URZĄD MIASTA PŁOCKA STARY RYNEK 1, PŁOCK KSIĘGA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA W URZĘDZIE MIASTA PŁOCKA

Transkrypt

1 Strona 1 URZĄD MIASTA PŁOCKA STARY RYNEK 1, PŁOCK KSIĘGA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA W URZĘDZIE MIASTA PŁOCKA Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania wydanie nr 11 Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania odpowiada wymogom norm: PN-EN ISO 9001:2009, PN-EN ISO 14001:2005, OHSAS 18001:2007/ PN-N-18001:2004 oraz PN-ISO/IEC 27001:2014. Niniejsza Księga podlega aktualizacji. Rejestr zmian: W wydaniu 11 Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania dokonano zmian związanych z wdrożeniem wymagań normy PN-ISO/IEC 27001:2014. Zmiany wprowadził Pełnomocnik ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

2 Strona 2 SPIS TREŚCI: 1.Wprowadzenie 1.1. Prezentacja środowiska organizacji 1.2. O Księdze Zintegrowanego Systemu Zarządzania 1.3. Słownik pojęć używanych w Księdze Zintegrowanego Systemu Zarządzania 2. Opis organizacji 2.1. Podstawy prawne działalności 2.2. Charakterystyka i zakres działalności 2.3. Przedmiot działalności 2.4. Struktura organizacyjna 2.5. Zakres Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Zarządzanie jakością Zarządzanie środowiskowe Zarządzanie bezpieczeństwem informacji Zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy 2.6. Wyłączenia: PN-EN ISO 9001: Informacja o produktach 4. Odpowiedzialność kierownictwa 4.1. Deklaracja Kierownictwa 4.2. Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania Polityka Środowiskowa Polityka Bezpieczeństwa i Higieny Pracy Polityka Bezpieczeństwa Informacji 4.3. Wdrażanie Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania 4.4. Odpowiedzialność i uprawnienia 4.5. Zasoby 4.6. Przedstawiciel kierownictwa 4.7. Powiązania organizacyjne 5. Zintegrowany System Zarządzania 5.1. Schemat Zintegrowanego Systemu Zarządzania 5.2. Mapa procesów 5.3. Księga Procesów 5.4. Orientacja na klienta

3 Strona Projektowanie i rozwój Zintegrowanego Systemu Zarządzania 5.6. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna 5.7. Przegląd systemu przez najwyższe kierownictwo 5.8. Kompetencje, świadomość i szkolenia personelu organizacji 5.9. Nadzorowanie wymagań prawnych 6. Doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania 6.1. Cele Zintegrowanego Systemu Zarządzania w odniesieniu do procesów 6.2. Grupy procesów Proces doskonalenia systemu Instrukcje ogólne Proces obsługi klienta Proces zarządzania zasobami ludzkimi Proces obsługi ustawowej Procesy zarządzania przestrzenią miejską Proces zarządzania bezpieczeństwem informacji Proces zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy Proces zarządzania środowiskowego

4 Strona 4 1. Wprowadzenie 1.1. Prezentacja środowiska organizacji Płock to 127-tysięczne miasto położone w centrum Polski, na terenie województwa mazowieckiego. Płock to również najstarsze miasto i dawna stolica Mazowsza, położone nad Wisłą, na malowniczej skarpie, która stanowi jeden z unikalnych walorów turystycznych w Polsce. Na przełomie XI i XII wieku Płock należał do najważniejszych ośrodków politycznych i gospodarczych państwa polskiego. Mieściła się tutaj siedziba władców Polski - książąt Władysława Hermana i Bolesława Krzywoustego. Warto podkreślić, że Płock był jednym z pierwszych polskich miast, które opracowało strategię rozwoju w trosce o zapewnienie harmonijnego, wszechstronnego i stabilnego rozwoju. W uchwale Rady Miasta Płocka w sprawie ustalenia wizji, kierunków rozwoju i celów szczegółowych Strategii Zrównoważonego Rozwoju Miasta Płocka sformułowano misję i cele rozwoju miasta, od których zależy sposób wydatkowania publicznych pieniędzy. Ustalono, iż misja, kierunki rozwoju i cele szczegółowe wyznaczane uchwałą łącznie z wieloletnimi programami rozwoju (branżowymi), zawierającymi zadania realizacyjne, składać się będą na Strategię Zrównoważonego Rozwoju Miasta Płocka, aktualizowaną na podstawie diagnozy stanu miasta oraz oceny stopnia jej realizacji. Ewaluowana Strategia Zrównoważonego Rozwoju Miasta uwzględnia wielopłaszczyznowość i wielopodmiotowość procesów decyzyjnych prowadzących do określonych rezultatów polityki społecznej i środowiskowej. Od wielu lat Płock utrzymuje bardzo dobre kontakty międzynarodowe poprzez aktywną współpracę z miastami partnerskimi: Darmstadt w Niemczech, Fort Wayne w USA, Forli we Włoszech, Możejki na Litwie, Nowopołock na Białorusi, Auxerre we Francji, Bielce w Mołdawii, Loznica w Serbii, Thurrock w Wielkiej Brytanii i Mytiszczi w Rosji, Huai`an w Chinach, Plewen w Bułgarii oraz Żytomierz na Ukraninie. Obecnie miasto jest siedzibą władz Powiatu Grodzkiego i Powiatu Ziemskiego. Władze Powiatu Grodzkiego mają swoją siedzibę w Ratuszu, usytuowanym na Płockiej Starówce O Księdze Zintegrowanego Systemu Zarządzania Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania (zwanego dalej ZSZ ) jest dokumentem opisującym ZSZ w (zwanym dalej Urzędem ), spełniający wymagania norm PN-EN ISO 9001:2009, PN-EN ISO 14001:2005, OHSAS 18001:2007/ PN-N-18001:2004 oraz PN-ISO/IEC 27001:2014. Księga ZSZ jest opracowywana, aktualizowana oraz wydawana przez Pełnomocnika ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania (zwanego dalej Pełnomocnikiem ds. ZSZ ) i zatwierdzana przez Prezydenta Miasta Płocka. Przegląd Księgi ZSZ odbywa się co najmniej raz w roku. W przypadku wprowadzania zmian w Księdze ZSZ wymieniania jest ona w całości, uaktualniany jest jej numer wydania, a zakres zmian przedstawiany jest w Rejestrze zmian. Klientom zewnętrznym przekazywane są egzemplarze informacyjne, nienadzorowane. Nie podlegają one bieżącej obsłudze zmian i wymianie. Pracownicy Urzędu

5 Strona 5 korzystają z udostępnionej w zasobach informatycznych organizacji wersji elektronicznej dokumentu, podlegającej nadzorowaniu jedynie w tej formie. Pełnomocnik ds. ZSZ przechowuje jeden egzemplarz Księgi ZSZ w formie wydruku zatwierdzonego odręcznymi podpisami Słownik pojęć używanych w Księdze ZSZ Pojęcia podstawowe Księgi ZSZ oraz dokumentów systemowych używane są zgodnie z terminologią norm PN-EN ISO 9001:2009, PN-EN ISO 14001:2005, OHSAS 18001:2007/ PN-N-18001:2004 oraz PN-ISO/IEC 27001:2014. Audit systematyczne, niezależne i udokumentowane badanie mające stwierdzić, czy działania w ramach zintegrowanego systemu zarządzania i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi ustaleniami oraz czy ustalenia są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów. Audit wewnętrzny audit przeprowadzany przez auditorów Urzędu w celu dostarczenia informacji, czy ZSZ jest zgodny z własnymi wymaganiami organizacji i właściwymi normami oraz czy jest skutecznie wdrożony i utrzymywany. Audit zewnętrzny audit przeprowadzany przez niezależną organizację zewnętrzną prowadzącą certyfikację na zgodność z wymaganiami poszczególnych norm. Aspekt środowiskowy element działań organizacji, który może wzajemnie oddziaływać ze środowiskiem. Bezpieczeństwo i higiena pracy stan warunków i organizacji pracy oraz zachowań pracowników zapewniający wymagany poziom ochrony zdrowia i życia przed zagrożeniami występującymi w środowisku pracy. Dokumenty Zintegrowanego Systemu Zarządzania - Księga ZSZ, procedury, instrukcje, opisy procesów. Działania jakościowe - działania podejmowane w celu spełnienia wymagań zawartych w dokumentach ZSZ. Jakość - ogół cech i właściwości wyrobu decydujących o możliwości zaspokojenia stwierdzonych lub przewidywanych potrzeb. Klient podmiot, na rzecz którego Urząd świadczy usługi. Niezgodność niespełnienie wymagania. Najwyższe Kierownictwo Urzędu Miasta Płocka Prezydent Miasta Płocka. Organizacja. Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania ogół zamierzeń i ukierunkowań organizacji dotyczących jej systemu zarządzania, formalnie wyrażony przez najwyższe kierownictwo Urzędu. Polityka środowiskowa szczegółowe określenie zamierzeń i działań dotyczące efektów działalności środowiskowej formalnie wyrażone przez najwyższe kierownictwo. Polityka środowiskowa stanowi część Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Polityka Bezpieczeństwa i Higieny Pracy deklaracja organizacji dotycząca jej intencji i zasad odnoszących się do efektów działalności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, określająca ramy do działania i

6 Strona 6 ustalania celów szczegółowych dotyczących zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Polityka bezpieczeństwa i higieny pracy stanowi część Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Polityka Bezpieczeństwa Informacji - szczegółowe określenie zamierzeń i działań dotyczące bezpieczeństwa informacji w organizacji. Polityka bezpieczeństwa informacji stanowi część Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania. System zarządzania środowiskowego część systemu zarządzania organizacji, wykorzystywana do opracowania i wdrożenia polityki środowiskowej i zarządzania aspektami środowiskowymi. Zapis - dokument dostarczający obiektywnego dowodu wykonania działań lub osiągnięcia wyników. Zasoby - kadra pracownicza, odpowiednio przeszkolona i przygotowana do realizacji powierzonych zadań oraz środki pieniężne i infrastruktura. Zintegrowany System Zarządzania (ZSZ) zbiór wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących elementów niezbędnych do zarządzania organizacją we wszystkich aspektach działalności. 2. Opis organizacji 2.1. Podstawy prawne działalności - ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity:. Dz. U. z 2013 r., Nr 594, ze zmianami), - ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 r., poz. 1202), - Statut Miasta Płocka, - Regulamin organizacyjny Urzędu Miasta Płocka wprowadzony zarządzeniem Prezydenta Miasta Płocka, - Urząd posiada identyfikator według systemu REGON: oraz Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP): Charakterystyka i zakres działalności Urząd jest aparatem pomocniczym Prezydenta Miasta Płocka i realizuje zadania własne gminy określone ustawami, uchwałami Rady Miasta Płocka oraz zadania zlecone z zakresu administracji rządowej na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących lub w drodze porozumień zawartych z organami administracji rządowej. Urząd jest wyodrębnioną jednostką budżetową, której dochody i wydatki w całości objęte są budżetem Miasta Płocka Przedmiot działalności Urząd zajmuje się obsługą mieszkańców miasta Płocka w zakresie realizacji ich uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz planowaniem i realizacją zadań w zakresie rozwoju i utrzymania infrastruktury miejskiej.

7 Strona Struktura organizacyjna Struktura organizacyjna Urzędu określona jest w załączniku do Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Płocka Zakres ZSZ w Urzędzie Zarządzanie jakością System zarządzania jakością obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury, procesy i środki potrzebne do obsługi administracyjnej ludności oraz podmiotów gospodarczych i zarządzania przestrzenią miejską Zarządzanie środowiskowe System zarządzania środowiskowego obejmuje działalność operacyjną komórek organizacyjnych Urzędu wynikającą z Regulaminu organizacyjnego Urzędu, odbywającą się zgodnie z ustanowioną Polityką Środowiskową, zadania własne Gminy realizowane w oparciu o ustanowioną Politykę Środowiskową, uwzględnianie aspektów ekologicznych na wszystkich etapach procesu tworzenia aktów prawa miejscowego związanego z ochroną środowiska oraz w ramach prowadzonych postępowań administracyjnych Zarządzanie bezpieczeństwem informacji System zarządzania bezpieczeństwem informacji w obejmuje ochronę gromadzonych i przetwarzanych w Urzędzie informacji i innych związanych z nimi aktywów przed nieuprawnionym dostępem, naruszeniem integralności bądź zniszczeniem. Zakres ochrony i podjęte środki są adekwatne do własności aktywów związanych z systemami przetwarzania informacji Zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialność, zasady postępowania, procedury, procesy i środki potrzebne do opracowywania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki bezpieczeństwa i higieny pracy na terenie Urzędu Miasta Płocka Wyłączenia PN-EN ISO 9001:2009 Punkt 7.6 Urząd w działalności objętej certyfikatem nie stosuje urządzeń pomiarowych mających wpływ na jakość wyrobu Punkt dokonywana jest weryfikacja decyzji administracyjnej na etapach jej wydawania. 3. Informacje o produktach Produktem organizacji są usługi świadczone przez Urząd w zakresie obsługi ludności oraz podmiotów gospodarczych, skutki działań podejmowanych przez Urząd w zakresie realizacji działań własnych i zleconych, zarówno w sferze administracyjnej, jak i cywilnoprawnej oraz zarządzanie przestrzenią miejską. Urząd świadczy również usługi dla klientów wewnętrznych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

8 Strona 8 4. Odpowiedzialność kierownictwa 4.1. Deklaracja Kierownictwa Najwyższe Kierownictwo Urzędu dążąc do spełnienia potrzeb i oczekiwań klientów zewnętrznych jak i wewnętrznych podjęło starania mające na celu ustanowienie, udokumentowanie, utrzymywanie i ciągłe doskonalenie ZSZ w Urzędzie, zgodnego z normamipn-en ISO 9001:2009, PN-EN ISO 14001:2005, OHSAS 18001:2007/ PN-N-18001:2004 oraz PN-ISO/IEC 27001:2014. Konsekwentne stosowanie opracowanych procedur przez wszystkich pracowników objętych systemem sprawia, że działania objęte procedurami są planowane i nadzorowane, co pozwala spełniać w coraz doskonalszy sposób wymagania Klienta. Pracownicy Urzędu zobowiązani są dołożyć wszelkich starań, aby poprzez przestrzeganie przyjętych procedur oraz stałe ich doskonalenie utrzymywać i rozwijać ZSZ. Ze swej strony Kierownictwo Urzędu, począwszy od Prezydenta Miasta Płocka aż po kierowników niższych szczebli, nadzoruje funkcjonowanie systemu poprzez dokonywanie jego ocen i podejmowanie efektywnych działań o charakterze korygującym i zapobiegawczym. Najwyższe kierownictwo Urzędu uznaje zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy jako integralną część zarządzania Urzędem Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania z dnia 11 sierpnia 2011 r. Nasza organizacja działa na rzecz ciągłego podnoszenia jakości życia mieszkańców Płocka w ramach strategii zrównoważonego rozwoju. Realizujemy to poprzez kompetentne świadczenie usług o wysokim standardzie jakości, ze szczególnym uwzględnieniem dbałości o etyczne i praworządne postępowanie w każdej dziedzinie działalności, w sposób zapewniający bezpieczeństwo przetwarzanych informacji, ochronę środowiska przyrodniczego, bezpieczeństwo i higienę pracy oraz racjonalne wykorzystanie środków publicznych. Szczególną uwagę przywiązujemy do: 1. aktywnego, opartego na współudziale społeczności lokalnej kształtowania przestrzeni miejskiej w oparciu o założenia strategii zrównoważonego rozwoju oraz wymogi przepisów prawa i dobrowolnie przyjętych norm w zakresie ochrony środowiska, 2. prowadzenia otwartej polityki informacyjnej Urzędu Miasta Płocka, 3. optymalizacji procedur urzędowych, upowszechniania informacji z zakresu funkcjonowania organizacji, wdrażania i doskonalenia standardów obsługi klienta oraz uwzględniania uwag i oczekiwań klientów, 4. podnoszenia kwalifikacji pracowników organizacji, 5. spełniania wymagań w zakresie bezpieczeństwa przetwarzanych informacji, 6. wykorzystania nowoczesnych technologii informatycznych w świadczeniu usług, 7. zapewnienia ciągłości działania organizacji, zapewnienia poufności danych wrażliwych oraz zapewnienia dostępności wymaganych informacji,

9 Strona 9 8. realizacji programów, planów, celów oraz zadań środowiskowych służących ochronie zasobów środowiska przyrodniczego oraz zmierzających do zredukowania negatywnego oddziaływania organizacji na środowisko, jak również zapobiegania zanieczyszczeniom środowiska, 9. rozwoju zintegrowanego systemu zarządzania oraz okresowego sprawdzania poprawności jego funkcjonowania, 10. włączania w realizację wymagań zintegrowanego systemu zarządzania wszystkich pracowników zgodnie z ich obowiązkami, kompetencjami i odpowiedzialnością, 11. spełnienia wymagań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ciągłego doskonalenia działań w tym zakresie. Realizacja Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania jest priorytetowym celem każdego pracownika Urzędu Miasta Płocka. Prezydent Miasta Płocka jest odpowiedzialny za realizację Polityki Zintegrowanego Sytemu Zarządzania w. Tekst Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania podpisany przez Prezydenta Miasta Płocka został powielony i rozpowszechniony wśród pracowników Urzędu, a także udostępniony na oficjalnej stronie internetowej Urzędu Polityka Środowiskowa z dnia 23 sierpnia 2011 r. Nasza organizacja działa na rzecz ciągłego podnoszenia jakości życia mieszkańców Płocka w oparciu o strategię zrównoważonego rozwoju. Mając świadomość wpływu działalności na środowisko naturalne realizujemy to poprzez kompetentne świadczenie usług o wysokim standardzie jakości, ze szczególnym uwzględnieniem dbałości o ochronę środowiska przyrodniczego. Szczególną uwagę przywiązujemy do: 1)przestrzegania wymagań prawnych i innych uregulowań środowiskowych mających zastosowanie w działalności samorządu, 2)uwzględniania uwarunkowań ekologicznych na wszystkich etapach procesu tworzenia aktów prawa miejscowego związanego z ochroną środowiska oraz w ramach prowadzonych postępowań administracyjnych, 3)uwzględniania we wszystkich aspektach swojej działalności zasad zrównoważonego rozwoju i zachowania bioróżnorodności, 4)przygotowania, wprowadzania i realizacji programów, planów, celów oraz zadań środowiskowych służących ochronie zasobów środowiska przyrodniczego oraz zmierzających do zredukowania negatywnego oddziaływania organizacji na środowisko, jak również zapobiegania zanieczyszczeniom środowiska, 5)identyfikowania i zapobiegania istniejącym i potencjalnym negatywnym wpływom działalności na środowisko, 6)racjonalizowania zużycia materiałów biurowych w działalności Urzędu,

10 Strona 10 7)włączania w realizację wymagań systemu zarządzania środowiskowego wszystkich pracowników motywując ich do zachowań proekologicznych, 8)dzielenia się doświadczeniem środowiskowym, 9)wspierania edukacji ekologicznej. Kierownictwo Urzędu zapewnia odpowiednie środki finansowe i organizacyjne niezbędne do realizacji Polityki Środowiskowej. Elementem strategii działalności Urzędu jest utrzymanie i ciągłe doskonalenie Systemu Zarządzania Środowiskowego zgodnego z normą PN-EN ISO 14001:2005. Tekst Polityki Środowiskowej został powielony i rozpowszechniony wśród pracowników Urzędu, a także udostępniony na oficjalnej stronie internetowej Urzędu Polityka Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (Polityka BHP) z dnia 23 sierpnia 2011 r. Nasza organizacja działa na rzecz ciągłego podnoszenia jakości pracy swoich pracowników oraz zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenie Urzędu Miasta Płocka. Realizujemy to poprzez sprawne i profesjonalne wykonywanie zadań w sposób zapewniający bezpieczeństwo i higienę pracy. Szczególną uwagę przywiązujemy do: 1) przestrzegania wymagań prawnych i innych uregulowań w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, 2) identyfikowania i monitorowania zagrożeń mających wpływ na bezpieczeństwo i zdrowie pracowników oraz dążenia do ciągłej poprawy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, 3) zapobiegania wypadkom przy pracy, chorobom zawodowym oraz zdarzeniom potencjalnie wypadkowym, 4) uwzględniania roli pracowników organizacji i ich angażowania do działań na rzecz bezpieczeństwa i higieny pracy, 5) podnoszenia poziomu świadomości pracowników poprzez szkolenia oraz informowania o możliwych zagrożeniach i związanym z nimi ryzykiem zawodowym. Najwyższe Kierownictwo Urzędu Miasta Płocka zapewnia odpowiednie środki finansowe i organizacyjne niezbędne do realizacji Polityki BHP. Elementem strategii działalności Urzędu jest utrzymanie i ciągłe doskonalenie Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy zgodnego z normą OHSAS 18001:2007/ PN-N-18001:2004. Tekst Polityki Bezpieczeństwa i Higieny Pracy został powielony i rozpowszechniony wśród pracowników Urzędu, a także udostępniony na oficjalnej stronie internetowej Urzędu.

11 Strona Deklaracja Kierownictwa w zakresie Bezpieczeństwa Informacji w z dnia 11 sierpnia 2011 r. Najwyższe kierownictwo Urzędu Miasta Płocka, stojąc na stanowisku, że informacja jest newralgicznym zasobem każdej organizacji, wdrożyło w ramach Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Miasta Płocka system zarządzania bezpieczeństwem informacji. Priorytetowym celem systemu jest spełnienie wymagań prawnych oraz zapewnienie ciągłości działania organizacji, poufności danych wrażliwych i dostępności wymaganych informacji. Przez bezpieczeństwo informacji w rozumie się zapewnienie dostępności, zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem, naruszeniem integralności bądź zniszczeniem aktywów związanych z przechowywaniem i przetwarzaniem informacji. Zakres ochrony i podjęte środki są adekwatne do własności aktywów związanych z systemami przetwarzania informacji. Główne cele stawiane przed systemem zarządzania bezpieczeństwem informacji: zapewnienie spełnienia wymagań prawnych, ochrona systemów przetwarzania informacji przed nieuprawnionym dostępem bądź zniszczeniem, podnoszenie świadomości pracowników, zmniejszenie ryzyka utraty informacji, zaangażowanie wszystkich pracowników w ochronę informacji. W zapewniamy bezpieczeństwo informacji poprzez: 1) zarządzanie ryzykiem, na które składa się: - klasyfikacja zasobów i ich wartości, - identyfikacja stopnia zagrożeń i ich następstw przy uwzględnieniu następujących kryteriów: skutki utraty informacji, miejsce występowania, ryzyko utraty, - określenie i wdrożenie działań zabezpieczających zasoby. 2) zarządzanie zmianami, na które składa się: - analiza wpływu zmian na poziom bezpieczeństwa, - zapewnienie pełnej koordynacji podczas wprowadzania zmian. 3) zarządzanie ciągłością organizacji poprzez określenie i wdrożenie instrukcji i procedur awaryjnych. Kierownictwo Urzędu Miasta Płocka zapewnia środki niezbędne do realizacji Polityki Bezpieczeństwa Informacji. Zakres uprawnień i odpowiedzialności związany z zarządzaniem bezpieczeństwem informacji określony został w procedurach i instrukcjach Zintegrowanego Systemu Zarządzania w w procesie Bezpieczeństwo Informacji w. Szczegółowe rozwinięcie zagadnień objętych Deklaracją jest udokumentowane w Polityce Bezpieczeństwa Informacji, która została ogłoszona na stronie internetowej Urzędu.

12 Strona Wdrażanie Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz polityki szczegółowe zostały opracowane przez Pełnomocnika ds. ZSZ i podpisane przez Prezydenta Miasta Płocka jako obowiązujące w organizacji. Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania przeniesiona jest na niższe szczeble zarządzania poprzez cele przebiegających w organizacji procesów. Wszyscy pracownicy Urzędu zostali zapoznani z Polityką Zintegrowanego Systemu Zarządzania poprzez: rozpowszechnienie Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania wywieszenie tekstu w pomieszczeniach biurowych i miejscach pracy oraz na stronie internetowej Urzędu, poinformowanie o indywidualnych zadaniach, odpowiedzialności i uprawnieniach pracowników przez kierowników komórek organizacyjnych, opublikowanie Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania, polityk szczegółowych oraz innych dokumentów ZSZ na specjalnej stronie internetowej i intranetowej poświęconej ZSZ, przedstawienie przez kierownika komórki organizacyjnej podległym pracownikom, w jaki sposób Polityka Zintegrowanego Systemu Zarządzania przekłada się na pracę w dane komórce organizacyjnej Odpowiedzialność i uprawnienia Prezydent Miasta Płocka jest odpowiedzialny za: 1. wdrożenie i zakomunikowanie wszystkim zainteresowanym stronom Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania, 2. komunikowanie kierunków rozwoju organizacji oraz wartości istotnych dla nowoczesnego zarządzania organizacją, 3. ustalenie, zakomunikowanie i egzekwowanie uprawnień i odpowiedzialności za utrzymywanie i ciągłe doskonalenie systemu na wszystkich poziomach zarządzania, 4. systematyczne przeprowadzanie przeglądu ZSZ w Urzędzie w celu zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i skuteczności. 5. zapewnienie zasobów do realizacji Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania, 6. wyznaczenie przedstawiciela najwyższego kierownictwa i określenie jego obowiązków i uprawnień w celu zapewnienia, że ZSZ jest ustanowiony, wdrożony i utrzymywany zgodnie z wymaganiami właściwych norm. Pełnomocnik ds. ZSZ jest odpowiedzialny za: 1.zapewnienie, że ZSZ jest ustanowiony, wdrożony i utrzymywany zgodnie z ustalonymi wymaganiami, 2.przedstawianie najwyższemu kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania ZSZ w Urzędzie i wszelkich potrzeb związanych z jego doskonaleniem. 3.zapewnienie w Urzędzie świadomości dotyczącej wymagań klienta, 4.ustanowienie właściwych procesów komunikacyjnych w Urzędzie, 5.analizowanie skuteczności analiz podjętych działań korygujących i zapobiegawczych w Urzędzie.

13 Strona 13 Zespół ds. ZSZ jest odpowiedzialny za: 1. współpracę z Pełnomocnikiem ds. ZSZ w zakresie działań związanych z bieżącym utrzymaniem ZSZ, a w szczególności: a) analizę dokumentów systemowych oraz inicjowanie wdrażania zmian, b) audity wewnętrzne; c) analizy wyników auditów oraz inicjowania działań korekcyjnych, korygujących lub zapobiegawczych; d) ocenę efektów działań korekcyjnych, korygujących lub zapobiegawczych, e) proponowanie działań doskonalących, 2. implementację innowacyjnych technik zarządzania w administracji publicznej; 3. współpracę ze specjalistą ds. BHP w zakresie utrzymania i rozwoju systemu zarządzania BHP, 4. współpracę z Wydziałem Kształtowania Środowiska w zakresie działań związanych z utrzymaniem i rozwojem systemu zarządzania środowiskowego w Urzędzie, 5. współpracę z miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie zagadnień BHP i ochrony środowiska, wynikających z rozwoju i doskonalenia ZSZ, 6. współpracę z Oddziałem Teleinformatyki w zakresie bezpieczeństwa informacji. Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za: 1. wdrożenie dokumentów systemowych w podległej komórce organizacyjnej, 2. zapewnienie możliwości wypełniania zadań przez auditorów wewnętrznych i zewnętrznych, 3. wdrożenie działań korygujących lub zapobiegawczych, w przypadku stwierdzenia rzeczywistych lub potencjalnych niezgodności w komórce organizacyjnej, 4. inicjowanie opracowywania nowych dokumentów systemowych, które będą normować działania dotychczas pominięte, 5. prowadzenie zapisów wymaganych przez poszczególne normy i przechowywanie ich zgodnie z ustaleniami, 6. szkolenie podległych pracowników w zakresie dokumentacji systemowej podczas szkoleń wewnętrznych, 7. kontrolowanie aktualności dokumentów potwierdzających kwalifikacje pracowników, 8. zgłaszanie potrzeb szkoleniowych, 9. adaptację nowo zatrudnionych pracowników Urzędu w zakresie dokumentacji systemowej i szczegółowych zasad bezpieczeństwa informacji obowiązujących w Urzędzie. Właściciele procesów są odpowiedzialni za: 1. nadzorowanie aktualności obowiązującej dokumentacji ZSZ i jej kompletności, 2. prowadzenie, gromadzenie i przechowywanie zapisów wymaganych przez poszczególne normy, 3. współuczestnictwo w auditach wewnętrznych i zewnętrznych,

14 Strona zalecanie działań korygujących lub zapobiegawczych w danej komórce organizacyjnej, 5. wnioskowanie do Zespołu ds. ZSZ o wprowadzenie zmian w obowiązującej dokumentacji systemowej. Szczegółowy zakres uprawnień i obowiązków osób odpowiedzialnych za działania objęte ZSZ określony jest w ich zakresach czynności Zasoby Najwyższe kierownictwo Urzędu zapewnia wszelkie niezbędne środki osobowe i materialne w celu ustanowienia, wdrożenia, utrzymywania i ciągłego doskonalenia ZSZ. W celu realizacji Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania zapewniono następujące środki: osobowe wykwalifikowany personel urzędniczy, materialne - wyposażenie biurowe, dostęp do przepisów prawnych, sprzęt komputerowy, oprogramowanie, dokumentację ZSZ, metody oceny ZSZ, audity wewnętrzne Przedstawiciel Kierownictwa Osoba bezpośrednio odpowiedzialną za ustanowienie, wdrożenie, utrzymywanie i ciągłe doskonalenie ZSZ jest Pełnomocnik ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Został on ustanowiony w Regulaminie organizacyjnym Urzędu, wprowadzonym zarządzeniem Prezydenta Miasta Płocka. Szczegółowy zakres obowiązków i uprawnień Pełnomocnika zawarty jest w procedurach systemowych. Pełnomocnik jest uprawniony do kontaktów z klientem wewnętrznym oraz zewnętrznym, w tym z jednostkami certyfikującymi i nadzorującymi ZSZ. Pełnomocnik jest członkiem kierownictwa organizacji Powiązania organizacyjne Powiązania organizacyjne pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi wynikają ze schematu organizacyjnego Urzędu, stanowiącego załącznik do Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Płocka. Urzędem kieruje Prezydent Miasta Płocka poprzez wydawanie zarządzeń, decyzji, poleceń i pism okólnych oraz za pomocą procedur i instrukcji ZSZ. Zastępcy Prezydenta wykonują swoje zadania w zakresie i w formie określonej w Regulaminie organizacyjnym oraz w zarządzeniach Prezydenta. Kierowanie pracą poszczególnych komórek organizacyjnych odbywa się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa i jednoosobowej odpowiedzialności. W przypadku nieobecności kierownika komórki organizacyjnej zastępuje go zastępca lub wyznaczony przez niego pracownik. Kierownicy komórek organizacyjnych wypełniają swe obowiązki kierując się przepisami prawa, Regulaminem organizacyjnym Urzędu, zarządzeniami Prezydenta, uchwałami Rady Miasta Płocka, dokumentami systemowymi oraz pozostałymi uregulowaniami wewnętrznymi Urzędu.

15 Strona ZSZ w Urzędzie Schemat ZSZ w Urzędzie Ciągłe doskonalenie ZSZ Klienci (zewnętrzni, wewnętrzni), Wymagania zarządzanie zasobami Odpowiedzialność kierownictwa Realizacja usługi/wyrobu pomiary, analiza, doskonalenie Wyrób Klienci (zewnętrzni, Wewnętrzni) Zadowolenie, bezpieczeństwo, spełnienie wymagania prawnego

16 Strona Mapa procesów Polityka ZSZ i polityki szczegółowe Instrukcje ogólne Proces obsługi ustawowej Proces obsługi klienta Proces doskonalenia ZSZ Proces zarządzania zasobami ludzkimi Proces zarządzania bezpieczeństwem informacji Proces zarządzania BHP Procesy zarzadzania przestrzenią miejską Proces zarządzania środowiskowego 5.3. Księga Procesów Księga Procesów zawiera dokumenty systemowe w postaci procedur i instrukcji ZSZ. Dokumenty papierowe opatrzone są podpisami osób przygotowujących dane dokumenty, osób zatwierdzających merytorycznie oraz Pełnomocnika ds. ZSZ. Zgodnie z przyjętą Polityką i ustalonymi celami dokonano identyfikacji wszystkich procesów mających wpływ na zarządzanie organizacją. Procesy te zebrano w postaci Księgi Procesów. Księga ta obejmuje następujące procesy: 1. Doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania 2. Obsługa klienta

17 Strona Rejestracja stanu cywilnego 4. Zarządzanie zasobami ludzkimi 5. Gospodarowanie mieniem komunalnym Gminy 6. Realizacja obowiązków ustawowych 7. Funkcjonowanie placówek oświatowych na terenie miasta Płocka 8. Bezpieczeństwo informacji w 9. Planowanie przestrzenne 10. Zarządzanie Strategią 11. Zarządzanie BHP w 12. System zarządzania środowiskowego 13. Przygotowanie i realizacja inwestycji 14. Zarządzanie transportem publicznym Działania nie wymagające podejścia procesowego udokumentowano w postaci instrukcji ogólnych. Procesy poddano szczegółowej analizie i ustalono: 1. cele poszczególnych procesów, 2. schematy procesów i działalności, 3. uczestników poszczególnych działań oraz ich uprawnienia i odpowiedzialności, 4. instrukcje dla czynności wymagających takiego uregulowania, 5. formularze potwierdzające realizację działań w procesie. Dokumentacja systemowa w formie elektronicznej udostępniania jest w całości pracownikom Urzędu na intranetowej stronie. Podmiotom zewnętrznym dokumentacja systemowa jest udostępniana na stronie internetowej Urzędu: w zakresie dotyczącym relacji z klientem z wyłączeniem procesu zarządzania bezpieczeństwem informacji, niektórych dokumentów procesu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy oraz innych dokumentów systemowych zawierających informacje chronione przed dostępem osób trzecich na podstawie przepisów prawa lub wewnętrznych regulacji. 5.4.Orientacja na klienta Sposób spełnienia wymagań stawianych przez Klienta jest przedstawiony w dokumentacji poszczególnych procesów obejmujących całą sferę kontaktu Urzędu z Klientem. Badanie satysfakcji klienta odbywa się poprzez badania jakości usług oferowanych w Urzędzie. Organizowane są również badania społeczne wśród lokalnej społeczności dotyczące działań władz samorządowych. Następnie informacje z badań przekazywane są najwyższemu kierownictwu podczas przeglądu systemu, a następnie kierownikom komórek organizacyjnych, którzy podejmują stosowne działania zgodnie z procedurą oceny i analizy procesu. Procedura ta reguluje tryb i sposób prowadzenia stałego monitoringu parametrów procesu pozwalającego na ciągłe spełnianie wymagań klienta i odpowiednich przepisów prawnych oraz stałe doskonalenie procesów.

18 Strona Projektowanie i rozwój ZSZ Projektowanie i rozwój ZSZ w Urzędzie odbywa się poprzez: 1. określenie i okresową weryfikację celów jakości, 2. utrzymywanie dokumentacji gwarantującej identyfikację wymagań klienta oraz postępowanie zoptymalizowane dla uzyskania, w zgodności z przepisami prawa i innymi regulacjami, produktu odpowiadającego tym wymaganiom, 3. planowanie auditów wewnętrznych, 4. bieżące planowanie działań doskonalących, 5. okresową ocenę dokumentacji pod kątem dostosowywania jej do zmian wymagań klienta, 6. wdrażanie działań usprawniających w poszczególnych procesach w wyniku otrzymanych informacji o wynikach badania satysfakcji klienta, 7. innowacyjność rozwiązań organizacyjnych, 8. Szczegółowy opis działań w tym zakresie zawiera właściwa instrukcja w procesie Doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna Na poziomie najwyższego kierownictwa komunikacja wewnętrzna odbywa za pośrednictwem narad posiedzeń Kolegium Prezydenta Miasta. Ustalenia poczynione na Kolegium przekazywane są przez resortowych Zastępców Prezydenta kierownikom komórek organizacyjnych, którzy po zapoznaniu się z sprawami delegują ich wykonanie na poszczególnych pracowników. Komunikacja wewnętrzna w Urzędzie opisana jest w systemowej instrukcji ogólnej Wewnętrzne komunikowanie się w. Komunikacja zewnętrzna opiera się na przekazywaniu informacji dla klientów zewnętrznych na oficjalnej stronie oraz poprzez Biuletyn Informacji Publicznej Kwestia komunikacji z kontrahentami i dostawcami została uregulowana w systemowej instrukcji ogólnej Przegląd systemu przez kierownictwo Przegląd ZSZ planowany jest przez Pełnomocnika ds. ZSZ i odbywa się przynajmniej raz w roku. Oprócz planowanych przeglądów, w sytuacjach awaryjnych może być przeprowadzony dodatkowy przegląd ZSZ, na wniosek Pełnomocnika, zatwierdzony przez Prezydenta Miasta Płocka. W przeglądzie uczestniczą: Prezydent Miasta Płocka, jego Zastępcy, Skarbnik Miasta oraz Pełnomocnik ds. ZSZ. Inne osoby np. kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu, pełnomocnicy Prezydenta lub członkowie Zespołu ds. ZSZ uczestniczą w przeglądzie o ile przewiduje to program przeglądu. W czasie przeglądu w wyniku dyskusji nad zaistniałymi problemami wyciągane są wnioski, ustala się odpowiednie działania, tryb i osoby odpowiedzialne za wdrożenie tych działań. Pełnomocnik sporządza z przeprowadzonego przeglądu protokół stanowiący zapis jakości.

19 Strona Kompetencje, świadomość i szkolenia personelu organizacji Świadomość pracowników Urzędu dotycząca ZSZ podnoszona jest poprzez wewnętrzne szkolenia pracowników oraz uczestniczenie w spotkaniach organizowanych przez kierowników komórek organizacyjnych dla podległych pracowników. W trakcie auditów wewnętrznych wyjaśniane są te kwestie dotyczące systemu, które budzą jakiekolwiek pytania i wątpliwości osób auditowanych. Zagadnienia dotyczące kompetencji i szkoleń personelu organizacji zostały uregulowane w dokumentacji procesu zarządzania zasobami ludzkimi w procedurze Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu Miasta Płocka. Efekty wszystkich form kształcenia są analizowane, bądź poprzez sprawozdania składane przez uczestników, bądź poprzez ocenę pracy podległego personelu przez kierowników komórek organizacyjnych. 5.9.Nadzorowanie wymagań prawnych Sposób dystrybucji publikatorów aktów prawnych ustalony został decyzją Sekretarza Miasta. Dostęp do przepisów prawa powszechnego jest realizowany w Urzędzie poprzez wykupienie praw dostępu do internetowego serwisu prawnego LEX. Każdy pracownik Urzędu ma możliwość na bieżąco zalogowania się i korzystania z serwisu. Ponadto w każdej komórce organizacyjnej prowadzony jest rejestr wymagań prawnych i wymagań innych, zgodnie z instrukcją Przegląd przepisów prawnych i innych. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych, po dokonaniu analizy przepisów prawnych zawartych w publikatorach, określają, w przypadku stwierdzenia takiej potrzeby, sposób zapoznania podległych pracowników z treścią konkretnego aktu prawnego. Za dystrybucję i znajomość obowiązujących przepisów prawnych w poszczególnych komórkach organizacyjnych odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych. Organizację obsługi prawnej poszczególnych komórek organizacyjnych koordynuje Kierownik Oddziału Umów i Regulacji Prawnych. Akty prawa miejscowego podlegające ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego przekazywane są do publikacji za pośrednictwem programu Legislator. Akty prawa miejscowego ogłaszane są w Elektronicznym Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego. 6. Doskonalenie ZSZ Cele zintegrowanego systemu zarządzania w odniesieniu do procesów P-1 Doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Cel procesu: Podnoszenie sprawności funkcjonowania Urzędu, wdrażanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych do zarządzania organizacją, dbałość o wysokie standardy pracy i usług, Powiązanie z Polityką ZSZ: Optymalizacja procedur urzędowych oraz upowszechnianie informacji z zakresu funkcjonowania organizacji; uwzględnianie uwag i oczekiwań klientów w procesie doskonalenia systemu zarządzania.

20 Strona 20 P-2 Obsługa klienta Cel procesu: Sprawna obsługa klientów w, zmniejszenie ilości skarg na funkcjonowanie Urzędu w stosunku do roku poprzedniego. Powiązanie z Polityką ZSZ: Wdrażanie i doskonalenie standardów obsługi klienta. P-3 Rejestracja stanu cywilnego Cel procesu: Sprawna obsługa klientów w Urzędzie Stanu Cywilnego, zmniejszenie ilości skarg na funkcjonowanie Urzędu Stanu Cywilnego w stosunku do roku poprzedniego. Powiązanie z Polityką ZSZ: Wdrażanie i doskonalenie standardów obsługi klienta. P-4 Zarządzanie zasobami ludzkimi Cel procesu: Zabezpieczenie zasobu ludzkiego dla właściwego wykonywania zadań, zapewnienie wysokiej fachowości urzędników, zaadaptowanie 100% nowo zatrudnionych pracowników do pracy w Urzędzie Miasta Płocka, optymalizacja struktury Urzędu w celu najlepszego wykorzystania potencjału pracowników Powiązanie z Polityką ZSZ: Podnoszenie kwalifikacji pracowników organizacji. P-5 Gospodarowanie mieniem komunalnym Gminy Cel procesu: Efektywne zarządzanie mieniem komunalnym, w tym zabezpieczenie zasobu lokalowego przed degradacją, zapewnienie zasobu lokali komunalnych i socjalnych. Powiązanie z Polityką ZSZ: Podnoszenie jakości życia mieszkańców. P-6 Realizacja obowiązków ustawowych Cel procesu: Nałożenie obowiązku świadczeń na rzecz obrony kraju, efektywne skierowanie nieletniego do młodzieżowego ośrodka wychowawczego. Powiązanie z Polityką ZSZ: Spełnienie wymagań prawnych P-7 Funkcjonowanie placówek oświatowych na terenie miasta Płocka Cel procesu: Zapewnienie sprawnego funkcjonowania placówek oświatowych na terenie miasta Płocka. Powiązanie z Polityką ZSZ: Podnoszenie jakości życia mieszkańców. P-8 Zarządzanie bezpieczeństwem informacji Cel procesu: Zapewnienie ochrony gromadzonych i przetwarzanych w Urzędzie informacji przed nieuprawnionym dostępem, naruszeniem integralności bądź zniszczeniem, zmniejszenie ilości incydentów naruszenia bezpieczeństwa informacji w stosunku do roku poprzedniego. Powiązanie z Polityką ZSZ: Spełnianie wymagań określonych przepisami prawa powszechnego i dobrowolnie przyjętymi normami w zakresie bezpieczeństwa przetwarzanych informacji. P-9 Planowanie przestrzenne Cel procesu: Zapewnienie ładu przestrzennego w Mieście Płocku. Powiązanie z Polityką ZSZ: Uwzględnianie uwarunkowań ekologicznych na wszystkich etapach procesu