Kompetentny technik na rynku pracy

Transkrypt

1 Kompetentny technik na rynku pracy Cz. I: Autoprezentacja materiały dla młodzieży biorącej udział w projekcie Wiedza, kompetencje i praktyka to pewna przyszłość zawodowa technika. Kompleksowy program rozwojowy dla Technikum nr 1 w Zespole Szkół Technicznych im. Stanisława Staszica w Rybniku

2 Publikacja współfinansowana ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.2. Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego). PUBLIKACJA DYSTRYBUOWANA BEZPŁATNIE Redakcja: Katarzyna Horodnicza Korekta: Anna Strożek Skład: Joanna Skrońska Projekt okładki: Kinga Dudzik Wydawca: Instytut Nauk Społeczno-Ekonomicznych sp. z o.o. sp. k. ul. Polskiej Organizacji Wojskowej Łódź tel ISBN Łódź 2013 Druk: Drukarnia Cyfrowa i Wydawnictwo Piktor ul. Tomaszowska 27, Łódź tel.: (42) , faks: (42)

3 Spis treści Wstęp... 5 Jak definiujemy autoprezentację?... 7 Kilka słów o pierwszym wrażeniu Znaczenie procesu komunikowania się Komunikacja werbalna Jak cię widzą, tak cię piszą, czyli komunikacja niewerbalna Porównanie cech komunikacji werbalnej i niewerbalnej Podstawowe bariery występujące w komunikacji Skuteczne komunikowanie się w miejscu pracy Wykorzystanie autoprezentacji podczas rozmowy kwalifikacyjnej Zakończenie Bibliografia

4 4

5 Wstęp Niniejsze materiały pt.: Kompetentny technik na rynku pracy. Cz. I: Autoprezentacja zostały stworzone w celu podniesienia kompetencji uczniów technikum w zakresie umiejętności kształtowania ścieżki kariery edukacyjno-zawodowej i poruszania się po rynku pracy. Publikację przygotowano na potrzeby warsztatów organizowanych w ramach projektu Wiedza, kompetencje i praktyka to pewna przyszłość zawodowa technika. Kompleksowy program rozwojowy dla Technikum nr 1 w Zespole Szkół Technicznych im. Stanisława Staszica w Rybniku (Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.2. Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego). Materiały pt. Kompetentny technik na rynku pracy. Cz. I: Autoprezentacja mają posłużyć młodym ludziom jako niezbędne źródło wiedzy związane z tematyką autoprezentacji, jej rodzajów oraz funkcji, a także sposobów komunikowania się w miejscu pracy zarówno z pracodawcą, jak i współpracownikami. Dodatkowo w materiałach znalazły się także istotne wskazówki dotyczące autoprezentacji podczas rozmowy kwalifikacyjnej oraz przykładowych pytań i odpowiedzi w trakcie spotkania rekrutacyjnego. Niniejsze materiały zostały dostosowane do potrzeb uczniów technikum, umożliwią im odpowiednie przygotowanie do zajęć, a także 5

6 będą przydatne po zakończeniu projektu jako repetytorium. Przyswojenie zgromadzonych w materiałach informacji pozwoli na pełne uczestnictwo w 12 godzinach zajęć pozalekcyjnych 120 uczestnikom, podzielonym na 10 grup po 12 osób. Dodatkowo dzięki publikacji uczniowie będą odpowiednio przygotowani do wykonywania zadań zaproponowanych przez trenera w trakcie warsztatów. Zaleca się uważne przestudiowanie treści niniejszych materiałów oraz przyswojenie jak największej ilości zgromadzonych w nich informacji. Dzięki temu udział w warsztatach będzie ułatwiony, a każdy z uczestników zdobędzie niezbędną wiedzę dotyczącą sztuki autoprezentacji. 6

7 Jak definiujemy autoprezentację? Odpowiedź na powyższe pytanie nie jest prosta. Pojęcie autoprezentacji funkcjonuje w powszechnym języku i jest znane każdemu. Jednak co dokładnie kryje się pod słowem autoprezentacja, nie jest oczywiste. W najprostszym rozumieniu autoprezentacja oznacza przedstawianie siebie 1. Jest to obraz nas samych, który chcemy zaprezentować innym. Składa się na niego nie tylko nasz wygląd zewnętrzny, ale także podstawowe cechy charakteru. Dodatkowo to, jak prezentujemy się w oczach innych, jest zależne od kilku czynników 2 : Rysunek 1. Czynniki autoprezentacji Czynniki wpływające na autoprezentację Sytuacja Otoczenie Konsekwencje Cechy indywidualne Źródło: opracowanie własne. 1 Sztuka autoprezentacji, [data dostępu: ]. 2 Wsparcie psychologiczne dla osób z trudnościami na rynku pracy, Program Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL, Kielce

8 1. sytuacja w zależności od tego, w jakich okolicznościach się znajdujemy, w różny sposób prezentujemy siebie innym; 2. otoczenie to, z kim przebywamy oraz w jakim miejscu się znajdujemy, ma wpływ na naszą prezentację siebie; 3. konsekwencje często to, jak wypadniemy w danej sytuacji w oczach innych, ma wpływ na nasz sukces lub powoduje nieprzyjemne konsekwencje; 4. cechy indywidualne w zależności od konkretnych cech charakteru w różnym stopniu dbamy o nasz wizerunek w oczach innych. Skuteczna autoprezentacja, czyli pokazanie siebie z jak najlepszej strony, przyczynia się do zyskania akceptacji innych oraz pozwala na efektywne realizowanie założonych celów. Dlatego też umiejętność odpowiedniego zaprezentowania się jest niezbędna między innymi na rynku pracy. Dzięki skutecznej autoprezentacji można wywrzeć dobrze wrażenie na pracodawcy, u którego chcemy się zatrudnić, lub zaimponować szefowi, który może zaoferować nam awans lub podwyżkę. Głównym celem autoprezentacji jest więc zaprezentowanie się w oczach innych w taki sposób, aby osiągnąć założony cel. Dlatego też kluczową rolę odgrywa wywieranie odpowiedniego wrażenia. Aby zaprezentować siebie w skuteczny sposób i osiągnąć odpowiedni efekt, należy przede wszystkim dokonać samoidentyfikacji, czyli określenia swoich atutów, a następnie wyeksponować je w konkretnych sytuacjach 3. Określone elementy autoprezentacji należy także dostosować do miejsca, w którym się znajdujemy, oraz osób, z którymi przebywamy. Sukces autoprezentacji zależy bowiem od tego, czy zostaniemy odebrani w sposób, 3 Sztuka autoprezentacji, op.cit. 8

9 w jaki chcemy się zaprezentować. Do tego celu można wykorzystać kilka istotnych elementów 4 : 1. prezentowanie powszechnie oczekiwanych cech, czyli zestawu charakterystyk, które w opinii innych są uznawane za pozytywne i są pożądane; 2. dostosowanie się do konkretnej sytuacji i otoczenia inaczej będziemy prezentować się podczas rozmowy kwalifikacyjnej, inaczej w szkole czy w domu; 3. przedstawienie cech, które są zgodne z rolą odgrywaną w danym otoczeniu inne cechy będą niezbędne w pracy zawodowej, inne w nieformalnych kontaktach; 4. przystosowanie się do norm kulturowych panujących w danym otoczeniu w zależności od tego, jakie wartości i cechy są cenione w miejscu pracy, inny będzie sposób autoprezentacji pracownika. Sztuka autoprezentacji nie jest prosta, ponieważ składa się na nią wiele elementów. W literaturze wymienia się pięć różnych stylów autoprezentacji (wg Jones i Pittman) 5 : 4 Wsparcie psychologiczne, op.cit. 5 Autoprezentacja receptą na atrakcyjność, czyli rzecz o wizerunku, skroc.pl/a175 [data dostępu: ]. 9

10 Rysunek 2. Style autoprezentacji Ingracjacja Słabość i zależność od innych Zniechęcanie style autoprezentacji Doskonałość moralna Autopromocja Źródło: opracowanie własne. 1. ingracjacja prezentowanie siebie jako osoby miłej i sympatycznej, wywieranie pozytywnego wrażenia na innych, reprezentowanie cech, dzięki którym osoba wchodząca z nami w relacje czuje się przyjemnie i komfortowo; 2. zniechęcanie przyjęcie wizerunku osoby niemiłej, powodującej negatywne emocje, taki wizerunek nie jest powszechnie pożądaną postawą i nie gwarantuje dobrego odbioru w oczach innych; 3. autopromocja wyróżnianie się cechami, które są odpowiednie do danej sytuacji lub otoczenia; dostosowywanie swojego zachowania do konkretnych okoliczności, prezentowanie siebie jako osoby kompetentnej i odpowiedzialnej za wykonywane zadania; 10

11 4. doskonałość moralna prezentowanie siebie jako ideału, mającego jedynie pozytywne cechy, które są najbardziej pożądane; kształtowanie wizerunku osoby najbardziej zdeterminowanej i odpowiedzialnej za daną sprawę; 5. słabość i zależność od innych przedstawianie siebie jako osoby niezaradnej i podporządkowanej innym, wymagającej opieki, a także nie do końca radzącej sobie z przeznaczonymi zadaniami. Jak wspomniano powyżej, głównym celem autoprezentacji jest przedstawienie swojej osoby z jak najlepszej strony, w sposób dostosowany do sytuacji, w jakiej się znajdujemy, oraz otoczenia, w jakim przebywamy. Autoprezentacja może jednak pełnić kilka kluczowych funkcji, które zapewniają sukces jednostki: Tabela 1. Funkcje autoprezentacji Funkcje autoprezentacji podtrzymywanie poczucia własnej wartości oraz tożsamości utrzymywanie poczucia kontroli nad daną sytuacją wzrost i rozwój osobowościowy jednostki prezentujemy siebie innym takimi jakimi, się postrzegamy; oznacza to, że mamy wysokie poczucie własnej wartości oraz prezentujemy wizerunek zgodny z naszą tożsamością efekt naszej autoprezentacji jest zgodny z zamierzeniami, dzięki czemu możemy sprawować nadzór nad przebiegiem zdarzeń oraz postrzeganiem nas przez innych próby autoprezentacji w różnych środowiskach oraz różnych sytuacjach uczą nas, jakie zachowania i cechy są najlepiej postrzegane w odpowiednich warunkach; dzięki temu nabywamy nowych doświadczeń oraz dostosowujemy się do różnych zmian w otoczeniu Źródło: opracowanie własne na podstawie: Autoprezentacja, czyli jak wywierać wrażenie, [data dostępu: ]. 11

12 Podsumowując, sztuka autoprezentacji wymaga pracy nad sobą i własnym wizerunkiem. Składa się na nią kilka ważnych elementów, które wspólnie tworzą obraz naszej osoby w oczach innych. Aby osiągnąć odpowiedni efekt, należy dostosować autoprezentację do odpowiedniego otoczenia oraz publiczności. Przede wszystkim jednak ważne jest to, abyśmy zostali odebrani przez innych tak, jak chcemy być postrzegani. 12

13 Kilka słów o pierwszym wrażeniu Autoprezentacja odgrywa znaczącą rolę w kształtowaniu pierwszego wrażenia. Przede wszystkim buduje ona wizerunek danej jednostki, a także pozwala na kontrolowanie tego, jak postrzegają nas inni 6. Efekt pierwszego wrażenia jest kształtowany przez podświadomą ocenę nowo spotkanej osoby. Nie możemy na niego wpłynąć poprzez długie przebywanie w danym towarzystwie, ponieważ formułuje się on w pierwszych minutach poznania. Wpływają na niego takie elementy jak wygląd zewnętrzny, postawa ciała, tembr głosu, zachowanie 7. W bardzo krótkim czasie jesteśmy w stanie stwierdzić, czy dana osoba będzie przez nas zaakceptowana czy nie. Dlatego też prezentując siebie, należy skupić się na wywołaniu pozytywnego pierwszego wrażenia. Zwykle bowiem otoczenie szybko kształtuje swoją opinię, natomiast bardzo wolno ją zmienia. Efektów pierwszego wrażenia ciężko się pozbyć, ponieważ niechętnie przyznajemy się do pomyłek 8. Postrzeganie danej osoby jest kształtowane poprzez informacje odebrane jako pierwsze, pozostałe do- 6 K. Jeżowska, D. Trecek, Trening autoprezentacji, kreatywni.wsptwp.eu/wp-content/ uploads /2010/10/AUTOPREZENTACJA-materialy-szkoleniowe.pdf [data dostępu: ]. 7 Sztuka autoprezentacji, op.cit. 8 Ibidem. 13

14 pasowuje się do wykształconego wizerunku, a jeśli mu nie odpowiadają, zostają odrzucone. Pierwsze wrażenie jest formułowane na podstawie trzech dziesiątek 9 : 1. pierwsze dziesięć sekund spotkania, 2. pierwsze dziesięć wypowiedzianych słów, 3. pierwsze dziesięć elementów wyglądu zewnętrznego. W przypadku pierwszego wrażenia liczy się także odpowiedni styl powitania. Aby osiągnąć pozytywny efekt autoprezentacji, należy unikać uścisków dłoni 10 : 1. niedźwiedzi uścisk mocny, zbyt intensywny uścisk, zgniatanie dłoni drugiej osoby; 2. śnięta ryba uścisk wiotkiej dłoni, niepewny, ręka podana w delikatny sposób; 3. uścisk à la Wałęsa ściśnięcie dłoni witanej osoby oburącz; 4. mafioso przechylenie podanej dłoni wierzchem do góry; 5. na końcówkę uściśnięcie samych końcówek palców witanej osoby. Należy także unikać zabawy drobnymi przedmiotami pozostającymi w zasięgu naszych rąk długopisem, kluczami itd. Może to zostać odebrane jako wyraz naszego zdenerwowania i dodatkowo rozpraszać rozmówcę. Oprócz efektu pierwszego wrażenia dokonujemy oceny danej osoby także na podstawie 11 : 9 Autoprezentacja i prezentacja w kontekście rozmowy kwalifikacyjnej. Postaw na rozwój, %20prezentacja.pdf [data dostępu: ]. 10 Ł. Adamczyk, Autoprezentacja, [data dostępu: ]. 11 Ibidem. 14

15 1. efektu halo przyjmujemy zdanie dotyczące charakteru danej osoby na podstawie jej najbardziej wyrazistej cechy, 2. efektu aureoli opieramy swoje zdanie na temat danej osoby na jej najbardziej pozytywnej cesze; cały jej wizerunek postrzegamy pozytywnie w odniesieniu do tej jednej charakterystyki; 3. efektu diabelskiego wpływ jednej negatywnej cechy danej osoby kształtuje cały jej wizerunek w naszych oczach. Od efektu pierwszego wrażenia zależy bardzo wiele. Wpływa ono na to, jak jesteśmy postrzegani przez osoby, które spotykamy po raz pierwszy. Dzięki odpowiedniemu zaprezentowaniu się w oczach innych już na samym początku znajomości jesteśmy w stanie kontrolować postrzeganie oraz dalszą ocenę naszej osoby przez innych. 15

16 Znaczenie procesu komunikowania się Proces komunikowania polega na wymianie przekazu pomiędzy nadawcą i odbiorcą, umożliwiając ustosunkowanie się do wypowiedzi drugiej strony, a także artykułowanie emocji i opinii odnośnie do danego tematu 12. Najważniejsze cechy komunikowania to celowość i świadomość. Każdy przekaz ma wywoływać określony efekt i angażować obie strony procesu. Można tego dokonać za pomocą symboli zarówno werbalnych, jak i niewerbalnych. Komunikowanie nie tylko łączy jednostki, ale także umożliwia im porozumiewanie się ze sobą i pozwala na dzielenie się informacjami, wiedzą i ideami. W procesie komunikowania możemy wyróżnić kilka podstawowych elementów 13 : 1. nadawca i odbiorca to uczestnicy procesu komunikowania się, którzy różnią się od siebie wieloma czynnikami, takimi jak wiek, płeć, kultura, dlatego też dany przekaz może dla każdego z nich oznaczać coś innego; zwykle w procesie komunikowania role nadawcy i odbiorcy są określone i niewymienialne. Często jednak podczas nieformalnej komunikacji funkcje te mogą się zmieniać; 12 M. Skinder, Komunikowanie społeczne. Wybrane problemy, pliki/kom.pdf [data dostępu: ]. 13 Ibidem. 16

17 2. przekaz inaczej komunikat, jest to część procesu komunikowania, która zajmuje centralne miejsce pomiędzy nadawcą i odbiorcą; jest uporządkowaną strukturą, na którą składają się znaczenia, symbole, kody; przekaz może także przybierać różne formy; 3. kanał jest to droga, jaką pokonuje przekaz pomiędzy nadawcą a odbiorcą; obejmuje on również środki tego przekazu; 4. kontekst sytuacyjny związany jest z okolicznościami, w jakich zachodzi komunikowanie, dotyczy warunków przebiegu procesu wymiany informacji. Może przybierać formy: a. fizyczną czas, miejsce, otoczenie, warunki atmosferyczne; b. psychologiczną stany emocjonalne uczestników komunikacji, wzajemne relacje pomiędzy nimi oraz postrzeganie siebie nawzajem; c. historyczną geneza niektórych procesów, np. uwzględniająca spory, konflikty międzynarodowe; d. kulturową łączy w sobie przejawy kultury uczestników procesu komunikowania, czyli symbole, wierzenia, wartości; e. społeczną zachodzącą w obrębie danej grupy społecznej, która charakteryzuje się indywidualnym sposobem porozumiewania się, np. żargon zawodowy. 5. reakcje to zachowania, jakie występują w procesie komunikowania, pojawiające się po przekazaniu danego komunikatu; 6. szumy są głównym źródłem zakłóceń; blokują proces komunikowania, przez co przekaz może zostać niewłaściwie odebrany. 17

18 Przebieg procesu komunikowania wraz ze wszystkimi jego elementami prezentuje rysunek: Rysunek 3. Proces komunikowania SZUMY NADAWCA KONTEKST KONTEKST KANAŁ PRZEKAZ SZUMY ODBIORCA SZUMY REAKCJE SZUMY Źródło: opracowanie własne na podstawie: B. Dobek- Ostrowska, Podstawy komunikowania społecznego, Wrocław

19 Komunikowanie może odbywać się na wielu różnych poziomach 14 : Rysunek 4. Poziomy komunikowania Poziomy komunikowania Interpersonalny Grupowy Masowy Instytucjonalny Publiczny Międzykulturowy Źródło: opracowanie własne. 1. interpersonalne przebiega pomiędzy wieloma osobami; 2. grupowe zachodzi pomiędzy różnymi grupami społecznymi lub zawodowymi; 3. masowe przebiega na masowa skalę, często za pomocą mass mediów; 4. instytucjonalne zachodzi w obrębie instytucji oraz organów państwowych; 5. publiczne dotyczy głównie kwestii publicznych i społecznych; 6. międzykulturowe zachodzi między przedstawicielami różnych kultur, przyczynia się do zniwelowania różnic oraz poznania zwyczajów panujących w innych kulturach. Rolą komunikowania jest przede wszystkim nawiązywanie i podtrzymywanie relacji między ludźmi, a także rozwijanie kontaktów pomiędzy różnymi partnerami interakcji. Dzięki procesowi komunikowania wytworzony zostaje obszar wspólnych doświadczeń nadawców i odbiorców komunikatów, który następnie może być przekazywany dalej Ibidem. 15 Ibidem. 19

20 Komunikacja werbalna Komunikacja werbalna opiera się na wykorzystaniu słów, czyli posługiwaniu się odpowiednimi symbolami i znaczeniami językowymi. Dzięki niej możliwe jest formułowanie myśli i uczuć, definiowanie przedmiotów i doświadczeń 16. Komunikowanie werbalne przybiera dwie formy 17 : 1. ustną daje ona znacznie szersze możliwości przekazu, ponieważ może być uzupełniona przez środki niewerbalne; dzięki niej możliwe jest nawiązanie kontaktu w sposób bezpośredni, a także zaobserwowanie reakcji uczestniczących w procesie komunikowania stron; 2. pisemną często ma charakter formalny, może odbywać się za pomocą klasycznych listów lub poczty elektronicznej, komunikat jest także przekazywany za pomocą mediów i internetu; stanowi formę pośrednią, dlatego nie można zauważyć natychmiastowych reakcji na przekaz; plusem jest trwałość komunikatu, a także możliwość wcześniejszego przygotowania się. Skuteczność komunikacji werbalnej zależy od umiejętności uważnego słuchania. Gwarantuje ona, że docierający do nas przekaz będzie zrozumiały i zachowany zostanie dobry kontakt z rozmówcą. Aktywne słuchanie sprawia, że zyskujemy pozytywny wizerunek w oczach nadawcy, ponieważ wykazujemy się zainteresowaniem, życzliwością i akcepta- 16 Ibidem. 17 Formy i rodzaje komunikowania się w organizacji, Izba Rzemieślnicza w Łodzi, Łódź

21 cją dla rozmówcy 18. Aby dobrze i skutecznie słuchać, można wykorzystać kilka technik 19 : 1. parafraza polega na powtarzaniu swoimi słowami tego, co powiedział rozmówca, służy sprawdzeniu, czy dobrze zrozumieliśmy przekazywane przez niego informacje z tego, co mówisz, rozumiem, że czyli chodzi o to, że Pomocne zwroty 2. odzwierciedlenie związane z zachowaniem odbiorcy, które sugeruje nadawcy, że jego przekaz został zrozumiany i odebrany w sposób, w jaki miał być w zamyśle przyswojony; 3. klaryfikacja wiąże się z uporządkowaniem treści, które w trakcie rozmowy były chaotyczne i nie do końca zrozumiałe; jest to wyjaśnienie, które pomaga odbiorcy skoncentrować się na głównej idei komunikatu i sprecyzować przekaz. Pomocne zwroty z tego, co dotychczas powiedziałeś(-aś), wynika, że z naszej rozmowy wypływają następujące wnioski 18 K. Jeżowska, D. Trecek, Trening autoprezentacji, op. cit. 19 Ibidem. 21

22 Aktywne słuchanie może zostać zaburzone przez występowanie barier, które uniemożliwiają proces komunikacji werbalnej 20. Należą do nich: 1. przygotowywanie odpowiedzi ma miejsce, kiedy zamiast uważnie słuchać wypowiedzi nadawcy do końca, zaczynamy w myślach przygotowywać swoją odpowiedź; 2. sprzeciwianie się charakteryzuje się negatywnym nastawieniem do przekazu, z góry szykujemy się na starcie z nadawcą, dlatego zwracamy uwagę na te elementy wypowiedzi, które nie są zgodne z naszym zdaniem; 3. domyślanie się podejmowanie próby odgadnięcia, co czuje i myśli nadawca, zamiast uważnego słuchania jego wypowiedzi; 4. zmiana toru propozycja zmiany tematu rozmowy przez odbiorcę ze względu na znudzenie lub brak komfortu związanego z konwersacją; 5. porównywanie występuje, gdy podczas konwersacji konfrontujemy z rozmówcą posiadaną wiedzę czy umiejętności; 6. udzielanie rad wrażenie, że jesteśmy w stanie rozwiązać problem rozmówcy, bez uważnego wysłuchania szczegółów; 7. osądzanie ocena nadawcy i jego komunikatu, bez uważnego słuchania tego, co mówi, i przemyślenia jego wypowiedzi; 8. skojarzenia występują, kiedy wypowiedź rozmówcy przywołuje osobiste skojarzenia, które dotyczą naszych doświadczeń, nie skupiamy się wtedy na wypowiedzi nadawcy, ale podążamy za tokiem własnych myśli; 20 M. McKay, M. Davis, P. Fanning, Sztuka słuchania [w]: Sztuka skutecznego porozumiewania się, Gdańsk

23 9. zjednywanie potakiwanie i bycie miłym, bez specjalnego skupiania się na tym, co ma do powiedzenia rozmówca, brak większego zaangażowania w konwersację; 10. przekonanie o swojej racji ma miejsce, gdy nie przyznajemy się do błędu i staramy się bronić swojej racji. Aby zapewnić procesowi komunikacji werbalnej jasny i skuteczny przebieg, należy przede wszystkim zwracać uwagę na to, co jest mówione oraz w jaki sposób. Klarowny przekaz jest generowany przez spokojny ton głosu, dobrze zaakcentowane i wyraźne mówienie 21. Najważniejsze jest przekazywanie informacji niezbędnych w danym komunikacie oraz dostosowanych do poziomu intelektualnego słuchacza. Wypowiedzi powinny składać się ze wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Przede wszystkim należy zainteresować słuchaczy tym, co mamy do przekazania, oraz zapewnić, że są to informacje dla nich ważne. Następnie powinno się przedstawić kluczową kwestię oraz opisać ją w sposób zrozumiały dla odbiorców. Na koniec trzeba dokonać odpowiedniego podsumowania oraz przedstawić wnioski płynące z naszej wypowiedzi 22. Jeżeli przekaz werbalny ma zainteresować odbiorców, przedstawiane w nim argumenty muszą być w odpowiedniej kolejności: Rysunek 5. Schemat prezentowania argumentów Mocne Słabe Najmocniejsze Rozstrzygające Źródło: opracowanie własne na podstawie: Sztuka autoprezentacji, liceum/pedagog/autoprezentacja.pdf [data dostępu: ]. 21 Sztuka autoprezentacji, op.cit. 22 Ibidem. 23

24 Jak cię widzą, tak cię piszą, czyli komunikacja niewerbalna Komunikacja niewerbalna, podobnie jak komunikacja werbalna, jest nieodłącznym elementem autoprezentacji. W kontekście opisanego wcześniej efektu pierwszego wrażenia, wydaje się nawet znacznie bardziej istotna. Zdecydowanie szybciej oceniamy bowiem wygląd zewnętrzny, gesty i mimikę. Komunikacja niewerbalna przybiera różne formy 23 : 1. kinezyjną, która dotyczy mimiki, gestów, kontaktu wzrokowego; 2. proksemiczną, związaną z przekazywaniem informacji za pomocą przestrzeni, umiejscowienia odbiorcy przekazu, odległości między rozmówcami, postawy ciała; 3. pozajęzykową, obejmującą wszelkie aspekty pozajęzykowe, takie jak tembr głosu, modulację, intonację, barwę, tempo mówienia; 4. samoprezencję, związaną z wyglądem zewnętrznym, czyli budową ciała, ubraniami, fryzurą, makijażem; 5. haptykę, czyli zachowania związane z dotykiem, które wyraża się np. poprzez uścisk dłoni czy poklepywanie; 6. chronemikę, która dotyczy punktualności, czasu trwania zdarzenia. Zdaniem psychologów dzięki mowie ciała przekazujemy 55% informacji w trakcie komunikowania się z drugą osobą 24. Na komunikację werbalną składają się takie elementy jak 25 : 23 Autoprezentacja i prezentacja w kontekście rozmowy kwalifikacyjnej, op.cit. 24 Sztuka autoprezentacji, op.cit. 25 Ibidem. 24

25 Rysunek 6. Elementy komunikacji niewerbalnej Umiejscowienie Mimika Odległość Komunikacja niewerbalna Gesty Postawa ciała Kontakt wzrokowy Źródło: opracowanie własne. 1. Mimika kryje się pod tym nie tylko uśmiech, ale także odpowiedni układ brwi, wyraz oczu. Dzięki mięśniom twarzy jesteśmy w stanie wyrazić mnóstwo emocji, które odbierają nasi rozmówcy. Po wyrazie twarzy widać, czy jesteśmy nastawieni do odbiorcy pozytywnie czy negatywnie, a także w jaki sposób reagujemy na to, co chce nam przekazać. W autoprezentacji niezwykle istotnie jest kontrolowanie stanów emocjonalnych, które wyraża nasza twarz. Często prezentujemy zupełnie inne emocje niż te, które faktycznie przeżywa- 25

26 my. Dlatego też, aby nie zostać łatwo zdemaskowanym, należy zaprezentować odpowiednią mimikę, dzięki której odbiorca nie będzie mógł wyczytać naszych faktycznych intencji. 2. Gesty komunikowanie się z drugą osobą wymaga odpowiedniego skoordynowania wypowiadanych słów i gestów. Dzięki temu przekaz jest bardziej wyrazisty i dynamiczny. Ważne, aby nie przesadzać z liczbą znaków, ponieważ mogą one także zaburzać przekaz. W autoprezentacji stosuje się charakterystyczne gesty: a. otwarcia polegający na rozłożeniu dłoni wnętrzem do góry, rozstawionych szerzej niż na szerokość tułowia; gest ten jest odbierany bardzo pozytywnie, b. zamknięcia prezentowany poprzez skrzyżowanie ramion na piersi, często świadczy o wycofaniu rozmówcy; c. zaprzeczenia rozłożenie dłoni skierowanych wnętrzem w dół, często świadczy o zakończeniu danego tematu lub zaprzeczeniu rozmówcy; d. wskazywania służy pokazywaniu elementów w przestrzeni, najczęściej wykonywany dłonią lub głową. 3. Kontakt wzrokowy wzrok skierowany na rozmówcę w trakcie konwersacji jest często odbierany pozytywnie. Kontakt wzrokowy powinien być utrzymywany przez około 30 60% rozmowy. Jeśli jednak będziemy zbyt intensywnie wpatrywać się w odbiorcę, może on odnieść wrażenie, że go nie słuchamy lub mamy do niego negatywne nastawienie. Z badań psychologów wynika także, że znacznie łatwiej skupić nam myśli, kiedy nie patrzymy na drugą osobę. Dlatego aby aktywnie uczestniczyć w konwersacji, warto czasem oderwać wzrok od rozmówcy. 26

27 4. Umiejscowienie w zależności od tego, w jakim miejscu względem naszego rozmówcy się znajdujemy, możemy określić nie tylko zachodzące relacje, ale także to, w jaki sposób odbierany będzie nasz przekaz. 5. Odległość między rozmówcami dobra jakość kontaktu zależy od odpowiedniej odległości pomiędzy rozmówcami. Zbyt bliski odstęp często narusza strefę intymną rozmówcy, daleki dystans może wpłynąć negatywnie na jakość przekazu. Występują 4 strefy kontaktu z drugim człowiekiem: a. publiczna od 3,5 metra, zachowuje się ją podczas przemawiania do dużej grupy odbiorców; b. społeczna od 1,3 do 3,5 metra, zwykle taki dystans zachowujemy w stosunku do osób, których nie znamy lub które spotkaliśmy po raz pierwszy; c. osobista od 0,5 do 1,3 metra, takie odległości zachowujemy w kontaktach z przyjaciółmi i kolegami, czyli osobami, które znamy, ale nie jesteśmy z nimi w najbliższych relacjach; d. intymna do 0,5 metra. Ważne jest zachowanie odpowiedniego dystansu w relacjach z różnymi rozmówcami. Naruszenie poszczególnych stref może wywołać u odbiorcy wycofanie lub niechęć. 6. Postawa ciała niebagatelny wpływ na to, jak jesteśmy postrzegani przez otoczenie, ma nasza postawa ciała. To, w jaki sposób trzymamy dłonie, stawiamy stopy czy prostujemy ciało, mówi rozmówcy o naszej pewności siebie, lęku lub innych emocjach. Przykładowe postawy ciała opisano na następnej stronie 26 : 26 M. Skinder, op.cit. 27

28 Otwarta postawa naturalna, wyprostowana, wzrok zwrócony przed siebie, ręce ułożone wzdłuż ciała. Człowiek prezentujący taką postawę jest zrelaksowany i nie stanowi zagrożenia. Zamknięta opuszczona głowa, zgarbione plecy, skrzyżowane nogi, dłonie złożone w pięść. Dominacji charakteryzuje ją lekkie odchylenie ciała do tyłu, uniesiona głowa, rozstawienie rąk i nóg, odsłonięcie przedniej części ciała. 28

29 Agresywna ręce rozchylone lub trzymane w kieszeniach, odchylone ciało, głowa uniesiona. Smutku zgarbione plecy, opuszczona głowa, ręce wzdłuż ciała. Poniżej przedstawiono kilka przykładów ułożenia rąk świadczących o postawie pewności siebie: 1. koszyczek dłonie splecione razem, opuszczone; 2. wieżyczka dłonie układające się w stożek, lekko rozchylone palce stykające się koniuszkami; 3. gest przyjacielski jedna dłoń zachodząca na drugą, gest przypominający podawanie ręki; 4. postawa profesorska ręce splecione za plecami, powyżej pośladków. 29

30 Dodatkowo o pewności siebie świadczy wyprostowana postawa ciała, sprężysty krok, głowa lekko uniesiona do góry. Niektóre elementy mowy ciała mogą zostać mylnie zinterpretowane przez rozmówcę. Dlatego należy szczególnie uważać, jakie gesty i postawy przyjmujemy, aby nasza autoprezentacja nie została źle odebrana. Mowa ciała pełni wiele istotnych funkcji w procesie komunikacji 27 : Tabela 2. Funkcje komunikacji niewerbalnej Funkcje komunikacji niewerbalnej Informacyjna Wspierania przekazów słownych Wyrażania postaw i emocji Definiowania relacji Kształtowania wrażenia Postawa, jaką prezentujemy, dostarcza osobie, z którą się komunikujemy, wielu istotnych informacji dotyczących naszego samopoczucia, nastawienia do rozmówcy, pewności siebie, stanu emocjonalnego. Dzięki tej wiedzy odbiorca komunikatu jest w stanie zinterpretować przekaz w odpowiedni sposób. Gesty, mimika, kontakt wzrokowy ułatwiają odbiorcy zrozumienie przekazu, często pozwalają mu także lepiej go zinterpretować. Mogą być one prezentowane poprzez akcentowanie niektórych wyrazów, zaprzeczanie lub potakiwanie ruchem głowy, a nawet zastępowanie słów gestami, jak np. w przypadku pożegnania. Za pomocą gestów, dotyku, fizycznej odległości możemy przekazywać odbiorcy odpowiednie stany emocjonalne, które towarzyszą nam w trakcie komunikacji. Przekaz emocjonalny można podzielić na stany pozytywne i negatywne. Tym pierwszym odpowiadają uśmiech, bliskość fizyczna, dotykanie, otwarta postawa ciała, wznoszący tembr głosu. Postawie negatywnej towarzyszą donośny, niski głos, brak uśmiechu, ręce umieszczone na biodrach, intensywne wpatrywanie się w rozmówcę. Za pomocą odpowiednich sygnałów niewerbalnych jesteśmy w stanie zakomunikować rozmówcy, jaki poziom bliskości chcemy osiągnąć w naszych wzajemnych relacjach. Definiowane są one na podstawie takich sygnałów jak dystans fizyczny, kontakt wzrokowy, dotyk, a także gestykulacja. Osoby, które są ze sobą w bliskich relacjach, zachowują minimalny dystans miedzy sobą, często się dotykają, więcej gestykulują oraz utrzymują kontakt wzrokowy. Przyjmując odpowiednią strategię w komunikacji niewerbalnej, jesteśmy w stanie wpłynąć na to, jakie wrażenie wywieramy na osobie, z którą wchodzimy w relacje. W zależności od sytuacji i otoczenia możemy wykreować postawę pozytywną lub negatywną, bliskości lub zdystansowania, uległości lub dominacji. Dzięki odpowiednim gestom, mimice, dotykowi, rozmówca odbiera nasze nastawienie i emocje względem niego. Źródło: opracowanie własne. 27 K. Jeżowska, D. Trecek, Trening autoprezentacji, op.cit. 30

31 Wymienione powyżej funkcje świadczą o tym, jak ważną rolę w procesie komunikacji odgrywa mowa ciała. Pokazują także, że skuteczna autoprezentacja zależy przede wszystkim od tego, w jaki sposób odbierają nas inni. Porównanie cech komunikacji werbalnej i niewerbalnej Dla lepszego zobrazowania cech, jakie charakteryzują komunikację werbalną i niewerbalną, zaprezentowano różnice między nimi w tabeli 3. Tabela 3. Różnice pomiędzy komunikacją werbalną i niewerbalną Komunikacja werbalna jednoznaczny charakter nietrwałość sygnałów posiada strukturę forma i treść nie są powiązane opiera się na znajomości języka może kamuflować stany emocjonalne wykorzystuje środki takie jak: mowa, pisanie, czytanie ogranicza się do słuchu i wzroku ma charakter ad hoc Komunikacja niewerbalna niejednoznaczna, sygnały niewerbalne mogą być komunikowane zarówno świadomie, jak i nieświadomie sygnały są trwałe nie zawsze posiada strukturę forma i treść zależne od siebie, warunkują się nawzajem uwarunkowana kulturowo jest przejawem stanów emocjonalnych wykorzystuje środki spontaniczne, gesty, mimikę, postawę uczestniczą w niej wszystkie zmysły, ma charakter wielokanałowy jest ciągła Źródło: opracowanie własne na podstawie: M. Skinder, Komunikowanie społeczne. Wybrane problemy, [data dostępu: ]. 31

32 Podstawowe bariery występujące w komunikacji Jak wspomniano powyżej, skuteczna autoprezentacja zależy przede wszystkim od tego, jaki efekt wywoła ona na otoczeniu. Jeśli naszym zamiarem jest wywarcie pozytywnego wrażenia, zależy nam na dobrych reakcjach ze strony odbiorców. Komunikujemy się nie tylko za pomocą słów, ale także za pomocą mowy ciała. Dzięki temu przekazywany przez nas komunikat jest pełny i bardziej zrozumiały dla odbiorców. Niestety, każdy przekaz może zawierać pewne zaburzenia w postaci barier komunikacyjnych, takich jak 28 : Rysunek 7. Bariery komunikacyjne różnice w postrzeganiu różnice językowe emocje niezgodność komunikatów decydowanie za innych uciekanie od problemów Źródło: opracowanie własne. 1. Różnice w postrzeganiu percepcja danego problemu może być zróżnicowana w zależności od wiedzy i doświadczenia uczestników komunikacji, ale także sytuacji, w jakiej ona przebiega. Często ta sama kwestia jest postrzegana z całkowicie różnych punktów widzenia. 28 edustat.home.pl/com/szkolenia/szkol14/s14m1/przegl.html?nr=6 [data dostępu: ]. 32

33 2. Różnice językowe bariera ta jest częstą przyczyną niezrozumienia komunikatu. Zdarza się, że nawet w obrębie tego samego języka dane słowo może oznaczać coś zupełnie innego dla odbiorcy oraz nadawcy. Dlatego też przekaz powinien być w miarę możliwości formułowany w sposób prosty, dostosowany do poziomu językowego wszystkich uczestników komunikacji. 3. Emocje są barierą, która często przyczynia się do zniekształcenia lub mylnego zinterpretowania komunikatu, uniemożliwiają obiektywną ocenę przekazu, przez co mogą spowodować nieodpowiednie reakcje. Dlatego w trakcie komunikacji należy unikać zbędnych emocji, a także treści, które mogą wywołać u odbiorcy skrajne stany emocjonalne. 4. Niezgodność komunikatów wiąże się z niespójnością komunikatów werbalnych z niewerbalnymi, wywołuje zamęt w procesie komunikacji i uniemożliwia jednoznaczny odbiór zawartości przekazu. 5. Decydowanie za innych bariera ta uniemożliwia swobodną interpretację przekazu przez odbiorcę. Nadawca narzuca swój sposób myślenia, przez co pozbawia rozmówcy możliwości podejmowania decyzji oraz doprowadza go do uległości. W ten sposób w procesie komunikacji powstaje atmosfera zamknięcia, nieufności, nieszczerości. 6. Uciekanie od cudzych problemów bariera ta powstaje w momencie, kiedy strony procesu komunikowania nie potrafią aktywnie słuchać. Nieuwzględnianie uczuć, wrażeń, obaw drugiej strony sprawia, że zaburzony jest zarówno odbiór, jak i nadawanie przekazu. 33

34 Skuteczne komunikowanie się w miejscu pracy Proces komunikowania się odgrywa niezwykle ważną rolę w miejscu pracy. Często od odpowiedniej komunikacji wewnętrznej zależy sukces lub porażka danej firmy. Dlatego też przedsiębiorcy poszukują pracowników, którzy będą w stanie zaadaptować się do warunków panujących w organizacji, przede wszystkim dzięki odpowiednim umiejętnościom porozumiewania się z innymi. Komunikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwie polega przede wszystkim na stworzeniu wspólnego języka, relacji pomiędzy pracownikami oraz systemu przekazywania informacji 29. Oparta jest ona na zasadzie wydawania poleceń oraz dokładnym przekazaniu pracownikom tego, co ma zostać wykonane. Istotne znaczenie w komunikowaniu się w organizacji ma proces interpretacji i budowania kontaktu. Nie chodzi jedynie o przekazanie informacji, ale także o odpowiednie zrozumienie przekazu przez pracowników 30. Powinien on być zinterpretowany zgodnie z intencjami nadawcy. Dzięki temu zadanie będzie możliwe do zrealizowania w sposób, jaki zakładał przełożony. 29 Formy i rodzaje komunikowania się w organizacji, Izba Rzemieślnicza w Łodzi, Łódź Ibidem. 34

35 Komunikacja w organizacji może przybierać formę ustną lub pisemną. Rysunek 8. Rodzaje komunikacji w organizacji Komunikacja w organizacji ustna pisemna Źródło: opracowanie własne. Pierwsza opiera się na rozmowie bezpośredniej, dyskusji grupowej lub rozmowach telefonicznych. Komunikacja ustna w organizacji sprzyja otrzymywaniu natychmiastowej reakcji zwrotnej od pracowników oraz pozwala na bezpośrednią wymianę informacji uzupełnioną poprzez odpowiednie gesty oraz mimikę twarzy 31. Niesprzyjające w komunikacji ustnej w miejscu pracy jest to, że ustalenia pomiędzy pracownikami i podwładnymi nie zawsze są możliwe do utrwalenia. Komunikacja pisemna w organizacji to notatki służbowe, e, listy, sprawozdania oraz wszelkie inne formy wykorzystujące słowo pisane. Jest to sposób, który znacznie rzadziej pojawia się w relacjach wewnątrz organizacji. Pozwala na utrwalenie informacji wymienianych pomiędzy partnerami komunikacji. Ogranicza jednak bezpośrednie reakcje na przekaz, a także jest bardziej czasochłonna niż forma ustna 32. Aby jakość komunikacji pisemnej była jak najlepsza, warto pamiętać o kliku zasadach 33 : 1. Pisz krótko, jeśli chcesz, żeby Twój tekst przeczytano. 2. Pisz jasno, jeśli chcesz, żeby treść Twojej wiadomości zrozumiano. 31 Ibidem. 32 Ibidem. 33 H. Mruk (red.), Komunikowanie się w marketingu, Polskie Towarzystwo Ekonomiczne, Warszawa

36 3. Pisz obrazowo, jeśli chcesz, żeby informacje, które przekazujesz, zapamiętano. 4. Pisz precyzyjnie, jeśli chcesz zachęcić do działania. Innymi odmianami komunikacji w organizacji są komunikacja formalna i nieformalna. Pierwsza z nich dzieli się na 34 : 1. Komunikację pionową zachodzi pomiędzy pracownikami zajmującymi stanowiska na różnym poziomie w firmie. Może przebiegać: a. z góry na dół dotyczyć poleceń wydawanych przez osoby na wyższych stanowiskach podległym im pracownikom; tym kanałem przepływają nie tylko informacje dotyczące szczegółowych obowiązków zawodowych, ale także sposobów motywowania pracowników, doradzania, pouczania oraz oceniania ich pracy. b. z dołu do góry zachodzi ona zwykle pomiędzy podwładnymi i ich bezpośrednimi przełożonymi, którzy następnie przekazują informacje do swoich kierowników; dotyczy takich kwestii jak informowanie o problemach w pracy, przeszkodach w wykonywaniu zadań, przekazywaniu próśb, informacji, wniosków, ale także dzielenie się sugestiami i skargami. 2. Komunikację poziomą występuje między osobami na tych samych szczeblach w organizacji, obejmuje między innymi wymianę informacji pomiędzy pracownikami z różnych jednostek organizacyjnych. Komunikacja pozioma umożliwia porozumiewanie się w kwestiach związanych z koordynacją działań, rozwiązywaniem pojawiających się problemów i kon- 34 Formy i rodzaje komunikowania się w organizacji, op.cit. 36

37 fliktów oraz upowszechnianiem informacji. Celem komunikacji poziomej jest tworzenie więzi pomiędzy pracownikami organizacji oraz zaspokajanie potrzeb związanych z rozumieniem zachodzących w firmie zdarzeń. Dzięki komunikacji nieformalnej członek danej organizacji ustala swoją pozycję w grupie, a także zajmuje konkretne miejsce w hierarchii firmy. Składa się na nią pięć wzorców, które porządkują relacje występujące pomiędzy członkami organizacji 35 : 1. łańcuch polega na przekazywaniu informacji za pośrednictwem innej osoby, która ma bezpośredni kontakt z odbiorcą; pozycje uczestników komunikacji są równorzędne, dlatego ma ona wyrównany poziom; A B C D E 2. litera Y pozycja jednostek C i D jest zbliżona do centrum, pracownik E ma z kolei dużą autonomię, ponieważ nie jest bezpośrednio kontrolowany przez jednostkę centralną C; A B C D E 35 Ibidem. 37

38 3. Rozgwiazda centralną pozycję zajmuje jednostka A, która ma bezpośrednie kontakty ze wszystkimi pracownikami. Najczęściej jest ona liderem grupy, kontroluje jej pracę oraz wydaje niezbędne polecenia. Wszystkie decyzje oraz pomysły muszą przechodzić przez jednostkę centralną i to ona nadaje ostateczny kształt zadaniom zespołu. B C A D E 4. Okrąg stanowiska w firmie są równoważne, nie ma ustalonej hierarchii, bezpośrednie komunikowanie się jest możliwe między dwoma najbliższymi stanowiskami, z pozostałymi kontakt jest jedynie pośredni. A B E D C 38

39 5. Pajęczyna główną zaletą schematu jest fakt, że wszyscy członkowie organizacji mają możliwość bezpośredniego komunikowania się ze sobą. Nie ma też osoby, która zajmowałaby pozycję dominującą w danym zespole, wszyscy pracownicy w równym stopniu odpowiadają za powierzone im zadania. A B E C D Najbardziej korzystną pozycją dla pracownika w danej organizacji jest stanowisko, na którym będzie miał możliwość bezpośredniej komunikacji ze wszystkimi pracownikami, bez względu na szczebel organizacji. Pozwoli mu to na uczestnictwo w przepływie wszystkich informacji w firmie, a także zyskanie poczucia autonomii. Najbardziej skuteczną formą komunikacji w organizacji jest połączenie silnie sformalizowanej struktury z różnorodnymi wzorami komunikacji nieformalnej 36. Kanał formalny powinien służyć do przekazywania różnego rodzaju informacji w zróżnicowanej formie, na przykład w postaci i, biuletynów, dyskusji oraz wewnętrznych badań ankietowych. Muszą one także zostać uzupełnione o nieformalne środki informacji, takie jak pogłoski, spotkania w zespołach roboczych, zebrania, nieoficjalne spotkania po pracy 37. W organizacji, w której zachowana jest spójna komunikacja pomiędzy 36 Ibidem. 37 Ibidem. 39

40 wszystkimi stronami, istotną rolę odgrywa zachowanie odpowiedniej proporcji pomiędzy formalną i nieformalną komunikacją. Nie mogą one zakłócać się wzajemnie, a pracownicy powinni mieć dostęp do podstawowych informacji, zarówno tych oficjalnych, jak i nieoficjalnych. Aby skutecznie komunikować się w miejscu pracy, należy przede wszystkim zapoznać się z warunkami komunikacyjnymi panującymi w organizacji. Kluczowe dla nowego pracownika jest poznanie struktur komunikacyjnych oraz zapoznanie się z formalnymi i nieformalnymi zasadami komunikacji. Ważne jest także wypracowanie odpowiedniej pozycji w firmie, która zależeć będzie od wzorca komunikacyjnego panującego w danym przedsiębiorstwie. Dzięki zajęciu odpowiedniego miejsca w strukturze firmy pracownik będzie miał możliwość przyjmowania zachowań, które odpowiadają jego stanowisku pracy. Dobra znajomość form i wzorców komunikacyjnych w firmie jest zatem podstawą skutecznego komunikowania się w miejscu pracy. Efektywna komunikacja jest uzależniona od odpowiednich umiejętności słuchania. Aktywne słuchanie umożliwia nie tylko odpowiednie zrozumienie przeznaczonego zadania, ale także ustosunkowanie się do treści przekazu. Dzięki uważnemu słuchaniu można uniknąć niezrozumienia pomiędzy partnerami komunikacji, co jest częstą przyczyną błędów w wykonywanym zadaniu. Dlatego też dobry pracownik musi charakteryzować się umiejętnością aktywnego słuchania, ponieważ od tego zależy jego skuteczność w komunikowaniu się z innymi. Dodatkowo istotne jest odpowiednie panowanie nad emocjami w procesie komunikacji. Mowa ciała jest niezwykle ważna w kontaktach i musi być dostosowana do danej sytuacji. W komunikacji formalnej gesty i mimika powinny współgrać z przekazem ustnym, przyjęta postawa 40

41 powinna być otwarta, należy patrzeć na rozmówcę oraz uważnie słuchać tego, co mówi 38. W nieformalnych kontaktach mowa ciała może być bardziej swobodna, zależna od sytuacji i samopoczucia jednostki, nie musi być odpowiednio kontrolowana. Przekazy werbalne, które kierowane są zarówno do przełożonych, jak i podwładnych, powinny być formułowane jasno i rzeczowo. Warto wyrażać własne myśli w języku dostosowanym do rozmówcy oraz przekazywać tylko przemyślane i konkretne wypowiedzi. Przełożony musi otrzymać informację zwrotną wskazującą na zrozumienie i akceptację danego polecenia. Podwładny z kolei powinien odebrać przekaz, dzięki któremu odpowiednio wykona przeznaczone mu zadanie. 38 Ibidem. 41

42 Wykorzystanie autoprezentacji podczas rozmowy kwalifikacyjnej Po zapoznaniu się z pojęciem autoprezentacji, jej podstawowymi zasadami i rodzajami, a także przybliżeniu problematyki związanej ze skutecznym komunikowaniem się, możemy przejść do wyjaśnienia, jak wykorzystać dotychczasową wiedzę w praktyce. Na przykładzie sytuacji rozmowy kwalifikacyjnej można przedstawić, w jaki sposób zastosować podstawowe elementy autoprezentacji. Celem rozmowy kwalifikacyjnej jest zweryfikowanie informacji dotyczących wykształcenia i doświadczeń zawodowych kandydata podanych w CV i liście motywacyjnym. Niejednokrotnie istotne dla pracodawcy jest także: 1. sprawdzenie, czy kandydat dobrze radzi sobie z sytuacjami trudnymi, ze stresem; 2. ocena kandydata jako człowieka i przyszłego pracownika czy jest on osobą rzetelną, odpowiedzialną, aktywną, pracowitą, dokładną, sprawdzenie, czy będzie dobrym i lojalnym pracownikiem. 42

43 Odpowiedzi na zadawane pytania są dla pracodawcy informacją o przygotowaniu kandydata do rozmowy. Odpowiednie zaprezentowanie siebie w oczach rekrutera świadczy o tym, jak bardzo kandydat przykłada się do postawionych przed nim zadań. Rzadko podczas rozmowy kwalifikacyjnej zdarzają się pytania bardzo oryginalne. Pracodawcy nie zależy na zaskoczeniu kandydata, ale na zebraniu ważnych dla siebie informacji na jego temat. Istotnym elementem skutecznej autoprezentacji podczas rozmowy kwalifikacyjnej jest utrzymywanie kontaktu wzrokowego z rozmówcą. Ważne w tym przypadku jest stosowanie zasady umiaru zarówno zbyt intensywne wpatrywanie się w rozmówcę, jak i unikanie spojrzeń może być odebrane nieprzychylnie. Powinniśmy pamiętać też o uśmiechaniu się. Uśmiech powinien być naturalny i szczery, dlatego ważne, aby nastawić się pozytywnie do rozmówcy i sytuacji, w której się z nim spotykamy. Gdy uśmiechamy się szczerze, śmieją się zarówno nasze usta, jak i oczy. Skupiający na nich uwagę rozmówca będzie w stanie bardzo łatwo wykryć udawaną radość. Kolejną bardzo ważną częścią autoprezentacji podczas rozmowy kwalifikacyjnej jest strój. Odpowiednie ubranie powinno być dostosowane do sytuacji i nie zwracać na siebie szczególnej uwagi. W formalnych sytuacjach, takich jak rozmowa rekrutacyjna, przemówienie, oficjalne spotkanie biznesowe należy pamiętać o tym, by góra stroju była jaśniejsza od dołu, a kolory stonowane i niezbyt liczne. W wielu firmach obowiązuje dress code, czyli ustalone z góry zasady ubierania się w miejscu pracy. W jednym przedsiębiorstwie obowiązkowe może być noszenie krawatów i marynarek, w innym dozwolone będą dżinsy i koszulki. Na 43

44 rozmowę kwalifikacyjną należy przyjść w bardziej oficjalnym stroju. Specjalne wytyczne obowiązują tutaj zarówno kobiety, jak i mężczyzn. Tabela 4. Elementy ubioru kobiet i mężczyzn obowiązujące podczas spotkania z pracodawcą Elementy ubioru obowiązujące podczas spotkania z pracodawcą Kobiety kolorystyka ubioru zgodna z paletą, która najbardziej pasuje do Twojej karnacji (jeśli często zakładasz ubrania w jasnej kolorystyce, oznacza to, że właśnie taki strój powinnaś wybrać na rozmowę kwalifikacyjną, w porze letniej jasne i ciepłe kolory są bardziej odpowiednie buty powinny być eleganckie, zakryte, na niskim obcasie spódnica zwykle do kolan lub dłuższa, możliwe jest także założenie zamiast niej eleganckich spodni rajstopy są obowiązkowe nawet latem delikatne dodatki niezbyt wiele, nierzucające się w oczy, ale podkreślające elegancję stroju Mężczyźni garnitur zawsze odpowiedni na specjalne okazje, powinien być w stonowanych kolorach (czarnym, szarym) oraz z dobrych gatunkowo tkanin koszula zapięta pod szyję, kolorystyka dowolna, ważne, aby współgrała z garniturem krawat zawsze odpowiednio dobrany do koszuli, obowiązkowo zakładany w przypadku rozmowy kwalifikacyjnej w biurze buty wygodne, zakryte, na płaskiej podeszwie Źródło: opracowanie własne na podstawie: Metody autoprezentacji, [data dostępu: ]. W pierwszych dniach pracy w nowej firmie warto zwrócić uwagę na styl ubierania się współpracowników, żeby dopasować się do obowiązujących zasad. Jeśli będziemy wyróżniali się strojem, możemy bardziej się stresować. Dodatkowo zdecydowanie szybciej sympatią obdarzamy osoby, które są do nas podobne, dlatego w nowej pracy nie powinniśmy szczególnie odstawać od otoczenia S. Strzałkowska, Grzecznie i profesjonalnie, czyli pierwszy dzień w pracy [w:] Przewodnik pracodawcy 2009/2010, A. Gutry (red.), Grupa Pracuj sp. z o.o., Warszawa

45 Skuteczna autoprezentacja obejmuje również sposób wypowiadania się. Musimy pamiętać o dostosowaniu tonu głosu i jego siły oraz szybkości mówienia do konkretnej sytuacji. Język, którym się posługujemy, powinien być zrozumiały i przede wszystkim poprawny gramatycznie. Zdania powinny być krótkie i najlepiej w stronie czynnej. Budowanie zawiłych, wielokrotnie złożonych zdań nie doda naszej wypowiedzi większej wartości, za to uczyni ją niejasną dla odbiorcy. Mile widziany jest bogaty zasób słów, który możemy rozwijać poprzez czytanie książek. Musimy być jednak ostrożni w używaniu specjalistycznego słownictwa, które może być niezrozumiałe dla odbiorcy. Aby dobrze się prezentować, powinniśmy mówić wyraźnie i zdecydowanie. Podstawowe elementy, jakie powinny się znaleźć w przekazie werbalnym w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej, dotyczą 40 : 1. opisu wyborów oraz decyzji edukacyjnych i zawodowych często podczas rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca chce uzyskać informacje dotyczące tego, jakie szkoły ukończyłeś(-aś), dlaczego wybrałeś akurat taki kierunek kształcenia, a także dlaczego to właśnie w jego firmie chcesz rozpocząć pracę; warto więc przygotować odpowiedzi na te pytania i przemyśleć swoje wybory; 2. przedstawienia sukcesów oraz osiągnięć edukacyjnych i zawodowych nie polega ono na przechwalaniu się lub przerysowanym prezentowaniu siebie; ważne jest jednak, aby przyszły pracodawca poznał nas od jak najlepszej strony oraz zauważył cechy, które wyróżniają nas spośród innych; dlatego istotne jest mówienie o rzeczach, w których jesteśmy najlepsi, 40 Wsparcie psychologiczne dla osób z trudnościami na rynku pracy, op.cit. 45

46 osiągamy sukcesy; ważne jest podkreślenie, że nasze osiągnięcia są skutkiem ciężkiej i wytrwałej pracy; 3. zaprezentowania pozytywnych cech charakteru należy przypisać szczególną wagę tym cechom, które są istotne z punktu widzenia stanowiska pracy, a także charakteru przedsiębiorstwa, w którym chcemy pracować; warto mówić szczególnie o tych cechach, których pracodawca poszukuje, ponieważ zamieścił je w ogłoszeniu o pracę; 4. opisywania planów, celów życiowych warto zaprezentować pracodawcy swoje ambicje oraz plany przyszłej kariery zawodowej; mile widziane jest wymienienie firmy, do której aplikujemy, oraz podkreślenie, w jaki sposób praca w niej może przyczynić się do naszego rozwoju zawodowego; 5. prezentowania opinii i postaw życiowych podczas rozmowy kwalifikacyjnej nie należy bać się wyrażania własnego zdania; jeśli posiadamy opinię na jakiś temat, który poruszy rekruter, powinniśmy się do niego odpowiednio ustosunkować; oczywiście należy unikać rozmowy o poglądach politycznych i religijnych; 6. zadawania pytań na temat pracodawcy i miejsca pracy wykazywanie się tego rodzaju inicjatywą jest często mile widziane podczas rozmowy kwalifikacyjnej, pokazuje bowiem, że kandydat wie, czego chce, jest zainteresowany pracą i sam chętnie poszukuje informacji. Jest jeszcze kilka zasad, które umożliwiają skuteczną autoprezentację w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej. Dotyczą one naszej samooceny, 46