Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 1 Opis Przedmiotu Zamówienia Informacje ogólne dotyczące zamówienia... 3 Założenia realizacji zamówienia... 4 KOMPONENT 1 Wsparcie wdrożenia normy PN:ISO 9001:2009 w połączeniu z Systemem Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym i zintegrowanie ich z BZ i KZ... 5 Zadanie 1 Opracowanie koncepcji i harmonogramu realizacji... 5 Etap 1 Diagnoza funkcjonowania urzędów... 5 Etap 2 Uzgodnienie koncepcji funkcjonowania SZJ oraz harmonogramu prac i etapów wdrażania usprawnienia... 5 Zadanie 2 Cykl warsztatów dla pracowników urzędów... 6 Etap 1 Warsztaty dla kierownictwa z zakresu wybranego wdrożenia, w tym wymagań normy ISO, SPZK, BZ i KZ... 6 Etap 2 Warsztaty dla zespołu wdrożeniowego... 7 Etap 3 Warsztaty z zakresu etyki i przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym... 7 Zadanie 3 Wdrożenie usprawnień... 8 Etap 1 Opracowanie architektury i listy procesów... 8 Etap 2 Opracowanie dokumentacji systemowej... 8 Zadanie 4 Przegląd zarządzania i wsparcie w trakcie certyfikacji systemu... 9 Etap 1 Warsztaty dla audytorów wewnętrznych (1 dzień)... 9 Etap 2 Przeprowadzenie audytów wewnętrznych i podjęcie działań korygujących i zapobiegawczych... 9 Etap 3 Przegląd zarządzania przed przystąpieniem do certyfikacji... 9 Etap 4 Wsparcie w trakcie certyfikacji systemu KOMPONENT Zintegrowanie systemu zarządzania opartego o normę PN:ISO 9001:2009 i SPZK z BZ i KZ w 3 Wojewódzkich Inspektoratach Jakości Handlowej Artykułów Rolno Spożywczych.. 10 Zadanie 1 Opracowanie koncepcji i harmonogramu realizacji Zadanie 2 Cykl warsztatów dla pracowników urzędów Zadanie 3 Opracowanie i uzupełnienie dokumentacji systemowej KOMPONENT 3 Opracowanie materiałów edukacyjnych Materiały edukacyjne Parametry dotyczące przygotowania poradnika Parametry dotyczące przygotowania kursu e-learning Parametry dotyczące przygotowania filmu Współpraca Wykonawcy z Urzędami Obowiązki Wykonawcy w zakresie informacji o współfinansowaniu projektu ze środków EFS Zarządzanie zmianą

2 2 Warunki organizacji sesji warsztatowych Procedura akceptacji materiałów i dokumentów Sprawozdawczość i ewidencja prac Okres realizacji zamówienia

3 3 Informacje ogólne dotyczące zamówienia Niniejsze zamówienie realizowane jest w ramach Zadania 1 Wdrożenie i integracja systemów zarządzania w urzędach w ramach projektu Doskonalenie standardów zarządzania w administracji rządowej współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki (Priorytet V. Działanie 5.1, Poddziałanie ) zwanego dalej projektem. Celem ogólnym projektu jest wdrożenie nowoczesnych rozwiązań z zakresu zarządzania w 100 urzędach administracji rządowej. W 25 spośród 100 wybranych urzędów nastąpi wdrożenie usprawnień z zakresu zarządzania jakością, które będą integrowane z wymogami kontroli zarządczej i zasadami planowania budżetowego w ujęciu zadaniowym funkcjonującymi w urzędach i tych działań dotyczy niniejsze zamówienie. Lista urzędów objętych wsparciem w ramach zamówienia znajduje się na ostatniej stronie niniejszego dokumentu. Realizacja zamówienia obejmie doskonalenie systemów zarządzania w oparciu o normę PN:ISO 9001:2009, w wybranych 25 urzędach administracji rządowej, zgodnie z podziałem określonym w tabeli poniżej. Lp. Rodzaj usprawnienia Liczba urzędów Typy urzędów* Grupa I wdrożenie normy PN:ISO 9001:2009 w połączeniu z Systemem Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym (SPZK) i zintegrowanie ich z budżetowaniem zadaniowym (zwaną dalej BZ) i kontrolą zarządczą (zwaną dalej KZ) 16 US (4), UKS (1), IC (1), PIW (7), UŻŚ (1), WINB (1), RZGW (1) Grupa II wdrożenie normy PN:ISO 9001:2009 i zintegrowanie jej z BZ i KZ 6 GriW (1), PINB (1), PIW (3), US (1), Grupa III zintegrowanie systemu zarządzania opartego o normę PN:ISO 9001:2009 i SPZK z BZ i KZ 3 WIJHARS (3) * US urząd skarbowy; UKS - urząd kontroli skarbowej; IC izba celna; PIW powiatowy inspektorat weterynarii; UŻŚ - urząd żeglugi śródlądowej; WINB - wojewódzki inspektorat nadzoru budowlanego; RZGW - regionalny zarząd gospodarki wodnej; GRiW - graniczny inspektorat weterynarii; PINB powiatowy inspektorat nadzoru budowlanego; WIJHARS wojewódzki inspektorat jakości handlowej artykułów rolno-spożywczych; Do udziału w projekcie zakwalifikowano urzędy o zróżnicowanym poziomie zaawansowania w stosowaniu i wdrażaniu systemów zarządzania. Konieczna więc będzie szczególna dbałość Wykonawcy o elastyczne dostosowanie zakresu działań adresowanych do danego urzędu do jego oczekiwań i dotychczasowych doświadczeń. Z uwagi na konieczność dopasowania wsparcia do potrzeb i oczekiwań każdego z urzędów, Wykonawca będzie miał prawo, w porozumieniu z Zamawiającym, do przeprowadzenia dodatkowych w stosunku do wskazanych w OPZ działań, służących podniesieniu jakości merytorycznej projektu. Jeżeli w urzędach funkcjonują już wypracowane wcześniej rozwiązania i są one zgodne z planowanymi do podjęcia działaniami Wykonawca będzie zobowiązany do ich uwzględnienia w pracach wdrożeniowych. Urzędy z grupy III posiadają wdrożony i certyfikowany system zarządzania jakością oparty o wymagania normy ISO 9001:2009 oraz System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym. W związku z tym, Wykonawca w porozumieniu z 3 urzędami oraz urzędem je nadzorującym (GIJHARS) zobowiązany będzie uzgodnić i zaproponować spójne działania na rzecz tych urzędów w celu zintegrowania funkcjonujących systemów z kontrolą zarządczą oraz budżetowaniem zadaniowym. 3

4 4 Z uwagi na fakt, że w wielu przypadkach dany typ urzędu reprezentowany jest przez więcej niż jedną instytucję, Wykonawca zobowiązany będzie zadbać, aby rozwiązania wypracowane dla każdego z urzędów były spójne i transferowalne do pozostałych urzędów danego typu. Dokumentacja, w tym raporty wstępne i końcowe będą przygotowywane dla każdego urzędu. Struktura raportu powinna uwzględniać część wspólną dla wszystkich urzędów danego typu, a w załącznikach przedstawiać indywidualną sytuację każdego z urzędów. Zamawiający przewiduje możliwość skoordynowania prac w urzędach danego typu, w tym zorganizowania wspólnych sesji warsztatów, konsultacji i doradztwa, zgodnie z propozycją przedstawioną przez Wykonawcę, uzgodnioną wcześniej z kierownictwem urzędów. Organizacja wspólnych sesji oznaczać będzie konieczność pokrycia przez Wykonawcę kosztów podróży i noclegów dla osób, które zgłoszą takie zapotrzebowanie i będą uczestniczyć w takich spotkaniach. Założenia realizacji zamówienia W każdym z 25 urzędów, zostanie przeprowadzona diagnoza funkcjonowania urzędu oraz analiza potrzeb, na podstawie której zostaną sformułowane koncepcje wdrożenia i funkcjonowania Systemów Zarządzania Jakością (SZJ) oraz rekomendacje do przeprowadzenia wybranego wdrożenia i zintegrowania systemu z funkcjonującym w urzędzie elementami. Proces wdrożenia w każdym z urzędów będzie poparty odpowiednimi działaniami informacyjnymi. W przypadku systemów certyfikowanych (norma ISO 9001, SPZK) Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania urzędów do certyfikowania wdrożonych systemów. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia urzędy objęte wsparciem otrzymają od Wykonawcy: specjalistyczne doradztwo z zakresu wdrażania systemów zarządzania jakością opartych o normę ISO 9001:2009, warsztaty dla wybranych pracowników urzędu, przygotowanie i wsparcie urzędu przy certyfikacji systemu zarządzania jakością, raport podsumowujący przebieg wdrożenia w urzędzie. Ponadto, do zadań Wykonawcy będzie należało przygotowanie: praktycznego przewodnika zawierającego wytyczne dot. wdrażania systemów zarządzania opartych o normę ISO 9001:2009 i SPZK oraz zintegrowania ich z budżetowaniem zadaniowym i kontrolą zarządczą, szkolenia e-learningowe z zakresu zarządzania jakością, filmu edukacyjny dot. zarządzania jakością z uwzględnieniem identyfikowania i mapowania procesów. Do zadań Wykonawcy będzie należało zrealizowanie następujących komponentów zamówienia: 1. Wsparcie we wdrożeniu normy PN:ISO 9001:2009 i zintegrowanie jej z budżetowaniem zadaniowym (BZ) i kontrolą zarządczą (KZ) w 22 urzędach tj. urzędach z Grupy I i II. W 16 urzędach (Grupa I) wdrożenie normy ISO nastąpi w połączeniu z Systemem Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym(SPZK)) 1 2. Wsparcie w zintegrowaniu systemu zarządzania opartego o normę PN:ISO 9001:2009 i SPZK z BZ i KZ w 3 WIJHARS 3. Przygotowanie materiałów informacyjno edukacyjnych, w tym: poradnika, kursu e-learning, przygotowanie filmu 1 Ilekroć w dokumencie jest mowa o SPZK dotyczy to wdrożeń w 16 urzędach z Grupy I 4

5 5 Wykonawca, po podpisaniu umowy opracuje i przekaże dokument Założenia realizacji zamówienia, podlegający akceptacji Zamawiającego, zawierający w szczególności - harmonogram prac (z uwzględnieniem terminów realizacji Zadania 1 i 2 oraz ramowych terminów realizacji poszczególnych etapów), - ramową koncepcję integracji Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) z Grupy I i Grupy II z KZ i BZ, - metodykę identyfikacji i priorytetyzacji procesów (którą wszyscy konsultanci z zespołu Wykonawcy będą zobowiązani stosować), - metodykę mapowania procesów oraz oprogramowanie, które zostanie wykorzystane do mapowania procesów, - zasady współpracy pomiędzy Wykonawcą a KPRM i urzędami (komunikacja, ścieżki decyzyjne, zakresy odpowiedzialności, system nadzoru itp.), - koncepcję transferu wiedzy, w tym plan zaangażowania w realizację zamówienia osób uczestniczących w projekcie w poszczególnych urzędach oraz urzędów nadzorujących, - analizę ryzyka w realizacji zamówienia i sposoby jego minimalizacji, - sposób weryfikacji wypracowanych rozwiązań oraz monitorowania postępów w realizacji zamówienia, KOMPONENT 1 Wsparcie wdrożenia normy PN:ISO 9001:2009 w połączeniu z Systemem Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym i zintegrowanie ich z BZ i KZ Zadanie 1 Opracowanie koncepcji i harmonogramu realizacji Etap 1 Diagnoza funkcjonowania urzędów W każdym z 22 urzędów, Wykonawca przy wsparciu pracowników urzędów (członków zespołów wdrożeniowych), przeprowadzi analizę funkcjonujących w urzędach rozwiązań wewnętrznych, w zakresie systemów i narzędzi zarządzania organizacją. Analiza zostanie przeprowadzona na podstawie na podstawie udostępnionych przez urzędy dokumentów, obowiązujących aktów prawnych i dokumentów strategicznych oraz w oparciu o wywiady z kierownictwem i pracownikami urzędów. Efektem przeprowadzonej analizy będą raporty dla każdego z urzędów zawierające w szczególności: prawne uwarunkowania wpływające na zarządzanie każdego z urzędów; uwarunkowania strategiczne (misje, strategie, polityki, cele w strategiach urzędów nadzorujących), uwarunkowania organizacyjne (struktury organizacyjne i wynikające z nich sposoby zarządzania urzędem, podział zadań, wnioski z dotychczasowej realizacja celów i zadań urzędów), zidentyfikowane procesy (zgodnie z przyjętą wcześniej metodyką), analizę dotychczasowej realizacji standardów kontroli zarządczej i budżetowania w układzie zadaniowym, obszary wymagające uzupełnienia o elementy zarządzania jakością zgodnego z normą PN- EN ISO 9001:2009 lub SPZK w zarządzaniu urzędem, ocenę systemu zarządzania i wnioski z niej wynikające dla przyjętego modelu wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania w urzędzie. Etap 2 Uzgodnienie koncepcji funkcjonowania SZJ oraz harmonogramu prac i etapów wdrażania usprawnienia W oparciu o wyniki przeprowadzonego badania w ramach Etapu 1 Wykonawca opracuje, a następnie uzgodni z kierownictwem urzędów założenia i koncepcję wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania w urzędzie, obejmujące w szczególności: 5

6 6 - listę procesów wymagających aktualizacji w związku z wdrożeniem zintegrowanego systemu zarządzania, - obszary wymagające podjęcia działań korygujących, optymalizujących - niezgodności z wymaganiami normy ISO, SPZK, kontroli zarządczej i budżetowania zadaniowego oraz sposób ich eliminacji, - harmonogram prac określający terminy wdrażania poszczególnych etapów usprawnienia, z uwzględnieniem specyfiki wybranego wariantu wdrożenia oraz warunków działania urzędu W każdym z urzędów, wyznaczony zostanie pełnomocnik ds. zarządzania jakością oraz powołany zespół wdrożeniowy, złożony z osób reprezentujących wybrane komórki organizacyjne urzędów. We wszystkich działaniach służących integrowaniu poszczególnych elementów zarządzania w urzędzie będą uczestniczyć przedstawiciele komórek realizujących dane procesy oraz komórek dysponujących stosownymi narzędziami zarządzania. Wykonawca proponując założenia i koncepcję wdrożenia zapewni jednolite podejście do wdrożenia usprawnień i osiągnięcia spójnych rozwiązań w urzędach tego samego typu. Produkty Zadania 1: Raport przedstawiający: - analizę funkcjonowania każdego z 22 urzędów, - założenia i koncepcje wdrożenia i zintegrowania systemów zarządzania, - rekomendacje dot. zapewnienia spójności rozwiązań w grupach urzędów, Zadanie 2 Cykl warsztatów dla pracowników urzędów W ramach Zadania 2 Wykonawca zorganizuje w każdym z 22 urzędów cykl warsztatów obejmujący warsztaty dla przedstawicieli kierownictwa każdego z urzędów, dla zespołu wdrożeniowego oraz wskazanej grupy pracowników urzędu. Zakres i program warsztatów zostanie dostosowany do zakresu wdrożenia oraz potrzeb i oczekiwań każdej z ww. grup. Będzie uwzględniał również wskazane poniżej zagadnienia. Programy i materiały warsztatowe podlegają akceptacji Zamawiającego. Łączna liczba uczestników warsztatów nie przekroczy 300 osób. W ramach organizacji warsztatów dopuszcza się możliwość organizacji wspólnych sesji warsztatowych dla przedstawicieli urzędów tego samego typu. Szczegółowe warunki oraz wymagania dotyczące organizacji warsztatów zostały określone w dalszej części OPZ. Etap 1 Warsztaty dla kierownictwa z zakresu wybranego wdrożenia, w tym wymagań normy ISO, SPZK, BZ i KZ Wykonawca zorganizuje sesje warsztatowe dla przedstawicieli kierownictwa każdego z 22 urzędów, w trakcie których uczestnicy dokonają analizy wymagań normy ISO, SPZK, BZ i KZ pod kątem ich integracji ze strategią, misją i wizją urzędu. Umożliwi to zarządzanie procesem wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania, tak aby jego funkcjonowanie zapewniało skuteczną realizację celów i zadań Urzędu. Program i materiały warsztatowe powinny obejmować w szczególności następujące zagadnienia: - analiza misji, celów, ryzyk, wskaźników i strategicznych interesariuszy urzędu, - określenie kluczowych wartości dla urzędu oraz identyfikacja mocnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń występujących w otoczeniu urzędu, - wymagania normy ISO i SPZK, elementy BZ i KZ oraz ich integracja ze strategią urzędu, - możliwe rozwiązania stosowane w zarządzaniu urzędem, - zarządzanie zmianą, - etyka zawodowa osób pełniących funkcje publiczne, - główne zasady i wartości etyki urzędniczej, 6

7 7 - kreowanie wizerunku urzędu. Etap 2 Warsztaty dla zespołu wdrożeniowego W ramach tego etapu Wykonawca zrealizuje dwudniowe warsztaty dla członków zespołów wdrożeniowych, powołanych w urzędach. Celem sesji jest zapoznanie uczestników w szczególności z pojęciami, zasadami i praktyką funkcjonowania: zarządzania jakością wg normy PN-EN ISO 9001:2009, kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych, budżetowania zadaniowego oraz SPZK oraz opracowanie pierwszych map procesów. Program powinien w szczególności uwzględniać następujące zagadnienia: - definiowanie procesu, tworzenie map procesów, zarządzanie procesowe w praktyce, - wybrane techniki modelowania i mapowania procesów, - dobór wskaźników i mierników dla pomiaru efektywności procesów, - budowa mapy ryzyka, - dokumentacja systemu zarządzania jakością (SZJ) zgodnie z normą ISO 9001, tworzenie dokumentacji, - zaangażowanie kierownictwa w budowę i rozwój SZJ, rola Pełnomocnika SZJ podczas wdrażania, funkcjonowania i doskonalenia SZJ, - polityka jakości i cele systemu zarzadzania jakością, - uprawnienia osób, odpowiedzialność i komunikacja w ramach SZJ, współpraca między kierownictwem a personelem, - przegląd zarządzania jako element nadzoru nad funkcjonowaniem systemu, - funkcja i zadania Pełnomocnika ds. systemu zarządzania jakością, - badanie i analiza systemu zarządzania jakością, audyty, doskonalenie systemu, - ustalanie metod i narzędzi przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym. Etap 3 Warsztaty z zakresu etyki i przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym Wykonawca przygotuje i przeprowadzi cykl sesji warsztatowych z zakresu etyki i przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym dla kierownictwa oraz dla wybranych pracowników 16 urzędów, w których wdrażany będzie system oparty o normę PN: ISO 9001:2009 w połączeniu z Systemem Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym i zintegrowanie ich z BZ i KZ. W trakcie warsztatów zostaną zidentyfikowane zagrożenia korupcyjne w urzędach oraz opracowane działania naprawcze i zapobiegawcze. Program będzie uwzględniał w szczególności następujące zagadnienia: - etyka vs. antykorupcja, w tym rozwiązania prawnych funkcjonujących w tych obszarach (definicja i rodzaje korupcji, przyczyny występowania); - istota, cel, zakres, wymagania i powiązanie SPZK z normą ISO, - identyfikacja zagrożeń korupcyjnych w organizacji, - wzmacnianie umiejętności radzenia sobie w sytuacjach wywołujących dylematy natury etycznej oraz unikanie zachowań mogących rodzić podejrzenia o korupcję, - etyka zawodowa osób pełniących funkcje publiczne, - główne zasady i wartości etyki urzędniczej, - prawa i obowiązki pracownika administracji publicznej, - odpowiedzialność służbowa, cywilnoprawna, karna i odszkodowawcza pracowników, - urząd jako instytucja zaufania publicznego, - dylematy etyczne i konflikty wartości w pracy urzędnika. 7

8 8 Preferuje się, aby w warsztatach wzięli udział przedstawiciele kadry kierowniczej urzędu, właściciele procesów, w których mogą potencjalnie wystąpić zagrożenia korupcyjne, osoby odpowiedzialne za dokonywanie analizy zagrożeń oraz opracowywania i wdrażania dokumentacji systemu SPZK, pełnomocnicy ds. systemu zarządzania jakością oraz systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym, audytorzy oraz inne osoby wskazane przez kierownictwo urzędów. Produkty Zadania 2: 1. Raport podsumowujący przeprowadzenie cyklu warsztatów w 22 urzędach 2. zaakceptowane materiały warsztatowe, 3. listy obecności, 4. listy wydanych zaświadczeń. Zadanie 3 Wdrożenie usprawnień Etap 1 Opracowanie architektury i listy procesów Wykonawca we współpracy z członkami zespołów wdrożeniowych w urzędach zrealizuje zaakceptowane wcześniej przez Zamawiającego koncepcje zintegrowanych systemów zarządzania, w tym opracuje mapy procesów, listy i opisy procedur oraz zasady ich monitorowania. W przypadku istniejących w urzędach map procesów Wykonawca zobowiązany jest je uwzględnić. W ramach prowadzonego przez wykonawcę wsparcia doradczego w urzędach, zweryfikowane i zmapowane zostaną wszystkie procesy niezbędne do wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania. Zadaniem Wykonawcy będzie udzielenie merytorycznego wsparcia zespołom wdrożeniowym, szczególnie podczas grupowania procesów i łączenia grup w obszary, jak również wyróżnienia map ogólnych i szczegółowych. Mapy powinny zostać opracowane z wykorzystaniem narzędzia informatycznego. Wykonawca zaproponuje urzędom wykorzystanie nieodpłatnego narzędzia do opracowywania map procesów. W przypadku, gdy urząd użytkuje specjalistyczne oprogramowanie mapy powinny być wykonane w oprogramowaniu wykorzystywanym przez ten urząd. Opracowane mapy powinny umożliwić wykonanie analizy i optymalizacji poszczególnych procesów, w tym także analizy porównawczej procesów w grupach tych samych urzędów i wybór najlepszych praktyk. Etap 2 Opracowanie dokumentacji systemowej Wykonawca w ramach prowadzonych działań doradczych w każdym z 22 urzędów przeprowadzi, we współpracy z członkami zespołów projektowych, modelowanie wcześniej zidentyfikowanych procesów oraz zaproponuje odpowiednie rozwiązania (procedury i instrukcje postępowania) w celu stworzenia zintegrowanego systemu zarządzania urzędem. Wykonawca obejmie wsparciem doradczym działania związane z dokumentowaniem systemu zarządzania funkcjonującego w urzędzie w celu stworzenia zintegrowanie systemu zarządzania, w tym m.in. z: porządkowaniem istniejącej dokumentacji systemu, uzupełnieniem istniejącej dokumentacji o brakujące elementy związane z systemem zarządzania jakością wg normy ISO 9001 i/lub systemem przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym, systemem kontroli zarządczej i budżetowaniem zadaniowym (zostaną uwzględnione wszystkie niezgodności i obszary wymagające uzupełnienia wykryte podczas diagnozy), uzupełnieniem polityk, opracowaniem Księgi Jakości Zintegrowanego Systemu, procedur/instrukcji operacyjnych regulujących zasady postępowania w zidentyfikowanych procesach, dopasowaniem istniejących procedur do nowej koncepcji zintegrowanego systemu zarządzania. Przedstawiciele Wykonawcy zapewnią członkom zespołów wdrożeniowych specjalistyczne doradztwo w siedzibie urzędu oraz będą na bieżąco dokonywać weryfikacji realizowanych zadań, oceny postępu prac. 8

9 9 Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć Zespołowi Wdrażającemu wzory szablonów, schematów, diagramów i innych przykładów rozwiązań sprawdzonych i funkcjonujących w sektorze finansów publicznych. Wykonawca dostarczy Zespołowi Wdrażającemu do ewentualnego wykorzystania wzory formularzy, instrukcji, tabel i inne sprawdzone rozwiązania, które mogą znaleźć zastosowanie w jednostkach sektora finansów publicznych. Wykonawca dokona weryfikacji kompletu dokumentów wypracowanych w toku spotkań roboczych z Zespołem Wdrażającym zgodnie z przyjętymi wcześniej założeniami. Produkty Zadania 3: 1. raport prezentujący wyniki prac oraz rekomendacje co do dalszych działań, 2. mapy, listy i opisy procesów i procedur niezbędnych do funkcjonowania zintegrowanego systemu zarządzania w każdym z 22 urzędów, 3. karty zrealizowanych godzin doradztwa, 4. polityki i księgi jakości dla 22 urzędów, 5. prezentacja multimedialna prezentująca efekty zrealizowanych działań. Zadanie 4 Przegląd zarządzania i wsparcie w trakcie certyfikacji systemu Etap 1 Warsztaty dla audytorów wewnętrznych (1 dzień) Dla wybranych przez kierownictwo pracowników odpowiedzialnych za przeprowadzenie audytów wewnętrznych oraz audytów systemu zarządzania jakością, Wykonawca przygotuje i przeprowadzi doskonalące sesje warsztatowe z zakresu: szczegółowych wymagań normy PN-EN ISO 9001:2009 i/lub wymagań Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym, kontroli zarządczej oraz budżetowania zadaniowego oraz zasad integracji systemu zarządzania oraz związanych z tym korzyści. Część praktyczna zajęć powinna w szczególności uwzględniać: - praktyczną analizę i interpretację wymagań normy ISO 9001 i/lub SPZK, - przygotowanie, planowanie i przeprowadzanie audytu z uwzględnieniem podejścia procesowego, - identyfikację niezgodności i formułowania rekomendacji w zakresie działań korygujących, - rola audytora w organizacji, współpraca z Pełnomocnikiem ds. zarządzania jakością, Etap 2 Przeprowadzenie audytów wewnętrznych i podjęcie działań korygujących i zapobiegawczych Po przeprowadzeniu warsztatów Wykonawca przygotuje i przedstawi do zaopiniowania zespołom wdrożeniowym w każdym z urzędów program i plan audytów zawierających listę pytań kontrolnych, a następnie przeprowadzi, wraz z audytorami z urzędów, audyty wewnętrzne z zakresu zgodności systemu zarządzania z wymaganiami normy, standardów kontroli zarządczej i budżetowania zadaniowego. Z każdego badania audytowego powstanie raport zawierający w szczególności propozycje działań korygujących i zapobiegawczych, w tym harmonogram wdrożenia zmian oraz wyniki przeprowadzonych działań. Etap 3 Przegląd zarządzania przed przystąpieniem do certyfikacji Wykonawca przy udziale pracowników urzędów przeprowadzi przegląd zarządzania wdrożonego systemu zarządzania i udzieli urzędom wsparcia podczas przygotowania wniosków o certyfikację. Wynikiem realizacji zadania będzie opracowany przez Wykonawcę raport dot. zgodności systemów z wymaganiami normy ISO i SPZK oraz przygotowane wnioski o certyfikację. 9

10 10 Opracowana przez Wykonawcę ostateczna wersja dokumentacji zintegrowanego systemu zarządzania będzie stanowić materiał do oceny dla jednostki certyfikującej. Etap 4 Wsparcie w trakcie certyfikacji systemu W przypadku stwierdzenia przez niezależną jednostkę certyfikującą niezgodności podczas audytu certyfikującego, uniemożliwiających przyznanie urzędowi certyfikatu, Wykonawca będzie zobowiązany, w ramach wynagrodzenia określonego w umowie, dokonać bezzwłocznie wszystkich niezbędnych działań korygujących w celu usunięcia stwierdzonych niezgodności. Produkty Zadania 4: 1. raport, zawierający wykaz zrealizowanych działań w tym przeprowadzenie audytów i warsztatów, 2. zaakceptowane materiały warsztatowe, 3. listy obecności, 4. listy wydanych zaświadczeń, 5. kwestionariusze ewaluacyjne, 6. karty godzin doradztwa, 7. wnioski o certyfikację. KOMPONENT 2 Zintegrowanie systemu zarządzania opartego o normę PN:ISO 9001:2009 i SPZK z BZ i KZ w 3 Wojewódzkich Inspektoratach Jakości Handlowej Artykułów Rolno Spożywczych W związku z faktem, że Wojewódzkie Inspektoraty Jakości Handlowej Artykułów Rolno - Spożywczych i Główny Inspektorat JHARS starają się jak najbardziej ujednolicać działania i współpracować ściśle ze sobą, w tym zachować jednolite podejście do kształtu i funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością i Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym w całej Inspekcji, poszczególne etapy, tam gdzie jest to zasadne, powinny być realizowane wspólnie przez 3 Wojewódzkie Inspektoraty. Poszczególne spotkania będą organizowane naprzemiennie w miastach, gdzie siedzibę mają poszczególne WIJHARS, tj. Łodzi, Katowicach i Wrocławiu. Wykonawca pokryje koszty podróży i ew. noclegów dla 10 osób, z innych miejscowości niż ta, w której odbywać się będzie spotkanie/ warsztat i które będą uczestniczyć w takich spotkaniach. Zadanie 1 Opracowanie koncepcji i harmonogramu realizacji Etap 1 Diagnoza funkcjonowania każdego z 3 WIJHARS W trakcie realizacji tego etapu Wykonawca na zasadach określonych w Komponencie 1 dokona analizy funkcjonowania 3 WIJHARS. Analiza zostanie dokonana z wykorzystaniem wewnętrznych dokumentów (regulaminów organizacyjnych, planów działalności, dokumentów strategicznych oraz aktów prawnych regulujących funkcjonowanie WIJHARS) udostępnionych przez WIJHARS i GIJHARS. Etap 2 Ustalenie harmonogramu prac i etapów wdrażania usprawnienia. Na podstawie przeprowadzonej diagnozy Wykonawca określi obszary, o które powinna zostać uzupełniona dokumentacja posiadana przez IJHARS oraz zaproponuje odpowiednie działania i uzgodni harmonogram wdrożenia wspólny dla 3 WIJHARS. 10

11 11 Produkty Zadania 1: Efektem przeprowadzonej analizy będzie raport zawierający w szczególności: prawne uwarunkowania wpływające na zarządzanie każdego z urzędów; uwarunkowania strategiczne (misje, strategie, polityki, cele w strategiach urzędów nadzorujących), uwarunkowania organizacyjne (struktury organizacyjne i wynikające z nich sposoby zarządzania urzędem, podział zadań, wnioski z dotychczasowej realizacja celów i zadań urzędów), analizę dotychczasowej realizacji standardów kontroli zarządczej i budżetowania w układzie zadaniowym, ocenę systemu zarządzania i wnioski z niej wynikające dla przyjętego modelu wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania w urzędzie, Zadanie 2 Cykl warsztatów dla pracowników urzędów Etap 1 Warsztaty dla kierownictwa 3 WIJHARS Wykonawca zorganizuje wspólną sesję warsztatową dla kierownictwa 3 WIJHARS, poświęconą pogłębieniu zrozumienia istoty i celu kontroli zarządczej (KZ) i budżetu zadaniowego (BZ) oraz zrozumieniu pokrywania się ich wymagań i istoty z wymaganiami i istotą systemu zarządzania jakością (SZJ) i systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym (SPZK) funkcjonującymi w IJHARS. Na tym etapie nastąpi opracowanie bilansu obszarów wymagań KZ i BZ, które zostały już uregulowane w związku z wdrożeniem SZJ i SPZK, a także obszarów, które należy jeszcze doprecyzować i uzupełnić. Istotnym elementem sesji warsztatowych będzie poruszenie kwestii praktycznego korzystania z narzędzi KZ, BZ, SZJ, SPZK w zarządzaniu urzędem. W celu zachowania jednolitego podejścia do kształtowania SZJ i SPZK w IJHARS w warsztatach weźmie również udział przedstawiciel wskazany przez Zamawiającego. Etap 2 Warsztaty dla zespołów wdrożeniowych Wykonawca zorganizuje dla każdego z WIJHARS sesję warsztatową z zakresu systemu zarządzania jakością, SPZK, KZ i BZ ze specjalnym uwzględnieniem obszarów, które do tej pory nie były uregulowane w dokumentacji systemowej. Na warsztatach zostaną wypracowane Program warsztatów powinien również uwzględniać ogólne kwestie etyczne takie jak: - identyfikacja zagrożeń korupcyjnych w organizacji, - wzmacnianie umiejętności radzenia sobie w sytuacjach wywołujących dylematy natury etycznej oraz unikanie zachowań mogących rodzić podejrzenia o korupcję, - etyka zawodowa osób pełniących funkcje publiczne, - główne zasady i wartości etyki urzędniczej, - prawa i obowiązki pracownika administracji publicznej, - urząd jako instytucja zaufania publicznego, - dylematy etyczne i konflikty wartości w pracy urzędnika. Etap 3 Warsztaty dla audytorów wewnętrznych Wykonawca zorganizuje sesję warsztatową dla przedstawicieli 3 WIJHARS oraz przedstawiciela Zamawiającego w zakresie audytowania wymagań kontroli zarządczej i budżetowania zadaniowego oraz audytowania nowych obszarów, które dotychczas nie były uwzględnione w dokumentacji systemowej WIJHARS. Szczegółowy zakres i program szkolenia zostanie uzgodniony po przeprowadzeniu analizy potrzeb szkoleniowych 11

12 12 Produkty Zadania 2: 1. raport podsumowujący przeprowadzenie cyklu warsztatów w 3 WIJHARS 2. zaakceptowane materiały warsztatowe, 3. listy obecności, 4. listy wydanych zaświadczeń, 5. kwestionariusze ewaluacyjne. Zadanie 3 Opracowanie i uzupełnienie dokumentacji systemowej Opracowanie uzupełnień dokumentacji dla każdego z 3 WIJHARS. Wykonawca, we współpracy z członkami zespołów projektowych opracuje dla każdego z 3 WIJHARS dokumentację w zakresie obszarów, których dotyczyły wdrożone rozwiązania, a które dotychczas nie zostały opisane. W celu zapewnienia spójności systemu zarządzania jakością w IJHARS proponuje się, aby pracowników z 3 WIJHARS podzielić na grupy robocze, które będą wypracowywały poszczególne rozwiązania. Na całość dokumentacji będą składać się materiały wypracowane przez grupy robocze, które połączone stworzą uzupełnioną i pełną dokumentację. W opracowaniu dokumentacji udział weźmie również przedstawiciel Zamawiającego, aby zachować jednolitość podejścia do kształtowania SZJ i SPZK w IJHARS. Produkty Zadania 3: 1. raport podsumowujący przeprowadzone działania, 2. karty doradztwa, 3. dokumentacja zintegrowanego systemu zarządzania jakością w IJHARS, 4. rekomendacje dla pozostałych WIJHARS w zakresie wdrożenia wypracowanych rozwiązań., KOMPONENT 3 Opracowanie materiałów edukacyjnych Materiały edukacyjne Dodatkowo, Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania: 1) poradnika z zakresu systemów zarządzania jakością w administracji, kontroli zarządczej i budżetowania zadaniowego zawierającego zbiór przykładów i dobrych praktyk w urzędach administracji rządowej, 2) kursu e-learning, 3) filmu edukacyjnego, zgodnie z poniżej określonymi wymaganiami. Parametry dotyczące przygotowania poradnika Cel i treść: Poradnik ma przedstawiać proces wdrożenia normy PN: ISO 90001:2009, SPZK BZ i KZ w urzędach, ze szczególnym uwzględnieniem identyfikowania i mapowania procesów. Poradnik zostanie uzupełniony o zbiór przykładów i dobrych praktyk na podstawie doświadczeń zebranych w projekcie, w tym najciekawszych rozwiązań zidentyfikowanych w czasie projektu bądź będących następstwem działań prowadzonych w projekcie oraz dystrybucja publikacji. Zbiór ma stanowić inspirację dla innych urzędów zainteresowanych tematyką zarządzania jakością oraz dokumentować efekty realizacji projektu. Opisane praktyki powinny być zweryfikowane przez ekspertów Wykonawcy pod kątem potencjału do szerszego stosowania w instytucjach rządowych. 12

13 13 Poradnik powinien być wydany w atrakcyjnej formie redakcyjnej i graficznej, nawiązującej do studiów przypadku i dziennikarskiego stylu przekazywania informacji. Podstawowe parametry publikacji: nakład 300 egzemplarzy, objętość nie mniej niż 70 stron (obejmujących tekst, ilustracje, wykresy, infografiki), druk kolorowy, format B5-A4. Parametry dotyczące przygotowania kursu e-learning Cel i treść: Kurs ma stanowić dodatkowe materiały (uzupełniające treści zawarte w poradniku) dla pracowników innych urzędów, nie biorących udziału w projekcie, zainteresowanych tematyką zarządzania jakością, kontroli zarządczej i planowaniem budżetu w układzie zadaniowym i umożliwić im zdobycie podstawowych informacji z ww. zakresu wymagań oraz wdrożenia normy ISO i SPZK. W ramach przygotowania kursu e-learning, Wykonawca zobowiązany jest do opracowania scenariusza kursu, opracowania koncepcji metodologicznej, redakcji tekstów w podziale na rozdziały i poszczególne strony kursu (ekrany główne, okienka, linki). Informacje ogólne 1. Kurs ma być zrealizowany w języku polskim. 2. Kurs ma składać się z nie mniej niż 90 zaprojektowanych i wykonanych ekranów merytorycznych, opracowanych metodycznie, w tym: a. nie mniej niż 60 ekranów informacyjnych zawierających tekst i grafikę, b. nie mniej niż 30 ekranów ćwiczeniowych, zawierających pytania testowe (w trakcie trwania modułów), c. w zależności od przyjętej formy kursu ekran informacyjny może być zarazem ekranem ćwiczeniowym. 3. Zamawiający ma prawo wglądu i korekty opracowanego scenariusza oraz tekstów. 4. Pytania testowe powinny być różnorodne i interaktywne. Sugerowane typy zadań: a. zadania typu suwak uczestnik kursu zaznacza prawidłową odpowiedź przesuwając wskaźnik w wybrane miejsce, b. zadania typu pole wielokrotnego wyboru - uczestnik kursu może wybrać kilka odpowiedzi. Odpowiedzi do wyboru są wyświetlane w losowej kolejności, uniemożliwiając uczestnikom kursu zapamiętywanie, na której pozycji była poprawna odpowiedź, c. zadania typu opcja wyboru - uczestnik kursu może wybrać jedną odpowiedź. Odpowiedzi do wyboru są wyświetlane w losowej kolejności, uniemożliwiając uczestnikom kursu zapamiętywanie, na której pozycji była poprawna odpowiedź, d. zadania typu pole edycyjne - sprawdzana jest odpowiedź tekstowa wpisana z klawiatury, e. zadania przeciągnij i upuść - uczestnik kursu przesuwa wybrane elementy strony w odpowiednie miejsca. Klikając na wybrany element, można go przesunąć razem ze wskaźnikiem myszki. Po puszczeniu przycisku myszki element zostaje w miejscu gdzie aktualnie znajdował się wskaźnik, f. zadania typu prawda-fałsz, g. krzyżówki, h. odgadywanie hasła na podstawie otrzymanej definicji. Definicje pojawiają się w losowej kolejności z puli nie mniejszej niż 30 definicji. Uczestnik kursu odgaduje litery znajdujące się w haśle klikając na poszczególne litery z alfabetu, i. inne. 5. Wykonawca opracuje Informator o kursie, dostępny przed przystąpieniem i w czasie trwania kursu, zawierający następujące informacje: a. zawartość kursu, b. wymagania sprzętowe, 13

14 14 c. warunki, jakie powinien spełniać uczestnik kursu, d. wstępne szkolenie z zakresu nawigacji (sposobu poruszania się po kursie). 6. Wykonawca opracuje słowniczek zawierający około 30 terminów. Wszystkie terminy znajdujące się w słowniczku muszą być zaznaczone w kursie. Po kliknięciu na termin ze słowniczka znajdujący się na stronie kursu automatycznie ma zostać uruchomiony słowniczek otwarty na stronie definicji wybranego terminu. 7. Test, podsumowujący każdy moduł tematyczny zawierać będzie min. 10 pytań wybranych losowo z bazy 30 (lub więcej, w zależności od objętości kursu). 8. Uczestnik kursu będzie miał możliwość wydrukowania całości materiałów z każdego rozdziału poprzez opcję drukuj. 9. Opracowana zostanie dokumentacja szkolenia, w tym: - opracowanie dokumentu w formacie PDF, zawierającego opis wszystkich stron kursu. Dokument ten ma zawierać zrzut ekranu każdej strony oraz opis zadań interaktywnych ze wskazaniem prawidłowej odpowiedzi (element dokumentacji szkolenia), - dostarczenie kursu razem z opisem w plikach XML zawierających opis wszystkich treści i interakcji zawartych w kursie, tak aby możliwe było jego późniejsze utrzymanie i edycja w dowolnym edytorze XML (w tym zapewnienie wsparcia technicznego do zaimportowania i uruchomienia kursu na LMS). 10. Minimalne wymagania sprzętowe, do których należy dostosować szkolenie, winny być nie niższe niż: a. Przeglądarka: - Firefox 3 i późniejsze, - Safari 3 i późniejsze, - Google Chrome 4 i późniejsze, - Opera 9 i późniejsze, - MS Internet Explorer 7 i późniejsze b. Rozdzielczość: 1024 x Oferowany kurs powinien spełniać wymagania standardu SCORM, tak, by możliwy był do uruchomienia na platformie LMS, którą dysponuje Zamawiający, tj. Moodle w wersji Przygotowanie kursu powinno nastąpić w standardzie SCORM 1.2, plik manifestu musi być utworzony w standardzie Nie przewiduje się szkoleń w formie off-line. Parametry dotyczące przygotowania filmu Cel i treść: Film ma stanowić dodatkowe materiały dla pracowników innych urzędów zainteresowanych tematyką zarządzania jakością i prezentować różnorodne techniki i narzędzia zarządzania jakością. Do zadań Wykonawcy będzie należało w szczególności: 1. Opracowanie scenariusza filmowego dla filmu edukacyjnego z uwzględnieniem następujących założeń: czas trwania filmu co najmniej 30 minut (w podziale na odcinki), film zawierać będzie scenki oraz plansze informacyjne, podkład dźwiękowy (muzyka), poszczególne scenki będą opatrzone komentarzem ekspertów. 2. Nakręcenie i wyprodukowanie filmu edukacyjnego na podstawie zaakceptowanego scenariusza. 3. Zapewnienie obsady filmu. 4. Zapewnienie zespołu osób, posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie, odpowiedzialnych za nakręcenie, zmontowanie i wyprodukowanie filmu. 5. Zapewnienie odpowiednio wyposażonego planu zdjęciowego oraz całej infrastruktury niezbędnej do wyprodukowania filmu. 6. Reżyseria filmu, kierowanie tokiem produkcji, udźwiękowienie i nagrania lektorskie. 14

15 15 7. Produkcja, w tym montaż i oprawa graficzno dźwiękowa filmu. 8. Nagranie filmu na płytę DVD o odpowiedniej objętości, z uwzględnieniem następujących danych technicznych: - format AVI, - rozdzielczość FULL HD [1920X1080], - kodowanie H263 lub H264, - dźwięk: Dolby Digital (Poprawność przed odbiorem i akceptacją, będzie testowana na sprzęcie Zamawiającego). Współpraca Wykonawcy z Urzędami Zamawiający, po podpisaniu umowy poinformuje urzędy o rozpoczęciu realizacji zamówienia, podając informacje o Wykonawcy i pierwsze informacje organizacyjne. W każdym z urzędów zostaną powołane zespoły wdrożeniowe oraz wyznaczone osoby do kontaktu z Wykonawcą. Zamawiający przekaże Wykonawcy dane kontaktowe do poszczególnych jednostek. Wszystkie działania w urzędach będą realizowane przez Wykonawcę, we współpracy z członkami zespołów projektowych. Spotkania i warsztaty będą odbywały się w siedzibach 25 urzędów. Zamawiający dopuszcza możliwość organizacji spotkań i warsztatów wspólnych dla kilku urzędów. W takim przypadku, Wykonawca zobowiązany będzie do zorganizowania transportu dla osób z urzędów spoza miejscowości, w której odbywać będą się spotkania/ warsztaty. W każdym ze spotkań/ warsztatów realizowanych w ramach zamówienia będą mogli uczestniczyć przedstawiciele Zamawiającego i urzędów nadzorujących, w zakresie niezbędnym do monitorowania realizacji projektu. W przypadkach wymienionych w OPZ Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić przedstawicielom Zamawiającego noclegi i wyżywienie w czasie udziału w spotkaniach/ warsztatach odbywających się poza Warszawą (nie więcej niż 3 wizyty). Oprócz przygotowania konkretnych produktów Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług doradczych w siedzibach urzędów. Potwierdzeniem przeprowadzenie doradztwa będą karty doradztwa, zawierające wypracowane rezultaty doradztwa, imiona i nazwiska osób uczestniczących w spotkaniach z Wykonawcą oraz podpis przedstawiciela urzędu. Wykonawca przygotowuje zestawienie godzin doradztwa przeprowadzanego w każdym z urzędów, obejmującego zakres, terminy i rezultaty. Obowiązki Wykonawcy w zakresie informacji o współfinansowaniu projektu ze środków EFS Wykonawca jest zobowiązany na wszystkich opracowanych przez siebie materiałach (w szczególności na materiałach warsztatowych, programach, harmonogramach, listach obecności oraz w korespondencji prowadzonej w związku z realizacją zamówienia itp.) umieszczać logo i oznaczenie Zamawiającego oraz logo Unii Europejskiej z podpisem: Unia Europejska Europejski Fundusz Społeczny i logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wraz z informacją o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z aktualnymi Wytycznymi dotyczącymi oznakowania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Wykonawca jest także zobowiązany podczas realizacji zadań do informowania o współfinansowaniu projektu ze środków EFS oraz promowania EFS, zgodnie z ww. wytycznymi. Zarządzanie zmianą W każdym z urzędów Wykonawca będzie zobowiązany do przeprowadzenia działań informacyjnych, których celem będzie poinformowanie pracowników urzędów o planowych działaniach oraz przekazanie podstawowych informacji nt. uwarunkowań i korzyści wynikających z wdrożenia zintegrowanych systemów zarządzania jakością, budżetowania zadaniowego oraz kontroli zarządczej. Działania te, w zależności od możliwości organizacyjnych urzędów będą 15

16 16 prowadzone m.in. z wykorzystaniem poczty elektronicznej (np. cykliczna informacja o postępach prac nad wdrożeniem normy), portalu intranetowego urzędu (np. zamieszczanie materiałów warsztatowych, publikacja praktycznych wskazówek dla pracowników na temat wymogów dotyczących poszczególnych elementów zintegrowanego systemu zarządzania, etc.). Wykonawca zaprojektuje i powieli w liczbie 75 egz. plakat (format +/-680x980 mm, papier kreda błysk 150 g/m2, kolor 4+0 CMYK), zawierający informacje przygotowane przez Wykonawcę i zaakceptowane przez Zamawiającego oraz tytuł projektu, logotypy kolorowe KPRM, PO KL i UE, jak również informację o współfinansowaniu Ponadto, prowadzone będą cykliczne spotkania z pracownikami w sprawie przekazania wiedzy nt. podejmowanych działań i korzyści związanych z ich wdrożeniem. Produkty: plakaty, prezentacje, dodatkowe materiały informacyjne. Warunki organizacji sesji warsztatowych 1. Co do zasady sesje będą organizowane w siedzibach urzędów. Urząd zapewnia sale i odpowiednie ich wyposażenie, tj. krzesła, stoły, projektor, ekran, laptop. Jeżeli urząd nie będzie posiadał odpowiedniego sprzętu bądź Sali Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia odpowiedniej sali i wyposażenia lub zorganizowania warsztatów w lokalizacji ustalonej z urzędem. 2. Rekrutacja do udziału w sesjach zostanie przeprowadzona przez urząd. Osoby mające wziąć udział w sesjach szkoleniowych zostaną wskazane przez kierowników urzędów. 3. Sesje będą prowadzone przy wykorzystaniu uprzednio zaakceptowanych przez urzędy i Zamawiającego programów i prezentacji multimedialnych (sporządzonych w technice PowerPoint lub równoważnej). 4. Sesje warsztatowe będą odbywać się w dni robocze, w godzinach ustalonych z urzędami. Program sesji powinien uwzględniać w ciągu jednego dnia 3 przerwy kawowe i obiad. 5. Wykonawca zapewni każdemu z uczestników warsztatów obiad i 3 przerwy kawowe. 6. Wykonawca przed rozpoczęciem sesji przekaże każdemu z uczestników zaakceptowane przez Zamawiającego materiały zawierające co najmniej: program, prezentację wykorzystywaną podczas sesji szkoleniowo-warsztatowej wydrukowaną z zachowaniem następujących parametrów: wydruk jednostronny (3 slajdy na stronę), kolorowy, na papierze formatu A4, materiały piśmiennicze: notatnik (preferowany format A4, nie mniej niż 25 kartek, papier w kratkę, klejony po krótszym boku, okładka karton, nadruk na okładce i kartkach kolorowy), długopis (nadruk kolorowy), bloczek samoprzylepny (format +/- 65 mm x +/- 75 mm, papier koloru białego, z brzegiem samoprzylepnym wzdłuż jednej krawędzi, kolory nadruku 4+0 CMYK, min. 50 kartek w bloczku, na każdej kartce logotypy PO KL i EFS oraz tytuł projektu), teczka z gumką (format A4 (ok. 220x315 mm), trzy zakładki, papier karton ok. 250 g/m2, jednostronnie laminowany folią matową, kolor 4+0 CMYK, na okładce projekt graficzny przygotowany przez Wykonawcę, spójny z plakatem oraz tytuł projektu, logotypy kolorowe KPRM, PO KL i UE, informacja o współfinansowaniu). 7. Wykonawca wystawi imienne zaświadczenia po zakończeniu każdej sesji wszystkim uczestnikom, którzy byli obecni na zajęciach, Wykonawca przekaże uczestnikom sesji egzemplarze aktualnie obowiązujących norm serii ISO 9001:2009 i (lub) SPZK oraz innych niezbędnych dokumentów dla celów dydaktycznych. 8. Do obowiązków Wykonawcy będzie dodatkowo należało powielenie, w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników każdej sesji, przekazanego przez Zamawiającego wzoru kwestionariusza ewaluacyjnego i przedłożenie go do wypełnienia każdemu uczestnikowi na koniec każdej sesji warsztatowej. Wykonawca odbierze od uczestników sesji wypełnione kwestionariusze ewaluacyjne i opracuje na ich podstawie raport zbiorczy, zawierający analizę danych w nich zawartych, obrazujący stopień zadowolenia uczestników oraz użyteczność przeprowadzonych sesji. Raport zbiorczy będzie stanowić załącznik do sprawozdania okresowego lub końcowego. 16

17 17 Procedura akceptacji materiałów i dokumentów Projekt zakłada opracowanie szeregu materiałów, które będą przekazywane urzędom oraz będą rezultatami prac w poszczególnych etapach realizacji zamówienia. Materiały powinny każdorazowo zostać opracowane z najwyższą starannością zarówno pod względem merytorycznym jak również redaktorskim i edycyjnym. Nie mogą także zawierać sformułowań nieprawdziwych lub błędnych. Wykonawca zobowiązany jest współpracować z urzędami w zakresie opracowywania ostatecznych wersji materiałów/dokumentów/propozycji przygotowywanych w ramach zamówienia. Materiały przekazywane do akceptacji Zamawiającego i urzędów będą przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej i będą sporządzone w formacie MS Word (lub równoważnej) w formie umożliwiającej edycję i wydruk. W przypadku każdego materiału przedstawionego przez Wykonawcę do akceptacji, urzędy oraz Zamawiający mają prawo zgłaszania uwag do ich treści i formy, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić. Zaakceptowane materiały, opracowane w ramach niniejszego zamówienia, Wykonawca będzie przekazywał Zamawiającemu w wersji.pdf oraz dodatkowo w wersji elektronicznej umożliwiającej ich edycję. Wykonawca będzie zobowiązany do systematycznego przedstawiania postępu prac z realizacji zamówienia w formie informacji i sprawozdań, których akceptacja oznaczać będzie odbiór poszczególnych etapów prac. Szczegółowy opis systemu sprawozdawczości znajduje się w odpowiedniej części OPZ. Sprawozdawczość i ewidencja prac W ramach systematycznego informowania o postępie prac, na zakończenie każdego kwartału kalendarzowego, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu sprawozdanie okresowe z realizacji zamówienia, nie później niż do trzeciego dnia miesiąca następującego po kwartale, za który sporządzane jest sprawozdanie oraz sprawozdanie końcowe w terminie do trzech dni od zakończenia wszystkich działań w ramach zamówienia. W sprawozdaniach uwzględniony będzie przebieg realizacji zamówienia oraz informacje wymagane w aktualnych wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego (MRR). W przypadku wydania nowych wersji wytycznych, zakres sprawozdań zmieni się zgodnie ze zmianami wprowadzonymi przez MRR. Sprawozdania będą podlegały akceptacji Zamawiającego. Po podpisaniu umowy Zamawiający przekaże Wykonawcy wzór sprawozdania, który posłuży Wykonawcy do sporządzenia sprawozdania okresowego i końcowego. Do sprawozdań okresowych lub sprawozdania końcowego Wykonawcy dołączane będą dodatkowo w formie załącznika: karty doradztwa, podpisane przez uczestników listy obecności z sesji warsztatowych oraz listy wydanych zaświadczeń, kwestionariusze ewaluacyjne wraz z zestawieniem w wersji papierowej i elektronicznej, protokoły zdawczo-odbiorcze etapów zatwierdzone przez urzędy, wszelkie inne materiały wytworzone przez Wykonawcę w ramach zamówienia, dokumentacja w formie elektronicznej na nośniku CD/DVD. Okres realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie zrealizować zamówienie do 30 czerwca 2015 r. zgodnie z harmonogramem realizacji zamówienia, uzgodnionym pomiędzy Wykonawcą, Zamawiającym i Urzędami po podpisaniu umowy. 17

18 18 Przygotowany harmonogram musi uwzględniać założenie, że do 30 czerwca 2015 r. wdrożone systemu zarządzania powinny pomyślnie przejść procedurę certyfikacji. 18