ZARZĄDZENIE NR STAROSTY WADOWICKIEGO. z dnia 18 listopada 2014 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR STAROSTY WADOWICKIEGO z dnia 18 listopada 2014 r. w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego Na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (j.t. Dz.U. z 2013, poz. 595, poz. 645 z 2014 r. poz. 379, poz.1072) oraz art. 68 i art. 69 ust.1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 poz. 885, z 2014 r. poz.1146) zarządzam co następuje: Wprowadza się zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Uchyla się Zarządzenie nr Starosty Wadowickiego z dnia r. w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego; 2. Tracą moc następujące zarządzenia: 1) Zarządzenie nr III/163/2010 Starosty Wadowickiego z dnia r. w sprawie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach; 2) Zarządzenie nr Starosty Wadowickiego z dnia r. w sprawie organizacji kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego; 3) Zarządzenie nr SON Starosty Wadowickiego z dnia r. w sprawie Polityki zarządzania ryzykiem wewnętrznym w Starostwie Powiatowym w Wadowicach; 4) Zarządzenie nr Starosty Wadowickiego z dnia r. w sprawie Procedury zarządzania ryzykiem wewnętrznym w Starostwie Powiatowym w Wadowicach. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2015 r.

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr Starosty Wadowickiego z dnia 18 listopada 2014 r. Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego Rozdział Postanowienia ogólne Użyte w niniejszych zasadach funkcjonowania kontroli zarządczej pojęcia mają następujące znaczenie: 1) Powiat Powiat Wadowicki; 2) Starostwo Starostwo Powiatowe w Wadowicach; 3) Starosta Starosta Wadowicki, Przewodniczący Zarządu Powiatu w Wadowicach; 4) Koordynator kontroli zarządczej koordynuje funkcjonowanie kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach; 5) Sekretarz Powiatu pełni funkcję Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Wadowicach; 6) jednostka organizacyjna jednostka organizacyjna Powiatu Wadowickiego; 7) komórka organizacyjna wydział lub inna komórka organizacyjna Starostwa Powiatowego w Wadowicach, określona jako zespół, biuro, referat oraz samodzielne stanowisko; 8) standardy kontroli zarządczej Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawarte w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84); 9) System Zarządzania Jakością system zarządzania do kierowania organizacją i jej nadzorowania w odniesieniu do jakości, zwany dalej SZJ; 10) ryzyko - możliwość zaistnienia sytuacji lub zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów i zadań; 11) zarządzanie ryzykiem - proces identyfikacji, analizy, oceny, zarządzania i kontroli potencjalnych zdarzeń lub sytuacji, zmierzający do dostarczenia racjonalnego zapewnienia, że cele Starostwa zostaną zrealizowane; 12) właściciel ryzyka - osoba odpowiedzialna za zarządzanie ryzykiem, mająca kompetencje do podjęcia działań zaradczych, w stosunku do obszaru, którym zarządza; 13) zasady funkcjonowania kontroli zarządczej - opisane w niniejszym dokumencie Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego. 2. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy przez: 1) Starostwo; 2) jednostki organizacyjne. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

3 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzenia ryzykiem. 3. Kontrola zarządcza powinna być: 1) adekwatna co oznacza dostosowanie funkcjonujących rozwiązań przede wszystkim do rozmiaru organizacji i zakresu wykonywanych zadań; 2) skuteczna co oznacza koncentrację na zapewnieniu osiągnięcia przez organizację założonych celów; 3) efektywna co oznacza sprawne działanie wszystkich elementów opisanych w standardach kontroli zarządczej, połączone z minimalizowaniem poświęconych temu nakładów. 3. Kontrola zarządcza w Starostwie wspierana jest przez System Zarządzania Jakością zgodny z normą PN-EN ISO 9001:2009. Rozdział 2. Odpowiedzialność oraz obowiązki związane z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w Powiecie Wadowickim 4. Kontrola zarządcza w Powiecie realizowana jest na dwóch poziomach: I poziom działania w ramach danej jednostki organizacyjnej, za jej funkcjonowanie odpowiedzialny jest kierownik tej jednostki; 2. II poziom działania w ramach jednostki samorządu terytorialnego, tj. Powiatu, osobą odpowiedzialną za jej funkcjonowanie jest Starosta. 5. Zakres odpowiedzialności w ramach kontroli zarządczej w Starostwie: 1) Starosta zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Starostwie, wspieranej przez SZJ; 2) w ramach realizacji czynności prowadzących do uzyskania zapewnienia, o którym mowa w ust.1, Starosta powołuje koordynatora kontroli zarządczej; 3) Sekretarz Powiatu, pełniący funkcję Pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością, zapewnia funkcjonowanie SZJ; 4) kierownicy komórek organizacyjnych, w zakresie posiadanych kompetencji wynikających z regulaminu organizacyjnego i zakresów czynności, zobowiązani są do wykonywania działań w ramach kontroli zarządczej, 5) pracownicy Starostwa zobowiązani są do wykonywania własnej pracy w oparciu o przepisy prawa oraz obowiązki wynikające z posiadanych zakresów czynności, a także realizacji zadań w ramach posiadanych upoważnień; 6) kontrola zarządcza oraz SZJ mają zastosowanie do wszystkich komórek organizacyjnych oraz do wszystkich pracowników zatrudnionych w Starostwie. 6. Zakres odpowiedzialności kierowników jednostek organizacyjnych obejmuje zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanych przez nich jednostkach, uwzględniając specyficzne zadania tych jednostek oraz posiadane zasoby i warunki, w których działają.

4 7. Kontrola zarządcza w Starostwie i w jednostkach organizacyjnych realizowana jest w oparciu o standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. 2. Standardy stanowią uporządkowany zbiór wskazówek do tworzenia, oceny i doskonalenia systemów kontroli zarządczej i dzielą się na następujące grupy: a) środowisko wewnętrzne, b) cele i zarządzanie ryzykiem, c) mechanizmy kontroli, d) informacja i komunikacja, e) monitorowanie i ocena. 8. Kierownicy jednostek organizacyjnych oraz komórek organizacyjnych podejmują działania, których celem jest nadzorowanie i kontrolowanie procesów i zadań w ramach swoich kompetencji w sposób dający Staroście zapewnienie, że: 1) działania podległych mu jednostek i komórek są zgodne z przepisami prawa oraz przyjętymi procedurami wewnętrznymi; 2) zasoby są zużywane w sposób oszczędny i celowy; 3) cele i zadania są realizowane zgodnie z założeniami wynikającymi z planów; 4) zasoby organizacji, w szczególności osobowe, rzeczowe, informatyczne są dostatecznie zabezpieczone i odpowiednio nadzorowane; 5) dane i informacje publikowane lub udostępniane wewnętrznie lub na zewnątrz organizacji są wiarygodne i aktualne; 6) ryzyko związane z realizacją celów i zadań jest na bieżąco identyfikowane i monitorowane. 9. Kierownicy jednostek organizacyjnych oraz kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za opracowanie dokumentacji systemu kontroli zarządczej, obejmującej m. in. wytyczne, regulaminy, procedury, instrukcje oraz inne dokumenty wewnętrzne właściwe do rodzaju zadań przez nich realizowanych. 2. Dokumentacja systemu kontroli zarządczej powinna być adekwatna, spójna, dostępna dla wszystkich pracowników oraz na bieżąco aktualizowana. 10. Kierownicy jednostek organizacyjnych oraz kierownicy komórek organizacyjnych corocznie opracowują plan działalności na dany rok, zawierający cele i zadania prowadzące do ich osiągnięcia. 2. Cele i zadania wynikają z przepisów prawa, unormowań wewnętrznych oraz dokumentów strategicznych. 3. W planie działalności ujmuje się cele priorytetowe. 4. Celom przypisuje się mierniki stopnia ich realizacji, osoby odpowiedzialne za ich realizację oraz wskazuje źródła finansowania. 5. Wzór planu działalności stanowi załącznik nr 1 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej. 1 Kierownicy jednostek organizacyjnych oraz komórek organizacyjnych obowiązani są do składania Staroście sprawozdania z wykonania planu działalności za rok poprzedni. 2. Wzór sprawozdania z wykonania planu działalności za dany rok stanowi załącznik nr 2 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej.

5 12. Cele i zadania określone w planie działalności stanowią podstawę do przeprowadzenie procesu zarządzania ryzykiem. 2. Zarządzanie ryzykiem to proces identyfikacji, oceny, zarządzania i kontroli ryzyka, który prowadzi do zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i zrealizowania zadań. 3. Proces zarządzania ryzykiem w Starostwie realizowany jest w oparciu o procedurę zarządzania ryzykiem, stanowiącą załącznik nr 3 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej oraz z wykorzystaniem rejestru ryzyka, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej. 4. Kierownicy jednostek organizacyjnych mogą korzystać z rozwiązań wprowadzonych w Starostwie w zakresie procedury zarządzania ryzykiem lub opracować własne. 13. Ocena stanu kontroli zarządczej dokonywana jest przede wszystkim poprzez: 1) monitorowanie realizacji celów i zadań jednostki; 2) samoocenę kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych; 3) audyt wewnętrzny; 4) kontrole wewnętrzne i zewnętrzne; 5) informacje zwrotne od klientów; 6) wyniki zewnętrznych i wewnętrznych auditów SZJ oraz przeglądu zarządzania, o którym mowa w 26 w przypadku Starostwa; 14. Monitorowanie kontroli zarządczej polega w szczególności na: 1) sprawdzeniu stopnia realizacji celów i zadań; 2) sprawdzeniu przestrzegania przez podległych pracowników obowiązujących w Starostwie procedur, instrukcji i zasad; 3) sprawdzeniu prawidłowości wykonywania zadań przez podległych pracowników; 4) zwracaniu uwagi na przestrzeganie przez podległych pracowników obowiązujących w Starostwie wartości etycznych; 5) odkrywaniu przyczyn popełnionych przez podległych pracowników błędów i uchybień. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do bieżącego monitorowania funkcjonowania kontroli zarządczej w kierowanych przez siebie komórkach organizacyjnych. 3. Kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do bieżącego monitorowania funkcjonowania kontroli zarządczej w kierowanych przez siebie jednostkach organizacyjnych. 4. W przypadku stwierdzenia uchybień lub słabości w funkcjonowaniu kontroli zarządczej lub zidentyfikowania możliwości poprawy jej funkcjonowania, kierownicy, o których mowa w ust. 2 i 3, zobowiązani są w ramach posiadanych kompetencji podjąć zaplanowane działania zaradcze, w rozumieniu unormowań zawartych w procedurze zarządzania ryzykiem. 5. Jeżeli podjęcie działań, o których mowa w ust. 4 nie było planowane na etapie realizacji procesu zarządzania ryzykiem, a wykorzystanie dotychczasowych standardowych mechanizmów kontroli nie jest możliwe lub może nie przynieść oczekiwanego efektu, kierownicy zobowiązani są pisemnie wystąpić do Starosty z wnioskiem w sprawie podjęcia innych działań zaradczych lub przyjęcia innego sposobu poprawy stanu funkcjonowania kontroli zarządczej. 15. Co najmniej raz w roku w Starostwie i w jednostkach organizacyjnych przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej, której wyniki winny zostać udokumentowane.

6 2. Samoocena kontroli zarządczej przeprowadzana jest z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej. 3. Samoocena kontroli zarządczej powinna być dostosowana do specyfiki oraz zasobów jednostki i dokonywana za pomocą kwestionariusza sporządzonego wg wzoru zatwierdzonego przez kierownika jednostki organizacyjnej. 4. W samoocenie kontroli zarządczej powinni uczestniczyć wszyscy pracownicy jednostki. 5. Samoocena kontroli zarządczej w Starostwie przeprowadzana jest za pomocą kwestionariusza, który może ulegać odpowiednim modyfikacjom w razie potrzeb organizacji, stanowiącego załącznik nr 5 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej. 16. Audytor wewnętrzny dokonuje w Starostwie i w jednostkach organizacyjnych, obiektywnej i niezależnej oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej. 2. Szczegółowy tryb przeprowadzania audytu określają odrębne przepisy. Rozdział 3. Szczegółowe zasady kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego 17. Kierownicy jednostek organizacyjnych składają Staroście sprawozdania z wykonania planu działalności oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. 18. Zobowiązuje się wszystkich kierowników jednostek organizacyjnych do przestrzegania zasad kontroli zarządczej, w tym zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w jednostce poprzez m. in.: 1) sporządzanie planu działalności na dany rok, o którym mowa w 10, w terminie do końca lutego każdego roku; 2) przeprowadzanie procesu zarządzania ryzykiem zgodnie z 12; 3) sporządzanie oraz składanie Staroście sprawozdania z wykonania planu działalności za rok poprzedni, zgodnie z 11, w terminie do końca lutego każdego roku. 4) przeprowadzanie co najmniej raz w roku, zgodnie z 15, samooceny kontroli zarządczej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej. 5) sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, na podstawie informacji pochodzących m. in. z monitoringu realizacji celów i zadań, samooceny kontroli zarządczej, procesu zarządzania ryzykiem, audytu wewnętrznego, kontroli wewnętrznych i kontroli zewnętrznych. 6) składanie Staroście, w terminie do końca lutego każdego roku, oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, w zakresie kierowanych jednostek; wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej dla jednostek organizacyjnych Powiatu stanowi załącznik nr 6 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej. Rozdział 4. Szczegółowe zasady kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach 19. Kontrola zarządcza w Starostwie wspierana jest przez SZJ poprzez m. in.: 1) wspólne mechanizmy ustalania celów i mierników; 2) uwzględnienie w auditach jakości standardów kontroli zarządczej; 3) wykorzystanie na przeglądach zarządzania wyników monitorowania standardów kontroli zarządczej oraz zarządzania ryzykiem.

7 20. SZJ zapewnia profesjonalną obsługę klientów w Starostwie działając na zasadach uznanych i wypróbowanych w skali międzynarodowej oraz ułatwia kierowanie organizacją i jej nadzorowanie w odniesieniu do jakości. 2. Księga jakości stanowi dokument, w którym opisany został SZJ Starostwa. 3. W księdze jakości określono cele, zadania, sposoby, mechanizmy i narzędzia zapewniające realizację celów strategicznych, a także najważniejsze procesy zidentyfikowane w Starostwie. 2 Wyznaczanie celów i zadań prowadzone jest z wykorzystaniem funkcjonującego w Starostwie SZJ zgodnego z normą ISO PN - EN ISO 9001:2009 w sposób opisany w księdze jakości. 22. W celu efektywnego i skutecznego realizowania celów i zadań ustanowiono misję Starostwa określoną w Polityce jakości. 23. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Starostwa do sporządzania i składania Staroście, za pośrednictwem koordynatora kontroli zarządczej: 1) planu działalności na dany rok zgodnie z 10 w terminie do 10 lutego każdego roku; 2) sprawozdania z wykonania planu działalności za rok poprzedni zgodnie z 11 w terminie do 10 lutego każdego roku; 3) dokumentacji dotyczącej procesu zarządzania ryzykiem zgodnie z 12 w terminie do 10 lutego każdego roku; 4) kwestionariusza samooceny kontroli zarządczej zgodnie z 15, z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej w terminie do końca listopada każdego roku. 24. Właściciele procesów zgodnie z księgą jakości sporządzają i składają Sekretarzowi Powiatu pisemną informację zbiorczą o realizowanych w swoich komórkach organizacyjnych procesach wg wzorów i kryteriów określonych przez niego w terminie 21 dni od zakończenia każdego półrocza. 25. Systemy kontroli zarządczej oraz zarządzania jakością w Starostwie podlegają bieżącemu monitorowaniu i ocenie. 26. W ramach monitorowania i oceny kontroli zarządczej Starosta przeprowadza przegląd zarządzania, w odstępach 12-miesięcznych, w okresie luty, marzec każdego roku. Rozdział 5. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Starosty Wadowickiego w Powiecie Wadowickim 27. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w Powiecie są informacje zawarte, m. in. w: 1) oświadczeniach o stanie kontroli zarządczej składanych przez kierowników jednostek organizacyjnych; 2) sprawozdaniach z wykonania planów działalności składanych Staroście przez kierowników jednostek organizacyjnych oraz kierowników komórek organizacyjnych; 3) sprawozdaniu z samooceny kontroli zarządczej w Starostwie; 4) sprawozdaniu audytora wewnętrznego z wykonania planu audytu oraz sprawozdania z zadań zapewniających; 5) w protokołach z audytów i przeglądów (zewnętrznych i wewnętrznych) Systemu Zarządzania Jakością i Bezpieczeństwa Informacji; 6) w wynikach procesu zarządzania ryzykiem w Starostwie, sporządzanych przez koordynatora kontroli zarządczej,

8 7) sprawozdaniu z kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w Starostwie oraz jednostkach organizacyjnych Powiatu; 8) protokołach z kontroli zewnętrznych. 28. Starosta, na podstawie informacji zgromadzonych w dokumentacji wymienionej w 27, do 30 kwietnia każdego roku, wydaje oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Powiecie Wadowickim. Wzór oświadczenia Starosty Wadowickiego o stanie kontroli zarządczej stanowi załącznik nr 7 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej.

9 Załącznik nr 1 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego.. (znak sprawy) PLAN DZIAŁALNOŚCI NA ROK..... Starostwo Powiatowe w Wadowicach/komórka organizacyjna Starostwa/jednostka organizacyjna Powiatu Wadowickiego Najważniejsze cele do realizacji w roku... L.p. Cel Mierniki określające stopień realizacji celu Najważniejsze zadania Osoby odpowiedzialne Środki do realizacji Nazwa miernika Planowana wartość do osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy służące realizacji celu za realizację celów sporządził zatwierdził

10 Załącznik nr 2 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego. (znak sprawy) SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA PLANU DZIAŁALNOŚCI ZA ROK.. Starostwo Powiatowe w Wadowicach/komórka organizacyjna Starostwa/jednostka organizacyjna Powiatu Wadowickiego Realizacja najważniejszych celów w roku. (w tej części sprawozdania należy wymienić cele wskazane w planie działalności na rok, którego dotyczy sprawozdanie) L.p. Cel Mierniki określające stopień realizacji celu Najważniejsze Najważniejsze podjęte zadania służące realizacji celu Nazwa miernika Planowana wartość do osiągnięcia na koniec Osiągnięta wartość na koniec roku, planowane zadania służące realizacji celu roku, którego dotyczy którego dotyczy sprawozdanie sprawozdanie sporządził zatwierdzi

11 Załącznik nr 3 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego Procedura zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Wadowicach 1 Procedura określa zasady przeprowadzania procesu zarządzania ryzykiem w Starostwie. 2. Zarządzanie ryzykiem stanowi podstawę doskonalenia ładu organizacyjnego w Starostwie, zgodnie z przyjętą Polityką jakości i misją Starostwa. 2 Zarządzanie ryzykiem odnosi się do planu działalności, o którym mowa w 10 Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej, tj. dotyczy wyznaczonych na dany rok przez kierowników komórek organizacyjnych celów i zadań. 2. Zarządzanie ryzykiem jest procesem udokumentowanym, prowadzonym co najmniej jeden raz w roku oraz na bieżąco monitorowanym. 3 Proces zarządzania ryzykiem składa się z następujących etapów: 1) Identyfikacja ryzyka; 2) Analiza ryzyka; 3) Ocena ryzyka; 4) Reakcja na ryzyko. 4 Identyfikacja ryzyka polega na tym, że: 1) kierownicy komórek organizacyjnych, przy współudziale podległych pracowników, rozpoznają potencjalne zdarzenia i sytuacje, czyli ryzyko, mogące zagrażać celom i zadaniom ujętym w planie działalności komórki organizacyjnej; 2) horyzont czasowy identyfikacji ryzyka powinien być analogiczny jak termin realizacji celów i zadań; 3) nie należy określać ryzyka jako zaprzeczenia przyjętych w planie działalności celów i zadań; 4) należy unikać określania ryzykiem sytuacji lub zdarzeń, które nie mają wpływu na realizację celów i zadań. 5 Analiza ryzyka polega na tym, że: 1) każde zidentyfikowane ryzyko należy poddać analizie pod kątem jego prawdopodobieństwa i możliwych skutków wystąpienia; 2) oszacowanie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka (PR) następuje w oparciu o ocenę jakościowo-ilościową, zgodnie z tabelą przedstawioną poniżej: 1

12 Prawdopodobieństwo Opis szczegółowy Wartość prawdopodobieństwa w skali 1-5 Prawie niemożliwe Zdarzenie może zaistnieć jedynie w wyjątkowych (0-20%) okolicznościach 1 Mało prawdopodobne Istnieje małe prawdopodobieństwo zaistnienia (21-40%) tego zdarzenia 2 Umiarkowanie możliwe Wydarzenie jest średnio możliwe, w niektórych (41-60%) przypadkach zdarzenie takie może zaistnieć 3 Prawdopodobne (61-80%) Wydarzenie jest bardzo prawdopodobne 4 Prawie pewne (81-100%) Oczekuje się, iż takie zdarzenie nastąpi 5 3) określenia potencjalnych skutków wystąpienia danego ryzyka (SR) następuje w oparciu o ocenę jakościowo-ilościową, zgodnie z tabelą przedstawioną poniżej: Skutek Nieznaczny (mały) Mało znaczący Umiarkowany (średni) Poważny (duży) Bardzo poważny Opis szczegółowy mały wpływ na realizację zadań i osiągnięcie celu, nie rodzi skutków prawnych, nie ma wpływu na bezpieczeństwo pracowników, bardzo mały skutek finansowy ma niewielki wpływ na realizację zadań i osiągnięcie celu, bez skutków o wymiarze prawnym, nie ma wpływu na bezpieczeństwo pracowników, niewielki skutek finansowy ma wpływ na realizację zadań i osiągnięcie celu oraz jakość rezultatów, zagrożenie terminu realizacji, średni skutek finansowy poważne skutki prawne, poważne zagrożenie terminu realizacji, poważne straty finansowe, ujemny wpływ na bezpieczeństwo pracowników załamanie się realizacji zadań, cel nie zostanie osiągnięty, wysokie straty finansowe, utrata dobrego wizerunku w środowisku i w oczach opinii publicznej, poważne konsekwencje dla zdrowia i życia Potencjalne skutki w skali Ocena ryzyka sprowadza się do: 1) Oszacowania ryzyka, tzn. określenia jego istotności (IR), będącej iloczynem prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka (PR) i potencjalnych skutków ryzyka (SR); 2) Sklasyfikowania ryzyka według poziomów istotności, zgodnie z przedstawioną tabelą: Poziom istotności ryzyka Ryzyko 1 5 Małe 6 9 Średnie Duże Bardzo duże 2

13 7 Reakcja na ryzyko oznacza, że sklasyfikowane według poziomów istotności ryzyko, wymaga przyjęcia ściśle określonego sposobu postępowania z tym ryzykiem. 2. Możliwe postępowanie z ryzykiem to: a) tolerowanie tzn. akceptowanie ryzyka w przypadku, gdy istnieją określone trudności w przeciwdziałaniu ryzyku lub gdy koszty działań zabezpieczających przed nim mogą przekroczyć przewidywane korzyści; b) zapobieganie tzn. działania zmniejszające poziom istotności ryzyka poprzez zmniejszenie prawdopodobieństwa jego wystąpienia lub następstw; c) przeniesienie przekazanie ryzyka innej jednostce, w tym także ubezpieczycielowi; d) unikanie zaprzestanie realizacji celów lub zadań obarczonych zbyt wysokim ryzykiem. 3. Postępowanie z ryzykiem powinno przebiegać w kolejności przedstawionej w poniższej tabeli: Poziom istotności ryzyka Ryzyko 1 5 Małe Tolerowanie Postępowanie (czynności/działania zaradcze) 6 9 Średnie Duże Bardzo duże Tolerowanie 2. Zapobieganie Zapobieganie 2. Przeniesienie 3. Tolerowanie (wraz z pisemnym uzasadnieniem) 4. Unikanie Unikanie 2. Przeniesienie 3. Zapobieganie 4. Tolerowanie (wraz z pisemnym uzasadnieniem) 8 Działania o których mowa w związku z postępowaniem z ryzykiem, w tym w szczególności w przypadku zapobiegania, określa się jako działania zaradcze. 2. Działania zaradcze polegają na wdrożeniu mechanizmów kontrolnych, których celem jest zminimalizowanie lub neutralizacja ryzyka. 3. Działania zaradcze określają kierownicy komórek organizacyjnych po etapie oszacowania poziomów istotności ryzyka. 4. Akceptowalny poziom ryzyka w Starostwie wynosi 9 punktów w przyjętej skali istotności ryzyka. Stanowi on górną granicę ryzyka średniego. 5. Przyjęty poziom akceptowalnego ryzyka zakłada, że jednostka jest wystarczająco zabezpieczona przed ryzykiem średnim dzięki dotychczasowym mechanizmom kontroli np. prowadzony nadzór, stosowane procedury, przepisy prawa itp. 6. Postępowanie z ryzykiem mieszczącym się w akceptowalnym poziomie ryzyka sprowadza się do jego tolerowania w przypadku ryzyka małego, oraz tolerowania, względnie zapobiegania w przypadku ryzyka średniego. 3

14 7. Planując działania zaradcze, należy uwzględniać efektywność kontroli zarządczej, czyli wynik kalkulacji potencjalnych kosztów i korzyści ewentualnego zastosowania tych działań (mechanizmów kontroli). Koszt nieefektywnych mechanizmów kontroli przewyższa korzyści płynące z ich zastosowania. 8. Kierownicy komórek organizacyjnych wskazują właścicieli ryzyka zidentyfikowanego w ich komórce organizacyjnej. 9. Właściciel ryzyka zobowiązany jest do bieżącego monitorowania ryzyka i skuteczności implementowanych działań zaradczych. 9 Kierownicy komórek organizacyjnych składają Staroście za pośrednictwem koordynatora kontroli zarządczej, w terminie do 10 lutego każdego roku: 1) Rejestr ryzyka na dany rok; 2) Raport ryzyka za rok ubiegły, w którym przekazuje się informację o celach, które nie zostały osiągnięte oraz zadaniach, które nie zostały zrealizowane. 10 Na podstawie zebranej dokumentacji, koordynator kontroli zarządczej sporządza zbiorczy rejestr ryzyka oraz mapę ryzyka. 2. Mapa ryzyka jest graficzną prezentacją wyników oceny ryzyka. Prawdopodobieństwo ryzyko niskie ryzyko średnie ryzyko duże ryzyko bardzo duże Następstwo/ skutek 3. Dla każdego z poziomów ryzyka przypisuje się odpowiednią kolorystykę i algorytm postępowania: 1) Ryzyko niskie kolor zielony akceptowalny poziom ryzyka, zaplanowanie i wdrożenie działań zaradczych zależy od decyzji kierownika komórki organizacyjnej. Fakultatywny charakter planowania działań zaradczych wynika z faktu, że dotychczas stosowane, standardowe mechanizmy kontroli uznaje się za wystarczające. 4

15 2) Ryzyko średnie kolor żółty akceptowalny poziom ryzyka, toleruje się ryzyko, ewentualnie, w ramach bieżącego monitorowania, możliwe jest podjęcie zaplanowanych działań zaradczych (zapobieganie). Fakultatywność w planowaniu działań zaradczych traktowana jak w pkt 3) Ryzyko duże kolor pomarańczowy przekroczony poziom akceptowalnego ryzyka. W pierwszej kolejności należy zapobiegać, tzn. rozpocząć implementację zaplanowanych działań zaradczych (dodatkowe mechanizmy kontroli). Gdy zapobieganie nie przynosi skutku, należy podjąć działania zmierzające do przeniesienia ryzyka. Jeżeli przeniesienie ryzyka nie jest możliwe, toleruje się ryzyko, pisemnie uzasadniając sposób postępowania. Unikanie ryzyka stanowi ostateczność. 4) Ryzyko bardzo wysokie kolor czerwony przekroczony poziom akceptowalnego ryzyka. W pierwszej kolejności należy rozważyć możliwość odstąpienia od realizacji celów i zadań unikanie ryzyka. Jeżeli jest to niemożliwe, należy podjąć starania zmierzające do przeniesienia ryzyka. Gdy brak jest i takiej możliwości, należy rozpocząć implementację zaplanowanych działań zaradczych albo, gdy te nie przynoszą oczekiwanego skutku, należy tolerować ryzyko, pisemnie uzasadniając sposób postępowania. Realizacja celów lub zadań obciążonych ryzykiem bardzo wysokim wymaga akceptacji bezpośredniego przełożonego oraz bieżącego raportowania Staroście. 4. W indywidualnych przypadkach, na pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej, Starosta może wyrazić zgodę na odstąpienie od ustanowionych w ust. 3 algorytmów i polecić inny sposób postępowania z ryzykiem. 11 Koordynator kontroli zarządczej, w oparciu o informacje otrzymane od kierowników komórek organizacyjnych, przekazuje wyniki procesu zarządzania ryzykiem Staroście podczas corocznego przeglądu zarządzania, realizowanego w ramach SZJ. 5

16 Załącznik nr 4 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego Rejestr ryzyka w roku... nazwa komórki organizacyjnej Starostwa Powiatowego w Wadowicach L.p. Cel z planu działalności Opis ryzyka Analiza ryzyka Reakcja na Mechanizmy Właściciel /zadanie Prawdopod obieństwo Skutek Istotność Ocena ryzyka ryzyko kontroli ryzyka sporządził zatwierdził

17 Załącznik nr 5 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego Kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach w... roku I. Przestrzeganie wartości etycznych 2. WYSZCZEGÓLNIENIE TAK NIE A. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE Czy pracownicy przy wykonywaniu powierzonych im zadań są świadomi przyjętych w jednostce wartości etycznych? Czy osoby zarządzające wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami? 3. Czy jest stały dostęp do przyjętych zasad etycznych? 4. Czy jest określony sposób reagowania w przypadku nieetycznego postępowania? Nie dotyczy II. Kompetencje zawodowe Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków)? Czy dokonuje Pani/Pan oceny okresowej pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej? Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? (należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 2 brzmi TAK) Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? Czy pracownicy w Pani /Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? Czy istniejące w Starostwie Powiatowym w Wadowicach procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? III. Struktura organizacyjna Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do jej aktualnych celów i zadań? 1

18 WYSZCZEGÓLNIENIE TAK NIE Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? Czy na bieżąco aktualizowane są zakresy zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników? Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom w Pani/Pana komórce organizacyjnej następuje zawsze w drodze pisemnej? Nie dotyczy IV. Delegowanie uprawnień 2. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej? Czy ma Pani/Pan przydzielone uprawnienia np.: określono rodzaj decyzji, do podejmowania, których jest się upoważnionym; termin obowiązywania upoważnienia? 3. Czy Pan/i potwierdził/a przyjęcie delegowanych uprawnień podpisem? Czy delegowania przyznanych Pani/Panu uprawnień dokonano w formie pisemnej (np. zapisy w regulaminie organizacyjnym, indywidualne upoważnienia)? Czy przydzielone zostały uprawnienia lub obowiązki w zakresie gospodarki finansowej lub majątkowej, adekwatnie do celów i zadań komórki organizacyjnej Starostwa Powiatowego w Wadowicach, stopnia ich skomplikowania oraz wagi ryzyka? V. Misja B. CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Czy Starostwo Powiatowe w Wadowicach ma określoną misję? 2. Czy misja jest Pani/Panu znana oraz czy jest ogólnie dostępna? VI. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Czy są określone cele i zadania szczegółowe (np. plan zadań) w Pani/Pana komórce organizacyjnej na dany rok? VII. Identyfikacja ryzyka Czy dokonuje się identyfikacji ryzyk w odniesieniu do realizowanych 2

19 2. WYSZCZEGÓLNIENIE TAK NIE celów i zadań Starostwa Powiatowego w Wadowicach(na szczeblu zadań i celów komórki)? Czy istnieje dokumentacja potwierdzająca dokonanie identyfikacji ryzyka? 3. Czy ustanowiono procedury zarządzania ryzykiem w jednostce? Nie dotyczy VIII. Analiza ryzyka Czy jednostka wprowadziła rejestr ryzyk? 2. Czy zostało określone prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków? 3. Czy został określony akceptowalny poziom ryzyka? 4. Czy analiza ryzyka dokonywana jest co najmniej raz w roku? IX. Reakcja na ryzyko Czy w sposób formalny określono działania związane z eliminacją najpoważniejszych ryzyk? 2. Czy wprowadzone procedury są aktualizowane? 3. Czy Pani/Pan podejmuje działania w celu zmniejszenia skutków oddziaływania zdefiniowanych ryzyk? X. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej C. MECHANIZMY KONTROLI Czy procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności itp. mają formę papierową? 2. Czy wszystkie te dokumenty są dostępne dla Pani/Pana w wymaganym zakresie? XI. Nadzór Czy w Starostwie Powiatowym w Wadowicach prowadzony jest właściwy nadzór, w ramach hierarchii służbowej, którego celem jest upewnienie się, że zadania są realizowane? XII. Ciągłość działalności Czy w Starostwie Powiatowym w Wadowicach zapewnione jest 3

20 2. WYSZCZEGÓLNIENIE TAK NIE funkcjonowanie odpowiednich mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości funkcjonowania jednostki, poprzez wykorzystanie m.in. wyników analizy ryzyka? Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? Nie dotyczy XIII. Ochrona zasobów Czy w Starostwie Powiatowym w Wadowicach zadbano, aby dostęp do zasobów jednostki miały wyłącznie osoby do tego upoważnione? Czy wprowadzono specjalne zabezpieczenia pomieszczeń o istotnym znaczeniu? Czy w Starostwie Powiatowym w Wadowicach wprowadzono odpowiednie mechanizmy w celu ochrony danych osobowych? Czy w Starostwie Powiatowym w Wadowicach powierzana jest odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki? 5. Czy powierzanie odpowiedzialności następuje w formie pisemnej? 6. Czy dokumentacja jest spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna? XIV. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych Czy wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia są rzetelnie dokumentowane, a dokumentacja ta jest dostępna dla upoważnionych osób? Czy kierownik jednostki lub osoby przez niego upoważnione zatwierdzają wszelkie operacje gospodarcze i finansowe przed ich realizacją? Czy kluczowe obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń są rozdzielone pomiędzy różne osoby? Czy operacje finansowe, gospodarcze i inne znaczące zdarzenia są weryfikowane przed i po ich wykonaniu? XV. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych Czy określono mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych? 2. Czy są one poddawane bieżącej kontroli? 4

21 WYSZCZEGÓLNIENIE TAK NIE Nie dotyczy XVI. Bieżąca informacja 2. D. INFORMACJA I KOMUNIKACJA Czy Pani/Panu przekazywane są wszelkie informacje, które mogą mieć znaczenie dla realizacji zadań oraz osiągania celów jednostki? Czy otrzymuje Pani/Pan we właściwej formie i czasie odpowiednie i rzetelne informacje potrzebne do wypełniania obowiązków? XVII. Komunikacja wewnętrzna 2. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Starostwie Powiatowym w Wadowicach? XVIII. Komunikacja zewnętrzna Czy w Starostwie Powiatowym w Wadowicach funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? Czy istnieje możliwość składania skarg i wniosków do Starostwa Powiatowego w Wadowicach przez petentów i klientów zewnętrznych? 2. E. MONITOROWANIE I OCENA XIX. MONITOROWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ Czy monitorowana jest skuteczność poszczególnych elementów kontroli zarządczej? Czy zdefiniowany w Starostwie Powiatowym w Wadowicach system kontroli zarządczej ogranicza wpływ ryzyka na skuteczną realizację celów i zadań jednostki? XX. SAMOOCENA Czy co najmniej raz w roku w Pani/Pana komórce organizacyjnej przeprowadza się samoocenę systemu kontroli zarządczej? 2. Czy samoocena jest procesem udokumentowanym. 5

22 4. WYSZCZEGÓLNIENIE TAK NIE Czy wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli pozwalają na uzyskanie zapewnienia, że kontrola zarządcza funkcjonuje bez zastrzeżeń? Nie dotyczy XXI. AUDYT WEWNĘTRZNY Czy rola audytu wewnętrznego przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Wadowicach? 6

23 Załącznik nr 6 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.. (nazwa pełnionej funkcji kierownika jednostki organizacyjnej) Dział I 1 za rok... (rok, za który składane jest oświadczenie) Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia: - zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, - skuteczności i efektywności działania, - wiarygodności sprawozdań, - ochrony zasobów, - przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, - efektywności i skuteczności przepływu informacji, - zarządzania ryzykiem, oświadczam, że w kierowanej przeze mnie jednostce organizacyjnej 2 Część A 3 w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Część B 4 w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia. Część C 5 nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane

24 w dziale II oświadczenia. Część D Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z: 6 monitoringu realizacji celów i zadań, samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych 7, procesu zarządzania ryzykiem, audytu wewnętrznego, kontroli wewnętrznych, kontroli zewnętrznych, innych źródeł informacji:.... Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia (miejscowość, data) (podpis kierownika jednostki) Dział II 8 Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym. Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora

25 finansów publicznych, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem. 2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej. Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji. Dział III 9 Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:... Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. 2. Pozostałe działania: Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte. 1 W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej. 2 Nazwa jednostki organizacyjnej Powiatu Wadowickiego. 3 Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów,

26 przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem. 4 Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6. 5 Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem. 6 Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić. 7 Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 8 Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C. 9 Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.

27 Załącznik nr 7 do Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Wadowicach oraz w jednostkach organizacyjnych Powiatu Wadowickiego Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej Starosty Wadowickiego za rok... (rok, za który składane jest oświadczenie) Dział I 1 Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia: - zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, - skuteczności i efektywności działania, - wiarygodności sprawozdań, - ochrony zasobów, - przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, - efektywności i skuteczności przepływu informacji, - zarządzania ryzykiem, oświadczam, że w kierowanym przeze mnie Powiecie Wadowickim 2 Część A 3 w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Część B 4 w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia. Część C 5 nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.

28 Część D Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z: 6 monitoringu realizacji celów i zadań, samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych 7, procesu zarządzania ryzykiem, audytu wewnętrznego, kontroli wewnętrznych, kontroli zewnętrznych, innych źródeł informacji:.... Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia (miejscowość, data) (podpis kierownika jednostki) Dział II 8 Zastrzeżenia dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym. Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora

29 finansów publicznych, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem. 2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej. Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji. Dział III 9 Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:... Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. 2. Pozostałe działania: Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte. 1 W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej. 2 Starosta składa jedno oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie wszystkich kierowanych przez niego jednostek organizacyjnych obejmujące również Starostwo Powiatowe w Wadowicach. 3 Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.

30 4 Część B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem przypisu 6. 5 Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem. 6 Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić. 7 Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 8 Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I niniejszego oświadczenia zaznaczono część B albo C. 9 Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.