W jaki sposób ewidencjonować środki trwałe w jednostce konta 011 i 013

Transkrypt

1 W jaki sposób ewidencjonować środki trwałe w jednostce konta 011 i 013 FICYNAFK FINANSOWO-KSIĘGOWA BIBLIOTEKA JEDNOSTEK PUBLICZNYCH

2 Redaktor prowadzący Dorota Strusiewicz-Kotela Wydawca Katarzyna Bednarska Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk Druk: Miller Druk Korekta Zespół ISBN: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks , finanse@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: zł Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2017 PRAWA AUTORSKIE: Materiały w publikacji Postępowanie w sprawie świadczenia wychowawczego nowe obowiązki samoprządów wraz z innymi elementami subskrypcji chronione są prawem autorskim. Wykorzystanie tych materiałów wymaga zgody wydawcy. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ze wskazaniem autora oraz źródła. DLA TWOJEGO BEZPIECZEŃSTWA: Niniejszy poradnik został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w poradniku Postępowanie w sprawie świadczenia wychowawczego nowe obowiązki samoprządów wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku Postępowanie w sprawie świadczenia wychowawczego nowe obowiązki samoprządów lub w innych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

3 W jaki sposób ewidencjonować środki trwałe w jednostce konta 011 i Jednostki sektora finansów publicznych są wyposażone w majątek trwały, niezbędny do ich funkcjonowania. Jeden z elementów tego majątku stanowią środki trwałe. Jednostki mają obowiązek gospodarowania swoim majątkiem w sposób racjonalny i oszczędny, powinny również odpowiednio ująć posiadane składniki mienia w swoich księgach rachunkowych. Na jakich kontach należy księgować środki trwałe? Majątek trwały to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku zdarzeń przeszłych, które w przyszłości spowodują wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych (art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości). Majątek trwały (aktywa trwałe) to ta część aktywów jednostki, której przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok. Do czego służy konto 011 Na koncie 011 Środki trwałe ewidencjonuje się stan oraz zwiększenia i zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach: 013, 014, 016 i 017. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, natomiast na stronie Ma zmniejszenia stanu oraz wartości początkowej środków trwałych, z wyjątkiem umorzenia środków trwałych, które są księgowane na koncie 071. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się w szczególności: y przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych,

4 4 y przychody środków trwałych nowo ujawnionych, y nieodpłatne przyjęcia środków trwałych, y zwiększenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny. Na stronie Ma konta 011 ujmuje się przede wszystkim: y wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji, z powodu zniszczenia, zużycia, sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania, y ujawnione niedobory środków trwałych, y zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny. Majątkiem trwałym jednostek sektora finansów publicznych są przede wszystkim środki trwałe. Aktywa jednostki są środkami trwałymi, jeśli spełnione są jednocześnie następujące warunki: y przewidywany okres ich ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok, y są kompletne i zdatne do użytku, y zostały przeznaczone na własne potrzeby jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości). Do środków trwałych zalicza się: y nieruchomości, w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, y maszyny i urządzenia, y środki transportu, y inwentarz żywy, y ulepszenia w obcych środkach trwałych, obejmujące poniesione koszty w celu adaptacji tych środków trwałych do potrzeb jednostki, która je użytkuje. Trwały zarząd, który jest formą prawną władania nieruchomością przez państwową lub samorządową jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, uregulowano w art. 18 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Ustanowienie trwałego zarządu odbywa się w drodze decyzji administracyjnej wydanej przez właściwy organ i może dotyczyć czasu

5 oznaczonego lub nieoznaczonego. Objęcie nieruchomości w trwały zarząd następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Środki trwałe przekazane na podstawie umowy trwałego zarządu powinno się wyksięgować z ewidencji bilansowej środków trwałych jednostki przekazującej i jednocześnie wprowadzić do ewidencji bilansowej środków trwałych jednostki przyjmującej. WARTOŚĆ MIENIA BĘDĄCEGO W TRWAŁYM ZARZĄDZIE Środki trwałe, które jednostka otrzymała w trwały zarząd, wprowadza się do ewidencji bilansowej w wartości określonej w decyzji. Wartość początkową tych środków trwałych ustala się najczęściej w wysokości, w jakiej były ujęte w księgach rachunkowych jednostki przekazującej, z równoczesnym ujęciem dotychczasowego ich umorzenia. 5 W jednostkach sektora finansów publicznych bilansowym kryterium podziału środków trwałych jest także kryterium wartościowe ( 6 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont). Środki trwałe na koncie 011 ewidencjonuje się wówczas, gdy ich wartość przekracza zł. Do konta 011 prowadzi się ewidencję analityczną (art. 17 ust. 1 ustawy o rachunkowości), która pozwala na poprawne ujęcie w aktywach bilansu odpowiednich grup rzeczowego majątku trwałego jednostki. Należy zatem utworzyć analitykę, która obejmie przynajmniej grupy środków trwałych wyszczególnione w bilansie jednostki, czyli: y grunty, y budynki i lokale oraz obiekty inżynierii lądowej i wodnej, y urządzenia techniczne i maszyny, y środki transportu, y inne środki trwałe. Ewidencją środków trwałych obejmuje się obiekt inwentarzowy, który ze względów identyfikacyjnych oznacza się odrębnym numerem inwenta-

6 6 rzowym. W niektórych przypadkach można również przyjmować obiekty zbiorcze, np. zespół komputerowy czy zespół przewodów wodociągowych. Jak zaksięgować zwiększenia i zmniejszenia wartości środka trwałego Gospodarując środkami trwałymi, należy pamiętać o ujęciu w księgach rachunkowych jednostki każdego zdarzenia związanego z ich ruchem czy zmianą wartości. Zmiana wartości może nastąpić m.in. dzięki ulepszeniu środka trwałego, jak również przez trwałe odłączenie bądź przyłączenie części peryferyjnej. Przez ulepszenie środka trwałego, powodującego zwiększenie jego wartości, należy rozumieć takie działalnie na istniejącym środku trwałym, które powoduje dokonanie wydatku powyżej zł na adaptację, przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję czy modernizację oraz w taki sposób, który spowoduje wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji. W przypadku gdy adaptacja, przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja czy modernizacja nie skutkuje wzrostem wartości użytkowej środka trwałego w stosunku do wartości użytkowej w chwili oddania go do użytkowania, koszty z tego tytułu podlegają zaliczeniu do remontu, także w przypadku gdy prace remontowe polegają na zastosowaniu materiałów bardziej nowoczesnych. Natomiast jeśli część robót polega na pracach remontowych, a część na pracach modernizacyjnych w szerokim tego słowa znaczeniu, to należy wydzielić odpowiednio koszty z poszczególnych tytułów i zaklasyfikować je odrębnie jako ulepszenie i jako remont, chyba że brak jest możliwości takiego wydzielenia. Wówczas wszystkie poniesione koszty będą stanowiły koszty ulepszenia zwiększające wartość początkową środka trwałego. Odłączenie części peryferyjnej powoduje natomiast zmniejszenie wartości środka trwałego. W takim przypadku zmniejsza się wartość środka

7 7 trwałego od następnego miesiąca przypadającego po miesiącu, w którym nastąpiło odłączenie, o kwotę stanowiącą różnicę pomiędzy ceną nabycia środka trwałego a sumą odpisów amortyzacyjnych dokonanych w okresie połączenia ze środkiem trwałym. Jeżeli natomiast odłączona część peryferyjna zostanie następnie przyłączona do innego środka trwałego lub do tego samego, należy powiększyć jego wartość początkową o kwotę ustaloną podczas jej odłączenia. Jednostki powinny pamiętać, że zdjęcie z ksiąg rachunkowych środków trwałych może jedynie nastąpić w przypadkach: y likwidacji, y sprzedaży, y stwierdzenia niedoboru środków trwałych Co obejmuje analityka do konta 011 Analityka prowadzona do konta 011 powinna umożliwiać: y ustalenie wartości początkowej poszczególnych środków trwałych, y ustalenie wartości poszczególnych grup środków trwałych określonych w rozporządzeniu w sprawie KŚT, y ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, które odpowiadają za dane środki trwałe, y obliczenie umorzenia i amortyzacji. Ewidencja szczegółowa do konta 011 jest prowadzona w odrębnych księgach inwentarzowych. Do celów sprawozdawczych i zarządczych na koncie tym wydziela się dwa poziomy analityki, a zatem konto przyjmuje postać: 011-X-YYY gdzie: X oznacza symbol grupy środków trwałych odpowiadający klasyfikacji KŚT, YYY oznacza numer jednostki, działu lub wydziału, np.: y Urządzenia techniczne i maszyny, y FK1 Urządzenia techniczne i maszyny dział finansowo- -księgowy.

8 Zapisy strony Wn konta 011 Środki trwałe Lp. Treść operacji gospodarczej Konto przeciwstawne 1. Zakup środka trwałego niewymagającego montażu wartość łącznie z VAT, niepodlegającym odliczeniu 201 lub Przyjęcie środka trwałego z zakończonej inwestycji, tj. środka trwałego w budowie Ulepszenie własnego lub obcego środka trwałego (zwiększenie wartości początkowej) Otrzymanie środka trwałego w formie darowizny Nieodpłatne otrzymanie środka trwałego na podstawie decyzji właściwego organu: a) dotychczasowe umorzenie b) wartość nieumorzona 6. Otrzymanie środka trwałego w trwały zarząd: a) dotychczasowe umorzenie środka trwałego, b) wartość nieumorzona Zwiększenie wartości środka trwałego w wyniku urzędowej aktualizacji wyceny Ujawnienie w toku inwentaryzacji środka trwałego nieobjętego ewidencją (nadwyżka) Przyjęcie do użytkowania inwestycji w obcym środku trwałym Wygaśnięcie hipoteki w związku z przejęciem nieruchomości 226 8

9 Zapisy strony Ma konta 011 Środki trwałe Lp. Treść operacji gospodarczej Konto przeciwstawne 1. Sprzedaż, darowizna, likwidacja* na skutek zużycia środka trwałego: a) dotychczasowe umorzenie środka trwałego, b) wartość nieumorzona 2. Likwidacja środka trwałego na skutek zdarzenia losowego: a) dotychczasowe umorzenie środka trwałego, b) wartość nieumorzona 3. Przekazanie środka trwałego w trwały zarząd: a) dotychczasowe umorzenie, b) wartość nieumorzona 4. Przekazanie nieodpłatne środka trwałego na podstawie decyzji właściwego organu: a) dotychczasowe umorzenie, b) wartość nieumorzona Zwrot środka trwałego dostawcy w okresie gwarancji Zmniejszenie wartości w wyniku urzędowej aktualizacji Zmniejszenie wartości środka trwałego o odłączoną nieumorzoną część peryferyjną Ujawnione w toku inwentaryzacji niedobory środków trwałych: a) wartość nieumorzona, b) dotychczasowe umorzenie Objęcie udziałów i akcji w formie aportu rzeczowego obejmujące środki trwałe 030 * Środki trwałe postawione w stan likwidacji, do czasu ich fizycznej likwidacji powinny być ewidencjonowane na koncie pozabilansowym. Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość początkową środków trwałych. 9

10 Jakie środki trwałe ujmować na koncie 013 Konto 013 Pozostałe środki trwałe służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach: 011, 014, 016 i 017, wydanych do używania na potrzeby działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności: y środki trwałe przyjęte do używania z zakupu lub inwestycji, y nadwyżki środków trwałych w używaniu, y nieodpłatne otrzymanie środków trwałych. Na stronie Ma konta 013 ujmuje się przede wszystkim: y wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia, zużycia, sprzedaży, nieodpłatnego przekazania, y ujawnione niedobory środków trwałych w używaniu. W jednostkach sektora finansów publicznych pozostałe środki trwałe (tzw. wyposażenie) o wartości nieprzekraczającej kwoty ustalonej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (obecnie zł), jak też środki trwałe wymienione w 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, bez względu na wartość, ewidencjonuje się na koncie pozostałych środków trwałych. W związku z tym kierownik jednostki powinien w polityce rachunkowości ustalić kryterium niskocennosci oraz zasady jednorazowego odpisywania wartości w koszty, pamiętając jednocześnie o tym, że jednorazowo, poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania mogą być umarzane następujące składniki majątkowe: y książki i inne zbiory biblioteczne, y środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach i placówkach oświatowych, 10

11 y odzież i umundurowanie, y meble i dywany, y inwentarz żywy, y pozostałe środki trwale oraz wartości niematerialne o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania. Polityka rachunkowości w jednostce powinna zatem w sposób szczegółowy i jednoznaczny określać zasady klasyfikowania kupowanych składników majątkowych do poszczególnych kategorii, jak również zasady ich amortyzowania czy umarzania. Zapisy w tej sprawie są konieczne z uwagi na użycie w przepisie słowa mogą, co oznacza, że jednostki mają do wyboru podjęcie decyzji o jednorazowym umarzaniu: y wszystkich kategorii środków trwałych określonych w 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, y tylko niektórych kategorii środków trwałych wymienionych w tym przepisie, y tylko środków trwałych o niskiej wartości początkowej lub też rezygnację ze stosowania uproszczeń w zakresie umarzania środków trwałych i stosowanie zasady tzw. stopniowego umarzania amortyzowania wszystkich środków trwałych. Nie dotyczy to jednak środków trwałych podlegających ewidencji na kontach 014, 016 i 017. Wyłączenie z ewidencji ilościowo-wartościowej określonych składników majątkowych, według zasad obowiązujących w jednostce, nie zwalnia jednak kierownika tej jednostki z odpowiedzialności za właściwe zabezpieczenie tych składników przed zniszczeniem czy kradzieżą. Jak wygląda ewidencja szczegółowa do konta 013 Ewidencja szczegółowa do konta 013 powinna umożliwić ustalenie: y wartości początkowej, y osób, które przyjęły pozostałe środki trwałe do używania bądź komórek organizacyjnych, w których środki te pozostają w używaniu. 11

12 Grupy rodzajowe pozostałych środków trwałych, dla których jest prowadzona ewidencja analityczna ilościowa, można ustalić np. w następujący sposób: 01 czajniki, 02 dyktafony, 03 lampy biurowe, żyrandole, 04 lustra, 05 kalkulatory, 06 ekspresy do kawy, herbaty, 07 radioodbiorniki, 09 regały, drabiny, 10 tablice, stojaki, 11 wentylatory, 12 wykładzina podłogowa (w m 2 ), 13 różne inne. Numery grup rodzajowych pozostałych środków trwałych, objętych ewidencją ilościowo-wartościową, są jednocześnie analityką dla pozostałych środków trwałych. Kształtują się one następująco: 01 biurka, 02 stoły, stoliki, ławy, 03 szafy, segmenty meblowe, 04 szafy metalowe, kasy pancerne, 05 dywany, kilimy, gobeliny, 06 krzesła, fotele, kanapy, wersalki, 07 wieszaki, 08 kwietniki, 09 lampy ozdobne, 10 aparaty telefoniczne, 11 zegary, 12 telewizory, 13 magnetowidy, 14 magnetofony, radiomagnetofony, 15 sprzęt chłodniczy, 16 inne pozostałe środki trwałe, np.: y Pozostałe środki trwałe szafy metalowe, kasy pancerne, y Pozostałe środki trwałe aparaty telefoniczne. 12

13 Zapisy strony Wn konta 013 Pozostałe środki trwałe Lp. Treść operacji gospodarczej Konto przeciwstawne 1. Zakup pozostałych środków trwałych wartość łącznie z VAT, niepodlegającym odliczeniu 201 lub Przyjęcie pozostałych środków trwałych z inwestycji, tj. środków trwałych w budowie jako pierwsze wyposażenie Przyjęcie pozostałych środków trwałych z magazynu Otrzymanie używanego pozostałego środka trwałego w formie darowizny Otrzymanie używanego pozostałego środka trwałego od innej jednostki na podstawie decyzji właściwego organu Ujawnienie w toku inwentaryzacji pozostałych środków trwałych nieobjętych ewidencją (nadwyżka) 240 Zapisy strony Ma konta 013 Pozostałe środki trwałe Lp. Treść operacji gospodarczej Konto przeciwstawne 1. Zdjęcie z ewidencji pozostałych środków trwałych wskutek sprzedaży lub likwidacji Zdjęcie z ewidencji pozostałych środków trwałych ujawnionych w toku inwentaryzacji jako niedobór Nieodpłatne przekazanie używanych pozostałych środków trwałych 072 Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu jednostki. 13

14 O CZYM WARTO PAMIĘTAĆ 99na koncie 011 Środki trwałe należy księgować stan oraz zwiększenia i zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach: 013, 014, 016 i 017; 99na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, natomiast na stronie Ma zmniejszenia stanu oraz wartości początkowej środków trwałych, z wyjątkiem umorzenia środków trwałych, które są księgowane na koncie 071; 99na koncie 013 Pozostałe środki trwałe ewidencjonuje się stan oraz zwiększenia i zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach: 011, 014, 016 i 017, wydanych do używania na potrzeby działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania; 99na stronie Wn konta 013 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072. PODSTAWA PRAWNA: Ustawa z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 2147). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz ze zm.). Rozporządzenie Rady Ministrów z 3 października 2016 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. z 2016 r. poz. 1864). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.). 14

15 Więcej ebooków o tematyce finansowo-księgowej: 2RB0017 ISBN: