ZAPYTANIE OFERTOWE nr 3/2017 z dnia r.

Transkrypt

1 Łódź, dnia r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 3/2017 z dnia r. dotyczące modernizacji strony internetowej Niniejsze zapytanie ofertowe upublicznione jest w celu udzielenia zamówienia w ramach projektu CO2URIER - Bezemisyjne usługi kurierskie", finansowanego ze środków Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) w ramach programu Polish - German Sustainability Research STAIR, realizowanego na zasadach określonych w umowie nr STAIR/7/2016 o wykonanie i finansowanie projektu, w sposób zapewniający zachowanie zasady racjonalnej gospodarki finansowej, zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości. Projekt jest realizowany przez Zamawiającego oraz Partnera Centrum Badań i Innowacji Pro- Akademia, wpisanego do rejestru stowarzyszeń prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi- Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS , NIP: , REGON: z miejscem wykonywanej działalności w Konstantynowie Łódzkim (95-050) przy ulicy Innowacyjnej 9/11. (dalej także jako: Partner ). I. Zamawiający QURIERS Tomasza Gać prowadzącego działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej z miejscem wykonywanej działalności w Łodzi (93-324), ulica Socjalna 13/3, NIP , REGON Adres siedziby Zamawiającego: Łódź, ul. Naftowa 7/15. Adres strony internetowej Zamawiającego: Osobą upoważnioną do kontaktów ze strony Zamawiającego jest Michał Rodak. Dane kontaktowe do osoby upoważnionej: m.rodak@quriers.pl II. Krótki opis zadania, w ramach którego będzie realizowane zamówienie Zapytanie ofertowe jest prowadzone w ramach realizacji projektu CO2URIER - Bezemisyjne usługi kurierskie" Celem projektu jest wypracowanie polsko-niemieckiego modelu biznesowego ekologicznej firmy kurierskiej, uwzględniającego offset dwutlenku węgla i nowe usługi o charakterze proekologicznym.

2 Projekt finansowany jest ze środków Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) w ramach programu Polish - German Sustainability Research STAIR. III. Opis przedmiotu zamówienia WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV): (usługi w zakresie projektowania stron WWW) 1. Dostosowanie obecnej strony internetowej quriers.pl do umożliwienia wdrożenia systemu offsetu CO 2, w ramach którego będzie możliwość składania zamówień online oraz zakupu usług offsetu współpracującego z obecnym oprogramowaniem Trucker. 2. Proces zakupu usług offsetu poprzedzony będzie badaniem grup badawczych polegającym na przedstawieniu użytkownikowi, przy zamawianiu usługi, losowo trzech różnych form pytania o chęć offsetu przesyłki wraz z kwotą dopłaty za offset. 3. Raportowanie opcji wyborów klientów dotyczących offsetu. 4. Zaprojektowanie nowej szaty graficznej odpowiadającej potrzebom projektu Co2urier wg wskazówek Zamawiającego. 5. Przed przystąpieniem do prac programistycznych Wykonawca przedstawi projekty strony głównej oraz podstron Zamawiającemu, które, każdorazowo wymagają akceptacji ze strony Zamawiającego lub zostaną odesłane z sugestiami poprawek. 6. Uzupełnienie treściami witryny dostarczonych od Zamawiającego wraz z optymalizacją SEO. 7. Zaprojektowanie i utworzenie wersji witryny na urządzenia mobilne. 8. Zaprojektowanie i utworzenie wersji anglojęzycznej witryny. 9. Strona internetowa musi posiadać oprogramowanie CMS pozwalające na edycję treści strony przez Zamawiającego. 10. Wykonawca zapewni Zamawiającemu szkolenie z obsługi oprogramowania CMS. 11. Wykonawca zapewni integrację z Google Analytics, Google Webmaster Tools, Robots.TXT, Sitemap.XML. 12. Wykonawca zapewni minimum 3-miesięczną pomoc techniczną. 13. Strona internetowa oraz oprogramowanie jej dotyczące objęte przedmiotem zamówienia musi być sprawne technicznie oraz wolne od wad. 14. Warunki dotyczące gwarancji: a) okres gwarancji biegnie od daty odbioru oprogramowania przez Zamawiającego, czyli podpisania protokołu odbioru bez jakichkolwiek zastrzeżeń lub protokołu usunięcia zastrzeżeń; b) w okresie gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do nieodpłatnego usuwania wszelkich awarii lub usterek uniemożliwiających lub utrudniających niezakłócone używanie strony internetowej przez Zamawiającego; c) czas naprawy będzie liczony od momentu otrzymania przez Wykonawcę zgłoszenia usterki przekazanego w formie elektronicznej;

3 d) naprawy gwarancyjne wykonywane będą osobiście przez Wykonawcę lub przez upoważnioną przez Wykonawcę osobę; e) czas reakcji serwisu gwarancyjnego nie może być dłuższy niż 24 godziny od chwili zgłoszenia awarii lub usterki, przy czym zgłoszenie awarii lub usterki dokonane w dniu roboczym od poniedziałku do piątku po godzinie 14 uznane będzie za dokonane w następnym dniu roboczym, a zgłoszenie awarii lub usterki w sobotę lub niedzielę za dokonane w najbliższym następującym po tym dniu, dniu roboczym; f) termin wykonania naprawy gwarancyjnej sprzętu wynosi każdorazowo maksymalnie 10 dni roboczych; Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. IV. Warunki i termin realizacji zamówienia 1. Realizacja zamówienia nastąpi nie później niż w terminie 90 dni roboczych od daty podpisania umowy. 2. Termin związania ofertą: 60 dni od upływu terminu składania ofert. V. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w zapytaniu ofertowym wraz z wymaganymi dokumentami. 1. O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy spełniający łącznie następujące warunki dostępu: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobą lub osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia; d) nie posiadają powiązań kapitałowych ani osobowych z Zamawiającym lub Partnerem, bądź ew. innymi osobami jeśli są wymienione w poniższych przepisach. Poprzez brak tych powiązań rozumie się Wykonawcę: niepowiązanego lub niebędącego jednostką zależną, współzależną lub dominującą w relacji z Zamawiającym lub z Partnerem w rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.);

4 niebędącego podmiotem pozostającym z Zamawiającym, Partnerem lub członkami ich organów w takim stosunku faktycznym lub prawnym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze dostawcy towaru lub usługi, w szczególności pozostającym w związku małżeńskim, stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa do drugiego stopnia włącznie, stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli, także poprzez członkostwo w organach dostawcy towaru lub usługi; niebędącego podmiotem powiązanym ani podmiotem partnerskim w stosunku do Zamawiającego lub Partnera w rozumieniu rozporządzenia nr 651/2014; niebędącego podmiotem powiązanym osobowo z Zamawiającym lub Partnerem w rozumieniu art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.). Ponadto, przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a Wykonawcą, polegające na: - uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, - posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez NCBR lub w wytycznych programowych, - pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku dla ustanowionego przez nich pełnomocnika do oferty należy załączyć pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. 3. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu, określonych w ustępie 1 lit. a-d) zostanie dokonana na podstawie przedstawionego przez Wykonawcę oświadczenia nr 2 stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. W razie powzięcia przez Zamawiającego wątpliwości co do prawdziwości tego oświadczenia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od wykonawcy dodatkowych dokumentów lub informacji w przedmiocie powiązań.

5 4. Wykonawca składa ofertę, na którą składają się następujące dokumenty: a) Formularz ofertowy, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zapytania; b) Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące załącznik nr 2; c) Parafowany wzór umowy dostawy sprzętu, stanowiący załącznik nr 3; d) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (lub wydruki z właściwych rejestrów/ewidencji), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania oferty. Powyższy wymóg nie dotyczy Wykonawców, w stosunku do których odrębne przepisy nie wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli w kraju pochodzenia Wykonawcy lub w kraju, w którym Wykonawca ma swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa powyżej, Wykonawca zastępuje je oświadczeniem o braku obowiązku wpisu do właściwego rejestru. 5. Niespełnienie powyższych warunków udziału skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. VI. Kryteria wyboru ofert 1. Kryterium ceny Dla oceny oferty przyjmuje się kryterium najniższej ceny brutto - 100% Maksymalna liczba punktów do uzyskania w tym kryterium wynosi 100 punktów. Wykonawca podaje w Formularzu ofertowym: a) Całkowitą cenę brutto i netto za wykonanie przedmiotowego zamówienia, i b) Szczegółową kalkulację kosztów zamówienia uwzględniającą cenę brutto i netto, zgodnie ze wzorem Formularza ofertowego stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Oferta oceniana będzie na podstawie ceny brutto według następującego wzoru: Cn P = x 100 punktów Cb gdzie: P oznacza liczbę punktów przyznaną badanej ofercie; Cn oznacza cenę brutto oferty najtańszej; Cb oznacza cenę brutto badanej oferty

6 2. Zaoferowana cena oferty musi uwzględniać wszystkie koszty związane z zaprojektowaniem i oprogramowaniem strony internetowej quriers.pl. Zaoferowana cena nie będzie podlegać zmianie. 3. Cena musi być podana w polskiej walucie (PLN) liczbą i słownie, z wyszczególnieniem kwoty należnego podatku VAT. VII. Sposób przygotowania oferty 1. Ofertę można złożyć osobiście, przesłać pocztą tradycyjną na adres siedziby Zamawiającego lub pocztą elektroniczną, z zastrzeżeniem poniższych ustępów. 2. Oferta powinna zostać przygotowana w języku polskim w formie pisemnej, zgodnie z Formularzem Oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 3. Zachowanie formy pisemnej oferty składanej elektronicznie wymaga przesłania skanu wypełnionego i podpisanego formularza ofertowego wraz z wymienionymi i podpisanymi dokumentami, o których mowa w pkt V W razie wyboru formy elektronicznej ofertę należy dostarczyć na adres osoby do kontaktu ze strony Zamawiającego wskazany w pkt. I niniejszego zapytania ofertowego. Termin uważa się za zachowany, jeśli w terminie składania ofert, określonym w pkt. X zapytania ofertowego, wiadomość zawierająca pełną ofertę wpłynie na serwer pocztowy Zamawiającego w taki sposób, że Zamawiający będzie mógł zapoznać się z jej treścią. 5. Oferta powinna zawierać elementy, o których jest mowa w pkt V.4 zapytania ofertowego, z zastrzeżeniem poniższego ust. 6 zdanie Oferta musi być podpisana w miejscach przeznaczonych na podpis przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku gdy uprawnienie do reprezentacji nie wynika z przedłożonych wraz z ofertą dokumentów rejestrowych, do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzających uprawnienie do reprezentacji Wykonawcy. 7. Zamawiający będzie rozpatrywał tylko te oferty, które będą zawierały wszystkie załączniki wskazane w niniejszym zapytaniu ofertowym. 8. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 9. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niezłożenie wyjaśnień we wskazanym przez Zamawiającego terminie będzie skutkować odrzuceniem oferty. 10. Zamawiający uzna ofertę za spełniającą wymagania i przyjmie ją do szczegółowego rozpatrywania, jeżeli: a) Oferta spełnia wymagania formalne określone w niniejszym Zapytaniu ofertowym, w tym zawiera wszystkie dokumenty, o których jest mowa w pkt V.4 zapytania ofertowego, b) Oferta została złożona w określonym przez Zamawiającego terminie składania ofert,

7 c) Wykonawca przedstawił ofertę zgodną co do treści z wymaganiami Zamawiającego, - w przeciwnym wypadku oferta zostanie odrzucona. 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia wszystkich ofert bez dokonania wyboru którejkolwiek z nich, gdy żadna ze złożonych ofert nie będzie odpowiadać warunkom określonym przez Zamawiającego. VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty 1. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów, przy czym maksymalna liczba punktów wynosi Zamawiający sporządzi pisemny protokół postępowania z wyboru najkorzystniejszej oferty zawierający elementy, tj.: informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego, wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do Zamawiającego, informację o spełnieniu warunku braku powiązań kapitałowych i osobowych, o których była wyżej mowa, informację o spełnieniu innych warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, informację o wagach przypisanych do przyjętych kryteriów oceny ofert i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium, wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru, datę sporządzenia protokołu i podpis Zamawiającego, Do protokołu zostaną załączone: potwierdzenie upublicznienia zapytania ofertowego, złożone oferty ze wszystkimi ich częściami składowymi opisanymi w niniejszym zapytaniu, oświadczenia osób wykonujących w imieniu Zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy o braku powiązań, o których była mowa, z wykonawcami. oraz 3. Wykonawcy, którzy złożą oferty, zostaną zawiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty za pośrednictwem poczty , tzn. poprzez wysłanie informacji na adres poczty elektronicznej wykonawcy podany w formularzu ofertowym. 4. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie upubliczniona poprzez zamieszczenie jej na stronie internetowej Zamawiającego: poprzez umieszczenie jej w siedzibie Zamawiającego. 5. W przypadku unieważnienia niniejszego postępowania Zamawiający niezwłocznie powiadomi em Wykonawców, którzy złożyli oferty, oraz upubliczni tę informację w sposób

8 wskazany w ust. 4 powyżej. Ten ustęp ma odpowiednie zastosowanie także w przypadku nieudzielenia niniejszego zamówienia z jakichkolwiek innych przyczyn. 6. Zamawiający wskaże Wykonawcy, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, termin i miejsce podpisania umowy. 7. Procedura udzielenia zamówienia jest ważna bez względu na liczbę złożonych ofert, jeżeli zostanie złożona co najmniej jedna niepodlegająca odrzuceniu oferta, spełniająca warunki określone w niniejszym zapytaniu. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wybrania oferty następnej w kolejności ilości zdobytych punktów, jeśli Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, uchyla się od podpisania umowy, z zastrzeżeniem postanowienia dotyczącego terminu związania ofertą. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej w sytuacji, gdy najkorzystniejsza oferta w tym oferta druga w kolejności, o której jest mowa w ust. 8 - będzie odbiegać od założeń budżetowych projektu, tj. przewyższać kwotę brutto, którą Zamawiający zamierzył przeznaczyć na niniejsze zamówienie. 10. W razie gdyby w niniejszym postępowaniu nie złożono żadnej oferty mieszczącej się w założeniach budżetowych, o których jest mowa wyżej, wówczas Zamawiający zastrzega sobie prawo do poinformowania drogą mailową o tym fakcie oraz o w/w założeniach budżetowych wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty w wyniku niniejszego zapytania ofertowego, oraz do umożliwienia im złożenia ofert dodatkowych w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie. W razie złożenia równorzędnych ofert dodatkowych, tj. gdyby wszystkie oferty dodatkowe zawierały taką samą cenę, Zamawiający będzie mógł skorzystać z uprawnienia do unieważnienia niniejszego postępowania. IX. Unieważnienie postępowania 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyny. 2. Wykonawcy składający ofertę w niniejszym postępowaniu wyrażają zgodę na ewentualność wymienioną w pkt. 1. X. Miejsce i termin składania ofert. Termin składania ofert: roku, godz. 14:00. Miejsce składania ofert: ul. Naftowa 7/15 w Łodzi. Co do ofert składanych w formie elektronicznej por. pkt VII.4.

9 Zamawiający informuje, że rozstrzygnięcie niniejszego postępowania nastąpi w terminie 2 tygodni od dnia upływu terminu składania ofert. Jeśli w wyniku wzywania do wyjaśnień lub innych okoliczności rozstrzygnięcie w tym terminie nie będzie możliwe, Zamawiający odpowiednio wydłuży ten termin, z zastrzeżeniem następnego zdania, o czym poinformuje wykonawców, którzy złożyli oferty. W każdym wypadku rozstrzygnięcie nastąpi w terminie związania ofertą, tj. w terminie 60 dni od upływu terminu składania ofert. XI. Tryb udzielania wyjaśnień Każdy Oferent ma prawo zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotowego Zapytania ofertowego, ale nie później niż w terminie do dnia r., do godz. 12:00. Pytania Oferenta muszą być sformułowane na piśmie i wysłane elektronicznie na adres m.rodak@quriers.pl. Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi i odeśle ją w formie elektronicznej na adres wskazany w pytaniu. Zanonimizowane pytania wraz z odpowiedziami zostaną, ponadto, upublicznione niezwłocznie po udzieleniu odpowiedzi na stronie internetowej Zamawiającego oraz w siedzibie Zamawiającego. XII. Zmiany umowy Zamawiający przewiduje możliwość zmiany treści umowy w przypadku, gdy zaistnieją okoliczności skutkujące koniecznością dokonania zmian, których nie można było przewidzieć w momencie zawierania umowy, przy czym zmiany te nie mogą wpływać na wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy. XIII. Postanowienia końcowe 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert, jednak nie później niż na 3 dni robocze przed upływem tego terminu. Jeżeli zmiany będą miały wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert i Zamawiający uzna przedłużenie terminu składania ofert za konieczne, to odpowiednio przedłuży termin składania ofert. O dokonanych zmianach Zamawiający za pośrednictwem poczty elektronicznej poinformuje niezwłocznie wszystkich Wykonawców, do których zostało wysłane zapytanie ofertowe, a także umieści informację o nich na stronie internetowej, na której zostanie opublikowane zapytanie, oraz w siedzibie Zamawiającego. 2. Składając ofertę w niniejszym postępowaniu wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na ew. udostępnienie pełnej oferty NCBR w razie, gdy NCBR lub upoważniony przez niego podmiot wystąpił o przedstawienie ofert złożonych w niniejszym postępowaniu. 3. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów przygotowania oferty, ani innych kosztów powstałych po stronie wykonawcy w związku z udziałem w niniejszym postępowaniu. 4. Niniejsze pismo nie jest ofertą w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego.

10 5. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego zapytania ofertowego stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. 6. Zamawiający nie odsyła nadesłanych ofert. Niniejsze zapytanie ofertowe zostało upublicznione na stronie oraz w siedzibie Zamawiającego w dniu r. Załączniki do zapytania ofertowego: Załącznik nr 1 Formularz Oferty Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 3 Wzór umowy