Dystrybucja / Serwis: ZUI Fakt, tel. (058) ,

Wielkość: px
Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Dystrybucja / Serwis: 1992-2007 ZUI Fakt, tel. (058) 622 66 00, http://www.fakt.com.pl"

Transkrypt

1

2 Dystrybucja / Serwis: ZUI Fakt, tel. (058) , 2

3 Spis treści I. WPROWADZENIE WSTĘP WYMAGANIA SPRZĘTOWE ZASTRZEśENIE II. INSTALACJA PROGRAMU WERSJA CD ROM WERSJA INTERNETOWA AKTUALIZACJA III. INFORMACJE OGÓLNE O DZIAŁANIU PROGRAMU WYBÓR AKTUALNIE OBSŁUGIWANEJ FIRMY ARCHIWIZACJA I ODTWARZANIE DANYCH ARCHIWIZACJA DANYCH FIRMY ODTWORZENIE ZARCHIWIZOWANYCH DANYCH EKSPORT I IMPORT DANYCH DO LUB Z INNYCH PROGRAMÓW EKSPORT DANYCH DO INNYCH PROGRAMÓW IMPORT DANYCH POCHODZĄCYCH Z INNYCH PROGRAMÓW ŁĄCZENIE DANYCH POCHODZĄCYCH Z RÓśNYCH FIRM ZASADY SPORZĄDZANIA WYDRUKÓW PARAMETRY WYDRUKU ZMIANA WYGLĄDU WYDRUKÓW POPRAWIANIE ZAWARTOŚCI WYDRUKU PRZEGLĄD WYDRUKÓW ZAPISZ ZESTAWIENIE WYDRUK ZAPISANEGO ZESTAWIENIA USTAWIENIE DRUKARKI WYBÓR DRUKARKI PODSTAWOWE OPERACJE NA DANYCH FIRMY USTAWIENIE PODSTAWOWYCH OPCJI PROGRAMU PARAMETRY OGÓLNE DANE DO DEKLARACJI VAT PIT I ZUS PARAMETRY MIESIĘCZNE STAWKI PODATKÓW RACHUNKI BANKOWE USTAWIENIE AKTUALNEJ DATY W PROGRAMIE OCHRONA DANYCH HASŁEM ZAMKNIĘCIE OKRESU WPROWADZANIE INFORMACJI O OPERATORACH PROGRAMU NADAWANIE SZCZEGÓŁOWYCH UPRAWNIEŃ OPERATOROM ZMIANA PORZĄDKU I ZAWARTOŚCI OKIEN PROGRAMU ZAKRES INFORMACJI W OKNIE

4 ODŚWIEś BIEśĄCE OKNO SZUKAJ KASKADA SĄSIADUJĄCO UPORZĄDKUJ IKONY SYSTEM POMOCY PROGRAMU SPIS TREŚCI NAJNOWSZE ZMIANY W PROGRAMIE PODPOWIEDZI W DIALOGACH PODPOWIEDŹ DNIA KALKULATOR ODSETKI FUNKCJE SERWISOWE O PROGRAMIE IV. SPRZEDAś PRZYGOTOWANIE MODUŁU SPRZEDAś DO DZIAŁANIA USTAWIENIA OPCJI SPRZEDAśY WPROWADZANIE INFORMACJI O REJESTRACH SPRZEDAśY WPROWADZANIE DOKUMENTU SPRZEDAśY DOKUMENTY KORYGUJĄCE FAKTURY I RACHUNKI DO PARAGONÓW PROWADZENIE ROZLICZEŃ VAT METODĄ KWARTALNĄ I KASOWĄ INFORMACJE POTRZEBNE DO ROZLICZENIA KASOWEGO POWIELANIE DOKUMENTÓW SPRAWDZANIE PRZYDATNE WSKAZÓWKI KOPIOWANIE POJEDYNCZYCH DOKUMENTÓW SPRZEDAśY PRZENIESIENIE/SKOPIOWANIE WYBRANEJ GRUPY DOKUMENTÓW DRUKOWANIE SERYJNE FAKTUR V. ZAKUPY PRZYGOTOWANIE MODUŁU ZAKUPY DO DZIAŁANIA WPROWADZANIE DOKUMENTU ZAKUPU DOKUMENTY KORYGUJĄCE PROWADZENIE ROZLICZEŃ VAT METODĄ KWARTALNĄ I KASOWĄ ROZLICZANIE ZAKUPÓW POJAZDY - KILOMETRÓWKA SPRAWDZANIE VI. KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW BEZPOŚREDNIE WPROWADZANIE WPISÓW DO KSIĘGI ROZLICZENIE MIESIĄCA - PRZENIESIENIE DO KSIĘGI INFORMACJI Z INNYCH OKIEN PŁACE ZAKUPY

5 SPRZEDAś AMORTYZACJA ODSETKI I KOSZTY BANKOWE WPISZ NOWE ŚRODKI TRWAŁE DO EWIDENCJI OPCJE DODATKOWE ROZLICZENIA MIESIĄCA UWAGI SPRAWDZANIE VII. USTALANIE WARTOŚCI MAGAZYNU PRZYGOTOWANIE MODUŁU MAGAZYN DO DZIAŁANIA KARTOTEKA TOWARÓW I USŁUG BEZPOŚREDNIE WPROWADZANIE INFORMACJI O TOWARZE/USŁUDZE WPROWADZANIE INFORMACJI O TOWARZE/USŁUDZE NA DOKUMENTACH STANY MAGAZYNOWE TYPY DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH WYKORZYSTYWANYCH W PROGRAMIE FAKT MAGAZYN UPROSZCZONY - BEZ WŁĄCZONEGO FIFO WYCENA STANU MAGAZYNOWEGO METODĄ UPROSZCZONĄ OBLICZ STANY MAGAZYNOWE NA PODSTAWIE DOKUMENTÓW ZAKUPU I SPRZEDAśY OBLICZ STANY MAGAZYNOWE NA PODSTAWIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH NATYCHMIASTOWA AKTUALIZACJA STANÓW MAGAZYNOWYCH AUTOMATYCZNIE TWÓRZ DOKUMENTY MAGAZYNOWE ROZLICZANIE WZ (PZ) W TRAKCIE WYPISYWANIA DOKUMENTÓW SPRZEDAśY (ZAKUPU) SPOSOBY DZIAŁANIA MAGAZYNU MAGAZYN FIFO WIELE MAGAZYNÓW ROZPOCZĘCIE PRACY PODGLĄD INFORMACJI O STANIE TOWARU FUNKCJE MENU WPISYWANIE MAGAZYN UPROSZCZONY I FIFO STARSZA WERSJA FIFO ZESTAWIENIA I WYDRUKI OBROTY DLA WYBRANEGO TOWARU WYDRUK CENNIKA WYDRUK SPISU Z NATURY PRZYDATNE WSKAZÓWKI SZYBKIE WYSZUKIWANIE TOWARÓW/USŁUG W KARTOTECE ZMIANA PORZĄDKU LISTY TOWARÓW I USŁUG ZMIANA ZAKRESU WIDOCZNOŚCI TOWARÓW W KARTOTECE VIII. KONTRAHENCI I ROZRACHUNKI WPROWADZANIE DANYCH O KONTRAHENCIE F5. INFORMACJE POMOCNICZE STOSUJ DOMYŚLNIE F6. DANE DO PRZELEWÓW TYP KONTRAHENTA

6 SUGEROWANY OPIS DO KPIR DOMYŚLNY TYP DOKUMENTU W ZAKUPACH OBROTY, NALEśNOŚCI, ZOBOWIĄZANIA HISTORIA ROZLICZEŃ DLA KONTRAHENTA ODNAJDYWANIE DOKUMENTÓW POWIĄZANIE DOKUMENTÓW ZAKUPU/SPRZEDAśY Z DOKUMENTAMI KASOWYMI/PRZELEWAMI ROZRACHUNKI Z KONTRAHENTAMI OKNO 0.KASA I BANK RACHUNEK BANKOWY NOTY ROZRACHUNKOWE PODSUMUJ OBROTY I NALEśNOŚCI PODSUMUJ OBROTY I NALEśNOŚCI PRZYDATNE WSKAZÓWKI SZYBKIE ODNAJDYWANIE KONTRAHENTA W KARTOTECE ZMIANA PORZĄDKU LISTY KONTRAHENTÓW SPORZĄDZANIE LISTY DŁUśNIKÓW IX. WŁAŚCICIELE WPROWADZANIE DANYCH O WŁAŚCICIELU ODLICZENIA OD DOCHODU I PODATKU ODLICZENIA OD DOCHODU ODLICZENIA OD PODATKU SKŁADKI ZUS I ZASIŁKI NALICZANIE SKŁADEK ZUS CHOROBOWE I INNE ZASIŁKI ZESTAWIENIA I WYDRUKI DEKLARACJA PIT PRZELEW SKŁADEK DO ZUS SPORZĄDZANIE DEKLARACJI ZUS Z WYKORZYSTANIEM PROGRAMU PŁATNIK SPRAWDZANIE PŁACE PRZYGOTOWANIE MODUŁU PŁACE DO DZIAŁANIA USTAWIENIE OPCJI OGÓLNYCH PŁAC WPROWADZANIE DANYCH O PRACOWNIKU DANE OSOBISTE DANE ADRESOWE DANE DO UBEZPIECZENIA POZOSTAŁE URLOPY BADANIA LEKARSKIE KSIĄśECZKA ZDROWIA CZAS PRACY WPROWADZANIE DANYCH DO OBLICZANIA PŁAC OPIS SKŁADNIKÓW PŁAC

7 OPIS POTRĄCEŃ OPIS STAŁYCH PRACOWNIKA STAŁE GLOBALNE GRUPY PRACOWNIKÓW OBLICZANIE PŁAC ZASIŁKI CHOROBOWE I INNE OBLICZANIE PŁAC PROSTYCH JEDNOSKŁADNIKOWYCH, WYPŁACANYCH RAZ W MIESIĄCU OBLICZANIE PŁAC PROSTYCH - WIELOSKŁADNIKOWYCH, WYPŁACANYCH RAZ W MIESIĄCU OBLICZANIE WYPŁAT Z ZASTOSOWANIEM FORMUŁ PŁACOWYCH WIELE WYPŁAT W MIESIĄCU WYNAGRODZENIA Z UMÓW CYWILNOPRAWNYCH FUNKCJE MENU WPISYWANIE OBLICZANIE WYNAGRODZEŃ ZESTAWIENIA I WYDRUKI WYDRUKI INDYWIDUALNE, DOTYCZĄCE PRACOWNIKA WYDRUKI OGÓLNE, DOTYCZĄCE WSZYSTKICH PRACOWNIKÓW (LUB GRUPY) LISTA PŁAC DEKLARACJE PIT-4 ORAZ PIT-8A ZAWARTOŚĆ OKNA PRACOWNICY ZESTAWIENIE PRZELEWÓW WYNAGRODZEŃ ZESTAWIENIE LIST PŁAC ZESTAWIENIE OBNIśONYCH SKŁADEK SPORZĄDZANIE DEKLARACJI ZUS Z WYKORZYSTANIEM PROGRAMU PŁATNIK WYSYŁANIE DANYCH ROZLICZENIOWYCH DO PROGRAMU PŁATNIK WYSYŁANIE DANYCH ZGŁOSZENIOWYCH DO PROGRAMU PŁATNIK WYSYŁANIE DEKLARACJI ZUS IWA DO PROGRAMU PŁATNIKA IMPORT (WCZYTANIE) DEKLARACJI ZUS DO PROGRAMU PŁATNIK USTAWIENIA ZAAWANSOWANE WYSYŁKI DANYCH DO PROGRAMU PŁATNIK PRZELEW SKŁADEK DO ZUS SPRAWDZANIE ŚRODKI TRWAŁE I WYPOSAśENIE BEZPOŚREDNIE WPROWADZANIE INFORMACJI O ŚRODKU TRWAŁYM WPROWADZANIE ŚRODKÓW TRWAŁYCH DO EWIDENCJI NA PODSTAWIE DOKUMENTÓW PRZENIESIENIE AMORTYZACJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH DO KSIĘGI ZAKOŃCZENIE

8 8

9 I. Wprowadzenie Dziękujemy Państwu za zakup programu Fakt Kompleksowa Obsługa Rachunkowa Firmy. Jesteśmy przekonani, iŝ program ten wydatnie usprawni obsługę rachunkową firmy i stanie się niezbędnym narzędziem ułatwiającym Państwa codzienną pracę. PoniŜej przedstawiona zostanie krótka charakterystyka programu oraz wymagania sprzętowe komputera, niezbędne do prawidłowego działania programu Fakt. 1. Wstęp Program Fakt słuŝy do prowadzenia kompleksowej obsługi rachunkowej firmy. W zaleŝności od potrzeb uŝytkownika, moŝe on być dostarczany do Państwa w róŝnych wersjach, zawierających odpowiednie moduły, począwszy od najprostszej wersji do obsługi sprzedaŝy poprzez wersję kadrowo-płacową, aŝ po pełną wersję dla biur rachunkowych, pozwalającą na obsługę rachunkową wielu podmiotów gospodarczych oraz wersję obsługującą pełną księgowość (moduł FK). Poszczególne wersje są zróŝnicowane cenowo tak, aby w jak najkorzystniejszy sposób sprostać Państwa wymaganiom i oczekiwaniom dotyczącym funkcjonalności programu. Wszelkie funkcje programu omówione zostały szerzej w dalszej części niniejszej instrukcji. PoniŜej przedstawiona zostanie tylko krótka i wybiórcza charakterystyka programu. Program Fakt Kompleksowa Obsługa Rachunkowa firmy pozwala m.in. na: wystawianie faktur, rachunków uproszczonych, dokumentów korygujących, paragonów fiskalnych (równieŝ za pomocą drukarek fiskalnych) i faktur/rachunków do paragonów, prowadzenie ewidencji związanej z podatkiem VAT: rejestrów i deklaracji VAT z uwzględnieniem podziału zakupów w proporcji do sprzedaŝy i podziału sprzedaŝy nieewidencjonowanej w proporcji do zakupu, ustalania bieŝącego stanu towarów w magazynie (w tym metoda FIFO i prowadzenie ewidencji stanów magazynowych w wielu magazynach), prowadzenie ewidencji zobowiązań i naleŝności wobec kontrahentów, drukowanie poleceń przelewu i przekazów pocztowych oraz obsługę systemów Home Banking-u, prowadzenie rozliczeń z pracownikami: listy płac, karty wynagrodzeń, naliczanie podatku i składek ZUS (we współpracy z Programem Płatnika), drukowanie deklaracji PIT-4R, PIT-11, PIT-40, PIT8A i PIT-8B oraz umów zleceń i rachunków wystawianych przez zleceniobiorcę, prowadzenie ewidencji środków trwałych i naliczanie amortyzacji środków trwałych, prowadzenie ewidencji kilometrówki (wydatków z tytułu uŝytkowania prywatnego samochodu osobowego w celach słuŝbowych), automatyczne wypełnianie księgi przychodów i rozchodów (KPiR) danymi z pozostałych kartotek (zakupy, sprzedaŝ, płace, amortyzacja, itd.), 9

10 prowadzenie ewidencji ryczałtu dla płatników VAT, dzielenie wytworzonego dochodu pomiędzy udziałowców, jeŝeli prowadzona firma ma więcej niŝ jednego właściciela (np. spółka cywilna), drukowanie deklaracji PIT-5 dla właścicieli firmy z uwzględnieniem przychodów z innych źródeł i wydatków podlegających odliczeniu od dochodu, i inne... Do prowadzenia ewidencji VAT, płac, księgi przychodów i rozchodów oraz ryczałtu za pomocą komputera potrzebna jest wcześniejsza znajomość odpowiednich przepisów podatkowych oraz podstawowa znajomość środowiska systemu operacyjnego Windows. 2. Wymagania sprzętowe Do korzystania z programu Fakt potrzebne są: komputer z procesorem Pentium lub równowaŝnym, z pamięcią 256 MB (dla duŝej ilości przetwarzanych danych zalecane jest wykorzystanie komputera dysponującego większą mocą obliczeniową), 30 MB wolnego miejsca na dysku twardym komputera, dowolna drukarka obsługiwana przez system Windows, mysz, środowisko graficzne Windows (98, Millenium, NT 4.0, 2000, XP, Vista 32bit), Do pracy wielostanowiskowej niezbędna jest skonfigurowna sieć oparta na protokole TCP. 3. ZastrzeŜenie Producent i dystrybutor programu Fakt zastrzega sobie prawo do wprowadzenia w programie zmian usprawniających działanie programu oraz dostosowujących program do zmieniających się przepisów prawa. W związku z tym opisy funkcji i zrzuty ekranów pochodzące z programu zawarte w niniejszej instrukcji mogą róŝnić się od funkcjonujących w najnowszych wersjach programu Fakt. Producent programu zapewnia jednocześnie, Ŝe skracając do niezbędnego minimum długość cyklu wydawniczego oraz wysokość drukowanego nakładu dąŝy do osiągnięcia maksymalnej zgodności instrukcji i programu. 10

11 II. Instalacja programu Program Fakt moŝe być dostarczany do Państwa na dwa sposoby: na płycie CD poprzez Internet (pobranie ze strony internetowej W zaleŝności od nośnika (medium), na którym dostarczany jest program Fakt, róŝnorodnie przebiega proces przygotowania do instalacji programu. Sam proces instalacji przebiega we wszystkich przypadkach jednakowo, niezaleŝnie od nośnika. Aktualna wersja programu Fakt dostarczana jest do nowych uŝytkowników po rejestracji zakupionego programu (sprzedaŝ wysyłkowa, tel. (058) ) lub do istniejących juŝ, legalnych i zarejestrowanych uŝytkowników w ramach abonamentu na aktualizacje programu (abonament internetowy lub na płytach CD). 1. Wersja CD ROM JeŜeli program dostarczony jest do uŝytkownika na płycie CD, naleŝy włoŝyć płytę do napędu CD lub DVD komputera. Zwykle, po włoŝeniu płyty program automatycznie rozpocznie proces instalacji. W niektórych przypadkach ustawienia systemu nie pozwalają na rozpoczęcie automatyczne procesu instalacji. NaleŜy wówczas odszukać w katalogu głównym na płycie CD i uruchomić plik install.exe. MoŜna tego dokonać poprzez dwukrotne kliknięcie ikony Mój komputer na pulpicie systemu Windows. W oknie tym naleŝy odszukać i otworzyć dysk CD. W kolejnym oknie pojawi się wówczas zawartość płyty CD. Na płycie naleŝy następnie odszukać i uruchomić plik install.exe. Po uruchomieniu programu install.exe z płyty CD na ekranie pojawi się okno instalatora programu Fakt (zob. Rys. 1) Rys. 1. Okno instalatora płyta CD-ROM (install.exe) Wybierając opcję Instalacja automatyczna programu Fakt uŝytkownik decyduje się na instalację programu z ustawieniami domyślnymi programu, a więc w przypadku pierwszej instalacji programu ścieŝka dostępu zostanie ustawiona na c:\fakt95, zostanie utworzona pozycja w menu Start/Programy o nazwie Fakt zawierająca skrót do zainstalowanego programu 11

12 Fakt. Jeśli program był juŝ zainstalowany ścieŝka dostępu dla instalowanego programu zostanie ustawiona na taką, jaką miał ostatnio uruchomiony program Fakt i zostanie wykonana instalacja na poprzedniej wersji programu. Opcja Instalacja zaawansowana pozwala na zainstalowanie wersji sieciowej programu lub na skopiowanie pliku fakt.dat we wskazane miejsce. 2. Wersja internetowa UŜytkownicy, którzy dokonują aktualizacji programu, w ramach abonamentu, poprzez Internet powinni pobrać plik instalacyjny programu ze strony Pełna wersja programu jest dostępna do pobrania na stronie głównej po kliknięciu odnośnika: Aktualna wersja programu lub po przejściu do podstrony przez Pobierz Fakt Pełna wersja i kliknięciu odsyłacza Pobierz Fakt w wersji RRRR.MMx. Uruchomienie odsyłacza spowoduje wyświetlenie strony, z której moŝna pobrać aktualną, pełną wersję programu o podanym numerze. WaŜne jest, aby ZAPISAĆ (nie uruchamiać) pobierany plik instaluj.exe na lokalnym dysku komputera, w wybranej lokalizacji (w konkretnym, wybranym katalogu na dysku komputera). Rozpocznie się wówczas proces pobierania pliku i zapisywania na dysk twardy. Czas trwania pobierania pliku zaleŝny jest od dostępnego łącza internetowego. Ze względu na niewielką objętość pliku, nawet przy wykorzystaniu najwolniejszych łączy telefonicznych (modem), proces pobierania nie powinien trwać dłuŝej niŝ kilka minut. Po zakończeniu procesu pobierania pliku, plik instalacyjny będzie zapisany na dysku komputera, w wybranym wcześniej katalogu. NaleŜy odszukać i uruchomić pobrany program, co spowoduje rozpoczęcie procesu instalacji i pojawienie się okna (zob. Rys. 2). Rys. 2. Okno instalatora (instaluj.exe) W polu Podaj katalog, w którym chcesz zainstalować program: naleŝy podać ścieŝkę, w której zainstalowany ma być program. Domyślnie jest to ścieŝka C:\FAKT95 ale uŝytkownik moŝe podać inną. Podczas pierwszej instalacji opcja Nagraj na poprzedniej wersji programu powinna pozostać NIE ZAZNACZONA (pole po lewej stronie nazwy opcji powinno pozostać puste). 12

13 Po zaznaczeniu opcji Utwórz na pulpicie skrót do programu, na pulpicie oraz w menu Start Programy systemu Windows utworzone zostaną skróty, dzięki którym będzie moŝna szybko uruchamiać program Fakt. Po ustaleniu opcji instalacji w oknie instalatora naleŝy wcisnąć przycisk [Instaluj], co spowoduje rozpoczęcie kopiowania (instalacji) plików programu Fakt do odpowiednich lokalizacji na dysku twardym. Po instalacji moŝna rozpocząć pracę w programie Fakt. 3. Aktualizacja UŜytkownik opłacając abonament otrzymuje program Fakt wraz z prawem do instalowania jego nowszych wersji w ciągu najbliŝszych miesięcy. Po upływie czasu trwania abonamentu uŝytkownik ma prawo do uŝywania programu Fakt, lecz nie ma uprawnień aby instalować nowsze wersje programu Fakt. Najczęście występują dwie sytuacje określane mianem aktualizacji. Pierwsza to aktualizacja programu do jego nowszej wersji. UŜytkownik posiada waŝny abonament, Na stronie producenta programu pojawia się następna wersja, w której uwzględniono najnowsze zmiany w przepisach, we wzorcach deklaracji podatkowych lub innego typu uaktualnienia. UŜytkownik pobiera nowszą wersję programu ze strony internetowej lub otrzymuje płytę CD z nową wersją programu (w zaleŝności od opłaconego rodzaju abonamentu) i instaluje na komputerze. O powodzeniu aktualizacji moŝna przekonać się po uruchomieniu programu Fakt sprawdzając numer wersji w oknie wywoływanym przez menu Pomoc O Programie (zob. Rys. 3). Druga sytuacja to aktualizacja uprawnień do wczytywania nowszych wersji programu. Po ponownym opłaceniu abonamentu uŝytkownik w zaleŝności od wybranej wersji (płyta CD czy Internet) otrzymuje płytę CD, na której znajduje się wersja instalacyjna programu. Przy instalacji z płyty CD naleŝy skorzystać z opcji Instalacja zaawansowana kopiuj plik z licencją Fakt.dat. Przy aktualizacji internetowej uŝytkownik najczęściej otrzymuje z firmy Fakt a zawierającego plik o nazwie fakt.dat. Plik ten zawiera informacje na temat uŝytkownika oraz okresu waŝności abonamentu i prawa do wczytywania nowszych wersji programu na określony okres. NaleŜy skopiować ten plik do katalogu, w którym zainstalowany jest program Fakt (Informację o tym, gdzie aktualnie jest zainstalowany program Fakt moŝna uzyskać w menu głównym programu Fakt Pomoc O Programie. Wykonanie tego polecenia wywołuje okno Informacje o programie (zob. Rys. 3). U dołu tego okna jako ostatnia informacja podana jest ścieŝka katalogu, w którym zainstalowany jest program Fakt (domyślnie jest to C:\FAKT95\ lecz jeśli w czasie instalacji uŝytkownik wybierze inną nazwę to będzie ona widoczna). System zapyta uŝytkownika, czy ma zamienić istniejący plik fakt.dat na nowszy. NaleŜy zezwolić na taką zmianę. Informacje na temat prawa do aktualizacji zawarte w programie Fakt zostaną zaktualizowane i pojawią się w zdaniu Masz prawo wczytywać nowe wersje programu nie nowsze niŝ: MM.RRRR). (zob. Rys. 3). 13

14 Rys. 3. Okno programu Fakt Informacje o programie. UWAGA! Zainstalowanie wersji programu nowszej niŝ wynika to z waŝności abonamentu na aktualizacje spowoduje zablokowanie dostępu do wpisanych danych. UWAGA! Po nagraniu starszej wersji programu w miejsce nowszej, program moŝe nie odczytać danych wprowadzonych wcześniej. 14

15 III. Informacje ogólne o działaniu programu W tym rozdziale zostaną opisane podstawowe funkcje menu głównego programu Fakt. W kolejnych punktach objaśnione zostaną funkcje ukryte pod wybranymi tematami menu. Wszystkie funkcje menu programu dostępne są u góry okna głównego programu (zob. Rys. 4). Niektóre z nich wyprowadzone są równieŝ do paska narzędzi (tuŝ pod menu głównym programu) w postaci ikon. Rys. 4. Okno programu Fakt w górnej części okna widoczne menu główne programu oraz pasek narzędzi zawierający ikony będące skrótami do niektórych, najczęściej uŝywanych funkcji menu Aby uzyskać dostęp do funkcji głównego menu naleŝy kliknąć na danym temacie menu lub uŝyć skrótu klawiszowego (podkreślona litera tematu lub funkcji menu lub [Alt] + podkreślona litera tematu lub funkcji menu). Dla przykładu, aby uzyskać dostęp do funkcji menu A Plik wystarczy wcisnąć klawisz [A] na klawiaturze komputera. Ikony w pasku narzędzi programu pozwalają na szybki dostęp do najczęściej uŝywanych funkcji menu głównego. NaleŜą do nich: A Plik A Wybór firmy B Wpisywanie A Dopisz [Ins] B Wpisywanie B Popraw [Enter] B Wpisywanie C Usuń [Del] A Plik K Drukuj zestawienie [Ctrl + P] N Okno A Zakres informacji w oknie 15

16 W pasku narzędzi dostępne są równieŝ dwie listy rozwijane (zob. Rys. 5). W pierwszej z nich podany jest rok oraz miesiąc, w drugiej dzień miesiąca. SłuŜą one do wyboru aktualnej daty. Rys. 5. Wybór aktualnej daty pasek narzędzi programu. Zmiany aktualnego miesiąca o jedną pozycję w górę lub w dół moŝna teŝ łatwo dokonać poprzez wciśnięcie odpowiednio klawiszy [+] oraz [-] (najwygodniej na klawiaturze numerycznej). UWAGA! Data aktualnego okresu rozliczeniowego po uruchomieniu programu jest taka sama jak aktualna data w systemie Windows. 1. Wybór aktualnie obsługiwanej firmy Aby przejść do obsługi danej firmy w programie Fakt, naleŝy skorzystać z polecenia menu Plik Wybór firmy. Na ekranie ukaŝe się wówczas okno Wybór firmy (zob. Rys. 6). Rys. 6. Okno Wybór firmy i jego funkcje Lista podmiotów: W sekcji Lista podmiotów (zob. Rys. 6) widoczne są firmy wpisane do bazy danych programu. Na liście tej moŝna wybrać (podświetlić) daną 16

17 firmę. Po podświetleniu nazwy danej firmy moŝna wykonać na niej szereg operacji, ukrytych pod odpowiednimi przyciskami: [Wybór] [Anuluj] Przejście do podświetlonej firmy. Wyjście z tego okna. [Dopisz] Dopisanie nowej, pustej firmy do listy Lista podmiotów. [Zmień nazwę] [Usuń] Zmiana nazwy firmy wybranej na liście Lista podmiotów. Zmiana ta obowiązuje jedynie na liście Lista podmiotów. Usunięcie wybranej firmy z listy Lista podmiotów. Kolejność na liście: Sekcja ta pozwala na dwa rodzaje sortowania nazw firm na liście. Dostępne opcje pozwalają na wyświetlanie listy firm Według numerów firm lub Alfabetycznie wg nazw firm. Szukaj: Pole to pozwala na szybkie wyszukanie i zaznaczenie (podświetlenie) danej firmy na liście podmiotów. Aby szybko odszukać daną firmę na liście naleŝy wpisać w tym polu numer firmy lub fragment jej nazwy (niekoniecznie fragment początkowy). [PokaŜ usunięte]: JeŜeli z listy firm Lista podmiotów usunięte zostały jakiekolwiek firmy za pomocą przycisku [Usuń], to uŝycie tego przycisku spowoduje ich przywrócenie na listę (pod odpowiadającymi im numerami, bez nazw firm). 2. Archiwizacja i odtwarzanie danych Archiwizacja danych firmy Funkcja ta, dostępna w menu Plik Archiwizacja, pozwala na zarchiwizowanie danych aktualnie obsługiwanej (aktywnej) w programie firmy. (zob. Rys. 7). Rys. 7. Okno Archiwizacja danych na dyskietkę lub dysk twardy. 17

18 Przycisk Zmień pozwala na wybranie innego dysku lub katalogu jako miejsca, w którym zostanie utworzone archiwizacja danych firmy. Dodatkowo, w oknie Archiwizacja danych na dyskietkę lub dysk twardy dostępne są przyciski: Mail dla serwisu - który automatycznie wykonuje archiwizacje i przesyła ją za pomocą programu pocztowego do działu serwisu firmy Fakt. Warunkiem koniecznym powodzenia tej operacji jest posiadanie dostępu do Internetu i właściwie skonfigurowany program pocztowy. Po wypełnieniu pól wiadomości zgodnie z ich opisem wystarczy uŝyć przycisku [F9.Wyślij], aby wiadomość została umieszczona w domyślnym programie pocztowym systemu Windows, gdzie moŝna dokonać jeszcze niezbędnych poprawek lub zmian przed wysłaniem. Rys. 8. Okno Treść wiadomości do serwisu. Automat... Wciśnięcie przycisku [Automat] wywołuje okno Automatyczna archiwizacja (zob. Rys. 9). W oknie tym dostępne są opcje automatycznej archiwizacji. Domyślnie ustawiona jest codzienna archiwizacja. 18

19 Rys. 9. Okno Automatyczna archiwizacja. Sekcja F4. Częstotliwość wykonywania kopii danych pozwala na określenie, co jaki czas wykonywana ma być automatyczna archiwizacja danych. Im częściej wykonywana jest archiwizacja, tym bezpieczniejsze są dane firm (im dłuŝszy czas minął od ostatniej archiwizacji, tym bardziej pracochłonne staje się uzupełnienie brakujących dokumentów po odtworzeniu danych). Nie zaleca się wyboru opcji Wcale w tej sekcji, gdyŝ automatyczna archiwizacja nie będzie wówczas wykonywana. W polu Pamiętaj ostatnie... najnowszych kopii wpisać moŝna ilość najnowszych kopii zapamiętywanych w katalogu automatycznej archiwizacji. W polu Lokalizacja katalogu docelowego na dysku: podać moŝna katalog automatycznej archiwizacji. Domyślnie jest to katalog o nazwie Arch umieszczony w katalogu głównym programu Fakt (np. c:\fakt95\arch\ ). Nie zaleca się dokonywania zmian katalogu docelowego ułatwia to późniejsze poszukiwanie plików archiwum. Aby zmienić katalog docelowy naleŝy uŝyć przycisku [F5. Przeglądaj ręcznie katalogi] spowoduje to otworzenie okna wyboru katalogu docelowego archiwizacji. Dodatkowo, w katalogu docelowym archiwizacji tworzone są podkatalogi o nazwach odpowiadających numerom przypisanym poszczególnym firmom w oknie Wybór firmy (zob. Rys. 6). Pliki zarchiwizowane przez uŝytkownika (Plik Archiwizacja) mają nazwy typu: fakt0001.zip, fakt0002.zip, fakt0003.zip, itd. Numer w nazwie pliku odpowiada numerowi przypisanemu firmie w programie Fakt. Pliki zarchiwizowane przez automat mają nazwy typu: fakt _01.zip, fakt _01.zip, itd. W tym przypadku w nazwach plików ukryta jest data automatycznej archiwizacji wykonanej przez program. Data ta ma format: RRRRMMDD. Część nazwy _XX oznacza kolejny numer archiwizacji wykonanej danego dnia. Jak juŝ wcześniej wspomniano, automat wykonuje archiwizację poszczególnych firm w podkatalogach katalogu docelowego, o nazwach odpowiadających numerom firm 19

20 w programie Fakt. Dla przykładu (zakładając, Ŝe zachowane zostały domyślne katalogi instalacji programu i automatycznej archiwizacji), jeŝeli plik zlokalizowany jest na ścieŝce: c:\fakt95\arch\0001\fakt _01.zip oznacza to, Ŝe jest to plik archiwum wykonany przez automat (nazwa pliku) dnia , jest to pierwsze archiwum wykonane tego dnia i zawiera on dane firmy o numerze JeŜeli plik zlokalizowany na ścieŝce: c:\fakt95\arch\0048\f _02.zip oznacza to, Ŝe jest to plik archiwum wykonany przez automat (nazwa pliku) dnia i zawiera on dane firmy o numerze Podobnie jest w przypadku plików archiwizacji wykonanych przez uŝytkownika (nie przez automat). Dla przykładu ścieŝka: a:\fakt0003.zip mówi o tym, Ŝe plik zawiera dane zarchiwizowane przez uŝytkownika (nazwa pliku fakt0003.zip ) na dysku a: (dyskietka) i zawiera on dane firmy o numerze ŚcieŜka: c:\archiwum\fakt0038.zip mówi o tym, Ŝe plik zawiera dane zarchiwizowane przez uŝytkownika (nazwa pliku fakt0038.zip ) na dysku c: (dysk twardy), w katalogu o nazwie archiwum wybranym przez uŝytkownika i zawiera on dane firmy o numerze UWAGA! Wszystkie powyŝsze przykłady nazewnictwa i lokalizacji są szczególnie przydatne podczas odnajdywania odpowiednich plików ze zarchiwizowanymi danymi, w przypadku konieczności odtworzenia utraconych bądź zniszczonych danych. Odtworzenie zarchiwizowanych danych Funkcja ta (menu Plik Odtworzenie) pozwala na odtworzenie danych zarchiwizowanych wcześniej w programie Fakt. Wywołanie tej funkcji powoduje, Ŝe na ekranie pojawia się okno Odczytanie danych z dyskietki lub dysku twardego (zob. Rys. 10) pozwalające na odtworzenie danych z określonej lokalizacji. 20

21 Rys. 10. Okno Odczytanie danych z dyskietki lub dysku twardego W sekcji Dane do odczytania (Nazwa:) podana jest ścieŝka do pliku archiwum, z której odtworzone zostaną dane. JeŜeli ścieŝka ta jest niepoprawna, moŝna ją zmienić uŝywając przycisku [Zmień]. Jego wciśnięcie wywołuje okno eksploracji Wybór katalogu do odczytu danych. Rys. 11. Okno Wybór katalogu do odczytania danych (menu Plik Archiwizacja Odtworzenie) Okno to pozwala na odszukanie i wybór poŝądanego katalogu i pliku zawierającego zarchiwizowane dane. Wybór (podświetlenie) odpowiedniego pliku i wciśnięcie przycisku [OK] powoduje ustawienie prawidłowej (wg wyboru uŝytkownika) ścieŝki do pliku ze zarchiwizowanymi danymi w sekcji Dane do odczytania w oknie Odczytanie danych z dyskietki lub dysku twardego (zob. Rys. 10). JeŜeli plik ze zarchiwizowanymi danymi nie jest widoczny w wybranym katalogu, naleŝy w sekcji Wyświetl pliki typu: wybrać opcję Dane z dowolnej firmy. Po wybraniu pliku do odtworzenia (ścieŝki do pliku zawierającego archiwizację) w sekcji tej, obok napisu Data, pojawi się data wykonania archiwizacji, która wybrana została do odtworzenia. W trakcie wyszukiwania plików zarchiwizowanych danych przydatne są wskazówki dotyczące nazewnictwa tych plików, które opisane zostały w poprzednim punkcie tego rozdziału. 21

22 UWAGA! Odtworzenie danych spowoduje całkowite usunięcie danych dotyczących aktualnie aktywnej firmy i zastąpienie ich danymi umieszczonymi w pliku archiwum. NaleŜy szczególnie uwaŝnie posługiwać się tą funkcją, zwracając uwagę na to, czy odtwarzane jest odpowiednie archiwum. Aby uniknąć utrudnień związanych z odtworzeniem danych pochodzących z nieprawidłowej firmy, warto przed operacją odtworzenia dokonać archiwizacji aktualnych danych firmy w wybranej lokalizacji. 3. Eksport i import danych do lub z innych programów Eksport danych do innych programów Funkcja ta (menu Plik Eksport danych) pozwala na wyeksportowanie danych z wybranych tabel do pliku w formacie *.dbf (dbase III). Daje to moŝliwość zewnętrznej obróbki danych pochodzących z programu Fakt za pomocą zewnętrznych aplikacji: arkusze kalkulacyjne (np. Excel, Lotus) lub bazy danych (np. Acces, dbase, Paradox). MoŜliwy jest takŝe eksport do plików w formacie *. txt oraz formatach obsługiwanych przez programy finansowo-księgowe ProFinn i ZDK. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Eksport zbiorów danych do plików zewnętrznych. W oknie tym dokonuje się wyboru odpowiednich zbiorów danych, które mają być wyeksportowane z programu oraz katalogu, w którym dane te mają zostać zapisane. Rys. 12. Okno Eksport danych do plików zewnętrznych. Import danych pochodzących z innych programów Funkcja ta (menu Plik Import danych) pozwala na import niektórych danych z wybranych programów do programu Fakt. Jest ona szczególnie przydatna w momencie przejścia z obsługi rachunkowej firmy za pomocą innego programu na obsługę programem Fakt. Pozwala ona na automatyczne przepisanie niektórych danych z plików utworzonych w innych programach. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Import danych z innych programów 22

23 Rys. 13. Okno Import danych z innych programów. Sekcja Przeniesienie danych do programu Fakt zawiera listę rozwijaną z nazwami programów i opisem danych importowanych. Rys. 14. Lista programów i odpowiednich typów kartotek, z których moŝna dokonać importu danych do programu Fakt (sekcja Przeniesienie danych do programu Fakt, zob. Rys. 13) Aby zaimportować dane pochodzące z innego programu, naleŝy w pierwszej kolejności wybrać program i typ danych importowanych z listy rozwijanej (zob. Rys. 14.). Kolejnym krokiem jest wskazanie ścieŝki do pliku zawierającego odpowiednie dane, pochodzące z wybranego programu. JeŜeli ścieŝka ta jest znana, moŝna ją wpisać bezpośrednio w polu Lokalizacja znalezionego pliku na dysku. JeŜeli ścieŝka ta nie jest dokładnie znana, naleŝy skorzystać z przycisku [Wybierz plik] otwierającego okno pozwalające na eksplorację katalogów na dyskach twardych. W oknie tym naleŝy odnaleźć odpowiedni plik danych. JeŜeli wybrany zostanie prawidłowy plik danych, obok napisu Liczba rekordów w pliku: (zob. Rys. 13) pojawi się liczba odpowiadająca liczbie rekordów (jednostkowych danych) w wybranym pliku oraz uaktywni się przycisk [F9. Wykonaj]. 23

24 4. Łączenie danych pochodzących z róŝnych firm Funkcja ta (menu Plik Łączenie danych) pozwala na połączenie wybranych danych, pochodzących z dwóch róŝnych firm obsługiwanych w programie. Wywołanie funkcji powoduje ukazanie się na ekranie okna Łączenie danych (zob. Rys. 15). Rys. 15. Okno Łączenie danych wybór opcji łączenia danych. Z listy rozwijanej (zob. Rys. 16) znajdującej się pod napisem Wybierz firmę, z której chcesz przenieść dane do bieŝącej: naleŝy wybrać nazwę (numer) odpowiedniej firmy, z której zaimportowane zostaną wybrane dane do firmy aktualnie obsługiwanej (aktywnej). Rys. 16. Wybór firmy, z której wybrane dane zostaną dołączone do firmy aktualnie aktywnej. W sekcji Przenieś dokumenty z podanego okresu: w polach od: oraz do: podać naleŝy odpowiednio datę początkową i końcową okresu, z którego pochodzą przenoszone (łączone) dane. Daty te moŝna wpisać ręcznie lub skorzystać z odpowiednich przycisków, które automatycznie wypełnią pola dat, w zaleŝności od wybranego przycisku: [Tylko dzisiaj], [Cały miesiąc] lub [Wszystkie]. 24

25 W sekcji Przenieś dokumenty z podanego okresu: dostępne są równieŝ opcje wyboru typu dokumentów, które mają zostać połączone. Pole wyboru Sprawdź, czy są juŝ dokumenty o tych numerach pozwala na sprawdzanie, podczas procesu łączenia danych, czy w aktywnej firmie istnieją juŝ dokumenty o tych samych numerach, co numery dokumentów pochodzące z drugiej firmy, z której dane są przenoszone. Pozwala to na uniknięcie problemów związanych z powtarzaniem się numerów dokumentów tego samego typu w danej firmie. Pole wyboru W przypadku KBN porównaj tylko kwotę i opis w przypadku sprawdzania czy istnieje taki sam dokument kasowy/bankowy/nota program weźmie pod uwagę tylko kontrahenta kwotę i opis na dokumencie, pominie sprawdzanie numeru. Włączenie tej opcji zalecane jest gdy dokumenty K/B/N są wystawiane w bazie docelowej. W sekcji Przenieś wybrane kartoteki: znajdują się pola opcji wyboru, które pozwalają na przeniesienie do aktualnie aktywnej firmy danych z drugiej firmy (z której dane są przenoszone i łączone), dotyczących odpowiednio kartotek Kontrahentów, Towarów, Pracowników i właścicieli (zob. Rys. 15). Zaznaczenie opcji Przenieś takŝe kwoty wynagrodzeń i składki w tej sekcji pozwala na przeniesienie w trakcie łączenia danych nie tylko samych kartotek, ale takŝe kwot wynagrodzeń i składek obliczonych w drugiej firmie, z której dane są przenoszone (opcja dostępna tylko w przypadku zaznaczenia opcji Pracownicy i właściciele). Przykład 1: Łączenie danych dwóch firm W sytuacji, gdy wybrane zostały opcje łączenia danych jak na Rys. 15, do danych z aktualnie aktywnej firmy dołączone zostaną dane z firmy o nazwie 0001 Przykładowa firma KPiR. Dokumenty zakupu, sprzedaŝy, magazynowe oraz rozrachunkowe, za okres bieŝącego miesiąca, zostaną przeniesione z tej firmy do firmy aktualnie aktywnej w programie. Podczas łączenia danych program sprawdzi równieŝ, czy przenoszone dokumenty nie mają takich samych numerów, co dokumenty odpowiednich typów (zakupu i sprzedaŝy) w firmie docelowej a w przypadku dokumentów kasowych/bankowych/not zostaną porównane dane kontrahenta i kwoty (numery dokumentów zostaną pominięte). Przykład 2: Problem łączenia danych z wielu oddziałów Funkcja łączenia danych jest szczególnie przydatna w sytuacji, gdy działalność firmy prowadzona jest w kilku róŝnych miejscach (np. oddziały, sklepy, itp.) i w kaŝdym z tych miejsc działalność prowadzona jest z wykorzystaniem programu Fakt (np. sprzedaŝ w kilku sklepach), a księgowość całej firmy prowadzona jest w jednym miejscu. Istnieje wówczas moŝliwość przeniesienia wszelkich niezbędnych do prowadzenia księgowości danych z odległych oddziałów do siedziby, w której prowadzona jest księgowość. 25

26 UWAGA! W programie Fakt, w wersji podstawowej istnieje moŝliwość wprowadzania danych pochodzących z pięciu oddziałów podmiotu gospodarczego (liczba obsługiwanych podmiotów w wersji podstawowej programu przeznaczonej dla biur rachunkowych jest zwiększona do dziesięciu ). Aby rozwiązać przedstawiony problem oddziałów, w siedzibie firmy moŝna załoŝyć w programie Fakt główny profil firmy, o przykładowej nazwie 0001 Siedziba. W kolejnym kroku naleŝy w siedzibie wprowadzić dodatkowe profile, w których przechowywane będą dane z poszczególnych oddziałów, np Sklep-Gdynia, 0003 Sklep-Zakopane, itd. W oddziałach firmy, w wymaganych przez uŝytkownika odstępach czasu, dokonuje się archiwizacji danych. Zarchiwizowane dane są w siedzibie odtwarzane w programie Fakt w odpowiednich profilach (0002 Sklep-Gdynia, 0003 Sklep-Zakopane, itd.). Po dokonaniu tego typu operacji dla wszystkich oddziałów, moŝliwe jest dołączenie danych pochodzących z poszczególnych oddziałów do danych znajdujących się w profilu siedziby firmy. Dokonuje się tego za pomocą funkcji Łączenie danych, w sposób analogiczny jak opisane zostało to na stronie 25 w sekcji Przykład 1. W tym przypadku firmą (profilem) aktywnym pozostaje cały czas 0001 Siedziba i w nim wybiera się funkcję łączenia danych z odpowiednimi parametrami (profil źródłowy i opcje łączenia). MoŜna w ten sposób połączyć w siedzibie dane pochodzące ze wszystkich oddziałów, dokonując kolejnych operacji łączenia danych profilu siedziby z danymi pochodzącymi z poszczególnych oddziałów. UWAGA! Zarchiwizowane dane firmy (np. z oddziałów) mogą być przenoszone na fizycznych nośnikach (dyskietki, płyty CD-ROM). Najwygodniejszym rozwiązaniem wydaje się być jednak przesyłanie zarchiwizowanych danych drogą internetową (np. w załącznikach poczty elektronicznej lub poprzez umieszczenie ich na serwerze za pomocą protokołu FTP). Dane w czasie archiwizacji podlegają kompresji, stąd ich objętość jest stosunkowo niewielka (zwykle zbliŝona do pojemności dyskietki 3,5 ), dlatego, nawet przy wykorzystaniu zwykłych łącz telefonicznych, ich przesyłanie za pomocą modemu nie jest uciąŝliwe i czasochłonne. W przypadku firm z istniejącą strukturą sieciową komputerów, moŝliwe jest wykorzystanie programu Fakt w pracy sieciowej. Wówczas wszystkie dane wpisywane na stanowiskach kolejnych uŝytkowników są umieszczane bezpośrednio na komputerze głównym (serwerze), na którym uruchomiony jest program. Sposób konfiguracji programu do pracy w sieci wyjaśniony jest w systemie pomocy programu (menu Pomoc Spis treści) pod tematem Korzystanie z programu w sieci komputerowej. UWAGA! KaŜda wersja programu Fakt jest przystosowana do pracy w sieci. Wykorzystanie programu do pracy w sieci nie wymaga Ŝadnych dodatkowych opłat. 26

27 5. Zasady sporządzania wydruków Program Fakt umoŝliwia sporządzenie szerokiej gamy wydruków na podstawie danych firmy zawartych w programie, począwszy od automatycznego adresowania kopert do kontrahentów, poprzez drukowanie poleceń przelewów, aŝ po sporządzanie deklaracji VAT, PIT i ZUS. W menu Zestawienia znajdują się polecenia umoŝliwiające wykonywanie zestawień dotyczących wszystkich okien programu. WaŜniejsze zestawienia i wydruki omówione zostaną w rozdziałach dotyczących poszczególnych kartotek programu Fakt, np. w rozdziałach dotyczących płac i właścicieli. Aby uzyskać więcej informacji na temat sporządzania poszczególnych typów wydruków, naleŝy skorzystać z pomocy programu Fakt (menu Pomoc Spis treści). Najwygodniej jest wybrać w spisie treści pomocy programu temat Lista wszystkich tematów i odnaleźć tematy dotyczące menu Zestawienia. W wielu przypadkach, dla jednego typu wydruku w programie Fakt przygotowanych zostało kilka wzorców wydruków, na podstawie których sporządzany moŝe być wydruk danego dokumentu (np. dla faktur, przelewów, itd.). Wówczas, przed wydrukiem, w odpowiednim oknie dialogowym naleŝy wybrać wzorzec wydruku, wg którego ma być sporządzony wydruk danego dokumentu. Dodatkowo, naleŝy pamiętać o tym, Ŝe dokumenty mogą być drukowane co najmniej na trzy róŝne sposoby: 1. Niektóre wydruki moŝna wydrukować na gotowych formularzach z nadrukowanymi rubrykami. Program Fakt nadrukowuje wówczas na gotowe formularze jedynie dane w odpowiednich polach gotowego formularza. Do wykonywania tego typu wydruków słuŝą wzorce wydruków, w których nazwie, na początku NIE WYSTĘPUJE litera x (np. pit5.pi5, michpro.zak, itd.). Wydruki te są wykonywane w trybie tekstowym. 2. Wydruki na czystych kartkach sporządzane bezpośrednio w programie Fakt. W programie Fakt istnieje równieŝ moŝliwość wykonywania wydruków dokumentów i deklaracji na czystych kartkach, tzn. w trakcie sporządzania wydruku nanoszone są zarówno dane jak i wygląd (format) określonego typu dokumentu - rubryki, opisy pól, itd. Do wykonywania tego typu wydruków słuŝą wzorce wydruków, w których nazwie, na początku WYSTĘPUJE litera x (np. xpit5.pi5, xnowy.zak, itd). Poszczególne pola zawierające dane na takich wydrukach moŝna modyfikować poprzez dwukrotne kliknięcie na wybranym polu i zatwierdzenie zmian klawiszem [Enter] klawiatury komputera. Przygotowany w ten sposób wydruk moŝna wydrukować bezpośrednio z programu Fakt. 3. Wydruki wykonywane bezpośrednio w programie Fakt. Ich podgląd widoczny jest w oknie F12.Wydruk. Niektóre wydruki na czystych kartkach mogą być wykonywane z wykorzystaniem programu Excel. 27

28 Po zatwierdzeniu sporządzenia wydruku danego zestawienia, przygotowany do druku dokument wyświetlany jest w oknie F12.Wydruk. Aby wydrukować tak przygotowany dokument, naleŝy skorzystać z funkcji menu Plik Drukuj zestawienie. Parametry wydruku JeŜeli w menu Opcje Parametry ogólne zaznaczono opcję Po wciśnięciu ikony drukuj bez pytania, wydruk zawartości okna F12.Wydruk nastąpi bezpośrednio po wciśnięciu ikony drukarki w pasku narzędzi, uŝyciu skrótu klawiszowego [Ctrl + P] lub wybraniu funkcji Plik Drukuj zestawienie. JeŜeli wymieniona wyŝej opcja nie została zaznaczona, po wywołaniu tej funkcji pojawi się okno dialogowe Drukowanie (tylko tekst) (zob. Rys. 17) tylko dla wydruków w trybie tekstowym. Rys. 17. Okno Drukowanie ustawienia parametrów wydruku. Opis większości pól tego okna i ustawień wydruku nie wymaga wyjaśnienia. Opisane one zostały w systemie pomocy pod tematem Drukuj zestawienie (menu Plik) (menu Pomoc Spis treści Polecenia menu Plik Drukuj zestawienie). Warto jednak zapoznać się z poniŝszymi uwagami praktycznymi dotyczącymi najczęściej spotykanych przyczyn nieprawidłowych wydruków. W polu Czcionka: zaleca się stosowanie wyłącznie czcionki o nazwie T Courier New CE. Wybranie innej czcionki jest najczęstszą przyczyną problemów z drukowaniem zestawień w formacie tekstowym (rozmiary wydruku, brak polskich czcionek na wydruku, itp.). 28

29 W polu Rozmiar czcionki TrueType zaleca się zachowanie domyślnych, proponowanych przez program rozmiarów czcionki dla poszczególnych wzorców wydruku dostarczanych z programem. MoŜna zmieniać szerokość i wysokość czcionek typu TrueType (oznaczenie T w nazwie czcionki), jeŝeli występują problemy np. ze zbyt duŝą szerokością lub wysokością wydruku (np. jeśli wydruk nie mieści się na szerokości jednej kartki). W takim przypadku zaleca się w pierwszej kolejności sprawdzenie ustawień marginesów wydruku (Marginesy (w milimetrach)) i ustawienia wszystkich marginesów na 0 (zero) milimetrów. JeŜeli uŝytkownik decyduje się na zmianę rozmiarów czcionki, naleŝy pamiętać, aby stosunek szerokości do wysokości czcionki wynosił w przybliŝeniu 2/3. W trakcie manipulacji parametrami wydruku przydatne jest pole Rozmiary wydruku. W polu tym wyświetlana jest szerokość i wysokość wydruku (mierzona w liczbie kartek), która uzyskana zostanie dla ustawień czcionki, orientacji i marginesów wydruku wpisanych po lewej stronie okna Drukowanie (tylko tekst) (zob. Rys. 17) W większości przypadków naleŝy unikać sytuacji, kiedy szerokość wydruku przekracza rozmiar jednej kartki (nie dotyczy to tych typów wydruków, które z natury przekraczają zwykle tę szerokość, np. wydruk listy płac). W takiej sytuacji naleŝy w pierwszej kolejności ustawić lewy margines wydruku na 0 (zero). JeŜeli taka korekta nie skutkuje, naleŝy dokonać korekty (proporcjonalnego zmniejszenia) rozmiarów czcionki. Problemy z nie mieszczeniem się wydruków na kartce są najczęściej spowodowane indywidualnymi własnościami danej drukarki. Większość drukarek (szczególnie drukarki atramentowe i laserowe) posiada pewien rzeczywisty, uŝyteczny obszar wydruku, specyficzny dla danego modelu drukarki (ograniczony fabrycznie marginesami o określonej wielkości). Często zdarza się, Ŝe wielostronny wydruk kończy się przed uzyskaniem oczekiwanej liczby stron. Jedną z najczęstszych tego przyczyn jest wpisanie nieprawidłowych wartości w polach Od strony... do... (zob. Rys. 17). JeŜeli wydruk z natury zajmuje kilka stron (np. PIT-5, 4 strony) a w polu do wpisana zostanie liczba mniejsza od liczby stron danego wydruku, to wydrukowana zostanie tylko liczba stron określona w polu do (jeŝeli oczywiście w polu Strony od wpisana zostanie liczba 1 wydruk począwszy od pierwszej strony). Pola te słuŝą do drukowania pewnego zakresu stron, mniejszego od całkowitej liczby stron danego wydruku. Aby uniknąć powyŝszego problemu, warto w polu Strony od wpisać wartość 1, a w polu do wartość 99. Ustawienia takie spowodują, Ŝe drukowane będą wszystkie strony wydruku począwszy od strony pierwszej. JeŜeli mimo prawidłowych ustawień wydruku występują powaŝne problemy w drukowaniu (brak wydruku, zatrzymywanie się drukarki w niewłaściwym momencie, problemy z polskimi czcionkami, itd.), naleŝy sprawdzić jeszcze ustawienia w menu Plik Ustawienie drukarki oraz Plik Wybór drukarki. Jeśli wszystkie próby ustawienia parametrów drukarki i wydruku nie dają oczekiwanych rezultatów, warto przeinstalować sterownik drukarki (oprogramowanie dostarczane wraz z drukarką) lub poszukać nowszego sterownika dla danego modelu drukarki (najlepiej na stronach internetowych producenta urządzenia). 29

30 Zmiana wyglądu wydruków Program Fakt dostarczany jest uŝytkownikowi z zestawem niezbędnych do pracy z programem wzorców wydruków. NaleŜą do nich wzorce: faktur, przelewów, pism do kontrahentów, dokumentów magazynowych, deklaracji, itd. Funkcja menu Plik Wzorce wydruków pozwala na modyfikację wzorców wydruków lub tworzenie nowych. Wywołuje ona okno Lista wzorów wydruków (zob. Rys. 18) Rys. 18. Okno Lista wzorów wydruków. JeŜeli w polu PokaŜ wzorce typu: wybrana jest opcja Wszystkie, w oknie tym widoczna jest lista wszystkich dostępnych (drukowanych) w programie wzorców wydruków oraz ich opisy. KaŜdy typ wzorca posiada swoje unikalne rozszerzenie (*.fak, *.pis, *.uz, itd.). Aby w oknie widoczne były tylko wzorce danego typu (np. faktury o rozszerzeniu *.fak) z listy rozwijanej PokaŜ wzorce typu: naleŝy wybrać odpowiednie rozszerzenie pliku. Po podświetleniu danego wzorca, w oknie tym, oprócz opisu danego wzorca (pole Opis podświetlonego:), widoczne jest równieŝ miejsce występowania danego wzorca, tzn. klawisze, jakie naleŝy wcisnąć, aby uzyskać dostęp do danego wydruku (pole Polecenie, gdzie jest uŝywany:). Aby zmienić opis danego wzorca naleŝy uŝyć przycisku [Zmień opis] i w oknie dialogowym Wprowadzanie opisu wzorca wydruku (zob. Rys. 19) wpisać nowy opis w polu Opis: oraz zatwierdzić go przyciskiem [F9. Zapisz]. 30

31 Rys. 19. Wprowadzanie nowego opisu wzorca wydruku. Podobnie, aby poprawić treść wybranego wzorca naleŝy wcisnąć przycisk [Popraw treść] (zob. Rys. 18). Treść wzorca wyświetli się wówczas w notatniku systemowym, w którym dokonać moŝna edycji treści wzorca. Treść wzorca moŝna, w ogólności, podzielić na trzy typy składników: zwykły tekst (stały tekst, który pojawi się na wydruku), kody pól odnoszące się do danych pochodzących z programu Fakt (na wydruku zamiast kodów pojawią się rzeczywiste wartości odpowiednich pól - opis wszystkich kodów dostępny jest na stronie internetowej kody zmieniające wygląd wydruku (opis w załączniku do instrukcji Kody zmieniające wygląd wzorca oraz w pliku pomocy programu). Aby stworzyć nowy wzorzec, naleŝy z listy wzorców (zob. Rys. 18) wybrać ten, którego typ i wygląd wydruku jest najbardziej zbliŝony do oczekiwanego przez uŝytkownika oraz wcisnąć przycisk [Nowy wzór]. Na ekranie pojawi się wówczas okno dialogowe Wprowadzanie nowego wzorca (zob. Rys. 20). Rys. 20. Okno Wprowadzanie nowego wzorca. W oknie tym naleŝy podać nazwę, pod jaką zapisany zostanie nowy wzór (maksymalnie 8 znaków). Zaleca się stosowanie nazw róŝnych od dotychczas istniejących. W polu Nowy opis wzorca moŝna podać opis nowego wzorca wydruku. Po zatwierdzeniu zmian program powróci do okna Lista wzorów wydruku (zob. Rys. 18), w którym naleŝy wybrać (podświetlić) wprowadzoną, nową nazwę wzorca i postępować dalej tak jak w przypadku poprawiania treści istniejącego wzorca ([Popraw treść]). 31

32 Poprawianie zawartości wydruku Aby zmienić zawartość wydruku tekstowego widocznego w oknie F12.Wydruk (np. usunięcie lub dopisanie fragmentu tekstu), naleŝy dwukrotnie kliknąć na polu wydruku w oknie F12.Wydruk. Zawartość wydruku pojawi się wówczas w notatniku systemu Windows, w którym naleŝy wprowadzić odpowiednie zmiany i zapisać je (menu Plik Zapisz). Po powrocie do okna F12.Wydruk, naleŝy następnie wcisnąć przycisk [F5] klawiatury (odświeŝenie ekranu). Wprowadzone zmiany zostaną uwzględnione na podglądzie wydruku w programie Fakt. Przegląd wydruków Tworzone w programie Fakt zestawienia są zapamiętywane, aby uniknąć konieczności ich powtórnego tworzenia. Polecenie Przegląd wydruków otwiera okno zawierające listę wykonanych do tej pory wydruków. Rys. 21. Okno Przegląd wydruków. Z tej listy moŝna do okna F12.Wydruk wczytać wybrane zestawienie, znajdujące się na dysku. Jeśli lista zestawień jest długa i utrudnia tym samym odnalezienie konkretnego zestawienia to dysponujemy moŝliwością ograniczenia jej poprzez odpowiednie ustawienie parametrów Z miesięcy od.. do.., oraz właściwy wybór z listy rozwijanej PokaŜ pliki typu. Pomocny okaŝe się w tym przypadku takŝe przycisk PokaŜ takie jak podświetlony. 32

33 Jednocześnie zachowujemy moŝliwość powrotu do pełnej listy zestawień poprzez wykorzystanie przycisku PokaŜ wszystkie typy. Po zaznaczeniu zestawienia na liście moŝemy szybko sprawdzić jego podstawowe parametry wybierając przycisk PokaŜ opis. Przycisk Wczytaj ręcznie pozwala na wczytanie do okna Wydruk pliku zestawienia znajdującego się w innej lokalizacji. Zapisz zestawienie Dowolne zestawienie uzyskane w oknie F12.Wydruk moŝna wydrukować na drukarce lub zapisać na dysku w celu jego zachowania. W dowolnej chwili moŝna zapisany w ten sposób wydruk (plik) przywrócić do okna F12.Wydruk w celu jego ponownego wydrukowania. SłuŜy do tego funkcja Plik Zapisz zestawienie. Wywołuje ona okno eksploracji Zapisz zestawienie na dysk, w którym naleŝy określić nazwę oraz ścieŝkę pliku, w którym zostanie zachowane zestawienie. Funkcja ta jest równieŝ przydatna w przypadku, gdy treść zawarta w oknie wydruku ma zostać przesłana Internetem. Dowolne zestawienie uzyskane w oknie F12.Wydruk moŝna zapisać w pliku i wysłać np. pocztą elektroniczną jako treść wiadomości lub w pliku załącznika, jako plik tekstowy (*.txt) lub arkusz programu Excel (*.slk). UWAGA! Zapisywanie zestawienia do pliku jest moŝliwe zarówno w przypadku zestawień w formacie tekstowym (zapis do pliku *.txt) jak i zestawień w formacie arkusza *.slk. Wydruk zapisanego zestawienia Korzystając okna Przegląd wydruków (menu Plik Wczytaj zestawienie) pozwala na wybór i wyświetlenie w oknie F12.Wydruk zapisanego wcześniej w formacie pliku tekstowego *.txt lub *.slk zestawienia (zapisanego za pomocą funkcji Plik Zapisz zestawienie). Po wczytaniu zestawienia moŝliwy jest jego wydruk (np. wydruk zapisanej wcześniej faktury). Ustawienie drukarki Funkcja ta (menu Plik Ustawienie drukarki) umoŝliwia ustawienie parametrów wybranej (za pomocą polecenia Plik Wybór drukarki) drukarki. Okno dialogowe słuŝące do ustawienia drukarki nie jest częścią programu, ale znajduje się w pliku sterownika drukarki (drivera). Jego treść jest zaleŝna od typu i modelu uŝywanej drukarki i pozwala na określenie odpowiednich parametrów wydruku orientacja i rozmiar papieru, rozdzielczość i kolory wydruku, itd. 33

34 Wybór drukarki Funkcja ta (menu Plik Wybór drukarki) wywołuje okno Wybór sterownika drukarki (zob. Rys. 22). JeŜeli w systemie operacyjnym zainstalowana jest drukarka lub kilka drukarek, w polu Zainstalowane sterowniki: powinna pojawić się lista zainstalowanych drukarek. JeŜeli lista ta jest pusta, drukowanie zestawień przygotowanych w programie Fakt jest niemoŝliwe i konieczne jest zainstalowanie odpowiedniego sterownika drukarki. Rys. 22. Okno Wybór sterownika drukarki. W oknie tym dostępne są dwie opcje, których wybór zatwierdzić moŝna za pomocą przycisku [F9. Wybór]. Zaznaczenie opcji Drukuj poprzez domyślną drukarkę Windows sprawia, Ŝe program drukował będzie na drukarce ustawionej w systemie jako domyślna. JeŜeli uŝytkownik nie uŝywa w programie Fakt drukarki domyślnej systemu Windows, to zmuszony jest wybrać drukarkę z listy i włączyć opcję UŜyj podświetlonej drukarki z poniŝszej listy. Na jednym komputerze moŝe być zainstalowanych kilka sterowników drukarek. Częstą przyczyną pojawiania się błędów podczas drukowania, gdy włączona jest opcja Drukuj poprzez domyślną drukarkę Windows (zob. Rys. 22), jest próba drukowania na drukarce fizycznie podłączonej do komputera, która nie jest domyślną drukarką systemową. 6. Podstawowe operacje na danych firmy W programie Fakt, w wersji pełnej, dostępnych jest 9 okien kartotek zawierających dane firmy i jedno okno podglądu wydruku F12.Wydruk. Najprostszym sposobem na wywołanie wybranego okna jest wciśnięcie na klawiaturze komputera cyfry odpowiadającej numerowi danego okna. MoŜna to wykonać równieŝ poprzez maksymalizację odpowiedniej, zminimalizowanej belki znajdującej się w obszarze roboczym programu. Okna te to kolejno: 34

35 1. Dokumenty magazynowe Zawartość okna dokumentuje obrót towarami przechodzącymi przez magazyn/magazyny: (patrz rozdział Ustalanie wartości magazynu). 2. Kontrahenci W oknie tym znajduje się lista kontrahentów wykorzystywana w oknach 9.Zakupy, 5.SprzedaŜ, 1.Dokumenty magazynowe i 3.Księga. 3. Księga W oknie tym znajdują się zapisy w Księdze Przychodów i Rozchodów z bieŝącego miesiąca lub zapisy na kontach w przypadku prowadzenia pełnej księgowości. (patrz rozdział Księga). 4. Pracownicy i osoby współpracujące W oknie tym znajduje się lista pracowników i zleceniobiorców firmy (patrz rozdział Płace). 5. SprzedaŜ W oknie tym znajdują się dokumenty sprzedaŝy z wybranego aktualnie miesiąca. 6. Środki trwałe i wyposaŝenie W oknie tym znajduje się lista środków trwałych i wyposaŝenia firmy (patrz rozdział Środki trwałe i wyposaŝenie). 7. Towary i usługi W oknie tym znajduje się lista towarów i usług. Kartoteka ta omówiona zostanie w rozdziale poświęconym obsłudze magazynu. 8. Właściciele Okno to zawiera listę właścicieli firmy (patrz rozdział Właściciele). 9. Zakupy Okno to zawiera dokumenty zakupu (patrz rozdział Zakupy). 0. Kasa i bank Okno pokazuje dokumenty kasowe, bankowe i noty Menu programu Wpisywanie słuŝy do wykonywania operacji na danych zawartych w poszczególnych kartotekach (oknach) programu Fakt. Pierwsze trzy funkcje tego menu pełnią taką samą rolę dla wszystkich wymienionych wcześniej kartotek programu: Dopisz [Insert] Popraw [Enter] Usuń [Delete] Dopisanie nowej pozycji do aktualnie aktywnej kartoteki oraz otwarcie okna dialogowego do wpisywania informacji o danej pozycji, np. okna Informacje o pracowniku w kartotece 4.Pracownicy, okna Dokument sprzedaŝy w kartotece 5.SprzedaŜ, itd. Poprawienie informacji zawartej w istniejącej juŝ, podświetlonej aktualnie pozycji wybranej kartoteki. Powoduje wywołanie okna dialogowego do edycji informacji o danej pozycji kartoteki (podobnie jak funkcja Dopisz). Usunięcie podświetlonej w danej kartotece pozycji z listy. Przed usunięciem pozycji program jeszcze raz pyta uŝytkownika, czy dana pozycja ma zostać usunięta, gdyŝ usuwanie pozycji z listy ma charakter nieodwracalny. 35

36 7. Ustawienie podstawowych opcji programu Ustawienie poszczególnych opcji działania programu Fakt jest jedną z pierwszych czynności, jakie powinien wykonać uŝytkownik po pierwszym zainstalowaniu programu. Funkcje pozwalające na określenie opcji działania programu i jego poszczególnych modułów oraz wprowadzenie danych dotyczących firmy, zgrupowane są w menu Opcje programu. Poszczególne funkcje tego menu podzielone zostały na logiczne kategorie. Ich opis oraz sposób wstępnego przygotowania programu do pracy przedstawione zostały poniŝej w kolejnych punktach. Parametry ogólne Okno Parametry ogólne (menu Opcje Parametry ogólne, Rys. 23) pozwala na wprowadzenie podstawowych danych dotyczących firmy, wybór sposobu działania wybranych funkcji programu (np. drukowanie) oraz wpisanie danych dotyczących księgi przychodów i rozchodów (moduł Księga). Poszczególne opcje i sposób wypełnienia pól z nimi związanych zostaną omówione poniŝej. Nazwa firmy: W polu Nazwa firmy wpisać naleŝy pełną nazwę firmy. Nazwa tu wpisana będzie drukowana na wszystkich wydrukach dokumentów, na których jest ona wymagana, np. faktury, przelewy, itd. Adres: W polu Adres: wpisać naleŝy adres firmy, który widnieć będzie na fakturach i innych wydrukach dokumentów. Opis pozostałych pól, dotyczących danych firmy, jest równie oczywisty: Numer telefonu, Numer konta, Numer NIP, REGON. Rachunek bankowy: W polu Rachunek bankowy naleŝy wpisać pełny numer rachunku bankowego, które uŝywane będzie na fakturach i przelewach jako rachunek firmowy. Numer ten, w szczególności, powinien zawierać 8-mio cyfrowy numer identyfikacyjny banku. Na jego podstawie, w polu Nazwa banku, program automatycznie wstawi nazwę banku związanego z jego numerem identyfikacyjnym. Dane o poszczególnych bankach, na podstawie których numery rachunków bankowych kojarzone są z odpowiednimi nazwami banków, przechowywane są w bazie danych programu Fakt. JeŜeli okaŝe się, Ŝe program nie identyfikuje prawidłowo danego banku na podstawie numeru konta, naleŝy skorzystać z funkcji Opcje Rachunki bankowe [Kartoteka banków], która pozwala na wpisanie informacji o nowym banku. Program Fakt umoŝliwia obsługę wielu rachunków bankowych firmy. Opisane to zostało w dalszej części tego rozdziału, w punkcie Rachunki bankowe. 36

37 Rys. 23. Okno Parametry ogólne wprowadzanie podstawowych danych o firmie. Inwentaryzacja w księdze: Sekcja Inwentaryzacja w księdze (zob. Rys. 23) pozwala określić miesiące, w których dokonywany będzie spis z natury w księdze (KPiR). Dodatkowo, dostępne są dwa pola Spis z natury na 1.01 oraz Spis z natury na 31.12, pozwalające na określenie wartości spisu z natury w styczniu oraz w grudniu. Spisy z natury za te miesiące są zawsze uwzględniane w księdze, w obliczaniu dochodu. W polach tych naleŝy więc wpisać odpowiednie wartości (dokładny opis w rozdziale Księga). Roczny odpis amortyzacyjny: Pole Roczny odpis amortyzacyjny pozwala na ręczne wpisanie kwoty rocznego odpisu amortyzacyjnego. Powinna być ona wykorzystywana tylko przez uŝytkowników, którzy nie dokonują miesięcznych odpisów amortyzacyjnych w księdze, w trakcie rozliczania miesiąca (funkcja Rozliczenie miesiąca, patrz rozdział Księga). W przeciwnym przypadku nie naleŝy wpisywać w tym polu Ŝadnej kwoty. Wystawca faktury (jeśli jest tylko jeden) Pole Wystawca faktury (jeśli jest tylko jeden) umoŝliwia wprowadzenie imienia i nazwiska osoby upowaŝnionej do wystawiania faktur (jeŝeli jest tylko jedna taka osoba). Tekst wpisany w tym polu (imię i nazwisko) będzie automatycznie drukowany na fakturach w miejscu przeznaczonym na podpis osoby upowaŝnionej do wystawiania faktur (nad napisem /Sporządził/ na wydruku faktury). JeŜeli osób takich jest więcej, pole to naleŝy pozostawić niewypełnione. Informacje na temat poszczególnych osób upowaŝnionych do wystawiania faktur naleŝy wówczas wprowadzić na listę operatorów programu, która pozwala równieŝ na 37

38 określenie praw dostępu poszczególnych operatorów do wybranych dokumentów. Funkcja ta została opisana w dalszej części tego rozdziału. W oknie Parametry ogólne dostępne są równieŝ dodatkowe opcje pozwalające na określenie sposobu rozliczeń podatku dochodowego danej firmy: Numer księgi, zawsze od 1 Zwolniony z VAT KPiR Ryczałt ewidencjonowany Księgi Handlowe (FK) JeŜeli opcja ta zostanie ZAZNACZONA, w trakcie wykonywania rozliczenia miesiąca wszystkie dokumenty w księdze będą numerowane począwszy od 1, w kaŝdym miesiącu. ODZNACZENIE tej opcji spowoduje, Ŝe numeracja dokumentów w księdze będzie kontynuacją numeracji dokumentów z poprzedniego miesiąca. Opcja ta pozwala na określenie, czy podatnik jest zwolniony z VAT. Jeśli tak, naleŝy ją ZAZNACZYĆ. Określenie sposobu rozliczania podatku dochodowego księga przychodów i rozchodów. Na dokumencie sprzedaŝy moŝna podać docelową kolumnę w księdze. Określenie sposobu rozliczania podatku dochodowego ryczałt ewidencjonowany. Na dokumencie sprzedaŝy moŝna podać jedną z sześciu stawek ryczałtu: 20%, 17%, 10%, 8,5%, 5,5%, 3%. Obsługa pełnej księgowości (Księgi Handlowe). Opcja dostępna tylko dla uŝytkowników modułu FK (Finanse i Księgowość). W oknie Parametry ogólne (zob. Rys. 23) dostępne są równieŝ podstawowe opcje związane ze sposobem działania programu. Omówione one zostaną poniŝej. Po wciśnięciu ikony drukuj bez pytania: ZAZNACZENIE opcji Po wciśnięciu ikony drukuj bez pytania spowoduje, Ŝe po wykonaniu polecenia wydruku danego dokumentu, widocznego w oknie F12.Wydruk, nie pojawi się na ekranie okno dialogowe pozwalające na ustalenie opcji wydruku (zob. Rys. 17). Wydruk zostanie wykonany natychmiast, z ustawieniami wydruku takimi, jak przy poprzednim wydruku dokumentu tego typu. ODZNACZENIE tej opcji spowoduje, Ŝe kaŝdorazowo, przed wydrukiem moŝliwe będzie ustawienie opcji danego wydruku w oknie Drukowanie (tylko tekst) (zob. Rys. 17). Powiększaj wybrane dialogi (np. sprzedaŝ) Opcja Powiększaj wybrane dialogi (np. sprzedaŝ) pozwala na zmianę sposobu wyświetlania niektórych okien programu (np. dokument sprzedaŝy/zakupu, dokumenty magazynowe). ZAZNACZENIE tej opcji sprawia, Ŝe okna te pokazują się w wersji powiększonej. Rozmiar okna moŝna równieŝ dowolnie regulować (tak jak okna systemowe Windows). ODZNACZENIE tej opcji przywraca wygląd okien znany z wcześniejszych wersji programu Fakt. 38

39 Dane do deklaracji VAT PIT i ZUS Wykonanie polecenia menu Opcje Dane do deklaracji VAT PIT i ZUS wywołuje okno Dane o firmie do deklaracji VAT PIT i ZUS (zob. Rys. 24). Rys. 24. Wprowadzanie danych o firmie do deklaracji VAT PIT i ZUS. Polecenie to umoŝliwia wprowadzenie danych opisowych z pierwszej i ostatniej strony deklaracji podatkowych. Są to takie dane jak: nazwa urzędu skarbowego, rodzaj podatnika - czy jest osobą fizyczną, dane o firmie - m.in. nazwa, adres, data rozpoczęcia działalności; w przypadku osoby fizycznej są to dane osobiste, miesiąc rozpoczęcia działalności; pozwala zakreślić jedno z okienek w pozycji 28 na pierwszej stronie deklaracji, dane na ostatnią stronę deklaracji - nazwisko i imię osoby reprezentującej podatnika i jej telefon. Sposób wypełnienia poszczególnych pól danych jest intuicyjny i wynika bezpośrednio z opisu poszczególnych pól. Numeracja znajdująca się obok wpisywanych danych dotyczy deklaracji VAT-7. 39

40 Oprócz informacji potrzebnych do wypełnienia deklaracji, polecenie to umoŝliwia równieŝ wprowadzenie danych pomocnych przy wystawieniu przelewu do Urzędu Skarbowego. SłuŜą do tego sekcje Urząd skarbowy do VAT7 oraz Urząd skarbowy do PIT4. W sekcjach tych, oprócz nazw i adresów odpowiednich Urzędów Skarbowych, wpisuje się odpowiednie numery rachunków bankowych urzędów, co pozwala na automatyczne wypełnienie odpowiednich rubryk przelewów. NaleŜy pamiętać, Ŝe aby wysłać dane z programu Fakt do programu Płatnik konieczne jest wypełnienie pola Nazwa skrócona dla ZUS (zob. Rys. 24, sekcja Dane dla ZUS-u). Jest to nazwa skrócona płatnika składek. JeŜeli w programie Płatnik pole to ma pozostać puste, naleŝy wpisać tu xxx (zob. Rys. 24) pole to nie moŝe pozostać puste w programie Fakt. Parametry miesięczne Polecenie Opcje Parametry miesięczne pozwala na wprowadzenie danych dotyczących działalności firmy w bieŝącym miesiącu (zob. Rys. 25) PoniŜej opisane zostaną funkcje poszczególnych pól i przycisków tego okna. W sekcji F4. Dane dla księgi (dotyczące tylko bieŝącego mies.) wprowadza się dane, które mają wpływ na obliczenie dochodu w danym miesiącu. Rys. 25. Okno Parametry miesięczne i jego funkcje. 40

41 Spis na koniec miesiąca: JeŜeli w oknie Parametry ogólne (menu Opcje Parametry ogólne) zaznaczono, Ŝe w danym miesiącu wykonywany ma być spis z natury, w polu tym naleŝy wpisać wartość spisu. Kwota ta będzie brana wówczas pod uwagę w trakcie obliczania dochodu. JeŜeli w danym miesiącu spis z natury nie jest uwzględniany (Parametry ogólne), to pole to będzie nieaktywne nie moŝna wówczas wpisać do niego Ŝadnej wartości. Wynagr. w innych kol. Księgi: Wartość wynagrodzeń umieszczonych w innych kolumnach księgi w bieŝącym miesiącu. Podana tu kwota zmniejszy wielkość dochodu. W sekcji F5. Pracownicy wprowadza się dodatkowe informacje dotyczące głównie dodatkowych przychodów (wynagrodzeń płatnika), związanych z terminowym uiszczaniem składek, zasiłków i zaliczek podatku dochodowego. NaleŜą do nich wynagrodzenia płatnika za: chorobowe składki ZUS zaliczki pod. dochod. (PIT-4 poz.68) Program nalicza wynagrodzenie płatnika za terminowe opłacenie chorobowego pracownika. Wynagrodzenie to wynosi 0,1% wartości zapłaconego chorobowego i jest dla płatnika przychodem, który naleŝy wpisać w kolumnę 8.KPiR (patrz punkt Zaksięguj wynagrodz. płatnika od składek i chorobowych (0,1%), rozdziału Księga). Program nalicza w tym polu (jeśli zaznaczona jest opcja Nalicz wynagrodzenie płatnika za zasiłki i składki w czasie wysyłania danych do programu Płatnik) wynagrodzenie płatnika za terminowe opłacanie składek ZUS pracownika. Wynagrodzenie to wynosi 0,1% wartości zapłaconej składki ZUS i jest dla płatnika przychodem, który naleŝy wpisać w kolumnę 8.KPiR (patrz punkt Zaksięguj wynagrodz. płatnika od składek i chorobowych (0,1%), rozdziału Księga). Wynagrodzenie płatnika z tytułu terminowego wpłacania zaliczek podatku dochodowego. Kwota pochodząca z tego pola zostanie umieszczona w pozycji 68 deklaracji PIT-4. W polu Data przelewu do PIT-4 podaje się datę wypełnienia deklaracji PIT-4 (pozycja 73 na deklaracji PIT-4). Data jest przenoszona automatycznie (domyślnie) z poprzedniego miesiąca, z uwzględnieniem dni wolnych od pracy. Wciśnięcie przycisku [Dni robocze] powoduje wywołanie okna Czas pracy (zob. Rys. 26). W oknie tym określa się (przez zaznaczenie) dni robocze miesiąca. Wciśnięcie przycisku [Domyślne] w tym oknie powoduje przywrócenie ustawień początkowych dla danego miesiąca. 41

42 Rys. 26. Okno Czas pracy określanie dni roboczych w danym miesiącu. ZAZNACZENIE w oknie Parametry miesięczne (zob. Rys. 25) w sekcji Składki właściciela przesuń o jeden miesiąc, istnieją dwie opcje: Składki ZUS oraz Składkę zdrowotną. Ich zaznaczenie spowoduje uwzględnienie tych składek w PIT-5 w następnym miesiącu. Zwykle opcja ta powinna być ZAZNACZONA. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy właściciel przekaŝe przelew składki za dany miesiąc w tym samym miesiącu, tzn. szybciej niŝ jest to konieczne. Wciśnięcie przycisku [Deklaracja VAT] wywołuje okno Dane do deklaracji VAT-7 (zob. Rys. 27). W oknie tym moŝna wprowadzić dane, które umieszczone zostaną na deklaracji VAT w danym miesiącu. Rys. 27. Okno Dane do deklaracji VAT-7 wprowadzanie danych do deklaracji VAT w danym miesiącu. 42

43 Dane w sekcji F6. VAT od repr. i rekl. (kol. 12) są przenoszone do tego okna automatycznie, w trakcie rozliczania miesiąca z ZAZNACZONĄ opcją Dokonaj rozliczeń związanych z wydatkami na reklamę (jeŝeli w danym miesiącu istnieją zakupy na reprezentacje i reklamę). Sposób rozliczenia tego typu zakupów i przeniesienia informacji o nich do okna Dane do deklaracji VAT-7 omówione zostały w rozdziale Księga. Pozostałe kwoty umieszczone zgodnie z opisem pól w oknie Dane do deklaracji VAT-7 zostaną uwzględnione na deklaracji VAT w pozycjach odpowiadających numerom pól w tym oknie (numery w opisie poszczególnych pól, zob. Rys. 27). Stawki podatków Polecenie Opcje Stawki podatków wywołuje okno Stawki podatków na... rok (zob. Rys. 28). Okno to pozwala na ustalenie stawek podatków oraz metody rozliczania VAT w kolejnych kwartałach. Rys. 28. Okno Stawki podatków na... rok ustalanie stawek podatków oraz metody rozliczania VAT w kolejnych kwartałach. W sekcji F4. Podatek dochodowy określa się stawki podatku dochodowego, progi podatkowe oraz kwotę zmniejszenia podatku. W polu Kwota zmniejszenia podatku wpisuje się (lub przyjmuje wartość domyślną) kwotę podatku, która została naliczona z kwoty wolnej od podatku. W polach Stawka1 (%)... do... określa się wartość procentową stawki podatku obowiązującą w pierwszym progu podatkowym oraz kwotę, do której pierwszy próg podatkowy obowiązuje. W analogiczny sposób określa się stawki podatku oraz kwoty progu w polach Stawka2 (%)... oraz Stawka3 (%)..., odpowiednio dla drugiego i trzeciego progu podatkowego. 43

44 W sekcji F6. Ryczałt ewidencjonowany określa się odpowiednie (w zaleŝności od działalności) wartości procentowe stawek podatku zryczałtowanego: Działalność usługowa (%) Działalność wytwórcza (%) Działalność handlowa (%) Procentowa stawka podatku zryczałtowanego od działalności usługowej. Procentowa stawka podatku zryczałtowanego od działalności wytwórczej. Procentowa stawka podatku zryczałtowanego od działalności handlowej. Dostępne są równieŝ 3 dodatkowe stawki ryczałtu 4., 5 i 6. (zob. Rys. 28). W sekcji F7. Podatek VAT określić moŝna dwie dodatkowe (oprócz 7% i 22%) stawki VAT. Domyślnie są to stawki 3% oraz 12%, lecz moŝna je tu zmieniać. Stawki tu wpisane będą dostępne w trakcie wypisywania dokumentów zakupu/sprzedaŝy w polu Stawka VAT/%VAT, w oknie Pozycja z dokumentu zakupu/pozycja na fakturze (zob. rozdział Zakupy/SprzedaŜ). Dane zawarte w sekcji Rozliczenie VAT tylko aktualna firma pozwalają na wybór metody rozliczenia w kolejnych kwartałach. Program rozlicza poprawnie VAT równieŝ w przypadku zmiany metody. Dostępne są tu trzy opcje (zob. Rys. 28) metod rozliczania VAT: A.Miesięczna VAT rozliczany jest miesięcznie, tak jak dawniej. B.Kwartalna (nie kasowa) VAT rozliczany jest kwartalnie (metoda nie kasowa). C.Kwartalna (kasowa) VAT rozliczany jest kwartalnie (metoda kasowa). Nie jest wymagane określenie tej samej metody rozliczania VAT w ciągu całego roku. Sposób rozliczania VAT moŝe się zmieniać w ciągu roku, co zaznaczyć naleŝy w sekcji Rozliczenie VAT tylko aktualna firma. Gdy metoda rozliczenia się zmienia, moŝna w uproszczeniu przyjąć, Ŝe kaŝdy dokument jest rozliczany w sposób, który obowiązywał w momencie jego zaksięgowania. Ze względu na zmiany w sposobie rozliczania podatku VAT konieczne było dodanie dodatkowych informacji do dokumentów zakupu i sprzedaŝy. Zmiany dotyczące dokumentów zakupu i sprzedaŝy przedstawione zostały odpowiednio w rozdziałach Zakupy oraz SprzedaŜ. Rachunki bankowe Program Fakt umoŝliwia wykorzystanie wielu rachunków bankowych firmy. Aby włączyć obsługę wielu rachunków bankowych naleŝy skorzystać z polecenia menu Opcje Rachunki bankowe i w oknie Lista rachunków bankowych (i kas gotówkowych) zaznaczyć opcję Włącz obsługę wielu rachunków bankowych (zob. Rys. 29). Przy wprowadzaniu dokumentów rozliczeniowych (przelewy, dokumenty kasowe, noty rozrachunkowe) będzie moŝna wówczas wybrać jeden ze zdefiniowanych rachunków bankowych firmy. 44

45 W oknie tym moŝna wprowadzić do 255 rachunków bankowych firmy i powiązać kaŝde z nich odpowiednio z dokumentami w kasie gotówkowej, rachunku bankowym lub notami rozrachunkowymi. Rys. 29. Okno Lista rachunków bankowych (i kas gotówkowych) - włączenie obsługi wielu rachunków bankowych. W oknie Lista rachunków bankowych (i kas gotówkowych) dostępnych jest szereg funkcji, które pozwalają na zarządzanie rachunkami bankowymi firmy. Funkcje te zostaną opisane poniŝej. [Dodaj] Wciśnięcie tego przycisku wywołuje okno Opis rachunku bankowego lub kasy gotówkowej (zob. Rys. 30). W sekcji Rodzaj naleŝy określić czy wprowadzony rachunek ma być związany z przelewami (Rachunek bankowy), dokumentami kasowymi (Kasa gotówkowa) czy notami rozrachunkowymi (Noty rozrachunkowe). Dla kaŝdego typu rachunku naleŝy zdefiniować jego numer porządkowy (Numer). W czasie wpisywania nowego rachunku bankowego program zaproponuje pierwszy wolny numer dla danego typu rachunku. W oknie tym moŝna równieŝ zaznaczyć, który rachunek ma być stosowany domyślnie dla danego typu rachunku (domyślne). NaleŜy zwrócić uwagę na to, Ŝe rachunków domyślnych nie moŝna usuwać (pozostałe moŝna). W polu Opis naleŝy wprowadzić dowolną nazwę danego rachunku. Nazwa ta będzie odtąd związana z numerem rachunku bankowego wprowadzonego w polu Numer. 45

46 Rys. 30. Wprowadzanie informacji o rachunku bankowym firmy. [Popraw] Funkcja ta pozwala na zmianę informacji o rachunku podświetlonym na liście rachunków bankowych (zob. Rys. 29). Podobnie jak opisana powyŝej funkcja, wywołuje ona okno Opis rachunku bankowego lub kasy gotówkowej (zob. Rys. 30). W tym przypadku okno to będzie zawierać wprowadzone wcześniej informacje o wybranym z listy rachunku bankowym. [Usuń] Pozwala na usunięcie wybranego z listy rachunku bankowego. Nie moŝna usuwać jedynie tych rachunków, które oznaczone zostały jako rachunki domyślne (zob. Rys. 30). [PokaŜ usunięte] Pozwala przywrócić na listę rachunki wcześniej usunięte. [Przejdź do] Aby szybko przejść do wprowadzania dokumentu rozrachunkowego związanego z wybranym z listy (zob. Rys. 29) rachunkiem bankowym, naleŝy uŝyć przycisku [Przejdź do]. W zaleŝności od tego, z jakim rodzajem dokumentów rozliczeniowych związany jest dany rachunek (zob. Rys. 30) otwarte zostanie odpowiednio okno Dokumenty w kasie gotówkowej, Rachunek bankowy lub Lista not rozrachunkowych. Automatycznie wybrany zostanie równieŝ numer wskazanego rachunku bankowego. 46

47 [Kartoteka banków] Funkcja ta wywołuje okno Zmiana nazwy banku (zob. Rys. 31). Okno to pozwala na powiązanie numerów rachunków bankowych z odpowiadającymi im nazwami oddziałów bankowych. Rys. 31. Zmiana lub wprowadzenie nowej nazwy banku. W większości przypadków, gdziekolwiek w programie podaje się informacje o numerach rachunków bankowych (rachunki kontrahentów, właścicieli, urzędów, itd.) program automatycznie rozpoznaje dany bank na podstawie numeru rachunku - podaje jego nazwę. W rzeczywistości nazwy banków identyfikowane są na podstawie ośmiu pierwszych cyfr numeru rachunku. Jest to tzw. identyfikator banku. Program Fakt zawiera bazę danych nazw banków oraz związanych z nimi identyfikatorów. Na tej podstawie są w programie automatycznie podawane nazwy banków związane z danym numerem rachunku. Baza ta jest systematycznie aktualizowana. MoŜe się jednak zdarzyć, iŝ nowy bank lub oddział banku nie widnieje jeszcze w tej bazie danych. Aby powiązać dany identyfikator banku z odpowiednią jego nazwą naleŝy w polu Numer (8 cyfr): wpisać rzeczywisty numer identyfikacyjny danego banku - 8 pierwszych cyfr numeru rachunku (przy nowych numerach rachunków - 26 cyfrowych - wpisujemy bez pierwszych 2 cyfr - liczby kontrolnej). W polu Nazwa: naleŝy natomiast podać prawidłową, pełną nazwę danego banku (lub oddziału). Zapisanie tak uzupełnionych informacji (przycisk [F9. Zapisz]) spowoduje, Ŝe zostaną one dopisane do bazy danych o bankach w programie Fakt. Od tego momentu wszystkie numery rachunków bankowych związane z danym bankiem będą poprawnie identyfikowane z wprowadzoną przez uŝytkownika nazwą banku. 47

48 [Kartoteka US] To polecenie wywołuje okno zawierające listę Urzędów Skarbowych. Lista jest długa lecz wykorzystując pole Szukaj (wg miasta) łatwo jest zlokalizować właściwy urząd. Rys. 32. Zmiana lub wprowadzenie nowej nazwy banku. Przyciski [Dodaj], [Popraw] i [Usuń] pozwalają uŝytkownikowi samodzielnie uzupełnić listę o nowe wpisy Urzędów Skarbowych lub usunąć nieaktualne. Rys. 33. Okno dodawania lub poprawiania danych urzędu skarbowego W razie potrzeby moŝna przywrócić oryginalną zawartość listy przyciskiem [Wczytaj domyślne]. 48

49 8. Ustawienie aktualnej daty w programie Polecenie menu Opcje Aktualna data pozwala na ustawienie aktualnej daty w programie Fakt w oknie Zmiana aktualnej daty (zob. Rys. 34). Aby ustawić odpowiednią datę naleŝy wpisać w odpowiednie pola poŝądany dzień (DD), miesiąc (MM) i rok (RR), lub posłuŝyć się odpowiednio przyciskami [<]/[>].JeŜeli zmieniona data dotyczy innego miesiąca, w oknach programu pojawią się operacje z wybranego miesiąca. Dzień podany w dacie jest uŝywany jako domyślny przy wprowadzaniu nowych dokumentów do księgi, zakupów i sprzedaŝy. Rys. 34. Okno Zmiana aktualnej daty ustawienie aktualnej daty w programie Fakt. Przy kaŝdym uruchomieniu programu, jako data bieŝąca przyjmowana jest data systemowa. Aby nie korzystać z menu opcje w celu zmiany aktualnej daty, moŝna wykorzystać odpowiednie narzędzie w pasku narzędziowym programu (zob. Rys. 5) lub skorzystać z klawiszy [+]/[-] klawiatury numerycznej w celu inkrementacji/dekrementacji aktualnego miesiąca. 9. Ochrona danych hasłem Ta funkcja znajdująca się w menu Opcje w chwili obecnej odnosi się do bazy danych zawierającej wszystkie dane programu Fakt. Zostanie ona w przyszłości rozbudowana tak, aby umoŝliwić zabezpieczenie dostępu do danych pojedynczej firmy. Wykorzystanie tej funkcji przez uŝytkownika w chwili obecnej jest bardzo ograniczone. Po jej wybraniu ukazuje się okno informacyjne (Rys. 35) Rys. 35. Okno funkcji Zmiana hasła. 49

50 10. Zamknięcie okresu Wykonanie polecenia Opcje Zamknięcie okresu (zob. Rys. 36) pozwala na zablokowanie danych z danego okresu, które nie powinny być juŝ zmieniane (dane księgi po prawidłowym rozliczeniu miesiąca, dane dotyczące naliczonych juŝ płac w danym miesiącu, zakupów, sprzedaŝy, itd.). W sekcji Data nowej blokady naleŝy podać dzień (pole Dzień:) oraz miesiąc (pole Miesiąc:), w których ma zostać ustawiona blokada danych. Nie będzie wówczas moŝna zmieniać danych firmy do podanej daty włącznie. Wciśnięcie przycisku [F9. Zablokuj] spowoduje zablokowanie danych firmy do podanej daty włącznie. Jeśli zajdzie potrzeba odblokowania zamkniętego okresu naleŝy w pola daty wpisać same zera i nacisnąć przycisk [F9.Zablokuj]. Rys. 36. Okno Zamknięcie okresu blokowanie danych firmy do podanej daty włącznie. 11. Wprowadzanie informacji o operatorach programu JeŜeli na jednym stanowisku komputerowym, wykorzystującym program Fakt, pracuje kilku operatorów (np. kilku róŝnych sprzedawców), moŝliwe jest określenie uprawnień poszczególnych operatorów do korzystania z wybranych funkcji programu Fakt. SłuŜy do tego polecenie Opcje Lista operatorów. Wykonanie tego polecenia wywołuje okno Lista operatorów programu (zob. Rys. 37). 50

51 Rys. 37. Okno Lista operatorów programu wprowadzanie informacji o operatorach programu Fakt. Okno to słuŝy do wpisywania (przycisk [Dopisz]), poprawiania (przycisk [Popraw]) oraz usuwania (przycisk [Usuń]) informacji o poszczególnych operatorach. Aby dopisać nowego operatora programu naleŝy uŝyć przycisku [Dopisz]. Na ekranie pojawia się wówczas okno edycyjne do wprowadzania danych o operatorze Opis operatora programu (zob. Rys. 38). Rys. 38. Okno Opis operatora programu wprowadzanie informacji o operatorze. 51

52 UWAGA! W pierwszej kolejności naleŝy wprowadzić operatora Administratora, który będzie miał uprawnienia do nadawania uprawnień innym operatorom. W oknie tym naleŝy podać imię i nazwisko operatora (w polu Imię i nazwisko operatora). W sekcji Uprawnienia naleŝy zaznaczyć, do których funkcji programu dany operator będzie miał dostęp: Tylko fakturowanie Zakupy i SprzedaŜ Cała księgowość j.w. + Księga i PIT-5 Administrator j.w. i moŝe przydzielać uprawnienia Uprawnienie wyłącznie do wystawiania faktur. Uprawnienia do wszystkich operacji związanych z zakupami i sprzedaŝą. Uprawnienie do wszystkich operacji księgowych z wyłączeniem nadawania uprawnień innym uŝytkownikom. Uprawnienie do wszystkich operacji księgowych oraz nadawania uprawnień innym uŝytkownikom. W polach Hasło (wpisz 2 razy) max. 8 znaków naleŝy dwukrotnie wpisać hasło dostępu danego operatora. Zapamiętanie tak wprowadzonych danych (przycisk [F9. Zapisz]) spowoduje dodanie danej osoby do listy operatorów. JeŜeli wprowadzone zostały informacje o operatorach programu, przy ponownym uruchomieniu programu Fakt program zapyta, który z operatorów będzie aktualnie korzystał z programu. Na ekranie pojawi się okno Przedstaw się (zob. Rys. 39), w którym operator powinien wybrać z listy swój identyfikator (pole Imię i nazwisko) oraz podać swoje hasło dostępu do programu (pole Hasło). Rys. 39. Okno Przedstaw się wybór operatora przed uruchomieniem programu JeŜeli w programie nie są zdefiniowani operatorzy, to na fakturze jako osoba wystawiająca podawana jest osoba wpisana w polu Wystawca faktury (jeŝeli jest tylko jeden) (menu Opcje Parametry ogólne). JeŜeli zdefiniowano listę operatorów programu, to na fakturze jako osoba wystawiająca podawany jest operator (jego imię i nazwisko) aktualnie zalogowany w programie. MoŜe się jednak zdarzyć, Ŝe do programu zalogowany jest jeden operator, a kilku musi wystawiać w róŝnych momentach faktury. JeŜeli, w tym przypadku, na fakturach ma być 52

53 wpisywane imię i nazwisko operatora, który w rzeczywistości wystawia fakturę (w celu identyfikacji osoby sporządzającej fakturę), naleŝy w oknie Lista operatorów programu (zob. Rys. 37) dodatkowo zaznaczyć opcję Pytaj o operatora przed wydrukiem faktury. Przed kaŝdorazowym wydrukiem faktury program zapyta wówczas, który z operatorów w rzeczywistości sporządza dokument. 12. Nadawanie szczegółowych uprawnień operatorom Jeśli zachodzi potrzeba szczegółowego nadania uprawnień lub ich odebrania operatorowi naleŝy przy pomocy przycisku [Uprawnienia] w oknie Opis operatora programu (zob. Rys. 38) otworzyć okno Lista uprawnień (zob. Rys. 40). W oknie tym moŝna przygotować indywidualny profil operatora określając szczegółowo jego uprawnienia do pojedynczych funkcji programu. Lista rozwijana Grupy uprawnień pozwala wybrać określony zestaw funkcji do modyfikacji. Przyciskiem [+/-] dokonujemy zmiany zaznaczeń wszystkich funkcji na przeciwne. Aby zmienić uprawnienia dla jednej funkcji naleŝy ją zaznaczyć i wcisnąć klawisz [spacja]. Funkcje do których operator ma uprawnienia są zaznaczone kolorem zielonym i w kolumnie Uprawnienia cyfrą 1 a te których nie moŝe wykonywać są czerwone zaś w kolumnie Uprawnienia cyfrą 0. Rys. 40. Okno Lista uprawnień Po uszczegółowieniu uprawnień przyciskiem [Zapisz] zapisujemy zmiany w nadanych uprawnieniach operatora i powracamy do okna Opis operatora programu. 53

54 W sytuacji gdy w programie funkcjonuje wiele firm, tak jak to ma miejsce w biurach rachunkowych oraz wielu operatorów, moŝna przydzielić operatorom uprawnienia do obsługi róŝnych firm. Przycisk [Główna baza uprawnień] w oknie Lista operatorów pozwala na przejście do okna Lista operatorów programu (wspólna) (zob. Rys. 41), w którym moŝna zarządzać przydziałem operatorów do firm. Korzystając z kombinacji dostępnych, wymienionych poniŝej funkcji moŝna stworzyć właściwą konfigurację i przydzielić odpowiednich operatorów do właściwych firm. Dostępne są tu opcje przepisywania uprawnień: Przepisz wszystkich uŝytkowników: -do bieŝącej firmy powoduje przepisanie wszystkich uŝytkowników widocznych na liście do bieŝącej firmy -do wszystkich firm przepisuje uŝytkowników widocznych na liście do wszystkich firm w programie Przepisz zaznaczonego uŝytkownika: -do bieŝącej firmy daje uŝytkownikowi zaznaczonemu na liście prawo do obsługi obecnie wybranej firmy -do wszystkich firm pozwala uŝytkownikowi zaznaczonemu na liście na obsługę wszystkich firm w programie Wczytaj wszystkich uŝytkowników: -z bieŝącej firmy powoduje umieszczenie na widocznej liście operatorów wszystkich istniejących operatorów w wybranej firmie Rys. 41. Okno Lista operatorów programu (wspólna) 54

55 Przyciski [+] oraz [-] słuŝą do przesuwania operatora w górę i w dół listy względem innych obecnych na liście operatorów. Przycisk [Uprawnienia] słuŝy do zmiany uprawnień zaznaczonego operatora do wykonywania operacji na danych firmy. Przyciski [Dopisz] i [Popraw] słuŝą do tworzenia nowego operatora i zmiany jego danych. Przycisk [Usuń] pozwala usunąć operatora z listy. 13. Zmiana porządku i zawartości okien programu Polecenia menu Okno pozwalają na zarządzanie wyglądem okien programu Fakt. PoniŜej omówione zostaną funkcje tego menu. Zakres informacji w oknie Funkcja ta pozwala na określenie, jakie dane wyświetlane będą w danym oknie (kartotece). Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się okna dialogowego (innego dla kaŝdego okna), w którym moŝliwy jest wybór zakresu wyświetlanych w danym oknie informacji. Dla przykładu, jeŝeli oknem aktywnym jest kartoteka 5.SprzedaŜ, to polecenie Zakres informacji w oknie wywoła okno Zakres informacji o dokumentach sprzedaŝy (zob. Rys. 42). W oknie tym moŝna określić, jakiego typu dokumenty wyświetlane będą w kartotece 5.SprzedaŜ (sekcja F4. Rodzaje dokumentów) oraz jakie informacje o kaŝdym z dokumentów będą wyświetlane (sekcja F5. Dane o kaŝdym). W sytuacji jak na Rys. 42 w kartotece 5.SprzedaŜ nie będą wyświetlane dane o paragonach (opcja Paragony jest ODZNACZONA). Dla kaŝdego z widocznych w kartotece dokumentów nie będą wyświetlane informacje o uwagach do dokumentu i rejestrze, do którego kaŝdy z dokumentów naleŝy (opcje Uwagi oraz Nazwa rejestru są ODZNACZONE). UWAGA! JeŜeli w danej kartotece nie są widoczne wszystkie pozycje (brakuje części z nich), naleŝy w pierwszej kolejności sprawdzić ustawienia opcji w menu Okno Zakres informacji w oknie. Brak pozycji w kartotece w większości przypadków wynika tylko i wyłącznie z ustawień tych opcji dane nie są utracone, lecz jedynie ukryte. 55

56 Rys. 42. Okno Zakres informacji o dokumentach sprzedaŝy określanie zakresu widoczności danych w kartotece OdświeŜ bieŝące okno Opcja ta słuŝy do odświeŝania zawartości ekranu. Szczególnie przydatna jest po edycji dokumentu znajdującego się w oknie F12.Wydruk. Szukaj Funkcja ułatwiająca zlokalizowanie szukanego elementu w oknie Kontrahenci lub Towary i usługi. Zaznacz podświetlony Polecenie pozwala na zaznaczenie podświetlonej pozycji o oknie kartoteki. MoŜna zaznaczyć większą ilość pozycji, wystarczy podświetlać kolejno pozycje i naciskać klawisz spacji. W pierwszej kolumnie pojawi się ptaszek informujący o tym Ŝe pozycja została zaznaczona. Na zaznaczonych pozycjach moŝna wykonywać dozwolone operacje. Zaznacz wszystkie UmoŜliwia zaznaczenie wszystkich pozycji w oknie kartoteki w celu wykonania wybranych czynności. 56

57 Kaskada Funkcja ta pozwala na uporządkowanie okien programu w stylu kaskadowym. JeŜeli jakieś okno było wcześniej zmaksymalizowane tak, Ŝe nie były widoczne pozostałe okna, funkcja ta spowoduje zmianę rozmiarów okien i ustawienie ich jedno na drugim z przesunięciem kaŝdego następnego w dół tak, Ŝe widoczny będzie równieŝ pasek tytułowy poprzedniego okna otwartego w programie Fakt. Sąsiadująco Funkcja ta pozwala na uporządkowanie okien rozmieszczonych kaskadowo do stylu sąsiadującego, wypełniającego cały obszar roboczy programu. Uporządkuj ikony JeŜeli zminimalizowane ikony (paski) poszczególnych okien zostały w sposób nieuporządkowany rozmieszczone w obszarze roboczym programu, to wywołanie tej funkcji spowoduje ich ponowne uporządkowanie u dołu obszaru roboczego programu. Wciśnięcie na klawiaturze komputera klawisza z numerem danego okna (np. [5], dla okna 5.SprzedaŜ) spowoduje natychmiastowe zmaksymalizowanie danego okna do pełnego rozmiaru obszaru roboczego programu. Kolejne funkcje menu Okno odpowiadają nazwom poszczególnych okien (kartotek) programu Fakt. Wybranie jednej z tych funkcji w menu Okno jest alternatywnym sposobem przejścia do danego okna (kartoteki) programu. Aby szybko uaktywnić okno F12.Wydruk naleŝy wcisnąć klawisz funkcyjny [F12] klawiatury komputera. 14. System pomocy programu Menu Pomoc programu pozwala m.in. na dostęp do systemu pomocy programu i ustawienie jego opcji. PoniŜej omówione zostaną poszczególne funkcje tego menu. Spis treści Funkcja ta udostępnia uŝytkownikowi plik pomocy programu Fakt. Jej wywołanie powoduje wyświetlenie okna początkowej strony pliku pomocy zawierającej spis tematów zawartych w pomocy programu. Aby uzyskać dostęp do danego tematu, naleŝy kliknąć na wybranym temacie pomocy. Aby uzyskać dostęp do pełnej listy tematów dostępnych w pliku pomocy, naleŝy wybrać ostatni temat Lista wszystkich tematów. Jak korzystać z pomocy Uruchamia bezpośrednio temat pomocy programu opisujący podstawowe zasady korzystania z pomocy w programie Fakt. 57

58 Najnowsze zmiany w programie Program Fakt jest często aktualizowany w celu uwzględnienia nowych przepisów, dodatkowych funkcji programu, itd. Funkcja Najnowsze zmiany w programie pozwala na prześledzenie ostatnich, najnowszych zmian wprowadzonych w programie Fakt, począwszy od wersji aktualnie uŝywanej. Podpowiedzi w dialogach Zaznaczenie tej opcji spowoduje, Ŝe po przesunięciu kursora nad określone pole w dowolnym z okien dialogowych programu na ekranie pojawi się podpowiedź dotycząca danego pola. Jest to szczególnie przydatne w trakcie uzupełniania opcji programu (w menu Opcje). Podpowiedź dnia Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Fakt Podpowiedź dnia. W oknie tym podawane są praktyczne wskazówki dotyczące pracy w programie Fakt. ZAZNACZENIE opcji PokaŜ podpowiedzi przy następnym uruchomieniu spowoduje, Ŝe przy kolejnym uruchomieniu programu Fakt podpowiedź dnia pojawi się automatycznie W przeciwnym przypadku podpowiedź dnia nie pojawi się po uruchomieniu programu. Kalkulator Z funkcji tej moŝna skorzystać w celu szybkiego uzyskania dostępu do standardowego kalkulatora systemu Windows. Odsetki Funkcja ta (zob. Rys. 43) pozwala na obliczenie odsetek od zadanej w polu Kwota główna kwoty. Rys. 43. Funkcja naliczania odsetek od zadanej kwoty. Odsetki od danej kwoty obliczane są za dany okres (Za okres od:... do). Odsetki mogą być naliczane na trzy sposoby: 58

59 Odsetki od naleŝności podatkowych Odsetki ustawowe Podany procent Odsetki liczone są na podstawie stawek określonych przez urząd skarbowy. Aktualne stawki odsetek w formie tabelarycznej dostarczane są wraz z programem. Aby podejrzeć lub zmienić stawki odsetek naleŝy uŝyć przycisku [Odsetki US]. Karne odsetki ustawowe liczone są na podstawie stawek stabelaryzowanych stawek, które dostarczane są wraz z programem. Aby podejrzeć lub zmienić stawki odsetek naleŝy uŝyć przycisku [Odsetki karne]. Odsetki liczone są liniowo na podstawie wprowadzonej w tym polu stawki procentowej. Funkcje serwisowe Funkcje serwisowe słuŝą do zmian ustawień programu lub przywracania poprawnego działania programu w przypadku awarii. Mogą one być wykorzystywane jedynie w kontakcie z serwisem. Sugestia Za pomocą tej funkcji uŝytkownik moŝe przesłać swoje sugestie i uwagi dotyczące działania programu na adres mailowy serwisu. Warunkiem koniecznym powodzenia tej akcji jest posiadanie prawidłowo skonfigurowanego programu pocztowego Outlook Express. 59

60 Rys. 44. Okno Treść wiadomości dla serwisu O programie Ostatnia funkcja menu Pomoc to funkcja o nazwie O programie. Jej wywołanie powoduje wyświetlenie na ekranie okna Informacje o programie (zob. Rys. 45). W pierwszej sekcji tego są okna dostępne dane adresowe i teleadresowe firmy Fakt producenta programu. W drugiej sekcji tego okna zawarte są informacje dotyczące uŝytkownika programu (Dane uŝytkownika) i waŝności abonamentu (Masz prawo wczytywać nowe wersje programu nie nowsze niŝ: MM.RRRR). Druga informacja jest szczególnie przydatna dla uŝytkowników korzystających z abonamentu internetowego. Uaktualnienie programu do wersji nowszej niŝ wynika to z praw uŝytkownika do instalacji nowych wersji spowoduje, Ŝe program będzie działał w trybie demonstracyjnym, wraz z ograniczeniami z niego wynikającymi. 60

61 Rys. 45. Okno Informacje o programie (Pomoc O Programie). W ostatniej linii tego okna podana jest informacja o tym, gdzie zainstalowany jest program Fakt (Program Fakt zainstalowany jest w katalogu:...). Informacja ta jest przydatna w przypadku aktualizacji programu, kiedy program musi być nagrany na poprzedniej wersji. NaleŜy wówczas zwrócić uwagę na to, aby program był nagrywany na poprzednią wersję w katalogu, w którym jest on juŝ zainstalowany. Rys. 46. Okno Informacje o programie (Pomoc O Programie). Przycisk [Szczegóły] pozwala sprawdzić moŝliwości zainstalowanego programu Fakt. UWAGA! Zainstalowanie wersji programu nowszej niŝ to wynika z waŝności abonamentu na aktualizacje spowoduje zablokowanie dostępu do wpisanych danych. 61

62 IV. SprzedaŜ Kartoteka 5.SprzedaŜ słuŝy do prowadzenia ewidencji sprzedaŝy. Dostępne są w niej dokumenty sprzedaŝy z bieŝącego miesiąca. Aby przejrzeć dokumenty z innych miesięcy, naleŝy zmienić datę w pasku narzędzi programu Fakt. Zasady wprowadzania, poprawiania i usuwania dokumentów z kartoteki 5.SprzedaŜ są takie same jak w innych kartotekach, np. poprzez wciśnięcie odpowiednio klawiszy [Ins], [Enter] i [Del]. 1. Przygotowanie modułu SprzedaŜ do działania Ustawienia opcji sprzedaŝy Wykonanie polecenia Opcje Opcje sprzedaŝy wywołuje okno Opcje sprzedaŝy (zob. Rys. 47). W oknie tym wprowadza się wszystkie podstawowe parametry pracy w kartotece 5.SprzedaŜ. Rys. 47. Okno Opcje sprzedaŝy ustalanie parametrów (opcji) sprzedaŝy w programie Fakt. W sekcji Wygląd faktury naleŝy ustalić, w jaki sposób drukowane będą faktury. W polu Dopisek pod fakturą moŝna wpisać tekst, który drukowany będzie na wszystkich fakturach w danej firmie, jako dopisek na końcu faktury. 62

63 Długość indeksu na początku nazwy kontrahenta oraz Długość indeksu na początku nazwy towaru pozwalają ustalić ilość znaków (nie więcej niŝ 20), które moŝna wykorzystać jako indeks zawarty w nazwie np. do łatwiejszej identyfikacji kontrahenta lub towaru. Opcje Ukrywaj indeks towaru na fakturach i Ukrywaj indeks towaru na parag. fiskalnych pozwalają ukryć zastosowany w nazwie towaru indeks tak, aby nie pojawiał się na dokumentach sprzedaŝy. Opcja Połącz jednakowe towary na fakturze pozwala na zsumowanie i zapisanie jako jednej pozycji na fakturze wszystkich jednakowych pozycji na niej widniejących (ten sam towar, ta sama stawka VAT, ten sam upust, itd., pozycje te mogą róŝnić się ilością danego towaru lub usługi na wynikowej pozycji na fakturze ilość będzie zsumowana). Opcja Drukuj napisy: oryginał, kopia jest istotna szczególnie dla tych uŝytkowników, którzy do wydruków faktur uŝywają wielowarstwowego papieru z nadrukiem. UŜytkownicy ci powinni ODZNACZYĆ tę opcję. Drukowanie napisów oryginał lub kopia nie jest w ich przypadku konieczne istnieje juŝ odpowiedni nadruk na papierze wielowarstwowym. Opcja Drukuj - zamiast VAT na fakturach wewnątrzwsp. umoŝliwia zastąpienie napisu VAT drukowanego na fakturze dostawy wewnątrzwspólnotowej przez znak -. W sekcji Drukowanie faktury naleŝy ustalić, na ilu kartkach drukowana będzie faktura. Dostępne są tu cztery opcje: Pojedyncza Drukowany będzie jeden egzemplarz faktury z napisem ORYGINAŁ / KOPIA / DUPLIKAT Oryg. + Kopia (1 kartka) Oryginał i kopia faktury drukowane będą na jednej kartce odpowiednio podzielonej. MoŜna tę opcję stosować dla faktur zawierających niewielką liczbę pozycji na fakturze. Oryg. + Kopia (2 kartki) Oryginał i kopia faktury drukowane będą na dwóch oddzielnych kartkach (razem 2 kartki). Oryg. + 2 Kopie (3 kartki) Drukowane będą oddzielnie oryginał i dwie kopie faktury (razem 3 kartki). W sekcji tej dostępne jest równieŝ pole Na kaŝdej stronie drukuj do... pozycji. NaleŜy w nim określić ile pozycji danej faktury ma być drukowanych na kaŝdej stronie faktury. Zaleca się wpisanie w tym polu wartości 99. Wówczas, program będzie za kaŝdym razem próbował zmieścić na jednej kartce wszystkie pozycje z danej faktury. JeŜeli wpisana tu zostanie wartość mniejsza od liczby pozycji na danym dokumencie, to mimo wystarczającej ilości miejsca na fakturze, pozycje faktury zostaną rozbite na więcej niŝ jedną kartkę. Pole Czwarta forma płatności: pozwala na określenie dodatkowego typu płatności na dokumencie sprzedaŝy. Domyślnie typ ten jest określony w programie jako Inny... W polu tym naleŝy wpisać dowolny typ płatności będzie on widoczny na dokumencie sprzedaŝy w polu wyboru Forma płatności. ZałóŜmy, Ŝe uŝytkownik określił w tym polu dodatkową formę płatności o nazwie Przedpłata. Zostanie ona uwzględniona na dokumencie sprzedaŝy (Rys. 48). 63

64 Rys. 48. Uwzględnienie dodatkowej formy płatności, wprowadzonej przez uŝytkownika, na dokumencie sprzedaŝy fragment okna Dokument sprzedaŝy. W sekcji Wprowadzanie danych po prawej stronie okna Opcje sprzedaŝy (zob. Rys. 47) dostępne są opcje szczegółowe dotyczące tworzenia dokumentów sprzedaŝy i przygotowywania wydruków faktur pozwalające m.in. na automatyzację niektórych czynności związanych z tworzeniem dokumentów sprzedaŝy. Ich opis jest intuicyjny i jasny. Warto jednak przejrzeć całą dostępną tu listę opcji i zaznaczyć odpowiednie z nich (wedle potrzeb uŝytkownika), aby ułatwić i zautomatyzować odpowiednio przebieg tworzenia dokumentów sprzedaŝy i ich wydruków. PoniŜej omówione zostaną jedynie wybrane opcje sekcji Wprowadzanie danych. Automatyczna numeracja dokumentów ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, Ŝe na nowo tworzonym dokumencie sprzedaŝy program będzie automatycznie podpowiadał kolejny dostępny numer dokumentu. Nie będzie konieczne jego ręczne wpisywanie. Proponowany numer dokumentu sprzedaŝy moŝna oczywiście w tym przypadku modyfikować. Zawsze zaznaczaj paragony jako zapłacone w całości ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, iŝ wszystkie paragony oraz faktury do nich będą automatycznie zaznaczane jako zapłacone. Będzie tak równieŝ wówczas, jeŝeli przed dokonaniem zapisu dokumentu nie zostanie bezpośrednio zatwierdzona wpłata na dokumencie sprzedaŝy (przycisk [Wpłata ]). Co miesiąc rozpocznij numerację od 1 ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, Ŝe dokumenty sprzedaŝy będą numerowane począwszy od numeru 1, w kaŝdym miesiącu. JeŜeli opcja ta będzie NIEZAZNACZONA numery dokumentów w danym miesiącu będą kontynuacją numeracji z poprzedniego miesiąca. Wspólna numeracja dla wszystkich miejsc JeŜeli zdefiniowanych jest wiele rejestrów sprzedaŝy (miejsc sprzedaŝy) moŝliwe jest prowadzenie wspólnej numeracji dokumentów dla wszystkich tych rejestrów naleŝy wówczas ZAZNACZYĆ tę opcję. JeŜeli opcja pozostanie NIEZAZNACZONA, poszczególne rejestry będą miały niezaleŝną od innych rejestrów numerację dokumentów. Paragony numeruj łącznie z innymi dokum. JeŜeli opcja ta będzie ZAZNACZONA, paragony będą numerowane łącznie z innymi dokumentami. W przeciwnym wypadku będą one posiadały niezaleŝną numerację. 64

65 Domyślna ilość na fakturze... W polu tym moŝna wpisać wartość, którą będzie domyślnie uzupełniane pole Ilość na pozycji dokumentu sprzedaŝy (okno Pozycja na fakturze). Podgląd faktury po wprowadzeniu JeŜeli opcja zostanie ZAZNACZONA, po zapisaniu dokumentu sprzedaŝy (przycisk [F9. Zapisz]) automatycznie proponowany będzie uŝytkownikowi podgląd faktury w oknie F12.Wydruk. Porównaj kwotę zapłaty i formę płatności JeŜeli opcja ta została ZAZNACZONA i faktura płatna jest gotówką, po zapisaniu dokumentu sprzedaŝy sprawdzone zostanie ponownie czy faktura została zapłacona. JeŜeli nie, pojawi się stosowne okno Zapłata gotówką (zob. Rys. 49), które umoŝliwi wprowadzenie zapłaty za fakturę. Rys. 49. Okno Zapłata gotówką sprawdzanie formy płatności i zapłaty. Wciśnięcie w tym oknie przycisku [F4. CAŁOŚĆ] spowoduje uregulowanie całości kwoty DO DOPŁATY: wynikającej z danego dokumentu sprzedaŝy (po zatwierdzeniu wpłaty przyciskiem [F9. Zapamiętaj]). Wciśnięcie przycisku [Esc. Powrót do edycji] umoŝliwi powrót do edycji danego dokumentu sprzedaŝy i moŝliwość jego modyfikacji. Drukuj na fakturze n-tą linię opisu towaru Po zaznaczeniu tych opcji na fakturze pojawią się wybrane linie opisu towaru. Drukuj PKWiU poniŝej nazwy towaru Po zaznaczeniu tej opcji, na fakturze, poniŝej nazwy towaru pojawi się równieŝ symbol PKWiU towaru (jeŝeli podany został w opisie towaru). Drukuj numer WZ pod nazwą towaru Powoduje, Ŝe pod kaŝdą pozycją towaru na fakturze drukowany jest numer dokumentu WZ na podstawie którego wydano towar z magazynu. Drukuj wykaz numerów WZ nad listą pozycji Opcja ta powoduje wydrukowanie nad listą towarów pełnej listy numerów dokumentów WZ na podstawie których zostanie wydany z magazynu towar dla tego dokumentu sprzedaŝy 65

66 Pytanie o wzór faktury za kaŝdym razem JeŜeli opcja ta zostanie ZAZNACZONA, przed kaŝdorazowym przygotowaniem wydruku faktury program zapyta w stosownym oknie (Wydruk dokumentu sprzedaŝy, Rys. 50), z którego wzorca faktury uŝytkownik chce skorzystać. Rys. 50. Okno Wydruk faktury wybór wzorca wydruku faktury. JeŜeli opcja ta pozostanie ODZNACZONA wydruk faktury zostanie sporządzony na podstawie ostatnio uŝytego wzorca wydruku faktury. Ukrywaj marŝę przy wpisywaniu dokumentu sprzedaŝy JeŜeli opcja ta zostanie zaznaczona, na ekranie nie będzie widoczna marŝa w trakcie wypisywania dokumentu sprzedaŝy. Aby opcja ta zadziałała, naleŝy po jej zaznaczeniu wcisnąć klawisz funkcyjny [F5] klawiatury (odświeŝenie ekranu). Wówczas, u dołu okna 5.SprzedaŜ ukryte zostaną informacje dotyczące wartości netto, brutto i naleŝności za faktury w danym miesiącu. Szukaj towaru TYLKO według kodu pask. ZAZNACZENIE tej opcji, jeŝeli do komputera podłączony jest czytnik kodu paskowego, spowoduje, Ŝe towary będą wyszukiwane wyłącznie na podstawie ich kodu paskowego wpisanego w odpowiednim polu w opisie towaru (kartoteka 7.Towary i usługi, okno Dane o towarze lub usłudze, pole Kod paskowy). Podawanie ceny z dokładnością do 4 miejsc ZAZNACZENIE tej opcji daje moŝliwość wprowadzania ceny danego towaru z dokładnością do 4 miejsc po przecinku (na dokumencie sprzedaŝy) pozwala to na uzyskanie większej dokładności zaokrągleń, do 1/100 grosza. NIE ZAZNACZENIE tej opcji powoduje, Ŝe cena podawana jest zawsze z dokładnością do 2 miejsc po przecinku (do 1 grosza). Zapamiętuj zysk w dokumentach sprzedaŝy ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, Ŝe na dokumentach sprzedaŝy zapamiętywany będzie zysk wynikający z danego dokumentu (zob. Rys. 51) pod listą F5. Pozycje faktury na 66

67 dokumencie sprzedaŝy. Aby funkcja ta zadziałała, musi być jednocześnie ODZNACZONA opcja Ukrywaj marŝę przy wypisywaniu dokumentu. Rys. 51. Fragment okna Dokument sprzedaŝy wyświetlanie zysku (Zysk:) wynikającego z danego dokumentu. Drukuj paragon na drukarce fiskalnej Opcja ta jest istotna dla uŝytkowników wykorzystujących drukarki fiskalne podłączone do komputera i współpracujące z programem Fakt. Jej ZAZNACZENIE spowoduje, Ŝe paragony drukowane będą na drukarce fiskalnej a nie na drukarce komputerowej podłączonej do portu USB lub LPT. Pozwalaj na wprowadzanie faktur w walucie Po ZAZNACZENIU tej opcji moŝna wystawiać faktury w dowolnej walucie. Wystawiając dokument sprzedaŝy naleŝy uŝyć przycisku [Więcej], aby uzyskać moŝliwość określenia waluty, tabeli kursowej i kursu. Przycisk [Urządzenia zewnętrzne] Program Fakt pozwala na współpracę z urządzeniami zewnętrznymi w czasie sprzedaŝy: kasami i drukarkami fiskalnymi oraz wagami i czytnikami kodów kreskowych. Przycisk Urządzenia zewnętrzne: otwiera okno o tej samej nazwie (zob. Rys. 52). W oknie tym są trzy sekcje dla głównych typów urządzeń. Rys. 52. Okno Urządzenia zewnętrzne 67

68 Sekcja Kasa/Drukarka fiskalna Po podłączeniu urządzenia fiskalnego do komputera z listy rozwijanej (zob. Rys. 53) wybieramy właściwe urządzenie i po ponownym uruchomieniu programu Fakt, w menu programu pojawi się dodatkowa pozycja Kasa. Rys. 53. Sekcja Kasa/Drukarka fiskalna - Lista z której wybieramy model. Funkcje tego menu są róŝne w zaleŝności od wybranego rodzaju (drukarka lub kasa) oraz typu (producent i model) urządzenia fiskalnego. Lista urządzeń fiskalnych współpracujących z programem Fakt jest na bieŝąco uaktualniana, wraz z pojawianiem się nowych urządzeń na rynku. Zaktualizowaną (o nowe modele urządzeń) instrukcję współpracy programu Fakt z urządzeniami fiskalnymi moŝna pobrać ze strony internetowej Sekcja Czytnik kodów kreskowych W tej sekcji z listy rozwijanej (zob. Rys. 54) wybieramy model czytnika do współpracy z programem i ustawiamy właściwe parametry jego pracy. Rys. 54. Sekcja Czytnik kodów kreskowych Lista rozwijana, z której wybieramy model. Sekcja Waga sklepowa W tej sekcji wybieramy z listy rozwijanej (zob. Rys. 55) model wagi sklepowej do współpracy z programem. 68

69 Rys. 55. Sekcja Waga sklepowa Lista rozwijana, z której wybieramy model. Wprowadzanie informacji o rejestrach sprzedaŝy Polecenie Opcje Lista rejestrów zakupu i sprzedaŝy pozwala na wprowadzenie nowych lub poprawienie istniejących rejestrów zakupu/sprzedaŝy. Wykonanie tego polecenia wywołuje okno Lista rejestrów zakupów i sprzedaŝy (zob. Rys. 56). JeŜeli program wykorzystywany jest do prowadzenia ewidencji zakupów/sprzedaŝy konieczne jest wprowadzenie przynajmniej jednego rejestru. Na kaŝdy rejestr składa się jego nazwa widoczna w czasie wpisywania, nazwa drukowana na fakturze (mogą to być róŝne nazwy) oraz wzór numeracji dokumentów (opcjonalnie). Wprowadzenie unikalnej dla poszczególnych rejestrów numeracji jest przydatne w celu późniejszej, łatwej identyfikacji dokumentów pochodzących z poszczególnych rejestrów zakupu/sprzedaŝy. Rys. 56. Wprowadzanie nowych oraz usuwanie i poprawianie istniejących rejestrów zakupu/sprzedaŝy. Wprowadzenie wielu rejestrów zakupu/sprzedaŝy jest równieŝ konieczne w przypadku wykorzystania metody FIFO ustalania wartości magazynu z opcją prowadzenia wielu 69

70 magazynów (patrz rozdział Ustalanie wartości magazynu). Wówczas kaŝdy z magazynów jest związany z danym, wprowadzonym przez uŝytkownika rejestrem zakupu/sprzedaŝy (jest z nim identyfikowany kaŝdy z rejestrów identyfikuje oddzielny magazyn). Często wykorzystuje się teŝ rejestry do grupowania określonych typów dokumentów. MoŜna np. wpisać osobny rejestr związany z fakturami pro forma. Aby dopisać w oknie Lista rejestrów zakupów i sprzedaŝy nowy rejestr naleŝy skorzystać z przycisku [Dopisz] (zob. Rys. 56). Na ekranie pojawi się wówczas okno Opis miejsca zakupu/sprzedaŝy. W analogiczny sposób dokonuje się poprawiania informacji o danym rejestrze (przycisk [Popraw], okno Lista rejestrów zakupów i sprzedaŝy (zob. Rys. 56). Rejestr wybrany w polu Nazwa miejsca (zob.) moŝna równieŝ usunąć za pomocą przycisku [Usuń]. Przycisk [Sprawdź poprawność] (zob. Rys. 56) pozwala na automatyczne sprawdzenie poprawności wprowadzonych informacji o rejestrze wybranym w polu Nazwa miejsca. Sposób wpisywania nowego rejestru zakupów/sprzedaŝy przedstawiony zostanie na praktycznym przykładzie. Przykład: Wprowadzanie nowego rejestru zakupu/sprzedaŝy ZałóŜmy, Ŝe uŝytkownik ma nowy oddział swojej firmy w Gdańsku, dla którego chce wprowadzić nowy rejestr zakupów/sprzedaŝy. W tym rejestrze wpisywane będą wszystkie dokumenty zakupu/sprzedaŝy z danego oddziału. W oknie Opis miejsca zakupu/sprzedaŝy (zob. Rys. 57) naleŝy wprowadzić informacje dotyczące tego rejestru. W polu Nazwa rejestru naleŝy wpisać identyfikator danego rejestru. ZałóŜmy, Ŝe rejestr ten nazywać się będzie Rejestr Gdynia. W polu Miejsce wystawienia naleŝy wpisać miejsce wystawiania dokumentów z danego rejestru załóŝmy, Ŝe w tym przypadku będzie to Gdynia- Orłowo. Dodatkowo, uŝytkownik chce, aby numeracja dokumentów sprzedaŝy i magazynowych związanych z tym rejestrem miała unikalną postać, która zidentyfikuje od razu pochodzenie danego dokumentu i będzie automatycznie wprowadzana przez program. Numeracja ta będzie widoczna na fakturach. UŜytkownik chce, aby w numeracji tej (zakładamy, Ŝe takiej samej dla dokumentów sprzedaŝy i magazynowych) znalazły się następujące składniki oddzielone znakami / : GOrł Krótki identyfikator miejsca wystawienia dokumentu. xxxx Numer dokumentu określony na czterech pozycjach moŝliwość wprowadzenia do 9999 dokumentów. MM Miesiąc wystawienia dokumentu w formacie MM. RRRR Rok wystawienia dokumentu w formacie RRRR. 70

71 Aby program Fakt automatycznie uzupełniał informacje dotyczące daty i numeru dokumentu wg takiego formatu zdefiniowanego przez uŝytkownika, naleŝy odpowiednio sformatować wzór numeracji dokumentów w sekcji Wzory numeracji dokumentów (zob. Rys. 57) W tym konkretnym przypadku w pola tej sekcji naleŝałoby wpisać wzór postaci: GOrł/<1p4>/<3,2>/<4,4> Wzór ten składa się z dwóch typów składników. Pierwszy z nich to znaki stałe, które są drukowane w numerze dokumentu dokładnie w taki sposób, jak je tu wprowadzono: GOrł oraz /. Drugi typ składników, to kody pól, które będą się zmieniać w kolejnych dokumentach. Kody pól ujęte są nawiasami ostrymi <...>. Dla przykładu zapis <1p4> oznacza, Ŝe w tym polu, w numeracji dokumentów pojawi się aktualny numer wystawianego dokumentu (kod 1). Numer ten będzie liczbą 4-ro cyfrową (zajmie 4 znaki, kod 4) wyrównaną do prawej strony i uzupełnioną odpowiednio zerami (kod p). Szczegółowe informacje zawarte w pomocy programy Fakt na temat sposobu formatowania poszczególnych pól wzoru numeracji (ich kodów) dostępne są po wciśnięciu przycisku [Przykłady numeracji]. Ostatecznie informacje wpisane do okna Opis miejsca zakupu/sprzedaŝy będą miały postać jak na Rys. 57 uzyskany zostanie wówczas rejestr spełniający wymagania uŝytkownika. Prawidłowo wprowadzone informacje o nowym rejestrze naleŝy zatwierdzić przyciskiem [F9.Zapisz]. Przykładowo, jeŝeli we wprowadzonym w ten sposób rejestrze wystawiony zostanie dokument o numerze 99, w listopadzie 2007 roku, to na fakturze pojawi się automatycznie numer dokumentu postaci: GOrł/0099/11/2007 Rys. 57. Sposób wypełnienia pól okna Opis miejsca zakupu/sprzedaŝy w omawianym przykładzie. 71

72 Do tworzenia bardziej złoŝonych wzorów numeracji moŝna wykorzystać umieszczone pod przyciskiem [Konstruktor] okno o nazwie Przygotowanie wzorca numeracji (zob. Rys. 58) pozwalające ułoŝyć cały wzór numeracji z wybieranych elementów. Rys. 58. Okno Przygotowanie wzorca numeracji Przygotowując wzorzec numeracji naleŝy wprowadzić dane o składniku wzorca wybierając kolejno: Typ informacji Wyrównanie typu informacji Ile znaków przeznaczono dla typu informacji Po wybraniu tych elementów określających składnik wzorca w polu Podgląd w oknie Przygotowanie wzorca numeracji (zob. Rys. 58) moŝna zobaczyć wyświetlony przykład działania stworzonego elementu składowego wzorca oraz jego kod źródłowy. Jeśli wynik jest zadowalający przez naciśnięcie przycisku [Wstaw] naleŝy wstawić kod tej części wzorca numeracji w pole Pełny wzór. Jeśli trzeba dodać następny składnik wzorca numeracji innego typu naleŝy powtórzyć wcześniej opisane czynności aŝ do złoŝenia pełnego wzorca w polu Pełny wzór. Na bazie tego wzorca oraz danych z sekcji Przykładowe dane moŝna po naciśnięciu przycisku OdświeŜ w polu Pełny podgląd wyświetlić przykładowy numer dokumentu. Gdy wzór numeracji działa właściwie naleŝy go zapisać przyciskiem F9.Zapisz. 72

73 2. Wprowadzanie dokumentu sprzedaŝy Aby w kartotece 5.SprzedaŜ wprowadzić nowy dokument sprzedaŝy moŝna uŝyć polecenia menu Wpisywanie Dopisz. Najprościej jest jednak posłuŝyć się klawiszem [Ins] klawiatury. Na ekranie pojawi się wówczas okno Dokument sprzedaŝy (zob. Rys. 59). Sposób wypełniania poszczególnych pól dokumentu sprzedaŝy jest zbliŝony dla faktur VAT, paragonów oraz rachunków. Wpisywanie dokumentu sprzedaŝy zostanie omówione na przykładzie faktury VAT i jeśli występują jakiekolwiek róŝnice zostanie to zaznaczone. Wpisywanie danej faktury warto zacząć od wybrania/odszukania kontrahenta z listy kontrahentów lub dopisania nowego kontrahenta do listy. SłuŜy do tego sekcja F4. Kontrahent Kontrahenta moŝna wybrać bezpośrednio z listy kontrahentów (lista rozwijana) lub wspomóc się wyszukiwarką pole Szukaj:. Aby odszukać szybko kontrahenta z kartoteki 2.Kontrahenci, naleŝy w polu tym wpisać fragment jego nazwy. Lista rozwijana po prawej stronie wyszukiwarki zostanie wówczas zawęŝona do tych kontrahentów, w których nazwie znajduje się fragment wpisany w polu Szukaj:. Równie dobrze moŝna w wyszukiwarce wpisać fragment numeru NIP kontrahenta lub numeru telefonu, jeŝeli takie informacje dotyczące kontrahenta zostały wprowadzone w programie Fakt (patrz rozdział Kontrahenci str. 161) naleŝy następnie z listy rozwijanej wybrać poszukiwanego kontrahenta. Rys. 59. Nowy (niewypełniony) dokument sprzedaŝy..jeŝeli dla danego kontrahenta nie wystawiano wcześniej Ŝadnych dokumentów i nie widnieje on w kartotece 2.Kontrahenci, moŝna nowego kontrahenta dopisać do kartoteki bezpośrednio na dokumencie sprzedaŝy (podobnie jest dla dokumentów zakupu). NaleŜy wówczas uŝyć 73

74 przycisku [Dopisz], który wywoła okno Informacje o kontrahencie, pozwalające na wpisanie informacji o nowym kontrahencie (patrz rozdział Kontrahenci str. 161) Opis istniejącego w programie kontrahenta, wybranego z listy rozwijanej na dokumencie sprzedaŝy, moŝna w podobny sposób zmienić. SłuŜy do tego przycisk [Opis / popraw]. UŜycie przycisku [F3.Historia] pozwala na przejrzenie historii rozliczeń z wybranym kontrahentem w oknie Historia rozliczeń dla kontrahenta. Okno to oraz jego funkcje zostały opisane w niniejszej instrukcji w rozdziale Kontrahenci. Po wybraniu kontrahenta, dla którego w przeszłości wystawiono juŝ dokument sprzedaŝy, program przyjmie domyślnie dla bieŝącego dokumentu sprzedaŝy identyczny sposób płatności oraz podpis odbiorcy jaki wystąpił na poprzednio wystawianym dokumencie. Te domyślnie przyjęte ustawienia moŝna oczywiście zmienić w razie potrzeby. Kolejna część dokumentu sprzedaŝy (zob. Rys. 59) to sekcja F5. Pozycje faktury. W sekcji tej wpisuje się poszczególne pozycje na fakturze sprzedawane towary (ich nazwy, ceny, ilości, upust, itd.). Dostępne są tu cztery przyciski: [Dopisz], [Popraw], [Usuń], [M]. [Dopisz] Przycisk ten pozwala dodać nową pozycję na fakturze. Jego wciśnięcie wywołuje okno Pozycja na fakturze (widoczne po lewej stronie na Rys. 56) W oknie tym moŝna równieŝ wprowadzić nowy towar (przycisk [Nowy towar]) lub poprawić opis wybranego, istniejącego juŝ w kartotece 7.Towary i usługi towaru (przycisk [Opis / Popraw]). Jest tu równieŝ dostępna wyszukiwarka towarów pole Szukaj:. Funkcje te działają podobnie jak omówione wcześniej, analogiczne funkcje dotyczące kontrahentów, z tym, Ŝe w tym przypadku odnoszą się one do towarów i usług. Gdy w sekcji F4.Towar lub usługa na liście rozwijanej zostanie wskazany towar lub usługa, z prawej strony okna Pozycja na fakturze pojawi się dodatkowe okienko o nazwie Opis towaru lub usługi (zob. Rys. 60) zawierające podstawowe dane o towarze lub usłudze. Pod wyszukiwarką towarów widoczny jest (zob. Rys. 60) napis Stan:. JeŜeli dla wybranego z listy towaru prowadzona jest ewidencja stanu magazynowego, obok tego napisu pojawi się aktualny stan danego towaru na magazynie. Kolejne pola tego okna to Ilość, Cena, % VAT. Pole Ilość: musi być wypełnione przez uŝytkownika określa się tu ile jednostek (np. sztuk) danego towaru znajdzie się na danej pozycji faktury. Pola Cena: oraz % VAT mogą być uzupełniane przez uŝytkownika. Znacznie łatwiej jest jednak określić te wartości dla poszczególnych towarów w oknie 7.Towary i usługi. Nie jest wówczas konieczne kaŝdorazowe wpisywanie tych informacji na dokumencie sprzedaŝy. Dla towaru moŝna równieŝ określić 3 róŝne ceny i przypisać danemu kontrahentowi określony cennik towarów. Omówione to zostało w rozdziale Kontrahenci. Wówczas dla danego kontrahenta zastosowany zostanie automatycznie (jeśli jest określony) odpowiedni cennik towaru. Cennik moŝna równieŝ wybrać bezpośrednio w oknie Pozycja na fakturze przycisk [Inny cennik]. 74

75 Rys. 60. Z lewej strony okno Pozycja na fakturze wpisywanie informacji o nowej pozycji na fakturze. Z prawej strony okienko informacyjne - Opis towaru lub usługi JeŜeli włączona jest wycena stanu magazynowego metodą FIFO (Opcje Opcje towarów), w oknie Pozycja na fakturze (zob. Rys. 60) dostępny jest przycisk [Cena dla FIFO]. Jego wciśnięcie wywoła okno Ustalanie ceny sprzedaŝy (zob.rys. 61). Okno to zostanie otwarte tylko wówczas, jeŝeli towar ściągany daną fakturą z magazynu pochodzi z więcej niŝ jednej dostawy. Okno to pozwala na określenie w jaki sposób ma być ustalana cena sprzedaŝy towaru z uwzględnieniem róŝnych cen zakupu dostaw, z których ściągany jest towar. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w przypadku gdy dostawy, z których ściągany jest towar, róŝnią się cenami zakupu. 75

76 Rys. 61. Ustalanie ceny sprzedaŝy na podstawie cen zakupu towaru pochodzącego z róŝnych dostaw tylko FIFO. Na liście Lista dostaw, z których ściągany jest towar (zob. Rys. 61) widoczne są dane dostaw, z których pobierana jest sprzedawana ilość towaru. W pierwszej kolejności brane są najstarsze dostawy, z których coś pozostało (FIFO). Po prawej stronie tej listy podana jest Ilość sprzedawanego towaru oraz Wartość uwzględniająca ceny zakupu poszczególnych dostaw. W sekcji Wybór ceny sprzedaŝy na podstawie marŝy dostępne są opcje pozwalające na ustalenie ceny sprzedaŝy odpowiednio według aktualnej, minimalnej (Min), średniej (Śr), maksymalnej (Max) ceny zakupu oraz ustalonej marŝy (marŝę i cenniki dla danego towaru określa się w jego opisie w oknie Dane o towarze lub usłudze). Zaznaczenie opcji róŝne dostawy jako osobne pozycje spowoduje, Ŝe dla kaŝdej dostawy, z której ściągany jest towar zostanie utworzona oddzielna pozycja na fakturze. Kolejna sekcja okna Pozycja na fakturze (zob. Rys. 60) to F5. Korekcja ceny. Pozwala ona na dokonanie dodatkowych operacji na cenie towaru oraz wartościach kwot netto i brutto dla danej pozycji faktury. Wpisanie w polu Upust [%] wartości upustu spowoduje, Ŝe wartość netto i brutto danej pozycji na fakturze zostaną pomniejszone o wpisany procent upustu. Cena jednostkowa towaru w polu Cena: (i na fakturze) pozostanie bez zmian. Na fakturze pojawi się wówczas, w odpowiedniej kolumnie, procent upustu. Wciśnięcie przycisku [Uwzgl. upust w cenie] spowoduje, Ŝe cena towaru z danej pozycji zostanie pomniejszona o podany upust procentowy (upust jednostkowej ceny towaru) w polu Cena:. Wartości netto i brutto będą uwzględniały uzyskaną w ten sposób cenę towaru. Na fakturze nie będzie widoczny procent upustu, a jedynie zmodyfikowana upustem cena jednostkowa towaru (lub usługi). Przycisk [Netto Brutto] pozwala na szybkie określenie ceny netto tak, aby uzyskać poŝądaną wartość brutto, jeśli wybrana jest stawka VAT 7% lub 22%. NaleŜy wówczas w polu Cena: wpisać poŝądaną cenę jednostkową brutto towaru. Wciśnięcie tego przycisku spowoduje 76

77 wówczas takie obliczenie ceny jednostkowej netto, aby przy określonej stawce podatku VAT uzyskać poŝądaną cenę jednostkową brutto (równieŝ odpowiednie wartości netto i brutto danej pozycji na fakturze, jeśli składa się ona z wielu jednostek danego asortymentu). W sekcji F6. Do księgi: naleŝy zaznaczyć, do której kolumny księgi (KPiR) ma być przydzielona kwota dokumentu sprzedaŝy lub stawka ryczałtu ewidencjonowanego. Dostępne opcje dla KPiR to: 7, 8 oraz Nie wysyłaj. JeŜeli w opcjach programu (Opcje Parametry ogólne) zaznaczono, Ŝe firma jest płatnikiem ryczałtu ewidencjonowanego (opcja Ryczałt ewidencjonowany ZAZNACZONA), to sekcja F6. Do księgi zamieniona jest na F6. Ryczałt i umoŝliwia wybranie odpowiedniej stawki ryczałtu dla danej pozycji na dokumencie. Na liście Kiedy odprowadzać VAT: naleŝy podać, kiedy dana pozycja dokumentu ma być uwzględniona w rozliczeniu VAT (na deklaracji VAT-7). Dostępne opcje to: w bieŝącym miesiącu, w następnym miesiącu oraz Nie odprowadzaj VAT. W polu Uwagi do pozycji moŝna wpisać uwagi do danej pozycji, które wydrukowane zostaną na fakturze pod nazwą towaru. Pole Do dokumentu WZ nr jest automatycznie wypełniane przez program, jeśli dokument sprzedaŝy tworzony jest na podstawie dokumentu magazynowego WZ (przycisk [Szukaj WZ!], patrz opis w rozdziale Ustalanie wartości magazynu). Zawiera ono wówczas opis dokumentu WZ, na podstawie którego tworzona była faktura. JeŜeli faktura nie była tworzona na podstawie WZ, pole to moŝna wykorzystać na dodatkowe uwagi do pozycji na fakturze. UWAGA! Większość informacji wpisywanych w oknie Pozycja na fakturze moŝe być automatycznie uzupełniana przez program na podstawie danych dotyczących kontrahenta oraz danego towaru/usługi. Warto więc w kartotekach 2.Kontrahenci oraz 7.Towary i usługi wcześniej wypełnić wszystkie dane dotyczące poszczególnych kontrahentów i towarów. Znacznie ułatwia to późniejsze wystawianie dokumentów sprzedaŝy. [Popraw] Podświetlenie danej pozycji na fakturze i wciśnięcie tego przycisku powoduje przejście do edycji danej pozycji (poprawiania informacji w niej zawartych) w oknie Pozycja na fakturze (zob. Rys. 60). W tym przypadku jednak okno to pojawia się z wcześniej wpisanymi w nim informacjami. MoŜna je tutaj, w razie konieczności, modyfikować. Zapamiętanie modyfikacji wymaga ponownego wciśnięcia przycisku [F9. Zapisz]. [Usuń] Aby usunąć daną pozycję z dokumentu sprzedaŝy, naleŝy ją podświetlić na liście pozycji F5. Pozycje faktury i wcisnąć przycisk [Usuń]. 77

78 [M] Przycisk ten dostępny jest tylko wówczas, jeśli prowadzona jest ewidencja stanu magazynowego metodą FIFO (patrz rozdział Ustalanie wartości magazynu). Jego wciśnięcie (gdy wybrana jest określona pozycja na dokumencie sprzedaŝy) powoduje wyświetlenie okna Lista dostaw: <nazwa towaru> (zob. Rys. 62). Rys. 62. Lista dostaw towaru z wybranej pozycji na dokumencie sprzedaŝy. W oknie tym dostępny jest podgląd wszystkich dostaw towaru z danej pozycji dokumentu sprzedaŝy. Dostępne są tu dane dotyczące m.in. daty dostawy, ilości początkowej danej dostawy oraz ilości pozostałej na stanie magazynu z danej dostawy. Na dokumencie sprzedaŝy w polu F6.Data wystawienia domyślnie wstawiana jest aktualna data ustawiona w programie Fakt. MoŜna tą datę zmieniać. W polu F2.Typ z listy rozwijanej naleŝy wybrać właściwy typ dokumentu. W razie konieczności zaznaczyć opcję Korekta jeśli wystawiany jest dokument korygujący. Dostępny jest wybór spośród następujących typów dokumentów: Paragon, Rachunek, Faktura VAT, Rachunek do paragonu, Faktura do paragonu, Faktura PRO FORMA, Nabycie wewnątrzwsp., Import usług, Nabywca towarów, Faktura VAT MarŜa, Faktura zaliczkowa. PoniewaŜ w punkcie tym omawiane jest tworzenie nowej faktury, naleŝy w tym przypadku wybrać opcję Faktura VAT. Konieczne jest wpisanie numeru danego dokumentu w miesiącu w polu Numer. JeŜeli w opcjach sprzedaŝy (menu Opcje Opcje sprzedaŝy) ZAZNACZONO opcję Automatyczna numeracja dokumentów, pole to będzie automatycznie uzupełniane kolejnym numerem dokumentu w miesiącu. Przy ręcznym wpisywaniu numerów dokumentów naleŝy szczególną uwagę zwrócić na to, aby numery dokumentów w miesiącu nie powtarzały się. 78

79 JeŜeli zdefiniowano wiele rejestrów sprzedaŝy, to dokumenty mogą mieć wspólną numerację we wszystkich rejestrach, lub inną dla kaŝdego z nich (w trakcie automatycznego uzupełniania numerów dokumentów). ZaleŜy to od ustawienia opcji Wspólna numeracja dla wszystkich miejsc (menu Opcje Opcje sprzedaŝy). Paragony i rachunki tworzy się w sposób analogiczny. NaleŜy tylko pamiętać, aby wybrać odpowiedni typ dokumentu (Paragon lub Rachunek). Dla paragonu, w odróŝnieniu od pozostałych typów dokumentów sprzedaŝy, nie trzeba podawać na dokumencie kontrahenta. Sposób tworzenia rachunków i faktur do istniejących paragonów oraz tworzenie dokumentów korygujących zostały opisane w punktach Faktury i rachunki do paragonów (zob str. 92) oraz Dokumenty korygujące (zob. str 86). Ikona notatki Po naciśnięciu pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji o długości do 1024 znaków w oknie Notatki na temat... (zob. Rys. 63). Występuje w oknie Dokument sprzedaŝy i wtedy dotyczy tego dokumentu, Ikona notatki występuje takŝe w oknie Pozycja na fakturze i wtedy dotyczy pozycji towaru na dokumencie, kaŝda pozycja towaru na dokumencie sprzedaŝy moŝe mieć swoją notatkę. Rys. 63. Okno Notatki na temat... [Więcej] Otwiera okno Dokument sprzedaŝy informacje dodatkowe (zob. Rys. 64) umoŝliwiając wprowadzenie dodatkowych informacji o dokumencie sprzedaŝy. Pole Data sprzedaŝy, Numer i Rejestr mają takie same znaczenie jak w oknie głównym dokumentu sprzedaŝy. Dane wpisane w polu Miejsce zostaną wydrukowane na dokumencie. Jeśli w tym polu nie będzie danych to zostanie wydrukowana nazwa wybranego rejestru. 79

80 Odbiorca podpisuje - umoŝliwia wprowadzenie danych podpisującego dokument i odbierającego towar. Domyslnie umieszczane są dane odbiorcy z poprzedniej faktury dla wybranego kontrahenta. Uwagi - pole na uwagi do dokumentu, które zostaną wydrukowane na fakturze pod terminem płatności. Wpłaty w nast. kwartale (dla VAT) dotyczy płatników VAT uŝywających metody kasowej rozliczania podatku VAT oraz wystawiających faktury MP. Pozwala określić jaka część kwoty brutto faktury zostanie zaplacona w następnym kwartale. Do szybkiego kasowania kwoty wpisanej w tym polu słuŝy przycisk [x]. Rys. 64. Okno Dokument sprzedaŝy informacje dodatkowe Pozostałe opcje pozwalające zmienić sposób księgowania dokumentu sprzedaŝy: 1.Bierz do VAT 2.Bierz do PIT 3.Uwzględnij w magazynie 4.Uwzględnij w rozrachunkach 5.Faktura marŝa zaksięguj koszt 6.Licz VAT jak dla paragonów 7.Termin płatności liczony od daty sprzedaŝy 80

81 Z prawej strony wymienionych opcji znajduje się sekcja, wypełniana jedynie dla faktury w walucie obcej, jest ona widoczna tylko po zaznaczeniu w menu Opcje Opcje sprzedaŝy pozycji 22.Pozwalaj na wprowadzanie faktur w walucie. Sekcja Rodzaj odsetek (zob. Rys. 64) pozwala obliczyć od wartości dokumentu na wybrany dzień odsetki ustawowe lub inne o wybranej wysokości. Przycisk [F8.Raport] umieszcza w oknie F12.Wydruk informacje na temat dokonanych obliczeń. Sekcja Waga towarów (zob. Rys. 64) podaje całkowitą wagę towarów na fakturze, obliczoną na podstawie informacji o ilości i wadze jednostkowej towaru. Po zmianie danych na dokumencie naleŝy uŝyć przycisku {F5 Oblicz] aby uaktualnić dane. [Adresy] Otwiera okno Edycja adresów kontrahenta na dokumencie i pozwala po zaznaczeniu opcji UŜyj poniŝszych adresów na dokumencie zastosować na dokumencie sprzedaŝy adresy kontrahenta róŝniące się od tych wpisanych w oknie Informacje o kontrahencie Rys. 65. Okno Edycja adresów kontrahenta na dokumencie Przyciski [Podstawowe] i [Wysyłkowe] słuŝą do szybkiego przepisania danych adresowych kontrahenta do okna Edycja adresów kontrahenta na dokumencie. [Zaliczki] Wywołuje okno Lista faktur zaliczkowych (zob. Rys. 66), w którym widoczne są informacje o zaliczkach pobranych i skojarzonych z dokumentem sprzedaŝy. Jeśli istnieją wpłacone zaliczki to na przycisku jest podana ilość zaliczek. Wygląd przycisku [Zaliczki(3)] informuje Ŝe istnieją trzy zaliczki. 81

82 Rys. 66. Okno Lista faktur zaliczkowych Przycisk [Szukaj] pozwala przeszukać listę zaliczek juŝ wpłaconych przez kontrahenta w oknie Wybór faktury zaliczkowej (zob. Rys. 67) i wybrać zaliczkę, którą naleŝy skojarzyć z dokumentem sprzedaŝy. Rys. 67. Okno Lista faktur zaliczkowych Przycisk [Dopisz] powoduje otwarcie okna Zafakturowana wpłata zaliczki (zob. Rys. 68) pozwalającego na wprowadzenie szczegółowych danych pobieranej, nowej zaliczki. 82

83 Rys. 68. Okno Zafakturowana wpłata zaliczki Przycisk [Popraw] pozwala zmienić treść informacji o juŝ istniejącej zaliczce. Przycisk [Usuń] usuwa wybraną zaliczkę z listy. F8. Zapłata. Zawartość tej sekcji, a szczególnie pola Zapłacono:, ma bezpośredni wpływ na stan rozrachunków z kontrahentami i rozliczenie danego dokumentu sprzedaŝy. Z listy Forma płatności naleŝy wybrać pozycję odpowiadającą sposobowi płatności danej faktury: gotówką, przelewem, itd. W polu w terminie:... dni =... naleŝy określić w ciągu ilu dni faktura powinna zostać opłacona. Program poda automatycznie datę (w formacie DD.MM) terminu płatności faktury. NajwaŜniejsze pole tej sekcji to pole Zapłacono:. Wartość wpisana w tym polu określa stan rozliczenia danej faktury oraz wpływa na stan rozrachunków z danym kontrahentem. W przypadku prowadzenia rozrachunków z kontrahentami na podstawie pola Zapłacono: na dokumentach moŝna w tym miejscu wprowadzać dowolną wartość, np. kiedy nastąpiło częściowe uregulowanie naleŝności przez danego kontrahenta. Wówczas kwota pozostało: zostanie odpowiednio pomniejszona o wpłatę wpisaną w polu Zapłacono:. Wciśnięcie przycisku [Całość] w tej sekcji powoduje całkowite rozliczenie danego dokumentu sprzedaŝy (naleŝność za fakturę całkowicie uregulowana). Wartość kwoty pozostało: równa jest wówczas 0 (zero). W większości przypadków uŝywa się właśnie tego przycisku w momencie pełnej wpłaty związanej z daną fakturą. Wciśnięcie przycisku [Wpłata ] wiąŝe się z otwarciem okna dokumentującego wpłatę w zaleŝności od wybranej formy płatności. Jeśli wybrano gotówką to otworzy się okno Dokument kasowy (Rys. 69) w którym podajemy dane i powstanie dokument kasowy, jeśli wybrano przelewem to otworzy się okno Informacje o przelewie (Rys. 70) i powstanie dokument przelewu powiązanego (patrz rozdział Rozrachunki z kontrahentami) z danym dokumentem sprzedaŝy. 83

84 Rys. 69. Okno Dokument kasowy otwarte po wciśnięciu przycisku [Wpłata>] Rys. 70 Okno Informacje o przelewie otwarte po wciśnięciu przycisku [Wpłata>] MoŜna wymusić otwarcie okna Informacje o przelewie, mimo Ŝe ustawiono w polu forma płatności: gotówka, i odwrotnie przy ustawionej formie płatności: przelewem wymusić otwarcie okna Dokument kasowy wystarczy w czasie klikania na przycisk [Wpłata ] przytrzymać wciśnięty klawisz [Shift] Wciśnięcie przycisku [...] znajdującego się po prawej stronie kwoty pozostało: powoduje wywołanie okna Historia rozliczeń dla jednego dokumentu (zob. Rys. 71). 84

85 Rys. 71. Okno Historia rozliczeń dla dokumentu. Funkcjonowanie tego okna zostało opisane w rozdziale Kontrahenci na stronie 175. Warto jedynie zaznaczyć, iŝ okno to pozwala przejrzeć dokumenty kasowe i bankowe związane z danym dokumentem sprzedaŝy oraz powiązać z tym dokumentem nowy dokument kasowy lub bankowy. Jest to szczególnie istotne w przypadku prowadzenia rozrachunków z kontrahentami metodą złoŝoną na podstawie dokumentów kasowych i przelewów. Dodatkowym sposobem powiązania dokumentu sprzedaŝy z dokumentem kasowym lub bankowym jest wystawienie odpowiedniego dokumentu kasowego lub przelewu w oknie Historia rozliczeń dla dokumentu (zob. Rys. 71). Dokument sprzedaŝy moŝe być rozliczany wieloma dokumentami kasowymi lub bankowymi. Warunkiem koniecznym do rozliczenia danego dokumentu dokumentami kasowymi lub bankowymi jest ich wzajemne powiązanie (patrz punkt Rozrachunki z kontrahentami na stronie 175). 85

86 Wielu uŝytkowników prowadzi sprzedaŝ posługując się w pierwszej kolejności dokumentami magazynowymi. W trakcie wydania towaru w kartotece 1.Dokumenty magazynowe tworzony jest wówczas odpowiedni dokument WZ. Aby szybko wystawić fakturę na podstawie dokumentów WZ dla danego (wybranego na dokumencie sprzedaŝy) kontrahenta, naleŝy posłuŝyć się przyciskiem [Szukaj WZ!] na dokumencie sprzedaŝy (zob Rys. 59). Funkcja ta została szczegółowo omówiona w punkcie 4.6 Rozliczanie WZ (PZ) w trakcie wypisywania dokumentów sprzedaŝy (zakupu) rozdziału Ustalanie wartości magazynu (na stronie 146). Funkcja ta jest równieŝ dostępna na dokumentach zakupu (odpowiednio [Szukaj PZ!]) i działa w sposób analogiczny do funkcji dostępnej na dokumencie sprzedaŝy. JeŜeli wszystkie informacje na dokumencie sprzedaŝy zostały poprawnie wprowadzone, wciśnięcie przycisku [F9. Zapisz] spowoduje wprowadzenie danego dokumentu do ewidencji sprzedaŝy i uwzględnienie go w rozrachunkach z kontrahentem (natychmiastowe lub po wykonaniu podsumowania obrotów i naleŝności dla kontrahenta w zaleŝności od zaznaczenia/odznaczenia opcji Automatyczna aktual. obrotów z kontrahentami w menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów). W analogiczny sposób do wystawiania faktury (opisanego powyŝej) tworzy się rachunek lub paragon. NaleŜy jedynie wybrać odpowiedni Typ dokumentu na dokumencie sprzedaŝy odpowiednio Rachunek lub Paragon. Na paragonie nie trzeba podawać kontrahenta. 3. Dokumenty korygujące Wystawienie dokumentu korygującego polega na wpisaniu do kartoteki 5.SprzedaŜ odpowiednio przygotowanego, NOWEGO dokumentu sprzedaŝy. Dokument oryginalny (korygowany) musi pozostać w ewidencji sprzedaŝy bez jakichkolwiek zmian. UWAGA! Najczęściej popełnianym przez uŝytkowników błędem, w czasie tworzenia korekty dokumentu, jest modyfikowanie informacji na dokumencie korygowanym. Dokument taki musi (!) pozostać bez zmian. Wszystkie informacje dotyczące korekty wprowadza się na nowym dokumencie, który jest korektą dokumentu korygowanego. Sposób wprowadzania dokumentu korygującego omówiony zostanie poniŝej na przykładzie korekty faktury VAT. W podobny sposób wprowadza się korektę rachunku. Nie moŝna natomiast wprowadzać korekty paragonu. MoŜliwe jest jedynie wprowadzenie korekty do faktury/rachunku do paragonu. Przykład 1: Wprowadzenie korekty do faktury anulowanie faktury w całości ZałóŜmy, Ŝe dany jest dokument sprzedaŝy (faktura VAT) jak na Rys. 72. Zawiera on dwie pozycje 1.Centrala PZM 30 (2 sztuki) i 2.ABONAMENT (20 sztuk). Faktura ta została juŝ w całości opłacona (pole Zapłacono:) i do zapłaty pozostało 0 (zero w polu pozostało:). 86

87 Rys. 72 Przykładowy dokument sprzedaŝy, który poddawany będzie korekcie. Aby dokonać korekty takiej faktury naleŝy w kartotece wystawić nowy, niewypełniony dokument sprzedaŝy (zob. Rys. 59). W pierwszej kolejności naleŝy wybrać kontrahenta, którego ta korekta dotyczy (z którym związany jest korygowany dokument sprzedaŝy). Następnie, ZAZNACZENIE pola Korekta spowoduje wywołanie okna Wybór faktury korygowanej (zob. Rys. 73). Z listy faktur i rachunków wystawionych dla danego kontrahenta w wybranym okresie, naleŝy wybrać fakturę, która ma być korygowana a następnie wcisnąć przycisk [F9. Wybór]. Aby zmienić okres, z którego faktury mają być wyświetlane w oknie Wybór faktury korygowanej, naleŝy wprowadzić odpowiednią datę w polu PokaŜ dokumenty od dnia: (zob. Rys. 73) 87

88 Rys. 73. Okno Wybór faktury korygowanej. Na niewypełnionym dotąd dokumencie korygującym pojawią się wówczas pozycje z dokumentu korygowanego (Rys. 74). Rys. 74. Dokument korygujący uzupełniony pozycjami z dokumentu korygowanego. NaleŜy zauwaŝyć, Ŝe pozycje z dokumentu korygowanego zostały wpisane do dokumentu korygującego ze znakiem - w kolumnie Ilość (zob. Rys. 74). Odpowiada to zdjęciu wszystkich towarów z faktury korygowanej. Znaki - są tu poprawnie wprowadzone. 88

89 W tym momencie pole pozostało: ma wartość wynikającą z całości wartości faktury korygowanej, ze znakiem -, co oznacza zobowiązanie wobec kontrahenta w przypadku anulowania faktury korygowanej w całości (np. zwrot towaru). Wciśnięcie przycisku [Wpłata ] w tym momencie spowoduje uwzględnienie tej kwoty w polu Zapłacono: (ze znakiem -, zwrot danej kwoty). W obu metodach prowadzenia rozrachunków z kontrahentami (patrz rozdział Rozrachunki z kontrahentami) fakturę korygującą moŝna rozliczyć w całości lub częściowo, co spowoduje odpowiednie ustalenie wartości obrotów i naleŝności dla danego kontrahenta. MoŜna równieŝ fakturę taką rozliczyć w późniejszym terminie. Zapisanie tak utworzonej faktury korygującej (przycisk [F9. Zapisz]) spowoduje wprowadzenie jej do ewidencji i uwzględnienie w rozrachunkach z kontrahentem. Stworzona w opisany wyŝej sposób faktura korygująca zdejmie wszystkie towary z wszystkich pozycji faktury korygowanej (faktura korygowana zostaje w całości anulowana). W wielu wypadkach istnieje potrzeba anulowania tylko wybranych pozycji z faktury korygowanej lub tylko skorygowanie informacji dotyczących poszczególnych pozycji na fakturze (korekta ceny, ilości, wartości upustu, itd.). W takim przypadku nie jest konieczne anulowanie w całości faktury korygowanej, jak to opisano powyŝej. Omówione to zostanie poniŝej. Przykład 2: Anulowanie wybranych pozycji na fakturze ZałóŜmy, Ŝe na wystawionej fakturze, jak na Rys. 72, anulowana ma być wyłącznie pozycja 1. dotycząca towaru Centrala PZM 30. Postępowanie jest wówczas podobne jak w poprzednim przykładzie, do momentu uzyskania na dokumencie korygującym wszystkich pozycji z dokumentu korygowanego, ze znakami - w kolumnie Ilość (zob. Rys. 74). Dalej występują juŝ pewne róŝnice w tworzeniu tego dokumentu. Z listy na dokumencie korygującym naleŝy usunąć pozycję prawidłową, która nie ma być ściągnięta z dokumentu korygowanego. Na liście tej pozostanie więc tylko pozycja, która ma być anulowana w całości w tym przypadku Centrala PZM 30 (zob. Rys. 75). Jak łatwo zauwaŝyć, kwota pozostało: związana z korektą dokumentu sprzedaŝy, uwzględnia juŝ tylko i wyłącznie korygowaną pozycję faktury. Rozlicznie i zapisanie dokumentu korygującego przebiega następnie w ten sam sposób, jak opisano to w Przykładzie 1. W ten sposób z faktury korygowanej ściągnięta została w całości wybrana pozycja 1.Centrala PZM

90 Rys. 75. Dokument korygujący (anulujący) wybraną pozycję na dokumencie korygowanym (zob. Rys. 72). Przykład 3: Korygowanie wybranych pozycji na fakturze Często zdarza się, Ŝe konieczne jest jedynie skorygowanie informacji dotyczących poszczególnych pozycji na fakturze (zmiana ceny, ilości towaru, upustu, itd.). Postępowanie jest wówczas podobne jak w poprzednim Przykładzie 1, do momentu uzyskania na dokumencie korygującym wszystkich pozycji z dokumentu korygowanego, ze znakami - w kolumnie Ilość (zob. Rys. 74). Dalej występują juŝ pewne róŝnice w tworzeniu tego dokumentu. Na dokumencie korygującym naleŝy pozostawić następnie tylko te pozycje, które mają być korygowane (modyfikowane mają być informacje ich dotyczące) pozostałe (poprawne) pozycje naleŝy usunąć z dokumentu korygującego. ZałóŜmy, Ŝe na wystawionej fakturze (zob. Rys. 72) wprowadzono błędną cenę towaru/usługi 2.ABONAMENT (100 zł netto). Na dokumencie korygującym uŝytkownik chce wprowadzić korektę tej ceny do 110-ciu złotych oraz zwiększyć upust z 10 do 18 %. Na dokumencie korygującym uŝytkownik pozostawia jedynie pozycję 2.ABONAMENT z ilością równą 20. Powoduje to ściągnięcie tej pozycji w całości z faktury korygowanej. Aby skorygować cenę danego towaru na dokumencie korygującym, naleŝy dodać kolejną pozycję na tym dokumencie (przycisk [Dopisz]), zawierającą juŝ poprawną cenę (lub inne poprawione informacje) danego towaru tym razem juŝ bez znaku -, w tym przypadku będzie to ilość równa 20 z ceną 110 i upustem 18 %. 90

91 Rys. 76 Prawidłowe skorygowanie informacji z wybranej pozycji faktury na dokumencie korygującym przykład 3. W efekcie na dokumencie korygującym będą widoczne dwie pozycje (zob. Błąd! Nie moŝna odnaleźć źródła odsyłacza.). Pozycja 1.ABONAMENT (ilość= -20, cena 100, vat 22, upust 10) ściągnie w całości daną pozycję z dokumentu korygowanego, a dopisana pozycja 2.ABONAMENT (ilość= 20, cena 110, vat 22, upust 18) skoryguje cenę i upust towaru z danej pozycji na dokumencie korygowanym do poŝądanej wartości 110 zł i 18 %. Kwota pozostało: będąca pochodną korekty dokumentu sprzedaŝy, uwzględnia skorygowaną w omawianym przykładzie cenę towaru i poprawioną wartość upustu. Rozlicznie i zapisanie dokumentu korygującego przebiega następnie w ten sam sposób, jak opisano to w Przykładzie 1. W analogiczny sposób moŝna na dokumencie korygującym korygować pozostałe informacje dotyczące wybranych pozycji faktury korygowanej. Wszystkie tego typu korekty znajdą odpowiednio swoje odzwierciedlenie w wartości wpisanej w polu pozostało: (kwocie, która wynika z korekty faktury) a co za tym idzie, w rozrachunkach z danym kontrahentem. Po zapisaniu dokumentu korygującego w jego polu uwag (Uwagi) pojawi się data wystawienia oraz numer dokumentu korygowanego. 91

92 4. Faktury i rachunki do paragonów Aby wystawić fakturę lub rachunek do paragonu naleŝy stworzyć nowy dokument (tak jak na Rys. 59) w kartotece 5.SprzedaŜ. NaleŜy wybrać (lub dopisać nowego) kontrahenta na dokumencie, tak jak w przypadku wystawiania zwykłej faktury. Po wybraniu opcji Faktura do paragonu lub Rachunek do paragonu w polu F2. Typ dokumentu na dokumencie sprzedaŝy, na ekranie pojawi się okno Wybór paragonu (zob Rys. 77). W oknie tym widoczne są wszystkie paragony istniejące w ewidencji sprzedaŝy z ostatnich siedmiu dni. NaleŜy wybrać poŝądany paragon i zatwierdzić wybór przyciskiem [F9. Wybór]. Informacje o paragonie pojawią się wówczas na dokumencie sprzedaŝy (fakturze/rachunku do paragonu) w polu F5. Pozycje faktury. Powstały w ten sposób dokument naleŝy zapisać w ewidencji sprzedaŝy (przycisk [F9. Zapisz]). Wpłata wpisana na fakturze/rachunku do paragonu zostanie skompensowana w rejestrze sprzedaŝy (menu Zestawienia SprzedaŜ Rejestr sprzedaŝy) poprzez automatyczne dodanie pozycji Korekta poprzedniego dokumentu o tej samej wartości, co faktura/rachunek do paragonu, ale z przeciwnym znakiem (zob. Rys. 78) tak, aby nie występowało podwójne naliczenie naleŝności związanych zarówno z paragonem, jak i fakturą/rachunkiem do tego paragonu. Rys. 77. Okno Wybór paragonu wybór paragonu, do którego tworzona jest faktura lub rachunek. 92

93 Rys. 78. Fragment rejestru sprzedaŝy po utworzeniu faktury do paragonu kwota z faktury do paragonu skompensowana została automatycznie dokumentem Korekta poprzedniego dokumentu. W podobny sposób tworzy się w programie rachunki do paragonu. W tym przypadku na dokumencie sprzedaŝy w polu F7. Typ dokumentu naleŝy wybrać odpowiednio Rachunek do paragonu. UWAGA! Sam paragon, jeśli nie podaje się na nim kontrahenta, nie wpływa na wartości kwot w rozrachunkach z kontrahentami. Dopiero wystawienie faktury/rachunku do paragonu dla danego kontrahenta wpływa na wartość kwot obrotów i naleŝności dla danego kontrahenta. UWAGA! Jeśli włączono opcję moŝliwości podawania kontrahenta na paragonach (menu Opcje Opcje sprzedaŝy), to paragon, na którym widnieje kontrahent wpłynie automatycznie na wartości rozrachunków z danym kontrahentem. Nie jest wówczas równieŝ konieczne wystawianie faktury/rachunku do paragonu jako oddzielnego dokumentu. Wydruku faktury do takiego paragonu moŝna dokonać przez jego podświetlenie w kartotece 5.SprzedaŜ i wykonanie polecenia Wystawienie faktury ([Ctrl + F]). 5. Prowadzenie rozliczeń VAT metodą kwartalną i kasową Od płatnik VAT ma moŝliwość wyboru jednej z 3 metod rozliczania tego podatku: 1) miesięcznie (tak jak do tej pory) 2) kwartalnie - niekasowo 3) kwartalnie - kasowo Polecenie Opcje Stawki Podatków (opis w punkcie Stawki podatków rozdziału Informacje ogólne o działaniu programu) pozwala na wybór metody rozliczenia w kolejnych kwartałach. Program rozlicza poprawnie VAT równieŝ w przypadku zmiany metody (zob. Rys. 79). 93

94 Rys. 79. Fragment okna Stawki podatków na... rok wybór metody rozliczania VAT w kolejnych kwartałach bieŝącego roku. Gdy metoda rozliczania się zmienia, moŝna w uproszczeniu przyjąć kaŝdy dokument jest rozliczany w sposób, który obowiązywał w momencie jego zaksięgowania. Ze względu na zmiany w podatku VAT konieczne było dodanie dodatkowych informacji do dokumentów zakupu i sprzedaŝy. Zmiany dotyczące dokumentów sprzedaŝy przedstawione zostaną poniŝej. Informacje potrzebne do rozliczenia kasowego Na dokumencie sprzedaŝy znajduje się dodatkowa informacja: kwota zapłaty, jaka wpłynęła w następnym kwartale (zob. Rys. 80). Jest to informacja potrzebna wyłącznie dla płatników VATu kasowego. Dla pozostałych płatników - nie jest w ogóle potrzebna i moŝna (naleŝy) ją zignorować. 94

95 Rys. 80. Okno Dokument sprzedaŝy informacje dodatkowe wprowadzanie informacji o uwzględnieniu części (lub całości) kwoty brutto przy odprowadzaniu VAT w przyszłym kwartale. Dla płatników VAT kasowego ustawa mówi o oddzielnym momencie podatkowym dla kaŝdej wpłaty, ale poniewaŝ najdłuŝej moŝe to być 90 dni, a rozliczenie jest kwartalne - w praktyce dokument dzieli się na 2 części - do rozliczenia w bieŝącym kwartale i w następnym. Domyślnie pole Wpłaty w nast. kwartale (dla VAT): (zob. Rys. 80) jest puste. Spowoduje to odprowadzenie VAT do urzędu juŝ w bieŝącym kwartale. Wpisanie tu całej kwoty brutto faktury spowoduje uwzględnienie dokumentu w następnym kwartale. Jeśli faktura została częściowo opłacona w bieŝącym kwartale, częściowo w następnym - naleŝy tu wpisać tą część kwoty, która NIE wpłynęła w bieŝącym. Jeśli za fakturę naleŝność (lub jej część) nie wpłynęła w bieŝącym kwartale, to nie ma juŝ znaczenia co się w tej sprawie stało później - czy wpłynęła w następnym kwartale, rok później czy nigdy. Przed wykonaniem rozliczenia za bieŝący kwartał naleŝy wpisać tutaj kwotę, która NIE wpłynęła w bieŝącym kwartale, poniewaŝ VAT od pozostałej, niezapłaconej części naleŝy odprowadzić juŝ w następnym kwartale. Dla poprawnego rozliczenia następnego kwartału nie trzeba, a wręcz nie wolno juŝ tutaj nic poprawiać. 95

96 6. Powielanie dokumentów W menu Wpisywanie SprzedaŜ dostępne są funkcje związane z kartoteką 5.SprzedaŜ. Jest tam funkcja Powielanie dokumentów (menu Wpisywanie SprzedaŜ Powielanie dokumentów). Funkcja ta umoŝliwia skopiowanie lub przeniesienie dokumentów sprzedaŝy z danego miesiąca do innego miesiąca. Wywołuje ona okno Powielanie lub przenoszenie dokumentów (Rys. 81). W polu... z dni: od... do... naleŝy podać zakres dni bieŝącego miesiąca, z których dokumenty będą kopiowane/przenoszone. JeŜeli zaznaczona zostanie opcja Przenieś do innego miesiąca bez zmian, wybrane dokumenty będą kopiowane/przenoszone do innego miesiąca dokładnie w takiej postaci, w jakiej występują one w bieŝącym miesiącu. JeŜeli zaznaczona zostanie opcja Przenieś do innego miesiąca i przenumeruj, wybrane dokumenty będą kopiowane/przenoszone do innego miesiąca, przy czym ich numeracja (począwszy od pierwszego z przenoszonych dokumentów) będzie się zaczynać od wpisanego w tym polu numeru. Opcja ta jest przydatna, gdy w miesiącu, do którego przenoszone są dokumenty istnieją juŝ dokumenty w kartotece. Pozwala to na uniknięcie problemów związanych z dublowaniem się numerów dokumentów tego samego typu, w danym miesiącu. Rys. 81. Opcje powielania/przenoszenia dokumentów. Po ZAZNACZENIU opcji Usuń dokumenty po przeniesieniu, wykonane zostanie przeniesienie dokumentów z miesiąca źródłowego do miesiąca docelowego dokumenty te znikną z kartoteki miesiąca źródłowego. JeŜeli opcja ta pozostanie NIE ZAZNACZONA, wybrane dokumenty zostaną skopiowane z miesiąca źródłowego do miesiąca docelowego pozostaną w kartotece miesiąca źródłowego. 96

97 Opcja Dokumenty z ostatniego dnia miesiąca przenieś do ostatniego pozwala na przeniesienie dokumentów sprzedaŝy z ostatniego dnia danego miesiąca do ostatniego dnia miesiąca docelowego. Funkcja ta jest przydatna w momencie, gdy przenoszone są przykładowo dokumenty z 31. danego miesiąca do miesiąca, który ma 30 dni. Dokumenty z 31. dnia miesiąca źródłowego zostaną wówczas przeniesione do 30. dnia miesiąca docelowego nie zostaną ukryte. W polach Gdzie przenieść dokumenty (miesiąc i rok) naleŝy koniecznie wpisać datę odpowiadającą miesiącowi docelowemu (MM.RR). Domyślnie wpisana jest tu data kolejnego miesiąca względem miesiąca bieŝącego, np. w listopadzie 2006 roku są to liczby 12 i 06 (tzn. grudzień 2006 roku). Usuń informacje o wydruku na drukarce fiskalnej - zaznaczenie tej opcji pozwoli usunąć na powielanych paragonach informacje o tym Ŝe zostały juŝ ufiskalnione. 7. Sprawdzanie W menu Wpisywanie polecenie Sprawdź poprawność otwiera poniŝsze okno: Rys. 82. Okno Sprawdź poprawność. W sekcji Firma moŝna zaznaczyć pozycje związane ze sprzedaŝą aby uzyskać informacje o: wydruki VAT-7 - czy została wydrukowana deklaracja VAT-7 za dany okres; wydruki Rejestru sprzedaŝy - czy został wydrukowany za dany okres rejestr sprzedaŝy; 97

98 8. Przydatne wskazówki Kopiowanie pojedynczych dokumentów sprzedaŝy JeŜeli pewne dokumenty sprzedaŝy, w niezmienionej postaci, pojawiają się co jakiś czas w sprzedaŝy, nie ma potrzeby kaŝdorazowego ich wpisywania. Wystarczy odnaleźć dokument tego typu, poprawić jego treść i w polu Data wyst. na danym dokumencie wpisać datę, która określi, do jakiego dnia (lub miesiąca) naleŝy skopiować dany dokument. Po dokonaniu tej zmiany naleŝy przytrzymać klawisz [Shift] klawiatury i zapisać dokument (wciśnięcie przycisku [F9. Zapisz] jednocześnie z przytrzymanym klawiszem [Shift] klawiatury). Dokładna kopia wybranego dokumentu pojawi się wówczas w ewidencji sprzedaŝy w dniu odpowiadającym wpisanej dacie. UWAGA! JeŜeli podczas zapisywania tak modyfikowanego dokumentu nie będzie wciśnięty przycisk [Shift] klawiatury, dokument nie zostanie skopiowany, lecz przeniesiony na dzień odpowiadający wskazanej dacie, tzn. dokument pierwotny (źródłowy) zostanie usunięty. Przeniesienie/skopiowanie wybranej grupy dokumentów JeŜeli konieczne jest przeniesienie lub skopiowanie grupy dokumentów sprzedaŝy z danego miesiąca do innego miesiąca, naleŝy posłuŝyć się funkcją Powielanie dokumentów (menu Wpisywanie SprzedaŜ Powielanie dokumentów). Funkcja ta została omówiona w poprzednim punkcie tego rozdziału. Drukowanie seryjne faktur W menu Wpisywanie SprzedaŜ dostępne są funkcje związane z kartoteką 5.SprzedaŜ. Jest tam funkcja Drukowanie seryjne dokumentów (menu Wpisywanie SprzedaŜ Drukowanie seryjne dokumentów), która wywołuje poniŝsze okno: 98

99 Rys. 83. Okno Drukowanie seryjne dokumentów. Funkcja ta upraszcza czynności związane z koniecznością wydruku większej ilości faktur. Przyciski [Tylko dzisiaj], [Cały miesiąc] i [Wszystkie] słuŝą do szybkiego wskazania najczęściej wybieranych okresów, z których pochodzić mają dokumenty sprzedaŝy. Jeśli zachodzi potrzeba określenia innego przedziału dat, naleŝy wpisać je w odpowiednie okienka od... do.... Jeśli seryjnie drukowane faktury mają dotyczyć jednego kontrahenta to w sekcji Dla kontrahentów naleŝy dokonać wyboru. Sekcja Zakres drukowania pozwala zawęzić wydruk dokumentów do tych pochodzących z wybranego rejestru sprzedaŝy lub z określonego przedziału numeracji. Wydrukowanie paragonów wymaga zaznaczenia opcji drukuj takŝe paragony Umieszczony na dole okna przycisk [Sprawdź ilość] umoŝliwia sprawdzenie ilości dokumentów znalezionych i zakwalifikowanych do wydruku przy zastosowaniu określonych przez uŝytkownika kryteriów. Duplikat faktury W sytuacji kiedy wymagane jest wystawienie duplikatu faktury naleŝy w oknie 5.SprzedaŜ zaznaczyć fakturę i klikając w ikonę drukarki na górnym pasku narzędziowym wybrać polecenie:wystawienie faktury, (takŝe skrót klawiaturowy CTRL+F) a jako wzorzec wydruku naleŝy wybrać: duplikat.fak. 99

100 V. Zakupy Okno 9.Zakupy słuŝy do prowadzenia ewidencji zakupów. Dostępne są w niej dokumenty zakupu wszystkich typów, z danego miesiąca. Aby przejrzeć dokumenty z innych miesięcy naleŝy zmienić aktualną datę (miesiąc, rok) w programie Fakt. Zasady wprowadzania, poprawiania i usuwania dokumentów z kartoteki 9.Zakupy są takie same jak w innych kartotekach, np. poprzez wciśnięcie odpowiednio klawiszy [Ins], [Enter] i [Del]. 1. Przygotowanie modułu Zakupy do działania Wykonanie polecenia menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów wywołuje okno Opcje zakupów i kontrahentów (Rys. 84). W oknie tym moŝna ustawić podstawowe parametry pracy z kartoteką 9.Zakupy oraz 2.Kontrahenci w tym sposób prowadzenia rozliczeń w rozrachunkach z kontrahentami (patrz rozdział Kontrahenci). Rys. 84. Okno Opcje zakupów i kontrahentów opcje kartotek 9.Zakupy oraz 2.Kontrahenci. Pytanie o wzór przelewu za kaŝdym razem ZAZNACZENIE tej opcji powoduje, Ŝe przed przygotowaniem wydruku przelewu program zapyta, z którego z dostępnych wzorców ma skorzystać. JeŜeli opcja ta pozostanie NIE ZAZNACZONA, to wydruk taki przygotowany zostanie na podstawie wzorca wybranego przy ostatnim wydruku przelewu. Czy drukować znaki *** za kwotą na przelewie JeŜeli opcja ta będzie zaznaczona na wydrukach przelewów za kwotą pojawią się gwiazdki (***). Niektóre z banków nie akceptują tego typu wydruków, naleŝy wówczas opcję tę odznaczyć. 100

101 Przelewy wysyłaj z datą płatności (ostatniego dnia) Zaznaczenie tej opcji spowoduje, Ŝe na przelewie do dokumentu zakupu w polu data wysłania będzie drukowana data ostatniego dnia płatności, a nie data zakupu. Automatyczna numeracja dokumentów zakupu Dzięki ZAZNACZENIU tej opcji kolejnym dokumentom zakupu nadawany będzie automatycznie kolejny numer w danym miesiącu. ODZNACZENIE opcji spowoduje, Ŝe w trakcie wystawiania nowego dokumentu zakupu pole F6. Nr dokum. nie będzie automatycznie wypełniane. W zakupach automatyczna numeracja dokumentów jest potrzebna tylko dla faktur RR, wystawianych dla rolników. Wspólna numeracja niezaleznie od miejsca/rejestru Określa czy dla wszystkich miejsc zakupów/rejestrów ma być prowadzona wspólna numeracja. Podpowiadaj przydział do KPiR i formę płatności Program podpowiada dla towaru ostatni przydział do KPiR lub FK, a dla kontrahenta ostatnio uŝytą formę płatności. Dane te zostają pobrane z ostatnio wystawianych dokumentów dla wybranego kontrahenta Podpowiadaj domyślną ilość w zakupach 1 Po zaznaczeniu tej opcji, w pozycji ilość na dokumencie zakupu domyślnie będzie umieszczona cyfra 1, w przeciwnym wypadku pozycja ilość będzie niewypełniona. Kontrahenci widoczni we wszystkich oknach KaŜdemu z kontrahentów moŝna przypisać status, który określi czy dany kontrahent jest dostawcą, odbiorcą lub innym (moŝna dla niego wpisywać dokumenty w księdze), co pozwala określić typy dokumentów, na jakich moŝe widnieć dany kontrahent (patrz rozdział Kontrahenci). ZAZNACZENIE tej opcji powoduje, Ŝe tego typu określenie statusu kontrahenta jest ignorowane i wszyscy kontrahenci są widoczni we wszystkich oknach mogą widnieć na wszystkich typach dokumentów. NIE ZAZNACZENIE tej opcji powoduje, Ŝe kontrahent jest widoczny tylko na dokumentach odpowiadających nadanemu mu statusowi w oknie Informacje o kontrahencie (patrz rozdział Kontrahenci). Podawanie ceny zakupu do 4 miejsc po przecinku Cena zakupu moŝe być podawana na dokumencie zakupu z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku opcja NIE ZAZNACZONA. Wówczas, część dziesiętna ceny zakupu jest automatycznie oddzielona przecinkiem od części ułamkowej dwa miejsca po przecinku. ZAZNACZENIE tej opcji pozwala na podawanie ceny zakupu z dokładnością do czterech miejsc po przecinku na dokumencie zakupu. NaleŜy pamiętać, iŝ w tym przypadku naleŝy samodzielnie oddzielić część całkowitą ceny od części ułamkowej przecinkiem program nie uzupełnia tego automatycznie. 101

102 Odliczaj 50% VAT dla samochodów ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, Ŝe program odliczy połowę podatku VAT dla samochodów. NIE ZAZNACZONA opcja skutkuje 60% odliczeniem podatku VAT dla pojazdów. Funkcja ta jest przydatna w przypadku uŝytkowania samochodów zakupionych przed zmianą w przepisach o odliczeniu podatku VAT od zakupionych pojazdów. Rozrachunki z kontrahentami Sekcja Rozrachunki z kontrahentami pozwala na określenie metody, jaką prowadzone są rozrachunki z kontrahentami. Ze względu na istotność wyboru odpowiedniej z dwóch dostępnych w tej sekcji opcji, zagadnienie to zostało szczegółowo opisane w rozdziale Rozrachunki z kontrahentami. Eksport przelewów do banku Pole to (lista rozwijana) pozwala na wybór systemu Home Banking-u, który wykorzystywany jest przez uŝytkownika. Wykorzystanie funkcji Home Banking-u w programie Fakt opisane zostało w rozdziale Kontrahenci. Automatyczna aktualizacja obrotów z kontrahentami ZAZNACZENIE opcji Automatyczna aktual. obrotów z kontrahentami powoduje automatyczne uaktualnienie kwot obrotów i naleŝności w rozrachunkach z kontrahentami, bezpośrednio po modyfikacji kwoty Zapłacono: na dokumencie zakupu/sprzedaŝy. Podział sprzedaŝy nieewidencjonowanej według W sekcji Podział sprzedaŝy nieewid. według moŝliwe jest określenie sposobu podziału sprzedaŝy nieewidencjonowanej według proporcji zakupu. Dostępne są tu dwie opcje: Nie ustalaj proporcji Zakup towarów z kol. 10 Podział sprzedaŝy nieewidencjonowanej według proporcji zakupów nie będzie wykonywany. Wariant ten moŝna wybrać wtedy, gdy nie ma sprzedaŝy nieewidencjonowanej albo całość sprzedaŝy objęta jest tą samą stawką VAT. Podział sprzedaŝy nieewidencjonowanej z danego miesiąca będzie dokonywany na podstawie wszystkich dokumentów zakupu (zarówno faktury VAT jak i rachunki) z danego miesiąca, zakwalifikowanych do 10. kolumny w księdze. Pole Uwzględnij dok. z rejestru pozwala określić, który z rejestrów ma być brany pod uwagę przy podziale sprzedaŝy nieewidencjonowanej w proporcji do zakupów. Proporcje sprzedaŝy mogą być obliczane na podstawie wszystkich dokumentów zakupu lub dokumentów z jednego, wybranego w tym polu rejestru. W większości przypadków naleŝy tu wybrać według wszystkich istniejących rejestrów opcja Wszystkie. Stawki kilometrówki za 1 km W sekcji tej dostępne są trzy pola pozwalające na określenie stawek kilometrówki za 1 km dla poszczególnych typów pojazdów. Kwoty te są niezbędne dla obliczenia limitu kilometrówki 102

103 w danym miesiącu, na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu prywatnego wykorzystywanego w celach słuŝbowych. Zagadnienie to opisane zostało w punkcie Ewidencja przebiegu pojazdu - kilometrówka. Wartości tych stawek są ogłaszane ustawowo. Aby przywrócić domyślne wartości stawek w programie (na bieŝąco aktualizowane w kolejnych wersjach programu), naleŝy wcisnąć przycisk [Domyślne]. Podatek od czynności cywilno-prawnych (PCC) ZAZNACZENIE opcji Naliczaj PCC w zakupach w sekcji Podatek od czynn. cywilno prawnych (PCC) spowoduje, Ŝe naliczany będzie podatek od czynności cywilno-prawnych. W rejestrze PCC (menu Zestawienia Zakupy Rejestr PCC) uwzględnione będą te dokumenty, na których wprowadzono towar/usługę ze stawką nie podlega (opcja n.podl w oknie Pozycja z dokumentu zakupu w polu Stawka VAT). W pole Stawka [%] naleŝy wówczas wpisać stawkę podatku, jakim objęte są czynności cywilno-prawne. W zaleŝności od rodzaju zawieranych umów naleŝy tu wpisać np.: 7%; 2%; 1%; 0,5%; 0,1%. W polu Dolna granica [zł] naleŝy wpisać najniŝszą kwotę, od jakiej ma być naliczany podatek od czynności cywilno-prawnych. 2. Wprowadzanie dokumentu zakupu Dopisanie nowego dokumentu do kartoteki 9.Zakupy (np. przez wciśnięcie klawisza [Ins] na klawiaturze) powoduje wywołanie okna Zakup (Rys. 85). Rys. 85. Nowy, niewypełniony dokument zakupu. 103

104 Sekcja F4. Kontrahent zapewnia dostęp do funkcji wyboru, wyszukania, dopisania oraz poprawienia opisu kontrahenta. MoŜna w niej równieŝ przejrzeć historię rozliczeń dla wybranego z listy kontrahenta (przycisk [F3. Historia]). Na dokumencie zakupu trzeba koniecznie wskazać (wybierając z listy lub dopisując) kontrahenta w tym przypadku dostawcę, z którym dany zakup jest związany. W sekcji F5. Pozycje zakupu naleŝy uŝyć przycisku [Dopisz] aby wprowadzić na listę nową pozycję. Na ekranie pojawi się wówczas okno Pozycja z dokumentu zakupu (zob. Rys. 86). W oknie tym naleŝy podać towar, którego dotyczy zakup lub dopisać nowy (przycisk [Nowy towar]) - jeŝeli kupowany towar nie widnieje jeszcze w ewidencji towarów i usług (kartoteka 7.Towary i usługi). Rys. 86. Okno Pozycja z dokumentu zakupu wprowadzanie danych o pozycji na dokumencie zakupu. Pole Do PZ nr: jest automatycznie wypełniane, jeŝeli dokument zakupu jest tworzony (wypełniany) automatycznie, na podstawie wcześniej wystawionego dokumentu magazynowego PZ, po wciśnięciu przycisku [Szukaj PZ!] w oknie Zakup (zob. Rys. 85). Sposób tworzenia dokumentu zakupu/sprzedaŝy na podstawie dokumentu magazynowego PZ/WZ omówiony został w rozdziale Ustalanie wartości magazynu w punkcie Rozliczanie WZ (PZ) w trakcie wpisywania dokumantów sprzedaŝy (zakupu). W sekcji F5. Sposób księgowania naleŝy dokładnie określić sposób księgowania danej pozycji zakupu (wartości kwoty związanej z daną pozycją zakupu). Nieprawidłowe określenie sposobu księgowania danej pozycji moŝe spowodować nieprawidłowości w księgowaniu dokumentu. Na liście Przydział do księgi: (zob. Rys. 87) naleŝy więc uwaŝnie określić, do której kolumny w księdze (KPiR) wprowadzona zostanie kwota związana z daną pozycją na dokumencie sprzedaŝy. JeŜeli z listy tej wybrany zostanie Środek trwały, nie zostanie on przeniesiony do 104

105 księgi w trakcie rozliczania miesiąca (menu Wpisywanie Księga Rozliczenie miesiąca, patrz rozdział Księga). Rys. 87. Opcje przydzielenia danej pozycji z dokumentu zakupu do odpowiednich kolumn księgi (KPiR). JeŜeli w programie prowadzona jest ewidencja pojazdu prywatnego wykorzystywanego do celów słuŝbowych (kilometrówka, menu Wpisywanie Zakupy Pojazdy) to na liście Przydział do księgi: moŝliwy będzie równieŝ przydział danego zakupu (np. paliwa) do kilometrówki dla danego pojazdu (zob. Rys. 87, 1.Kilom: HAHA 1313, itd.). Uwaga! JeŜeli z listy Przydział do księgi: wybrana zostanie pozycja Środek trwały, w oknie Pozycja z dokumentu zakupu (zob. Rys. 86) w polu Uwagi naleŝy podać roczny procent amortyzacji danego środka trwałego (np. 25). W przeciwnym przypadku lub, gdy wpisze się w tym polu 0 (zero w polu Uwagi), środek trwały nie będzie automatycznie wprowadzony do ewidencji środków trwałych (kartoteka 6. Środki trwałe i wyposaŝenie) w trakcie rozliczania miesiąca (patrz rozdział Ksiega, punkt Wpisz nowe ŚT (środki trwałe) do ewidencji). W sekcji F5. Sposób księgowania naleŝy równieŝ określić sposób odliczenia VAT dla danej pozycji z dokumentu zakupu (opcje pod napisem Sposób odliczenia VAT:). Dostępnych jest tu pięć opcji: 1.Bez odliczenia lub 0% Bez prawa do odliczenia. 2.Na sprzedaŝ opod. Prawo do całkowitego odliczenia podatku VAT związanego z daną pozycją na dokumencie zakupu/ 3.Cel opod./nieopod. 4.Paliwo do samoch.osob. MoŜliwość odliczenia częściowego, poniewaŝ jest to zakup częściowo związany ze sprzedaŝą zwolnioną z podatku, a częściowo ze sprzedaŝą opodatkowaną. Bez odliczenia, cały w koszty 5.Zakup leasing sam.osob. 50% lub 60% 105

106 W polu F7.Typ dokumentu naleŝy wybrać z listy odpowiedni typ wprowadzanego dokumentu zakupu: Faktura VAT, Rachunek, Faktura z odliczeniem w term. płatności lub Faktura VAT MP. Dwa ostatnie typy dokumentów zostaną omówione w dalszej części niniejszego rozdziału. Zasady rozliczania dokumentu zakupu w sekcji F8. Zapłata (zob. Rys. 85) są takie same jak w przypadku dokumentów sprzedaŝy i zostały omówione zostało w rozdziale SprzedaŜ. Dokumenty korygujące wprowadzane są poprzez zaznaczenie w sekcji F7.Typ dokumentu na dokumencie zakupu (zob. Rys. 85) pola wyboru Dokument korygujący. 3. Dokumenty korygujące Wystawienie dokumentu korygującego polega na wpisaniu do kartoteki 9.Zakupy NOWEGO dokumentu zakupu. Dokument oryginalny (korygowany) musi pozostać w ewidencji zakupów bez jakichkolwiek zmian. Na dokumencie korygującym zaznaczyć naleŝy pole Dokument korygujący i wprowadzić poszczególne pozycje (najczęsciej ze znakiem - ) (zob. Rys. 85). 4. Prowadzenie rozliczeń VAT metodą kwartalną i kasową Od płatnik VAT ma moŝliwość wyboru jednej z trzech metod rozliczania tego podatku: 1) miesięcznie 2) kwartalnie 3) kwartalnie metodą kasową Polecenie Opcje Stawki Podatków (opis w punkcie Stawki podatków rozdziału Informacje ogólne o działaniu programu) pozwala na wybór metody rozliczenia w kolejnych kwartałach. Program rozlicza poprawnie VAT równieŝ w przypadku zmiany metody (zob. Rys. 88). Gdy metoda rozliczania się zmienia, moŝna w uproszczeniu przyjąć Ŝe kaŝdy dokument jest rozliczany w sposób, który obowiązywał w miesiącu jego zaksięgowania. Rys. 88. Fragment okna Stawki podatków na... rok wybór metody rozliczania VAT w kolejnych kwartałach bieŝącego roku. 106

107 Rozliczanie zakupów Na kaŝdym dokumencie zakupu znajduje się data rozliczenia VAT dla dokumentu jako całości (zob. Rys. 89, pole Termin odliczenia VAT:). Dokument zakupu zostanie uwzględniony na deklaracji VAT-7 i w rejestrze zakupu dopiero w tym miesiącu. Rys. 89. Fragment okna Zakup wprowadzanie daty rozliczenia VAT (pole Termin odliczenia VAT:). Program próbuje automatycznie ustalić tę datę na podstawie typu dokumentu i wybranej metody rozliczenia VAT - na tym etapie występują róŝnice pomiędzy metodami rozliczania. Natomiast po wpisaniu daty, na etapie tworzenia deklaracji i rejestrów - nie ma Ŝadnych róŝnic w funkcjonowaniu programu. Domyślnie, program przyjmuje najbardziej pesymistyczny wariant, czyli jak najpóźniejsze uwzględnienie dokumentu w rozliczeniu podatku. Pozwoli to, w przypadku nieznajomości przepisów (które nie są dla wszystkich oczywiste), zapłacić podatek wcześniej, ale nie spowoduje to naruszenia prawa. WaŜne jest, aby pamiętać o podaniu jaki jest to typ dokumentu zakupu: faktura VAT, faktura VAT za media (rozliczana w terminie płatności), faktura VAT MP (zob. Rys. 90). Rys. 90. Fragment okna Zakup wybór odpowiedniego typu dokumentu w sekcji F7. Typ dokumentu. Program będzie zapamiętywał w danych kontrahenta, jaki typ dokumentu dla danego kontrahenta był ostatnio uŝywany i za kaŝdym następnym razem będzie podpowiadał juŝ ten sam typ dokumentu. 5. Pojazdy - kilometrówka W menu Wpisywanie dostępna jest funkcja związana z kartoteką 9.Zakupy. Jest to funkcja Pojazdy (menu Wpisywanie Zakupy Pojazdy). Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Pojazdy (zob. Rys. 91). W oknie tym widoczne są dwie listy: pojazdów prywatnych wykorzystywanych do celów słuŝbowych przejazdów słuŝbowych wykonanych tymi pojazdami. 107

108 Rys. 91. Okno Pojazdy wprowadzanie informacji o wykorzystaniu pojazdów prywatnych w celach słuŝbowych (kilometrówka). Sekcja Lista pojazdów pozwala na wprowadzanie ([Dopisz]), poprawianie ([Popraw]) i usuwanie ([Usuń]) informacji o pojeździe prywatnym wykorzystywanym w celach słuŝbowych. Wciśnięcie przycisku [Dopisz] lub [Popraw] w tej sekcji wywołuje okno dialogowe Opis pojazdu (zob. Rys. 92) w którym wprowadzane są informacje o pojeździe. Rys. 92. Okno Opis pojazdu wprowadzanie informacji o pojeździe. W sekcji Wybór stawki naleŝy wybrać odpowiednią pojemność silnika lub rodzaj pojazdu (motocykl). Od tego wyboru zaleŝy wysokość stawki kilometrówki za 1 km 108

109 Rys. 93. Stawki kilometrówki za 1 km (menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów). Stawki kilometrówki określone są w menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów (zob. Rys. 93). NaleŜy tam wpisać stawki kilometrówki dla określonych pojazdów wg pojemności silnika lub rodzaju pojazdu (motocykl). Kwoty te ustalane są ustawowo. Aby przywrócić stawki domyślne dla programu Fakt (są one na bieŝąco aktualizowane wraz z kolejnymi wersjami programu), naleŝy wcisnąć przycisk [Domyślne] (zob. Rys. 93). UWAGA! MoŜliwość ręcznego wpisywania kwot stawek kilometrówki jest szczególnie przydatna dla uŝytkowników, którzy nie dokonują na bieŝąco aktualizacji programu Fakt, w ramach abonamentu. MoŜe się bowiem okazać, iŝ stawki domyślne, w starszych wersjach programu (nie aktualizowanych), nie są zgodne z aktualnymi kwotami tych stawek, określonymi ustawowo. W sekcji Sposób rozliczenia (zob. Rys. 92) dostępne są trzy opcje rozliczania kilometrówki (wydatków z tytułu uŝytkowania pojazdu nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, wykorzystywanego do wyjazdów słuŝbowych): Nie rozliczaj Nie są wykonywane Ŝadne obliczenia dotyczące kilometrówki. KaŜdy miesiąc oddzielnie Narastająco od początku roku W kaŝdym miesiącu, niezaleŝnie od poprzednich miesięcy, porównywany jest limit wydatków związanych z danym pojazdem, powstały w danym miesiącu z dokonanymi zakupami. Koszty przeniesione do księgi równe są mniejszej z tych kwot Limit oraz poniesione wydatki rozliczane są narastająco, począwszy od początku roku. Program sumuje dokonane zakupy od początku roku i porównuje je z limitem powstałym od początku roku. Mniejsza z tych kwot zostaje porównana z kosztami umieszczonymi w Księdze w poprzednich miesiącach. Jeśli jest większa od kwoty kosztów - róŝnica zostaje umieszczona w księdze. W sekcji Wykaz przejazdów (zob. Rys. 91) widoczna jest lista przejazdów słuŝbowych dla pojazdu wybranego w sekcji Lista pojazdów. 109

110 Przyciski [Dopisz], [Popraw] i [Usuń] słuŝą do wprowadzania i usuwania informacji na temat kolejnych przejazdów słuŝbowych wybranego pojazdu. Wciśnięcie przycisku [Dopisz] lub [Popraw] otwiera okno Przejazd samochodem prywatnym (Rys. 94) i pozwala na wprowadzenie danych o przejazdach dla pojazdu podświetlonego na liście. Rys. 94. Wprowadzanie danych na temat przejazdu słuŝbowego samochodem prywatnym. W oparciu o te dane obliczana jest kwota limitu kilometrówki dla tego przejazdu i dodana do kwoty limitu dla wszystkich przejazdów, znajdującej się w oknie Pojazdy (zob. Rys. 91). JeŜeli ewidencja kilometrówki (przejazdów) prowadzona jest poza programem, kwotę tę moŝna wpisać w tym miejscu ręcznie. Kwota ta (limit kilometrówki) jest brana pod uwagę w trakcie rozliczania miesiąca i wpisywania odpowiedniej pozycji do KPiR (menu Wpisywanie Księga Rozliczenie miesiąca, sposób przeprowadzenia rozliczenia miesiąca opisany został w rozdziale Księga, strona 121). 6. Sprawdzanie W menu Wpisywanie polecenie Sprawdź poprawność otwiera okno Sprawdź poprawność (zob. Rys. 95), w którym moŝna zaznaczyć opcje związane z zakupami Sprawdzenie poprawności w sekcji Firma dostarcza informacji o: wydruki VAT-7 - czy została wydrukowana deklaracja VAT-7 za dany okres; wydruki Rejestru zakupów - czy został wydrukowany za dany okres rejestr zakupów; 110

111 Rys. 95. Okno Sprawdź poprawność. UWAGA! Opcja zapamiętywania wykonanych zestawień jest standartowo aktywna i musi taka pozostać aby funkcja sprawdzania poprawności działała prawidłowo. 111

112 VI. Księga Przychodów i Rozchodów Sposób prowadzenia sprawozdawczości w firmie zostaje określony w menu Opcje - Parametry ogólne (zob. Rys. 96). Rys. 96. Okno Parametry ogólne wybór sposobu prowadzenia sprawozdawczości Okno 3.Księga programu Fakt ma inny wygląd dla Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR), a inny wygląd dla Ksiąg Handlowych (FK). Ten rozdział opisuje działanie Księgi Przychodów i Rozchodów. Kartoteka (okno) 3.Księga (zob. Rys. 97) programu Fakt słuŝy do wprowadzania, poprawiania i usuwania dokumentów w księdze przychodów i rozchodów (KPiR). Rys. 97. Okno Księga dla KPiR. 112

113 Dokumenty mogą być wpisywane do księgi ręcznie bezpośrednio w kartotece 3.Księga lub automatycznie za pomocą polecenia Rozliczenie miesiąca, na podstawie dokumentów pochodzących z innych kartotek programu (9.Zakupy, 5.SprzedaŜ, 4.Pracownicy i osoby współpracujące, 6.Środki trwałe oraz 8.Właściciele). 1. Bezpośrednie wprowadzanie wpisów do księgi Podobnie, jak ma to miejsce w przypadku pozostałych kartotek programu, równieŝ w kartotece 3.Księga moŝliwe jest dopisywanie, poprawianie i usuwanie dokumentów. SłuŜą do tego odpowiednio polecenia Dopisz [Ins], Popraw [Enter] oraz Usuń [Del] menu Wpisywanie. Aby wprowadzić nowy dokument z księgi naleŝy skorzystać z polecenia menu Wpisywanie Dopisz (skrót klawiaturowy to przycisk [Ins]). Na ekranie pojawi się wówczas okno edycyjne Dokument w księdze (zob. Rys. 98). W sekcji F4.Kontrahent moŝna odszukać i wybrać z listy kontrahenta, którego dotyczy dany dokument w księdze. W księdze moŝna uŝywać tylko kontrahentów oznaczonych jako Inny (księga) w oknie Informacje o kontrahencie (kartoteka 2.Kontrahenci). Jeśli kontrahent został wcześniej wprowadzony jako odbiorca (w oknie 5.SprzedaŜ), to aby uŝyć go w księdze, naleŝy oznaczyć go jako Inny (księga) w oknie Informacje o kontrahencie (zob. Rys. 99). Rys. 98. Okno Dokument w księdze wpisywanie danych dokumentu umieszczanego w księdze (KPiR). Aby w sekcji F4.Kontrahent szybko odnaleźć poŝądanego kontrahenta, naleŝy w polu Szukaj: wprowadzić fragment nazwy kontrahenta lub fragment numeru NIP i wybrać go z listy rozwijanej po prawej stronie tego pola. W sekcji tej moŝna wprowadzić informacje o nowym kontrahencie (przycisk [Nowy kontrahent]) lub zmienić informacje o wybranym z listy kontrahencie (przycisk [Opis / Popraw]). 113

114 Rys. 99. Fragment okna Informacje o kontrahencie (kartoteka 2.Kontrahenci) zaznaczenie danego kontrahenta jako Inny (księga). W polu F6. Dzień naleŝy podać dzień miesiąca, w którym dokonano zapisu w księdze. Aby zapis w księdze był poprawny musi zawierać prawidłowy dzień miesiąca. W polu Lp. naleŝy wpisać odpowiednią liczbę porządkową operacji w księdze. Operacje zapisywane w księdze powinny być oznaczane kolejnymi numerami rozpoczynającymi się od 1. Przy dopisywaniu nowej operacji program podpowiada najbliŝszy wolny numer zapisu, zaleŝny od daty wprowadzanej operacji. Aby operacja była poprawna numer musi zawierać się w przedziale od 1 do Zdarza się, Ŝe przy dokonywaniu róŝnych operacji na dokumentach w księdze (dopisywanie, usuwanie, poprawianie), zostaje zachwiana kolejność numeracji operacji w księdze (Lp.). Jeśli numeracja dokumentów nie jest poprawna, naleŝy uŝyć polecenia Rozliczenie miesiąca z opcją Przenumeruj dokumenty zaczynając od numeru:... Opcja ta pozwala na wprowadzenie poprawnej numeracji dokumentów w księdze (opcja ta zostałą dokładniej opisana w kolejnym rozdziale dotyczącym automatycznego przenoszenia dokumentów do księgi na stronie 117). W polu Nr dowodu naleŝy podać numer dokumentu, na podstawie którego dokonano zapisu w księdze np. numer rachunku, faktury, itd. W polu Pochodzenie: określone jest źródło danego dokumentu. W przypadku bezpośredniego wprowadzania dokumentu do księgi powinna być w tym polu wybrana opcja A.Księga. Dokument taki nie zostanie wówczas usunięty z księgi w czasie ponownego, automatycznego przenoszenia dokumentów do księgi z innych kartotek (polecenie takie moŝe być wykonywane wielokrotnie w ciągu miesiąca). Dokumenty automatycznie przenoszone do księgi w polu Pochodzenie: zawierają nazwę kartoteki, z której pochodzą (zob. Rys. 100), np. B.SprzedaŜ, C.Zakupy, D.Pracownicy, itd. Rys Fragment okna Dokument w księdze lista wyboru pochodzenia dokumentu w księdze. Dokumenty automatycznie przeniesione do księgi z innych kartotek w przypadku ponownego rozliczania miesiąca są automatycznie kasowane i wpisywane ponownie na podstawie dokumentów pierwotnych. 114

115 Bezpośrednia zmiana pochodzenia (pole Pochodzenie:) takich dokumentów moŝe spowodować nieuaktualnienie dokumentów w księdze, w trakcie wykonywania kolejny raz w danym miesiącu polecenia Rozliczenie miesiąca. UWAGA! Nie naleŝy zmieniać pochodzenia dokumentu, jeśli w danym miesiącu przenoszenie danych do księgi (polecenie Rozliczenie miesiąca) będzie jeszcze powtarzane. W polu treść naleŝy podać opis danego zdarzenia w księdze. Znajdzie się on w kolumnie o nazwie Opis zdarzenia w kartotece 3.Księga. W polu F5. Kolumna naleŝy z listy rozwijanej wybrać kolumnę księgi, do której zapisana będzie operacja (zob. Rys. 101). W przypadku automatycznego przenoszenia dokumentów do księgi, z innych kartotek, pole to zostanie wypełnione automatycznie. W polu Kwota naleŝy wpisać odpowiednią kwotę dotyczącą danego zapisu. MoŜliwe jest równieŝ dodanie do zapisu dodatkowych uwag (pole Uwagi). Rys Wybór kolumny księgi, do której przydzielona ma być dana operacja w księdze. Fragment okna Dokument w księdze (zob. Rys. 98). MoŜliwość ręcznego wprowadzania zapisów w księdze jest szczególnie przydatna dla uŝytkowników, którzy nie korzystają z programu Fakt od początku danego roku. JeŜeli korzystanie z programu nie rozpoczęło się od początku roku, to do prawidłowego sporządzenia wydruków stron księgi (menu Zestawienia Strony księgi) i obliczenia podatku dochodowego konieczne jest wprowadzenie wszystkich danych od początku roku. Dane zaległe moŝna wprowadzić szczegółowo, poprzez wprowadzenie wszystkich dokumentów z poprzednich miesięcy danego roku lub kwotami zbiorczymi, w odpowiednich dokumentach w księdze - suma danych wprowadzonych do jednej kolumny w miesiącu jako jeden dokument, np. wprowadzenie sumarycznej kwoty sprzedaŝy w danym miesiącu jako za pomocą jednego wpisu w księdze. UWAGA! W dokumentach zbiorczych dotyczących zakupów i sprzedaŝy w danym miesiącu, dane o kontrahencie nie są wprowadzone. 115

116 Oprócz dokumentów księgi, na wielkość obliczonego dochodu w miesiącu wpływ mają równieŝ wielkości spisów z natury. W zaleŝności od częstotliwości spisów z natury, wybranej za pomocą polecenia menu Opcje Parametry ogólne (zob. Rys. 102), uwzględniane są wartości spisów z natury podane w menu Opcje Parametry miesięczne. Rys Fragment okna Parametry ogólne (sekcja Inwentaryzacja w księdze) określenie częstotliwości wykonywania spisów z natury, które uwzględniane będą w księdze (KPiR). JeŜeli zaznaczone zostały miesiące wykonywania spisów z natury jak na Rys. 102, oznacza to, iŝ spisy z natury mają zostać uwzględnione w obliczaniu dochodu wyłącznie w zaznaczonych miesiącach (oraz spisy ze stycznia i grudnia ). Aby np. w listopadzie (w tym miesiącu spis z natury ma zostać uwzględniony, zob. Rys. 102) uwzględniona została odpowiednia kwota spisu z natury przy obliczaniu dochodu, naleŝy w oknie Opcje Parametry miesięczne (Rys. 103) wpisać kwotę spisu z natury za ten miesiąc. Rys Fragment okna Parametry miesięczne wpisywanie wartości spisu z natury w danym miesiącu (pole Spis na koniec miesiąca). JeŜeli dany miesiąc nie został zaznaczony jako miesiąc, w którym w obliczaniu dochodu uwzględniony zostanie spis z natury (okno Parametry ogólne, zob. Rys. 102), to w tym miesiącu nie będzie moŝliwe podanie wartości spisu z natury na koniec miesiąca. Pole Spis na koniec miesiąca w oknie Parametry miesięczne (zob. Rys. 103) nie będzie w tym miesiącu aktywne. Aby dochód za grudzień był poprawnie obliczony, naleŝy wprowadzić spisy z natury na 1.01 i Wartości spisów z natury w tych dniach wpisuje się w oknie Parametry ogólne, w specjalnie przeznaczonych do tego polach (polecenie menu Opcje Parametry ogólne, Rys. 104). Rys Fragment okna Parametry ogólne wpisywanie wartości spisu z natury za dni 1.01 oraz

117 ChociaŜ istnieje w programie Fakt moŝliwość bezpośredniego wprowadzania i modyfikowania zapisów w księdze (co opisano powyŝej), znacznie częściej wykorzystuje się automatyczne wprowadzanie dokumentów pochodzących z innych kartotek programu do księgi, za pomocą polecenia Wpisywanie Księga Rozliczenie miesiąca. 2. Rozliczenie miesiąca - Przeniesienie do księgi informacji z innych okien Program Fakt umoŝliwia wprowadzanie wpisów (dokumentów) do księgi automatycznie, na podstawie informacji o kosztach i przychodach, pochodzących z innych kartotek programu (9.Zakupy, 5.SprzedaŜ, 4.Pracownicy i osoby współpracujące, 6.Środki trwałe oraz 8.Właściciele). Do automatycznego wprowadzania dokumentów z bieŝącego miesiąca do księgi słuŝy funkcja Rozliczenie miesiąca (polecenie menu Wpisywanie Księga Rozliczenie miesiąca). Funkcja ta umoŝliwia równieŝ uporządkowanie zapisów w księdze, uzupełnienie kartoteki środków trwałych na podstawie dokonanych zakupów i naliczenie podatku VAT od zakupów na cele reprezentacji i reklamy. Rozliczenia miesiąca naleŝy dokonywać po wprowadzeniu wszystkich dokumentów z miesiąca. Deklaracje PIT-5 i VAT-7 moŝna drukować dopiero po wykonaniu rozliczenia miesiąca. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie następującego okna: Rys Okno Rozliczenie miesiąca (polecenie menu Wpisywanie Księga Rozliczenie miesiąca) 117

118 Opcje przenoszenia dokumentów do księgi (Wpisz do księgi przychody i koszty pochodzące z innych okien, zob. Rys. 105) zostaną opisane poniŝej. Płace W celu przeniesienia (lub nie, opcja Zostaw bez zmian) miesiąca, do księgi kosztów związanych z płacami, naleŝy z listy po prawej stronie napisu Płace: (zob. Rys. 106) wybrać odpowiednią opcję. Rys Opcje przenoszenia kosztów związanych z płacami do księgi (KPiR). Opis kolejnych opcji przedstawiony zostanie poniŝej. Zostaw bez zmian: śadne operacje dotyczące płac w księdze nie są wykonywane. Usuń z księgi: Z księgi usunięte zostaną wszystkie wpisy dotyczące płac w tym miesiącu. Przenieś łącznie kwoty brutto i ZUS: Do księgi zostaną przeniesione płace brutto z kartoteki (okna) 3.Pracownicy i osoby współpracujące łącznie dla wszystkich pracowników bez podziału na grupy pracowników JeŜeli wybrana zostanie opcja Zaksięguj składki ZUS, (zob. Rys. 106) zostaną równieŝ zaksięgowane składki ZUS. JeŜeli dla części lub wszystkich pracowników, w oknie Informacje o pracowniku zaznaczono, iŝ wypłata nastąpi w przyszłym miesiącu (patrz rozdział Płace), po wybraniu opcji Przenieś brutto i ZUS kwoty płac brutto zostaną zaksięgowane równieŝ w następnym miesiącu, a składki ZUS jeszcze o miesiąc później. JeŜeli wcześniej dokonywano przeniesienia płac z kartoteki 3.Pracownicy i osoby współpracujące do księgi, wcześniejsze wpisy zostaną usunięte (zaktualizowane zastąpione nowymi). 118

119 Przenieś w rozbiciu na grupy: Do księgi zostaną przeniesione płace brutto z kartoteki (okna) 3.Pracownicy i osoby współpracujące i składki ZUS w rozbiciu na poszczególne grupy pracowników (jeŝeli wybrana zostanie opcja Zaksięguj składki ZUS, zob. Rys. 106). Dla pracowników, dla których zaznaczono wypłata w następnym miesiącu kwoty brutto zostaną zaksięgowane równieŝ w następnym miesiącu. Składki ZUS zawsze są księgowane o 1 miesiąc później niŝ kwoty brutto. JeŜeli wcześniej dokonywano przeniesienia płac z kartoteki 3.Pracownicy i osoby współpracujące do księgi, wcześniejsze wpisy zostaną usunięte i utworzone na nowo. Zaznaczenie dodatkowej opcji Zaksięguj składki ZUS (zob. Rys. 105) pod listą rozwijaną Płace: we wszystkich wymienionych przypadkach spowoduje, Ŝe oprócz zaksięgowania wynagrodzeń brutto zostaną zaksięgowane odpowiednio składki ZUS pracowników. UWAGA! Aby prawidłowo przenieść płace i składki ZUS do księgi naleŝy wcześniej dokonać obliczenia wynagrodzeń dla wszystkich pracowników. Zakupy W celu przeniesienia do księgi kosztów związanych z zakupami, naleŝy z listy po prawej stronie napisu Zakupy: (zob. Rys. 107) wybrać odpowiednią opcję. Rys. 107 Opcje przenoszenia kosztów związanych z zakupami do księgi (KPiR). Opis kolejnych opcji przedstawiony zostanie poniŝej. Zostaw bez zmian: Dokumenty dotyczące zakupów w księdze pozostaną nie zmienione. Usuń z księgi: Wszystkie dokumenty w księdze przeniesione wcześniej z okna 9.Zakupy, z bieŝącego miesiąca, zostaną usunięte. Przenieś dokumenty indywidualnie: Wszystkie dokumenty w księdze pochodzące z okna 9.Zakupy są najpierw usuwane, a następnie przenoszone ponownie z kartoteki 9.Zakupy. 119

120 SprzedaŜ W celu przeniesienia do księgi przychodów ze sprzedaŝy, naleŝy z listy po prawej stronie napisu SprzedaŜ: (zob. Rys. 108) wybrać odpowiednią opcję. Opis kolejnych opcji przedstawiony zostanie poniŝej. Rys Opcje przenoszenia dochodów związanych ze sprzedaŝą do księgi (KPiR). Zostaw bez zmian: Dokumenty sprzedaŝy umieszczone wcześniej w księdze (jeŝeli takie są) nie zostaną zmienione. Usuń z księgi: Wszystkie dokumenty w księdze przeniesione wcześniej z okna 5.SprzedaŜ z bieŝącego miesiąca, zostaną usunięte. Przenieś dokumenty indywidualnie: Wszystkie dokumenty w księdze pochodzące z kartoteki 5.SprzedaŜ są usuwane, a następnie przenoszone do księgi ponownie, na podstawie aktualnych danych o sprzedaŝy zawartych w kartotece z okna 5.SprzedaŜ). Wszystkie dokumenty (faktury, faktury korygujące, rachunki, paragony) zostaną przeniesione do księgi jako osobne wpisy. W przypadku paragonów w kartotece 3.Księga w kolumnie Nazwa kontrahenta pojawi się symbol??? wynika to z braku nazwy kontrahenta na paragonie. Symbol ten pojawia się równieŝ na innych pozycjach w kartotece 3.Księga, dla których nie określa się kontrahenta, np. płace, składki ZUS. Przenieś wartości zbiorcze: Dokumenty dotyczące sprzedaŝy w obrębie danego typu dokumentu, w danym miesiącu są sumowane a następnie przenoszone do księgi zbiorczo na jednym dokumencie danego typu. Dla przykładu, jeŝeli wystawiono w danym miesiącu kilka faktur w jednym rejestrze, to zostaną one przeniesione do księgi na jednym dokumencie, na którym zsumowane zostaną wartości faktur w obrębie danego rejestru. Podobnie jest dla paragonów i rachunków (przenoszone łącznie jako rachunki z danego rejestru) i faktur korygujących. Dodatkowo, jeŝeli w obrębie danego typu dokumentów sprzedaŝy wystawiano dokumenty w róŝnych rejestrach, to przeniesione one zostaną do księgi jako dokumenty zbiorcze, ale dla poszczególnych rejestrów (tyle dokumentów zbiorczych jednego typu w księdze, w ilu rejestrach wystawiano dokumenty sprzedaŝy danego typu). Dla przykładu, jeŝeli w danym miesiącu wystawiono wiele faktur w kaŝdym z kilku istniejących rejestrów, to do księgi przeniesione zostaną oddzielnie zbiorcze dokumenty (faktury) dla poszczególnych rejestrów. W kolumnie Opis zdarzenia kartoteki 3.Księga pojawi się wówczas stosowny opis, np. Faktury, oddział_1 dla dokumentu zbiorczego dotyczącego faktur wystawionych w danym 120

121 miesiącu, w rejestrze o nazwie oddział_1 lub Faktury, oddział_2 dla dokumentu zbiorczego dotyczącego faktur wystawionych w danym miesiącu w rejestrze o nazwie oddział_2, itd.. Zachowany zostaje równieŝ podział dokumentów ze względu na przydział do odpowiednich kolumn księgi. Paragony zbiorczo, faktury indywidualnie: Wszystkie paragony z danego miesiąca są przenoszone do księgi na dokumentach zbiorczych (z podziałem na rejestry, w których wystawiano poszczególne paragony tak jak opisano to w poprzednim punkcie). Dokumenty wszystkich pozostałych typów, pochodzące z kartoteki 5.SprzedaŜ z danego miesiąca, są przenoszone do księgi osobno, jako oddzielne dokumenty. Amortyzacja W celu przeniesienia do księgi sumy odpisów amortyzacji środków trwałych z kartoteki 6.Środki trwałe i wyposaŝenie, naleŝy z listy po prawej stronie napisu Amortyzacja: (Rys. 109) wybrać odpowiednią opcję. Opis kolejnych opcji przedstawiony zostanie poniŝej. Rys Opcje przenoszenia sumy odpisów amortyzacji wszystkich środków trwałych do księgi (KPiR). 121

122 Zostaw bez zmian: Kwota sumaryczna odpisów amortyzacji wszystkich środków trwałych pozostanie bez zmian (jeŝeli została juŝ w tym miesiącu wprowadzona do księgi). Usuń z księgi: Kwota sumaryczna odpisów amortyzacji wszystkich środków trwałych zostanie usunięta z księgi (jeŝeli była juŝ w tym miesiącu wprowadzona do księgi). Przenieś odpis do księgi: Do księgi wpisana zostanie suma odpisów amortyzacyjnych z bieŝącego miesiąca wszystkich środków trwałych widniejących w kartotece 6.Środki trwałe i wyposaŝenie. JeŜeli wcześniej pozycja taka była juŝ przeniesiona, zostanie ona usunięta i wpisana na nowo. Odsetki i koszty bankowe W celu przeniesienia do księgi kosztów i przychodów związanych odpowiednio z kosztami i odsetkami bankowymi, naleŝy z listy po prawej stronie napisu Odsetki i koszty bankowe: (Rys. 110) wybrać odpowiednią opcję. Rys Opcje przenoszenia kosztów i dochodów związanych odpowiednio z kosztami i odsetkami bankowymi do księgi (KPiR). Opis kolejnych opcji przedstawiony zostanie poniŝej. Zostaw bez zmian: Nie będą dokonane Ŝadne zmiany w księdze dotyczące odsetek i kosztów. Usuń z księgi: Wszystkie wpisy do księgi dotyczące odsetek i kosztów bankowych, wprowadzone wcześniej, dotyczące bieŝącego miesiąca zostaną usunięte. Przenieś do księgi: W księdze zostaną umieszczone wpisy dotyczące przychodów i kosztów związanych odpowiednio z odsetkami i kosztami bankowymi z bieŝącego miesiąca. Informacje na temat odsetek i kosztów bankowych przenoszone są do księgi z okna Rachunek bankowy (menu Wpisywanie Kontrahenci Rachunek bankowy, opis w rozdziale poświęconym kontrahentom). NaleŜy pamiętać, Ŝe aby dokumenty związane z odsetkami (przychód) i prowizjami (koszty) bankowymi w danym miesiącu były przeniesione poprawnie do księgi, naleŝy je wprowadzić w oknie Rachunek bankowy i odpowiednio oznakować. W przypadku odsetek bankowych, w oknie Rachunek bankowy wpisać naleŝy odpowiednie przelewy przychodzące (typ P+ Przelew przychodzący) związane z odsetkami bankowymi (podtyp Odsetki bankowe (przychód)) (zob. Rys. 111). 122

123 Rys Fragment okna Informacje o przelewie prawidłowe określenie typu przelewu związanego z odsetkami bankowymi (przychód w księdze). W przypadku prowizji bankowych, w oknie Rachunek bankowy wpisać naleŝy odpowiednie przelewy wychodzące (typ P- Przelew wychodzący) związane z prowizjami bankowymi (podtyp Prowizje bankowe (koszty)) (zob. Rys. 112). Rys Fragment okna Informacje o przelewie określenie typu przelewu związanego z prowizjami bankowymi (koszty w księdze). JeŜeli w danym miesiącu wystąpiły przychody i koszty związane z odsetkami i prowizjami bankowymi oraz uwzględniono to na odpowiednich przelewach (jak opisano powyŝej) w oknie Rachunek bankowy (menu Wpisywanie Kontrahenci Rachunek bankowy), to uŝycie opcji Odsetki i koszty bankowe: Umieść w księdze spowoduje utworzenie odpowiednich wpisów w księdze. Zostaną utworzone dwa dokumenty w bieŝącym miesiącu dotyczące kaŝdego rachunku bankowego: suma przychodów (odsetki) i suma kosztów (prowizje). Wpisz nowe ŚT (środki trwałe) do ewidencji Funkcja ta pozwala dokonywanie trzech podstawowych operacji (zob. Rys. 113) na środkach trwałych w kartotece 6.Środki trwałe i wyposaŝenie. Operacje te związane są wyłącznie ze środkami trwałymi pochodzącymi z zakupów (kartoteka 9.Zakupy) w bieŝącym miesiącu. Kolejne opcje tej funkcji opisane zostaną poniŝej. Rys Przeniesienie nowych środków trwałych do ewidencji (z zakupów). 123

124 Pozostaw bez zmian: Nie zostaną dokonane Ŝadne zmiany. Usuń z ewidencji: Środki trwałe pochodzące z zakupów w bieŝącym miesiącu, przeniesione wcześniej do ewidencji (kartoteka 6.Środki trwałe i wyposaŝenie), zostaną usunięte. Przenieś z zakupów: Na podstawie zakupów z bieŝącego miesiąca oznaczonych jako Środek trwały lub (14) Środek trwały jednorazowy (okno Pozycja na dokumencie zakupu, sekcja F5. Sposób księgowania Przydział do księgi:), do kartoteki 6.Środki trwałe i wyposaŝenie wprowadzone zostaną wpisy dotyczące zakupionych środków trwałych. UWAGA! Samo oznaczenie danego zakupu jako Środek trwały lub (14) Środek trwały jednorazowy nie powoduje jego wpisania do ewidencji środków trwałych. Aby dany zakup był wprowadzony do ewidencji w kartotece 6.Środki trwałe i wyposaŝenie, naleŝy dokonać rozliczenia miesiąca z opcją przeniesienia nowych środków trwałych do ewidencji (opcja Przenieś z zakupów), w miesiącu, w którym nastąpił dany zakup. UWAGA! Nie przeniesienie danego zakupu do ewidencji środków trwałych, w odpowiednim miesiącu, uniemoŝliwia późniejsze obliczanie miesięcznych odpisów amortyzacji dla środka trwałego i wpisanie tego typu odpisów do księgi (KPiR). Opcje dodatkowe - rozliczenia miesiąca W oknie Rozliczenie miesiąca (zob. Rys. 105) dostępnych jest kilka dodatkowych opcji: Rys Dodatkowe opcje rozliczenia miesiąca fragment okna Rozliczenie miesiąca (zob. Rys. 105). Przenumeruj dokumenty zaczynając od numeru: Opcja ta umoŝliwia przenumerowanie dokumentów w księdze, w bieŝącym miesiącu, począwszy od podanego numeru (zob. Rys. 114). Przenumerowania dokumentów w księdze moŝna dokonać równocześnie z wprowadzaniem dokumentów do księgi z innych kartotek, w trakcie rozliczania miesiąca (Rozliczenie miesiąca). MoŜe równieŝ zdarzyć się sytuacja, iŝ w księdze znajdują się juŝ wszystkie prawidłowe dokumenty związane z rozliczeniem miesiąca, a jedynie numeracja tych dokumentów w księdze jest niepoprawna (pole Lp.). NaleŜy wówczas dokonać ponownego rozliczenia 124

125 miesiąca z włączoną WYŁĄCZNIE opcją Przenumeruj dokumenty zaczynając od numeru:... i podanym odpowiednim numerem początkowym. JeŜeli wszystkie pozostałe opcje funkcji Rozliczenie miesiąca będą wyłączone (i ustawione na Zostaw bez zmian), liczba i treść prawidłowych dokumentów w księdze nie zostaną zmienione zmieni się jedynie ich numeracja. UWAGA! Operacje zapisywane w księdze powinny być oznaczane kolejnymi numerami rozpoczynającymi się od 1. Przy dopisywaniu nowej operacji program podpowiada najbliŝszy wolny numer zapisu, zaleŝny od daty wprowadzanej operacji. Zaksięguj wynagrodz. płatnika od składek i chorobowych (0,1%): Zaznaczenie tej opcji spowoduje, Ŝe program księguje do kolumny 8. KPiR (Pozostałe przychody) wynagrodzenie płatnika za terminowe płacenie składek ZUS i chorobowego pracowników. Wynagrodzenie to jest umieszczane w Opcje Parametry miesięczne (zob. Rys. 115), gdy zaznaczona jest opcja Nalicz wynagrodzenie płatnika za zasiłki i składki podczas wysyłania danych do Programu Płatnika (zob. Rys. 116). Rys Fragment okna Parametry miesięczne naliczanie wynagrodzenia płatnika. Rys Okno Dane dla Programu Płatnika zaznaczono opcję Nalicz wynagrodzenie płatnika za zasiłki i składki 125

126 Przenieś do księgi składki na F. Pracy właścicieli i osób współpracujących: Zaznaczenie tej opcji spowoduje przeniesienie składek na Fundusz Pracy właścicieli i osób współpracujących. Miesiąc, w którym nastąpi przeniesienie tych składek zaleŝny jest ustawienia opcji Składki ubezp. właściciela uwzględnij w PIT-5 w nast. mies. (okno Parametry miesięczne, menu Opcje Parametry miesięczne). JeŜeli opcja ta jest zaznaczona, składki na Fundusz Pracy zostaną przeniesione do księgi w przyszłym miesiącu (licząc od bieŝącego, w którym dokonywane jest rozliczenie miesiąca), w przeciwnym wypadku w miesiącu bieŝącym. NIE ZAZNACZENIE opcji Przenieś do księgi składki na F. Pracy właścicieli i osób współpracujących, spowoduje, Ŝe program nie przeniesie omawianych składek do księgi. Przenumeruj dowody wewnętrzne: Zaznaczenie tej opcji sprawi, Ŝe po wykonaniu wybranych operacji w księdze zostaną równieŝ przenumerowane dowody wewnętrzne w księdze (dokumenty o odpowiednio zaznaczonym pochodzeniu, zob. Rys. 100). Uwagi Wciśnięcie przycisku [Domyślne] w oknie Rozliczenie miesiąca (zob. Rys. 105) spowoduje przywrócenie domyślnych ustawień rozliczania miesiąca. Wciśnięcie przycisku [F9. Wykonaj] spowoduje wykonanie wybranych poleceń. UWAGA! Operację rozliczenia miesiąca naleŝy wykonywać po wprowadzeniu wszystkich dokumentów z bieŝącego miesiąca. Jeśli pojawią się nowe dokumenty moŝna tę operację powtórzyć. 3. Sprawdzanie W menu Wpisywanie polecenie Sprawdź poprawność otwiera okno o tej samej nazwie (zob. Rys. 117), w którym m.in. moŝna zaznaczyć w sekcji Firma opcje związane z KPiR. Sprawdzenie poprawności dostarcza informacji o tym czy: wykonano wydruk deklaracji VAT-7 wykonano wydruk rejestrów sprzedaŝy lub zakupów zostały wydrukowane za dany okres strony księgi (polecenie Zestawienia Księga Strony księgi) 126

127 czy firma przekroczyła limit wydatków na reprezentację i reklamę. Wydatki na reprezentację i reklamę moŝna uznać za koszty uzyskanie przychodów do określonego limitu (0,25% obrotu) sprawdzanego przez program. Rys Okno Sprawdź poprawność. 127

128 VII. Ustalanie wartości magazynu Program Fakt w kaŝdej wersji (z wyjątkiem wersji zawierającej wyłącznie płace) pozwala na prowadzenie ewidencji stanów magazynowych. MoŜna stosować kilka metod do ustalenia ilości i wartości towarów w magazynie, od najprostszych - uŝywanych do własnych potrzeb, do złoŝonych - spełniających wymogi firm uŝywających pełnej księgowości. 1. Przygotowanie modułu Magazyn do działania Wykonanie polecenia menu Opcje Opcje towarów wywołuje okno Opcje towarów i usług (Rys. 118). Dostępne są tu wszystkie opcje dotyczące towarów i usług oraz sposobu działania magazynu. Rys Okno Opcje towarów i usług ustawianie opcji towarów i usług oraz sposobu działania magazynu. W sekcji F4. Magazyn dostępny jest szereg opcji związanych ze sposobem funkcjonowania magazynu. W pierwszej kolejności omówione zostaną jednak te opcje, które mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie kartoteki 7.Towary i usługi. Pozostałe opcje, związane ze sposobem działania magazynu, omówione zostaną w dalszej części tego rozdziału W sekcji F5. Trzy ceny sprzedaŝy (zob. Rys. 118) moŝliwe jest określenie nazw trzech niezaleŝnych cenników stosowanych dla poszczególnych towarów (Nazwa cennika) oraz sposobu zaokrąglania cen dla tych cenników (Zaokrąglaj: 0.01, 0.10, 1.00 lub 10.00). 128

129 Następnie, dla kaŝdego z towarów lub usług w kartotece 7.Towary i usługi, moŝliwe jest określenie trzech róŝnych cen sprzedaŝy, przypisanych do zdefiniowanych przez uŝytkownika cenników (okno Dane o towarze lub usłudze, (zob. Rys. 119) Rys Fragment okna Dane o towarze lub usłudze przypisywanie cen sprzedaŝy danego towaru do zdefiniowanych cenników. Następnie, dla poszczególnych kontrahentów moŝna określić, który cennik ich dotyczy. MoŜna tego dokonać w kartotece 2.Kontrahenci w oknie Informacje o kontrahencie (sekcja Stosuj domyślnie..., Rys. 120). MoŜliwe jest tu równieŝ ustalenie domyślnego upustu stosowanego dla danego kontrahenta. MoŜna w ten sposób pogrupować kontrahentów ze względu na przydzielony im cennik towarów - jeden z trzech. Omówione to zostało w rozdziale Kontrahenci. Rys. 120 Fragment okna Informacje o kontrahencie wybranemu kontrahentowi przypisany został cennik zdefiniowany jako hurt (oraz domyślny upust 5%). Po lewej stronie okna Opcje towarów i usług (Rys. 118) dostępne są pozostałe opcje towarów, które mogą usprawniać i automatyzować wybrane operacje związane z wykorzystywaniem danych o towarach. Wybrane opcje zostaną przedstawione poniŝej. Ilości z dokładnością do 4 miejsc po przecinku ZAZNACZENIE tej opcji pozwala na podawanie ilości towaru na dokumentach zakupu lub sprzedaŝy z dokładnością do 4 miejsc po przecinku. Uzupełnianie spacjami zbyt krótkiego indeksu W opcjach sprzedaŝy (menu Opcje Opcje sprzedaŝy) moŝliwe jest określenie ile początkowych znaków nazwy towaru ma być pomijanych na wydrukach dokumentów sprzedaŝy. JeŜeli liczba ta jest większa od liczby znaków w nazwach (indeksach) niektórych towarów, opcja ta (jej ZAZNACZENIE) pozwala na uzupełnienie brakujących znaków spacjami (znakami pustymi). 129

130 Automatyczna aktualizacja ceny zakupu ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, Ŝe po wprowadzeniu nowego dokumentu zakupu (z nową ceną zakupu danego towaru), cena zakupu widoczna w opisie towaru (kartoteka 7.Towary i usługi kolumna Cena zakupu lub okno Dane o towarze lub usłudze pole Cena zakupu) zostanie automatycznie zaktualizowana, do nowej ceny zakupu pochodzącej z wprowadzonego dokumentu zakupu. Aktualizacja ceny zakupu uwzgl. dok. magazynowe ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, Ŝe ceny zakupu będą aktualizowane równieŝ na podstawie cen wprowadzanych w dokumentach magazynowych podobnie jak na podstawie dokumentów zakupu. Automatyczna aktualizacja cen sprzedaŝy JeŜeli opcja ta zostanie ZAZNACZONA i określone zostały cenniki dla danego towaru ustalane na podstawie podanej marŝy (zob. Rys. 119, zaznaczono pole Automat? cena sprzedaŝy obliczana jest na podstawie ceny zakupu i marŝy wpisanej w polu MarŜa dla kaŝdego z cenników towaru), cena sprzedaŝy zostanie automatycznie zaktualizowana na podstawie nowej ceny zakupu danego towaru. NaleŜy wówczas ZAZNACZYĆ równieŝ opcję Zmieniaj ceny po kaŝdym zakupie w sekcji F5. Ceny sprzedaŝy (zob. Rys. 119) okna Dane o towarze lub usłudze. Oznacza to, Ŝe jeŝeli cena zakupu danego towaru wzrośnie, automatycznie wzrośnie odpowiednio cena sprzedaŝy na podstawie ostatniej (aktualnej) ceny zakupu i określonej w cennikach marŝy. JeŜeli natomiast cena zakupu spadnie, zaktualizowana cena sprzedaŝy równieŝ zostanie automatycznie i odpowiednio do marŝy obniŝona. Aktualizuj ceny sprzedaŝy tylko w górę Funkcja ta ma działanie podobne do opisanej powyŝej. RóŜnica tkwi w tym, Ŝe jej ZAZNACZENIE (łącznie z opcją opisaną powyŝej) powoduje aktualizację cen sprzedaŝy na podstawie aktualnej ceny zakupu i marŝy tylko w górę. JeŜeli okaŝe się, Ŝe cena zakupu wzrosła, automatycznie zaktualizowane zostaną odpowiednio ceny sprzedaŝy. JeŜeli natomiast cena zakupu spadnie (w porównaniu do poprzedniej, wyŝszej ceny zakupu), to ceny sprzedaŝy w cenniku nie ulegną zmianie pozostaną na poziomie wynikającym z poprzedniej, wyŝszej ceny zakupu i odpowiedniej marŝy. Proponuj cennik sprzedaŝy wg kontrahenta JeŜeli kontrahentowi przypisano (w oknie Informacje o kontrahencie) domyślny cennik sprzedaŝy, to ZAZNACZENIE tej opcji będzie domyślnie podpowiadać przydzieloną danemu kontrahentowi cenę sprzedaŝy (jeden z trzech cenników danego towaru) na dokumencie sprzedaŝy. Omówione to zostało w jednym z wcześniejszych punktów niniejszego rozdziału (opis sekcji F5. Trzy ceny sprzedaŝy) oraz w rozdziale Kontrahenci. 130

131 Na dok. sprzedaŝy pomiń towary zerowe ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, Ŝe na dokumencie sprzedaŝy pomijane będą towary o zerowym stanie - nie ma ich na magazynie. ZawęŜona zostanie więc lista towarów, które mogą być sprzedawane - tylko do tych, których stan na magazynie jest większy od zera. Domyślna cena sprzedaŝy dla nowego kontrahenta Pole to pozwala na wybór cennika towarów, który będzie domyślnie przypisywany nowo wprowadzanym do kartoteki 2.Kontrahenci kontrahentom (jeśli cenniki takie zostały zdefiniowane). Jest to przydatne, jeśli w większości przypadków wpisywania do ewidencji nowych kontrahentów stosuje się ten sam cennik, np. jeśli najczęściej wprowadzani są do ewidencji odbiorcy detaliczni (zob. Rys. 118 dla nowo wprowadzanych kontrahentów będzie domyślnie ustawiany cennik o nazwie detal). Domyślna stawka VAT dla nowych towarów Podobnie jak w przypadku nowych kontrahentów określić moŝna domyślny cennik (patrz wyŝej), dla nowo wpisywanych towarów moŝna określić domyślnie stosowaną stawkę VAT. JeŜeli dla nowo wpisywanych towarów często powtarza się ta sama stawka VAT, określenie jej w tym polu przyspieszy wpisywanie nowych towarów. Domyślna jednostka miary dla nowych towarów Funkcja ta ma podobne znaczenie jak dwie poprzednie. Dotyczy ona automatycznego wpisywania domyślnej jednostki miary dla nowo wprowadzanych towarów (pole Jednostka miary w oknie Dane o towarze lub usłudze). Domyślna stawka ryczałtu na dokumentach W polu tym moŝna wybrać domyślną stawkę ryczałtu dla nowo wprowadzanych towarów i dokumentów sprzedaŝy (tylko dla ryczałtu ewidencjonowanego). Pokazuj wszystkie towary we wszystkich oknach ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, Ŝe wszystkie towary będą widoczne we wszystkich oknach (zakupu, sprzedaŝy). W oknie Dane o towarze lub usłudze moŝna określić czy dany towar występuje w sprzedaŝy i w zakupach (Rys. 121). Rys Fragment okna Dane o towarze lub usłudze wprowadzanie informacji o widoczności danego towaru na dokumentach zakupu/sprzedaŝy. JeŜeli opcja Pokazuj wszystkie towary we wszystkich oknach jest ZAZNACZONA, to przypisanie danego towaru do odpowiedniego typu dokumentów (zob. Rys. 121) zostanie anulowane. Mimo, Ŝe zaznaczono przykładowo, Ŝe dany towar moŝe pojawiać się tylko w zakupach, będzie on widoczny zarówno w zakupach jak i w sprzedaŝy. 131

132 JeŜeli opcja ta jest ODZNACZONA, to określenie w oknie Dane o towarze lub usłudze, na jakich typach dokumentów dany towar ma być widoczny (zob. Rys. 121) będzie obowiązywało. Przykładowo, jeŝeli ZAZNACZONO, Ŝe dany towar występuje wyłącznie w zakupach, to wystawienie dokumentu sprzedaŝy dla danego towaru nie będzie moŝliwe nie będzie on widoczny na liście towarów do sprzedaŝy. Pozwala to na ograniczenie (zawęŝenie) listy wyboru towarów do zakupu/sprzedaŝy, które nigdy w rzeczywistości na tego typu dokumentach nie występują. Ułatwia to znacząco wyszukiwanie poŝądanych towarów i usług na dokumencie zakupu/sprzedaŝy. Upust w cenie licz od ceny jednostkowej ZAZNACZENIE tej opcji pozwala na obliczenie upustu na fakturze od ceny jednostkowej towaru/usługi. W przeciwnym wypadku (opcja ODZNACZONA) upust liczony jest od wartości danej pozycji faktury (ilość pomnoŝona przez cenę jednostkową). Opcja ta moŝe być przydatna dla towarów o bardzo niskiej cenie wpływa na dokładność obliczenia upustu (zaokrąglenia) UWAGA! W niektórych przypadkach zaznaczenie tej opcji rozwiązuje problemy powstające we współpracy z drukarką fiskalną wynikające z róŝnic powstających wskutek zaokrągleń. Naliczaj narzut a nie marŝę Opcja ta wpływa na sposób automatycznego obliczania cen sprzedaŝy towaru, w zaleŝności od ceny zakupu i marŝy w oknie Dane o towarze lub usłudze (por, Rys. 119, zaznaczona opcja Automat? w sekcji F5. Ceny sprzedaŝy). Wpisanie w polu MarŜa odpowiedniego procentu marŝy, gdy dana jest cena zakupu, powoduje automatyczne obliczenie ceny na tej podstawie. MoŜe to nastąpić jednak na dwa sposoby. Gdy opcja Naliczaj narzut a nie marŝę jest ODZNACZONA wartość w polu MarŜa w rzeczywistości oznacza marŝę, tzn. udział zysku w cenie sprzedaŝy. Dla przykładu, jeŝeli towar kupiony za 10 zł został sprzedany za 15 zł, oznacza to, Ŝe marŝa wyniosła 33,33..%. Gdy opcja Naliczaj narzut a nie marŝę jest ZAZNACZONA wartość w polu MarŜa w rzeczywistości oznacza narzut, tzn. udział zysku w cenie zakupu. Dla przykładu, jeŝeli towar kupiony za 10 zł został sprzedany za 15 zł, oznacza to, Ŝe narzut wyniósł 50%. NaleŜy więc pamiętać, Ŝe w zaleŝności od ZAZNACZENIA/ODZNACZENIA opcji Naliczaj narzut a nie marŝę, w trakcie automatycznego obliczania cen sprzedaŝy, w polu MarŜa naleŝy wpisać odpowiednią wartość procentową (marŝę lub narzut) tak, aby uzyskać poŝądany zysk. Ukrywaj indeks towaru na wydruku dok. mag. ZAZNACZONA opcja pozwala ukryć indeks towaru znajdujący się w początkowej części nazwy towaru. Ilość znaków przeznaczonych na indeks towaru jest określona przez uŝytkownika w oknie Opcje sprzedaŝy (Rys. 47) 132

133 Przycisk [Grupy towarów] Dla usprawnienia obsługi UŜytkownik moŝe stworzyć grupy towarów. Grupy towarów mogą zawierać podgrupy towarowe. MoŜna stworzyć 5-cio poziomową strukturę grup. Przysk [Grupy towarów] otwiera okno o nazwie Grupy towarów (Rys. 122). w którym znajdują się standardowe przyciski [Dopisz] i [Popraw] oraz [Usuń]. Przycisk [Dopisz] otwiera okno (zob. Rys. 123) umoŝliwiające stworzenie nowej grupy przez wpisanie nazwy nowej grupy w pole Nazwa oraz wybranie połoŝenia nowotworzonej grupy w hierarchii przez wskazanie grupy nadrzędnej z listy rozwijanej Rodzic. Rys. 122 Okno Grupy towarów Na przykładzie widocznym w oknie na Rys. 122 Farby są grupą nadrzędną (rodzicem) dla podgrup Akrylowe i Ftalowe. Grupa Akrylowe jest jednocześnie nadrzędną (rodzicem) dla podgrup Białe oraz Czarne, a grupa Białe jest nadrzędna dla podgrup Błyszczące oraz Matowe. Rys. 123 Okno dopisywania Grupa towarów Przycisk [Popraw] daje moŝliwość zmiany nazwy i rodzica dla wybranej grupy towarów Przycisk [Usuń] usuwa nazwę grupy towarów z listy Przyciski [W górę] i [W dół] pozwalają przemieszczać elementy na liście we wskazanych kierunkach zmieniając tym samym ich połoŝenie w hierarchii. Przycisk [Zapisz] zapamiętuje w programie wszystkie wprowadzone zmiany. 133

134 Przycisk [Anuluj} pozwala wycofać się z okna bez zapisywania dokonanych zmian. 2. Kartoteka towarów i usług Informacje dotyczące wszystkich towarów i usług pochodzących z dokumentów zakupu/sprzedaŝy i magazynowych znajdują się w ewidencji towarów i usług kartoteka 7.Towary i usługi. Do kartoteki tej moŝna równieŝ bezpośrednio wpisywać towary i usługi nie widniejące na Ŝadnych dokumentach. Z kartoteki 7.Towary i usługi nie moŝna usunąć (menu Wpisywanie Usuń [Del]) towarów/usług, które widnieją na jakichkolwiek dokumentach. Bezpośrednie wprowadzanie informacji o towarze/usłudze Dane dotyczące towaru lub usługi moŝna wprowadzić do ewidencji towarów i usług bezpośrednio w kartotece 7.Towary i usługi. Kiedy aktywne jest okno 7.Towary i usługi naleŝy uŝyć polecenia menu Wpisywanie Dopisz, klawisza [Ins] klawiatury lub odpowiedniego przycisku w pasku narzędziowym programu Fakt. Na ekranie pojawi się wówczas okno Dane o towarze lub usłudze (Rys. 124), w którym wprowadzić moŝna wszelkie niezbędne informacje, dotyczące danego towaru lub usługi. Rys Okno Dane o towarze lub usłudze wprowadzanie danych o towarze/usłudze. 134

135 PoniŜej omówione zostaną poszczególne pola, które naleŝy wypełnić w oknie Dane o towarze lub usłudze oraz dostępne w nim funkcje. F4. Nazwa W polach tych naleŝy wpisać nazwę towaru, która drukowana będzie na fakturach. Nazwa towaru moŝe składać się z jednej do trzech linijek. Na wystawianym dokumencie sprzedaŝy drukowane są te linie opisu, które nie są puste. W czasie wyszukiwania towaru pod uwagę brana jest zawartość pierwszej linii opisu. Na początku nazwy towaru moŝna wpisać indeks towarowy, który nie będzie drukowany na fakturach znaki indeksu będą pomijane na fakturach. Zasada pomijania początkowych znaków nazwy towaru lub kontrahenta omówiona została w rozdziale Kontrahenci w punkcie Zmiana porządku listy kontrahentów (zob. strona 189). Funkcja pomijania początkowych znaków nazwy dostępna jest w sekcji Wygląd faktury okna Opcje sprzedaŝy (menu Opcje Opcje sprzedaŝy). PKWiU Symbol PKWiU towaru. NaleŜy go wprowadzić obowiązkowo jeŝeli towar opodatkowany jest stawką VAT inną niŝ 22%. Kod towaru Wprowadzony tu kod towaru pozwala na szybkie wyszukiwanie towaru w kartotece 7.Towary i usługi (po wciśnięciu klawisza funkcyjnego [F4]) oraz na dokumentach zakupu/sprzedaŝy (w wyszukiwarce towarów). Jednostka miary W polu tym moŝna wpisać skrót (maksymalnie 4 znaki) jednostki miary danego towaru, np. kg, szt., metr, itd. Waga W polu tym moŝna wpisać wagę danego towaru. Na fakturze moŝe wówczas pojawiać się sumaryczna waga wszystkich pozycji występujących na fakturze. Cena zakupu W polu tym wpisywana jest domyślna, jednostkowa cena zakupu danego towaru. MoŜe to być cena netto dla stawki VAT 22% i 7% lub cena brutto dla stawek odpowiednio 18,03% i 6,54%. Obecnie coraz częściej wykorzystuje się faktury VAT do paragonu fiskalnego, liczone wg ceny jednostkowej brutto - wtedy stosuje się stawki 18,03 i 6,54%, aby uzyskać dokładność obliczeń taką samą jak w urządzeniach fiskalnych. Wartość wpisana w pole Cena zakupu jest sugerowana przy wpisywaniu dokumentu zakupu oraz brana pod uwagę do ustalania wartości towarów w magazynie (przemnoŝenie ilości przez cenę zakupu), dlatego powinna to być cena z ostatniego zakupu danego towaru. JeŜeli w oknie Opcje towarów i usług (menu Opcje Opcje towarów) ZAZNACZONO opcję Automatyczna aktualizacja ceny zakupu, to wartość wpisana w pole Cena zakupu będzie 135

136 automatycznie aktualizowana, na podstawie ostatniego dokumentu zakupu, na którym widniał dany towar. Stawka VAT W polu tym naleŝy wybrać domyślną stawkę VAT dla danego towaru. Dla towarów handlowych zaleca się stosowanie stawek liczonych od ceny netto tzn. 22% i 7%. Ryczałt W polu tym moŝna wprowadzić domyślna stawkę ryczałtu jaka pojawiać się będzie na dokumentach dla danego towaru (tylko dla ryczałtu ewidencjonowanego). Magazyn Sekcja Magazyn pozwala na określenie jaki będzie prowadzona ewidencja magazynowa. JeŜeli dodatkowo w menu Opcje Opcje towarów ZAZNACZONA będzie opcja Natychmiast. aktualizacja stanów i dat zakupu, to po kaŝdorazowym wypisaniu dokumentu zakupu/sprzedaŝy lub dokumentu magazynowego PZ/WZ stan towaru w magazynie zostanie automatycznie zaktualizowany. W polu Ostrzegaj gdy mniej niŝ: moŝna podać ilość danego towaru, po przekroczeniu której program ostrzeŝe uŝytkownika, Ŝe stan towaru będzie mniejszy od minimalnego. Aby funkcja ta działała, w menu Opcje Opcje towarów musi być ZAZNACZONA opcja Ostrzegaj, gdy stan towaru zbyt niski (sekcja F4. Magazyn, okno Opcje towarów i usług). F5. Ceny sprzedaŝy Sekcja ta pozwala na określenie trzech cenników dla danego towaru. Nazwy i właściwości poszczególnych cenników określa się natomiast w menu Opcje Opcje towarów (sekcja F5. Trzy ceny sprzedaŝy, okno Opcje towarów i usług). W sekcji F5. Ceny sprzedaŝy (Rys. 125) moŝna określić ceny sprzedaŝy towaru na dwa podstawowe sposoby. Rys Sekcja F5. Ceny sprzedaŝy okna Dane o towarze lub usłudze. JeŜeli ZAZNACZONE jest pole w kolumnie Automat?, to nieaktywne jest pole w kolumnie Cena (zob. Rys. 125). Aktywne jest natomiast pole w kolumnie MarŜa. NaleŜy więc podać oczekiwaną marŝę, a program automatycznie obliczy cenę sprzedaŝy (w polu Cena), na podstawie podanej marŝy i aktualnej ceny zakupu. JeŜeli ODZNACZONE jest pole w kolumnie Automat?, to nieaktywne jest pole w kolumnie MarŜa (zob. Rys. 125). Aktywne jest natomiast pole w kolumnie Cena. NaleŜy więc podać cenę sprzedaŝy, a program automatycznie obliczy marŝę (w polu MarŜa) na podstawie podanej ceny sprzedaŝy i aktualnej ceny zakupu. 136

137 JeŜeli w menu Opcje Opcje towarów ZAZNACZONO opcję Naliczaj narzut a nie marŝę, to sekcja F5. Ceny sprzedaŝy będzie funkcjonowała w ten sam sposób, tyle Ŝe w polach kolumny MarŜa będzie odpowiednio wpisywany lub obliczany narzut a nie marŝa. ZAZNACZENIE opcji Zmieniaj ceny po kaŝdym zakupie, jeŝeli pola kolumny Automat? zostały ZAZNACZONE, spowoduje, Ŝe ceny sprzedaŝy obliczane na podstawie wprowadzonej marŝy (lub narzutu) będą automatycznie aktualizowane po kaŝdym zakupie danego towaru (np. gdy zmienia się aktualna cena zakupu danego towaru). Opcję tę moŝna teŝ włączyć globalnie poprzez ZAZNACZENIE opcji Automatyczna aktualizacja cen sprzedaŝy w menu Opcje Opcje towarów. JeŜeli ceny sprzedaŝy nie mają być przeliczane kaŝdorazowo po zakupie, naleŝy opcję tę ODZNACZYĆ. Jednorazowe przeliczenie cen sprzedaŝy na podstawie cen zakupu i marŝy moŝna uzyskać poprzez uaktualnienie stanów magazynowych z włączoną opcją Ustal aktualne ceny sprzedaŝy na podstawie cen zakupu i marŝy (patrz punkt Aktualizacja stanu magazynowego rozdziału Ustalanie wartości magazynu). F6. Dane dla kasy fiskalnej W polu Kod PLU wpisać naleŝy kod, jaki potrzebny jest do jednoznacznej identyfikacji towaru przy sprzedaŝy za pomocą kasy fiskalnej. Wciśnięcie przycisku [Następny] powoduje wpisanie w tym polu następnego wolnego kodu. W polu Kod paskowy naleŝy wpisać kod paskowy (w przypadku, gdy system jest wyposaŝony w czytnik kodu paskowego). Występuje w zakupach ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, Ŝe dany towar będzie widoczny na dokumentach związanych z zakupami. Występuje w sprzedaŝy ZAZNACZENIE tej opcji spowoduje, Ŝe dany towar będzie widoczny na dokumentach związanych ze sprzedaŝą. W przypadku obu powyŝszych opcji, jeŝeli zostaną one ODZNACZONE to dany towar nie będzie widoczny odpowiednio na dokumentach zakupu lub sprzedaŝy. Będzie tak jednak tylko wtedy, gdy ODZANACZONA zostanie opcja Pokazuj wszystkie towary we wszystkich oknach (menu Opcje Opcje towarów). W przeciwnym przypadku ustawienia opcji Występuje w zakupach oraz Występuje w sprzedaŝy będą ignorowane i wszystkie towary będą widoczne we wszystkich oknach. Stan początkowy Pole to moŝe słuŝyć do wpisania stanu początkowego danego towaru w magazynie. Pole to jest brane pod uwagę w trakcie uaktualniania stanu magazynowego dla magazynu prowadzonego metodą uproszczoną. W przypadku wyceny stanu magazynowego metodą FIFO pole to nie jest brane pod uwagę w czasie aktualizacji stanów magazynowych naleŝy na jego podstawie stworzyć odpowiedni dokument PW poprzez włączenie opcji Utwórz dokumenty PW dla stanów początkowych z datą:... w trakcie wykonywania aktualizacji stanów magazynowych. 137

138 Grupa Lista rozwijana pozwalająca określić przynaleŝność towaru do grupy towarów. Jeśli grupa towarowa jeszcze nie została stworzona moŝna to zrobić przyciskiem [Grupy towarów] (zob. str. 133). [F3.Magazyn] JeŜeli prowadzona jest wycena stanu magazynowego metodą FIFO, wciśnięcie przycisku [F3.Magazyn] powoduje wyświetlenie informacji o poszczególnych dostawach danego towaru w oknie Lista dostaw <nazwa towaru> (Rys. 126) Rys Okno Lista dostaw informacje o dostawach danego towaru. W oknie tym moŝna wyświetlić dane o wszystkich dostawach (opcja PokaŜ wszystkie dostawy) lub o dostawach, z których pozostało jeszcze cokolwiek na stanie magazynowym (opcje PokaŜ tylko niezerowe). JeŜeli program obsługuje wiele magazynów w metodzie FIFO, to w oknie tym moŝliwy jest równieŝ wybór magazynu, z którego uŝytkownik chce otrzymać informacje (tak jak ma to miejsce na Rys. 126, pole Dokumenty z magazynu:). MoŜna tu równieŝ wybrać opcję Wszystkie wówczas w oknie Lista dostaw <nazwa towaru> wyświetlone będą informacje na temat dostaw ze wszystkich magazynów. Przycisk [Drukuj] pozwala wydrukować listę dostaw. Przycisk [Szczegóły] wyświetla szczegóły dokumentów magazynowych na temat wybranej dostawy (zob. Rys. 127). 138

139 Rys Okno Lista dokumentów w ramach dostawy. JeŜeli program nie obsługuje wielu magazynów w metodzie FIFO, to pole Dokumenty z magazynu: nie jest dostępne w oknie Lista dostaw <nazwa towaru>. Wprowadzanie informacji o towarze/usłudze na dokumentach W poprzednim punkcie opisano, jak wprowadzać nowy towar do ewidencji towarów bezpośrednio w kartotece 7.Towary i usługi. MoŜliwe jest jednak wprowadzanie danych o nowym towarze lub usłudze bezpośrednio na dokumentach zakupu lub sprzedaŝy oraz na dokumentach magazynowych. W kaŝdym z tego typu dokumentów, w trakcie dopisywania nowej pozycji dokumentu, w sekcji F4. Towar lub usługa (Rys. 128) istnieje moŝliwość dopisania nowego towaru (przycisk [Nowy towar]) lub poprawiania opisu wybranego towaru (przycisk [Opis / popraw]) widniejącego juŝ w ewidencji, w kartotece 7.Towary i usługi. Rys Wpisywanie informacji o towarze na dokumencie zakupu, sprzedaŝy lub magazynowym. Wprowadzanie danych o towarze/usłudze na dokumencie zakupu/sprzedaŝy lub magazynowym wydaje się bardziej naturalne niŝ bezpośrednie wpisywanie tych informacji do kartoteki 7.Towary i usługi. Dla przykładu, nie ma większego sensu wpisywanie do kartoteki 7.Towary i usługi informacji o nowym towarze, a następnie wpisywanie odpowiedniego dokumentu zakupu związanego z zakupem nowego (nie istniejącego jeszcze w rzeczywistości w ewidencji) towaru. Naturalnym wydaje się natomiast dopisanie nowego towaru od razu na dokumencie zakupu, jeśli okaŝe się, Ŝe towar ten jest kupowany po raz pierwszy nie ma go na liście w sekcji F4. Towar lub usługa. Dopisanie nowego towaru w tej sekcji (przycisk [Nowy towar]) równieŝ spowoduje, Ŝe wpisany na dokumencie zakupu nowy towar zostanie przeniesiony automatycznie do ewidencji towarów i usług (kartoteka 7.Towary i usługi) w programie. 139

140 Po wciśnięciu przycisku [Nowy towar] lub [Opis / popraw] na ekranie pojawia się takie samo okno edycyjne, jak w przypadku wpisywania informacji o towarze bezpośrednio w kartotece 7.Towary i usługi (zob. Rys. 124). MoŜna więc, równieŝ na dokumentach, podawać wszystkie niezbędne informacje o nowych towarach i usługach. Dodatkowo, jeŝeli towar dopisywany jest na dokumentach, program automatycznie sprawdzi podstawowe parametry danego towaru. ZałóŜmy, Ŝe na dokumencie zakupu wprowadzana jest pozycja dotycząca zakupu nowego towaru. W oknie Pozycja z dokumentu zakupu (patrz rozdział Zakupy) przydzielono go do księgi jako (10)Towar handlowy. Nowy towar wprowadzony został do ewidencji za pomocą przycisku [Nowy towar] znajdującego się w tym oknie, jednak w opisie danego towaru (okno Dane o towarze lub usłudze) uŝytkownik NIE ZAZNACZYŁ opcji Ewidencja stanu (zob. Rys. 124). Przy próbie zapisania tak utworzonego dokumentu (pozycji dokumentu) program przypomni uŝytkownikowi, Ŝe przydzielił towar do księgi jako (10)Towar handlowy, ale nie zaznaczył, aby była prowadzona ewidencja jego stanu w magazynie (co jest wskazane) i zaproponuje prowadzenie takiej ewidencji dla towaru handlowego (Rys. 129). Rys Automatyczne wskazywanie prawdopodobnych błędów we wpisywaniu informacji o nowym towarze na dokumencie zakupu W podobny sposób moŝna wpisywać i poprawiać informacje o towarach na dokumentach sprzedaŝy i magazynowych. Stany magazynowe W kartotece 7.Towary i usługi zawarte są informacje na temat stanów magazynowych poszczególnych towarów (jeŝeli jest dla nich prowadzona ewidencja stanu magazynowego) - w kolumnie Ilość (ilość towaru na stanie) oraz Wartość (wartość towaru na stanie magazynowym). JeŜeli w opcjach programu (menu Opcje Opcje towarów) ZAZNACZONA została opcja Natychmiast. aktualizacja stanów i dat zakupu, dane dotyczące stanów magazynowych towarów będą automatycznie aktualizowane bezpośrednio po dokonaniu zakupu/sprzedaŝy lub wypisaniu odpowiedniego dokumentu magazynowego. NaleŜy pamiętać o tym, jeŝeli w programie obsługiwanych jest wiele magazynów (metoda FIFO z włączoną opcją Wiele magazynów) to uŝytkownik ma moŝliwość wyboru czy w kartotece 7.Towary i usługi widoczny będzie stan towarów ze wszystkich magazynów czy tylko z tego magazynu, który wybierzemy w sekcji F7 Wybór rejestru okna Zakres informacji o towarach i usługach (zob. Rys. 130). 140

141 Aby uzyskać informacje na temat stanu wybranego magazynu, naleŝy skorzystać z przycisku [F3. Magazyn] w oknie Dane o towarze lub usłudze (zob. Rys. 124). W oknie Lista dostaw (zob. Rys. 126) moŝna wówczas sprawdzić stan danego towaru w wybranym magazynie. MoŜe się zdarzyć, Ŝe wystąpią (z róŝnych powodów) przekłamania w stanach magazynowych poszczególnych towarów. Istnieje wiele przyczyn, które mogą wpłynąć na nieprawidłowe obliczenie stanów magazynowych, np. podwójne wpisanie dokumentu PZ/WZ związanego z dokumentem zakupu/sprzedaŝy, zastosowanie dokumentu inwentaryzacyjnego IN w metodzie uproszczonej ustalania magazynu, prowadzenie zakupów/sprzedaŝy w dniu, w którym wystawiono juŝ dokument inwentaryzacji IN (zakupy/sprzedaŝ z tego dnia nie wpłyną na stan magazynu), nie uwzględnienie stanu początkowego towaru (wpisanego w opisie danego towaru) w metodzie FIFO (naleŝy utworzyć odpowiedni dokument PW), itd. Rys Okno Zakres informacji w oknie z rozwiniętą listą wyboru magazynu. W przypadku wystąpienia tego typu błędów, naleŝy je poprawić i wykonać aktualizację stanów magazynowych, z opcjami odpowiednimi dla danej metody prowadzenia ewidencji magazynowej. Aktualizacja stanów magazynowych omówiona zostanie w dalszej części tego rozdziału. 3. Typy dokumentów magazynowych wykorzystywanych w programie Fakt W poniŝszej tabeli (Tabela 1) przedstawione zostały rodzaje dokumentów magazynowych wykorzystywanych w programie Fakt oraz krótki opis ich zastosowania i działania. Wyboru typu dokumentu dokonuje się w oknie Dokument magazynowy w sekcji Typ dokumentu (zob. Rys. 131), w trakcie wpisywania informacji o dokumencie magazynowym w oknie 1.Dokumenty magazynowe (Wpisywanie Dopisz). 141

142 Tabela 1. Typy dokumentów magazynowych wykorzystywanych w programie Fakt. Typ pz wz pw rw in mm Opis Przyjęcie z zewnątrz. Zwiększa ilość towaru na stanie, wymaga podania kontrahenta, od którego przyjmowany jest towar. Wydanie na zewnątrz. Zmniejsza ilość towaru na stanie, wymaga podania kontrahenta, dla którego wydawany jest towar. Przyjęcie wyrobu. Zwiększa ilość towaru na stanie, nie wymaga podania kontrahenta, od którego pochodzi towar. Rozchód wewnętrzny. Zmniejsza ilość towaru na stanie, nie wymaga podania kontrahenta, dla którego przeznaczony jest towar. Inwentaryzacja. Nie wymaga podania kontrahenta. Pozwala na dokonanie inwentaryzacji ilości towaru na stanie. Po dokonaniu inwentaryzacji danego towaru stan magazynowy tego towaru jest równy jego ilości wpisanej w dokumencie inwentaryzacji, tzn. na jego stan nie wpływają pozostałe dokumenty magazynowe wpisane do dnia dokonania inwentaryzacji włącznie. Dokumenty tego typu moŝna wykorzystywać jedynie po wybraniu opcji magazynu FIFO. Przesunięcie międzymagazynowe. Wykorzystywany dla opcji wielu magazynów FIFO. Pozwala na przesunięcie towaru z jednego magazynu do innego (pola Rejestr MM do, zob. Rys. 131). Nie wpływa na sumaryczną ilość towaru we wszystkich magazynach. Wpływa na ilości towarów w magazynach powiązanych tym dokumentem. Najczęściej wykorzystywany jest w celu przeniesienia partii towaru z magazynu, do którego został dokonany zakup towaru, do innych magazynów zdefiniowanych przez uŝytkownika. 142

143 Rys Okno edycji dokumentu magazynowego (wybór typu dokumentu magazynowego). 4. Magazyn uproszczony - bez włączonego FIFO Metoda uproszczona obliczania stanu magazynowego pozwala na określenie ilości towaru w magazynie, nie pozwala jednak na określenie, z której dostawy dany towar pochodzi. Wartość towaru na stanie jest określona na podstawie jego ilości oraz ceny wskazanej przez uŝytkownika. Cena ta moŝe być wpisana na stałe lub moŝe być aktualizowana po kaŝdej dostawie. Przy tym sposobie obliczania stanu magazynowego sposób działania zaleŝny jest od ustawień w menu Opcje Opcje towarów (Rys. 132), które omówione zostaną poniŝej. Wycena stanu magazynowego metodą uproszczoną Aby wycena stanu wykonywana była metodą uproszczoną, naleŝy wybrać z listy rozwijanej Rodzaj opcję Magazyn uproszczony (zob. Rys. 132). Jeśli wcześniej FIFO było włączone, to przejście na obliczanie stanu magazynowego metodą uproszczoną wymaga wykonania polecenia Wpisywanie Towary i Usługi Uaktualnij stany magazynowe. RównieŜ przejście w drugą stronę, z obliczania stanów magazynowych metodą uproszczoną na metodę FIFO, wymaga uaktualnienia stanów magazynowych. Przy ustalaniu stanu magazynowego metodą uproszczoną, niezaleŝnie od wymienionych poniŝej ustawień, do stanu magazynowego wliczany jest stan początkowy, wpisany w opisie towaru (w dolnym prawym rogu, Rys. 133). 143

144 Rys Ustawienia opcji towarów dla obliczania stanów magazynowych metodą uproszczoną (Opcje Opcje towarów). W sekcji F4.Magazyn zaznaczono opcję Rodzaj: Magazyn uproszczony. Rys Opis towaru. W prawym dolnym rogu wpisano Stan początkowy. 144

145 Oblicz stany magazynowe na podstawie dokumentów zakupu i sprzedaŝy Zaznaczenie tego punktu powoduje uwzględnianie w stanie magazynowym (widzianym w opisie towaru) dokumentów zakupu i sprzedaŝy. Uwzględniane są wszystkie dokumenty zakupu, natomiast nie są uwzględniane niektóre dokumenty sprzedaŝy - faktury do paragonów (z wyjątkiem korygujących). Oblicz stany magazynowe na podstawie dokumentów magazynowych Na stan wpływają dokumenty magazynowe wszystkich typów. Nie są jednak brane ilości wpisane na dokumencie, ale tylko róŝnica pomiędzy ilością a ilością rozliczoną (w ramach tej samej pozycji dokumentu). Jeśli dokument magazynowy wpisywany jest ręcznie, to ilość rozliczona wynosi zawsze zero, natomiast jeśli został wygenerowany automatycznie - np. dla wpisanego dokumentu zakupu, ilość rozliczona jest taka sama jak ilość - więc nie powoduje Ŝadnego wpływu na stan magazynu. Gdyby było inaczej, dokument zakupu powodowałby przyjęcie na stan podwójnej ilości. UWAGA! Stosując metodę uproszczoną nie moŝna korzystać z dokumentów typu IN inwentaryzacja oraz MM przesunięcie międzymagazynowe. Są one uŝywane jedynie dla metody FIFO. Natychmiastowa aktualizacja stanów magazynowych Zaznaczenie tego punktu, po kaŝdej operacji dopisania, poprawiania lub usuwania dokumentu (zakupu, sprzedaŝy lub magazynowego), powoduje zapis do okna 7.Towary i usługi uaktualnionego stanu magazynowego. Gdy dopisywany jest nowy dokument przyjęcia na stan (PZ, PW lub dokument zakupu), ilość jest zwiększana, jeśli jest usuwany - jest pomniejszana. Dla dokumentów zdjęcia ze stanu (WZ, RW lub dokument sprzedaŝy) działanie jest dokładnie odwrotne. Zmiana treści dokumentu powoduje najpierw zdjęcie ze stanu ilości sprzed modyfikacji, a następnie dodanie na stan ilości po zmianie. Automatycznie twórz dokumenty magazynowe Ten punkt zapewnia powiązanie pomiędzy oknami 9.Zakupy i 5.SprzedaŜ a oknem 1.Dokumenty magazynowe. Dopisywanie nowego dokumentu zakupu (sprzedaŝy) powoduje utworzenie dokumentu PZ (WZ) w oknie dokumenty magazynowe. Ilość nierozliczona na wygenerowanych dokumentach 145

146 magazynowych jest równa zeru (ilość rozliczona równa jest wówczas ilości wynikającej z dokumentu zakupu (sprzedaŝy)). Dlatego teŝ, jeśli nawet do stanu magazynowego są brane zarówno dokumenty zakupu (sprzedaŝy) jak i magazynowe PZ (WZ), nie powoduje podwójnego dodania (zdjęcia) ich na stan. Usunięcie dokumentu zakupu(sprzedaŝy) powoduje usunięcie odpowiadającego mu dokumentu magazynowego. Podobnie jest w przypadku modyfikacji dokumentu zakupu lub sprzedaŝy. Rozliczanie WZ (PZ) w trakcie wypisywania dokumentów sprzedaŝy (zakupu) Istnieje jeszcze jedno powiązanie pomiędzy oknami 9.Zakupy i 5.SprzedaŜ a oknem 1.Dokumenty magazynowe, niezaleŝne od ustawienia funkcji Automatycznie twórz dokumenty magazynowe w oknie Opcje towarów i usług. Wciśnięcie przycisku [Szukaj WZ!] na dokumencie sprzedaŝy (lub [Szukaj PZ!] na dokumencie zakupu) powoduje następujące działania (na przykładzie dokumentu sprzedaŝy): wyszukiwane są wszystkie nierozliczone dokumenty WZ dla danego kontrahenta i towary z nich są przepisywane na listę pozycji dokumentu. Wszystko jest juŝ znane - cena, stawka VAT, upust itd. W polu Do dokumentu WZ nr pojawia się informacja, skąd pochodzi ta pozycja. Informacja o pochodzeniu - data, numer dok. WZ i numer pozycji na WZ - jest równieŝ pamiętana wewnątrz pozycji WZ. Informacja ta jest potrzebna później, aby na WZ zaznaczyć, Ŝe towar został zdjęty (rozliczony) dokumentem sprzedaŝy, pozycje na dokumencie sprzedaŝy moŝna poprawiać - np. usunąć niektóre z nich, co pozwoli np. udokumentować je kolejną fakturą w przyszłości, w momencie zapisu faktury, dla kaŝdej pozycji zostanie odszukany dokument WZ, z którego pochodzi i na dokumencie WZ zostanie zaznaczona ilość towaru zdjęta fakturą. W przypadku, gdy np. na dokumencie WZ było 10 sztuk (nierozliczonych), a na fakturze z nim powiązanej, poprzez [Szukaj WZ!], wpisano 7 sztuk towaru, to do pola Rozliczono zostanie wpisane 7. Następna faktura dla tego kontrahenta i następne wciśnięcie [Szukaj WZ!] spowoduje pobranie tylko pozostałej ilości w tym przykładzie 3 sztuki (a więc pozostałą nierozliczoną ilość towaru na danym dokumencie WZ), jeśli usuniemy tak wystawioną fakturę, dokumenty WZ ponownie zostaną zaznaczone jako nierozliczone. Cała operacja jest odwracalna (w większości przypadków). Jeśli na tak powstałym dokumencie sprzedaŝy występuje ten sam towar wielokrotnie - z tą samą ceną, to jest na wydruku łączony jako jedna pozycja (moŝna to wyłączyć w opcjach sprzedaŝy: Opcje Opcje sprzedaŝy Połącz jednakowe towary na fakturze). Z wyszukiwania WZ dla dokumentu sprzedaŝy korzystają często np. piekarze przykładowo, codziennie wydają 5 rodzajów pieczywa (wystawiają dokumenty WZ) a raz na tydzień wypisują 146

147 fakturę na całość. Zamiast mieć na fakturze 35 linii (5 asortymentów x 7 dni) drukuje się na nim tylko 5 linii. Cała operacja wypisywania faktury na podstawie WZ nie powoduje zmiany stanu magazynowego. W rzeczywistości nie ma Ŝadnego ruchu towaru w magazynie juŝ dawno opuścił on magazyn, a teraz wystawia się dokument wyłącznie do celów księgowych. Zapamiętanie takiej faktury powoduje jednocześnie: zdjęcie ze stanu magazynowego ilości wskazanej na fakturze, zwiększenie stanu o tą samą ilość na skutek wpisania ilości rozliczonej na WZ (czyli towar pobrany w WZ wraca na stan). W sumie - stan się nie zmienia. Dla dokumentu zakupu odbywa się to identycznie. Jeśli nie jest włączona Natychmiastowa aktualizacja stanów to wszystkie zmiany w treści dokumentów będą wykonywane, natomiast stan widoczny w oknie 7.Towary i usługi się nie zmieni. Sposoby działania magazynu Mając do dyspozycji wszystkie powyŝsze ustawienia moŝna wybrać kilka wariantów funkcjonowania magazynu uproszczonego: Tylko zakupy i sprzedaŝ. Najprostszy wariant, przydatny w firmach, gdzie w ogóle nie uŝywa się dokumentów magazynowych. Tylko dokumenty magazynowe. Przypadek, gdy dokumenty magazynowe tworzone są najpierw i istnieje rzeczywisty obieg dokumentów magazynowych - magazynier prowadzi ich pełną dokumentację. Aby zmienił się stan magazynowy, w ślad za kaŝdym dokumentem zakupu lub sprzedaŝy musi iść potwierdzenie w postaci dokumentu magazynowego (utworzone ręcznie lub automatycznie) zakup lub sprzedaŝ wpływa na stan magazynu pośrednio, poprzez dokumenty magazynowe PZ(WZ). Oba rodzaje łącznie. Np. w przypadku, gdy wdraŝając program trzeba wpisać stan początkowy dokumentami PW, a dalej posługujemy się dokumentami zakupu i sprzedaŝy. RównieŜ w przypadku, gdy jest prowadzony powaŝny magazyn i zachodzą wszystkie moŝliwe powiązania pomiędzy dokumentami zakupu sprzedaŝy i magazynowymi. 147

148 5. Magazyn FIFO Metoda FIFO (ang. First In First Out) polega na zapamiętywaniu szczegółowych informacji o kaŝdej dostawie (data, ilość i cena), a następnie zdejmowaniu z magazynu towarów, zaczynając od najstarszej dostawy. Wartość towaru pozostającego w magazynie jest określana według rzeczywistej ceny zakupu. Jest to metoda wymagana w przypadku firm prowadzących pełną księgowość. W opcjach towarów naleŝy zaznaczyć (Rys. 134) opcje: Wycena stanu magazynowego metodą FIFO oraz Automatycznie twórz dokumenty magazynowe. Rys Ustawienia opcji towarów dla obliczania stanów magazynowych metodą FIFO (Opcje Opcje towarów). Po zaznaczeniu tych opcji, stan magazynowy jest obliczany WYŁĄCZNIE na podstawie dokumentów magazynowych, niezaleŝnie od pozostałych ustawień w oknie Opcje towarów i usług. Nie są brane pod uwagę dokumenty zakupu i sprzedaŝy, ani stan początkowy mimo iŝ są zaznaczone i wpisane w opisie towaru. Dlatego naleŝy wybrać automatyczne tworzenie dokumentów magazynowych - w przeciwnym razie po wystawieniu dokumentu zakupu lub sprzedaŝy, stan towaru w magazynie nie ulegnie zmianie. Jeśli w opisie towarów był podany stan początkowy, to naleŝy ponownie go wprowadzić jako dokument PW w oknie Dokumenty magazynowe. MoŜna to równieŝ zrobić automatycznie - poleceniem Wpisywanie Towary i usługi Uaktualnij stany magazynowe (Utwórz dokumenty PW...). Wykaz dostaw dla wybranego towaru moŝna obejrzeć przechodząc do okna opisu towaru - przycisk [F3.Magazyn] (zob. Rys. 124). 148

149 UWAGA! Po przejściu z metody uproszczonej na metodę FIFO (Opcje Opcje towarów), naleŝy koniecznie wykonać Aktualizację stanów magazynowych (z opcją Utwórz PZ i WZ... jeŝeli nie była wcześniej włączona opcja automatycznego tworzenia dokumentów magazynowych). Jeśli tego nie zrobimy, stan magazynowy będzie nieprawidłowy. Nie trzeba wykonywać aktualizacji stanów tylko wtedy, gdy zaczynamy pracę z FIFO przed wpisaniem jakichkolwiek dokumentów. KaŜda dostawa - dokument PZ, PW lub WZ z ilością ujemną (np. zwrot towaru od odbiorcy) powoduje powstanie nowej dostawy na liście dostaw (widocznej w oknie towaru pod przyciskiem F3.Magazyn) (Rys. 124). Rys Historia dostaw i stanu danego towaru przy włączonej opcji obliczania stanów magazynowych metodą FIFO. Widok dostępny w oknie Dane o towarze lub usłudze po wciśnięciu przycisku [F3. Magazyn]. Na tej liście najnowsze dostawy widoczne są na górze, a najstarsze na dole. MoŜna tu zobaczyć m.in. następujące informacje o kaŝdej dostawie: data dostawy, cena jednostkowa towaru, ilość dostarczonego towaru (ilość początkowa), na stanie (ile jeszcze pozostało z tej dostawy). Po wpisaniu nowego dokumentu WZ lub RW, kiedy trzeba wydać towar z magazynu, program szuka najstarszej dostawy, z której jeszcze coś zostało (ilość na stanie jest większa niŝ zero). Z tej dostawy jest brane tyle sztuk ile potrzeba oraz zmniejszana jest odpowiednio ilość na stanie. Jeśli to nie wystarczy, poszukiwana jest następna dostawa i z niej są zdejmowane 149

150 następne sztuki towaru. MoŜe się więc zdarzyć, Ŝe na jedną WZ składa się towar z kilku dostaw. MoŜe być równieŝ tak, Ŝe z jednej dostawy towar jest wydawany na wielu WZ. ZdaŜają się sytuacje gdy w magazynie znajduje się towar, a jego stan w programie Fakt jest zerowy. MoŜe to wynikać z tego, Ŝe pomyłkowo został wybrany inny towar, o podobnej nazwie lub przyjęto towar z nowej dostawy, która nie została jeszcze wpisana do programu. Aby moŝna było kontynuować pracę, przy wydaniu towaru program nie mogąc zmniejszyć stanu towaru poniŝej zera tworzy w kartotece 1.Dokumenty magazynowe dokument WZ, którego nazwa jest wytłuszczona. Oznacza to, Ŝe po wprowadzeniu do programu Fakt najbliŝszej dostawy towaru, dokument taki naleŝy otworzyć i ponownie zatwierdzić, aktualizując tym samym stan towaru w magazynie. W większości przypadków wykonywane operacje moŝna anulować, wtedy zostanie przywrócony poprzedni stan magazynowy. Np. jeśli usuniemy dokument WZ, to program odszuka dostawy, z których był zdejmowany towar i przywróci go na stan tyle ile było na tym dokumencie WZ. Są jednak przypadki, kiedy program nie jest w stanie przywrócić poprzedniego stanu magazynowego - np. jeśli usuniemy dostawę, z której towar został juŝ wydany. W takim przypadku naleŝy wykonać aktualizację stanu magazynowego - moŝe ona być wykonana tylko dla tego jednego towaru. Jeśli w trakcie wykonywania aktualizacji wystąpiły jakieś nieprawidłowości - po jej zakończeniu w oknie F12.Wydruk pojawi się lista błędów. UWAGA! Wystawienie danego dnia dokumentu inwentaryzacji IN dla danego towaru powoduje, Ŝe zamknięty zostaje stan tego towaru w magazynie do danego dnia włącznie. Jeśli tego samego dnia wystawiony zostanie inny dokument magazynowy, to nie wpłynie on na stan magazynu. Np. wystawienie WZ dla danego towaru w tym samym dniu, w którym dokonano jego inwentaryzacji IN spowoduje, Ŝe ilość towaru wpisana na WZ zostanie zignorowana. Inwentaryzację towaru naleŝy więc wykonywać na zakończenie dnia. 6. Wiele magazynów Jeśli chcemy prowadzić ewidencję towarów w wielu magazynach, moŝliwe jest to jedynie po włączeniu metody FIFO. W poleceniu Opcje Opcje Towarów naleŝy zaznaczyć zarówno ewidencję stanu magazynowego metodą FIFO jak i korzystanie z wielu magazynów. KaŜdy rejestr zakupu/sprzedaŝy (Opcje Lista rejestrów zakupu i sprzedaŝy) traktowany jest jako oddzielny magazyn. Wszystkie operacje dokonywane w ramach jednego dokumentu przyjęcia na stan (PZ lub PW) dotyczą jednego magazynu - nie moŝna zakupić/przyjąć na jednym dokumencie towarów do kilku magazynów. 150

151 Aby przyjąć towary do kilku magazynów moŝna podzielić dokument na kilka PZ - kaŝdy dla innego magazynu lub przyjąć wszystkie towary do jednego z magazynów, a następnie dokumentem MM przenieść część towarów do pozostałych. Po stronie sprzedaŝy jest identycznie - na jednym dokumencie WZ lub RW moŝna wydawać towary pochodzące tylko z jednego magazynu. Dokument magazynowy MM pozwala na przeniesienie towaru pomiędzy magazynami. Jeśli nie jest włączona opcja wielu magazynów, dokument MM nie powoduje Ŝadnych skutków. Na dokumencie MM podaje się nazwy dwóch magazynów - towar zabierany jest z górnego magazynu, a przyjmowany jest do drugiego - podanego na liście poniŝej (zob. Rys. 131). Rozpoczęcie pracy z wieloma magazynami Zachownie poniŝszej kolejności działań jest wymagane do poprawnego ustalenia stanu towarów : włączyć metodę FIFO (najpierw w wersji jednomagazynowej), jednorazowo wykonać operację Wpisywanie Aktualizacja stanów magazynowych. UWAGA! Jeśli w trakcie aktualizacji pojawią się informacje o błędach, naleŝy je wyjaśnić przed kontynuacją pracy. Jeśli aktualizacja została wykonana bez błędów, moŝna przyjąć, Ŝe cały stan magazynowy jest prawidłowy dla wszystkich towarów występujących w jednym, wspólnym magazynie. włączyć opcję: Wiele magazynów i ponownie wykonać aktualizację stanów. Jeśli do tej pory na dokumentach magazynowych w pozycji Rejestr było podawane zawsze to samo miejsce, to stany towarów nadal będą poprawne. Ale jeśli na dokumentach było uŝywane więcej miejsc, to moŝe dojść do sytuacji, Ŝe w jednym rejestrze towar został przyjęty dokumentem PZ, a w innym wydany dokumentem WZ. Wówczas, w pierwszym miejscu pozostaje nienaruszona dostawa, a w drugim dokument WZ nie zostanie uwzględniony w magazynie. Podgląd informacji o stanie towaru Od wyboru uŝytkownika dokonanego w oknie Zakres informacji o towarach i usługach zaleŝy to, jakich dokumentów i którego rejestru będzie dotyczyła informacja o ilości i wartości towarów pokazana w oknie Towary i usługi. W trakcie wypisywania dokumentu zakupu, sprzedaŝy lub magazynowego, po wybraniu towaru z listy, jest widoczna ilość w aktualnym magazynie tym, który podany jest na dokumencie. 151

152 Jeśli wyjdziemy z pozycji na dokumencie i zmienimy magazyn (rejestr), którego dotyczy dokument, a następnie ponownie wejdziemy do pozycji na dokumencie - będzie podany stan towaru w innym magazynie (rejestrze). 7. Funkcje menu Wpisywanie W punkcie tym zostanie przedstawiona funkcja Aktualizacja stanów magazynowych związana z kartoteką 7.Towary i usługi, a dostępna poprzez menu Wpisywanie Towary i usługi. RóŜni się ona wyglądem okna w zaleŝności od tego czy stosowany jest magazyn uproszczony lub FIFO starsza wersja czy magazyn FIFO.2005 Magazyn uproszczony Funkcja Wpisywanie Towary i usługi Uaktualnij stany magazynowe pozwala na aktualizację stanów magazynowych dla wybranych towarów (pojedynczych lub wszystkich towarów dostępnych w magazynie). Jest ona przydatna np. w przypadku stwierdzenia nieprawidłowych wartości i ilości towarów w magazynie (lub magazynach), w stosunku do ich rzeczywistego stanu. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się okna Aktualizacja informacji o towarach (Rys. 136). Rys Okno Aktualizacja informacji o towarach magazyn uproszczony. Po kaŝdym zapamiętaniu dokumentu zakupu/sprzedaŝy lub magazynowego, aktualny stan towaru jest ustalany na podstawie stanu dotychczasowego i wykonywanej operacji. Jeśli w jednej z operacji stan zostanie źle zaktualizowany, wszystkie następne będą bazowały na niewłaściwym stanie i stan juŝ zawsze będzie nieprawidłowy. Wtedy naleŝy wykonać aktualizację stanu magazynowego. 152

153 RównieŜ w przypadku, gdy zmieniamy sposób działania - np. zamiast uwzględniać tylko dokumenty zakupu i sprzedaŝy chcemy bazować wyłącznie na dokumentach magazynowych, naleŝy wykonać taką aktualizację. Aktualizacja stanu magazynowego polega na wyzerowaniu stanu w opisie towaru, a następnie sprawdzeniu kolejno wszystkich dokumentów dotyczących tego towaru oraz uwzględnieniu ich wpływu na jego stan w magazynie. Aktualizacja moŝe trwać bardzo długo (jeśli ewidencja jest prowadzona przez wiele lat oraz wprowadzona jest bardzo duŝa ilość dokumentów), dlatego istnieje równieŝ moŝliwość wykonania aktualizacji tylko dla jednego, wybranego towaru (Rys. 136). Poszczególne ustawienia mają następujące znaczenie: Jeden czy wszystkie towary. Aktualizacja stanu tylko dla jednego towaru działa o wiele szybciej i jest przydatna, jeśli trzeba szybko wyjaśnić stan magazynowy tylko dla jednego towaru. Utwórz dokumenty PW dla stanów początkowych z datą:... Istotne tylko, gdy włączone jest FIFO. Dla tych towarów, w których opisie podano stan początkowy, zostanie we wskazanym dniu utworzony dokument PW zawierający ten stan. Jest to potrzebne tylko dla FIFO, poniewaŝ FIFO nie uwzględnia stanu początkowego podanego w opisie towaru. Dzięki tej funkcji nie trzeba przeszukiwać towarów i ręcznie wypisywać dokumentów PW. Jeśli nie jest włączone FIFO, uŝycie tej funkcji powoduje zafałszowanie stanu magazynowego - ten sam stan początkowy będzie wpisany w dwóch miejscach w danych o towarze lub usłudze i w dokumencie PW. Stan początkowy będzie więc w tej sytuacji podwójnie uwzględniony. Utwórz PZ i WZ dla wszystkich dokumentów zakupu i sprzedaŝy. Powoduje to identyczny skutek jak automatyczne tworzenie dokumentów magazynowych - tak jakby otwierać wszystkie dokumenty zakupu i sprzedaŝy i zapamiętywać je bez dokonywania zmian. Tworzone dokumenty są oznakowane jako rozliczone (ilość rozliczona taka sama jak ilość). Ta funkcja jest przydatna, np. gdy trzeba przejść na metodę FIFO, która nie uwzględnia dokumentów zakupu i sprzedaŝy, a wymaga istnienia dokumentów magazynowych (stan magazynowy w metodzie FIFO obliczany jest tylko i wyłącznie na podstawie dokumentów magazynowych). Uaktualnij stany magazynowe na podstawie dokumentów właściwa operacja obliczania stanu magazynowego, wszystkie pozostałe operację mają znaczenie pomocnicze. Ustal aktualne ceny sprzedaŝy na podstawie cen zakupu i marŝy w opisie kaŝdego towaru jest miejsce na 3 ceny sprzedaŝy, które mogą być obliczone na podstawie ceny zakupu powiększoną o marŝę. To polecenie powoduje obliczenie aktualnej wysokości tych cen i zapamiętanie ich w opisie towaru. Zapisz zysk do dokumentów sprzedaŝy - dla kaŝdego dokumentu sprzedaŝy uaktualniana jest kwota zysku tylko metoda FIFO. 153

154 Wszystkie powyŝsze ustawienia będą uwzględniać wszystkie dokumenty (jeśli pole data jest puste), lub dokumenty do podanego dnia WŁĄCZNIE (jeśli data jest podana). Aby np. w trakcie roku wykonać wydruk stanu magazynowego na dzień poprzedniego roku, naleŝy wykonać następujące czynności: wykonać aktualizację stanów magazynowych na dzień poprzedniego roku, wykonać wszystkie potrzebne wydruki będą one zawierać stan na dzień 31.12, poniewaŝ wszystkie późniejsze dokumenty nie zostały wzięte pod uwagę, przed powrotem do bieŝącej pracy ponownie wykonać aktualizację, ale bez podawania daty. Wtedy uzyskamy aktualny stan magazynowy. FIFO 2005 Funkcja Wpisywanie Towary i usługi Uaktualnij stany magazynowe pozwala na aktualizację stanów magazynowych towarów. Jest ona przydatna np. w przypadku stwierdzenia nieprawidłowych wartości i ilości towarów w magazynie (lub magazynach), w stosunku do ich rzeczywistego stanu. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się okna Aktualizacja informacji o towarach (zob. Rys. 137). Rys Okno Aktualizacja informacji o towarach - magazyn FIFO 2005 Aktualizacja moŝe trwać bardzo długo (jeśli ewidencja jest prowadzona przez wiele lat oraz wprowadzona jest bardzo duŝa ilość dokumentów), dlatego istnieje moŝliwość wykonania aktualizacji tylko dla określonego okresu, co skraca czasu oczekiwania na efekty. Przedział czasowy ustalamy w sekcji F5. Za okres wybierając dostępne przyciski lub wpisując daty w pola od... do

155 Aktualizację informacji o towarach moŝna przeprowadzić wybierając jeden z parametrów: 1. Sprawdź poprawność stanów magazynowych: weryfikuje wszystkie powiązania pomiędzy dokumentami dostaw i wydań towarów z magazynu. Jeśli zostaną wykryte nieprawidłowości ich lista znajdzie się po zakończeniu operacji w oknie F12. Wydruk. 2. Napraw nieprawidłowości w magazynie: przelicza dokumenty magazynowe aby sprawdzić poprawny stan magazynu i jeśli jest w stanie to usuwa znalezione nieprawidłowości. 3. Uwzględniaj w stanach mag dokumenty nie uwzględnione dotychczas: tworzy powiązania między dostawami a wydaniami dla wszystkich dokumentów magazynowych jeszcze nie uwzględnionych lub wycofanych, które nie posiadały takowych 4. Zapisz zysk do dokumentów sprzedaŝy: przelicza dokumenty magazynowe i uwzględnia zysk na dokumentach sprzedaŝy, 5. Wycofaj z magazynu dokumenty z podanego okresu: usuwa informacje o dostawach i wydaniach towaru 6. Utwórz PZ i WZ dla wszystkich dok. zakupu i sprzedaŝy: dla dokumentów zakupu/sprzedaŝy tworzy dokumenty PZ/PW, jeśli jeszcze ich nie posiadały. 7. Ustal aktualne ceny sprzedaŝy na podst. Cen zakupu i marŝy.: przelicza dokumenty magazynowe i uaktualnia ceny sprzedaŝy na podstawie cen zakupu i marŝy. 8. Utwórz dokument inwentaryzacji na podany dzień: upraszacza wykonanie inwentaryzacji generując automatycznie dokument IN z aktualnymi stanami magazynowymi. 9. Uaktualnij wartość w cenie zakupu na dok. magazynowych: Wykonuje sumowanie wartości w cenie zakupu zapisane w pozycjach dokumentu i zapisuje sumę dla całego dokumentu. Suma ta jest widoczna w kolumnie wartość zakupu w oknie 1. Dokumenty magazynowe. Jeśli po wykonaniu tego polecenia w tej kolumnie występują kwoty oznaczone na czerwono, naleŝy wykonać aktualizację stanów z opcją 4. Po operacji uaktualnienia w oknie F12.Wydruk umieszczony zostaje raport z przetwarzania zawierający informacje o przebiegu operacji i ewentualnie znalezionych nieprawidłowościach 8. Zestawienia i wydruki W punkcie tym zostaną przedstawione wybrane zestawienia związane z modułem Magazyn programu Fakt (menu Zestawienia Towary i usługi). 155

156 Obroty dla wybranego towaru Zestawienie Zakupy i sprzedaŝ wybranego towaru pokazuje wszystkie operacje wskazanego rodzaju dla towaru. Jeśli zaznaczymy PokaŜ informacje o stanie towaru (Rys. 138), to obok tabelki w kaŝdej linii pojawi się informacja - czy dany dokument wpłynął na stan i w jakiej wysokości. Jest to najlepszy sposób na prześledzenie skąd wziął się taki, a nie inny stan magazynowy. Informacje o stanie uwzględniają wszystkie ustawienia - jeśli np. dokumenty magazynowe nie wpływają na stan, to obok tabelki z dokumentami magazynowymi nie ma podanej ilości wskazującej na zmiany w magazynie. Rys Opcje tworzenia zestawienia obrotów dla danego towaru (Zestawienia Towary i usługi Zakupy i sprzedaŝ wybranego towaru). Wydruk cennika Polecenie Zestawienia Towary i usługi Cennik) pozwala na wydruk ilości oraz wartości towaru lub towarów znajdujących się w wybranym magazynie lub łącznie we wszystkich (zob. Rys. 139). MoŜna równieŝ w ramach tego wydruku sprawdzić, z których dostaw pochodzą towary znajdujące się obecnie na stanie. 156

157 Rys. 139 Ustawienia opcji sporządzenia wydruku cennika. RównieŜ zestawienia Obroty z kontrahentami oraz Zakupy i sprzedaŝ wybranego towaru uwzględniają obroty dla wskazanego lub dla wszystkich magazynów. Opcje wydruku cennika pozwalają równieŝ na wykonanie zestawienia spisu inwentaryzacji dla magazynu. Wydruk spisu z natury Polecenie menu Zestawienia Towary i usługi Spis z natury pozwala na sporządzenie wydruku spisu z natury dla towarów znajdujących się na magazynie. Opcje tworzenia spisu z natury określa się w oknie Spis z natury (Rys. 140). W oknie tym wprowadzić moŝna dowolny Tytuł spisu z natury. W drugiej linii tytułu domyślnie wstawiana jest data sporządzenia spisu z natury. 157

158 Rys. 140 Ustawienia opcji sporządzenia wydruku spisu z natury. Znaczenie większości opcji dostępnych w tym oknie wynika jednoznacznie z ich opisu. Warto zwrócić jednak uwagę na dwie spośród nich: PokaŜ aktualny stan magazynowy Po zaznaczeniu tej opcji na wydruku spisu z natury pojawi się aktualny stan magazynowy kaŝdego z towarów. PokaŜ wszystkie dostawy Na wydruku spisu z natury, oprócz nazw towarów, znajdą się daty poszczególnych dostaw danego towaru. Zakupy i sprzedaŝ dla wybranych towarów Zestawienie Zakupy i sprzedaŝ dla wybranych towarów (zob. Rys. 141) pokazuje wszystkie operacje wskazanego rodzaju dla grup towarowych lub towarów wyszukanych na podstawie fragmentu nazwy. Jeśli zaznaczono opcję PokaŜ informacje o stanie towaru, to obok tabelki w kaŝdej linii pojawi się informacja - czy dany dokument wpłynął na stan i w jakiej wysokości. Opcja Dla kaŝdego towaru oddzielne zestawienie pozwala wybrać czy wszystkie towary mają zostać umieszczone we wspólnych tabelach czy w osobnych, na podobieństwo zestawienia Obroty dla wybranego towaru. Jest to najlepszy sposób na przeprowadzenie analizy ruchu towarów oraz sposobu obliczenia stanu końcowego towarów. 158

159 Rys Okno Zakupy i sprzedaŝ wybranych towarów 9. Przydatne wskazówki Szybkie wyszukiwanie towarów/usług w kartotece W większości przypadków w kartotece 7.Towary i usługi widnieje duŝa liczba pozycji (długa lista towarów). Wyszukiwanie konkretnego towaru na liście moŝe być wówczas uciąŝliwe. JeŜeli okno 7.Towary i usługi jest oknem aktywnym, moŝna szybko wyszukać dany towar, wciskając klawisz funkcyjny [F4] klawiatury komputera. Na ekranie pojawi się wówczas okno Poszukiwanie towaru (Rys. 142). Rys Wyszukiwanie towaru w kartotece 7.Towary i usługi. 159

160 W oknie tym naleŝy w polu Fragment wpisać fragment (niekoniecznie początkowy) nazwy towaru. Lista poniŝej wpisanego fragmentu zostanie wówczas zawęŝona do nazw towarów zawierających dany fragment łatwiejsze więc będzie jego wyszukanie. JeŜeli znajdzie się towar, który jako jedyny z całej listy spełnia kryterium podane w polu Fragment (napis Ile: 1/1, zob. Rys. 142), zostanie on automatycznie wybrany na liście. Aby wybrać (podświetlić) wyszukany w ten sposób towar lub usługę w kartotece 7.Towary i usługi, naleŝy wcisnąć przycisk [F9. Idź do]. Zmiana porządku listy towarów i usług Pozycje kartoteki 7.Towary i usługi porządkowane są na liście alfabetycznie i rosnąco. MoŜna zmienić ten porządek poprzez dodanie odpowiednich przedrostków (indeksów) przed nazwą towaru. Aby przedrostki te nie były drukowane na dokumentach, naleŝy w menu Opcje Opcje sprzedaŝy określić liczbę początkowych znaków, które nie mają być drukowane w nazwie towarów na dokumentach (zob. Rys. 143) oraz zaznaczyć opcje Ukrywaj indeks towaru na fakturach i Ukrywaj indks towaru na parag. fiskalnych. Rys Fragment okna Opcje sprzedaŝy określanie liczby początkowych znaków nazw kontrahentów i towarów, które zajmuje indeks. Sposób zmiany porządku listy towarów jest analogiczny do zmiany porządku listy kontrahentów, co zostało dokładnie opisane na stronie 189 w rozdziale Kontrahenci. Zmiana zakresu widoczności towarów w kartotece W kartotece 7.Towary i usługi (tak jak w pozostałych kartotekach) mogą być wyświetlane tylko te pozycje, które spełniają pewne ściśle określone dla danej kartoteki kryteria. Aby określić zakres danych wyświetlanych w kartotece, naleŝy skorzystać z menu Okno Zakres informacji w oknie (Rys. 144). 160

161 Rys Okno Zakres informacji o towarach i usługach określanie zakresu widoczności danych w kartotece 7.Towary i usługi. W oknie tym moŝna określić kryteria wyświetlania danych w kartotece poprzez ZAZNACZENIE/ODZNACZENIE odpowiednich opcji, których znaczenie jest intuicyjne i wynika bezpośrednio z ich opisu (zob. Rys. 144). Często zdarza się, Ŝe w kartotece nie są widoczne wszystkie towary i istnieje podejrzenie, Ŝe część pozycji kartoteki została utracona. W większości przypadków nie wynika to z utracenia danych, tylko z faktu, Ŝe w menu Okno Zakres informacji w oknie zawęŝono zakres wyświetlanych pozycji w kartotece, na podstawie określonych kryteriów. UWAGA! JeŜeli w danej kartotece nie są widoczne wszystkie pozycje (brakuje części z nich), naleŝy w pierwszej kolejności sprawdzić ustawienia opcji w menu Okno Zakres informacji w oknie. Niewidoczność pozycji w kartotece w większości przypadków wynika tylko i wyłącznie z ustawień tych opcji nie są one utracone. 161

162 VIII. Kontrahenci i rozrachunki Informacje dotyczące kontrahentów firmy wprowadzane są w oknie 2.Kontrahenci. W oknie tym znajduje się lista kontrahentów wykorzystywana w oknach 9.Zakupy, 5.SprzedaŜ, 1.Dokumenty magazynowe i 3.Księga. Jeśli okno (kartoteka) 2.Kontrahenci jest oknem aktywnym, dane o kontrahentach moŝna wprowadzać trzema metodami (podobnie jak w przypadku innych kartotek): z wykorzystaniem menu Wpisywanie za pomocą klawiszy skrótów [Ins], [Enter], [Del] za pomocą przycisków skrótów w pasku narzędziowym programu 1. Wprowadzanie danych o kontrahencie Aby wprowadzić dane o kontrahencie do kartoteki 2.Kontrahenci naleŝy dopisać do aktywnej kartoteki kontrahentów nową pozycję, np. przez wciśnięcie przycisku [Ins]. Na ekranie pojawi się wówczas okno Informacje o kontrahencie (Rys. 145). Rys Okno Informacje o kontrahencie wprowadzanie danych kontrahenta. 162

163 W pierwszej części tego okna wprowadza się podstawowe dane dotyczące danego kontrahenta: F4. Nazwa Adres Kod+Miasto Numer NIP Numer NIP Euro W polu UpowaŜnienie stałe moŝna wpisać imię i nazwisko osoby upowaŝnionej do podpisywania faktur wystawionych dla danego kontrahenta. Zawartość tego pola będzie automatycznie drukowana na pierwszej fakturze wystawionej dla danego kontrahenta, w miejscu przeznaczonym na podpis odbiorcy. W oknie Informacje o kontrahencie moŝna równieŝ zaznaczyć, czy dany kontrahent jest płatnikiem VAT (opcja Płatnik VAT, domyślnie zaznaczona, jeśli wpisany został Numer NIP) i firmą (nie jest osobą fizyczną, opcja Firma). Pozostała część okna Informacje o kontrahencie podzielona jest na kilka sekcji, które omówione zostaną poniŝej. F5. Informacje pomocnicze W sekcji tej (zob. Rys. 145) wprowadzić moŝna dodatkowe informacje o kontrahencie, nie drukowane na dokumentach, np. telefon kontaktowy, uwagi, itd. Stosuj domyślnie wybór domyślnego cennika dla kontrahenta W sekcji tej dostępne są dwa pola: Cennik sprzedaŝy oraz Upust [%]. Z listy rozwijanej Cennik sprzedaŝy moŝna wybrać jedeną z czterech opcji. Trzy pierwsze moŝliwości wyboru to nazwy cennika towarów, który zastosowany będzie domyślnie w oknie 5.SprzedaŜ w trakcie wystawiania dokumentu sprzedaŝy dla danego kontrahenta. Czwarta opcja to: Nieokreślona (cena sprzedaŝy), wybór tej opcji powoduje Ŝe, w trakcie wystawiania dokumentu sprzedaŝy dla wybranego kontrahenta, przy dopisywaniu nowej pozycji na dokumencie program wyświetli okno umoŝliwiające wybór ceny sprzedaŝy (zob. Rys. 146). Rys Okno Wybór ceny zawierające przykładowe nazwy cenników. 163

164 Nazwy cenników oraz dokładność zaokrąglania ceny są ustalane w menu Opcje Opcje towarów w sekcji F5.Trzy ceny sprzedaŝy. Cenniki towaru określa się w kartotece 7.Towary i usługi w oknie Dane o towarze lub usłudze związanym z danym towarem, w sekcji F5. Ceny sprzedaŝy (Rys. 147). Rys Fragment okna Dane o towarze lub usłudze dla wybranego towaru ustalanie trzech róŝnych cenników sprzedaŝy. Określenie w polu Cennik sprzedaŝy (zob. Rys. 145), która cena ma być domyślnie stosowana dla danego kontrahenta pozwala na automatyczne wstawienie odpowiedniej ceny (cennika) na dokumencie sprzedaŝy dla danego kontrahenta. Cennik lub cenę moŝna zmienić na samym dokumencie sprzedaŝy (pole Proponuj [Inny cennik] w oknie Pozycja na fakturze - sprzedaŝ). Dla przykładu, dla kontrahenta, którego opis podano na Rys. 145 wybrano Cennik sprzedaŝy hurt. Oznacza to, Ŝe jeŝeli sprzedawany będzie temu kontrahentowi towar o cenniku jak na Rys. 147, to na dokumencie sprzedaŝy zostanie automatycznie zaproponowana cena pierwsza równa 2000,00 zł netto. MoŜna w ten sposób podzielić wszystkich kontrahentów na trzy grupy, ze względu na proponowaną domyślnie cenę sprzedaŝy poszczególnych towarów. W polu Upust [%]: moŝna wpisać domyślnie proponowany, dla danego kontrahenta, upust na wprowadzanych dokumentach sprzedaŝy. W trakcie wystawiania dokumentu sprzedaŝy dla danego kontrahenta, automatycznie uwzględniany będzie wówczas w cenie upust wpisany w tym polu. Upust ten moŝna zmieniać (lub wykasować) na samym dokumencie sprzedaŝy w oknie Pozycja na fakturze. F6. Dane do przelewów Sekcja ta słuŝy do wpisania numeru rachunku bankowego danego kontrahenta w polu Rachunek: Na podstawie ośmiu cyfr numeru rachunku (numer identyfikacyjny, zaczynający się od trzeciej cyfry numeru) program rozpozna automatycznie nazwę banku kontrahenta, która wyświetlona zostanie po prawej stronie pola Rachunek:. W bazie danych programu Fakt zgromadzone są aktualne dane dotyczące nazw banków i związanych z nimi numerów identyfikacyjnych. Na tej podstawie program określa nazwę oddziału banku. Baza danych o bankach jest na bieŝąco aktualizowana. MoŜe się jednak okazać, Ŝe nowo powstały bank lub oddział banku nie widnieje jeszcze w tej bazie lub nazwa danego banku zmieniła się i jest wyświetlana niepoprawnie. NaleŜy wówczas skorzystać z menu Opcje 164

165 Rachunki bankowe [Kartoteka banków] i przypisać dany numer identyfikacyjny (8 cyfr) do odpowiedniej nazwy banku. Typ kontrahenta W sekcji tej dostępne są trzy opcje do wyboru: Dostawca (zakupy), Odbiorca (sprzedaŝ), Inny (księga). Wybranie (zaznaczenie) poszczególnych opcji pozwala określić, na jakich dokumentach dany kontrahent moŝe widnieć. ZAZNACZENIE poszczególnych opcji ma więc określone niŝej znaczenie: Dostawca (zakupy) Odbiorca (sprzedaŝ) Inny (księga) Kontrahent moŝe występować na dokumentach zakupu. Kontrahent moŝe występować na dokumentach sprzedaŝy. Kontrahent moŝe występować na dokumentach wprowadzanych bezpośrednio do księgi (patrz rozdział Księga). Aby dany kontrahent nie był widoczny na dokumentach danego typu, naleŝy odznaczyć odpowiednią opcję. JeŜeli np. dany kontrahent jest WYŁĄCZNIE dostawcą, nie ma potrzeby, aby widniał on na liście wyboru kontrahenta, w trakcie wystawiania dokumentu sprzedaŝy itd. Funkcja ta działała poprawnie, jeŝeli dodatkowo w oknie Opcje zakupów i kontrahentów (menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów) NIE ZAZNACZONO opcji Kontrahenci widoczni we wszystkich oknach. W przeciwnym wypadku ustawienia widoczności kontrahentów, na wybranych typach dokumentów, wybrane w oknie Informacje o kontrahencie, zostaną zignorowane i wszyscy kontrahenci będą widoczni na wszystkich typach dokumentów. Sugerowany opis do KPiR W polu tym moŝna wpisać sugerowany opis do księgi (KPiR) dla danego kontrahenta. Będzie on wprowadzany do księgi (kolumna Opis zdarzenia kartoteki 3.Księga) w trakcie bezpośredniego (ręcznego) wpisywania dokumentów związanych z danym kontrahentem w księdze. Opis ten pojawiać się będzie równieŝ na dokumencie zakupu (okno Zakup), w polu Opis do księgi. Domyślny typ dokumentu w zakupach W polu tym wybrać moŝna domyślny typ dokumentu, jaki ustawiany będzie na dokumentach zakupu (okno Zakup, pole F7. Typ dokumentu) po wybraniu danego kontrahenta. Do wyboru są tu wszystkie typy dokumentów zakupu: Rachunek, Faktura VAT, Faktura VAT z odliczeniem w term. płatności, Faktura VAT MP, Faktura VAT zaliczka, Nabycie wewnątrzwspóln., Import usług. 165

166 Obroty, NaleŜności, Zobowiązania W oknie Informacje o kontrahencie (zob. Rys. 145) dostępny jest równieŝ podgląd kwoty obrotów z danym kontrahentem oraz naleŝności i zobowiązań z nim związanych. Podana tu równieŝ zostaje Data ostatniej sprzedaŝy (Rys. 148). Przycisk [Oblicz!] pozwala wymusić ponowne przeliczenie obrotów z kontrahentem i uaktualnienie wyświetlanych wartości w oknie. Rys Fragment okna Informacje o kontrahencie - Obroty, NaleŜności, Zobowiązania związane z danym Przycisk [Adres wysyłki] kontrahentem. Wywołuje okno o tej samej nazwie (zob. Rys. 149), w którym wprowadzić moŝna adres na jaki naleŝy przesyłać dokumenty sprzedaŝy, jeŝeli ma być on inny niŝ adres siedziby głównej kontrahenta (wpisanej w oknie Dane kontrahenta). Rys Okno Adres wysyłki Notatka pozwala zamieścić dodatkowy opis kontrahenta o długosci do 1024 znaków. 166

167 2. Historia rozliczeń dla kontrahenta W oknie Informacje o kontrahencie (Rys. 145) dostępny jest dodatkowy przycisk [F3.Historia]. Wciśnięcie tego przycisku wywołuje okno Historia rozliczeń dla kontrahenta (Rys. 150). Historia rozliczeń pokazuje dokumenty rozmieszczone w trzech sekcjach okna: - Dokumenty sprzedaŝy i wypłaty do rozliczenia - po lewej stronie. - Dokumenty zakupu i wpłaty do rozliczenia - po prawej stronie - Dokumenty rozliczone wcześniej czyli powiązane - w dolnej części okna. Powiązanie (rozliczenie) dwóch dokumentów następuje poprzez podświetlenie dokumentu z lewej strony i dokumentu z prawej strony, a następnie wciśnięcie przycisku [PowiąŜ]. Tak powiązane dokumenty trafiają do dolnej częsci okna. Anulowanie w razie konieczności powiązań dokumentów odbywa się poprzez wskazanie powiązanych dokumentów w sekcji dolnej i wybranie przycisku [Anuluj powiązanie]. Dokumenty po anulowaniu powiązanie trafiają spowrotem do swoich sekcji w górnej części okna. Funkcje tego okna pozwalają takŝe na przeglądanie historii dokumentów zakupu i sprzedaŝy związanych z danym kontrahentem; odnajdywanie dokumentów nie zapłaconych w historii rozliczeń z kontrahentem; wystawianie dokumentów kasowych [+K], przelewów [+B] i not rozrachunkowych [+N] lub wprowadzanie płatności uproszczonych [+G] związanych z wybranym dokumentem zakupu/sprzedaŝy; poprawianie [Popraw], usuwanie/anulowanie [Usuń] i drukowanie [F6. Drukuj] wybranych przelewów, dokumentów kasowych i not rozrachunkowych. Odnajdywanie dokumentów Odnalezienie dokumentów w oknie Historia rozliczeń dla kontrahenta (zob. Rys. 150) jest łatwiejsze jeśli wykorzystana zostanie moŝliwość ograniczenia przedziału czasowego z którego widoczne są wyświetlane dokumenty w dwóch górnych oknach. Natomiast dokumenty juŝ powiązane (połączone w pary dokumenty, które dotyczą wzajemnego rozliczenia stron transakcji) są widoczne w dolnej części okna Historia rozliczeń dla kontrahenta zob.. Rys. 150). Przedział czasowy z którego widoczne są dokumenty na zestawieniu naleŝy określić poprzez wpisanie daty początkowej i końcowej okresu odpowiednio w polach Od dnia... i do dnia... (zob. Rys. 150). Jeśli nie wprowadzimy przedziału czasowego widoczne będą dokumenty z całego dostępnego okresu, od początku prowadzenia firmy z wykorzystaniem programu Fakt. UWAGA! Najczęstszą przyczyną problemów związanych z brakiem określonych dokumentów zakupu/sprzedaŝy na liście rozliczeń z kontrahentem jest nieprawidłowe określenie okresu, z którego dane mają być wyświetlane. 167

168 Rys Okno Historia rozliczeń dla kontrahenta. Zaznaczenie dokumentu na liście Dokumenty sprzedaŝy i wypłaty do rozliczenia lub na liście Dokumenty zakupu i wpłaty do rozliczenia spowoduje, Ŝe na przycisku Dla podświetlonego dokumentu pojawi się znacznik wskazanego dokumentu. Od tego momentu kliknięcie na tym przycisku spowoduje Ŝe wyświetlone zostaną jedynie inne dokumenty powiązane z aktualnie wybranym dokumentem. Aby przywrócić widok wszystkich dokumentów z zadanego okresu naleŝy uŝyć przycisku Wszystkie dla kontrahenta Ułatwieniem w wyszukiwaniu dokumentów powiązanych jest moŝliwość sortowania dokumentów na liście. Pole wyboru Najnowsze na górze pozwala wybrać czy dokumenty ostatnio powiązane znajdą się na górze czy na dole listy. 168

169 Z listy rozwijanej moŝemy wybrać sposób sortowania par dokumentów powiązanych, widocznych na dolnej liście: 1. wg. daty starszego (z dwóch powiązanych dokumentów), 2. wg. nowszego (z dwóch powiązanych dokumentów), 3. wg. zakupu/sprzedaŝy, 4. wg. kasy/banku. Istnieje takŝe moŝliwość zamiany stronami wyświetlanych na tej liście dokumentów. Z listy rozwijanej wybieramy : tak jak na górze czyli układ podobny rozmieszczenia okien dokumentów w górnej części okna Historia rozliczeń dla kontrahenta (zob. Rys. 150), kasa/bank po prawej - układ w którym dokumenty kasowe i bankowe zawsze są po prawej stronie, a dokumenty zakupu i sprzedaŝy po lewej. Powiązanie dokumentów W oknie Historia rozliczeń dla kontrahenta (zob. Rys. 150) istnieje równieŝ moŝliwość wystawienia dokumentów kasowych (przycisk [+K]), przelewów (przycisk [+B]), not rozrachunkowych (przycisk [+N]) i płatności uproszczonych (przycisk [+G]). JeŜeli w sekcji Dokumenty sprzedaŝy i wypłaty do rozliczenia lub w sekcji Dokumenty zakupu i wpłaty do rozliczenia wybrany (podświetlony) jest dokument zakupu lub sprzedaŝy, to wciśnięcie przycisku [+K]/[+B]/[+N] spowoduje wystawienie dokumentu kasowego, przelewu lub noty na podstawie danych zawartych w wybranym dokumencie zakupu lub sprzedaŝy. (zob. Rys. 151) Na dokumencie kasowym, przelewie lub nocie zostanie automatycznie wpisana kwota nierozliczona związana z danym dokumentem zakupu lub sprzedaŝy. Wystawiany w ten sposób dokument kasowy, przelew, nota zostanie automatycznie powiązana z wybranym dokumentem zakupu lub sprzedaŝy. MoŜna oczywiście zmienić (zmniejszyć) kwotę na dokumencie kasowym lub przelewie wówczas dokument taki tylko w części rozliczy wskazany dokument zakupu lub sprzedaŝy. 169

170 Rys Przykładowy przelew wystawiony dla dokumentu sprzedaŝy w oknie Historia rozliczeń dla kontrahenta automatyczne wypełnienie danych do przelewu. W przypadku płatności uproszczonej [+G] pojawi się okno Płatność uproszczona (zob Rys. 152) z informacją jakiego dokumentu dotyczy płatność oraz kwotą jaka znajduje się na tym dokumencie. UŜytkownik sam wpisuje właściwą kwotę w pole zapłacono: lub wybiera przycisk [F5.Całość]. Rys Okno Płatność uproszczona Tworzona jest informacja dla programu Ŝe dokumenty rozliczane są na podstawie pola zapłacono na dokumencie zakupu/sprzedaŝy (bez tworzenia dokumentów KP/KW). Na rozliczanym dokumencie pojawi się kwota zapłaty w dolnej części okna. Dla pełniejszego ukazania zachodzącego powiązania na. Rys. 153 ukazano fragment dolnej części okna Historia rozliczeń dla kontrahenta..., w której znalazły się rozliczone dokumenty. Pierwszy oznaczony jako Sp - dokument sprzedaŝy powiązany z informacją wpis na dok. oznaczającą Ŝe dokument został rozliczony na podstawie pola Zapłacono. Jako drugi na liście widnieje rozliczony na podstawie wpisu w polu Zapłacono i dlatego oznaczony jako wpis na dok. dokument zakupu Za. 170

171 Rys. 153 Fragment okna Historia rozliczeń dla kontrahenta..., jego dolna część ukazująca dokumenty powiązane, za które nastąpiła płatność uproszczona gotówką. PoniŜsze przykłady objaśniają sposób postępowania w najczęstszych przypadkach występujących w czasie pracy z programem Fakt. Przykład 1: Wystawienie faktury sprzedaŝy, płatnej natychmiast gotówką, rozliczenie dokumentu na podstawie wpisu w polu Zapłacono Aby wystawić fakturę sprzedaŝy naleŝy przejść do okna 5.SprzedaŜ. W tym oknie wystawiamy nowy dokument sprzedaŝy, uŝywając klawisza [Insert]. Po otworzeniu dokumentu sprzedaŝy, naleŝy wyszukać i wybrać z listy kontrahenta lub dopisać nowego, a następnie dopisać pozycje na fakturze uŝywając przycisku [Dopisz]. Po wpisaniu pozycji na fakturze naleŝy wybrać formę zapłaty, wybierając ją z listy. W omawianym przykładzie przypadku płatność dokonywana jest gotówką w trakcie wystawienia faktury. W polu Zapłacono: wpisujemy ręcznie całą kwotę faktury, moŝna to zrobić wciskając znajdujący się obok przycisk [Całość]. Przykład 2: Wprowadzenie zapłaty za fakturę w późniejszym terminie, rozliczenie na podstawie wpisu w polu Zapłacono PoniewaŜ informacje o wpłatach nanosi się tylko bezpośrednio na dokumentach sprzedaŝy, których dotyczą, naleŝy najpierw odszukać dokument sprzedaŝy, którego dotyczy wpłata. JeŜeli znana jest data i numer faktury, odnajdujemy ją w oknie 5.SprzedaŜ. W przeciwnym razie naleŝy odszukać dany dokument po nazwie kontrahenta. SłuŜy do tego polecenie Zestawienia Kontrahenci Obroty z kontrahentami (DFD) (Rys. 154). 171

172 Rys Wyszukiwanie dokumentów związanych z danym kontrahentem (Zestawienia Kontrahenci Obroty z kontrahentami). Znając juŝ numer faktury, odnajdujemy ją w oknie 5.SprzedaŜ i otwieramy wciskając klawisz [Enter]. W polu Zapłacono: naleŝy wpisać kwotę wpłaty, a jeśli wpłynęła cała kwota, moŝna uŝyć znajdującego się obok przycisku [Całość]. Informację o dacie wpłaty moŝna wpisać w polu uwag, w ramach tej samej faktury. Przykład 3: Wystawienie faktury sprzedaŝy płatność natychmiast gotówką, rozliczenie dokumentu przez powiązanie z dokumentem KP Aby wystawić fakturę sprzedaŝy, naleŝy przejść do okna 5.SprzedaŜ. W tym oknie wystawiamy nowy dokument sprzedaŝy, uŝywając klawisza [Insert]. Po otworzeniu dokumentu sprzedaŝy, naleŝy wyszukać i wybrać kontrahenta z listy lub dopisać nowego, a następnie dopisać pozycje na fakturze uŝywając przycisku [Dopisz]. Po wpisaniu pozycji na fakturze naleŝy wybrać formę zapłaty. W omawianym przypadku jest to płatność gotówką, więc korzystamy z przycisku [Wpłata], co spowoduje utworzenie dokumentu kasowego automatycznie powiązanego z daną fakturą (Rys. 155). 172

173 Rys Automatyczne tworzenie dokumentu kasowego KP, powiązanego z fakturą dla natychmiastowej wpłaty gotówkowej. Po zapisaniyu takiego dokumentu kasowego informacja o zapłaconej kwocie będzie widoczna fakturze. Przykład 4: Rozliczenie faktury rozliczenie przez powiązanie z przelewem bankowym na podstawie wyciągu bankowego Aby wprowadzić informacje o przelewie, naleŝy otworzyć okno 0.Kasa i bank. W tym oknie wybieramy z listy rozwijanej właściwy rachunek bankowy i wprowadzamy nowy dokument bankowy przyciskiem [Dopisz] lub uŝywając klawiszy [Alt] + [D]. Po naciśnięciu tych klawiszy wyświetla się okno informacji o przelewie. W oknie tym naleŝy wpisać wszystkie informacje dotyczące przelewu, w tym kontrahenta, od którego wpłynął przelew. Jeśli jest to przelew wychodzący (P-) naleŝy wprowadzić rachunek bankowy odbiorcy. W celu zdjęcia naleŝności lub zobowiązania z danego dokumentu zakupu/sprzedaŝy, naleŝy go wyszukać na liście wszystkich dotychczasowych faktur, dotyczących wskazanego kontrahenta. Do wyszukiwania faktur słuŝy przycisk [...], znajdujący się w sekcji w cięŝar rachunku pozwala on na przejrzenie dotychczasowych kontaktów z kontrahentem (okno Historia rozliczeń dla kontrahenta, Rys. 156). 173

174 Rys Wybór faktury do powiązania z przelewem Historia rozliczeń dla kontrahenta. Okno podzielone na sekcje: Dokumenty sprzedaŝy i wypłaty do rozliczenia oraz Dokumenty zakupu i wpłaty do rozliczenia umoŝliwia sprawdzenie stanu rozliczeń z tym kontrahentem oraz wyszukanie faktury do której odnosi się otrzymana przelewem płatność lub faktury za którą zamierzamy dokonać przelewu. Aby powiązać dokument, naleŝy z listy faktur wybrać (podświetlić) odpowiednią fakturę zakupu lub sprzedaŝy, a następnie potwierdzić dokonany wybór przyciskiem [F9. Zapamiętaj]. Po wykonaniu tej operacji następuje automatyczny powrót do okna informacji o przelewie. W oknie tym, na dolnym przycisku F4 wyświetla się wówczas data wprowadzenia przelewu, nr dzienny (np. #1), data i kwota faktury (okno Informacje o przelewie, Rys. 157). Aby powiązać przelew z wybranym dokumentem zakupu/sprzedaŝy naleŝy wcisnąć przycisk F4 i zapamiętać wprowadzone dane (przycisk F9. Zapamiętaj). 174

175 Rys Wygląd okna Informacje o przelewie, po wybraniu faktury do powiązania z danym przelewem - powiązanie nastąpi po wciśnięciu przycisku F2. PowiąŜ. W analogiczny sposób moŝna wprowadzić w programie Fakt dokument kasowy lub notę rozrachunkową. Okno Historia rozliczeń dla kontrahenta pozwala więc na zastosowanie alternatywnego sposobu powiązania dokumentu zakupu lub sprzedaŝy z odpowiednim dokumentem kasowym lub przelewem, w stosunku do sposobów przedstawionych w rozdziale Rozrachunki z kontrahentami. Aby poprawić, usunąć/anulować lub wydrukować dany dokument, wybrany w sekcji Historia rozliczeń dla kontrahenta, naleŝy uŝyć odpowiednio przycisków [Popraw], [Usuń] lub [Drukuj]. 3. Rozrachunki z kontrahentami Czasami zdarza się, iŝ powstają pewne nieprawidłowości (pozorne) w obliczaniu poszczególnych kwot w rozrachunkach z kontrahentami. PoniŜej przedstawione zostaną najczęściej spotykane przyczyny tego typu sytuacji i sposoby poradzenia sobie nimi. JeŜeli pomimo prawidłowo prowadzonych rozrachunków z kontrahentem kwoty naleŝności i zobowiązań nie są odpowiednio aktualizowane, naleŝy sprawdzić opcję Automatyczna aktualizacja obrotów z kontrahentami (zob. Rys. 158) w oknie Opcje zakupów i kontrahentów (menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów). 175

176 JeŜeli opcja ta jest WYŁĄCZONA to wprowadzane zmiany, związane z rozliczaniem dokumentów zakupu, nie będą powodowały automatycznego uaktualnienia zobowiązań i naleŝności. Wówczas, aby uzyskać informacje na temat aktualnych kwot zobowiązań i naleŝności, naleŝy za kaŝdym razem wykonać polecenie Wpisywanie Kontrahenci Podsumuj obroty i naleŝności. Zaleca się więc WŁĄCZENIE tej opcji. Wówczas kwoty zobowiązań i naleŝności będą aktualizowane na bieŝąco, wraz z rozliczaniem dokumentów zakupu/sprzedaŝy. Rys Okno Opcje zakupów i kontrahentów którym wyróŝniono opcję Automatyczna aktualizacja obrotów z kontrahentami. MoŜna równieŝ zaktualizować salda rozliczeń jednorazowo w dowolnym momencie wykonując polecenie Wpisywanie Kontrahenci Podsumuj obroty i naleŝności (BFH). Aktualizacji tej moŝna dokonać na dwa sposoby, w zaleŝności od opcji wybranej w oknie Podsumowanie obrotów i naleŝności (Rys. 159). 176

177 Rys Opcje podsumowania obrotów z kontrahentami (Wpisywanie Kontrahenci Podsumuj obroty i naleŝności). Dla podświetlonego poniŝej: po zaznaczeniu tej opcji zostanie wykonane przeliczenie obrotów, naleŝności i zobowiązań dla jednego, wskazanego kontrahenta. Metoda przydatna jest, jeŝeli konieczne jest szybkie zaktualizowanie obrotów i naleŝności dla konkretnego kontrahenta, Dla wszystkich kontrahentów: po zaznaczeniu tej opcji zostanie wykonane przeliczenie obrotów, naleŝności i zobowiązań dla wszystkich kontrahentów. Aktualizacja zajmuje w tym przypadku znacznie więcej czasu, w porównaniu z metodą pierwszą. Opcja ta jest przydatna, jeśli konieczne jest uaktualnienie obrotów i naleŝności z uwzględnieniem wszystkich kontrahentów danej firmy. JeŜeli wykonanie podsumowania obrotów z danym kontrahentem (z wszystkimi kontrahentami) nie wpływa na poprawne ustalenie kwot obrotów, naleŝności i zobowiązań wobec kontrahenta, naleŝy sprawdzić faktyczny stan rozliczenia poszczególnych dokumentów związanych z danym kontrahentem. Aby szybko odnaleźć dokumenty niezapłacone, najwygodniej posłuŝyć się funkcją Historia rozliczeń dla kontrahenta, która opisana została w poprzednim punkcie instrukcji (strona 167). 4. Okno 0.Kasa i bank Okno to pozwala wprowadzać, przeglądać i poprawiać lub usuwać dokumenty kasowe, bankowe i noty rozrachunkowe, na podstawie których program oblicza stan rozrachunków z kontrahentami. Zawartość okna 0.Kasa i bank zaleŝy od wyboru dokonanego na liście rozwijanej (zob. Rys. 160). JeŜeli włączona została obsługa wielu rachunków bankowych (menu Opcje Rachunki bankowe) i wprowadzono informacje o dodatkowych kasach i/lub rachunkach bankowych to pojawią się one na liście rozwijanej. Aby wyświetlić w oknie, dokumenty związane z 177

178 odpowiednią pozycją na liście naleŝy ją wybrać dokumenty pochodzące z innych pozycji listy zostaną ukryte. Rys Fragment okna 0.Kasa i bank z rozwiniętą listą wyboru Na to jakiego typu dokumenty są widoczne w oknie mają wpływ takŝe ustawienia w oknie Zakres informacji o dokumentach kasowych i bankowych (zob. Rys. 161) wywoływanego z paska narzędzi programu Fakt po naciśnieciu ikony. Rys Okno Zakres informacji o dokumentach kasowych i bankowych Widoczne są dokumenty, których typ wybrany został zaznaczony do wyświetlenia w sekcji F4. Rodzaje dokumentów. Na liście tej dostępne są następujące typy dokumentów: KP Kasa przyjmie/przelew przychodzący/nota rozrachunkowa + KW Kasa wypłaci/kasa wypłaci/nota rozrachunkowa - SP Saldo początkowe SK Saldo końcowe W oknie 0.Kasa i bank (zob. Rys. 160) wpisując w pola Od dnia:... do dnia:... właściwe daty, uŝytkownik moŝe zawęzić listę wyświetlanych dokumentów do wybranego okresu. 178

179 Przycisk [F5. OdświeŜ] powoduje odświeŝenie (odczytanie na nowo) listy dokumentów kasowych Przycisk [D] powoduje wczytanie dokumentów z bieŝącego dnia (określonego na podstawie daty systemowej). Przycisk [M] powoduje wyświetlenie dokumentów z bieŝącego miesiąca. Przycisk [R] umieszcza w oknie dokumenty z bieŝącego roku. Drukowanie dokumentu kasowego/przelewu bankowego/noty rozrachunkowej Wydruk wybranego (podświetlonego) w oknie 0.Kasa i bank dokumentu czy to kasowego czy przelewu lub noty rozrachunkowej rozpoczynamy od kliknięcia ikony drukowania na pasku narzędziowym programu Fakt. Po wybraniu i zatwierdzeniu wzorca wydruku dokumentu kasowego w oknie F12.Wydruk pojawi się gotowy do wydruku dokument. Po sprawdzeniu poprawności ponowne kliknięcie ikony drukowania wyśle dokument na drukarkę do wydruku. JeŜeli wybrany zostanie na liście dokumentów dokument typu SK Saldo końcowe, to po wciśnięciu przycisku [F6. Drukuj] w oknie F12.Wydruk automatycznie pojawi się przygotowany wydruk dziennego raportu z kasy. Dokumenty kasy gotówkowej Po wybraniu z listy rozwijanej (Rys. 160) właściwej kasy gotówkowej moŝna wystawić w tej kasie nowy dokument kasowy poprzez wybranie polecenia z menu Wpisywanie Dopisz lub kliknięcie na ikonę w pasku narzędziowym programu Fakt lub naciśnięcie klawisza Insert na klawiaturze. Wykonanie powyŝszej czynności powoduje pojawienie się na ekranie okna Dokument kasowy (Rys. 162). W oknie tym naleŝy dokładnie wypełnić wszystkie niezbędne dane do dokumentu kasowego. NaleŜy koniecznie wybrać typ dokumentu za pomocą listy w polu Typ. Dopiero określenie typu dokumentu powoduje aktywację przycisku [F9. Zapisz] (a więc moŝliwość zatwierdzenia dokumentu kasowego). JeŜeli włączona została opcja obsługi wielu rachunków bankowych (menu Opcje Rachunki bankowe), w oknie tym pojawi się dodatkowo pole Wybór kasy (Rys. 162). Domyślnie jest ustawiona kasa wybrana przez uŝytkownika z listy rozwijanej lecz w tym polu moŝna określić, inną kasę z którą związany jest wystawiany dokument kasowy. W sekcji F5. Kontrahent istnieje moŝliwość odszukania i wybrania kontrahenta, z którym dany dokument jest związany. 179

180 Rys Okno edycyjne Dokument kasowy wpisywanie danych do dokumentu kasowego. Do wybrania kontrahenta w sekcji F5. Kontrahent słuŝy przycisk [...], dzięki któremu moŝna powiązać dany dokument kasowy z konkretnym dokumentem zakupu lub sprzedaŝy (patrz rozdział 3. Rozrachunki z kontrahentami). Poprawienie juŝ wystawionego dokumentu w kasie gotówkowej jest moŝliwe gdy jest on zaznaczony na liście i uŝytkownik naciśnie klawisz [Enter] na klawiaturze lub wybierze z menu programu Fakt polecenie Wpisywanie Popraw albo kliknie na ikonie edycji dokumentu w pasku narzędziowym. Spowoduje to wywołanie okna Dokument kasowy (Rys. 162) z wcześniej zapisanymi w tym dokumencie danymi. Generalnie, nie jest moŝliwe poprawianie informacji znajdujących się na dokumencie kasowym. MoŜliwe jest jedynie wprowadzenie informacji, którego dokumentu zakupu lub sprzedaŝy dany dokument kasowy dotyczy (powiązanie). JeŜeli poprawiany jest dokument kasowy, powiązany wcześniej z dokumentem zakupu lub sprzedaŝy, to powiązanie to moŝna zmienić poprzez ponowne uŝycie przycisku [...] i powiązanie z innym, odpowiednim dokumentem zakupu lub sprzedaŝy. JeŜeli wcześniej dany dokument kasowy rozliczał (w całości lub częściowo) powiązany z nim dokument zakupu lub sprzedaŝy, to rozliczenie to będzie anulowane. Kwota Zapłacono: na danym dokumencie zakupu lub sprzedaŝy będzie zmodyfikowana (zmniejszona) o wartość widniejącą na danym dokumencie kasowym (jeŝeli dokument kasowy w całości rozliczał dany dokument zakupu lub sprzedaŝy to kwota ta zostanie wyzerowana). Ta sama kwota (nie jest moŝliwa jej zmiana na dokumencie kasowym) rozliczy wówczas (w całości lub częściowo) dokument zakupu lub sprzedaŝy wskazany podczas poprawiania powiązania. Anulowanie wybranego dokumentu kasowego oznacza, Ŝe nie będzie on brany pod uwagę do jakichkolwiek obliczeń. 180

181 5JeŜeli dany dokument kasowy był wcześniej powiązany z dokumentem zakupu lub sprzedaŝy (rozliczał ten dokument), to powiązanie (rozlicznie) to będzie anulowane. Spowoduje to modyfikację (zmniejszenie lub wyzerowanie) kwoty Zapłacono: na danym dokumencie zakupu lub sprzedaŝy i odpowiednie uaktualnienie salda rozrachunków (zwiększenie odpowiednio kwoty zobowiązań lub naleŝności) z kontrahentem, dla którego wystawiony był dany dokument zakupu lub sprzedaŝy. Dokumenty anulowane łatwo odszukać na liście dokumentów kasowych. Symbole typów tych dokumentów pisane są małymi literami i poprzedzone są znakiem -, np. symbol - kp oznacza anulowany dokument typu KP (kasa przyjmie). Saldo końcowe kasy gotówkowej Wybranie polecenia z menu Wpisywanie Kasa i bank Zamknij dzień pozwala na obliczenie salda końcowego kasy na określony w polu Data (DD.MM.RR) (Rys. 163) dzień. Na liście dokumentów kasowych pojawi się wówczas odpowiedni dokument salda końcowego SK. Rys Wybór daty obliczenia salda końcowego w kasie ([Zamknij dzień]). JeŜeli w określonym dniu wykonywane było juŝ obliczenie salda końcowego, to ponowne uŝycie tej funkcji spowoduje obliczenie (i wstawienie odpowiedniego dokumentu SK) nowego salda końcowego uwzględniającego operacje wykonane po obliczeniu poprzedniego salda w danym dniu. Dokumenty związane z rachunkiem bankowym Po wybraniu z listy rozwijanej (zob. Rys. 160) właściwego rachunku bankowego wyświetlone zostają dokumenty związane z wybranym kontem bankowym. UŜytkownik moŝe przeglądać, dopisywać, poprawiać oraz usuwać dokumenty w sposób identyczny jak w kasie gotówkowej. Dopisanie nowego lub poprawienie juŝ istniejącego, wybranego z listy dokumentu bankowego. RóŜni się porównaniu z omawianą wcześniej kasą gotówkową w wyglądem i treści danych wprowadzanych w oknie edycyjnym (Rys. 164), słuŝącym do wprowadzania danych o dokumentach bankowych. 181

182 Rys Okno Informacje o przelewie wprowadzanie danych dotyczących przelewu. W oknie tym dokonuje się m.in. wyboru typu przelewu (pole Typ). MoŜliwe jest tu równieŝ ścisłe określenie, czego dotyczy dany przelew (Rys. 165). Ścisłe określenie typu przelewu pozwala m.in. na automatyczne przeniesienie odsetek i kosztów bankowych do księgi w trakcie wykonywania rozliczenia miesiąca (omówione zostanie to w dalszej części instrukcji, w rozdziale Księga). JeŜeli np. wpisany zostanie przelew przychodzący P+ dotyczący odsetek bankowych (wybór opcji Odsetki bankowe, zob. Rys. 165), moŝna automatycznie przenieść odpowiednią kwotę (wpis do księgi) związaną z tym przelewem do księgi, jako przychód z tytułu odsetek bankowych. Podobnie jest w przypadku wyboru opcji Prowizje bankowe (przeniesienie do księgi kosztów bankowych, typ przelewu P-). Aby wprowadzić na podstawie takich dokumentów bankowych odpowiednie wpisy do księgi, naleŝy w trakcie rozliczania miesiąca (menu Wpisywanie Księga Rozliczenie miesiąca) wybrać opcję Odsetki i koszty bankowe: Umieść w księdze. Rys Określenie typu przelewu. WaŜne jest, aby na dokumencie podany był odpowiedni rachunek bankowy. JeŜeli przelew związany jest z kontrahentem, dla którego w oknie Informacje o kontrahencie podany został 182

183 numer jego rachunku bankowego, numer ten pojawi się automatycznie na przelewie, po wybraniu danego kontrahenta w sekcji W cięŝar rachunku (P+) lub Na dobro rachunku (P-). JeŜeli włączona jest opcja obsługi wielu rachunków bankowych (menu Opcje Rachunki bankowe) w oknie tym moŝna określić, z którym kontem bankowym firmy ma być związany dany przelew. Wyboru rachunku bankowego dokonuje się w polu Rachunek (zob. Rys. 164). Przycisk [F5. Szukanie dokumentu] Funkcja ta pozwala na szybkie wyszukanie dokumentu zakupu/sprzedaŝy, którego dotyczy dany przelew i automatyczne wypełnienie, na podstawie danych zawartych w dokumencie zakupu/sprzedaŝy, wszystkich niezbędnych danych do przelewu w oknie Informacje o przelewie (zob. Rys. 164). Aby skorzystać z automatycznego wpisywania danych za pomocą tej funkcji, naleŝy uprzednio w polu Typ (zob. Rys. 164) wybrać odpowiedni typ przelewu (P+ dla sprzedaŝy lub P- dla zakupu). Wciśnięcie przycisku [F5. Szukanie dokumentu] wywołuje okno Szukanie dokumentu (Rys. 166). W sekcji Dane szukanego dokumentu w polu Numer: naleŝy wpisać numer szukanego dokumentu. Uaktywnią się wówczas przyciski [Szukaj w zakupach] oraz [Szukaj w sprzedaŝy]. Wciśnięcie odpowiedniego przycisku sprawi, Ŝe wśród wszystkich dokumentów zakupu/sprzedaŝy odnalezione zostaną te o wskazanym numerze. Informacje o tych dokumentach zostaną wypisane w postaci listy w polu Lista znalezionych dokumentów (Rys. 166). Rys Wyszukiwanie dokumentu zakupu/sprzedaŝy, którego dotyczy dany przelew. 183

184 NaleŜy następnie wybrać (podświetlić) odpowiedni dokument z listy i zatwierdzić wybór przyciskiem [F9. Zapamiętaj]. W oknie Informacje o przelewie (zob. Rys. 164) pojawią się wówczas wszystkie dane związane z danym dokumentem zakupu/sprzedaŝy. Natomiast jeśli znaleziony zostanie tylko jeden dokument odpowiadający wpisanemu poszukiwanemu numerowi to zostanie on automatycznie potraktowany jako wybrany i bez wciskania [F9.Zapamietaj] jego dane zostaną przeniesione do okna Informacje o przelewie. (zob. Rys. 164). MoŜna takŝe poszukiwać dokumentu znając kwotę na którą on opiewa, oraz korzystać z warunków logicznych ułatwiających poszukiwania. [ ] W module FK (Księgi Handlowe) przycisk ten pozwala na przejście do dekretu związanego z podświetlonym dokumentem bankowym. [ ] W module FK pozwala na sprawdzenie lub zmianę powiązania z kontem księgowym. [Home Banking] Funkcja ta przeznaczona jest dla uŝytkowników wykorzystujących system Home Banking-u, usługę oferowaną przez niektóre banki. Aby korzystać z tej funkcji naleŝy upewnić się jaki system wykorzystuje bank uŝytkownika oraz sprawdzić, czy system ten lub nazwa banku widnieje na liście Eksport przelewów do banku: w menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów (Rys. 167). Rys Wybór systemu Home Banking-u (menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów). JeŜeli system taki istnieje, naleŝy wybrać go z listy i potwierdzić (przycisk [F9. Zapisz]) ten wybór. System Home Banking-u pozwala na przygotowanie plików, zawierających informacje o przelewach wychodzących P- (wyłącznie wychodzących. Plik z przygotowanymi w ten sposób danymi o przelewach moŝna następnie zaimportować do oddzielnego programu Home Banking-u. 184

185 Aby przygotować plik z danymi o przelewach wychodzących za pomocą funkcji [Home Banking] naleŝy w pierwszej kolejności, zaznaczyć na liście przelewów (zob. Rys. 168.) te przelewy wychodzące, których dane mają być przekazane do systemu Home Banking-u. Aby zaznaczyć podświetlony aktualnie na liście przelew wychodzący, naleŝy wcisnąć klawisz spacji na klawiaturze lub wybrać polecenie w menu Okno Zaznacz podświetlony. Po lewej stronie opisu zaznaczonego w ten sposób przelewu pojawia się wówczas czerwony znak X (zob. Rys. 168). Zaznaczyć w ten sposób naleŝy wszystkie przelewy wychodzące, które mają być wysłane do systemu Home Banking-u. Do szybkiego zaznaczenia wszystkich przelewów wychodzących słuŝy polecenie w menu Okno Zaznacz wszystkie. Polecenie to pozwala teŝ na odwrócenie zaznaczenia, tzn. te przelewy wychodzące, które były zaznaczone znakiem X zostaną odznaczone, a pozostałe przelewy wychodzące zostaną zaznaczone. Rys Zaznaczanie przelewów przeznaczonych do eksportu do pliku systemu Home Banking-u. JeŜeli zaznaczone zostały juŝ wszystkie przelewy, które uŝytkownik chce przesłać do systemu Home Banking-u, naleŝy następnie wybrać polecenie z menu programu Zestawienia Kasa i bank Dane dla systemu Homebank. Wywoła on okno eksploracji katalogów i dysków o nazwie Nazwa pliku z danymi dla home-bankingu (Rys. 169), w którym podać naleŝy odpowiednią nazwę pliku wyjściowego oraz jego lokalizację (katalog docelowy). 185

186 Rys Wybór nazwy i katalogu docelowego pliku z danymi dla Home Banking-u. Po wciśnięciu przycisku [OK] w tym oknie, dane dla Home Banking-u zostaną zapisane w określonym katalogu docelowym, w pliku o nazwie podanej przez uŝytkownika. UWAGA! W trakcie wpisywania nazwy pliku z danymi dla systemu Home Banking-u nie naleŝy zmieniać domyślnego rozszerzenia pliku, np. *.txt, *.imp, itd. Nieprawidłowe rozszerzenie nazwy pliku moŝe spowodować, Ŝe nie będzie on widoczny dla danego systemu. UWAGA! Dane o wykorzystywanych w bankach systemach Home Banking-u są aktualizowane na bieŝąco, a takŝe wedle zgłoszeń pochodzących od uŝytkowników programu Fakt. JeŜeli uŝytkownik stwierdzi, Ŝe systemu, który wykorzystywany jest przez jego bank nie ma na liście systemów, z którymi współpracuje program Fakt, naleŝy powiadomić o tym serwis. W kolejnych wersjach programu system taki zostanie uwzględniony. Pozostałe funkcje związane z przelewami (w tym takŝe zagadnienie wiązania przelewów z odpowiednimi dokumentami zakupu lub sprzedaŝy) działają w sposób analogiczny do omówionych w poprzednim punkcie instrukcji, dotyczącym kasy gotówkowej (zob. strona 179). Noty rozrachunkowe Wybór z listy rozwijanej w oknie 0.Kasa i bank właściwej pozycji noty rozrachunkowe pozwala na przeglądanie, dopisywanie, poprawianie oraz anulowanie not rozrachunkowych. Operacje związane z notami rozrachunkowymi są analogiczne do operacji opisanych w punkcie opisującym dokumenty w kasie gotówkowej (zob. strona 179), dlatego funkcje te nie będą tu szerzej omawiane. 186

187 5. Podsumuj obroty i naleŝności Funkcja ta pozwala na wykonanie podsumowania obrotów i naleŝności w rozrachunkach z kontrahentami. Jest ona szczególnie przydatna, jeŝeli obroty i naleŝności w rozrachunkach z kontrahentami (wszystkimi lub jedynie wybranymi) wskazywane przez program (np. w kartotece 2.Kontrahenci) nie pokrywają się z rzeczywistymi wartościami tych kwot. Program Fakt automatycznie uaktualnia kwoty obrotów i naleŝności w momencie wpisania odpowiednich kwot w polu Wpłata na dokumentach zakupu/sprzedaŝy lub powiązaniu odpowiedniego przelewu/dokumentu kasowego z odpowiednim dokumentem zakupu/sprzedaŝy jeśli zaznaczono odpowiadającą za to funkcję w menu Opcje Opcje zakupów i kontrahentów (zob. Rys. 158). Zdarzają się jednak sporadycznie sytuacje, kiedy program wskazuje kwoty obrotów, naleŝności i zobowiązań, które nie są zgodne ze stanem rzeczywistym. NaleŜy wówczas uŝyć polecenia Wpisywanie Kontrahenci Podsumuj obroty i naleŝności. Funkcja ta powinna przywrócić odpowiednie kwoty obrotów z kontrahentami. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Podsumowanie obrotów i naleŝności (Rys. 170). Rys Okno Podsumowanie obrotów i naleŝności odświeŝenie danych o obrotach z danym kontrahentem. W tym oknie w sekcji Dla kontrahentów naleŝy wybrać opcję Dla podświetlonego poniŝej, wtedy uaktualnienie obrotów będzie dotyczyło tylko jednego kontrahenta wybranego z listy rozwijanej. Zaznaczenie opcji Dla wszystkich kontrahentów spowoduje podsumowanie obrotów dla wszystkich kontrahentów. JeŜeli na dokumencie kwota Zapłacono: pozostaje nierozliczona, mimo Ŝe dokument jest prawidłowo powiązany z odpowiednim rozliczającym go dokumentem kasowym lub przelewem, to zaznaczenie opcji Uaktualnij kwotę zapłacono na dokumentach spowoduje najpierw zmodyfikowanie (uaktualnienie) kwot Zapłacono: na dokumentach (na podstawie powiązanych 187

188 z nimi dokumentów kasowych lub przelewów), a następnie na podstawie wartości tych kwot na odpowiednich dokumentach uaktualni (podsumuje) obroty i naleŝności. Opcja omawianej funkcji Oznakuj płatników VAT jako firmy pozwala na automatyczne oznaczenie wszystkich płatników VAT jako firmy w oknie Informacje o kontrahencie (kartoteka 2.Kontrahenci). W polach Uwzględnij dokumenty do dnia: do dnia...naleŝy podać zakres dat, dla którego dokumenty mają zostać uwzględnione w wykonywanej operacji. Pomocne jest to przy ustaleniu obrotów z kontrahentem na konkretny dzień. 6. Przydatne wskazówki W punkcie tym przedstawione zostaną krótkie, lecz przydatne wskazówki dotyczące pracy w kartotece 2.Kontrahenci. Szybkie odnajdywanie kontrahenta w kartotece Niejednokrotnie zdarza się, Ŝe w kartotece 2.Kontrahenci znajduje się bardzo duŝa liczba pozycji (wielu kontrahentów). Przeglądanie takiej kartoteki w poszukiwaniu danego kontrahenta moŝe okazać się uciąŝliwe. JeŜeli kartoteka 2.Kontrahenci jest oknem aktywnym moŝna szybko odnaleźć danego kontrahenta poprzez wciśnięcie przycisku funkcyjnego [F4] klawiatury komputera. Na ekranie pojawi się wówczas okno Poszukiwanie kontrahenta (Rys. 171). Rys Szybkie wyszukiwanie kontrahenta w kartotece 2.Kontrahenci. W oknie tym, w polu Fragment naleŝy podać fragment (niekoniecznie początkowy) nazwy poszukiwanego kontrahenta. W zaleŝności od tego ile nazw kontrahentów zawierać będzie podany fragment nazwy, zawęŝana będzie lista kontrahentów pod napisem Ile: (ilość wyszukanych kontrahentów, których nazwy zawierają podany fragment). Na liście tej łatwo wybrać wówczas poszukiwanego kontrahenta i wcisnąć przycisk [F9. Idź do], aby odnaleźć i wybrać (podświetlić) poszukiwanego kontrahenta w kartotece 2.Kontrahenci. Podobna funkcja dostępna jest w oknie 7.Towary i usługi. 188

189 Zmiana porządku listy kontrahentów Kartoteka 2.Kontrahenci jest w programie Fakt sortowana alfabetycznie. Zdarzają się jednak przypadki, gdy uŝytkownik chce zmienić, z róŝnych powodów ten porządek sortowania. Nie ma bezpośredniej moŝliwości zmiany porządku sortowania kartoteki, lecz moŝna ten problem rozwiązać w inny sposób. MoŜna to rozwiązać poprzez dodanie na początku nazwy kontrahenta znaku lub kilku znaków, które zmienią jego ustawienie w porządku alfabetycznym listy. JeŜeli dany jest np. kontrahent o nazwie Agata, to znajdzie się on prawdopodobnie w okolicach początku listy (alfabetycznie). Zmodyfikowanie tej nazwy na np. z_agata spowoduje, Ŝe kontrahent ten znajdzie się w okolicach końca listy. Pojawia się jednak problem z wydrukiem nazwy kontrahenta na fakturach. Program Fakt umoŝliwia pominięcie wybranej liczby początkowych znaków nazwy kontrahenta na dokumentach sprzedaŝy. Opisane to zostanie poniŝej na prostym przykładzie. Przykład ZałóŜmy, Ŝe uŝytkownik chce ustalić kolejność kontrahentów na liście np. według miast, z których pochodzą (pogrupowanie kontrahentów na liście wg nazw). Przykładowa (bardzo prosta na potrzeby przykładu) lista, posortowana domyślnie w programie wg alfabetu, ma postać (w nawiasach podano nazwy miast, z których poszczególni kontrahenci pochodzą): AGATA CECYLIA LUCYNA MARIUSZ NATALIA WOJTEK ZENON (Warszawa) (Gdynia) (Warszawa) (Rumia) (Warszawa) (Gdynia) (Rumia) Aby posortować (i pogrupować) listę kontrahentów wg miast uŝytkownik moŝe przyjąć wybraną przez siebie konwencję nazw kontrahentów. ZałóŜmy, Ŝe w tym przypadku, na początku nazwy kontrahenta dodane zostaną trzy pierwsze litery nazwy miasta i znak podkreślenia _, z którego on pochodzi (konwencja ta moŝe być oczywiście dowolna równie dobrze na początku nazw mogą się znaleźć liczby, np. 0001, 0002, itd.). Otrzymana zostanie wówczas poŝądana kolejność na liście kontrahentów: gdy_cecylia gdy_wojtek rum_mariusz rum_zenon war_agata war_lucyna (Gdynia) (Gdynia) (Rumia) (Rumia) war_natalia (Warszawa) (Warszawa) (Warszawa) 189

190 Aby na fakturach w nazwie kontrahenta nie były drukowane wprowadzone w ten sposób przedrostki w nazwach kontrahentów, naleŝy wybrać odpowiednią opcję w oknie Opcje sprzedaŝy (menu Opcje Opcje sprzedaŝy, Rys. 172). Rys Fragment okna Opcje sprzedaŝy opcja pomijania początkowych znaków w nazwie kontrahenta lub towaru w trakcie drukowania faktury. W polu Długośc indeksu na początku nazwy kontrahenta (Rys. 172) naleŝy podać początkową liczbę znaków nazwy kontrahenta, która będzie pomijana na wydruku faktury. W omawianym przykładzie w polu tym wpisano 4, gdyŝ dodane do nazw kontrahentów przedrostki składają się z czterech znaków: gdy_, rum_, war_. Przedrostki te (przy takich ustawieniach) nie będą drukowane na fakturze. Podobna funkcja dostępna jest równieŝ w kartotece 7.Towary i usługi. MoŜna np. odpowiednio uporządkować i ponumerować poszczególne towary. UWAGA! NaleŜy pamiętać o tym, Ŝe ustawiona opcja pomijania części nazwy na wydrukach dotyczy wszystkich pozycji (w tym przypadku kontrahentów) z listy. NaleŜy więc zastosować przyjętą konwencję przedrostków do wszystkich pozycji z listy. W przeciwnym razie, pozycje, w których pozostawi się pierwotne nazewnictwo będą na wydrukach nieprawidłowo obcinane o zadaną, początkową liczbę znaków. Sporządzanie listy dłuŝników Aby sporządzić i wydrukować listę dłuŝników, naleŝy w aktywnym oknie 2.Kontrahenci wybrać polecenie menu Okno Zakres informacji w oknie (Rys. 173) wybrać (ZAZNACZYĆ) opcję Tylko dłuŝnicy. Wówczas w kartotece 2.Kontrahenci widoczni będą tylko ci kontrahenci, dla których kwota naleŝności w rozrachunkach jest róŝna od 0 (zera). Aby wydrukować taką listę naleŝy wówczas skorzystać z menu Zestawienia Kontrahenci Zawartość okna Kontrahenci. Aby przywrócić pełną listę kontrahentów w oknie 2.Kontrahenci naleŝy w menu Okno Zakres informacji w oknie (zob. Rys. 173) z powrotem ODZNACZYĆ opcję Tylko dłuŝnicy. 190

191 Rys Okno Zakres informacji o kontrahentach zaznaczono opcję Tylko dłuŝnicy. 191

192 IX. Właściciele Wszelkie informacje dotyczące właścicieli firmy (osób prowadzących działalność gospodarczą) wprowadzane są w oknie 8.Właściciele. Okno to jest wykorzystywane w spółkach cywilnych oraz przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Dla wpisanego właściciela moŝna tutaj naliczyć składki ZUS oraz wprowadzić wszystkie informacje potrzebne do naliczania podatku dochodowego (PIT). 1. Wprowadzanie danych o właścicielu Dopisanie nowego właściciela naleŝy zacząć od uaktywnienia okna 8.Właściciele, a następnie skorzystać z menu głównego programu Wpisywanie Dopisz (lub z klawisza skrótu [Insert]). Na ekranie pojawi się wówczas okno edycyjne Informacje o właścicielu (zob. Rys. 174). Pierwsza grupa informacji zawartych w tym oknie (lewa połówka okna) to dane osobowe właściciela (pola Nazwisko, Pierwsze imię, itd.). NaleŜy równieŝ podać, jakiego okresu dane te dotyczą (Dane za czas od... do...). Zwykle wpisuje się tu datę początkową końcową wpisuje się w przypadku, gdy dana osoba wyrejestrowuje działalność gospodarczą. W polu Udział w księdze [%] wpisuje się udział danego właściciela w księdze przychodów i rozchodów. NaleŜy tu podać wartość liczbową, np. 50 oznacza, iŝ dany właściciel posiada 50% udziału w księdze. Rys Okno edycyjne Informacje o właścicielu wprowadzanie danych właściciela. JeŜeli z róŝnych przyczyn udział danego właściciela w księdze ulega zmianie w pewnym czasie w ciągu roku, nie wolno wprowadzić tej zmiany w polu Udział w księdze [%]. NaleŜy w takim przypadku skorzystać z przycisku [Przychody] w oknie Informacje o właścicielu (zob. Rys. 192

193 174). Na ekranie pojawi się wówczas okno edycyjne Źródła przychodów (Rys. 175). NaleŜy w nim zaznaczyć opcję W tym miesiącu inny udział w dochodzie obliczonym z Księgi oraz podać obok nową wartość procentową tego udziału. W poniŝszym przykładzie (Rys. 175) pierwotny 100% udział w księdze został zmieniony na 51%. Operację tę naleŝy powtarzać kaŝdego miesiąca aŝ do końca roku. Rys Okno edycyjne Inne źródła dochodu wprowadzanie informacji o zmianie procentowego udziału UWAGA! w księdze, występującej w danym miesiącu. Pominięcie powyŝszej wskazówki, w przypadku zmiany udziału danego właściciela w księdze, jest najczęstszą przyczyną nieprawidłowego przekazania danych dotyczących udziału danego właściciela w dochodzie obliczonym z Księgi do deklaracji PIT-5. Dane dostępne w oknie Informacje o właścicielu (Rys. 174) pod przyciskami [Dane osobiste], [Dane adresowe] oraz [Dane do ubezpieczenia] wprowadza się w ten sam sposób jak dla pracowników, co opisane zostało w rozdziale dotyczącym pracowników i płac (zob. strony ). NaleŜy zwrócić uwagę na prawidłowe ustawienie pola Kod ubezpieczenia w oknie Dane ubezpieczeniowe (Informacje o właścicielu [Dane do ubezpieczenia], Rys. 176). Domyślnie w polu tym ustawiony jest kod ubezpieczenia 0510 osoba prowadząca pozarolniczą dział. gospodarczą. 193

194 Rys Okno Dane ubezpieczeniowe wprowadzanie danych do ubezpieczenia dla właściciela. Przycisk [Więcej] w oknie Dane ubezpieczeniowe pozwala na wpisanie dodatkowych danych ubezpieczeniowych, ale dotyczą one wyłącznie pracowników. Dane dostępne pod przyciskiem [Dane do PIT-5], w oknie Informacje o właścicielu, dotyczą informacji o innych źródłach przychodu właściciela (Kolejne miejsca prowadzenia działalności (oprócz księgi), Rys. 177). Rys Okno Dane właściciela do deklaracji PIT-5 wprowadzanie danych o właścicielu. 194

195 UŜycie przycisków w tej sekcji powoduje otwarcie okien słuŝących wprowadzeniu danych dotyczących innych źródeł przychodu (okno Źródło przychodów nr...,rys. 178). Rys Okno Kolejne miejsce prowadzenia działalności wprowadzanie danych o innych źródłach dochodu właściciela. W sekcji Inne dane do PIT-5 (zob. Rys. 177) wpisuje się, jeśli jest to konieczne, pozostałe informacje do deklaracji PIT-5. Liczby w nawiasach przy opisach pól dotyczących deklaracji PIT-5 odpowiadają numerom odpowiednich pól na deklaracji PIT-5. W oknie Dane właściciela do deklaracji PIT-5 (zob. Rys. 177) dostępne są dodatkowe opcje wyboru, do których naleŝą: Kwota wolna od podatku Rozliczenie ze współmałŝonkiem w trakcie roku Podatek dochodowy, liniowy 19% w bieŝącym roku Przycisk [Pozostałe] (zob. Rys. 174) otwiera okno Dane własciciela pozostałe (zob. Rys. 179), w którym wpisujemy pozostałe informacje dotyczące właściciela i zaznaczamy właściwe opcje informując program Ŝe powinien: naliczać automatycznie przyjmując jako podstawę składek ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego odpowiednio 60% i 75 % przeciętnego wynagrodzenia, przyjąć składkę na ubezpieczenie wypadkowe taką jak dla pracowników (zaznaczenie po prawej stronie), czy domyślną stawkę ustawową (zaznaczenie po lewej stronie) drukować przelew deklaracji PIT-5 z konta osobistego (zamiast z firmowego), rozliczać ryczałt w bieŝącym roku kwartalnie, przenosić składki ZUS w koszty zamiast na PIT-5. JeŜeli jest to wymagane, naleŝy wpisać Wielokrotność składki zdrowotnej, a w polu Nazwa skrócona dla ZUS naleŝy podać nazwę skróconą dla właściciela, wymaganą w czasie sporządzania deklaracji ZUS. Jeśli właściciel sam za siebie opłaca składki naleŝy zaznaczyć właściwą opcję. 195

196 W dalszej części wprowadzne są dane dotyczące uprawnień do prowadzenia działalności: numer nazwa organu wydającego data Z list rozwijanych Kod uprawnienia oraz Kod przyczyny zakończenia ubezpieczenia naleŝy wybrać właściwe kody. Dla osób rozpoczynających działalność po roku, które mają prawo do płacenia obniŝonych składek na ZUS nie dłuŝej jednak niŝ przez 24 miesiące konieczne jest wypełnienie pól ObniŜone składki od... do.... Rys Okno Dane właściciela - pozostałe 196

197 2. Odliczenia od dochodu i podatku Odliczenia od dochodu (kwoty pomniejszające podstawę opodatkowania) Dane dotyczące odliczeń od dochodu wprowadzane są w oknie Wydatki odliczone od dochodu (Informacje o właścicielu [Odlicz od dochodu], Rys. 180). Liczby w nawiasach po prawej stronie opisu odliczenia oznaczają numer odpowiadających im rubryk na deklaracji PIT-5 (w tych rubrykach deklaracji zostaną umieszczone odpowiednie kwoty). Rys Okno Wydatki odliczone od dochodu wpisywanie kwot odliczeń od dochodu. Odliczenia od podatku Dane dotyczące odliczeń od podatku wprowadzane są w oknie Wydatki odliczone od podatku (dostęp przez Informacje o właścicielu [Odlicz od podatku], Rys. 181). Liczby w nawiasach wskazują w których rubrykach deklaracji zostaną umieszczone kwoty). Rys Okno Wydatki odliczone od podatku wpisywanie kwot odliczeń od podatku. 197

198 3. Składki ZUS i zasiłki Naliczanie składek ZUS Aby obliczyć składki ZUS naleŝy przejść do okna edycyjnego Składki na ubezpieczenie (dostęp przez Informacje o właścicielu [Składki ZUS], Rys. 182). JeŜeli dla właściciela zaznaczono opcję Podstawa do składek społ. i zdrowotnej - Nalicz automatycznie (zob. Rys. 179), wciśnięcie przycisku [F5. Oblicz!] w tym oknie spowoduje automatyczne obliczenie podstawy naliczania składek i kwot poszczególnych składek. Rys Okno Składki na ubezpieczenie obliczanie i edycja kwot składek. Podstawa naliczania składek, w tym przypadku ustalana jest automatycznie - na podstawie informacji dotyczących przeciętnego wynagrodzenia brutto zawartych w oknie Stawki podatków na... rok (dostęp przez menu Opcje Opcje płac [Składki i zasiłki], Rys. 183) w polu dla ubezp. społecznych (60%) MoŜna równieŝ w pole Podstawa naliczania składek (Rys. 182) wpisać ręcznie odpowiednią kwotę, a program obliczy na jej podstawie kwoty poszczególnych składek. Wartości poszczególnych stawek w oknie Składki i zasiłki w... roku (Rys. 183) wpisywać moŝna ręcznie. W kaŝdej chwili moŝna powrócić do wartości domyślnych stawek poprzez wciśnięcie przycisku [F5. Domyślne!]. Wartości domyślne są na bieŝąco aktualizowane przez producenta oprogramowania w kolejnych wersjach programu Fakt. 198

199 Rys Okno Składki i zasiłki w... roku domyślne wartości stawek. Chorobowe i inne zasiłki Informacje na temat nieobecności z powodu choroby oraz innych zasiłków dla właścicieli wprowadza się tak samo jak dla pracowników - poprzez okno Chorobowe i inne zasiłki (Rys. 184), które ukryte jest pod przyciskiem [Chorobowe i inne] (zob. Rys. 174) zobacz opis na stronie 220. Rys Okno Chorobowe i inne zasiłki nieobecności i zasiłki właściciela. 199

200 4. Zestawienia i wydruki W tym punkcie przedstawione zostaną sposoby przygotowania wybranych wydruków związanych z kartoteką 8.Właściciele. Deklaracja PIT-5 (Zestawienia Właściciele Deklaracja PIT-5) Aby sporządzić deklarację PIT-5 dla właściciela, naleŝy podświetlić go w oknie 8.Właściciele i wykonać polecenie Zestawienia Właściciele Deklaracja PIT-5. Na ekranie pojawi się wówczas okno Wydruk deklaracji PIT-5 (Rys. 185). Rys Wybór wzorca do deklaracji PIT-5. Dostępnych jest kilka wzorców wydruków deklaracji PIT-5: pit5.pi5 pit5l.pi5 xpit5.pi5 xpit5a.pi5 xpit5l.pi5 xpit1.pi5 wszystko.pi5 wsz_pop.pi5 Dane są drukowane na 6 stronach, bezpośrednio na oryginalnym formularzu deklaracji podatkowej. (wersja z literą l w nazwie przeznaczona jest dla podatku liniowego - 19%) Dane są drukowane na czystych kartkach. Nie jest wymagane posiadanie oryginalnych druków z Urzędu Skarbowego. Deklaracje wydrukowane na czystych kartkach moŝna oddać do US. Wydruk zgłoszenia rejestracyjnego/aktualizującego w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Wydruk wszystkich informacji potrzebnych do ręcznego wypełnienia deklaracji wraz z numerami rubryk na oryginalnym formularzu, w których odpowiednie dane naleŝy wpisać. Tak samo jak powyŝej dotyczy jednak formularzy deklaracji sporządzanych w poprzednim roku. Okno to pozwala równieŝ na wydrukowanie przelewu do deklaracji PIT-5 (wybór wzorca w polu: lub wydruk przelewu do niej). 200

201 Przelew składek do ZUS Zestawienie to pozwala na przygotowanie i wydrukowanie przelewu składek do ZUS (polecenie Zestawienia Właściciele Przelew składek do ZUS). Sposób przygotowania tego zestawienia jest omówiony w rozdziale Płace (zob. strona 203), w punkcie Przelew składek do ZUS. Sporządzanie deklaracji ZUS z wykorzystaniem programu Płatnik Polecenie Zestawienia Właściciele Wyślij dane do Programu Płatnik rozliczeniowe/zgłoszeniowe (Rys. 257/Rys. 259) pozwala na przygotowanie danych wymaganych przez Program Płatnik ZUS. KaŜdorazowe wysłanie deklaracji z programu Fakt powoduje ich umieszczenie w katalogu Platnik, który znajduje się w katalogu głównym programu Fakt. Domyślnie jest to katalog C:\Fakt95\Platnik (jeŝeli program Fakt uŝytkowany jest sieciowo, będzie to katalog C:\Fakt95\<uŜytkownik>\Platnik). Katalog ten jest zapamiętywany przez Płatnika, ale dla kaŝdego nowo załoŝonego podmiotu trzeba go wskazać za pierwszym razem. W katalogu tym tworzone są dodatkowo podkatalogi o nazwach takich jak numer danego podmiotu w programie Fakt. Dla przykładu, deklaracje podmiotu o numerze 0001 będą umieszczone w katalogu C:\Fakt95\Platnik\0001\.Deklaracje utworzone w tym katalogu (pliki KEDU) będą wczytywane (importowane) do Płatnika. Po utworzeniu deklaracji przez program Fakt (w katalogu C:\Fakt95\Platnik\<nr podmiotu>\), naleŝy je zaimportować do Programu Płatnika. W programie Płatnika, w trakcie importu deklaracji, do kontekstu musi być wybrany dany płatnik. Aby zaimportować do Płatnika deklaracje stworzone w programie Fakt, naleŝy w Płatniku skorzystać z polecenia Narzędzia Importuj dokumenty. Program Fakt tworzy oddzielny plik KDU dla kaŝdego płatnika (np. jeśli jest firma i 2 wspólników - tworzone są 3 pliki), i importując trzeba wybrać odpowiedni plik. Dokładny opis wysyłki danych do Programu Płatnika omówiony został w kolejnym rozdziale Płace, w punkcie Sporządzanie deklaracji ZUS z wykorzystaniem programu Płatnik (zob. strona 253). 201

202 5. Sprawdzanie Właściciel firmy ma obowiązek składania deklaracji i odprowadzania składek ZUS i zdrowotnych. MoŜliwość sprawdzenia czy te czynności zostały wykonane daje funkcja Wpisywanie Sprawdź poprawność (zob. Rys. 186) W sekcji Właściciele naleŝy zaznaczyć te opcje, które powinny zostać sprawdzone Rys Okno Sprawdź poprawność. Sprawdzenie poprawności dostarcza informacji o: Deklaracja Pit-5 - czy zostały za dany okres wydrukowane dla właścicieli firmy deklaracje PIT - 5; Składki ZUS i zdrowotne -czy zostały dla właścicieli obliczone składki ZUS i na ubezpieczenie zdrowotne; deklaracja Pit czy zostały dla poszczególnych właścicieli firmy wydrukowane deklaracje Pit-28 (dotyczy tylko płatników podatku zryczałtowanego). 202

203 Płace Program Fakt, w wersji zawierającej płace, daje uŝytkownikowi moŝliwość naliczania wynagrodzeń dla pracowników i zleceniobiorców firmy. W wersji podstawowej programu moŝliwe jest prowadzenie ewidencji i naliczanie płac dla dwudziestu pracowników (kartoteka 4.Pracownicy i osoby współpracujące). Istnieje jednak moŝliwość zwiększenia liczby pracowników rozliczanych przy uŝyciu programu Fakt, poprzez wykupienie odpowiedniego rozszerzenia. Program Fakt daje moŝliwość bardzo elastycznego naliczania płac ustalania własnej listy składników wynagrodzenia i powiązań między nimi. UŜytkownicy posiadający podstawową znajomość programowania mają moŝliwość samodzielnego wprowadzania schematów naliczania płac, zgodnych z wymogami obowiązującymi w danej firmie. MoŜliwe jest równieŝ wykonanie przez serwis Fakt schematu płac odpowiadającego wymogom danej firmy. 1. Przygotowanie modułu Płace do działania W rozdziale tym przedstawione zostaną kolejne czynności potrzebne do przygotowania modułu płacowego programu Fakt do działania. Dla wygody uŝytkowników wraz z programem dostarczne są gotowe schematy naliczania płac. Aby skorzystać z gotowego schematu naleŝy uŝyć przycisku [Wczytaj schemat płac] (zob. Rys. 187) i wybrać plan z listy rozwijanej. Gotowy schemat naliczania płac zawiera wszystkie ustawienia potrzebne do działania. Ustawienie opcji ogólnych płac Aby wprowadzić/zmienić ustawienia opcji płac naleŝy skorzystać z menu Opcje Opcje płac. Na ekranie monitora pojawi się wówczas okno Opcje płac (Rys. 187), w którym naleŝy wybrać przycisk F5. Ustawienia ogólne, aby uzyskać dostęp do listy Ustawień ogólnych płac (Rys. 188). Rys Okno Opcje płac. 203

204 Rys Okno Ustawienia ogólne płac. Opcje te naleŝy uwaŝnie przeczytać i ustawić stosownie do zasad obowiązujących w danej firmie. Opcje tutaj ustawione obowiązują tylko dla firmy, w której obecnie pracujemy. Wprowadzanie danych o pracowniku Aby wprowadzić lub zmienić dane pracownika naleŝy, w pierwszej kolejności, przejść do okna 4.Pracownicy i osoby współpracujące. W oknie tym, aby dopisać dane o nowym pracowniku, naleŝy skorzystać z menu Wpisywanie Dopisz lub uŝyć klawisza [Insert] klawiatury. Zmiana danych pracownika, widniejącego juŝ na liście pracowników, moŝliwa jest przez podświetlenie go na liście oraz uŝycie menu Wpisywanie Popraw lub przycisku [Enter]. Po wykonaniu tej operacji, na ekranie monitora pojawi się okno Informacje o pracowniku (Rys. 189). Okno to pozwala na dostęp do wszelkich informacji o wybranym pracowniku. 204

205 Rys Okno Informacje o pracowniku. Po lewej stronie okna znajdują się informacje ogólne, dotyczące pracownika. Po prawej informacje dotyczące wyłącznie wynagrodzeń z bieŝącego miesiąca. W górnej-lewej części okna Informacje o pracowniku (Rys. 189) wpisać naleŝy ogólne dane dotyczące pracownika: nazwisko, imię, ostatnie wynagrodzenie (kwota wynagrodzenia brutto wynikająca z umowy o pracę), datę zatrudnienia, datę zwolnienia (wpisuje się ją dopiero w momencie zwalniania pracownika). Przyciski [...] znajdujące się z prawej strony pól słuŝących do wprowadzania danych umoŝliwiają sprawdzenie historii zmian dla wybranej pozycji. Dostęp do pozostałych informacji o pracowniku uzyskuje się przy pomocy dodatkowych przycisków umieszczonych po lewej stronie okna Informacje o pracowniku (Rys. 179) Dane osobiste W oknie Dane osobowe podatnika (Rys. 190) naleŝy wpisać dane pracownika i zapamiętać je przyciskiem [F9.Zapisz]. 205

206 Rys Okno Dane osobowe podatnika. Dane adresowe Po wypełnieniu wszystkich rubryk w oknie Dane adresowe podatnika (zob. Rys. 191,) naleŝy zapamiętać wprowadzone dane przyciskiem [F9.Zapisz]. Rys Okno Dane adresowe podatnika (ubezpieczonego). 206

207 Dane do ubezpieczenia W oknie Dane ubezpieczeniowe (zob. Rys. 192) naleŝy podać wszystkie informacje dotyczące sposobu ubezpieczenia pracownika i pobieranych przez niego zasiłkach stałych, które wypłaca płatnik (zakład pracy). Rys Okno Dane ubezpieczeniowe. W lewym dolnym rogu okna Dane ubezpieczeniowe znajduje się przycisk [Więcej]. Po jego wciśnięciu uaktywnia się kolejne okno (zob. Rys. 193), zawierające rzadziej wykorzystywane informacje o pracowniku. Rys. 193 Okno Dane ubezpieczeniowe część

208 W tym oknie (Rys. 192) wpisywani są na listę członkowie rodziny korzystający z ubezpieczenia pracownika. Dostęp do okna Dane członka rodziny ubezpieczonego do ubezpieczenia zdrowotnego (Rys. 194) uzyskuje się poprzez wciśnięcie przycisku [Dopisz] (Rys. 192). Wprowadzone tutaj dane słuŝą jedynie do sporządzenia deklaracji ZCZA. Rys Okno Dane członka rodziny ubezpieczonego do ubezpieczenia zdrowotnego. Pozostałe Po wciśnięciu przycisku [Pozostałe] w oknie Informacji o pracowniku, na ekranie pojawia się okno Informacje o zatrudnieniu (Rys. 195). W lewej części tego okna (Rys. 195) wpisuje się informacje dotyczące stanowiska, wymiaru czasu pracy oraz informacji o osobie współpracującej. W części tej dokonuje się równieŝ przydziału danego pracownika do odpowiedniej grupy, co omówione będzie w dalszej części tej instrukcji. 208

209 Rys Okno Informacje o zatrudnieniu dostępne pod przyciskiem [Pozostałe] z Rys Po prawej stronie okna (Rys. 195) zaznacza się dodatkowe informacje dotyczące pracownika: czy pracownik korzysta z kwoty wolnej od podatku czy pracownik korzysta z podwójnej kwoty wolnej od podatku, czy rozlicza się wspólnie ze współmałŝonkiem, czy ma koszty uzyskania i w jakiej wysokości, czy średnią chorobową liczyć z 12 miesięcy, czy pomijać zasiłki z budŝetu przy wysyłaniu danych do Programu Płatnika, czy umieszczać pracownika na deklaracjach PIT-4 i listach płac. W oknie tym moŝna równieŝ wpisać kwotę zaniechania podatku określoną decyzją US. Program będzie ją uwzględniał przy obliczaniu zaliczki podatku. Notatka po kliknięciu pozwala wprowadzić dodatkowe informacje o pracowniku, długość notatki jest ograniczona do 1024 znaków. Urlopy W dolnej części okna (zob. Rys. 195) znajdują się przyciski pozwalające określić dodakowe parametry dotyczące pracownika. Przycisk [Urlopy] otwiera okno Rozliczenie urlopów (zob. Rys. 196). W oknie tym moŝna określić sposób rozliczania urlopów oraz wprowadzić dane o staŝu pracy pracownika, niezbędne do obliczenia właściwej ilości dni przysługującego 209

210 pracownikowi urlopu, a takŝe wprowadzić informacje o ilości dni urlopu zaległego. Po wprowadzenniu wszystkich danych program oblicza i wyświetla informacje o naleŝnym pracownikowi urlopie, uwzględniając urlop juŝ wykorzystany. Rys Okno Rozliczenie urlopów. Badania lekarskie Przycisk [Badania lekarskie] (otwiera okno Rys. 197) pozwala na wprowadzenie danych o terminach waŝności badań lekarskich pracownika. Rys Okno Badania lekarskie pracownika. 210

211 BHP Przycisk [BHP] otwiera okno zawierające informacje o szkoleniach BHiP i ich datach waŝności (zob. Rys Okno Szkolenia BHiP pracownika.). Rys Okno Szkolenia BHiP pracownika. KsiąŜeczka zdrowia Przycisk [KsiąŜeczka zdrowia] otwiera okno KsiąŜeczka zdrowia pracownika (zob. Rys. 199), w którym wpisywane są daty waŝności ksiąŝeczki do celów sanitarno-epidemiologicznych. PoniŜej wymienionego przycisku znajduje się pole wyboru pozwalające zaznaczyć Ŝe na stanowisku pracownika wymagane jest posiadanie aktualnych badań w ksiąŝeczce zdrowia dla celów sanitarno-epidemiologicznych. Rys Okno KsiąŜeczka zdrowia pracownika. 211

212 Czas pracy Przycisk [Dni pracy] - pod przyciskiem tym znajduje się kalendarz (Rys. 200), gdzie moŝna indywidualnie dla pracownika określić dni robocze. Rys. 200 Okno Czas pracy. Jest to wykorzystywane do wyliczania płac w systemie dniówkowym lub godzinowym. Czas pracy obowiązujący dla całej firmy ustawiany jest pod przyciskiem [Dni robocze], umieszczonym w oknie Parametry miesięczne (Rys. 201) (dostęp przez menu Opcje Parametry miesięczne). Jeśli zaznaczona została opcja UŜywaj kalendarza wspólnego dla wszystkich Rys. 200, to zawsze będzie uwzględniany czas pracy podany w menu Opcje Parametry miesięczne [Dni robocze], w przeciwnym razie - będą uwzględniane wpisane dane w oknie Czas pracy dla danego pracownika. Rys Okno Parametry miesięczne (menu Opcje Parametry miesięczne). 212

213 Przycisk [Godziny pracy] pozwala na prowazenie ewidencji czasu pracy z pełną dokładnością. Jeśli nie zostały wcześniej określone godziny pracy, za pierwszym razem program proponuje określenie ich na podstawie dni roboczych w firmie (zob. Rys. 202). Rys Okno Godziny pracy. Po określeniu przedziału godzinowego zostanie otwarte następne okno z Imieniem i Nazwiskiem pracownika w tytule (zob. Rys. 203) Rys Okno godzin pracy pracownika w poszczególnych dniach miesiąca. W oknie tym są wszystkie dni miesiąca wraz z określonymi godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika. Aby przyspieszyć operacje na godzinach pracy, na liście rozwijanej w dolnej częsci okna umieszczone są następujące funkcje: 213

214 1. Nieobecności: Ta funkcja powoduje Ŝe w oknie zawierającym dokładny czas pracy pracownika w poszczególnych dniach zostaną uwzględnione informacje o urlopach i innych przyczynach nieobecności w miejscu pracy o ile informacje te wprowadzone zostały uprzednio w oknie: Informacje o pracowniku Chorobowe i inne zasiłki. 2. Przepisz z dni: pozwala na ustalenie godzin rozpoczęcia i godzin zakonczenia pracy kalendarz godzinowy jest wypełniany na podstawie kalendarza dni roboczych. 3. Kopiuj tydzień: pozwala skopiować ustawienia tygodnia roboczego z wybranego tygodnia w roku do innego tygodnia. (zob. Rys. 204) Rys Okno funkcji Kopiuj tydzień. 4. Popraw zaznaczone: ta funkcja pozwala na jednoczesną zmianę godzin pracy dla wszystkich zaznaczonych dni. 5. Przetwarzanie: Ta funkcja ma zastosowanie tylko dla równowaŝnego systemu rozliczania czasu pracy. Działa w ten sposób Ŝe godziny wpisane jako "czas pracy do analizy" zamienia na odpowiadające im wpisy tzn. na : - godziny zwykłe - nadgodziny+50% lub nadgodziny+100% lub godziny nocne. 6. Sprawdź harmonogram: Ta funkcja ma zastosowanie tylko dla równowaŝnego systemu rozliczania czasu pracy. Działa w ten sposób Ŝe sprawdza poprawność ustalonego czasu pracy (np. czy w harmonogramie istnieje rzeczywiście minimum jedenastogodzinna przerwa między zakończeniem pracy i jej ponownym rozpoczęciem). Do wprowadzenia bardziej szczegółowych informacji o charakterze godzin pracy w dniu pracy słuŝy okno Czas pracy w okresie (zob. Rys. 205) wywoływane przez wciśnięcie przycisku [...],. Przycisk posiada takie oznaczenie tylko wtedy gdy w danym dniu nie wprowadzono informacji o szczególnym charakterze przedziałów czasowych pracy pracownika. Po wprowadzeniu takich informacji na przycisku znajdzie się cyfra oznaczająca ilość przedziałów czasowych określonych w danym dniu (maksymalnie przewidziano moŝliwość zdefiniowania 8 przedziałów) 214

215 Rys Okno Czas pracy w dniu.... W oknie Informacje o pracowniku (Rys. 189) znajdują się dodatkowo przyciski [Kwoty pomocnicze] oraz [Stałe składniki wynagrodz.]. Ich wykorzystanie jest bezpośrednio związane z obliczaniem płac i opisane zostanie w dalszej części niniejszej instrukcji. 2. Wprowadzanie danych do obliczania płac Większość informacji ogólnych niezbędnych do obliczania płac w programie Fakt wprowadzana jest w oknie Opcje Opcje płac (zob. Rys. 187). Są to w szczególności dane dotyczące opisu składników wynagrodzenia, potrąceń, stałych pracowniczych i globalnych, grup pracowników oraz schematu obliczania płac. Opis składników płac Aby uzyskać dostęp do opisu składników płac, naleŝy w oknie Opcje płac (Rys. 187) uŝyć przycisku [F3. Opis składników]. Na ekranie pojawia się wówczas okno edycyjne Opis składników wynagrodzenia (Rys. 206). W programie fakt dostępnych jest aŝ 80 składników wynagrodzenia, które mogą być definiowane przez uŝytkownika. Jednorazowo w oknie wyświetlanych jest 10. Aby przejść do kolejnej dziesiątki trzeba kliknąć przycisk po prawej stronie okna (Rys. 206), np. [F ] lub wcisnąć odpowiedni klawisz funkcyjny na klawiaturze (np. F3, F4, itd.) 215

216 Rys Okno Opis składników wynagrodzenia (Opcje Opcje płac [F3. Opis składników]). Przy kaŝdym składniku naleŝy zaznaczyć czy jest on do wypłaty, czy będą naliczane od niego składki ZUS i czy podlega opodatkowaniu (pola zaznaczane po prawej stronie opisu kaŝdego ze składników, zob. Rys. 206). Zaznaczeń tych dokonuje się tylko raz, przed pierwszym naliczeniem płac. We wszystkich następnych miesiącach zaznaczenia te będą równieŝ obowiązywały. Przez wciśnięcie przycisku [...] z prawej strony, pod napisem Informacje dodatkowe, uzyskuje się dostęp do kolejnych własciwości składnika (Rys. 207): jakiego okresu wynagrodzenie dotyczy. Informacja ta jest istotna do obliczania średniej chorobowej, np. dla składnika trzynastka zaznaczymy, Ŝe dotyczy on okresu od bieŝącego do 11-tu m-cy wstecz. Daty okresu, jaki ustawimy pojawiają się poniŝej pól wyboru okresu, czy uwzględniać ten składnik przy liczeniu średniej chorobowej, czy naliczać od niego składkę na ubezpieczenie zdrowotne, czy naliczać od niego 50% koszty uzyskania przychodu (art ustawy PDOF), czy przenosić kwotę składnika z poprzedniego miesiąca, jak składnik ma być traktowany przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop. JeŜeli zaznaczymy tutaj, Ŝe składnik jest zmienny (np. godziny nadliczbowe), to program przy liczeniu wynagrodzenia za urlop oblicza średnią z 3-ch m-cy dla tego składnika. Dla większości składników ustawienia domyślne po wczytaniu schemat płac dostarczonego z programem będą prawidłowe i nie trzeba ich zmieniać. 216

217 Rys Okno Informacje dodatkowe o składnikach wynagrodzenia. Opis potrąceń Aby uzyskać dostęp do opisu potrąceń, naleŝy w oknie Opcje płac (Rys. 187) uŝyć przycisku [F4. Opis potrąceń]. Na ekranie pojawia się wówczas okno edycyjne Opis potrąceń (Rys. 208). Rys Okno Opis potrąceń (Opcje Opcje płac [F4. Opis potrąceń]). W oknie Opis potrąceń (Rys. 208) wpisuje się nazwy potrąceń. Potrącenia te będą zmniejszały wynagrodzenie po opodatkowaniu. Potrąceń moŝe być 80. KaŜde z potrąceń naleŝy odpowiednio oznaczyć: Czy przenieść z poprzedniego miesiąca? Sporządzając pierwszą wypłatę przy pomocy programu nie naleŝy zaznaczać tej opcji gdyŝ w poprzednim miesiącu potrąceń nie było, czyli mają wartość zero i taka wartość byłaby wstawiona. W drugiej wypłacie opcję zaznaczamy i program automatycznie przeniesie wartości potrąceń z pierwszej wypłaty, 217

218 Czy potrącać? Opcja jest domyślnie zaznaczona dla wszystkich potrąceń. JeŜeli wpisujemy np. kilka potrąceń, a następnie ich sumę, to dla sumy naleŝy zaznaczyć, aby jej nie potrącać. Opis stałych pracownika Po wciśnięciu przycisku [F6. Opis stałych pracown.] na ekranie pojawia się okno Opis stałych pracownika (zob. Rys. 209). Wprowadzane są tu nazwy stałych pomocniczych do obliczania płac, takich jak: stawka godzinowa, procent premii, kwoty dodatków, itp. Zastosowanie tych stałych zostanie omówione szczegółowo w dalszej części niniejszej instrukcji, przy okazji opisu sposobu obliczania płac z zastosowaniem formuł płacowych.(zob. Przykład 2 na str. 234) Rys Okno Opis stałych pracownika (Opcje Opcje płac [F6. Opis stałych pracown.]). Stałe globalne W oknie Nazwy stałych globalnych (Rys. 210) wpisuje się nazwy stałych, które będą mogły mieć zastosowanie do naliczania składników wynagrodzeń dla wszystkich pracowników. Taką stałą jest np. procent trzynastki dla wszystkich jednakowy. Aby moŝliwe było wpisanie nazwy musi być zaznaczenie przy opisie Pozwól na zmianę opisu stałych. 218

219 Rys Okno Nazwy stałych globalnych (Opcje Opcje płac [Stałe globalne]). Grupy pracowników W duŝej firmie zatrudniającej dziesiątki czy setki pracowników zachodzi często potrzeba grupowania pracowników i sporządzania list płac oraz danych statystycznych oddzielnie dla poszczególnych grup pracowników. Przykładowo, w firmie mogą wystąpić następujące grupy: administracja, zarząd, księgowość, produkcja, mechanicy. KaŜdy z pracowników moŝe być przydzielony do trzech grup (zob. Rys. 195). Dla kaŝdej z grup moŝemy sporządzić oddzielną listę płac jak teŝ dla kaŝdej moŝna określić (poprzez formuły płacowe) inny sposób naliczania płac. Grupa zbiorcza to grupa Wszyscy. Przy sporządzaniu list i wydruków program grupę tę ustawia jako domyślną. JeŜeli dokument nie powinien dotyczyć wszystkich pracowników, a tylko konkretnej grupy, to naleŝy wybrać tylko tę grupę. Temat ten zostanie szerzej omówiony w rozdziale dotyczącym sporządzania list płac i innych wydruków. Aby dopisać nazwę nowej grupy pracowników, w oknie Grupy pracowników (Rys. 211) naleŝy uŝyć przycisku [Dopisz]. Uzyskuje się wówczas dostęp do okna edycyjnego (Rys. 212), w którym dopisać moŝna nazwę nowej grupy oraz zaznaczyć, czy dla pracowników danej grupy wypłata będzie zaznaczana domyślnie w następnym miesiącu. Rys Okno Grupy pracowników (Opcje Opcje płac [F2. Grupy pracowników]). Edycja nazw i właściwości grup pracowników. 219

220 Rys Okno Nazwa grupy pracowników dopisywanie nowej grupy. 3. Obliczanie płac Informacje umieszczone po prawej stronie okna Informacje o pracowniku (zob. Rys. 189) dotyczą wyłącznie bieŝącego miesiąca. KaŜda zmiana danych umieszczonych wyŝej powoduje uaktualnienie danych umieszczonych niŝej, np. zmiana ilości dni, w ciągu których pracownik przebywał na chorobowym zmienia (pomniejsza) wynagrodzenie zasadnicze; zmiana wynagrodzenia powoduje zmianę naliczonego podatku, itd. NaleŜy więc zwracać uwagę, aby najpierw wpisywać informacje umieszczone wyŝej, a dopiero później dane umieszczone niŝej. Zasiłki chorobowe i inne Liczenie wynagrodzenia pracownika rozpoczyna się od góry okna Informacje o pracowniku (zob. Rys. 189). W pierwszej kolejności są więc obliczane zasiłki. Aby wpisać/zmienić informacje dotyczące zasiłków otrzymywanych przez pracownika w danym miesiącu, naleŝy uŝyć przycisku znajdującego się po prawej stronie napisu 1.Zasiłki chorobowe i inne (zob. Rys. 189). Na ekranie pojawia się wówczas okno Chorobowe i inne zasiłki (Rys. 213). Na wstępie określa się czy ZUS wysyła zasiłki do domu tak odbywa się w firmach zatrudniających do 20 pracowników. W pozostałych będących płatnikami zasiłków ta opcja powinna być NIE ZAZNACZONA. W jednym miesiącu moŝe być do 12 okresów zwolnień lub innych przerw w opłacaniu składek (zob. Rys. 213). Aby obliczyć zasiłek naleŝy kliknąć w pole obok, np. numeru 1 (lub innego z dwunastu dostępnych, por. Rys. 213). Z listy rozwijanej (Rys. 214) wybiera się następnie rodzaj zasiłku lub przyczyny nieobecności. Podane na liście rozwijanej kody odpowiadają kodom uŝywanym przez Program Płatnik ZUS. Gwiazdka po numerze kodu, np. 212* oznacza, Ŝe podane świadczenie będzie opodatkowane. Po wyborze rodzaju zasiłku lub przyczyny nieobecności (Rys. 214) naleŝy po prawej stronie pola wyboru zaznaczyć okres, którego dotyczy dana nieobecność (Rys. 215). JeŜeli absencja dotyczy bieŝącego miesiąca wystarczy podać cyfry określające dni miesiąca, np JeŜeli absencja dotyczy innego okresu naleŝy wpisać pełne daty, np Po wpisaniu okresu program obliczy i wstawi dni choroby. 220

221 Rys Okno Chorobowe i inne zasiłki wpisywanie i obliczanie chorobowych i innych zasiłków. Rys Wybór rodzaju zasiłku lub przyczyny nieobecności pracownika lista rozwijana w oknie Chorobowe i inne zasiłki. 221

222 Rys Wpisywanie danych dotyczących okresu nieobecności lub liczby osób objętych zasiłkiem. Po wykonaniu opisanych wyŝej czynności (wpisaniu wszystkich danych dotyczących zasiłku/nieobecności) naleŝy wcisnąć przycisk [F5. Oblicz!]. Program wyliczy wówczas ile dni roboczych zostało przepracowanych (dane te następnie uwzględnia przy naliczeniu płac zasadniczych i innych składników zaleŝnych od czasu przepracowanego) oraz wyświetli informację o miesięcznych wynagrodzeniach, z których wyliczono średnią do chorobowego (okno Średnia chorobowa, Rys. 216). Okno Średnia chorobowa moŝna takŝe wyswietlić korzystając z przycisku [...] znajdującego się obok pola średniej chorobowej (zob. Rys. 213). Średnia ta jest obliczana z ostatnich dwunastu miesięcy W oknie Średnia chorobowa, w kolumnie Jak uzupełnić gdy chorob. (zob. Rys. 216) znajdują się przyciski wywołujące okna Informacje dodatkowe o naliczaniu średniej za miesiąc... (zob. Rys. 217), w których moŝna sprawdzić ile wynoszą składniki stałe i zmienne wynagrodzenia dla pracownika, ile było dni roboczych a ile chorobowych oraz o jaki procent pomniejszono wynagrodzenie. Rys Informacja o obliczonej podstawie do chorobowego. 222

223 Rys Okno Informacje dodatkowe o naliczaniu średniej za miesiąc... W pierwszych miesiącach uŝytkowania program nie jest w stanie policzyć podstawy, gdyŝ nie ma koniecznych do tego danych z poprzednich 12 miesięcy. Aby naliczyć zasiłki w takim wypadku, podstawę naleŝy obliczyć samodzielnie i wpisać ręcznie w oknie Chorobowe i inne zasiłki, którego fragment pokazuje Rys. 218, lub uzupełnić dane (kwoty) z poprzednich miesięcy w oknie Średnia chorobowa (zob. Rys. 216). Rys Sposób samodzielnego wpisywania podstawy naliczania chorobowego. Przycisk Raport z naliczania (zob. Rys. 216) w oknie Średnia dla... pozwala przejrzeć szczegółowe informacje o miesiącach i kwotach branych pod uwagę przy wyliczaniu średniej (zob. Rys. 219) 223

224 Rys Okno Raport z obliczania średniej chorobowej dla pracownika... za miesiąc... UWAGA! JeŜeli w oknie informacji o pracowniku, w danych do ubezpieczenia zaznaczy się, iŝ danemu pracownikowi przysługuje zasiłek rodzinny lub pielęgnacyjny, to po wciśnięciu przycisku [F5. Oblicz!] informacja o tych zasiłkach pojawi się automatycznie w oknie zasiłków chorobowych i innych. Obliczanie płac prostych jednoskładnikowych, wypłacanych raz w miesiącu W wielu firmach istnieją tylko płace jednoskładnikowe, tj. płace zasadnicze. W takim przypadku, obliczenie płac ogranicza się do uŝycia przycisku [F5.Oblicz ] znajdującego się w prawej części okna Informacje o pracowniku (Rys. 220). Rys Fragment okna Informacje o pracowniku, obliczanie prostych płac jednoskładnikowych przycisk [F5.Oblicz ]. 224

225 Aby obliczyć w ten sposób płace dla wszystkich pracowników, naleŝy wejść w informacje o kaŝdym z pracowników z osobna i wcisnąć [F5.Oblicz] lub skorzystać z menu Wpisywanie Pracownicy Obliczanie wynagrodzeń. W przypadku drugiej metody, płace zostaną obliczone dla wszystkich pracowników w danym miesiącu Przy naliczaniu płac prostych-jednoskładnikowych w polu 2.Suma składników wynagrodzenia brutto pojawia się kwota równa wynikająca z umowy o pracę, wpisanej w polu Ostatnie wynagr. (zob. Rys. 220). Kwota ta stanowi wynagrodzenie zasadnicze (składnik nr 1 pod przyciskiem [Składniki wynagrodzenia brutto]). Aby sprawdzić jak program policzył składki ZUS i podatki naleŝy wcisnąć przycisk [Zmień] (poniŝej przycisku [F5.Oblicz ]). Na ekranie pojawia się wówczas okno edycyjne Składki, podatki i potrącenia za:... Rys. 221). Rys Okno Składki, podatki i potrącenia podgląd oraz edycja danych. W oknie Składki, podatki i potrącenia za:... (Rys. 221) dokonywać moŝna zmian kwot składek i podatków. MoŜliwość ta jest przydatna w przypadku wprowadzania danych z poprzednich miesięcy, w których wyliczenia płac wykonywane były ręcznie i występują róŝnice (zazwyczaj groszowe) między kwotami wyliczonymi przez program a obliczonymi ręcznie. Po wprowadzeniu zmian naleŝy wcisnąć przycisk [F9. Zapisz]. JeŜeli nie dokonano Ŝadnych zmian lub zmiany zostały wprowadzone błędnie, naleŝy uŝyć przycisku [Anuluj]. UWAGA! Przycisk Oblicz powoduje zawsze automatyczne wykonanie obliczeń zamazując poprawki dokonane ręcznie. 225

226 Obliczanie płac prostych - wieloskładnikowych, wypłacanych raz w miesiącu Po wciśnięciu przycisku [F5. Oblicz ] w oknie Informacje o pracowniku (Rys. 220), jako wynagrodzenie zasadnicze zostanie wstawione wynagrodzenie z umowy o pracę, pomniejszone o ewentualne nieobecności. W celu wprowadzenia innych składników płac naleŝy wcisnąć przycisk [Składniki wynagrodzenia brutto] (Rys. 220). W nowo otwartym oknie Składniki wynagrodzenia (Rys. 222) moŝna wprowadzić kwoty pozostałych składników płac i zatwierdzić je przyciskiem [F9. Zapisz]. Rys Okno Składniki wynagrodzenia wprowadzanie kwot składników wynagrodzenia brutto. UWAGA! W oknie Składniki wynagrodzenia z Rys widoczne są tylko te składniki wynagrodzenia, których nazwy zostały uprzednio wpisane w menu Opcje Opcje płac [F3. Opis składników] (Rys. 206). Po wciśnięciu przycisku [F9. Zapisz] program automatycznie przeliczy składki ZUS i podatki. Potrącenia JeŜeli w poprzednim miesiącu występowały potrącenia i w opisie potrąceń (zob. Rys. 208) zaznaczone jest przeniesienie potrąceń z poprzedniego miesiąca, to wartości kwot potrąceń zostaną automatycznie przepisane do bieŝącego miesiąca. JeŜeli płace obliczane są pierwszy raz, to naleŝy wcisnąć przycisk [ 0,00 ] znajdujący się po prawej stronie pozycji 7. Potrącenia po opod. (w oknie Informacje o pracowniku, zob. Rys. 226

227 189) i w otwartym oknie Potrącenia (Rys. 224) wprowadzić kwoty potrąceń, a następnie zatwierdzić je przyciskiem F9.Zapisz. Rys Fragment okna Informacje o pracowniku 7. Potrącenia po opod. (przycisk zmiany kwot potrąceń). Rys Okno Potrącenia ręczne wpisywanie kwot potrąceń, zdefiniowanych w opcjach płac. Obliczanie wypłat z zastosowaniem formuł płacowych Formuły płacowe są to małe podprogramy tworzone w oparciu o elementy języka programowania C. Pozwalają na zautomatyzowanie obliczeń i dostosowanie programu do konkretnych potrzeb firmy. MoŜliwości programu są tak duŝe, Ŝe tylko od inwencji uŝytkownika zaleŝy stopień zaawansowania formuł. Stosując formuły moŝna zlecić programowi wyliczanie: składników: premia, dodatki staŝowe, funkcyjne, itp., wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, wynagrodzenia za urlop od składników zmiennych, wynagrodzenia za ferie i wakacje (szkoły), jubileuszówki (program śledzi, kiedy pracownik osiągnie staŝ uprawniający do jubileuszówki i naliczy ją w zaprogramowanej wysokości), trzynastki, 227

228 długości staŝu, wartości godzinowe, danych w oparciu o wartości obliczone w poprzednich miesiącach, wynagrodzeń dla kaŝdej grupy pracowników według innej zaprogramowanej formuły. Formuły obliczeniowe moŝna stosować zarówno do obliczania płac jak i do obliczania potrąceń. Trudno przedstawić, w niniejszym opracowaniu, wszystkie moŝliwe sposoby wykorzystania formuł płacowych. Podany zostanie tylko prosty przykład dla zobrazowania sposobu tworzenia formuł. Przy obliczaniu wynagrodzeń za pomocą formuł płacowych wykorzystuje się najczęściej następujące zmienne i stałe (nazwy odpowiednich zmiennych i stałych, uŝywanych w zapisie formuł obliczeniowych, podane zostały w nawiasach klamrowych): a) Kwoty pomocnicze (kp). Są to wartości wpisane w oknie Informacje o pracowniku (pod przyciskiem [Kwoty pomocnicze]) (zob. Rys. 189). Wpisane tutaj wartości nie zmieniają się w kolejnych miesiącach dotąd, aŝ zostaną zmienione przez uŝytkownika (zob. Rys. 225). Wartości te dotyczą tylko tego pracownika, któremu zostały przypisane. Rys Okno Kwoty pomocnicze dla pracownika. Jak widać na przykładzie (zob. Rys. 225) moŝna wpisać wartości stałych {% premii} oraz {Stały dodatek} i {% funkcyjnego}, poniewaŝ tylko takie pozycje wpisano w menu Opcje Opcje płac F6.Opis stałych pracown. (zob. Rys. 209) Tak więc planując wykorzystanie nowej stałej w formule płacowej naleŝy zacząć od zamieszczenia nazwy tej stałej w oknie Nazwy stałych globalnych (zob. Rys. 226). b) Stałe globalne (gl). Stałe te wpisuje się w oknie Nazwy stałych globalnych (Rys. 226), które dostępne jest w menu Opcje Opcje płac [Stałe globalne]. W oknie tym wpisuje się wartości, które dotyczą wszystkich pracowników, 228

229 Rys Okno Nazwy stałych globalnych wpisywanie nazw i wartości stałych globalnych (menu Opcje Opcje płac [Stałe globalne]). c) Składniki wynagrodzeń (sk). W oknie Składniki wynagrodzenia (Rys. 222) moŝliwe jest odczytanie i zmiana danych, które w przeciwieństwie do kwot pomocniczych zmieniają się co miesiąc, np. ilości godzin nadliczbowych. Wartości wpisane w tym miejscu są widoczne tylko w jednym miesiącu dla jednego pracownika. W kolejnym miesiącu naleŝy wpisać (lub obliczyć) je na nowo. Niektóre ze składników (bądź wszystkie) mogą być równieŝ wpisywane w poszczególne pola składników wynagrodzenia automatycznie, po wciśnięciu przycisku [F5. Oblicz ] w oknie Informacje o pracowniku. Dzieje się tak wówczas, gdy wartości składników są zdeterminowane przez formuły w schemacie płac (sposób wprowadzania formuł schematów płac przedstawiony zostanie w dalszej części niniejszego opracowania), d) Inne zmienne określone w zasadach stosowania formuł naliczania płac (tzw. schematów płac). Zasady te są dostępne pod przyciskiem pomocy [F1-Pomoc] (temat pomocy: Zasady wprowadzania treści formuł ) w oknie Wprowadzanie formuły obliczeniowej (menu Opcje Opcje płac [F7.Obliczanie Składników], Rys. 227). Zmienną taką jest, np. uprac odpowiada jej kwota wynagrodzenia z umowy o pracę wpisana w oknie Informacje o pracowniku w pozycji Ostatnie wynagr. 229

230 Rys Okno Wprowadzanie formuły obliczeniowej pod przyciskiem pomocy znaleźć moŝna opis predefiniowanych zmiennych wykorzystywanych w formułach płac. Do wprowadzania formuł obliczeniowych w programie wykorzystywane są dwa okna edycyjne, dostępne w menu Opcje Opcje płac. Pierwsze z nich dostępne jest pod przyciskiem [F7. Obliczanie składników] (Rys. 227) i słuŝy do wprowadzania formuł obliczania składników wynagrodzenia brutto. Drugie okno, dostępne pod przyciskiem [F8. Obliczanie Potrąceń] i słuŝy do wprowadzania formuł obliczenia potrąceń kwot po opodatkowaniu. Po wprowadzeniu formuły obliczeniowej, warto sprawdzić jej poprawność poprzez wciśnięcie przycisku [F5. Sprawdź!] (zob.rys. 227). Program poinformuje wówczas uŝytkownika, czy składnia wprowadzonej formuły jest poprawna. Przykład 1: Obliczanie składników wynagrodzenia ZałóŜmy, Ŝe zdefiniowane zostały składniki wynagrodzenia jak na Rys. 228 oraz potrącenia jak na Rys. 229, ponadto wprowadzona została przykładowa, prosta formuła obliczania zdefiniowanych wcześniej składników wynagrodzenia. 230

231 Rys Przykładowe nazwy składników płac i ich ustawienia. Rys Przykładowe nazwy potrąceń i ich ustawienia. W oknie słuŝącym wpisywaniu formuł obliczeniowych wpisujemy natomiast następującą formułę (zob. Rys. 227). Tekst objęty symbolami /* i */ nie wpływa na sposób obliczania składników wynagrodzenia są to jedynie komentarze: sk1 = zasadnicze; /* Linia 1. */ sk2 = (kp1*sk1)/100; /* Linia 2. */ sk3 = kp2; /* Linia 3. */ if (grupa == 2) { sk4 = (sk1 * kp3)/100; } /* Linia 4. */ if (grupa!= 2) { sk4 = 0; } /* Linia 5. */ 231

232 PowyŜej przedstawiony został prosty przykład formuły obliczeniowej. Na podobnych zasadach tworzy się równieŝ bardzo złoŝone formuły obliczeniowe, mające zastosowanie w rzeczywistych rozwiązaniach płacowych. Prześledźmy, co jest obliczane w poszczególnych liniach formuły. NaleŜy jednak przedstawić równieŝ definicje kwot pomocniczych oraz grup wprowadzonych przez uŝytkownika (Rys. 230 oraz Rys. 231). Rys Przykładowe definicje i ustawienia kwot pomocniczych dla wybranego pracownika. Rys Przykładowe definicje grup pracowniczych w danej firmie (dwie grupy: 1. pracownik, 2. fizyczni). Wyjaśnienie przykładowej formuły Linia 1.: sk1 = zasadnicze; PowyŜszy zapis oznacza, Ŝe zmienna o nazwie sk1 Wyn. Zasadnicze (nr 1 na Rys. 228) przyjmie wartość równą wynagrodzeniu zasadniczemu określonemu dla danego pracownika. Linia 2.: sk2 = (kp1*sk1)/100; 232

233 Wartość zmiennej sk2 odpowiadająca składnikowi Premia na liście składników wynagrodzenia (nr 2 na Rys. 228) obliczona zostanie w sposób opisany poniŝej. Zmienna kp1 oznacza kwotę pomocniczą o nazwie % premii (tak została ona zdefiniowana przez uŝytkownika, Rys. 230). Zgodnie z formułą, premia sk2 równa jest wynagrodzeniu zasadniczemu sk1 pomnoŝonemu przez procent premii. Dzielenie przez sto na końcu wyraŝenia jest konieczne ze względu na fakt, iŝ % premii wyraŝony jest w procentach. Linia 3.: sk3 = kp2; Wartość zmiennej sk3 odpowiadająca składnikowi Dodatek stały na liście składników wynagrodzenia (nr 3 na Rys. 228) przyjmuje wartość określoną w oknie Kwoty pomocnicze dla pracownika, przypisaną zmiennej kp2 (nr 2 na Rys. 230). Wartość Dodatku stałego, jak i wartości pozostałych składników wynagrodzenia, moŝna oczywiście wpisywać bezpośrednio (ręcznie) w oknie Składniki wynagrodzenia. NaleŜy zauwaŝyć, iŝ przedstawiony w niniejszym przykładzie sposób jest w większości przypadków bardziej praktyczny i mniej czasochłonny. Takie przypisanie wartości składnikom wynagrodzenia za pomocą formuł płacowych jest szczególnie przydatne w przypadkach, gdy ich wartości są zaleŝne od pewnych zmiennych, których wartości rzadko ulegają zmianie (np. % premii, dodatek funkcyjny, dodatek stały, itp.). Zmienne te określa się w oknie Kwoty pomocnicze dla pracownika (zmienne kp) i pozostają one bez zmian w kolejnych miesiącach, aŝ do momentu jawnej zmiany ich wartości przez uŝytkownika. Wpływa to na uproszczenie obliczania płac w kolejnych miesiącach. Linie 4. i 5.: if (grupa == 2) { sk4 = (sk1 * kp3)/100; } if (grupa!= 2) { sk4 = 0; } W rozpatrywanym przykładzie wszystkich pracowników firmy podzielono na dwie przykładowe grupy: 1. pracownik oraz 2. fizyczni (zob. Rys. 231). W wielu wypadkach przypisanie pracownika do konkretnej grupy pracowników jest związane z koniecznością odmiennego sposobu obliczania płac dla pracowników naleŝących do konkretnych grup. W omawianym przykładzie wartość składnika wynagrodzenia sk4 o nazwie Dodatek funkcyjny została uzaleŝniona od tego, do jakiej grupy dany pracownik naleŝy. Wykorzystane zostały do tego celu instrukcje warunkowe if. W linii 4. zapisana została następująca informacja: if (grupa == 2) /* jeŝeli pracownik naleŝy do grupy 2. fizyczni, */ { sk4 = (sk1 * kp3)/100; } /* to składnik sk4 (Dodatek funkcyjny) obliczany jest jako procent wynagrodzenia zasadniczego (składnik sk1) określony w kwotach pomocniczych dla pracownika (kp3 - % funkcyjnego, zob. Rys. 230) */ 233

234 W linii 5. zapisana została następująca informacja: if (grupa!= 2) /* jeŝeli pracownik nie naleŝy do grupy 2. fizyczni, a więc w tym przykładzie na pewno naleŝy do grupy 1. pracownik */ { sk4 = 0; } /* to składnik sk4 (Dodatek funkcyjny) równy jest zeru (pracownikom naleŝącym do tej grupy nie przysługuje dodatek */ W przykładzie tym pokazano jak zróŝnicować sposób obliczania danego składnika wynagrodzenia dla pracownika, w zaleŝności od jego przynaleŝności do danej grupy. Łatwo zauwaŝyć, iŝ moŝliwe jest takie skonstruowanie formuły, aby dla poszczególnych grup stosować zupełnie róŝne schematy naliczania płac. Przykładem moŝe być sytuacja, w której część pracowników otrzymuje stałe wynagrodzenie zasadnicze, a część pracowników otrzymuje wynagrodzenie w zaleŝności od ilości przepracowanych godzin. Za pomocą jednej formuły obliczania płac moŝna wówczas obliczać płace jednocześnie dla obu grup, a sposób naliczania płac zdeterminowany jest przez przynaleŝność pracownika do danej grupy lub inne zmienne zapisane np. w kwotach pomocniczych (ilość przepracowanych godzin, stawkę godzinową, itd.). JeŜeli istnieją takie wartości zmiennych, które są jednakowe dla wszystkich pracowników, warto określić ich wartość poprzez wprowadzenie stałych globalnych w oknie Nazwy stałych globalnych (Rys. 226). Określone w ten sposób zmienne wykorzystuje się w formułach płacowych podobnie jak kwoty pomocnicze, przy czym ich nazwy to odpowiednio gl1, gl2, gl3, itd. W przypadku zmiany stałej globalnej, wystarczy poprawić ją w jednym miejscu, a wpłynie to na obliczenia dla wszystkich pracowników. Przykład 2: Obliczanie potrąceń od wynagrodzenia Potrącenia od wynagrodzenia moŝna, podobnie jak składniki wynagrodzenia, obliczać za pomocą odpowiednich formuł. Wykonuje się to w sposób analogiczny do obliczania składników wynagrodzenia. ZałóŜmy, Ŝe zdefiniowane zostało jedno potrącenie od wypłaty (nr 1 na Rys. 229) o nazwie Związki zawodowe. 234

235 Rys Przykładowy opis potrąceń od wypłaty (Opcje Opcje płac F4. Opis potrąceń). ZałóŜmy, Ŝe chcemy, aby dla kaŝdego pracownika określony został procent wynagrodzenia zasadniczego potrącany na rzecz związków zawodowych. MoŜna wówczas wprowadzić odpowiednią zmienną w kwotach pomocniczych dla pracownika (Opcje Opcje płac F6. Opis stałych pracown.), w której przechowywać będziemy informację o tym, jaki procent wynagrodzenia zasadniczego potrącany będzie na rzecz związków zawodowych (np. zmienną o nazwie składka-związki, Rys. 233). Rys Wprowadzenie opisu przykładowej zmiennej (kp4) wykorzystywanej w obliczaniu potrąceń. Aby wykorzystać moŝliwość automatycznego obliczania potrąceń, naleŝy następnie wprowadzić odpowiednią formułę w oknie Wprowadzanie formuły obliczeniowej (Opcje Opcje płac F8. Oblicz. potrąceń). 235

236 PoniŜej (Rys. 234) pokazano przykład takiej formuły. Rys Przykładowa formuła obliczania potrąceń. Przykładowa formuła obliczania potrąceń. po1 = (sk1*kp4)/100; oznacza, iŝ wartość potrącenia o nazwie 1. Związki zawodowe (zmienna po1), obliczona zostanie jako kp4 procent (zmienna o nazwie składka-związki ) wynagrodzenia zasadniczego (zmienna sk1 o nazwie Wyn. Zasadnicze ). Aby program obliczył automatycznie zdefiniowane tak potrącenie naleŝy w oknie Kwoty pomocnicze dla pracownika określić, jaki procent wynagrodzenia zasadniczego ma ulec potrąceniu na rzecz związków zawodowych (w przykładzie 10%, Rys. 235). 236

237 Rys Przykładowe określenie procentu składki na związki zawodowe ( składka-związki ). Wiele wypłat w miesiącu Program umoŝliwia sporządzanie do 10 wypłat w danym miesiącu. Aby uaktywnić moŝliwość sporządzania wielu wypłat w miesiącu naleŝy zaznaczyć opcję Występuje wiele wypłat w jednym miesiącu w oknie Ustawienia ogólne płac (Opcje Opcje płac F5. Ustawienia ogólne, Rys. 236, pozycja 16). Rys Okno Ustawienia ogólne płac. 237

238 Po uaktywnieniu opcji wielu wypłat w miesiącu w oknie Informacje o pracowniku pojawia się dodatkowe pole wyboru o nazwie Numer wypłaty w miesiącu (Rys. 237). Dzięki temu polu moŝliwe jest określenie, która wypłata ma być aktualnie uwzględniana. W polu tym moŝliwy jest wybór jednej z dziesięciu wypłat lub sumarycznej wartości wszystkich wypłat w danym miesiącu (opcja Suma). Rys. 237 Okno Informacje o pracowniku z rozwiniętą listą Numer wypłaty w miesiącu. Aby wprowadzić nazwy poszczególnych wypłat w oknie Nazwy wypłat (zob. Rys. 238), naleŝy skorzystać z przycisku [Nazwy wypłat] (zob. Rys. 187) w oknie Opcje płac. Rys Okno Nazwy wypłat. 238

239 W oknie Składniki wynagrodzenia, w kolumnie Numer wypłaty określa się, do której wypłaty przypisany jest dany składnik. Aktywne są tylko te składniki, które związane są z numerem wypłaty aktualnie uwzględnianym (Informacje o pracowniku Numer wypłaty w miesiącu:, zob. Rys. 237), składniki dotyczące innych wypłat są zablokowane. Na poniŝszym rysunku wybrana została druga wypłata w miesiącu (Rys. 239). Rys Przypisanie składników wynagrodzenia do poszczególnych wypłat aktywne składniki drugiej wypłaty. Składki ZUS i podatki w poszczególnych wypłatach liczone są poprzez odejmowanie, tzn. przy wypłacie drugiej i kolejnej składki są liczone od sumy wszystkich wypłat i od tak wyliczonych wartości odejmowane są kwoty składek przypisanych do poprzednich wypłat. Taki sposób liczenia sprawia, Ŝe suma składek z wypłat jednostkowych jest identyczna ze składkami wyliczonymi od wartości sumarycznej wypłat w danym miesiącu. 4. Wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych Zleceniobiorców i zawarte z nimi umowy wpisuje się w tym samym oknie co pracowników. W danych do ZUS (Informacje o pracowniku [Dane do ubezpieczenia]) naleŝy wybrać odpowiedni kod ubezpieczenia obowiązujący dla danego typu umowy. Wszystkie dane dotyczące umowy wprowadzane są w oknie Informacje o pracowniku w sekcji F6. Umowy zlecenia i umowy o dzieło (Rys. 240). 239

240 Rys Fragment okna Informacje o pracowniku - sekcja F6. Umowy zlecenia i umowy o dzieło. W sekcji tej widoczne są poszczególne umowy dla danej osoby. Dostępne są tu równieŝ 3 przyciski (Rys. 240): [Dopisz] [Popraw] UmoŜliwia wprowadzenie danych dotyczących nowej umowy (dopisanie umowy). UŜycie przycisku powoduje otwarcie okna Informacje o umowie zleceniu lub umowie o dzieło, w którym wpisuje się wszystkie dane dotyczące umowy (Rys. 241). UmoŜliwia poprawienie danych dotyczących istniejącej juŝ, podświetlonej umowy [Usuń] Powoduje usunięcie danych o umowie wybranej aktualnie w sekcji F6. Umowy zlecenia i umowy o dzieło w oknie Informacje o pracowniku W oknie Informacje o umowie zleceniu lub umowie o dzieło (Rys. 241) wprowadza się wszystkie niezbędne dane dotyczące umowy. NaleŜą do nich między innymi: Rodzaj umowy Umowa zlecenie, umowa o dzieło, prawa autorskie, udział w organach zarządzających, czynności biegłych i inkasentów. Kod ubezpieczenia Dotyczy tylko umów, dla których są naliczane składki ZUS lub zdrowotne. Z tym kodem umowa jest wysyłana do Programu Płatnika Kwota brutto umowy W polu tym naleŝy wpisać kwotę wynagrodzenia brutto wynikające z umowy. Pozostałe kwoty są obliczane automatycznie na podstawie tej kwoty. NaleŜy równieŝ uzupełnić wszystkie pozostałe, niezbędne dane dotyczące danej umowy. NaleŜą do nich m.in. numer umowy (pole Numer), data rozpoczęcia/zakończenia umowy (pola Data rozp./zak.), data wypłaty wynagrodzenia z tytułu wykonania umowy (pole Data wypłaty), itd. Na podstawie wszystkich wprowadzonych danych program dokona automatycznego naliczenia składek ZUS i podatków zgodnie z ustawieniami podanymi w oknie Dane ubezpieczeniowe (Informacje o pracowniku [Dane do ubezpieczenia]) danego zleceniobiorcy. JeŜeli wartość umowy jest niŝsza od wartości progowej dla umów rozliczanych ryczałtowo program rozliczy tę umowę podatkiem zryczałtowanym (rozliczenie poprzez deklarację PIT-8A). Jeden zleceniobiorca moŝe mieć wiele umów w miesiącu. 240

241 Rys Okno Informacje o umowie zleceniu lub umowie o dzieło edycja danych o umowie. 5. Funkcje menu Wpisywanie W punkcie tym przedstawione zostaną funkcje menu Wpisywanie programu związane z kartoteką 4.Pracownicy i osoby współpracujące (menu Wpisywanie Pracownicy Obliczanie wynagrodzeń). Obliczanie wynagrodzeń Funkcja ta pozwala na obliczenie, w jednym przebiegu, wynagrodzeń wszystkich zatrudnionych w firmie pracowników, znajdujących się na liście w kartotece (oknie) 4.Pracownicy i osoby współpracujące. Pracownikom, którzy korzystali z zasiłków chorobowych lub innych zasiłków naleŝy naliczyć wynagrodzenie indywidualnie, po uzupełnieniu danych o zasiłkach w oknie Informacje o pracowniku, za pomocą przycisku F5.Oblicz. Po wykonaniu obliczania wynagrodzeń dla pracowników, w oknie F12.Wydruk pojawi się Raport z obliczania wynagrodzeń. 241

242 6. Zestawienia i wydruki PoniŜej przedstawione zostaną sposoby sporządzania wybranych wydruków związanych z kartoteką 4.Pracownicy i osoby współpracujące. Wydruki indywidualne, dotyczące pracownika Polecenia wydruków indywidualnych, dotyczących aktualnie podświetlonego pracownika w kartotece 4.Pracownicy i osoby współpracujące zgrupowane są w górnej części (nad kreską ) menu Zestawienia Pracownicy (Rys. 242). Rys Funkcje wydruków dotyczących indywidualnie poszczególnych pracowników. Wydruk umowy lub rachunku Dla podświetlonego w oknie 4.Pracownicy i osoby współpracujące zleceniobiorcy moŝna wydrukować umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenie) lub rachunek. Wykonanie polecenia Zestawienia Pracownicy Wydruk umowy lub rachunku wywołuje okno Wydruk umowy/zlecenia lub przelewu do US (Rys. 243) pod warunkiem Ŝe dane na temat takiej umowy zostały wprowadzone w oknie Informacje o pracowniku w sekcji F6.Umowy. Z pierwszej (górnej) listy rozwijanej w tym oknie naleŝy wybrać odpowiedni wzór umowy Rys Sporządzanie wydruku umowy dla pracownika lub przelewu do umowy. 242

243 PoniŜej znajduje się druga lista rozwijana, z której moŝna wybrać wzór przelewu naleŝności na rachunek bankowy zleceniobiorcy (jeŝeli zamiast umowy wydrukowany ma być przelew do niej). Aby przelew został sporządzony w danych zleceniobiorcy (okno Informacje o pracowniku [Dane osobiste]) musi być podany jego rachunek bankowy. Przelew na rachunek pracownika Polecenia Zestawienia Pracownicy Przelew na rachunek pracownika uŝywa się równieŝ wówczas, gdy naleŝy dokonać przelewu na rachunek pracownika. Na ekranie pojawia się wówczas okno Wydruk przelewu (Rys. 244). W oknie tym, w polu Według wzoru: wybrać naleŝy z listy rozwijanej wzór przelewu i zatwierdzić wybór przyciskiem [F9. Wykonaj]. W polu Z którego rachunku naleŝy wybrać rachunek firmowy, z którego dokonany będzie przelew (jeŝeli włączona jest obsługa wielu rachunków bankowych). Rys Okno Wydruk przelewu wybór wzorca przelewu. W kolejnym oknie Dane wysyłanego przelewu (Rys. 245) naleŝy sprawdzić i ewentualnie zmodyfikować wszystkie dane dotyczące przelewu, uzupełnione automatycznie przez program na podstawie danych o pracowniku. 243

244 Rys Okno Dane wysyłanego przelewu Istnieje tu moŝliwość wstawienia innej daty przelewu, kwoty oraz opisu. Po sprawdzeniu i ewentualnym naniesieniu poprawek naleŝy wcisnąć przycisk [F9. Zapamiętaj] - program utworzy druk przelewu zgodnie z wybranym uprzednio wzorem. W oknie tym dostępny jest równieŝ przycisk [Do bufora]. Jego wciśnięcie spowoduje automatyczne przeniesienie danych o danym przelewie do okna 0.Kasa i bank, co pozwoli na szybkie dokonanie danego przelewu za pomocą systemu Home Banking-u (patrz rozdział Kontrahenci). Karta wynagrodzeń pracownika Wydruk karty wynagrodzeń dla wybranego pracownika jest moŝliwy poprzez polecenie Zestawienia Pracownicy Karta wynagrodzeń pracownika. Na ekranie pojawi się wówczas okno Wydruk karty wynagrodzeń pracownika (Rys. 246). JeŜeli ZAZNACZONA zostanie opcja Drukuj kartę przychodów (obowiązującą od 2000 roku dla KPiR) program sam ustali niezbędny zakres informacji, jaki znajdzie się na karcie. W przypadku, gdy zaznaczenia nie będzie, po wciśnięciu przycisku [F9. Wykonaj] otworzy się okno jak na Rys. 250, w którym dokonać moŝna wyboru składników mających znaleźć się na karcie. Rys Okno Wydruk karty wynagrodzeń pracownika ustawienia opcji sporządzenia dokumentu. 244

245 Deklaracje PIT-11/8B, PIT-40 Sporządzenie deklaracji podatkowych wymaga najpierw podświetlenia w oknie pracownika, którego dotyczy deklaracja, a następnie sprowadza się do wyboru w oknie Wydruk deklaracji PIT-... (Rys. 247) wzoru wydruku, tj. czy ma być drukowana na oryginalnych drukach, czy teŝ na czystych kartkach (wzory z literką x na początku ich nazwy) i wciśnięciu przycisku [F9. Wykonaj]. Rys Przygotowanie do wydruku deklaracji (na przykładzie deklaracji PIT-11). Wydruki kadrowe (Zestawienia Pracownicy Wydruki kadrowe) Program Fakt daje moŝliwość sporządzenia róŝnego rodzaju wydruków kadrowych, takich jak: zaświadczenia o zarobkach, oświadczenia BHP, kwestionariusz osobowy, umowy o pracę, wypowiedzenia, rozwiązania umów, zestawienia, itp. Wykonanie polecenia Zestawienia Pracownicy Wydruki kadrowe wywołuje okno Wydruki kadrowe dla pracownika (Rys. 248). Rys Okno wyboru rodzaju wydruku kadrowego. 245

246 Wykorzystując listę rozwijaną Typ wydruku: moŝna zawęzić ilość wzorów wyświetlanych na liście rozwijanej Według wzoru, a tym samym ułatwić wybór. Po wybraniu wzoru, poniŝej, w oknie tym ukazuje się opis dokumentu, który będzie stworzony. Wciśnięcie przycisku [F9. Wykonaj] spowoduje sporządzenie wydruku wg wybranego wzorca. Wydruki ogólne, dotyczące wszystkich pracowników (lub grupy) Lista płac (Zestawienia Pracownicy Lista płac) Po wybraniu zestawienia Lista płac na ekranie pojawia się okno Wydruk listy płac (zob. Rys. 249). Rys Okno Wydruk listy płac ustawienia opcji sporządzania wydruku. W oknie tym określić moŝna parametry (opcje) tworzenia listy płac. W sekcji Rodzaj wynagrodzenia naleŝy wybrać opcje, które pozwolą na wydrukowanie wynagrodzeń z tytułu umów o pracę (opcja Wynagrodzenie z umowy o pracę i zasiłki) lub umów zlecenia (opcja Umowy zlecenia). W dalszej części tego okna znajdują się opcje dotyczące wyglądu i szczegółowości danych zawartych na sporządzanej liście płac. NaleŜą do nich m.in.: Drukuj wszystkie składki i potrącenia na liście płac znajdą się wszystkie składniki, które mają wartość większą od zera (składniki o wartości zerowej nie są drukowane), 246

247 Drukuj bez szczegółów wybrane są tylko wybrane, najwaŝniejsze składniki, które zdaniem autora winny znaleźć się na liście, Dodaj miejsce na podpisy dodaje na liście miejsce na podpis pracownika, oraz po kaŝdym pracowniku dodaje poziomą linię, Pomiń składki płacone przez pracodawcę nie wystąpią na liście składki, które płaci pracodawca, Drukuj składniki, które nie są przeznaczone do wypłaty na liście płac będą wydrukowane równieŝ te składniki, dla których w opisie składników nie zaznaczono opcji do wypłaty/zus/do podatku (patrz rozdział Płace), Utwórz na dysku plik w formacie *.dbf na dysku komputera zostanie dodatkowo utworzony plik listapla.dbf (w katalogu głównym programu Fakt), zawierający dane dotyczące sporządzonej listy płac. Plik ten moŝna otworzyć w dowolnym programie obsługującym format plików *.dbf (np. arkusz kalkulacyjny Excel). Kolejne opcje pozwalają na dalsze określenie rodzaju drukowanej listy płac: Wydrukuj dane w kolejnych liniach jest to najprostsza lista, w której dane drukowane są w kolejnych liniach, Podziel wydruk na paski lista zostanie sporządzona w formie pasków, które naleŝy pociąć i przekazać pracownikom, Wydrukuj informacje w kilku liniach ta opcja równieŝ pozwala sporządzenie listy w formie pasków z tym, Ŝe jest moŝliwość ustawiania liczby kolumn (pole Kolumn na kartce:) i ilości osób na kartce (pole Osób na kartce:). Poprzez wybranie odpowiednio opcji: Drukuj tylko podsumowania grup pierwszych, Drukuj tylko podsumowania grup drugich, Drukuj tylko podsumowania grup trzecich, istnieje moŝliwość sporządzenia list zbiorczych dla poszczególnych grup. Na takim wydruku będą występowały tylko podsumowania obliczonych kwot dla wszystkich pracowników w danej grupie. W polu Dla grupy pracowników: moŝna wybrać grupę (jeśli zdefiniowanych jest ich wiele, patrz rozdział Płace), dla której sporządzona zostanie lista płac. JeŜeli lista ta ma obejmować pracowników z wszystkich grup, naleŝy tu wybrać opcję Wszyscy. Pole wyboru Uporządkuj według: pozwala na określenie porządku listy płac. JeŜeli występuje wiele wypłat w miesiącu, w polu wyboru Numer wypłaty: naleŝy wybrać numer wypłaty, dla której tworzona będzie lista płac. Po ustawieniu wszystkich w/w opcji naleŝy wcisnąć przycisk [Wykonaj], aby w otwartym oknie Kolumny, które zostaną wydrukowane (zob. Rys. 250) zaznaczyć, które kolumny mają znaleźć się na wydruku. 247

248 Rys Zaznaczone kolumny, które znajdą się na wydruku listy płac. JeŜeli ustawienia wydruku poszczególnych kolumn mają być takie same jak w trakcie poprzedniego sporządzania listy płac, wystarczy wcisnąć [Tak jak ostatnio]. W oknie na Rys. 250 jest widocznych tylko pierwszych 10 składników płac i potrąceń. JeŜeli istnieje więcej tego typu składników to moŝna je umieścić na wydruku po wciśnięciu przycisku [Pozostałe]. Na ekranie pojawi się wówczas okno Składniki i potrącenia, które zostaną wydrukowane na liście płac (zob. Rys. 251), w którym ZAZNACZYĆ moŝna pozostałe kolumny, związane ze składnikami płac i potrąceniami, które zostaną umieszczone na liście płac. Gdy zostaną juŝ wybrane wszystkie opcje i składniki wydruku, które mają znaleźć się na liście, naleŝy wcisnąć przycisk [F9. Zapamiętaj] (Rys. 251). Program utworzy wówczas zaprogramowaną przez uŝytkownika listę płac, którą moŝna następnie przejrzeć w oknie F12.Wydruk i wydrukować. 248

249 Rys Okno Składniki i potrącenia, które zostaną wydrukowane na liście płac. Deklaracje PIT-4, PIT-4R oraz PIT-8A Deklaracje sporządza się w podobny sposób. Omówione to zostanie na przykładzie deklaracji PIT-8A. Wykonanie polecenia Zestawienia Pracownicy Deklaracja PIT-8A powoduje pojawienie się na ekranie okna Wydruk deklaracji PIT-8A (Rys. 252). Okno to pozwala na wykonanie wydruku deklaracji według określonego wzoru (pole wyboru Wydruk deklaracji według wzoru) lub wydruku przelewu podatku do urzędu skarbowego (pole wyboru lub wydruk przelewu do niej). Deklaracje mogą być drukowane na czystych kartkach, bezpośrednio w programie Fakt (wydruki są identyczne z drukami oryginalnymi wybór wzorca z literą x na początku jego nazwy, np. xpit8a.p8a ). Rys Okno Wydruk deklaracji PIT-8A ustawianie opcji wydruku deklaracji lub przelewu do deklaracji. 249

250 Zawartość okna pracownicy Polecenie to: Zestawienia Pracownicy Zawartość okna Pracownicy pozwala na wydrukowanie dokładnie tych danych, które widoczne są aktualnie w kartotece 4.Pracownicy i osoby współpracujące. Aby zmienić zakres widoczności danych w tej kartotece, przed wydrukiem jej zawartości, moŝna skorzystać z polecenia Okno Zakres informacji w oknie. Na ekranie pojawi się wówczas okno Zakres informacji o pracownikach (Rys. 253). Rys Okno Zakres informacji o pracownikach. W oknie tym moŝna ustalić zakres danych wyświetlanych aktualnie w kartotece 4.Pracownicy i osoby współpracujące. W sytuacji jak na Rys. 253 w kartotece będą wyświetlane informacje o wszystkich pracownikach, nawet tych z którymi juŝ rozwiązano umowę o pracę.. Zestawienie przelewów wynagrodzeń Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Zestawienie przelewów wynagrodzeń (zob. Rys. 254). Rys Sporządzane zestawienia przelewów wynagrodzeń do danego banku. 250

251 Funkcja ta daje moŝliwość sporządzenia zestawień przelewów wynagrodzeń do wybranego banku lub dla wszystkich banków. W oknie Zestawienie przelewów wynagrodzeń (zob. Rys. 254) wybrać naleŝy rodzaj wynagrodzeń, których zestawienie ma dotyczyć (sekcja Rodzaj wynagrodzenia) i dla którego z banków jest ono wykonywane (pole Dla wybranego banku (numer, ile osób, kwota)). Program, po przeanalizowaniu zapisów dotyczących numerów osobistych rachunków bankowych pracowników, grupuje ich według przynaleŝności do banków. Na podstawie tej analizy tworzona jest lista banków, w których pracownicy mają konta. Zaznaczenie opcji Utwórz plik w formacie PKO BP/SA spowoduje, Ŝe w oknie wydruk pojawi się zestawienie przelewów wynagrodzeń w formacie akceptowanym przez system banku PKO BP/SA. Zawartość tego zestawienia pojawi się w pliku Wydruk.txt w katalogu głównym programu Fakt. MoŜna ją równieŝ zapisać w innym, wybranym przez uŝytkownika pliku, korzystając z polecenia menu Plik Zapisz zestawienie (kiedy aktywne jest okno F12.Wydruk). JeŜeli zaznaczona zostanie opcja Dla wszystkich banków w formacie wybranego Home Bankingu zestawienie zostanie utworzone dla wszystkich banków jednocześnie, w formacie zgodnym z wybranym przez uŝytkownika systemem Home Bankingu (Opcje Opcje zakupów i kontrahentów). Aby pracownik nie był uwzględniony na zestawieniu wystarczy, Ŝe w jego danych osobistych nie wpisze się numeru rachunku bankowego (okno Informacje o pracowniku [Dane osobiste] Osobisty rachunek bankowy). Przy przelewaniu wynagrodzeń naleŝy teŝ określić, skąd program ma brać kwoty do przelewu (menu Opcje Opcje płac [F5. Ustawienia ogólne], pole Skąd brać kwotę do przelewu na rachunek pracownika, Rys. 255). Rys Określenie źródła kwoty do przelewu na rachunek bankowy pracownika. 251

252 Domyślnie jest to Kwota do wypłaty. MoŜe jednak się zdarzyć, Ŝe jest przelewana tylko część wynagrodzenia. Wówczas, w oknie Ustawienia ogólne płac (Rys. 255) naleŝy podać numer potrącenia, z którego ma być wzięta kwota do przelewu (wybór w polu Skąd brać kwotę do przelewu na rachunek pracownika,rys. 255). Zestawienie list płac Program umoŝliwia sporządzanie zestawień list płac za dowolny okres, dla dowolnie wybranej grupy pracowników. SłuŜy do tego polecenie Zestawienia Pracownicy Zestawienie list płac. Wywołanie tej funkcji powoduje pojawienie się na ekranie okna Zestawienie list płac (Rys. 256). Rys Sporządzanie zestawienia list płac. W oknie naleŝy dokonać odpowiednio wyboru opcji sporządzania zestawienia list płac (np. określenie grupy pracowników, której zestawienie ma dotyczyć, określenie okresu, za który zestawienie ma być sporządzone, itd. jak na Rys. 256). Po wciśnięciu przycisku [F9. Wykonaj] otwiera się okno identyczne jak w przypadku tworzenia listy płac (zob. Rys. 250), w którym wybiera się składniki mające znaleźć się na zestawieniu. Wciśniecie przycisku [F9.Zapamiętaj] przyniesie efekt w postaci zestawienia zsumowanych list płac uszeregowanych wg. miesięcy, a jeśli zaznaczona była opcja PokaŜ kolejne wypłaty w miesiącu to zestawienie będzie zawierało rozbicie kwot na poszczególne wypłaty w miesiącu. Zestawienie obniŝonych składek Funkcja ta (polecenie Zestawienia Pracownicy Zestawienie obniŝonych składek) tworzy zestawienie pracowników z obniŝoną składką na ubezpieczenie zdrowotne, które płatnicy składek zobowiązani są przekazać do właściwego oddziału wojewódzkiego Narodowego Funduszu Zdrowia. Program Fakt tworzy zestawienie, które moŝna wydrukować i przekazać w formie pisemnego dokumentu oraz równolegle generuje dokument elektroniczny tj. plik z rozszerzeniem *.sko. 252

253 UWAGA! Częstą przyczyną nieprawidłowości jest niewypełnione pole Kod gminy wg GUS dla pracownika (Informacje o pracowniku Dane adresowe) lub Kod gminy dla firmy (Opcje Dane do deklaracji VAT, PIT i ZUS). W celu stworzenia zestawienia naleŝy wprowadzić te kody lub (doraźnie) wstawić -. Sporządzanie deklaracji ZUS z wykorzystaniem programu Płatnik Program Fakt przygotowuje wszystkie niezbędne dane potrzebne do sporządzania deklaracji zgłoszeniowych, rozliczeniowych oraz ZUS IWA dla ZUS. Dane te są importowane do programu Płatnik, dlatego teŝ NIEZBĘDNE jest zainstalowanie Programu Płatnika w komputerze. Wysyłanie danych rozliczeniowych do programu Płatnik Przesyłu danych do Płatnika dokonuje się po naliczeniu wynagrodzeń dla wszystkich pracowników. W trakcie miesiąca moŝna kilkakrotnie wysyłać dane, za kaŝdym kolejnym razem będą obliczane od nowa. Po wykonaniu polecenia Zestawienia Pracownicy Wyślij dane do Programu Płatnika - rozliczeniowe na ekranie pojawia się okno Dane dla Programu Płatnika (Rys. 257) Rys Ustawienia parametrów wysyłki danych rozliczeniowych do programu Płatnik. W tym oknie moŝna ustawić m.in. takie parametry wysyłki do programu Płatnik, jak: data wypełnienia deklaracji. czy naliczać wynagrodzenie płatnika za zasiłki i składki, czy uwzględniać pracowników o zerowych składkach, czy umieszczać na RSA kwoty chorobowego od pracodawcy. 253

254 Opcja Jak podzielić osoby ubezpieczone pozwala ustalić właściwy sposób przygotowania przez program Fakt danych do deklaracji dla programu Płatnik poniewaŝ za dany miesiąc naleŝy sporządzić i przekazać do ZUS komplet dokumentów rozliczeniowych, który składa się z deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz dołączonych do niej imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA). UWAGA! NaleŜy wybrać ten sam sposób podziału osób ubezpieczonych jaki został ustalony w momencie zgłoszenia płatnika do ubezpieczenia w ZUS. Przycisk [Dane identyfikacyjne] (zob. Rys. 258) otwiera okno Dane identyfikacyjne płatnika dla ZUS (zob. Rys. 259), które słuŝy do powiązania zestawu wybranego z listy rozwijanej Dane dla zestawu: z danymi płatnika dla ZUS oraz informacjami uzupełniającymi o przelewie (znajdującymi się po prawej stronie okna) identyfikatorem uzupełniającym oraz nazwą płatnika. Dane te po wprowadzeniu, zostają zapisane w systemie za pomocą przycisku [F9.Zapamiętaj],.zaś do wczytania zapisanych wcześniej danych zestawu słuŝy przycisk [Domyślne]. Rys Okno Dane identyfikacyjne płatnika dla ZUS. 254

255 Wysyłanie danych zgłoszeniowych do programu Płatnik Aby przygotować deklaracje zgłoszeniowe pracowników w programie Płatnik naleŝy skorzystać z polecenia menu Zestawienia Pracownicy Wyślij dane do Programu Płatnika zgłoszeniowe. Na ekranie pojawi się wówczas okno Dane dla programu Płatnika (Rys. 259). Rys Ustawienia parametrów wysyłki danych zgłoszeniowych do programu Płatnik. Dla danych zgłoszeniowych Data wypełnienia deklaracji ustawiana jest automatycznie na bieŝącą datę. Automatycznie ustawiany jest równieŝ okres, którego dotyczyć ma deklaracja. Domyślnie jest to okres obejmujący 7 dni wstecz, począwszy od daty bieŝącej. Dane te moŝna modyfikować. Opcja Uwzględnij zmiany danych osób ubezpieczonych pozwala na określenie czy oprócz osób nowozatrudnionych w deklaracjach zgłoszeniowych mają być umieszczone równieŝ zmiany danych osób juŝ zatrudnionych. Program analizuje, czy w okresie ostatnich 7 dni w danych pracowników zaszły jakieś zmiany uzasadniające stworzenie deklaracji zgłoszeniowych - jeŝeli tak, to je tworzy. MoŜna równieŝ przygotować deklaracje zgłoszeniowe za dowolny inny okres wystarczy wpisać w odpowiednich polach inne daty graniczne (Za okres od:... do:..., zob. Rys. 259). Wysyłanie deklaracji ZUS IWA do Programu Płatnika Informację o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS IWA za dany rok kalendarzowy zobowiązani są przekazywać podatnicy, którzy spełniają łącznie następujące warunki: Byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe przez cały rok za który składana jest informacja i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku, W roku za który jest składana informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych, Byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA. 255

256 Aby przygotować deklaracje ZUS IWA naleŝy skorzystać z polecenia menu Zestawienia Pracownicy Deklaracja ZUS IWA. Na ekranie pojawi się okno Tworzenie deklaracji ZUS IWA w PP (1/2) (Rys. 260). Rys Ustawienia parametrów dla deklaracji ZUS IWA. Program domyślnie ustawia datę wypełnienia deklaracji na ostatni dzień stycznia roku następującego po okresie, za który składana jest deklaracja. Gdy uŝytkownik zatwierdzi ustawienia przyciskiem [F9. Wykonaj] program automatycznie sprawdza średnią liczbę ubezpieczonych, zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego. Ostrzega, gdy jest ona mniejsza niŝ 10 osób (średnia powinna być większa niŝ 9,5). Następnie przechodzi do kroku 2 z 2 wyświetlając okno Tworzenie deklaracji ZUS IWA w PP 2/2 (Rys. 261). NaleŜy tutaj wprowadzić dane potrzebne do prawidłowego stworzenia deklaracji. Rys Wprowadzenie danych do deklaracji ZUS IWA. UWAGA! Deklaracja ZUS IWA jest widoczna w programie Płatnik (po zaimportowaniu) w zakładce Dokumenty Informacja ZUS IWA, a nie jak ma to miejsce w przypadku deklaracji rozliczeniowych i zgłoszeniowych w zakładce Dokumenty Dokumenty wprowadzone. 256

257 Import (wczytanie) deklaracji ZUS do programu Płatnik Wciśnięcie przycisku [F9. Wykonaj] w oknie Dane dla Programu Płatnika (zob. Rys. 259) rozpoczyna proces tworzenia deklaracji dla programu Płatnik. W zaleŝności od rodzaju występujących w danym miesiącu wynagrodzeń, automatycznie tworzone są właściwe deklaracje ZUS. Deklaracje dla poszczególnych podmiotów obsługiwanych w programie Fakt tworzone są w oddzielnych katalogach. KaŜdorazowe wysłanie deklaracji z programu powoduje ich umieszczenie w katalogu C:\Fakt95\Platnik\<nr firmy>, gdzie <nr firmy> to odpowiedni numer podmiotu w programie Fakt. JeŜeli np. tworzone będą deklaracje dla firmy o numerze 0023, umieszczone zostaną one w katalogu C:\Fakt95\Platnik\0023, itd. UWAGA! JeŜeli program Fakt uŝytkowany jest sieciowo, będzie to katalog C:\Fakt95\<uŜytkownik>\Platnik\<nr firmy>. Po utworzeniu deklaracji w programie Fakt naleŝy zaimportować je (wczytać) do Płatnika, postępując wg poniŝszej instrukcji: 1. Przed wczytaniem deklaracji muszą być wprowadzone w Płatniku dane podmiotu, którego deklaracje dotyczą. W przeciwnym przypadku wczytanie (import) deklaracji stworzonych w programie Fakt do Płatnika nie będzie moŝliwe. 2. Dane podmiotu wprowadza się do Programu Płatnika poleceniem Płatnik - Rejestr Płatników - Nowy. 3. Nie jest konieczne ręczne wprowadzanie danych płatników do Programu Płatnika. W trakcie wysyłki danych z programu Fakt w katalogu C:\Fakt95\Platnik\<nr firmy>, razem z deklaracjami, zawsze są tworzone pliki REP dla obsługiwanego podmiotu i dla wszystkich wspólników spółki (pliki dotyczące poszczególnych wspólników oznaczone są ich inicjałami). UmoŜliwia to szybkie wczytanie kompletu danych płatnika z pliku REP za pomocą polecenia Płatnik - Rejestr Płatników - Nowy. Importu danych płatników z plików REP dokonuje się tylko raz, w momencie wprowadzania nowego płatnika. KaŜdorazowe, kolejne wczytywanie deklaracji ZUS do Płatnika wymaga jedynie wybrania do kontekstu w Programie Płatnika odpowiedniego, stworzonego juŝ płatnika (podmiotu). 4. W Płatniku tylko jeden płatnik (podmiot) jest w danej chwili obowiązujący (wybrany do kontekstu). Aby wczytać (zaimportować) dane dla firmy X naleŝy w Płatniku wybrać do kontekstu firmę X. JeŜeli wczytywane będą deklaracje innej firmy niŝ ta, która wybrana jest aktualnie do kontekstu, zostaną one odrzucone (odpowiednia informacja pojawi się wówczas na raporcie z importu). 5. Taka sama zasada obowiązuje dla spółki cywilnej. JeŜeli jest kilku wspólników samodzielnie rozliczających się z ZUS, kaŝdy z nich musi być zarejestrowany w Programie Płatnika jako osobny płatnik (i w momencie wczytywania jego deklaracji wybrany do kontekstu). 257

258 6. Aby zaimportować do Płatnika deklaracje zapisane w katalogu C:\Fakt95\Platnik\<nr firmy> naleŝy wybrać odpowiedniego płatnika do kontekstu i skorzystać z polecenia Narzędzia - Importuj dokumenty. Program Fakt tworzy oddzielny plik KDU dla kaŝdego płatnika (np. jeśli jest firma i 2 wspólników - tworzone są 3 pliki), i importując trzeba wybrać odpowiedni plik. Pliki utworzone dla poszczególnych wspólników firmy oznaczone są dodatkowo ich inicjałami. UWAGA! Aby wysłać deklaracje ZUS do innej wersji programu Płatnik niŝ aktualnie obowiązująca, naleŝy, w oknie Ustawienia ogólne (Opcje Opcje Płac [Ustawienia ogólne]), wybrać ją w wierszu UŜywana wersja Programu Płatnika. Weryfikacji deklaracji oraz wydruków dokonuje się bezpośrednio z poziomu programu Płatnika. Ustawienia zaawansowane wysyłki danych do programu Płatnik Po wciśnięciu przycisku [Zaawansowane] (zob. Rys. 257/Rys. 259) uzyskuje się dostęp do kolejnych ustawień w oknie Dane dla Programu Płatnika ustawienia zaawansowane (Rys. 262), których zwykle nie trzeba zmieniać. Warto jednak wiedzieć, Ŝe w tym miejscu moŝna zmienić numer deklaracji (pole Id. deklaracji, wykorzystuje się tę moŝliwość w trakcie sporządzania korekt deklaracji). W sekcji F7. PołoŜenie plików (nowa wersja płatnika...) wprowadzić moŝna ścieŝkę dostępu niezbędną do wysyłania deklaracji do Programu Płatnika. NaleŜy podać katalog docelowy, w którym umieszczone będą deklaracje ZUS (pliki KDU) oraz informacje o płatnikach (pliki REP) stworzone w programie Fakt (zalecane zachować domyślny). Utworzone deklaracje muszą być następnie zaimportowane do Programu Płatnika, co opisane zostało w poprzednim punkcie instrukcji. Rys Ustawienia zaawansowane wysyłki danych do programu Płatnik. 258

259 Przelew składek do ZUS Wykonanie polecenia Zestawienia Pracownicy Przelew składek do ZUS pozwala na sporządzenie przelewów na rachunek bankowy ZUS. Na ekranie pojawia się wówczas okno Przelew na konto ZUS (zob.rys. 263). Rys. 263 Ustawianie parametrów sporządzania przelewów na konto ZUS. W oknie Przelew na konto ZUS (Rys. 263) określa się wzór przelewu (pole Według wzoru), dla kogo (pole Przelew dla ubezpieczonych:) i których składek ma dotyczyć (sekcja Wybierz rachunek ZUS). PoniewaŜ obecnie dokonuje się przelewów do ZUS dla trzech rodzajów składek, więc dla kaŝdego rodzaju składki naleŝy wydrukować odrębny przelew. Przycisk [Do bufora] (zob.rys. 263) pozwala na automatyczne przeniesienie informacji do okna Rachunek bankowy w celu przesłania przelewu za pomocą systemu Home Banking-u (patrz rozdział Kontrahenci). JeŜeli włączona jest obsługa wielu rachunków bankowych firmy, w polu Rachunek moŝna określić, z którego rachunku bankowego dokonywany jest przelew składek do ZUS. 7. Sprawdzanie Zatrudniając pracowników naleŝy pamiętać o kilku szczególnie waŝnych sprawach. NaleŜą do nich okresowe badania lekarskie, waŝność ksiąŝeczki do celów sanitarno-epidemiologicznych, stopień wykorzystania urlopu wypoczynkowego, a takŝe wydruk deklaracji PIT-11 czy PIT-40, umowy o pracę lub o jej rozwiązaniu czy teŝ świadectwo pracy lub karta wynagrodzeń pracownika. Wszystkie te rzeczy moŝna skontrolować wykorzystując funkcję znajdującą się w menu Wpisywanie Sprawdź poprawność (zob. Rys. 264). W sekcji pracownicy naleŝy zaznaczyć interesujące nas tematy i wybrać polecenie F9.Wykonaj aby uzyskać zestawienie informujące o bieŝącym stanie wybranych parametrów. 259

Podstawowe informacje o obsłudze pliku z uprawnieniami licencja.txt

Podstawowe informacje o obsłudze pliku z uprawnieniami licencja.txt Podstawowe informacje o obsłudze pliku z uprawnieniami licencja.txt W artykule znajdują się odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane z plikiem licencja.txt : 1. Jak zapisać plik licencja.txt

Bardziej szczegółowo

Współpraca Integry z programami zewnętrznymi

Współpraca Integry z programami zewnętrznymi Współpraca Integry z programami zewnętrznymi Uwaga! Do współpracy Integry z programami zewnętrznymi potrzebne są dodatkowe pliki. MoŜna je pobrać z sekcji Download -> Pozostałe po zalogowaniu do Strefy

Bardziej szczegółowo

Program dla praktyki lekarskiej. Instalacja programu dreryk

Program dla praktyki lekarskiej. Instalacja programu dreryk Program dla praktyki lekarskiej Instalacja programu dreryk Copyright Ericpol Telecom sp. z o.o. 2008 Copyright Ericpol Telecom sp. z o.o. 1 Spis treści 1. Wymagania Systemowe 2. Pobranie instalatora systemu

Bardziej szczegółowo

1. Instalacja Programu

1. Instalacja Programu Instrukcja obsługi dla programu Raporcik 2005 1. Instalacja Programu Program dostarczony jest na płycie cd, którą otrzymali Państwo od naszej firmy. Aby zainstalować program Raporcik 2005 należy : Włożyć

Bardziej szczegółowo

Fakt Dystrybucja / Serwis: 1992-2010 Fakt Dystrybucja Sp. z o.o., tel. (58) 622 66 00, http://www.fakt.com.pl

Fakt Dystrybucja / Serwis: 1992-2010 Fakt Dystrybucja Sp. z o.o., tel. (58) 622 66 00, http://www.fakt.com.pl Fakt Dystrybucja / Serwis: 1992-2010 Fakt Dystrybucja Sp. z o.o., tel. (58) 622 66 00, http://www.fakt.com.pl 2 Spis treści I. WPROWADZENIE -------------------------------------------------------------------

Bardziej szczegółowo

1. Instalacja systemu Integra 7

1. Instalacja systemu Integra 7 1. Instalacja systemu Integra 7 Wersja instalacyjna programu Integra 7 znajduje się na płycie CD-ROM. NaleŜy ją umieścić w odpowiednim napędzie, po czym nastąpi automatyczne uruchomienie programu instalacyjnego.

Bardziej szczegółowo

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. wersji 6.2

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. wersji 6.2 Books by HansaWorld Przewodnik instalacji wersji 6.2 Instalacja Przejdź do strony: http://books.hansaworld.com/downloads/hwindex.htm i pobierz najnowszą wersję oprogramowania Books. Otwórz Books.dmg i

Bardziej szczegółowo

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. Wersji 6.2

Books. by HansaWorld. Przewodnik instalacji. Wersji 6.2 Books by HansaWorld Przewodnik instalacji Wersji 6.2 Instalacja Przejdź do strony: http://books.hansaworld.com/downloads/hwindex.htm i pobierz najnowszą wersję oprogramowania Books. Na następnej stronie

Bardziej szczegółowo

Instrukcja Instalacji

Instrukcja Instalacji Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Instrukcja Instalacji Aplikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Spis treści

Bardziej szczegółowo

Sage Symfonia Start Mała Księgowość Zakładanie nowej firmy

Sage Symfonia Start Mała Księgowość Zakładanie nowej firmy Sage Symfonia Start Mała Księgowość Zakładanie nowej firmy Pierwszym krokiem po zainstalowaniu programu powinno być utworzenie nowej firmy. W tym celu należy wybrać polecenie Nowa firma z menu Firma lub

Bardziej szczegółowo

WYDRA BY CTI. WYSYŁANIE DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH I ARCHIWIZACJA Instrukcja do programu

WYDRA BY CTI. WYSYŁANIE DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH I ARCHIWIZACJA Instrukcja do programu WYDRA BY CTI WYSYŁANIE DOKUMENTÓW ROZLICZENIOWYCH I ARCHIWIZACJA Instrukcja do programu 1 Spis treści 1. Opis ogólny...3 2. Wymagania oraz konfiguracja...4 2.1. Wymagania...4 2.2. Instalacja...4 2.3. Konfiguracja...4

Bardziej szczegółowo

Dokumentacja instalacji aktualizacji systemu GRANIT wydanej w postaci HotFix a

Dokumentacja instalacji aktualizacji systemu GRANIT wydanej w postaci HotFix a Dokumentacja instalacji aktualizacji systemu GRANIT wydanej w postaci HotFix a 1. Informacje wstępne...1 2. Sprawdzenie zainstalowanej wersji systemu GRANIT oraz pobieranie aktualizacji...1 3. Instalacja

Bardziej szczegółowo

Instalacja programu. Po naciśnięciu przycisku Dalej pojawi się okno, w którym naleŝy dokonać wyboru docelowej lokalizacji.

Instalacja programu. Po naciśnięciu przycisku Dalej pojawi się okno, w którym naleŝy dokonać wyboru docelowej lokalizacji. EuroSoft Apteka wer. dla Szpitali programu EuroSoft Sp z o.o. 02-220 Warszawa ul. Łopuszańska 32 tel.: (22) 44 888 44 www.eurosoft.com.pl programu Po umieszczeniu płyty CD w napędzie komputera uruchomiony

Bardziej szczegółowo

Charakterystyka aplikacji

Charakterystyka aplikacji OPT!MA Oferta Comarch (1) Oferta Comarch (2) Charakterystyka aplikacji CDN OPT!MA pracuje w środowisku Microsoft Windows. Praca w wersji jednostanowiskowej lub wielostanowiskowej Modułowa budowa Konfigurowalność

Bardziej szczegółowo

Włączanie/wyłączanie paska menu

Włączanie/wyłączanie paska menu Włączanie/wyłączanie paska menu Po zainstalowaniu przeglądarki Internet Eksplorer oraz Firefox domyślnie górny pasek menu jest wyłączony. Czasem warto go włączyć aby mieć szybszy dostęp do narzędzi. Po

Bardziej szczegółowo

System Symfonia e-dokumenty

System Symfonia e-dokumenty System Symfonia e-dokumenty Konfiguracja Symfonia e-dokumenty Wersja 2012.1 Konfiguracja Symfonia e-dokumenty 2012.1 Instalacja Symfonia e-dokumenty 2012.1 Należy pamiętać, że na danym systemie operacyjnym

Bardziej szczegółowo

WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 WYSTAWIANIE FAKTURY...

WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 WYSTAWIANIE FAKTURY... 1 Sprzedaż SPA 2 Spis treści: WPROWADZENIE...3 WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 LICENCJA...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 WYSTAWIANIE FAKTURY...6 WYSTAWIANIE

Bardziej szczegółowo

Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Instrukcja Instalacji

Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Instrukcja Instalacji Generator Wniosków Płatniczych dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Instrukcja Instalacji Aplikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Warszawa,

Bardziej szczegółowo

KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED

KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED Podręcznik użytkownika Katowice 2010 Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja 133 40-235 Katowice Telefon: (0-32) 209-07-05 Fax:

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla WF-Mag

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla WF-Mag Instrukcja użytkownika Aplikacja dla WF-Mag Instrukcja użytkownika Aplikacja dla WF-Mag Wersja 1.0 Warszawa, Kwiecień 2015 Strona 2 z 13 Instrukcja użytkownika Aplikacja dla WF-Mag Spis treści 1. Wstęp...4

Bardziej szczegółowo

Instrukcja zmian w wersji Vincent Office

Instrukcja zmian w wersji Vincent Office Instrukcja zmian w wersji 1.14 Vincent Office 1. Admin-zarządzanie podatnikami. a) przenoszenie planu kont między podatnikami. KaŜdy nowo załoŝony podatnik posiada wzorcowy plan kont opracowny przez naszą

Bardziej szczegółowo

Rejestracja faktury VAT. Instrukcja stanowiskowa

Rejestracja faktury VAT. Instrukcja stanowiskowa Rejestracja faktury VAT Instrukcja stanowiskowa 1. Uruchomieni e formatki Faktury VAT. Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika,

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi do programu i-impxml2nexo wersja 1.0.0

Instrukcja obsługi do programu i-impxml2nexo wersja 1.0.0 2016 Instrukcja obsługi do programu i-impxml2nexo wersja 1.0.0 ul. Zwoleńska 127 lok. 32, 04-761 Warszawa Spis treści 1. Informacje ogólne... 3 1.1. O programie... 3 1.2. Wymagania systemowe i sprzętowe...

Bardziej szczegółowo

V 1.1.4 Administracja: 1. Poprawiono instalację programu w niektórych sytuacjach po instalacji przy uruchamianiu pojawiał się błąd logowania do bazy

V 1.1.4 Administracja: 1. Poprawiono instalację programu w niektórych sytuacjach po instalacji przy uruchamianiu pojawiał się błąd logowania do bazy V 1.2.1 Ogólne: 1. Zmieniony system drukowania dokumentów. Usunięte zostały dodatkowe usługi generowania dokumentów. 2. Zmieniony system współpracy z drukarką fiskalną. 3. Możliwość zainstalowania programu

Bardziej szczegółowo

Instrukcja. importu dokumentów. z programu Fakt do programu Płatnik. oraz. przesyłania danych do ZUS. przy pomocy programu Płatnik

Instrukcja. importu dokumentów. z programu Fakt do programu Płatnik. oraz. przesyłania danych do ZUS. przy pomocy programu Płatnik Fakt Dystrybucja, Instrukcja z dnia 06.2010 Instrukcja importu dokumentów z programu Fakt do programu Płatnik oraz przesyłania danych do ZUS przy pomocy programu Płatnik 1/22 1 Eksport danych z Programu

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA INWENTARYZACJI

INSTRUKCJA INWENTARYZACJI INSTRUKCJA INWENTARYZACJI Inwentaryzacją nazywamy czynności zmierzające do sporządzenia szczegółowego spisu z natury stanów magazynowych towaru na określony dzień. Inwentaryzacja polega na ustaleniu za

Bardziej szczegółowo

INWENTARYZACJA W PROGRAMIE INTEGRA

INWENTARYZACJA W PROGRAMIE INTEGRA INWENTARYZACJA W PROGRAMIE INTEGRA Niniejszy dokument przedstawia zasady przeprowadzania Inwentaryzacji w programie Integra. Przydatną funkcją jest moŝliwość tworzenia arkuszy inwentaryzacyjnych wykorzystywanych

Bardziej szczegółowo

Aplikacja Ramzes. Rejestrator

Aplikacja Ramzes. Rejestrator Ramzes Sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 214, 02-486 Warszawa NIP: 527-10-30-866 tel.: +4822 335 98 73, faks: +4822 335 99 73 http://www.ramzes.pl e-mail: ramzes@ramzes.pl Aplikacja Ramzes Rejestrator podręcznik

Bardziej szczegółowo

Zobacz po kolei podstawowe kroki, które należy wykonać, aby poprawnie zamknąć miesiąc obrachunkowy.

Zobacz po kolei podstawowe kroki, które należy wykonać, aby poprawnie zamknąć miesiąc obrachunkowy. Zamknięcie miesiąca. Zobacz po kolei podstawowe kroki, które należy wykonać, aby poprawnie zamknąć miesiąc obrachunkowy. WPROWADZENIE Zamknięcie miesiąca to procedura, która pozwala na ustalenie wielkości

Bardziej szczegółowo

Instrukcja uŝytkownika

Instrukcja uŝytkownika Generator Wniosków Aplikacyjnych dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 Instrukcja uŝytkownika Aplikacja współfinansowana ze środków Europejskiego Funduszu

Bardziej szczegółowo

Płace Optivum. Jak wykonać eksport danych do SIO z programu Płace Optivum? Przygotowanie pliku dla SIO w programie Płace Optivum

Płace Optivum. Jak wykonać eksport danych do SIO z programu Płace Optivum? Przygotowanie pliku dla SIO w programie Płace Optivum Płace Optivum Jak wykonać eksport danych do SIO z programu Płace Optivum? Aby wyeksportować dane z programu Płace Optivum do SIO, należy wykonać następujące czynności: 1. Pobrać i zainstalować najnowsze

Bardziej szczegółowo

Spis treści. Integracja programu LeftHand Kadry i Płace z programami LeftHand Pełna Księgowość i LeftHand Mała Firma

Spis treści. Integracja programu LeftHand Kadry i Płace z programami LeftHand Pełna Księgowość i LeftHand Mała Firma Integracja programu LeftHand Kadry i Płace z programami LeftHand Pełna Księgowość i LeftHand Mała Firma Spis treści 1) Konfiguracja programu LeftHand Kadry i Płace...2 a) Konfiguracja numerów kont księgowych

Bardziej szczegółowo

Instrukcja obsługi programu. Faktura. wersja 1.0.0.5

Instrukcja obsługi programu. Faktura. wersja 1.0.0.5 Instrukcja obsługi programu Faktura wersja 1.0.0.5 Spis treści 1. Wstęp... 3 2. Instalacja... 4 3. Logowanie... 6 4. Okno główne... 7 4.1. Tworzenie i edycja faktury... 7 4.1.1. Nowa faktura... 7 4.1.2.

Bardziej szczegółowo

Sage Symfonia e-deklaracje Instalacja programu

Sage Symfonia e-deklaracje Instalacja programu Sage Symfonia e-deklaracje Instalacja programu Instalacja programu możliwa jest z zakupionej płyty instalacyjnej lub z wykorzystaniem plików pobranych ze strony Sage. Aby zainstalować program z płyty instalacyjnej

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch ERP XL

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch ERP XL Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch ERP XL Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch ERP XL Wersja 1.0 Warszawa, Listopad 2015 Strona 2 z 12 Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch ERP

Bardziej szczegółowo

Kancelaris - Zmiany w wersji 2.70

Kancelaris - Zmiany w wersji 2.70 Kancelaris - Zmiany w wersji 2.70 1. Administracja W oknie Informacyjnym pokazano ilość licencji. 2. Archiwizacja Wprowadzono opcję kancelarii i archiwizatora: "Po archiwizacji automatycznie skopiuj archiwum

Bardziej szczegółowo

KaŜdy z formularzy naleŝy podpiąć do usługi. Nazwa usługi moŝe pokrywać się z nazwą formularza, nie jest to jednak konieczne.

KaŜdy z formularzy naleŝy podpiąć do usługi. Nazwa usługi moŝe pokrywać się z nazwą formularza, nie jest to jednak konieczne. Dodawanie i poprawa wzorców formularza i wydruku moŝliwa jest przez osoby mające nadane odpowiednie uprawnienia w module Amin (Bazy/ Wzorce formularzy i Bazy/ Wzorce wydruków). Wzorce formularzy i wydruków

Bardziej szczegółowo

Aby pobrać program FotoSender naleŝy na stronę www.fotokoda.pl lub www.kodakwgalerii.astral.pl i kliknąć na link Program do wysyłki zdjęć Internetem.

Aby pobrać program FotoSender naleŝy na stronę www.fotokoda.pl lub www.kodakwgalerii.astral.pl i kliknąć na link Program do wysyłki zdjęć Internetem. FotoSender 1. Pobranie i instalacja programu Aby pobrać program FotoSender naleŝy na stronę www.fotokoda.pl lub www.kodakwgalerii.astral.pl i kliknąć na link Program do wysyłki zdjęć Internetem. Rozpocznie

Bardziej szczegółowo

TIME MARKER. Podręcznik Użytkownika

TIME MARKER. Podręcznik Użytkownika TIME MARKER Podręcznik Użytkownika SPIS TREŚCI I. WPROWADZENIE... 3 II. Instalacja programu... 3 III. Opis funkcji programu... 7 Lista skrótów... 7 1.1. Klawisz kontrolny... 7 1.2. Klawisz skrótu... 8

Bardziej szczegółowo

Sprzedaż SPA. Zmiany w wersji 12c : dodano: - zamówienia - faktury zaliczkowe

Sprzedaż SPA. Zmiany w wersji 12c : dodano: - zamówienia - faktury zaliczkowe Sprzedaż SPA Zmiany w wersji 12c : dodano: - zamówienia - faktury zaliczkowe 1 Spis treści: WPROWADZENIE...3 WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 LICENCJA...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE

Bardziej szczegółowo

Instrukcja administratora Agenta Administracji i Aktualizacji Aplikacji oraz baz danych Polskiego FADN oraz pobierania danych słownikowych

Instrukcja administratora Agenta Administracji i Aktualizacji Aplikacji oraz baz danych Polskiego FADN oraz pobierania danych słownikowych Instrukcja administratora Agenta Administracji i Aktualizacji Aplikacji oraz baz danych Polskiego FADN oraz pobierania danych słownikowych Opracowali: ElŜbieta JUCHNOWSKA, Darek OSUCH Wersja i podstawowe

Bardziej szczegółowo

Wersja 21.1 Księgi Podatkowej

Wersja 21.1 Księgi Podatkowej Wersja 21.1 Księgi Podatkowej 1. Nowości 1.1 Zmiany w deklaracjach VAT-7, VAT-7K oraz VAT-7D Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2010 r zmieniające rozporządzenie w sprawie wzorów deklaracji

Bardziej szczegółowo

Wersja 22.0 Księgi Podatkowej

Wersja 22.0 Księgi Podatkowej Wersja 22.0 Księgi Podatkowej 1. Instalacja programu u Użytkowników KP2011 Użytkownicy programu KP2011 otrzymują płytę CD na dany rok. W celu zainstalowania programu należy: włożyć do napędu dyskietkę

Bardziej szczegółowo

Instrukcja uŝytkownika

Instrukcja uŝytkownika Generator Wniosków o Płatność dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 Instrukcja uŝytkownika (wersja 1.0) Aplikacja współfinansowana ze środków Europejskiego

Bardziej szczegółowo

Instrukcja instalacji programu STATISTICA

Instrukcja instalacji programu STATISTICA Instrukcja instalacji programu STATISTICA UWAGA: Program STATISTICA wymaga zarejestrowania licencji, które należy przeprowadzić on-line. Dlatego też przed rozpoczęciem instalacji należy upewnić się, że

Bardziej szczegółowo

Podstawowe możliwości programu Spectro Market Faktura 2011.2

Podstawowe możliwości programu Spectro Market Faktura 2011.2 Podstawowe możliwości programu Spectro Market Faktura 2011.2 Obsługa faktur VAT sprzedaży, zaliczki, marży. Obsługa faktur korygujących. Tworzenie not. Tworzenie pokwitowań. Budowane i obsługa kartotek:

Bardziej szczegółowo

W oknie na środku, moŝna wybrać język, który będzie językiem domyślnym dla TC. Wybierzmy zatem język polski:

W oknie na środku, moŝna wybrać język, który będzie językiem domyślnym dla TC. Wybierzmy zatem język polski: 1. Do czego słuŝy Total Commander? Total Commander jest dwu-panelowym menedŝerem plików, z powodzeniem zastępującym windowsowego Eksploratora. Dzięki niemu, operacje na plikach i folderach, takiej jak

Bardziej szczegółowo

I Tworzenie prezentacji za pomocą szablonu w programie Power-Point. 1. Wybieramy z górnego menu polecenie Nowy a następnie Utwórz z szablonu

I Tworzenie prezentacji za pomocą szablonu w programie Power-Point. 1. Wybieramy z górnego menu polecenie Nowy a następnie Utwórz z szablonu I Tworzenie prezentacji za pomocą szablonu w programie Power-Point 1. Wybieramy z górnego menu polecenie Nowy a następnie Utwórz z szablonu 2. Po wybraniu szablonu ukaŝe się nam ekran jak poniŝej 3. Następnie

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch Optima

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch Optima Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch Optima Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch Optima Wersja 1.0 Warszawa, Sierpień 2015 Strona 2 z 12 Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch Optima

Bardziej szczegółowo

System komputerowy VAT

System komputerowy VAT ul. Stalmacha 64, 43-430 Skoczów tel./fax 33 853 36 52 System komputerowy VAT www.procomp.com.pl pc@procomp.com.pl 1 System SPIS PROCOMP SPIS TREŚCI I OGÓLNE INFORMACJE O SYSTEMIE...3 1. KASY FISKALNE...4

Bardziej szczegółowo

Rozdział 8. Sieci lokalne

Rozdział 8. Sieci lokalne Rozdział 8. Sieci lokalne Ćwiczenia zawarte w tym rozdziale pozwolą na podłączenie komputera z zainstalowanym systemem Windows XP do lokalnej sieci komputerowej. Podstawowym protokołem sieciowym dla systemu

Bardziej szczegółowo

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch Optima

Instrukcja użytkownika. Aplikacja dla Comarch Optima Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch Optima Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch Optima Wersja 1.1 Warszawa, Luty 2016 Strona 2 z 14 Instrukcja użytkownika Aplikacja dla Comarch Optima

Bardziej szczegółowo

Mazowiecki Elektroniczny Wniosek Aplikacyjny

Mazowiecki Elektroniczny Wniosek Aplikacyjny Mazowiecki Elektroniczny Wniosek Aplikacyjny Generator Offline Instrukcja użytkownika Problemy z aplikacją można zgłaszad pod adresem: zgloszenie@mazowia.eu SPIS TREŚCI Zawartość 1 Instalacja Generatora

Bardziej szczegółowo

(wersja robocza) Spis treści:

(wersja robocza) Spis treści: Opis programu Serwis Urządzeń Gazowych. (wersja robocza) Spis treści: 1. Wstęp 2. Szybki Start 2.1. Przyjęcie Zgłoszenia 2.1.1. Uruchomienie Zerowe 2.1.2. Przyjęcie zgłoszenia (naprawy) 2.1.3. Przyjęcie

Bardziej szczegółowo

MODUŁ POMOST PRZEWODNIK UŻYTKOWNIKA (WERSJA DLA SYSTEMU EKSPERT) 1. WSTĘP... 2 2. PRZYGOTOWANIE DO PRACY... 2

MODUŁ POMOST PRZEWODNIK UŻYTKOWNIKA (WERSJA DLA SYSTEMU EKSPERT) 1. WSTĘP... 2 2. PRZYGOTOWANIE DO PRACY... 2 MODUŁ POMOST PRZEWODNIK UŻYTKOWNIKA (WERSJA DLA SYSTEMU EKSPERT) 1. WSTĘP... 2 2. PRZYGOTOWANIE DO PRACY... 2 3. OPIS FUNKCJI... 2 3.1. EWIDENCJA / PŁATNIKÓW... 2 3.2. EWIDENCJA / POPRZ. DANYCH UBEZP...

Bardziej szczegółowo

Rozdział 2. Konfiguracja środowiska pracy uŝytkownika

Rozdział 2. Konfiguracja środowiska pracy uŝytkownika Rozdział 2. Konfiguracja środowiska pracy uŝytkownika Ćwiczenia zawarte w tym rozdziale pozwolą na dostosowanie pulpitu i menu Start do indywidualnych potrzeb uŝytkownika. Środowisko graficzne systemu

Bardziej szczegółowo

Rozrachunki z kontrahentami

Rozrachunki z kontrahentami Rozrachunki z kontrahentami 1. Wstęp W systemie hipermarket dostępny jest moduł rozrachunków z kontrahentami. Do rozrachunków z kontrahentami dodawane są następujące dokumenty występujące w systemie hipermarket:

Bardziej szczegółowo

Wersja 20.1b Księgi Podatkowej. Wersja 20.1a Księgi Podatkowej. Wersja 20.1 Księgi Podatkowej. 1. Poprawiono

Wersja 20.1b Księgi Podatkowej. Wersja 20.1a Księgi Podatkowej. Wersja 20.1 Księgi Podatkowej. 1. Poprawiono Wersja 20.1b Księgi Podatkowej 1. Poprawiono 1.1 Wydruk graficzny VAT-UE(2) - jeŝeli na deklaracji było tylko 5 pozycji wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług to w pozycji 22 drukowało się 1 zamiast 0.

Bardziej szczegółowo

Instrukcja do programu Do7ki 1.0

Instrukcja do programu Do7ki 1.0 Instrukcja do programu Do7ki 1.0 Program Do7ki 1.0 pozwala w prosty sposób wykorzystać dane z systemu sprzedaży Subiekt GT do generowania listów przewozowych dla firmy kurierskiej SIÓDEMKA w połączeniu

Bardziej szczegółowo

MenadŜer haseł Instrukcja uŝytkownika

MenadŜer haseł Instrukcja uŝytkownika MenadŜer haseł Instrukcja uŝytkownika Spis treści 1. Uruchamianie programu.... 3 2. Minimalne wymagania systemu... 3 3. Środowisko pracy... 3 4. Opis programu MenadŜer haseł... 3 4.1 Logowanie... 4 4.2

Bardziej szczegółowo

Import danych z programu Płatnik

Import danych z programu Płatnik Import danych z programu Płatnik (aktualizacja 17 lutego 2014) Abstrakt W poradniku opisano import danych zgłoszeniowych, oraz rozliczeniowych z programu Płatnik ZUS. Import danych zgłoszeniowych pozwala

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA. ERP OPTIMA - Obsługa w zakresie podstawowym dla hufców. Opracował: Dział wdrożeń systemów ERP. Poznań, wersja 1.

INSTRUKCJA. ERP OPTIMA - Obsługa w zakresie podstawowym dla hufców. Opracował: Dział wdrożeń systemów ERP. Poznań, wersja 1. INSTRUKCJA ERP OPTIMA - Obsługa w zakresie podstawowym dla hufców wersja 1.0 Opracował: Dział wdrożeń systemów ERP 2017 Supremo Sp. z o.o. Strona 1 z 35 Spis treści: 1. Dodawanie kontrahenta import z GUS

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMU e-bok (Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta) MIESZKAŃCÓW Spółdzielni Mieszkaniowej Gołębiów II w Radomiu

INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMU e-bok (Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta) MIESZKAŃCÓW Spółdzielni Mieszkaniowej Gołębiów II w Radomiu INSTRUKCJA OBSŁUGI SYSTEMU e-bok (Elektroniczne Biuro Obsługi Klienta) MIESZKAŃCÓW Spółdzielni Mieszkaniowej Gołębiów II w Radomiu 1) Podczas bieŝącego uŝytkowania serwisu e-bok naleŝy pamiętać Ŝe dane

Bardziej szczegółowo

Co nowego w systemie Kancelaris 3.31 STD/3.41 PLUS

Co nowego w systemie Kancelaris 3.31 STD/3.41 PLUS Ten dokument zawiera informacje o zmianach w wersjach: 3.31 STD w stosunku do wersji 3.30 STD 3.41 PLUS w stosunku do wersji 3.40 PLUS 1. Kancelaria 1.1. Opcje kancelarii Co nowego w systemie Kancelaris

Bardziej szczegółowo

Instalacja serwera Firebird

Instalacja serwera Firebird Instalacja serwera Firebird ProgMan Software ul. Pułaskiego 6 81-368 Gdynia Wstęp Serwer FireBird jest nowszą wersją serwera InterBase. Na komputerach wyposaŝonych w procesory z technologią HT serwer InterBase

Bardziej szczegółowo

Symfonia Mała Księgowość 2013.1 Opis zmian

Symfonia Mała Księgowość 2013.1 Opis zmian Symfonia Mała Księgowość 2013.1 Opis zmian Wersja 2013.1 Zmiany parametrów w oknie Zapis 3 W oknie Zapis rejestrowane są dodatkowe parametry zapewniające prowadzenie ewidencji zgodnie ze zmienionymi przepisami.

Bardziej szczegółowo

Program Opakowania zwrotne dla InsERT GT.

Program Opakowania zwrotne dla InsERT GT. Program Opakowania zwrotne dla InsERT GT. Do czego słuŝy program? Program Opakowania zwrotne słuŝy do zarządzania opakowaniami zwrotnymi (butelkami, transporterami) w firmach handlujących napojami. Pozwala

Bardziej szczegółowo

WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE

WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE WOJEWÓDZTWO PODKARPACKIE UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ ROZWOJU REGIONALNEGO Instrukcja instalacji generatora wniosku o dofinansowanie projektu ze środków EFRR w ramach I osi priorytetowej Regionalnego

Bardziej szczegółowo

Symfonia Start Faktura i Kasa

Symfonia Start Faktura i Kasa Symfonia Start Faktura i Kasa Instalacja programu Wersja 2014 Instalacja programu Instalacja programu możliwa jest z zakupionej płyty instalacyjnej lub z wykorzystaniem plików pobranych ze strony Sage.

Bardziej szczegółowo

KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED

KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED KOMPUTEROWY SYSTEM WSPOMAGANIA OBSŁUGI JEDNOSTEK SŁUŻBY ZDROWIA KS-SOMED Podręcznik użytkownika Katowice 2010 Producent programu: KAMSOFT S.A. ul. 1 Maja 133 40-235 Katowice Telefon: (0-32) 209-07-05 Fax:

Bardziej szczegółowo

Szybki start z systemem DAPP Serwisant.

Szybki start z systemem DAPP Serwisant. Szybki start z systemem DAPP Serwisant. DAPP Serwisant jest systemem, stworzonym z myślą o firmach zajmującym się serwisowaniem urządzeń komputerowych i fiskalnych. Dzięki niemu moŝliwe jest ewidencjonowanie

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA Generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) ISO 9001:2008 Dokument: Wydanie: 1 Waga: 90

INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA Generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) ISO 9001:2008 Dokument: Wydanie: 1 Waga: 90 Pakiet zmian w systemie związany z nowelizacją ustawy z dnia 10 września 2015r. I. Wstęp W związku ze zmianami wynikającymi z ustawy z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy Ordynacja podatkowa oraz

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU DO ODCZYTU PAMIĘCI FISKALNEJ DATECS OPF

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU DO ODCZYTU PAMIĘCI FISKALNEJ DATECS OPF INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU DO ODCZYTU PAMIĘCI FISKALNEJ DATECS OPF Wersja: 0.0.0.3 Październik 2012 SPIS TREŚCI: 1. Wstęp 2. Wymagania sprzętowe, instalacja. 3. Opis współpracy komputera z kasą 4. Konfiguracja

Bardziej szczegółowo

Tytuły Wykonawcze. Opis systemu tworzenia dokumentacji TW-1

Tytuły Wykonawcze. Opis systemu tworzenia dokumentacji TW-1 Tytuły Wykonawcze Opis systemu tworzenia dokumentacji TW-1 Program pozwala na tworzenie tytułów wykonawczych według Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 maja 2014 r. 1.Główne cechy systemu -ewidencja

Bardziej szczegółowo

CuBe EMAT Ewidencja Materiałowa Wersja

CuBe EMAT Ewidencja Materiałowa Wersja Program Ewidencji Materiałowej Uniwersalny program do prowadzenia ewidencji magazynowej, który dzięki prostej obsłudze może być szybko wdrożony dla różnych zastosowań. Charakterystyka programu Program

Bardziej szczegółowo

Sage Symfonia 2.0 e-deklaracje Instalacja programu

Sage Symfonia 2.0 e-deklaracje Instalacja programu Sage Symfonia 2.0 e-deklaracje Instalacja programu Instalacja programu możliwa jest z zakupionej płyty instalacyjnej lub z wykorzystaniem plików pobranych ze strony Sage. Aby zainstalować program z płyty

Bardziej szczegółowo

Instrukcja importu dokumentów z programu Fakt do programu Płatnik 5.01.001

Instrukcja importu dokumentów z programu Fakt do programu Płatnik 5.01.001 1 Instrukcja importu dokumentów z programu Fakt do programu Płatnik 5.01.001 I. EKSPORT DANYCH Z PROGRAMU FAKT DO PŁATNIKA...2 I.1. WYSYŁANIE DEKLARACJI Z PROGRAMU FAKT....2 I.2. KATALOGI I ŚCIEŻKI DOSTĘPU....2

Bardziej szczegółowo

OpenOfficePL. Zestaw szablonów magazynowych. Instrukcja obsługi

OpenOfficePL. Zestaw szablonów magazynowych. Instrukcja obsługi OpenOfficePL Zestaw szablonów magazynowych Instrukcja obsługi Spis treści : 1. Informacje ogólne 2. Instalacja zestawu a) konfiguracja połączenia z bazą danych b) import danych z poprzedniej wersji faktur

Bardziej szczegółowo

Dodawanie stron do zakładek

Dodawanie stron do zakładek Dodawanie stron do zakładek Aby dodać adres strony do zakładek otwieramy odpowiednią stronę a następnie wybieramy ikonę Dodaj zakładkę Po wybraniu ikony otworzy się okno umożliwiające dodanie adresy strony

Bardziej szczegółowo

Instalacja. Jak skonfigurować Twój e-podpis?

Instalacja. Jak skonfigurować Twój e-podpis? Page 1 of 7 Instalacja Jak skonfigurować Twój e-podpis? Jak aktywować Twoją kartę i jak uŝywać e-podpisu? JeŜeli odebrałeś juŝ przesyłkę (krok1) zawierającą zestaw Certum i chcesz juŝ teraz uŝywać Twojego

Bardziej szczegółowo

Sage Symfonia Start Faktura Instalacja programu

Sage Symfonia Start Faktura Instalacja programu Sage Symfonia Start Faktura Instalacja programu Instalacja programu możliwa jest z zakupionej płyty instalacyjnej lub z wykorzystaniem plików pobranych ze strony Sage. Aby zainstalować program z płyty

Bardziej szczegółowo

1. GRAFICZNY INTERFEJS U

1. GRAFICZNY INTERFEJS U Spis treści 1. GRAFICZNY INTERFEJS UśYTKOWNIKA...3 1.1. OBSŁUGA PROGRAMU...3 1.2. EKRAN PO URUCHOMIENIU PROGRAMU...5 1.3. OPIS MENU PROGRAMU...5 1.3.1. Menu Plik...5 1.3.2. Menu Przegląd...6 1.3.3. Menu

Bardziej szczegółowo

Minimalna wspierana wersja systemu Android to 2.3.3 zalecana 4.0. Ta dokumentacja została wykonana na telefonie HUAWEI ASCEND P7 z Android 4.

Minimalna wspierana wersja systemu Android to 2.3.3 zalecana 4.0. Ta dokumentacja została wykonana na telefonie HUAWEI ASCEND P7 z Android 4. Dokumentacja dla Scandroid. Minimalna wspierana wersja systemu Android to 2.3.3 zalecana 4.0. Ta dokumentacja została wykonana na telefonie HUAWEI ASCEND P7 z Android 4. Scandroid to aplikacja przeznaczona

Bardziej szczegółowo

Instalacja aplikacji

Instalacja aplikacji 1 Instalacja aplikacji SERTUM... 2 1.1 Pobranie programu z Internetu... 2 1.2 Instalacja programu... 2 1.3 Logowanie... 3 2 Instalacja aplikacji RaportNet... 4 2.1 Pobranie programu z Internetu... 4 2.2

Bardziej szczegółowo

O2Symfonia by CTI. Instrukcja i opis programu

O2Symfonia by CTI. Instrukcja i opis programu O2Symfonia by CTI Instrukcja i opis programu Spis treści 1. Opis programu... 3 2. Konfiguracja programu... 3 3. Konfiguracja rejestry kasowe... 5 4. Przygotowanie pliku do importu... 6 5. Import w programie

Bardziej szczegółowo

Sage Symfonia Kadry i Płace

Sage Symfonia Kadry i Płace Sage Symfonia Kadry i Płace Instalacja programu Wersja 2015.c Producent: Sage sp. z o.o. tel. 22 455 56 00 www.sage.com.pl Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server

Bardziej szczegółowo

Najpierw należy sprawdzić parametry rozliczenia urlopu - zakładka -Firma

Najpierw należy sprawdzić parametry rozliczenia urlopu - zakładka -Firma Urlop wypoczynkowy Najpierw należy sprawdzić parametry rozliczenia urlopu - zakładka -Firma Rozliczenie urlopu wg okresu- kadrowym Obliczanie podstawy do urlopu- podstawa wyliczana do każdego urlopu Czy

Bardziej szczegółowo

EKSPLOATACJA SYSTEMÓW TECHNICZNYCH - LAB. Wprowadzenie do zajęć

EKSPLOATACJA SYSTEMÓW TECHNICZNYCH - LAB. Wprowadzenie do zajęć Politechnika Śląska Wydział Organizacji i Zarządzania Katedra Podstaw Systemów Technicznych EKSPLOATACJA SYSTEMÓW TECHNICZNYCH - LAB. Ćwiczenie 1 Wprowadzenie do zajęć Plan ćwiczenia 1. Zapoznanie się

Bardziej szczegółowo

Dodawanie stron do zakładek

Dodawanie stron do zakładek Dodawanie stron do zakładek Aby dodać adres strony do zakładek otwieramy odpowiednią stronę a następnie wybieramy ikonę Dodaj zakładkę Po wybraniu ikony otworzy się okno umożliwiające dodanie adresy strony

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU IRF DLA BIURA RACHUNKOWEGO Program Rachmistrz/Rewizor. Strona0

INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU IRF DLA BIURA RACHUNKOWEGO Program Rachmistrz/Rewizor. Strona0 INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU IRF DLA BIURA RACHUNKOWEGO Program Rachmistrz/Rewizor Strona0 1. Zaloguj się na konto IRF, na adres: http://irf-system.pl 2. Hasło można zmienić, klikając w ustawienia. Strona1

Bardziej szczegółowo

Symfonia Mała Księgowość

Symfonia Mała Księgowość Symfonia Mała Księgowość Zakładanie nowej firmy Wersja 2014 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi

Bardziej szczegółowo

Księga Podatkowa wersja 25.0

Księga Podatkowa wersja 25.0 Księga Podatkowa wersja 25.0 Uprzejmie informujemy, że z dniem 16 grudnia 2014 roku wprowadzamy zmiany w ofercie handlowej programów księgowych Comarch ERP Klasyka. Zmiany polegają na wycofaniu ze sprzedaży

Bardziej szczegółowo

WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5

WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 Sprzedaż SPB 1 2 Spis treści: WPROWADZENIE...3 WYMAGANIA SPRZĘTOWE...3 LICENCJA...3 INSTALACJA PROGRAMU...3 INFORMATOR OPERATORSKI...4 KOLEJNE KROKI URUCHAMIANIA PROGRAMU...5 REJESTRACJA ZAKUPÓW/ PZ Przychód

Bardziej szczegółowo

Instalacja programu:

Instalacja programu: Instrukcja programu Konwerter Lido Aktualizacja instrukcji : 2012/03/25 INSTALACJA PROGRAMU:... 1 OKNO PROGRAMU OPIS... 3 DODANIE MODUŁÓW KONWERSJI... 3 DODANIE LICENCJI... 5 DODANIE FIRMY... 7 DODAWANIE

Bardziej szczegółowo

Instrukcja uŝytkowania programu

Instrukcja uŝytkowania programu PN Instrukcja uŝytkowania programu PIXEL Zakład Informatyki Stosowanej Bydgoszcz Poznań 2 Spis treści SPIS TREŚCI...2 1. URUCHOMIENIE PROGRAMU...3 2. LOGOWANIE OPERATORA DO PROGRAMU...3 3. OKNO GŁÓWNE

Bardziej szczegółowo

Ulotka v.2012.2.2. System Comarch OPT!MA v. 2012.2.2. Comarch SA 31-864 Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) 681 43 00, fax (12) 687 71 00

Ulotka v.2012.2.2. System Comarch OPT!MA v. 2012.2.2. Comarch SA 31-864 Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) 681 43 00, fax (12) 687 71 00 System Comarch OPT!MA v. 2012.2.2 Ulotka v.2012.2.2 Comarch SA 31-864 Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) 681 43 00, fax (12) 687 71 00 Dział Wsparcia Klienta i Partnera: tel. (12) 681 43 00 www.comarch.pl/erp

Bardziej szczegółowo

Symfonia Faktura. Instalacja programu. Wersja 2013

Symfonia Faktura. Instalacja programu. Wersja 2013 Symfonia Faktura Instalacja programu Wersja 2013 Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy

Bardziej szczegółowo

8. Sieci lokalne. Konfiguracja połączenia lokalnego

8. Sieci lokalne. Konfiguracja połączenia lokalnego 8. Sieci lokalne Ćwiczenia zawarte w tym rozdziale pozwolą na podłączenie komputera z zainstalowanym systemem Windows XP do lokalnej sieci komputerowej. Podstawowym protokołem sieciowym dla systemu Windows

Bardziej szczegółowo