River Jacek Bator Sp. Jawna, Kraków, ul. Lindego 2; tel. (0-12) , fax. (0-12) ,

Transkrypt

1 River Jacek Bator Sp. Jawna, Kraków, ul. Lindego 2; tel. (0-12) , fax. (0-12) ,

2 W skład pakietu Aktyn wchodzą: Nośnik z programem oraz pełną wersją dokumentacji Zabezpieczenie autoryzacyjne na kluczu sprzętowym Podręcznik UŜytkownika Pierwsze Kroki Karta Licencji Programu Karta Zgłoszenia UŜytkownika Zachęcamy Państwa do wypełnienia Karty Zgłoszenia UŜytkownika. Odesłanie jej na adres producenta uprawnia w ramach Abonamentu do: nieodpłatnego pobierania uaktualnień Programu w ramach uŝywanej wersji, korzystania z telefonicznej pomocy technicznej (hot-line) w zakresie wskazówek dotyczących instalacji i obsługi programu ( ), korzystania z usług serwisowych sprzedawcy programu lub producenta w zakresie: zainstalowania programu, skonfigurowania komputera lub sieci, pomocy w awaryjnej sytuacji itp., porad serwisowych moŝecie teŝ Państwo zasięgnąć kontaktując się z firmą River Jacek Bator Sp. J. za pomocą poczty elektronicznej w sprawach instalacji i serwisu naszego oprogramowania: aktyn@river.com.pl, Informacje producenta, porady techniczne oraz opis aktualności znajdziecie Państwo na stronie internetowej: Autorzy zastrzegają sobie prawo do wprowadzania zmian wynikających z przystosowania programu do nowej sytuacji prawnej oraz dalszych prac nad udoskonaleniem programu. 2 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

3 Spis treści CO TRZEBA PRZECZYTAĆ?...5 POLO, OMEGA, QUATRO: TEN SAM PROGRAM RÓśNE MOśLIWOŚCI6 WYMAGANIA SPRZĘTOWE PROGRAMU...8 INSTALOWANIE I AUTORYZACJA PROGRAMU...9 Jak zainstalować program?...9 Dodatkowe informacje zawarte na płycie instalacyjnej...11 ZANIM ZACZNIEMY PRACĘ Z AKTYNEM!!!...12 Instalacja programu Aktyn w systemie operacyjnym Windows XP/NT/ Instalacja programu Aktyn w systemie operacyjnym Vista...13 Instalacja programu Aktyn w systemie operacyjnym Windows Milenium...14 PIERWSZE KROKI...16 KROK PIERWSZY: PIERWSZE URUCHOMIENIE PROGRAMU AKTYN...16 Jak uruchomić program?...16 Zarejestrowanie uŝytkownika...17 Główne menu programu...18 Wprowadzenie pierwszego uŝytkownika, czyli jak wypełnić listę w programie?...20 Ustalenie konfiguracji programu...22 Jeśli mamy kilka magazynów Zakończenie pierwszego spotkania z programem...24 KROK DRUGI: WPROWADZANIE WSTĘPNYCH DANYCH...25 Wprowadzanie wstępnych danych...25 Na początek - stanowiska...25 Cennik towarów niezbędny podczas sprzedaŝy...26 Katalog towarów jako cennik...28 Katalog kontrahentów - nie tylko ksiąŝka adresowa...29 KROK TRZECI: REMANENT POCZĄTKOWY...30 Wprowadzanie towarów znajdujących się w magazynie...30 Wygodne wyświetlanie listy...31 Informacje o cenach towarów i wartości magazynu...32 Remanent na raty...32 Remanent w kilku magazynach...33 Remanent ekspresowy...34 Oznaczenia ( status ) towarów w magazynie...35 Raporty i ostatnie poprawki w remanencie...35 Realizacja remanentu...36 Efekty przeprowadzenia remanentu...37 Poprawianie remanentu po realizacji...38 Pierwsze kroki 3

4 KROK CZWARTY: ROZPOCZYNAMY NORMALNĄ PRACĘ Przyjęcie pierwszej dostawy...40 Wystawienie pierwszego paragonu...43 Wystawienie pierwszej faktury...45 Realizacja płatności za fakturę...46 Dokumenty korygujące...47 Raporty...49 NIE JESTEŚ SAM!...50 Czym róŝnią się poszczególne wersje programu?...51 Wersja demonstracyjna...51 Wersja jednostanowiskowa czy sieciowa?...51 Zabezpieczenie na kluczu elektronicznym...51 Rozszerzenie przez telefon...52 Ściągawka, czyli klawisze słuŝące do wprowadzania i edycji danych Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

5 CO TRZEBA PRZECZYTAĆ? Niniejszy podręcznik zawiera podstawowe informacje o programie. Dowiemy się z niego, jak zainstalować program i jak przygotować go do pracy. Następnie nauczymy się wystawiać przy jego pomocy pierwsze dokumenty. Szczegółowy opis kaŝdej z funkcji programu znajdziemy w Podręczniku UŜytkownika znajdującym się na płycie instalacyjnej. Tam teŝ umieszczone są informacje o sposobie jego zastosowania oraz obowiązujących w nim formalnych zasadach. Tym symbolem oznaczone są uwagi dotyczące wersji Demo. W odróŝnieniu od niektórych programów demonstracyjnych pozwala ona normalnie korzystać ze wszystkich funkcji, z następującymi ograniczeniami: W nagłówkach dokumentów i raportów zamiast nazwy firmy drukuje się napis Wersja demonstracyjna programu Aktyn. MoŜliwe jest wystawienie co najwyŝej 5 dokumentów kaŝdego rodzaju (przy czym faktury i dokumenty RA liczone są łącznie). Wyjątek stanowią: dokumenty kasowe oraz dokumenty produkcji i dekompletacji w kaŝdej z tych grup moŝna wystawić łącznie po 10 dokumentów. Raporty mogą obejmować okres nie dłuŝszy niŝ 5 dni. Podobne ograniczenie dotyczy wszystkich operacji, przed którymi program prosi o podanie daty początkowej i końcowej. Proponujemy dokładnie zapoznać się z pierwszą częścią (Pierwsze kroki), aby poprawnie zainstalować program i uniknąć niespodzianek przy autoryzacji. W ostatnim rozdziale Nie jesteś sam! radzimy, jaką wybrać wersję programu oraz informujemy o pomocy dostępnej dla naszych UŜytkowników. Przedstawiamy teŝ moŝliwości stopniowej rozbudowy programu. JuŜ na następnej stronie opisaliśmy podstawowe róŝnice pomiędzy wersjami POLO, OMEGA i QUATRO. Natomiast z Podręcznika UŜytkownika, zawierającego szczegółowy opis funkcji będziemy korzystać w miarę potrzeby, aby dokładnie zapoznać się z tymi funkcjami programu, które będziemy obsługiwać. Pierwsze kroki 5

6 POLO, OMEGA, QUATRO: TEN SAM PROGRAM RÓśNE MOśLIWOŚCI Program Aktyn jest dostępny w trzech wersjach POLO, OMEGA i QUATRO. Po zainstalowaniu programu na dysku naszego komputera powstaje wersja demonstracyjna. MoŜe ona pracować jak dowolna z wymienionych trzech wersji. W Konfiguracji programu wystarczy ustawić parametr Wyświetlane menu. Opcje niedostępne w wybranej przez nas wersji nie będą wówczas widoczne na ekranie. KaŜda ze wspomnianych trzech wersji współpracuje z urządzeniami fiskalnymi: (z drukarkami fiskalnymi po zainstalowaniu dodatkowego modułu dla danego modelu drukarki oraz z kasami za pośrednictwem programu Fiskas), a takŝe z programami Aktyn-KPR (KsiąŜka Przychodów i Rozchodów) oraz Aktyn-F/K (program finansowo - księgowy). Po dokonaniu autoryzacji dotychczasowa wersja demonstracyjna staje się pełną wersją programu: POLO, OMEGA lub QUATRO, w zaleŝności od zastosowanego zabezpieczenia autoryzacyjnego. Nadal mamy moŝliwość ustawienia parametru Wyświetlane menu. Niektóre opcje (niedostępne w naszej wersji) będą nadal widoczne w menu, nie będzie ich moŝna jednak uruchomić. Polo Aktyn POLO słuŝy do prowadzenia ewidencji ilościowo wartościowej. Prowadzi ewidencję stanu magazynu. Dostawy mogą być przyjmowane nie tylko jako towary w drodze, ale takŝe w trybie dostawa niefakturowana (przyjęcie towarów do magazynu na podstawie WZ lub listu przewozowego), lub jako pełna dostawa zawierająca jednocześnie dane dotyczące zarówno dokumentów, jak i towarów. Aktyn POLO umoŝliwia prowadzenie jednego magazynu (jednego stanowiska). MoŜliwe jest wydanie towaru na przesunięcie wewnętrzne oraz przyjęcie takiego przesunięcia, jednak przesunięcie nie odbywa się automatycznie. Moduł Przesunięcie wewnętrzne słuŝy więc w zasadzie do rejestrowania rozchodów wewnętrznych. 6 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

7 Omega Program Aktyn OMEGA umoŝliwia prowadzenie ewidencji produkcji. Oprócz sporządzenia cennika dla kasy, moŝliwe jest odczytanie danych o dokonanej sprzedaŝy, a więc takŝe aktualizacja stanu magazynu. Wersja OMEGA prowadzi wiele stanowisk (magazynów), a co za tym idzie, umoŝliwia automatyczne przesunięcia wewnętrzne pomiędzy nimi. W obrębie kaŝdego modułu występuje opcja Zmiana stanowiska umoŝliwiająca przełączanie się pomiędzy stanowiskami. Quatro Wersja QUATRO podąŝa za wyŝszymi wymaganiami firm prowadzących bardziej złoŝone operacje ze znaczną liczbą kontrahentów. Dzięki rozbudowanemu systemowi rabatowemu umoŝliwia zindywidualizowaną obsługę wielu odbiorców. Wszystkie rozrachunki wygenerowane na poszczególnych stanowiskach mogą być rozliczane przy pomocy wspólnej listy rozrachunków, co umoŝliwia np. kompensowanie naleŝności i zobowiązań wygenerowanych w róŝnych działach firmy. Rejestrowanie obrotu magazynowego jest dokładniejsze dzięki dodatkowemu dokumentowi wydania towaru na zewnątrz WZ. Pierwsze kroki 7

8 WYMAGANIA SPRZĘTOWE PROGRAMU Do właściwej pracy programu wymagany jest co najmniej: komputer PC z procesorem 486; 8 Mb pamięci RAM; napęd CD/DVD uŝywany podczas instalacji oraz tworzenia zapasowej kopii danych; co najmniej 50 Mb wolnego miejsca na dysku dla poprawnej instalacji. Po zainstalowaniu wszystkich elementów program wraz z plikami pomocniczymi zajmuje na dysku stałym ok. 25 MB. Przygotowując komputer do pracy naleŝy jednak pamiętać, Ŝe dane tworzone przez program równieŝ będą zajmować miejsce na dysku tym więcej, im dłuŝej i bardziej intensywnie program będzie uŝywany. Oczywiście stare dane, z których nie będziemy korzystać na bieŝąco, moŝemy przechowywać na dyskietkach archiwalnych, sukcesywnie usuwając je z dysku. Optymalna konfiguracja zaleŝy od Państwa indywidualnych potrzeb i wymagań. W razie potrzeby prosimy o kontakt ze Sprzedawcą programu lub bezpośrednio z firmą River. Chętnie słuŝymy Państwu radą i pomocą, równieŝ w doborze sprzętu. 8 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

9 INSTALOWANIE I AUTORYZACJA PROGRAMU W skład kompletu, w jakim rozprowadzany jest program Aktyn wchodzą: nośnik z wersją instalacyjną programu oraz pełną dokumentacją elektroniczną programu zabezpieczenie autoryzacyjne na kluczu sprzętowym wraz z nadanym numerem seryjnym; instrukcja Pierwsze kroki; karta licencyjna z zapisanym kodem gwarancyjnym oraz druk zgłoszenia UŜytkownika. W trakcie instalacji moŝna stworzyć dowolną ilość kopii programu. Aby rozpocząć pracę z programem naleŝy najpierw zainstalować go na dysku za pośrednictwem dostarczonego na płycie instalotora. Po zakończeniu Instalacji na dysku komputera pojawi się kopia programu, która moŝe juŝ pracować jako wersja demonstracyjna. W przypadku wersji Demo konieczne jest tylko wykonanie Instalacji. Operację tę moŝemy powtórzyć dowolną ilość razy tworząc wiele kopii programu, z których kaŝda jest wersją demonstracyjną. (Rozpowszechnianie wersji Demo - ale tylko tej wersji! - nie stanowi naruszenia praw autorskich). Autoryzacja programu z kluczem sprzętowym sprowadza się do umieszczenia klucza w złączu komputera, do którego podłączamy drukarkę (LPT) lub USB. W momencie umieszczenia klucza wersja Demo staje się pełnoprawną kopią programu (podlegającą ochronie wynikającej z przepisów prawa autorskiego). Jak zainstalować program? Pracę musimy rozpocząć od instalacji kopii programu na dysku komputera. W tym celu naleŝy umieścić płytę instalacyjną w napędzie i uruchomić znajdujący w katalogu Aktyn.01 program instaluj.exe. Po chwili na ekranie pojawia się menu programu instalacyjnego: Pierwsze kroki 9

10 Nas interesuje instalacja programu. Wybieramy zatem pierwszą pozycję z powyŝszego menu (uŝywamy do tego celu klawiszy ze strzałkami) i akceptujemy wybór klawiszem [Enter]. Na ekranie pojawia się okno: Proponujemy, aby zaakceptować kaŝdą z podpowiedzi klawiszem [Enter]. Zmian dokonamy jedynie wtedy, gdy chcemy zainstalować program Aktyn w innym miejscu, niŝ odpowiednio katalog AKTYN30 na dysku C:. W kolejnych polach wpisujemy: literę napędu, z którego będziemy korzystać podczas instalacji; na którym dysku (lokalnym lub sieciowym) oraz w jakim katalogu na tym dysku ma znaleźć się program, standardowo otrzymuje on nazwę AKTYN30. MoŜemy podać inną nazwę, np.: programy\sklep\aktyn45 czy Ŝyczymy sobie, aby program instalujący dokonał zmian w konfiguracji komputera. Zmiany te są konieczne do właściwej pracy programu. Jeśli korzystamy z innych programów wymagających specyficznego skonfigurowania komputera, moŝemy odpowiedzieć NIE i samodzielnie dokonać potrzebnych modyfikacji. Wskazówki pomocne przy konfigurowaniu komputera zawarte są w rozdziale Zanim zaczniemy pracę z Aktynem. Po wypełnieniu całego okna pojawia się pytanie, czy podana konfiguracja jest poprawna. Odpowiadając NIE moŝemy poprawić zawartość okna. Przed udzieleniem odpowiedzi TAK upewnijmy się, Ŝe płyta instalacyjna znajduje się we właściwym napędzie. 10 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

11 Jeśli okaŝe się, Ŝe mamy zbyt mało miejsca na dysku, program instalujący wypisze odpowiedni komunikat. NaleŜy wówczas przerwać jego działanie przez [Esc], zwolnić miejsce kasując niepotrzebne pliki, po czym ponownie uruchomić program instalacyjny. Jeśli podczas odczytu z płyty nie wystąpił błąd, program zostanie utworzony zgodnie z podaną przez nas konfiguracją i będzie gotowy do podjęcia pracy jako wersja demonstracyjna. Autoryzacja programu polega na umieszczeniu klucza sprzętowego w złączu (LPT lub USB). Wyjęcie klucza jest jednoznaczne z wycofaniem autoryzacji: program bez klucza pracuje znów jako wersja demonstracyjna. Jeśli jesteście Państwo zainteresowani wymianą lub nabyciem takiej wersji programu prosimy o kontakt ze Sprzedawcą programu. Dodatkowe informacje zawarte na płycie instalacyjnej Na płycie instalacyjnej znajdują się dokumenty elektroniczne z dodatkowymi zaleceniami, poradami oraz informacjami o zmianach wprowadzonych w kolejnych wersjach programu Aktyn. Zapoznanie się z ich zawartością pozwoli nam skorzystać z tych moŝliwości programu, które nie zostały opisane w niniejszej instrukcji. Pierwsze kroki 11

12 ZANIM ZACZNIEMY PRACĘ Z AKTYNEM!!! Zainstalowaliśmy program Aktyn na dysku naszego komputera. Zanim go jednak po raz pierwszy uruchomimy, powinniśmy jeszcze dokonać zmian konfiguracyjnych, uwzględniających uŝywany system operacyjny. Instalacja programu Aktyn w systemie operacyjnym Windows XP/NT/2000 Uwaga: Zaleca się zainstalowanie systemu oraz programu Aktyn Pro na partycji o systemie plików FAT Podczas nowych instalacji zaleca się wybór Latin II jako standardu kodowania polskich znaków. 2. W przypadku przenoszenia istniejących baz zakodowanych w Mazovii istnieje moŝliwość przekonwertowania ich do Latin II przy pomocy programu Serwis. Polskie znaki w standardzie Mazovia: Mazovia - Administracja/Konfiguracja/Ustawienia podstawowe wybrać Mazovię - Inne 2/Konw. klaw. z Latin 2 na Mazovia tak - we właściwościach okna windowsowego zmieniamy czcionkę na Mazovia Console Czcionkę moŝna pobrać z naszej strony pod adresem: 3. Dodać na początku pliku autoexec.nt (znajdującego się w podkatalogu System32 katalogu systemowego Windows) linie: SET SYSNT=1 (dla programu zabezpieczonego kluczem sprzętowym) CAUSEWAY= LOWMEM:50 (dla programu zabezpieczonego Ŝetonem) Zmienić wpis: SET BLASTER=A220 I5 D1 P330 T3 12 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

13 znajdujący się przy końcu pliku. Zmieniony wpis powinien wyglądać następująco: REM SET BLASTER=A220 I5 D1 P330 T3 Ustawić zmienną NETID (Mój komputer, Właściwości, Zaawansowane, Zmienne środowiskowe, Zmienne systemowe): NETID=12ABCDEFGH34 (12 cyfr lub duŝych angielskich liter, jeśli dwa lub więcej komputerów z Aktynem pracuje w sieci, NETID dla kaŝdego z nich muszą być róŝne o przynajmniej jeden znak w pierwszych ośmiu) W pliku config.nt ustawić zmienną FILES na wartość = Z uwagi na fakt specyficznej obsługi portów przez systemy z rodziny NT naleŝy zainstalować sterownik port_nt.sys. W tym celu naleŝy otworzyć na płycie instalacyjnej katalog sterowniki - port nt i uruchomić plik "loaddrv.exe". 5. Aby umoŝliwić drukowanie na drukarkach sieciowych naleŝy wcześniej przechwycić odpowiedni port LPT dla takiej drukarki. NET USE LPT1 \\nazwa_serwera\nazwa_drukarki 6. Aby mechanizm importu/exportu funkcjonował poprawnie naleŝy skopiować pliki xcopy.exe, deltree.exe, xcopy32.exe, xcopy32.mod z systemu Win9x i umieścić je w katalogu Windows. Instalacja programu Aktyn w systemie operacyjnym Vista Uwaga: Aktyn powinien być zabezpieczony kluczem USB. 1. W zmiennych środowiskowych ustawić aktyn_win=1 aby Aktyn poszczególne moduły były uruchamiane w oknie windowsowym: (Panel sterowania, System, Zaawansowane ustawienia systemu, Zaawansowane, Zmienne środowiskowe, Zmienne systemowe) Nazwa zmiennej aktyn_win, wartość zmiennej = W zmiennych środowiskowych ustawić NETID (Panel sterowania, System, Zaawansowane ustawienia systemu, Zaawansowane, Zmienne środowiskowe, Zmienne systemowe) Nazwa zmiennej netid, wartość zmiennej = dwanaście znaków (mogą to być cyfry, duŝe litery, cyfry i duŝe litery). Pierwsze kroki 13

14 3. W config.nt naleŝy ustawić: files=200 dos=high, umb device=%systemroot%\system32\himem.sys 4. W autoexc.nt ustawić: C:\WINDOWS\System32\KB16 PL,852 C:\WINDOWS\System32\KEYBOARD.SYS 5. Polskie znaki w Windows Vista: Mazovia - Administracja/Konfiguracja/Ustawienia podstawowe wybrać Mazovię - Inne 2/Konw. klaw. z Latin 2 na Mazovia tak - we właściwościach okna windowsowego zmieniamy czcionkę na Mazovia Console Czcionkę moŝna pobrać z naszej strony pod adresem: Latin II - Administracja/Konfiguracja/Ustawienia podstawowe wybrać Latin 2 - Inne 2/Konw. klaw. z Latin 2 na Mazovia nie - we właściwościach okna windowsowego zmieniamy czcionkę na Lucida Console 6. UŜytkownik musi mieć prawo do zapisu i odczytu na dysku C. (Prawo dotyczy Administratora). 7. NaleŜy wyłączyć kontrolę konta uŝytkownika. Występuje problem z działaniem programu tvx.exe. Instalacja programu Aktyn w systemie operacyjnym Windows Milenium 1. Ustawienie zmiennej "FILES". Ze względu na zmiany konstrukcji Windows Milenium zmienna ta występuje jako PerVMFiles. W pliku system.ini, w sekcji [386ENH] naleŝy wpisać odpowiednią wartość dla tego parametru np.: PerVMFiles= Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

15 2. Polskie litery. W środowisku Windows ME Aktyn współpracuje z polskimi literami w standardzie Latin II jeŝeli chodzi o wyświetlanie liter na ekranie. Drukowanie polskich znaków występuje zarówno w Mazovii jak i Latin II. 3. Współpraca Aktyna z siecią Novell w środowisku Windows ME. Podobnie jak w przypadku Windows 98 naleŝy zainstalować "klienta sieci netware" z pakietu oprogramowania Novell. W przypadku braku odpowiedniego klienta Aktyn moŝe nie działać poprawnie. 4. Obsługa portów szeregowych do współpracy z urządzeniami fiskalnymi. W przypadku kłopotów z komunikacją zalecane jest podłączenie urządzenia fiskalnego na port COM 2. JeŜeli nadal nie moŝna uzyskać komunikacji z urządzeniem fiskalnym naleŝy zmienić zapis w rejestrze systemowym. Klikamy przycisk START/Uruchom i wpisujemy regedit. Odnajdujemy klucz: HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\VxD\VCOMM i zmieniamy mu wartość z na Pierwsze kroki 15

16 PIERWSZE KROKI Pracę z programem Aktyn musimy rozpocząć od ustalenia konfiguracji programu, sporządzenia listy uŝytkowników, przygotowania cennika towarów oraz przeprowadzenia remanentu początkowego. KROK PIERWSZY: PIERWSZE URUCHOMIENIE PROGRAMU AKTYN Jak uruchomić program? Przed pierwszym wywołaniem programu naleŝy upewnić się, czy właściwie zostały ustalone zmienne w plikach config.sys oraz autoexec.bat. Aby rozpocząć pracę z programem, naleŝy przejść do katalogu AKTYN30, odnaleźć plik AKTYNW.EXE i uruchomić go. Po chwili na ekranie pojawia się komunikat: Brak uŝytkowników, dodaję uŝytkownika "NADZORCA" Co oznacza ta informacja? OtóŜ Aktyn jest zabezpieczony przed dostępem niepowołanych osób, prowadzi w związku z tym ewidencję uŝytkowników. Na początku jest ona pusta. Aby moŝna było uruchomić program, do listy uŝytkowników dopisywany jest pierwszy uŝytkownik o identyfikatorze NADZORCA. Uwaga: Szczegóły dotyczące uprawnień NADZORCY znajdziemy w Podręczniku uŝytkownika w rozdziale UŜytkownicy. Prosimy zapoznać się z nimi przed ewentualnym wykasowaniem NADZORCY!!! 16 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

17 Zarejestrowanie uŝytkownika Po naciśnięciu dowolnego klawisza powyŝszy komunikat znika, na ekranie natomiast ujrzymy następującą sytuację: Program prosi nas o przedstawienie się, czyli wpisanie identyfikatora i hasła. Na razie jedynym uŝytkownikiem w programie jest NADZORCA i ten wyraz wpisujemy w polu Podaj identyfikator. Oprócz identyfikatora kaŝdy uŝytkownik posiada swoje hasło (znane tylko jemu). Hasło NADZORCY jest puste, zatem w polu Podaj hasło naciskamy po prostu klawisz [Enter]. Zatwierdzamy okienko jeszcze raz naciskając [Enter], po czym moŝemy rozpocząć normalną pracę z programem. Pierwsze kroki 17

18 Główne menu programu Z lewej strony ekranu ukazuje się główne menu programu: Poszczególne opcje zawierają m. in.: SprzedaŜ (moduł przeznaczony dla sprzedawcy); sprzedaŝ towarów, przyjmowanie zwrotów od klientów (z wystawieniem dokumentów korygujących), drukowanie archiwalnych dokumentów sprzedaŝy (faktur, rachunków i paragonów). Wystawianie rachunków i faktur do paragonów fiskalnych. Drukowanie zestawienia towarów do wydania z magazynu oraz dokumentów WZ. Definiowanie niestandardowych kodów EAN (wagowych). Aktualizacja magazynu. Operacje kasowe przyjmowanie płatności na dokument KP, wydawanie gotówki z wystawieniem KW, obsługa zaliczek. Kontrola stanu naleŝności i zobowiązań firmy oraz ich rozliczanie. Śledzenie historii płatności dokumentu. Przyjęcie towaru przyjmowanie dostaw towaru z uwzględnieniem dokumentów potwierdzających dodatkowe koszty; ustalanie form i terminów płatności. Dostawy niefakturowane oraz dostawy typu towary w drodze. Przyjęcie przesunięcia towaru z innego stanowiska. Przyjmowanie zwrotów towaru sprzedanego przed wprowadzeniem programu Aktyn. Korekty i zwroty towaru do dostawców. Przesunięcie wydanie towaru w ramach przesunięcia wewnętrznego lub zuŝycie towaru w ramach rozchodu wewnętrznego. 18 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

19 Produkcja ustalanie receptur dla poszczególnych produktów. Ewidencja wytworzenia produktów z towarów (lub innych produktów) dostępnych w magazynie, kalkulacja wartości produktu z uwzględnieniem kosztów produkcji. Dekompletacja, czyli ewidencja rozłoŝenia produktów na elementy składowe. Zamówienia przyjmowanie zamówień od klientów. Automatyczna ewidencja zamówień zrealizowanych, składanie zamówień do dostawcy. Przecena zmiana ceny towaru i obowiązującego podatku. Automatyczna przecena grupy towarów określonej przy pomocy specjalnego edytora grup. Raporty drukowanie raportów z działalności firmy, tj. raportów ze sprzedaŝy, z dostaw (z moŝliwością wyboru pewnej grupy kontrahentów lub towarów) oraz przesunięć wewnętrznych. Sporządzanie raportów kasowych i raportów o stanie magazynu. Ewidencja zakupów i sprzedaŝy VAT oraz rozliczenia podatku VAT. Drukowanie cenników oraz katalogów towarów i kontrahentów. Drukowanie aktualnego stanu rozrachunków. Administracja przystosowanie programu do indywidualnych potrzeb firmy. Ustalanie sposobu zapisywania danych i prezentowania ich na ekranie, w tym polskich znaków. Definiowanie informacji drukowanych na dokumentach i stosowanych w nich zaokrągleń. Organizacja pracy programu, drukowania i zapisu danych na dysku. Nazwy drukowanych dokumentów. Tworzenie listy UŜytkowników i nadawanie im uprawnień. Definiowanie i zmiana stanowisk Inwentaryzacja spis towarów z natury (nie mylić z remanentem początkowym). UmoŜliwia wydrukowanie arkusza spisowego oraz wprowadzenie stwierdzonych niedoborów i nadmiarowych towarów, z wystawieniem dokumentów korygujących stan magazynu. Dodatki remanent początkowy. Katalog towarów (cennik), kontrahentów oraz stanowisk. Uzgadnianie cen między magazynem i cennikiem. Funkcje awaryjne. Import z kasy import danych z kasy fiskalnej o dokonanych transakcjach Współpraca z kasą przygotowanie danych dla elektronicznej kasy rejestrującej (fiskalnej): przygotowanie cennika na podstawie katalogu towarów lub aktualnego stanu magazynu, import danych o dokonanej sprzedaŝy (kontrola stanu magazynu). Sporządzanie raportów o zaimportowanej sprzedaŝy. Opcja działa tylko wtedy, gdy wraz z Aktynem na dysku zainstalowano program Fiskas. Archiwizacja danych wykonanie zapasowej kopii danych. Narzędzia tu moŝna dołączyć dodatkowe programy wspomagające pracę w systemie. Koniec zakończenie pracy z programem. Pierwsze kroki 19

20 Wprowadzenie pierwszego uŝytkownika, czyli jak wypełnić listę w programie? Na początku pracy z programem warto sporządzić listę uŝytkowników, czyli osób uprawnionych do pracy z programem. W tym celu naleŝy z menu głównego wybrać opcję Administracja/UŜytkownicy, a następnie Przegląd i ustawienie uprawnień. Na ekranie pojawia się lista uŝytkowników. Zawiera ona jedną pozycję, a mianowicie uŝytkownika Nadzorca. 1. Wpisanie nowego uŝytkownika Jeśli na ekranie widoczna jest lista uŝytkowników, naciskamy klawisz [Ins] - dodanie. Ukazuje się wówczas okienko przeznaczone do wpisania danych nowego uŝytkownika: NaleŜy wpisać jego krótki identyfikator oraz imię i nazwisko, pamiętając o zakończeniu wpisywania klawiszem [Enter]. W ostatnim polu moŝna wprowadzić specyfikację, czyli jedną literę, która umoŝliwi automatyczne wyszukiwanie i raportowanie dokumentów wystawionych przez daną osobę. KaŜdy z uŝytkowników posiada swoje hasło; bezpośrednio po wpisaniu uŝytkownika do rejestru jego hasło jest puste (tzn. na pytanie o hasło wystarczy nacisnąć [Enter]). Uwaga: PoniewaŜ hasło nowo wpisanego uŝytkownika jest puste, powinien on niezwłocznie skorzystać z opcji Zmiana hasła, aby ustalić brzmienie swego hasła dostępu. 2. Zmiana danych uŝytkownika Przy wprowadzaniu danych moŝe zdarzyć się pomyłka, choćby taka, jak w powyŝszym przykładzie. Aby poprawić dane uŝytkownika, naleŝy podświetlić interesujące nas nazwisko (słuŝą do tego klawisze ze strzałkami [ ] [ ]) i zatwierdzić wybór klawiszem [Enter]. Pojawia się wówczas okienko z danymi, ale tym razem opatrzona nagłówkiem Zmiana danych o uŝytkowniku. Za pomocą strzałek (lub [Enter] i [Esc]) wybieramy pole, które chcemy poprawić, wpisujemy tam poprawne dane i akceptujemy przez [Enter]: 20 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

21 Uwaga: Szczegóły dotyczące edycji listy znajdziemy w ściągawce dołączonej do niniejszej instrukcji. 3. Usunięcie uŝytkownika z listy Usunięcie nazwiska z rejestru uŝytkowników odbywa się przy pomocy klawisza [Del] - kasowanie. Po wybraniu nazwiska (podświetleniu go) naciskamy [Del]. Ukazuje się wtedy ramka zawierająca dane dotyczące danego uŝytkownika. Jeśli nazwisko to wybraliśmy omyłkowo, moŝemy wycofać się z kasowania naciskając [Esc]. Jeśli faktycznie chcemy je usunąć, potwierdzamy naszą decyzję przez [Enter]. Uwaga: pamiętajmy, aby w rejestrze uŝytkowników pozostał choć jeden uŝytkownik uprawniony do zmiany konfiguracji! W szczególności nie zalecamy usuwać z listy uŝytkownika NADZORCA. 4. Jak poruszać się po liście? Jeśli lista zawiera juŝ wiele pozycji, pojawia się nowy problem: jak szybko odnaleźć interesujące nas nazwisko? Pierwsze kroki 21

22 KaŜda lista ułoŝona jest alfabetycznie (wg identyfikatorów). Wyszukanie interesującej nas pozycji (podobnie jak we wszystkich występujących w programie spisach), moŝe odbywać się na dwa sposoby: Za pomocą klawiszy ze strzałkami. JeŜeli lista nazwisk nie mieści się w wyświetlanym okienku, jest ona w miarę potrzeby przewijana w górę lub w dół. Do szybkiego przewijania słuŝą teŝ klawisze [PageUp] i [PageDn] oraz [Ctrl]+[PageUp] i [Ctrl]+[PageDn]. Gdy lista obejmuje wiele nazwisk, moŝna posłuŝyć się okienkiem Szukaj identyfikatora. Warto zapoznać się z zasadą jego działania, gdyŝ jest ona identyczna we wszystkich tego typu okienkach występujących w programie. OtóŜ wpisując w tym okienku jakąś literę, spowodujemy natychmiastowe (bez naciskania [Enter]) podświetlenie pierwszej pozycji o identyfikatorze rozpoczynającym się od tej litery. Wpisując drugą literę podświetlimy pozycję, której identyfikator rozpoczyna się od wpisanej sekwencji dwóch liter itd. Jeśli brak identyfikatora rozpoczynającego się od wpisanej litery, podświetlona zostanie pozycja następna w kolejności. Wyjście z listy uŝytkowników następuje przez [Esc]. Ustalenie konfiguracji programu Na początek powinniśmy ustalić konfigurację programu właściwą dla specyfiki naszej firmy. Szczegóły dotyczące konfiguracji znajdziemy w drugiej części Instrukcji, tu zajmiemy się informacjami, które koniecznie trzeba podać na początku pracy. Z menu głównego wybieramy opcję Administracja/Konfiguracja. (Wybranie opcji z menu polega na podświetleniu Ŝądanej opcji słuŝą do tego klawisze ze strzałkami [ ] [ ] i zatwierdzeniu wyboru przez naciśnięcie [Enter]. MoŜna teŝ nacisnąć klawisz z cyfrą lub literą widoczną po lewej stronie obok nazwy Ŝądanej opcji.) Na ekranie pojawia się menu konfiguracji. Proponujemy na początek wprowadzić następujące informacje: 1. Standard polskich liter Z menu wybieramy Ustawienia podstawowe, a następnie przechodzimy do opcji Polskie litery. Mamy do wyboru standardy: Mazovia, Latin2, Win oraz AaCcEe czyli drukowanie łacińskich odpowiedników zamiast polskich liter (A zamiast Ą, E zamiast Ę itd.). NaleŜy wybrać ten ze standardów, dla którego wyświetlane poniŝej polskie litery będą wyglądały prawidłowo. 22 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

23 2. Dane firmy Po wybraniu Dane firmy, moŝemy wprowadzić informacje o naszej firmie drukowane na dokumentach. Są to kolejno: Pieczątka drukowana na dokumentach. Wpisujemy tu nazwę i adres firmy, drukowaną w nagłówku kaŝdego dokumentu w postaci pieczątki (wersja demonstracyjna ignoruje wprowadzone tu zmiany). Numer konta bankowego, który będzie drukowany na kaŝdej fakturze kredytowej. Wskazanie konta polega na wybraniu go z listy zdefiniowanych kont bankowych klawiszem [F5]. MoŜliwość operowania na kontach bankowych zaleŝy od posiadanych uprawnień UŜytkownika Administracja/ UŜytkownicy/Przegląd i ustawienie uprawnień/[f4]/konfiguracja/[f4]: - Dostęp do zmian w tabeli kont bankowych - Dostęp do zmiany aktualnego konta bankowego Numer NIP. W wersji demonstracyjnej ignorowane są wszelkie zmiany zawartości pieczątki na dokumentach drukowany jest zawsze napis Wersja demonstracyjna programu Aktyn. 3. Miejsce wydania dokumentu W opcji Konfiguracja wydruków, w polu Miejsce wydania dokumentu, wpisujemy nazwę miejscowości, która jest siedzibą firmy, np. Kraków. 4. Faktury i rachunki w cenach netto, czy brutto? W opcji Konfiguracja sprzedaŝy ustalamy parametry Domyślny rodzaj cen dla dokumentów FA (tj. dla faktur) oraz Domyślny rodzaj cen dla dokumentów RA (rachunków). Decydujemy w ten sposób, czy faktury (FA/KF) oraz rachunki (RA/KR) będziemy drukować w cenach netto, czy brutto. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów od 1 stycznia 1995 faktura VAT moŝe być bowiem wystawiona na dwa sposoby: operując cenami i wartościami netto lub teŝ cenami i wartościami brutto. Ten drugi przypadek odnosi się zasadniczo do tych, którzy sprzedają towary wg cen urzędowych, a zatem zawierających juŝ podatek. Niemniej rozporządzenie dopuszcza operowanie na fakturze cenami brutto równieŝ...w innych przypadkach, gdy sprzedawca stosuje jako ceny sprzedaŝy ceny brutto. Innymi słowy: w zaleŝności od naszych potrzeb moŝemy wybrać tę formę, która jest dla nas wygodniejsza. Standardowo program proponuje wystawianie faktur w cenach netto, rachunków w cenach brutto. Pierwsze kroki 23

24 5. Wersja programu i wyświetlane menu Zwróćmy równieŝ uwagę na parametr Wyświetlane menu w opcji Ustawienia podstawowe. Wybierzmy nazwę tej wersji, z której będziemy korzystać. Jeśli wybierzemy inna nazwę, na ekranie będzie pojawiać się menu właściwe dla wybranej wersji. Jednak niektóre opcje będą niedostępne (gdy posiadamy wersję niŝszą, a wyświetlimy menu z wersji wyŝszej ) lub teŝ nie będą widoczne (gdy wyświetlimy menu z wersji niŝszej od naszej). Wersja demonstracyjna pozwala korzystać ze wszystkich opcji. MoŜemy zatem wybrać nazwę tej wersji, z którą chcemy się zapoznać. MoŜemy teŝ wybrać menu OMEGA, QUATRO, aby zapoznać się równieŝ z tymi moŝliwościami programu, które po dokonaniu autoryzacji wersji POLO staną się niedostępne. Pozostałe informacje w Konfiguracji moŝemy pozostawić na razie bez zmian. W razie potrzeby moŝemy dokonać niezbędnych modyfikacji. Szczegółowy opis wszystkich parametrów składających się na konfigurację programu znajdziemy w Podręczniku UŜytkownika, w rozdziale Konfiguracja. Jeśli mamy kilka magazynów......musimy uzupełnić równieŝ listę stanowisk. W tym celu wybieramy z menu głównego opcję Zmiana stanowiska. Na ekranie ukaŝe się lista stanowisk. Przez naciśnięcie [Ins] wywołujemy puste okienko, w którym wpisujemy dane dotyczące nowego stanowiska. Po wypełnieniu nowe stanowisko jest dopisane do listy identycznie jak przy uzupełnianiu listy uŝytkowników. Zakończenie pierwszego spotkania z programem Wyjście z kaŝdego modułów do menu głównego następuje przez wybranie [K]- Koniec. Aby zakończyć pracę z programem, z menu głównego ponownie wybieramy [K]- Koniec. Na ekranie pojawia się okno, które poznaliśmy na samym początku pracy (Podaj bieŝącą datę...) Chcąc zakończyć pracę z programem naciskamy [Ctrl] + [F10]. Uwaga: Wyjście z programu w inny sposób, np. przez naciśnięcie klawiszy [Ctrl] + [Alt] + [Del] lub wyłączenie komputera moŝe spowodować uszkodzenie tzw. plików indeksowych oraz szybkie zapełnienie dysku plikami tymczasowymi. 24 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

25 KROK DRUGI: WPROWADZANIE WSTĘPNYCH DANYCH Wprowadzanie wstępnych danych Podczas pracy z programem bardzo często będziemy odwoływać się do danych dotyczących towarów czy kontrahentów. Aby uniknąć wielokrotnego wpisywania tych samych informacji (co oznaczałoby stratę czasu, a jednocześnie ryzyko pomyłki), Aktyn prowadzi specjalne katalogi: towarów (cennik), kontrahentów, a takŝe stanowisk i uŝytkowników programu. Na początek - stanowiska W wersji POLO moŝliwe jest zdefiniowanie tylko jednego stanowiska. Przed rozpoczęciem pracy z programem Aktyn musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy będziemy obsługiwać jeden, czy kilka magazynów lub oddziałów firmy. W programie Aktyn mamy do dyspozycji stanowiska stanowiskiem w programie Aktyn nazywamy samodzielny oddział firmy posiadający własną kasę i magazyn. Szerzej o stanowiskach i sposobach ich wykorzystania zob. Podręcznik uŝytkownika Bezpośrednio po uruchomieniu program tworzy automatycznie nowe stanowisko o kodzie złoŝonym z czterech kresek i pustej nazwie. MoŜemy sobie zaŝyczyć, aby Pierwsze kroki 25

26 otrzymało ono inny kod (kod stanowiska pojawia m. in. jako element numeru wszystkich dokumentów). TakŜe wówczas, gdy chcemy korzystać z kilku magazynów, proponujemy rozpocząć pracę od uzupełnienia listy stanowisk. Wybieramy zatem opcję Zmiana stanowiska. Na ekranie pojawi się lista stanowisk. Znajduje się na nim pierwsza pozycja, a mianowicie stanowisko o kodzie złoŝonym z czterech kresek i pustej nazwie. Po naciśnięciu klawisza [Insert] pojawi się okienko, w którym wpiszemy dane nowego stanowiska, które chcemy utworzyć. Kod stanowiska nie moŝe zawierać polskich znaków. Migający kursor znajduje się w polu Kod. Wpiszmy zatem z klawiatury kod stanowiska, np. HURT. Pamiętajmy, Ŝe wypełnienie pola musi być zakończone klawiszem [Enter]. Po zaakceptowaniu ostatniego pola stanowisko jest umieszczane na liście. W analogiczny sposób dopisujemy pozostałe stanowiska. W tym momencie konieczne jest umieszczenie na liście tylko tych stanowisk, dla których chcemy przeprowadzić remanent początkowy. Pozostałe stanowiska moŝemy dopisywać w miarę potrzeby w programie Aktyn, równieŝ przy pomocy opcji Zmiana stanowiska. Po utworzeniu właściwej listy stanowisk moŝemy usunąć z niej pierwsze stanowisko (o kodzie złoŝonym z kresek) oczywiście tylko wówczas, gdy nie zamierzamy z niego korzystać. Lista stanowisk jest juŝ gotowa. To, czego się do tej pory dowiedzieliśmy, nie tłumaczy jednak nazwy opcji Zmiana stanowiska. Korzystając z tej opcji moŝemy bowiem przenieść się na inne stanowisko. KaŜde ze stanowisk oprócz magazynu posiada własną kasę, rozrachunki, wystawia samodzielnie dokumenty oraz prowadzi wszelkie operacje towarowe i finansowe. Aby przenieść się na nowe stanowisko (np. HURT), podświetlamy je na liście, po czym naciskamy klawisz [F5]. Zostaną wówczas zamknięte bazy danych na aktualnym stanowisku (np. w sklepie), i otwarte na nowym (np. w hurtowni). W ten sposób uzyskamy zatem dostęp do stanu magazynu, kasy, wystawionych dokumentów i cen obowiązujących na nowym stanowisku. Jednocześnie u góry ekranu pojawia się informacja, Ŝe wszystkie operacje przeprowadzamy na stanowisku HURT. Przez naciśnięcie [Esc] powracamy do głównego menu programu. Cennik towarów niezbędny podczas sprzedaŝy Uwaga: Nie naleŝy mylić katalogu towarów (cennika) z listą towarów w magazynie, dostępną np. podczas sprzedaŝy magazynowej. Są to dwie niezaleŝne od siebie listy, jakkolwiek cennik jest pomocny przy tworzeniu listy towarów w magazynie. 26 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

27 Na wstępie sporządzimy równieŝ katalog towarów, którymi będziemy obracać. Jest on bardzo istotny, gdyŝ bardzo często będziemy się do niego odwoływać. Z głównego menu wybieramy zatem opcję Dodatki, a następnie Towary. Na ekranie pojawia się lista towarów, a specjalny komunikat zawiadomi nas, Ŝe jest ona jeszcze pusta. Znika on po naciśnięciu dowolnego klawisza. Klawiszem [Ins] wywołujemy okienko przeznaczone do wpisania pierwszego towaru. Postępując w sposób analogiczny, jak przy wpisywaniu stanowisk, umieszczamy tam kod, nazwę i inne informacje dotyczące towaru. Szczegóły dotyczące poszczególnych pól znajdziemy w rozdziale Dodatki. Na etapie przygotowania do pracy szczególnie istotne jest staranne ustalenie kodu towarowego. Dobrze sporządzony kod znacznie usprawnia pracę, ustalony w sposób nieprzemyślany nie będzie spełniał swego zadania. Generalna zasada mówi, Ŝe kod powinien odzwierciedlać naturalny i logiczny podział asortymentu na coraz bardziej szczegółowe grupy. Po wpisaniu pierwszego towaru pojawia się on na liście. Przez naciśnięcie [Ins] wywołujemy na ekran nowe, puste okienko przeznaczone do wpisania nowego towaru. Po jej wypełnieniu kolejny towar jest dopisywany do katalogu. Jeśli zauwaŝymy, Ŝe popełniliśmy błąd, moŝemy wybrać towar naciskając [Enter]. Na ekranie pojawi się okienko dotyczące wybranego towaru, dokonujemy w nim koniecznych zmian. Spróbujmy w tak wywołanej ramce zmienić zawartość jednego z pól (np. wpisać inną nazwę), a następnie zamiast [Enter] nacisnąć [Esc]. ZauwaŜmy, Ŝe zmiana nie została zaakceptowana: w polu widnieje jego stara zawartość. MoŜemy wreszcie skasować błędnie wpisany towar wybierając go z listy klawiszem [Del]. Spróbujmy dokonać kaŝdej z tych operacji, aby przekonać się, jak działają wszystkie katalogi dostępne w programie. Po wprowadzeniu kilku towarów zauwaŝymy, Ŝe niektóre pozycje róŝnią się od siebie tylko szczegółami, np. koszule pochodzące od tego samego producenta róŝnią się tylko Pierwsze kroki 27

28 rozmiarem i kolorem. W naszej ewidencji róŝnią się tylko jedną cyfrą kodu i kilkoma znakami nazwy. W tej sytuacji skorzystamy z kombinacji klawiszy [Ctrl]+[spacja]. Jednoczesne naciśnięcie tych klawiszy spowoduje, Ŝe na ekranie pojawi się okienko do wpisania nowego towaru. Nie jest ono jednak puste - widnieją w nim dane towaru, który był podświetlony. Wystarczy teraz zmienić jedną literę kodu i inne niezbędne dane, po czym zapisać nowy towar, zatwierdzając ostatnie pole klawiszem [Enter]. Katalog towarów będziemy mogli uzupełniać na bieŝąco, zarówno w programie Remanent, jak i później w programie Aktyn - postępując w opisany wyŝej sposób. Oto przykład literowego kodu towarowego: Kod towaru LZ ACAR CA HF90 CA N LP01 CA UX60 CV HG90 K CT500 K SLD760 T KVA2521 T KVX2951 W EX50 Nazwa towaru listwa zasilająca ACAR kaseta audio SONY HF-90 Kaseta Potop nagrana kaseta audio SONY UX-60 kaseta video SONY HG-90 kalkulator Citizen CT-500 kalkulator Citizen SLD-760 Telewizor SONY KV-2521 Telewizor SONY KV-X2951 walkman SONY EX-50 ZauwaŜmy, Ŝe pierwsza litera odzwierciedla typ towaru, druga określa go bardziej szczegółowo itd. Uwaga: W powyŝszym przykładzie uŝyliśmy kodów literowych, aby pokazać zalecaną przez nas zasadę konstruowania kodu. W niektórych przypadkach (np. stosowanie kas fiskalnych) konieczne jest stosowanie kodów cyfrowych (róŝne kasy mają tu róŝne wymagania). Pamiętajmy o tym przy ustalaniu kodów! Katalog towarów jako cennik W katalogu towarów oprócz informacji o cechach samego towaru (nazwa, naturalna jednostka miary itp.) moŝemy wpisać obowiązujące u nas ceny sprzedaŝy danego towaru oraz obowiązujące stawki podatku VAT. Podczas prowadzenia remanentu wielkości te nie mają większego znaczenia. Ceny te nie są równieŝ uŝywane obligatoryjnie podczas sprzedaŝy. Warto jednak uzupełnić te dane, gdyŝ: podczas przyjmowania dostawy są one podpowiadane jako obowiązujące ceny sprzedaŝy (zob. Podręcznik uŝytkownika, rozdz. Przyjęcie towaru); 28 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

29 ceny te są podpowiadane podczas prowadzenia tzw. sprzedaŝy niemagazynowej (zob. Podręcznik uŝytkownika, rozdział SprzedaŜ); katalog towarów pełni jednocześnie rolę cennika, uŝywanego przy sprzedaŝy niemagazynowej (zob. Podręcznik uŝytkownika, rozdział SprzedaŜ), oraz przesyłanego do kasy fiskalnej przez program Fiskas; W trakcie dalszej pracy w cenniku pojawią się ceny zakupu, jakie zapłaciliśmy przy ostatniej dostawie. MoŜemy zatem pozostawić zerowe ceny sprzedaŝy, jeśli nie korzystamy z Ŝadnych wymienionych wyŝej moŝliwości programu. Dane te będzie moŝna uzupełnić w dowolnym momencie w programie Aktyn (zob. rozdział Dodatki). Katalog kontrahentów - nie tylko ksiąŝka adresowa Po sporządzeniu cennika przechodzimy do ostatniej z czynności wstępnych, a mianowicie wpisania pierwszych pozycji do katalogu kontrahentów. Umieszczamy tu zarówno dostawców, jak i odbiorców zaznaczając jednocześnie typ kontrahenta: czy jest on dostawcą, odbiorcą, czy teŝ jednym i drugim jednocześnie (mix). Z tego katalogu będziemy korzystać przy wystawianiu dokumentów zakupu i sprzedaŝy, a takŝe przy sporządzaniu raportów. Katalog kontrahentów słuŝy równieŝ jako podręczna baza danych (rodzaj ksiąŝki telefonicznej ). Wprowadzanie dostawców i odbiorców do katalogu odbywa się w sposób analogiczny, jak dla towarów, pominiemy więc opis tej czynności. Do tego celu słuŝy opcja Kontrahenci dostępna w module Dodatki. Pierwsze kroki 29

30 KROK TRZECI: REMANENT POCZĄTKOWY Wprowadzanie towarów znajdujących się w magazynie Program Aktyn umoŝliwia równoległe wprowadzanie spisu towarów dotyczących kilku stanowisk. MoŜemy dopisywać towary znajdujące się w róŝnych magazynach, pamiętając jednak o uprzednim przeniesieniu się na właściwe stanowisko przy pomocy opcji Zmiana stanowiska. Listy towarów są przechowywane w chwilowych plikach aŝ do momentu Realizacji remanentu. Uwaga: Przed realizacją remanentu nie naleŝy uŝywać modułu PRZYJĘCIE TOWARU. W przeciwnym razie realizacja remanentu na stanowisku, na którym uruchomimy tę opcję, będzie niemoŝliwa. Chcąc rozpocząć wpisywanie towarów znajdujących się w magazynie wybieramy z menu głównego opcję Dodatki, a z kolejnego menu Edycja remanentu początkowego. Na ekranie ujrzymy wówczas okno, w którym będą pojawiać się wpisywane przez nas towary. PoniewaŜ lista towarów jest pusta, na jej tle ukazuje się stosowny komunikat. Po naciśnięciu klawisza [Ins] pojawia się okienko z napisem Dodanie nowego towaru. 30 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

31 Korzystając z klawisza [F5] - wybór towaru wywołujemy znany juŝ katalog towarów. Za pomocą strzałek znajdujemy właściwy towar i przez ponowne naciśnięcie [F5] umieszczamy go w okienku. Wpisujemy następnie ilości towaru, jakie znajdują się w magazynie, akceptując zawartość kaŝdego z pól przez [Enter]. ZauwaŜmy, Ŝe program czuwa nad zgodnością ilości sztuk oraz opakowań zbiorczych. Wypełniamy teŝ cenę zakupu oraz cenę nabycia towaru, a takŝe podatek obowiązujący przy zakupie (jest to potrzebne do obliczenia marŝy, zysku itp.). Podajemy równieŝ informacje dotyczące cen sprzedaŝy (są one podpowiadane przy sprzedaŝy, moŝna je jednak wówczas zmienić). Po wpisaniu ostatniej informacji towar jest umieszczany na liście. Chcąc umieścić kolejny towar na liście, naciskamy [Ins], wywołując nową ramkę do wpisania jego danych. Podobnie, jak przy uzupełnianiu katalogu towarów mamy do dyspozycji kombinację [Ctrl]+[spacja]. SłuŜy ona do dopisania towaru o tym samym kodzie, ale np. pochodzącego z innej dostawy, a więc w innej cenie zakupu lub sprzedaŝy. Korzystając z tej moŝliwości pamiętajmy, aby oprócz właściwych cen wpisać równieŝ prawidłową ilość towaru. Uwaga: Podczas sporządzania listy towarów moŝemy wykorzystać dane pochodzące z kolektora danych zob. Podręcznik UŜytkownika, rozdział poświęcony inwentaryzacji. Wygodne wyświetlanie listy Jeśli lista towarów jest długa, moŝemy zmienić kolejność wyświetlania poszczególnych pozycji. Za pomocą klawisza [F2] przełączamy sposób sortowania: lista ułoŝona jest alfabetycznie wg kodu lub wg nazwy. Na ekranie wyświetlane są wszystkie dostępne w magazynie towary oraz produkty (szczegóły zob. rozdział Dodatki). Korzystając z klawisza [F3] moŝemy wyłączyć wyświetlanie jednego z typów towarów. Przy poszukiwaniu towaru na liście moŝe być nam pomocne pole Szukaj... u góry ekranu. Wpisujemy w nim początkowe litery kodu lub nazwy (w zaleŝności od włączonego sposobu sortowania) poszukiwanego towaru. MoŜemy równieŝ szukać towaru na podstawie sekwencji znaków (klawisz [F7]). Przy wyświetlaniu listy towarów zwróćmy uwagę na towary, przy których z prawej strony ekranu pojawi się wykrzyknik. Oznacza on, Ŝe informacja o towarze jest nieprawidłowa lub niekompletna np. brak numeru PKWiU dla towarów opodatkowanych wg stawek innych niŝ 22%. Pierwsze kroki 31

32 Informacje o cenach towarów i wartości magazynu Po wprowadzeniu wszystkich towarów czy choćby ich części chcemy dowiedzieć się, jaka jest wartość towaru znajdującego się w magazynie. Wartość ta moŝe być obliczona na kilka sposobów w zaleŝności od tego, którą cenę przyjmiemy jako cenę ewidencyjną. Za pomocą klawisza [F4] moŝemy zmieniać ceny, wg których liczona jest wartość towaru (napis w prawej górnej części ekranu informuje, jakie ceny są aktualnie wyświetlane). Mamy do wyboru: cenę zakupu netto i brutto, cenę nabycia, oraz ceny sprzedaŝy: detaliczną (netto i brutto) oraz hurtową (netto i brutto). Jeśli pracujemy w sieci, lista towarów moŝe być wprowadzana jednocześnie przez kilka osób. W takim przypadku naleŝy pamiętać, aby kaŝda z osób wprowadzała inny asortyment unikniemy podwójnego wpisywania tych samych pozycji. Przez naciśnięcie [Alt]+[O] dokonujemy odświeŝenia ekranu, tj. wyświetlamy wszystkie pozycje wprowadzone równieŝ przez pozostałe osoby w sieci. Po wybraniu interesującej nas ceny naciskamy [Ctrl]+[R], aby obliczyć sumaryczną wartość towarów na liście. W miejsce napisu nie obliczono u dołu ekranu pojawia się wartość magazynu obliczona w aktualnie wyświetlanych cenach. Po wprowadzeniu jakichkolwiek zmian dotyczących cen lub ilości towaru, a takŝe po przełączeniu aktualnie wyświetlanej ceny naleŝy dokonać rekalkulacji wartości magazynu przez naciśnięcie [Ctrl]+[R]. Remanent na raty Remanent nie jest rzeczą prostą, gdy w magazynie mamy setki, a nieraz tysiące róŝnych towarów. Nie sposób wprowadzić wszystkich pozycji w ciągu np. godziny, a czasem nawet w ciągu całego dnia pracy. Nie naleŝy się tym przejmować: w kaŝdej chwili moŝemy przerwać wpisywanie i wycofać się przez [Esc] do menu głównego. Nawet po opuszczeniu programu (uwaga: dopiero potem wyłączamy komputer!) nie tracimy listy juŝ wpisanych towarów. Po ponownym uruchomieniu opcji Remanent na tym samym stanowisku na ekranie pojawi się komunikat: Na dysku istnieje plik remanentu z poprzedniej sesji Oprócz wycofania się do menu mamy tu do dyspozycji dwie moŝliwości: 1 - Kontynuacja na podstawie pliku 2 - Rozpoczęcie procesu od nowa Po wybraniu pierwszej z nich moŝemy kontynuować dopisywanie towarów do istniejącej juŝ listy. Drugą opcję wybierzemy, gdy poprzednio utworzona lista okazała się błędna, a poprawianie kolejnych pozycji jest zbyt czasochłonne. Stara lista zostanie skasowana, a my rozpoczniemy wpisywanie towarów od początku. 32 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

33 Remanent w kilku magazynach Niniejszy podrozdział jest przeznaczony dla tych UŜytkowników wersji OMEGA oraz QUATRO, którzy chcieliby przeprowadzić remanent na kilku stanowiskach (w kilku magazynach), przy czym w kaŝdym z nich występuje podobny asortyment towarów. MoŜemy uniknąć kilkukrotnego wpisywania tej samej listy towarów. ZałóŜmy, Ŝe sporządziliśmy listę towarów znajdujących się w magazynie na stanowisku HURT (w hurtowni). W naszym sklepie (stanowisko SKLP) mamy dokładnie ten sam asortyment, oczywiście w innych ilościach. Niektóre towary sprzedajemy teŝ po innych cenach. Zamiast powtarzać raz wykonaną pracę, otwieramy listę towarów na stanowisku SKLP, importujemy spis towarów ze stanowiska HURT, po czym wpisujemy właściwe ilości i ceny towarów. Jak to zrobić? wybieramy opcję Zmiana stanowiska, po czym z listy wybieramy przez [F5] stanowisko SKLP (jeśli nie ma go jeszcze na liście moŝemy je teraz dopisać); z menu Dodatki wybieramy Edycja Remanentu Początkowego, na ekranie pojawia się pusta lista towarów; naciskamy [Alt]+[I], aby wskazać źródło, z którego mają być przepisane towary: Pierwsza opcja umoŝliwia przepisanie listy towarów z innej listy remanentowej utworzonej wcześniej dla innego stanowiska. Druga pozwala przepisać tę listę juŝ po zrealizowaniu remanentu na stanowisku źródłowym przepisuje bowiem listę towarów znajdujących się aktualnie w magazynie na wskazanym stanowisku. Po zaakceptowaniu jednej z powyŝszych opcji na ekranie pojawia się lista stanowisk, na której podświetlamy stanowisko, z którego chcemy przepisać listę towarów (u nas jest to stanowisko HURT), po czym akceptujemy wybór przez [F5]. Towary wprowadzone na wybranym stanowisku zostaną dopisane do naszej listy. Pierwsze kroki 33

34 na ekranie pojawia się pytanie, w jaki sposób przepisać listę towarów: 1 - Import z zerowymi ilościami 2 - Import z oryginalnymi ilościami Pierwsza opcja pozwala przepisać towary znajdujące się we wskazanym magazynie, ale bez przepisywania ilości na liście pojawią się zatem pozycje z zerową ilością, co pozwoli łatwo uzgodnić listę ze stanem faktycznym (tam, gdzie występuje zero, naleŝy bowiem wpisać ilość znajdującą się w magazynie). Druga z opcji przepisuje wszystkie informacje o towarach, łącznie z ich ilością. Będziemy z niej korzystać w specyficznych przypadkach. Uwaga: Aby uniknąć pomyłki, zalecamy korzystanie z pierwszej opcji. Wystarczy wówczas przejrzeć listę i uzupełnić ilość w tych pozycjach, w których widnieje zero. W drugim przypadku naleŝy skontrolować towary o statusie R. Następnie przeglądamy listę towarów i uzupełniamy ilości, a w razie potrzeby równieŝ odpowiednie ceny towarów. Remanent ekspresowy Najszybszym i najwygodniejszym sposobem przeprowadzenia remanentu jest wykorzystanie kolektora danych (inwentaryzatora). Jest to przenośne urządzenie elektroniczne do rejestrowania ilości towarów, wyposaŝone w czytnik kodów kreskowych. Urządzenie moŝna podłączyć do komputera i w sposób automatyczny przesłać do niego listę towarów odnalezionych w magazynie podczas remanentu. Uwaga: Współpraca z inwentaryzatorem jest moŝliwa tylko po zainstalowaniu dodatkowego programu zapewniającego komunikację z danym modelem inwentaryzatora. Aby dokonać importu, otwieramy listę towarów, po czym naciskamy [Alt]+[I], aby wskazać źródło, z którego mają być przepisane towary: Wybieramy opcję Import z inwentaryzatora, po czym postępujemy zgodnie z instrukcją do programu współpracującego z danym modelem urządzenia. 34 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

35 Oznaczenia ( status ) towarów w magazynie Podczas sporządzania listy remanentowej po prawej stronie (obok pola wartość) przy kaŝdym towarze pojawia się litera E, I lub R w zaleŝności od tego, w jaki sposób dany towar znalazł się na liście: I R E towar został dopisany do listy (uŝyto klawisza [Ins]); towar został przepisany z innej listy remanentowej (na innym stanowisku uŝyto kombinacji [Alt]+[R]); towar był poddany edycji (po umieszczeniu go na liście został on wywołany klawiszem [Enter]). PowyŜsze oznaczenia mogą być przydatne przy aktualizacji listy. Jeśli np. na liście znajdują się towary o statusie R, najprawdopodobniej ich ilość w naszym magazynie jest nieprawidłowa odpowiada bowiem ilości w innym magazynie (w tym, z którego skopiowano listę). Raporty i ostatnie poprawki w remanencie ZałóŜmy, Ŝe nasza lista jest juŝ gotowa. Zalecamy teraz wydrukowanie odpowiedniego raportu. Program nie będzie wymuszał na nas tej czynności, ale jest ona wskazana, gdyŝ: moŝemy przejść z takim wydrukiem w ręce przez magazyn i sprawdzić, czy nie popełniliśmy błędu wpisując poszczególne towary; jeśli weryfikacja wypadnie pomyślnie, wydruk posłuŝy nam jako protokół przeprowadzonego spisu z natury. Aby wydrukować taki spis, naleŝy z menu Dodatki wybrać opcję Wydruk Remanentu Początkowego. Na ekranie pojawia się okienko, w którym ustalamy cztery parametry: Wyjaśnijmy je po kolei: Stanowisko innymi słowy: magazyn, którego ma dotyczyć raport. Podpowiadane jest stanowisko, na którym aktualnie pracujemy. Strzałka Pierwsze kroki 35

36 po prawej stronie oznacza, Ŝe moŝemy wybrać inne stanowisko z listy. Listę tę wywołujemy przez naciśnięcie klawisza [F5]. Cena wybieramy tu cenę, jaka ma być brana pod uwagę przy obliczaniu wartości magazynu; po zaakceptowaniu nazwy stanowiska na ekranie automatycznie pojawia się lista dostępnych cen, z której musimy wybrać jedną i zaakceptować wybór klawiszem [Enter]. Towary w remanencie niezaawansowanym UŜytkownikom zalecamy zaakceptowanie podpowiadanego przez program symbolu * (gwiazdki). Wybór ten oznacza, Ŝe na wydruku pojawią się wszystkie wprowadzone przez nas towary. Wybranie symbolu pozwoli umieścić na wydruku tylko wybrane przez nas towary (moŝe to być pomocne, gdy np. chcemy jeszcze raz skontrolować pewną grupę towarów). Po wybraniu tej opcji na ekranie pojawia się jeszcze raz lista towarów. Zaznaczamy na niej pojedyncze towary przy pomocy klawisza [Tab] lub teŝ całe grupy towarów, korzystając z tzw. maski. Szczegóły dotyczące obu sposobów opisano w Podręczniku uŝytkownika, rozdział Dodatki. Listę wraz z zaznaczeniami akceptujemy przez [Ctrl]+[Enter]. Sortowanie wg Podobnie, jak na ekranie, moŝemy wybrać wygodną dla nas kolejność drukowanych towarów: mogą być one ułoŝone alfabetycznie wg kodu lub wg nazwy. Po zaakceptowaniu okienka z parametrami przechodzimy do menu drukowania. Raport moŝemy wyświetlić na ekranie, wydrukować na drukarce lub (oraz) zapisać w pliku tekstowym. Ostatni raz kontrolujemy zgodność wydruku z faktyczną zawartością magazynu. Następnym krokiem będzie bowiem... Realizacja remanentu Po wydrukowaniu raportu i dokonaniu ewentualnych poprawek umieszczamy wszystkie towary w magazynie. Chodzi oczywiście o magazyn istniejący w pamięci komputera. Operacji tej dokonujemy przy pomocy opcji Realizacja Remanentu Początkowego. Po jej wybraniu na ekranie pojawia się okienko, w którym wpisujemy dwie istotne informacje: ilość gotówki w kasie w chwili realizacji remanentu; datę, pod jaką ma być zapisany remanent w zasadzie powinna to być aktualna data, jednak moŝe się zdarzyć, Ŝe chcemy wprowadzić zaległe dane, stąd moŝliwość wpisania dowolnej daty. 36 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

37 Uwaga: Po realizacji remanentu nie da się zmienić powyŝszych informacji. Po zaakceptowaniu okienka klawiszem [Enter] rozpocznie się przepisywanie towarów do magazynu na wybranym stanowisku. Uwaga: Remanent na danym stanowisku moŝe być przeprowadzony tylko raz. Magazyn na tym stanowisku musi być pusty. Jeśli na stanowisku znajdują się jakieś towary, remanent nie zostanie przeprowadzony. Spowodowałoby to bowiem utratę istniejących danych. Jeśli więc program wypisze komunikat: - moŝe to oznaczać, Ŝe: Istnieją towary na tym stanowisku wybraliśmy niewłaściwe stanowisko, naleŝy wówczas wybrać właściwą nazwę stanowiska i spróbować ponownie przeprowadzić Realizację; remanent na tym stanowisku został juŝ przeprowadzony; próbujemy ponownie przeprowadzić remanent, poniewaŝ poprzednio został on przeprowadzony błędnie; naleŝy wówczas upewnić się, Ŝe nie wprowadziliśmy Ŝadnego dokumentu przy pomocy Aktyna. Jeśli tak jest, moŝemy wycofać się z programu, a następnie wykasować całą zawartość katalogu z danymi dotyczącymi naszego stanowiska, np. dla stanowiska HURT jest to katalog C:\AKTYN30\DANE\HURT. Efekty przeprowadzenia remanentu W wyniku Realizacji Remanentu Początkowego zostaną przeprowadzone następujące operacje: umieszczenie wpisanych towarów w magazynie na wybranym stanowisku; umieszczenie zadeklarowanej przez nas kwoty w kasie; jako potwierdzenie tej operacji zostanie zapisany specyficzny dokument dostawy (PZ), dla odróŝnienia od zwykłych dokumentów PZ oznaczony numerem zerowym. Takie rozwiązanie umoŝliwi późniejsze dokonywanie ewentualnych zwrotów. Pierwsze kroki 37

38 Poprawianie remanentu po realizacji Co jednak zrobić, jeśli po realizacji remanentu zauwaŝymy błędnie wprowadzony towar? W dniu realizacji, do momentu dokonania pierwszej sprzedaŝy moŝna bez trudności dokonać poprawy uruchamiając moduł Przyjęcie towaru. Wybieramy opcję Inne operacje, następnie Poprawy i wreszcie Poprawa dokumentu PZ dostawy. W kolejnym okienku podajemy datę realizacji dokumentu (musi to być zarazem aktualna data!) i zerowy numer dokumentu PZ. Na samym początku listy odnajdujemy dokument o zerowym numerze, w kolumnie Dostawca widnieje napis Bilans otwarcia. Szczegóły dotyczące poprawy dokumentu znajdziemy w Podręczniku uŝytkownika, rozdział Przyjęcie towaru. 38 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

39 KROK CZWARTY: ROZPOCZYNAMY NORMALNĄ PRACĘ... Proponujemy następującą kolejność zapoznania się z programem (moŝe ona być nieco inna, w zaleŝności od naszych indywidualnych potrzeb): Przyjęcie pierwszej dostawy z wykorzystaniem katalogów towarów i dostawców. Wystawienie pierwszego paragonu (SprzedaŜ PA), zapoznanie się z procedurą wyboru towarów, szybkiego wyszukiwania towarów za pomocą okienka Szukaj kodu towaru. Spróbujmy pobrać do sprzedaŝy więcej towaru, niŝ znajduje się w magazynie. Wystawienie pierwszej faktury (SprzedaŜ FA). Udzielmy rabatu na pojedynczy towar, zmieńmy cenę sprzedaŝy. Zapłaćmy za fakturę w kilku ratach - gotówką, czekiem i przelewem o róŝnych terminach płatności. Realizacja płatności za fakturę (Operacje kasowe, opcja Rozrachunki). Przyjęcie zwrotu towaru sprzedanego na fakturę. Zobaczmy, jak działa zerowanie ilości towaru uŝyjmy go, aby dokonać zwrotu tylko wybranego towaru, a nie całej faktury. Wydanie i zwrot zaliczki, wystawienie dokumentów kasowych KP i KW. KaŜdorazowo przy wyjściu do menu głównego moŝemy naciskając klawisz [F8] sprawdzać, jak zmienia się stan kasy Utworzenie drugiego stanowiska (Dodatki) i dokonanie przesunięcia wewnętrznego towaru na to stanowisko (tylko w wersji OMEGA i QUATRO). Po wpisaniu jeszcze kilku dokumentów, zwłaszcza dostaw i sprzedaŝy spróbujmy wykorzystać moŝliwości modułu Raporty. Pierwsze kroki 39

40 Przyjęcie pierwszej dostawy (Szczegóły: rozdział Przyjęcie towaru - Przyjęcie towaru na PZ) Wersja demonstracyjna pozwala wprowadzić do 5 dokumentów PZ. Jeśli sporządziliśmy juŝ katalog kontrahentów oraz towarów (cennik), przyjęcie pierwszej dostawy nie powinno być trudne. Z menu głównego wybierzmy Przyjęcie towaru, a następnie Przyjęcie towaru na PZ. Z kolejnego menu wybieramy pierwszą opcję Przyjęcie towarów i rejestracja faktur. Na ekranie pojawi się okno z nagłówkiem dokumentu PZ. Akceptujemy pierwszy numer dokumentu podpowiadany przez program oraz puste pole specyfikacji, dwukrotnie naciskając [Enter]. 1. Lista dokumentów Na dostawę moŝe składać się kilka dokumentów wystawionych przez dostawców, a takŝe dokumenty potwierdzające poniesienie dodatkowych kosztów, np. faktura za transport. Będziemy kolejno dopisywać przyjęte dokumenty. Na ekranie pojawia się okno dotyczące opisu pierwszego z dokumentów: Wpisujemy tu numer oraz datę faktury wystawionej przez dostawcę, po czym przez [F5] wywołujemy katalog dostawców. Jeśli dostawca nie figuruje jeszcze w naszym spisie moŝemy go w tym momencie dopisać. Po wybraniu (podświetleniu za pomocą strzałek) właściwego dostawcy umieszczamy jego dane w dokumencie PZ przez powtórne naciśnięcie [F5]. Następnie przepisujemy z otrzymanego dokumentu tabelkę z wyszczególnieniem wartości towarów (usług) i odpowiadających im kwot podatku w rozbiciu na poszczególne stawki. Po zaakceptowaniu nagłówka na ekranie pojawia się okienko: 40 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

41 ZałóŜmy dla uproszczenia, Ŝe przyjmujemy wyłącznie towary opodatkowane wg stawki 22 %, a wartość dostawy wynosi netto zł. Uwaga: Wprowadzamy tu dokładnie kwoty przepisane z tabelki VAT na dokumencie dostawcy. Po wpisaniu kwoty program oblicza wartość podatku oraz wartość brutto, po czym dopisuje powyŝsze dane do tabelki VAT na dokumencie dostawy. Po zaakceptowaniu okna z tabelką VAT przechodzimy przez [Ctrl]+[Enter] do listy płatności. Na jej tle pojawia się okienko z napisem Rekord zostanie dodany. Na początek zapłaćmy za wszystko gotówką, co najszybciej moŝna zrobić akceptując całą listę przez naciśnięcie [Ctrl]+[Enter]. Po tej operacji na ekranie moŝemy obejrzeć wszystkie dane dotyczące dokumentu dostawcy: Pierwsze kroki 41

42 Sprawdzamy, czy wszystkie dane są poprawne, po czym naciskamy ponownie [Ctrl]+[Enter] akceptacja. Powracamy w ten sposób do listy dokumentów. Przez [Ins] moŝemy w opisany wyŝej sposób dopisać drugi dokument, np. fakturę za transport. 2. Towary ZałóŜmy jednak, Ŝe przyjmując pierwszą dostawę uwzględniamy tylko jeden dokument. Korzystamy z kombinacji klawiszy [Ctrl]+[Enter] - towary, aby rozpocząć dopisywanie towarów. Na ekranie pojawia się pusta jeszcze lista towarów i okienko przeznaczone do wpisania pierwszego towaru. Powtórzmy teraz tę samą procedurę, co przy wpisaniu dostawcy: [F5] - wywołanie katalogu towarów, wybranie właściwej pozycji za pomocą strzałek i ponowne naciśnięcie [F5]. Dane towaru zostały umieszczone w ramce. 42 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

43 ZauwaŜmy, Ŝe ilość w opakowaniu została przepisana z katalogu. ZauwaŜmy teŝ, Ŝe po wpisaniu ilości modyfikuje się ilość paczek i na odwrót. Program czuwa nad zgodnością czterech pól: ilość, ilość paczek, ilość w opakowaniu i reszta. Spróbujmy zmieniać te wielkości i obserwujmy, jak zmieniają się pozostałe. Pozostają do wypełnienia: wartość towaru po cenach zakupu oraz ceny sprzedaŝy. Wybierzmy najczęściej występujący podatek 22%. W zaleŝności od tego, jaką fakturę otrzymaliśmy od dostawcy, przepisujemy z niej wartość towaru netto (lub brutto). Na jej podstawie program automatycznie wylicza wartość brutto (lub netto) oraz rzeczywistą cenę zakupu. Następnie ustalamy nasze ceny sprzedaŝy - detaliczną i hurtową. Wpisane tu ceny będą podpowiadane przy prowadzeniu sprzedaŝy, ale moŝna je będzie zmienić). Pola MarŜa detaliczna oraz MarŜa hurtowa pomagają nam w ustaleniu cen sprzedaŝy. ZauwaŜmy, Ŝe program czuwa nad wzajemną zgodnością liczb {podatek cena netto cena brutto marŝa}. Po zaakceptowaniu ostatniego pola towar jest wpisywany na listę. Przez naciśnięcie [Ins] wpisujemy kolejny towar. Dopiszmy do listy jeszcze kilka innych towarów. Z pewnością wpisanie ostatniego z nich zajmie nam kilkakrotnie mniej czasu, niŝ wpisanie pierwszego. Następnie zaakceptujmy cały dokument naciskając [Ctrl]+[Enter]- zapis. Program zada pytanie, czy zapisać dokument, a następnie podczas zapisu ostrzeŝe nas, Ŝe w kasie pojawi się ujemna ilość gotówki, pozwoli jednak na zapłacenie. Jeśli chcemy, moŝemy wydrukować gotowy dokument PZ w jednej z trzech form: w cenach zakupu lub sprzedaŝy detalicznych lub hurtowych. Do menu Przyjęcie towaru powracamy przez naciśnięcie [Esc]. Wystawienie pierwszego paragonu Szczegóły: rozdział SprzedaŜ) Wersja demonstracyjna pozwala wprowadzić do 5 paragonów oraz do 5 faktur i dokumentów RA łącznie. Z menu głównego wybieramy SprzedaŜ a następnie SprzedaŜ PA. W dolnym oknie pojawi się spis wszystkich towarów, jakie mamy w magazynie. Wycofajmy się teraz przez [Esc] i wpiszmy w pierwszym polu np. literę B, drugie pozostawmy puste. W dolnym oknie pojawi się teraz tylko grupa towarów o kodzie rozpoczynającym się od litery B. Wybierzmy jeden z nich za pomocą klawisza [Ins]. Zaakceptujmy 1 sztukę towaru i podpowiadaną cenę potwierdzając kaŝde pole klawiszem [Enter]. Towar jest juŝ na liście w górnym oknie. Po dwukrotnym naciśnięciu [Ctrl]+[Enter] akceptujemy Pierwsze kroki 43

44 numer paragonu oraz pole Specyfikacja. Wpisujemy ewentualny komentarz, kończąc wpisywanie przez [Ctrl]+[Enter]. Na ekranie pojawia się okienko, w którym wpisujemy gotówkę przyjętą od klienta: Program automatycznie wylicza resztę do wydania, po czym zapisuje paragon. Po jego ewentualnym wydrukowaniu program jest gotowy do dalszej pracy. Sprzedajmy więc towar na drugi paragon. Tym razem wywołajmy do dolnego okna wszystkie towary ([Enter] i znów [Enter]). 44 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

45 Kursor (podświetlony pasek) znajduje się na pierwszej pozycji (BDCP9550 DRUKARKA CP 9550 DW-D). W polu Szukaj kodu towaru wpiszmy D (tym razem bez potwierdzania klawiszem [Enter]). Kursor ustawia się natychmiast na pozycji DML280 DRUKARKA OKI ML 280, a więc na pierwszej, której kod rozpoczyna się od D. Spróbujmy, co stanie się po wpisaniu kolejnych liter kodu. ZauwaŜmy, Ŝe w magazynie pojawiły się dwie pozycje towaru np. DML280, pochodzą one z róŝnych dostaw (z remanentu i z PZ nr 1). Znajdźmy towar, którego mamy w magazynie tylko kilka sztuk. Spróbujmy pobrać do sprzedaŝy więcej towaru, niŝ znajduje się w magazynie. Program przepisze na paragon wszystkie dostępne towary i poinformuje nas, ile sztuk brakuje do Ŝądanej ilości (sposób zachowania programu w takiej sytuacji moŝna zdefiniować w Konfiguracji). Wystawienie pierwszej faktury (Szczegóły: rozdział SprzedaŜ) ZałóŜmy, Ŝe zdecydowaliśmy się sprzedać wszystkie towary z magazynu na fakturę. Aby prowadzić sprzedaŝ na faktury, powinniśmy z menu wybrać SprzedaŜ FA. Nie musimy jednak teraz powracać do menu wystarczy, Ŝe po wybraniu towarów naciśniemy [F9]- Faktura. Zaokrąglenie ceny zostanie przeliczone według nowego algorytmu, przedtem jednak program poprosi nas o potwierdzenie naszej decyzji. Po udzieleniu odpowiedzi TAK na ekranie pojawia się nagłówek faktury. Uwaga: Jeśli wartość netto towarów opodatkowanych daną stawką jest mniejsza niŝ 6 zł, program wyświetla komunikat z ostrzeŝeniem. UŜytkownik musi sam zadecydować, czy wystawić taką fakturę, czy zmienić listę towarów. Pierwsze kroki 45

46 Zatwierdzamy klawiszem [Enter] kolejno: podpowiadany przez program numer dokumentu, rodzaj faktury (normalna), pole specyfikacji oraz zerowy rabat. Następnie przez [F5] wybieramy odbiorcę z katalogu, uzupełniamy jego dane i ewentualny komentarz, po czym przez [Ctrl]+[Enter] przechodzimy do okna dotyczącego płatności. Dwukrotne naciśnięcie [Ctrl]+[Enter] powoduje zapłatę całej kwoty gotówką i zapisanie faktury. Spróbujmy samodzielnie wystawić następną fakturę: udzielmy rabatu na pojedynczy towar (wpisując go w okienku z danymi towaru), zmieńmy cenę sprzedaŝy. Zapłaćmy za fakturę w kilku ratach. W tym celu zamiast akceptować okienko z płatnością przez [Ctrl]+[Enter], wpisujemy w niej kolejno datę, formę i kwotę płatności. ZałóŜmy, Ŝe umówiliśmy się z odbiorcą na zapłatę przelewem. Wpiszmy więc datę płatności późniejszą o np. 2 tygodnie i wybierzmy Przelew (pamiętajmy o zatwierdzeniu przez [Enter]!). W polu wartość wpiszmy kwotę, która ma wpłynąć przelewem. Pozostałe pola zaakceptujmy przez [Enter]. Płatność zostanie dopisana do listy. Przez [Ins] dodajmy zapis dotyczący następnej raty, tym razem akceptując ramkę przez [Ctrl]+[Enter] - program wpisze kwotę, która pozostała do zapłacenia. Proponujemy wystawić trzecią fakturę, płatną w kilku ratach, kaŝda w innej formie. Realizacja płatności za fakturę (Szczegóły: rozdział Operacje kasowe) Wystawienie faktury kredytowej (taką właśnie wystawiliśmy ostatnio) nie pozostaje bez śladu. Jeśli wybierzemy Operacje kasowe, a następnie Rozrachunki, na ekranie pojawi się lista wszystkich zobowiązań i naleŝności (w rozdziale Operacje kasowe podpowiadamy, jak wyświetlić listę obejmującą tylko naleŝności). Wśród naleŝności znajduje się naleŝność za naszą fakturę. Wybieramy ją przez [Enter], aby sprawdzić wysokość naleŝności i formę, w jakiej ma być wpłacona. 46 Aktyn Programy wspomagające zarządzanie

47 Wyobraźmy sobie, Ŝe właśnie otrzymaliśmy potwierdzenie dokonania przelewu. Musimy więc usunąć tę naleŝność z ewidencji, aby nie skompromitować się próbą ponownego jej wyłudzenia. Po naciśnięciu [Alt]+[R] pojawia się okienko, w którym wpisujemy informacje dotyczące otrzymanego wyciągu bankowego (będą one konieczne, jeśli chcemy korzystać równieŝ z programu finansowo-księgowego). Po tej operacji naleŝność jest usuwana z ewidencji. JeŜeli ustaloną formą zapłaty jest gotówka lub czek, po naciśnięciu [Alt]+[R] program proponuje nam wystawienie dokumentu KP. A zatem w zaleŝności od deklarowanej formy płatności program proponuje odpowiedni sposób jej realizacji. Spróbujmy teraz zrealizować płatności za samodzielnie wystawioną fakturę, w razie potrzeby zmieniając formę naleŝności, np. z przelewu na gotówkę (zmiana parametrów: [Alt]+[P]). Dokumenty korygujące (Szczegóły: rozdział SprzedaŜ) Wiemy juŝ, jak sprzedać towar. Wyobraźmy sobie teraz, Ŝe odbiorca, któremu wydaliśmy fakturę VAT, przywiózł nam część towaru z powrotem. Aby wystawić dokument korygujący, wybieramy w module sprzedaŝy opcję Inne operacje, a następnie Korekta faktury. W okienku, które ujrzymy na ekranie: zaakceptujmy datę i zerowy numer dokumentu. Na ekranie pojawi się lista, na której widnieją wystawione przez nas poprzednio faktury zawiera ona wszystkie faktury z bieŝącego miesiąca. Podświetlmy tę pierwszą i wybierzmy przez [F5]. Program Pierwsze kroki 47