5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 26/2014 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu z dnia 31 lipca 2014 r. w sprawie zasad udzielania zamówień w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu niepodlegających przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto Działając na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) w związku z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), oraz 13 ust. 1 pkt 8 Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu zarządzam, co następuje: 1. Wprowadza się do stosowania zasady udzielania zamówień w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu niepodlegających przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto, stanowiące załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Zasady, o których mowa w ust. 1 mają zastosowanie do wydatków środków publicznych na zamówienia dotyczące dostaw, usług i robót budowlanych, których wartość w danej kategorii nie przekracza w danym roku budżetowym wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto, do których ze względu na ich wartość nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Ilekroć w Zarządzeniu jest mowa o zamówieniach należy przez to rozumieć zamówienia określone w ust.1, których definicję zawiera art.2 pkt 2, 8 i 10 ustawy Prawo zamówień publicznych, na realizację których wydatkuje się środki publiczne w rozumieniu art.2 pkt 9 ustawy. 4. Postanowień zarządzenia nie stosuje się do zamówień dotyczących dostaw, usług i robót budowlanych, dla których obowiązują szczególne procedury udzielania zamówień wynikające z odrębnych przepisów. Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom merytorycznym odpowiedzialnym za wykonywanie czynności związanych z realizacją zamówień. Z dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia traci moc Zarządzenie Nr12/2011 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu z dnia 01 czerwca 2011 r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu niepodlegających przepisom ustawy - Prawo zamówień publicznych. Do spraw wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia mają zastosowanie postanowienia dotychczasowego zarządzenia, o którym mowa w Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 26/2014 Dyrektora PUP w Przemyślu z dnia 31 lipca 2014 r. Zasady udzielania zamówień w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu niepodlegających przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto Ilekroć w Zasadach jest mowa o : 1 Postanowienia ogólne 1. Ustawie należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. 2. Zamawiającym należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Przemyślu. 3. Dyrektorze lub Kierowniku zamawiającego należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu. 4. Najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów oceny odnoszących się do przedmiotu zamówienia albo ofertę z najniższą ceną. 5. Wykonawcy należy rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o zamówienie, złożyła ofertę, otrzymała zlecenie lub zawarła umowę w sprawie zamówienia. 2 Niniejsze Zasady mają zastosowanie do niżej wymienionych zamówień w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych, których wartość w danej kategorii nie przekracza w danym roku budżetowym wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto, udzielane są z pominięciem trybów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych: 1. Dostawy: 1) dostawa materiałów biurowych oraz książek, prasy, itp., 2) dostawa środków czystości, wykładzin itp., 3) dostawa wyposażenia biurowego: a. komputerów i urządzeń peryferyjnych (UPS y, drukarki itd.) oraz materiałów eksploatacyjnych (taśmy, tonery, cartridge),itd., b. oprogramowania specjalistyczne standardowe wraz z ich aktualizacją np. (Lex, KS Wir, MS WORD, itp.) itd,

3 2. Usługi: c. mebli biurowych (szafy, krzesła, itp.), d. sprzętu telekomunikacyjnego (centrala, aparaty telefoniczne itp.), e. sprzętu kserograficznego, ppoż itp., 4) dostawa w zakresie socjalnym z ZFŚS, 5) dostawa biurowych materiałów drukowanych (druki akcydensowe, druki standardowe do obsługi osób bezrobotnych itd.), 6) dostawa papieru kserograficznego oraz do drukarek igłowych i laserowych, 7) dostawy w zakresie innym nie określonym w niniejszych Zasadach, a wynikającym z zakresu realizowanych zadań. 1) w zakresie konserwacji i naprawy wyposażenia biurowego wymienionego w ust.1pkt 3lit. c-e, 2) w zakresie szkoleń osób bezrobotnych i poszukujących pracy, oraz badań lekarskich, 3) w zakresie socjalnym np. (wycieczki, spotkania integracyjne itd.) oraz szkoleń pracowniczych, itd., 4) w zakresie konserwacji i naprawy sprzętu komputerowego i urządzeń peryferyjnych itd, 5) w zakresie wdrażanych działań w ramach PO KL, np. audyt, itd, 6) w zakresie specjalistycznych badań psychologicznych i lekarskich, itd., 7) w zakresie innym nie określonym niniejszych Zasadach, a wynikającym z zakresu realizowanych zadań. 3. Roboty budowlane: Roboty budowlane w rozumieniu ustawy prawo budowlane oraz bieżąca modernizacja lokalu dla potrzeb Urzędu, niezbędna do realizacji zadań Wskazane niżej stanowiska merytorycznie, są właściwymi do przygotowywania i przeprowadzania procedury postępowań dotyczących wyboru najkorzystniejszej oferty na dostawy, usługi lub roboty budowlane, o których mowa w: 1) w 2 ust. 1 pkt 1,2,3 lit. c-e i pkt 5 i 7 oraz usługi w zakresie określonym w 2 ust.2 pkt 1 i 7 i ust. 3, prowadzi pracownik ds. administracyjno gospodarczych, 2) w 2 ust.1 pkt 3 lit. a - b oraz pkt 6 i 7, prowadzi pracownik ds. informatyki,

4 3) w 2 ust.1 pkt 4 i 7 oraz ust. 2 pkt 3 i 7, prowadzi pracownik ds. kadr, 4) w 2 ust. 2 pkt 4 i 7, prowadzi pracownik ds. administracyjnych, 5) w 2 ust. 2 pkt 2, 6 i 7, prowadzi specjalista ds. rozwoju zawodowego, 6) w 2 ust. 2 pkt 5 i 7, prowadzi Kierownik Instrumentów Rynku Pracy, zwani dalej realizatorami zamówień. 2. Obowiązkiem właściwego stanowiska merytorycznego jest bezstronne, obiektywne i staranne (z zachowaniem obowiązujących Zasad) rozeznanie rynku, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania. 3. Realizacja zamówień powinna nastąpić po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Postępowanie o dokonanie zamówienia prowadzi się z zachowaniem Zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców zainteresowanych udziałem w postępowaniu oraz gospodarności, kierując się celowością, oszczędnością i efektywnością w dokonywanych wydatkach z budżetu Urzędu. 2. Zamówienia o których mowa powyżej, dokonuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami, z zachowaniem następujących postanowień: 1) przy zamówieniach na roboty budowlane należy zawierać umowy w formie pisemnej, 2) przy zamówieniach na dostawy i usługi do kwoty złotych brutto umowy zawierać w formie pisemnej jedynie w przypadkach, gdy przedmiot i warunki wykonania zamówienia są złożone, 3) przy zamówieniach na dostawy i usługi powyżej kwoty złotych brutto, umowy należy zawierać w formie pisemnej Kierownicy komórek organizacyjnych i samodzielne stanowiska pracy sporządzają zapotrzebowania na dostawy, usługi lub roboty budowlane które po zatwierdzeniu przez Dyrektora wpływają na stanowiska pracowników merytorycznych odpowiedzialnych za realizację danego zamówienia, o którym mowa w 3 Zasad. Wzór zapotrzebowania stanowi załącznik Nr 1 do niniejszych Zasad. (Zapisy niniejszego ustępu nie mają zastosowania w przypadku gdy przedmiot zamówienia dotyczy szkoleń dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy). 2. Konieczność dokonania zamówień zatwierdza Dyrektor zgodnie z kompetencjami w zakresie gospodarowania środkami budżetowymi. 3. Podstawą ustalenia wartości szacunkowej zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy dostaw, usług lub robót budowlanych bez podatku od towarów i usług. 4. Przed ustaleniem wartości szacunkowej zamówienia pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia, o którym mowa w 3 Zasad, ma obowiązek ustalić czy tożsame zamówienie nie jest realizowane w ramach umowy o udzielenie zamówienia publicznego zawartej w trybie ustawy. 5. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia nie można w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.

5 6. Podstawę do udzielenia określonego zamówienia stanowi plan finansowy Urzędu na dany rok budżetowy. 7. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowań oraz wykonanie nałożonych obowiązków zapewniających realizację zamówienia, pracownicy merytoryczni odpowiadają przed Dyrektorem. 8. Odpowiedzialność oraz kontrola zgodności zapotrzebowań/zamówień z planem finansowym/budżetem zamawiającego spoczywa na głównym księgowym i Kierowniku zamawiającego. Procedury udzielania zamówień publicznych o wartości do euro netto 1. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia, o którym mowa w 3 Zasad, po zbilansowaniu potrzeb o których mowa w 5 ust.1, występuje do Kierownika zamawiającego z wnioskiem (załącznik Nr 2 do niniejszych Zasad) o wyrażenie zgody na realizację zamówienia o wartości do euro netto. 2. Wniosek, o którym mowa w 6 ust. 1 Zasad, zawiera co najmniej: a) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia ( ilościowo jakościowy), b) termin realizacji/wykonania zamówienia wraz z jego określeniem, c) aktualną wartość przedmiotu zamówienia oszacowaną na podstawie cen rynkowych, d) przeliczenie wartości zamówienia ze złotówek na równowartość wyrażoną w euro. 3. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia uzasadnia czy dane zamówienie nie przekracza euro netto w trakcie roku. 4. Główny Księgowy opiniuje wniosek w sprawie zabezpieczenia środków na realizację zamówienia (podaje rodzaj środków finansowych które są zabezpieczone na realizację zamówienia, np. FP, budżet, itd.). 5. Dyrektor niezwłocznie po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w 6 ust. 1 Zasad, wyraża zgodę lub nie wyraża zgody na realizację danego zamówienia. 6. Po wyrażeniu zgody przez Kierownika zamawiającego na realizację danego zamówienia pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia przystępuje do jego finalizacji. 7. W razie nie wyrażenia zgody przez Kierownika zamawiającego na realizację danego zamówienia następuje zaniechanie realizacji zamówienia. 8. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia sporządzającego wniosek dla zamówienia o wartości do euro netto, o którym mowa w 6 ust. 1 Zasad, jest: - dopilnowanie odpowiednio wcześniejszego terminu tak, aby zrealizować zamówienie zgodnie z zasadami art. 44 ustawy o finansach publicznych, - bezstronne, obiektywne i staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, rozeznanie rynku potencjalnych wykonawców w branży obejmującej przedmiot zamówienia, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 9. Dokonanie zamówienia należy poprzedzić skierowaniem zapytania ofertowego w formie pisemnej, faksem, elektronicznej lub telefonicznej do co najmniej trzech wykonawców z branży obejmującej przedmiot zamówienia oprócz przypadków, w których zamówienie może być wykonane tylko przez jednego wykonawcę. 10. Jeżeli dokonanie wydatku jest szczególnie pilne ze względu na szczególne okoliczności albo szczególny charakter zamówienia, dokonanie zamówienia może nastąpić 6

6 po przeprowadzeniu negocjacji z wykonawcą ocenionym w oparciu o posiadane rozeznanie i doświadczenie rynkowe jako najbardziej efektywnym. 11. Zapytanie ofertowe, o którym mowa w ust. 9, powinno zawierać, co najmniej: - nazwę i adres zamawiającego, - opis przedmiotu zamówienia - wymagany (pożądany) termin wykonania zamówienia, - kryteria oceny ofert. 12. Przedmiot zamówienia powinien być opisany w sposób uwzględniający wszystkie okoliczności, które mogą mieć wpływ na sporządzenie oferty, za pomocą obiektywnych cech technicznych, jakościowych i funkcjonalnych a w razie potrzeby (np. roboty budowlane) za pomocą kosztorysów, planów, rysunków lub projektów, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 13. W uzasadnionych przypadkach dla dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty może być zastosowany tryb o którym mowa 9 Zasad postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio Jeżeli jednorazowa wartość zamówienia nie przekracza kwoty 1000 euro netto dokonanie zamówienia może nastąpić na podstawie zapotrzebowania z zachowaniem Zasad o których mowa w 5, 2. Nie ma zastosowania ust. 1 w przypadku gdy przedmiot zamówienia dotyczy 4 ust. 2 pkt.1 niniejszych Zasad. 8 Procedury udzielania zamówień publicznych o wartości powyżej euro netto, a do wartości euro netto 1. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia, o którym mowa w 3 Zasad, po zbilansowaniu potrzeb o których mowa w 5 ust.1 występuje do Kierownika zamawiającego z wnioskiem (załącznik Nr 2 do niniejszych Zasad) o wyrażenie zgody na realizację zamówienia o wartości powyżej euro netto, a do wartości euro netto. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 winien zawierać dane określone w 6 ust.2 Zasad. 3. Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia uzasadnia czy dane zamówienie nie przekracza euro netto w trakcie roku. 4. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia sporządzającego wniosek dla zamówienia o wartości powyżej euro netto, a do wartości euro netto o którym mowa w 8 ust. 1 Zasad, jest: - dopilnowanie odpowiednio wcześniejszego terminu tak, aby zrealizować zamówienie zgodnie z zasadami art. 44 ustawy o finansach publicznych, - bezstronne, obiektywne i staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, rozeznanie rynku potencjalnych wykonawców w branży obejmującej przedmiot zamówienia, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia. 5. Główny Księgowy opiniuje wniosek w sprawie zabezpieczenia środków na realizację zamówienia (podaje rodzaj środków finansowych, które są zabezpieczone na realizację zamówienia, np. FP, budżet, itd.).

7 6. Procedurę udzielenia zamówienia o wartości powyżej euro netto, a do wartości euro netto rozpoczyna zaakceptowany przez Kierownika zamawiającego wniosek. 7. Postępowanie dla dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty przy szacowanej wartości zamówienia powyżej euro netto, a do wartości euro netto, prowadzi się przy zastosowaniu następujących trybów: - przetargu, - zapytania ofertowego, - negocjacji z jednym wykonawcą Tryb przetargowy to tryb w którym po publicznym ogłoszeniu postępowania na stronie internetowej zamawiającego i tablicy ogłoszeń, zainteresowani wykonawcy składają pisemne oferty w języku polskim. 2. Prowadzący postępowanie może również zamieścić specyfikację warunków zamówienia na stronie internetowej, na której zostało zamieszczone ogłoszenie o postępowaniu przetargowym. 3. Specyfikacja zamówienia powinna zawierać, co najmniej: - nazwę i adres zamawiającego, - opis przedmiotu zamówienia, - warunki udziału w przetargu, - kryteria oceny ofert, - opis sposobu obliczenia ceny oferty, - miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, - wzór umowy lub inne istotne dla danego zamówienia szczegółowe określenia. 4. Prowadzący postępowanie wyznacza termin składania ofert nie krótszy niż 5 dni od dnia publikacji zamówienia, uwzględniając zakres zamówienia i czas na przygotowanie ofert. 5. Zamawiający może przed upływem terminu składnia ofert zmienić treść specyfikacji warunków zamówienia. Informacje o tym niezwłocznie zamieszcza na swojej stronie internetowej, na której zamieszczona została specyfikacja warunków zamówienia, oraz przekazuje wszystkim wykonawcom, uczestniczącym w postępowaniu. 6. Jeżeli w wyniku zmiany treści specyfikacji warunków zamówienia konieczne będzie wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian. 7. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 8. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji warunków zamówienia wpłynął po upływie terminu składania wniosku, o którym mowa w ust. 7 lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 9. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom, którym przekazał specyfikację warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania, a jeżeli specyfikacja jest udostępniona na stronie internetowej zamieszcza na tej stronie. 10. Wykonawcy składają pisemne oferty w terminie i miejscu wskazanym przez zamawiającego, osobiście lub za pośrednictwem poczty.

8 11. Ofertę należy złożyć w nieprzejrzystej, zamkniętej kopercie, w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. Koperta zawierająca ofertę winna być zaadresowana do Zamawiającego i opatrzona nazwą, dokładnym adresem Wykonawcy oraz z oznaczeniem którego postępowania dotyczą. 12. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 13. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane oraz zaadresowane na adres Zamawiającego i dodatkowo opatrzone napisem Zmiana. Podobnie, w przypadku powiadomienia o wycofaniu oferty opatrzone napisem Wycofanie. 14. Wykonawca nie może wycofać oferty lub wprowadzić zmian w jej treści po upływie terminu składania ofert. 15. Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu ich składania. 16. Bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje się kwotę, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Podczas otwarcia ofert podaje się nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania, warunków płatności. Informacje te przekazane zostaną niezwłocznie Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich wniosek. 17. Zamawiający niezwłocznie zwraca ofertę, która została złożona po terminie. 18. W przypadku stwierdzenia niejasności bądź wątpliwości co do treści oferty lub w przypadku stwierdzenia braków formalnych badanej oferty zamawiający wzywa wykonawcę do ich uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że oferta z innych przesłanek podlega odrzuceniu. 19. Jeżeli nie zajdą okoliczności uzasadniające unieważnienie postępowania, zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji zamówienia. 20. Postępowanie przetargowe może zostać rozstrzygnięte, jeżeli zostanie złożona, co najmniej jedna oferta spełniająca warunki realizacji zamówienia Zapytanie ofertowe to tryb przeprowadzenia postępowania, w którym kieruje się zaproszenie do składania ofert, do co najmniej trzech wykonawców, którzy prowadzą działalność w zakresie objętym zamówieniem. 2. Wymogu liczby wykonawców do których kieruje się zaproszenie do składania ofert o którym mowa w ust. 1 nie stosuje się w przypadku udzielenia zamówienia, które może zrealizować tylko jeden wykonawca. 3. Załącznikiem do zaproszenia do składania ofert jest specyfikacja zamówienia, która powinna zawierać, co najmniej: - nazwę i adres zamawiającego, - opis przedmiotu zamówienia, - sposób przygotowania oferty, - kryteria oceny ofert, - miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert, - wzór umowy lub inne istotne dla danego zamówienia szczegółowe określenia. 4. Zaproszenie i ofertę wysyła się bądź składa w formie pisemnej, za pośrednictwem poczty, faxu lub poczty elektronicznej za potwierdzeniem ich wysłania, nadania lub złożenia.

9 5. Prowadzący postępowanie wyznacza termin składania ofert nie krótszy niż 5 dni od dnia przekazania zapytania ofertowego. 6. Każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedna cenę i nie może jej zmienić. 7. W przypadku stwierdzenia niejasności bądź wątpliwości co do treści oferty lub w przypadku stwierdzenia braków formalnych badanej oferty zamawiający wzywa wykonawcę do ich uzupełnienia w wyznaczonym przez siebie terminie, chyba że oferta z innych przesłanek podlega odrzuceniu. 8. Zamawiający niezwłocznie zwraca ofertę, która została złożona po terminie. 9. Spośród wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu prowadzący postępowanie wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie przyjętych kryteriów oceny ofert. 10. Pracownik merytoryczny o którym mowa w 3 Zasad, odpowiedzialny za realizację danego zamówienia nie ujawnia treści oferty przed wyznaczonym terminem ich otwarcia Negocjacje z jednym wykonawcą to tryb w którym pracownik merytoryczny proponuje udzielenie zamówienia tylko jednemu wykonawcy po przeprowadzeniu z nim negocjacji w zakresie warunków realizacji zamówienia w tym w szczególności wysokości wynagrodzenia. 2. Negocjacje mogą być prowadzone pisemnie, za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej lub osobiście przez pracownika merytorycznego o którym mowa w 3 Zasad, odpowiedzialnego za realizację, danego zamówienia. 3. Tryb ten może być stosowany, jeżeli występuje, co najmniej jedna z następujących przesłanek: a. konieczność (uzasadnionego) natychmiastowego udzielenia zamówienia, b. ze względu na charakter zamówienia istnieje tylko jeden wykonawca, który prowadzi działalność w zakresie objętym zamówieniem, c. wykonawca został wskazany przez pracodawcę przy zapewnieniu pracy dla osoby zarejestrowanej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu, d. obejmuje zakres badań naukowych oraz wykonania ekspertyz, e. występuje ochrona praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów, f. dotyczy działalności twórczej lub artystycznej, g. gdy przedmiotem zamówienia są usługi w zakresie turystyczno krajoznawczym, kultury, sportu i rekreacji np. z ZFŚS, h. w razie wystąpienia innych okoliczności, niewymienionych, a uzasadniających zastosowanie tego trybu. 4. Tryb negocjacje z jednym wykonawcą może być także stosowany w przypadku, gdy postępowanie w trybie przetargu lub zapytania ofertowego zostało unieważnione z uwagi na brak złożonych ofert lub gdy wszystkie oferty zostały odrzucone. 12 W przypadku zaistnienia wyjątkowej sytuacji niewynikającej z przyczyn leżących po stronie prowadzącego postępowanie, której nie mógł przewidzieć (np. termin wykonania zamówienia lub ze względu na szczególne okoliczności albo szczególny charakter zamówienia, itp.), a wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, zaproszenia do złożenia oferty w trybie zapytania ofertowego lub negocjacji z jednym wykonawcą mogą być przekazane wykonawcom telefonicznie i wówczas dokonanie zamówienia może nastąpić

10 po przeprowadzeniu negocjacji z wykonawcą ocenionym w oparciu o posiadane rozeznanie i doświadczenie rynkowe jako najbardziej efektywnym. W takiej sytuacji zamawiający sporządza notatkę służbową opisującą ww. zdarzenie wraz z uzasadnieniem i załącza do dokumentacji postępowania. 13 Odrzucenie oferty 1. Zamawiający odrzuca ofertę w postępowaniach prowadzonych w trybach określonych w 9 i 10, jeżeli: 1) w wyniku oceny złożonej oferty, prowadzący postępowanie stwierdzi, że wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu, 2) oferta, która w swojej treści nie jest zgodna z dokumentacją, a w szczególności: - z opisem przedmiotu zamówienia i terminem realizacji, - zawiera błędy w obliczeniu ceny, których zamawiający nie jest w stanie poprawić, 3) wykonawca w terminie wskazanym przez prowadzącego postępowanie nie wyjaśnił wątpliwości bądź niejasności lub nie uzupełnił braków formalnych. 2. Postanowienia ust. 1 mogą mieć zastosowanie w postępowaniach prowadzonych zgodnie z 6 niniejszych Zasad. 14 Unieważnienie postępowania 1. Postępowania prowadzone w trybach określonych w 9 i 10 unieważnia się, jeżeli: 1) w prowadzonym postępowaniu, w wyznaczonym terminie składania ofert nie złożono co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu, 2) cena wybranej najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą przeznaczono na sfinansowanie zamówienia, 3) nastąpiła istotna zmiana okoliczności niezależna od zamawiającego, powodująca, że prowadzenie postępowania lub realizacja wydatku publicznego nie jest zasadna, 4) postępowanie obarczone jest wadą naruszającą Zasady, o których mowa w 4 ust Postanowienia ust. 1 mogą mieć zastosowanie w postępowaniach prowadzonych zgodnie z 6 niniejszych Zasad. 15 Dokumentowanie zamówień 1. Z przeprowadzonych postępowań prowadzący postępowanie sporządza protokół, który powinien zawierać: 1) oznaczenie miejsca i czasu postępowania - sporządzenia protokołu, 2) dane imienne pracownika (lub zespołu) prowadzącego postępowanie, 3) opis przedmiotu zamówienia, 4) ilość złożonych ofert wraz z wysokością zaoferowanych cen, 5) treść rozstrzygnięcia i wyboru najkorzystniejszej oferty według przyjętych kryteriów, 6) podpis(y) osoby prowadzącej postępowanie. 7) zatwierdzenie protokołu przez osobę upoważnioną.

11 2. Wzór protokołu stanowi załącznik Nr 3 do niniejszych Zasad. 3. Udokumentowanie przeprowadzonego postępowania zamieszcza się również na odwrocie faktury poprzez zamieszczenie pisemnej informacji (lub w formie pieczęci), o treści: Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych nie stosuje się zgodnie z art. 4 pkt 8 (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z poźn. zm.) Po zatwierdzeniu wyboru oferty podejmuje się dalsze czynności w celu zawarcia stosownej umowy o realizację zamówienia, do której stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Umowy zawarte w wyniku przeprowadzonych postępowań są rejestrowane przez komórki organizacyjne w których realizowane są zamówienia. 3. W przypadku, gdy nie jest stosowana Zasada pisemności umów, potwierdzenie realizacji zamówienia może nastąpić dokumentem zlecenia (zamówienia) określającym warunki jego realizacji wraz z potwierdzeniem jego przyjęcia lub opisaną fakturą. 4. Kierownicy działów, samodzielne stanowiska pracy oraz pracownicy merytoryczni, o których mowa w 3 Zasad, którym powierzono określone obowiązki lub czynności przewidziane w niniejszych Zasadach odpowiadają za realizację umowy w zakresie jej merytorycznej zgodności z warunkami zamówienia i zgodności z wystawionymi fakturami. 5. Umowa winna zostać przedstawiona do akceptacji głównemu księgowemu, radcy prawnemu i innym upoważnionym osobom. W przypadku umowy, która jest sporządzana według wcześniej ustalonego wzoru zaparafowanego przez radcę prawnego winna zostać przedstawiona do akceptacji głównemu księgowemu i innym upoważnionym osobom Dokumentacja postępowania w sprawie zamówienia jest prowadzona przez pracowników merytorycznych, o których mowa w 3 Zasad, odpowiedzialnych za przygotowanie i prowadzenie postępowania. 2. Dokumentacja, o której mowa w ust.1, zawiera w szczególności: - dokumentację postępowania, - pisemną umowę lub zamówienie, - notatkę służbową, - protokół postępowania. 3. Dokumentację postępowania w sprawie zamówienia udzielonego przechowują pracownicy merytoryczni, o których mowa w 3 Zasad, odpowiedzialni za przygotowanie i prowadzenie postępowania z zachowaniem odrębnych przepisów. 4. Do obowiązków pracowników merytorycznych o których mowa w 3 Zasad, odpowiedzialnych za przygotowanie i prowadzenie postępowania, prowadzących postępowania o udzielenie zamówień, należy prowadzenie dla celów kontrolnych oraz sprawozdawczości ewidencję udzielonych zamówień, zawierającej w szczególności następujące informacje: rodzaj i nazwę zamówienia, nazwę i adres wykonawcy, wartość udzielonego zamówienia, informację o zawartych aneksach do umowy/zlecenia np. zmiana ceny.

12 18 Postanowienia końcowe Do spraw nieuregulowanych niniejszymi Zasadami mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

13 Załącznik Nr 1 do Zasad do Zarządzenia Nr 26/2014 Dyrektora PUP w Przemyślu z dnia 31 lipca 2014 r. znak sprawy:... Przemyśl, dnia. ZGODA:... (podpis Dyrektora PUP w Przemyślu) ZAPOTRZEBOWANIE na dostawy, usługi, roboty budowlane* 1. Nazwa przedmiotu zamówienia:.. dla :.. 2. Termin realizacji zamówienia: w terminie: 3. Uzasadnienie i cel zakupu: Proponowany wykonawca**:... (podać nazwę i adres jednostki szkolącej oraz ofertę przekazać w załączeniu).... ( podpis i pieczęć Kierownika Działu lub osoby upoważnionej) Na realizację zamówienia zabezpieczone są środki finansowe (podać rodzaj środków, np. FP, budżet, itd.): ( podpis i pieczęć Głównego Księgowego lub Z-cy Głównego Księgowego) * niepotrzebne skreślić ** pkt 4 dotyczy usług szkoleniowych.

14 Załącznik Nr 2 do Zasad do Zarządzenia Nr 26/2014 Dyrektora PUP w Przemyślu z dnia 31 lipca 2014 r. znak sprawy:... Przemyśl, dnia. WNIOSEK do Kierownika zamawiającego o wyrażenie zgody na realizację zamówienia o wartości do euro netto *, o wartości powyżej euro netto, a do wartości euro netto* 1. Nazwa przedmiotu zamówienia: dostawa, usługa, robota budowlana* Termin realizacji zamówienia 3. Szacunkowa wartość zamówienia: 3.1 wartość netto. zł 3.2 wartość brutto... zł 3.3 wartość zamówienia netto w przeliczeniu na euro wynosi:.. euro netto. Średni kurs złotego do euro służący do przeliczenia wartości zamówienia przyjęty został zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia r. (Dz.U.. ) i wynosi zł. 3.4 Ustalenie wartości zamówienia dokonano w dniu r. 3.5 Określono wartość zamówienia na podstawie: 3.6 Osoba / osoby dokonująca ustalenia wartości zamówienia : 4. Wspólny słownik zamówień ( CPV): _- kod wiodący 5. Osoby odpowiedzialne za realizację przedmiotu zamówienia: 1) (imię i nazwisko) 6. Określenie bieżącej wartości w danej grupie zamówień zł netto.... ( podpis i pieczęć pracownika merytorycznego)

15 7. Opinia Głównego Księgowego w sprawie zabezpieczenia środków na realizację zamówienia, ze wskazaniem działu, rozdziału i paragrafu klasyfikacji budżetowej, z jakiej będzie finansowane zamówienie ( podpis i pieczęć Głównego Księgowego) Wyrażam zgodę / nie wyrażam zgody* na przeprowadzenie i przygotowanie procedury zamówienia publicznego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w oparciu o Zasady udzielania zamówień w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu niepodlegających przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto.... (podpis Kierownika zamawiającego) * niepotrzebne skreślić

16 Załącznik Nr 3 do Zasad do Zarządzenia Nr 26/2014 Dyrektora PUP w Przemyślu z dnia 31 lipca 2014 r. PROTOKÓŁ w sprawie udzielenia zamówienia o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro netto 1. Oznaczenie miejsca i data sporządzenia protokołu 2. Dane imienne pracownika prowadzącego postępowanie. 3. Opis przedmiotu zamówienia: Wartość szacunkowa ustalona nie wcześniej niż na 3 m-ce przed wszczęciem postępowania, oraz w przeliczeniu na euro według kursu ustalonego zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych Opis czynności podjętych w celu pozyskania najkorzystniejszej oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia (w tym wykaz zawierający wykonawców, do których skierowano zapytanie ofertowe lub którzy zwrócili się z prośbą o przekazanie specyfikacji zamówienia lub których zaproszono do negocjacji): Wykaz wykonawców, którzy złożyli oferty wraz z ceną wykonania zamówienia (cena netto/brutto) oraz porównanie złożonych ofert lub wykonawca który przystąpił do negocjacji: Nazwa wykonawcy Cena oferty Inne kryteria Liczba punktów razem 7. Uzasadnienie skierowania zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców, od wskazanej w 6 i 10 Zasad lub podjęcia negocjacji z jednym oferentem: Uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty: w załączeniu : 1. oferty pisemne, fax, e 2. specyfikacja zamówienia 3. umowa / zlecenie Zatwierdzam... (podpis Kierownika zamawiającego)... podpis pracownika prowadzącego postępowanie (sporządzającego notatkę)