KSIĘGA JAKOŚCI ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ I BEZPIECZEŃSTWEM ŻYWNOŚCI

Transkrypt

1 Strona 1 KSIĘGA JAKOŚCI ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ I BEZPIECZEŃSTWEM ŻYWNOŚCI W Przedsiębiorstwie Produkcyjno- Handlowo- Gastronomicznym SWISS POL obowiązuje od dnia: 1 października 2005r. Egzemplarz nadzorowany Sporządził: : Tomasz Tarczoń Zatwierdził: Właściciel: Dariusz Wylub

2 Strona 2 SPIS TREŚCI SPIS TREŚCI PREZENTACJA FIRMY ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA Ustanowienie i wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością Zakres Systemu Zarządzania Jakością Spełnienie wymagań Klienta Przedstawiciel kierownictwa Polityka Jakości Ogólne cele jakości Schemat organizacyjny Uprawnienia i odpowiedzialność kierownictwa SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Zidentyfikowane procesy i ich wzajemne powiązania Mapa procesów Planowanie jakości Komunikacja wewnętrzna Infrastruktura i środowisko pracy Zarządzanie zasobami Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością OPISY PROCESÓW Działalność marketingowa Postępowanie z zamówieniem klienta Produkcja Zakupy Zarządzanie personelem Nadzór nad wyrobem niezgodnym Nadzór nad dokumentacją Nadzór nad zapisami Audity wewnętrzne Działania korygujące Działania zapobiegawcze Kierowniczy Przegląd Systemu Zarządzania WYDAWANIE I AKTUALIZACJA KSIĘGI JAKOŚCI Wydawanie i aktualizacja Obowiązki użytkownika Prawo wydawcy...41

3 Strona 3 1. PREZENTACJA FIRMY Przedsiębiorstwo Produkcyjno Handlowo Gastronomiczne SWISS POL powstało w 1992 roku. Początkowo zakład zajmował się wyłącznie produkcją i dystrybucją hamburgerów. Stopniowo zdobywając doświadczenie, edukując pracowników, wypracowując coraz lepsze techniki produkcyjne i receptury wyrobu rozszerzało bazę klientów, a hamburgery zyskiwały wiernych odbiorców. W roku 1998 zakład został przeniesiony do nabytego w Dąbrowie Tarnowskiej obiektu (byłej masarni PSS Społem). Cały czas pracując nad modernizacją starego zakładu wprowadzano jednocześnie nowe asortymenty wyrobów. Pierwszą nową linią produkcyjną była linia do produkcji uszek, niedługo po tym zakupiono linię do produkcji pierogów. W roku 2000 rozpoczęto prace związane z dostosowaniem zakładu do wymogów Unii Europejskiej. Okazało się, że wymaga to gruntownej modernizacji istniejących i budowy nowych obiektów (m.in. magazynu wyrobów gotowych). Zwieńczeniem tego procesu było w 2003 roku wdrożenie Systemu i uzyskanie uprawnień eksportowych do krajów WNP i Ukrainy a w 2004 roku uzyskanie uprawnień eksportowych Unii Europejskiej. W marcu 2005 funkcjonujący w zakładzie system uzyskał certyfikat TÜV a w maju tegoż roku zostały wręczone pierwsze dyplomy programu Poznaj Dobrą Żywność. Mając na uwadze dobro klientów oraz dbając o jakość produkowanych wyrobów podjęto decyzję o wdrożeniu systemu ISO i systemu IFS.

4 Strona 4 2. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA 2.1. Ustanowienie i wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością. W dniu 1 września 2005 r. zarządzeniem właściciela P.P.H.G. SWISS POL rozpoczęto prace wdrożeniowe Systemu Zarządzania Jakością wg normy ISO 9001:2000. Prace te miały na celu wprowadzenie nowoczesnego narzędzia zarządzania jakością produktów, obsługi klienta i spełnianiu jego wymogów. Zarządzenie to zostało zakomunikowane wszystkim pracownikom P.P.H.G. SWISS POL. Podpisano umowę z firmą konsultingową (Krakowski Instytut Jakości), która prowadziła szkolenia oraz konsultacje w zakresie wdrożenia systemu zarządzania jakością i spełnienia wymogów normy ISO 9001:2000 i przez Przedsiębiorstwo SWISS POL. System Zarządzania Jakością został zbudowany w oparciu o faktycznie realizowane procesy. Podstawowym zadaniem podczas budowy Systemu było opracowanie i wdrożenie dokumentacji umożliwiającej skuteczne zarządzanie, identyfikację wymagań Klientów oraz realizację przyjętej Polityki Jakości. Identyfikacja i opis poszczególnych procesów wiązały się z przypisaniem do nich Właścicieli Procesów, odpowiedzialnych za analizę funkcjonowania oraz skutki jego działań. System Zarządzania Jakością został wdrożony w oparciu o wymagania normy ISO 9001:2000 i obowiązuje od dnia 1 września 2005 r. System ten jest przestrzegany przez wszystkich pracowników firmy, czego dowodem są przeprowadzane audity wewnętrzne. Podstawowym celem wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością jest zagwarantowanie spełnienia wymagań i oczekiwań Klientów oraz ciągłe doskonalenie możliwości zaspokojenia jego potrzeb.

5 Strona Zakres Systemu Zarządzania Jakością. Zakres systemu: Produkcja i dystrybucja głęboko mrożonych hamburgerów, uszek, pierogów, pyz oraz potraw gotowych a także przetworów mięsnych i bezmięsnych. Wyłączenia: Projektowanie i rozwój Przedsiębiorstwo SWISS POL nie prowadzi działalności projektowej, a swoje produkty wytwarza w oparciu o opisaną w literaturze przedmiotowej technologii oraz bazuje na własnym wieloletnim doświadczeniu praktycznym Własność Klienta P.P.H.G. SWISS POL nie sprawuje pieczy nad własnością Klienta, ponieważ produkuje tylko z surowców przez siebie zakupionych Spełnienie wymagań Klienta. Wymagania Klienta dotyczą: 1. Spełnienia zadeklarowanej jakości wyrobu. 2. Utrzymania możliwie najniższej ceny przy zachowaniu standardów jakości. 3. Zgodnych z umową terminowych dostaw wyrobów. 4. Prowadzenia działań promocyjnych i marketingowych wyrobów wzmacniających świadomość marki. 5. Zapewnienia bezpieczeństwa zdrowotnego produktów P.P.H.G. SWISS POL poprzez wdrożenie i utrzymanie systemu. Ocena satysfakcji, spełnienia wymagań Klienta, dokonywana jest cyklicznie poprzez przeprowadzane ankiety, zbieranie informacji zwrotnej od klientów przez przedstawicieli handlowych, a także poprzez utrzymywanie stałego kontaktu Dyrekcji ze strategicznymi klientami.

6 Strona 6 Otrzymane od klientów informacje są wnikliwie analizowane i służą podejmowaniu decyzji usprawniających działalność firmy. Ocena satysfakcji prowadzona jest również w oparciu o wyniki analizy składanych reklamacji Przedstawiciel kierownictwa. Osobą odpowiedzialną za nadzór nad ustanowieniem, wdrożeniem, utrzymaniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą ISO 9001:2000 i, jest. Właściciel firmy SWISS POL w dniu 1 września 2005 r. powołał a, który odpowiedzialny jest za nadzorowanie i ciągłe doskonalenie Systemu Zarządzania Jakością. Wyznaczono właścicieli procesów, którzy prowadzą monitorowanie skuteczności i efektywności procesów i przekazują informacje o wynikach ich funkcjonowania. ds. Systemu Jakości i został przeszkolony przez Krakowski Instytut Jakości. ds. Systemu Jakości i jest uprawniony do kontaktów z klientami, oraz zewnętrznymi jednostkami certyfikującymi nadzorującymi System Zarządzania Jakością.

7 Strona Polityka Jakości. Przedsiębiorstwo Produkcyjno Handlowo Gastronomiczne SWISS POL powstało w 1992 roku i specjalizuje się w produkcji przetworów mięsnych i bezmięsnych mrożonych. Rozumiejąc potrzebę realizacji polityki jakości oraz zapewnienia bezpieczeństwa żywności wdrożono program samokontroli oparty na prewencyjnym i profilaktycznym systemie stanowiącym podstawowy element produkcji bezpiecznej żywności (SAFETY FOOD) z uwzględnieniem spełnienia tzw. warunków wstępnych wyrażonych realizacją programów GMP (Dobra Praktyka Produkcyjna) i GHP (Dobra Praktyka Higieniczna). Nadrzędnym celem działalności P.P.H.G. SWISS POL jest ciągłe zaspokajanie potrzeb, wymagań i oczekiwań klientów. Wdrażając system analizy zagrożeń i krytycznych punktów kontroli () deklarujemy, że troska o zdrowie i satysfakcję klientów jest naczelną zasadą kierującą poczynaniami firmy. Politykę jakości - oprócz wdrażania systemu - realizować będziemy poprzez: utrwalenie w świadomości klienta logo firmy SWISS POL jako symbolu bezpiecznej żywności, pozyskiwanie najwyższej jakości surowców, wprowadzenie nowoczesnych technologii produkcji, wykluczenie stosowania surowców modyfikowanych genetycznie, wyprzedzenie oczekiwań klientów, podnoszenie kwalifikacji i wiedzy naszych pracowników, nieustanne doskonalenie metod zarządzania firmą, działanie skuteczniejsze od naszych konkurentów, budowanie sukcesu firmy na satysfakcji naszych klientów. We wszystkich sferach działalności P.P.H.G. SWISS POL spełniamy wymagania zawarte w normie ISO 9001:2000, stale doskonaląc System Zarządzania Jakością i kierując się w naszej pracy zdrowiem i satysfakcją naszych klientów. Poprzez cykl szkoleń, System Zarządzania Jakością obliguje zarówno pracowników jak i kadrę zarządzającą do ciągłego doskonalenia swoich kwalifikacji. Dlatego też P.P.H.G. SWISS POL bazując na wysoce

8 Strona 8 wykwalifikowanym zespole pracowników może oferować swoim klientom wyroby najwyższej jakości Ogólne cele jakości. CEL JAKOŚCI WSKAŹNIK JAKOŚCI MIERNIK JAKOŚCI Rozszerzenie sieci dystrybucji (handlowcy) usprawnienie komunikacji z klientem, większa dostępność produktów dla klienta Wdrożenie i doskonalenie systemów ISO, Podnoszenie kwalifikacji i wiedzy pracowników Uzyskanie standardu jakościowego, który skutkuje brakiem reklamacji ze strony klienta Zabezpieczenie jakości produkcji poprzez wprowadzenie detektora metalu jako elementu procesu technologicznego Poszerzenie rynków zbytu poprzez wprowadzenie do produkcji uregulowań IFS OSOBA ODPOW. ZA REALIZACJĘ Dynamika sprzedaży Wzrost sprzedaży o 2% Handlowiec Ocena skuteczności systemu Stopień realizacji potrzeb rekrutacyjnych i szkoleniowych zgodnie z wyodrębnionymi procesami Liczba reklamacji Ilość podjętych działań korygujących i zapobiegawczych do ilości zgłoszonych potrzeb doskonalenia systemu 100% Wskaźnik realizacji planu szkoleń 100% Stopień fluktuacji w ramach przedsiębiorstwa < 25% Ilość reklamacji w roku 0% ds. Jakości i Dyrektor Zakładu ds. Jakości i Zakup detektora Termin do końca 2006 r. Właściciel Wdrożenie Systemu IFS Termin do końca 2006 r. Właściciel Wskaźniki jakości podane powyżej służą do określenia, w jakim stopniu realizowana jest Polityka Jakości dla całej firmy. Ponadto, każdy proces ma własne, operacyjne wskaźniki jakości, które monitorują Właściciele Procesów. Monitoring powyższych celów prowadzony jest przed każdym Przeglądem Zarządzania przez Kierownictwo.

9 Strona Schemat organizacyjny STRUKTURA ORGANIZACYJNA P.P.H.G. SWISS POL WŁAŚCICIEL GŁÓWNA KSIĘGOWA 1 os. KSIĘGOWA 1 os. DYREKTOR ZAKŁADU ds. Jakości i SEKCJA PRODUKCYJNA Brygadzista 1 os. członek zespołu Masarz 1 os. Pracownicy prod. 10 os. DZIAŁ SPRZEDAŻY 3 os. Specjalista ds. Marketingu Handlowiec 2 os. Asystentka a 1 os. Magazynier 1 os. członek Zespołu TRANSPORT 1 os. Kierowca DOZORCA 1 os.

10 Strona Uprawnienia i odpowiedzialność kierownictwa. Poszczególni członkowie Kierownictwa P.P.H.G. SWISS POL posiadają następujące uprawnienia i odpowiedzialności w zakresie Systemu Zarządzania Jakością: WŁAŚCICIEL opracowanie polityki jakości i bezpieczeństwa produkcji żywności, wyznaczenie celów odnośnie jakości, zabezpieczenie zasobów infrastrukturalnych osobowych niezbędnych do realizacji celów zakładu, wyznaczanie uprawnień i odpowiedzialności podległych pracowników, ustanowienie prawidłowej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, reprezentowanie zakładu wobec klienta, rozstrzyganie wszystkich spraw związanych z funkcjonowaniem zakładu, zawieranie umów, zaciąganie zobowiązań finansowych, podejmowanie decyzji o współpracy, prowadzenie polityki personalnej. PEŁNOMOCNIK DS. JAKOŚCI I, DYREKTOR ZAKŁADU planowanie, utrzymywanie i doskonalenie systemu jakości zgodnego z Księgą Jakości, inicjowanie, planowanie, nadzorowanie i ocena auditów wewnętrznych; proponowanie metod poprawy jakości, inicjowanie działań korygujących i zapobiegawczych, przeprowadzania szkoleń z zakresu Systemu Zarządzania Jakością, wdrożenie wymagań Systemu Zarządzania Jakością według normy ISO 9001:2000 i, pełne i systematyczne przeprowadzanie analiz dotyczących funkcjonowania Systemu Jakości, sporządzanie sprawozdań z funkcjonowania Systemu na Przegląd Zarządzania,

11 Strona 11 nadzór nad przygotowaniem i zatwierdzaniem celów i zadań, nadzorowanie działań korygujących i zapobiegawczych, zachowanie integralności systemu w trakcie wprowadzania zmian, nadzorowanie zapisów jakości. przygotowywanie i wysyłanie zapytań ofertowych, przechowywanie i analiza ofert zakupów, przyjmowanie zapotrzebowania na zakup, składanie zamówień do dostawców, przygotowywanie i sporządzanie analiz odnośnie zakupów, sporządzanie w razie potrzeby planu zakupów i ewentualnych inwestycji oraz przedstawianie go do zatwierdzenia Włascicielowi i Głównej księgowej, ocena dostawców i sporządzenie listy kwalifikowanych dostawców, rozliczanie gotówkowych faktur zakupu, wypłacanie i rozliczanie zaliczek gotówkowych, wypłata wynagrodzeń, zaliczek na poczet wynagrodzeń wg. list płac, wypłata umów zlecenie, WŁAŚCICIEL PROCESU przyjęcie celów do realizacji w procesie, nadzorowanie realizacji celów, analizy wskaźników procesowych, sporządzanie raportów o realizacji celów i wartościach wskaźników procesowych, dokonywanie usprawnień przebiegu realizacji procesu i jego działalności. realizację celów w procesie, analizę wskaźników i przebiegu realizacji procesu pod kątem podwyższania skuteczności i ciągłego doskonalenia procesu. BRYGADZISTA nadzór nad podległymi pracownikami utrzymania ruchu i produkcji, terminową i ilościową realizację planu produkcji,

12 Strona 12 niezwłoczne przekazywanie informacji Dyrektorowi odnośnie problemów związanych z produkcją, niezwłoczne przekazywanie informacji Dyrektorowi zakładu odnośnie potrzeb zakupu surowców, opakowań, nadzór nad magazynem surowców i opakowań, zapewnienie wymaganych przepisami prawa warunków środowiska pracy, nadzór nad stosowaniem wdrożonych procedur odnośnie i ISO odnośnie produkcji, tworzenie skutecznych efektywnych procesów technologicznych, wdrażanie nowych produktów. nadzór i ocena podległych pracowników, podejmowanie decyzji o zakupach odnośnie surowców i opakowań, wstrzymanie produkcji w wypadku wystąpienia zagrożeń odnośnie bezpieczeństwa pracy i bezpieczeństwa higienicznego produktu, kontrola infrastruktury i wykonywanie drobnych napraw wynikających z bieżących potrzeb, utrzymanie w należytym stanie technicznym infrastruktury zakładu, planowanie i przeprowadzanie remontów bieżących maszyn i urządzeń, SPECJALISTA DS. MARKETINGU, HANDLOWIEC nadzór i ocena podległych pracowników, przygotowywanie i sporządzanie analiz odnośnie sprzedaży, przygotowywanie ofert sprzedaży, rozliczenie handlowców z wykonanych działań marketingowych i poniesionych kosztów, wystawianie zleceń produkcyjnych, dostarczenie zgodnie z umową towaru do klientów i rozliczenie kierowców, wypełnianie warunków wynikających z umów z klientami, planowanie i prowadzenie akcji marketingowych i promocyjnych, wydawanie dyspozycji transportowych kierowcom i rozliczanie kierowców, przetwarzanie danych w zakresie zakupów i sprzedaży, dochowanie tajemnicy handlowej,

13 Strona SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 3.1. Zidentyfikowane procesy i ich wzajemne powiązania. System Zarządzania Jakością zbudowano w oparciu o zidentyfikowane procesy zgodnie z procesowym modelem systemu zarządzania jakością. W odniesieniu do wszystkich procesów stosowana jest metoda PDCA zaplanuj wykonaj sprawdź działaj. Zapewniono pełny przepływ informacji w obrębie procesów i między procesami, gdyż jest to niezbędny element podniesienia skuteczności działania systemu oraz zwiększenia zadowolenia Klienta. Dokonano analizy zagrożeń poszczególnych procesów pod kątem wskaźników mierzących skuteczność realizacji zaplanowanych celów. W działalności P.P.H.G. SWISS POL wyróżniono następujące procesy: 1. Działalnośc marketingowa 2. Postępowanie z zamówieniami klienta 3. Produkcja 4. Zakupy 5. Zarządzanie personelem 6. Nadzór nad wyrobem niezgodnym 7. Nadzór nad dokumentacją 8. Nadzór nad zapisami 9. Audity wewnętrzne 10. Działania korygujące 11. Działania zapobiegawcze 12. Kierowniczy Przegląd Systemu Zarządzania Jakością i Systemu

14 Strona Mapa procesów

15 Strona Planowanie jakości. Planowanie jakości w odbywa się na drodze: planowania systemowego: dokumenty systemowe, cele jakości ogólne i cele jakości dla poszczególnych procesów, planowania operacyjnego: każdy proces jest planowany i oceniany poprzez wskaźniki jakości, 3.4 Komunikacja wewnętrzna. Celem komunikowania się wewnątrz firmy jest zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy wszystkimi komórkami w systemie organizacyjnym. Komunikacja wewnętrzna realizowana jest poprzez codzienne ustne przekazywanie informacji dotyczące bieżącej działalności organizacji przez Dyrektora Zakładu podległym pracownikom. 3.5 Infrastruktura i środowisko pracy Spełnienie wymagań Klienta jest możliwe poprzez zapewnienie zaplecza biurowego administracji, zaplecza technicznego i utrzymanie infrastruktury. Dyrekcja dokonuje przeglądów zaplecza biurowo technicznego, oraz istniejącej infrastruktury pod kątem zapewnienia dostępu, bezpieczeństwa, funkcjonalności oraz estetyki. Wyniki przeglądu są podstawą do planowania działań doskonalących. Regularnie przeprowadzane są kontrole i pomiary związane ze spełnianiem wymagań pod względem bhp i środowiska pracy. Ponadto, P.P.H.G. SWISS POL stosuje w praktyce Zakładowy Kodeks GMP/GHP, i działa wg wdrożonego i doskonalonego prewencyjnego systemu analizy zagrożeń i krytycznych punktów kontroli. Opracowany i wdrożony program GMP/GHP monitorowany i nadzorowany jest w ramach zakładowego systemu kontroli wewnętrznej. 3.6 Zarządzanie zasobami. W celu realizacji Polityki Jakości i wymagań Systemu Zarządzania Jakością zapewniane są odpowiednie środki niezbędne do wdrożenia, funkcjonowania i podnoszenia skuteczności systemu oraz osiągania zaplanowanych celów w stosunku do Klienta i organizacji.

16 Strona 16 Pracownicy P.P.H.G. SWISS POL posiadają kompetencje wynikające z doświadczenia, wykształcenia, szkoleń oraz indywidualnych umiejętności. Pracownicy odbywają regularne szkolenia podnoszące ich kwalifikacje. 3.7 Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością. Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością składa się z trzech elementów: KJ i PJ DOKUMENTACJA ZAPISY 1/ Księga Jakości (KJ): dokument ten opisuje przebieg zarządzania jakością w trakcie realizowania usług dla klientów i sposób spełnienia wymagań normy ISO 9001:2000 i. Księga jest zbiorem procesów zachodzących w ramach Systemu Zarządzania Jakością. Księga jest zbiorem procesów zachodzących w firmie wraz ze wskaźnikami jakości tych procesów. Każdy proces składa się z procedur, które wskazują na działania, jakie są podejmowane w określonych sytuacjach, normują zasady odpowiedzialności i uprawnień poszczególnych pracowników. Jako załączniki procesy posiadają instrukcje oraz wzory formularzy używanych w ramach Systemu Jakości. Polityka Jakości (PJ): udokumentowana deklaracja polityki jakości i celów dotyczących jakości, przeglądana pod kątem ciągłej przydatności 2/ Dokumentacja zawiera nastepujące elementy : księgę kodeks GMP/GHP procedury instrukcje stanowiskowe harmonogramy wyniki badań laboratoryjnych ewidencję szkoleń

17 Strona 17 ewidencję towarów wycofanych dokumentacja dotycząca higieny pracowników listy kontroli stanu higieny protokoły zwalczania szkodników zeszyt mycia i dezynfekcji wyniki badań wody upoważnienia protokoły auditów protokoły przeglądu urządzeń ewidencja przyjęć surowców rejestry temperatur raporty działań korygujących atesty dokumenty handlowe plan techniczno-technologiczny taśmy rejestracji temp. dokumenty archiwalne rejestr norm, aktów prawnych i receptur 3/ Zapisy: każdy zapis ma określoną formę, w jakiej powinien być sporządzany oraz miejsce i czas jego archiwizacji. Informacje te, znajdują się w dokumentacji procesu. Czas i sposób archiwizacji określony jest w Procesie Doskonalenia Systemu. Każdy zapis jest wykonywany przez określoną osobę odpowiedzialną za jego sporządzenie i archiwizowanie. Czas przechowywania zależy od rodzaju zapisów, wymagań prawnych, wymagań klienta, bądź wewnętrznych przepisów.

18 Strona OPISY PROCESÓW 4.1 Działalność marketingowa KARTA PROCESU Nazwa procesu: Właściciel: DZIAŁALNOŚĆ MARKETINGOWA Handlowiec PARAMETRY: L.p. Cel Wskaźnik Wartość oczekiwana 1 Zwiększenie sprzedaży 2 Pozyskanie nowych klientów 3 WEJŚCIA: Znalezienie firm zlecających produkcję wyrobów pod marką własną (private labels) Zwiększenie sprzedaży w stosunku do roku ubiegłego Zwiększenie liczby klientów w stosunku do roku ubiegłego Wzrost min 2% Wzrost min.5% Liczba firm Min. 3 WYJŚCIA: harmonogram targów polskich i zagranicznych zaproszenia do udziału w targach materiały reklamowe Internet baza klientów współpraca z prasą stoisko firmowe na targach opracowane materiały reklamowe, ulotki informacje o potencjalnych klientach wysłane oferty ogłoszenia zamieszczone w prasie ZAPISY: L.p. 1 Dokument Bazy danych potencjalnych klientów Osoba odpowiedzialna 2 Karta klienta Handlowiec Miejsce przechowywania Czas zachowania Metoda sporządzenia Handlowiec Internet/serwer 3 lata Internet Handlowca 2 lata Własna

19 Strona 19 3 Materiały reklamowe Handlowiec Handlowca 2 lata Własna 4 Oferty asortymentowo cenowe 5 Zamówienia 6 Kontrakt handlowy (umowa) Handlowiec Specjalista ds. Marketingu Specjalista ds. Marketingu Specjalista ds. Marketingu Handlowca Działu Sprzedaży Działu Sprzedaży Działu Sprzedaży 2 lata Własna 3 lata Własna 3 lata Własna PROCEDURA POSTĘPOWANIA : 1. Handlowiec poszukuje potencjalnych partnerów handlowych i odbiorców wykorzystując w tym celu: bazy danych potencjalnych klientów funkcjonujące w Internecie ogólnodostępne i komercyjne, ogłoszenia, kontakty z targów, pozyskiwane od kolegów z pokrewnych branż etc., oferty zamieszczone w serwisach zajmujących się match-makingiem oraz bazach ofert (Internet), serwis www SWISS POL (w kilku wersjach językowych) z formularzem kontaktowym, współpraca z podmiotami zajmującymi się pośrednictwem handlowym na poszczególnych terenach, uczestnictwo w targach branżowych, międzynarodowych targach odbywających się w Polsce jak i poza krajem (np. Anuga), przygotowane foldery reklamowe w kilku wersjach językowych, (prezentacja firmy i głównych produktów), 2. Handlowiec nawiązuje pierwsze kontakty z potencjalnymi klientami oraz dba o rozwój współpracy i utrzymywanie kontaktów z klientami, zakładając firmę klienta przy użyciu programu CRM. 3. Handlowiec przygotowuje oferty asortymentowo cenowe,

20 Strona Jeżeli klient tego oczekuje, Handlowiec organizuje spotkanie w celu zaprezentowania szerszej oferty i dostarczenia próbek asortymentu. Podczas spotkania z klientem Handlowiec diagnozuje potrzeby klienta oraz może negocjować warunki handlowe z Klientem. 5. Prezentowanie asortymentu P.P.H.G. SWISS POL odbywa się poprzez reklamy w czasopismach branżowych tj. COOLBIZNES, FORUM ŻYWNOŚCI MROŻONEJ. 6. Materiały reklamowe i promocyjne oraz strona internetowa P.P.H.G. SWISS POL opracowywane są przez firmę zewnętrzną. Nad realizacją zamówionych materiałów i zapewnieniem zapotrzebowania na nie czuwa Handlowiec. 7. Handlowiec zgłasza P.P.H.G. SWISS POL do udziału w targach branżowych w kraju i w targach zagranicznych. Udział w targach biorą Handlowcy. W przypadku targów zagranicznych w zespole reprezentującym P.P.H.G. SWISS POL jest również Właściciel. 8. Specjalista ds. Marketingu gromadzi zamówienia i opracowuje kontrakt handlowy. Wszyskie opracowywane przez Handlowca dokumenty są przedstawiane do zatwierdzenia Dyrektorowi Zakładu. 9. Handlowiec dba o bieżącą współpracę handlową z partnerami zagranicznymi dotyczącą przygotowania zamówień, dokumentów eksportowych, nadzoruje wysyłkę towarów oraz rozliczenia.

21 Strona Postępowanie z zamówieniem klienta KARTA PROCESU Nazwa procesu: Właściciel: POSTĘPOWANIE Z ZAMÓWIENIEM KLIENTA Specjalista ds. marketingu PARAMETRY: L.p. Cel Wskaźnik Wartość oczekiwana 1 Dotrzymywanie ustalonych terminów realizacji Liczba dni opóźnień w roku 10 2 Osiąganie wysokiego poziomu zadowolenia Klienta Liczba niezgodności w dostawach do klientów Max. 5% WEJŚCIA: zapytania ofertowe zamówienie zlecenie wewnętrzne stan wyrobów gotowych WYJŚCIA: zrealizowane zamówienie protokoły odbiorów faktury ZAPISY: L.p. Dokument 1 Karta zamówienia 2 Rejestr zamówień Osoba odpowiedzialna Specjalista ds. Marketingu Specjalista ds. Marketingu Miejsce przechowywania Działu Sprzedaży Działu Sprzedaży Czas zachowania Metoda sporządzenia 3 lata Własna 3 lata Własna PROCEDURA POSTĘPOWANIA: 1. Specjalista ds. Marketingu przyjmuje zamówienia klientów telefonicznie, za pośrednictwem fax-u lub owo. W czasie nieobecności Specjalisty ds. Marketingu zamówienia przyjmuje Handlowiec lub inna upoważniona osoba.

22 Strona Zamówienie wpisywane jest do karty zamówienia i umieszczane z innymi zamówieniami w wyodrębnionym pojemniku. Karta zamówienia zawiera informacje o odbiorcy, osobie składającej zamówienie, ilości i rodzaju zamówionego asortymentu. 3. Specjalista ds. Marketingu sporządza rejestr zamówień na każdy miesiąc. 4. Codziennie zamówienia są segregowane i rozdzielane przez Specjalistę ds. Marketingu. Specjalista ds. Marketingu ustala kolejność realizacji zamówień pod kątem lokalizacji klienta. Zamówienia są przygotowywane każdorazowo w sposób zbiorczy do kilku klientów (o zbliżonej lokalizacji) i dostarczane tym samym środkiem transportu. 5. Specjalista ds. Marketingu sporządza na podstawie kart zamówienia faktury VAT lub dokumenty WZ. 6. Kierowca dostarczający zamówienie do klientów otrzymuje faktury lub dokumenty WZ i na podstawie adresów dostaw ustala harmonogram przejazdu. 7. Magazynier przechowuje kopie faktur i dokumentów WZ dotyczących każdego zamówienia i prowadzi aktualizację stanu wyrobów w magazynie. 8. W przypadku dostarczenia do klienta dostawy zawierającej braki ilościowe Specjalista ds. Marketingu jest odpowiedzialny za wyrównanie zamówienia. 9. Opis postępowania związanego z wydawaniem z magazynu określają zapisy ujęte w Zakładowym Kodeksie GMP/GHP.

23 Strona Produkcja KARTA PROCESU Nazwa procesu: Właściciel: PRODUKCJA Dyrektor Zakładu PARAMETRY: L.p. Cel Wskaźnik Wartość oczekiwana WEJŚCIA: Terminowa realizacja przyjętego zamówienia Odpowiednie planowanie zużycia materiałów Wyprodukowanie wyrobów wysokiej jakości stwierdzone zapotrzebowanie na dany wyrób stan wyrobów w magazynie analiza rynku wyspecyfikowane wymagania klienta opis produktu receptura specyfikacja procesów produkcji % zamówień zrealizowanych nieterminowo stosunek ilości materiałów zużytych do ilości materiałów zakupionych % wyrobów niespełniających wymaganych parametrów WYJŚCIA: 0 80% 5% wystawiona Karta zamówienia plan produkcji (zaplanowane zużycie materiałów) terminowo zrealizowane zamówienie uzupełniony rejestr zamówień przeprowadzona kontrola jakości wyprodukowanych wyrobów ZAPISY: L.p. 1 Dokument Tygodniowy plan produkcji Osoba odpowiedzialna Dyrektor Zakładu Miejsce przechowywania Dyrektora Zakładu Czas zachowania Metoda sporządzenia 3 lata Własna

24 Strona Bieżący zapis zmniejszenia i zwiększenia stanu surowców w magazynie surowców Zapis w kartotece dot. przekazania wyrobów do magazynu wyrobów gotowych Instrukcje postępowania Magazynier Magazyn 3 lata Własna Magazynier Magazyn 3 lata Formularz Dyrektor Zakładu Dyrektora Zakładu 3 lata Własna PROCEDURA POSTĘPOWANIA : Procedura produkcji rozpoczyna się od opracowania tygodniowego planu produkcji, który może być w razie potrzeby na bieżąco modyfikowany. Surowiec potrzebny do produkcji pobierany jest z magazynu w miarę bieżących potrzeb. Podczas produkcji przeprowadzana jest kontrola międzyoperacyjna i końcowa. Produkt gotowy przekazywany jest do magazynu wyrobów gotowych. Proces technologiczny poszczególnych wyrobów opisany jest w Księdze w rozdziale 8.

25 Strona Zakupy KARTA PROCESU Nazwa procesu: Właściciel: ZAKUPY Dyrektor Zakładu PARAMETRY: L.p. Cel Wskaźnik Wartość oczekiwana WEJŚCIA: Zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań Firmy Współpraca wyłącznie z dostawcami gwarantującymi wysoką jakość wyrobów i usług Zagwarantowanie, że zakupiony wyrób spełnia wymogi jakościowe plan zakupów zapotrzebowanie na zakup związane z bieżącym funkcjonowaniem firmy zapotrzebowanie na zakup związane z realizacją zamówienia % realizacji zatwierdzonych zakupów % dostawców posiadających wdrożony system % przeprowadzonych walidacji WYJŚCIA: 100% 80% 100% zakupiony towar lub usługa lista kwalifikowanych dostawców ocena dostawców ZAPISY: L.p. 1 Dokument Lista kwalifikowanych dostawców 2 Zapytanie ofertowe 3 Zamówienie 4 Dokument PZ lub faktura VAT Osoba odpowiedzialna Dyrektor Zakładu Dyrektor Zakładu Dyrektor Zakładu Miejsce przechowywania Dyrektora Zakładu Dyrektora Zakładu Dyrektora Zakładu Czas zachowania Metoda sporządzenia 3 lata Własna 1 rok Własna 3 lata Własna Księgowa Księgowość 5 lat Formularze

26 Strona 26 6 Formularz oceny dostawców Dyrektor Zakładu Dyrektora Zakładu 2 lata Własna PROCEDURA POSTĘPOWANIA: Procedura zakupów polega na planowaniu, składaniu zapotrzebowania na zakup, analizie i wyborze ofert spełniających określone wymagania dot. m.in typu, jakości, ceny itp. Struktura zakładu umożliwia bieżący kontakt osób odpowiedzialnych za przygotowanie produkcji i surowców z Dyrektorem Zakładu właścielem procesu zakupów - dzięki czemu nie stosuje się dokumentów w rodzaju zapotrzebowania wewnętrzego (wystarczają bieżące ustalenia ustne i własne notatki). Nie jest też sporządzany plan zakupów. Procedura zakupów opiewa również zgłaszanie reklamacji na wyrób niezgodny oraz ocenę dostawcy i stworzenie listy kwalifikowanych dostawców. Szczegółowy opis procedury związanej z zakupami zamieszczony został w dokumentacji : Zakładowy Kodeks GMP/GHP : Procedura przyjęcia, magazynowania surowców mięsnych, niemięsnych, niechłodzonych, chłodzonych, mrożonych.

27 Strona Zarządzanie personelem KARTA PROCESU Nazwa procesu: Właściciel: ZARZĄDZANIE PERSONELEM Dyrektor Zakładu PARAMETRY: L.p. Cel Wskaźnik Wartość oczekiwana 1 2 WEJŚCIA: Zatrudnienie i utrzymanie stabilnej i wysoko wykwalifikowanej kadry Dbałość o rozwój kadry poprzez planowe szkolenia. zapotrzebowanie na pracownika otoczenie prawne struktura organizacyjna karta stanowiskowa zawierająca wymagania dla stanowiska, uprawnienia i odpowiedzialności zasoby ludzkie Stopień fluktuacji w ramach przedsiębiorstwa ilość zrealizowanych szkoleń/ ilość zaplanowanych szkoleń x 100% WYJŚCIA: < 25% 100% zatrudniony pracownik uzupełniona baza danych kandydatów do pracy roczny plan rozwoju zawodowego plan szkoleń ocena dostawcy szkoleń sprawozdanie z realizacji planu rozwoju zawodowego ZAPISY: L.p. 1 Dokument Baza danych kandydatów Osoba odpowiedzialna Dyrektor Zakładu Miejsce przechowywania Dyrektora Zakładu Czas zachowania 2 Umowa o pracę Księgowa Księgowość 50 lat Metoda sporządzenia 3 lata Segregator Teczka osobowa 3 Akta osobowe Księgowa Księgowość 50 lat Teczka pracownika 4 Plan szkoleń na dany rok Dyrektor Zakładu Dyrektora Zakładu 2 lata Metoda własna