Rozdział VI. Modelowanie procesów biznesowych przetwarzania dokumentów o różnym poziomie niejawności w zakresie ich udostępniania i wysyłania

Transkrypt

1 Rozdział VI Modelowanie procesów biznesowych przetwarzania dokumentów o różnym poziomie niejawności w zakresie ich udostępniania i wysyłania Maciej Kiedrowicz, Jarosław Koszela, Paulina Piekarska, Justyna Wieteska Wstęp Zakresem działań, czynności, uczestników i rodzajów dokumentów opisany jest w aktualnie obowiązującym stanie prawnym. Jednym z celów opisu tych czynności w sposób sformalizowany przez zastosowaną notację i język jest potrzeba unifikacji stosowanego sposobu opisu, a w dalszym etapie weryfikacja, badanie oraz automatyzacja tych procesów. Wszystkie działania, związane z przetwarzaniem dokumentów o różnym poziomie niejawności, zostały zamodelowane przy pomocy notacji BPMN 1, opracowanej przez organizację Object Management Group 2 (OMG). Ta notacja została wybrana ze względu na jej dużą użyteczność, przejrzystość i powszechność w obecnie stosowanych rozwiązaniach oraz na łatwość jej transformacji na języki opisu procesów, jak np. BPML 3, BPEL 4, BPEL4WS 5. Jest ona przystępna zarówno dla osób pracujących w szeroko pojętym biznesie, jak i techników, którzy mogą zbudowane modele wykorzystać do badań oraz analiz, które z kolei prowadzą do usprawnienia zamodelowanych działań. Ponadto notacja BPMN pozwala na dość proste i przejrzyste odwzorowanie rzeczywistości w zakresie opisu działań. Dzięki przeprowadzonym symulacjom można znaleźć wszelkie tzw. słabe punkty w obrębie działań danej kancelarii. Innymi słowy, dzięki zbudowanym modelom można znaleźć miejsca, w których należy zastosować nowe rozwiązania w celu usprawnienia ogólnego działania (w tym wypadku przetwarzania dokumentów) 6. Tak opracowane modele procesów stanowić będą bazę do opracowania rozwiązań technicznych mających na celu automatyzację w całości lub części tych procesów zgodnie ze standardami WfMC 7. 1 BPMN Business Process Model and Notation BPML Business Process Modeling Language. 4 BPEL Business Process Execution Language. 5 BPEL4WS Business Process Execution Language for Web Services. 6 S. Drejewicz, Zrozumieć BPMN: modelowanie procesów biznesowych, HELION, Warszawa WfMC Workflow Management Coalition,

2 82 ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI WRAŻLIWYMI: Wybrane aspekty organizacyjne, prawne i techniczne... Opracowany model został stworzony na podstawie niżej wymienionych dokumentów: Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych; Zarządzenie Nr 46/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 24 grudnia 2013 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii kryptograficznych; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzuli tajności; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych. Dzięki notacji BPMN, możliwe jest jasne i przejrzyste odwzorowanie informacji zawartych w powyższych dokumentach, związanych z przetwarzaniem dokumentów w KT. To z kolei stworzyło podstawę do wprowadzania w przyszłości zmian mających na celu usprawnianie wszelkich działań związanych z przetwarzaniem dokumentów w obrębie KT. Wszystkie procesy zostały stworzone przy użyciu darmowego narzędzia do modelowania i symulacji procesów biznesowych o nazwie Bizagi Modeler 8, które stosuje standard notacji modelowania procesów BPMN Niniejszy materiał jest kontynuacją tematu Modelowanie procesów biznesowych przetwarzania dokumentów o różnym poziomie niejawności w zakresie ich przyjmowania, rejestrowania, nadawania klauzuli oraz przechowywania i dotyczy przedstawienia działań i czynności związanych z przetwarzaniem dokumentów o różnym poziomie niejawności w kancelarii tajnej w zakresie ich udostępniania i wysyłania. Procesy przetwarzania dokumentów w Kancelarii Tajnej Przetwarzanie dokumentów o różnym poziomie niejawności w obrębie KT może mieć kilka początków oraz przebiegów. Pracownicy KT mogą tworzyć materiał w ramach swojej pracy, nadawać mu odpowiednią klauzulę tajności oraz rejestrować ów wytworzony dokument, by ostatecznie go przechowywać. Materiał może trafić do KT także poprzez dostarczaną z zewnątrz przesyłkę. Jej zawartość jest w następnej kolejności rejestrowana oraz przechowywana. W przypadku gdy przesyłka dostarczana z zewnątrz nosi znamiona uszkodzonej lub można na niej zauważyć ślady otwarcia, decyzję o jej przyjęciu podejmuje Kierownik lub inny upoważniony pracownik KT. Przechowywany materiał może być w dalszych krokach wysyłany przez przewoźnika albo udostępniany po wcześniejszym wystawieniu lub wydaniu Certyfikatu Upoważnienia

3 Rys. 1. Mapa cyklu życia dokumentu w Kancelarii Tajnej Modelowanie procesów biznesowych przetwarzania dokumentów o różnym poziomie niejawności Kryptograficznego 10. Jeżeli dany materiał uzna się za zbędny, może on zostać zniszczony zgodnie z wyznaczonymi procedurami przez Kierownika KT. Warto wspomnieć, że przechowywane dokumenty podlegają co jakiś czas inwentaryzacji. Przebieg poszczególnych procesów związanych z cyklem życia dokumentów w KT przedstawia rysunek Certyfikat Upoważnienia Kryptograficznego = CUK.

4 84 ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI WRAŻLIWYMI: Wybrane aspekty organizacyjne, prawne i techniczne... W dalszej części opracowania zostanie bliżej opisana procedura wysyłania materiału przez przewoźnika, udostępnianie oraz związane z nim wystawienie CUK, a więc obszar zaznaczony na rysunku 1 czerwoną linią. Jak już wcześniej wspomniano, przechowywane w KT dokumenty mogą zostać wysłane (rysunek 2).

5 Modelowanie procesów biznesowych przetwarzania dokumentów o różnym poziomie niejawności Rys. 2. B3.2 Wysyłanie materiału przez przewoźnika Zanim do tego dojdzie, nadawca przygotowuje ów materiał do wysyłki (rysunek 3) poprzez: zapakowanie go w kopertę/papier wewnętrzny, opisanie oraz zabezpieczenie wewnętrznego opakowania, tak by można było wykryć próbę lub fakt nieuprawnionego dostępu do zawartości, zapakowanie materiału w opakowanie zewnętrzne oraz opisanie go. Jeśli materiał przesyłany wymaga szczególnych sposobów, środków ochrony, to nadawca uzgadnia z przewoźnikiem sposoby i środki zabezpieczenia przesyłki przed nieuprawnionym dostępem lub utratą. W przypadku gdy materiał posiada klauzulę tajne lub ściśle tajne nadawca powiadamia ABW 11 lub SKW 12 o wysyłanej paczce, podając dane przewoźnika, czas przewozu i trasę. 11 ABW = Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego. 12 SKW = Służba Kontrwywiadu Wojskowego.

6 86 ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI WRAŻLIWYMI: Wybrane aspekty organizacyjne, prawne i techniczne... Rys. 3. B3.2 1 przygotowanie materiału do wysyłki Kiedy przesyłka jest już przygotowana, nadawca sporządza wykaz nadanych przesyłek w dwóch egzemplarzach. Jeśli przewoźnikiem jest,,operator pocztowy, to należy nadać przesyłce charakter,,poleconej ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Kolejnym krokiem jest przekazanie przesyłki przewoźnikowi z wykazem przesyłek nadanych przez nadawcę. Jeśli przewoźnik odmówi przyjęcia przesyłki, należy wykreślić ją na obu egzemplarzach wykazu przesyłek nadanych. Przewoźnik z kolei ma obowiązek poświadczyć odmowę przyjęcia przesyłki poprzez podpis oraz odcisk pieczęci (rysunek 4).

7 Modelowanie procesów biznesowych przetwarzania dokumentów o różnym poziomie niejawności Rys. 4. B3.2 6 odmówienie przyjęcia przesyłki przez przewoźnika Jeżeli nic nie stoi na przeszkodzie, po przekazaniu przesyłki przewoźnik dokonuje potwierdzenia jej przyjęcia od nadawcy, poprzez podpis na obu egzemplarzach wykazu przesyłek nadanych. Następnie przewoźnik umieszcza przesyłkę w pojemniku 13 i zamieszcza na nim pouczenie o postępowaniu w przypadku jego znalezienia. Kolejnym etapem jest przewiezienie przesyłki. Zdarzają się niekiedy niespodziewane okoliczności mające wpływ na bezpieczeństwo przesyłki, w wyniku których obowiązkowe jest chronienie przesyłki przed niebezpieczeństwem, ze względu na ważne informacje w niej zawarte. Niekiedy podczas przewożenia przesyłki zostaje ona uszkodzona lub można znaleźć na niej ślady próby jej otwarcia. W tym wypadku przewoźnik podejmuje kroki zapobiegawcze w postaci zabezpieczenia przesyłki oraz sporządzenia protokołu w trzech egzemplarzach w sprawie jej uszkodzenia. Protokoły te przekazuje się odpowiednim podmiotom. Jeden z nich zostaje dołączony do przesyłki i dostarczony wraz z nią do adresata. Adresat ma prawo odmowy przyjęcia przesyłki uszkodzonej lub noszącej ślady próby otwarcia. Jeśli dojdzie do wspomnianej odmowy, przewoźnik zwraca przesyłkę nadawcy, umieszczając na niej adnotację o przyczynie odmowy przyjęcia. Przy dostarczaniu przesyłki adresatowi, przewoźnik może spotkać się z absencją jego czy też osoby upoważnionej do odbioru przesyłki. Wówczas przewoźnik powiadamia adresata o chęci dostarczenia przesyłki. Jeśli w ciągu 7 dni adresat się nie zgłosi, przesyłka jest dostarczana nadawcy. W momencie kiedy cały proces wysyłania przebiega bez problemów, przewoźnik wydaje przesyłkę upoważnionemu przedstawicielowi adresata lub samemu adresatowi. Niestety zdarza się, że przesyłka nie zostaje doręczona (rysunek 5). Wówczas nadawca żąda od przewoźnika przeprowadzenia czynności wyjaśniających powody niedostarczenia przesyłki. W przypadku, w którym przewoźnik utracił przesyłkę, jego obowiązkiem jest ustalenie osób odpowiedzialnych za to zdarzenie oraz okoliczności, w jakich do niego doszło. Co więcej, jeśli przesyłka miała nadaną klauzulę,,poufne lub 13 Pojemnik to zamknięta paczka, worek lub inny rodzaj pojemnika, w którym można umieścić przesyłkę oraz opatrzyć go stosownym pouczeniem.

8 88 ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI WRAŻLIWYMI: Wybrane aspekty organizacyjne, prawne i techniczne... wyższą, przewoźnik informuje o utracie przesyłki ABW/SKW. Następnie udzielana jest pisemna odpowiedź nadawcy na temat czynności wyjaśniających powody niedostarczenia przesyłki w ciągu maksymalnie dwóch tygodni od momentu zgłoszenia utraty przesyłki. Jeśli przesyłka miała klauzulę,,poufne lub wyższą, przewoźnik informuje o dokonanych ustaleniach ABW/SKW. Rys. 5. B3.2.1 Wyjaśnianie niedoręczenia paczki Zdarza się, że w związku z wykonywaną pracą dany dokument przechowywany w KT jest komuś niezbędny do realizacji powierzonych obowiązków. Wtedy do KT wpływa prośba o udostępnienie tego materiału. Jeśli podmiot nie posiada CUK, należy przeprowadzić procedurę mającą na celu jego wystawienie (rysunek 6).

9 Modelowanie procesów biznesowych przetwarzania dokumentów o różnym poziomie niejawności Rys. 6. C Wystawianie CUK

10 90 ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI WRAŻLIWYMI: Wybrane aspekty organizacyjne, prawne i techniczne... W tym celu Oficer BSŁiI 14 przyjmuje wypełniony formularz 15 i wysyła Kierownikowi jednostki organizacyjnej prośbę o zgodę na wystawienie CUK. Kierownik jednostki organizacyjnej sprawdza, czy osoba, której dotyczy wniosek, jest spoza jednostki organizacyjnej (w przypadku osoby spoza resortu obrony narodowej do dalszych czynności związanych z wystawieniem CUK potrzebna jest zgoda Szefa KOGD). Następnie ma on za zadanie rozpatrzyć wniosek o wystawienie CUK. W przypadku nieodrzucenia prośby wydaje pisemną zgodę na wystawienie CUK. W dalszej kolejności realizowane są czynności związane z instruktażem w zakresie ochrony materiałów kryptograficznych oraz samo wystawienie CUK. Posiadając CUK, należy przeprowadzić procedurę jego wydawania na potrzeby pracy (rysunek 7). Rys. 7. C1.1 Wydawanie CUK na potrzeby pracy Pierwszym krokiem jest przydzielenie przez Oficera BSŁiI czynności służbowych wymagających dostępu do materiałów kryptograficznych. Następnie zostaje wydany rozkaz na udostępnienia CUK przez Kierownika jednostki organizacyjnej. W dalszej kolejności pracownik Kancelarii Tajnej wydaje CUK na czas wykonywania czynności służbowych związanych z dostępem do materiałów kryptograficznych. Wydanie to jest pokwitowane oraz odnotowane w RWMK 16 pobierającego. W przypadku samego udostępnienia materiału (rysunek 8) procedura jest dość prosta. W pierwszej kolejności oficer BSiŁ składa wniosek z prośbą o udzielenie dostępu do materiału kryptograficznego w danej jednostce organizacyjnej. Następnie Kierownik jednostki organizacyjnej rozpatruje wniosek i na jego podstawie określa rodzaj materiału, który ma być udostępniony. W przypadku odrzucenia wniosku, Kierownik ma obowiązek wysłania pisemnej decyzji. 14 BSŁiI Bezpieczeństwa Systemów Łączności i Informatyki. 15 Załącznik nr 8, [w:] Zarządzenie Nr 46/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 24 grudnia 2013 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii kryptograficznych. 16 RWMK Rejestr wydawanych materiałów kryptograficznych pobierającego.

11 Modelowanie procesów biznesowych przetwarzania dokumentów o różnym poziomie niejawności Rys. 8. B3.3.1 Udostępnienie materiału Po akceptacji wniosku, Kierownik wydaje zgodę oraz zakres dostępu do materiału w formie decyzji lub rozkazu, który zostaje wpisany do CUK. Następnie materiały zostają udostępnione zgodnie z zasadą wiedzy niezbędnej, w zakresie określonym w CUK. Po zakończeniu czynności służbowych, CUK oraz materiały zostają zwrócone do KT. W przypadku zwracania CUK (rysunek 9), przesyłany jest on przez oficera BSŁiI do tajnej jednostki organizacyjnej, gdzie się go przechowuje, by w przyszłości można go było ponownie udostępnić. Rys. 9. C1 Przechowywanie CUK W szczególnym przypadku może nastąpić anulowanie CUK (rysunek 10). Aby do tego doszło, najpierw oficer BSŁiI wysyła do kierownika jednostki organizacyjnej wniosek o anulowanie CUK. Jeśli Kierownik jednostki organizacyjnej nie wyrazi na to zgody, wówczas ma obowiązek wysłać pisemną wiadomość o odmowie anulowania CUK. W przeciwnym przypadku Kierownik wydaje zgodę na anulowanie CUK, a Oficer BSŁiI przeprowadza odpowiedni instruktaż na temat aktów prawnych i normatywnych regulujących problematykę ochrony materiałów niejawnych (w szczególności kryptograficznych oraz odpowiedzialności karnej i dyscyplinarnej). Po przeprowadzeniu

12 92 ZARZĄDZANIE INFORMACJAMI WRAŻLIWYMI: Wybrane aspekty organizacyjne, prawne i techniczne... instruktażu Kierownik jednostki organizacyjnej wydaje rozkaz/decyzję o odsunięciu od dostępu do materiałów kryptograficznych, na mocy którego oficer BSŁiI anuluje CUK. Następnie anulowany CUK jest przechowywany w kancelarii tajnej przez trzy lata, po czym zostaje zniszczony po złożeniu dwóch podpisów w Książce ewidencji CUK i szkoleń. Podsumowanie Rys. 10. C1.2 Anulowanie CUK Powyższe opracowanie jest punktem wyjścia do weryfikacji poprawności działań w kancelarii oraz analizy ich przebiegu. Ponadto opisane czynności, które przedstawiają sformalizowany sposób opisu działań w kancelarii i obiegu dokumentów, są bazą do badań związanych z wydajnością przeprowadzanych działań, jak również ich usprawnienia. Zamodelowane powyżej procesy powinny w przyszłości zostać w jak największym stopniu zautomatyzowane, np. przy pomocy technologii RFID. Można zatem powiedzieć, że wyżej opisany stan jest modelem odwzorowującym aktualny stan (ang. as is), który powinien być zmieniony w przyszłości do nowej postaci (ang. to be) uwzględniającej nowe potrzeby i wymagania. LITERATURA [1] Drajewicz S., Zrozumieć BPMN: modelowanie procesów biznesowych, HELION, Warszawa [2] Gawin B., Marcinkowski B., Symulacja procesów biznesowych: standardy BPMS i BPMN w praktyce, HELION, Warszawa [3] Piotrowski M., Procesy biznesowe w praktyce: projektowanie, testowanie i optymalizacja, HELION, Warszawa [4] Bizagi [Online], [5] Dokumenty standardu BPMN [Online], [6] Ustawa o ochronie informacji niejawnych z dnia 5 sierpnia 2010 r. (Dz.U. z 2010 r., Nr 182, poz. 1228). [7] Zarządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 24 grudnia 2013 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii kryptograficznych (Dz.U. z 2013 r., Nr 46, poz. 401).