POLCOLORIT Spółka Akcyjna

Transkrypt

1 Regulamin Rady Nadzorczej POLCOLORIT Spółka Akcyjna I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Podstawę prawną niniejszego regulaminu stanowią: 1) Ustawa z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94, poz z późniejszymi zmianami); 2) Statut POLCOLORIT Spółka Akcyjna. 2. Użyte w niniejszym regulaminie określenia oznaczają: 1) Spółka - POLCOLORIT Spółka Akcyjna z siedzibą w Piechowicach; 2) Zarząd - Zarząd Spółki; 3) Rada Nadzorcza - Rada Nadzorcza Spółki; 4) Walne Zgromadzenie - Walne Zgromadzenie Spółki; 5) Statut - Statut Spółki; 6) Regulamin niniejszy Regulamin Rady Nadzorczej Spółki. II. SKŁAD ORAZ TRYB POWOŁYWANIA RADY NADZORCZEJ Rada Nadzorcza składa się z co najmniej pięciu członków powoływanych przez Walne Zgromadzenie na wspólną trzyletnią kadencję. 2. Przewodniczący Rady Nadzorczej jest wskazywany przez Walne Zgromadzenie. Wiceprzewodniczący wybierany jest w drodze uchwały przez Radę Nadzorczą z grona członków Rady, w głosowaniu tajnym, na pierwszym posiedzeniu nowej kadencji, a w przypadku zmian w składzie Rady Nadzorczej w trakcie trwania kadencji: na pierwszym posiedzeniu po zmianie. Rada Nadzorcza może zdecydować także o wyborze Sekretarza, w takim przypadku jest on wybierany w trybie wskazanym w zdaniu poprzednim. 3. W przypadku, o którym mowa w 15 Statutu, tj. kooptacji nowego członka Rady Nadzorczej w miejsce członka, którego mandat wygasł z innych przyczyn aniżeli odwołanie, powołanie następuje poprzez podjęcie przez Radę Nadzorczą uchwały. Jeżeli wakat dotyczy członka Rady Nadzorczej, który pełnił funkcję Przewodniczącego albo dotyczy jednocześnie dwóch członków: Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego, to uchwałę, o której mowa w zdaniu pierwszym można podjąć wyłącznie na posiedzeniu Rady Nadzorczej. 4. W przypadku, o którym mowa w 13 ust. 8 Statutu, tj. uznania przez członków Rady Nadzorczej, że dany członek Rady Nadzorczej posiada status członka niezależnego, mimo niespełnienia któregoś ze wskazanych w 13 Statutu kryteriów niezależności, jak również, że mimo ich spełnienia, inne okoliczności wskazują na to, iż status taki mu nie przysługuje, uznanie to następuje poprzez podjęcie przez Radę Nadzorczą uchwały, z zastrzeżeniem, że członek Rady Nadzorczej, którego uchwała - 1 -

2 dotyczy nie bierze udziału w głosowaniu. Uchwała powinna być szczegółowo uzasadniona. Niezależnie od powyższego każdemu z członków Rady Nadzorczej (w tym członkowi, którego głosowanie dotyczy) przysługuje prawo do dołączenia do uzasadnienia do uchwały indywidualnego pisemnego stanowiska w sprawie. III. ZADANIA I ZAKRES DZIAŁANIA RADY NADZORCZEJ 4. Rada Nadzorcza jest organem Spółki sprawującym stały nadzór nad jej działalnością we wszystkich dziedzinach oraz wykonywania innych zadań, zgodnie z postanowieniami Kodeksu spółek handlowych i innych obowiązujących przepisów prawa, Statutu oraz uchwał Walnego Zgromadzenia. 5. Regulamin niniejszy określa organizację i sposób wykonywania czynności przez Radę Nadzorczą. 6. Rada Nadzorcza respektuje i wdraża stosowane przez Spółkę zasady wynikające z Dobrych Praktyk Spółek Notowanych na GPW, przyjęte właściwą uchwałą Rady Nadzorczej Giełdy Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. w zakresie dotyczącym dobrych praktyk realizowanych przez członków rad nadzorczych. 7. Rada Nadzorcza może, nie naruszając kompetencji innych organów Spółki, zajmować stanowisko we wszystkich sprawach związanych z działalnością Spółki, w tym występować, w formie uchwały, z wnioskami, rekomendacjami i propozycjami do Zarządu, który w takim przypadku obowiązany jest złożyć na ręce Przewodniczącego Rady Nadzorczej informację o sposobie realizacji ww. inicjatyw Rady Nadzorczej w terminie określonym w uchwale inicjującej, jednak nie krótszym niż siedem dni od daty ich przedłożenia, a następnie informować Radę Nadzorczą o postępach w realizacji ww. inicjatyw, a także ich zrealizowania w terminach wskazanych w uchwale Rady Nadzorczej Pracami Rady Nadzorczej kieruje i reprezentuje ją Przewodniczący Rady Nadzorczej. Wiceprzewodniczący kieruje pracami Rady oraz przewodniczy jej obradom w razie nieobecności Przewodniczącego. 2. Przewodniczący ma prawo upoważnić Wiceprzewodniczącego do wykonywania wszelkich jego uprawnień, wynikających ze Statutu Spółki i niniejszego Regulaminu. 3. Korzystając ze swoich uprawnień Przewodniczący Rady Nadzorczej stosuje się do uchwał i opinii Rady Nadzorczej oraz, na ile to możliwe, konsultuje decyzje z Wiceprzewodniczącym. 4. Oświadczenia kierowane do Rady Nadzorczej między posiedzeniami dokonywane są wobec Przewodniczącego Rady Nadzorczej, a gdy nie jest to możliwe wobec Wiceprzewodniczącego Rady Nadzorczej. 5. Sekretarz Rady Nadzorczej, o ile funkcja ta została ustanowiona, sprawuje pieczę nad formalną prawidłowością prac Rady Nadzorczej Rada Nadzorcza może powoływać spośród swoich członków zespoły robocze do badania poszczególnych zagadnień. Rada Nadzorcza ma prawo żądania opracowania na jej potrzeby, na koszt Spółki, ekspertyz i opinii w zakresie należącym do jej kompetencji. Wyboru wykonawców takich prac - 2 -

3 oraz umowy z wykonawcami takich prac zawiera na wniosek Rady Nadzorczej Zarząd Spółki. 2. W ramach Rady Nadzorczej mogą zostać utworzone komitety wewnętrzne o funkcjach doradczych i opiniodawczych oraz w celu formułowania zaleceń, ocen i rekomendacji w wybranych sprawach należących do kompetencji Rady Nadzorczej, przy czym w przypadku powołania Rady Nadzorczej w składzie większym niż pięcioosobowy powołuje się co najmniej Komitet Audytu. 3. Komitety są tworzone w drodze uchwały Rady Nadzorczej określającej w szczególności: 1) nazwę komitetu; 2) liczbę członków, 3) skład komitetu, w tym Przewodniczącego komitetu, 4) zakres spraw oraz zadania komitetu, co może nastąpić także poprzez wskazanie określonych postanowień Regulaminu lub przepisów powszechnie obowiązujących. 4. Komitety ulegają rozwiązaniu na mocy uchwały Rady Nadzorczej. 5. Komitety, o ile Rada Nadzorcza uzna to za wskazane, uchwalają własne regulaminy określające szczegółowe zasady ich działania. Regulaminy te, dla swej ważności wymagają zatwierdzenia uchwałą Rady Nadzorczej. 5. Członkiem komitetu może być jedynie aktualny członek Rady. Wygaśnięcie mandatu członka Rady, powoduje automatyczne wygaśnięcie członkostwa w komitecie. 6. Członek komitetu może być w każdej chwili odwołany z jego składu uchwałą Rady Nadzorczej. 7. Komitety nie są organami Spółki i nie posiadają kompetencji do podejmowania wiążących uchwał. 8. Komitety wykonują swoje zadania na posiedzeniach bądź poza posiedzeniami w szczególności przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Posiedzenia zwoływane są w miarę potrzeby przez Przewodniczącego komitetu. 9. Komitety składają Radzie Nadzorczej co najmniej coroczne sprawozdanie ze swojej działalności, które następnie Spółka może, za zgodą Rady Nadzorczej, udostępnić akcjonariuszom. 10. Jeżeli Komitet Audytu nie zostanie powołany funkcję tego Komitetu pełni cała Rada Nadzorcza. Do zadań Komitetu Audytu należą zadania, o których mowa w ustawie z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym, jak również w zasadach ładu korporacyjnego, o których mowa w 6 Regulaminu powyżej, w tym: 1) monitorowanie rzetelności informacji finansowych przekazywanych przez Spółkę; 2) analiza wewnętrznych zasad kontroli i zarządzania ryzykiem w Spółce; 3) wydawanie opinii w zakresie wyboru, powołania, ponownego powołania i odwołania biegłego rewidenta w Spółce; 4) analiza wszystkich kwestii związanych z audytem zewnętrznym, w tym monitoring niezależności rewidenta zewnętrznego oraz jego obiektywizmu, między innymi poprzez określenie zasad współpracy z firmami audytorskimi na innych płaszczyznach niż audyt sprawozdań finansowych Spółki; 5) analiza skuteczności procesu kontroli zewnętrznej; 6) przegląd transakcji z podmiotami powiązanymi. 11. W przypadku powołania Komitetu Wynagrodzeń do jego obowiązków należy co najmniej: 1) przedkładanie Radzie Nadzorczej do zatwierdzenia propozycji w zakresie zasad wynagrodzeń członków Zarządu; 2) nadzór nad realizacją przez Spółkę obowiązujących przepisów dotyczących wynagrodzeń; 3) analiza zasad i założeń oraz przedkładanie Radzie Nadzorczej propozycji w zakresie programów motywacyjnych opartych na papierach wartościowych emitowanych przez Spółkę; 4) analiza i wydawanie ogólnych zaleceń w zakresie poziomu i struktury wynagradzania dla kierownictwa wyższego szczebla

4 Rada Nadzorcza realizuje swoje zadania na posiedzeniach lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość oraz przez czynności nadzorczo-kontrolne i doradcze w postaci: 1) prawa żądania od Zarządu przedstawienia wszelkich dokumentów i innych materiałów dotyczących Spółki; 2) badania ksiąg finansowych, innych akt i dokumentów Spółki i porównywania ich ze stanem faktycznym; 3) prawa żądania od Zarządu i innych pracowników Spółki wszelkich sprawozdań i wyjaśnień; 4) prawa dokonywania rewizji stanu majątku Spółki Rada Nadzorcza wykonuje swe czynności kolegialnie, może jednak oddelegować i upoważnić jednego lub kilku członków do stałego, indywidualnego wykonywania poszczególnych czynności przez czas oznaczony. 2. Delegowany Członek Rady Nadzorczej jest obowiązany do złożenia Radzie Nadzorczej pisemnego sprawozdania z dokonanych czynności. 3. W przypadku delegowania członka Rady Nadzorczej do wykonywania funkcji członka Zarządu zawieszeniu ulega mandat członka Rady w Radzie Nadzorczej i prawo do wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji członka Rady Nadzorczej. Członkowi Rady Nadzorczej oddelegowanemu do wykonywania funkcji członka Zarządu przysługuje wynagrodzenie w wysokości ustalonej uchwałą Rady Nadzorczej. Delegowany członek Rady Nadzorczej jest zobowiązany złożyć Radzie Nadzorczej pisemne sprawozdanie z wykonywania czynności członka Zarządu Członkowie Rady wykonują swoje prawa i obowiązki osobiście. 2. Wynagrodzenie Członków Rady określa Walne Zgromadzenie. 3. Członek Rady Nadzorczej zobowiązany jest pisemnie usprawiedliwić swoją nieobecność na posiedzeniach oraz niemożność uczestniczenia w innych czynnościach Rady, aby zachować prawo do wynagrodzenia Rada Nadzorcza może występować z wnioskiem do Walnego Zgromadzenia we wszystkich sprawach objętych zakresem jej działania. 2.Rada ma prawo zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia ilekroć uzna za wskazane, a Zarząd tego nie uczynił w ciągu 14 dni od zgłoszenia wniosku przez Radę. 3. Realizacja działań określonych w ust. 1 i 2 powyżej następuje w formie uchwały. Jeżeli uchwała dotyczy zwołania Walnego Zgromadzenia, to załącznikiem do niej jest komplet dokumentów wymaganych zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych i Statutu do zwołania Walnego Zgromadzenia, a w szczególności projekty uchwał, których podjęcie znajduje się w porządku obrad zwoływanego Walnego Zgromadzenia. 4 w przypadku, o którym mowa w ust. 2 powyżej Zarząd zobowiązany jest zapewnić środki techniczne niezbędne do prawidłowego zwołania Walnego Zgromadzenia. IV. SPOSÓB ZWOŁYWANIA I PROWADZENIA POSIEDZŃ RADY NADZORCZEJ Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż cztery razy w roku obrotowym

5 2. Posiedzenia Rady Nadzorczej zwołuje Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia przez Przewodniczącego jego funkcji Wiceprzewodniczący, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Rady Nadzorczej lub Zarządu złożony na ręce Przewodniczącego. 3. Posiedzenia Rady zwołane na wniosek członka Rady lub Zarządu winno być zwołane w terminie dwóch tygodni od dnia doręczenia wniosku, na dzień przypadający nie później niż przed upływem dwóch tygodni od dnia zwołania. 4. W przypadku nie zwołania posiedzenia we wskazanym terminie wnioskodawca może je zwołać samodzielnie podając datę, miejsce i proponowany porządek obrad. 5. Pierwsze posiedzenie Rady Nadzorczej nowej kadencji zwołuje Zarząd. 6. Z zastrzeżeniem ust. 7 posiedzenia Rady Nadzorczej zwoływane są za pomocą pisemnych zaproszeń wysłanych członkom Rady na co najmniej siedem dni przed datą posiedzenia. W zaproszeniu podaje się datę, miejsce oraz proponowany porządek obrad posiedzenia. 7. Zaproszenie może zostać przesłane, o ile dopuszczalność takiej formy została pisemnie wskazana przez członka Rady Nadzorczej, za pomocą faksu, poczty elektronicznej, poczty kurierskiej albo w inny sposób, z zachowaniem siedmiodniowego terminu, o którym mowa powyżej. Zaproszenia wysyła się w formie i na adresy uprzednio pisemnie wskazane przez członków Rady Nadzorczej. 8. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się, o ile wszyscy członkowie Rady Nadzorczej zostali prawidłowo zaproszeni i zaproszenie to jest udowodnione (udokumentowane). Posiedzenia Rady Nadzorczej mogą się odbywać także bez formalnego zwołania, jeżeli wszyscy członkowie Rady Nadzorczej są obecni i wyrażają zgodę na odbycie posiedzenia i umieszczenie określonych spraw w porządku obrad. 9. Temat nie uwzględniony w porządku obrad winien być włączony do porządku obrad następnego posiedzenia. 10. Prowadzący posiedzenie zobowiązany jest do: 1) przedstawienia porządku obrad wraz z ewentualnymi uzupełnieniami; 2) przedstawienia do zatwierdzenia protokołu z poprzedniego posiedzenia; 3) formułowanie projektów wniosków i ustaleń do poszczególnych punktów posiedzenia; 4) zarządzanie głosowania nad projektami uchwał Uchwały Rady Nadzorczej zapadają bezwzględną większością głosów, w obecności co najmniej trzech członków Rady Nadzorczej. W przypadku równej liczby głosów za i przeciw decyduje głos Przewodniczącego. 2. Głosowanie na posiedzeniu Rady jest jawne z wyjątkiem głosowania w następujących sprawach: 1) powołanie i odwołanie członków Zarządu; 2) zawieszenie członków Zarządu z ważnych powodów; 3) delegowanie członków Rady Nadzorczej do czasowego wykonywania czynności członków Zarządu niemogących sprawować swoich czynności; 4) powołanie i odwołanie z pełnionej funkcji Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego i Sekretarza Rady. 3. Na żądanie choćby jednego członka Rady Nadzorczej obecnego na posiedzeniu Przewodniczący zarządza głosowanie tajne Podejmowanie uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość zarządza Przewodniczący na wniosek członka Rady lub Zarządu bądź gdy uzna to za uzasadnione, o ile żaden z członków Rady Nadzorczej nie zgłosi pisemnego sprzeciwu wobec takiej formy podejmowania uchwał

6 2. Uchwały podjęte za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się odległość są ważne, o ile wszyscy członkowie Rady Nadzorczej zostali powiadomieni o treści projektów uchwał i nikt nie wniósł sprzeciwu w tym zakresie. 3. Podejmowanie uchwał przez Radę Nadzorczą przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość może obywać się za pośrednictwem telefonu, telekonferencji, wideokonferencji lub komunikatorów elektronicznych. 4. Podejmowanie uchwał przez Radę Nadzorczą w sposób wskazany w ust. 1 odbywa się w ten sposób, że projekt uchwały sporządzony na piśmie jest przedstawiany przez Przewodniczącego kolejno lub jednocześnie wszystkim członkom Rady Nadzorczej. Każdy członek Rady Nadzorczej, po przedstawieniu mu projektu uchwały składa Przewodniczącemu oświadczenie czy głosuje za powzięciem proponowanej uchwały, czy przeciw, czy też wstrzymuje się od głosowania. Następnie Przewodniczący zlicza oddane głosy. Nośniki z zapisem dokumentującym podejmowanie uchwał przez Radę Nadzorczą przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, o ile zapis taki został sporządzony (na mocy decyzji Przewodniczącego, o czym pozostali członkowie Rady Nadzorczej są informowani), załącza się do księgi protokołów Rady Nadzorczej. 5. Uchwały podjęte w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość zostają przedstawione na najbliższym posiedzeniu Rady Nadzorczej z podaniem wyników głosowania. 6. W trybie wskazanym w niniejszym paragrafie nie mogą być podejmowane uchwały dotyczące wyborów Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego Rady Nadzorczej, powołania członków Zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób W posiedzeniach Rady Nadzorczej biorą udział: 1) członkowie Rady Nadzorczej; 2) na zaproszenie Rady Nadzorczej członkowie Zarządu; 3) członkowie zespołów specjalistycznych lub ekspertów powołanych przez Radę Nadzorczą. 2. Każdy z członków Rady Nadzorczej oraz Zarząd może zgłosić Przewodniczącemu wniosek o wyłączenie określonej sprawy do porządku obrad najbliższego posiedzenia Rady Nadzorczej. 3. W posiedzeniach Rady Nadzorczej może uczestniczyć z głosem doradczym wyznaczony przez Zarząd przedstawiciel spółki. 4. W posiedzeniach Rady Nadzorczej mogą ponadto uczestniczyć inne zaproszone osoby w zależności od potrzeb Z posiedzenia Rady sporządza się protokół, który podpisują wszyscy obecni na danym posiedzeniu członkowie Rady Nadzorczej. 2. Protokół jest podpisywany na kolejnym posiedzeniu. W przypadku nieobecności członka Rady Nadzorczej, którego podpis jest wymagany podpisuje on protokół na najbliższym posiedzeniu, na którym jest obecny. 3. Oryginały protokołów wraz z załącznikiem przechowuje się w księdze protokołów, która prowadzi osoba wskazana przez Zarząd. 4. Protokół spisuje osoba wyznaczona w charakterze protokolanta przez Zarząd Spółki, chyba, że Rada Nadzorcza postanowi inaczej. 5. Protokół powinien zawierać: 1) datę i miejsce odbycia posiedzenia; 2) listę obecności członków Rady Nadzorczej (ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz funkcji); 3) listę innych osób uczestniczących w posiedzeniu (ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz funkcji bądź stanowiska); 4) wzmiankę dotyczącą prawidłowości zwołania i odbycia posiedzenia oraz zdolności podejmowania uchwał; - 6 -

7 5) przyjęty porządek obrad; 6) przebieg obrad wraz z treścią uchwał, ilością oddanych głosów za poszczególnymi uchwałami oraz trybem głosowania; 7) zdania odrębne zgłoszone do protokołu; 8) imię i nazwisko oraz funkcję (stanowisko) protokolanta. 6. Dla potrzeb protokołu Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności lub zwołania posiedzenia z inicjatywy Wiceprzewodniczącego Wiceprzewodniczący, może zarządzić rejestrację przebiegu części lub całości obrad na nośniku audio (także audio-video), chyba, że sprzeciwi się temu więcej niż połowa obecnych na posiedzeniu członków Rady Nadzorczej. 7. Podjęte uchwały winny być kolejno numerowane. 8. Jeżeli sporządzane są wyciągi uchwał z protokołu, to podpisują je Przewodniczący Rady Nadzorczej albo Sekretarz Rady Nadzorczej, jeżeli funkcja ta została ustanowiona. 9. Kopie uchwał otrzymuje Zarząd Spółki. V. PRAWA I OBOWIĄZKI CZŁONKÓW RADY NADZORCZEJ 19. Członkowie Rady Nadzorczej wykonują swe prawa i obowiązki wyłącznie osobiście. 20. Członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są do zachowania poufności wszelkich informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, a także do przestrzegania obowiązujących w Spółce przepisów dotyczących ochrony informacji poufnych. Obowiązek ten trwa także po zakończeniu sprawowania funkcji przez członków Rady Nadzorczej. W kontaktach ze środkami masowego przekazu członkowie Rady Nadzorczej powinni ograniczyć się do podawania informacji ogólnie dostępnych. Informacje, które nie mają takiego charakteru, mogą być ujawniane jedynie przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej, o ile w opinii Przewodniczącego jest to potrzebne, w uzgodnieniu z Zarządem Udział w posiedzeniach Rady Nadzorczej jest obowiązkiem członka Rady. 2. Członek Rady Nadzorczej podaje przyczyny swojej nieobecności w posiedzeniu na piśmie najpóźniej na kolejnym posiedzeniu Rady Nadzorczej. 22. Członek Rady Nadzorczej zobowiązany jest poinformować Zarząd Spółki o fakcie: 1) prowadzenia przez niego osobiście bądź jako wspólnik lub członek władz w spółce prowadzącej działalność konkurencyjną w stosunku do Spółki; 2) posiadania oraz nabywania i zbywania akcji Spółki lub spółek od niej zależnych w terminach i na zasadach określonych odrębnie; 3) prowadzenia innych działań wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, regulacji obowiązujących spółki publiczne lub zasad ładu korporacyjnego przyjętych przez Spółkę Członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są niezwłocznie po otrzymaniu wiadomości o powołaniu podać Zarządowi swoje adresy do korespondencji, numery telefonów, telefaksów lub adresy - 7 -

8 elektroniczne, na które mają im być doręczane lub przekazywane zawiadomienia i informacje o posiedzeniach Rady Nadzorczej oraz inna korespondencja i inne informacje wysyłane przez Spółkę. 2. W przypadku zmiany adresu bądź numerów telefonu, faksu lub adresu elektronicznego, członek Rady Nadzorczej zobowiązany jest natychmiast poinformować o tym Przewodniczącego Rady Nadzorczej, a w sytuacji gdy jest to niemożliwe Zarząd Spółki. 3. Jeżeli członek Rady Nadzorczej z powodu nieobecności, awarii technicznej lub też z innych przyczyn nie jest lub nie będzie w stanie odbierać korespondencji wysyłanej na wskazany przez siebie adres przez okres dłuższy niż 7 dni albo odbierać informacji przesyłanych na wskazane przez siebie numery telefonu, telefaksu lub adres elektroniczny przez okres dłuższy nie 24 godziny winien natychmiast podać Przewodniczącemu Rady Nadzorczej, a jeżeli nie będzie to możliwe Zarządowi, nowe bądź zastępcze dane kontaktowe. 4. Jeżeli członek Rady Nadzorczej nie dopełni obowiązków określonych w ust. 2 i 3 doręczenia zawiadomienia wystosowane na adresy bądź numery podane przez członka Rady Nadzorczej stosownie do postanowień ust. 1 uznaje się za skuteczne. V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 24. Rada Nadzorcza składa corocznie Zwyczajnemu Walnemu Zgromadzeniu pisemne Sprawozdanie ze swojej działalności Koszty związane z działalnością Rady Nadzorczej oraz koszty członków Rady Nadzorczej związane z ich udziałem w pracach Rady Nadzorczej obciążają koszty Spółki. 2. Obsługę administracyjno-techniczną Rady Nadzorczej zapewnia Zarząd, który obowiązany jest udostępnić Radzie pomieszczenia dla potrzeb odbywania posiedzeń, urządzenia i materiały niezbędne do wykonywania jej zadań, a także wyznaczy z grona pracowników Spółki osoby bezpośrednio odpowiedzialne za obsługę organizacyjno-techniczną i dokumentację prac Rady Nadzorczej (np. protokolant). 26. Regulamin wchodzi w życie z chwilą podjęcia uchwały Walnego Zgromadzenia go zatwierdzającej, z zastrzeżeniem zmiany wprowadzonej w 3 ust. 1 Regulaminu, która wchodzi w życie z dniem rejestracji przez właściwy sąd zmian wprowadzonych do Statutu uchwałą zwyczajnego walnego zgromadzenia Polcolorit S.A. z dnia 27 czerwca 2014 r