PROCEDURA NR 1.2 TYTUŁ: PRZEGLĄD SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Transkrypt

1 PROCEDURA NR 1.2 TYTUŁ: PRZEGLĄD SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Imię i nazwisko Stanowisko Data Podpis Opracował: Mieczysław Piziurny Sekretarz Gminy r. Zatwierdził: Witold Kowalski Wójt Gminy r. Obowiązuje od: r. Egz. Nr 1 Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy Przemyśl. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Procedura nr P1.2 Tytuł: PRZEGLĄD SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Numer edycji: 1 Strona: 2 Stron: 5 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. Data otrzymania Podpis 1 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością r

3 Procedura nr P1.2 Tytuł: PRZEGLĄD SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Numer edycji: 1 Strona: 3 Stron: 5 SPIS TREŚCI 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES STOSOWANIA 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA 4. OPIS POSTĘPOWANIA 4.1. Postanowienia ogólne 4.2. Organizowanie przeglądu i przygotowanie materiałów 4.3. Dokumentowanie przeglądu 5. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW

4 Procedura nr P1.2 Tytuł: PRZEGLĄD SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Numer edycji: 1 Strona: 4 Stron: 5 1. Cel procedury Celem procedury jest określenie zasad przeprowadzania przeglądu i oceny skuteczności funkcjonującego Systemu Zarządzania Jakością oraz ocena przydatności i adekwatności polityki jakości i celów jakościowych. Niniejszą procedurą Wójt ustala obowiązek poddawania SZJ regularnym przeglądom a także ich odpowiedniego dokumentowania. 2. Zakres zastosowania Niniejsza procedura obowiązuje pracowników wymienionych w rozdzielniku oraz pracowników podległych im komórek organizacyjnych. 3. Odpowiedzialność i uprawnienia Lp. 1 Wójt 2 Osoba odpowiedzialna Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Zadanie Przeprowadza przegląd SZJ. Zatwierdza wykaz osób uczestniczących w przeglądzie. Ustala wielkości wskaźników służących do monitorowania podstawowych procesów. Zatwierdza plan poprawy jakości na dany rok Organizuje przegląd. Przekazuje uczestnikom przeglądu pisemne zawiadomienie. Przygotowuje i przekazuje uczestnikom przeglądu wraz z zawiadomieniem materiały do dyskusji. Sporządza protokół z przeglądu. Wyznacza osobę do opracowania Planu poprawy jakości. 4. Sposób postępowania 4.1. Postanowienia ogólne a) Przegląd systemu zarządzania jakością przeprowadza Wójt raz w roku po zrealizowaniu planu auditów wewnętrznych. b) Wykaz osób uczestniczących w przeglądzie proponuje Pełnomocnik a zatwierdzana go Wójt, który w przypadku okoliczności uniemożliwiających mu wzięcie udziału w przeglądzie wyznacza swojego zastępcę spośród Kierownictwa. c) Stałym elementem przeglądu SZJ jest ocena realizacji celów strategicznych zapisanych w Polityce Jakości, ocena wyników auditów wewnętrznych, analiza podjętych działań korygujących i zapobiegawczych, ocena realizacji zaleceń / wniosków z poprzedniego przeglądu systemu, a także omówienie ewentualnych skarg i wniosków dotyczących usług świadczonych przez Urząd. d) W trakcie przeglądu SZJ oceniane są również: realizacja Planu szkoleń oraz ich skuteczność / efektywność dla pracowników, stan BHP, ewentualne skargi i zażalenia pracowników. e) Przegląd SZJ służy dyskusji i planowaniu działań w zakresie poprawy jakości i rozwoju systemu zarządzania jakością, aktualności Polityki Jakości i zapisanych w niej strategicznych celów jakościowych a także opracowaniu konkretnych wniosków co do sposobów realizacji planowanych przedsięwzięć i działań z ustaleniem terminów i osób odpowiedzialnych za realizację. f) Podczas przeglądu Wójt ustala wielkości wskaźników służących do monitorowania podstawowych procesów a także właściciele procesów dokonują analizy kształtowania się przyjętych wskaźników za poprzedni okres oraz czynników wpływających na ich wartość Organizowanie przeglądu i przygotowanie materiałów a) Za zorganizowanie przeglądu odpowiedzialny jest Pełnomocnik, który proponuje termin jego przeprowadzenia i listę uczestników; b) Pełnomocnik przekazuje uczestnikom przeglądu pisemne zawiadomienie o zatwierdzonym przez Wójta terminie i miejscu przeglądu formularz F1 Zawiadomienie o przeglądzie SZJ co najmniej 7 dni przed ustaloną datą;

5 Procedura nr P1.2 Tytuł: PRZEGLĄD SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Numer edycji: 1 Strona: 5 Stron: 5 c) Pełnomocnik przygotowuje i przekazuje uczestnikom przeglądu wraz z zawiadomieniem materiały do dyskusji zawierające: - sprawozdanie z przeprowadzonych auditów wewnętrznych, - sprawozdanie z wykonanych i prowadzonych działań korygujących i zapobiegawczych, - omówienie ewentualnych wniosków wynikających z reklamacji, - własną ocenę funkcjonowania SZJ oraz potrzeb wniosków w zakresie jego utrzymania i rozwijania, - sprawozdanie z realizacji wniosków z poprzedniego przeglądu - wyniki analizy danych; d) Pełnomocnik posiada uprawnienia do uzyskania od wszystkich pracowników Urzędu wszelkich informacji niezbędnych do sporządzania sprawozdań na Przegląd Dokumentowanie przeglądu a) Pełnomocnik sporządza protokół z przeglądu formularz F2 Protokół z przeglądu systemu zarządzania jakością i przedstawia go do akceptacji Wójta w terminie do 7 dni od zakończenia przeglądu; b) Kopie zatwierdzonego Protokołu F2 przekazywane są przez Pełnomocnika osobom odpowiedzialnym za realizację przyjętych wniosków; c) Protokół z Przeglądu jest podstawą przygotowania Planu poprawy jakości na rok F3, w którym określa się cele operacyjne Urzędu. Plan poprawy jakości opracowuje osoba wyznaczona przez Pełnomocnika a zatwierdza Wójt. 5. Wykaz załączników 1) F1 Zawiadomienie o przeglądzie SZJ, 2) F2 Protokół z przeglądu systemu zarządzania jakością, 3) F3 Plan poprawy jakości na rok.

6 Formularz F1 do P1.2 ZAWIADOMIENIE O PRZEGLĄDZIE SZJ Informuję, że przegląd systemu zarządzania jakością odbędzie się dnia... o godzinie... w sali.... W załączeniu materiały do analizy, przygotowania dyskusji i wniosków. Otrzymują: L.p. 1 Imię i nazwisko Symbol komórki Data Podpis potwierdzenie przyjęcia do wiadomości Załączniki : Pełnomocnik Akceptacja Wójt (data / podpis) (data / podpis)

7 Formularz F2 do P1.2 PROTOKÓŁ NR z przeglądu systemu zarządzania jakością w dniu.. 1. Obecni wg. listy obecności: (imię / nazwisko / stanowisko) 2. Przebieg przeglądu: 3. Ustalenia i wnioski: Sporządził : Zatwierdził : Pełnomocnik (data / podpis) (data / podpis) Wójt

8 Formularz F3 do P1.2 Plan poprawy jakości na... rok Lp. Cel operacyjny Zadanie Termin realizacji Odpowiedzialny Sposób realizacji Uwagi Opracował: Zatwierdził: data/podpis data/podpis