystarczające możemy zdefiniować dodatkowe syntetyki, ale o tym dalej w dokumentacji. 10

11 UWAGA! Kontrahenci posiadający konta księgowe są obsługiwani tylko i wyłącznie w module KONTA \ KONTRAHENCI \ OBSŁUGA lub kiedy okienko obsługi kontrahentów pokaże się przy innych modułach. Jeśli chcemy zakładać nowego kontrahenta, nie zalecamy wymyślania numeru analitycznego konta kontrahenta, ale skorzystanie z mechanizmów F2 i F5 (zakładanie nowego kontrahenta, automatyczne nadanie analitycznego numeru konta kontrahenta) 2.11.Likwidacja roku księgowego Jeśli z jakichś powodów (np. pierwsze próby) uznamy, że coś jest nie tak, możemy zlikwidować cały rok księgowy. Wystarczy w tym celu (ale nie programem FiK ) wejść do katalogu FiKa i zlikwidować podkatalog z całym rokiem księgowym, np. ROK Księgowanie Składa się z dwóch niezależnych części. Jedna z nich to księgowanie BO. Można je wprowadzić w dowolnym czasie, przed, po lub w trakcie księgowania obrotowego. Można wprowadzać dowolną liczbę dokumentów BO dla jednego konta, ale dopiero ich suma da właściwe BO danego konta. Księgowanie obrotowe przeprowadza się poprzez tzw. Paczki. Paczkę można wprowadzić i ją zapisać (klucz F5) i będzie można powrócić do jej obsługi. Po zaksięgowaniu paczki (klucz F6), dokumenty księgowe przechodzą do księgi głównej i podlegają wydrukowi dziennika i zestawieniu obrotów i sald, dokumenty VAT przechodzą do rejestrów VATowskich, dokumenty przejściowe VAT wchodzą do rejestrów przejściowych, a dokumenty rozrachunkowe przechodzą do kartoteki faktur a sama paczka znika (uniemożliwia to podwójne księgowanie). Księga główna, rejestry VAT, rejestry przejściowe VAT i rozrachunki są czterema kartotekami niezależnymi od siebie. Zgodnie z ustawą o rachunkowości księga główna nie podlega modyfikacjom (w sytuacjach szczególnych służy do tego program PASÓWKA). Rejestry VAT i rejestry przejściowe VAT można modyfikować (dopisywać, usuwać i modyfikować dokumenty VAT) w opcjach REJSETRY VAT \ ZAKUPU i SPRZEDA- ŻY oraz w REJESTRY PRZEJŚCIOWE \ ZAKUPY i SPRZEDAŻ. Dokumenty rozrachunkowe znajdziesz w opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI. Zmiany w którejkolwiek z kartotek nie mają wpływu na pozostałe. Podczas księgowania paczka jest dokumentem koordynującym wszystkie te kartoteki. Paczka aby została zaksięgowana musi spełniać następujące warunki: Saldo paczki musi być równe 0.00 Saldo każdego dokumentu w paczce musi być równe 0.00 Dla każdego dekretu w paczce muszą istnieć odpowiedniki kont księgowych w planie kont Dla każdego dekretu na konto VATowskie musi istnieć odpowiedni dokument VAT i kwota podatku VAT w tym dokumencie musi być zgodna z kwotą dekretu na konto VATowskie Dla każdego dekretu na konto przejściowe VAT musi istnieć odpowiedni dokument VAT i kwota podatku VAT w tym dokumencie musi być zgodna z kwotą dekretu na konto przejściowe VATowskie W związku z częstymi pytaniami warto powiedzieć kilka słów o tym, czym jest paczka: Paczka to skrócona nazwa paczki dokumentów księgowych. Jest to pewien zestaw dokumentów księgowych o jednym wspólnym wyróżniku. Wyróżnikiem tym jest wspólna przynależność do jakiejś grupy dokumentów księgowych. Oznacza to, że w paczce znajdują się dokumenty w jakiś sposób powiązane ze sobą logicznie (może to być jeden dzień księgowania, teczka z przychodami za tydzień, jakaś ilość dokumentów dotyczących jednej sprawy itd.). Przykładowo może się tam znaleźć: raport kasowy z załączonymi dokumentami KP i KW, polecenie księgowania, polecenie przelewu, lista płac, rachunki za telefon itd. Oczywiście, z jednego dnia lub okresu księgowego może być kilka paczek. Wtedy paczki te będą podzielone tematycznie, np.: paczka kosztów, paczka dochodów itd., lub mogą być podzielone na paczki dokumentów organizacyjnie przypisane danej osobie. PRZYKŁAD Jeśli mamy trzech pracowników księgowości, to każdego dnia mogą powstawać po trzy paczki dokumentów, za które odpowiadają poszczególni pracownicy. Organizacja pracy i proces powstawania paczek jest sprawą indywidualną każdego przedsiębiorstwa. Można całkowicie dowolnie ustalić zasady tworzenia paczek dokumentów. Wprowadzenie danych do programu i zaksięgowanie odbywa się paczkami. Jak już wspomnieliśmy wcześniej, paczka składa się z dokumentów. Dokument komputerowy odpowiada dokumentowi na papierze (np. polecenie przelewu). Każdy dokument może składać się z wielu pozycji. Dokument komputerowy również może się składać z wielu pozycji odpowiadających pozycjom w dokumentach wielopozycyjnych, bądź kilku dekretom dotyczącym jednego dokumentu. 11

12 3.1.Księgowanie BO Używaj opcji KSIĘGOWANIE \ KSIĘGOWANIE BO. Pamiętaj aby datą BO był początek roku księgowego. W innych sytuacjach dokument BO wejdzie do obrotów. Jeśli dokument BO dotyczy kontrahenta należy zadecydować, czy ma on również wejść do kartoteki faktur (rozrachunków) 3.2.Księgowanie obrotowe Dokonujemy tego w paczkach w opcji KSIĘGOWANIE \ PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW DO KSIĘGOWA- NIA \ OBSŁUGA PACZEK. Po uzgodnieniu treści paczek dokonujemy ich zaksięgowania. Paczka wówczas znika Obsługa paczek Dokonujemy tego w opcji KSIĘGOWANIE \ PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW DO KSIĘGOWANIA \ OB- SŁUGA PACZEK. Wielkość paczki jest ograniczona do wierszy (ilość na tyle duża, że można przyjąć, że paczka jest nieograniczona) Techniczna strona wprowadzania danych - paczek: Po wywołaniu opcji: KSIĘGOWANIE \ PRZYGOTOWANIE dokumentów do księgowania \ OBSŁUGA PACZEK, pojawi się tabela z danymi identyfikującymi paczkę: nazwa paczki, data paczki i operator, który utworzył paczkę oraz typ dziennika. Jeśli wprowadzamy nową paczkę, należy wcisnąć klawisz [F2] napisać nazwę paczki i podać datę paczki oraz jej typ (jeśli korzystamy z jednego dziennika wówczas nie podajemy nic). Data paczki nie pokrywa się z datą księgowania dokumentów w paczce, jednak data księgowania poszczególnych dokumentów w paczce zostanie domyślnie ustawiona na taką samą jak data paczki. Oczywiście datę księgowania dokumentów możemy zmieniać. Jeśli chcemy pracować z paczką już wcześniej wprowadzoną, to należy najechać na nią i nacisnąć klawisz [Enter]. Można dokonywać przeszukania tabeli paczek korzystając z klawiszy [PgDn], [PgUp] i strzałek oraz przeszukiwarki [Alt+F]. Pomocniczy opis znajduje się na ekranie. Po wejściu do paczki (klawisz [F2] dla zakładania i klawisz [Enter] dla modyfikacji) pojawia się ekran, na którym dokonujemy obróbki paczki. Podczas obsługi tego ekranu (ekran paczki) obowiązują pewne reguły: Zasady obowiązujące przy obsłudze paczki: Jeśli kursor jest niewidoczny, musimy wybrać jedną z funkcji (opisane na dole ekranu), uruchamianą odpowiednim kluczem. Są to: F2 nowy dikument jeśli zak.ładamy nowy dokument F3 nowa pozycja zakładanie dekretu dotyczącego dokumentu F4 automat mamy wcześniej przygotowany schemat dekretacji w opcji KSIĘGOWANIE \ PRZYGOTOWA- NIE DOKUMENTÓW DO KSIĘGOWANIA \ SŁOWNIK OPERACJI GOSPODARCZYCH F5 exit wyjście z paczki i zapisanie paczki. Można do niej powrócić później F6 księgowanie paczka zostanie zaksięgowana i zniknie F7 inne funkcje czynności pomocnicze do zrealizowania w paczce, w zależności od potrzeb F8 usuń dokument usunięcie nagłówka dokumentu wraz ze wszystkimi dekretami dotyczącemi tego dokumentu F9 usuń pozycję usunięcie dekretu Enter aktualizacja (zmiana danych) we wcześniej napisanym dekrecie lub nagłówku dokumentu F10 usunięcie całej paczki F11 wskazanie nazwa kont sięgowych w dekrecie (czyba, że pokazywanie nazw kont księgowych ustawione jest na stałe w opcji ADMINISTRACJA \ PARAMETRY \ PACZKA \ KONTA KSIĘGOWE Jeśli widać kursor, wówczas możemy wprowadzać dane (pola do wprowadzania danych pojawiają się w dolnej części ekranu). Dotyczy to zarówno obsługi nagłówków dokumentów jak i dekretów dotyczących tych dokumentów Błąd operatora spowoduje reakcję ze strony programu, który określi przyczyny powstania błędu. Należy czytać pojawiające się komunikaty i odpowiednio na nie reagować. Dodatkowa Informacja o dokumentach: Jeśli na ekranie głównym (środkowa część ekranu) przy dekretach pojawią się informacje: znak mówi, że z dekretem stowarzyszony jest dokument VAT lub dokument przejściowy VAT, lub że dokument VAT albo dokument przejsciowy VAT został pominięty przez operatora komputera w sposób świadomy (specjalne polecenie przy wypełnianiu dokumentu VAT [Ctrl+Z]) znak # mówi, że z tym dekretem powinien być stowarzyszony dokument VAT lub dokument przejściowy VAT, ale w chwili obecnej nie jest wypełniony 12

13 znak (karciany znak pik) mówi, że kwota w dekrecie pochodzi z obliczeń walutowych wykorzystujących tabele kursowe znak (karciany znak karo) mówi, że dekret został skojarzony z dokumentem kontrahenta (może to być np. zapłata za konkretnie wskazaną przez operatora komputera fakturę). Znak ten pojawi się też przy fakturach z wypełnionym terminem płatności. Dodatkowe pola na ekranie: Okienko PACZKA z nazwą paczki oraz danymi liczbowymi całej paczki. W okienku znajduje się zawsze aktualne podsumowanie strony winien i ma paczki oraz salda paczki. W okienku tym występuje DOKUMENT z nazwą dokumentu i danymi liczbowymi dotyczącymi tego dokumentu, w którym obecnie się znajdujemy, tzn. tego dokumentu, który jest podświetlony poziomym paskiem. W okienku znajduje się zawsze aktualne podsumowanie strony winien i ma dokumentu oraz jego salda. (są to 3 pierwsze wiersze w paczce) Na spodzie ekranu znajduje się krótki opis aktualnie dostępnych kluczy sterujących i ewentualnie nazwy kont dotyczących dekretu (o ile zostanie włączony odpowiedni parametr dotyczący obsługi paczek) Opis kluczy sterujących w obsłudze paczki: [F2] Założenie nowego dokumentu w paczce. Od tego musimy rozpocząć wprowadzanie danych w paczce; po naciśnięciu tego klucza w dolnej części ekranu pojawią się cztery pola: Dokument, Treść dokumentu, data księgowania dokumentu i data operacji gospodarczej - przy czym domyślnie daty dokumentu pojawią się takie same jak data paczki. W tym miejscu można zmienić daty dokumentu. Po naciśnięciu klawisza [F2] program przewinie paczkę, aż do pierwszego wolnego miejsca w paczce. Miesiąc księgowania musi być identyczny z miesiącem paczki. Rok w dacie księgowania musi być zgodny z rokiem księgowym wprowadzonym przy wejściu do programu i z rokiem w dacie paczki. W przeciwnym razie dokment nie zostanie założony. [F3] Wprowadzenie pozycji dokumentu. Klucza tego używamy gdy chcemy wpisać konkretny dekret dokumentu. Operacji tej możemy dokonać jedynie wówczas, gdy założony jest jakikolwiek dokument w paczce (kluczem [F2]). Warto nadmienić, że użycie klucza [F3] spowoduje dopisanie nowego dekretu bezpośrednio za pozycją dokumentu, w której się znajdujemy. Oznacza to możliwość dopisywania nowych dekretów w dowolnym miejscu paczki i w dowolnym dokumencie w paczce. Po użyciu klucza zostanie dopisana nowa pozycja, bezpośrednio za pozycją, w której obecnie się znajdujemy; a po wprowadzeniu całej pozycji dokumentu, nie nastąpi powrót do menu wyboru kolejnego klucza funkcyjnego, ale program automatycznie przejdzie do wprowadzenia następnej pozycji. Aby przerwać wprowadzenie pozycji należy nacisnąć klawisz [Esc], co spowoduje wyjście do wyboru klucza funkcyjnego. Po wciśnięciu klucza [F3] wprowadzamy następujące dane: KONTO PODSTAWOWE (WN): nr konta (dwie części); kwota. KONTO PRZECIWSTAWNE (MA): nr konta (dwie części); kwota; Treść (opis pozycji dokumentu / dekretu). Jeśli na koncie podstawowym lub przeciwstawnym, w części syntetycznej numeru konta naciśniemy klawisz [Enter], wówczas księgowanie będzie jednostronne, co objawi się opuszczeniem konta podstawowego lub przeciwstawnego. Jeśli będziemy chcieli dokonać księgowania na koncie, którego nie ma w naszym planie kont, to program nie zgodzi się na taką operację. Na polach dotyczących numerów kont księgowych dostępne są: [shift]+[?] w ten sposób otrzymamy podpowiedź aktualnego planu kont. Aby obsłużyć księgowe konta kontrahentów, należy użyć klawisza [Tab] dla odbiorców lub [shift]+[tab] dla dostawców. [F4] ostatnie dekrety kontrahentów możemy im się przyjrzeć, ale można też pobrać numer konta i kwotę ostatniego dekretu Używając klawisza [F6] możemy podejrzeć stan, obroty i rozliczenie konta. Jeśli dokonamy księgowania, które zostało zarejestrowane jako konto VAT lub konto przejściowe VAT (po odpowiedniej stronie), wówczas na końcu dekretacji pojawi się dokument VAT sprzedaży lub zakupu, w zależności od tego czy konto VAT znajduje się w rejestrze sprzedaży czy w rejestrze zakupów (dotyczy to odpowiednio rejstrów przejściowych VAT). Mamy wówczas do wyboru dwie możliwości: Wypełniamy dokument VAT (patrz opis poniżej). Nie wypełniamy dokumentu VAT (w pierwszym polu dokumentu VAT naciskamy klawisz [ESC]). Na polach dotyczących kwot dostępne są klucze: [F5] możliwość pracy z tabelami kursowymi. Dodatkowym efektem wprowadzenia informacji walutowej będzie znak przy kwocie dekretu. 13

14 [F6] likwidacja informacji walutowej. [F8] wprowadzenie terminu płatności orzy fakturze (robimy to na kwocie przypisanej do konta kontrahenta). Więcej szczegółów znajdziesz w dodatku poświeconym rozrachunkom. Dodatkowym efektem dokonania kojarzenia zapłat z fakturami lub wprowadzenia terminu płatności będzie znak przy kwocie dekretu. [F9] kojarzenie zapłaty i faktury. Dodatkowym efektem dokonania kojarzenia zapłat z fakturami lub wprowadzenia terminu płatności będzie znak przy kwocie dekretu. Więcej szczegółów znajdziesz w dodatku poświeconym rozrachunkom. UWAGA! Na ekranie przy stronie księgowania pokaże się # dla nie wypełnionych dokumentów VAT i * jeśli dokument VAT został wypełniony. Jeśli podczas wprowadzania dokumentu VAT dokonamy pominięcia tego dokumentu (klawisz [Ctrl+Z]), wówczas program będzie o tym pamiętał i przy dekrecie postawi znak *, co odpowiada obecności dokumentu VAT. To samo dotyczy dekretów na kono przejściowe VAT UWAGA! Jeśli wprowadzimy konto kontrahenta z kwotą zapłaty, konto księgowe z kwotą netto, zanim wprowadzimy dekret na konto VATowskie (lub konto przejściowe VAT) wówczas będziemy mieli do czynienia z dwoma efektami: Kontrahent w dokumencie VAT będzie już określony i nie będzie potrzeby jego ponownego wyszukiwania w kartotece kontrahentów Jeśli dokument VAT na tylko jedną i to niezerową stawkę VAT wówczas zostanie automatycznie wyliczony. Można wtedy w dokumencie VAT użyć klawisza [Ctrl+W] co spowoduje akceptację całego dokumentu VAT [F4] Wywołanie dekretu automatycznego. Pojawi się ekran zawierający wykaz zdefiniowanych operacji gospodarczych (sposób definiowania operacji gospodarczych po wywołaniu operacji gospodarczej klawiszem [F4] znajduje się poniżej). Teraz można wybrać odpowiednią operację gospodarczą. Po zatwierdzeniu klawiszem [Enter] pojawi się następny ekran. Ekran ten należy wypełnić podstawowymi danymi o dokumencie. Jeśli w definicji operacji gospodarczej znajduje się konto kontrahenta, wówczas dodatkowo pojawi się ekran z wykazem kontrahentów i trzeba wybrać już istniejącego kontrahenta, lub założyć nowego. Jeśli w definicji operacji gospodarczej znajduje się konto VAT i kwota VAT, wówczas pojawi się dodatkowo ekran z dokumentem VAT. [Enter] Aktualizacja. Naciskając klawisz [Enter] na podświetlonym dokumencie, możemy dokonać korekty tego dokumentu (poprawić dokument, jego treść i daty dokumentu). Naciskając klawisz [Enter] na podświetlonym dekrecie dokumentu, możemy dokonać modyfikacji tego dekretu, łącznie z odpowiadającymi temu dekretowi dokumentami VAT i rozrachunkami. Aby dotrzeć do odpowiadającego dekretowi dokumentu VAT, należy przejść cały dekret używając klawisza [Enter]; wówczas automatycznie pojawi się odpowiedni dokument VAT (lub dokument przejściowy VAT). Analogicznie można postępować jeśli wcześniej nie wypełniliśmy z jakichś przyczyn dokumentu VAT. Podczas obsługi dekretu dostępne są funkcje identyczne jak dla [F3]. [F5] Zapis paczki. Użycie tego klawisza spowoduje zapisanie paczki na dysku i wyjście z paczki. Paczkę tą można później odnaleźć, modyfikować i zaksięgować. UWAGA! Użycie klawisza [F5] nie spowoduje zaksięgowania danych zawartych w paczce. [F6] Zaksięgowanie paczki. Przed zaksięgowaniem paczka zostaje poddana kontroli: saldo paczki musi być równe 0.00; saldo każdego dokumentu musi być równe 0.00; dekrety z kont VAT-owskich lub z konta VATu przejściowego, muszą być uzupełnione dokumentami VAT; wartość liczbowa dokumentów VAT (VAT naliczony lub VAT należny), zarówno dla kont VATowskich jak i VATu przejsciowego, musi być zgodna z wartością dekretów. Wszystkie dekrety muszą mieć swoje konta określone w planie kont Jeśli wszystkie kontrole przebiegną prawidłowo i odpowiedzi podawane przez operatora będą wskazywały na rzeczywisty zamiar dokonania zaksięgowania paczki, wówczas podjęte zostaną następujące czynności: zaksięgowanie dekretów na odpowiednich kontach; wprowadzenie do rejestrów VAT dokumentów VAT z paczki; wprowadzenie do rejestrów przejsciowych dokumentów VAT z paczki związanych z rejestrem przejściowym VAT obsługa kartoteki faktur (rozrachunków) polegająca na dopisaniu rozrachunków do kartoteki. Jeśli dany rozrachunek zbilansuje się, wówczas automatycznie przejdzie z kartoteki rozrachunków do archiwum w takim przypadku zostanie podjęta próba odszukania odpowiadającego rozrachunkowi dokumentu VAT w rejestrze VATowskim i określenia go jako zapłaconego 14

15 likwidacja paczki; wyjście z opcji obsługi paczki. [F7] [F8] [F9] Inne funkcje. Po naciśnięciu klawisza [F7] ukaże się okienko zawierające menu. Menu zawiera dwie pozycje dotyczące wydruku paczki, z podsumowaniem i bez podsumowania. Wydruk paczki poprzez [F7] służy do wydruków paczek w trakcie ich obróbki, bez konieczności poddawania paczki kontrolom logicznym. Pozostałe funkcje służą do sprawdzania stanów i obrotów konta bez konieczności wychodzenia z paczki, oraz drukowania poleceń księgowania dla dokumentów znajdujących się w paczce. Usunięcie dokumentu. Korzystając z klawiszy [Strzałka w górę], [Strzałka w dół] należy podświetlić odpowiedni dokument i nacisnąć klawisz [F8]. Jeśli przez przypadek podświetlimy dekret a nie dokument, program stwierdzi, że żądana czynność nie jest możliwa do wykonania. Efektem prawidłowego wykonania usunięcia dokumentu będzie zlikwidowanie dokumentu, wraz ze wszystkimi dekretami tego dokumentu i ewentualnie z dokumentami VAT odpowiadającymi poszczególnym dekretom (dotyczy również rejestrów przejściowych VAT). Usunięcie pozycji dokumentu. Korzystając z klawiszy [Strzałka w górę], [Strzałka w dół] należy podświetlić odpowiednią pozycję w odpowiednim dokumencie i nacisnąć klawisz [F9]. Wówczas pozycja ta (dekret) zostanie skasowana, a jeśli do dekretu przyporządkowany jest dokument VAT lub dokument VATu przejściowego - zostanie również zlikwidowany. Gdybyśmy przez przypadek najechali na dokument i próbowali go usunąć funkcją usuwania pozycji, wówczas program nie zgodzi się na tą czynność. [F10] Usunięcie paczki. Użycie klawisza [F10] spowoduje zlikwidowanie wszystkich dokumentów z paczki, wszystkich pozycji, danych do VAT-u i VAT-u przejściowego, rozrachunków związanych z paczką oraz danych o paczce z kartoteki paczek i wyjście z opcji obsługi paczki. [PgUp], [PgDn], [strzałki w górę], [strzałki w dół] - poruszanie się po paczce. Używając wymienionych kluczy, będziemy przeskakiwali odpowiednio o ekran w górę, ekran w dół, pozycję w górę i w dół w ramach paczki. PRZYKŁADY A. Wprowadzanie danych do paczki: 1. Zakładamy, że mamy w paczce 2 dokumenty: polecenie przelewu 2000,00zł dokument KP 150,00zł 2. Dekretujemy te dokumenty: KONTO PODSTAWOWE KONTO PRZECIWSTAWNE 131 (konto bankowe) /52 (kontrahent) /12 (pracownik) (kasa) Wprowadzamy dokument do paczki: [F2] (założenie dokumentu) DOKUMENT TREŚĆ DATA KS. DATA OP.GOS. pol przel 1/95 remont biura [F3] (założenie pozycji dokumentu) KONTO PODSTAWOWE KONTO PRZECIWST. TREŚĆ-OPIS 131 W /52 M 2000 malowanie (jak skojarzyć zapłatę z fakturą porusza dodatek poswięcony rozrachunkom) [Esc] (należy wyjść z wprowadzania pozycji-dekretów dokumentu). [F2] (założenie kolejnego dokumentu) NR DOKUMENTU TREŚĆ DATA KS. DATA OP.GOS. kp 23/95 zwr.zal. Kowalski [F3] (założenie pozycji w dokumencie) KONTO PODSTAWOWE KONTO PRZECIWST. TREŚĆ-OPIS 249/12 W M 150 niewyk.delegacja [Esc] (wyjście z opcji wprowadzania dokumentów) [F5] lub [F6] zapisanie paczki i wyjście z paczki lub zaksięgowanie paczki. 15

16 B. Księgowanie dokumentów, które powodują konieczność obsługi dokumentów VAT - faktura zakupu VAT: Przypuśćmy, że kupujemy za gotówkę materiał za do magazynu (konto 310). Konto VAT będzie np. 224, wówczas: [F2] (założenie dokumentu) DOKUMENT TREŚĆ DOKUMENTU DATA KS. DATA OP.GOS. 1/95 zakup stali [F3] (założenie pozycji w dokumencie) KONTO PODSTAWOWE KONTO PRZECIWSTAWNE 310 magazyn /01 kontrahent VAT 220 opuścić (w części syntetycznej dać [Enter] i przejść TREŚĆ dając [Enter] teraz pojawi się dokument VAT opis wejścia do dokumentu VAT w przykładzie B: Przy wprowadzaniu konta 224, pojawi się dokument zakupu VAT. Należy zwracać uwagę na pojawiające się komunikaty i wypełniać dane zgodnie z nimi. C. Księgowanie korekcyjnej faktury sprzedaży VAT. Przypuśćmy, że dokonujemy korekty sprzedaży z tytułu uzyskania rabatu i zwrotów na kwotę 12,20 (konto kontrahenta 200/ ) przy 22% stawce VAT. Konto sprzedaży 733. Konto VAT będzie np. 224, wówczas: [F2] (założenie dokumentu) DOKUMENT TREŚĆ DOKUMENTU DATY Fra.k/2/9/95 korekta sprz. z tyt. Rabatu nieważne [F3] (założenie pozycji w dokumencie) KONTO PODSTAWOWE KONTO PRZECIWSTAWNE 200/ , sprzedaż-10, VAT -2,20 Teraz pojawi się dokument sprzedaży VAT. Program domyśli się, że jest to dokument korekcyjny. Kwoty występujące w dokumencie VAT będą dodatnie i nie należy ich zmieniać na ujemne, gdyż zgodnie z przepisami, rejestry VAT i ich korekty są prowadzone dla liczb dodatnich. Dokument zostanie zapisany do rejestru VAT jako korekcyjny i zostanie to wzięte pod uwagę przy wszystkich dalszych obliczeniach i wydrukach. UWAGA! Należy zwrócić uwagę, aby kwota VAT była taka sama jak w dekrecie (tzn. w przykładzie B 220zł i w przykładzie C 2,20zł). Jeśli kwota z dekretu i kwota VAT nie będą identyczne co do wartości bezwzględnej, wówczas nie będziemy mogli zaksięgować paczki. Obsługa dokumentów VAT: Aby zrozumieć metodologię postępowania przy obsłudze dokumentów VAT lub dokumentów przejsciowych VAT, wystarczy, że zajmiemy się dokumentem zakupu. Podczas obsługi dokumentu sprzedaży, wszystkie istotne elementy obsługi będą działały identycznie jak w dokumencie zakupu, z różnicą wynikającą z nieco innej zawartości tych dokumentów. Elementy podstawowe dokumentu VAT: W pierwszym polu DATA KSIĘGOWANIA FAKTURY (patrz rysunek poniżej) mamy do rozstrzygnięcia kilka kwestii (pomijajac zmianę numeru faktury, do której wchodzimy przez [Esc]): Pierwsza kwestia: czy posiadamy komplet informacji pozwalających nam w pełni prawidłowo wypełnić dokument VAT? Jeśli nie, naciskamy dwukrotnie klawisz [Esc], aby zakończyć obsługę dokumentu VAT i powrócić do obsługi paczki. Wtedy w dekrecie przy stronie księgowania pojawi się znaczek # oznaczający, że dokument VAT nie został wypełniony. Po skompletowaniu odpowiednich informacji dotyczących dokumentu VAT należy powrócić do niego, pamiętając aby nastąpiło to przed próbą zaksięgowania paczki. W przeciwnym razie kontrola paczki wykaże nieprawidłowości i w konsekwencji paczka nie będzie mogła być zaksięgowana z powodu niewypełnienia wszystkich dokumentów VAT. Powrót do dokumentu VAT odbywa się poprzez aktualizację dekretu VAT-owskiego - po zakończeniu aktualizacji (tutaj po wypełnieniu ostatniego pola dekretu) program automatycznie przejdzie do obsługi dokumentu VAT. Warto tu nadmienić, że jeśli dokument VAT jest prawidlowo i w pełni wypełniony przez program, wówczas wystarczy nacisnąć [Ctrl+W] dla jego akceptacji. Dokument zostanie w ten spo- 16

17 sób wypełniony jeśli wartość netto i brutto zostanie zadekretowana przed dekretem na konto VAT i przy wartości brutto wystąpi konto kontrahenta. Druga kwestia: ustalenie parametrów komputerowego dokumentu VAT. Jak wynika z rysunku poniżej, parametrami dokumentu VAT (opisane na białych polach) są: ZAKUP SŁUŻĄCY SPRZEDAŻY OPODATKOWANEJ ZAKUP TOWARU DO CELÓW HANDLOWYCH DOKUMENT WEWNĄTRZKRAJOWY Jest to najbardziej prawdopodobna wersja zakupu towaru. Oczywiście zdarza się, że będziemy mieli do czynienia z innymi przypadkami. Może tu wchodzić w grę kombinacja danych określających VAT-owski dokument zakupu: VAT-owskie przeznaczenie towaru [F2] zakup służący sprzedaży opodatkowanej [F3] zakup na cele sprzedaży, za które nie przysługuje odliczenie, nie opodatkowanych, objętych zerową stawką VAT [F4] zakup służący sprzedaży opodatkowanej i zwolnionej sposób wykorzystania towaru [F5] zakup towarów do celów handlowych [F6] zakup towarów na cele inwestycyjne [F7] zakup towarów na cele pozostałe korekty [F8] korekta z tytułu uzyskania rabatu i zwrotów [F9] korekta z tytułu podwyższenia cen [F10] brak korekty (dokument podstawowy) kwestie unijne [Ctrl+U] i inne VATowskie zakup wewnątrzunijny towaru zakup wewnątrzunijny usługi zakup wewnątrzunijny, podatek od kupujacego zakup paliwa (dotyczy zakupu paliwa, którego VAT wchodzi w koszty). Pamiętaj aby na dekrecie znalazła się kwota 0.00 a w dokumencie zakupu VAT kwoty wystepowały identyczne jak w fakturze zakupu zakup samochodowy (np. leasing, którego VAT wchodzi w koszty). Pamiętaj aby na dekrecie znalazła się kwota 0.00 a w dokumencie zakupu VAT kwoty wystepowały identyczne jak w fakturze zakupu transakcja trójstronna zakup pozaunijny Domyślne ustawienie to [F2], [F5], [F10] (widać to na rysunku poniżej). Naciskając klawisze od [F2] do [F10] oraz wybierając odpowiednie opcje w menu po naciśnięciu [Ctrl+U] należy wybrać taką kombinację, która odpowiada realnemu dokumentowi VAT. Klawisze można naciskać dowolną ilość razy w zupełnie dowolnych kombinacjach, aż do uzyskania pożądanych efektów, które będą widoczne na ekranie na biało podświetlonych polach. UWAGA! Wystepuje różnica w dokuencie sprzedaży. Klucz [F3] służy do wywołania opcji wewnątrzunijnych. Klucz [Alt+M] służy do uaktywnienia stawki NP w tabeli liczbowej, a kwoty ze stawki NP. dotyczą sprzedaży usług wewnątrzunijnych i wchodzą do specjalnej ewidencji nie podlegającej rozliczeniom VAT, a dostępnej do wydrukowania w opcji REJESTRY VAT \ SPRAWOZDAWCZOŚĆ VAT \ EWIDENCJA SPRZEDAŻY, KTÓRA NIE WCHODZI DO OBLICZEŃ VAT. Trzecia kwestia: czy w ogóle potrzebny jest nam dokument VAT. Czasami trzeba przeksięgować lub rozliczyć VAT, lecz to nie wymaga dokumentu VAT. Jeśli dokument VAT jest zbędny to mamy do dyspozycji kombinację klawiszy [Ctrl]+[Z] odpowiadającą pominięciu dokumentu VAT. Jeśli w taki sposób pominiemy dokument VAT, to wszystkie kontrole paczki będą o tym pamiętały i podczas księgowania paczki ([F6]) kontrola poprawności paczki nie zakwalifikuje pominięcia dokumentu VAT jako błąd. Czwarta kwestia: Jeśli dokument VAT jest kompletnie wypełniony mamy kontrahenta i prawidłowo wypełnioną tabelkę stawek VAT, wówczas wystarczy nacisnąć [Ctrl+W] aby zaakceptować dokument VAT w całości 17

18 UWAGA! Widoczne na rysunku powyżej stawki VAT zależą od ich wprowadzenia w opcji REJESTRY VAT \ STAWKI VAT UWAGA! Do paczki i związanych z nią dokumentów VAT i dokumentów przejściowych VAT możemy powracać dowolną ilość razy (przed zaksięgowaniem tej paczki). To co zostaje wprowadzone do paczki nie znajduje się na kontach księgowych, w rejestrach VAT i rejestrach przejściowych VAT. Dopiero zaksięgowanie paczki (klawisz funkcyjny [F6]) przenosi dane z paczki na konta księgowe i do rejestrów VAT, oraz dekrety kontrahentów do kartoteki faktur i zapłat. Dane wprowadzone do paczek, a dotyczące rozrachunków są widoczne w kartotece rozrachunków (pamiętaj o pobraniu danych z paczek kluczem [F2]) mimo faktu niezaksięgowania danych. Jeśli chcemy w paczce kojarzyć dane z innych dokumentów będących w tej samej paczce, należy przejść do wersji sieciowej. Więcej szczegółów o uzganianiu faktur i zapłat za faktury znajdziesz w dodatku poświęconym rozrachunkom Zaksięgowanie paczki jest czynnością nieodwracalną. Paczka znika a dane z tej paczki przechodzą do odpowiednich rejestrów i kartotek. Po zaksięgowaniu paczki korekta na kontach księgowych powinna polegać na utworzeniu paczki z dokumentami korygującymi i zaksięgowanie ich normalną drogą. W sytuacjach awaryjnych można również skorzystać z programu PA- SOWKA, opcja pasówka. Szczegóły postepowania znajdziesz w dodatku poświęconym programowi PASOWKA. Inaczej sprawa ma się z dokumentami VAT i dokumentami przejściowymi VAT. Tutaj możemy ingerować bezpośrednio do wprowadzonych do rejestrów VAT dokumentów. Wystarczy wywołać odpowiednią opcję: REJESTRY VAT \ ZAKUP \ KOREKTY lub REJESTRY VAT \ SPRZEDAŻ \ KOREKTY i odpowiednio REJESTRY VAT \ REJE- STRY PRZEJŚCIOWE \ ZAKUPY lub SPRZEDAŻ \ KOREKTA. Podobnie rozrachunki. Wystarczy skorzystać z opcji KONTA \ KONTRAHENCI \ ROZRACHUNKI. Sposób postępowania w kartotece faktur (rozrachunki) omawia dodatek poświęcony temu zagadnieniu. KOMPLETNY PRZYKŁAD ZAKSIĘGOWANIA FAKTURY SPRZEDAŻY 1.Wchodzimy do programu FiK 2.Podajemy operatora i hasło 3.Podajemy rok księgowy 4.Wchodzimy do KSIĘGOWANIE \ PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW DO..\ OBSŁUGA PACZEK 5.Wciskamy [F2] (zakładanie paczek) 6.Podajemy nazwę paczki, datę paczki i ewentualnie typ dziennika 18

19 7.Jesteśmy teraz w paczce i wciskamy [F2] (nowy dokument) 8.Podajemy numer-nazwę dokumentu, jego treść i daty 9.Wciskamy [F3] (nowa pozycja) i przystępujemy do wprowadzania dekretów. Mamy do wprowadzenia po stronie winien kontrahenta kwotę faktury, po stronie ma sprzedaży na 7 zespole i po stronie ma kwoty VAT, ale w taki sposób, aby wypełnić dokument VAT. 10.Widzimy: i należy wybrać kontrahenta 11.Wciskamy [Tab] aby dostać się do kartoteki kontrahentów: Jesteśmy w kartotece kontrahentów i szukamy tego kontrahenta o którego nam chodzi. Niech to będzie Firma Proba. Mamy do dyspozycji dwie przeglądarki ( [F6] i [Alt+F] ), ale przykładowo skorzystamy z [F6]. 12.Wciskamy [F6] aby sprawdzić czy nie ma Firmy Proba: 19

20 Ponieważ szukamy kontrahenta po nazwie wciskamy [Enter]-potwierdzenie poszukiwania po nazwie i wprowadzamy tekst Proba. Jeśli kontrahent nie zostanie odnaleziony to zobaczymy koniec kartoteki (przykładowa na rysunku poniżej) Skoro kontrahent, którego szukamy nie został znaleziony w kartotece to należy go założyć. W tym celu użyjemy: 12.Wciskamy [F2] zakładanie kontrahenta 20