Źródło: Wygenerowano: Środa, 24 stycznia 2018, 09:27

Transkrypt

1 Policja 997 Źródło: Wygenerowano: Środa, 24 stycznia 2018, 09:27 E mailowy savoir vivre Współcześnie spora część korespondencji oficjalnej prowadzona jest za pomocą poczty elektronicznej. Nie są to wprawdzie pisma urzędowe, nie posiadają liczby dziennika, nie są zakończone odręcznym podpisem, ale zasady ich redagowania, a przede wszystkim zwracania się do adresata, powinny być zbliżone do formy, jaką przyjmujemy za właściwą w korespondencji oficjalnej. Zasady savoir vivre u e mailowego wynikają zatem z reguł obowiązujących w korespondencji oficjalnej i zasad etykiety internetowej, nazywanej powszechnie netykietą. Temat. Z punktu widzenia dobrego tonu, ale też ze względów praktycznych wskazane jest wpisywanie w pole temat (w szablonie e maila) informacji dotyczącej treści. Pozwala to nie tylko na zorientowanie się w zawartości, ale ułatwia zarówno odbiorcy, jak i nadawcy znalezienie korespondencji dotyczącej danego tematu. Rozpoczęcie. Największym błędem popełnianym przez piszących listy elektroniczne jest używanie na początku listu słowa: Witam lub Witam serdecznie. Znam osoby, które e maila rozpoczynającego się od takich słów, nie czytają dalej, a o autorze listu nie mają, delikatnie mówiąc, najlepszego zdania. Dlaczego? Po pierwsze: słowa Witam używa gospodyni bądź gospodarz, kiedy przychodzą goście. Jako żywo, nadawca e maila w żaden sposób nie może być porównywany do gospodarzy, raczej jest gościem. Po drugie: takie rozpoczynanie listu może świadczyć o braku wiedzy lub umiejętności w zakresie wykorzystywania form grzecznościowych. W korespondencji służbowej z osobami reprezentującymi inne instytucje powinniśmy używać podobnych form, jak w listach tradycyjnych, akcentując stanowisko lub stopień służbowy adresata. Dla przykładu: Szanowna Pani Dyrektor, Szanowny Panie Kierowniku, Szanowna Pani Inspektor, Szanowny Panie Komendancie. Niekiedy piszemy e mail do osoby, której trudno przypisać funkcję czy stopień; możemy wtedy posłużyć się zwrotem Szanowna Pani lub Szanowny Panie. Podobnie, kiedy list wysyłamy do kilku, kilkunastu osób, wtedy posługujemy się zwrotem Szanowni Państwo. W tym miejscu zaznaczmy, że wysyłając e maila do wielu osób, które niekoniecznie się znają, warto wykorzystać funkcję ukryta kopia, po to, by nie upowszechniać adresów osób, które mogą sobie tego nie życzyć. Forma rozpoczynania listu może się zmieniać w zależności od stopnia naszej znajomości. Zapewne przy dłuższej współpracy odpowiednia będzie forma: Szanowna Pani Aniu czy Szanowny Panie Macieju. W przypadku osób, z którymi współpracujemy służbowo, a jesteśmy z nimi po imieniu, listy możemy rozpoczynać od imienia, np. Aniu, Droga Aniu, Krzysztofie czy Dzień dobry Jacku. Elegancko wygląda, gdy po słowach Szanowna Pani Inspektor czy Drogi Jacku stawiamy przecinek, a treść a zaczynamy od nowej linii, z małej litery, jako kontynuację rozpoczętego zdania: Szanowny Panie Komendancie, pozwalam sobie przesłać obiecane dokumenty. Zakończenie. List zawsze kończymy formą pozdrowienia lub oddania szacunku, w zależności od rodzaju relacji, jaka łączy nas z adresatem. Piszemy: Łączę wyrazy szacunku, Z poważaniem, Z wyrazami szacunku, Pozdrawiam. Po czym powinien nastąpić podpis pełnym imieniem i nazwiskiem lub inicjałami. Pod naszym podpisem powinna znajdować się tak zwana etykieta, zawierająca stopień, imię i nazwisko, funkcję i numer telefonu. Na zakończenie jeszcze kilka zasad, których warto przestrzegać, pisząc listy elektroniczne: warto podzielić tekst na akapity, konieczne jest przestrzeganie zasad poprawnej pisowni, nie piszemy zbyt długich e maili lepiej zwięźle i na temat, unikamy pisania WIELKIMI LITERAMI w netykiecie oznacza to krzyk. Na przysłane do nas e maile powinniśmy odpowiadać w ciągu 48 godzin, choć bardziej wskazane byłoby w ciągu doby. W przypadku, gdy nie będzie nas w pracy przez jakiś czas, konieczne jest użycie funkcji autoresponder. Z automatycznie wysłanej odpowiedzi osoba wysyłająca do nas list powinna dowiedzieć się, do kiedy nie będziemy odbierali poczty elektronicznej, a także poznać adres e mailowy osoby, która nas zastępuje. Na zakończenie dwie uwagi dotyczące dbałości o formę naszych kontaktów za pomocą poczty elektronicznej. Po pierwsze, nawet gdy wysyłamy e maila tylko po to, by wysłać załączony do niego dokument, nadajmy mu temat, a w treści napiszmy chociażby słowo pozdrowienia. I druga sprawa, po otrzymaniu oczekiwanej informacji wyślijmy krótki e mail z podziękowaniem. To sprzyja budowaniu dobrych relacji. prof. dr hab. MICHAŁ IWASZKIEWICZ znawca i wykładowca protokołu dyplomatycznego i dobrego obyczaju, rektor WSUS w Poznaniu, członek Rady Konsultacyjnej Komendanta Głównego Policji

2

3

4 Ocena: 0/5 (0)

5