WDROŻENIE COMARCH OPT!MA W FIMA SP. Z O.O.

Transkrypt

1 WDROŻENIE COMARCH OPT!MA W FIMA SP. Z O.O. O FIRMIE Biuro rachunkowe FIMA Sp. z o.o. świadczy usługi finansowoksięgowe, obsługę pełnych ksiąg rachunkowych. Działa na rynku warszawskim od listopada 2009 roku. FIMA jest kontynuacją działalności gospodarczej FINANSE Aneta Liszewska prowadzonej na podstawione posiadanego certyfikatu MF nr 14361/2006. na zdjęciu: Aneta Liszewska, Prezes Zarządu i Główny Księgowy FIMA sp. z o.o. Aneta Liszewska, Prezes Zarządu i Główny Księgowy FIMA Sp. z o.o.: Myślę głównie o obsłudze klientów instytucjonalnych, ale mam także szereg klientów indywidualnych, z którymi współpracę nawiązałam jeszcze na etapie działalności Finanse Aneta Liszewska. Szczególnie bliski jest mi rynek usług medycznych dobrze się poruszam się w tej branży, znam prawo podatkowe i potrafię świadczyć klientom z tego sektora profesjonalne usługi na poziomie, którego oczekują. Ostatnio próbuję swoich sił także na rynku usług edukacyjnych: do grona klientów biura dołączyły dwie uczelnie wyższe Warszawska Wyższa Szkoła Ekonomiczna oraz Collegium Varsoviense. Mogę pochwalić się również obsługą organizacji pożytku publicznego Fundacji Rozwoju Edukacji i Nauki z siedzibą w Tarnowie. STUACJA BIZNESOWA PRZED WDROŻENIEM ZSI Aneta Liszewska: Trzy lata temu otworzyłam własną działalność gospodarczą. Miałam pomysł na biznes i wiedziałam, że do jego realizacji będę potrzebowała odpowiednich narzędzi. Tekst opracowany 28 lutego Wszystkie prawa zastrzeżone Strona 1 z 5

2 Przygotowany biznes-plan uwzględniał zakup komputera, drukarki, serwera i licencji oprogramowania Comarch OPT!MA. Wydatki na ten cel były od razu zabudżetowane. Tak więc Comarch OPT!MA towarzyszy mi od samego początku. W 2009 roku zaczęłam poważnie zastanawiać się nad dalszym rozwojem firmy. W związku z tym zdecydowałam się na utworzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zarówno ze względów biznesowych jak i wizerunkowych: spółka, jako podmiot prawa handlowego, klientom kojarzy się lepiej i budzi większe zaufanie niż działalność gospodarcza. Z tych samych powodów planuję wdrożenie ISO w niedalekiej przyszłości. Licencje na oprogramowanie przeniosłam cesją z Finanse Aneta Liszewska na FIMA Sp. z o.o. Przed uruchomieniem działalności pracowałam przez 4 lata jako zastępca głównego księgowego w spółce posiadającej sieć przychodni medycznych oraz wielu lekarzy prowadzących działalność gospodarczą. W 2004 r wyodrębniono biuro rachunkowe, które na zasadach outsourcingu obsługiwało centrum medyczne oraz współpracujących lekarzy. Poszukiwaliśmy wówczas dobrego, sprawdzonego oprogramowania finansowo-księgowego, przyjaznego, czytelnego, przejrzystego i łatwego w obsłudze tak, by szybkie opanowanie oprogramowania nie nastręczało trudności użytkownikom. Po rozpoznaniu rynku wybraliśmy rozwiązanie. Ale nasze oczekiwania były dużo wyższe, niż to co system i dostawca mieli nam finalnie do zaproponowania. Szczególnie zawiedliśmy się na helpdesk. Nie zawsze otrzymywaliśmy potrzebną pomoc, a dość często zdarzało się dzwonić po poradę, interwencję, czasami potrzebną na szybko. Bardzo szybko zaczęliśmy szukać innego oprogramowania. Ograniczały nas możliwości finansowe nie mieliśmy aż tak wielu klientów, by pozwolić sobie na drogie rozwiązanie, które wyszłoby naprzeciw wszystkim naszym oczekiwaniom. Nie znając jeszcze tego oprogramowania wybraliśmy Comarch OPT!MA. Dostarczył je i wdrożył jeden lokalnych partnerów Comarch. Właśnie wtedy poznałam ten system i mogłam sama sprawdzić jego wartość w praktyce. To był strzał w dziesiątkę. Przez kilka lat pracy w biurze rachunkowym nauczyłam się, który moduł zawiera jakie funkcjonalności, jak system wdrożyć, co można z jego pomocą usprawnić. W międzyczasie też poznałam firmę T2S, z którą współpraca bardzo dobrze układała się i układa do tej pory. Dlatego nie zastanawiałam się nad wyborem oprogramowania i partnera informatycznego, gdy planowałam i otwierałam własną działalność. ROZWIĄZANIE FIMA Sp. z o.o. posiada system Comarch OPT!MA w wersji dedykowanej dla biur rachunkowych moduły: Pulpit Menedżera, Biuro Rachunkowe, CRM, Kadry i Płace Plus, Faktury, Handel, Kasa Bank, Księga Handlowa, Księga Podatkowa, Obieg Dokumentów, Środki Trwałe. Nie wszystkie jeszcze zostały wdrożone. Klient wdrożenie zrealizował samodzielnie, bez pomocy firmy informatycznej. Dostawcą oprogramowania i partnerem biznesowym została spółka T2S Tekst opracowany 28 lutego Wszystkie prawa zastrzeżone Strona 2 z 5

3 z Warszawy, Platynowy Partner Comarch. T2S przeprowadziła szkolenia dla pracowników FIMA z obsługi modułu Kadry i Płace Plus i asystowała przy trudniejszych samodzielnych pracach użytkowników w tej aplikacji. Aneta Liszewska: Z konieczności sama wdrożyłam system, więc wydatki jakie poniosłam w związku z oprogramowaniem to jedynie koszty zakupu licencji i kilku godzin szkoleń z modułu kadrowo-płacowego. Ale, gdyby moje możliwości finansowe w tamtym okresie dały większą swobodę, to już dawno zdecydowałabym się na wsparcie T2S. Mam świadomość, że przez to, że wdrażałam system sama, nie jest on maksymalnie wykorzystany. Tak naprawdę cały czas poznaję OPT!MĘ, odkrywam coraz to nowe rzeczy takie jak na przykład wystawianie faktur cyklicznych w CRM. Wędruję po programie, szukam różnych możliwości. Zastanawiam się nad pakietem szkoleń w T2S, żeby zweryfikować swoją znajomość systemu i sprawdzić, czy przypadkiem nie mogłabym czegoś jeszcze w programie wykorzystać do ułatwienia i przyspieszenia pracy, czy czegoś nie przeoczyłam. Przygotowujemy się też do nauki samodzielnego modyfikowania i podpinania nowych wydruków w systemie. Teraz moja firma rozwinęła się na tyle, że mogę sobie pozwolić na profesjonalne szkolenia i konsultacje. Na razie wdrożone są moduły Faktury, Handel, Kasa Bank, Księga Podatkowa, Księga Handlowa, Środki Trwałe, Płace i Kadry Plus. CRM wykorzystujemy na razie w ograniczonym zakresie: do wystawiania faktur cyklicznych w uczelni i we własnym biurze rachunkowym. Jesteśmy na etapie wdrażania i testowania Pulpitu Menadżera na razie tylko dla kilku podmiotów. Sprawdzimy, na ile spełnia on nasze oczekiwania. A szerszy zakres CRM i Obieg dokumentów zostawiliśmy sobie na podwieczorek. KORZYŚCI Aneta Liszewska: Dzięki Comarch OPT!MA mogłam poszerzyć rynek docelowy o nową grupę odbiorców: klientów biznesowych, także tych szczególnie wymagających. Teraz mam profesjonalne, licencjonowane oprogramowanie i oprócz usług mogę zaoferować klientom dodatkowe informacje w czytelnej formie wydruków, zestawień oraz arkuszy kalkulacyjnych uzupełnionych danymi wyeksportowanymi z systemu. Gdybym nie miała takiego narzędzia, nie mogłabym wejść na rynek do klientów korporacyjnych. Takiemu kontrahentowi trzeba poświęcić więcej uwagi. Mnóstwo czasu spędzam na rozmowach telefonicznych, tłumacząc usługobiorcom zawiłości prawa podatkowego, zacieśniając relacje. To procentuje. Nie mogłabym sobie na to pozwolić, gdyby mój czas zjadało ręczne wprowadzanie i obróbka dokumentów w jakichś prostych narzędziach. W tej chwili, mając OPT!MĘ, proponuję swoim klientom udostępnienie serwera i wykorzystywanie mojego oprogramowania do wystawiania faktur sprzedaży. Klient, korzystając z modułu Handel, Tekst opracowany 28 lutego Wszystkie prawa zastrzeżone Strona 3 z 5

4 wystawia faktury. Są one automatycznie dostępne w modułach księgowych. Jesteśmy więc do przodu o cały czas potrzebny na wprowadzenie dokumentów. OPT!MA dała mi przede wszystkim oszczędność czasu praktycznie w każdym obszarze. Jako przykład mogę podać szereg operacji związanych z obróbką faktury zakupu od jej zaewidencjonowania do zrealizowania płatności. Otrzymaną fakturę trzeba sprawdzić pod względem merytorycznym, zaakceptować, zaksięgować i wysłać do płatności. Comarch OPT!MA, co sobie bardzo cenię, integruje księgowość z bankowością elektroniczną. Raz wprowadzonej do systemu faktury zakupowej nie trzeba po raz drugi wprowadzać do bankowości elektronicznej, żeby zrealizować płatność. Cały proces w systemie trwa około dwóch minut. Gdyby integracji nie było czyli osobno księgowość, osobno bankowość elektroniczna trwałby ok. pięciu minut. A gdybym nie miała systemu i wpisywała faktury ręcznie do książki to na pewno jeszcze dłużej, szacuję, że około dziesięciu minut. Drugi przykład z uczelni wyższej: gdybym miała ręcznie wystawić faktury dla 500 studentów, zajęłoby mi to 5 dni. A potem jeszcze konieczne by było zorganizowanie wysyłki pocztą (z kopertowaniem, adresowaniem i opłatami pocztowymi) lub pocztą elektroniczną (tu z kolei dodatkowo doszedłby czas skanowania dokumentów i wysłania 500 wiadomości). W Comarch OPT!MA, za pomocą prawidłowo skonfigurowanych schematów, można tych 500 faktur wygenerować w minut. Faktury w formie elektronicznej, w pdf, można wysłać z poziomu systemu. Jeśli ktoś wolałby pocztą, to również może liczyć na udogodnienie w postaci drukowania etykiet adresowych z systemu, z poziomu kart kontrahentów. Indeksowanie bazy również trwa krótką chwilę. Docelowo chciałabym wdrożyć Obieg Dokumentów. To dałoby mi dwie zasadnicze korzyści. Po pierwsze: mogłabym świadczyć usługi klientom spoza Warszawy, teraz jest to trudne. Po drugie: znacznie ułatwiłoby to komunikację i współpracę. Klient mógłby połączyć się przez VPN z moim systemem i wprowadzić zeskanowane dokumenty do obiegu dokumentów. Czekam jeszcze na możliwość obsługi płatności masowych w OPT!MIE. Mam nadzieję, że jest to tylko kwestią czasu. Bardzo przydałaby mi się taka funkcja choćby ze względu na współpracę z uczelniami wyższymi. Mogłabym w łatwy i szybki sposób rozliczać płatności od studentów. A propos uczelni: planujemy integrację OPT!MY z programem dziekanatu. Mam nadzieję, że uda się nam to zrealizować. DLACZEGO OPT!MA Aneta Liszewska: Znam kilka programów finansowo-księgowych. Niektórych nie poleciłabym nikomu. Żaden z tych systemów nie przekonuje mnie tak, jak system Comarchu. Z OPT!MY jestem bardzo zadowolona i często ją rekomenduję. Uważam, że warto w to rozwiązanie inwestować. Obserwuję dynamiczny rozwój Comarchu i ewolucję jego produktów. OPT!MA przez cały czas wprowadza różne nowinki i usprawnienia, więc myślę, że Comarch zwraca uwagę na to, czego użytkownicy systemów oczekują. Jest zawsze na bieżąco jeśli chodzi o dostosowanie do zmian w przepisach podatkowych: zaraz za zmianą w ustawie w OPT!MIE pojawiają się nowe wzory deklaracji. Tekst opracowany 28 lutego Wszystkie prawa zastrzeżone Strona 4 z 5

5 Na pewno na samym początku trzeba samemu określić, czego oczekuję od systemu i przygotować jak najwięcej bardzo szczegółowych pytań; wykorzystać umiejętności firmy wdrażającej żeby wycisnąć z oprogramowania maksymalnie dużo; nie żałować środków na szkolenia dla użytkowników, bo to znacznie lepsza i bardziej efektywna forma przyswajania wiedzy, niż studiowanie podręcznika od deski do deski. OPT!MA ma wiele możliwości, często gdzieś schowanych, wiele skrótów umożliwiających szybsze poruszanie się po systemie, kopiowanie czy przenoszenie dokumentów. Użytkownik na pewno lepiej i szybciej je pozna, gdy ktoś fachowo go oprowadzi po systemie i zwróci uwagę na udogodnienia. Uniknie się sytuacji typ: A skąd mogłam wiedzieć, że ctrl+c to zaznaczenie wszystkich pozycji na liście?! (przy 5-10 pozycjach na liście to żaden problem; gorzej, jeśli jest ich tysiąc, a zaznacza się je pojedynczo lub za pomocą klawisza shift). Firmy wdrożeniowe znają takie patenty. Doradzałabym też coroczne wykupienie asysty. Zdarzają się sytuacje, że nie można czegoś znaleźć w systemie, coś trzeba zmienić, zaktualizować, np. wynagrodzenie czy adres zamieszkania pracownika, zmiana siedziby i właściwego urzędu skarbowego firmy. Informacje, jak zapis będzie wyglądał po zmianie i w którym momencie należy taką zmianę wprowadzić, by zapisy były prawidłowe, są niezwykle cenne. W tego typu przypadkach helpdesk zawsze jest pomocny. Wyszczególnienie modułów Comarch OPT!MA: Biuro Rachunkowe Faktury Kasa Bank Księga Handlowa (BR) Księga Podatkowa (BR) Obieg Dokumentów Środki Trwałe (BR) Handel CRM Pulpit Menadżera Klient: FIMA Sp. z o.o. Ul. Pełczyńskiego 28A Warszawa Kontakt: Partner informatyczny: T2S Sp. z o.o. Centrala: ul. Krakowiaków 80/98, Warszawa Oddział w Łodzi: ul. Gdańska 80, Łódź Tekst opracowany 28 lutego Wszystkie prawa zastrzeżone Strona 5 z 5