CEO dla efactor Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Raport Development Center Raport ze szkolenia Rut Paweł CEO Komunikowanie decyzji dla efactor Sp. z o.o.

2 O badaniu Kompetencje Wiedza i umiejętności Efektywność osobista Analiza holistyczna Sytuacja problemowa Tuż przed weekendem dowiadujesz się od Dyrektora, że inwestor przyspieszył termin oddania dużej aplikacji. Masz kłopot. Nie przeprowadzono jeszcze testów tego oprogramowania. Problem w tym, że w twoim zespole jeden tester jest na zwolnieniu lekarskim, a drugi wybiera się na urlop. Nie masz wyboru, pod naciskiem Dyrektora podejmujesz decyzję o odwołaniu urlop testera. Teraz musisz mu zakomunikować tę decyzję. To niełatwe wyzwanie, bo spodziewasz się, że pracownik będzie protestował. Sytuacja w której zostaniesz postawiony to reprezentatywny przykład komunikowania trudnych decyzji. Opanuj dobrze przedstawiony w scenariuszu schemat rozmowy, aby umiejętnie radzić sobie z podobnymi sytuacjami w przyszłości. Cel produktu Spotkaj się z pracownikiem i powiedz mu, że nie może pojechać na urlop. Zrób to umiejętnie, stosując optymalny schemat prowadzenia rozmowy komunikującej trudną decyzję. Wyzwaniem jest przeprowadzenie rozmowy w taki sposób, by nie zmniejszyć motywacji pracownika do pracy. Doprowadź spotkanie do końca w taki sposób, aby podwładny zaakceptował Twoją decyzję. skillgen.eu 2 z 18

3 Kompetencje Rodzaj badania: Moduł szkoleniowy Liczba badanych kompetencji: 5 Liczba badanych zachowań: 11 Każda kompetencja wyznaczana jest przez składające się na nią wskaźniki zachowań. Ogólna liczba wszystkich wskaźników wynikających z wszystkich kompetencji stanowi profil kompetencyjny. Poszczególne kompetencje przez swoje wskaźniki mają w nim swoje procentowe udziały. Każdy wskaźnik badany jest wielokrotnie, dzięki czemu ocena każdej kompetencji zostaje wielokrotnie potwierdzona. Ile razy badane były poszczególne kompetencje z tym produkcie: Komunikacja - 16 Zarządzanie relacjami - 12 Wsparcie dla innych - 8 Postawa etyczna - 4 Myślenie i podejmowanie decyzji - 2 skillgen.eu 3 z 18

4 Wyniki użytkownika Wsparcie dla innych Definicja kompetencji: Pełna szacunku postawa wobec innych. Zdolność empatycznego wglądu w ich potrzeby i motywacje. Umiejętność efektywnego wspierania ich w pracy, rozwoju, wykorzystaniu ich zdolności i samodzielnym podejmowaniu decyzji. Poziom 1 Poziom 2 Poziom 3 Poziom 4 Poziom 5 Wskaźniki behawioralne Kompetencja testowana była przez następujące wskaźniki zachowań: Reprezentowane Niereprezentowane Okazuje empatię dla potrzeb, uczuć i motywacji innych oraz aktywnie interesuje się dotyczącymi ich sprawami (15) Okazuje szacunek dla poglądów i działań innych (5) Zachowania reprezentowane Okazuje empatię dla potrzeb, uczuć i motywacji innych oraz aktywnie interesuje się dotyczącymi ich sprawami (na podstawie 15 punktowań) Tworzy kulturę pracy opartą o dbałość o potrzeby innych osób. Okazuje empatię dla potrzeb, uczuć i motywacji innych oraz aktywnie interesuje się dotyczącymi ich sprawami. Zwraca uwagę na potrzeby i ucucia innych osób. Niekiedy zwraca uwagę na uczucia i potrzeby innych. Nie interesuje się potrzebami innych osób. skillgen.eu 4 z 18

5 Okazuje szacunek dla poglądów i działań innych (na podstawie 5 punktowań) Jego kontakty z innymi osobami charakteryzują się dużą zażyłością i bazują na wzajemnym zaufaniu i szacunku. Buduje trwałe związki z innymi, oparte na wzajemnym zrozumieniu i zaufaniu. Buduje zaufanie i szacunek w oczach innych osób. Choć kontaktuje się z innymi nie zawsze buduje korzystne relacje, oparte na wzajemnym poszanowaniu. Niechętnie kontaktuje się z innymi i nie stara się budować ich zaufania i szacunku. Komunikacja Definicja kompetencji: Zdolność rozpoznania potrzeb i preferencji komunikacyjnych innych ludzi. Umiejętność efektywnego nadawania i odbierania komunikatów oraz trafnego doboru środków komunikacji. Poziom 1 Poziom 2 Poziom 3 Poziom 4 Poziom 5 Wskaźniki behawioralne Kompetencja testowana była przez następujące wskaźniki zachowań: Reprezentowane Niereprezentowane Rozpoznaje potrzeby informacyjne ludzi (15) Używa środków komunikacji oraz stylów właściwych dla różnych ludzi i sytuacji (17) Informacje przedstawia jasno, treściwie, trafnie i w sposób, który ułatwia rozumienie (8) Na czas informuje ludzi o planach i rozwoju (6) Zachowania reprezentowane skillgen.eu 5 z 18

6 Rozpoznaje potrzeby informacyjne ludzi (na podstawie 15 punktowań) Wypracowuje własne metody diagnozowania potrzeb rozmówcy i uczy innych technik skutecznej komunikacji. Pomaga innym w diagnozowaniu potrzeb ich rozmówców. Właściwe rozpoznanie potrzeb rozmówców jest dla niego priorytetem i podstawą dalszych działań. Wie, że potrzeby rozmówców są podstawą efektywnej komunikacji, lecz potrzebuje pomocy przy ich diagnozowaniu. Nie rozpoznaje potrzeb rozmówców, nie traktuje ich z odpowiednią wagą. Używa środków komunikacji oraz stylów właściwych dla różnych ludzi i sytuacji (na podstawie 17 punktowań) Tworzy i wdraża kulturę dostosowywania stylu komunikatu do odbiorcy oraz trafnego oddawania kontekstu sytuacyjnego. Idealnie dostosowuje swój styl wypowiedzi do preferencji rozmówcy a jego komunikat dokładnie oddaje kontekst sytuacyjny. Dostosowuje styl komunikacji do odbiorcy i uwarunkowań sytuacyjnych. Nie zawsze wie, jaki styl wypowiedzi będzie najbardziej odpowiedni w określonych okolicznościach oraz dla konkretnego odbiorcy. Nie uwzględnia specyfiki odbiorcy oraz znaczenia kontekstu sytuacyjnego. Informacje przedstawia jasno, treściwie, trafnie i w sposób, który ułatwia rozumienie (na podstawie 8 punktowań) Wypowiada się w sposób jasny, precyzyjny i spójny wyjaśniając nawet złożone zagadnienia tak, aby zostały jednoznacznie zrozumiane. Przedstawia nawet złożone i trudne kwestie w sposób jasny i precyzyjny oraz atrakcyjny. Wypowiada się w sposób jasny i precyzyjny. Wypowiada się poprawnie, jednak nie zawsze wystarczająco precyzyjnie. Nawet w mało złożonych kwestiach wypowiada się w sposób niejasny dla rozmówców. skillgen.eu 6 z 18

7 Na czas informuje ludzi o planach i rozwoju (na podstawie 6 punktowań) Informacje przekazuje tak, aby zachować rezerwę czasową. Wie, komu i jakie informacje są potrzebne w danym momencie i wtedy im je dostarcza. Dostarcza informacji we właściwym czasie. Zdarza się, że zapomni poinformować kogoś na czas. Informuje zbyt późno lub w nieodpowiednim czasie. Postawa etyczna Definicja kompetencji: Poszanowanie dla prawa, regulacji, godności człowieka oraz obowiązków i uprawnień. Zdolność spójnego i jasnego wyrażania własnych przekonań. Sumienność w realizacji własnych obowiązków. Umiejętność adekwatnego reagowania na problemy etyczne ramach własnych uprawnień i przekazywania osobom uprawnionym spraw wykraczających poza własne uprawnienia. Poziom 1 Poziom 2 Poziom 3 Poziom 4 Poziom 5 Wskaźniki behawioralne Kompetencja testowana była przez następujące wskaźniki zachowań: Reprezentowane Niereprezentowane W sytuacjach konfliktowych przedstawia swój punkt widzenia jasno i pewnie (10) Zachowania reprezentowane W sytuacjach konfliktowych przedstawia swój punkt widzenia jasno i pewnie (na podstawie 10 punktowań) Otwarcie wyraża własne myśli i potrzeby, nawet, jeżeli nie są one popularne. Zawsze wyraża swoje zdanie i mówi o tym, czego oczekuje. Chętnie i otwarcie wyraża swoje potrzeby i opinie. Czasami unika wyrażania własnych poglądów, gdy obawia się, że mogą być źle ocenione. Zdecydowanie unika wyrażania wprost własnych myśli i potrzeb. skillgen.eu 7 z 18

8 Myślenie i podejmowanie decyzji Definicja kompetencji: Umiejętność przetwarzania informacji o przyszłym działaniu: analizy sytuacji, tworzenia obrazu w oparciu o niekompletne informacje i oceny ryzyka. Gotowość do uzasadnionego i umiejętnego wyboru korzystnego wariantu przyszłego działania. Poziom 1 Poziom 2 Poziom 3 Poziom 4 Poziom 5 Wskaźniki behawioralne Kompetencja testowana była przez następujące wskaźniki zachowań: Reprezentowane Niereprezentowane Gdy to konieczne, podejmuje oraz wdraża trudne i/lub niepopularne decyzje (8) Zachowania reprezentowane Gdy to konieczne, podejmuje oraz wdraża trudne i/lub niepopularne decyzje (na podstawie 8 punktowań) Bierze na siebie odpowiedzialność za ważne decyzje dotyczące całej firmy. Wspiera i uczy innych brania odpowiedzialności za podejmowane decyzje. Bierze na siebie odpowiedzialność za trudne i niepopularne decyzje i podejmuje je gdy to konieczne. Stara się brać na siebie odpowiedzialność, jednak przy trudnych, niepopularnych decyzjach szuka wsparcia innych osób. Unika brania na siebie odpowiedzialności za działania własne i zespołu. skillgen.eu 8 z 18

9 Zarządzanie relacjami Definicja kompetencji: Zdolność dokonywania wglądu w korzystne i szkodliwe relacje interpersonalne i organizacyjne. Umiejętność spójnego i pełnego szacunku działania na rzecz realizacji wspólnych interesów. Poziom 1 Poziom 2 Poziom 3 Poziom 4 Poziom 5 Wskaźniki behawioralne Kompetencja testowana była przez następujące wskaźniki zachowań: Reprezentowane Niereprezentowane Konstruuje swoje zachowanie tak, aby okazywać i inspirować innych do szacunku, chęci pomocy i współpracy (25) Respektuje swoje zobowiązania wobec innych (5) Rozpoznaje sytuacje konfliktowe, uznaje uczucia i poglądy wszystkich stron i przekierowuje energię ludzi na osiągnanie wspólnego celu (6) Zachowania reprezentowane Konstruuje swoje zachowanie tak, aby okazywać i inspirować innych do szacunku, chęci pomocy i współpracy (na podstawie 25 punktowań) W twórczy sposób angażuje nawet pasywnych członków zespołu do aktywnej i efektywnej pracy. Angażuje i motywuje innych do aktywnej pracy zespołowej. Rozumie i aktywnie włącza się w realizację celów zespołu. Stara się włączać w pracę zespołu, lecz nie zawsze efektywnie przyczynia się do realizacji celu. Rzadko włącza się do prac zespołowych, zdecydowanie woli samodzielną pracę. skillgen.eu 9 z 18

10 Respektuje swoje zobowiązania wobec innych (na podstawie 5 punktowań) Nie ma takich sytuacji, które mogłyby przeszkodziłć mu w realizacji zobowiązań. Nie przestanie działać, dopóki nie zrealizuje swoich zobowiązań. Wytrwale dąży do realizacji wytyczonych celów. Dotrzymuje swoich zobowiązań. Czasami brak mu wytrwałości w swojej pracy. Niekiedy nie dotrzymuje zobowiązań. Często zdarza się, że porzuca realizację podjętego zadania i nie dotrzymuje zobowiązań. Rozpoznaje sytuacje konfliktowe, uznaje uczucia i poglądy wszystkich stron i przekierowuje energię ludzi na osiągnanie wspólnego celu (na podstawie 6 punktowań) Świetnie mobilizuje innych do współpracy, napełnia ich energią, dzięki czemu osiągają nawet najtrudniejsze cele. Uczy innych jak zarządzać konfliktami. Skutecznie dba o dobrą atmosferę, nawet w przypadku trudnych, kryzysowych sytuacji. Dba o dobrą atmosferę pracy, zachęca innych do wspólnej realizacji zadań. Rozwiązuje konflikty. Próbuje budować pozytywną atmosferę w zespole. Ma trudności z zachęceniem innych do efektywnej realizacji wspólnych zadań lub rozwiązywaniem konfliktów. Ma oziębiający wpływ na grupę, często zniechęca innych do wspólnej realizacji celów. Jest konfliktowy i nie dba o innych. skillgen.eu 10 z 18

11 Mocne strony Mocne strony to najsilniej reprezentowane przez Ciebie zachowania. Jeśli bardzo często zachowujesz się w konkretny sposób, który wykazuje posiadanie przez Ciebie kompetencji, to takie zachowanie jest Twoją mocną stroną. Prześledź list Twoich mocnych stron. Gdy to konieczne, podejmuje oraz wdraża trudne i/lub niepopularne decyzje (na podstawie 8 punktowań) Respektuje swoje zobowiązania wobec innych (na podstawie 5 punktowań) Na czas informuje ludzi o planach i rozwoju (na podstawie 6 punktowań) Okazuje empatię dla potrzeb, uczuć i motywacji innych oraz aktywnie interesuje się dotyczącymi ich sprawami (na podstawie 15 punktowań) Rozpoznaje sytuacje konfliktowe, uznaje uczucia i poglądy wszystkich stron i przekierowuje energię ludzi na osiągnanie wspólnego celu (na podstawie 6 punktowań) Konstruuje swoje zachowanie tak, aby okazywać i inspirować innych do szacunku, chęci pomocy i współpracy (na podstawie 25 punktowań) Rozpoznaje potrzeby informacyjne ludzi (na podstawie 15 punktowań) Okazuje szacunek dla poglądów i działań innych (na podstawie 5 punktowań) W sytuacjach konfliktowych przedstawia swój punkt widzenia jasno i pewnie (na podstawie 10 punktowań) Informacje przedstawia jasno, treściwie, trafnie i w sposób, który ułatwia rozumienie (na podstawie 8 punktowań) Używa środków komunikacji oraz stylów właściwych dla różnych ludzi i sytuacji (na podstawie 17 punktowań) skillgen.eu 11 z 18

12 Kryteria wiedzy i umiejętności Liczba badanych kryteriów wiedzy: 12 Liczba badanych kryteriów umiejętności: 5 Kompetencje-poziom4 Obszary reprezentowane L4-K7-W sytuacjach konfliktowych przedstawia swój punkt widzenia jasno i pewnie (na podstawie 9 punktowań) L4-K12-Konstruuje swoje zachowanie tak, aby okazywać i inspirować innych do szacunku, chęci pomocy i współpracy (na podstawie 20 punktowań) L4-K12-Respektuje swoje zobowiązania wobec innych (na podstawie 4 punktowań) L4-K12-Rozpoznaje sytuacje konfliktowe, uznaje uczucia i poglądy wszystkich stron i przekierowuje energię ludzi na osiągnanie wspólnego celu (na podstawie 5 punktowań) L4-K15-Gdy to konieczne, podejmuje oraz wdraża trudne i/lub niepopularne decyzje (na podstawie 6 punktowań) Komunikatywność Obszary reprezentowane Przekazuje istotne dla słuchacza informacje (na podstawie 18 punktowań) Prezentuje informacje w sposób zrozumiały i dokładny (na podstawie 10 punktowań) Okazuje chęć zrozumienia innych (na podstawie 9 punktowań) skillgen.eu 12 z 18

13 Tworzy, wspiera i zarządza zespołem Obszary reprezentowane Przekazuje informacje na temat rozwoju projektu członkom zespołu oraz wspiera wszelkie zmiany ról czy zakresu obowiązków (na podstawie 7 punktowań) Umiejętności negocjacyjne Obszary reprezentowane Atrakcyjnie przedstawia swój punkt widzenia (na podstawie 10 punktowań) Umiejętności organizacyjne Obszary reprezentowane Ucinać niepotrzebne dygresje i skupiać się na konstruktywnej dyskusji prowadzącej do celu (na podstawie 13 punktowań) Współpraca wewnątrzfirmowa Obszary reprezentowane Wspierać członków zespołu, jeśli to konieczne (na podstawie 15 punktowań) Wykazywać szacunek dla każdej osoby w zespole (na podstawie 16 punktowań) Wykazywać postawę kooperacyjną, dążyć do wypracowania kompromisów i rozwiązań win-win (na podstawie 12 punktowań) Nie unikać konfliktu związanego ze swoim stanowiskiem (na podstawie 16 punktowań) skillgen.eu 13 z 18

14 Wyznacza cele i okazuje wsparcie członkom zespołu Obszary reprezentowane Omawia z członkami grupy zidentyfikowane możliwości i trudności (na podstawie 15 punktowań) Doradza i wspiera członków zespołu, aby pokonać rozpoznane trudności i wyzwania (na podstawie 19 punktowań) skillgen.eu 14 z 18

15 Komunikowanie trudnych decyzji (30 min) Liczba podejść: 3 Liczba parametrów wyzwania: 2 Liczba etapów procesu: 6 Wyniki użytkownika GRATULACJE! ukończyłeś wyzwanie w 3 podejściu z wynikiem: Akceptacja decyzji 100% Twój autorytet 100% skillgen.eu 15 z 18

16 Wynik podejścia 2 90% Akceptacja decyzji 70% Twój autorytet Bezskuteczne działanie Wynik podejścia 1 20% Akceptacja decyzji 30% Twój autorytet Sromotna porażka skillgen.eu 16 z 18

17 Etapy procesu 1. Cel spotkania Krótko przedstawiasz główny cel spotkania. Zrób to wprost, bez zbędnych wstępów. Liczba popełnionych błędów: 0 2. Decyzja Poinformuj rozmówcę o tym, jaka jest Twoja decyzja. Zrób to bez przepraszania. Nie zrzucaj odpowiedzialności za tę decyzję na innych ludzi czy niesprzyjające czynniki. Bądź szczery, nie stosuj żadnych chwytów perswazji i manipulacji. Liczba popełnionych błędów: 2 3. Obserwacja Jest to najważniejszy etap procesu. Jeżeli reakcja rozmówcy będzie spokojna, możesz przejść do kolejnej części rozmowy. Jeżeli jednak rozmówca zacznie emocjonalnie zgłaszać zastrzeżenia - wysłuchaj go do końca. Używaj zwrotów wyrażających empatię. Liczba popełnionych błędów: 1 4. Argumentacja Szczerze i wprost przedstaw argumenty, które skłoniły Cię do podjęcia trudnej decyzji. Sprawi to, że nie zostanie ona odebrana jako kaprys przełożonego. Liczba popełnionych błędów: 0 skillgen.eu 17 z 18

18 5. Alternatywne rozwiązania Porozmawiaj z pracownikiem o alternatywnych opcjach rozwiązania niewygodnej dla niego sytuacji. W ramach tego etapu może zostać ustalona ewentualna rekompensata dla pracownika, jeżeli decyzja wiąże się z koniecznością wykonania przez niego dodatkowej pracy lub innego rodzaju wyrzeczeniami.pamiętaj, że zmiana komunikowanej przez Ciebie decyzji nie jest dopuszczalną alternatywą! Liczba popełnionych błędów: 1 6. Pozytywne zakończenie Na zakończenie rozmowy podziękuj rozmówcy za zrozumienie i powiedz, że dla Ciebie to też była trudna decyzja. Liczba popełnionych błędów: 1 skillgen.eu 18 z 18