Program certyfikacji IPR

Transkrypt

1 IPR Program certyfikacji integrowanej produkcji roślin Numer: PL_IP_0 Program certyfikacji integrowanej produkcji roślin Strona: 1 z 8 Obowiązuje od: Opracowała: Zatwierdziła: Anna Klimas Anna Klimas 1. O FIRMIE 1.1 TÜV Rheinland Group należy do czołówki światowych jednostek certyfikujących. Posiada swoje biura i laboratoria w ponad 60 krajach w 6 regionach geograficznych. Początki usług badawczo-certyfikacyjnych sięgają 1872 roku. 1.2 W Polsce TÜV Rheinland Polska Sp. z o. o. (TRP) działa od 1994 roku. Zatrudnia ponad 200 pracowników w 6 oddziałach na terenie całego kraju oraz współpracuje z ponad 130 ekspertami zewnętrznymi. Specjaliści różnych branż zajmują się certyfikacją systemów zarządzania, przeprowadzeniem inspekcji, badaniem jakości i bezpieczeństwa: produktów, technologii i warunków pracy ludzi, czyli certyfikacją wyrobów, technologii i personelu, badaniami laboratoryjnymi, a także opiniami i ekspertyzami. 1.3 Wieloletnie doświadczenie oraz ciągłe doskonalenie kompetencji pracowników pozwala zapewnić klientom obsługę o najwyższej jakości. Zawsze wykonujemy rzetelne i obiektywne oceny zgodności wspierając się naukowymi ekspertyzami. Dzięki temu nasi klienci mają pewność, że ich systemy zarządzania, produkty i technologie rzeczywiście odpowiadają międzynarodowym standardom, a certyfikat nie jest tylko ozdobą gabinetu, lecz prawdziwym świadectwem jakości. O wartości naszych certyfikatów świadczy fakt, iż są one uznawane na całym świecie. 1.4 Pracownicy TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. posiadają wiedzę, doświadczenie oraz umiejętności, będące gwarancją profesjonalizmu i jakości obsługi. Na każdym etapie realizowanego zadania dbają o kulturę i komfort wzajemnej współpracy oraz przestrzeganie zasad bezstronności. Dzięki tym cechom nasza marka kojarzona jest na całym świecie z prestiżem i renomą zgodnie z obowiązującym sloganem Grupy TR Precisely Right (dokładnie właściwie). 1.5 Motto: wspólnie zmieniamy świat poprzez troskę o jakość życia odzwierciedla główny cel, który sobie stawia firma TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. 2. ZAKRES PROGRAMU 2.1 Typ programu certyfikacji według PN-EN ISO/IEC Program typu Rodzaj certyfikowanych wyrobów: Przeprowadzanie kontroli oraz wydawanie i cofanie certyfikatów na zgodność z przepisami. 2.3 Usługa realizowana na podstawie akredytacji Polskiego Centrum Akredytacji w zakresie jednostki certyfikującej wyroby Nr AC 141 oraz upoważnienia Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa (WIORIN). 2.4 Program certyfikacji jest zgodny z: PN-EN ISO/IEC Ocena zgodności - Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi;

2 Strona: 2 z 8 PN-EN ISO_IEC Ocena zgodności. Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji. 3. AKTY PRAWNE DOTYCZĄCE INTEGROWANEJ PRODUKCJI ROŚLIN (Wymagania, na zgodność z którymi wyroby są oceniane) Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o środkach ochrony roślin (link); Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 24 czerwca 2013 r. w sprawie dokumentowania działań związanych z integrowaną produkcją roślin (link); Akty prawne dotyczące dostępne są na stronie 4. FUNKCJE I DZIAŁANIA 4.1 Rejestracja dokumentów zgłoszeniowych (Działania planowania i przygotowania) Informację z zakresu systemu certyfikacji i kontroli udzielają pracownicy TRP poprzez bezpośredni kontakt, drogą elektroniczną, telefonicznie lub listownie Informacje ogólne, akty prawne, metodyki, informacje na temat znaku integrowanej produkcji, dostępne są na stronie Nawigacja po stronie: Strona główna Certyfikacja i audytowanie Systemy i procesy Żywność i higiena Bezpieczeństwo żywności Integrowana produkcja roślin. Warunki umowy (Program certyfikacji ), Zlecenie certyfikacji, Katalog sankcji, Cennik oraz inne dokumenty do pobrania dostępne są na stronie Nawigacja po stronie: Strona główna Certyfikacja i audytowanie Systemy i procesy Żywność i higiena Bezpieczeństwo żywności Integrowana produkcja roślin Ogólne warunki certyfikacji tj. Ogólne Warunki Transakcyjne TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. dostępne są na stronie Nawigacja po stronie: Strona główna O nas TÜV Rheinland Polska Załączniki do ofert Dokumenty wspólne Zamiar stosowania zainteresowany Klient zgłasza corocznie na formularzu zlecenia certyfikacji, nie później niż 30 dni przed siewem albo sadzeniem roślin, albo w przypadku roślin wieloletnich, przed rozpoczęciem okresu ich wegetacji Do zlecenia certyfikacji klient zobowiązany jest dołączyć: kopię zaświadczenia o ukończeniu szkolenia w zakresie albo kopie innych dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań określonych w Ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o środkach ochrony roślin (art. 64 ust. 4 lub 7), informację o gatunkach i odmianach roślin zgłaszanych do certyfikacji integrowanej produkcji roślin (załącznik do zlecenia certyfikacji ), kopię aktualnego odpisu KRS (dotyczy przedsiębiorstw zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym), pełnomocnictwo, w przypadku gdy wyznaczono osobę do reprezentacji.

3 Strona: 3 z Klient zobowiązany jest do dostarczenia zlecenia na wzorze TRP w oryginale, podpisanego przez osoby do tego upoważnione. Złożenie i przyjęcie zlecenia certyfikacji jest zobowiązaniem wzajemnym, zgodnym z postanowieniami Kodeksu Cywilnego i wynikającymi stąd konsekwencjami określonymi w cenniku (link) i w opisie procesu PL_IP_1 Certyfikacja Klient podpisując zlecenie certyfikacji oświadcza, że nie istnieją żadne okoliczności wyłączające możliwość złożenia zlecenia oraz ważnego zawarcia umowy Zlecenie certyfikacji obowiązuje w danym roku zgłoszenia do momentu ważności certyfikatu W przypadku pozytywnej weryfikacji przesłanej dokumentacji Klientowi zostaje wydane Zaświadczenie o numerze wpisu do rejestru potwierdzające przyjęcie Zlecenia certyfikacji W przypadku niekompletnej dokumentacji, przesłania zlecenia certyfikacji na nieaktualnym formularzu albo braku możliwości świadczenia usług klientowi przekazywane jest pismo informujące. Klient jest zobowiązany uzupełnić dane w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania. Po uzupełnieniu dokumentacji następuje rejestracja zlecenia Klient zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić o wszelkich zmianach dotyczących przedmiotu certyfikacji Każda ze stron ma prawo wypowiedzenia zlecenia certyfikacji zgodnie z przepisami Ogólnych Warunków Transakcyjnych. Wypowiedzienie umowy przez klienta wymaga zachowania formy pisemnej, okres wypowiedzenia wynosi 30 dni. 4.2 Kontrola pełnoroczna (Określenie właściwości) Klient zobowiązany jest do wykonania wszystkich niezbędnych działań przygotowujących do przeprowadzenia procesu certyfikacji i oceny na miejscu Kontrole roczne obejmują wszystkich klientów objętych systemem kontroli przez TRP celem wydania certyfikatu. Klient podlega kontroli w trakcie wegetacji a przed zakończeniem produkcji. Termin kontroli Inspektor TRP bezpośrednio ustala z Klientem Inspektor TRP jest uprawniony do: żądania ustnych lub pisemnych wyjaśnień, okazania dokumentów lub innych nośników informacji oraz udostępnienia innych informacji mających związek z przedmiotem kontroli, dokonywania oględzin roślin, produktów roślinnych, materiału siewnego, środków ochrony roślin, sprzętu przeznaczonego do stosowania środków ochrony roślin, obiektów, pomieszczeń, środków transportu oraz innych przedmiotów, w zakresie objętym kontrolą, pobierania próbek roślin i produktów roślinnych do badań na obecność pozostałości środków ochrony roślin oraz poziomów azotanów, azotynów i metali ciężkich W kontroli może brać udział również obserwator (Inspektor TRP, Ewaluator TRP lub audytor Jednostki Akredytacyjnej) za którego uczestnictwo klient nie ponosi dodatkowych kosztów. 4.3 Ocena raportu z kontroli (Przegląd) Ocena raportu z kontroli w biurze TRP dotyczy:

4 Strona: 4 z 8 porównania danych z raportu z kontroli ze zleceniem certyfikacji, kompletności raportu z kontroli i dołączonych do niego dokumentów, zapisów w raporcie, wyników kontroli. 4.4 Wynik certyfikacji Klientowi zostaje wydane pismo z decyzją certyfikacyjną w terminie 35 dni od daty kontroli w przypadku niestwierdzenia nieprawidłowości podczas kontroli. W przypadku wpływu raportu z kontroli do biura TRP uniemożliwiającym wydanie decyzji w wskazanym terminie, jest ona wydawana w trybie natychmiastowym. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas kontroli i ich wykonania w terminie wskazanym przez Inspektora czas na podjęcie decyzji certyfikacyjnej uwarunkowany jest wpływem kompletnej dokumentacji do biura TRP. 4.5 Wydanie certyfikatu (Atestacja, udzielanie zezwolenia) Certyfikat poświadczający stosowanie IP wydaje się, jeżeli klient spełnia następujące wymagania: ukończył szkolenie w zakresie i posiada zaświadczenie o ukończeniu tego szkolenia lub posiada kwalifikacje określone w Ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o środkach ochrony roślin (art. 64 ust. 4 lub 7). prowadzi produkcję i ochronę roślin według szczegółowych metodyk zatwierdzonych przez Głównego Inspektora i udostępnionych na stronie internetowej administrowanej przez Główny Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa; stosuje nawożenie na podstawie faktycznego zapotrzebowania roślin na składniki pokarmowe, określone w szczególności na podstawie analiz gleby lub roślin; w Notatniku IP dokumentuje na bieżąco i prawidłowo prowadzenie działań związanych z integrowaną produkcją roślin (z podziałem na rośliny rolnicze, warzywne i sadownicze) w formie papierowej lub elektronicznej; przestrzega przy produkcji roślin zasad higieniczno-sanitarnych, w szczególności określonych w metodykach; w próbkach roślin i produktów roślinnych pobranych do badań na obecność pozostałości środków ochrony roślin oraz poziomów azotanów, azotynów i metali ciężkich, nie stwierdzono przekroczenia najwyższych dopuszczalnych pozostałości środków ochrony roślin oraz poziomów azotanów, azotynów i metali ciężkich; przestrzega przy produkcji roślin wymagań z zakresu ochrony roślin przed organizmami szkodliwymi, w szczególności określonych w metodykach Klientowi wydawany jest certyfikat poświadczający stosowanie. Certyfikat wydaje się na okres niezbędny do zbycia roślin, nie dłużej jednak niż na okres 12 miesięcy Certyfikat wysyłany jest w terminie 14 dni od daty uregulowania zobowiązania finansowego za kontrolę i certyfikację Klient, który otrzymał certyfikat poświadczający stosowanie, może używać znaku integrowanej produkcji (IP) do oznaczania roślin, dla których został wydany ten certyfikat Wzór znaku IP Główny Inspektor udostępnia na stronie internetowej administrowanej przez Główny Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa (link).

5 Strona: 5 z Zasady stosowania zastrzeżonego znaku integrowanej produkcji określa Regulamin korzystania ze znaku Integrowanej Produkcji. Regulamin udostępniony jest na stronie 5. KATALOG SANKCJI (Warunki udzielania, utrzymywania, kontynuowania, rozszerzania zakresu, ograniczania zakresu, zawieszania i cofania certyfikacji) 5.1 Podstawowym warunkiem udzielania certyfikacji jest pozytywne przejście procesu kontroli i spełnienie wszystkich wymagań określonych w programie certyfikacji. 5.2 Klient zobowiązany jest do zaakceptowania, w przypadku naruszenia lub nieprawidłowości, wprowadzenia środków przewidzianych na podstawie zasad integrowanej produkcji określonych w katalogu sankcji dostępny na stronie Katalog sankcji określa zasady wstrzymania, zawieszania, odmowy i cofania certyfikatów. 5.3 TRP może odmówić wydania certyfikatu lub zawiesić certyfikat w przypadku stwierdzenia dużej nieprawidłowości zgodnie z Katalogiem Sankcji (Z04 do PL_IP_1). Odmowa wydania w całości zakresu certyfikatu jest równoznaczna z wyłączeniem klienta z systemu kontroli. 6. POBIERANIE PRÓBEK 6.1 TRP może żądać przedstawienie wyników badań lub może zlecić u klienta pobranie próbek roślin i produktów roślinnych w celu weryfikacji czy nie stwierdzono przekroczenia najwyższych dopuszczalnych pozostałości środków ochrony roślin oraz poziomów azotanów, azotynów i metali ciężkich. 6.2 Inspektor TRP pobiera próbki roślin lub produktów roślinnych do badań zawsze, gdy istnieje podejrzenie niestosowania się klienta do wymagań. Pobieranie próbek do badań dokonywane jest zwłaszcza w trakcie zbiorów, po nich lub w czasie składowania płodów w magazynach, przechowalniach i w chłodniach. 7. NADZÓR 7.1 Nad posiadaczami certyfikatów TRP sprawuje ciągły nadzór wykonując bezpłatne, z reguły niezapowiedziane kontrole w nadzorze. Kontrole w nadzorze wykonywane są po wydaniu certyfikatu w okresie jego ważności, w celu potwierdzenia prowadzenia działań zgodnie z wymaganiami IP. W przypadku wystąpienia niezgodności w ramach inspekcji nadzorującej (wymagany poziom jak w procesie uzyskiwania certyfikatu), podejmowana jest decyzja o zawieszeniu lub cofnięciu certyfikatu. Wycofanie certyfikatu może dotyczyć całego zakresu certyfikacji lub jego części (pojedynczych gatunków roślin). 7.2 Kontrolę wykonywane są zgodnie z punktem ninniejszego programu certyfikacji. 8. PODZLECANIE DZIAŁAŃ ZWIĄZANYCH Z OCENĄ ZGODNOŚCI/ PODWYKONAWSTWO W OBSZARZE PROWADZENIA PROGRAMU 8.1 TRP wykonuje badania w akredytowanym laboratorium badawczym, którego zakres akredytacji obejmuje właściwe dla zamierzonego zastosowania metody badań.

6 Strona: 6 z 8 9. OBOWIĄZKI TÜV RHEINLAND POLSKA SP. Z O.O. 9.1 TRP zobowiązuje się do poinformowania Klienta o zmianach w wymaganiach dotyczących w zakresie zgłoszonych gatunków roślin oraz o ewentualnej konieczności dodatkowego sprawdzenia tych metod z podaniem terminu kiedy wymagania wejdą w życie. 9.2 TRP zapewnia kompetentny do przeprowadzenia oceny personel. W ramach obowiązujących procedur personel jest monitorowany i oceniany w celu zapewnienia aktualnej wiedzy i wystarczających kompetencji do prowadzenia ocen zgodności. 9.3 TRP zobowiązuje osoby działające w jego imieniu do zachowania poufności odnośnie informacji z jakimi zapoznały się w związku z realizacją procesu certyfikacji. 9.4 TRP działa bezstronnie i unika nieakceptowalnego konfliktu interesów. Osiągnięcie bezstronności nadzorowane jest poprzez niezależny Komitet Chroniący Bezstronność. 9.5 TRP zobowiązuje się do informowania klienta o informacjach, które zamierza udostępnić publicznie. 9.6 TRP przekazuje WIORiN do dnia 31 stycznia każdego roku informacje o producentach roślin zgodnie art. 60 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o środkach ochrony roślin. 9.7 TRP prowadzi aktualny wykaz klientów objętych kontrolą, zawierający dane określone w art. 55 ust. 6, art. 57 ust. 6 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o środkach ochrony roślin. 9.8 TRP zapewnia dostęp do programu certyfikacji na stronie TRP zobowiązuje się do przeprowadzenia weryfikacji każdego zgłoszenia nieprawidłowości w tym reklamacji klienta zgodnie pkt. 12 ninniejszego programu certyfikacji TRP zapewnia archiwizację dokumentacji z procesu certyfikacji przez 6 lat TRP posiada system zarządzania spełniający wymagania normy PN-EN ISO/IEC OBOWIĄZKI KLIENTA 10.1 Klient zobowiązany jest do przestrzegania warunków umowy określonych w niniejszym Programie certyfikacji oraz do przestrzegania aktów prawnych dotyczących integrowanej produkcji roślin wymienionych w pkt. 3 niniejszego programu Klient zobowiązany jest dopełnić zobowiązań finansowych w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury (wg aktualnego cennika (link)) Klient oświadcza, że jest uprawniony do utrzymywania faktur VAT zgodnie z numerem NIP określonym w zleceniu certyfikacji Klient uprawnia firmę TUV Rheinland Polska Sp. z o.o. do wystawiania faktur VAT bez jego podpisu jako odbiorcy Klient zobowiązany jest do realizacji wszelkich ustaleń w celu rozpatrywania skarg wpływających do TRP dotyczących przedmiotu certyfikacji.

7 Strona: 7 z Klient zobowiązany jest w przypadku dostarczania innym kopii dokumentów certyfikacyjnych, do kopiowania ich w całości Klient wyraża zgodę na administrowanie danych osobowych przez TRP w tym o prowadzonej działalności w integrowanej produkcji poprzez ich udostępnianie na stronie oraz udostępnianie WIORiN w związku z prowadzoną ewidencją producentów stosujących Integrowaną Produkcję Roślin zgodnie z art. 60 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o środkach ochrony roślin. Zakres i cel przechowywanych danych określa Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o środkach ochrony roślin. Klientowi pozostawia się prawo do sprostowania, usunięcia, przenoszenia, ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania czy wniesienia skarg wobec przetwarzania danych do organu nadzorczego. Dane osobowe klienta nie podlegają procesowi zautomatyzowanego podejmowania decyzji Klient zobowiązany jest do prowadzenia zapisów oraz podejmowania właściwych działań w związku z reklamacjami i wszelkimi brakami stwierdzonymi w certyfikowanym produkcie, które odnoszą się do zgodności z wymaganiami certyfikacyjnymi. 11. WARUNKI PŁATNOŚCI 11.1 TRP w Zaświadczenie o numerze wpisu do rejestru potwierdza cenę za certyfikację (cena netto, do której należy doliczyć podatek VAT według obowiązującej stawki) Po wykonaniu przez TRP usługi, klient jest zobowiązany do dokonania wpłaty należnej kwoty, w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury VAT, na wskazany na fakturze rachunek bankowy W przypadku opóźnień w dokonywaniu wpłat TRP obciąży klienta odsetkami w ustawowej wysokości. Od momentu przekazania działań związanych z odzyskaniem przeterminowanych należności do windykacji zewnętrznej, świadczenie usług dla klienta zostaje wstrzymane W przypadku uregulowania zadłużenia po przekazaniu sprawy do kancelarii prawnej, dalsze świadczenie usług dla klienta możliwe jest tylko na warunkach przedpłaty W przypadku wypowiedzenia umowy przed pierwszą kontrolą TRP może naliczyć opłaty związane z czynnościami rejestracyjnymi Niedopełnienie zobowiązań finansowych w terminie pół roku od daty wystawienia faktury może skutkować wypowiedzeniem umowy przez TRP. 12. SKARGI I ODWOŁANIA 12.1 Klientowi przysługuje prawo do złożenia skargi na inspektora i personel TRP. TRP rozpatruje skargi i odwołania zgodnie z przyjętą procedurą, informacje o sposobie zgłaszania skarg i odwołań dostępne są na stronie Nawigacja po stronie: Strona główna O nas TÜV Rheinland Polska Zarządzanie bezstronnością.

8 Strona: 8 z Klientowi przysługuje prawo do złożenia zażalenia na zapisy zawarte w raporcie z kontroli. Zażalenie powinno mieć następujący tryb: klient wnosi na kontroli odpowiednią adnotację i nie podpisuje raportu z kontroli, jedynie parafuje adnotację. W terminie do 7 dni od daty kontroli klient przesyła do TRP pisemne zażalenie do zapisów zawartych w raporcie z kontroli. Decyduje data stempla pocztowego. TRP przeprowadza analizę zasadności zażalenia biorąc pod uwagę wyjaśnienia inspektora TRP i zażalenie. W razie potrzeby kieruje sprawę do Komitetu Technicznego celem wydania opinii. W terminie do 21 dni od daty wpływu zażalenia TRP udziela pisemnej odpowiedzi Klientowi przysługuje prawo odwołania się od decyzji certyfikacyjnej. Odwołanie powinno mieć następujący tryb: klient przesyła do TRP pisemne odwołanie w terminie 14 dni od daty otrzymania decyzji certyfikacyjnej, wyjaśniające przyczynę zaistniałej sytuacji. klient na prośbę TRP przedstawia dowody przez nią zaproponowane, które stanowiłyby istotny dowód w sprawie. W terminie do 4 miesięcy od daty wydania decyzji certyfikacyjnej TRP udziela pisemnej odpowiedzi oraz wydaje ostateczną decyzję certyfikacyjną. Odwołanie nie wstrzymuje biegu sprawy dotyczącej certyfikacji. 13. MARKETING 13.1 Klient może powoływać się na certyfikację zgodną z niniejszym programem w materiałach reklamowych zgodnie z wymaganiami określonymi w Ogólnych Warunkach Transakcyjnych dostępnych na stronie FAŁSZYWE DAKLAROWANIE CERTYFIKACJI 14.1 Klient zobowiązany jest do powoływania na certyfikację wyłącznie w zakresie udzielonej mu certyfikacji i w sposób niewprowadzający w błąd. W przypadku zawieszenia, wycofania lub unieważnienia certyfikatu, klient zobowiązany jest do zaprzestania powoływania się na certyfikację Klient nie może deklarować certyfikacji przed wydaniem decyzji o certyfikacji. Fałszywe deklarowanie certyfikacji grozi konsekwencjami określonymi w Ogólnych Warunkach Transakcyjnych dostępnych na stronie