OPRACOWANIE DOKUMENTÓW W BIBLIOTECE CYFROWEJ e-buw

Transkrypt

1 1 metadane, opracowanie dokumentów, MARC 21, Dublin Core, biblioteki cyfrowe, dlibra, NUKAT, OPAC, biblioteka cyfrowa, e-buw Agnieszka WRÓBEL* OPRACOWANIE DOKUMENTÓW W BIBLIOTECE CYFROWEJ e-buw Jednym z zasadniczych celów istnienia biblioteki cyfrowej jest umożliwienie użytkownikom Internetu dostępu do pełnych tekstów. Od jednolitych i poprawnych metadanych zależy, czy zasoby biblioteki cyfrowej będą spełniały oczekiwania użytkowników. Metadane są gwarantem wiarygodności informacji i funkcjonalnego udostępniania zasobów. Na kształt metadanych wpływa oprogramowanie wykorzystane do tworzenia biblioteki cyfrowej, jak i wypracowane procedury. Przystępując do budowy e-buw przyjęliśmy, że chcemy jak najpełniej wykorzystać te narzędzia, które już posiadamy, m.in.: standardy wypracowane przy współkatalogowaniu w Narodowym Uniwersalnym Katalogu Centralnym NUKAT oraz hasła przedmiotowe LCSH stosowane w Bibliotece Uniwersyteckiej w Warszawie. 1. WSTĘP Przystępując w Bibliotece Uniwersyteckiej w Warszawie 1 do stworzenia biblioteki cyfrowej e-buw 2 starano się jak najbardziej ergonomicznie zagospodarować rozwiązania już wykorzystywane w bieżącej pracy Biblioteki, a jeżeli była taka konieczność zmodyfikować je na tyle, by przystawały do potrzeb biblioteki cyfrowej. Zdecydowano, że linia produkcyjna w bibliotece cyfrowej zostanie podporządkowana drodze obiegu dokumentu, która funkcjonuje w Bibliotece Uniwersyteckiej w Warszawie. Dokument zanim trafi do e-buw przechodzi następujące etapy: przygotowanie publikacji od strony technicznej opracowanie digitalizacja publikowanie w e-buw uzupełnienie opracowania nowymi danymi. 2. OPIS BIBLIOGRAFICZNY DOKUMENTU Przyjęto, że podstawę opisu dokumentu cyfrowego stanowić będzie rekord dokumentu analogowego znajdujący się w katalogu online bibliotek UW. Zapewnia to * Uniwersytet Warszawski. Biblioteka Uniwersytecka w Warszawie. ul. Dobra 56/66, Warszawa 1 BUW jest liderem projektu; w projekcie, jak do tej pory, czynny udział wzięło 5 jednostek Uniwersytetu Warszawskiego: Biblioteka Wydziału Prawa i Administracji (WPiA), Biblioteka Wydziału Biologii (WB), Biblioteka Katedry Hungarystyki (KH), Biblioteka Wydziału Dziennikarstwa i Nauk Politycznych (WDiP), Archiwum UW, Muzeum UW. 2 Prace nad utworzeniem biblioteki cyfrowej e-buw rozpoczęły się w grudniu 2006 roku.

2 2 spójność danych, ułatwia czytelnikowi wyszukiwanie, ponieważ katalog jest kontrolowany kartoteką haseł wzorcowych narzędziem, którym nie dysponuje oprogramowanie biblioteki cyfrowej. Podejmując taką decyzję kierowano się faktem, że choć Biblioteka Uniwersytecka w Warszawie współkataloguje w Narodowym Uniwersalnym Katalogu Centralnym NUKAT 3 od samego początku, to część opisów bibliograficznych znajduje się wyłącznie w katalogu lokalnym 4, 5. Biblioteka Uniwersytecka w Warszawie rozpoczęła elektroniczne katalogowanie swoich zbiorów w 1994 roku, NUKAT uruchomiono oficjalnie 1 lipca 2002 roku 6. Pamiętać należy również, że część dokumentów, jak choćby dokumenty ikonograficzne 7 czy rękopisy ze względów formalnych nie są katalogowane w NUKAT. Dokumenty takie opracowywane są w katalogu lokalnym według zasad przyjętych wewnętrznie dla danego typu dokumentu, najczęściej formatu MARC 21 dla książek. Opis dokumentu w bibliotece cyfrowej e-buw sporządzany jest, jak w każdej bibliotece cyfrowej pracującej w oprogramowaniu dlibra 8, w formacie Dublin Core 9. W pierwszym etapie opracowania dokumentu wtórnego publikowanego w e-buw metadane pobierane są z katalogu lokalnego i zapisywane na dysku lokalnym, skąd pobierane są za pomocą skryptu (plik konfiguracyjny marcimport.properties) 10, 11 do 3 Narodowy Uniwersalny Katalog Centralny NUKAT 4 Katalog bibliotek Uniwersytetu Warszawskiego: tworzony jest obecnie przez 39 bibliotek Uniwersytetu Warszawskiego, w tym Bibliotekę Uniwersytecką w Warszawie, i 1 jednostkę nie będąca biblioteką, tj. Laboratorium Technik Diagnostycznych im. Bohdana Zawadzkiego na Wydziale Psychologii UW. 5 Jednym z głównych punktów projektu NUKAT Autostrada Informacji Cyfrowej ( realizowanego ze środków Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka w latach jest scalanie zasobów katalogów lokalnych z katalogiem NUKAT. W ramach tego projektu na etapie automatycznego scalania połączono informacje w rekordach pomiędzy bazą katalogu bibliotek UW a bazą NUKAT; w etapie realizowanym przez bibliotekarzy wprowadzono i zatwierdzono w katalogu NUKAT 1017 rekordów bibliograficznych pochodzących z OPAC bibliotek UW [stan na koniec 2010 roku]. 6 Pierwsze rekordy bibliograficzne w NUKAT były autorstwa BUW. 7 W trakcie powstawania referatu w dniu 6 maja 2011 roku został opublikowany Format MARC 21 rekordu bibliograficznego dla dokumentu ikonograficznego pod red. K. Sanetry, B. Góreckiej, A. Graff, Warszawa, Centrum NUKAT, 2011, Dostęp elektroniczny [ ]: Pierwsze rekordy ikonograficzne katalogowane według tego formatu będą zatwierdzane od 1 czerwca 2011 roku. 8 Projekt dlibra 9 Obecna wersja oprogramowania dlibra [ver ], na której pracuje e-buw stosuje format Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1 [DCMES v. 1.1] złożony z 15 atrybutów. Najnowsza wersja dlibry ver. 5.0 pozwalać będzie na przejście na rozszerzony format Dublin Core [DCMI Metadata Terms] 10 Plik konfiguracyjny marcimport.properties pozwala na konfigurację MARC, tzn. na przyporządkowanie, w systemie dlibra, wartości pól z formatu MARC 21 opisu bibliograficznego do atrybutów Dublin Core. 11 Obecna wersja oprogramowania dlibra [ver ], umożliwia bezpośrednie pobieranie za pomocą protokołu Z39.50 metadanych z dowolnej bazy danych. Procedura ta nie jest stosowana w e-buw ze względu na trudności techniczne.

3 3 Dublin Core a. W następnym etapie zaimportowane metadane podlegają kosmetycznej modyfikacji. Zasadniczą ideą było pobranie danych, w których po zaimportowaniu będzie dochodzić do jak najmniejszej ingerencji ze strony redaktora e-buw. Ingerencja jest jednak konieczna, gdyż skrypt nie usuwa znaków automatycznie dodawanych w formularzach rekordów bibliograficznych. Na tym etapie dochodzi także do uzupełnienia o dodatkowe dane nieuwzględniane w opisie bibliograficznym, jak np. lokalizacja dokumentu analogowego. Po udostępnieniu / opublikowaniu w bibliotece cyfrowej e-buw dokumentu wtórnego zdigitalizowanego, opisy bibliograficzne ich analogowych poprzedników tak wydawnictw zwartych, jak i wydawnictw ciągłych uzupełniane są przez redaktora o pola: 530 podpole \a z uwagą: Dostępny także w wersji elektronicznej, 856 (wskaźnik 4 1) podpole \u adres URL. Rys. 1 Rekord bibliograficzny książki w formacie MARC 21 z dodanymi polami 530 i 856 [VTLS/Virtua] Fig. 1 Book s bibliographic description in MARC 21 Format for Bibliographic Data with additional fields number 530 and 856 [VTLS/Virtua] Uzupełnienie opisu następuje z reguły w bazie NUKAT, za wyjątkiem rekordów tych obiektów wydawnictw zwartych, które opisywane są wyłącznie w katalogu lokalnym bibliotek UW. Gdy modyfikacja rekordu bibliograficznego następuje w bazie lokalnej, uzupełniane są te same pola jak w bazie NUKAT.

4 OPIS DOKUMENTU CYFROWEGO W początkowych założeniach projektu ustalono, że wszystkie dokumenty opublikowane w bibliotece cyfrowej e-buw zostaną skatalogowane w bazie NUKAT jako dokumenty cyfrowe. Opisy tych dokumentów sporządzano według odpowiednich instrukcji tworzenia rekordów bibliograficznych dla dokumentów elektronicznych, w niezbędnych przypadkach również według elementów instrukcji dla właściwego rodzaju dokumentu pierwotnego, a następnie kopiowano do katalogu bibliotek UW 12. Przez pierwsze miesiące postępowano zgodnie z przyjętą procedurą. Jeden dokument otrzymywał dwa opisy: dokument analogowy, w opisie którego pojawiał się link wersji zdigitalizowanej zgodnie z założeniami, a następnie opis dokumentu elektronicznego z tym samym linkiem zgodnie z założeniami. Okazało się, że chcą udostępnić czytelnikowi, jak najpełniejsze dane wprowadzono w sumie pewnego rodzaju chaos informacyjny. Czytelnik, widział bowiem w indeksach dwa rekordy, które posiadały ten sam link a zawierały różne dane. Nakład pracy na tworzenie opisów dokumentów cyfrowych okazał się nieproporcjonalnie duży w stosunku do efektów; w rezultacie wycofano się z opisywania opublikowanych dokumentów. Pozostano przy tworzeniu opisów dokumentów elektronicznych o dostępie zdalnym w następujących przypadkach: gdy brak w BUW bądź w jednostkach partnerskich dokumentu analogowego, np. czasopismo Głos Podlasia, które zostało zdigitalizowne z egzemplarza z prywatnych zbiorów, dokumenty born digital. W powyższych przypadkach nie ma opisu dokumentu analogowego, a opis dokumentu cyfrowego jest jedynym opisem w katalogu lokalnym. 3. CHARAKTERYSTYKA RZECZOWA DOKUMENTU Każdy dokument publikowany w e-buw posiada charakterystykę rzeczową tak w języku polskim, jak i w języku angielskim. Jedyne wyjątki to te dokumenty, w których względy formalne nie pozwalają na nadanie haseł. W języku polskim charakterystyka tworzona jest według języka haseł przedmiotowych KABA. Do haseł zintegrowanych przenoszone są te same dane, które uwzględnia opis formalny. W hasłach będących nazwami geograficznymi pomijane zostają dopowiedzenia będące nazwą geograficzną. Dla wszystkich tekstów literackich prezentowanych w e-buw wprowadzane są tematy formalne. Ta zasada nie jest konsekwentnie stosowana dla dzieł literackich w katalogu bibliotek UW. 12 Zmiany procedur stosowanych w NUKAT, polegające na umożliwieniu pobierania przez biblioteki rekordów w plikach umożliwiły ich automatyczne ładowanie do katalogów właściwych Bibliotek (na podstawie signum w polach 9xx).

5 5 Charakterystyka rzeczowa w języku angielskim dokumentu tworzona jest według Library of Congress Subject Headings 13 na podstawie dokumentu pierwotnego i zapisywana w polach 699, które dodawane są lokalnie 14 i jest to kolejny element, który zadecydował o pobieraniu metadanych z OPAC UW, a nie z bazy NUKAT. Specjalnie dla potrzeb e-buw zaczęto nadawać hasła także tym dokumentom, których wcześniej w ten sposób nie tematowano, np. starym drukom. 4. OPIS ZASOBU 4.1. OPIS ZASOBU WYDAWNICTWA CIĄGŁEGO Tworzenie dokumentów wtórnych, np. zdjęć, czy mikrofisz, nie jest zjawiskiem nowym. Od dziesięcioleci popularną techniką zabezpieczania zasobów bibliotecznych jest mikrofilmowanie. W przypadku czasopism pełni ono dodatkową, ważną rolę, pozwala bowiem na scalania zasobów czasopism bez konieczności dokonywania zakupu, który najczęściej jest niemożliwy. Takie podejście do mikrofilmowania ma w Bibliotece Uniwersyteckiej w Warszawie wieloletnią tradycję. Zasób czasopisma po zmikrofilmowaniu wycofywany jest z powszechnego udostępniania. W zamian za to czytelnik otrzymuje dostęp do mikrofilmu bądź mikrofisz. O tym, który tytuł i jaka część jego zasobu dostępna jest na nośniku zastępczym, czytelnik dowiaduje się z katalogu kartkowego czasopism oraz z katalogu online bibliotek UW. Zasadę tę postanowiono także zastosować do czasopism, które poddano cyfryzacji. W związku z tym po umieszczeniu kopii elektronicznej w e-buw i modyfikacjach rekordu bibliograficznego dokumentu analogowego, dochodzi obecnie do modyfikacji w rekordach zasobu. Dopisanie informacji następuje w polu / polach gdy zasób podzielony jest na kilka sygnatur: 852 podpole \j po sygnaturze Udostępnia się wersję elektroniczną lub Udostępnia się mikrofilm / mikrofisze i wersję elektroniczną. 13 Hasła LCSH nadawane są tym dokumentom, które stoją w przestrzeni Wolnego Dostępu w BUW. Dokumenty zlokalizowane w innych miejscach BUW z reguły nie są opatrywane hasłami w języku angielskim. 14 LCSH początkowo nadawano rekordom w NUKAT, jednak zrezygnowano z tej procedury. Dlatego można znaleźć rekordy posiadające te hasła.

6 6 Rys. 2 Rekord zasobu czasopisma w formacie MARC 21 z dodanymi informacjami w polach 852 w podpolu \j udostępnia się wersję elektroniczną [VTLS/Virtua] Fig. 2 Description in MARC 21 Format for Holdings Data with information added in 852 \j fields [VTLS/Virtua] Zapisy wprowadzane są na bieżąco przez redaktora e-buw po zakończeniu wszelkich prac związanych z umieszczeniem publikacji w bibliotece cyfrowej i modyfikacjach rekordu bibliograficznego. W przypadku wydawnictw ciągłych zmiany modyfikacje następują w rekordach zasobów wszystkich egzemplarzy danego tytułu (tak jak w przypadku mikrofilmu / mikrofisz), a nie tylko w zasobie egzemplarza zdigitalizowanego OPIS ZASOBU WYDAWNICTWA ZWARTEGO 15 Obecnie na większość wydawnictw XIX- i XX-wiecznych [zwartych], znajdujących się w katalogu online bibliotek UW a zlokalizowanych w BUW, można składać do Magazynu BUW zarówno zamówienia elektroniczne, jak i rewersy tradycyjne. 16 Czytelnik uprawniony do wypożyczania może składać zamówienia elektroniczne po zalogowaniu się na swoje konto. Na potrzeby biblioteki cyfrowej utworzono nowy status Nie udostępnia się w celu informowania czytelnika o tym, że egzemplarz, który poddano digitalizacji 15 Sytem VTLS/Virtua, w którym BUW i współkatalogujące jednostki UW opracowują swoje zbiory, posiada automatyczny formularza dla rekordu egzemplarza wydawnictwa zwartego. Oznacza to, że bibliotekarz nie musi wypełniać klasycznego formularza MARC 21, stąd brak wskazania pól, w których zachodziłyby modyfikacje po opublikowaniu w e-buw dokumentu wtórnego. 16 Poza Biblioteką Uniwersytecką w Warszawie jeszcze 15 bibliotek systemu bibliotecznoinformacyjnego UW wypożycza swoje zbiory elektronicznie w systemie VTLS/Virtua.

7 7 zostaje wycofany z udostępniania, a tym samym nie można go zamawiać, zarówno na tradycyjnym rewersie, jak i na rewersie elektronicznym. Rys. 3 Status Nie udostępnia się w katalogu bibliotek UW Fig. 3 Staus Nie udostępnia się (Not avaliable) in the online Catalogue of UW Libraries Zmiana statusu następuje w rekordzie egzemplarza dokumentu analogowego po umieszczeniu w e-buw wersji cyfrowej. Status zostaje zmieniony tylko w tym egzemplarzu, z którego dokonano cyfryzacji. Status wykorzystywany jest w przypadku zdigitalizowanych egzemplarzy wydawnictw zwartych XIX- i XX-wiecznych, wykorzystuje go jak na razie wyłącznie BUW. 5. PODSUMOWANIE W referacie pominięto zagadnienie mapowania pól formatu MARC 21 do Dublin Core 17, jak i ich doboru. Starano skupić się tym samym na ukazaniu powiązań między opracowaniem dokumentu analogowego a opracowaniem dokumentu zamieszczonego w bibliotece cyfrowej. Chciano w ten sposób podkreślić znaczenie wykorzystania katalogu lokalnego OPAC jako jednego z podstawowych źródeł informacji, a także nie mniej istotnego źródła Narodowego Uniwersalnego Katalogu Centralnego 17 Na stroni Biblioteki Kongresu w Waszyngtonie podana jest propozycja mapowania pól formatu MARC 21 do atrybutów schematu Dublin Core Metadata Element Set, Version 1.1

8 8 NUKAT. Wykorzystanie wcześniej wypracowanych standardów zapisu informacji oraz użycie ogólnie uznanych klasyfikacji, jak i kontrolowanych słowników pozwala na zachowanie spójności danych. LITERATURA [1] BEDNAREK-MICHALSKA B., Pragmatyka tworzenia biblioteki cyfrowej na przykładzie Kujawsko- Pomorskiej Biblioteki Cyfrowej (KPBC), [w:] Biblioteki cyfrowe : projekty, realizacje, technologie : praca zbiorowa, pod red. J. Woźniak-Kasperek i J. Franke, Wydawnictwo Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich, Warszawa, 2007, s [2] CHRZAN E., PADZIŃSKI A., Format MARC 21 rekordu zasobu, Wydawnictwo Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich, Warszawa, 2001 [3] CZAJA S., Digitalizacja w Bibliotece Narodowej, [w:] Nowe media w bibliotece. Materiały z polskoniemieckiej konferencji bibliotekarzy, Zielona Góra, kwietnia 2004, Pro Libris, Zielona Góra 2004, s [4] Elektroniczna biblioteka Uniwersytetu Warszawskiego e-buw. Opis projektu na lata , Warszawa, Biblioteka Uniwersytecka w Warszawie, 2007, Materiały niepublikowane [5] Format MARC21 rekordu bibliograficznego dla książki, red. M. Lenartowicz, Centrum NUKAT, [Warszawa], 2005, Dostępny w Internecie [ ]: [6] Format MARC 21 rekordu bibliograficznego dla dokumentu ciągłego, oprac. B. Nałęcz, Centrum NUKAT, [Warszawa], 2007, Dostępny w Internecie [ ]: [7] GÓRNY M., Standaryzacja i unifikacja kłopoty, czy korzyści? [w:] Polskie biblioteki akademickie w Unii Europejskiej : Materiały z konferencji zorganizowanej w dniach czerwca 2004 roku przez Bibliotekę Główną Politechniki Łódzkiej, s Dostępny w Internecie [ ]: [8] KUCHARSKA J.B., MILLER M., WORNBARD M., Różne aspekty opisu dokumentów ikonograficznych w bibliotece cyfrowej Politechniki Warszawskiej na przykładzie kolekcji fotografii Henryka Poddębskiego, [w:] Polskie Biblioteki Cyfrowe 2009 : Materiały z konferencji zorganizowanej dnia 9 grudnia 2009 roku przez: Bibliotekę Kórnicką PAN, Poznańską Fundację Bibliotek Naukowych, Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe, red. C. Mazurek, M. Stroiński, J. Weglarz. Poznań, Ośrodek Wydawnictw Naukowych, 2010, str [9] MIKOŁAJSKA A., MARCINKOWSKI P., Od tradycyjnego zasobu czasopism do e-zasobu, Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny], 2006, Nr 4 (74) kwiecień, Dostępny w Internecie [ ]: [10] NAHOTKO N., Zasady tworzenia bibliotek cyfrowych, Biuletyn EBIB [Dokument elektroniczny], 2006, Nr 4 (74) kwiecień, Dostępny w Internecie [ ]: [11] NAHOTKO N., Metadane dla obiektów kultur, [w:] Seria III: epublikacje Instytutu INiB UJ, red. M. Kocójowa, 2005, Dostępny w Internecie [ ]: [12] Parkowa T., Podręcznik użytkownika środowiska dlibra (wersja 4.0), PCSS, 2008, Dostępny w Internecie [ ]: [13] POTĘGA J., WRÓBEL A., The Dublin Core Metadata Element Set, Ver. 1.1 a potrzeby i oczekiwania bibliotekarzy cyfrowych analiza przypadków, [w:] Polskie Biblioteki Cyfrowe 2010 : Materiały z konferencji zorganizowanej dnia 9 grudnia 2009 roku przez: Bibliotekę Kórnicką PAN, Poznańską Fundację Bibliotek Naukowych, Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe, red. C. Mazurek, M. Stroiński, J. Weglarz. Poznań, Ośrodek Wydawnictw Naukowych, 2010, str

9 9 [14] Sprawozdanie Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie i Bibliotek Wydziałowych UW za rok 2009, BUW, Dostępny w Internecie [ ]: [15] Ustalenia nr 8/2010 z dnia 3 grudnia 2010 roku w sprawie wyłączenia z udostępniania wersji papierowej zbiorów poddanych digitalizacji, Warszawa, Biblioteka Uniwersytecka w Warszawie, 2007, Materiały niepublikowane STRESZCZENIE (Document processing in e-buw digital library) One of the main goals of existence of digital libraries is to give to users of the Internet access to full texts. Whether digital collections fulfill users expectations depends on homogeneous and correct metadata. The metadata guarantees credibility and functional use of the collection. Software used to create the digital library and procedures used shape the metadata. At the start point while constructing e-buw we decided to use tools already in our disposal, e.g.: standards worked out while sharedcataloging in NUKAT (union catalog of Polish academic and research libraries), subject headings LCSH.