Zarzdzenie Nr 96/2003. Wójta Gminy Lubaczów. z dnia 31 padziernika 2003 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzdu Gminy Lubaczów.

Transkrypt

1 Zarzdzenie Nr 96/2003 Wójta Gminy Lubaczów z dnia 31 padziernika 2003 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzdu Gminy Lubaczów. Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorzdzie gminnym /tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z póniejszymi zmianami / Wójt Gminy Lubaczów zarzdza co nastpuje: 1 Ustala si Regulamin Organizacyjny Urzdu Gminy Lubaczów w brzmieniu stanowicym załcznik nr 1 do niniejszego zarzdzenia. 2 Wykonanie zarzdzenia powierza si Sekretarzowi Gminy. 3 Z dniem wejcia w ycie zarzdzenia trac moc wszystkie dotychczasowe regulacje prawne w zakresie bdcym przedmiotem niniejszego zarzdzenia. 4 Zarzdzenie wchodzi w ycie z dniem 1 listopada 2003 r. Wójt Gminy Roman Krawczyk

2 Załcznik Nr 1 do Zarzdzenia Wójta Gminy Lubaczów Nr... z dnia r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZDU GMINY LUBACZÓW Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Urzd Gminy Lubaczów zwany dalej Urzdem działa na podstawie przepisów ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorzdzie gminnym (tekst jednolity: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z póniejszymi zmianami ) oraz Statutu Gminy Lubaczów. 2 Ilekro w Regulaminie jest mowa o: 1) Gminie naley przez to rozumie Gmin Lubaczów, 2) Radzie naley przez to rozumie Rad Gminy Lubaczów, 3) Wójcie, Zastpcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku, naley przez to rozumie odpowiednio: Wójta Gminy Lubaczów, Zastpc Wójta Gminy Lubaczów, Sekretarza Gminy Lubaczów oraz Skarbnika Gminy Lubaczów. 3 Urzd Gminy jest gminn jednostk organizacyjn działajc w formie jednostki budetowej, przy pomocy której Wójt wykonuje swoje zadania. Siedzib Urzdu jest budynek przy ul. Jasnej 1 w Lubaczowie. 4 2

3 5 Urzd realizuje zadania: 1) własne Gminy, okrelone ustawami, przepisami wykonawczymi do ustaw, Statutem Gminy, uchwałami Rady oraz Zarzdzeniami Wójta, 2) z zakresu administracji rzdowej, zlecone Gminie na mocy obowizujcych ustaw, 3) powierzone Gminie w drodze porozumie zawartych z organami administracji rzdowej lub samorzdowej Do zada Urzdu naley zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zada i kompetencji. 2. W szczególnoci do zada Urzdu naley: 1) przygotowywanie materiałów niezbdnych do podejmowania uchwał, wydawania zarzdze, decyzji, postanowie i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynnoci prawnych przez organy Gminy, 2) wykonywanie na podstawie udzielonych upowanie czynnoci faktycznych wchodzcych w zakres zada gminy, 3) zapewnienie organom Gminy moliwoci przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków, 4) przygotowywanie do uchwalenia i wykonywanie budetu Gminy, oraz innych aktów prawnych organów Gminy, 5) realizacja innych obowizków i uprawnie wynikajcych z przepisów prawa oraz uchwał Rady i zarzdze Wójta, 6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, 7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostpnego do powszechnego wgldu w siedzibie Urzdu, 8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowizujcymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególnoci: a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji, b) prowadzenie wewntrznego obiegu akt, c) przechowywanie akt, d) przekazywanie akt do archiwów. Rozdział II Wewntrzna organizacja Urzdu 7 1. Wewntrznymi komórkami organizacyjnymi Urzdu s referaty. 2. Referaty realizuj zadania Urzdu stosownie do ich zakresów działania, okrelonych w niniejszym regulaminie. 3. Wewntrz referatów tworzy si wyłcznie stanowiska pracy. 4. Podziału zada pomidzy referaty i stanowiska pracy dokonuje Wójt na wniosek Sekretarza. 3

4 1. W skład Urzdu wchodz nastpujce referaty, które przy oznakowaniu spraw uywaj symboli: 1) Referat Finansowy, Fn. I 2) Referat Infrastruktury Komunalnej i Rolnictwa IK. i R. II 3) Referat Organizacyjny i Owiaty, Or. i O. III 2. Schemat struktury organizacyjnej Urzdu stanowi załcznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 8 Rozdział III Kierownictwo Urzdu i zasady wykonywanie funkcji kierowniczych 9 1. Kierownikiem Urzdu jest Wójt. 2. Wójt kieruje Urzdem przy pomocy Zastpcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika, oraz wykonuje uprawnienia zwierzchnika słubowego w stosunku do wszystkich pracowników Urzdu. 3. W czasie nieobecnoci Wójta jego obowizki jako kierownika Urzdu wykonuje Zastpca Wójta. Jednoosobowe kierownictwo zasadza si na jednolitoci poleceniodawstwa i słubowego podporzdkowania, podziału czynnoci na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialnoci za wykonanie powierzonych zada Prac referatów kieruj bezporednio Kierownicy referatów. 2. Kierownicy referatów s odpowiedzialni przed Wójtem za naleyt organizacj pracy w referacie i sprawnie wykonywanie powierzonych im zada, a w szczególnoci za: 1) wykonywanie zada okrelonych w ustawach, przepisach wykonawczych, uchwałach Rady i zarzdzeniach Wójta, 2) właciw organizacj pracy referatu i jej systematyczne usprawnianie, 3) nadzór nad terminowym i zgodnym z przepisami prawa wykonywaniem obowizków nalecych do pracowników referatu, 4) naleyt realizacj zada finansowych, 5) przestrzeganie zasad oszczdnoci i gospodarnoci w pracy referatu, 6) właciw i rzeczow obsług interesantów przez pracowników referatu, 7) sporzdzanie właciwych merytorycznie oraz zgodnych z prawem i interesem publicznym pism, decyzji i innych dokumentów, 3. Kierownicy poszczególnych Referatów s bezporednimi przełoonymi podległych im pracowników i sprawuj nadzór nad nimi. 4. Wykonywanie pracy w referatach nastpuje na podstawie szczegółowego podziału czynnoci pomidzy pracowników zajmujcych okrelone stanowiska pracy (zakresy czynnoci). 4

5 12 1. Z uwzgldnieniem 9 w Urzdzie tworzy si nastpujce stanowisko kierownicze: 1) Kierownik Referatu Finansowego Skarbnik (Główny Ksigowy Budetu), 2) Kierownik Referatu Infrastruktury Komunalnej i Rolnictwa, 3) Kierownik Referatu Organizacyjnego i Owiaty, 2. W razie nieobecnoci w pracy kierownika referatu obowizki kierownicze pełni osoba go zastpujca. Zastpstwa na poszczególnych stanowiskach pracy okrelaj zakresy czynnoci pracowników. Rozdział IV Stanowiska pracy w Urzdzie 13 W skład poszczególnych referatów Urzdu oprócz kierowników referatów wchodz nastpujce stanowiska pracy: 1. Referat Finansowy: 1) stanowisko ds. ksigowoci budetowej, 2) stanowisko ds. ksigowoci budetowej, 3) stanowisko ds. ksigowoci budetowej i pozabudetowej, 4) stanowisko ds. ksigowoci podatkowej, 5) stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat, 6) stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat, 7) stanowisko ds. bonów paliwowych i obsługi działalnoci rolniczej, 8) kasjer. 2. Referat Infrastruktury Komunalnej i Rolnictwa: 1) stanowisko ds. budownictwa, 2) stanowisko ds. drogownictwa, elektryfikacji i telekomunikacji, 3) stanowisko ds. gospodarki gruntami i geodezji, 4) stanowisko ds. gospodarki lokalami i działalnoci gospodarczej, 5) stanowisko ds. promocji i rozwoju gminy, 6) stanowisko ds. produkcji rolinnej, gospodarki wodnej i ochrony rodowiska, 7) leniczy lasów gminnych, 8) stranik lasów gminnych. 3. Referat Organizacyjny i Owiaty: 1) stanowisko ds. ewidencji ludnoci i dowodów osobistych, 2) stanowisko ds. obronnych, obrony cywilnej i informacji niejawnych, 3) stanowisko ds. obsługi Rady Gminy, 4) stanowisko ds. ochrony przeciwpoarowej, BHP i archiwum, 5) stanowisko ds. techniczno gospodarczych i przeciwdziałania bezrobociu, 6) koordynator gminnego programu profilaktyki i rozwizywania problemów alkoholowych, 7) stanowisko ds. obsługi kancelaryjnej, 8) informatyk, 9) sprztaczka, 4. Poza struktur referatów tworzy si samodzielnie stanowisko radcy prawnego. 5

6 Rozdział V Podział zada i kompetencji pomidzy kierownictwa Urzdu 14 Do kompetencji Wójta naley: 1) kierowanie biecymi sprawami Gminy oraz reprezentowanie jej na zewntrz, 2) podejmowanie działa zapewniajcych prawidłow realizacj zada Gminy, 3) udzielanie odpowiedzi na interpelacje, zapytania i wnioski posłów na Sejm, senatorów i radnych, 4) składanie owiadcze woli w sprawach zwizanych z prowadzeniem biecej działalnoci Gminy, 5) wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, 6) udzielanie upowanienia pracownikom Urzdu do załatwiania w jego imieniu okrelonych spraw, w szczególnoci do wydawania decyzji administracyjnych, 7) udzielanie pełnomocnictwa w sprawach nalecych do jego wyłcznej kompetencji, 8) zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzdu oraz jego pracowników, 9) kierowanie Urzdem w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy, 10) wykonywanie uprawnie zwierzchnika słubowego w stosunku do pracowników Urzdu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, 11) okresowe zwoływanie nie rzadziej jednak, ni raz w miesicu narad z udziałem kierowników referatów, dyrektorów i kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania ich współdziałania i realizacji zada, 12) koordynowanie działalnoci komórek organizacyjnych Urzdu oraz organizowanie ich współpracy, 13) rozstrzyganie sporów pomidzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególnoci dotyczcymi podziału zada, 14) gospodarowanie funduszem płac i innymi wydatkami osobowymi w Urzdzie, 15) czuwanie nad tokiem i terminowoci wykonywania zada Urzdu, 16) przyjmowanie ustnych owiadcze woli spadkodawcy, 17) przyjmowanie owiadcze majtkowych i innych owiadcze od kierowników jednostek organizacyjnych oraz pracowników samorzdowych, w tym upowanionych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych, 18) ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzdu czynnoci kancelaryjnych, 19) wydawanie zarzdze Wójta, 20) pełnienie funkcji szefa obrony cywilnej gminy, 21) nadzorowanie wykonywanie budetu Gminy, 22) przekładanie Radzie informacji ze swojej działalnoci, 23) wykonywanie innych zda zastrzeonych dla Wójta przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady, 24) sprawowanie nadzoru nad Sekretarzem, Skarbnikiem, Radc Prawnym, Referatem Finansowym, Referatem Infrastruktury Komunalnej i Rolnictwa oraz Referatem Organizacyjnym i Owiaty. 6

7 15 1. Zastpca Wójta podejmuje czynnoci kierownika Urzdu pod nieobecno Wójta lub wynikajcej z innych przyczyn niemonoci pełnienia obowizków przez Wójta. 2. Zastpca Wójta wykonuje inne zdania na polecenie lub z upowanienia Wójta. 3. Do zada Zastpcy Wójta naley wykonywanie nadzoru nad: Zespołem Ekonomiczno Administracyjnym Szkół Gminy Lubaczów, Gminnym Orodkiem Pomocy Społecznej, Gminnym Orodkiem Kultury oraz Gminn Bibliotek Publiczn. 16 Do kompetencji Sekretarza naley: 1) wykonywanie zada powierzonych przez Wójta, 2) wykonywanie funkcji kierownika administracyjnego Urzdu, a w szczególnoci: - przygotowywanie projektów aktów prawnych regulujcych organizacj wewntrzn Urzdu, - opracowywanie zakresów czynnoci dla kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, kierowników referatów oraz poszczególnych stanowisk pracy w Urzdzie, - nadzorowanie przestrzegania przez pracowników właciwej organizacji pracy, porzdku i dyscypliny pracy, - rozstrzyganie sporów kompetencyjnych pomidzy pracownikami Urzdu, - dbanie o wygld Urzdu i jego otoczenia, - dbanie o podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników, - przeprowadzanie okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzdu, - nadzorowanie zakupów sprztu i materiałów biurowych w Urzdzie, 3) organizowanie pracy Urzdu i koordynowanie działa podejmowanych przez poszczególne referaty, 4) pełnienie funkcji pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych, 5) nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej, 6) nadzorowanie terminowego i rzetelnego załatwiania spraw wnoszonych przez strony, 7) zapewnienie obsługi prawnej Urzdu, 8) nadzorowanie zgodnoci wydanych decyzji oraz działania Urzdu z obowizujcym prawem, 9) zapewnienie skutecznej publikacji przepisów gminnych, obwieszcze oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie Gminy, 10) koordynowanie prac dotyczcych przygotowania i wnoszenia pod obrady Rady projektów uchwał i innych materiałów przedstawionych przez Wójta, 11) nadzorowanie kompletowania dokumentacji z pracy Rady, Komisji Rady oraz Wójta, 12) koordynacja i organizacja spraw zwizanych z wyborami, referendami i spisami, 13) prowadzenie spraw zwizanych z organizowaniem konkursów na stanowiska dyrektorów GOK, GBP, ZEAS i kierownika GOPS, 14) przyjmowanie ustnych owiadcze woli spadkodawcy, 15) wydawanie zawiadcze i powiadcze urzdowych, 16) współpraca z ssiednimi gminami, 17) przegldanie i rozdzielanie korespondencji, 18) wykonywanie innych czynnoci powierzonych przez Wójta. 7

8 17 Do kompetencji Skarbnika naley: 1) nadzorowanie gospodarki finansowej gminy, 2) wykonywanie okrelonych przepisami prawa: - obowizków głównego ksigowego budetu Gminy, - obowizków w zakresie rachunkowoci, - zada zwizanych z zaciganiem kredytów i poyczek oraz zobowiza w zakresie podejmowania inwestycji i remontów, - zada zwizanych z emisj obligacji komunalnych oraz papierów wartociowych, - obowizków zwizanych z przystpowaniem do spółek i okrelaniem zasad wnoszenia wkładów oraz obejmowania udziałów i akcji, - zada dotyczcych ustanawiania hipoteki ustawowej oraz zabezpieczenia wierzytelnoci poprzez ustanowienie zastawu rejestrowego, - zada zwizanych z wyborem banku sprawujcego obsług bankow oraz blokowaniem rodków finansowych, 3) wykonywanie i nadzorowanie prac zwizanych z okreleniem trybu prac nad projektem budetu, 4) opracowywanie projektu budetu Gminy, 5) koordynowanie spraw zwizanych z uchwalaniem i realizacj budetu, biec kontrol i zmianami w cigu roku, 6) przygotowywanie projektów uchwały Rady i zarzdze Wójta w sprawach zmian w budecie gminy, 7) opracowywanie planów funduszy celowych, rodków specjalnych oraz dotacji dla jednostek budetowych i instytucji kultury, 8) dokonywanie analiz budetu i na bieco informowanie Wójta o jego realizacji, 9) nadzorowanie sporzdzania prawidłowej sprawozdawczoci budetowej, 10) nadzorowanie całokształtu prac w zakresie prowadzenia rachunkowoci, a w szczególnoci zorganizowanie sporzdzania, przyjmowania, obiegu i archiwizowania dokumentów ksigowych, 11) kontrasygnata czynnoci prawnych powodujcych powstanie zobowiza finansowych Gminy, 12) czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej, 13) opracowywanie projektu instrukcji obiegu dokumentów ksigowych, zakładowego planu kont i instrukcji inwentaryzacyjnej, 14) prowadzenie wewntrznej kontroli finansowej oraz kontrolowanie gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych Gminy, 15) kierowanie prac referatu finansowego, 16) współpraca z Regionaln Izb Obrachunkow, Urzdem Wojewódzkim, Urzdem Skarbowym, Zakładem Ubezpiecze Społecznych i Bankiem wykonujcym obsług bankow Urzdu, 17) prowadzenie spraw zwizanych z przeprowadzeniem inwentaryzacji, a w szczególnoci: - wnioskowanie do Wójta Gminy o wyznaczenie Przewodniczcego komisji inwentaryzacyjnej, - przyjmowanie dokumentów z przeprowadzonej inwentaryzacji i przekazywanie pracownikowi w celu jej wyceny i rozliczenia, 18) wnioskowanie do Wojewody o przyznanie dotacji na dofinansowanie wypłat dodatków mieszkaniowych, 8

9 19) wykonywanie innych zada nalecych do kompetencji Skarbnika głównego ksigowego budetu. Rozdział VI Zadania i kompetencje referatów Urzdu 18 Do wspólnych zada Referatów Urzdu naley przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynnoci organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególnoci: 1) prowadzenie postpowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a take wykonywanie zada wynikajcych z przepisów o postpowaniu egzekucyjnym w administracji, 2) pomoc Radzie, właciwym rzeczowo komisjom Rady, Wójtowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu zada, 3) przygotowywanie projektów programów gospodarczych rozwoju Gminy, 4) współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbdnych do przygotowywania projektu budetu i wykonywanie budetu Gminy, 5) przygotowywanie sprawozda, ocen, analizy i biecych informacji o realizacji zada i budetu, 6) współdziałanie z Sekretarzem w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników danego referatu, 7) przechowywanie akt, 8) stosowanie obowizujcego jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji kancelaryjnej, 9) stosowanie zasad dotyczcych wewntrznego obiegu akt, 10) prowadzenie rejestrów skarg, wniosków i listów wpływajcych do danego referatu, 11) prowadzenie rejestru przyjmowanych przez dany referat poda kierowanych przez obywateli do innych organów, 12) realizacja zada zwizanych z ochron informacji niejawnych i ochron danych osobowych, 13) usprawnienie własnej organizacji, metod i form pracy, 14) wykonywanie zada przekazanych do realizacji przez Wójta. 19 Do zada Radcy Prawnego naley wykonywanie obsługi prawnej Urzdu a w szczególnoci udzielanie informacji o: 1) zmianach w obowizujcym stanie prawnym w zakresie działalnoci Urzdu, 2) uchybieniach w działalnoci Urzdu w zakresie przestrzegania prawa i skutkach tych uchybie, 3) uczestniczenie w sesjach Rady oraz na zaproszenie Przewodniczcego w pracach komisji, 4) reprezentowanie Gminy oraz Wójta przed urzdami i organami orzekajcymi stosownie do udzielonych upowanie. 9

10 20 Do zada Referatu Finansowego naley: 1) opracowanie projektu budetu Gminy oraz nadzór nad jego wykonaniem, 2) przygotowywanie projektów uchwały Rady Gminy i zarzdze Wójta w sprawach zmian w budecie gminy, 3) prowadzenie rachunkowoci wpływów i wydatków budetowych, 4) prowadzenie ksigowoci budetowej, 5) wymierzanie i pobór podatków i opłat lokalnych, prowadzenie ksigowoci podatkowej, analityka opłat, 6) egzekucja zobowiza podatkowych, 7) prowadzenie rejestru poda i odwoła w zakresie ulg i umorze, 8) załatwienie poda o umorzenie zobowiza pieninych oraz przygotowywanie decyzji w tym zakresie, 9) przygotowywanie dokumentacji do wydania zawiadcze uprawniajcych do otrzymania bonów paliwowych, 10) wydawanie zawiadcze uprawniajcych do odbioru bonów paliwowych, 11) sporzdzanie sprawozda z wydanych zawiadcze uprawniajcych do otrzymania bonów paliwowych, 12) załatwianie spraw zwizanych z potwierdzaniem posiadania gospodarstwa rolnego dla celów uzyskania przez rolników dopłat do produkcji z ARR, 13) prowadzenie dokumentacji zwizanej z powiadczaniem przez Wójta owiadcze rolników o osobistym prowadzeniu gospodarstwa rolnego lub pracy w gospodarstwie rolnym, 14) obsługa kasowa Urzdu, GOK, GBP i GOPS, 15) obsługa finansowo ksigowa funduszy celowych, 16) prowadzenie rejestru sprzeday oraz zakupu towarów i usług do podatku VAT, 17) prowadzenie finansowej ewidencji składników majtkowych Gminy, 18) sporzdzanie bilansów i sprawozda finansowych, 19) nadzorowanie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz jej rozliczanie, 20) przyjmowanie dokumentów z przeprowadzonej inwentaryzacji wycena i rozliczanie, 21) sprawowanie nadzoru nad gospodark finansow gminnych jednostek organizacyjnych, 22) naliczenia płac dla pracowników Urzdu, rozliczenie podatku dochodowego oraz składek ubezpieczeniowych, 23) wydawanie zawiadcze o stanie majtkowym i wynagrodzeniach pracowników, 24) wystpowanie do Powiatowego Urzdu Pracy o refundacj rodków na pokrycie czci wynagrodzenia osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych, 25) prowadzenie dokumentacji do ustalenia zasiłków płatnych z ZUS, 26) współdziałanie z Regionaln Izb Opatrunkow, Urzdem Wojewódzkim, bankami, urzdami skarbowymi, ZUS i innymi. 21 Do zada Referatu Infrastruktury Komunalnej i Rolnictwa naley: 1) planowanie oraz realizacja gminnych inwestycji i remontów, 2) współpraca z Dyrektorem ZEAS Gminy Lubaczów w zakresie przygotowywania oraz realizacji inwestycji i remontów prowadzonych przez t jednostk w placówkach owiatowych, 3) zarzdzanie sieci dróg gminnych ich budowa, modernizacja i utrzymanie, 10

11 4) tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy, 5) przygotowywanie terenów pod budownictwo poprzez ich uzbrojenie i wyposaenie w infrastruktur techniczn, 6) organizowanie sprzeday gminnych nieruchomoci wraz z połoonymi na nich budynkami, 7) ustalanie wartoci gminnych nieruchomoci oraz cen i opłat za korzystanie z nich, 8) nabywanie nieruchomoci niezbdnych dla realizacji zada Gminy, 9) komunalizacja gruntów, 10) prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych, 11) ochrona gruntów rolnych lub ograniczenie w zwizku z ich przeznaczeniem na cele nierolnicze i nielene, 12) prowadzenie spraw zwizanych ze wskazaniem granic gruntów i dróg gminnych oraz oznakowaniem nieruchomoci numerami porzdkowymi, 13) gromadzenie i ewidencjonowanie zasobów geodezyjnych i kartograficznych z terenu Gminy, 14) przygotowywanie scalania i podziału nieruchomoci w oparciu o miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego, 15) przygotowywanie rozgraniczenia i podziału nieruchomoci, 16) opiniowanie i zatwierdzanie projektów podziału nieruchomoci, 17) prowadzenie spraw zwizanych z ustalaniem nazw miejscowoci, ulic i obiektów fizjograficznych, zmian granic pomidzy obrbami geodezyjnymi oraz numeracj nieruchomoci, 18) gospodarka lokalami mieszkalnymi i uytkowymi z wyłczeniem obiektów owiaty, sportu, kultury i bibliotek, 19) nadzorowanie właciwego utrzymania obiektów budowlanych stanowicych własno Gminy, 20) prowadzenia i koordynacja spraw zwizanych z opracowaniem i realizacj miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego Gminy oraz studiów uwarunkowa i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy, 21) przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy, 22) koordynacja i obsługa działa zwizanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych, 23) przechowywanie planów zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowa i kierunków zagospodarowania przestrzennego, 24) wydawanie decyzji o warunkach i decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, 25) uzgadnianie decyzji o zabudowy z właciwymi organami, 26) wydawanie zawiadcze, wypisów i wyrysów z MPZP, 27) prowadzenie rejestru MPZP, 28) dokonywanie analiz aktualnoci MPZP oraz wniosków w sprawie sporzdzenia lub zmiany MPZP przygotowywanie stosownych dokumentów i rozstrzygni w tych sprawach, 29) przygotowywanie właciwych dokumentów ( projektów uchwał Rady i innych ) zawierajcych opinie dot. moliwoci zalesie gruntów pod ktem zgodnoci z MPZP, 30) współdziałanie ze Starostwem w sprawach nadzoru urbanistyczno architektonicznego i budowlanego, 31) realizacja zada wynikajcych z prawa geologicznego i górniczego, 32) prowadzenie ewidencji przedsibiorców, 33) wykonywanie zada zwizanych z telekomunikacj i zaopatrzeniem w energi elektryczn, 11

12 34) naliczanie, pobieranie i rozliczanie opłat adiacenckich, 35) prowadzenie spraw zwizanych z przyznawaniem dodatków mieszkaniowych, 36) zakładanie i utrzymywanie cmentarzy komunalnych, 37) organizowanie robót publicznych na terenie Gminy, 38) koordynowanie działa na rzecz rozwoju rolnictwa, w szczególnoci doboru odmian rolin uprawnych, materiału hodowlanego, organizacji kontrolowanego rozrodu zwierzt, 39) współpraca ze słub weterynaryjn w zwalczaniu chorób zakanych i organizacji profilaktyki weterynaryjnej, 40) koordynowanie gospodarki nasiennej, 41) współpraca z Pastwow Inspekcj Ochrony Rolin w zakresie sygnalizacji pojawienia si w uprawach: chwastów, chorób, szkodników, 42) współpraca z Podkarpack Izb Rolnicz i Powiatowym Zespołem Doradztwa Rolniczego, 43) prowadzenie spraw zwizanych z klskami ywiołowymi w rolnictwie, 44) współpraca z Agencj Nieruchomoci Rolnych, Agencj Rynku Rolnego i Agencj Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, 45) nadzorowanie prawidłowej gospodarki sprztem rolniczym bdcym w dyspozycji poszczególnych sołectw, 46) koordynowanie spraw z zakresu działania zakładów usług wodnych (administrowanie sieci wodocigów i kanalizacji gminnej), 47) prowadzenie spraw z zakresu ochrony przeciwpowodziowej oraz melioracji wodnych, 48) nadzór nad działalnoci spółek wodnych, 49) realizacja zada z zakresu ochrony rodowiska, w tym koordynowanie całokształtu działa zwizanych z gromadzeniem i wydatkowaniem rodków Gminnego Funduszu Ochrony rodowiska i Gospodarki Wodnej, w szczególnoci dotyczcych: - ogranicze w zakresie pracy maszyn i urzdze, - ochrony rodowiska przed odpadami, - utrzymania porzdku i czystoci, - ochrony wód i powietrza atmosferycznego, - prowadzenia rejestru obiektów przyrodniczych objtych ochron, 50) wydawanie zezwole na usuwanie drzew i krzewów z terenów nieruchomoci nie stanowicych lasów, 51) gospodarka zasobami gruntów rolnych stanowicych własno Gminy, 52) koordynowanie i nadzór grupowego zarzdu wspólnotami gruntowymi, 53) gospodarowanie lasami mienia gminnego, 54) prowadzenia spraw z zakresu prawa łowieckiego i zagadnie zwizanych z pszczelarstwem, 55) organizowanie i przeprowadzanie kontroli w zakresie przestrzegania przepisów o zwalczaniu narkomanii, 56) sporzdzanie dokumentacji w zakresie uznawania pracy w rolnictwie do stau pracy, 57) opracowywanie programów gospodarczych gminy, w tym prac studialnych i prognostycznych, 58) analizowanie i diagnozowanie zjawisk społecznych i gospodarczych wystpujcych na obszarze Gminy, powiatu i województwa, 59) gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujcych Gmin na zewntrz, 60) organizowanie współpracy Gminy z partnerami zagranicznymi, 61) podejmowanie działa majcych na celu pozyskiwanie rodków z funduszy pomocowych, w tym przedakcesyjnych i strukturalnych, 12

13 62) koordynowanie wdraania strategii rozwoju gminy, 63) koordynowanie realizacji programów i przedsiwzi wieloletnich, 64) sporzdzenie ofert inwestycyjnych dla inwestorów, 65) udzielanie informacji na temat Wspólnej Polityki Rolnej UE. 22 Do zada Referatu Organizacyjnego i Owiaty nale: 1) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzdu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, 2) gospodarowanie funduszem płac Urzdu, 3) realizacja zada wynikajcych z ustawy o systemie owiaty dla organu prowadzcego w zakresie prowadzenia szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli jak równie zada wynikajcych z ustawy Karta Nauczyciela za wyjtkiem spraw statutowo zastrzeonych do kompetencji ZEAS Gminy Lubaczów, 4) prowadzenie spraw zwizanych z awansem zawodowym nauczycieli oraz konkursów na stanowiska dyrektorów szkół, gimnazjów i przedszkoli, 5) realizacja zada wynikajcych z ustawy o dostpie do informacji publicznej, w tym powszechne udostpnianie informacji w Biuletynie Informacji Publicznej, 6) prowadzenie ewidencji ludnoci Gminy oraz przekazywanie danych pomidzy organami prowadzcymi ewidencj ludnoci, wnioskowanie o nadanie numeru PESEL. 7) wydawanie powiadcze zameldowania, 8) na podstawie przedłoonego wniosku o wydanie dowodu osobistego, sporzdzanie przy uyciu rodków informatycznych formularza bdcego drukiem cisłego zarachowania, a nastpnie po otrzymaniu wyprodukowanych przez Centrum personalizacji dokumentów dowodów osobistych, wydawanie ich wnioskodawcom, 9) przyjmowanie pism sdowych i wywieszanie ogłosze o ustanowieniu kuratora, 10) prowadzenie spraw wynikajcych z ustawy o powszechnym obowizku obrony, 11) współdziałanie z organami wojskowymi, 12) realizacja zada z zakresu obrony cywilnej, 13) obsługa biurowo-kancelaryjna Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego zgodnie z ustalonym Regulaminem jego działania, 14) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, 15) prowadzenie kancelarii tajnej, 16) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów, 17) opracowanie planu ochrony Urzdu i nadzorowanie jego realizacji, 18) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych, 19) prowadzenie spraw zwizanych z przyjmowaniem, sprawdzaniem i przekazywaniem właciwym instytucjom owiadcze majtkowych i innych owiadcze składanych przez radnych, pracowników Urzdu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, 20) prowadzenie obsługi kancelaryjnej i techniczno-organizacyjnej Rady, Komisji i Wójta, 21) podejmowanie czynnoci organizacyjnych zwizanych z przeprowadzeniem sesji Rady, posiedze Komisji, narad z sołtysami i spotka Wójta, 22) organizowanie szkole radnych, 23) prowadzenie rejestru wniosków, zapyta i interpelacji składanych przez radnych, 24) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji, 25) współdziałanie z sołectwami, 26) prowadzenie i udostpnianie do publicznego wgldu zbioru przepisów gminnych, 13

14 27) obsługa techniczno-organizacyjna wyborów i referendum, 28) realizacja zada wynikajcych z ustawy Prawo o ustroju sdów powszechnych w zakresie wyboru ławników do Sdu Rejonowego w Lubaczowie, 29) obsługa sekretariatu, 30) przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, prowadzenie ewidencji korespondencji, 31) nadzór nad przechowywaniem pieczci urzdowych oraz ich ewidencja, 32) realizacja zada z zakresu ochrony przeciwpoarowej i obsługa Zarzdu Gminnego Zwizku OSP, 33) obsługa kancelaryjno techniczna jednostek OSP RP i Zarzdu Gminnego Zwizku OSP RP, 34) realizacja zada wynikajcych z przepisów bezpieczestwa i higieny pracy w stosunku do pracowników zatrudnionych w Urzdzie oraz w zakresie ogólnych przepisów BHP dotyczcych zakładu pracy, 35) obsługa kancelaryjna Urzdu i Rady zgodnie z rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, 36) prowadzenie biblioteki literatury fachowej dla potrzeb Urzdu zbiorów Dz. U. i M. P. oraz archiwum zakładowego Urzdu, 37) prowadzenie spraw wynikajcych z przepisów prawa o stowarzyszeniach, zgromadzeniach i zbiórkach publicznych, 38) organizowanie robót publicznych, prac interwencyjnych oraz innych form zmierzajcych do przeciwdziałania bezrobociu, 39) współpraca z organami sprawiedliwoci, Prokuratury i Policji, 40) koordynowanie działalnoci gminnych placówek słuby zdrowia oraz współdziałanie z niepublicznymi zakładami opieki zdrowotnej, 41) sporzdzanie informacji miesicznych odnonie zatrudnienia w Urzdzie niezbdnych do wpłat na Pastwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, 42) zaopatrzenie Urzdu w materiały biurowo kancelaryjne i gospodarcze, 43) prowadzenie spraw socjalnych pracowników zatrudnionych w Urzdzie, 44) zgłaszanie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego osób wykonujcych w Urzdzie Gminy prac na podstawie Umowy-zlecenie, 45) prowadzenie rejestrów: osób przebywajcych w budynku Urzdu poza urzdowymi godzinami pracy, wyj słubowych i prywatnych, pracy poza godzinami urzdowania, 46) organizowanie komputeryzacji Urzdu przy współudziale innych referatów, 47) planowanie rozwoju systemów informatycznych i techniki biurowej Urzdu oraz koordynacja wdroe nowych generacji urzdze bazy komputerowej Urzdu oraz oprogramowania, 48) zapewnienie kompleksowego serwisu napraw i konserwacji dla uytkowanych w Urzdzie systemów informatycznych i łcznoci, 49) skuteczne zabezpieczanie bazy danych i systemu sieciowego oraz nadzór nad wykorzystywaniem w pracy licencjonowanego oprogramowania komputerowego, 50) prowadzenie dokumentacji oprogramowania oraz administrowanie sieci komputerow, 51) prowadzenie biuletynu informacji publicznej oraz zarzdzanie stron www i obsług kont e mail, 52) prowadzenie spraw z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi, w tym : obsługa Gminnej Komisji Rozwizywania Problemów Alkoholowych, 53) wydawanie zezwole na sprzeda alkoholu oraz kontrola zasad sprzeday napojów alkoholowych, 54) utrzymanie czystoci w pomieszczeniach biurowych Urzdu. 14

15 Rozdział VII Zasady postpowania przy opracowywaniu aktów prawnych Pracownicy Urzdu z własnej inicjatywy, na polecenie Wójta, Zastpcy Wójta lub Sekretarza przy współpracy z kierownikami referatów przygotowuj: 1) projekty uchwały Rady, 2) projekty aktów prawnych wydawanych przez Wójta, 3) inne merytoryczne materiały bdce w kompetencji danego referatu. 2. Sposób i terminy przygotowania projektów aktów prawnych i innych materiałów oraz ich merytoryczny zakres okrela kadorazowo Sekretarz. 24 Projekty uchwał winny by zgodne z obowizujcymi zasadami tworzenia aktu prawnego oraz odpowiada wymogom ustalonym przez Rad w Statucie Gminy. 25 Projekty uchwał wraz z innymi materiałami pracownicy Urzdu dostarczaj Sekretarzowi celem dokonania wstpnego sprawdzenia i nastpnie przekazania radcy prawnemu do zaopiniowania. 26 Po uzyskaniu opinii radcy prawnego projekty uchwał i pozostałe materiały przedstawiane s na spotkaniu kierowników referatów i jednostek organizacyjnych przez właciwego kierownika lub wyznaczonego przez niego pracownika. 27 Projekty uchwał Rady przedstawiane s pod obrady Komisji Rady. 28 Zarówno na spotkaniu kierowników, posiedzeniu Komisji Rady, jak i na sesji Rady pracownik zobowizany jest rzetelnie przygotowa spraw, aby majce nastpi rozstrzygnicie było jasne. W tym celu referuje on spraw przytaczajc kolejne dokumenty oraz przepisy prawne, które winien zacytowa w kadej chwili na danie lub z własnej inicjatywy. 15

16 Rozdział VIII Sposób postpowania z podjtymi na sesjach i posiedzeniach organów Gminy i Rady uchwałami, zarzdzeniami, opiniami oraz wnioskami, zapytaniami i skargami 29 Pracownik na stanowisku do spraw obsługi Rady prowadzi cało dokumentacji Rady, Komisji Rady, samorzdów wiejskich oraz zbiór zarzdze Wójta Uchwały Rady, opinie Komisji Rady, uchwały zebrania wiejskiego, zarzdzenia Wójta po podjciu kierowane s przez Sekretarza do właciwego pracownika celem wdroenia do realizacji. 2. Potwierdzenie przez pracownika odbioru uchwały odbywa si w rejestrze uchwał - w przypadku uchwał Rady lub na oryginale dokumentu, przechowywanym w teczce pracownika do spraw obsługi Rady w odniesieniu do pozostałych dokumentów Uchwały o charakterze przepisów gminnych i inne dokumenty wymagajce ogłoszenia pracownik, któremu zostały one przekazane do realizacji zobowizany jest do obwieszczenia w sposób podany w treci uchwały (dokumentu) oraz sporzdzenia stosownej dokumentacji z wykonania tej czynnoci. 2. Dokumentacja powinna zawiera dat i sposób ogłoszenia uchwały ( dokumentu), a w przypadku koniecznoci rozplakatowania uchwały (dokumentu) w sołectwie równie zwrotne potwierdzenie odbioru przez właciwego sołtysa, otrzymane z Urzdu Pocztowego. W razie przekazywania sołtysowi uchwały (dokumentu) bezporednio w Urzdzie pracownik zobowizany jest zadba o potwierdzenie tej czynnoci własnorcznym podpisem sołtysa na kopii uchwały (dokumentu) przechowywanej w teczce pracownika. 3. Kopi w/w dokumentacji pracownik zobowizany jest przekaza w terminie 7 dni od dnia otrzymania uchwały (dokumentu) na stanowisko do spraw obsługi Rady. 4. Uchwały stanowice przepisy gminne rejestrowane s w osobnym rejestrze i gromadzone w oddzielnej teczce w formie zbiorów przepisów gminnych. 5. Zbiór przepisów gminnych udostpniony jest do publicznego wgldu w dniach i godzinach pracy Urzdu. 6. Pracownik zatrudniony na stanowisku do spraw obsługi Rady zobowizany jest na prob zainteresowanej strony udostpni zbiór przepisów gminnych oraz w razie potrzeby udzieli pomocy w odnalezieniu właciwej uchwały Jeeli z treci podjtej uchwały (dokumentu) wynika, e z jej realizacji ma by złoone sprawozdanie pracownik przedkłada je w formie pisemnej Sekretarzowi. 2. Za przedłoenie sprawozdania właciwemu organowi Gminy odpowiada Sekretarz.. 16

17 33 1. Po odbytej sesji Rady, Wójt nie czekajc na sporzdzenie protokołu niezwłocznie przystpuje do okrelenia sposobu realizacji interpelacji, zapyta, wniosków i skarg zgłoszonych podczas sesji, na które nie było moliwoci udzielenia wyczerpujcej odpowiedzi w trakcie jej przebiegu. 2. Wskazany przez Wójta pracownik Urzdu przygotowuje odpowied w zgłoszonej sprawie w trzech egzemplarzach: 1) dla wnioskodawcy, 2) na stanowisko do spraw obsługi Rady, 3) a/a. 3. Jeeli odpowied wymaga stanowiska innej instytucji pracownik niezwłocznie podejmuje czynnoci zmierzajce do uzyskania stosownej dokumentacji, przytaczajc jej tre w przygotowywanym tekcie odpowiedzi lub w formie załczników. Rozdział IX Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków Wójt i Zastpca Wójta przyjmuj obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godz. od 8 00 do Sekretarz, Skarbnik i Kierownicy referatów oraz pracownicy Urzdu przyjmuj obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzdu. 3. Informacja o dniach i godzinach przyj obywateli w sprawach skarg i wniosków winna by umieszczona w widocznym miejscu Urzdu Skargi wnoszone do Urzdu mog mie form pisemn lub ustn. 2. Pracownik przyjmujcy w Urzdzie skarg składan w formie ustnej zobowizany jest na t okoliczno sporzdzi protokół przyjcia skargi i niezwłocznie przekaza jego kopi Wójtowi, Zastpcy Wójta lub Sekretarzowi. 3. Protokół przyjcia skargi zawiera: - dat przyjcia, - imi i nazwisko oraz adres składajcego skarg, - zwizłe okrelenie sprawy, - imi i nazwisko przyjmujcego skarg, - podpis składajcego skarg 4. Protokół przyjcia skargi pracownik przekazuje do rejestracji w dzienniku korespondencyjnym. 5. Wójt, Zastpca Wójta lub Sekretarz po zapoznaniu si z treci skargi wyznacza pracownika do jej załatwienia. 6. Składane skargi nie mog by załatwiane przez osoby, których one dotycz. Pracownicy ci maj jednak obowizek udostpniania danych i dokumentów osobie sprawdzajcej podstawy skargi. 7. Jeeli skarga została złoona bezporednio w pokoju Wójta lub Sekretarza, pracownik nie uczestniczy w rozmowie chyba, e skarcy wyranie sobie tego yczy. 17

18 36 1. Interpelacje, wnioski, zapytania i skargi musz by załatwione w nieprzekraczalnym terminie 21 dni. 2. W przypadku braku moliwoci terminowego załatwienia interpelacji, wniosku, zapytania lub skargi pracownik zobowizany jest poinformowa zainteresowane osoby o zaistniałych trudnociach, podajc nowy termin załatwienia sprawy. 3. Nad prawidłowoci załatwienia interpelacji, zapyta, wniosków i skarg czuwa Sekretarz. 37 Rejestr skarg i wniosków prowadzi Sekretarz. Rozdział X Zasady podpisywania pism i decyzji administracyjnych Pisma i decyzje wychodzce z Urzdu podpisuje Wójt lub osoba przez niego upowaniona. 2. Wójt podpisuje: 1) zarzdzenia, regulaminy i okólniki wewntrzne, 2) pisma zwizane z reprezentowaniem Gminy na zewntrz, 3) pisma zawierajce owiadczenia woli w zakresie zarzdu mieniem Gminy, 4) odpowiedzi na skargi i wnioski dot. kierownictwa Urzdu, 5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania nie upowanił pracowników Urzdu, 6) pełnomocnictwa i upowanienia do działania w swoim imieniu, 7) pisma zawierajce owiadczenia woli jako pracodawcy, 8) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sdami i organami administracji publicznej, 9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, 10) pisma zawierajce odpowiedzi na wnioski i postulaty mieszkaców, zgłaszane za porednictwem radnych, 11) inne pisma, jeli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie Wójt moe udzieli kierownikowi referatu lub pracownikowi pełnomocnictwa do wydawania decyzji administracyjnych i załatwienia w jego imieniu okrelonych spraw. 2. Wójt moe udzieli pracownikowi Urzdu, niezalenie od pełnomocnictw okrelonych w ust.1 jednorazowego upowanienia do podjcia okrelonych czynnoci. 3. Wzór pełnomocnictwa, o którym mowa w ust. 1 stanowi załcznik Nr 2 do niniejszego regulaminu. 18

19 36 1. Decyzje administracyjne, postanowienia i zawiadczenia podpisywane przez Wójta winny by oznakowane podłun pieczci nagłówkow o treci: Wójt Gminy Lubaczów oraz pieczci podpisow Wójt (imi i nazwisko). 2. W sprawach nalecych do kompetencji Wójta podpisuje on pisma stosujc pieczcie okrelone w ust W razie nieobecnoci Wójta, pisma nalece do jego wyłcznej kompetencji podpisuje Zastpca Wójta stosujc piecz nagłówkow Wójt Gminy Lubaczów i piecz podpisow w z. Wójta (imi i nazwisko) Zastpca Wójta. 4. W sprawach, do których załatwienia Wójt upowanił pracowników Urzdu, pracownicy ci przy podpisywaniu pism stosuj piecz nagłówkow Urzd Gminy Lubaczów oraz piecz podpisow z up. Wójta (imi i nazwisko, stanowisko słubowe). 5. W sprawach, do których załatwienia Wójt upowanił pracowników Urzdu, pracownicy ci podpisuj decyzje administracyjne stosujc piecz nagłówkow Wójt Gminy Lubaczów oraz piecz podpisow z up. Wójta (imi i nazwisko, stanowisko słubowe). 6. W sprawach nalecych do kompetencji Zastpcy Wójta podpisuje on pisma stosujc piecz nagłówkow Zastpca Wójta Gminy Lubaczów oraz piecz podpisow Zastpca Wójta (imi i nazwisko). Rozdział XI Zasady organizacji i tryb przeprowadzania kontroli Kontrola wewntrzna ma na celu badanie zgodnoci kadego postpowania z obowizujcymi przepisami prawa, efektywnoci tego postpowania, a take ujawnianie nieprawidłowego działania i wskazanie sposobu i rodków umoliwiajcych likwidacj tych nieprawidłowoci. 2. Gospodarka rodkami publicznymi wymaga zachowania szczególnej starannoci w procesie organizowania i wykonywania czynnoci zwizanych z ich gromadzeniem, wydatkowaniem oraz dokumentowaniem, tak aby moliwe było dokonanie oceny stopnia i sposobu realizacji zada wyznaczonych Gminie. 3. Kontrola wewntrzna jest elementem procesu zarzdzania publicznymi rodkami finansowymi. Jej przedmiotem s w szczególnoci procesy zwizane z gromadzeniem i wykorzystywaniem rodków publicznych oraz gospodarowanie mieniem stanowicym własno Gminy. 4. Kontrol mona okreli jako ogół czynnoci podejmowanych w celu osignicia zgodnoci miedzy stanem faktycznym /wykonaniem/ a stanem obowizujcym wynikajcym z przepisów prawa oraz przepisów wewntrznych ustalonych w Gminie /uchwał Rady oraz zarzdze Wójta/, a take przyjtych planów finansowych. 19

20 38 Kontrola wewntrzna pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzdu dokonywana jest pod wzgldem: 1) legalnoci, 2) gospodarnoci, 3) rzetelnoci, 4) celowoci, 5) terminowoci, 6) skutecznoci. 39 Stosowanie kryterium: - legalnoci (zgodnoci z prawem) polega na badaniu, czy operacje gospodarczo finansowe s zgodne z obowizujcymi przepisami prawa, - gospodarnoci polega na ocenie, czy zadania jednostki s realizowanie oszczdzanie i efektywnie. Oszczdno koncentruje si wokół procesu zlecania zada do realizacji tj. całego procesu zwizanego z realizacj ustawy o zamówieniach publicznych przy jednoczesnym zachowaniu okrelonego poziomu jakoci wykonania zadania, - rzetelnoci /zgodno dokumentacji ze stanem faktycznym/ wymaga ustalenia, czy wszystkie operacje gospodarcze s właciwie udokumentowane, czy dokumenty znajduj naleyte odzwierciedlenie w posiadanych składnikach majtkowych, czy dokumenty /dowody ksigowe/ bdce podstaw zapisów w ksigach rachunkowych s opisane w sposób umoliwiajcy identyfikacj zrealizowanego zadania i zostały sprowadzone przez odpowiednie słuby zgodnie z zasadami ustalonymi w instrukcji obiegów dokumentów ksigowych oraz gospodarki kasowej w Urzdzie, - celowoci polega na badaniu, czy działalno jednostki jest zgodna z przyjtymi celami, nałoonymi na Gmin ustawami jako zadania własne gminy i jako zadania zlecone gminie do realizacji przez administracj rzdow. Efektywno realizacji zadania polega m.in. na poprawie stopnia zaspakajania potrzeb społecznych. 40 Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowoci, osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowoci oraz okrelanie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowoci i przeciwdziałania im w przyszłoci. 41 W Urzdzie przeprowadza si nastpujce rodzaje kontroli: 1) kompleksowe obejmujce cało lub obszern cz działalnoci poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk, 2) problemowe - obejmujce wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalnoci kontrolowanej komórki lub stanowiska, stanowice niewielki fragment jego działalnoci, 3) wstpne - obejmujce kontrole zamierze i czynnoci przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania, 4) biece - obejmujce czynnoci w toku, 5) sprawdzajce (nastpne) - majce miejsce po dokonaniu okrelonych czynnoci, w szczególnoci majce na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały 20

21 uwzgldnione w toku postpowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska Postpowanie kontrolne przeprowadza si w sposób umoliwiajcy bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalnoci kontrolowanej jednostki, komórki organizacyjnej Urzdu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocen działalnoci według kryteriów okrelonych w 38 i Stan faktyczny ustala si na podstawie dowodów zebranych w toku postpowania kontrolnego. 3. Jako dowód moe by wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mog by wykorzystane w szczególnoci: dokumenty, wyniki ogldzin, zeznania wiadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjanienia i owiadczenia kontrolowanych. 43 Kontroli dokonuj: 1) Wójt, Z-ca Wójta, Sekretarz, Skarbnik zespół osób lub osoba działajcy na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta - w odniesieniu do Kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk, 2) Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w odniesieniu do podporzdkowanych im pracowników Kontrola wewntrzna w Urzdzie obejmuje nastpujce zagadnienia: - organizacj pracy, - podział obowizków, - upowanienia i zatwierdzenie dokumentów, - gospodarowanie majtkiem, - rachunkowo i sprawozdawczo. 2. Regulamin organizacyjny Urzdu definiuje i przydziela obowizki oraz ustala hierarchi słubow wraz z elementami kontroli funkcjonalnej, wynikajcej z pełnienia funkcji. Obowizek sprawowanie kontroli wewntrznej z zakresu organizacji pracy spoczywa na osobach pełnicych okrelone funkcji w stosunku do podległych pracowników. 3. Sekretarz i kierownicy referatów sprawuj kontrol z zakresu podziału obowizków poprzez opracowanie zakresu czynnoci dla podległych pracowników obejmujce wykonywanie wszystkich zada danego referatu w powizaniu z obowizujcymi przepisami ustawowymi i wewntrznymi Urzdu. 4. Wszelkie operacje w referacie wymagaj upowanienia lub akceptacji osoby odpowiedzialnej. Z treci udzielonych upowanie wynika jakie decyzje mog by przez pracowników podejmowane. Upowanienia maj charakter imienny i nie mog by cedowane na inne osoby. 5. Z podziału czynnoci wynika, kto jest odpowiedzialnym za sprawowanie opieki nad majtkiem Gminy tj. rodki trwałe, rodki trwałe w uytkowaniu, materiały i wyposaenie, rodki pienine. Kontrola w tym zakresie jest dokonywana poprzez inwentaryzacj składników majtkowych zgodnie z ustaleniami zawartymi w instrukcji inwentaryzacji. 21

22 6. Rachunkowo jest podstawowym ogniwem systemu kontroli wewntrznej. Do podstawowych rodków kontroli stosowanych w systemie rachunkowoci zalicza si: - wyznaczenie i upowanienie na pimie osób uprawnionych do akceptacji dowodów ksigowych, operacji pieninych, - przestrzeganie zasady, i jedna osoba nie moe wykonywa, rejestrowa i kontrolowa okrelonego zadania, - zabezpieczenie dostpu do ksig rachunkowych, - zabezpieczenie oprogramowania i danych gromadzonych w systemie komputerowym przed dostpem nieupowanionych osób, - system przymusu w zakresie stosowania postanowie instrukcji obiegu dokumentów ksigowych i gospodarki kasowej, instrukcji inwentaryzacyjnej oraz postanowie niniejszej instrukcji. 45 Kontrola wewntrzna prowadzona jest w dniach i godzinach pracy Urzdu. W razie koniecznoci przeprowadzania kontroli poza godzinami pracy lub w dni wolne Wójt wydaje decyzj w tym zakresie w formie pisemnej Wewntrzna kontrola finansowa prowadzona w Urzdzie dotyczy procesów zwizanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem rodków publicznych. Sprawowanie finansowej kontroli wewntrznej ma na celu oszczdne i celowe wydatkowanie rodków publicznych. 2. Kontrola wewntrzna finansowa obejmuje: - sprawdzenie czy dokument jest sprawdzony pod wzgldem merytorycznym, - czy jest stwierdzenie wykonania usługi lub odbioru materiałów, - czy była zastosowana ustawa o zamówieniach publicznych oraz czy s załczone wszelkie niezbdne dokumenty jak np. protokół odbioru robót /zgodnie z instrukcj obiegu dokumentów ksigowych/, - sprawdzenie pod wzgldem formalno rachunkowym, - akceptacj do zapłaty, 3. Kady dokument finansowy wymaga podpisu Skarbnika lub w razie nieobecnoci Skarbnika osoby upowanionej 4. Podpis Skarbnika na dokumencie oznacza, e: - dokonał on kontroli wstpnej dokumentu, - nie zgłasza zastrzee co do kompletnoci dokumentu, - zobowizania maj pokrycie w budecie gminy. 5. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowoci w dokumencie Skarbnik zwraca go nadawcy z wnioskiem o usuniecie nieprawidłowoci przy nie wykonaniu polecenia Skarbnik odmawia podpisu powiadamiajc Wójta o przyczynie odmowy. Odmowa podpisu dokumentu przez Skarbnika wstrzymuje realizacj operacji finansowej, której dokument dotyczy 6. Skarbnik ma prawo da od pracowników Urzdu ustnych lub pisemnych informacji lub wyjanie dotyczcych gospodarki finansowej jak równie ma prawo do wgldu dokumentów finansowych jednostek 7. Wewntrzn kontrol finansow naley prowadzi w sposób cigły. 22

23 47 1. Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporzdza si, w terminie 14 dni od daty jej zakoczenia, protokół pokontrolny. 2. Protokół pokontrolny powinien zawiera: 1) okrelenie kontrolowanej komórki lub stanowiska 2) imi i nazwisko kontrolujcego (kontrolujcych), 3) daty rozpoczcia i zakoczenia czynnoci kontrolnych, 4) okrelenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objtego kontrol, 5) imi i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo osoby zajmujcej kontrolowane stanowisko, 6) przebieg i wynik czynnoci kontrolnych, a w szczególnoci wnioski kontroli wskazujce na stwierdzone nieprawidłowoci oraz wskazanie dowodów potwierdzajcych ustalenia zawarte w protokole, 7) dat i miejsce podpisania protokółu, 8) podpisy kontrolujcego (kontrolujcych) oraz kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika zajmujcego kontrolowane stanowisko, lub notatk o odmowie podpisania protokółu z podaniem przyczyn odmowy, 9) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunicia stwierdzonych nieprawidłowoci. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Wójt W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanej komórki lub osob zajmujca kontrolowane stanowisko, osoby te s obowizane do złoenia na rce kontrolujcego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjanienia jej przyczyn 2. Jeeli przed podpisaniem protokołu kontroli zgłoszono zastrzeenia, kontrolujcy zobowizany jest je zbada. W uzasadnionych przypadkach uzupełnia lub koryguje protokół. 49 Protokół pokontrolny sporzdza si w 3 egzemplarzach, które otrzymuj kierownik lub osoba kontrolowana, Wójt i osoba Kontrolujca Z kontroli innych ni kompleksowe sporzdza si notatk słubowa zawierajc odpowiednio elementy przewidziane dla protokołu pokontrolnego. 2. Wójt moe poleci sporzdzenie protokołu pokontrolnego take z innych kontroli ni kompleksowa. 51 Dokumentacja z przeprowadzonych kontroli rejestrowana jest przez Sekretarza. 23