Zapytanie ofertowe do otwartego rynku Wykonawców

Transkrypt

1 Wrocław, dnia r. Numer referencyjny postępowania: Z/71/2015 Zapytanie ofertowe do otwartego rynku Wykonawców dla zamówienia publicznego prowadzonego w trybie pozaustawowym o wartości poniżej euro I. NAZWA ZAMAWIAJĄCEGO: Zamawiający: pn. Usługa kadrowo-płacowa na rzecz Zamawiającego Wrocławski Komitet Organizacyjny - Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o. ul. Rynek 13, Wrocław Fax: , Tel biuro@theworldgames2017.com strona WWW NIP: , REGON: II. INFORMACJA O PROCEDURZE: 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie pozaustawowym o wartości mniejszej niż EURO prowadzone jest w trybie pozaustawowym: zapytania ofertowego kierowanego do otwartego rynku Wykonawców - zgodnie z wewnętrznym Regulaminem Spółki. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych 3. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert wariantowych. 4. Zamawiający nie przewiduje konieczności wnoszenia wadium 5. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia prowadzonego postępowania w przypadku wystąpienia przesłanek, o których mowa w pkt. III. ust. 2. Zamawiający może także unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.. III. INFORMACJE UZUPEŁNIAJĄCE: 1. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz dostarczeniem oferty ponosi Wykonawca. 2. Procedura zapytania ofertowego w w/w trybach zostaje unieważniona, gdy wystąpi jedna z nw. przesłanek: a) nie zostanie złożona żadna oferta, b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia c) Wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć. 3. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach zastrzega sobie prawo zmiany lub uzupełnienia treści niniejszego dokumentu. Zmiana może mieć miejsce w każdym czasie przed upływem terminu do składania ofert. W przypadku wprowadzenia takiej zmiany informacja o tym zostanie niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego.

2 IV. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: 1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest realizacja usługi kadrowo-płacowej świadczonej przez podmiot zewnętrzny na terenie miasta Wrocław, na potrzeby realizacji obowiązków kadrowo-płacowych Spółki Wrocławski Komitet Organizacyjny-Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o. - tj. zapewnienie właściwej obsługi Spółki w zakresie kadrowopłacowym z zastosowaniem aktualnych przepisów z zakresu prawa pracy, prawa ubezpieczeń społecznych i innych niezbędnych powszechnie obowiązujących przepisów prawa do realizacji powierzonych zadań. 2. Wspólny Słownik Zamówień CPV: Usługi dotyczące personelu i listy płac 3. Szczegółowy opisy przedmiotu zamówienia określa Opis Przedmiotu Zamówień stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 4. Wykonawca zapewnia, że posiada wszelkie niezbędne środki do wykonania przedmiotu niniejszej umowy w sposób gwarantujący jej wykonanie z należytą starannością. V. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Termin realizacji zamówienia to: od dnia roku do dnia roku VI. WARUNKI UDZIAŁU W PROCEDURZE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA ORAZ DOKUMENTY POTWIERDZAJĄCE ICH SPEŁNIENIE 1. O UDZIELENIE NINIEJSZEGO ZAMÓWIENIA MOGĄ UBIEGAĆ SIĘ WYKONAWCY, KTÓRZY: 1.1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 1.2. posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie - Wykonawca składający ofertę musi legitymować się: a. wykonaniem min. 3 usług tożsamych z aktualnym przedmiotem zamówienia na rzecz spółek prawa handlowego o wartości min ,00zł każda; b. stałą obsługą min. 50 podmiotów gospodarczych; c. obsługa co najmniej jednego podmiotu gospodarczego, którego przedmiotem działalności jest organizacja wydarzenia sportowego; Na potwierdzenia spełniania warunku Wykonawca złoży wraz z ofertą Oświadczenie oraz Wykaz wykonanych (wykonywanych) usług wg wzoru załącznika nr 5 do Zapytania Ofertowego dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - Wykonawca powinien: a. legitymować się zatrudnieniem min. 10 osób na umowę o pracę wykonujących pracę na stanowiskach: księgowych, specjalistów do spraw kadrowo-płacowych i pokrewnych; b. dysponować co najmniej jedną osobą, którą będzie mógł oddelegować do stałej współpracy z Zamawiającym, a posiadającą następujące kwalifikacje: - wykształcenie wyższe w kierunku prawo, administracja, ekonomia, zarządzanie; - niezbędna wiedza z zakresu kadr i płac;

3 - doświadczenie w obsłudze spółki prawa handlowego z udziałem jednostek samorządu terytorialnego; - doświadczenie zawodowe w realizacji obsługi kadrowo płacowej (na samodzielnym stanowisku) min. 3 lata; - czynna znajomość języka angielskiego. Na potwierdzenia spełniania warunku Wykonawca złoży wraz z ofertą Oświadczenie oraz Wykaz osób wg wzoru załącznika nr 6 do Zapytania Ofertowego pozostają w odpowiedniej sytuacji ekonomicznej i finansowej Na potwierdzenia spełniania warunku Wykonawca złoży oświadczenie oraz Polisę OC prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę nie mniejszą niż ,zł (słownie: sto tysięcy złotych). 2. WARUNKI, DOKUMENTY ORAZ OŚWIADCZENIA: 2.1. Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego zobowiązany jest złożyć: a. Wypełniony druk Formularz Ofertowy (załącznik nr 1) wraz zaakceptowanym Opisem Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 2 ). b. ewentualne Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy (w przypadku gdy nie wynika ono z załączonych dokumentów). Pełnomocnictwo można złożyć wg własnego wzoru lub w/g wzoru z załącznika nr 3 do niniejszego Zapytania jeżeli dotyczy. c. Dokument rejestrowy Wykonawcy (np. wpis do ewidencji działalności/krs, NIP, REGON, etc.) wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert. d. Dokumenty, o których mowa w pkt OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: 3.1. Informacje ogólne Wykonawca jest zobowiązany przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym Język, w którym należy sporządzić ofertę. Ofertę należy sporządzić w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności oraz języku angielskim, przy czym wiążącą jest wersja polska. Raport Wstępny należy sporządzić w języku polskim oraz języku angielskim Jedna oferta jeden Wykonawca a. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę dla zamówienia. b. Złożenie przez jednego Wykonawcę więcej niż jednej oferty spowoduje ich odrzucenie Oferta a. Ofertę stanowi druk "FORMULARZA OFERTOWEGO" z załącznikami. b. Wymaga się, by oferta wraz załącznikami była podpisana przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. c. Wymaga się, aby wszelkie poprawki były dokonane w sposób czytelny i dodatkowo opatrzone parafą osoby podpisującej ofertę Pełnomocnictwo

4 Pełnomocnictwo do podpisania oferty powinno być dołączone do oferty, o ile umocowanie osoby podpisującej ofertę nie wynika z innych dokumentów dołączonych do oferty. Jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik do oferty musi być załączone pełnomocnictwo posiadające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy (np. według załącznika nr 3). Pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii. 4. ZADANIA I OBOWIĄZKI WYKONAWCY W POSTĘPOWANIU 4.1. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zobowiązuje się do podpisania umowy Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy. W takim wypadku Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcy. VII. TERMIN SKŁADANIA OFERT: Termin składania ofert: a. Ofertę należy dostarczyć Zamawiającemu w terminie do dnia r. do godz. 15:30:00 czasu lokalnego (UTC+1) w jednej z n/w form: - forma pisemna należy złożyć (osobiście lub drogą poczty tradycyjnej) w siedzibie Zamawiającego (Sekretariat Zarządu III p.). - forma elektroniczna - należy dostarczyć drogą poczty elektronicznej czytelne skany wypełnionych i podpisanych dokumentów na adres bartosz.kolcz@theworldgames2017.com za potwierdzeniem odbioru. b. Za datę złożenia oferty pisemnej uznaje się datę wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. c. Za datę złożenia oferty elektronicznej (na skrzynkę Zamawiającego) uznaje się datę otrzymania potwierdzenia odbioru oferty (wiadomości) przez Zamawiającego. d. Oferta złożona po terminie nie będzie podlegała rozpatrzeniu. Termin związania ofertą wynosi 30 dni VIII. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY: 1. Wykonawca oblicza cenę ofertową uwzględniając zakres przedmiotowy usługi wskazany w Opisie Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 2 ). 2. Cenę należy podać w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. Brak wypełnienia ceny lub podanie kwoty 0 spowoduje odrzucenie oferty. 4. Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie wymagania Zamawiającego określone w niniejszym Zapytaniu Ofertowym oraz obejmować wszelkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należnej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia, w tym podatek VAT. 5. Jeżeli Wykonawca złoży ofertę, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. 6. Rozliczenia będą prowadzone tylko w złotych polskich. Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych.

5 IX. KRYTERIA WYBORU OFERTY: Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający kierował się będzie następującym kryteriami: Kryterium CENA BRUTTO/os. waga = 100 % Maksymalną liczbę punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę. Pozostałym Wykonawcom zostanie przypisana odpowiednio mniejsza ilość punktów w odniesieniu do najkorzystniejszej oferty w zakresie kryterium. Liczba punktów liczona będzie według wzoru: C1 = cena najniższa spośród badanych ofert cena badanej oferty x 100 pkt. Za najkorzystniejszą ofertę uznana będzie oferta, która uzyska najwyższą łaczną liczbę punktów- zgodnie z powyższym wzorem. Zamawiający wybierze Wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę. X. FORMALNOŚCI JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY: Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający jednocześnie zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty. Zawiadomienie nastąpi drogą elektroniczną ( ) lub pisemną w/g wyboru Zamawiającego. XI. OGÓLNE WARUNKI UMOWY: Ogólne warunki umowy zawiera załącznik nr 4 do mniejszego Zapytania Ofertowego. Zamawiający dopuszcza sporządzenie umowy na wzorze Wykonawcy. XII. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW: 1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje a. W niniejszym postępowaniu wszystkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane będą w formie pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną. b. Pełnomocnictwo do reprezentowania Wykonawcy należy złożyć w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii, zobowiązanie podmiotów trzecich należy złożyć w formie oryginału przed podpisaniem umowy. Do składanej oferty ww. dokumenty należy przesłać razem z ofertą (skan lub kserokopia). 2. Wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami Do porozumiewania się z Wykonawcami Zamawiający wyznacza osobę: Bartosz Kołcz bartosz.kolcz@theworldgames2017.com fax:

6 XIII. ZAŁĄCZNIKI: 1. Załącznik Nr 1 Formularz ofertowy 2. Załącznik Nr 2 Opis Przedmiotu Zamówienia 3. Załącznik Nr 3 Wzór pełnomocnictwa 4. Załącznik Nr 4 Wzór umowy (Ogólne warunki umowy) 5. Załącznik nr 5 - Wykaz wykonanych (wykonywanych) usług 6. Załącznik nr 6 - Wykaz osób

7 .. pieczęć Wykonawcy Dane dotyczące Wykonawcy: FORMULARZ OFERTOWY Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego Z/71/2015 Nazwa Wykonawcy/Wykonawców (w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia): Adres:.... Telefon:. Faks: NIP: REGON:.. Nawiązując do zamówienia Z/71/2015 pn. Usługa kadrowo-płacowa na rzecz Zamawiającego : 1. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z załączonym Opisem Przedmiotu Zamówienia sporządzonym według załącznika nr 2: miesięczna cena ryczałtowa brutto za realizację wszystkich czynności opisanych w Opisie Przedmiotu Zamówienia w przeliczeniu na 1 osobę zatrudnioną (na podstawie umowy o pracę lub innych umów) u Zamawiającego / miesiąc - wynosi:... zł (słownie:...) 2. Zamówienie będziemy wykonywali w terminie wymaganym przez Zamawiającego, i zakończymy do dnia 31 grudnia 2015 r. zgodnie na warunkach określonych w: niniejszym Zapytaniu Ofertowym, Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz przedłożonym przez nas Raporcie Wstępnym 3. Oświadczamy, że spełniamy warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w Zapytaniu Ofertowym, dotyczące: a. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, b. posiadania wiedzy i doświadczenia, c. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, d. sytuacji ekonomicznej i finansowej. 4. zapoznaliśmy się z Zapytaniem Ofertowym oraz załącznikami do niego i nie wnosimy do niej zastrzeżeń, zdobyliśmy konieczne informacje potrzebne do przygotowania oferty i właściwego wykonania zamówienia a wszelkie koszty ujęte w ofercie zostały oszacowane w sposób kompleksowy. 5. Oświadczamy, że załączone do Zapytania Ofertowego ogólne warunki umowy zostały przez nas zaakceptowane bez zastrzeżeń i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

8 6. Oświadczamy, że strony naszej oferty łącznie ze wszystkimi załącznikami są podpisane i ponumerowane a cała oferta składa się z... stron. Miejscowość, data:..... pieczęć i podpis osoby(osób) uprawnionej(ych) do reprezentowania Wykonawcy

9 Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego Z/71/2015 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Dotyczy zamówienia: Z/71/2015 pn. Usługa kadrowo-płacowa na rzecz Zamawiającego Przedmiot Zamówienia stanowią Usługi Kadrowo-Płacowe świadczone przez podmiot zewnętrzny na terenie miasta Wrocław, na potrzeby realizacji obowiązków kadrowo-płacowych Spółki Wrocławski Komitet Organizacyjny-Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o. - tj. zapewnienie właściwej obsługi Spółki w zakresie kadrowo-płacowym z zastosowaniem aktualnych przepisów z zakresu prawa pracy, prawa ubezpieczeń społecznych i innych niezbędnych powszechnie obowiązujących przepisów prawa do realizacji powierzonych zadań. 1. Usługa będzie świadczona od dnia roku do dnia roku i obejmować będzie obsługę kadrowo-płacową: max. 42 pracowników /m-c (aktualny stan: 25 pracowników) średnio ok. 10 umów cywilnoprawnych /m-c 3 Członków Rady Nadzorczej Zamawiającego /m-c 2. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy wykonywania, na podstawie zawartej umowy o świadczenie usług kadrowo- płacowych, realizacji następujących zadań głównych: prowadzenie i przechowywanie akt osobowych zatrudnionych pracowników Zamawiającego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, zwłaszcza dot. ochrony danych osobowych; prowadzenie ewidencji czasu pracy za pomocą systemu elektronicznego, weryfikacja stanów urlopowych; przygotowywanie umów o pracę, umów o dzieło, umów zleceń, kontraktów menadżerskich i innych z nowozatrudnionymi osobami oraz wszelkiej dokumentacji pracowniczej; przygotowywanie umów z pracownikami dot. podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz innych wynikających ze stosunku pracy; rozliczanie delegacji pracowniczych; prowadzenie spraw związanych z absencją chorobową pracowników pod kątem dokumentacji ZUS oraz prawidłowego naliczania wynagrodzeń za czas choroby; weryfikacja poprawności przekazywanych przez Zamawiającego dokumentów personalnych i bieżące informowanie o ewentualnych błędach i/lub brakach; comiesięcznego naliczania wynagrodzeń należnych pracownikom i osobom fizycznym zatrudnionym na podstawie zawartych umów o pracę oraz umów o dzieło, umów zleceń, kontraktów menadżerskich i innych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i przekazywanie zestawień naliczonych wynagrodzeń Zamawiającemu, celem dokonania przelewów; przygotowywania zbiorczych paczek przelewów elektronicznych dla wprowadzenia danych przez system bankowy Zamawiającego kompatybilny z kontem elektronicznym: ipkobiznes w PKO Bank Polski SA;

10 realizacja obowiązków dot. ZUS, tj. m.in.: zgłoszenia, rejestracje, deklaracje, ustalanie comiesięcznych składek ZUS przekazywanie informacji Zamawiającemu w drodze określonej umową; realizacja obowiązków podatkowych, tj. ustalanie i naliczanie comiesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych - przekazywanie informacji Zamawiającemu w drodze określonej umową; weryfikacja obowiązujących pracownika progów podatkowych; prowadzenie korespondencji z organami administracji, organami skarbowymi, ZUS, KRUS, kancelariami komorniczymi, firmami windykacyjnymi etc. w zakresie ewentualnych obciążeń pracowniczych, w tym terminowe przekazywanie informacji wraz z niezbędnymi dokumentami; realizacja obowiązków sprawozdawczych wobec GUS; realizacja obowiązków wobec Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), przygotowywanie dokumentacji (w tym wypełnianie deklaracji w systemie elektronicznym PFRON) ustalanie comiesięcznych wpłat na PFRON - przekazywanie informacji Zamawiającemu w drodze określonej umową; sporządzanie na potrzeby Zamawiającego comiesięcznych zestawień dot. wynagrodzeń pracowników (w tym um. o pracę oraz um. cywilnoprawne), zgodnie z wymogami wynikającymi ze struktury organizacyjnej, funkcjonującej w Spółce Zamawiającego; bieżące informowanie Zamawiającego o zmianach w obowiązującym stanie podatkowo - prawnym; wyjaśnianie na wskazanie Zamawiającego przepisów prawa z zakresu realizowanych zadań; doradztwo w zakresie prawa pracy i przepisów z nim związanych; przygotowywanie rocznych deklaracji PIT, RMUA oraz ZUS dla pracowników Zamawiającego oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych; udział w czynnościach kontrolnych, prowadzonych przez uprawnione organy, tj. m.in. US, UKS, ZUS, PIP i innych; wyliczan ie kosztów wynikających z umów zawartych z pracownikami np. z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (j. angielski) oraz innych umów wynikających z prawa pracy oraz regulaminów wewnętrznych Zamawiającego; inne, wskazane przez Zamawiającego czynności związane z zakresem kadrowo- płacowym, niezbędne do właściwej realizacji obowiązków z zakresu prawa pracy. 3. Zadania wymienione z pkt. 2 Wykonawca realizować będzie w siedzibie Wykonawcy oraz dodatkowo w siedzibie Zamawiającego przez min. 2 dni w tygodniu (środy, piątki) w godzinach 10-13, w pozostałe dni bieżący kontakt telefoniczny i on-line lub osobisty w siedzibie Wykonawcy. 4. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy realizacji zadań wymienionych w pkt. 2 przy pomocy osób/ osoby oddelegowanych/ej do stałej współpracy z Zamawiającym, posiadających/ącej następujące kwalifikacje przez każdą z oddelegowanych/ej z osób: d. wykształcenie wyższe w kierunku prawo, administracja, ekonomia, zarządzanie; e. niezbędna wiedza z zakresu kadr i płac; f. doświadczenie w obsłudze spółki prawa handlowego z udziałem jednostek samorządu terytorialnego; g. doświadczenie zawodowe w realizacji obsługi kadrowo płacowej (na samodzielnym stanowisku) min. 3 lata; h. czynna znajomość języka angielskiego.

11 5. Zadania wymienione w pkt. 2 Wykonawca realizować będzie w siedzibie Zamawiającego na własnym sprzęcie komputerowym oraz na licencjonowanym oprogramowaniu kadrowopłacowym (np. SAP, PŁATNIK, ENOVA) z dostępem on-line w czasie rzeczywistym - dla trzech osób ze strony Zamawiającego z możliwością ustalenia zakresu uprawnień dostępu do danych. 6. Wykonawca poniesie koszty związane z odbiorem od Zamawiającego akt osobowych pracowników oraz pozostałej dokumentacji dot. realizacji powierzanych zadań, z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych. 7. Zadania wymienione w pkt. 2 Wykonawca realizować będzie wyłącznie własnymi zasobami, bez możliwości podzlecania prac osobom trzecim. 8. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy bezwzględnego zachowania poufności wobec wszystkich osób, poza osobami uprawnionymi wskazanymi przez Zamawiającego, w zakresie realizowanych zadań, określonych w pkt. 2 pod rygorem naliczenia kar umownych. 9. Wykonawca składający ofertę musi legitymować się: a. wykonaniem min. 3 usług tożsamych z aktualnym przedmiotem zamówienia na rzecz spółek prawa handlowego o wartości min ,00zł każda; b. stałą obsługą min. 50 podmiotów gospodarczych; c. obsługa co najmniej jednego podmiotu gospodarczego, którego przedmiotem działalności jest organizacja wydarzenia sportowego; d. zatrudnieniem min. 10 osób na umowę o pracę wykonujących pracę na stanowiskach: księgowych, specjalistów do spraw kadrowo-płacowych i pokrewnych; e. polisą od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności o wartości nie mniejszej niż ,00zł. 10. Kryterium wyboru: miesięczna cena ryczałtowa brutto za realizację wszystkich czynności opisanych w pkt. 2-7 w przeliczeniu na 1 osobę zatrudnioną (na podstawie umowy o pracę lub innych umów) u Zamawiającego / m-c. Miejscowość, data:... Akceptujemy zakres zadań (przedmiot zamówienia):... pieczęć i podpis osoby(osób) uprawnionej(ych) do reprezentowania Wykonawcy

12 Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego Z/71/ pieczęć Wykonawcy PEŁNOMOCNICTWO Zarejestrowana nazwa firmy:... Siedziba firmy:... Adres firmy:... Upoważnionym przedstawicielem do uczestnictwa w przetargu, podpisywania oferty, umowy oraz innych dokumentów związanych z postępowaniem w sprawie udzielenia zamówienia publicznego pn.: Usługa kadrowo-płacowa na rzecz Zamawiającego podejmowania decyzji w imieniu Wykonawcy jest: Pan/Pani... miejscowość, data: pieczęć i podpis osoby(osób) udzielającej(cych) upoważnienia

13 Wzór umowy (Ogólne warunki umowy) Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego Z/71/2015 UMOWA nr.. z dnia 2015 roku W wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie pozaustawowym o wartości poniżej euro na.. została zawarta umowa pomiędzy: Wrocławski Komitet Organizacyjny- Światowe Igrzyska Sportowe 2017 Sp. z o.o. z siedzibą: ul. Rynek 13, Wrocław, NIP: , REGON: reprezentowana przez: 1. Michał Bobowiec Wiceprezes Zarządu 2. Małgorzata Mielnik-Jakubiszyn - Prokurent zwaną dalej Zamawiającym, a.. z siedzibą:.., NIP:, REGON:... reprezentowana przez: zwana/y dalej Wykonawcą 1 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest.., w dalszej treści określanych jako Usługi. 2. Opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr.. do umowy 2 1. Zamawiający oświadcza, iż prowadzi działalność gospodarczą w oparciu o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego Rejestru Przedsiębiorstw oraz, że jest podatnikiem podatku od towarów i usług. 2. Wykonawca oświadcza, iż spełnia warunki ustawowe do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie świadczenia Usług, posiada niezbędną wiedzę z zakresu prawa podatkowego, bilansowego i rachunkowości oraz iż dysponuje odpowiednimi możliwościami lokalowymi, sprzętowymi i kadrowymi do świadczenia Usług. 3. Wykonawca oświadcza, że posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie umożliwiającym pokrycie szkód, jakie mogą powstać w związku z wykonywaniem i wykonaniem przedmiotowej umowy na kwotę..zł (słownie: złotych). Kopia aktualnej polisy ubezpieczeniowej stanowi załącznik nr. do niniejszej umowy. Każdorazowe odnowienie polisy skutkuje obowiązkiem przekazania kopii tej polisy do Zamawiającemu Na mocy niniejszej Umowy Zamawiający powierza Wykonawcy prowadzenie.. w oparciu o przedkładane dokumenty źródłowe, a Wykonawca zobowiązuje się wykonać czynności z należytą starannością i w sposób zgodny z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

14 2. Przez dokumenty źródłowe Strony rozumieją wszelkie materiały stanowiące podstawę dokonywania zapisów w odpowiednich dokumentach i rejestrach W wykonaniu niniejszej Umowy Wykonawca jest obowiązany do analizowania otrzymywanych dokumentów źródłowych pod względem formalnym kadrowym (podatkowym) i niezwłocznego informowania Zamawiającemu o wykrytych brakach. 2. W zakresie prowadzenia dokumentacji księgowo podatkowej Wykonawca zobowiązany jest do:.. (zgodnie z treścią OPZ).. Strony zgodnie oświadczają, iż do obowiązków Wykonawcy nie należy: 5 a) opłacanie w jakiejkolwiek formie zobowiązań podatkowych Zamawiającego; b) dokonywanie spisów z natury; c) opracowywanie wniosków kredytowych; d) prowadzenie dokumentacji obrotu kasowego; e) opłacanie w jakiejkolwiek formie innych zobowiązań Zamawiającego; f) sporządzanie analiz finansowych; g) doradztwo podatkowe w zakresie wydawania opinii, przy czym jeżeli Zamawiający wystąpi o taką opinię to Wykonawca zleci jej opracowanie swojemu podwykonawcy za odrębnym wynagrodzeniem po uzgodnieniu z Zamawiającym osoby podwykonawcy i kwoty wynagrodzenia Żądanie Zamawiającego wydania przez Wykonawcę dokumentów winno być przedstawione przez Zamawiającego na piśmie z dokładnym ich wyszczególnieniem. 2. Wydanie dokumentów następuje za pisemnym pokwitowaniem, szczegółowo wymieniającym wszystkie wydawane dokumenty stosownie do ich rodzaju. 3. W przypadku wydania dokumentacji w okresie roku obrotowego, Wykonawca jest zwolniony z obowiązków, wynikających z niniejszej Umowy, dla wykonania których niezbędny jest dostęp do dokumentów wydanych Zamawiającemu. 4. Sytuacja opisana w ust. 3 nie dotyczy wydania dokumentacji na żądanie prokuratury oraz innych instytucji państwowych. 7 Usługi wykonywane będą przez Wykonawcę przy użyciu zapisu komputerowego. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu dokumentację stosowanego systemu informatycznego oraz zapozna z elementami kontroli wewnętrznej wbudowanej w ten system. 8 Strony zgodnie oświadczają, iż termin złożenia przez Wykonawcę właściwym organom zeznań i deklaracji sporządzanych na podstawie prowadzonych dokumentów Zamawiającemu jest zachowane, gdy na wyraźne żądanie Zamawiającego deklaracje zostały wydane Zamawiającemu lub osobom przez niego wskazanym. 9 Strony ustalają, iż na podstawie odrębnych ustaleń Wykonawca może podjąć się wykonywania na rzecz Zamawiającego dodatkowych usług, za zapłatą odrębnego wynagrodzenia.

15 10 W wykonaniu niniejszej Umowy Zamawiający jest obowiązany do: 1. terminowego przekazywania dokumentów źródłowych i innych materiałów niezbędnych do świadczenia przez Wykonawcę Usług; 2. udzielania Wykonawcy wszelkich informacji i wyjaśnień, niezbędnych do świadczenia Usług Zamawiający obowiązany jest przekazywać Wykonawcy będące w jego dyspozycji - materiały źródłowe w terminach uzgodnionych ze Wykonawcą, nie później jednak niż do 10-go dnia miesiąca po miesiącu roku obrotowego, którego te dokumenty dotyczą. Przy czym Zamawiający zobowiązuje się do przekazywania dokumentów co najmniej raz w tygodniu. 2. Zamawiający zobowiązuje się do informowania o wszystkich zmianach zachodzących w działalności i stanie prawnym firmy, mających wpływ na prawidłowe wykonywanie przedmiotu umowy. 3. W przypadku czynności dodatkowych, materiały źródłowe przekazywane będą w terminie odrębnie ustalonym dla każdej z czynności. 4. W razie przekroczenia terminu dostarczenia dokumentów, Wykonawca zwolniony jest z odpowiedzialności za ewentualne nie dochowanie terminów przewidzianych dla czynności wskazanych w Przekazanie dokumentów źródłowych do zaksięgowania może następować poprzez kontakt osobisty z wyznaczonym pracownikiem Wykonawcy, w formie papierowej, potwierdzone protokołami przekazania. 12 Strony wspólnie ustalają, iż wszelkie dokumenty Zamawiającego potrzebne do realizacji niniejszej Umowy (w tym: akta osobowe pracowników), przechowywane będą w siedzibie Wykonawcy Strony obowiązane są zachować w tajemnicy fakty i informacje, z którymi zapoznały się w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy (obowiązek zachowania poufności), dotyczące w szczególności zasad ich współpracy oraz wszelkich informacji o Zamawiającym uzyskanych w okresie współpracy. 2. Obowiązek wskazany w ustępie poprzedzającym trwa w okresie obowiązywania niniejszej Umowy oraz po jej rozwiązaniu. 3. Naruszenie obowiązku zachowania poufności może stanowić przyczynę do rozwiązania przez Zamawiającego umowy ze skutkiem natychmiastowym. 4. Niezależnie od zapisów ust. 4 5 niniejszego paragrafu w przypadku naruszenia obowiązku poufności, Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych Przewidywana łączna wartość brutto przedmiotu umowy wynosi:... zł (słownie:...) 2. miesięczna cena ryczałtowa brutto za realizację wszystkich czynności opisanych w Opisie Przedmiotu Zamówienia w przeliczeniu na 1 osobę zatrudnioną (na podstawie umowy o pracę lub innych umów) u Zamawiającego / miesiąc - wynosi:... zł (słownie:...) 3. Z tytułu świadczenia Usług w oparciu o postanowienia niniejszej Umowy, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie miesięczne za cały okres trwania umowy, w wysokości:,- zł. netto

16 (słownie:. złotych netto), plus podatek VAT w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami. 4. Wynagrodzenie jest płatne w terminie 30 dni licząc od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej pod względem formalnym i merytorycznym faktury VAT do siedziby Zamawiającemu, na rachunek bankowy wskazany na fakturze. 5. Faktury wystawiane będą przez Wykonawcę w terminie do 7 dnia miesiąca następnego. W przypadku opóźnienia płatności wynagrodzenia Wykonawcy przysługują odsetki w wysokości ustawowej W wypadku nałożenia/obciążenia na Zamawiającego przez odpowiednie instytucje/organy podatkowe, - lub inne właściwe, kary za niewłaściwe wywiązywanie się ze zobowiązań wynikających z niniejszej umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości równowartości kary nałożonej na Zamawiającego. 2. W razie zaistnienia przesłanek do naliczenia kary umownej zgodnie z postanowieniami ust. 1 kara zostanie zapłacona przez Wykonawcę w terminie 14 dni od daty dostarczenia przez Zamawiającego żądania zapłaty. 3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, które naliczane będą w następujących przypadkach i wysokościach: a. z tytułu odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn zależnych od Wykonawcy w wysokości 10 % przewidywanej łącznej wartości brutto przedmiotu umowy, b. z tytułu realizacji zamówienia z nienależytą starannością - w wysokości 5 % wartości miesięcznego wynagrodzenia brutto za każde zdarzenie. 4. W przypadku stwierdzenia naruszenia przez Wykonawcę obowiązku zachowania poufności o którym mowa w 13 niniejszej umowy Zamawiający naliczy karę umowną w wysokości: , zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych) za każde zdarzenie. 5. Zamawiający ma prawo sumowania wyżej wymienionych kar umownych obciążenia Wykonawcy w ich łącznym wymiarze. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przekraczającego zastrzeżone kary umowne do pełnej wysokości poniesionej szkody w tym utraconych korzyści. 7. Kary umowne w pierwszej kolejności potrącone będą z bieżących należności Wykonawcy. 16 W zakresie objętym niniejszą Umową Wykonawca ponosi odpowiedzialność za: 1. prawidłowość materialną dokumentów, polegającą na prowadzeniu ich zgodnie ze stanem rzeczywistym; 2. prawidłowość formalną dokumentów, polegającą na prowadzeniu ich zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami; 3. poprawność kwalifikacji zdarzeń pod kątem podatkowym. 17 Wykonawca ponosi odpowiedzialność za stosowanie interpretacji odpowiednich przepisów prawnych, obowiązującej w dacie dokonywania stosownych zapisów kadrowych

17 i płacowych, przeprowadzonej przez upoważnione do tego podmioty, uzyskanej od kompetentnych organów podatkowych bądź opublikowanej w prasie fachowej Zamawiający powierza przetwarzanie danych osobowych, podanych dobrowolnie w niniejszej umowie, jedynie w celu jej prawidłowej realizacji. 2. Wykonawca oświadcza, że dane osobowe będą przetwarzane w jego siedzibie. 3. Zamawiający ma prawo do wglądu do przekazanych danych osobowych oraz ich poprawiania zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 ze zm.). 4. Wykonawca oświadcza, że w czasie przetwarzania danych osobowych zachowane zostaną wymogi ustawy o ochronie danych osobowych oraz że wszystkie użyte środki techniczne Wykonawcy są zgodne z zapisami ustawy o ochronie danych osobowych Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia roku do dnia roku. 2. Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze Stron z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, na koniec miesiąca kalendarzowego. 3. Po okresie, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu Strony będą mogły zawrzeć umowę na okres dłuższy, zawierając w tej sprawie aneks do przedmiotowej umowy Wszelkie oświadczenia Stron składane w wykonaniu niniejszej Umowy a także jej zmian bądź rozwiązanie wymagają dla swej ważności formy pisemnej. 2. Osoby odpowiedzialne za wykonanie umowy po stronie Wykonawcy: 3. Osoby odpowiedzialne za wykonywanie umowy po stronie Zamawiającego: W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową znajdują zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego. 5. Niniejszą Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

18 Wykaz wykonanych (wykonywanych) usług Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego Z/71/2015 Na dowód spełniania wymagań określonych w Rozdziale VI pkt. 1 ppkt.1.2 lit) a c Zapytania Ofertowego - przedkładamy wykaz n/w usług: Lp. Nazwa usługi Usługobiorca Wartość Czas realizacji Uwagi (przedmiot zamówienia) (ze wskazaniem: zamawiający krajowy / zamawiający zagraniczny) zamówienia (od.- do.) miejscowość, data: pieczęć i podpis osoby(osób) udzielającej(cych) upoważnienia

19 Załącznik nr 6 do Zapytania Ofertowego Z/71/2015 Wykaz osób Na dowód spełniania wymagań określonych w Rozdziale VI pkt. 1 ppkt. 1.3 lit) a b Zapytania Ofertowego - przedkładamy wykaz n/w usług: Lp. Imię i nazwisko Wykształcenie (kierunek studiów, nazwa szkoły wyższej) Udokumentowany, ogólny staż w obszarze Obsługi kadrowo - płacowej.. (lata/m-ce) Inne kwalifikacje Znajomość języków obcych miejscowość, data: pieczęć i podpis osoby(osób) udzielającej(cych) upoważnienia