Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7 Moduły dodatkowe

Transkrypt

1 Podręcznik Użytkownika Oprogramowanie Integra 7 Moduły dodatkowe Spis treści SPIS TREŚCI MODUŁ ZDJĘĆ I USZKODZEŃ KARTA ZLECENIA DOŁĄCZANIE ZDJĘĆ DO KARTOTEK TOWARÓW DOŁĄCZANIE ZDJĘĆ I DOKUMENTÓW W MODULE CRM INTERFEJS KATALOGÓW I SYSTEMÓW SERWISOWYCH KONFIGURACJA DOT. PROGRAMÓW ZEWNĘTRZNYCH WSPÓŁPRACA Z SYSTEMAMI SERWISOWYMI WSPÓŁPRACA Z KATALOGAMI CZĘŚCI MODUŁ PRZECHOWALNI OPON PRZYJĘCIE OPON DO PRZECHOWALNI WYDANIE OPON Z PRZECHOWALNI REJESTR OPON MODUŁ CRM / ZADANIA KONFIGURACJA USTAWIEŃ CRM PRZYPOMNIENIA / ZADANIA W MODULE CRM / ZADANIA PRZYPOMNIENIA O OKRESOWYCH CZYNNOŚCIACH SERWISOWYCH PRZYPOMNIENIA W TERMINARZU REJESTROWANIE DOKUMENTÓW BIEŻĄCYCH I WZORCOWYCH KORESPONDENCJA SERYJNA WYSYŁANIE WIADOMOŚCI SMS FUNKCJE SMS KONFIGURACJA KARTY KONTRAHENTA DEFINIOWANIE SZABLONÓW SMS WYSYŁANIE WIADOMOŚCI SMS GRUPOWE WYSYŁANIE WIADOMOŚCI RAPORTY DYNAMICZNE TWORZENIE RAPORTÓW DYNAMICZNYCH Instrukcja Integra 7(moduły dodatkowe) - ver [ ] / Copyright by Integra Software

2 7. HOMEBANKING INTERFEJS SYSTEMÓW BANKOWYCH EKSPORT DOKUMENTÓW Z SYSTEMÓW BANKOWYCH IMPORT OPERACJI BANKOWYCH DO SYSTEMU INTEGRA INTERFEJS SYSTEMÓW FINANSOWO-KSIĘGOWYCH EKSPORT DOKUMENTÓW IMPORT DOKUMENTÓW ZMIANA STAWEK VAT W PROGRAMIE INTEGRA

3 Od autorów Dziękujemy za podjęcie decyzji o wyborze naszego oprogramowania. Mamy nadzieję, że program Integra 7 pozwoli sprawniej, wygodniej i w sposób bardziej ekonomiczny prowadzić działalność Państwa firmy, oraz że wpłynie on na wzrost rentowności i efektywności Państwa działań. Program Integra 7 został zaprojektowany przez zespół osób od lat związanych z branżą motoryzacyjną, dzięki czemu jego funkcje odpowiadają faktycznym oczekiwaniom rynku. Ergonomia i łatwość obsługi były jednymi z podstawowych założeń podczas procesu jego tworzenia. Gorąco zachęcamy do przeczytania niniejszej instrukcji obsługi. Została ona napisana, aby ułatwić Państwu rozpoczęcie pracy z programem oraz pomóc w wykorzystywaniu bardziej złożonych funkcji. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby informacje zawarte w tej publikacji przedstawione były w sposób przejrzysty i czytelny oraz przyczyniały się do coraz lepszego poznania funkcjonalności oprogramowania. Użytkowanie programu Integra 7 pozwoli Państwu usprawnić i przyspieszyć czynności związane zarówno z codzienną obsługą klienta jak i funkcjonowaniem całej firmy oraz przyczyni się do odniesienia kolejnych sukcesów. Jednocześnie zachęcamy do korzystania z zasobów witryny internetowej firmy Integra Software ( gdzie są publikowane dodatkowe opisy, narzędzia, filmy instruktażowe i inne przydatne materiały, dzięki którym można jeszcze lepiej poznać i wykorzystać oprogramowanie Integra 7. Uwaga: Mimo, iż zespół redakcyjny firmy Integra dołożył wszelkich starań, aby informacje zawarte w instrukcji odpowiadały funkcjom programu, ze względu na stały i dynamiczny rozwój oferowanych systemów niniejsza instrukcja może zawierać w niektórych obszarach treść niezgodną z najnowszą wersją oprogramowania. Dostępność poszczególnych modułów czy funkcji programu jest uzależniona od zakupionej licencji. Zespół Redakcyjny Integra 7. Koszalin, 31 styczeń

4 1. Moduł Zdjęć i Uszkodzeń Moduł ten pozwala rejestrować uszkodzenia zewnętrzne pojazdu na schematach graficznych w zleceniach naprawy. Istnieje również możliwość podłączania zdjęć i dokumentów (w różnych formatach) do zleceń naprawy, kartotek towarów i pojazdów oraz w module CRM. 1.1 Karta zlecenia Rejestrowanie uszkodzeń zewnętrznych Rys. 1-1 Lokalizacja funkcji rejestrującej uszkodzenia pojazdu Podczas przyjmowania pojazdu do naprawy istnieje możliwość rejestracji uszkodzeń zewnętrznych pojazdu. Zostaną one wydrukowane w uwagach dodatkowych na zleceniu naprawy. W tym celu należy wcisnąć myszą ikonę pojazdu w sekcji Uwagi dodatkowe karty zlecenia (Rys. 1-1) Uszkodzenia opisywane są z wykorzystaniem interfejsu graficznego zawierającego najpopularniejsze rodzaje nadwozi. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w przypadku serwisów blacharsko-lakierniczych. 4

5 Rys. 1-2 Zaznaczanie uszkodzeń w Module uszkodzeń Listę z zaznaczonymi uszkodzeniami pojazdu można wydrukować (Rys. 1-3) i dołączyć do dokumentacji naprawy. Można również wydrukować niewypełniony formularz, na którym ręcznie będą zaznaczone uszkodzenia pojazdu (Rys. 1-4). W tym celu w dolnej części okna wyboru uszkodzeń zaznaczamy opcję

6 Rys. 1-3 Wydruk zaznaczonych uszkodzeń 6 Rys. 1-4 Wydruk pustego formularza uszkodzeń

7 1.1.2 Dołączanie dokumentów i zdjęć do zlecenia naprawy Do zlecenia naprawy istnieje możliwość dołączenia zdjęć oraz innych dokumentów w dowolnych formatach (np. *.pdf, *.doc, *.xls ) korzystając z przycisku Dołącz dok. w sekcji Uwagi dodatkowe (Rys. 1-5). Rys. 1-5 Dołączanie dokumentów do zlecenia naprawy 1.2 Dołączanie zdjęć do kartotek towarów Rys. 1-6 Dołączanie zdjęć na karcie towaru zakładka Dodatkowe

8 1.3 Dołączanie zdjęć i dokumentów w module CRM Dołączanie dokumentów do karty Zdarzenie /Przypomnienie W module CRM istnieje możliwość dołączenia zdjęć oraz dokumentów w dowolnych formatach do karty Zdarzenie/Przypomnienie. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie potrzebne dokumenty wymagane do załatwienia danej sprawy są od razu w zasięgu ręki. Rys. 1-7 Dołączanie dokumentów do karty Zadania/Przypomnienia w module CRM 8

9 1.1.4 Rejestrowanie dokumentów bieżących i wzorcowych Moduł CRM umożliwia katalogowanie dokumentów i zdjęć. Funkcja ta pozwala na przechowywanie ważnych dla firmy dokumentów, które są zawsze dostępne pod ręką z poziomu obsługi programu Integra 7. Podłączone dokumenty można przydzielić do jednej z 2 grup: Dokumenty bieżące można traktować jak dziennik korespondencji, w którym będziemy rejestrować (podpinać) zarówno dokumenty wychodzące, jak również dokumenty przychodzące do firmy. Dokumenty wzorcowe zbiór dokumentów wykorzystywanych wielokrotnie, np. wzory umów. Rys. 1-8 Dołączanie plików do dokumentów bieżących i wzorcowych w module CRM

10 2. Interfejs katalogów i systemów serwisowych Ze względu na to, iż coraz częściej warsztaty i sklepy korzystają z systemów zawierających dane techniczne oraz instrukcje serwisowe, program Integra 7 zintegrowano z branżowymi systemami zewnętrznymi, m.in. z katalogami części zamiennych (TecDoc, ESI[tronic], Fota Katalog, AP Katalog, Inter-Team Katalog, Górecki Katalog, Motogama Katalog, ADBS Katalog Integra Katalog, Integra WebKatalog, ) oraz systemami dla warsztatów, które oprócz danych technicznych zawierają instrukcje serwisowe oraz czasy napraw. (AuDaConAIS, VIVID Workshop, ESI[tronic], Autodata). Tego rodzaju funkcjonalność pozwala na znaczną oszczędność czasu podczas wyszukiwania danych serwisowych czy części zamiennych. 2.1 Konfiguracja dot. programów zewnętrznych W menu Program -> Programy zewnętrzne systemu Integra 7 znajduje się okno, w którym można skonfigurować parametry dot. współpracy z programami zewnętrznymi (Rys. 2-1). Rys. 2-1 Konfiguracja dot. programów zewnętrznych Domyślne katalogi wskazuje się tu katalogi, które będą domyślnie wybierane przy imporcie towarów i usług (w zleceniach i kosztorysach) oraz przy przeszukiwaniu oferty dostawcy. Katalog Integra wskazujemy tu katalog, który będzie domyślnie uruchamiany przyciskiem (Web Katalog lub Katalog offline) w zleceniach i kosztorysach. W przypadku wybrania Web Katalog Integra online należy skonfigurować parametry dodatkowe (adres www, login, hasło oraz lokalizację dla plików wymiany). 10

11 Własny program zewnętrzny po wpisaniu nazwy i wskazaniu lokalizacji do pliku programu na dysku otrzymamy możliwość uruchamiania tego programu z menu Program systemu Integra 7. Można w ten sposób skonfigurować do 10 programów zewnętrznych. Oprogramowanie KTS lokalizacja do programu obsługującego urządzenie KTS. 2.2 Współpraca z systemami serwisowymi Dostęp do poszczególnych opcji programów zewnętrznych jest zrealizowany w formie graficznej, w zakładce Dane serwisowe karty zlecenia (Rys. 2-2). Dodatkowo w zakładce Towary/Usługi zlecenia, kosztorysu i dokumentów sprzedaży jest dostępna funkcja importu danych (dot. towarów i usług) z programów zewnętrznych (Rys. 2-3). Rys. 2-2 Zakładka Dane serwisowe Rys. 2-3 Funkcja importu danych z programów zewnętrznych

12 Baza pojazdów w programie Integra 7 zawiera specjalne identyfikatory, umożliwiające automatyczny wybór pojazdu w Katalogach i Systemach serwisowych. Dzięki temu możliwy jest dostęp do danych technicznych związanych z dokładnie tymi pojazdami, które są wybrane w zleceniach. Z poziomu programu Integra 7 można wywoływać konkretne informacje serwisowe dotyczące danego pojazdu np. Dane regulacyjne, Schematy elektryczne, Rozmieszczenie podzespołów, Czasy napraw, Zakres okresowych przeglądów, itp. Po wybraniu pozycji dot. czasów napraw w programach ESI [tronic] oraz Autodata można te dane importować bezpośrednio do zleceń lub kosztorysów. Ta sama sytuacja ma miejsce w przypadku Katalogu części zamiennych TecDoc. Takie rozwiązanie pozwala łatwiejsze i przede wszystkim szybsze korzystanie z programów branżowych zwłaszcza, że nie wymaga ono od użytkownika nauki obsługi tych programów. Zlecenie lub kosztorys zawiera dane naprawianego pojazdu (Rys. 2-4). Dzięki temu, że informacje te są wykorzystywane przy współpracy z branżowymi programami zewnętrznymi pojazd w systemach branżowych jest identyfikowany automatycznie, bez konieczności ponownego wyboru w programach zewnętrznych. Należy więc zadbać o jak najdokładniejsze uzupełnienie danych pojazdu. Rys. 2-4 Dane pojazdu na zleceniu 12

13 2.2.1 Współpraca z programem VIVID WorkshopCD Podczas przyjmowania pojazdu do naprawy mogą nam być potrzebne szybko informacje dot. czasów napraw. W programie Integra 7 należy przejść na zakładkę Dane serwisowe i w sekcji WorkshopCD (Vivid) (Rys. 2-5) wybrać przycisk Czasy napraw. Program VIVID uruchomi się automatycznie z wybranym w zleceniu pojazdem. Należy wówczas wyszukać potrzebne informacje dot. czasów napraw (lub okresów napraw) dla tego pojazdu. Rys. 2-5 Czasy napraw w programie VIVID Workshop W celu sprawdzenia ilości oleju, jaka powinna zostać pobrana z magazynu, wystarczy na zakładce Dane serwisowe wybrać ikonę Oleje i smary (Rys. 2-6), a następnie pozycję Smary i płyny. Program wyświetli dane dotyczące pojazdu wpisanego w zleceniu. Podczas ustalania z klientem kosztów dot. np. wymiany paska rozrządu, możemy ocenić jakie podzespoły są potrzebne do wykonania tej naprawy, taka informację możemy uzyskać po naciśnięciu przycisku Dane regulacyjne w zleceniu naprawy, a następnie wybrać odpowiednie pozycje w programie VIVID (Rys. 2-7). Tą samą funkcję mogą wykorzystywać mechanicy już podczas wykonywania naprawy, dzięki temu zawsze pojazd, który został przyjęty do naprawy będzie poprawnie wybrany w dokumentacji technicznej

14 Rys. 2-6 Oleje i smary Rys. 2-7 Ustawienie rozrządu 14

15 2.2.2 Współpraca z programem Autodata Integra 7 została zintegrowana z oprogramowaniem serwisowym Autodata. Dzięki temu można wywoływać określone informacje techniczne z poziomu zlecenia lub kosztorysu oraz eksportować zapisane dane dotyczące czasów napraw. Wybranie odpowiedniej ikony na zakładce zlecenia Dane serwisowe będzie powodowało wyświetlanie określonego rodzaju informacji technicznych, zawartych w programie Autodata. Dane te są wyświetlane dla konkretnego pojazdu w zleceniu. Jeśli dla konkretnego pojazdu nie ma określonych danych technicznych w programie Autodata, to ikona wyboru tych danych będzie nieaktywna. Np. w celu sprawdzenia danych dot. geometrii kół należy wybrać w poziomu zlecenia programu Integra 7 na zakładce Dane serwisowe odpowiednia ikonę (Rys. 2-8). Po naciśnięciu ikony Geometria kół program Autodata uruchomi się automatycznie z wybranym pojazdem ze zlecenia oraz konkretnym zakresem informacji (w tym przypadku dotyczącym geometrii kół). Rys. 2-8 Sprawdzenie danych regulacyjnych w programie Autodata Import czasów napraw W zakładce Towary/Usługi zlecenia lub kosztorysu jest dostępna funkcja importu danych z programów zewnętrznych. Należy wybrać z listy usług pozycję Autodata i wcisnąć Import (na zakładce Towary / Usługi), jak na Rys

16 Rys. 2-9 Import z programu Autodata Zostanie wówczas uruchomiony program Autodata z automatycznie wybranym pojazdem ze zlecenia czy kosztorysu (o ile był już wcześniej wybierany). W następnej kolejności wybieramy z menu programu Autodata pozycję Czasy napraw, a następnie wybieramy odpowiednie pozycje czasów napraw z listy (przykład na Rys. 2-10) Rys Wybór czasów napraw w programie Autodata Po wyborze odpowiednich czynności w programie Autodata należy zapisać kosztorys za pomocą przycisku F3 lub właściwej ikony (Rys. 3-11): Rys Ikona zapisu kosztorysu Po zapisaniu kosztorysu wyświetli się zestawienie z wybranymi wcześniej pozycjami, a w dolnej części okna programu pojawi się ikona Integra (Rys. 2-12). Wciśnięcie tej ikony spowoduje, że do zlecenia lub kosztorysu wyeksportują się pozycje usług z zestawienia wraz z czasem ich wykonania. 16

17 Rys Ikona eksportu czasów napraw Uwaga! Przy pierwszym wywołaniu pojazdu z poziomu systemu Integra 7 należy wybrać ręcznie w programie Autodata markę, model i wersję pojazdu. Następnie przygotować kosztorys i zaimportować do systemu Integra 7 (w zakładce Towary / Usługi), jak na rysunku obok. Wraz z kosztorysem będzie zapisany nr indentyfikacyjny pojazdu wg firmy Autodata, pozwalający w przyszłych zleceniach na automatyczny wybór tego pojazdu Współpraca z programem AuDaConAIS. W zakładce Dane serwisowe na karcie zlecenia lub kosztorysu w systemie Integra 7 są dostępne ikony umożliwiające wywołanie odpowiednich funkcji programu AuDaConAIS, tj. czasów napraw, danych serwisowych, danych technicznych i podręczników technicznych (Rys. 2-13). Rys Ikony dot. programu AuDaCon AIS Import czasów napr aw Po wciśnięciu ikony Czasy napraw zostanie uruchomiony program AuDaConAIS i automatycznie wybierze się w nim pojazd, który występuje w zleceniu czy kosztorysie. Następnie w programie AuDaConAIS należy sprecyzować zakres czynności do wykonania, po czym przejść do koszyka zakupów (Rys. 2-14)

18 Rys Wybór czynności w programie AuDaConAIS Kolejną czynnością będzie kalkulacja koszyka zakupów. Program obliczy czas pracy oraz wyświetli potrzebne części zamienne (Rys. 2-15). Rys Kalkulacja koszyka zakupów Po tej operacji przechodzimy do zakładki Towary / Usługi w zleceniu lub kosztorysie programu Integra 7 (Rys. 2-16), wybieramy opcję AuDaCon z listy rozwijalnej i importujemy dane przy pomocy przycisku Import (oddzielnie dla towarów i usług). Towary i/lub usługi pojawią się na liście. Jeśli wybranego towaru nie było wcześniej w magazynie, należy go wyedytować i uzupełnić kartotekę oraz stany magazynowe. 18

19 Rys Import towarów i usług z programu AuDaConAIS Współpraca z systemem ESI[tronic] Integra 7 umożliwia również współpracę z programem ESI[tronic], w zakresie doboru części zamiennych i czasów napraw. Integra 7 zapewnia import tych danych do zleceń oraz kosztorysów napraw. Do uruchomienia programu ESI[tronic] należy w zakładce Dane Serwisowe wybrać pozycję dot. ESI[tronic] (Rys. 2-17). Program można również wywołać z zakładki Towary/Usługi za pomocą przycisku Import (po wyborze ESI[tronic] z listy rozwijalnej (Rys. 2-18). Rys Ikona wyboru w zakładce Dane serwisowe ESI[tronic] Rys Wywołanie programu ESI[tronic] na zleceniu z zakładki Towary/Usługi 19

20 ESI[tronic], po uruchomieniu z poziomu programu Integra 7, automatycznie pokazuje dane dotyczące konkretnego pojazdu, wybranego w zleceniu (Rys. 2-19). W prezentowanym przykładzie zostały wybrane części zamienne i związane z ich wymianą czynności robocze. Następnie wybrano pozycję Karta pracy, na której wciśnięto przycisk Wysyłanie. Wszystkie pozycje z Karty pracy zostały automatycznie przeniesione do zakładki Towary/Usługi na zleceniu. Rys Przeniesienie wybranych pozycji z ESI[tronic] do zlecenia w Integra 7 Istnieje również możliwość wyboru części zamiennych i czasów napraw dotyczących okresowych przeglądów pojazdu (Rys. 2-20). Można także wybrać usługi zawarte w menu Jednostki pracy oraz części z menu Wyposażenie. Import tych danych do zlecenia lub kosztorysu w programie Integra 7 jest identyczny jak w wyżej opisanym przykładzie. 20

21 Rys Import wybranych części i czasów napraw z ESI[tronic] do Integra

22 2.3 Współpraca z katalogami części Współpraca z Fota Katalog, AP Katalog, Inter-Team Katalog, Górecki Katalog, Motogama Katalog, ADBS Katalog, Integra Katalog, Integra WebKatalog Posiadanie katalogu części zamiennych (Fota Katalog, AP Katalog, Inter-Team Katalog, Górecki Katalog, Motogama Katalog, ADBS Katalog, Integra Katalog, Integra WebKatalog), który został przystosowany do współpracy z systemem Integra 7, pozwala m.in. na szybkie wyszukanie części oraz informacji o zamiennikach, cenach, bieżących stanach magazynowych. Umożliwia dostęp do zdjęć i rysunków oraz informacji o danych technicznych, zastosowaniu w pojazdach, instrukcji montażowych itp. Na przykład jeśli w warsztacie lub sklepie nie znajdujemy na lokalnym magazynie części, którą potrzebuje klient, system Integra 7 przełącza nas do magazynu naszego dostawcy i wyświetla informację o dostępności danego podzespołu, jego dokładnej cenie oraz terminie dostawy. Ponadto otrzymujemy dostęp do zdjęć i rysunków podzespołów oraz informację o dostępnych zamiennikach, danych technicznych, zastosowaniu w pojazdach i wielu innych informacjach dot. parametrów części zamiennych. Możliwe jest wywoływanie Katalogu części z poziomu zlecenia naprawy w programie Integra 7. Tak uruchomiony Katalog ustawia się automatycznie na wybranym w zleceniu pojeździe (marka, model, typ pojazdu). W programie tym zostały przygotowane m.in. takie funkcje jak: automatyczne eksportowanie części do zlecenia, generowanie automatycznych zamówień przypisanych do konkretnych zleceń, kontrola dostępności we własnym magazynie lokalnym, części znajdujących się na zamówieniu do dystrybutora oraz wiele innych funkcji ułatwiających wyszukiwanie części zamiennych, wycenę napraw oraz realizację zamówień u swojego dostawcy. Uwaga! Warunkiem opisywanej współpracy jest jednoczesne uruchomienie Integra 7 oraz katalogu części zamiennych (np. Fota Katalog, AP Katalog, Integra Katalog). Połączenie funkcjonalne programów W obszarze wyboru modułów programu Integra 7 pojawiają się dwa dodatkowe moduły (Rys. 2-21), a w katalogu części pojawiają się wszystkie moduły dostępne w programie Integra 7. Rys Moduły katalogu części Przełączanie między programem Integra 7, a katalogiem jest dzięki temu uproszczone, gdyż wystarczy wybrać potrzebny moduł niezależnie od tego czy jest otwarte okno Integra 7, czy Katalogu części. 22

23 Współpraca z katalogiem offline przy doborze części do zlecenia (lub kosztorysu) W zleceniu (w zakładce Towary/Usługi) występuje przycisk (Rys. 2-22), a po wciśnięciu na klawiaturze przycisku Ctrl, przycisk zmienia wygląd na (kolejność może być odwrotna, gdyż zależy ona od konfiguracji w menu Program > Programy zewnętrzne). Opis przycisków znajduje się poniżej. Rys Lokalizacja przycisku Katalog offline Wciśnięcie przycisku Katalog Offline spowoduje przejście do zakładki Dane wg pojazdu w katalogu części (zainstalowanym na dysku komputera ) w celu wyboru części wg pojazdu. Automatycznie zostanie wybrany taki sam pojazd jak w zleceniu serwisowym. Po znalezieniu potrzebnej części wciskamy na niej prawy przycisk myszy. Z menu kontekstowego wybieramy Dodaj do zlecenia lub Dodaj do zlecenia (Rys. 2-23) Rys Dodawanie części do zlecenia z poziomu katalogu

24 Opcja Dodaj do zlecenia spowoduje wyświetlenie dodatkowego okna (Rys. 2-24), w którym można będzie zmienić nazwę części, ilość dodawaną do zlecenia oraz cenę sprzedaży towaru. Dodatkowo można obejrzeć zdjęcie towaru (jeśli jest dostępne) i sprawdzić jego stan w magazynie dostawcy. Rys Dodatkowe okno przy wyborze opcji Dodaj do zlecenia... Po wybraniu przycisku Dodaj wybrana część pojawi się w zleceniu serwisowym (Rys. 2-25). Rys 2-25 Widok dodanej części w zleceniu 24

25 Sprawdzanie stanu części w magazynie Jeśli w katalogu offline wyszukamy potrzebną część, wówczas możemy sprawdzić jej stan w magazynach programu Integra 7. W tym celu wciskamy na wybranej pozycji prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybieramy Znajdź w magazynie (Rys. 2-26). Rys Wybór funkcji znajdź w magazynie z poziomu katalogu części Program wyświetli okno z informacją n/t stanu wybranej części w magazynach (Rys. 2-27). Rys Widok pozycji po wyszukaniu w magazynie Integra

26 Współpraca z programem WebKatalog Rys Lokalizacja przycisku WebKatalog Wciśnięcie przycisku WebKatalog (Rys. 2-28) spowoduje uruchomienie przeglądarki internetowej z programem Integra WebKatalog i przejście do zakładki Dane wg pojazdu w katalogu części w celu wyboru części wg pojazdu. Automatycznie zostanie wybrany pojazd jak w zleceniu czy kosztorysie. Wyszukujemy wówczas potrzebne części i dodajemy je do zamówienia. (Rys. 2-29) Rys Dodawanie części do zamówienia 26

27 Po utworzeniu zamówienia przełączamy się do widoku zamówień i wciskamy ikonę Eksportuj pozycje zamówienia (Rys. 2-30). Rys Eksport pozycji zamówienia Wyświetli się wówczas okno dialogowe zapisywania pliku zamówienia. Należy wskazać lokalizację do zapisania tego pliku. Po zapisaniu pliku wracamy do zakładki Towary/Usługi zlecenia naprawy lub kosztorysu. Z listy rozwijalnej wybieramy opcję WebCat i wciskamy przycisk Import (Rys. 2-31). Pozycje z zamówienia pojawią się wówczas w zleceniu serwisowym. Rys Widok dodanej części w zleceniu

28 Wyszukiwanie w ofercie dostawcy (katalog online lub offline) w przypadku braku części w magazynie Jeśli w trakcie wyszukiwania części w magazynie Integra 7 nie będzie szukanej pozycji, system zaproponuje przeszukanie oferty dostawcy (Rys. 2-32). Rys Komunikat informujący o braku szukanego tow. w magazynie Integra 7 Po akceptacji część zostanie wyszukana w cenniku dostawcy i można ją będzie zamówić z poziomu katalogu części (Rys. 2-33). Rys Widok pozycji znalezionej w cenniku dostawcy 28

29 2.3.2 Współpraca z Katalogiem TecDoc Integra 7 umożliwia dodawanie do zlecenia lub kosztorysu części zamiennych, które zostały wybrane w programie TecDoc. Aby skorzystać z tej funkcji należy w zleceniu na zakładce Towary/Usługi wybrać pozycję TecDoc, a następnie przycisk Import Z. Spowoduje to automatyczne uruchomienie programu TecDoc i wyświetlenie danych dotyczących pojazdu wybranego w zleceniu naprawy (Rys. 2-34). Rys Import części z TecDoc do systemu Integra 7 Następnie należy wybrać w Katalogu TecDoc potrzebne do naprawy części i dodać je do koszyka. Użycie funkcji Wyślij koszyk (Rys. 2-35) spowoduje, że wszystkie pozycje z koszyka zostaną wyeksportowane do zlecenia w programie Integra 7 (Rys. 2-36). Rys Wysyłanie koszyka w programie TecDoc

30 Rys Import części z TecDoc do systemu Integra 7 Informacja dodatkowa Producent oprogramowania Integra 7 przygotował w/w interfejsy na podstawie danych producentów systemów serwisowych i katalogów części i mimo, iż dołożył wszelkich starań, aby wymiana danych z w/w systemami funkcjonowała prawidłowo, nie może gwarantować pełnej kompatybilności z tymi rozwiązaniami ze względu na zależność działania interfejsu od zmian wprowadzanych przez producentów katalogów i systemów serwisowych. 30

31 3. Moduł Przechowalni opon Dedykowany moduł Przechowalnia Opon zawiera funkcje zapewniające sprawną obsługę serwisów opon. Karty przechowalni pozwalają prowadzić ewidencję w zakresie przyjmowania i wydawania opon klientów serwisu oraz mogą być powiązane ze zleceniami napraw dot. wymiany opon. Podczas przyjęcia opon, drukowana jest specjalna karta z potwierdzeniem przekazania opon do przechowalni. 3.1 Przyjęcie opon do przechowalni Dokumentem zawierającym dane przechowywanych opon są Karty przechowalni opon (KPO). Można je wystawiać w module Przechowalni opon lub ze zlecenia naprawy pojazdu Wystawianie kart przechowalni z modułu Przechowalni Opon Wciskamy ikonę Dodaj na pasku ikon albo wciskamy prawy przycisk myszy na liście kart przechowalni i wybieramy Dodaj (Rys. 3-1). Rys. 3-1 Sposób dodania karty przechowalni opon

32 Wyświetli się okno karty przechowalni, w której wpisujemy odpowiednio dane dotyczące pojazdu, kontrahenta oraz parametry opon (przykład na Rys. 3-2). W sekcji Rozliczenie znajduje się pole Należność, w które można wpisać kwotę za przechowanie. Rys. 3-2 Przykład wypełnienia karty przechowalni opon Sposób uzupełnienia obszaru Dane opon klienta W polu Nazwa przyciskiem lupy należy otworzyć okno ze słownikiem opon i wybrać prawidłową pozycję. W przypadku, gdy na liście brakuje modelu opony, można wprowadzić go do słownika przyciskiem Dodaj. Po wybraniu odpowiedniego modelu z listy pozostałe dane opony uzupełniają się automatycznie. Istnieje również możliwość ręcznego wypełnienia danych opony. Jednak taki wpis nie będzie zarejestrowany w słowniku opon, nie będzie więc możliwości wykorzystania go w przyszłości. Wpisujemy parametry: Rozmiar (np. 185/70 R14), Producent, Typ (np. osobowa), Rodzaj (np. letnia), felgę lub jej brak, Kod daty produkcji, Indeks prędkości, wybieramy koło (np. lewe przednie), Głębokość bieżnika, opony oraz lokalizację w przechowalni (np. regał 4) Wciskamy przycisk Dodaj, co spowoduje wpisanie opony na listę. Można też skorzystać z przycisku 4 x Dodaj, co spowoduje dopisanie do listy czterech opon o tych samych danych, lecz różniących się stroną montażu (tzn. lewe przednie, prawe przednie, lewe tylne, prawe tylne). Jeśli istnieje potrzeba usunięcia opony z listy, wówczas należy ją wybrać za pomocą myszy i wcisnąć przycisk Usuń. 32

33 Po uzupełnieniu danych zapisujemy kartę przyciskiem Zapisz. Można ją także wydrukować przyciskiem Drukuj. Na wydruku znajdą się dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy, szczegóły dot. przyjmowanych opon, uwagi dodatkowe oraz potwierdzenie przyjęcia i wydania opon (z miejscem na podpisy osób przyjmujących i wydających). Przykład wydruku przedstawiono na Rys Rys. 3-3 Wydruk karty przechowalni opon

34 3.1.2 Wystawianie kart przechowalni ze zlecenia naprawy Jeśli zostanie wystawione zlecenie dot. naprawy pojazdu, to istnieje możliwość szybkiego wywołania karty przechowalni dla tego pojazdu. W tym celu wciskamy przycisk Przech w sekcji Uwagi dodatkowe (Rys. 3-4). Karta przechowalni zostanie wówczas automatycznie wypełniona danymi pojazdu i kontrahenta (tak jak w zleceniu), a pozostałe czynności wykonujemy zgodnie z opisem w punkcie Rys. 3-4 Utworzenie karty przechowalni ze zlecenia naprawy Na karcie przechowalni zostanie także zapisany numer zlecenia, do którego została wystawiona (Rys. 3-5). Rys. 3-5 Okno karty przechowalni z numerem zlecenia 3.2 Wydanie opon z przechowalni Po wystawieniu karta przechowalni otrzymała status Przyjęto do przechowalni. Status jest widoczny na liście kart przechowalni oraz w samej karcie. W celu wydania opon z przechowalni należy wyedytować kartę przechowalni, zmienić status na Wydano z przechowalni, a następnie wcisnąć przycisk Zapisz. Sposób zmiany statusu przedstawiono na Rys

35 Rys. 3-6 Sposób zmiany statusu w karcie przechowalni 3.3 Rejestr opon Program umożliwia wygenerowanie rejestru opon przyjętych oraz wydanych z przechowalni. Funkcja dostępna jest w module Przechowalnia opon w menu Raporty/Rejestry dokumentów/rejestr opon. W celu wygenerowania rejestru opon wystarczy podać zakres dat oraz wybrać odpowiedni status (Przyjęte/Wydane) (Rys. 3-7). Rys. 3-7 Rejestr opon przyjętych do przechowalni

36 4. Moduł CRM / Zadania Funkcje CRM zastosowane w systemie Integra 7 biznesowo wspierają działalność serwisu i pozwalają na zwiększenie wydajności oraz obrotów firmy. Możliwości zastosowania funkcji CRM: przypomnienia o okresowych naprawach oraz wymianach części eksploatacyjnych, (np. filtrów, oleju, płynu hamulcowego, świec, pasków, wycieraczek, opon, itp.), delegowanie zadań pracownikom firmy i kontrola ich realizacji, wysyłanie grupowe wiadomości i SMS, rejestrowanie dokumentów bieżących i wzorcowych, korespondencja seryjna. Przypomnienia są wyświetlane przy otwieraniu zleceń oraz na liście CRM. Okno z zaległymi przypomnieniami może być wyświetlane również automatycznie po uruchomieniu programu. Z poziomu listy CRM możliwe jest grupowe wysyłanie przypomnień SMS-em do wielu klientów jednocześnie. Funkcję powiadomień SMS można również wykorzystać dla przekazania klientom innych ważnych informacji np. o rozszerzeniu działalności po zakupie nowego sprzętu diagnostycznego; o akcjach typu "przegląd zimowy"; o promocjach; o sezonowej wymianie opon itp. Za pomocą tej funkcji można też informować klienta o zakończeniu naprawy. System zawiera również funkcję umożliwiającą przydzielanie zadań pracownikom oraz kontrolę ich realizacji. 4.1 Konfiguracja ustawień CRM Przed rozpoczęciem korzystania z funkcji CRM należy skonfigurować parametry dot. i SMS. W tym celu wybieramy z menu Administracja opcję Parametry programu, a następnie przycisk Ustawienia CRM (Rys. 4-1) 36 Rys. 4-1 Wybór opcji Parametry programu i Ustawienia CRM

37 W oknie konfiguracyjnym wypełniamy dane dot. parametrów własnego konta (1) oraz SMS (2) (Rys. 4-2). W przypadku wątpliwości co do ustawień należy uzyskać informację od osoby zarządzającej kontami poczty elektronicznej w Państwa firmie. Po parametry konta SMS należy zgłosić się do firmy Integra Software. W tym oknie istnieje możliwość skojarzenia odpowiedniego miejsca w programie Integra, z którego będą wysyłane wiadomości SMS z odpowiednim, wcześniej przygotowanym szablonem z treścią tych wiadomości (3). Rys. 4-2 Konfiguracja ustawień CRM 4.2 Przypomnienia / zadania w module CRM / Zadania W module CRM/Zadania można dodawać przypomnienia bezpośrednio związane z kontrahentem, pojazdem, urządzeniem czy pracownikiem firmy. W celu dodania nowego przypomnienia wybieramy funkcję Dodaj z menu programu lub po wciśnięciu prawego przycisku myszy na liście przypomnień. W następnej kolejności wybieramy rodzaj przypomnienia: Indywidualne przeznaczone dla pracownika firmy (można dodawać przypomnienia dla siebie), np. uporządkować magazyn, Kontrahent przewidziane do dodawania przypomnień dotyczących kontrahentów, np. zadzwonić w sprawie rozliczenia za naprawę, Pojazd przeznaczone do dodawania przypomnień dla konkretnych pojazdów, np

38 umówić się na przegląd techniczny, Sprzęt przeznaczenie dla przypomnień dot. sprzętów, np. wysłać akumulator do reklamacji. Po wybraniu rodzaju definiujemy pozostałe szczegóły (treść, opis, terminy realizacji i przypomnienia itd.) i zapisujemy wciskając przycisk Zapisz. Przykład wypełnionej karty przypomnienia przedstawiono na Rys Rys. 4-3 Widok karty CRM Przypomnienie Po dodaniu przypomnienia, zostanie ono wyświetlone na liście przypomnień oraz w oknie aktualnych przypomnień (Rys. 4-4). Okno aktualnych przypomnień może się wyświetlać automatycznie po uruchomieniu programu. Decydujemy o tym ustawiając parametr Wyświetl okno z aktualnymi przypomnieniami z modułu CRM w menu Administracja -> Parametry programu na zakładce Dodatkowe (Rys. 4-5). Warunkiem umieszczenia przypomnienia w oknie aktualnych przypomnień jest zaznaczenie pola Przypomnienie. w karcie przypomnienia. Czerwonym kolorem są oznaczone wpisy przeterminowane, tzn. takie, których ustalony czas realizacji upłynął. 38

39 Rys. 4-4 Widok listy przypomnień oraz okna aktualnych przypomnień Rys. 4-5 Konfiguracja wyświetlania okna z aktualnymi przypomnieniami Po wykonaniu zadania określonego w przypomnieniu należy oznaczyć, iż zostało zrealizowane. W tym celu wciskamy prawy przycisk myszy i wybieramy Oznacz jako zrealizowane (Rys. 4-6). Rys. 4-6 Menu kontekstowe dla przypomnienia

40 Inne, przydatne opcje menu kontekstowego: Edytuj kartę pojazdu, sprzętu uruchamia edycję karty pojazdu/sprzętu, którego dotyczy wpis, np. w celu wprowadzenia w niej zmian, Pokaż kartę pojazdu, sprzętu uruchamia podgląd karty pojazdu/sprzętu, którego dotyczy wpis, Dodaj do nowego zlecenia otwiera nowe zlecenie dla pojazdu/sprzętu, którego dotyczy wpis. Przypomnienia dot. kontrahentów, pojazdów, sprzętów, podzespołów i urządzeń zostają dodane do zakładki CRM-Przypomnienia lub CRM w kartotece wybranego kontrahenta, pojazdu, sprzętu, podzespołu, urządzenia. Dokładniejszy opis znajduje się w kolejnych punktach niniejszej instrukcji. 4.3 Przypomnienia o okresowych czynnościach serwisowych System Integra 7 umożliwia dodanie przypomnienia o czynnościach do wykonania w określonym pojeździe, sprzęcie, podzespole czy urządzeniu. Wpisy te mogą dotyczyć okresowych przeglądów, badań technicznych, wymiany części eksploatacyjnych itp Ręczne dodawanie przypomnień w kartotekach pojazdu, sprzętu, podzespołu, urządzenia edytujemy wybraną kartotekę, np. pojazdu i przechodzimy do zakładki CRM-przypomnienia, wciskamy przycisk Dodaj i wypełniamy treść, datę i godzinę przypomnienia (Rys. 4-7). Rys. 4-7 Dodawanie nowego przypomnienia Zaznaczenie opcji Wyświetl przy zleceniu spowoduje, iż przy otwieraniu zlecenia dla tego pojazdu/sprzętu zostanie pokazane zapytanie o wyświetlenie zaplanowanych prac. 40

41 dodany wpis pojawi się wówczas na liście zaplanowanych prac (Rys. 4-8) oraz na liście przypomnień w module CRM / Zadania. Rys. 4-8 Lista zaplanowanych prac dla pojazdu kartoteka pojazdu w zakładce Dodatkowe umożliwia również ustawienie terminów i okresów międzyprzeglądowych, które także będą traktowane jako przypomnienia (Rys. 4-9). Rys. 4-9 Konfiguracja terminów przeglądów w karcie pojazdu Automatyczne tworzenie przypomnień na podstawie części użytych do bieżącej naprawy. Funkcja ta ma na celu przypominanie o kolejnych terminach wymiany części i materiałów eksploatacyjnych (np. filtrów, oleju, płynu hamulcowego, świec, pasków, wycieraczek, itp.). Przypomnienia będą przypisane do tych pojazdów czy sprzętów, w których użyto ww. części podczas wcześniejszych zleceń napraw. Jeśli chcemy, aby utworzyło się automatyczne przypomnienie dot. następnej wymiany części, która była wykorzystana przy bieżącym zleceniu, należy wprowadzić odpowiednie ustawienia w kartotece towaru na zakładce Dodatkowe. edytujemy wybraną kartotekę towaru i przechodzimy do zakładki Dodatkowe, wpisujemy ilość kilometrów i/lub miesięcy, po których część należy wymienić (Rys. 5-10). Rys Konfiguracja terminów zalecanej wymiany w kartotece towaru

42 Zaznaczenie opcji Wyświetl przy zleceniu spowoduje, iż przy otwieraniu zlecenia dla tego pojazdu/sprzętu zostanie zaproponowane wyświetlenie zaplanowanych prac. Dodany wpis pojawi się wówczas na liście zaplanowanych prac (Rys. 4-11) oraz, jeśli zaznaczono opcję Przypomnij, na liście przypomnień w module CRM / Zadania. Rys Lista zaplanowanych prac dla pojazdu wymiana części Automatyczne tworzenie przypomnień na podstawie usługi realizowanej podczas bieżącej naprawy. Funkcja ta ma na celu przypominanie o kolejnych terminach wykonania usług cyklicznych, np. przegląd instalacji LPG, konserwacja antykorozyjna, przegląd perforacji itp. Przypomnienia będą przypisane do tych pojazdów czy sprzętów, w których wykonano ww. usługi podczas naprawy. Jeśli chcemy, aby utworzyło się automatyczne przypomnienie dot. kolejnego terminu wykonania usługi (czynności serwisowej), która była realizowana przy bieżącym zleceniu, należy wprowadzić odpowiednie ustawienia w kartotece usługi. edytujemy wybraną kartotekę usługi i przechodzimy do zakładki Dodatkowe, wpisujemy ilość kilometrów i/lub miesięcy, po których należy ponownie wykonać usługę (Rys. 4-12). Rys Konfiguracja terminów zalecanego wykonania w kartotece usługi 42

43 Zaznaczenie opcji Wyświetl przy zleceniu spowoduje, iż przy otwieraniu zlecenia dla tego pojazdu/sprzętu zostanie zaproponowane wyświetlenie zaplanowanych prac. Dodany wpis pojawi się wówczas na liście zaplanowanych prac (Rys. 4-13) oraz, jeśli zaznaczono opcję Przypomnij, na liście przypomnień w module CRM / Zadania. Rys Lista zaplanowanych prac dla pojazdu wykonanie usługi 4.4 Przypomnienia w Terminarzu Podczas wpisywania umówionego terminu w module Terminarza, można jednocześnie wygenerować przypomnienie dotyczące tego terminu w module CRM/Zadania. W tym celu należy wcisnąć przycisk Dodaj przypomnienie w CRM (Rys. 4-14) Rys Funkcje CRM przy dodawaniu terminu w Terminarzu 43

44 Można również tak skonfigurować program, aby podczas zapisu terminu przypomnienie w CRM generowało się automatycznie. W tym celu będąc w module Terminarz wybrać menu Administracja/Ustawienia. W oknie Ustawienia terminarza (Rys. 4-15) należy zaznaczyć opcję Dodawaj przypomnienia w module CRM. Rys Okno konfiguracji terminarza Funkcje Terminarza opisano w pierwszej części instrukcji (Moduły podstawowe). 4.5 Rejestrowanie dokumentów bieżących i wzorcowych Moduł CRM pozwala przechowywać zarówno dokumentu będące korespondencją firmy (przychodzące/wychodzące) jak również dokumenty wzorcowe (np. wzory umów). Dzięki zgromadzeniu dokumentów w jednym miejscu, użytkownik ma wygodny dostęp do wszystkich istotnych dokumentów z poziomu programu Integra 7 w module CRM (Rys. 4-16). Rys Lokalizacja dokumentów bieżących w programie Integra 7 44

45 W celu rejestracji nowego dokumentu, należy z menu podręcznego wybrać przycisk Dodaj (Rys. 5-16). Na karcie rejestracji nowego dokumentu należy wypełnić sekcję Dokument, a następnie podpiąć plik z dokumentem używając przycisku Dołącz dok. (Rys. 4-17). Rys Karta rejestracji nowego dokumentu bieżącego Dostęp do funkcji zarejestrowanych dokumentów bieżących i wzorcowych chroniony jest uprawnieniami, nadawanymi w module Menadżer w menu Administracja/Pracownicy na karcie pracownika w zakładce Uprawnienia (Rys. 4-18).. Rys Uprawnienia dot. dokumentów bieżących i wzorcowych

46 4.6 Korespondencja seryjna Funkcja służy do generowania spersonalizowanych wydruków pism wysyłanych do większej ilości klientów. W pierwszej kolejności należy przygotować plik wzorcowy w formacie *.txt. Treść dokumentu powinna zawierać odpowiednie znaczniki (1)(2)(3), które pozwolą na spersonalizowanie wydruku (Rys. 4-19). Przykłady znaczników można sprawdzić pod przyciskiem Info. Rys Wskazanie schematu pliku do wydruku spersonalizowanych dokumentów Po przygotowaniu szablonu dokumentu, należy na liście pojazdów w module CRM zaznaczyć pozycje, dla których ma zostać wygenerowane pismo i z menu kontekstowego wybrać opcję Wyślij/drukuj dokument (Rys. 4-20). W kolejnym oknie należy wskazać plik zawierający szablon drukowanego dokumentu (Rys. 4-19). Można posłużyć się polami filtrów w celu zawężenia listy drukowanych dokumentów. Rys Drukowanie dokumentów spersonalizowanych 46

47 Wydrukowane w ten sposób dokumenty będą zawierały spersonalizowane dane odbiorców (Rys. 4-21). Rys Spersonalizowane wydruki dokumentu 4.7 Wysyłanie wiadomości SMS Szczegółowy opis w rozdziale

48 5. Funkcje SMS Moduł SMS służy do komunikacji z klientem za pomocą krótkich wiadomości tekstowych wysyłanych z poziomu programu Integra 7. Korzystanie z tego modułu jest możliwe po wcześniejszym założeniu konta użytkownika oraz doładowaniu go jednostkami SMS. W tym celu należy skontaktować się z działem Handlowym Integra Software (tel ). Po założeniu konta użytkownika należy skonfigurować odpowiednio program. W tym celu w module Menadżer w menu Administracja/Parametry programu. należy wybrać przycisk Ustawienia CRM, aby uzyskać możliwość wprowadzenia otrzymanego loginu i hasła w sekcji Ustawienia SMS. 5.1 Konfiguracja karty kontrahenta W celu usprawnienia kontaktów z klientem za pomocą wiadomości SMS należy na karcie kontrahenta wprowadzić numer telefonu komórkowego oraz zaznaczyć opcję Wysyłanie SMS (Rys. 5-1). Wiadomości SMS będą domyślnie wysyłane tylko na te numery, które będą miały zaznaczone w/w opcję. Rys. 5-1 Zaznaczenie nr telefonu, na który będą wysyłane wiadomości SMS 5.2 Definiowanie szablonów SMS Definiowanie nowych szablonów i edycja już istniejących dostępna jest w module Menadżer, w menu Administracja/Szablony SMS (Rys.5-2). 48 Rys. 5-2 Lista szablonów SMS

49 5.2.1 Podpinanie zdefiniowanych szablonów SMS pod określone miejsca w programie. W celu szybszej obsługi programu istnieje możliwość skojarzenia wcześniej zdefiniowanych szablonów z niektórymi funkcjami w programie Integra 7. W ten sposób do wysyłanej wiadomość SMS, automatycznie zostanie dołączona treść skojarzona z miejscem programu, z którego zostaje ona wygenerowana. Konfiguracja dostępna jest w module Menadżer w menu Administracja/Parametry programu. W oknie Parametry programu należy wybrać przycisk Ustawienia CRM, aby uzyskać możliwość skojarzenia przygotowanych szablonów SMS z odpowiednimi miejscami w programie (Rys. 5-3). Rys. 5-3 Ustawienia CRM kojarzenie szablonów SMS 5.3 Wysyłanie wiadomości SMS Koszt wysłania wiadomości SMS (wyrażony w jednostkach ) uzależniony jest od 2 czynników: operatora u którego zarejestrowany jest numer telefonu na który wysyłany jest SMS (T-Mobile, Orange, Plus, Play ). Ilości znaków, które zawiera wysyłana wiadomość Podczas wysyłania SMS w oknie pośrednim dostępne są informacje o ilości jednostek sms, które zostaną zużyte na wysłanie pojedynczej wiadomości oraz ilość numerów na które wiadomość SMS zostanie wysłana (Rys. 5-4)

50 Rys. 5-4 Okno pośrednie Wyślij SMS Wysyłanie wiadomości SMS z Terminarza Zaznaczenie pól dot. SMS w dolnej części okna Zapis w terminarzu (Rys. 5-5) spowoduje, że klient otrzyma wiadomość SMS dot. umówionego terminu i zakresu naprawy (opcja Wyślij SMS z powiadomieniem o terminie naprawy). Jeśli zaznaczymy opcję Wstępny koszt, to wiadomość SMS będzie zawierała dodatkowo wstępny koszt naprawy. Zaznaczenie pola Wyślij SMS z przypomnieniem o naprawie spowoduje wysłanie klientowi przypomnienia np. na 1 godzinę przed umówionym terminem (czas zależny od konfiguracji). 50 Rys. 5-5 Wysyłanie wiadomości SMS z karty terminu

51 5.3.2 Wysyłanie wiadomości SMS z modułu Serwis W przypadku potrzeby kontaktu z klientem w sprawie zleconej naprawy, można wysłać wiadomość SMS bezpośrednio z karty zlecenia (Rys. 5-6). Rys. 5-6 Wysyłanie SMS ze zlecenia kontakt w sprawie naprawy Wysłanie do klienta wiadomości SMS z informacją o zakończeniu naprawy i możliwości odbioru pojazdu/sprzętu jest możliwe dopiero po zamknięciu zlecenia. W tym celu należy przejść na zakładkę Rozliczenia/Dokumenty sprzedaży, zaznaczyć opcję Wyślij SMS oraz ew. Koszt naprawy, a następnie zakończyć zlecenie przyciskiem Zakończ (Rys. 5-7). Rys. 5-7 Wysyłanie SMS ze zlecenia informacja o możliwości odbioru pojazdu i koszcie naprawy

52 5.3.3 Wysyłanie wiadomości SMS z modułu CRM Przypomnienia wygenerowane w module CRM mogą być wykorzystane do grupowego wysyłania wiadomości SMS. Jeśli chcemy wysłać do klientów informację o kończącym się okresie ważności badania technicznego, należy odfiltrować na liście wszystkich przypomnień te, które dotyczą przeglądu technicznego. Dodatkowo można określić daty między którymi wygasa ważność przeglądu. Następnie wystarczy zaznaczyć na liście wyświetlone przypomnienia i wybrać prawym klawiszem myszy z menu podręcznego funkcję Wyślij SMS. W oknie edycyjnym należy wybrać odpowiedni szablon wiadomości (jeśli był wcześniej przygotowany) lub wprowadzić treść wiadomości ręcznie, a następnie wysłać do klientów, których numery telefonów automatycznie zostaną umieszczone w polu Do (Rys. 5-8). W ten sam sposób można grupowo wysłać inną wiadomość SMS na podstawie przypomnień odpowiednio odfiltrowanych w module CRM. Rys. 5-8 Grupowe wysyłanie wiadomości SMS z listy przypomnień modułu CRM Wysyłanie wiadomości SMS z modułu Finanse Wykorzystanie wiadomości SMS w module Finanse sprowadza się do szybkiego i wygodnego informowania klientów o zaległych płatnościach. Aby wysłać grupową wiadomość SMS do klientów, którzy posiadają przeterminowane płatności, należy wyświetlić listę dokumentów sprzedaży. Na zakładce Dodatkowy należy zaznaczyć opcję Nierozliczone kasowo oraz używając odpowiednich filtrów ograniczyć datę przypadającego terminu płatności dla tych dokumentów, aby wyświetlić tylko dokumenty przeterminowane. W kolejnym kroku wystarczy tylko zaznaczyć wyświetlone dokumenty na liście i wybrać prawym klawiszem myszy z menu podręcznego funkcję Wyślij SMS dot. zapłaty (Rys. 5-9). 52

53 Rys. 5-9 Wysyłanie grupowych wiadomości SMS dotyczących przeterminowanych płatności Można również wysłać wiadomość SMS dotyczącą konkretnego przeterminowanego dokumentu sprzedaży. W tym celu należy na liście zaznaczyć odpowiedni dokument, a następnie wybrać prawym klawiszem myszy z menu podręcznego funkcję Wyślij SMS dot. zapłaty (nr i kwota). W ten sposób otrzymamy możliwość wysłania monitu o przeterminowanej płatności zawierającego numer i wartość dokumentu sprzedaży (Rys. 5-10). Rys Wysyłanie wiadomości SMS zawierającej informacje o num. i kwocie przeterminowanej płatności

54 5.4 Grupowe wysyłanie wiadomości System Integra 7 umożliwia wysyłanie wiadomości SMS i nawet do kilku tysięcy kontrahentów jednocześnie. Taka korespondencja może być zastosowana np. w przypadku, gdy rozszerzamy zakres usług, wprowadzamy promocję, zmieniamy dane teleadresowe firmy itp. Kolejnym przykładem wykorzystania modułu CRM i funkcji SMS może być korespondencja seryjna wysyłana do klientów przez Stacje Kontroli Pojazdów. Wysyłanie wiadomości SMS jest znacznie tańsze niż tradycyjne listy, a wysyłanie bezpłatne. Czas poświęcony na taką korespondencję również jest mniejszy. W poniższym przykładzie (Rys. 5-11) utworzono listę korespondencyjną zawierającą klientów z Koszalina, do których będą wysyłane wiadomości dot. wymiany płynu hamulcowego. Listę kontrahentów sprecyzowano przy pomocy filtrów (można także użyć sortowania). Po wyszukaniu klientów zaznaczono wszystkie znalezione pozycje, wciskając lewy przycisk myszy na pierwszej pozycji, a następnie na ostatniej łącznie z przyciskiem Shift na klawiaturze (w celu wyboru pojedynczych pozycji należy wcisnąć przycisk Ctrl na klawiaturze, a następnie lewy przycisk myszy na wybranych pozycjach). Następnie wciśnięto prawy przycisk myszy na liście. Z wyświetlonego menu wybieramy pozycję Wyślij lub Wyślij SMS. Przykładowe wiadomość SMS oraz znajdują się na Rys W podobny sposób można wysyłać wiadomości i SMS z innych miejsc programu, tj. z listy kontrahentów, pojazdów, sprzętów, urządzeń, podzespołów, przypomnień. Rys Wysyłka /sms do grupy klientów 54

55 6. Raporty dynamiczne Dostępny w oprogramowaniu Integra 7 system raportowania i analiz umożliwia kompleksową kontrolę w różnych obszarach prowadzonej działalności, w zakresie bieżących kosztów, rentowności, rozliczania prowizji pracowników, sprzedaży towarów i usług z podziałem na okresy, kontrahentów, asortyment części, grupy usług, marki i modele pojazdów, itp. Rozmaite kryteria wyświetlanych danych można ustawiać w zależności od potrzeb. Wyniki raportów dynamicznych można filtrować i sortować wg różnych kryteriów, eksportować do innych programów (np. MS Excel) oraz wyświetlać w formie graficznej (wykresy kołowe i kolumnowe). Raporty w systemie Integra 7 umożliwiają: Kontrolę obrotów dot. towarów i usług (z podziałem na asortyment części, marki pojazdów, okresy czasu, itp.) Kontrolę należności i zobowiązań firmy Kontrolę rentowności firmy, kontrolę kosztów i przychodów poszczególnych działów firmy (z możliwością podziału na rodzaje działalności, np. sklep, serwis) Premiowanie pracowników wg wyników ich pracy Analizę serwisowanych marek i modeli, pomocną przy decyzjach o zakupie narzędzi i urządzeń diagnostycznych Kontrolę obrotów z kontrahentami w różnych okresach Efektywne prowadzenie magazynu 6.1 Tworzenie raportów dynamicznych Raporty dynamiczne mogą być tworzone bezpośrednio z listy raportów (Rys. 6-1) lub z paska ikon (Rys. 6-2)

56 Rys. 6-1 Dodanie nowego raportu z poziomu listy raportów Rys. 6-2 Przyciski funkcyjne dot. raportów Funkcje przycisków są następujące: 1 tworzy nowy raport sprzedaży 2 tworzy nowy raport magazynowy 3 tworzy nowy raport finansowy 4 tworzy nowy raport kosztów 5 wyświetla listę wszystkich raportów 6 wyświetla listę raportów sprzedaży 7 wyświetla listę raportów magazynowych 8 wyświetla listę raportów finansowych 9 wyświetla listę raportów kosztów Przy dodawaniu nowego raportu należy wybrać typ raportu (Rys. 6-3), a następnie zaznaczyć wymagane kategorie na podstawie których będzie generowany raport (Rys. 6-4). 56

57 Rys. 6-3 Okno wyboru typu raportu Rys. 6-4 Wybór kategorii do poszczególnych raportów Po zaznaczeniu wszystkich możliwych kategorii pojawi się okno tworzenia raportu. Jak widać na Rys. 6-5 ilość opcji umożliwiających konfigurację jest bardzo duża. Zapewniają one możliwość przygotowania praktycznie każdego raportu potrzebnego w firmie. W celu zwiększenia przejrzystości przygotowywanego raportu można ograniczyć ilość wyświetlanych opcji do niezbędnego minimum. W tym celu należy wybrać z menu podręcznego (prawy klawisz myszy) funkcję Ustaw widok (Rys. 8-5)

58 Rys. 6-5 Pełna konfiguracja raportu Kolejne okno (Rys. 6-6) służy do wyboru tych opcji, które będą niezbędne do przygotowania raportu. Po wyborze odpowiednich pól otrzymamy znacznie bardziej czytelny raport (Rys. 6-7) Rys. 6-6 Okno ograniczenia opcji raportu 58

59 Rys. 6-7 Okno konfiguracji raportu po ograniczeniu Jeśli chcemy, aby tworzony raport był wykorzystany w przyszłości, należy wpisać jego nazwę(1), opis(2) oraz kategorię(3) (Rys. 6-7). Kategoria raportu jest przydatna wówczas, kiedy nie chcemy, aby pracownik miał możliwość generowania danego raportu (w uprawnieniach pracownika należy wtedy ograniczyć funkcję generowania raportów do danej kategorii). Po utworzeniu raportu i sprecyzowaniu wszystkich kryteriów zapisujemy raport przyciskiem Zapisz w prawym dolnym rogu arkusza. Będzie on dostępny do użycia na liście raportów

60 Przykład wykonania raportu sprzedaży Raporty sprzedaży pozwalają na tworzenie różnego typu zestawień, dotyczących np. miesięcznej sprzedaży usług, sprzedaży towarów i usług dla wybranego kontrahenta, najczęściej wykonywanych napraw czy najczęściej sprzedawanych części. Na Rys. 6-8 przedstawiono przykład raportu sprzedaży towarów za określony czas w odniesieniu do klientów. Po zaznaczeniu wymaganych opcji, wciśnięto przycisk generowania Rys. 6-8 Raport sprzedaży towarów Raport ten składa się z następujących części: 1 kryteria danych, które po zaznaczeniu zostaną uwzględnione w raporcie 2 kryteria filtrowania danych do raportu 3 wyniki raportu Po wygenerowaniu raportu istnieje możliwość przedstawienia wyników w postaci graficznej oraz wydrukowania raportu. Ponadto można zapisać wyniki w formacie *.csv, a także je skopiować w celu wykorzystania w innym programie (np. w arkuszu kalkulacyjnym w celach dalszej analizy). Funkcjonalność tę umożliwiają przyciski przedstawione na Rys Rys. 6-9 Przyciski funkcyjne w raporcie

61 Po wciśnięciu przycisku Drukuj uzyskamy raport w formie przedstawionej na Rys. 6-10, który następnie można wydrukować na drukarce zewnętrznej. Rys Wydruk raportu sprzedaży Funkcja rysowania i kopiowania wyników raportu działa po zaznaczeniu zakresu danych. Zaznaczenie zakresu odbywa się po wciśnięciu prawego przycisku myszy i wybraniu wymaganej opcji zaznaczenia zakresu (Rys. 6-11) lub po wciśnięciu lewego przycisku myszy z jednoczesnym przytrzymaniem przycisków Ctrl oraz Shift na klawiaturze komputera. Rys Zaznaczanie zakresu danych w raporcie

62 Po wciśnięciu przycisku Rysuj uzyskamy okno z wykresem (Rys. 6-12). W górnej części okna jest rozwijalna lista, która pozwala na wybór kategorii do prezentacji wykresu. Można też zmienić rodzaj wykresu na kolumnowy lub kołowy. Rys Wykresy prezentujące dane z raportu W oknie wykresu znajdują się przyciski: Kopiuj kopiuje rysunek wykresu do schowka systemu operacyjnego, aby można go było wkleić do innego programu (np. do wiadomości , do zestawienia finansowego, do prezentacji na spotkanie itp.), Drukuj drukuje wykres na domyślnej drukarce, Zapisz zapisuje wykres jako obraz w pliku *.wmf, Zamknij zamyka okno wykresu. 62

63 7. HomeBanking interfejs systemów bankowych Program Integra 7 posiada funkcję importu danych z systemów bankowych w celu szybkiego rozliczania przelewów od kontrahentów. Pliki z historią transakcji, które są wyeksportowane z systemów bankowych, można pobrać do programu Integra 7 i rozliczyć poszczególne transakcje. 7.1 Eksport dokumentów z systemów bankowych Bank BPH - BPH Sez@m (Rys. 7-1) (1) Wyświetlamy historię rachunku (2) Definiujemy kryteria dla przedstawienia historii (3) Wciskamy przycisk Pokaż, co wyświetli listę transakcji zgodnie z kryteriami (4) Wciskamy przycisk Zapisz do pliku, po czym zapisujemy plik na dysku Rys. 7-1 Eksport danych z systemu BPH Sez@m

64 7.1.2 Bank Pekao SA PekaoBIZNES24 (Rys. 7-2) (1) Wybieramy z menu pozycję Wyciągi, a następnie Eksport (2) Tworzymy nowy szablon, wybierając z listy rozwijalnej opcję historia operacji Rys. 7-2 Uruchomienie tworzenia nowego szablonu (3) Konfigurujemy parametry szablonu zgodnie z przykładem na Rys. 7-3 (4) Wybieramy poszczególne pola, zgodnie z listą w obszarze Struktura pliku. W polu Separator danych należy wkleić znak tabulatora (np. po skopiowaniu przestrzeni między strzałkami: -> <-). 64 Rys. 7-3 Konfiguracja nowego szablonu

65 (5) Po dodaniu nowego szablonu, dodajemy jeszcze dla niego filtr (Rys. 7-4) Rys. 7-4 Dodanie filtra dla szablonu Konfiguracja filtru powinna być wykonana z poniższym przykładem (Rys. 7-5) Rys. 7-5 Konfiguracja nowego filtra (6) Eksport danych wg skonfigurowanych kryteriów odbywa się po wciśnięciu ikony komputera (Rys. 7-6)

66 Rys. 7-6 Eksport danych 7.2 Import operacji bankowych do systemu Integra 7 Funkcja importu jest dostępna w modułach: - Kasa zdefiniowanym jako konto bankowe, w menu Dokumenty -> Import dokumentów bankowych - Finanse, w menu Dokumenty -> Import dokumentów bankowych Uwaga! Aby można było korzystać z importu operacji bankowych w programie Integra 7 musi być zdefiniowana kasa typu bank. Szczegóły dot. tworzenia i konfiguracji kas można znaleźć w instrukcji Integra 7 moduły podstawowe. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno Import dokumentów kasowych (Rys. 7-7) z wyborem rodzaju systemu bankowego, lokalizacją pliku z importowanymi operacjami oraz kasą dla której zostaną utworzone dokumenty bankowe (BP Bank Przyjmie). 66

67 Rys. 7-7 Import dokumentów kasowych Po wybraniu odpowiednich pozycji i wciśnięciu przycisku Import wyświetli się okno Import transakcji przedstawiające transakcję z pliku importu (Rys. 7-8). W zależności od ilości transakcji w importowanym pliku będzie wyświetlany numer dokumentu w prawym górnym rogu okna. Jeśli chcemy pominąć bieżący dokument, wciskamy przycisk Pomiń. Rys. 7-8 Import transakcji

68 To okno zawiera 3 obszary: Dane przelewu - wyświetla informacje o operacji pobrane z pliku. Są to: - Kontrahent (nazwa kontrahenta osoby która dokonała przelewu). - Numer konta (Numer konta z którego zostały przelane środki na nasze konto) - Data operacji (Data wykonania przelewu) - Tytułem (Informacja o tytule dokonanej płatności) - Kwota (kwota, którą przelał wybrany kontrahent) Dane kontrahenta - wyświetla informacje dot. kontrahenta, odczytane na podstawie numeru konta z kartoteki kontrahenta. Jeśli informacje nie zostaną odczytane automatycznie (np. wpłata z innego konta), należy ręcznie wskazać kontrahenta przyciskiem Wybierz. - Kontrahent (Nazwa skrócona kontrahenta pobrana z bazy danych) - NIP (NIP kontrahenta pobrany z bazy danych) - Adres (Miejscowość, ulica kontrahenta pobrane z bazy danych) - Nr konta 1: (pierwszy numer konta kontrahenta pobrany z bazy danych) - Nr konta 2: (drugi numer konta pobrany kontrahenta pobrany z bazy danych) Płatności - prezentuje nierozliczone dokumenty (sprzedaży / zakupu) kontrahenta. - data wystawienia dokumentu sprzedaży - numer dokumentu sprzedaży, - kwota dokumentu (wartość brutto dokumentu), - kwota nierozliczona (wartość brutto dokumentu), - kwota rozliczenia (kwota która ma być rozliczona dla wybranego dokumentu), - numer faktury Pro forma - nr dokumentu kasowego - filtr Tylko przeterminowane - filtr Tylko dokumenty sprzedaży - filtr Tylko dokumenty zakupu - funkcja Zaznacz/Odznacz wszystkie Istnieje możliwość edycji i podglądu rozliczanego dokumentu. W tym celu należy z menu podręcznego wybrać odpowiednią funkcję (Rys. 7-8) Na dole tabeli znajduje się suma nierozliczonych kasowo dokumentów oraz suma rozliczeń dokumentów zaznaczonych do rozliczenia. Wybór dokumentów do rozliczenia wykonuje się poprzez dwukrotne kliknięcie na wybranym dokumencie sprzedaży. Wybór tych dokumentów jest możliwy tylko do kwoty na jaką opiewa przelew (kwota z obszaru Dane przelewu). Po zapisie takiej operacji zostanie utworzony dokument BP (Bank Przyjmie) we wskazanej uprzednio kasie, zawierający informacje o kontrahencie, kwocie, tytule rozliczenia oraz listę rozliczonych dokumentów sprzedaży (przykład na Rys. 7-9). 68

69 Rys. 7-9 Dokument BP utworzony po imporcie danych z systemu bankowego

70 8. Interfejs Systemów Finansowo-Księgowych System Integra 7 współpracuje obecnie z programami finansowo-księgowymi w zakresie: a) eksportu dokumentów sprzedaży do programów: Comarch OPT!MA, Symfonia, Subiekt, b) eksportu dokumentów zakupu, sprzedaży, magazynowych, kasowych oraz importu dok. kasowych Comarch OPT!MA, Symfonia, Rewizor GT, Hermes Powyższa funkcjonalność będzie rozwijana w kolejnych wersjach systemu. 8.1 Eksport dokumentów Funkcja eksportu dokumentów księgowych jest dostępna w modułach Menadżer oraz Finanse, w menu Dokumenty -> Eksport dokumentów. Rys. 8-1 pokazuje okno Eksport dokumentów, w którym należy wybrać wedle potrzeb: wymagany format (rodzaj systemu, do którego eksportujemy dane), zakres dat, rejestr dok. sprzedaży, magazyn, kasę oraz rodzaje dokumentów i wcisnąć przycisk Eksportuj, po czym wskazać lokalizację dla pliku wymiany na dysku. Plik wymiany można będzie wówczas zaimportować w programie finansowo-księgowym. Należy również pamiętać o odpowiedniej konfiguracji eksportu dokumentów (przycisk Konfiguracja) tak, aby wygenerowane w ten sposób dane mogły być prawidłowo wczytane w systemie księgowym. 70 Rys. 8-1 Okno eksportu dokumentów

71 8.2 Import dokumentów Funkcja importu dokumentów do systemu Integra 7 jest dostępna w modułach Menadżer oraz Finanse, w menu Dokumenty -> Import dokumentów. Rys. 8-2 pokazuje okno Import dokumentów, w którym należy wybrać: wymagany format (rodzaj systemu, z którego importujemy dane) oraz rodzaje dokumentów do importu i wcisnąć przycisk Importuj, po czym wskazać lokalizację pliku wymiany na dysku (wyeksportowanego uprzednio z programu finansowo-księgowego). Rys. 8-2 Okno importu dokumentów

72 9. Zmiana stawek VAT w programie Integra stycznia 2011r weszła w życie nowelizacja ustawy o podatku VAT. Poniżej znajdą Państwo instrukcję prezentującą główne kroki opisujące jak wprowadzić wymagane zmiany do programu Integra Dodanie do słownika stawek VAT nowych pozycji 23%, 8%, 5%. Pierwszym krokiem jest dodanie nowych stawek VAT możliwe jest z poziomu modułu Menadżer, menu Administracja -> Stawki VAT (Rys. 9-1). Należy wprowadzić wszystkie trzy nowe stawki (23%, 8%, 5%) przypisując do nich symbol PTU zgodny z wprowadzonym do drukarki fiskalnej. Rys. 9-1 Dodawanie do słownika nowych stawek VAT Podczas konfiguracji nowej stawki VAT należy pamiętać o wprowadzeniu dowolnego znaku (kropka, kreska ) do pola Dodatkowe znaki umieszczane na końcu nazwy drukowanej na paragonie fiskalnym. 2. Grupowa zmiana dotychczasowych stawek VAT dla wszystkich kartotek towarów. Aby wykonać tą operację należy z modułu, w którym dostępna jest lista towarów z menu Kartoteki wybrać pozycję Grupowa zmiana parametrów towarów. Uwaga! Do wykonania operacji zmiany stawek VAT poprzez grupową zmianę parametrów towarów i usług wymagane jest posiadanie do tego odpowiednich uprawnień (Menadżer -> Inne ->Zmiana parametrów towarów oraz Zmiana parametrów usług). 72

73 Rys. 9-2 Grupowa zmiana stawek VAT w kartotekach towarów W otwartym oknie na zakładce Cenowe należy zaznaczyć dwa ostatnie parametry Zmień stawkę VAT zakup oraz Zmień stawkę VAT sprzedaż (Rys. 9-2). Dla tych parametrów należy ustalić stawkę VAT która będzie zmieniana czyli np. z 22% na 23%. Aby wprowadzić zmiany należy nacisnąć przycisk Zapisz. Taką samą operację należy powtórzyć dla obniżonej stawki VAT. Dostępna jest również funkcja umożliwiająca zachowanie aktualnych cen brutto przy jednoczesnej zmianie cen netto. Parametr ten może być wykorzystany w specyficznych warunkach, nie zalecamy zaznaczenia tego parametru ze względu na zmieniającą się w wyniku tej operacji cenę zakupu netto i późniejsze rozbieżności w raportowaniu marży. 3. Grupowa zmiana stawek VAT dla wszystkich kartotek usług. Operację tą wykonuje się w identyczny sposób do zmiany stawek VAT dla towarów. Z modułu w którym dostępna jest lista usług należy z menu Kartoteki wybrać pozycję Grupowa zmiana parametrów usług. Na zakładce Cenowe należy zaznaczyć parametr Zmień stawkę VAT sprzedaż, a następnie wybrać stawki VAT które zostaną zmienione

74 4. Zmiana ustawień domyślnych kartotek towarów oraz usług. Rys. 9-4 Ustawienia domyślne kartotek towarów i usług Aby zmienić domyślną stawkę dla nowo tworzonych towarów i usług należy z menu kartoteki wybrać pozycję Towary/Inne -> Ustawienia domyślne oraz dla usług Usługi/Inne -> Ustawienia domyślne. W polach z wyborem stawki VAT należy ustawić nową domyślną stawkę VAT dla sprzedaży oraz zakupu (Rys. 9-5). Zazwyczaj będzie to 23%. 74 Rys. 9-5 Ustawienia domyślne kartotek towarów i usług

75 5. Zmiana stawki VAT w Kategoriach zakupów. Edycja stawek VAT w Kategoriach zakupów jest możliwa po wyborze modułu Menadżer i wyborze w górnym menu pozycji Administracja -> Kategorie zakupów. Rys. 9-6 Zmiana stawki VAT w kategoriach zakupów Następnie na liście Kategorii zakupów należy wybrać po kolei każdą kategorię i wywołując okno ustawień (prawym klawiszem myszy) zmienić stawkę VAT. Rys. 9-7 Zmiana stawki VAT w kategoriach zakupów